PENGANTAR BISNIS MINGGU KE-5 Manajemen dan Organisasi
Disusun oleh: Nur Azifah., SE., M.Si
ARTI & FUNGSI MANAJEMEN Manajemen = ilmu & seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan Fungsi manajemen perusahaan : 1. Perencanaan 4. Pengkoordinasian 2. Pengorganisasian 5. Pengawasan 3. Pengarahan
Mekanisme kerja dr fungsi manajemen : Adanya keinginan, kebutuhan & informasi Mendorong orang/perusahaan utk melakukan suatu kegiatan Kegiatan : ada tujuan, shg perlu perencanaan (apa, bagaimana, mengapa, kapan dilakukan?) Perencanaan
• Siapa yang akan melakukan, bagaimana pembagian kerja, bagaimana wewenang & tanggungjawab, serta pertanggungjawaban masing-masing kegiatan pengorganisasian • Mengarahkan & mendorong agar supaya karyawan bersedia menyumbangkan tenaganya semaksimal mungkin untuk mencapai tujuan pengarahan
• Agar tidak terjadi kontradiksi antara fungsi satu dg lainnya utk menuju sasaran yg sama Dibutuhkan pengkoordinasian • Utk menjaga agar penyimpangan2 dr rencana yg terjadi tdk terlalu jauh Diperlukan pengawasan/pengendalian Mencari kemungkinan tjd penyimpangan Mencegah agar tdk tjd penyimpangan
• Mekanisme kerja dr fungsi2 manajemen KEINGINAN & KEBUTUHAN
PERENCANAAN
PENGORGANISASIAN
INFORMASI PENGARAHAN
PENGKOORDINASIAN
PENGAWASAN
TUJUAN
B. JENJANG MANAJEMEN 1. Manajemen puncak/eksekutif
Mrpkn top leader/manajer senior/eksekutif kunci Misal : dewan direksi, direktur utama, pimpinan2 Tugas : a. b.
Menyusun rencana umum perusahaan Mengambil keputusan2 penting (produk baru, pengeluran saham,dll)
2. Manajemen madya/manajemen administratif
Contoh : manajer divisi, pimpinan pabrik Tugas : menyusun rencana operasi
3. Manajemen operasional/manajemen supervisori – Contoh : manajer operasional/kandang, mandor – Tugas : pelaksanaan rencana yg dibuat oleh manajemen madya
C. FUNGSI PERENCANAAN Bentuk2 perencanaan : 1. Tujuan
Semua orang/karyawan harus tahu tujuan dlm organisasi yg hendak dicapai
2. Policy / kebijakan
Suatu pernyataan utk menyalurkan pikiran dlm mengambil keputusan thd tindakan2 utk mencapai tujuan
3. Strategi
Tindakan penyesuaian dr rencana yg telah dibuat
4. Prosedur – Rangkaian tindakan yg akan dilaksanakan utk waktu yg akan datang
5. Aturan/rule – Suatu tindakan yg spesifik & mrpkn bagian dr prosedur
6. Program – Campuran antara kebijakan prosedur, aturan & pemberian tugas yg disertai dg suatu anggaran/budget
Kegunaan perencanaan : 1. Mengurangi ketidakpastian serta perubahan waktu mendatang 2. Mengarahkan perhatian pd tujuan 3. Memperingan biaya 4. Mrpkn sarana utk mengadakan pengawasan Langkah2 penyusunan perencanaan : 1. Menetapkan tujuan 2. Menyusun anggapan2 3. Menentukan berbagai alternatif tindakan
4. Mengadakan penilaian thd alternatif2 tindakan yg sudah dipilih 5. Mengambil keputusan 6. Menyusun rencana pendukung misal : perusahaan ayam broiler merencanakan penambahan jumlah ayam mk perlu merencanakan juga jumlah karyawan tambahan, teknis pemeliharaan & perencanaan pemasaran
D. FUNGSI PENGORGANISASIAN Fungsi pengorganisasian = suatu proses menciptakan hub. antara berbagai fungsi, personalia & faktor2 fisik agar semua pekerjaan yg dilakukan dpt bermanfaat serta terarah pd suatu tujuan Hubungan2 yg timbul : 1. Hub. Informal
Hub.2 yg timbulnya tdk sengaja Hub. di luar tugas Hub. tdk resmi
b. Hub. Formal – Dilakukan dengan sengaja – Ditunjukkan dlm bagan organisasi, pedoman organisasi /deskripsi jabatan yg ada Dalam pengorganisasian tdpt 3 hub. Dasar :
a. Tanggung jawab – Mrpkn kewajiban2 bg individu utk melaksanakan tugas yg telah ditetapkan dg cara sebaik mungkin menurut kemampuan serta pengarahan yg diterima
Faktor2 yg membatasi perencanaan : 1. Sulitnya mencari anggapan secara teliti 2. Perubahan yg sangat cepat 3. Kekakuan internal
Dpt berupa :
Kekakuan psikologis Kekakuan karena prosedur & kebijakan Kekakuan sumber daya & dana Kekakuan ekternal Waktu & biaya
b. Wewenang – Mrpkn hak utk mengambil keputusan ttng apa yg harus dilakukan oleh seorang & hak utk meminta pd orang lain utk melakukan sesuatu
c. Pertanggungjawaban – Melaporkan hasil pekerjaan kepada yg berwenang / pemberi tugas
Frekuensi hub.antara pimpinan & bawahan dipengaruhi oleh beberapa faktor : 1. Latihan dr bawahan Latihan yg sempurna akan mengurangi frekuensi hub.dg pimpinannya
2. Pendelegasian wewenang
Pendelegasian wewenang dg jelas, tegas & pasti dpt menghindari tjdnya kesalahan2
3. Perencanaan
Penyusunan perencanaan, kerja perencanaan, wewenang dr pelaksana & sejauh mana para pelaksana dpt memahaminya sangat mempengaruhi hub.bawahan dg pimpinan
4. Teknik komunikasi
Dasar2 penggolongan bagian di dalam organisasi : 1. Didasarkan pd suatu angka
Misal : pd organisasi militer Kodam IV Diponegoro
Divisi IV,
2. Didasarkan pd waktu
Misal : tugas2 di pabrik berhub. dg jam kerja perusahaan jam kerja 8 jam (shift) : I = 07.00 – 15.00, II = 15.00 – 23.00
3. Didasarkan pd fungsi perusahaan
Berhub.dg kegiatan perusahaan , misal : bgn produksi & pemeliharaan, bgn pemasaran, bgn keuangan
4. Didasarkan pd luas daerah operasi – Perusahaan peternakan dg operasi yg luas, dpt membuka cabang di bbrp daerah – Misal : Daerah Operasi (DO) Surakarta, dll
5. Didasarkan pd jenis barang yg dihasilkan – Dg mengelompokkan aktivitas & tenaga kerja menurut macam barangnya, karena msng2 jenis barang memiliki karakteristik yg berbeda2 – Misal : PT. Charoen Phokpand Tbk terdapat Divisi Unggas, Divisi Pakan Ternak, Divisi Pasca Panen Hasil Ternak
6. Didasarkan pd jenis langganan – Langganan dpt berupa konsumen rumah tangga, pedagang, pemerintah swasta,dll – Penggolongan karyawan & aktivitas perusahaan ( misal : promosi, distribusi) menurut jenis langganan perusahaan :
Karyawan tetap Karyawan freelance Karyawan kontrak/honorer Karyawan sukarela
Terdapat 3 fungsi utama dlm perusahaan : 1. Fungsi pemasaran 2. Fungi produksi 3. Fungsi pembelanjaan Pd perusahaan perseorangan ,ketiga jenis fungsi tsb dpt ditangani oleh pemilik, tp dg bertambah kompleksnya fungsi2 tsb, mk perlu ditangani orang lain. Hal tsb disebut “diferensiasi fungsi”
Banyaknya fungsi yg dpt diawasi oleh seseorang 1. Kemampuannya 2. Kemampuan bawahan 3. Kompleksitas fungsi 4. Kemiripan fungsi satu dg fungsi lain Makin besar volume usaha, kompleksitas fungsi yg diperlukan utk melaksanakan kegiatan bertambah lebih cepat/besar.
Ada 3 macam struktur organisasi dasar : 1. Struktur garis
Bila tanggungjawab, kekuasaan & pelaporan diciptakan satu arah Menunjukkan suatu rangkaian kekuasaan/perintah dr manajemen ke bawah melalui bermacam2 bgn pd tingkat/tanggungjwb yg terendah, jd ada garis dr atas ke bawh
2. Struktur fungsional
Didasarkan pd tugas2 spesialisasi yg ada dlm perusahaan Menunjukkan penggunaan staf spesialis pd organisasi
Urusan ketenagakerjaan mjd tanggungjwb personal manajer Buruh perusahaan bertanggungjwb kpd mandornya
3. Struktur garis dan staf
Kombinasi dr organisasi garis & staf yg tugasnya memberikan nasehat2 Spesialis disini tidak menjalankan pengawasan/kekuasaan apapun.
E. FUNGSI PENGARAHAN Merupakanfungsi manajemen yg menstimulir tindakan agar betul2 dilaksanakan. Prinsip pengarahan : 1. Mengarah pd tujuan
Makin efektif proses pengarahan, makin besar sumbangan bawahan terhdp usaha mencapai tujuan bersama
2. Keharmonisan dg tujuan
2. Keharmonisan dg tujuan
Orang bekerja utk memenuhi kebutuhan, yg mungkin tdk persisi sama dg tujuan perusahaan, shg diusahakan kebutuhan mreka dpt dijadikan sbg pelengkap & harmonis/sejalan dg kepentingan perusahaan
3. Kesatuan komando
Penting utk menyatukan arah tujuan &tanggungjwb pd bawahan
Cara pengarahan : 1. Orientasi
Cara pengarahan dg memberikan informasi yg perlu spy kegiatan dpt dilakukan dg baik pegawai baru Informasi dpt berupa :
Tugas Tugas lain yg berhubungan Ruang lingkup tugas Tujuan dr tugas Delegasi wewenang Cara melaporkan Cara mengukur prestasi kerja Hub.antar masing2 tenaga kerja
2. Perintah – Permintaan khusus yg diberikan utk memulai serta mjd pedoman pelaksanaan kerja – Agar perintah dpt berhasil, perlu diperhatikan : a. Berhub.dg keadaan sesungguhnya b. Beralasan sesuai dg sarana, waktu, kemampuan personalia c. Lengkap d. Jelas, singkat & konsisten e. Nada perintah harus menstimulir orang utk melaksanakannya f. Berupa saran /bukan paksaan
Perintah dpt berupa : a. Perintah umum & khusus b. Perintah lisan & tertulis c. Perintah formal & informal
3. Delegasi wewenang
Pimpinan melimpahkan sebagian wewenag yg dimilikinya pd bawahan shg tugas2 yg diberikan harus jelas Kesulitan dlm mentafsirkan wewenang dpt menimbulkan keengganan bawahan utk mengambil suatu tindakan
4. Motivasi – Adalah suatu bentuk dorongan, supaya apa yg diusahakan dpt mencapai keberhasilan – Motivasi positif = proses mempengaruhi orang lain utk melaksanakan kehendaknya dg cara memberikan imbalan (insentif, promosi, dll) – Motivasi negatif = proses mempengaruhi orang lian dg cara menakut-nakuti.
Berbagai jenis motivasi positif : a. Pujian
Merasa diperhatikan, diakui dlm kerjanya
b. Pemberian informasi
Merasa diajak ikut serta mengelola perusahaan
c. Memperhatikan bawahan
Menimbulkan rasa informal & persahabatan shg tdk kaku &berinisiatif
d. Persaingan
Memuji hasil2 pekerjaan yg baik dibandingkan dg hasil2 lain sehingga akan mendorong bekerja lebih baik
e. Partisipasi
Memberi kesempatan pd bawahan utk ikut serta mengambil keputusan shg bawahan dpt menerima perintah2 pimpinan
f. Kebanggaan
Dg pujian, persaingan didorong utk berbagga pd diri & hasil pekerjaannya, shg orang akan mudah menerima perintah & memberinya semangat kerja
g. Delegasi kekuasaan
Bawahan berpikir, dimana ia (si penerima delegasi ) harus menghasilkan sesuatu karena telah dipercaya)
h. Uang – Sbg motivasi ekonomis, pendorong utk bekerja lebih giat & aktif
F. FUNGSI KOORDINASI • Merupakan usaha mensinkronkan serta menyatukan kegiatan dr sekelompok orang • Usaha yg terkoordinir yaitu bila kegiatan2 itu harmonis, terarah & diintegrasikan menuju tujuan2 bersama
Utk melakukan koordinasi diperlukan : Sistem & prosedur yg jelas Sistem & prosedur yg jelas menggambarkan apa yg harus dikerjakan meliputi urutan,melalui bagian apa saja & siapa saja yg menanganinya juga kapan tugas harus selesai Sistem komunikasi – komunikasi yg baik membantu keg. Koordinasi – Diperlukan informasi, yg dpt diperoleh dr kertas2 kerja, formulir2
Informasi umpan balik Arus informasi yg memungkinkan faktor2 produksi diawasi dlm hub.nya dg hasil2 yg diperoleh dg berdasarkan standar yg telah ditentukan lebih dahulu
G. FUNGSI PENGAWASAN Cara yg dilakukan yaitu dg membandingkan segala sesuatu yg telah dijalankan dg standar /rencananya, serta melakukan perbaikan2 bilamana tjd penyimpangan Utuk mengukur seberapa jauh hasilyg telah dicapai sesuai dg apa yg telah direncanakan Langkah2 pengawasan : 1. Menciptakan standar Standar = suatu kriteria utk mengukur hasil pekerjaan yg sudah dilakukan
Terdpt 2 bentuk : a. Standar kuantitatif terukur dinyatakan dlm satuan tertentu spt jam kerja mesin, ongkos, pendapatan,dll b. Standar kualitatif tdk terukur Dpt berupa pendapat umum/langganan/buruh, dll
2. Membandingkan kegiatan yg dilakukan dg standar utk mengetahui seberapa jauh adanya penyimpangan yg telah tjd 3. Tindakan2 koreksi Utk memperbaiki & menyempurnakan segala kegiatan, kebijaksanaan serta hasil kerja yg tdk sesuai dg rencana /standarnya.
Syarat2 pengawasan yg baik : 1. Melaporkan setiap penyimpangan yg tjd 2. Mendukung sifat & kebutuhan kegiatan 3. Mempunyai pandangan ke depan 4. Obyektif, teliti & sesuai dg standar 5. Luwes 6. Serasi dg pola organisasi 7. Mudah dimengerti 8. Diikuti dg perubahan
FUNGSI ORGANISASI DALAM MANAJEMEN • Salah satu prinsip pengorganisasian adalah terbaginya tugas dalam berbagai unsur organisasi. Pengorganisasian yang efektif adalah membagi habis dan menstrukturkan tugastugas kedalam sub-sub unit kerja atau komponen-komponen organisasi ( Syaiful Sagala ( 2008: 62). • Sedangkan menurut Hadari Nawawi dalam Mulyono (2008:77) menyatakan bahwa organisasi harus profesional yaitu dengan pembagian satuan kerja yang sesuai dengan kebutuhan. Dengan demikian perluasan aktivitas yang mengharuskan penambahan jumlah satuan kerja hanya dilakukan bila tidak dapat ditampung dalam satuan kerja yang ada.
Tujuan dan Manfaat Organisasi 1. Mengatasi terbatasnya kemampuan, kemauan dan sumber daya yang dimiliki dalam mencapai tujuannya. 2. Mencapai tujuan secara lebih efektif dan efisien karena dikerjakan bersama-sama. 3. Wadah memanfaatkan sumber daya dan teknologi bersama-sama. 4. Wadah mengembangkan potensi dan spsialisasi yang dimiliki seseorang. 5. Wadah mendapatkan jabatan dan pembagian kerja. 6. Wadah mengelola lingkungan bersama-sama. 7. Wadah mencari keuntungan bersama-sama. 8. Wadah menggunakan kekuasaan dan pengawasan. 9. Wadah mendapatkan penghargaan. 10. Wadah memenuhi kebutuhan manusia yang semakin banyak dan kompleks. 11. Wadah menambah pergaulan. 12. Wadah memanfaatkan waktu luang
Tipe Organisasi dalam Manajemen Tipe organisasi dalam manjemen dapat dikategorikan bermacammacam jenis pembagiannya. Dibawah ini berdasarkan Modul 1 Adaministrasi oleh L.D. White dan H.A. Simon: 1. Pengorganisasian bagi organisasi lini atau garis. Dalam organisasi lini atau garis ini hanya dikenal 2 (dua) unsur, yaitu: unsur Pimpinan dan unsur Pelaksana. 2. Pengorganisasian bagi organisasi lini dan staf. Dalam organisasi ini dikenal 3 (tiga) unsur, yaitu: unsur Pimpinan, unsur Pembantu Pimpinan (staf), dan unsur Pelaksana (lini atau garis). 3. Pengorganisasian bagi organisasi fungsi. organisasi fungsi ialah suatu organisasi yang disusun atas dasar kegiatan dari setiap fungsi, dimana fungsi yang satu dengan yang lain saling ketergantungan. 4. Pengorganisasian bagi organisasi Panitia. Organisasi Panitia dimaksudkan untuk memecahkan berbagai kendala atau hambatan yang tidak dapat dipecahkan oleh beberapa orang atau banyak orang.
Organisasi formal memiliki suatu struktur yang terumuskan dengan baik, yang menerangkan hubungan-hubungan otoritasnya, kekuasaan, akuntabilitas dan tanggung jawabnya. Struktur yang ada juga menerangkan bagaimana bentuk saluran-saluran melalui apa komunikasi berlangsung. Kemudian menunjukkan tugas-tugas terspesifikasi bagi masing-masing anggotanya. Hierarki sasaran organisasi formal dinyatakan secara eksplisit. Organisasi Informal; Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar maupun tidak sadar, dan kerap kali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi.
Organisasi Primer; organisasi semacam ini menuntut keterlibatan secara lengkap, pribadi dan emosional anggotanya. Mereka berlandaskan ekspektasi rimbal balik dan bukan pada kewajiban yang dirumuskan dengan eksak. Organisasi Sekunder; organisasi sekunder memuat hubungan yang bersifat intelektual, rasional, dan kontraktual. Organisasi seperti ini tidak bertujuan memberikan kepuasan batiniyah, tapi mereka memiliki anggota karena dapat menyediakan alatalat berupa gaji ataupun imbalan kepada anggotanya.
Pengembangan Organisasi dalam Manajemen Pengembangan organisasi adalah strategi intervensi yang memanfaatkan proses kelompok untuk berfokus pada budaya organisasi secara menyeluruh dalam rangka melakukan perubahan yang diinginkan. 1. Mula-mula orang berkumpul, diantara mereka mengusulkan untuk membentuk sebuah organisasi, karena orang-orang dalam organisasi berasal dari beragam latar belakang, maka terjadilah sebuah konflik internal antar mereka. Peristiwa ini disebut dengan badai organisasi. 2. Untuk menyelesaikan masalah tersebut orang-orang yang ada dalam organisasi itu aturan yang harus ditaati oleh setiap anggota organisasi. Kesepakatan ini disebut dengan norma. Dengan adanya norma ini diharapkan kinerja organisasi dapat berkembang dan mampu mewujudkan apa yang dicitacitakan organisasi.
Lima dimensi perkembangan organisasi menurut Kao dalam Husaini Usman (1991): a. Usia organisasi b. Besar organisasi c. Tahap organisasi d. Evolusi dan revolusi organisasi e. Rata-rata pertumbuhan organisasi Tahapan Perkembangan Organisasi menurut Greiner dalam Husaini Usman (1972): a. Tahap kreatifitas b. Tahap kepemimpinan dan staff yang baru c. Tahap pengembangan struktur organisasi yang desentralisasi d. Tahap Koordinasi e. Tahap perpaduan tindakan yang spontan dalam rangka menyelesaikan perbedaan individu
• Perubahan organisasi dalam manajemen Perubahan organisasi merupakan perpindahan organisasi ke arah yang lebih baik untuk mempertahankan keberadaan organisasi terhadap tuntutan perubahan zaman sehingga organisasi akan berubah menjadi lebih segar dan mengurangi rasa kebekuan pada anggota organisasi itu Pada diri anggota organisasi yang menolak adanya perubahan dalam organisasi akan cenderung untuk mempertahankan status quo dan berkeyakinan bahwa perubahan organisasi tidak membawa ke arah yang lebih baik.
