STIE Putra Bangsa Kebumen Yulianto
PENGANTAR MICROSOFT EXCEL
A. Memulai Microsoft Excel Ada beberapa cara untuk memulai program microsoft excel antara lain : Dari menu Start 1. Klik Start, pilih menu All Program 2. Klik Microsoft Office 3. Klik Microsoft Office Excel 2007
Senthonk.wordpress.com | PENGANTAR MICROSOFT EXCEL
1
STIE Putra Bangsa Kebumen Yulianto
4. Atau Dobel klik pada Icon Microsoft Excel dari desktop area windows 5. Maka aplikasi Ms Excel akan dibuka dengan nama file Book1. B. Menutup Dokumen Atau Mengakhiri Microsoft Excel Untuk menutup dokumen/Workbook tanpa mengakhiri program excel dapat dilakukan dari Office Button pilih Close. Sedangkan untuk menutup workbook sekaligus mengakhiri program excel pillih menu Office Button kemudian klik Exit Excel. Atau klik tombol Close yang terdapat pada pojok sebelah kanan atas dari menu bar.
Senthonk.wordpress.com | Menutup Dokumen Atau Mengakhiri Microsoft Excel
2
STIE Putra Bangsa Kebumen Yulianto
C. Workbook Ketika program Microsoft Excel telah kita jalankan, sebuah Workbook yang masih kosong akan terbuka dan diberi nama Book 1, jika kita membuka workbook lainnya saat itu akan memberi nama Book 2 dan seterusnya. (dokumen dalam program Microsoft Excel dinamakan Workbook). Ms excel 2007 terdiri dari 1 – 1.048.576 baris dan kolom A – XFD. 1. Menyimpan Workbook Untuk menyimpan Workbook, dapat dilakukan dengan : a. Pilih Office Button Klik Save, ketikan nama dokumen pada File Name
Senthonk.wordpress.com | Workbook
3
STIE Putra Bangsa Kebumen Yulianto
Tentukan lokasi hardisk penyimpanan disisi kiri jendela Save As, dan pilih folder di sisi kanan jendela Save As Pilih type extension di Save as type, terakhir klik Save. b. Pilih Save As dari menu Office Button juka ingin mengganti nama file atau tujuan penyimpanan / tempat penyimpanan file.
Senthonk.wordpress.com | Workbook
4
STIE Putra Bangsa Kebumen Yulianto
2. Membuka Workbook Yang Telah Tersimpn Untuk membuka Workbook yang telah tersimpan dapat dilakukan dengan : Pilih Office Button Klik Open, pilih tempat penyimpanan dokumen worbook pada Look In Pilih workbook yang ingin dibuka, klik Ok
Senthonk.wordpress.com | Workbook
5
STIE Putra Bangsa Kebumen Yulianto
Atau, Klik icon Open pada Toolbar Standar ( +O
) / Ctrl
3. Menata Jendela Workbook Penataan jendela workbook dilakukan pada saat bekerja dengan beberapa file. Hal ini dilakukan untuk mempermudah pekerjaan pengecekan data, pengambilan data, dan lain-lain. Penataan jendela dapat dilakukan dengan menggunakan icon Arrange All.
Senthonk.wordpress.com | Workbook
6
STIE Putra Bangsa Kebumen Yulianto
Langkah-langkah yang ditempuh untuk menata jendela workbook : a. Pilih menu View, klik icon Split
b. Kemudian pilihlah tampilan yang dinginkan : Tiled, Horisontal, Vertikal, dan Cascade, klik Ok
c. Contoh: Secara bersama-sama dibuka dua file yaitu Book1 dan Book2 dengan Arrange > Vertikal dan Arrange >Horizontal
Senthonk.wordpress.com | Workbook
7
STIE Putra Bangsa Kebumen Yulianto
Tampilan Arrange > Vertikal
Tampilan Arrange > Horizontal
Senthonk.wordpress.com | Workbook
8
STIE Putra Bangsa Kebumen Yulianto
4. Mengunci Baris (record) dan Kolom Excel mampu menampung data dalam bentuk baris dan kolom yang cukup besar. Proses pencarian data dalam sebuah tabel akan menjadi sulit pada saat record/baris (judul) ataupun kolom judul ikut tergulung sehingga tidak terlihat. Untuk mempermudah pencarian tanpa kehilangan record/kolom judul maka record dan judul tersebut dapat dikunci. Prosedur tersebut dilakukan dengan menggunakan fungsi Freeze Panes. a. Menggunakan Freeze Panes
b. Pilihan Freeze Panes terdiri dari: Freeze Panes, Freeze Top Row, dan Freeze First Column. Fungsi ini digunakan untuk memilih penguncian baris/kolom.
Senthonk.wordpress.com | Workbook
9
STIE Putra Bangsa Kebumen Yulianto
Contoh : penggunaan Freeze Panes
Untuk mengembalikan penggunaan Freeze Panes ke tampilan normal klik Unfreeze Panes
Senthonk.wordpress.com | Workbook
10
STIE Putra Bangsa Kebumen Yulianto
5. Membagi Lembar Kerja Pilihan Split, digunakan untuk membagi sheet menjadi beberapa bagian. Prosedur membagi lembar kerja sebagai berikut: a. Klik di lokasi cell yang dipilih untuk membagi lembar kerja. b. Klik Menu View > pilih grup Window > klik icon Split Contoh penggunaan Split untuk membagi lembar kerja menjadi empat bagian, tempatkan pointer di tengah lembar kerja, dan klik Split.
Senthonk.wordpress.com | Workbook
11
STIE Putra Bangsa Kebumen Yulianto
c. Tampilkan data di lembar kerja di bagian yang lain, dan hasilnya sebagai berikut:
d. Untuk menonaktifkan Split di atas, maka klik kembali Split. 6. Memberi Nama atau Mengganti Nama Worksheet Worksheet yang ditampilkan aleh workbook akan diberi nama secara otomatis oleh microsoft excel dengan nama Sheet1, Sheet2, dan Sheet3, akan tetapi kita dapat mengganti namanya untuk mempermudah dalam pengoperasiannya. Langkah yang harus dilakukan yaitu : a. Klik menu Home, pilih sheet yang akan diganti namanya
Senthonk.wordpress.com | Workbook
12
STIE Putra Bangsa Kebumen Yulianto
b. Pilih icon Format , Rename Sheet dan ketikan nama sheet yang dinginkan, terakhir tekan enter Atau c. Klik kanan pada lokasi nama sheet yang akan diganti, misalnya sheet1
Senthonk.wordpress.com | Workbook
13
STIE Putra Bangsa Kebumen Yulianto
d. Klik menu Rename, ketikan nama sheet yang diinginkan (misalnya Soal_1), tekan Enter
Senthonk.wordpress.com | Workbook
14
STIE Putra Bangsa Kebumen Yulianto
D. Worksheet Sheet merupakan kumpulan dari cell. Jumlah sheet yang tampil dalam setiap workbook tergantung dari pengaturan. Biasanya defaulnya 3 sampai 5 sheet. Untuk mengatur jumlah sheet dilakukan dengan cara sebagai berikut: a. Klik Office Button – Excel Options.
b. Tampil jendela Excel Options – Popular – pada Include this many sheets (isikan jumlah sheet) c. Klik OK
Senthonk.wordpress.com | Worksheet
15
STIE Putra Bangsa Kebumen Yulianto
1. Menghapus Sheet Untuk menghapus sheet dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: a. Klik kanan pada nama sheet yang ingin dihapus b. Pilih Delete c. Maka sheet tersebut akan hilang
Senthonk.wordpress.com | Worksheet
16
STIE Putra Bangsa Kebumen Yulianto
2. Mengcopy Sheet Fungsi ini digunakan untuk mengkopy Dapat dilakukan dengan cara : a. Klik kanan pada nama sheet yang ingin dicopy
b. Pilih Move or Copy, pada To Book pilih tempat file baru Senthonk.wordpress.com | Worksheet
17
STIE Putra Bangsa Kebumen Yulianto
c. Tentukan letak hasil copy di Before sheet, ceklist di Create a copy klik OK. 3. Menyisipkan Sheet Proses menyisipkan/menambahkan sheet dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : a. Klik kanan pada Sheet Tab, pilih Insert, akan muncul floating menu insert
b. Kemudian pada tab menu General klik Worksheet Senthonk.wordpress.com | Worksheet
18
STIE Putra Bangsa Kebumen Yulianto
c. Kemudian Ok untuk melanjutkan dan Cancel untuk pembatalan. Atau d. Klik Icon Insert Worksheet (Shif+F11) di sisi kanan Sheet
Atau e. Klik menu Home, klik icon Insert, klik Insert Sheets
f. Maka sheet baru akan ditampilkan.
Senthonk.wordpress.com | Worksheet
19
STIE Putra Bangsa Kebumen Yulianto
E. Kolom, Baris, Sel Dan Range Kolom adalah bagian yang berada diatas worksheet yang memanjang secara horisontal dari kiri ke kanan sejumlah 12.230 kolom (A-XFD). Baris adalah bagian yang terletak di sebelah kiri worksheet dengan arah vertikal dari atas ke bawah sejumlah 1.048.576 baris. Sel adalah kooordinat atau pertemuan antara kolom dan baris yang dinyatakan dengan nomor kolom dan nomor baris. Range adalah sekumpulan sel yang telah digabungkan menjadi satu dengan tujuan tertentu a. Cara Pemberia Nama Range Untuk memilih sebuah range dapat dilakukan dengan cara memblok range tersebut ataupun dengan cara memanggil nama range. Untuk memberi nama range dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : 1. Blok data pada sel yang akan didefinisikan sebagai nama range 2. Klik kanan range pilih Name A Range ...
Senthonk.wordpress.com | Kolom, Baris, Sel Dan Range
20
STIE Putra Bangsa Kebumen Yulianto
3. Beri nama range pada Name, klik Ok.
1. 2. 3. 4.
Atau Blok range yang akan diberi nama range Ketik nama range di Name Box Tekan Enter Contoh : Range A2:B4 diberi nama Tabel_1
b. Menambah Kolom Apabila kita menambahkan kolom baru maka dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : Senthonk.wordpress.com | Kolom, Baris, Sel Dan Range
21
STIE Putra Bangsa Kebumen Yulianto
1. Tempatkan pointer pada sel yang ingin ditambah kolomnya 2. Dari menu bar pilih menu Home, kemudian klik icon Insert
3. Pilih Insert Sheet Columns
Atau, 1. Klik kanan pada cell yang ingin ditambah kolomnya 2. Klik Insert, kemudian pilih Entire Column, klik Ok
Senthonk.wordpress.com | Kolom, Baris, Sel Dan Range
22
STIE Putra Bangsa Kebumen Yulianto
c. Menambah Baris Menambah baris baru dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : 1. Tempatkan pointer pada cell yang ingin ditambah barisnya 2. Dari menu bar pilih menu Home, kemudian klik icon Insert
3. Pilih Insert Sheet Rows
Senthonk.wordpress.com | Kolom, Baris, Sel Dan Range
23
STIE Putra Bangsa Kebumen Yulianto
Atau, 1. Klik kanan pada cell yang ingin ditambah barisnya
Senthonk.wordpress.com | Kolom, Baris, Sel Dan Range
24
STIE Putra Bangsa Kebumen Yulianto
2. Klik Insert, kemudian pilih Entire Row, klik Ok
Senthonk.wordpress.com | Kolom, Baris, Sel Dan Range
25
STIE Putra Bangsa Kebumen Yulianto
d. Menghapus Kolom Dan Baris Untuk menghapus kolom atau baris dilakuan dengan cara sebagai berikut: 1. Tempatkan pointer pada kolom atau baris yang akan dihapus. 2. Pilih menu Home, dan pilih Delete (klik tanda panah)
3. Pilih yang akan dihapus (cells, baris, kolom, atau sheet). Atau 1. Tempatkan pointer pada kolom atau baris yang akan dihapus 2. Klik kanan dan pilih Delete
Senthonk.wordpress.com | Kolom, Baris, Sel Dan Range
26
STIE Putra Bangsa Kebumen Yulianto
3. Pilih yang akan dihapus (baris, kolom)
4. Klik OK e. Menyembunyikan Tampilan Kolom Dan Baris Ada kalanya kita ingin menyembunyikan kolom atau baris tertentu agar tidak terlihat oleh orang lain. Hal ini dapat dilakukan denga cara sebagai berikut: 1. Letakan pointer pada kolom atau baris yang ingin kita sembunyikan 2. Kemudian pilih menu Home > icon Format, pilih tab Visibility, klik Hide & Unhide 3. Pilih baris atau kolom yang akan disembunyikan Hide Row / Column Atau, 1. Sorotlah pada nomor baris atau column yang akan disembunyikan 2. Kemudian klik kanan sampai keluar tampilan menu, kemudian pilih Hide & Unhide. 3. Pilih jenis yang akan disembunyikan (baris, kolom atau sheet)
Senthonk.wordpress.com | Kolom, Baris, Sel Dan Range
27
STIE Putra Bangsa Kebumen Yulianto
f. Menampilkan Kembali Baris Atau Kolom Sorotlah baris atau kolom yang mengapit baris atau kolom yang telah disembunyikan. 1. Pilih dan klik manu Home 2. Pilih Format (klik tandah panah samping kanan), 3. Kemudian pilih Hide & Unhide pilih Unhide Columns.
Senthonk.wordpress.com | Kolom, Baris, Sel Dan Range
28
STIE Putra Bangsa Kebumen Yulianto
g. Mengatur Lebar Kolom Untuk mengubah lebar kolom tertentu dapat dilakukan dengan : 1. Letakan pointer/sorot range pada kolom yang ingin diubah 2. Pilih dan klik menu Home, klik Format pilih Column Width...
3. Jendela Column Width akan ditampilkan, ketikkan lebar kolom yang diinginkan, dan klik Ok. Sedangkan untuk mengembalikan lebar kolom ke ukuran yang sebenarnya dapat dilakukan dengan melakukan klik pada menu Home, pilih Format, pilih Default Width, maka akan muncul Jendela Standard Width, kemudian klik OK.
h. Mengatur Tinggi Baris Untuk mengubah tinggi baris dengan tinggi tertentu dapat dilakukan sebagai berikut : Senthonk.wordpress.com | Kolom, Baris, Sel Dan Range
29
STIE Putra Bangsa Kebumen Yulianto
1. Tempatkan pointer pada sel pada baris yang ingin dirubah tingginya. 2. Pilih menu Home, pilih Format, pilih Row Height, kotak dialog Row Height, akan ditampilkan. Kemudian ketikan tinggi baris yang diinginkan, klik Ok 3. Jika ingin mengubah tinggi baris disesuaikan dengan data yang ada maka kita dapat melakukannya dengan klik menu Home, pilih Format, pilih AutoFit Row Height.
F.
Format Tampilan 1. Mengatur Format Tampilan Angka Data angka yang tersimpan pada suatu sel atau range dapat kita format dengan menggunakan perintah Format Cells : 1. Sorot sel atau range yang akan dirubah. 2. Pilih dan klik menu Home, klik Format, pilih Format Cells 3. Atau klik kanan cell dan pilih Format Cell
Senthonk.wordpress.com | Format Tampilan
30
STIE Putra Bangsa Kebumen Yulianto
4. Klik tab Number pilih Category, kemudian pilih kategory format yang dinginkan
Senthonk.wordpress.com | Format Tampilan
31
STIE Putra Bangsa Kebumen Yulianto
5. Contoh format tampilan input yang dipilih dapat dilihat pada kotak sample. Contoh hasil pengaturan Tab Number Category Fungsi Input Hasil Untuk menormalkan General format data 1500 1500 angka dan teks ke format awal. Untuk memformat data Number numerik ke 1500 1.500,00 dalam format angka standar. Untuk memformat data Currency numerik dengan 1500 Rp. 1.500,00 format mata uang. Untuk memformat data Accounting numerik dengan 1500 Rp. 1.500,00 format akuntansi. Untuk memformat Date 15/5/2010 15 Mei 2010 tampilan data tanggal. Untuk memformat Time 15:30:10 15:30:10 tampilan data jam. Percentage Untuk 50% 50.00% Senthonk.wordpress.com | Format Tampilan
32
STIE Putra Bangsa Kebumen Yulianto
Category
Fraction
Scientific
Text
Special
Custom
Fungsi memformat data numerik dengan format persen. Untuk memformat data numerik dengan format pecahan. Untuk memformat data numerik dengan format ilmiah. Untuk memformat data numerik menjadi data teks. Untuk memformat angka dengan suatu bentuk format khusus. Untuk memformat data dengan pilihan sendiri
Input
Hasil
0,50
½
5.000.000
5,E+06
5.000.000
5.000.000
5
Senthonk.wordpress.com | Format Tampilan
5 unit
33
STIE Putra Bangsa Kebumen Yulianto
2. Untuk Merapikan Tampilan Data 1. Sorot sel atau range yang akan diubah perataan tampilannya. 2. Pilih dan klik menu Home, klik Format, pilih Format Cells 3. Klik tab Aligment, kemudian pilih kategori perataan yang diinginkan.
4. Pilih Text alignment > Horizontal > Center, dan Vertical > Center, maka document akan ditempatkan di tengah cell. 5. Atau
Senthonk.wordpress.com | Format Tampilan
34
STIE Putra Bangsa Kebumen Yulianto
6. Mengatur tampilan menggunakan icon di grup Vertikal Top
Vertikal Center
Horisontal Left
Vertikal Bottom
Horisontal Center
Horisontal Right
7. Klik posisi yang dipilih dengan memilih icon. 3. Mengatur Format Tampilan Huruf Data dapat ditampilkan dengan berbagai bentuk huruf, ukuran dan tampilan warna serta efek khusus lainnya agar laporan yang kita buat lebih menarik dan profesional. Untuk mengatur format tampilan huruf sebagi berikut : 1. Sorot sel atau range yang akan kita ubah. 2. Pilih dan klik menu Home, klik Format, pilih Format Cells 3. Klik tab Font, kemudian pilih Font (huruf), Font Style (bentuk huruf), Size (ukuran huruf), serta efek-efek huruf lain.
Senthonk.wordpress.com | Format Tampilan
35
STIE Putra Bangsa Kebumen Yulianto
4. Klik OK 4. Mengatur Tampilan Border Proses Pengaturan border pada table dilakukan untuk pembuatan border atau mengganti tampilan border. Untuk mengatur format tampilan border sebagi berikut : 1. Blok sel atau range yang akan diubah bordernya. 2. Pilih dan klik menu Home, klik Format, pilih Format Cells atau klik kanan dan pilih Format Cells.
Senthonk.wordpress.com | Format Tampilan
36
STIE Putra Bangsa Kebumen Yulianto
Atau 1. Klik kanan di tengah range yang diblok, klik Format Cell
Senthonk.wordpress.com | Format Tampilan
37
STIE Putra Bangsa Kebumen Yulianto
2. Tampil jendela Format Cells > klik tab Border. 3. Pilih grup Line > Style pilih model garis, Line > Color untuk memilih warna garis. 4. Pada tab Presets > pilih lokasi garis dalam excel 5. Klik tab Border > pilih lokasi border yang akan diganti.
Senthonk.wordpress.com | Format Tampilan
38
STIE Putra Bangsa Kebumen Yulianto
5. Memilih warna cell. Untuk memilih warna cell dilakukan dengan prosedur sebagai berikut: 1. Blok sel atau range yang akan beri warna. 2. Pilih dan klik menu Home, klik Format, pilih Format Cells atau klik kanan dan pilih Format Cells
3. Pilih warna pada background color. Untuk memilih model warna berbeda dapat memilih tab Fill Effect atau More Colors.
Senthonk.wordpress.com | Format Tampilan
39
STIE Putra Bangsa Kebumen Yulianto
4. Klik OK
Senthonk.wordpress.com | Format Tampilan
40
STIE Putra Bangsa Kebumen Yulianto
DATA DAN OPERASI DATA
A. Data Microsoft Excel 1. Data Karakter / Teks. Seluruh data yang dimulai pengetikan huruf (dari A sampai Z) Karakter non angka yang berdiri dengan angka misalnya B256 atau 50FI yang seluruhnya tidak dapat dioperasikan dalam bentu operasi aritmtik.
2. Data numerik
Meliputi seluruh angka, karena dapat dioperasikan secara numerik. Angka yang ditulis dalam bentuk Eksponensial misalnya 2E6 yang artinya sama dengan 2000000. Angka tanggal yang diketikan dengan format DD/MM/YY. Angka jam yang diketik dengan format HH:MM:SS.
B. Operasi Fungsi Fungsi di dalam program spreedsheet adalah suatu fasilitas dalam hal perhitungan yang dilakukan untuk melakukan perhitungan financial, statistik, analisa logika, pengambilan keputusan, manipulasi teks dan sebagainya.
Senthonk.wordpress.com | Data Microsoft Excel
41
STIE Putra Bangsa Kebumen Yulianto
C. Formula Bar Formula bar merupakan salah satu kunci utama dalam menyelesaikan suatu rumus.
Untuk memanggil rumus dilakukan dengan klik (fx) Insert Function, setelah tampil jendela Insert Function, pilih fungsi atau klik ALL, pilih fungsi yang akan digunakan.
Senthonk.wordpress.com | Formula Bar
42
STIE Putra Bangsa Kebumen Yulianto
Atau 1. ketik fungsi yang akan digunakan di Search for a function. Contoh fungsi SUM
2. klik tab GO. 3. Maka fungsi tersebut akan tampil di Select a function paling atas
4. klik fungsi tersebut dan klik OK
Senthonk.wordpress.com | Formula Bar
43
STIE Putra Bangsa Kebumen Yulianto
D. Fungsi Dasar Fungsi dasar meliputi operasi sederhan sebagai berikut :
data
secara
aritmatik
Operasi Aritmatik
Operator Operasional
+ * /
Penjumlahan Pengurangan Perkalian Pembagian
= > < >=
^
Pangkat
<=
Sama dengan Lebih besar Lebih kecil Lebih besar atau sama dengan Lebih kecil atau sama dengan
Dalam melakukan perhitungan, operator aritmatik memiliki urutan sebagai berikut : ( ), ^ / * dan + serta Dalam melakukan perhitungan, maka semua rumus harus diawali dengan lambang = (sama dengan) atau + (plus). Selanjutanya tinggal mengcopy rumus. Contoh : Kasus penggunaan operator Aritmatik DAFTAR NILAI NO
A
B
1 2 3 4 5
20 25 10 15 50
5 3 2 3 5
C
D
E
F
A+B 25 28 12 18 55
A/B 4 8,33 5 5 10
A*B 100 75 20 45 250
A-B 15 22 8 12 45
G A^B 3.200.000 15.625 100 3.375 312.500.000
H Rp.
Rp.
TOTAL 3.200.144,00 Rp.15.786,33 Rp.157,00 Rp.3.473,00 312.500.415,00
Cell absolut adalah sebuah cell yang rumusnya mengandung cell terpisah, kalau langsung dicopy maka Senthonk.wordpress.com | Fungsi Dasar
44
STIE Putra Bangsa Kebumen Yulianto
akan menghasilkan kesalahan. Untuk menghindarinya maka cell tersebut harus diabsolutkan, dengan cara sebagai berikut : (cel C1 harus diabsolutkan.) 1. Letakan di cell C4 2. Tekan tombol =B2+C1 3. Tekan tombol F4 4. Maka dalam rumus disisipkan tanda/lambang $ menjadi =B2+$C$1
Senthonk.wordpress.com | Fungsi Dasar
45