PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008 DALAM MENINGKATKAN MUTU PELAYANAN PENDIDIKAN DI PONDOK PESANTREN MODERN SAHID
Disusun Oleh: Kholidatunur 106018200682
PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN JURUSAN KEPENDIDIKAN ISLAM FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 2011
i
ABSTRAK Kholidatunur. 106018200682. Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dalam Meningkatkan Mutu Pelayanan Pendidikan di Pondok Pesantren Modern Sahid. Skripsi. Jurusan Kependidikan Islam Program Studi Manajemen Pendidikan Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan. Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. 2011. Memasuki zaman modern saat ini, seluruh aspek kehidupan dituntut untuk melakukan perubahan, termasuk aspek pendidikan. Agar memenuhi kebutuhan masyarakat, maka lembaga pendidikan termasuk pondok pesantren, perlu melakukan proses pendidikan yang bermutu untuk menjawab tantangan zaman. Di dalam proses pendidikan yang bermutu tersebut, diperlukan pula sistem manajemen yang baik dan terstruktur agar tujuan dari lembaga pendidikan tersebut tercapai. Agar sistem manajemen berjalan dengan baik, maka perlu juga suatu standar yang dijadikan pedoman contohnya Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008. Penulisan skripsi ini dilakukan berdasarkan ide dari fenomena yang telah dijelaskan di atas. Lembaga pendidikan yang menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 tersebut contohnya Pondok Pesantren Modern Sahid. Pondok pesantren dijadikan objek penelitian karena adanya pandangan sebagian masyarakat bahwa kemerosotan atau kekonsistenan lembaga pendidikan tertua di Indonesia ini, mengacu kepada figur kiyai sebagai pemimpin pesantren. Selain itu, terdapat masalah-masalah lainnya yang muncul di pondok pesantren diantaranya adalah belum adanya pembagian pengelolaan manajemen yang jelas dan belum efektifnya penerapan manajemen pondok pesantren. Sedangkan manajemen amat berpengaruh terhadap peningkatan mutu. Oleh karena itu, tujuan dari penulisan skripsi ini adalah untuk mengetahui proses pelaksanaan manajemen dan program yang dilakukan oleh Pondok Pesantren Modern Sahid dalam meningkatkan mutu pelayanan pendidikan agar dapat dijadikan sebagai salah satu referensi untuk perbaikan mutu pondok pesantren atau lembaga pendidikan lainnya. Metode yang yang digunakan adalah deskripstif dengan focus pada studi dokumentasi. Dengan Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, maka pelaksanaan manajemen di pondok pesantren berjalan dengan baik, sistematis, dan konsisten karena masing-masing bagian atau fungsi yang ada di pondok pesantren terdapat job descriptionnya masing-masing, selain itu mutu pelayanan pendidikan dapat tercapai dengan maksimal.
ii
KATA PENGANTAR Bismillahirrahmanirrahim Segala puji serta syukur penulis panjatkan kepada kehadirat Allah SWT, atas rahmat, karunia serta ridho-Nya, penulis dapat menyelesaikan skripsi dengan judul
“Penerapan
Sistem
Manajemen
Mutu
ISO
9001:2008
Dalam
Meningkatkan Mutu Pelayanan Pendidikan di Pondok Pesantren Modern Sahid ”. Semua berkat ke-Maha Pengasih dan ke-Maha Pemurah-Nya bagi hamba-Nya yang bersungguh-sungguh menuntut ilmu. Shalawat serta salam tak lupa pula penulis haturkan kepada junjungan umat manusia, seorang manusia pilihan yang menjadi teladan bagi umat manusia yakni Nabi besar Muhammad SAW beserta keluarga, sahabat-sahabat dan ummatnya yang selalu istiqomah di jalannya. Adapun penulisan skripsi ini dimaksudkan untuk memenuhi syarat mencapai gelar Sarjana Pendidikan di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. Dalam penulisan skripsi ini, penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan. Akibat berbagai keterbatasan yang dimiliki penulis, untuk itu saran dan kritik yang membangun dari para pembaca sangat diharapkan . Penulis juga sangat menyadari bahwa dari awal penulisan hingga selesainya skripsi ini, banyak sekali pihak yang telah membantu baik secara materil maupun moril. Untuk itu pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan banyak terima kasih kepada: 1. Dekan Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan (FITK) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta yakni Prof. Dr. Dede Rosyada, MA., 2. Ketua Jurusan Kependidikan Islam yakni Drs. Rusydy Zakaria, M. Pd, P. Phil sekaligus selaku Dosen Pembimbing skripsi yang telah meluangkan waktu, tenaga serta pikirannya dengan penuh kesabaran membimbing dan mengarahkan proses penulisan skripsi ini,
iii
3. Ketua Program Studi Manajemen Pendidikan yakni Drs. Mu'arif SAM, M. Pd sekaligus Dosen Pembimbing Akademik yang telah memberikan arahan-arahan, nasihat dan motivasi kepada penulis, 4. Pimpinan harian Pondok Pesantren Modern Sahid yakni KH. Drs. Ahmad Sadjid Zain; Ustz. Masneng Candra F, Lc selaku murobbiyah asrama putri, Ust. Syaparuddin ST., S. Pd. I selaku sekretaris ISO PPM Sahid, serta asatidz/ asatidzah PPM Sahid lainnya yang telah memberikan kesempatan kepada
penulis
untuk
melakukan
penelitian,
sehingga
penulis
mendapatkan informasi yang berkaitan dengan skripsi ini, 5. Seluruh dosen dan Civitas Akademika Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan atas ilmu dan wawasan yang diberikan selama penulis belajar di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, 6. Ayahanda KH. Nu'man Istichori serta Ibunda Hj. Oon Rowiyah, yang selalu memberikan kasih sayang dan senantiasa mendukung secara moril maupun materil, yang selalu mendo’akan putri bungsunya di sela-sela sujudnya ketika sholat dan mendo’akannya disetiap waktu, sehingga penyusunan skripsi ini dapat terselesaikan. Robbighfirlii wa li walidayya warhamhuma kama robbayani shoghiro. Amin.., 7. Kakak-kakakku yakni Abdul Hakim, S. Kom dan Evie Sapuroh, S. H; Siti Analisa dan Bambang Handoko, S. Pt; Dian Farida, S. Pd. I; yang senantiasa mendukung dan memberikan semangat dalam proses penulisan skripsi. Juga keponakan-keponakanku yakni Muhammad Salman Al-farisi, Sofyan Tsauri, dan Muhammad Jabir Ibnu Hayyan yang menambah warna keceriaan dalam proses penulisan skripsi ini, 8. Keluarga besar Istichori/ PP. Darut Tafsir dan keluarga besar Abah Enda yang selalu memberikan motivasi, 9. Sahabat-sahabatku yakni: Dina Susanti (Dinonk), Diyah Atriyana (Didi), Fatimah (Bunda Pepet), Kamilah Maziyati (Mami Mile), Nervi Pradewi (Nerpoi), Dewi Purwati (Wie2), Sayyida Qonita (Mama Ntha) dan Resti Pebrianti (Nenk) yang senantiasa menjadi tempat curhat dalam menghadapi kehidupan di kampus dan kost-an dan juga memberikan
iv
masukan-masukan dan berbagi dalam proses penulisan skripsi ini; Yuyu Siti Juhaeni, terima kasih atas informasinya yang kemudian melahirkan judul skripsi ini; bang Mustafa Kamil, Aldiyan Saputra, Agus Saefullah, Adhi Praditia, Abdul Rifa’i, kak Agus Malih Tontong, kak Dedi Sutendi, Faris bawel; Candra Dwi Juwitasari dan Astri Dinartiwi yang selalu direpotkan oleh penulis mengenai informasi mengenai urusan administrasi sidang, teman-teman KI-MP angkatan 2006 terutama keluarga “Lenyok”, teman-teman KI-MP, Anak Recok: Ummu, Fitri Cimot, Ragil Cha’unk, Farah, dan Piet, terima kasih kalian sudah memberikan canda, tawa, senangnya kehidupan kampus. Terutama “petualangan-petualangan” kita yang tidak bisa dilupakan, yang terekam dalam memori; teman-teman alumni Pondok Pesantren Darut Tafsir yang tergabung dalam HIMADA (Himpunan Alumni Darut Tafsir); dan kepada pakwel (bpk. Jangkung) dan bu wel yang memberikan bantuan gizi berupa makanan “siap saji”, dan 10. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, baik secara langsung maupun tidak langsung, yang turut memberikan dukungan dan do’a dalam proses penulisan laporan skripsi ini. Jazakumullah Khoiron Katsiro… Hanya Allah yang dapat membalas jasa dan kebaikan Antum sekalian, semoga mendapat ganjaran kebaikan yang berlipat dari Allah SWT. Amin. Penulis berharap, semoga skripsi ini dapat menjadi sumbangan ilmu pengetahuan yang bermanfaat bagi penulis sendiri, dan bagi pembaca.
Jakarta, 7 Januari 2011
Penulis
v
DAFTAR ISI
ABSTRAK ………………………………………………………………………..i KATA PENGANTAR ………………………………………………………..…ii DAFTAR ISI ………………………………………………………………….….v DAFTAR TABEL ..............................................................................................viii DAFTAR LAMPIRAN…………………………………………………….…...ix BAB I
: PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah …………………………………………1 B. Identifikasi Masalah……………………………………………...5 C. Pembatasan Masalah …………………………………………….5 D. Perumusan Masalah ……………………………………………..6 E. Tujuan dan Manfaat Hasil Penelitian ……………………………6
BAB II
: KAJIAN TEORI DAN KERANGKA PEMIKIRAN A. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 …………………….....7 1. Definisi Manajemen Mutu …………………………………..7 2. Definisi Sistem Manajemen Mutu …………………………..8 3. Persyaratan Sistem Manajemen Mutu ……………………...10 4. Manfaat dan Cakupan Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu ………………………………………………………………10 5. Arti Dan Tujuan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008
………………………………………………………………11 6. Prinsip Manajemen Mutu …………………………………..13
B. Mutu Pelayanan Pendidikan ……………………………………15 1. Pengertian Pelayanan (Jasa/ Service) ……………………….15 2. Mutu Pelayanan Pendidikan …………………………….......16
vi
C. Penerapan/
Implementasi
Sistem
Manajemen
Mutu
ISO
9001:2008 ………………………………………………………21 1. Penjelasan yang Berkaitan Dengan Mutu …………………...21 2. Langkah-langkah utuk Menerapkan Sistem Manajemen Mutu ……………………………………………………………….21 3. Upaya Untuk Membuat Manajemen Mutu Bekerja …….......24 4. Lingkup Implementasi/ Penerapan ………………………….25 5. Manfaat Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 ……………………………………………………………….26 D. Kerangka Pemikiran ……………………………………………28
BAB III
: METODOLOGI PENELITIAN A. Tempat dan Waktu Penelitian ………………………………….31 B. Objek dan Subjek Penelitian …………………………………...31 C. Pendekatan dan Metode Penelitian …………………………….32 D. Unit Analisis Data ……………………………………………...32 E. Analisis Data …………………………………………………...32 F. Teknik Pengumpulan Data ……………………………………..33 G. Instrumen Penelitian ……………………………………………34
BAB IV : HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Gambaran Umum Pondok Pesantren Modern Sahid …………..37 1. Sejarah Singkat Berdirinya Pondok Pesantren Modern Sahid ………………………………………………………………37 2. Visi dan Misi Pondok Pesantren Modern Sahid …………...38 3. Struktur Organisasi Pondok Pesantren Modern Sahid ……..39 4. Sistem Pendidikan ………………………………………….39 5. Jenjang Pendidikan …………………………………………41 6. Kurikulum ………………………………………………….43 7. Standar Kompetensi Lulusan (Kelas 12) …………………...44 8. Fasilitas …………………………………………………….44
vii
9. Keadaan Ustadz/ Ustadzah …………………………………45 10. Keadaan Santri ……………………………………………..47 11. Prestasi Akademik ...………………………………………..49 B. Deskripsi dan Analisis data …………………………………….51 1. Kebijakan Mutu Dalam Meningkatkan Mutu Pelayanan Pendidikan ………………………………………………….51 2. Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 ……...58 BAB V
: PENUTUP A. Kesimpulan ………………………………………………………73 B. Saran- Saran ……………………………………………………...74
DAFTAR PUSTAKA .........................................................................................76 LAMPIRAN
viii
DAFTAR TABEL
1. Tabel 1. Kurikulum Pondok Pesantren………………………………………43 2. Tabel 2. Jumlah Tenaga guru Berdasarkan Pendidikan Terakhir……………45 3. Tabel 3. Jumlah Tenaga Berdasarkan Pendidikan Formal…………………..46 4. Tabel 4. Jumlah Santri MA Sahid……………………………………………47 5. Tabel 5. Jumlah Santri Madrasah Tsanawiyah Sahid………………………..48 6. Tabel 6. Prestasi Akademik Santri PPM Sahid …………..………………….49 7. Tabel 7. Description Of Process……………………………………………...61 8. Tabel 8. Job Description……………………………………………………..64
ix
DAFTAR LAMPIRAN
1. Lampiran 1. Pedoman Wawancara dan Hasil Wawancara…………………..78 2. Lampiran 2. Struktur Organisasi Pondok Pesantren Modern Sahid…………83 3.
Lampiran 3. Sasaran Mutu Pondok Pesantren Modern Sahid Tahun Pelajaran 2010/ 2011….…………………………………………………84
4.
Lampiran 4. Program Kerja Pencapaian Sasaran Mutu MTs Sahid, Sasaran/ Target: Mendapatkan Akreditasi “A” dari BAN pada tahun 2010………….………………………………………………..85
5.
Lampiran 5. Program Kerja Pencapaian Sasaran Mutu MTs Sahid, Sasaran/ Target: Santri kelas IX lulus UN 100% dengan nilai rata-rata > 9,0 sebanyak 25%; 8,0-8,9 sebanyak 50%; 7,0-7,9 sebanyak 25%............................................................................................86
6.
Lampiran 6. Program Kerja Pencapaian Sasaran Mutu MTs Sahid, Sasaran/ Target: Santri kelas IX lulus UAM/ UAMBN 100% dengan nilai rata-rata > 9,0 sebanyak 25%; 8,0-8,9 sebanyak 50%; 7,0-7,9 sebanyak 25%............................................................................87
7.
Lampiran 7. Program Kerja Pencapaian Sasaran Mutu MTs Sahid, Sasaran/ Target: Kenaikan kelas 7 dan 8 Naik kelas 100% dengan nilai rata-rata > 9,0 sebanyak 25%; 8,0-8,9 sebanyak 50%; 7,0-7,9 sebanyak 25%............................................................................88
8.
Lampiran 8. Program Kerja Pencapaian Sasaran Mutu MTs Sahid, Sasaran/ Target: Santri mendapat nilai akhlak mulia dan kepribadian baik sekali 50%, baik 40%, cukup 10%............................................89
9.
Lampiran 9. Program Kerja Pencapaian Sasaran Mutu MTs Sahid, Sasaran/ Target: Mendapatkan 5 Kejuaraan Min. tingkat Kabupaten dalam Bidang Olahraga/ Kesenian/ Ilmiah (Pidato Bahasa Arab, Lomba Cerdas Cermat Agama, Marawis, Basket Ball dan Marching Band)………………………………………….……90
x
10. Lampiran 10. Program Kerja Pencapaian Sasaran Mutu MTs Sahid, Sasaran/ Target: Test TOEFL Prediction Kelas IX mencapai skor minimal 400…….....................................................................91 11. Lampiran 11. Program Kerja Pencapaian Sasaran Mutu Asrama putra, Sasaran/ Target: Santri yang mendapat predikat berkepribadian baik sekali mencapai 40%, baik 50% dan cukup 10% setiap semester, dan Sasaran/ Target: 100% santri dapat membaca AlQur’an dengan fasih dan benar…...………………………….92 12. Lampiran 12. Program Kerja Pencapaian Sasaran Mutu Asrama putra, Sasaran/ Target: 100% santri kelas IX dan XII hafal Juz’Amma dan ayat-ayat pilihan, dan Sasaran/ Target: Santri kelas XII mampu menjadi imam sholat dan khotib/ penceramah……………………………………...…………...93 13. Lampiran 13. Program Kerja Pencapaian Sasaran Mutu Asrama putra, Sasaran/ Target: 100% santri mampu dan aktif berkomunikasi dengan bahasa Arab sehari-hari, dan Sasaran/ Target: Kepuasan stakeholder bidang kerumahtanggaan mencapai 90%..........................................................................................94 14. Lampiran 14. Program Kerja Pencapaian Sasaran Mutu Bagian Sarana Prasarana, Sasaran/ Target: Kepuasan Stakeholder terhadap pelayanan sarana Prasarana mencapai 80%............................95 15. Lampiran 15. Program Kerja Pencapaian Sasaran Mutu Bagian Tata Usaha Bidang Transportasi, Sasaran/ Target: Kepuasan Sakeholder terhadap pelayanan transportasi mencapai 80%......................97 16. Lampiran 16. Program Kerja Pencapaian Sasaran Mutu Bagian Tata Usaha/ Kesekretariatan, Sasaran/ Target: Pelaksanaan Administrasi (Surat Menyurat) Mencapai 100%..........................................98 17. Lampiran 17. Kegiatan 4 Bidang Tarbiyah Asrama Putra PPM Sahid………99 18. Lampiran 18. Jumlah Santri MTs Sahid Tahun Pembelajaran 2010/ 2011………………………………………………………...101
xi
19. Lampiran 19. Data Prestasi- Kejuaraan Santri Pondok Pesantren Modern Sahid Selama 10 Tahun Pertama……………………….......108 20. Lampiran 20. Piagam Qiyamu Ramadhan 1430 H: Juara 1 Lomba Cerdas Cermat Tingkat MTs/ SMA (Festival Ramadhan 1430 H di Pondok Pesantren Islam Al Ghiffari)…………….………...109 21. Lampiran 21. Piagam Penghargaan Diberikan Kepada: Teater Asap (Ponpes Modern Bogor) sebagai peserta pada Festival Teater Pelajar IX Tingkat SLTA Jakarta Barat Terbuka Tahun 2010………...110 22. Lampiran 22. Piagam Penghargaan Diberikan Kepada: Asap Marawis (Ponpes Modern Bogor) sebagai Penata Musik Terbaik pada Festival Teater Pelajar IX Tingkat SLTA Jakarta Barat Terbuka Tahun 2010………………………..………………111 23. Lampiran 23. Sertifikat Juara 1 Lomba Bulutangkis Putri dalam Kegiatan PORSENI KKM II Komisariat Ciampea pada tanggal 09-10 Nopember 2010 di MTs Nurul Walidain Ciampea……….. 112 24. Lampiran 24. Keluhan Stakeholder…………………………………………113 25. Lampiran 25. Tanggapan Keluhan Stakeholder…………………………….114 26. Lampiran 26. Non Conformance Report……………………………………115 27. Lampiran 27. Form Kebutuhan Pelatihan Ustadz dan Karyawan Pondok Pesantren Modern Sahid……………………………………116 28. Lampiran 28. Form Permintaan Tindakan Perbaikan (CAR)………………117 29. Lampiran 29. Form Permintaan Tindakan Pencegahan…………………….118 30. Lampiran 30. Surat Pengantar Liburan Semester Pertama untuk Orangtua/ Wali Santri Pondok Pesantren Modern Sahid………………..119 31. Lampiran 31. Form Kuesioner Kepuasan Stakeholder Untuk Santri……….120 32. Lampiran 32. Form Kuesioner Kepuasan Stakeholder Untuk Orangtua/ Wali Santri…………………………..……………………………..121 33. Lampiran 33. Form Status Kepuasan Stakeholder………………………….122 34. Lampiran 34. Brosur Pondok Pesantren Modern Sahid…………………….123
BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG MASALAH Pondok pesantren merupakan sebuah lembaga pendidikan tertua di Indonesia yang telah berperan dalam mendidik dan mencerdaskan anak bangsa. Pesantren telah memainkan peran yang sangat besar dalam pendidikan, pemberdayaan dan upaya peningkatan mutu pendidikan di negeri ini. Dalam Undang-undang Sitem Pendidikan Nasional (UU SISDIKNAS) mengenai peraturan pemerintah tentang pendidikan agama dan keagamaan pada pasal 1 ayat 4 “pesantren atau pondok pesantren adalah lembaga pendidikan keagamaan Islam berbasis masyarakat yang menyelenggarakan pendidikan diniyah atau secara terpadu dengan jenis pendidikan lainnya”.1 Sedangkan yang dimaksud dengan pendidikan diniyah menurut UU SISDIKNAS pada pasal 1 ayat 3 “pendidikan diniyah adalah pendidikan keagamaan Islam yang diselenggarakan pada semua jalur dan jenjang pendidikan”.2 Pondok pesantren menurut M. Arifin berarti: suatu lembaga pendidikan agama Islam yang tumbuh serta diakui masyarakat sekitar, dengan sistem asrama (komplek) di mana santri-santri menerima pendidikan agama melalui sistem pengajian atau madrasah yang sepenuhnya berada di bawah kedaulatan dari leadership seorang atau 1 2
Fokusmedia, Undang-Undang Sistem Pendidikan Nasional (Bandung, 2009), h. 146 Fokusmedia, Undang-Undang Sistem… h. 146
1
2
beberapa orang kiai dengan ciri-ciri khas yang bersifat karismatik serta independen dalam segala hal.3 Bentuk pesantren yang tersebar luas di Indonesia dewasa ini mengandung unsur-unsur berikut sebagai cirinya: Kyai sebagai pendiri, pelaksana dan guru, pelajar (santri) yang secara pribadi langsung diajar berdasarkan naskah-naskah Arab klasik tentang pengajaran, faham dan akidah keIslaman. Di sini Kyai dan santri tinggal bersama-sama untuk masa yang lama, membentuk suatu komune pengajar dan belajar, yaitu pesantren bersifat asrama (tempat pendidikan dengan pemondokan dan makan).4 Jadi, pesantren merupakan suatu lembaga pendidikan Islam yang di dalamnya terdapat santri, kyai, tempat belajar agama, dan tempat tinggal santri dan yang di dalamnya terdapat proses pendidikan keagamaan (Islam) dan jenis pendidikan lainnya. Memasuki era modern ini, pondok pesantren diharapkan menjadi agen perubahan dan pembangunan masyarakat dengan tidak hanya memainkan fungsi-fungsi tradisionalnya yakni: pertama, transmissi dan transfer ilmu-ilmu Islam; kedua, pemeliharaan tradisi Islam; dan ketiga, reproduksi ulama. Menurut Prof. Dr. Azyumardi Azra, selain memainkan ketiga fungsi tradisional tadi, pesantren juga dijadikan sebagai pusat penyuluhan kesehatan; pusat pengembangan teknologi tepat guna bagi masyarakat pedesaan; pusat usaha-usaha penyelamatan dan pelestarian lingkungan hidup; dan lebih penting lagi menjadi pusat pemberdayaan ekonomi masyarakat sekitarnya.5 Hal tersebut di atas dapat dirumuskan bahwa lembaga pendidikan pesantren juga harus mampu bersaing di era globalisasi, unggul dalam berprestasi, dan membentuk akhlak yang baik. Dan semua itu merupakan
3
Mujamil Qomar, Pesantren Dari Transformasi Metodologi Menuju Demokratisasi Industri (Jakarta: Penerbit Erlangga, 2007) h. 2 4 Manfred Ziemek, Pesantren Dalam Perubahan Sosial (Jakarta: Perhimpunan Pengembangan Pesantren dan Masyarakat (P3M), 1986; reprint, Frankfurt, Jerman Barat: Disertasi Doktors de Philosophie pada Johan Wolfgang Goethe Universitat, 1983) h. 100-101 5 Azyumardi Azra, Pendidikan Islam: Tradisi dan Modernisasi Menuju Milenium Baru, (Ciputat: Penerbit Kalimah, 2001) Cet: 3, h. 105
3
prinsip dasar penyelenggaraan pendidikan yang harus dikembangkan pada suatu lembaga pendidikan termasuk pondok pesantren. Untuk mencapai hal tersebut, maka perlu untuk diadakannya suatu usaha yakni meningkatkan mutu pelayanan pendidikan terhadap stakeholder pendidikan. Menurut Goetsch dan Davis (1994), mutu adalah suatu kondisi dinamis yang berhubungan dengan produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan. 6 Pada dasarnya, mutu merupakan suatu usaha yang dilakukan untuk memenuhi atau melebihi harapan pelanggan. Dan mutu merupakan suatu konsep yang mengukur kebaikan suatu produk atau jasa. Oleh karena itu, dalam dunia pendidikan, mutu harus diterapkan. Strategi yang dikembangkan untuk memaksimumkan daya saing organisasi atau lembaga pendidikan yakni lembaga pendidikan memposisikan dirinya sebagai lembaga jasa, yang memberikan pelayanan (service) sesuai dengan apa yang diinginkan pelanggan. Perkembangan zaman saat ini, menuntut perubahan khususnya pada perubahan yang dilakukan dalam dunia pendidikan untuk mencapai pendidikan yang bermutu, maka dunia pendidikan berupaya mencapai perubahan yang lebih baik terutama dalam tataran manajemennya. Manajemen dapat berarti pencapaian tujuan melalui pelaksanaan fungsifungsi
tertentu.
Henri
Fayol
menyatakan
bahwa
perencanaan,
pengorganisasian, pengkoordinasian, pemberian perintah, dan pengawasan adalah fungsi-fungsi utama.7 Sejalan dengan pernyataan di atas, Pondok Pesantren Modern Sahid yang berada di Gunungmenyan Kecamatan Pamijahan Kabupaten Bogor, menerapkan sistem manajemen mutu yang difokuskan pada perbaikan setiap aspek pesantren, khususnya sumber daya manusia dan sumber daya pendukung agar tetap konsisten. Pandangan masyarakat terhadap kekonsistenan atau kemerosotan sebuah pondok pesantren, selalu mengacu 6
Fandy Tjiptono & Anastasia Diana, TQM: Total Quality Management ( Yogyakarta: ANDI, 2000) h: 4 7 T. Hani Handoko, Manajemen ( Yogyakarta: BPFE-Yogyakarta, 1995) Cet: 9, h. 21
4
kepada figur kiyai sebagai pemimpin pesantren. Misalnya dengan meninggalnya kiyai, sebuah pondok pesantren akan merosot atau lenyap. Tidak bisa dipungkiri pula, pandangan sebagian masyarakat terhadap pondok pesantren sebagai lembaga pendidikan ”kelas 2”, membuat pondok pesantren dipandang ”sebelah mata”. Maka dari itu, Pondok Pesantren Modern Sahid berkeinginan untuk merubah pandangan bahwa pondok pesantren tersebut tidak memakai figur kharismatik seseorang tetapi memakai figur sistem. ”Sistem” yang dimaksud tersebut mendapatkan Sertifikat Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2008. Pondok pesantren ini mendapatkan sertifikat sistem manajemen mutu ISO 9001:2008, dan menjadikan ponpes yang dibangun tahun 2000 ini menjadi ponpes pertama yang memiliki sertifikat tersebut. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 adalah suatu standar international untuk sistem manajemen kualitas. ISO 9001:2008 menetapkan persyaratan-persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian dari suatu sistem manajemen kualitas, yang bertujuan untuk menjamin bahwa organisasi akan memberikan produk (barang dan/atau jasa) yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan. Persyaratan-persyaratan yang ditetapkan ini dalam rangka menjawab kebutuhan spesifik dari pelanggan, di mana organisasi yang di kontrak itu bertanggung jawab untuk menjamin kualitas dari produk-produk tertentu atau merupakan kebutuhan dari pasar tertentu, sebagaimana ditentukan oleh organisasi.8 Berdasarkan latar belakang di atas yang menjelasakan bahwa pondok pesantren harus melakukan perubahan dan dapat bersaing dengan lembaga pendidikan lainnya, maka pondok pesantren harus melakukan upaya-upaya untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Oleh karena itu, penelitian yang berjudul : ”Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001-2008 Dalam Meningkatan Mutu Pelayanan Pendidikan di Pondok Pesantren Modern 8
Universitas Pelita Harapan, What Is ISO, (online) (http://www2.klik.uph.edu/iso/whatISO.php, diakses pada tanggal 17 Juni 2010
5
Sahid”
diharapkan mampu
membuktikan bahwa pondok
pesantren
merupakan lembaga pendidikan yang bermutu dengan pelayanan pendidikan prima dan mampu bersaing dengan lembaga pendidikan lainnya.
B. IDENTIFIKASI MASALAH Dari latar belakang masalah di atas, dapat diidentifikasikan masalahmasalah sebagai berikut: 1. Belum maksimalnya pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di Pondok Pesantren Modern Sahid. 2. Masih adanya sasaran mutu yang belum tercapai. 3. Belum maksimalnya kemampuan sumber daya manusia di pondok pesantren untuk menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008. 4. Masih adanya ketidak konsistenan sumber daya manusia dalam memaksimalkan mutu pelayanan pendidikan yang telah ditetapkan pada Kebijakan Mutu Pondok Pesantren. 5. Masih kurangnya perhatian pemerintah terhadap pengembangan mutu pendidikan pondok pesantren.
C. PEMBATASAN MASALAH Setelah masalah yang dikemukakan diidentifikasi, maka dapat terlihat luasnya permasalahan yang ada. Untuk itu supaya
memperjelas dan
memberikan arah yang tepat dalam pembahasan skripsi, batasan disesuaikan dengan judul, yaitu sebagai berikut: 1. Belum maksimalnya pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di Pondok Pesantren Modern Sahid. 2. Belum maksimalnya kemampuan sumber daya manusia di pondok pesantren untuk menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.
6
3. Masih adanya ketidak konsistenan sumber daya manusia dalam memaksimalkan mutu pelayanan pendidikan yang telah ditetapkan pada Kebijakan Mutu Pondok Pesantren.
D. PERUMUSAN MASALAH Berdasarkan pembatasan masalah yang sudah dipaparkan di atas maka permasalahan dapat dirumuskan yaitu: “Bagaimana proses penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dalam meningkatkan mutu pelayanan pendidikan?”
E. TUJUAN DAN MANFAAT HASIL PENELITIAN Sesuai dengan perumusan masalah, tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui proses pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dan program yang dilakukan oleh Pondok Pesantren Modern Sahid dalam meningkatkan mutu pelayanan pendidikan. Sedangkan manfaat hasil penelitian ini adalah: 1. Diharapkan dapat berguna bagi pondok pesantren lainnya sebagai referensi untuk menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan pendidikan. 2. Mengembangkan wawasan peneliti dalam proses belajar. 3. Sebagai referensi bagi peneliti- peneliti selanjutnya. 4. Menjadi referensi bagi mahasiswa atau masyarakat umum sebagai sumber ilmu pengetahuan tentang Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dalam meningkatan mutu pelayanan pendidikan.
7
BAB II LANDASAN TEORI DAN KERANGKA PEMIKIRAN A. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 1. Definisi Manajemen Mutu Sebelum membahas definisi manajemen mutu, penulis akan menjelaskan terlebih dahulu mengenai pengertian mutu. Mutu (kualitas) meliputi usaha memenuhi atau melebihi harapan pelanggan; mutu mencakup produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungan; mutu merupakan kondisi yang selalu berubah (misalnya apa yang dianggap berkualitas (bermutu) saat ini mungkin dianggap berkualitas (bermutu) pada masa mendatang.”9 Sedangkan Jerome S. Arcaro menyatakan bahwa mutu adalah sebuah proses terstruktur untuk memperbaiki keluaran yang dihasilkan.10 Jadi, bisa disimpulkan bahwa mutu adalah memenuhi kebutuhan/ harapan pelanggan. Suatu lembaga pendidikan dikatakan berhasil jika “hasil” dari lembaga pendidikan tersebut mampu memberikan kebutuhan atau kepuasan melebihi yang diharapkan pelanggan baik internal maupun eksternal. Mutu diperlukan karena 4-K sebagai berikut: (a) Konsumen menjadi lebih canggih dalam selera dan pilihan, (b) Kompetensi
9
Fandy Tjiptono & Anastasia Diana, TQM: Total … h. 3 Jerome S. Arcaro, Pendidikan Berbasis Mutu… h. 75
10
7
8
persaingan menjadi lebih ketat dan canggih, (c) Kenaikan biaya, yang hanya dapat diatasi lewat perbaikan kualitas proses dan peningkatan produktivitas tanpa hentinya, (d) Krisis, siap menghadapi dan mengatasi krisis apabila menjadi kenyataan.11 Selanjutnya, definisi dari manajemen mutu menurut Willy Susilo adalah: Upaya sistematis melalui fungsi perencanaan, pelaksanaan, pemeriksaan atau pengendalian serta tindak lanjut terhadap semua unsur organisasi, baik internal maupun eksternal yang tercakup dalam dimensi material, metode, mesin, dana, manusia, lingkungan dan informasi untuk merealisasikan komitmen, kebijaksanaan dan sasaran mutu yang telah ditetapkan dalam rangka memberikan kepuasan kepada pelanggan untuk masa sekarang maupun di masa depan.12 Sistem Manajemen Mutu dalam konsep lain adalah Total Quality Management (TQM). Total Quality Management (TQM) merupakan sistem manajemen yang mengangkat kualitas sebagai strategi usaha dan berorientasi pada kepuasan pelanggan dengan melibatkan seluruh anggota organisasi (Santosa, 1992, p. 33).13 Dapat disimpulkan bahwa manajemen mutu merupakan suatu proses, usaha, atau strategi sistematis yang dilakukan oleh suatu organisasi melalui fungsi perencanaan, pelaksanaan, pemeriksaan, atau pengendalian serta tindak lanjut dalam suatu organisasi yang melibatkan seluruh anggota organisasi dan yang memiliki tujuan untuk memenuhi kebutuhan dan kepuasan pelanggan terhadap produk atau jasa organisasi tersebut.
2. Definisi Sistem Manajemen Mutu Sistem
manajemen
mutu
merupakan
sekumpulan
prosedur
terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang 11
Buddy Ibrahim, TQM (Total Quality Management): Panduan Untuk Menghadapi Persaingan Global, (Jakarta: Djambatan, 2000) Cet I, h. 5 12 Willi Susilo, Audit Mutu Internal: Panduan Praktis Para Praktisi Manajemen Mutu dan Auditor Mutu Internal, (tt.p:PT. Vorqistatama Binamega, 2003), Cet. I, h. 9-10 13 Fandy Tjiptono dan Anastasia Diana, Total Quality Mannagement, (Yogyakarta: Andi Offset, 1995) Cet. I, h. 4
9
menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang/ jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu. Kebutuhan atau persyaratan itu ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelanggan atau organisasi.14 Sistem manajemen mutu mendefinisikan bagaimana organisasi menerapkan praktek-praktek manajemen mutu secara konsisten untuk memenuhi
kebutuhan
pelanggan
dan
pasar.
Terdapat
beberapa
karakteristik umum dari sistem manajemen mutu: a) Sistem manajemen mutu mencakup suatu lingkup yang luas dari aktivitas-aktivitas dalam organisasi modern. Kualitas atau mutu dapat didefinisikan melalui lima pendekatan utama: (1) transcendent quality adalah suatu kondisi ideal menuju keunggulan, (2) product- based quality adalah suatu atribut produk yang memenuhi kualitas, (3) user- based quality adalah kesesuaian atau ketepatan dalam penggunaan produk (barang dan/ atau jasa), (4) manufacturing- based quality adalah kesesuaian terhadap persyaratan-persyaratan standar, dan (5) value- based quality adalah derajat keunggulan pada tingkat harga yang kompetitif. b) Sistem manajemen mutu berfokus pada konsistensi dari proses kerja. Hal ini sering mencakup beberapa tingkat dokumentasi terhadap standar-standar kerja. c) Sistem manajemen mutu berlandaskan pada pencegahan kesalahan sehingga bersifat proaktif, bukan pada deteksi kesalahan yang bersifat reaktif. d) Sistem manajemen mutu mencakup elemen-elemen: tujuan (objectives), pelanggan (costumers), hasil-hasil (outputs), prosesproses (processes), masukan-masukan (inputs), pemasok (suppliers) dan pengukuran untuk umpan balik dan umpan maju (measurements for feedback and feedforward). Dalam akronim bahasa Inggris dapat disingkat menjadi: SIPOCOM- Suppliers, Inputs, Processes, Outputs, Customers, Objectivites, and Meassurements.15 Dari definisi yang telah dikemukakan di atas mengenai Sistem Manajemen Mutu, dapat diambil kesimpulan bahwa Sistem Manajemen 14
Merupakan definisi dari standar ISO 9000 untuk sistem manajemen kualitas (Quality Management System, QMS) yaitu : “struktur organisasi, tanggung jawab, prosedur-prosedur, proses-proses, dan sumber-sumber daya untuk penerapan manajemen kualitas atau mutu”. Vincent Gasperz, Total Quality Management, (Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama, 2003) Cet. III, h. 268 15 Vincent Gasperz, Total Quality Management … h. 268- 269
10
Mutu merupakan suatu prosedur sistematis yang dilakukan oleh suatu organisasi perusahaan maupun lembaga pendidikan untuk menerapkan manajemen mutu dalam rangka menjamin kesesuaian suatu produk dari organisasi tersebut terhadap kebutuhan atau persyaratan yang ditentukan oleh pelanggan atau organisasi secara konsisten.
3. Persyaratan Sistem Manajemen Mutu Organisasi, baik organisasi pendidikan maupun suatu perusahaan harus memastikan sistem manajemen mutu dibuat, didokumentasikan, diimplementasikan dan diperbaiki terus menerus agar senantiasa memenuhi persyaratan Standar Internasional ini. Organisasi harus: a) Mengidentifikasi proses atau kegiatan yang diperlukan dalam sistem manajemen mutu dan memastikan penerapannya pada seluruh fungsi di organisasi. b) Menentukan urutan dan hubungan interaksi proses-proses tersebut. c) Menetapkan kriteria dan metode yang diperlukan, sehingga dapat menjamin pengoperasian maupun pengendaliannya berjalan efektif. d) Memastikan tersedianya sumber daya dan informasi yang diperlukan untuk mendukung pengoperasian dan pemantauan proses-proses tersebut. e) Memantau, mengukur, dan menganalisa proses-proses tersebut, dan f) Melaksanakan tindakan-tindakan yang perlu untuk mencapai hasil yang telah direncanakan dan untuk upaya perbaikan proses secara terus- menerus.16 4. Manfaat dan Cakupan Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu Di dalam peryaratan yang telah dijelaskan di atas, bahwa untuk menerapkan sistem manajemen mutu harus didokumentasikan. Pada pembahasan ini akan disebutkan beberapa manfaat dan cakupan dari dokumentasi sistem manajemen mutu. Perlu ditekankan pula, bahwa sistem manajemen yang akan dibahas (ISO 9001: 2008) membutuhkan
16
Willi Susilo, Audit Mutu Internal: Panduan… h. 29-30
11
suatu
“sistem
manajemen
mutu
terdokumentasi”
bukan
“sistem
17
dokumentasi”.
a. Manfaat Pendokumentasian Sistem Manajemen Mutu Manfaat dari pendokumentasian Sistem Manajemen Mutu adalah: sebagai alat untuk menyalurkan dan mengkomunikasikan informasi, sebagai bukti bahwa hal-hal yang direncanakan telah aktual dilaksanakan dan sesuai dengan persyaratan-persyaratan, dan sebagai sumbangan pengetahuan agar menyebarluaskan dan memelihara pengalaman organisasi.18 b. Cakupan Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu Dokumentasi sistem manajemen mutu harus mencakup: Pernyataan terdokumentasi dari Kebijakan Mutu dan Tujuan Mutu, Manual Mutu, prosedur-prosedur terdokumentasi yang dibutuhkan oleh Standar Internasional, dokumen-dokumen yang dibutuhkan oleh organisasi agar menjamin efektivitas perencanaan, pengoperasian, dan pengendalian proses-proses, catatan-catatan yang dibutuhkan oleh Standar Internasional ini.19 5. Arti Dan Tujuan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2008 ISO merupakan singkatan dari “The International Organization For Standarzation” sebagai suatu lembaga internasional untuk standarisasi yang bermarkas di Genewa, Switzerland dan telah memiliki anggota sekitar lebih dari seratus negara. Tujuan dari ISO adalah mengembangkan dan mempromosikan standar internasional suatu lembaga seperti yang diinginkan pasar. Salah satu standar internasional yang terkenal adalah ISO 9000. Seri ISO 9000 adalah suatu sistem terpadu untuk mengoptimalkan efektivitas mutu suatu perusahaan, dengan menciptakan sebuah kerangka kerja untuk peningkatan atau perbaikan secara berkesinambungan. ISO 9000 adalah
17
Vincent Gaspersz, ISO 9001:2000 And Continual Quality Improvement, (Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama, 2006), h. 57 18 Vincent Gaspersz, ISO 9001:2000 And… h. 57-58 19 Vincent Gaspersz, ISO 9001:2000 And… h. 58
12
nama generic untuk sistem manajemen kualitas internasional yang dikeluarkan pertama kali pada tahun 1987 oleh ISO.20 Dalam penjelasan saat itu, mereka mengatakan bahwa standar baru tersebut merupakan „penghalusan dari semua prinsip sistem mutu yang umumnya diterapkan dan paling praktis‟ serta „merupakan puncak dari kesepakatan di antara otoritas dari standar-standar ini yang paling maju di dunia sebagai dasar dari era manajamen mutu yang baru‟.21 Hasil
kerja
ISO
adalah
International
Agreements
yang
dipublikasikan sebagai Standar Internasional, antara lain: a. Standar Kode Kecepatan Film (ASA) b. Standar Ukuran Kartu Telepon dan ATM c. Standar Sistem Manajemen (Mutu: ISO 9000 dan Lingkungan: 14000, dan sistem manajemen yang lain-lain) d. Standar Satuan Pengukuran (SI sistem: m, kg, detik, dan lainlain) e. Standar Ukuran Kertas: A4, F4, A1, dan lain-lain.22 Sedangkan, pada pembahasan di skripsi ini lebih dikhususkan untuk membahas tentang Standar Sistem Manajemen mengenai Mutu, yaitu ISO 9000. Dari uraian-uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa ISO merupakan suatu standar internasional yang diberlakukan pada suatu organisasi sesuai dengan yang diinginkan pasar atau untuk memenuhi kepuasan pelanggan. Salah satu standar internasional yang terkenal adalah ISO 9000 yang merupakan suatu sistem untuk mengoptimalkan efektivitas mutu pelayanan suatu organisasi dan melakukan peningkatan atau perbaikan secara berkesinambungan di dalam organisasi tersebut.
20
M.N. Nasution, Manajemen Mutu Terpadu; Total Quality Management, (Bogor: Ghalia Indonesia, 2005) Edisi revisi, h. 287-288 21 Brian Rothery, Analisis ISO 9000, Terj. dari ISO 9000 oleh Nunuk Ardiani, (Jakarta: Institut PPM dengan PT. Pustaka Binaman Pressindo, 1992), Cet. I, h. 21 22 Tim Penyusun, Panduan Teknis Penerapan Sistem Manajemen Mutu Strategis Pendidikan Sesuai Standar ISO 9001:2008, Departemen Pendidikan Nasional; Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah; Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Atas Tahun 2009, h. 42
13
Tujuan utama dari ISO 9000 ini adalah sebagai berikut: a. Organisasi mencapai dan mempertahankan kualitas produk atau jasa yang dihasilkan sehingga secara berkesinambungan dapat memenuhi kebutuhan para pembeli atau pelanggan. b. Organisasi memberikan keyakinan kepada pihak manajemennya sendiri bahwa kualitas yang dimaksudkan telah dicapai dan dapat dipertahankan. c. Organisasi memberikan keyakinan kepada pihak pembeli bahwa kualitas yang dimaksudkan itu telah atau akan dicapai dalam produk atau jasa yang dijual.23 ISO 9000 memiliki seri yang tergolong ke dalam standar-standar sistem manajemen mutu, di antaranya adalah: ISO 9001, ISO 9002, dan ISO 9003. Dalam penyusunan skripsi ini, penulis lebih mengkhususkan membahas tentang seri ISO 9001: 2008. Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System, QMS) Standar ISO 9001 adalah: ISO 9001 merupakan suatu standar persyaratan-persyaratan yang terfokus pada proses-proses yang memberikan keyakinan bahwa persyaratan pelanggan terhadap mutu produk akan terpenuhi, dan pada ISO 9001: 2008 lebih memfokuskan diri terhadap perbaikan kinerja, penggunaan struktur baru yang didasarkan pada pendekatan proses (process approach), pengurangan prosedur terdokumentasi, penekanan pada pemenuhan kepuasan pelanggan, analisa data untuk perbaikan dan peningkatan kesesuaian dengan standar sistem manajemen lingkungan, ISO 14000.24 6. Prinsip Manajemen Mutu Di bawah ini merupakan delapan prinsip manajemen mutu yang merupakan dasar bagi standar sistem manajemen mutu dalam kelompok ISO 9000, dan ini dapat dipakai oleh pimpinan satuan pendidikan untuk memimpin lembaga pendidikan ke arah perbaikan kinerja dengan tekanan kepada:
23
M.N. Nasution, Manajemen Mutu Terpadu… h. 288 Rusydy Zakaria, M. Ed, M. Phill, dkk, Pelaksanaan Audit Informasi Dalam Penerapan Manual Mutu ISO 9001:2008 di FITK-UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, (Jakarta: Lembaga Penelitian UIN Jakarta, 2009), Cet. I, h. 8-9 24
14
a. Fokus pada pelanggan. Lembaga pendidikan bergantung pada pelanggan (internal dan eksternal) dan hendaknya memahami kebutuhan pelanggan sekarang dan mendatang memenuhi dan berusaha melebihi harapan pelanggan. b. Kepemimpinan. Pimpinan satuan pendidikan menetapkan kesatuan tujuan dan arah satuan pendidikan. Mereka hendaknya menciptakan dan memelihara lingkungan internal tempat orang dapat melibatkan dirinya secara penuh dalam pencapaian sasaran satuan pendidikan. c. Pelibatan sumber daya manusia. Sumber daya manusia pada semua tingkatan adalah inti sebuah satuan pendidikan dan pelibatan penuh mereka memungkinkan kemampuannya dipakai untuk manfaat satuan pendidikan. d. Pendekatan proses. Hasil yang dikehendaki tercapai lebih efisien bila kegiatan dan sumber daya yang terkait dikelola sebagai suatu proses. e. Pendekatan sistem pada manajemen. Mengidentifikasi, memahami dan mengelola proses yang saling terkait sebagai sistem member sumbangan untuk keefektivan dan efisiensi satuan pendidikan dalam mencapai sasarannya. f. Perbaikan berkesinambungan (continual). Perbaikan berkesinambungan satuan pendidikan secara menyeluruh hendaknya dijadikan sasaran tetap dari satuan pendidikan. g. Pendekatan fakta pada pengambilan keputusan. Keputusan yang efektif didasarkan pada analisis data dan informasi. h. Hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok. Sebuah satuan pendidikan dengan pemasoknya (Perguruan Tinggi dengan SMA/MA (sederajat), SMA dengan SMP, dan SMP dengan SD) saling bergantung dan berhubungan saling menguntungkan dan meningkatkan kemampuan keduanya untuk menciptakan nilai.25 Dari penjelasan-penjelasan yang telah diuraikan di atas dapat di ambil kesimpulan bahwa Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 merupakan suatu standar internasional untuk manajemen mutu yang bertujuan menjamin kesesuaian suatu produk terhadap kebutuhan atau persyaratan yang telah ditentukan oleh pelanggan atau organisasi, untuk memenuhi kepuasan pelanggan atau organisasi tersebut.
25
Tim Penyusun, Panduan Teknis … h. 48-50
15
Oleh karena itu, agar penerapan Sistem Manajemen Mutu berjalan seperti yang diharapkan, maka perlu diadakannya dokumentasi Sistem Manajemen Mutu. Sistem manajemen mutu yang terdokumentasi memiliki manfaat sebagai komunikasi informasi, sebagai bukti bahwa hal-hal yang direncanakan telah aktual dilaksanakan dan sesuai dengan persyaratanpersyaratan. Untuk memenuhi standar mutu, maka suatu organisasi perlu memberikan pelayanan pendidikan yang baik agar memberikan kepuasan dan kemudahan kepada pelanggan pendidikan. Oleh karena itu, dalam penyusunan skripsi ini dubahas pula tentang Mutu Pelayanan Pendidikan yang akan dijelaskan pada sub bab berikutnya.
B. Mutu Pelayanan Pendidikan 1. Pengertian Pelayanan ( Jasa/ Service) Menurut Ivancevich, Lorenzi, Skinner, dan Crosby (1997:448), pelayanan adalah produk-produk yang tidak kasat mata (tidak dapat diraba) yang melibatkan usaha-usaha manusia dan menggunakan peralatan”.26 Menurut Kotler, pelayanan (Jasa/ service) adalah: Aktivitas atau manfaat yang ditawarkan oleh satu pihak kepada pihak lain yang pada dasarnya tidak berwujud dan tidak menghasilkan kepemilikan apapun. Produksinya mungkin terikat atau tidak pada produk fisik.27 Berdasarkan definisi-definisi yang telah disebutkan di atas, dapatlah dikemukakan bahwa pelayanan merupakan suatu usaha atau kegiatan interaksi yang dilakukan oleh suatu lembaga atau organisasi atau perusahan untuk memenuhi kebutuhan orang lain atau pelanggan sehingga pelanggan merasa puas.
26
Ratminto dan Atik Septi Winarsih, Manajemen Pelayanan: Pengembangan Model konseptual, Penerapan Citizen’s Charter dan Standar Pelayanan Minimal, (Yogyakarta: Pustaka Pelajar, 2006), Cet. II, h. 2 27 M.N. Nasution, Manajemen Mutu Terpadu... Edisi ke-2, h. 75
16
Sebagai pihak yang ingin memperoleh pelayanan yang baik dan memuaskan, maka perwujudan pelayanan yang didambakan adalah: a. Adanya kemudahan dalam pengurusan kepentingan dengan pelayanan yang cepat dalam arti tanpa hambatan yang kadang kala dibuat-buat. b. Memperoleh pelayanan secara wajar tanpa gerutu, sindiran atau untaian kata lain semacam itu yang nadanya mengarah pada permintaan sesuatu, baik dengan alasan untuk dinas atau alasan untuk kesejahteraan. c. Mendapatkan perlakuan yang sama dalam pelayanan terhadap kepentingan yang sama, tertib dan tidak pandang bulu. d. Pelayanan yang jujur dan terus terang, artinya apabila ada hambatan karena suatu masalah yang tidak dapat dielakkan hendak diberitahukan, sehingga orang tidak menunggu-nunggu sesuatu yang tidak menentu. 28
2. Mutu Pelayanan Pendidikan a) Mutu Pelayanan Tjiptono menyatakan bahwa citra kualitas atau mutu pelayanan yang baik bukanlah berdasarkan sudut pandang/ persepsi penyedia jasa, melainkan berdasarkan sudut pandang/ persepsi konsumen. hal itu dikarenakan konsumen yang menikmati dan menggunakan jasa yang disediakan oleh pelayanan tersebut. Untuk
kualitas
jasa
(mutu
pelayanan)
terdapat
kriteria
karakteristik (Len Berry, Parasuraman, dan Valerie Zeithaml-1980) yang dipaparkan sebagai berikut: a. Reliability: konsistensi dalam kinerja dan ketahanannya; kinerja benar sejak awal pertama kali; menepati janji dan akurat dalam spesifikasi; sesuai dengan iklan dan label, b. Responsiveness: tanggap terhadap klaim/ protes konsumen; kesiapan karyawan memberikan servis pada waktu yang diperlukan; cepat bereaksi atas perubahan lingkungan misalnya teknologi, peraturan, perilaku konsumen, c. Competence: menguasai keterampilan dan pengetahuan yang memadai untuk memberikan sevis yang diperlukan,
28
H. A. S. Moenir, Manajemen Pelayanan Umum Di Indonesia, (Jakarta: Bumi Aksara, 1992), Cet. I, h. 41-44
17
d. Access: kemudahan pendekatan dan akses; waktu tunggu pendek, e. Cortesy: sopan santun; respek, perhatian, tulus, dan keramahan dari personil/ karyawan service, sabar mendengar keluhan pelanggan, f. Communication: pemberitahuan informasi kepada para konsumen dalam bahasa yang difahami konsumen; mendengarkan suara konsumen; menyesuaikan bahasa kepada kebutuhan konsumen yang berbeda, g. Credibility: kepercayaan, keandalan, kejujuran; reputasi perusahaan; karakteristik pribadi dari karyawan perusahaan, h. Security: bebas dari bahaya, resiko, atau keraguan; keamanan fisik; keamanan financial; kerahasiaan i. Understanding the customer: memahami konsumen, berusaha mengerti kebutuhan konsumen; belajar memahami kebutuhan konsumen yang spesifik; memberikan perhatian pribadi; memperhatikan langganan yang baru maupun regular dan loyal, j. Assurance: memiliki sumber daya manusia dan teknologi serta fasilitas untuk memberikan jaminan memenuhi kebutuhan konsumen dengan jasa purnajual jangka panjang, bukan sesaat saja sewaktu menyerahkan barang, k. Tangibles: bukti fisik adanya jasa (service); fasilitas fisik, penampilan personil/ karyawan; perangkat (tools) untuk menyediakan jasa (service); pelayanan jasa dengan kemudahan dan efisien bagi konsumen.29 Kemudian terdapat suatu konsep kualitas yang terdiri dari tujuh elemen dalam menerapkan manajemen modern yaitu VINCENT. 30
b) Mutu Pelayanan Pendidikan Dalam era globalisasi saat ini, persaingan dalam dunia pendidikan tidak bisa dihindari. Pada era ini, suatu lembaga pendidikan dituntut
29
Buddy Ibrahim, TQM (Total Quality… h. 3-4 Vincent merupakan suatu singkatan dari seorang penulis buku tentang manajemen kualitas dalam industri jasa. Vincent memiliki makna sebagai berikut: V isionary Transformation (transformasi visi), I nfrastructure (infrastruktur), N eed for Improvement (Kebutuhan untuk perbaikan), C ustomer Focus (Fokus Pelanggan), E mpowerment (Pemberdayaan), N ew Views of Quality (pandangan baru tentang kualitas), T op Management Commitment (Komitmen manajemen puncak): Vincent Gasperz, Manajemen Kualitas Dalam Industri dan Jasa, (Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama, 2002) Cet. II, h.1 30
18
untuk mampu bersaing dengan lembaga pendidikan lainnya. Oleh karena, mutu suatu lembaga pendidikan harus diperhatikan. Dennis Lock dalam ´Handbook of Management’ menyarankan: Bahwa untuk mencapai peningkatan kualitas/ mutu yang mengarah pada pelayanan kepada pelanggan, dibutuhkan suatu gaya manajemen yang baru, yang lebih menitikberatkan pengembangan kemampuan dan pengetahuan karyawan dari setiap level, melalui proses komunikasi yang berimbang, pelatihan, dan supervisi yang konsisten.31
Hal itu bertujuan agar para karyawan memahami dengan jelas segala tujuan dan target-target perusahaan atau lembaga pendidikan, yang nantinya mengarah kepada perbaikan terus-menerus. Lebih lanjut ia juga mengatakan bahwa proses komunikasi, pelatihan, dan supervisi yang dilakukan memerlukan disain manajemen yang baik agar mampu memotivasi karyawan untuk mendukung kualitas pelayanan. Mutu dalam konteks pendidikan mengarah kepada “proses pendidikan” dan “hasil pendidikan”. Dalam “proses pendidikan” terlibat berbagai input seperti: bahan ajar (yang terkait pada tiga ranah yakni kognitif, afektif, dan psikomotorik), metodologi (sesuai dengan kreativitas dan kemampuan guru), sarana dan prasarana sekolah, sumber daya yang ada di sekolah, administrasi, serta suasana yang kondusif. Mutu dalam “hasil pendidikan” mengacu pada prestasi yang dicapai oleh lembaga pendidikan dapat berupa hasil tes kemampuan akademis (seperti ulangan umum, UN), selain itu prestasi di bidang lain seperti prestasi di bidang olah raga dan seni, dan dapat pula dari kondisi lembaga pendidikan tersebut seperti lingkungan yang bersih, disiplin, keakraban, dan sebagainya. 32
31
Tya, Peningkatan Kualitas Pelayanan Pendidikan Melalui Manajemen Supervisi (online) (http://tyaeducationjournals.blogspot.com/2008/04/peningkatan-kualitas-pelayanan.html, diakes pada tanggal 17 juni 2010) 32 Umaedi, Manajemen Peningkatan Mutu Berbasis Sekolah (online) (http://www.ssep.net/director.html, diakses pada tgl 17 juni 2010)
19
Terdapat enam unsur dasar yang mempengaruhi hasil (output), yaitu sebagai berikut: 1. Manusia (Man). Sumber daya manusia adalah unsur utama yang memungkinkan terjadinya proses penambahan nilai (value added). Kemampuan mereka untuk melakukan suatu tugas (task) adalah kemamapuan (ability), pengalaman, pelatihan (training) dan potensi kreativitas yang beragam sehingga diperoleh suatu hasil (output). 2. Metode (Method). Hal ini meliputi prosedur kerja di mana setiap orang harus melaksanakan kerja sesuai dengan tugas yang dibebankan pada masing-masing individu. 3. Mesin (Machines). Mesin atau peralatan yang digunakan dalam proses penambahan nilai menjadi output. 4. Bahan (Materials), yaitu: kurikulum. 5. Ukuran (Measurement). Dalam setiap tahap proses pendidikan33 harus ada ukuran sebagai standar penilaian, agar setiap tahap proses pendidikan dapat dinilai kinerjanya. 6. Lingkungan (Environment). Lingkungan di mana proses pendidikan berada sangat mempengaruhi hasil atau kinerja proses pendidikan. Bila lingkungan kerja berubah maka kinerja pun akan berubah. Bahkan faktor lingkungan eksternal pun dapat mempengaruhi kelima unsur tersebut di atas sehingga dapat menimbulkan variasi tugas pekerjaan.34 Dari
uraian
unsur-unsur
di
atas,
jika
diterapkan
pada
pengembangan lembaga pendidikan Islam seperti Pondok Pesantren, maka hasil (output) yang diharapkan mesti mempertimbangkan berbagai fenomena yang berkembang dewasa ini serta prediksi masa depan pendidikan: Pertama, fenomena tuntutan dan harapan masyarakat (social expectation) yang cukup besar terhadap lembaga pendidikan Islam. Kedua, adanya tuntutan para pengguna jasa (user dan stakeholders) terhadap lembaga pendidikan Islam. Ketiga, adanya fenomena makin bertambahnya pengangguran intelektual ( para lulusan sekolah) dari tahun ke tahun, yang pada gilirannya muncul berbagai kritik masyarakat yang mempertanyakan kredibilitas lembaga pendidikan. Keempat, adanya tuntutan di era
33
Penulis merubah redaksi dari kutipan aslinya yaitu “proses produksi” menjadi “proses pendidikan” karena skripsi ini disusun berdasarkan konteks pendidikan. 34 Suyadi Prawirosentono, Filosofi Baru Tentang Manajemen Mutu Terpadu Abad 21; Kiat Membangun Bisnis Kompetitif, (Jakarta: Bumi Aksara, 2007) Edisi Kedua, Cet. I, h. 12-13
20
reformasi yang member peluang otonomisasi pendidikan sampai tingkat kabupaten.35
Achmad Sanusi (1989: 54- 58) mengemukakan kriteria hasil pendidikan sebagai berikut: 1) Hasil pendidikan dalam arti layanan pendidikan. Artinya banyak ragam layanan pendidikan yang dapat diciptakan atau diproduksi dan ditawarkan. 2) Hasil pendidikan merupakan perolehan yang dicapai peserta didik dalam berbagai kegiatan belajarnya. 3) Hasil pendidikan dalam arti prestasi ekonomis- fnansial yang ditampilkan dan diterima peserta didik sesudah selesai mengikuti program pendidikannya. 4) Hasil pendidikan merupakan output sosial budaya yang diciptakan, diproduksi dan diserahkan oleh lulusannya kepada masyarakat. 36 Kesimpulan dari pembahasan yang telah dijelaskan di atas, bahwa untuk meningkatkan mutu pelayanan perlu adanya pelayanan yang baik agar pelanggan selain merasa kebutuhannya terpenuhi, dan terpuaskan. Karena, melalui pelayanan terdapat interaksi antara pelanggan dan penyedia jasa. Dan interaksi tersebut memiliki tujuan agar dapat memuaskan keinginan dan kebutuhan pelanggan berdasarkan sudut pandang atau persepsi pelanggan tersebut. Dalam pendidikan, proses dan hasil pendidikan perlu pula ditetapkan standar mutu pelayanan berdasarkan sudut pandang atau persepsi pelanggan agar lembaga pendidikan mampu bersaing dengan lembaga pendidikan lainnya dan mesti mempertimbangkan fenomena yang berkembang dalam dunia pendidikan. Untuk mencapai peningkatan mutu pelayanan pendidikan tersebut, dibutuhkan karyawan yang memiliki kemampuan dan pengetahuan. Oleh
35
Amin Haedari, Transformasi Pesantren; Pengembangan Aspek Pendidikan, Keagamaan dan Sosial (Jakarta: LekDis dan Media Nusantara, 2007) h.7-8 36 Sufyarma M, Kapita Selekta; Manajemen Pendidikan, (Bandung: CV. Alfabeta, 2003), h. 209- 210
21
karena itu perlu diadakannya proses komunikasi yang berimbang, pelatihan, dan supervisi yang konsisten.
C. Strategi Penerapan/ Implementasi Sistem Manajamen Mutu ISO 9001: 2008 1. Penjelasan Yang Berkaitan dengan Mutu Penerapan ISO 9001: 2008 akan terasa sulit bagi pimpinan suatu lembaga pendidikan, organisasi atau perusahaan tanpa mengetahui penjelasan berguna mengenai arti mutu yang sesungguhnya. Hal ini juga untuk memberikan penjelasan kepada manajemen dan staf. Berikut penjelasan- penjelasan yang berkaitan dengan mutu seperti: 1) arti mutu; 2) perilaku yang baik untuk mutu seperti: mendorong keterlibatan pribadi setiap orang, menuntut agar topik khusus mengenai mutu dimasukkan dalam perencanaan strategis, meyakinkan bahwa persepsi pelanggan mengenai mutu telah dapat ditangkap secara sistematis, menjelaskan perbaikan mutu yang dikehendaki pelanggan, menciptakan teknik-teknik manajemen partisipatif dalam berhubungan dengan bawahan, dan lainlain.37
2. Langkah- langkah untuk menerapkan Sistem Manajemen Mutu Langkah- untuk menerapkan sistem manajemen mutu di antaranya yaitu: a) Memutuskan untuk mengadopsi suatu standar sistem manajemen mutu yang akan diterapkan. Standar-standar sistem manajemen mutu itu dipilih berdasarkan dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan. b) Menetapkan suatu komitmen pada tingkat pemimpin senior dari organisasi (top management commitment). Implementasi dari sistem manajemen mutu membutuhkan komitmen dari manajemen organisasi agar dapat didokumentasikan yang biasanya dalam bentuk Pernyataan Kebijakan Kualitas Organisasi.
37
Ralph Barra, Menerapkan Gugus Mutu; Strategi Praktis Untuk Meningkatkan produktivitas Dan Keuntungan, Terj. dari Putting Quality Circles To Work oleh Agus Maulana dan Kristina, (Jakarta: Erlangga, 1986), h. 16-17
22
c) Menetapkan suatu kelompok kerja (working group) atau komite pengarah (steering comittee) yang terdiri dari manajer-manajer senior. d) Menugaskan wakil manajemen (management representative). Peranan wakil manajemen adalah menjamin bahwa sistem manajemen mutu yang didokumentasikan itu secara teknik adalah benar dan sesuai dengan persyaratan standar dari sistem manajemen mutu yang dipilih itu. e) Menetapkan tujuan-tujuan mutu dan implementasi sistem. f) Meninjau ulang sistem manajemen mutu yang sekarang. g) Mendefinisikan struktur organisasi dan tanggung jawab. h) Menciptakan kesadaran kualitas atau mutu (quality awareness) pada semua tingkat dalam organisasi. i) Mengembangkan peninjauan ulang dari sistem manajemen mutu dalam manual (buku panduan) kualitas. j) Menyepakati bahwa fungsi-fungsi dan akivitas dikendalikan oleh prosedur-prosedur. k) Mendokumentasikan aktivitas terperinci dalam prosedur operasional atau prosedur terperinci. l) Memperkenalkan dokumentasi. m) Menetapkan partisipasi karyawan dan pelatihan dalam sistem. n) Meninjau ulang dan melakukan audit sistem manajemen mutu.38 Menurut Rudi Suardi dalam bukunya Sistem Manajemen Mutu ISO 9000:2000; Penerapannya Untuk Mencapai TQM
menjelaskan tahap-
tahap penerapan sistem manajemen mutu sebagai berikut: a. Tahap Perencanaan yaitu: mengidentifikasi tujuan yang ingin dicapai, mengidentifikasi hal-hal yang diharapkan, memperoleh informasi tentang ISO 9000 family, pemetaan proses, menerapkan ISO 9000 family dalam sistem manajemen mutu, menentukan gap antara sistem organisasi yang ada sekarang dengan persyaratan ISO 9001:2008, mengidentifikasi proses yang dibutuhkan untuk memasok produk ke pelanggan. b. Tahap pelaksanaan, yaitu: mengidentifikasi tindakan yang diperlukan, dan mengimplementasikan rencana. c. Tahap penilaian, yaitu: melakukan penilaian internal dan apakah sudah sesuai? 39
38
Vincent Gaspersz, ISO 9001:2000 And … h. 11-16 Rudi Suardi, Sistem Manajemen Mutu ISO 9000:2000; Penerapannya Untuk Mencapai TQM, (Jakarta: PPM, 2001), Cet I, h. 132-136 39
23
Sedangkan pendekatan pada penyusunan dan pengimplementasian atau penerapan suatu sistem manajemen mutu yang sumbernya diambil dari buku Panduan Teknis Penerapan Sistem Manajemen Mutu Strategis Pendidikan Sesuai Standar ISO 9001:2008, Departemen Pendidikan Nasional; Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah; Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Atas Tahun 2009, terdiri dari beberapa langkah
yaitu: a. Menentukan kebutuhan dan harapan pelanggan dan pihak lain yang berkepentingan. b. Menetapkan kebijakan mutu dan sasaran mutu satuan pendidikan. c. Menentukan proses dan tanggungjawab yang diperlukan untuk mencapai sasaran mutu. d. Menentukan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai sasaran mutu. e. Menetapkan metode untuk mengukur keefektifan dan efisiensi setiap proses. f. Merapkan pengukuran ini untuk menentukan keefektifan dan efisiensi setiap proses. g. Menentukan sarana pencegahan ketidaksesuaian dan penghilangan penyebabnya. h. Menetapkan dan menerapkan proses perbaikan 40 berkesinambungan dari sistem manajemen mutu. Tahapan-tahapan Sistem Manajemen Mutu memiliki keterkaitan dengan Permendiknas No. 19 tahun 2007 sebagai berikut: a. Tahapan Analisis Lingkungan Eksternal dan Internal (Environmental Scanning - External & Internal). Analisis pada tahap ini dapat dilakukan dengan menggunakan Analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat) atau Analisis terhadap Kekuatan, Kelemahan, Peluang dan Ancaman (KEKEPAN). b. Tahapan Perumusan Strategi (Strategy Formulation). Tahapan ini sejalan dengan Perencanaan Program Sekolah pada Standar Pengelolaan untuk merumuskan visi, misi, nilai inti, sasaran, strategi serta kebijakan. c. Tahapan Implementasi Strategi (Strategic Implementation). Tahapan ini sejalan dengan pelaksanaan rencana kerja pada Standar Pengelolaan untuk melaksanakan program-program kerja
40
Tim Penyusun, Panduan Teknis … h. 53
24
yang mengarah kepada pencapaian visi, misi, dan nilai inti serta strateginya. d. Tahapan evaluasi dan pengendalian (Evaluation and Control). Tahapan ini sejalan dengan pengawasan dan evaluasi pada Standar Pengelolaan untuk melakukan pengukuran terhadap kinerja yang dicapai dengan melakukan Audit internal untuk mendapatkan informasi tentang kapabilitas proses sekolah atau kinerja pelaksanaan rencana kerja sekolah serta prestasi peserta didik yang dicapai. e. Tahapan umpan balik dan peningkatan (Feedback atau Improvement). Pada tahapan ini, Sekolah Bertaraf Internasional melakukan analisis memilih peningkatan secara berkelanjutan (continual/ incremental improvement) atau akan melakukan peningkatan secara dramatis/ inovatif (breakthrough 41 improvement). Dalam uraian langkah-langkah yang telah dijelaskan di atas, dapat disimpulkan bahwa sebelum menerapkan Sistem Manajemen Mutu, perlu mengadopsi suatu Sistem Manajemen Mutu ISO. Dalam skripsi ini, Sistem Manajemen Mutu yang akan diadopsi adalah Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008. Pada intinya, langkah-langkah tersebut menggunakan fungsi manajemen mutu (PDCA: Plan, Do, Check, and Act)42 dan Analisis SWOT. 3. Upaya untuk Membuat manajemen mutu bekerja Agar manajemen mutu bekerja, maka dibutuhkan pendekatan holistic dan humanistic sebagai berikut: Pertama, perlu dibentuk “cross-functional team” yang permanen dalam pengoperasian organisasi tanpa merubah susunan sentral, fungsional dan birokratif organisasi. Adapun tindakan-tindakan yang perlu dilakukan oleh pimpinan agar “cross-functional team” tersebut berhasil adalah sebagai berikut: 1. Beri kepercayaan yang cukup kepada team sesuai tanggung jawabnya.
41
Tim Penyusun, Panduan Teknis … h. 21-24 PDCA (Plan= merencanakan perubahan atau pengujian, Do= Melaksanakan perubahan, Check= Mengamati pengaruh perubahan, and Act= Bertindak berdasarkan hasil yang diteliti) merupakan siklus deming yang dikembangkan oleh W. Edward Deming untuk perbaikan berkesinambungan. M. N. Nasution, Manajemen Mutu Terpadu… h. 27 42
25
2. Lakukan pemberdayaan (empowerment) kepada team sesuai tanggung jawabnya. 3. Gariskan tujuan yang jelas bagi team menurut tingkat intelektualitasnya (deduced objectives). 4. Adakan sistem umpan balik untuk mengukur hasil kerja team. 5. Dukung team dengan sumber daya yang memadai. Kedua, perlu diusahakan agar pimpinan selalu membiasakan diri dalam komunikasi dengan menggunakan bahasa organisasi. Ketiga, mempunyai metode, teknik dan piranti untuk mengukur seluruh proses yang berlangsung di dalam organisasi. Keempat, para pemimpin secara periodik perlu membaurkan diri (immerse) dengan para anggota organisasi. Kelima, organisasi harus dipimpin dan dimanage agar mempunyai kesadaran akan situasi lingkungannya (situation awareness), yaitu memiliki pengetahuan mengenai dirinya dan suasana kompetisi, sehingga dapat dipakai sebagai dasar proses perencanaan.43 4. Lingkup Implementasi/ Penerapan Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 berlaku bagi: a. Organisasi yang menginginkan keunggulan melalui implementasi suatu sistem manajemen mutu. b. Organisasi yang menginginkan keyakinan dari pemasoknya bahwa persyaratan produk (kompetensi lulusan peserta didik) mereka akan dipenuhi. c. Pemakai produk (kompetensi lulusan peserta didik) d. Mereka yang berkepentingan dengan saling pengertian dari istilah yang dipakai dalam manajemen mutu (misalnya pemasok, pelanggan, pengatur) e. Mereka yang di dalam atau di luar organisasi yang mengakses sistem manajemen mutu aau mengauditnya untuk kesesuaian pada persyaratan ISO 9001 (misalnya auditor, regulator, lembaga sertifikasi/ registrasi). f. Mereka yang di dalam atau di luar organisasi yang memberi saran atau pelatihan tentang sistem manajemen mutu yang sesuai bagi organisasi itu. g. Pengembangan standar terkait.44
43
Soewarso Hardjosoedarmo, Bacaan Terpilih Tentang Total Quality Management, (Yogyakarta: ANDI Yogyakarta, 2004), h. 190-191 44 Tim Penyusun, Panduan Teknis … h. 50
26
5. Manfaat Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2008 Manfaat dari implementasi atau penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 adalah sebagai: a. Sarana untuk menjamin tercapainya kepuasan pelanggan eksternal dan internal b. Sarana untuk melaksanakan peraturan dan perundangundangan yang berlaku, secara konsisten c. Sarana untuk mencapai sasaran (objectives) sekolah, sebagai sarana untuk mencapai tujuan (goal) sekolah yang tertuang pada visi, misi, serta nilai inti. Disamping itu akan memenuhi Standar Pengelolaan sekaligus siap meraih Sertifikat ISO 9001:2008. d. Sarana untuk melaksanakan komunikasi organisasi baik secara internal maupun eksternal, secara konsisten. e. Sarana untuk pengelolaan sumber daya (keuangan, manusia, lingkungan, material, sarana dan prasarana, energy, metode, informasi serta pengukuran). f. Sarana untuk pengelolaan lingkungan kerja serta lingkungan akademik. g. Sarana untuk pengelolaan realisasi proses pembelajaran. h. Sarana untuk pengelolaan desain dan pengembangan kurikulum berbasis kompetensi. i. Sarana untuk pengelolaan proses pengadaan barang dan jasa. j. Sarana untuk perekrut peserta didik, pendidik serta tenaga kependidikan. k. Sarana untuk mengelola dan meningkatkan kinerja proses. l. Sarana untuk melaksanakan perbaikan berkesinambungan. m. Sarana untuk melaksanakan Praktek Baik Pelaksanaan pendidikan (Good Education Governance). n. Sarana untuk pengelolaan dokumentasi dengan bantuan implementasi ISO/ TR 10013:2001: Guidelines for Quality Management System: Documentation serta ISO 15489-1:2001: Information and Documentation Records Management. o. Sarana untuk memenuhi Standar Nasional Pendidikan dan Standar Pengelolaan. p. Sarana untuk mengelola Pelayanan Publik dengan bantuan impelementasi ISO 10001:2007 Customer Satisfaction – Guidelines for Code of Conduct for Organizations dan ISO 10002:2004 Customer Satisfaction – Guidelines for Complaints Handling in Organizations.45
45
Tim Penyusun, Panduan Teknis … h. 51-52
27
Teori dan konsep tentang Sistem Manajemen Mutu dan uraian di atas menjadi landasan pemikiran pengembangan konsep kerja penelitian yang kemudian dituangkan dalam kerangka pemikiran berikut ini.
28
D. Kerangka Pemikiran Input
Proses
Strategi
Kondisi Pelaksanaan SMM ISO 9001:2008 - Belum maksimalnya pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 - Masih adanya sasaran mutu yang belum tercapai - Belum maksimalnya kemampuan sumber daya manusia di pondok pesantren untuk menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 - Masih adanya ketidak konsistenan sumber daya manusia dalam memaksimalkan mutu pelayanan pendidikan - Kurangnya perhatian pemerintah terhadap pembinaan pondok pesantren
Output
- Menetapkan Masalah Belum terlaksananya pelaksanaan SMM ISO 9001:2008 dengan maksimal
-
-
-
Feedback
komitmen yang tertulis dalam Kebijakan Mutu Membuat job description yang jelas Melengkapi sarana pencegahan Membuat program tindak lanjut Mengadakan pendidikan dan pelatihan Melakukan komunikasi internal dan eksternal Mengadakan evaluasi Mendokumenta sikan aktivitas Fungsi-fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur Mengadakan supervisi secara konsisten Mengadakan audit Sistem Manajemen Mutu
Tujuan Akhir Tercapainya pelayanan pendidikan yang bermutu
29
Dari bagan di atas, dapat dianalisis bahwa terdapat permasalahanpermasalahan yang terjadi dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 seperti: belum maksimalnya pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, masih adanya sasaran mutu yang belum tercapai, belum maksimalnya kemampuan sumber daya manusia di pondok pesantren untuk menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, masih adanya ketidak konsistenan sumber daya manusia dalam memaksimalkan mutu pelayanan pendidikan, kurangnya perhatian pemerintah terhadap pembinaan pondok pesantren Sedangkan, dunia pendidikan saat ini berada di bawah tekanan untuk melakukan perubahan terutama dalam pengelolaan lembaga pendidikan. Termasuk lembaga pendidikan Islam seperti pondok pesantren. Hal itu dilakukan untuk meningkatkan kinerja sumber daya manusia sesuai dengan ISO sehingga terciptanya pelayanan pendidikan yang bermutu. Karena masyarakat saat ini tidak lagi mau membeli sistem pendidikan yang sama dengan sekolah (lembaga pendidikan) abad lalu. Masyarakat menuntut professional pendidikan menjadi pemimpin yang mengembangkan program yang memungkinkan setiap siswa berhasil. Akan tetapi, terdapat permasalahan yang muncul dalam upaya pencapaian perbaikan mutu pendidikan tersebut yakni belum terlaksananya Belum terlaksananya pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dengan maksimal sehingga terjadi ketidaksesuaian antara kondisi pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dengan tujuan akhir yang ingin dicapai oleh lembaga pendidikan. Oleh karena itu untuk meminimalisir permasalahan dan untuk mencapai tujuan yang diharapkan oleh lembaga pendidikan tersebut, maka Pondok Pesantren Modern Sahid memilih sistem manajemen mutu ISO 9001: 2008 sebagai standar persyaratan-persyaratan yang terfokus pada proses-proses yang memberikan keyakinan kepada masyarakat bahwa persyaratan pelanggan terhadap mutu produk akan terpenuhi dan tentunya mengupayakan
30
pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 berjalan dengan maksimal. Seperti yang telah dijelaskan di latar belakang, menurut Prof. Dr. Azyumardi Azra bahwa pondok pesantren dijadikan sebagai pusat penyuluhan kesehatan; pusat pengembangan teknologi tepat guna bagi masyarakat pedesaan; pusat usaha-usaha penyelamatan dan pelestarian lingkungan hidup; dan lebih penting lagi menjadi pusat pemberdayaan ekonomi masyarakat sekitarnya. Hal itu berarti bahwa pondok pesantren juga harus menjawab kebutuhan masyarakat akan output (santri) pondok pesantren tersebut.46 Kemudian, strategi-strategi yang dilakukan untuk meminimalisir masalah-masalah tersebut adalah: menetapkan komitmen yang tertulis dalam Kebijakan Mutu, membuat job description yang jelas, melengkapi sarana pencegahan, membuat program tindak lanjut, mengadakan pendidikan dan pelatihan, melakukan komunikasi internal dan eksternal, mengadakan evaluasi,
mendokumentasikan
aktivitas,
fungsi-fungsi
dan
aktivitas
dikendalikan oleh prosedur, mengadakan supervisi secara konsisten, mengadakan audit Sistem Manajemen Mutu. Penerapan Sistem Manajemen diharapkan menjamin kesesuaian atau mutu dari suatu proses pendidikan dan produk (santri dan jasa pendidikan) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu yang telah ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelanggan atau lembaga pendidikan untuk memberikan keyakinan kepada masyarakat bahwa persyaratan pelanggan terhadap mutu produk akan terpenuhi. Oleh karena itu, penelitian ini dilakukan untuk mengetahui, bagaimana langkah-langkah Pondok Pesantren Modern Sahid menerapkan atau mengimplementasikan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 untuk meningkatkan pelayanan pendidikan yang bermutu.
46
Azyumardi Azra, Pendidikan islam: Tradisi… , h. 105
31
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
A. Tempat dan Waktu Penelitian Penelitian ini dilaksanakan di Pondok Pesantren Modern Sahid, Jl. KH. Abdul Hamid KM. 6 Ds. Gunungmenyan, Kecamatan Pamijahan Kabupaten Bogor, Jawa Barat, dengan pertimbangan bahwa pondok pesantren tersebut telah menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2008 dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan pendidikan. Adapun waktu pengambilan data penelitian dilaksanakan pada bulan November- Desember 2010.
B. Objek dan Subjek Penelitian Objek penelitian ini adalah dokumen-dokumen dalam sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 Pondok Pesantren Modern Sahid, berupa prosedur-prosedur dan format-format yang disahkan oleh Tim Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2008 Pondok Pesantren Modern Sahid baik dalam softcopy maupun hasil print outnya. Subjek penelitiannya adalah sumber daya manusia yang terlibat dalam proses penerapan sistem manajemen mutu yang dibatasi kepada pimpinan harian pondok pesantren (kyai) dan koordinator ISO Pondok Pesantren Modern Sahid.
32
C. Pendekatan dan Metode Penelitian Penelitian ini akan menggunakan pendekatan kualitatif dan metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif dengan focus pada studi dokumentasi. Studi dokumentasi dilakukan untuk mengkaji beberapa format dokumen dan penerapannya pada sistem manajemen mutu yang dihasilkan oleh Tim ISO 9001:2008 Pondok Pesantren Modern Sahid. Data yang hendak dikumpulkan dalam penelitian adalah yang berkenaan dengan pelaksanaan penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Pondok Pesantren Modern Sahid sebagai sebuah proses untuk meningkatkan mutu pelayanan pendidikan. Data yang akan diperoleh adalah suatu gambaran tentang proses penerapan sistem manajemen mutu dan pelayanan pendidikan Pondok Pesantren Modern Sahid.
D. Unit Analisis Data Unit (satuan) analisis utama berupa dokumen atau rekaman mutu penerapan standar mutu ISO 9001: 2008. Unit analisis data ini difokuskan pada dokumen yang berhubungan dengan proses penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 Pondok Pesantren Modern Sahid. Dokumen tersebut dapat berupa hasil print out (cetakan) atau softcopy sebagai format atau rekaman dalam sistem manajemen mutu Pondok Pesantren Modern Sahid. Selain itu, dokumendokumen lainnya yang diperlukan dalam penelitian ini dapat berupa buku-buku pegangan (pedoman pelaksanaan sistem manajemen mutu) dan buku-buku yang berhubungan dengan penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008.
E. Analisis Data Berdasarkan unit analisis data dan metode yang digunakan pada penelitian ini, maka data akan disajikan dalam bentuk analisis deskriptif-kualitatif. Datadata yang ditemukan di lapangan akan dikaji dan dijelaskan secara terperinci
33
sehingga dapat diciptakan suatu konsep atau penarikan kesimpulan tentang proses penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dalam meningkatkan mutu pelayanan pendidikan di Pondok Pesantren Modern Sahid. Analisis data dimulai dengan menelaah data yang terfokus kepada proses penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 yang diperoleh dari kajian dokumen, kemudian membandingkannya dengan data yang diperoleh dari hasil wawancara pribadi.
F. Teknik Pengumpulan Data Data yang diambil dalam penelitian ini mengenai proses atau langkahlangkah yang dilakukan oleh Pondok Pesantren Sahid untuk menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 melalui beberapa teknik. Adapun teknik-teknik tersebut adalah sebagai berikut: 1) Studi Dokumentasi Data akan diperoleh melalui kajian atau studi terhadap manual mutu yang berisi kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur yang diberlakukan, instruksi-instruksi serta arsip lainnya yang disyaratkan oleh Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000. 2) Wawancara Teknik ini dilakukan untuk menjelaskan dokumen mutu ISO 9001:2000 Pondok Pesantren Modern Sahid secara terperinci dengan narasumber/ informan: pimpinan harian pondok pesantren (kyai), koordinator ISO pondok pesantren, guru dan murobi/ah yang ada di lingkungan pondok pesantren modern sahid. Hal-hal yang akan dibahas dalam wawancara adalah mengenai: a. Latar belakang Pondok Pesantren Modern Sahid menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 b. Tahapan-tahapan yang dilakukan oleh Pondok Pesantren dalam menerapkan ISO 9001:2000
34
c. Kebijakan-kebijakan mutu Pondok Pesantren dalam menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001;2000 d. Dampak-dampak kultural berupa terbentuknya sikap dan perilaku yang berorintasi kepada mutu dan lain-lain yang lebih terperinci yang tertuang dalam pedoman wawancara.
G. Instrumen Penelitian Instrumen atau alat penelitian yang akan digunakan adalah menentukan langkah-langkah studi dokumenasi dan pedoman wawancara karena teknik pengumpulan data yang digunakan pada penelitian ini adalah teknik studi dokumentasi dan teknik wawancara. Untuk studi dokumentasi, langkah-langkah yang dilakukan adalah studi dokumen utama yaitu: Kebijakan Mutu Pondok Pesantren Modern Sahid, setelah itu dokumen sasaran mutu, program kerja dan terkahir aplikasi penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008. Selanjutnya yaitu pedoman wawancara, untuk memudahkan dan mengarahkan pembuatan pedoman wawancara yang baik, maka peneliti akan menyusun kisikisi instrument penelitian untuk pedoman wawancara yang diwujudkan dalam tabel di bawah ini. Kisi-kisi tersebut akan dikaitkan kepada strategi-strategi yang telah diuraikan di kerangka pemikiran.
35
Kisi-Kisi Final Penyusunan Instrumen Pengumpul Data
Variabel
Subvariabel
Deskriptor
Penelitian Sistem
Tahapan Analisis -
Latar belakang menerapkan
Manajemen
Lingkungan
SMM ISO
Mutu ISO
Internal dan
9001:2008
9001:2000
Eksternal Tahapan
-
Rumusan visi dan misi
perumusan strategi
-
Rumusan Kebijakan Mutu Pondok Pesantren
-
Rumusan Prosedur Mutu
-
Rumusan Standar Operasional Prosedur (SOP)
-
Rumusan
Sasaran
Mutu
Pondok Pesantren -
Rumusan
Program
Kerja
Pencapaian Sasaran Mutu -
Membuat job description yang jelas
Tahapan
-
Program
yang
berkaitan
implementasi
dengan proses
strategi
penerapan SMM ISO 9001:2008 -
Sosialisasi/ komunikasi internal dan eksternal
Tahapan evaluasi dan pengendalian
-
Mengadakan pengawasan dalam proses penerapan
36
SMM ISO 9001:2008 -
Pendokumentasian aktivitas
-
Mengadakan supervisi yang konsisten
-
Mengadakan audit Sistem Manajemen Mutu
Tahapan umpan
-
Membuat program tindak
balik dan
lanjut (perbaikan:
peningkatan
pendidikan, pelatihan, dll)
Untuk jelasnya, kisi-kisi ini dapat dilihat pada pedoman wawancara dan dokumentasi terlampir.
BAB IV HASIL PENELITIAN A. Gambaran Umum Pondok Pesantren Modern Sahid 1. Sejarah Singkat Berdirinya Pondok Pesantren Modern Sahid Sejarah Pondok Pesantren Modern Sahid adalah cita-cita luhur Bapak Prof. DR. H. Sukamdani S.Gitosardjono yang diilhami dari amanah orang tuanya KH. R. Sahid Djogosentono dari Surakarta Hadiningrat. Maka terbentuk suatu tekad bulat untuk mendirikan Pondok Pesantren yang dapat bermanfaat sebagai pusat pengembangan Pendidikan Keimanan dan Taqwa (Imtaq) tetapi juga Pusat Pengembangan Pendidikan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (Iptek) agar dapat membentuk anak-anak bangsa yang unggul, berbudaya dan Islami. Cita-cita ini didukung sepenuhnya oleh Ibu Hj. Juliah Sukamdani yang telah cukup berhasil dibeberapa usaha sebelumnya, mewujudkan cita-cita dalam sebuah karya nyata. Pondok Pesantren Modern Sahid didirikan pada tahun 2000 dan telah diwakafkan pada tanggal 27 mei 2006 oleh Prof. Dr. H. Sukamdani Sahid Gitosardjono bersama istri Hj. Juliah Sukamdani dengan tujuan membentuk generasi muslim unggul, berbudaya Islami, dan dalam rangka mewujudkan ajaran Islam sebagai rahmatan lil’alamin. Pondok Pesantren Modern Sahid terletak di kawasan Padepokan Sahid Wisata Gunung Menyan dan berada di lingkungan masyarakat
37
38
Islam, komunitas santri dalam berbagai kehidupan sosial, keagamaan, keilmuan, dan bahkan kegiatan perekonomian. Setelah mendapat persetujuan masyarakat, selanjutnya Pemda Kanwil Kementrian Agama Provinsi Jawa Barat memberikan rekomendai kepada Pondok Pesantren Modern Sahid untuk mendirikan Madrasah Aliyah dan Madrasah Tsanawiyah. Pada tahun 2003 diselenggarakan akreditasi oleh Tim Akreditasi Madrasah Aliyah Propinsi Jawa Barat. Hasil yang diperoleh yaitu DIAKUI (status DIAKUI ini masih memakai ketentuan yang lama) sehingga Ujian Nasional dapat diselenggarakan secara mandiri. Pondok Pesantren Modern Sahid didukung fasilitas yang lengkap, SDM yang profesional, dan sistem Manajemen Mutu ISO 9000:2008. Pesantren Modern Sahid terus berkembang sesuai harapan wakif yaitu menjadi pusat pendidikan Islam yang modern dan bertaraf International mulai tingkat TK sampai Perguruan Tinggi. Sistem Pendidikan
yaitu
melaksanakan pendidikan keluarga (berasrama), Sekolah dan lingkungan secara terpadu selama 24 jam setiap hari dalam suasana islami, dinamis dan humanis di bawah asuhan ustadz/ murobi yang mukhlis dan profesional.
2. Visi dan Misi Pondok Pesantren Modern Sahid Visi: Menjadi Pusat Pendidikan Islam yang modern dan bertaraf international untuk menyiapkan generasi unggul, berbudaya, Islami, dalam rangka mewujudkan Islam sebagai rahmatan lil’alamin. Misi: 1) Menyelenggarakan pendidikan Islam modern mulai tingkat Raudatul Atfal sampai Perguruan Tinggi. 2) Menyelenggarakan dakwah dan pengembangan potensi umat. 3) Berperan aktif dalam pengembangan pendidikan Islam.
39
3. Struktur Organisasi Pondok Pesantren Modern Sahid Struktur
organisasi
di
pondok
Pesantren
Modern
Sahid
menggunakan sistem organisasi terbuka. Proses pengangkatan pimpinan harian umum melalui, yayasan membuka lowongan untuk jabatan Pimpinan Harian Umum. Kemudian diadakan seleksi. Setelah itu ditetapkanlah Pimpinan harian umum yang dibawahi oleh yayasan. Struktur organisasi dibuat dengan prinsip memperlancar alur instruksional dan alur koordinasi suatu bagian untuk menjalankan fungsi serta tugas yang menjadi wewenang dan tanggungjawabnya. Dalam hal ini, Pimpinan harian menginstruksikan kepada wakil-wakilnya untuk melaksanakan sistem manajemen yang ditetapkan (Uraian kerja di bawah ini sesuai dengan garis instruksional pada struktur organisasi PPM Sahid): a. Kepala Biro Humas, terdiri dari Kabag Publikasi dan Marketing, dan Kabag Dakwah dan Kemasyarakatan. b. Kepala Biro Administrasi Umum, terdiri dari Kabag Personalia dan Unit Usaha, Kabag Sarana dan Prasarana, Kabag Keuangan, Kabag Tata Usaha. c. Kepala Madrasah Tsanawiyah dibantu dengan wakil-wakilnya yaitu Tata Usaha, Waka Urusan Kesiswaan, Waka Urusan Kurikulum beserta staf dan guru-guru bidang studi. d. Kepala Madrasah Aliyah, beserta staf dan guru-guru bidang studi e. Penjab Asrama Putra, dibantu oleh Koordinator Tarbiyah, Koordinator Kerumahtanggaan, dan Murabbi. f. Penjab Asrama Putri, dibantu oleh Koordinator Tarbiyah, Koordinator Kerumahtanggaan, dan Murabbi.
4. Sistem Pendidikan Melaksanakan Pendidikan terpadu selama 24 jam setiap hari melalui tiga Pusat Pendidikan, yaitu: a. Pendidikan Asrama Pendidikan keluarga di Pondok Pesantren Modern Sahid dilakukan oleh bagian Asrama putra dan putri secara terpisah.
40
Lembaga ini berfungsi sebagai pengganti orang tua yang bertugas menyediakan semua fasilitas yang diperlukan santri, di antaranya akomodasi, konsumsi, air, listrik, kenyamanan, keamanan dan lainnya. Di samping itu, bertugas memberikan pendidikan yang seharusnya diberikan dalam keluarga yaitu: 1) Tarbiyah Ruhiyah (Pendidikan Kerohanian) yang meliputi: pendidikan keimanan, pembiasaan ibadah, pelatihan baca tulis AlQur‟an, menjadi imam/ khotib, dan memimpin do‟a serta acaraacara keagamaan. 2) Tarbiyah Khuluqiyah (Pendidikan Akhlak) meliputi: Akhlak terhadap Allah SWT dan Rasul-Nya, terhadap diri sendiri, terhadap orang tua, keluarga, orang lain, dan akhlak terhadap lingkungan sekitar. 3) Tarbiyah Jismiyyah (Pendidikan Jasmani) meliputi: cara menjaga kesehatan jasmani, cara mengatur pola makan yang sehat, cara mengatur waktu/ kegiatan, dan life skill (keterampilan yang diperlukan dalam kehidupan sehari-hari). 4) Tarbiyah Nisaiyyah, yaitu pendidikan khusus santriwati yang meliputi keterampilan, pengetahuan, dan hal-hal lain yang berhubungan dengan perempuan.
b. Pendidikan Sekolah Pendidikan Sekolah terdiri dari Raudhatul Athfal sampai Madrasah Aliyah. Program pendidikannya terintegrasi sebagai berikut: 1) Tarbiyah Aqliyah, yaitu pendidikan intelektual yang meliputi Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) sesuai ketentuan pemerintah yang diintegrasikan dengan nilai-nilai kepesantrenan (IMTAQ) dan perkembangan ilmu pengetahuan. 2) Tarbiyah Mihniyyah, yaitu pendidikan keterampilan, bahasa, manajemen dan lain-lain. 3) Tarbiyah Funun Jamilah, yaitu pendidikan seni budaya nusantara.
41
Kegiatan Ekstrakurikuler di sekolah terdiri dari tiga kelompok kegiatan yaitu yaitu sebagai berikut: 1) Kegiatan Ilmiyah dan Keterampilan. Kelompok Kajian Agama, Arabic Club, English Club, Karya Ilmiah Remaja (KIR), Kelompok Gemar Matematika, Jurnalistik, Penyiaran, Elektronik, Master of Ceremony, dan lain-lain. 2) Kegiatan Olahraga. Football Club, Basket Ball Club, Volley Ball Club, karate, silat, Badminton Club, tenis meja, pecinta alam, santri husada, dan lain-lain. 3) Kegiatan Seni. Marching Band, band, marawis/ rebana, nasyid, karawitan, jami‟atul quro, kaligrafi, angklung/ calung, dan lainlain.
c. Pendidikan Lingkungan Pendidikan keluarga dan sekolah merupakan fondasi dasar terbentuknya kepribadian seorang anak, namun demikian sebaik apapun pendidikan yang diberikan akan menjadi sia-sia jika tidak didukung oleh lingkungan yang kondusif. Oleh karena itu Pondok Pesantren Modern Sahid menciptakan pendidikan lingkungan yang Islami dengan cara menjadikan masjid sebagai sentral aktivitas. Dengan demikian semua aktivitas dijiwai dan diwarnai oleh shalat lima waktu yang menjadi tiang utama agama Islam. Selain itu, berbagai bentuk aktivitas juga diberikan kepada santri dengan harapan akan membentuk pribadi-pribadi yang peduli terhadap berbagai masalah social dan lingkungan alam sekitarnya.
5. Jenjang Pendidikan a. Madrasah Tsanawiyah Tahun Berdiri
: 2003
Nomor Statistik Madrasah
: 31.2.32.03.27.626
Status Akreditasi
: A (Sangat Baik/Unggul)
Tahun Akreditasi
: 2005
42
Visi dan Misi Madrasah Tsanawiyah
:
Visi Menjadi Madrasah Tsanawiyah
yang Unggul dan Bertaraf
Internasional. Misi 1) Menyelenggarakan pendidikan modern yang mengacu pada ketentuan
pemerintah,
nilai-nilai
kepesantrenan,
dan
perkembangan dunia pendidikan. 2) Menyelenggarakan kegiatan pembelajaran dalam tiga bahasa, yaitu Indonesia, Arab, dan Inggris. 3) Mengembangkan kurikulum berdasarkan konsep integrasi ilmu. 4) Mengadakan pembinaan tenaga pendidik menjadi kader yang mumpuni dalam aspek kepribadian, keilmuan, skill keguruan, dan komunikasi global. 5) Menjadikan lingkungan madrasah sebagai learning society dan center for learning.
b. Madrasah Aliyah Tahun Berdiri
: 2000
Nomor Statistik Madrasah
: 31.2.32.03.27.727
Status Akreditasi
: A (Sangat Baik/Unggul)
Tahun Akreditasi
: 2006
Visi dan Misi Madrasah Aliyah : Visi Menjadi Madrasah Aliyah yang Unggul dan Bertaraf Internasional. Misi 1) Menyelenggarakan pendidikan modern yang mengacu pada ketentuan
pemerintah,
nilai-nilai
kepesantrenan,
dan
perkembangan dunia pendidikan. 2) Menyelenggarakan pembelajaran dalam tiga bahasa, yaitu Indonesia, Arab, dan Inggris. 3) Mengembangkan kurikulum berdasarkan konsep integrasi ilmu.
43
4) Mengembangkan tenaga pendidik menjadi kader bangsa yang mumpuni dalam aspek kepribadian, keilmuan, skill keguruan, dan komunikasi global. 5) Menjadikan lingkungan madrasah sebagai learning society dan center for learning. 6) Menyelenggarakan mu’adalah ijazah dengan lembaga pendidikan yang bertaraf internasional seperti Al-Azhar Mesir dan lembaga pendidikan yang setara.
6. Kurikulum Mengintegrasikan
IPTEK (Kurikulum
DIKNAS) dengan
IMTAQ
(Kurikulum Pesantren Modern) dan perkembangan ilmu pengetahuan/ pendidikan.
Tabel 1. Kurikulum Pondok Pesantren a. Umum NO
BIDANG STUDI
ALOKASI WAKTU
1
Bhs. Indonesia
3
2
Bhs. Inggris
9
3
Matematika
6
4
IPA (Sains)
6
5
IPS
6
6
Teknologi Informasi
3
7
Pertanian/Keputrian
3
Total
36
44
b. Agama NO
BIDANG STUDI
ALOKASI WAKTU
1
Tilawah & Tahfidz
6
2
Tafsir & Hadits Matematika
3
3
Fiqh & Ushul Fiqh
3
4
Sej. Kebudayaan &
3
Pemikiran Islam 5
Aqidah Akhlak
Mentoring
6
Ilmu Da‟wah
Training
7
Bahasa Arab
21
Total
36
Sumber: Profil PPM Sahid ( www.pesantrenmodernsahid.or.id )
7. Standar Kompetensi Lulusan (Kelas 12) a. Taat beribadah dan berakhlak mulia b. Menguasai ilmu ke-Islaman dengan indicator lulus Ujian Pesantren (nilai rata-rata minimal 7) c. Menguasai IPTEK dengan indikator lulus Ujian Nasional (nilai ratarata minimal 7) d. Menguasai bahasa Arab (TOAFL 500) dan Bahasa Inggris (TOEFL 500) e. Menguasai keterampilan kerja, olehraga, dan kesenian masing-masing minimal dua cabang.
8. Fasilitas Dua komplek bangunan yang diperuntukkan untuk asrama putra dan putri yang terpisah. Masing-masing komplek terdiri dari: a. Empat unit asrama terdiri dari 80 kamar. Setiap kamar ditempati 6 (enam) orang santri. b. Masjid, Gedung sekolah, perkantoran, auditorium, perpustakaan, ruang makan, kantin, minimarket, laundry, dan wartel.
45
c. Sarana olahraga: lapangan sepak bola, basket, voli, dan badminton. d. Sarana kesenian tradisional dan modern. e. Laboratorium IPA (fisika, kimia, dan biologi) f. Laboratorium komputer multimedia dan internet g. Lahan pertanian dan peternakan yang luas
9. Keadaan Ustadz/ Ustadzah Pondok Pesantren Modern Sahid didukung SDM yang professional dengan Pimpinan Harian: Drs.KH.Ahmad Sadjid Zain (Sarjana IPD Gontor yang berpengalaman memimpin Pesantren Modern), Wakil Pimpinan Harian: KH.Djauhar Arifin, BA (Purnawirawan Perwira Menengah TNI AD yang berpengalaman dalam berdakwah), Guru Bidang Studi : Sarjana IKIP, IPB, UGM, UNS, UIN, ISID, dan Syekh dari Universitas
Al-Azhar Kairo Mesir, Pembimbing Asrama (Murobbi)
Alumni beberapa Pesantren Modern.
Tabel 2. Jumlah Tenaga guru Berdasarkan Pendidikan Terakhir Pendidikan Terakhir No
Satuan Pendidikan
Diploma
S-1
S-2
Jml
1
MTs
0
30
1
31
2
MA
0
22
1
23
TOTAL
0
52
2
54
PROSENTASE
0%
96,3 %
3,7%
100%
Sumber: Daftar Nama Guru dan Karyawan PPM Sahid
Syarat suatu lembaga pendidikan yang berkualitas, selain memiliki sarana dan prasarana yang lengkap, lembaga pendidikan tersebut harus memiliki tenaga pendidik yang professional. Dapat kita lihat pada tabel di atas, sebanyak 54 orang tenaga pendidik/ guru, terdiri dari 96,3% dengan latar belakang pendidikan S-1 dan 3,7 % dengan latar belakang pendidikan S-2.
46
Murobi
Murobiyah
Karyawan
0
0
0
14
8
25
47
41,23%
2
D1
0
0
0
0
0
2
2
1,75%
3
D2
0
0
0
0
1
0
1
0,88%
4
D3
0
1
0
0
0
2
3
2,63%
5
S1
1
0
55
1
1
2
60
52,63%
6
S2
0
1
0
0
0
0
1
0,88%
114
100%
Wakil
Pimpinan
SLTA
Pimpinan
1
No
Satuan
Guru
Pendidikan
Tabel 3. Jumlah Tenaga Berdasarkan Pendidikan Formal
TOTAL:
Jml
Prosentase
Sumber: Daftar Nama Guru dan Karyawan PPM Sahid Dari tabel yang disajikan di atas, dapat kita lihat keadaan jumlah tenaga berdasarkan pendidikan formal sebanyak 114 orang tenaga di Pondok Pesantren Modern Sahid. Sebanyak 41,23% memiliki latar belakang pendidikan SLTA, sebanyak 1,75% memilliki latar belakang pendidikan D1, sebanyak 0,88% memiliki latar belakang pendidikan D2, sebanyak 2,63 memiliki latar belakang D3, sebanyak 52,63% memiliki latar belakang pendidikan S1, dan sebanyak 0,88% memiliki latar belakang pendidikan S2.
47
10. Keadaan Santri Tabel 4. Jumlah Santri MA Sahid
KELAS
PUTRA
PUTRI
JUMLAH
X.I
30
0
30
X.2
28
0
28
X.3
0
29
29
X.4
0
33
33
XI.IPA
12
17
29
X.I IPS.1
23
0
23
XI.IPS.2
0
19
19
XII.IPA
14
12
26
XII. IPS
20
13
33
TOTAL
127
123
250
Sumber: Data Siswa Madrasah Aliyah Sahid
Dari tabel di atas, dapat dilihat bahwa jumlah santri MA Sahid sebanyak 250 orang. Jumlah santri putra lebih banyak dibandingkan jumlah santri putri dengan persentase: Santri putra 50,8%; sedangkan santri putri 49,2%. Kemudian, latar belakang pendidikan orangtua/ wali santri yakni SD, SMP, SMA, D1, D2, D3, S1, S2, dan doktor. Sedangkan untuk latar belakang pekerjaan orangtua/ wali santri diantaranya adalah: ibu rumah tangga, PNS, pegawai swasta, wiraswasta, politikus, guru, dosen, pedagang, TNI/ POLRI, karyawan, konsultan, perawat, peternak, buruh tani, dan anggota DPR.
48
Tabel 5. Jumlah Santri Madrasah Tsanawiyah Sahid
KELAS
PUTRA
PUTRI
JUMLAH
VII
128
102
230
VIII
113
72
185
IX
90
65
155
TOTAL
570
Sumber: Data Siswa Madrasah Aliyah Sahid
Dari tabel di atas dapat dilihat bahwa jumlah santri MTs Sahid sebanyak 570 orang. Sama halnya dengan Madrasah Aliyah, bahwa jumlah santri putra lebih banyak dibandingkan jumlah santri putri dengan persentase: santri putra 58,07%, sedangkan santri putri 41,93%. Kemudian, latar belakang pendidikan orangtua/ wali santri yakni SD, SMP, SMA, D1, D2, D3, S1, S2. Sedangkan untuk latar belakang pekerjaan orangtua/ wali santri diantaranya adalah: ibu rumah tangga, PNS, pegawai swasta, wiraswasta, politikus, guru, dosen, pedagang, TNI/ POLRI, karyawan, konsultan, perawat, peternak, buruh tani, dan anggota DPR.
49
11. Prestasi a. Prestasi Akademik Prestasi akademik yang dicapai oleh santri Pondok Pesantren Modern Sahid yaitu Lulus Ujian Nasional 100% mulai Tahun Pelajaran 2002/2003 s.d. 2009/2010 dengan nilai yang sangat baik, yaitu sebagai berikut: Tabel 6. Prestasi Akademik Santri PPM Sahid (Hasil UN) Tahun Pelajaran
Tingkat
2002/2003
MA Angkatan I
2003/2004
MA Angkatan II
2004/2005 2005/2006
2006/2007
2007/2008
2008/2009
2009/ 2010
Jurusan
Rata-rata UN
IPA
7,26
IPS
7,08
IPA
7,36
IPS
7,25
MA Angkatan III
IPA
7,17
MTs Angkatan I
-
8,03
MA Angkatan IV
IPA
7,20
MTs Angkatan II
-
8,49
IPA
8,12
IPS
7,81
MTs Angkatan III
-
8,34
MA Angkatan VI
IPA
7,67
IPS
8,23
MTs Angkatan IV
-
8,05
MA Angkatan VII
IPA
7,10
IPS
6,60
MTs Angkatan V
-
7,40
MA Angkatan VIII
IPA
7,50
IPS
7,20
MA Angkatan V
Sumber: Data Prestasi-Kejuaraan Santri Pondok Pesantren Modern Sahid
50
b. Prestasi Ekstrakurikuler (Sumber Data: Data Prestasi-Kejuaraan Santri Pondok Pesantren Modern Sahid) 1) Peringkat IV Madrasah berprestasi se- Jabar (2008) 2) Juara II dan III karate (PORKI 2007) 3) Juara III Lomba Sekolah Sehat se- Kab. Bogor (UIN 2007) 4) Juara II olimpiade matematika se- Kab. Bogor (UIN 2007) 5) Juara II pencak silat (Porseni Madrasah 2006) 6) Juara I Paskibraka se-Kab. Bogor (Pemda Bogor 2005) 7) Juara I pencak silat se- Kab. Bogor (Depag Kab. Bogor 2005) 8) Juara I Marawis se- Kab Bogor (PP. Darul Rahman 2005) 9) Juara I Sains (Fisika) se- Kab. Bogor Tk. SMP/ MTs (Diknas 2005) 10) Juara I Lomba Dakwah se- Kab. Bogor (polres Bogor 2004) 11) Juara I Olimpiade Matematika se-Kab. Bogor Tk. MA/ SMU (Diknas 2004) 12) Juara I Lomba Matematika se- Kab. Bogor (Diknas 2009) 13) Juara Umum Marching Band se-Kab. Bogor 2009
Dari uraian mengenai keadaan santri dan prestasi akademik/ prestasi ekstrakurikuler, terdapat kontribusi terhadap pelaksanaan peningkatan mutu pelayanan pendidikan. Dengan keberadaan santri di Pondok Pesantren Modern Sahid, maka sistem manajemen di pondok pesantren dapat berjalan dengan efektif dan efisien karena santri yang menjadi objek untuk dilayani dengan baik oleh pondok pesantren. Selain itu, dengan jumlah santri yang banyak dapat membuktikan bahwa masyarakat percaya terhadap pondok pesantren untuk menitipkan putra-putrinya. Kemudian, mengenai prestasi akademik/ prestasi ekstrakurikuler yang dicapai tersebut, maka proses belajar mengajar, dan proses pengembangan bakat santri melalui kegiatan ekstrakurikuler dapat memberikan kontribusi terhadap pelaksanaan peningkatan mutu pelayanan pendidikan di Pondok Pesantren Modern Sahid dan sasaran mutu yang telah ditetapkan untuk meningkatkan mutu pelayanan pendidikan tersebut telah tercapai.
51
B. Deskripsi dan Analisis Data 1. Kebijakan Mutu Dalam Meningkatkan Mutu Pelayanan Pendidikan Kebijakan Mutu dalam meningkatkan mutu pelayanan pendidikan pondok pesantren tertuang dalam Manual Mutu Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Pondok Pesantren Modern Sahid. Kebijakan Mutu Pondok Pesantren Modern Sahid yaitu: Pertama, mutu pelayanan pendidikan untuk membentuk santri yang berakhlak Islami, unggul dalam prestasi, berbudaya Indonesia, dan siap bersaing di era globalisasi adalah prinsip dasar penyelenggaraan pendidikan Pondok Pesantren Modern Sahid yang terus dikembangkan sesuai tuntutan perubahan zaman. Untuk mewujudkan kebijakan mutu tersebut telah dijabarkan dalam Sasaran Mutu. Contoh “Membentuk santri berakhlak Islami” dituliskan di Sasaran Mutu Bagian Asrama. Pada Bagian Asrama, memiliki Program Kerja Pencapaian Sasaran Mutu/ Target (Sumber: Sasaran Mutu Pondok Pesantren Modern Sahid) misalnya: 1) Santri yang mendapat predikat berkepribadian baik sekali mencapai 40%, baik 50% dan cukup 10% setiap semester, dengan kegiatan yang dilakukan yaitu: a) Pengarahan umum tentang Peraturan Kehidupan Santri (Perdupsan) b) Pengabsenan santri di setiap kegiatan c) Pemberian pelajaran aqidah dan akhlaq d) Pembinaan dan konseling e) Penulisan dan pembagian raport 2) 100% santri dapat membaca Al-Qur‟an dengan fasih dan lancar, dengan kegiatan yang dilakukan yaitu: a) Penyeleksian kemampuan baca Al-Qur‟an b) Pembagian kelompok baca Al-Qur‟an c) Pembelajaran Al-Qur‟an dengan metode iqra‟ d) Musabaqah tilawatil qur‟an e) Melibatkan santri untuk menjadi qori masjid f) Pemeriksaan Al-Qur‟an santri
52
Selain sasaran mutu, terdapat kegiatan di empat bidang tarbiyah asrama yaitu tarbiyah ruhiyah (pendidikan kerohanian), tarbiyah khuluqiyah (pendidikan akhlak), tarbiyah jismiyah (pendidikan jasmani) dan tarbiyah lughowiyah (pendidikan bahasa) yang merupakan kegiatan untuk membentuk akhlak Islami. Sedangkan pada aspek “unggul dalam prestasi”, pada sasaran mutu sudah ditetapkan pada: 1) Mendapatkan 5 kejuaraan minimal tingkat kabupaten dengan kegiatan yang dilakukan yaitu: a) Mencari info pelaksanaan lomba b) Mengefektifkan kegiatan ekskul c) Membentuk KIR d) Mengirim peserta lomba e) Membimbing peserta lomba f) Deteksi dini bakat/ minat siswa. 2) Mendapatkan akreditasi “A” dari Badan Akreditasi Nasional (BAN) pada tahun 2010 dengan kegiatan yang dilakukan yaitu: a) Kelulusan UN 100% dengan nilai baik b) Memperbaiki fasilitas KBM yang rusak c) Melengkapi sarana dan prasarana KBM d) Kenaikan kelas mencapai 100% e) Melakukan pengembangan KTSP f) Meningkatkan kedisiplinan guru dalam penyerahan RPP dan LPP g) Melakukan supervisi proses pembelajaran h) Meningkatkan SDM tenaga pendidikan dan kependidikan i) Penyiapan dokumen dan proposal j) Audit internal dan eksternal
Kedua, untuk menjaga konsistensi pelaksanaan prinsip di atas, Pondok Pesantren Modern Sahid menerapkan sistem manajemen mutu yang difokuskan pada perbaikan setiap aspek pesantren, khususnya sumber daya manusia dan sumber daya pendukung.
53
Untuk hal ini, Pondok Pesantren Modern Sahid menerapakn Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 untuk perbaikan seluruh aspek pesantren dan untuk meningkatkan mutu pelayanan pendidikan. Untuk mencapai hal tersebut, maka diperlukan Sumber Daya Manusia yang handal dan berkompeten. Karena itu, perbaikan sumber daya manusia dituliskan di Prosedur Mutu Pondok Pesantren Sahid mengenai “Pelatihan dan Pengembangan Ustadz dan Karyawan” yang akan dijelaskan berikut ini: 1) Tujuan Prosedur ini memberikan pedoman dalam identifikasi persyaratan kompetensi dan pelaksanaan pelatihan di Pondok Pesantren Modern Sahid. 2) Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku untuk seluruh ustadz dan karyawan Pondok Pesantren Modern Sahid. 3) Uraian Umum a) Prosedur
ini
dilaksanakan
untuk
memenuhi
persyaratan
kompetensi, yang dipersyaratkan bagi manajemen, ustadz, dan karyawan, sehingga yang bersangkutan dapat melaksanakan tugasnya dengan efektif dan efisien, termasuk karyawan baru. b) Materi pelatihan diberikan sesuai tuntutan tugas dan pekerjaan. c) Pengembangan
kompetensi
dan
pelaksanaan
pelatihan
dikendalikan oleh pimpinan harian. d) Persyaratan kompetensi ustadz dan karyawan ditinjau kembali setiap 2 (dua) tahun sekali. e) Evaluasi
pemenuhan
terhadap
persyaratan
kompetensi
dilaksanakan setiap 1 (satu) tahun sekali 1 (satu) tahun pelajaran. f) Pelatihan dapat dilaksanakan secara Internal dan Eksternal. 4) Prosedur a) Pimpinan Harian 1. Menetapkan persyaratan kompetensi bagi ustadz dan karyawan dalam Job Description.
54
2. Mensosialisasikan
persyaratan
kompetensi
kepada
Kabid
madrasah, Kabid asrama, Kabid Administrasi Umum dan Kabid Humas. 3. Menerima usulan kebutuhan pelatihan ustadz dan karyawan dari kepala bidang. 4. Menetapkan program pelatihan berdasarkan: a. Kebutuhan pelatihan dari ka madrasah, penjab asrama, dan kabiro. b. Kebutuhan promosi dan pengembangan. c. Kebutuhan pelatihan untuk ustadz dan karyawan baru. 5. Menetapkan pelatih internal dan eksternal (lembaga dari luar). 6. Mengintruksikan pelaksanaan pelatihan internal kepada kabag personalia. 7. Menerima hasil evaluasi pelatihan dari kepala madrasah, penjab asrama, dan kabiro. 8. Mengevaluasi efektifitas program pelatihan dan hasilnya untuk mengidentifikasi perbaikan yang diperlukan. 9. Mendokumentasikan data hasil pelatihan. b) Kepala Bidang 1. Mengevaluasi pemenuhan persyaratan kompetensi bagi ustadz dan karyawan di bawah kendalinya. 2. Mengidentifikasi
kebutuhan pelatihan bagi
ustadz
dan
karyawan sesuai dengan kebutuhan. 3. Mengajukan kebutuhan pelatihan baik internal maupun eksternal kepada pimpinan harian dengan menggunakan Formulir Kebutuhan Pelatihan Ustadz dan Karyawan. 4. Menerima program pelatihan dari pimpinan harian. 5. Menyeleksi dan menetapkan ustadz dan karyawan yang akan mengikuti pelatihan. 6. Melaksanakan
program
pelatihan
ditetapkan oleh pimpinan harian.
internal
sesuai
yang
55
7. Melaporkan hasil pelatihan kepada pimpinan harian dengan menggunakan Formulir Data Hasil Pelatihan. 8. Menyampaikan tembusan Formulir Data Hasil Pelatihan kepada masing-masing Kepala Bidang. 9. Mengarsipkan data hasil pelatihan internal di bidangnya. 10. Melakukan evaluasi perkembangan yang dicapai ustadz dan karyawan setelah mengikuti pelatihan paling lambat 3 (tiga) bulan dengan menggunakan Formulir Evaluasi Pelatihan. 11. Mengirimkan hasil evaluasi pelatihan kepada pimpinan harian. 12. Mendokumentasikan data pelatihan ustadz dan karyawan di bawah kendalinya.
Ketiga, untuk meningkatkan efektifitas penerapan sistem manajemen mutu pada setiap bagian/fungsi secara berkelanjutan ditetapkan sasaran mutu yang relevan dan dievaluasi secara periodik. Sasaran mutu merupakan penjabaran dari Prosedur Mutu Pondok Pesantren Modern Sahid. Sasaran Mutu berisikan tentang sasaran-sasaran/ target-target dari masing-masing bagian atau fungsi yang berada di Pondok Pesantren Modern Sahid. Kemudian sasaran/ target tersebut dijabarkan pada program kerja pencapaian sasaran mutu. Contoh: Sasaran Mutu Bagian Madrasah Tsanawiyah yaitu: a) Mendapatkan akreditasi “A” dari Badan Akreditasi Nasional (BAN) pada tahun 2010 b) Kelas IX lulus UN 100% dengan nilai rata-rata >9,0 sebanyak 25%, 8,0-8,9 sebanyak 50%, 7,0-7,9% sebanyak 25% c) Mendapatkan lima kejuaraan minimal tingkat kabupaten (sebutkan cabangnya). (Sumber: Sasaran Mutu Pondok Pesantren Modern Sahid Tahun Pelajaran 2010/2011.
Dari Sasaran Mutu yang telah disebutkan di atas, dijabarkan kembali pada Program Kerja Pencapaian Sasaran Mutu, yang akan dijelaskan berikut ini:
56
a) Mendapatkan akreditasi “A” dari Badan Akreditasi Nasional (BAN) pada tahun 2010, kegiatan/ program kerja yang dilaksanakan yaitu: 1) Kelulusan UN 100% dengan nilai baik 2) Memperbaiki fasilitas KBM yang rusak 3) Melengkapi sarana dan prasarana KBM 4) Kenaikan kelas mencapai 100% 5) Melakukan pengembangan KTSP 6) Meningkatkan kedisiplinan guru dalam penyerahan RPP dan LPP 7) Melakukan supervisi proses pembelajaran 8) Meningkatkan SDM tenaga pendidikan dan kependidikan 9) Penyiapan dokumen dan proposal 10) Audit internal dan eksternal b) Kelas IX lulus UN 100% dengan nilai rata-rata >9,0 sebanyak 25%, 8,0-8,9 sebanyak 50%, 7,0-7,9% sebanyak 25%, kegiatan/ program kerja yang dilaksanakan yaitu: 1) Mengadakan Try out 2) Mengadakan bimbel 3) Mengadakan karantina 4) Kehadiran santri kelas IX mencapai 95% 5) Mengadakan Training motivasi 6) Mengadakan do‟a bersama dan muhasabah c) Mendapatkan lima kejuaraan minimal tingkat kabupaten (sebutkan cabangnya), kegiatan/ program kerja yang dilaksanakan yaitu: 1) Mencari info pelaksanaan lomba 2) Mengefektifkan kegiatan ekskul 3) Membentuk KIR 4) Mengirim peserta lomba 5) Membimbing peserta lomba 6) Deteksi dini bakat/ minat siswa.
Masing-masing bagian yang ada di Pondok Pesantren seperti: Bagian Humas, Madrasah Tsanawiyah, Madrasah Aliyah, Asrama Putra,
57
Asrama Putri, Administrasi Umum, dan Ta‟mir Masjid diberikan kewenangan untuk merumuskan program kerja yang ingin dicapai sesuai dengan sasaran mutu yang telah ditetapkan. Setelah program kerja tersusun, kemudian disahkan oleh pimpinan harian yayasan, konsultan pendidikan, terakhir disahkan oleh konsultan ISO. Dan pelaksanaan proses penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO ini dimulai pada tahun ajaran baru.
Keempat, manajemen, ustadz, dan karyawan Pondok Pesantren Modern Sahid memiliki komitmen kuat untuk mewujudkan setiap tujuan dan target yang terkandung dalam kebijakan mutu ini. Kemudian, pada komitmen manajemen Pondok Pesantren Modern Sahid, terdapat Kebijakan Sistem Manajemen Mutu yang berisi (Sumber: Manual Mutu Pondok Pesantren Modern Sahid): 1) Pimpinan Harian Pondok Pesantren Modern Sahid memiliki komitmen kuat dan melengkapi bukti–bukti komitmennya yang diperlukan untuk pengembangan dan penerapan sistem manajemen mutu serta perbaikan efektifitasnya secara berkesinambungan melalui: a)
Komunikasi ke dalam pesantren tentang rencana pelaksanaan sistem manajemen mutu.
b) Penetapan visi, misi, dan kebijakan mutu. c)
Penetapan sasaran mutu pada setiap bagian/fungsi
d) Komunikasi ke dalam pesantren secara formal tentang pentingnya pemenuhan persyaratan santri sebagaimana persyaratan regulasi terkait layanan pendidikan. e)
Pengukuran kinerja pesantren dalam memenuhi kebijakan dan sasaran yang ditetapkan.
f)
Publikasi kinerja pesantren berhubungan dengan pencapaian sasaran mutu, umpan balik dan lain-lain.
g) Pelaksanaan tinjauan manajemen pada periode yang ditetapkan.
58
h) Penyediaan setiap sumber daya yang diperlukan Pondok Pesantren Modern Sahid dalam penerapan dan pengembangan sistem manajemen mutu. 2) Pimpinan Harian dan Manajemen Pondok Pesantren Modern Sahid selalu mengikuti perkembangan dunia pendidikan dalam lingkup nasional maupun internasional dan berusaha menerapkannya untuk kemajuan pesantren. (Sumber: Manual Mutu Pondok Pesantren Modern Sahid)
2. Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 a) Latar Belakang Penerapan SMM ISO 9001:2008 Menurut teori, langkah-langkah penerapan Sistem Manajemen Mutu sebagaimana dikemukakan oleh Vincent Gasperz, adalah “diputuskan untuk mengadopsi suatu standar sistem manajemen mutu yang akan diterapkan”. Pondok Pesantren Modern Sahid mengadopsi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008. Latar belakang penerapan SMM ISO 9001:2008 terbagi menjadi dua yaitu secara manajemen dan secara teologis. Pertama, secara manajemen yaitu merubah kharismatik figure ke kharismatik sistem. Pada umumnya, manajemen pondok pesantren (terutama pondok pesantren salafi), manajemennya berbasis pada kharismatik kyai. Akibatnya, ketika kyai meninggal, pondok pesantren menjadi merosot. Oleh karena itu, pondok pesantren sahid menggunakan suatu sistem manajemen, agar ketika kyai meninggal dunia, pondok pesantren tetap eksis. Kedua yaitu secara teologis. Dalam Al-Qur‟an Surat „Abasa (ayat 1-16):
59
Artinya: “(1) Dia (Muhammad) bermuka masam dan berpaling. (2) Karena telah datang seorang buta kepadanya. (3) Tahukah kamu barangkali ia ingin membersihkan dirinya (dari dosa). (4) atau ia (ingin) mendapatkan pengajaran, lalu pengajaran itu memberi manfaat kepadanya? (5) Adapun orang yang merasa dirinya serba cukup. (6) Maka kamu melayaninya. (7) Padahal tidak ada (celaan) atasmu kalau dia tidak membersihkan diri (beriman). (8) Dan adapun orang yang datang kepadamu dengan bersegera (untuk mendapatkan pengajaran). (9) Sedang ia takut kepada Allah (10) Maka kamu mengabaikannya (11) sekali-kali jangan (demikian!) Sesungguhnya ajaran-ajaran Tuhan itu adalah suatu peringatan (12) Maka barangsiapa yang menghendaki, tentulah ia memperhatikannya (13) Di dalam kitab-kitab yang dimuliakan (14) Yang ditinggikan lagi disucikan (15) Di tangan para penulis (malaikat) (16) Yang mulia lagi berbakti.” (QS. „Abasa: 1-16)
Dalam ayat tersebut ada suatu kisah bahwa Rasulullah SAW ditegur oleh Allah SWT ketika Rasulullah memalingkan wajahnya kepada seseorang yang datang kepadanya. Teguran itu memberikan pesan bahwa seseorang itu harus dilayani. Maka, oleh karena itu, PPM Sahid menerapkan ISO yang memfokuskan kepada pelanggan atau focus pada pelayanan yang pada intinya “Melayani Ummat”. b) Strategi Peningkatan Mutu Pelayanan Pendidikan Proses pelayanan pendidikan di Pondok Pesantren Modern Sahid digambarkan pada bagan di bawah ini:
Gambar. Education Process
60
Start
Peraturan pemerintah (Diknas/Depag) Perkembangan dunia pendidikan Tuntutan masyarakat Persyaratan Pondok Pesantren Modern Sahid
1
Identifikasi Persyaratan Pelayanan Pendidikan
3
Penerimaan Santri Baru (PSB)
2
Pengembangan Kurikulum
6
Santri Masuk Pesantren (Rooming & Grouping)
4
Penetapan/Rekrutmen ustadz & karyawan
7
Masa Orentasi Santri (MOS)
5
Pelatihan dan Rapat Kerja Ustadz & Karyawan
8
Proses Pembelajaran dan Pengasuhan
9
Evaluasi Proses dan Hasil Pembelajaran/Pengasuhan
10
Kenaikan Kelas
11
Khataman
Selesai
Sumber: Manual Mutu Pondok Pesantren Modern Sahid Tahun 2010
Tabel 7. Description Of Process No Proses 1 Identifikasi persyaratan pelayanan pendidikan
Uraian Mengidentifikasi persyaratan pelayanan pendidikan yang ditetapkan pemerintah.
Penanggung Jawab 1. Pimpinan Harian 2. Wakil Pimpinan Harian 3. Kepala Madrasah 4. Waka Madrasah
61
Mengidentifikasi persyaratan pelayanan pendidikan sesuai dengan perkembangan dunia pendidikan.
Semua manajemen dan ustadz
Mengidentifikasi tuntutan masyarakat terhadap pelayanan pendidikan.
1. Kabiro Humas 2. Kabag Publikasi dan marketing 3. Kabag Dakwah dan Kemasyarakatan
Mengidentifikasi persyaratan pelayanan pendidikan yang ditetapkan stakeholder Pondok Pesantren Modern Sahid.
Semua manajemen, ustadz, dan karyawan
2
Pengembangan kurikulum
Mengembangkan kurikulum Pimpinan Harian dan sesuai dengan persyaratan koordinator bidang pelayanan studi pendidikan di atas
3
Penerimaan Santri Baru (PSB)
Pelaksanaan pendaftaran dan seleksi santri baru
Panitia PSB
4
Penetapan rekrutmen ustadz dan karyawan
Rekruitmen ustadz dan karyawan yang sesuai dengan persyaratan pelayanan pendidikan
Kabag Personalia
5
Pelatihan dan rapat kerja ustadz dan karyawan
Pelatihan dan rapat kerja 1. Pimpinan Harian untuk meningkatkan 2. Kepala Madrasah profesionalitas dan kinerja Kabiro Adm. Umum ustadz dan karyawan
6
Santri Masuk Pesantren (Rooming & Grouping)
Pengelompokan santri baru yang sudah lulus dan membayar sesuai dengan ketentuan ke dalam kamar/asrama dan rombongan belajar
1. Koordinator Tarbiyah 2. Waka Kurikulum 3. Kabag TU
7
Masa Orientasi
Pengenalan santri tentang
1. Waka Kesiswaan
62
Santri (MOS)
potensi diri, keadaan lingkungan dan sistem pesantren
2. Koordinator Tarbiyah
1. Kepala Madrasah 2. Penjab Asrama
8
Proses Pembelajaran dan Pengasuhan
Kegiatan pembelajaran di sekolah dan pengasuhan di asrama
9
Evaluasi proses dan hasil pembelajaran/ pengasuhan
Ulangan harian, ulangan 1. Waka Kurikulum blok, semesteran, ujian 2. Koordinator madrasah/ujian pesantren dan Tarbiyah ujian nasional
10
Kenaikan kelas
Keputusan hasil evaluasi pembelajaran dan pengasuhan
1. Kepala Madrasah 2. Penjab Asrama
11
Khataman
Pembekalan santri kelas XII sebelum meniggalkan pesantren tentang kemasyarakatan, dunia perguruan tinggi, dan dunia kerja. Keputusan hasil Ujian Nasional dan Ujian Madrasah/Pesantren
1. Pimhar 2. Kepada Madrasah 3. Penjab Asrama
Sumber: Manual Mutu Pondok Pesantren Modern Sahid Tahun 2010
Sesuai dengan Kerangka Pemikiran yang dikembangkan, maka strategi untuk meningkatkan mutu pelayanan pendidikan yang diadopsi dari Sistem Manajemen Mutu ISO di antaranya yaitu: 1) menetapkan komitmen yang tertulis dalam Kebijakan Mutu, 2) membuat job description yang jelas, 3) melengkapi sarana pencegahan, 4) membuat program tindak lanjut, 5) mengadakan pendidikan dan pelatihan, 6) melakukan komunikasi internal dan eksternal, 7) mengadakan evaluasi, 8) mendokumentasikan aktivitas, 9) fungsi-fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur, 10) mengadakan supervisi secara konsisten, 11) mengadakan audit Sistem Manajemen Mutu.
63
Agar lebih terfokus pada permasalahan yang akan dibahas, strategi yang telah dijabarkan di atas dan yang dikaitkan pada gambar 1 (education of process), akan dispesifikasikan menjadi empat bagian sebagai berikut: 1) membuat Job Description yang jelas, 2) mengadakan pendidikan dan pelatihan sumber daya pondok pesantren, 3) Perlu adanya pertemuan/ rapat koordinasi (komunikasi internal dan eksternal), 4) perlu adanya sidak/ pengawasan/ pengamatan/ kunjungan oleh pimpinan maupun audit internal dan eksternal.
Strategi Peningkatan Mutu Pelayanan Pendidikan: 1) Membuat Job Description yang jelas Job Description yang akan dijelaskan berikut merupakan masing-masing bagian yang ada di Pondok Pesantren Modern Sahid dan masing-masing bagian tersebut terlibat dalam proses penerapan SMM ISO 9001:2008 dalam meningkatkan mutu pelayanan pendidikan. (Sumber: Manual Mutu Pondok Pesantren Modern Sahid).
Tabel 8. Job Description
No
Jabatan
Tugas dan Tanggungjawab
Wewenang
Persyaratan Jabatan/ Kompetensi
Indikator Keberhasilan
64
1
Kabid. Madrasah
a. Mengkoordinasi a. Menentukan a. Pendidikan: seluruh aktivitas semua kebijakan S1 dan akta madrasah madrasah IV b. Membagi tugas b. Memberi reward b. Pengalaman kepada seluruh dan punishment kerja : 4 thn jajarannya secara kepada seluruh c. Ketrampilan: tuntas. jajaran Kemampuan c. Mengontrol manajerial pelaksanaan dan bhs. seluruh aktivitas Inggris & kegiatan Arab pembelajaran. d. Pelatihan: d. Mengambil manajemen langkah perbaikan pendidikan dari pelaksanaan kegiatan yang tidak kontinyu e. Melaksanakan ujian nasional dan ujian madrasah.
a. Kinerja seluruh jajaran yang efektif b. Suasana dan hubungan kerja yang harmonis dan kondusif c. Tercapainya sasaran mutu madrasah d. Adanya peningkatan peringkat madrasah e. Peningkatan kemampuan madrasah bersaing dengan sekolah lain f. Peningkatan kesejahteraan ustadz dan karyawan yang dipimpinnya.
2
Kabid.
a. Merencanakan a. Menentukan a. Pendidikan: dan semua kebijakan S1 mengkoordinasi kehumasan b. Pengalaman seluruh b. Memberi kerja : 4 thn aktivitas penilaian, reward, c. Kepribadian: kehumasan dan punishment Berakhlak b. Membagi tugas kepada seluruh Islami, kepada seluruh jajaran nasionalis, jajarannya secara tidak tuntas. eksklusif. c. Mengontrol d. Ketrampilan: pelaksanaan Kemampuan seluruh aktivitas manajerial kehumasan. dan d. Mengambil bhs.Inggris & langkah Arab perbaikan dari e. Pelatihan: pelaksanaan manajemen. kegiatan yang tidak
a. Kinerja seluruh jajarannya efektif. b.Suasana dan hubungan kerja seluruh jajarannya harmonis dan kondusif c. Tercapainya sasaran mutu humas d.Meningkatnya kepuasan stakeholders e. Menurunnya keluhan stakeholders. f. Peningkatan kesejahteraan seluruh jajarannya.
Humas
65
efektif/kontinyu
3
Kabag.
a. Merencanakan dan a. Memberi a. Pendidikan: menyiapkan/ pembinaan dan S1 atau Sarana & memperbaiki penilaian kepada yang sederajat Prasaran sarana prasarana staf sarana. b. Pengalaman yang dibutuhkan b. Memberi sanksi kerja : 4 tahun a Madrasah. kepada santri c. Ketrampilan: b. Menciptakan sesuai dengan Kemampuan kebersihan, Perdupsan. manajerial. ketertiban, d. Pelatihan: keindahan, dan Leadership, kenyamanan House lingkungan keeping. c. Mengakomodasi semua kebutuhan sarana.
a.Tersedianya sarana prasarana yang dibutuhkan santri dalam proses belajar mengajar sesuai kemampuan pesantren. b.Tercapainya sasaran mutu bidang sarana prasarana c.Minimnya keluhan stakeholder d.Meningkatkan kepuasan stakeholder bagian sarana prasarana.
4
Kabid. Administr asi Umum
a. Kinerja seluruh jajarannya efektif. b. Suasana dan hubungan kerja seluruh jajarannya harmonis dan kondusif c. Tercapainya sasaran mutu seluruh bagian pada Biro Administrasi Umum d. Meningkatnya kepuasan stakeholders e. Minimnya keluhan stakeholders
a. Merencanakan a. Menentukan a. Pendidikan: dan semua D 3 atau yang mengkoordinasi kebijakan Biro sederajat. seluruh aktivitas Administrasi b. Pengalaman Biro Administrasi Umum kerja: 4 thn Umum b. Memberi c. Kepribadian: b. Membagi tugas penilaian, Berakhlak kepada seluruh reward, dan Islami, jajarannya secara punishment nasionalis, tuntas. kepada seluruh tidak c. Mengontrol jajaran eksklusif. pelaksanaan c. Memberi sangsi d. Ketrampilan: seluruh aktivitas kepada santri Kemampuan Biro Administrasi sesuai dengan manajerial Umum Perdupsan. e. Pelatihan: d. Mengambil manajemen. langkah perbaikan dari pelaksanaan kegiatan yang tidak efektif/kontinyu
66
5
Kabid. Asrama
a. Merencanakan dan mengkoordinir seluruh aktivitas dan kebutuhan sarana asrama b. Membagi tugas kepada seluruh jajarannya secara tuntas. c. Mengontrol pelaksanaan seluruh aktivitas dan sarana asrama. d. Mengambil langkah perbaikan dari pelaksanaan kegiatan yang tidak kontinyu.
a. Menentukan semua kebijakan asrama putri. b. Memberi reward dan punishment kepada seluruh jajaran.
a. Pendidikan: KMI dan S1 b. Pengalaman kerja:4 tahun c. Kepribadian: Berakhlak Islami, nasionalis, tidak eksklusif. d. Ketrampilan: Kemampuan manajerial, keagamaan dan bhs.Arab e. Pelatihan: manajemen pendidikan dan Psikologi Pendidikan.
a. Kinerja seluruh jajarannya efektif b. Suasana dan hubungan seluruh jajarannya harmonis dan kondusif c. Tercapainya sasaran mutu asrama d. Peningkatan profesionalitas dan kedsiplinan murabbiyah e. Meningkatnya kepuasan stakeholders f. Menurunnya keluhan stakeholders g. Peningkatan
kesejahteraan murabbiyah dan karyawan yang dipimpinnya. 2) Mengadakan pendidikan dan pelatihan sumber daya pondok pesantren Pelatihan
diadakan
untuk
meningkatkan
kemampuan
sumber daya manusia suatu lembaga pendidikan. Oleh karena itu, masing-masing bagian yang ada di Pondok Pesantren Modern Sahid mengadakan pendidikan dan pelatihan sesuai dengan kebutuhan bagian tersebut atau sesuai dengan kebutuhan dan keinginan sumber daya manusia yang ada di pondok pesantren. Contoh-contoh pelatihan tersebut antara lain: pelatihan manajemen, pelatihan manajemen pedidikan, pelatihan leadership, pelatihan house
keeping,
pelatihan
psikologi
pendidikan,
pelatihan
67
manajemen perkantoran, pelatihan teknologi informasi, pelatihan penyusunan KTSP untuk guru, pelatihan penyusunan Kriteria Ketuntasan Minimal (KMM) untuk guru, dan lain-lain. Pelatihan dilaksanakan oleh internal, yaitu oleh pihak yayasan atau pondok pesantren, dan yang kedua pelatihan yang diadakan oleh pemerintah. Selain pelatihan, diadakan pula pendidikan dan studi banding ke lembaga pendidikan lainnya sesuai dengan kebutuhan masing-masing bagian. Pola pelaksanaan pengadaan program peningkatan mutu sumber daya manusia ini adalah menganalisis kemampuan SDM pondok pesantren terlebih dahulu. Kemudian menganalisis kebutuhan pelatihan. Misalnya terdapat gejala-gejala pemicu munculnya kebutuhan pelatihan seperti: metode megajar guru matematika kurang tepat, guru belum mampu menyusun Kriteria Ketuntasan Minimal (KMM), guru belum mampu menyusun RPP. Setelah itu diadakan pelatihan sesuai dengan kebutuhan masingmasing sumber daya manusia. Dalam
Prosedur
Mutu
sudah
dijelaskan
mengenai
”Pelatihan dan Pengembangan Ustadz dan Karyawan” yang terdiri dari tujuan (prosedur berisi tentang tujuan untuk memberikan pedoman
dalam
identifikasi
persyaratan
kompetensi
dan
pelaksanaan pelatihan di Pondok Pesantren Modern Sahid) yang sudah dijelaskan pada penjelasan Kebijakan Mutu point b mengenai “untuk menjaga konsistensi pelaksanaan prinsip di atas (mengenai tujuan peningkatan mutu pelayanan pendidikan), Pondok Pesantren Modern Sahid menerapkan sistem manajemen mutu yang difokuskan pada perbaikan setiap aspek pesantren, khususnya sumber daya manusia dan sumber daya pendukung”, yang program peningkatan mutu pelayanan pendidikannya dengan pendidikan dan pelatihan.
3) Melakukan komunikasi internal dan eksternal
68
Untuk mengkomunikasikan penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, terdapat dua bagian. Yaitu komunikasi internal (terhadap masyarakat di dalam lingkungan pondok pesantren) dan komunikasi eksternal (terhadapa masyarakat d luar lingkungan pondok pesantren). Komunikasi dilakukan agar proses penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di Pondok Pesantren Modern Sahid, dapat berjalan dengan efektif dan efisien terutama dalam proses manajemennya. Selain itu, dengan komunikasi terutama komunikasi internal, apabila ditemukan masalah, dapat dipecahkan bersama-bersama. Mengenai Komunikasi Internal, telah dijelaskan pada Prosedur Mutu Pondok Pesantren Modern Sahid. Detailnya akan dijelaskan berikut ini: Komunikasi Internal 1) Tujuan Prosedur ini
memberikan panduan dalam
pelaksanaan
komunikasi internal. 2) Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku bagi komunikasi internal antarbagian dan fungsi jabatan. 3) Uraian Umum a) Prosedur ini dilaksanakan untuk memastikan bahwa interaksi antarbagian/fungsi dalam pelaksanaan sistem manajemen mutu dapat berjalan efisien dan efektif, termasuk apabila ditemukan masalah-masalah yang harus dipecahkan bersama. b) Komunikasi formal antarbagian dan fungsi jabatan dilaksanakan melalui rapat. c) Hasil pertemuan dalam komunikasi formal dicatat, didokumentasikan, dan ditindaklanjuti. d) Komunikasi internal di luar mekanisme rapat.
69
1. Untuk hal-hal yang menghendaki tindak lanjut harus dilaksanakan secara tertulis dan terdokumentasi dengan menggunakan Formulir Inter Office Memo 2. Untuk hal - hal yang tidak menghendaki tindak lanjut dapat dilaksanakan secara lisan ataupun tertulis. 4) Prosedur a) Penyelenggara Rapat 1. Membuat dan mengkomunikasikan jadwal dan agenda rapat. 2. Mengkoordinasikan pelaksanaan rapat 3. Membuat catatan hasil rapat dalam buku notulen rapat. 4. Mendokumentasikan hasil rapat . 5. Memonitor tindak lanjut hasil keputusan rapat. b) Peserta Rapat Menindaklanjuti setiap keputusan hasil rapat berdasarkan waktu yang ditetapkan.
Kemudian,
untuk
memperkenalkan
bahwa
Pondok
Pesantren Modern Sahid menerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 kepada masyarakat luar pondok pesantren, Kabag Publikasi dan Marketing dengan atasan langsung Kabid Humas, memiliki tugas untuk: melaksanakan promosi secara efektif dan efisien melalui berbagai media; melaksanakan publikasi Pondok Pesantren Modern Sahid melalui highligt, website, surat kabar, brosur, penelitian, seminar, dan lain-lain; menyiapkan sarana untuk berkomunikasi dengan orang tua santri.
4) Mengadakan supervisi/ pengawasan Pengawasan dilakukan untuk memeriksa atau meneliti apakah pelaksanaan penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO
70
9001:2008 berada dalam jalur, sesuai dengan rencana dan memantau kemajuan perbaikan yang direncanakan. Pada proses penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, setiap kegiatan manajerial pimpinan harian melalui wakil-wakilnya mengadakan pengawasan. Contoh pengawasan berupa piket manajemen setiap harinya. Selain itu, setiap bagian/ fungsi mengadakan monitoring pada tiap program kerja pencapaian sasaran mutunya. Untuk memeriksa atau mengamati ketidaksesuaian yang ditemukan dalam proses penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, akan dikeluarkan CAR (Corrective Action Request) atau permintaan tindakan perbaikan (yang akan dijelaskan lebih detail pada pembahasan berikutnya). CAR dikeluarkan berdasarkan data atau hasil: pelaksanaan audit mutu eksternal atau internal (diadakan tiga bulan sekali), keluhan stakeholder/ ketidakpuasan stakeholder (melalui form keluhan stakeholder, kuisioner untuk santri dan orang tua/ wali santri. Pada form Keluhan Stakeholder terdapat uraian keluhan dan usulan yang ingin disampaikan oleh stakeholder kemudian diproses oleh pimpinan harian dan sekretaris ISO untuk mengambil tindakan yang harus dilakukan dari keluhan tersebut), laporan ketidaksesuaian pelayanan, dan pemantauan lapangan.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa dari empat strategi yang telah dijelaskan di atas yakni: membuat Job Description yang jelas, mengadakan pendidikan dan pelatihan sumber daya pondok pesantren, perlu adanya pertemuan/ rapat koordinasi (komunikasi internal dan eksternal), dan perlu adanya sidak/ pengawasan/ pengamatan/ kunjungan oleh pimpinan maupun audit internal dan eksternal, dalam proses penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 berjalan dengan efektif, efisien, sistematis, dan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan bersama sehingga dapat meningkatkan mutu pelayanan pendidikan di Pondok Pesantren Modern Sahid; proses manajemen
71
berjalan dengan beraturan dan dapat menciptakan suasana kerjasama yang baik. Keempat strategi yang telah disebutkan di atas, sesuai dengan fungsi Manajemen Mutu yaitu PDCA: 1. Fungsi plan dikaitkan pada strategi “membuat job description yang jelas”, karena dengan sumber daya manusia yang ada, Pondok Pesantren Modern Sahid mengetahui wewenang dan tanggungjawabnya masing-masing sebelum melakukan proses penerapan sistem manajemen mutu. Pembuatan job description
merupakan landasan untuk peningkatan
kinerja dan juga sebagai landasan untuk pengembangan sumber daya manusia 2. Fungsi do dikaitkan pada strategi “perlu adanya pertemuan/ rapat koordinasi (komunikasi internal dan eksternal)”. Setelah programprogram atau kegiatan-kegiatan telah dirumuskan, maka programprogram atau kegiatan-kegiatan ini perlu dikomunikasikan kepada seluruh pihak yang ada di pondok pesantren. Selain itu untuk memastikan bahwa interkasi antar bagian/ fungsi dalam pelaksanaan sistem manajemen mutu dapat berjalan dengan efektif dan efisien termasuk apabila ditemukan masalah-masalah yang harus dipecahkan bersama. 3. Fungsi check dikaitkan dengan strategi “sidak/ pengawasan/ pengamatan/ kunjungan oleh pimpinan maupun audit internal dan eksternal”. Seluruh pelaksanaan program atau kegiatan harus dimonitoring untuk mengetahui berhasil atau tidaknya pelaksanaan program peningkatan mutu pelayanan pendidikan di Pondok Pesantren Modern Sahid. 4. Fungsi Act dikaitkan dengan strategi “mengadakan pendidikan dan pelatihan sumber daya pondok pesantren”. Act merupakan tindakan yang dilakukan berdasarkan dengan hasil yang diteliti. Ketika dalam proses penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 ditemukan suatu masalah contohnya: guru belum mampu menyusun RPP, maka dari hasil penemuan
tersebut
diadakan
suatu
perbaikan
atau
kemampuan guru dengan diadakannya pendidikan pelatihan.
peningkatan
72
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan 1. Proses Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan pendidikan di Pondok Pesantren Modern Sahid yang dispesifikasikan kepada: pembuatan Job Description yang jelas, pelaksanaan pendidikan dan pelatihan sumber daya pondok pesantren, perlu adanya komunikasi internal dan eksternal, dan perlu adanya supervise/ pengawasan, disusun dengan tahap-tahap yang sistematis sesuai dengan
fungsi manajemen mutu yaitu PDCA (Plan, Do, Check, and Act). 2. Pelaksanaan proses penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, wewenang dan tanggung jawab (Jod Description) disusun berdasarkan struktur organisasi yang telah ditetapkan dan disahkan oleh pimpinan harian Pondok Pesantren Modern Sahid. Struktur organisasi didesain oleh manajemen untuk menghubungkan tiap individu dan tiap bagian atau kelompok agar saling bekerjasama dan berkomunikasi dalam satu kesatuan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dan dengan Job Description, proses pelaksanaan kegiatan atau program pada masingmasing bagian atau fungsi, dapat berjalan dengan efektif dan efisien. 3. Pendidikan dan pelatihan diadakan untuk peningkatan kemampuan sumber daya
manusia;
komunikasi
dilakukan
karena
penting
untuk
mengkomunikasikan program mengenai peningkatakan mutu yang akan
73
74
dilakukan kepada seluruh staf maupun stakeholder pondok pesantren; sedangkan pengawasan dilakukan karena seluruh pelaksanaan program atau kegiatan harus dimonitoring untuk mengevaluasi keberhasilan dari pelaksanaan program peningkatan mutu pelayanan pendidikan di Pondok Pesantren Modern Sahid. 4. Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dalam meningkatkan mutu pelayanan pendidikan ditetapkan pada Kebijakan Mutu Pondok Pesantren Modern Sahid. Kebijakan Mutu ditetapkan agar proses pencapaian mutu pelayanan maksimal. Kebijakan Mutu dirumuskan dari visi dan misi Pondok Pesantren Modern Sahid. Kemudian, Kebijakan Mutu tersebut tertuang dalam Manual Mutu Pondok Pesantren Modern Sahid. Kebijakan Mutu tersebut kemudian dijabarkan kepada Prosedur Mutu Pondok Pesantren Modern Sahid. Prosedur Mutu Pondok Pesantren Modern Sahid ini dijabarkan kembali kepada Sasaran Mutu dan Program Kerja Pencapaian Sasaran Mutu sesuai dengan masing-masing bagian atau fungsi terkait. Pencapaian sasaran mutu dimonitoring dengan pembuatan laporan. Pembuatan laporan berisi kegiatan yang dilakukan, waktu pelaksanaan, monitoring, penanggung jawab, bukti pelaksanaan berupa data-data tertulis, dan biaya yang yang dibutuhkan dalam proses kegiatan. Setelah itu, setiap tiga bulan sekali diadakan audit mutu untuk mengetahui keefektifan dan keefisienan kinerja masing-masing fungsi atau bagian. 5. Dari monitoring, dapat diketahui hambatan-hambatan dan faktor hambatan yang ditemukan dalam proses pencapaian sasaran mutu, sehingga ketika dikomunikasikan pada rapat gabungan yang didakan sebulan sekali, dapat dicarikan solusi atau pemecahan masalahnya.
B. Saran-saran 1. Sebaiknya, agar penyimpanan arsip-arsip mengenai dokumen mutu (Manual Mutu, Prosedur Mutu, SOP, dan lainnya) dikelola dengan baik, dengan disimpan dalam satu tempat, seperti filling cabinet, rak, atau
75
locker, kemudian diberi kode masing-masing agar memudahkan untuk pencarian dokumen tersebut. 2. Sebaiknya, agar dibentuk lembaga/ pusat penjaminan mutu di Pondok Pesantren Modern Sahid yang menaungi ISO. 3. Sebaiknya, pada proses penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dibentuk Tim khusus ISO, kemudian dibuat struktur organisasinya dengan tugasnya masing-masing agar proses manajemen berjalan dengan efektif dan efisien. 4. Sebaiknya, agar dibuat form kuisioner untuk tamu atau pengunjung yang mengunjungi Pondok Pesantren Modern Sahid, untuk mengetahui kepuasan pengunjung tersebut terhadap pelayanan yang diberikan oleh Pondok Pesantren Modern Sahid, meskipun pengunjung tersebut tidak terlibat dalam proses pendidikan di Pondok Pesantren Modern Sahid. 5. Sebaiknya, agar bidang sarana dan prasarana membuat plang petunjuk arah gedung atau keterangan gedung (misal: Asrama Putri: Sunan Giri dan Sunan Drajat dengan (panah ke arah kiri) ) di lingkungan atau di setiap tikungan jalan Pondok Pesantren Modern Sahid agar memudahkan pengunjung atau tamu. 6. Agar penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 ini memenuhi dampak bagi pengembang budaya akademik, maka perlu ada pemberian contoh dan teladan dari pimpinan Pondok Pesantren secara konsisten dan nyata. 7. Agar mengadakan beasiswa bagi santri cerdas dari masyarakat kurang mampu yang berada di lingkungan sekitar Pondok Pesantren Modern Sahid.
76
DAFTAR PUSTAKA
Anggota Ikapi. 2009. Undang-Undang Sistem Pendidikan Nasional. Bandung: Fokusmedia Azra, Azyumardi. 2001. Pendidikan Islam: Tradisi dan Modernisasi Menuju Milenium Baru. Ciputat: Penerbit Kalimah. Cet: III Barra, Ralph. 1986. Menerapkan Gugus Mutu; Strategi Praktis Untuk Meningkatkan produktivitas Dan Keuntungan. Jakarta: Erlangga Gasperz, Vincent. 2002. Manajemen Kualitas Dalam Industri dan Jasa. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama. Cet. II _______________. 2003. Total Quality Management. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama. Cet. III _______________. 2006. ISO 9001:2000 And Continual Quality Improvement. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama Haedari,
Amin. 2007. Transformasi Pesantren; Pengembangan Aspek Pendidikan, Keagamaan dan Sosial. Jakarta: LekDis dan Media Nusantara
Handoko, T. Hani. 1995. Manajemen. Yogyakarta: BPFE-Yogyakarta. Cet: IX Hardjosoedarmo, Soewarso. 2004. Bacaan Terpilih Tentang Total Quality Management. Yogyakarta: ANDI Yogyakarta Ibrahim, Buddy. 2000. TQM (Total Quality Management): Panduan Untuk Menghadapi Persaingan Global. Jakarta: Djambatan. Cet I M, Sufyarma. 2003. Kapita Selekta; Manajemen Pendidikan. Bandung: CV. Alfabeta Moenir, H. A. S. 1992. Manajemen Pelayanan Umum Di Indonesia. Jakarta: Bumi Aksara. Cet. I Nasution, M.N. 2005. Manajemen Mutu Terpadu; Total Quality Management. Bogor: Ghalia Indonesia. Edisi revisi Prawirosentono, Suyadi . 2007. Filosofi Baru Tentang Manajemen Mutu Terpadu Abad 21; Kiat Membangun Bisnis Kompetitif . Jakarta: Bumi Aksara. Cet. I
77
Qomar, Mujamil. 2007. Pesantren Dari Transformasi Metodologi Menuju Demokratisasi Industri. Jakarta: Penerbit Erlangga. Ratminto dan Atik Septi Winarsih. 2006. Manajemen Pelayanan: Pengembangan Model konseptual, Penerapan Citizen’s Charter dan Standar Pelayanan Minimal. Yogyakarta: Pustaka Pelajar. Cet. II S. Arcaro, Jerome. 2007. Pendidikan Berbasis Mutu: Prinsip-prinsip Perumusan dan Tata Langkah Penerapan. Yogyakarta: Pustaka Pelajar. Cet. IV Suardi, Rudi. 2001. Sistem Manajemen Mutu ISO 9000:2000; Penerapannya Untuk Mencapai TQM. Jakarta: PPM. Cet I Susilo, Willi. 2003. Audit Mutu Internal: Panduan Praktis Para Praktisi Manajemen Mutu dan Auditor Mutu Internal. PT. Vorqistatama Binamega. Cet. I Tim Penyusun. Panduan Teknis Penerapan Sistem Manajemen Mutu Strategis Pendidikan Sesuai Standar ISO 9001:2008. Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah; Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Atas Tahun 2009. Tjiptono, Fandy dan Anastasia Diana. 2000. TQM: Total Quality Management. Yogyakarta: ANDI Zakaria, Rusydy dkk. 2009. Pelaksanaan Audit Informasi Dalam Penerapan Manual Mutu ISO 9001:2008 di FITK-UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Jakarta: Lembaga Penelitian UIN Jakarta. Cet: I Ziemek, Manfred. 1986. Pesantren Dalam Perubahan Sosial. Jakarta: Perhimpunan Pengembangan Pesantren dan Masyarakat (P3M) Tya, Peningkatan Kualitas Pelayanan Pendidikan Melalui Manajemen Supervisi (online) (http://tyaeducationjournals.blogspot.com/2008/04/peningkatankualitas-pelayanan.html, diakes pada tanggal 17 juni 2010) Umaedi,
Manajemen Peningkatan Mutu Berbasis Sekolah (online) (http://www.ssep.net/director.html, diakses pada tanggal 17 juni 2010)
Universitas Pelita Harapan, What Is ISO, (online) (http://www2.klik.uph.edu/iso/whatISO.php, diakses pada tanggal 17 Juni 2010)
LAMPIRAN-LAMPIRAN
Pedoman Wawancara dan Hasil Wawancara A. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 1. Apa yang melatar belakangi Pondok Pesantren Modern Sahid menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008? (alasan) Jawab: Latar belakang Penerapan SMM ISO terbagi menjadi dua yaitu secara manajemennya dan secara teologisnya. Pertama, secara manajemennya yaitu merubah kharismatik figure ke kharismatik sistem. Pada umumnya, manajemen pondok pesantren (terutama pondok pesantren salafi), manajemennya berbasis pada kharismatik kyai. Akibatnya, ketika kyai meninggal, pondok pesantren menjadi merosot. Oleh karena itu, pondok pesantren sahid menggunakan suatu sistem manajemen, agar ketika kyai meninggal dunia, pondok pesantren tetap eksis. Kemudian yang kedua yaitu secara teologis. Bahwa dalam Al-Qur‟an yaitu pada Surat „Abasa, ada kisah bahwa Rasulullah SAW ditegur oleh Allah SWT, ketika Rasulullah memalingkan wajahnya kepada seseorang yang datang kepadanya. Teguran itu memberikan pesan bahwa seseorang itu harus dilayani. Maka, oleh karena itu, PPM Sahid menerapkan ISO yang memfokuskan kepada pelanggan atau focus pada pelayanan. Jadi menurut kami, apabila pondok pesantren tidak focus pada pelanggan tetapi pada kyai, itu melanggar ayat tersebut.
2. Bagaimana sistem merumuskan visi dan misi pondok pesantren? (cara merumuskan) Jawab: Seluruh tenaga pendidik dan kependidikan dilibatkan dalam perumusan visi dan misi dengan diberi rangka terlebih dahulu oleh yayasan. Hal ini dibahas secara rutin pada rapat gabungan yang diadakan sebulan sekali. Kemudian disahkan oleh pimpinan harian, yayasan, konsultan pendidikan, terakhir disahkan oleh konsultan ISO.
3. Bagaimana menjabarkan visi dan misi PPM Sahid menjadi suatu program yang dilaksanakan secara sistematis dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008? (merumuskan program dari visi dan misi) Jawab: Dari visi dan misi yang telah ditetapkan dijabarkan ke sasaran mutu, kemudian dijabarkan kembali ke program pencapaian. Setelah itu ada evaluasi di laporan hasil pencapaian sasaran yang dilaporkan per triwulan.
4. Kapan mulai dilaksanakannya proses penerapan SMM ISO? Jawab: Proses penerapan SMM ISO dilaksanakan pada tahun ajaran baru.
5. Siapa sajakah yang terlibat dalam merumuskan dan menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008? (tenaga pendidik dan kependidikan yang terlibat) Jawab: seluruh jajaran atau bagian yang ada di pondok pesantren ikut terlibat dalam merumuskan dan menerapkan SMM ISO 9001:2008 ini dengan lingkup kerja masing-masing dan rumusan program tersebut disahkan oleh pimpinan harian.
6. Apa peran masing-masing bagian yang ada di pondok pesantren dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 terutama peran pimpinan harian? (job description) Jawab: Peran masing-masing bagian sudah dijabarkan di Job Description yang dituliskan di manual mutu. Contoh Kabag Publikasi dan Marketing tugas dan tanggung jawabnya yaitu mempublikasikan pondok pesantren melalui website, brosur, dan lain-lain. Kemudian, peran pimpinan harian yaitu sebagai top management. Garis besarnya ada dua yaitu menentukan arah dan memastikan bahwa sistem berjalan. Dalam peranan ini contohnya seorang kepala madrasah memiliki kewenangan yang sesuai lingkup kerjanya. Ia membuat program beserta bagian-bagian yang lainnya. Goalnya ada pada pimpinan harian supaya bidang satu dengan yang lainnya tidak bertabrakan dengan melihat program yang telah dirumuskan itu sesuai atau tidak dengan tujuan. Jadi, sistemnya demokrasi dan visioner. Ada demokrasi dan kepemimpinan yang kuat. Demokrasi dengan ditentukan oleh bidang masing-masing, tapi pemimpin yang menentukan arah.
7. Bagaimana sistem pengangkatan ketua/ tim ISO Pondok Pesantren Modern Sahid? (pembentukan struktur organisasi) Jawab: Proses pengangkatannya yaitu pimpinan harian yang menentukan karena pimpinan harian yang mengetahui kredibilitas calon tersebut, kemudian dengan diadakan tes, dilihat dari keaktifan megajar, kedisiplinannya. Setelah itu disetujui oleh yayasan terakhir disetujui oleh konsultan ISO.
8. Bagaimana tahap-tahap proses pelaksanaan penerapan SMM ISO 9001:2008? (langkah-langkah proses pelaksanaan penerapan SMM ISO 9001:2008) Jawab: Dalam hal ini peran pimpinan harian yang sangat penting. Pimpinan harian harus memiliki komitmen yang kuat dalam proses penerapan dan pengembangan manajemen mutu ini dengan melakukan komunikasi ke dalam
pesantren tentang rencana pelaksanaan sistem manajemen mutu, menetapan visi, misi, dan kebijakan mutu, menetapan sasaran mutu pada setiap bagian/fungsi, memenuhi kebutuhan santri terkait layanan pendidikan, mengukur kinerja pesantren dalam memenuhi kebijakan dan sasaran yang ditetapkan, publikasi kinerja pesantren berhubungan dengan pencapaian sasaran mutu, umpan balik dan lain-lain, pelaksanaan tinjauan manajemen pada periode yang ditetapkan, penyediaan setiap sumber daya yang diperlukan dalam penerapan dan pengembangan sistem manajemen mutu. 9. Bagaimana mengkomunikasikan atau mensosialisasikan penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 kepada masyarakat internal dan eksternal pondok pesantren? (Alat komunikasi) Jawab: sosialisasi kepada masyarakat internal pondok pesantren melalui rapat, kemudian pada masyarakat eksternal melalui surat kabar, internet: web, brosur, penelitian mahasiswa yang sedang peneliti (penulis) lakukan, pertemuan dengan orang tua, seminar, dan lain-lain.
10. Kapan komunikasi internal yang dilakukan oleh pimpinan harian dalam proses penerapan SMM ISO 9001:2008? (waktu pelaksanaan rapat) Jawab: Sebulan sekali diadakan rapat gabungan seluruh bagian-bagian yang terlibat dalam penerapan SMM ISO 9001:2008.
11. Apakah ada kerjasama antara PPM Sahid dengan Pemerintah dalam penerapan SMM ISO 9001:2008? (Bentuk kerjasama, pembinaan dari pemerintah) Jawab: Ada, tetapi bantuan bersifat proporsional. Bantuan sesuai dengan porsi-porsi dari pemerintah yang disesuaikan PPM Sahid sebagai lembaga pendidikan swasta. Contoh bantuan untuk MA dan MTs: Sertifikasi guru, Bantuan Operasional Sekolah (BOS), BOMM (Bantuan Operasional Manajemen Mutu), dan pelatihan-pelatihan.
12. Kegiatan manajerial apa yang dilakukan oleh pihak pondok pesantren yang sesuai dengan ISO 9001:2008? (program peningkatan mutu) Jawab: Perencanaan program peningkatan mutu seperti mengadakan pelatihan untuk SDM yang ada di Pondok Pesantren.
13. Apa isi dari prosedur mutu PPM Sahid? (dokumen mutu) Jawab: Prosedur mutu merupakan dokumentasi sistem manajemen mutu tingkat kedua yang menjabarkan proses manajemen mengenai pelaksanaan kebijakan dan hubungan antarpersonal, fungsi jabatan, dan antarbagian dan merupakan jabaran dari manual mutu. Kemudian prosedur mutu dijabarkan pada SOP (standar operasional pendidikan). 14. Bagaimana pimpinan harian mengawasi kinerja tenaga pendidik dan kependidikan yang ada di pondok pesantren? (pengawasan) Jawab: pimpinan harian melalui wakil-wakilnya mengadakan pengawasan. Contohnya ada piket manajemen setiap harinya. dari situ bisa diketahui kinerja setiap bagian.
15. Apa contoh program tindak lanjut atau perbaikan dalam proses penerapan SMM ISO 9001:2008? (program perbaikan) Jawab: misalkan dalam proses penerapan SMM ISO ditemukan seorang guru belum menguasai penyusunan RPP, maka tindak lanjut sebagai perbaikannya yakni diikutkan pelatihan KTSP yang diadakan pemerintah. Dan tindak lanjut atau tindakan perbaikan tela diatur dalam Prosedur Mutu PPM Sahid.
B. Peningkatan Mutu Pelayanan Pendidikan 16. Apa Kebijakan Mutu yang ada di Pondok Pesantren Modern Sahid? (kebijakan mutu yang ditetapkan) Jawab: Kebijakan Mutu Pondok Pesantren Modern Sahid di antaranya adalah: 1) Mutu pelayanan pendidikan untuk membentuk santri yang berakhlak Islami, unggul dalam prestasi, berbudaya Indonesia, dan siap bersaing di era globalisasi adalah prinsip dasar penyelenggaraan pendidikan Pondok Pesantren Modern Sahid yang terus dikembangkan sesuai tuntutan perubahan zaman. 2) Untuk menjaga konsistensi pelaksanaan prinsip di atas, Pondok Pesantren Modern Sahid menerapkan sistem manajemen mutu yang difokuskan pada perbaikan setiap aspek pesantren, khususnya sumber daya manusia dan sumber daya pendukung. 3) Untuk meningkatkan efektifitas penerapan sistem manajemen mutu pada setiap bagian/fungsi secara berkelanjutan ditetapkan sasaran mutu yang relevan dan dievaluasi secara periodik. 4) Manajemen, ustadz, dan karyawan Pondok Pesantren Modern Sahid memiliki komitmen kuat untuk mewujudkan setiap tujuan dan target yang terkandung dalam kebijakan mutu ini.
17. Apa sasaran mutu yang ditetapkan oleh Pondok Pesantren Modern Sahid? (sasaran mutu yang ditetapkan) Jawab: Sasaran mutu atau target mutu yang ingin dicapai dijabarkan dalam Sasaran Mutu yang terdiri dari beberapa bagian-bagian yang ada di pondok pesantren. Contoh pada bagian Madrasah Tsanawiyah, sasaran mutu atau target mutu yang ingin dicapai mendapatkan akreditasi “A” dari Badan Akreditasi Nasional (BAN) pada tahun 2010.
18. Pelayanan pendidikan apa yang disediakan oleh pondok pesantren? (contoh pelayanan pendidikan) Jawab: Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 yang dituangkan di Pondok Pesantren Modern Sahid mencakup: 1) Pelayanan pendidikan Madrasah Tsanawiyah, 2) Pelayanan pendidikan Madrasah Aliyah, 3) Pelayanan pendidikan Asrama Putra, 4) Pelayanan pendidikan Asrama Putri , 5) Ta`mir Masjid, 6) Pelayanan pendukung terkait. 19. Bagaimana PPM Sahid bisa mengetahui tingkat kepuasan stakeholder? (pemantauan kepuasan stakeholder) Jawab: Untuk mengetahui tingkat kepuasan atau ketidakpuasan stakeholder, dibuat form keluhan stakeholder, kuisioner untuk santri dan orang tua/ wali santri. Pada form Keluhan Stakeholder terdapat uraian keluhan dan usulan yang ingin disampaikan oleh stakeholder kemudian diproses oleh pimpinan harian dan sekretaris ISO untuk mengambil tindakan yang harus dilakukan dari keluhan tersebut.
20. Bagaimana PPM Sahid mempertahankan komitmen agar mutu pelayanan pendidikan tetap terjamin? (komitmen manajemen) Jawab: Dalam tahap-tahap pelaksanaan proses penerapan SMM ISO 9001:2008 sudah dijelaskan bahwa pimpinan harian harus memiliki komitmen yang kuat dan melengkapi bukti–bukti komitmennya yang diperlukan untuk pengembangan dan penerapan sistem manajemen mutu serta perbaikan efektifitasnya secara berkesinambungan melalui: komunikasi ke dalam pesantren mengenai penerapan manajemen mutu, menetapkan visi dan misi, menetapkan sasaran mutu, dll. 21. Bagaimana hasil dari proses pendidikan di PPM Sahid? (prestasi santri) Jawab: Dari segi kuantitas, sebelum menerapkan ISO, santri PPM Sahid sedikit, setelah menerapkan ISO, santri di PPM Sahid mengalami peningkatan karena orang tua merasa anaknya diperhatikan (dari pelayanan maksimal yang diberikan). Kemudian, dari kualitasnya, ketika UN santri lulus 100%. Prestasi non akademiknya banyak kejuaraan-kejuaraan yang diperoleh. Sebenarnya,
prestasi tidak hanya memenangi kejuaraan saja, tetapi ketika santri mengalami peningkatan, missal tadinya tidak bisa berbahasa Arab menjadi bisa bahasa Arab, itu sudah mencapai prestasi. Pada Sasaran Mutu sudah dijelaskan prestasi yang harus diraih oleh lembaga.
22. Apa alat yang digunakan untuk mengetahui hasil dari proses pelayanan mutu pendidikan? (alat berupa catatan atau arsip mutu) Jawab: contohnya buku raport untuk mengetahui hasil prestasi akademik santri. Dan buku raport santri yang berisi mengenai perkembangan santri dan kecakapan santri di lingkungan asrama. Form keluhan stakeholder, kuisioner untuk santri dan orang tua/ wali santri.
23. Apa manfaat yang diperoleh dalam menerapkan SMM ISO 9001:2000? (Keuntungan bagi pondok pesantren) Jawab: manfaat dar penerapan SMM ISO 9001:2008 di PPM Sahid yakni masyarakat percaya terhadap proses pendidikan di pondok pesantren, mendapatkan prestasi yang ingin dicapai, bila pendiri sudah tidak ada pesantren tetap eksis, sebagai pusat pendidikan Islam internasional yang modern. 24. Program apa saja yang dilakukan untuk meningkatkan kemampuan tenaga pendidik dan kependidikan PPM Sahid? (program peningkatan kemampuan SDM) Jawab: mengadakan pelatihan dan pengembangan bagi SDM, baik pelatihan internal yang diadakan oleh pondok maupun pelatihan eksternal yang diadakan oleh pemerintah. Dan mengadakan studi banding. 25. Apa pentingnya program peningkatan mutu sumber daya manusia di PPM Sahid? Jawab: Penting dilaksanakan. Karena dalam proses meningkatkan mutu diperlukan SDM yang memiliki kemampuan sesuai dengan bidang yang dibawahinya. 26. Bagaimana pola pelaksanaan program peningkatan mutu SDM? Jawab: menganalisis kemampuan SDM. Kemudian menganalisis kebutuhan pelatihan. Setelah itu dilaksankannya pelatihan yang diadakan sesuai dengan kebutuhan SDM yang ada di PPM Sahid. Mengenai pelatihan ini sudah ditetapkan dalam Prosedur Mutu PPM Sahid untuk pelatihan dan pengembangan ustadz dan karyawan.
27. Apa dampak yang diperoleh dari program-program yang dilakukan untuk meningkatkan mutu SDM dalam proses peningkatan mutu pelayanan pendidikan? Jawab: dampaknya adalah, kualitas SDM semakin meningkat, pelaksanaan manajemen dalam penerapan SMM ISO 9001;2008 menjadi efektif dan efisien, mengurangi ketidakpuasan stakeholder karena dengan SDM berkualitas berdampak baik dalam melayani kebutuhan stakeholder.
28. Apa saja sarana dan prasarana yang diadakan untuk menunjang proses pendidikan di PPM Sahid? (sarana prasarana yang menunjang) Jawab: sarana dan prasarana yang menunjang untuk proses pendidikan di antaranya adalah asrama, gedung sekolah, laboratorium, dll.
29. Apa fungsi dari pengadaan sarana dan prasarana di PPM Sahid? Jawab: pengadaan sarana dan prasarana memiliki fungsi yang amat penting. Yaitu menunjang proses pendidikan dan menunjang proses peningkatan mutu pelayanan mutu. Tanpa sarana dan prasaran yang memadai, maka proses pendidikan dan proses peningkatan mutu pelayanan pendidikan tidak akan berjalan.
30. Apa dampak dari pengadaan sarana dan prasarana dalam proses peningkatan mutu pelayanan pendidikan? Jawab: dengan adanya sarana dan prasarana, proses pendidikan dan proses peningkatan mutu pelayanan dapat berjalan dengan efektif dan efisien sehingga sasaran mutu yang ditetapkan dapat tercapai.
Mengetahui,
KH. Drs. Ahmad Sadjid Zain Pimpinan Harian Pondok Pesantren Modern Sahid
