PENGADILAN NEGERI ARGA MAKMUR Jln. Jend. Sudirman No. 226 (0737) 521004, 521014 Home Page: http://www.pn-argamakmur.go.id/
ARGA MAKMUR BENGKULU UTARA Standard Operating Procedures DI BAGIAN UMUM I. ADMINISTRASI TATA PERSURATAN NO 1.
2.
URAIAN KEGIATAN Surat Masuk
Penggelolaan surat masuk
KETERANGAN PELAYANAN Yang dimaksud surat masuk adalah semua suratsurat dinas (termasuk surat permohonan perpanjangan penahan / ijin penggeledahan penyitaan) yang ditujukan ke Pengadilan Negeri dan diterima pada sub bagian umum atas delegasi Panitera / Sekretaris. 1. Surat yang diterima diberikan tanda terima dan diagendakan pada buku agenda surat masuk, diberikan nomor dan lembar disposisi, diteliti oleh kepala sub bagian umum dan diparaf diserahkan ke wakil sekretaris dan diparaf diteruskan ke panitera / sekretaris dan diparaf panitera / sekretaris mensortir untuk diteruskan kepada KPN atau WKPN 2. Ketua/Wakil Ketua Pengadilan Negeri mendisposisikan surat tersebut ,diselesaikan pada hari itu juga (kecuali ketua dinas luar kota)
UNIT/PEJABAT TERKAIT
WAKTU PENYELESAIAN
1 hari
KET
3.
II.
NO
Pengelolaan Surat Keluar
3. Surat kembali ke panitera/sekretaris untuk disposisi 4. Surat didistribusikan sesuai disposisi oleh staf panitera /sekretaris kepada wasek atau wapan diselesaikan pada hari itu juga. 5. Surat yang memerlukan jawaban / tanggapan, masingmasing harus sudah dijawab / ditanggapi, 1. Surat diagendakan dalam buku agenda surat keluar, diberi nomor sesuai kode surat dan tanggal pada hari dan tanggal tersebut. 1 (satu) lembar surat ditinggal pada sub bagian umumsebagai arsip, 2. Pengiriman surat dilakukan melalui pos dan dilaksanakan setiap hari, sedangkan surat-surat yang sangat mendesak / penting dikirim hari itu juga melalui kurir.
1 hari kerja
Pada hari itu juga
3 hari kerja
1 hari kerja
Pada hari itu juga
ADMINISTRASI PERLENGKAPAN
URAIAN KEGIATAN Administrasi Pelengkapan
KETERANGAN PELAYANAN 1. Pencatatan asset / barang milik Negara, dan setiap ada kegiatan pengadaan barang/jasa setelah adanya penyerahan / laporan dari KPA dan telah adanya SP2d dan SPM dilakukan pencatatan /
UNIT/PEJABAT TERKAIT
WAKTU PENYELESAIAN 2 hari kerja.
KET
2.
3.
4.
5.
6.
7.
pengimputan kedalam aplikasi SIMAK-BMN Pencatan barangbarang persediaan (ATK) Pemberian nomor urut pendaftaran (NUP) BMN Pembuatan Daftar barang ruangan (DBR) diselesaikan dalam waktu 3 hari kerja yang berlaku selama 1 tahun. Pembuatan kartu inventaris barang (KIB) Pembuatan laporan neraca (SIMAK BMN) ke sub bagian keuangan dilaksanakan selama 3 hari dan dilaporkan setiap akhir bulan. Membuat laporan barang milik Negara setiap semester ke instansi terkait
8. Setiap semester melakukan rekonsiliasi ke KPPNL 9. Pendataan barang inventaris yang telah rusak dan sudah tidak bisa dipakai untuk diusulkan peghapusan 10. Perpanjangan pajak kendaraan operasional roda 2 (dua) dan roda 4 (empat) yang masih bisa di perbaiki dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan.
2 hari kerja.
3 hari kerja
3 hari kerja
1 hari kerja
3 hari kerja
7 hari kerja.
3 hari kerja
14 hari kerja.
11. Perawatan dan Pemeliharaan gedung kantor secara periodic sesuai dengan kebutuhan. 12. Perawatan AC dan computer setiap 3 (tiga) bulan, dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan. 13. Perbaikan dan perawatan meubelair yang masih bisa diperbaiki dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan.
III. NO
ADMINISTRASI PERENCANAAN URAIAN KEGIATAN Administrasi Perencanaan
KETERANGAN PELAYANAN 1. Menghimpun data kebutuhan ATK dan sarana penunjang kerja dari Ketua, Wakil ketua, Hakim, Panitera/Sekretaris, Kepaniteraan dan Kesektariatan tahun yang akan dating, diselesaikan
UNIT/PEJABAT TERKAIT
WAKTU PENYELESAIAN 7 (tujuh) hari kerja
2. Menyusun rencana kerja tahunan yang berhubungan dengan sarana dan prasarana
10 (sepuluh) hari kerja.
3. Menyusun rencana kerja dan program kerja sub bagian umum setiap awal tahun
7 (tujuh) hari kerja
KET
IV. KERUMAHTANGGAAN
NO 1.
2.
URAIAN KEGIATAN Pengelolaan perpustakaan
Perawatan dan pemeliharaan satrana dan prasarana gedung
KETERANGAN PELAYANAN 1. Mencatat bUku baru yang diterima kedalam buku agenda, buku induk dan penomoran menurut klasifikasi,
UNIT/PEJABAT TERKAIT Petugas Perpustakan
WAKTU PENYELESAIAN 1 hari kerja
2. Membuat perencanaan dan mengusulkan pengadaan buku-buku, undang-undang peraturan pemerintah, peraturan daerah dan buku tentang hukum serta buku-buku yang ada relevansinya dengan kedinasan
Kepala Sub Bagian Umum
1 hari setiap akhir tahun oleh.
3. Membuat catatan peminjaman buku dna pengembalian buku dalam buku pinjaman,
Pada hari itu juga.
4. Melakukan pemeliharaan perawatan koleksi buku - buku satu minggu sekali. 1. Memanaskan genset satu kali sebulan selama 30 menit.
Satu minggu sekali
Sekali sebulan selama 30 menit
2. Perawatan dan pemeliharaan gedung sesuai dengan kebutuhan dilaksanakan oleh pihak ketiga sesuai dengan kebutuhan. 3. Perawatan dan pemeliharaan barang inventaris kantor setiap 3 bulan sekali oleh pihak ketiga. 4. Menguras dan mengisi kembali hidran, dilaksanakan sesuai kebutuhan.
3 bulan sekali
KET
3.
Keamanan
5. Pengisian ulang tabung pemadam kebakaran setiap satu tahun sekali. 1. Menyusun uraian tugas satuan pengamanan setiap awal bulan
1 hari
2. Melakukan pertemuan dalam rangka evaluasi pelaksanaan tugas dengan staf sub bagian umum dan satuan pengamanan setiap akhir bulan. 3. Melakukan pengontrolan lingkungan kantor setiap 2 jam setiap hari dilaksanakan oleh petugas keamanan dan staf sub bagian umum 4. Melakukan koordinasi dengan aparatur keamanan terkait (po Ires, polsek,kodim) apabila diperlukan. 5. Mengarahkan semua tamu untuk melapor ke piket. 6. Melakukan pengontrolan semua ruangah kerja setelah jam ker]a, mematikan AC, listrik dan computer yang masih menyala dan mengunci pintu yang belum terkunci dilaksanakan selama 2 jam oleh satuan pengamanan. 7. Menyalakan lampu di malam hari diluar ruangan seperlunya dilaksanakan oleh
Staf Bag. umum
petugas pengamanan.
4.
Kebersihan
8. Mencatat dalam buku bagi pegawai atau pihak luar yang melaksanakan kegiatan kantor diluar jam kerja, diseleaikan sesuai dengan keperluan. 1. Menyusun uraian tugas petugas kebersihan dan penanggung jawab petugas kebersihan 2. Mengontrol pelaksanaan tugas sesuai dengan uraian tugas.
Disamping tugas-tugas tersebut diatas sub bagian umum juga bertugas dan bertanggung jawab terhadap keamanan dan kenyamanan lingkungan kantor dalam rangka menunjang pelaksanaan tugas dan pelayanaan kepada masyarakat pencari keadilan.
1 hari kerja
