Pengelolaan Arsip Elektronik
Berbasis Teknologi Informasi & Komunikasi Tasdik Eko Pramono S.Kom., M.T., CHFI.
Awareness
Watch The Video
Video Tag
Organization
Cloud Computing
Process
Content machine
Company
RM Application
Social media apps
Gov’t Agency
Audit
Keep tracking
Easy
Digital Signature
Business Communication Online
Timestamps
Law
7d / 24h
Redundant
Standards
Automatic
Backup
Regulations
Access
Data
Compliance
Manage
Security
Requirement
Portal
Protection
Public
One Place
Services
Technology
Online
System
t1
IT & Kearsipan Computer Science
EIS
Digital Forensics
Teknologi Kearsipan
Tata Kelola Archival Science
Arsip
Arsip Elektronik
SIKD Sistem Informasi Kearsipan
Arsip Berbasi s TIK
SIKS
SIKN
TIK Digitalisas i Arsip Strategi
Kebijakan
Implementasi
Slide 6 t1
tasventura, 9/3/2014
SI Sistem Informasi Sebuah himpunan komponen komponen yang saling berkaitan yang mengumpulkan, mengeluarkan, memproses, menyimpan, mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengawasan dalam organisasi (Kenneth C. Laudon et al, 2007).
K Kearsipan UU No.43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
SIKD Sistem Pengolahan Arsip berbasis Teknologi Informasi yang dirancang untuk menangani pengelolaan arsip dinamis dikembangkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia.
Web based application dan bersifat multi user.
D Dinamis
arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu
SIKD
Metode Implementasi
Use Customize ERMS
Model
Prasyarat Instrumen untuk Implementasi Aplikasi SIKD
Pedoman Tata Naskah Dinas
Klasifikasi Arsip
Jadwal Retensi Arsip
Klasifikasi Keamanan & Akses Arsip
UNIT PENGOLAH Penyimpanan Arsip Konvensional
Caraka / Pos E-mail (masuk)
komunikasi kedinasan elektronik
Digitalisasi Kontrol Operasi Registrasi UNIT KEARSIPAN SATUAN KERJA
Caraka / Pos E-mail (keluar)
Aplikasi SIKD
PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF
Penyimpanan Arsip Elektronik
UNIT PENGOLAH
Pengaturan Unit Kerja dan Pengguna
Pengaturan Klasifikasi Arsip
Pengaturan Berkas
Penetapan Jadwal Retensi Arsip
Registrasi Arsip (Kertas dan Elektronik)
Penggunaan Melihat Metadata, Kopi Digital dan Jejak Arsip Pemberkasan Melakukan Disposisi Melakukan Kirim Arsip Pencarian Arsip dsb.
Informasi Penyusutan Arsip
IT
Administrator Sistem (System Administrator) Unit TI Instansi
Administrator Pengguna (User Administrator) (administrator Pusat)
Kearsipan
Unit Kearsipan Instansi
Admin Unit (Dept. Admin) (administrator Unit & Satuan Kerja) Pimpinan Unit Kerja Tata Usaha Unit Kerja
Pengguna Biasa (End Users) Pejabat / Staf tanpa hak Administrator
Organisasi
Administrator
Administrator Sistem (System Administrator) Memelihara Sistem Mengatur account pengguna baru Mem-backup data secara rutin Helpdesk sistem aplikasi
Administrator Pengguna (User Administrator) – Admin Pusat Pengaturan struktur organisasi dan pengguna Pengelolaan klasifikasi dan retensi arsip Pengaturan berkas Kontrol untuk penggunaan arsip aktif (file tracker) Meregistrasi arsip untuk pengguna lain Mengelola penyusutan arsip Pembuat Laporan Helpdesk penggunaan aplikasi
Pengguna
Admin Unit (Dept. Admin) & Admin Satuan Kerja Pengaturan Berkas di Unitnya beserta Unit di bawahnya.
Pengguna Umum (End Users) Menindaklanjuti arsip yang diregistrasi dari Administrator Pengguna maupun Atasan yang bersangkutan. Meregistrasi arsip yang dibuat sendiri Meregistrasi arsip yang diterima dari pengguna lain Menggunakan
Melihat Metadata, File Digital dan Jejak Arsip
Pemberkasan
Melakukan Disposisi
Melakukan Kirim Arsip
Pembuatan Versi Arsip
Pencarian Arsip
dsb.
Mengirim arsip untuk pengguna lain
Analogi
Tata Naskah Dinas Klasifikasi Arsip Jadwal Retensi Arsip Klasifikasi Keamanan & Akses Arsip
Output
Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS)
34 Tidak mengandung komponen sistem yang berlisensi; Dapat digunakan untuk mengelola arsip arsip statis dalam format elektronik maupun non-elektronik termasuk metadatanya; Dapat dijalankan pada platform sistem operasi server berbasis Windows; Dapat diakses melalui jaringan dengan menggunakan teknologi berbasis web dan dapat dijalankan secara optimal menggunakan browser Internet Explorer versi 7.
35 Antarmuka back-office
Antarmuka front-office
Pengolahan
Penyimpanan
Preservasi
Reproduksi
Restorasi
Layanan Publik
36
Antarmuka Pengelolaan Arsip Statis (backoffice)
Pengolahan
Penyimpanan
Preservasi
Restorasi
Reproduksi
Antarmuka Layanan Publik (frontoffice)
Pendaftaran pengguna
Pencarian informasi arsip statis
Pemesanan arsip
Galeri Arsip
Pameran Virtual
37 PERANGKAT KERAS Komputer server
Switch hub
Komputer klien
Perlengkapan jaringan
Printer
UPS (Uninterrupted Power Supply)
Scanner PC Client (pengolahan)
Scanner
UPS
Server PC Client (penyimpanan/ preservasi)
Switch hub PC Client (layanan akses)
Printer
Spesifikasi Teknis Perangkat Keras SERVER Item
Spesifikasi
Prosessor
Dual Processor Xeon 2.4 GHz cache L2/L3 8MB
Memory RAM
1 GB
Ruang Hard Disk
2 GHz
Resolusi Layar
1024 x 768
Spesifikasi Teknis Perangkat Lunak SERVER Item
Spesifikasi
Sistem Operasi
MS Windows Server 2003 / 2008
Database
My SQL 5.1 (dengan .Net Connector)
Program Pendukung
.Net Framework 3.5 Acrobat Reader 9.3 MS Office 2007
Web Service
IIS 6 keatas
38
Spesifikasi Teknis Perangkat Keras KLIEN Item
Spesifikasi
Prosessor
Intel Pentium Dual Core 2.0 GHz/ Core 2 Duo
Memory RAM
1 GHz
Ruang Hard Disk
1GHz MB
Resolusi Layar
1024 x 768
Spesifikasi Teknis Perangkat Lunak KLIEN Item
Spesifikasi
Sistem Operasi
Microsoft Windows XP/Vista/7
Database
My SQL 5.1 (dengan .Net Connector)
Program Pendukung
.Net Framework 3.5 Acrobat Reader 9.3 MS Office 2007 Internet Explorer 7 atau IE 8
Web Service
IIS 6/7
39
40 Sebelum aplikasi dipergunakan perlu dilakukan pengaturan awal dalam aplikasi SIKS. Beberapa menu yang terdapat di dalam pengaturan awal ini adalah : Menu untuk pengaturan Pengguna Berfungsi untuk melakukan penambahan dan perubahan pengguna, Kata Sandi secara standar diberikan sesuai dengan nama pengguna, untuk selanjutnya dapat dirubah oleh pengguna itu sendiri. Menu untuk pengaturan Jabatan Berfungsi untuk membuat jabatan baru atau perubahan detail dari jabatan, misalnya: Petugas Depo, Petugas Restorasi, dan lain-lain. Menu untuk perubahan Sandi Berfungsi untuk mengatasi masalah jika terdapat pengguna yang lupa password. Menu untuk pengisian Identitas Lembaga Berfungsi untuk mengisi informasi identitas lembaga pengelola baru atau mengubah informasi yang telah ada.
41 Fungsi untuk melakukan pengolahan (pendenskripsian) arsip statis termasuk upload kopi digital arsip (jika tersedia) hingga terbentuk inventaris arsip mengenai khasanah arsip statis tertentu.
42 Membuat Rancangan Inventaris • Membuat Level deskripsi level fond, sub fond, seri, sub seri, berkas, item hingga input kopi digital. • Menyusun deskripsi arsip statis untuk tiap tingkat deskripsi
Melihat Daftar Rancangan Inventaris Mengedit Rancangan Inventaris Menetapkan Rancangan Inventaris menjadi Inventaris
43 Struktur Penataan Arsip berdasarkan ISAD (G) FOND SUB-FOND
SERI
SUB-SERI
SUB-SERI
BERKAS
BERKAS
ITEM
SERI
SERI
BERKAS
BERKAS
ITEM
44 Elemen Data Arsip Statis berdasarkan ISAD(G)
Bagian Identitas
Kode Penataan Arsip Kode Referensi Judul Tanggal Pembuatan Tingkat Penataan Jumlah Fisik
Bagian Konteks
Pencipta Konteks Administrasi Riwayat Kearsipan Riwayat Akuisisi
45 Elemen Data Arsip Statis
Bagian Isi dan Struktur
Isi Informasi Jadwal Retensi Arsip Penambahan Arsip Sistem Penataan Arsip
Bagian Pengaturan Akses dan Penggunaan
Pengaturan Akses Pengaturan Reproduksi Bahasa dan Tulisan Karakteristik Fisik dan Ketentuan Teknis Sarana Temu Balik
46 Elemen Data Arsip Statis
Bagian Bahan-bahan yang Terkait
Keberadaan Arsip Asli Keberadaan Kopi Arsip Keberadaan Arsip Terkait Publikasi Terkait
Keterangan Keterangan
Kontrol Deskripsi Pelaksanaan Deskripsi Aturan Deskripsi Tanggal Pendeskripsian
47 Berfungsi untuk menyimpan informasi yang berkaitan dengan penyimpanan fisik arsip statis di ruang penyimpanan (depo). Terdiri dari menu: Pengaturan Penyimpanan Menu untuk mengatur informasi mengenai tempat penyimpanan fisik arsip, terdiri dari: Satuan Penyimpanan, Profil Ruangan, Kantor Arsip, Tipe Ruangan Penyimpanan, Ruangan Penyimpanan. Penempatan Arsip Menu untuk mengatur penyimpanan fisik arsip statis mulai lokasi gedung hingga kontainer arsip. Pencarian Lokasi Arsip Menu untuk melakukan pencarian lokasi penyimpanan arsip Status Penggunaan Berfungsi untuk melakukan pencarian berkaitan dengan status arsip (dalam perawatan, hilang, dipinjam)
48
Menu untuk melihat status penggunaan Menu untuk melakukan pencarian lokasi simpan arsip Menu untuk penempatan arsip secara virtual di tempat penyimpanan Menu untuk pengaturan informasi penyimpanan
49 Terdiri dari beberapa menu yang berfungsi untuk: Melakukan Pemeriksaan Fisik merencanakan pemeriksaan fisik melakukan penilaian fisik menampilkan data hasil pemeriksaan fisik arsip
Mengajukan Permohonan Restorasi menyiapkan data permohonan restorasi arsip hasil pemeriksaan fisik menampilkan data arsip statis yang diajukan untuk direstorasi
Mengajukan Permohonan Reproduksi menyiapkan data permohonan reproduksi arsip hasil pemeriksaan fisik menampilkan data arsip statis yang diajukan untuk direproduksi
50 Pengelolaan Data Arsip yang Diajukan untuk Direstorasi menetapkan persetujuan arsip untuk direstorasi merencanakan urutan arsip yang akan direstorasi merekomendasi arsip yang tidak perlu direstorasi merekomendasikan arsip untuk perlu direproduksi
Pengelolaan Data Arsip yang Diajukan untuk Direproduksi menetapkan persetujuan arsip untuk direproduksi merencanakan urutan arsip yang akan direproduksi
51 Terdiri dari beberapa menu yang berfungsi untuk: Memberikan Layanan Publik melihat galeri arsip melihat pameran virtual mencari informasi statis yang disimpan di lembaga kearsipan yang bersangkutan memesan arsip untuk dipinjam (dibaca)
Memproses Pemesanan Arsip oleh Pengguna menindaklanjuti proses pemesanan arsip oleh pengguna membantu pemesanan arsip secara manual meregistrasi pengguna terdaftar memproses pemesanan arsip ke bagian penyimpanan arsip statis
52 1 2
Petugas Transit
Arsiparis Pengolahan Arsip
Pencarian/ Pemesanan
Petugas Depo
5 Penyimpanan
6
Petugas preservasi (Restorasi/Reproduksi)
Petugas Depo
Petugas Ruang Baca
3
manual
4
Pengguna di Ruang Baca
53
SERVER PENGOLAHAN PENGGUNA
PENYIMPANAN
PETUGAS RUANG BACA
PRESERVASI
PETUGAS DEPO ARSIP
Sekian dan Terima Kasih
