PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI TERINTEGRASI DALAM DEPLUPEDIA RICHARDUS ANDJAR PAMUNGKAS ABSTRACT
The Indonesian Ministry of Foreign Affairs up to now still maintain conventional methods of documents storage by using filing cabinet. A computerized system will be beneficial to support any kind of organizational activities particularly in terms of storing, displaying and data management to support urgent decision making. Document storage will be more effective, efficient and beneficial if there is an interactive, attractive and user friendly integrated storing system to support data management for decision making. By implementing object-oriented methodology that consist of planning, analyzing, implementating and testing which could result in integrated web-based information system; it is hoped that through the establishment of this information system plan will result in appropriate, reliable and safe diplomacy communication.
Keywords :
computerized system, integrated storing system, object-oriented methodology, integrated web-based, information system.
PENDAHULUAN Pemanfaatan
teknologi
dan
Sebagai instansi pemerintah, Departemen Luar
komunikasi bukan merupakan suatu hal yang tabu
Negeri (Deplu) perlu menerapkan suatu teknologi
dan asing untuk diterapkan di instansi pemerintah.
informasi
Hal ini menjadi kepedulian Pemerintah pusat dalam
penyimpanan, penyajian sehingga dapat diolah
menghadapi
era
untuk
komunikasi.
Pemerintah
teknologi
informasi
informasi juga
dan
mendorong
yang
terintegrasi
mendukung
dalam
hal
dalam
hal
pengambilan
keputusan secara tepat dan akurat.
pemanfaatan dari sumber-sumber yang bersifat
Sistem penyimpanan dokumen yang ada saat ini
terbuka atau yang lebih dikenal dengan open
masih menggunakan sistem konvensional yaitu
source.
menggunakan lemari penyimpan dokumen (filing
Hal
ini
sangat
membantu
bagi
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
cabinet) dan lemari. Dimana cara demikian sangat
di lingkungan instansi pemerintah karena tidak
memungkinkan
membebani anggaran rutin .
diinginkan, seperti kehilangan dokumen akibat
1
terjadi
hal-hal
yang
tidak
terjadi kebakaran atau dicuri. Hal tersebut akan
bersifat terbuka, terbatas maupun rahasia secara
sangat merugikan, apabila dokumen tersebut tidak
terpadu dengan kemudahan dalam perolehan
ada salinannya sebagai backup. Akhirnya dokumen
informasi
yang disimpan tadi menjadi tidak bernilai sama
menyajikannya ke dalam aplikasi yang bersifat
sekali. Secara umum, sistem yang ada saat ini
user friendly namun dapat terjamin kerahasiannya.
yang
diperlukan
bagi
user
dan
masih bersifat tersebar, belum terintegrasi dengan Dari
baik dan belum dapat mengakomodasi seluruh
penjelasan
di
atas
maka
dapat
proses penyimpanan dan penyajian dalam satu
dirumuskan permasalahan pokok yaitu: Bagaimana
aplikasi dan database.
membuat suatu aplikasi dengan memanfaatkan
Sebagai
sistem
pendukung
dalam
proses
platform open source berbasis web yang dapat
penyimpanan dan penyajian dokumen diharapkan
menyajikan informasi yang terintegrasi secara
adanya suatu integrasi sistem informasi yang
cepat dan akurat dan user friendly.
mampu membantu dalam operasional penyimpanan
Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis akan
dan penyajian dengan memanfaatkan suatu sistem
memberikan suatu solusi tentang:
aplikasi open source berbasis web. Selain itu juga
1.
Bagaimana dokumen yang ada di setiap satuan
nantinya diharapakan dapat menjadi suatu sistem
kerja di Deplu dapat terintegrasi dan dapat
pendukung
ditampilkan dalam bentuk digital.\
keputusan
bagi
para
pengambil
keputusan.
2.
Bagaimana
dokumen
yang
terintegrasi
Menyikapi hal tersebut maka penulis menyusun
tersebut dapat ditampilkan secara cepat, akurat
tugas akhir ini dengan judul “PENGEMBANGAN
dan menggunakan media interface yang
SISTEM INFORMASI TERINTEGRASI DALAM
bersifat user friendly.
DEPLUPEDIA” dengan menggunakan Joomla!
3.
untuk memberikan solusi mengenai penyimpanan
Bagaimana
meminimalisir
penyampaian
informasi yang tidak utuh.
dokumen, penyajian dokumen secara terintegrasi.
4.
Alasan pemilihan Joomla! karena aplikasi ini
Bagaimana
user
dapat
menyampaikan
informasi secara cepat dan akurat.
bersifat open source, penggunaannya mudah, bersifat user friendly, dan fasilitas di dalamnya cukup
mengakomodir
dari
dilakukannya
penelitian,
pengelolaan
perancangan dan pembuatan aplikasi Deplupedia
konten. Joomla! memang sengaja dirancang secara
dalam menunjang penulisan Jurnal Ilmiah ini
khusus
adalah untuk:
untuk
keperluan
Tujuan
memberi
kemudahan
dalam
penggunaan, perawatan, dan pengelolaan website.
1. Menyediakan informasi yang diperlukan oleh
Layaknya sebuah ensiklopedia, deplupedia ini
para diplomat untuk menunjang tugas mereka
dibuat dengan tujuan memuat segala macam
dalam diplomasi secara cepat dan akurat, baik
dokumen mengenai Deplu, baik itu dokumen yang
di Deplu maupun di Perwakilan RI.
2
2. Untuk membantu semua staf di Deplu agar
Joomla! termasuk CMS yang memiliki kemajuan
memiliki persepsi dan pandangan yang sama
yang sangat pesat dan CMS yang populer pada saat
mengenai berbagai isu yang ditangani.
ini karena sistemnya yang powerfull dan flexible
3. Meningkatkan koordinasi di antara pemangku
sehingga sampai sekarang banyak sekali yang
kepentingan.
menggunakan Joomla! untuk pembuatan website.
4. Membantu para pemegang pembuat keputusan
Bukan hanya website pribadi saja yang bisa dibuat
untuk membuat keputusan dengan lebih cepat,
oleh Joomla! akan tetapi website perserikatan dan
tepat dan akurat.
komersial pun dapat dibuat. Alasan pemakaian Joomla! diantaranya: 1. Joomla! mempunyai keunggulan diantaranya:
METODOLOGI
a) Mudah melakukan setup / instalasi.
CMS (Content Management System) adalah
b) Memiliki
software yang digunakan untuk mengorganisasi
interface
administrator
yang
atau memfasilitasi pembuatan konten dan dokumen
sederhana untuk mengatur isi situs (website).
secara bersamaan. Penggunaan CMS adalah untuk
c) Mudah digunakan untuk edit (menambah,
mempermudah pembuatan dan pengelolaan sebuah
mengubah, dan menghapus) isi situs dan
website. Penggunaan CMS dapat mempermudah
gambar.
user dalam mengedit content maupun template.
d) Fleksibel untuk mengatur tampilan front end.
Dengan menyesuaikan konten, tampilan template,
e) Dapat menambahkan menu baru pada main
component, module, plugin yang diinginkan dapat
menu, other menu, maupun top menu dengan
ditampilkan dengan cepat dan mudah serta sesuai
mudah. f) Dapat mengatur weblink dengan cepat dan
keninginan. CMS
terdiri dari beberapa macam, akan tetapi
mudah. g) Dapat mengatur FAQ (Frequently Asked
pada sistem ini digunakan CMS jenis Joomla
Questions).
karena penggunaannya sangat mudah dan user
h) Dapat membuat arsip dan menampilkannya
friendly serta open source. CMS membutuhkan
kembali
software pendukung untuk menjalankannya, yaitu
i) Dapat mencetak, mengirim artikel lewat
PHP dan MySQL.(Adi Baskoro,2009) Joomla!
merupakan
salah
satu
Content
email, dan membaca artikel dengan format
Management System yang dibuat menggunakan
PDF.
bahasa PHP (PHP Hypertext Processor) dan
j) Dapat mengatur user dengan tingkat akses
basisdata MySQL.
level yang berbeda.
Joomla! terdiri dari 3 elemen dasar, yaitu web
k) Template dapat dirubah-rubah sekehendak
server, skrip PHP dan basisdata MySQL.
hati dan dapat membuat template sendiri.
3
2. Joomla! Mempunyai Lisensi GPL (General
a. Feasibility yaitu keberadaaan dari legalitas,
Public License) artinya lisensinya bebas untuk
organisasi, teknik dan ekonomi. b. Sistem pengumpulan data berupa observasi.
umum. 3. Joomla! bersifat Open Source artinya dapat mengolah
atau
memodifikasi
2. Analyzing
kode-kode
program kembali sesuai keinginan kita agar
Pada tahap ini dibagi menjadi beberapa langkah:
lebih user friendly tanpa harus membayar
a. Analisa
Teknologi,
teknologi
yang
terlebih dahulu kepada pembuat software
digunakan, pemilihan desain Web, desain
tersebut dalam hal ini programmer Joomla!.
grafis.
4. Joomla!
bersifat
Powerfull
artinya
bisa
untuk
membuat
website
jenis
digunakan
b. Analisa Informasi, mengenai informasi statik dan informasi dinamis yang digunakan. c. Analisa User, kategori user yang digunakan
apapun.(Adi Baskoro,2009)
dalam sistem informasi Web.
3. Desaigning Dengan mengacu pada permasalahan yang timbul pada proses penggunaan dokumen-dokumen Deplu guna membantu pengambilan keputusan seperti
yang
telah
disebutkan
pada
tahap
sebelumnya, maka penulis mengusulkan suatu pemecahan masalah sebagai berikut: a. Penggunaan dokumen digital saat ini dokumen-dokumen yang dimiliki Deplu masih bermacam-macam bentuknya, ada yang berupa dokumen fisik ada pula yang berupa Gambar 1 Hubungan CMS dan Situs Web (Sumber:http://belajarcms.blogspot.com/ feeds/posts/default)
dokumen digital, letak dari dokumen ini juga terpisah-pisah tergantung dari bagian/satuan
PEMBAHASAN Tahapan
dalam
Pengembangan
kerja yang mengeluarkan atau menggunakan
Sistem
dokumen tersebut.
Informasi Terintegrasi Dalam Deplupedia adalah
Kondisi seperti ini menyebabkan sulitnya
sebagai berikut:
pencarian dokumen terlebih lagi isi dokumen,
1. Planning
karena
Dalam tahap ini terdapat tahapan:
dapat
menghabiskan
waktu
untuk
membaca satu per satu dokumen fisik apalagi jika letaknya tersebar di masing-masing bagian.
4
Untuk mengatasi masalah tersebut, penulis
memperoleh segala informasi yang berkaitan
mengusulkan penggandaan dokumen ke dalam
dengan Deplu guna membantu pengambilan
bentuk digital. Dengan bentuk digital, pencarian
keputusan
dokumen maupun isi dokumen dapat dilakukan
berkualitas. Oleh karena itu dalam pencarian
dengan cepat dan maksimal.
informasi
b. Penggunaan database terintegrasi
yang
harus
lebih
cepat
memudahkan
dan
dan
lebih
tidak
merepotkan user.
saat ini untuk dokumen-dokumen yang sudah
Untuk
memiliki bentuk digital letaknya masih tersebar
menggunakan sistem antarmuka interaktif yang
di masing-masing bagian yang berkepentingan
memungkinkan pencarian suatu artikel maupun
atau dimana dokumen tersebut dibuat. Tentu
dokumen dapat dilakukan secara lebih cepat dan
saja hal semacam ini menyulitkan pencarian
lebih baik.
mengatasi
hal
tersebut,
penulis
e. Manajemen Hak Akses
dokumen khususnya pencarian isi dokumen. Untuk mengatasi masalah tersebut, penulis
Mengingat dalam penggunaan dokumen tidak
mengusulkan melakukan pembuatan dokumen
semua orang mendapatkan hak yang sama,
secara digital dan menyimpannya dalam suatu
maka diperlukan manajemen hak akses untuk
database yang terintegrasi serta menampilkan
membatasi
dokumen ke dalam bentuk yang lebih mudah
dokumen tersebut.
dan
mengontrol
penggunaan
dikelola, disajikan, dan diakses dengan tetap Implementing
memperhatikan tingkat keamanan data nya. c. Fungsi auditor
Pemecahan masalah yang penulis usulkan
Sejalan dengan fiturnya yang memungkinkan
diatas
Deplupedia bisa diakses dan diupdate oleh
berbasis web.
banyak user yang telah didaftarkan maka
Aplikasi Deplupedia yang hendak dibangun ini
dibutuhkan Auditor untuk menjamin bahwa data
merupakan aplikasi tertutup, yang berarti, Aplikasi
yang di update adalah data yang valid dan dapat
ini hanya berjalan di jaringan internal deplu dengan
dipertanggung jawabkan.
memanfaatkan jalur VPN yang sudah lebih dahulu
Auditor disini akan bertugas untuk memilah-
ada dan terbukti lebih aman sampai saat ini.
milah dan melakukan verifikasi apakah suatu
Karena berjalan di jaringan internal, secara
data yang di update layak untuk ditampilkan
otomatis, maka seharusnya hanya staf Deplu saja
atau perlu diproses lagi terlebih dahulu.
yang dapat mengakses dan memiliki akses ke
d. Penggunaan sistem antarmuka yang interaktif
diimplementasikan
ke
dalam
aplikasi
dalam aplikasi Deplupedia ini. Dengan demikian
Ide dasar dari Deplupedia adalah adanya
kita dapat berasumsi bahwa semua aktor yang
keinginan untuk memiliki suatu media yang
terlibat didalam aplikasi Deplupedia ini adalah para
dapat memudahkan para staff PDLN dalam
staf Deplu.
5
Administrator adalah figure sentral dalam aplikasi
Pengguna yang terdaftar dapat membuat artikel
Deplupedia, karena administrator berperan baik
yang akan dimuat, mengedit user profile, melihat
di sisi prosedural maupun di sisi teknis.
dokumen public, melakukan pencarian dokumen
Administrator
dapat
melakukan
registrasi
public serta memiliki akses ke dokumen yang
pengguna, manajemen hak akses, manajemen
bersifat terbatas.
content,
Sedangakan bagi pengguna yang tidak terdaftar
Log
Monitoring
hingga
melakukan
Backup dan Restore. Auditor
adalah
asisten
hanya dapat melihat dan mencari dokumen yang administrator
yang
bersifat umum saja.
berfungsi sebagai pengendali artikel. Auditor dapat membuat artikel, memuat ataupun menurunkan
Testing
artikel dari Deplupedia, mengedit user profile serta
Pada Tahap ini pada aplikasi dilakukan uji
memiliki segala fasilitas yang dimiliki oleh
coba, untuk mengetahui apakah aplikasi telah
pengguna yang terdaftar.
sesuai dengan apa yang diharapkan.
Gambar 2 Use Case Diagram Deplupedia
6
Struktur Navigasi Home
Tentang Deplu
Main Menu
Perwakilan RI
Alamat
Negara Asing
Jadwal Menlu Daftar LSM
ASEAN
Politik
AMEROP
Ekonomi
ASPASAF
Sosial dan Budaya
MULTILATERAL
Pertahanan dan
Document By
Halaman Utama
Search
Utilities
Membuat Berita
User Menu
Login
Memasukkan Logout
Gambar 3 Struktur Navigasi Deplupedia
Desain Visual logo
DEPLUPEDIA
globe
DEPARTEMEN LUAR NEGERI General Information : - Home - Tentang Deplu - Alamat Kedutaan/Konsul
HOME PIC
Document by Territory : - Asean - Amerop - Aspasaf - Multilateral
CONTENT Utilities SEARCH
Login Form Username
Password
Copyright
Gambar 4 Desain Visual Front-End Deplupedia
7
logo logo
DEPLUPEDIA
globe
DEPARTEMEN LUAR NEGERI
Home
Site Map
Submit An Article EDITOR
SAVE TITLE
ADD TEXT
Gambar 4 Desain Visual Submit An-Article Gambar 5 Desain Visual Submit An-Article
Joomla! Deplupedia Add New Article
Front Page Manager
Article Management
Section Manager
Category Manager
Media Manager
Menu Manager
Language Manager
User Manager
Global Configuration
Copyright
Gambar 6 Desain Visual Index Administrator
8
CANCEL
8. Dengan pemanfaatan open source yang tidak
KESIMPULAN Dari hasil penelitian dan perancangan yang telah
berbayar diharapkan dapat berperan serta bagi
penyusun susun pada Jurnal Ilmiah ini, ada
dunia informasi di tanah air, karena tidak
beberapa
mengalami hambatan tertutama dalam hal
hal
yang
dapat
diambil
sebagai
kesimpulan. Diantaranya sebagai berikut: 1. Sistem
storage
meningkatkan
yang
efisiensi,
terintegrasi
biaya. dapat
produktivitas
dan
DAFTAR PUSTAKA Adi Baskoro (2009). Panduan Praktis Membuat
efektivitas kinerja Departemen Luar Negeri. 2. Deplupedia merupakan media interface yang
Website berbasis Joomla! 1.5, Jakarta: mediakita.
bersifat user friendly, dan dapat menampilakan dokumen secara cepat dan akurat sebagai
Adi Nugroho (2005). Analisis dan Perancangan
penunjang kegiatan diplomasi.
Sistem Informasi dengan Metodologi Berorientasi Objek, Bandung: Informatika.
3. Dengan Deplupedia ini semua informasi yang akan ditampilkan dapat ditampilkan secara utuh, karena semua informasi yang akan ditampilkan
Asep Herman Suyanto (2009). STEP by STEP
dikontrol oleh pihak administrator.
WEB DESIGN theory and practices, Yogyakarta:
4. Informasi yang terdapat pada Deplupedia ini
ANDI.
selalu diperbaharui sehingga informasi tersebut up-to-date.
Carol Britton and Jill Doakec (2005). A Student
5. Deplupedia menggunakan jaringan intranet
Guide
To
Object-Oriented
Development,
Burlington MA: Elsevier Ltd.
dengan tingkat pengamanan yang maksimal sehingga dapat dengan mudah diakses oleh staf
Arif Budiyono (2007). [Diakses 3 Mei 2011].
Deplu maupun staf di Perwakilan.
http://belajarcms.blogspot.com/feeds/posts/default.
6. Deplupedia memberikan akses “author” kepada pihak-pihak tertentu, sehingga mereka dapat
Jessica Keyes (2003). Software Engineering
menyampaikan informasi secara cepat dan
Handbook, Florida: CRC Press LLC.
akurat. 7. Penggunaan Joomla! dapat memberikan suatu
Jogiyanto, HM, (2009). Sistem Teknologi
alternatif pilihan untuk dimanfaatkan bagi
Informasi, Yogyakarta: ANDI.
pengembangan suatu aplikasi berbasis web.
9
