PENDAHULUAN Latar Belakang Masalah Sumber daya manusia memiliki faktor penting dalam menjalankan aktivitas-aktivitas perusahaan. Sumber daya manusia tersebut dapat diartikan sebagai karyawan dan tenaga kerja yang membantu tercapainya tujuan perusahaan. Perusahaan akan memiliki kesempatan yang baik untuk bertahan dan maju apabila memiliki tenaga kerja yang tepat dan berkompeten. Sebaliknya, karyawan juga membutuhkan perusahaan sebagai tempat untuk bekerja dan mencari nafkah. Sehingga, karyawan berhak untuk mendapatkan gaji dan upah yang sesuai dengan kinerja mereka. Suatu sistem penggajian dan pengupahan dapat berjalan dengan baik apabila memiliki unsur-unsur sistem pengendalian. Pengendalian intern dalam perusahaan perlu dilakukan untuk menghindari adanya kecurangan dan kesalahan dalam pemberian gaji dan upah. Sistem pengendalian intern akan menghasilkan informasi yang dibutuhkan bagi perusahaan, yaitu untuk mengamankan sumbersumber dari pemborosan, kecurangan, dan ketidak efisienan, meningkatkan ketelitian dan dapat dipercayai data akuntansi, mendorong ditaati dan dilaksanakannya kebijakan perusahaan, meningkatkan efisiensi (Hartadi, 1986:2). PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil merupakan Perusahaan Swasta Nasional yang bergerak di bidang industri gula dan perdagangan umum. PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil merupakan cabang dari PT. Kebon Agung Pabrik Gula Malang. PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil memiliki karyawan yang beragam. Secara garis besar ada dua jenis. Pertama karyawan staff 1
(pimpinan) dan karywan pelaksana. Karyawan staff (pimpinan) dalam pemberian gaji diberikan langsung oleh kantor pusat yang ada di Jakarta. PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil hanya menangani pemberian gaji dan upah untuk karyawan pelaksana. Karyawan pelaksana ini dibagi menjadi tiga jenis pekerja. Karyawan pelaksana yang dibagi menjadi tiga yaitu pekerja tetap, pekerja tidak tetap dan pekerja kampanye. Dalam pemberian gaji dan upah karyawan pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil sudah terkomputerisasi dan dilakukan oleh bagian PDE (Pengolahan Data Elektronik), kemudian akan diberikan ke bagian penggajian untuk dihitung kembali dan dicetak, terakhir diberikan ke bagian personalia untuk diteliti dan ditunjukkan kepada pimpinan yang nantinya akan diserahkan kepada karyawan. Namun pimpinan hanya menerima hasil akhir saja tanpa mengotoriasi kembali daftar dan jumlah gaji, sehingga dapat terjadi kecurangan. Dalam pemberian gaji dan upah pada PT. Kebon Agung masih terdapat kendala, yaitu membedakan karyawan yang berhak untuk menerima gaji dan upah yang sesuai. Ini mengakibatkan kesalahan dalam perhitungan dan pemberian gaji karyawan. Dikarenakan sistem pembedaan karyawan yang belum dapat dikelola dengan baik, sehingga masih sulit untuk menentukan jumlah gaji dan upah yang harus diterima oleh karyawan yang bersangkutan. Diperlukan kerjasama antar karyawan agar masalah ini dapat diatasi. Pemisahan tugas yang baik di perusahaan juga akan membatu menjalankan proses pengendalian intern di perusahaan. Hal inilah yang membuat sistem pengendalian dalam sistem penggajian dan pengupahan pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil belum dapat berjalan secara maksimal. 2
Penelitian terkait dengan pentingnya sistem pengendalian bagi sistem penggajian telah dilakukan sebelumnya, pada penelitian sebelumnya penelitian dilakukan pada perusahaan manufaktur. Beberapa diantaranya Hartono (2012) melakukan penelitian mengenai sistem pengendalian intern yang digunakan dalam proses penggajian serta siklus penggajian yang terdapat di PT. CMA Indonesia, dari hasil penelitiannya dapat disimpulkan bahwa pada PT. CMA Indonesia pengendalian intern yang diterapkan sudah baik. Penelitian serupa juga telah dilakukan oleh Pramawanti (2003) yang dilakukan di PT. Supersonic Chemical Industry dan disimpulkan bahwa pengendalian intern dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan karyawan sudah berjalan dengan baik, meskipun belum ada pemisahan fungsi yang berhubungan dengan penggajian dan pengupahan karyawan. Atas dasar kajian penelitian yang telah dilakukan di atas, peneliti melakukan penelitian pada obyek yang berbeda yaitu dilakukan di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil. Dimana pada perusahaan ini memiliki karakteristik yang berdeda dengan perusahaan pada penelitian sebelumnnya. Pada penelitian sebelumnya lebih cenderung melakukan penelitian pada perusahaan manufaktur, sedangkan PT. Kebon Agung merupakan perusahaan yang berkaitan dengan perkebunan. Diamana dalam prose produksinya sangat bergantung pada hasil perkebunan tebu. Sehingga karyawan yang terdapat di PT. Kebon Agung berbeda dengan perusahaan manufaktur, dimana pada perusahaan ini pekerja terdiri dari beberapa jenis karyawan dan selalu berubah dalam setiap periode masa produksi kecuali karyawan tetap. 3
Menyadari pentingnya penerapan sistem pengendalian intern dalam setiap kegiatan perusahaan maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian tentang sistem pengendalian intern dengan mengambil judul “Analisis Sistem Pengendalian Intern Atas Sistem Penggajian dan Pengupahan Pada “ PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil ” Persoalan Penelitian Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka persoalan penelitian ini adalah : 1. Bagaimana sistem pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan yang ada di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil? 2. Apa kelemahan dari sistem pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil? Tujuan Penelitian Tujuan Penelitian ini adalah untuk menganalisis sistem pengendalian intern dalam sistem penggajian dan pengupahan pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil cabang Pati, yang meliputi pemisahan fungsi tugas, prosedur pencatatan serta praktek yang sehat. Manfaat Penelitian Manfaat penelitian yang dapat diperoleh dari penelitian ini, yaitu: 1. Memberikan masukan kepada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil mengenai pentingnya struktur pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan.
4
2. Menerapkan teori dalam praktek mengenai pengaruh pengendalian intern dalam sistem penggajian dan pengupahan.
TELAAH TEORITIS Dalam suatu penelitian dibuat aspek-aspek teoritis yang digunakan untuk melandasi
masalah suatu persoalan penelitian
yang telah dirumuskan.
Berdasarkan masalah dan persoalan diatas maka ada dua konsep yang dipilih, yaitu sistem pengendalian intern dan sistem penggajian. Sistem Pengendalian Intern Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi dan seluruh caracara serta alat-alat yang digunakan dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan efisiensi di dalam operasi, dan menjaga dipatuhinya manajemen yang telah diterapkan lebih dahulu (Baridwan,1993:13). Tujuan sistem pengendalian intern Alasan perusahaan untuk menerapkan sistem pengendalian intern adalah untuk membantu pimpinan agar perusahaan dapat mencapai tujuan secara efisien. Tujuan pengendalian intern adalah untuk memberikan keyakinan memadai dalam pencapaian tiga golongan, yaitu tujuan keandalan informasi keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, efektifitas dan efisiensi operasi (Mulyadi dan Kanaka, 1998:172). Menurut Mulyadi (2010:178) tujuan pengendalian intern adalah sebagai berikut: 5
a. Menjaga kekayaan perusahaan a. Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang telah diterapkan b. Pertanggungjawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan dengan kekayaan yang sesungguhnya ada b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi a. Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan b. Pencatatan transaksi yang telah terjadi dalam catatan akuntansi Tujuan tersebut dirinci lebih lanjut sebagai berikut: a. Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan: 1. Pembatasan akses langsung terhadap karyawan 2. Pembatasan akses tidak langsung terhadap karyawan b. Pertanggungjawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan dengan kekayaan yang sesungguhnya ada: 1. Pembandingan secara periodik antara catatan akuntansi dengan kekayaan yang sesungguhnya ada 2. Rekonsiliasi antara catatan akuntansi yang diselenggarakan c. Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan: 1. Pemberian otorisasi oleh pejabat yang berwenang 2. Pelaksanaan transaksi sesuai dengan otorisasi yang diberikan oleh pejabat yang berwenang
6
d. Pencatatan transaksi yang terjadi dalam catatan akuntansi: 1. Pencatatan semua transaksi yang terjadi 2. Transaksi yang dicatat adalah benar-benar terjadi 3. Transaksi dicatat dalam jumlah yang benar 4. Transaksi dicatat dalam periode akuntansi yang seharusnya 5. Transaksi dicatat dengan penggolongan yang seharusnya 6. Transaksi dicatat dan diringkas dengan teliti Prinsip-prinsip Sistem Pengendalian Intern Menurut Hartadi (1987:130) untuk dapat mencapai tujuan pengendalian intern, suatu sistem harus memenuhi enam prinsip dasar pengendalian intern yang meliputi: a. Pemisahan fungsi Adanya pemisahan fungsi untuk dapat mencapai suatu efisiensi pelaksanaan tugas. Tujuan utama pemisahan fungsi untuk menghindari dan pengawasan segera atas kesalahan atau ketidakberesan. b. Prosedur pemberian wewenang Tujuan prinsip ini adalah untuk menjamin bahwa transaksi telah diotorisir oleh orang yang berwenang. c. Prosedur dokumentasi Dokumentasi yang layak adalah penting untuk terciptanya sistem pengendalian akuntansi yang efektif. Dokumentasi memberi dasar penetapan tanggung jawab untuk pelaksanaan dan pencatatan transaksi. d. Prosedur dan catatan akuntansi 7
Tujuan pengendalian ini adalah agar dapat disiapkan atau dibuatnya catatancatatan akuntansi yang yang teliti secara cepat dan data akuntansi dapat dilaporkan kepada pihak yang menggunakan secara tepat waktu. e. Pengawasan fisik Berhubungan dengan penggunaan alat-alat mekanis dan elektronis dalam pelaksanaan dan pencatatan transaksi. f. Pemeriksaan intern secara bebas Menyangkut pembandingan antara catatan asset dengan asset yang betul-betul ada, menyelenggarakan rekening-rekening control dan mengadakan perhitungan kembali gaji karyawan. Ini bertujuan untuk mengadakan pengawasan kebenaran data. Unsur-unsur dalam pengendalian intern adalah: Suatu Pengendalian intern yang baik perlu adanya unsur-unsur yang berhubungan langsung dengan pengendalian, sehingga tujuan dari pengendalian intern dapat tercapai. Unsur-unsur ini merupakan cara perusahaan untuk mencapai tujuan pengendalian intern. Menurut Mulyadi (2010:164), untuk menciptakan sistem pengendalian intern yang baik dalam perusahaan maka ada empat unsur pokok yang harus dipenuhi antara lain : 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tepat. 2. Sistem pemberian wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, hutang, pendapatan dan biaya. 3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit oganisasi. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. 8
Sistem pengendalian intern yang memadai bagi perusahaan mempunyai persyaratan yang berbeda-beda, tergantung dari sifat serta keadaan masingmasing perusahaan. Tidak ada sistem pengendalian intern yang baku yang dapat dipakai oleh seluruh perusahaan. Perusahaan yang memiliki sistem pengendalian intern yang baik dapat meminimalkan terjadinya praktek-praktek kecurangan dalam perusahaan. COSO menyebutkan sistem pengendalian yang baik harus memenuhi lima komponen pengendalian intern yang saling terkait (Romney and Steinbart, 2006): 1. Lingkungan pengendalian Lingkungan
pengendalian
merupakan
landasan
untuk
semua
unsure
penngendalian intern yang membentuk disiplin dan struktur serta mempengaruhi kesadaran personel organisasi tentang pengendalian. Komponen ini meliputi sikap manajemen disemua tingkatan terhadap operasi secara umun dan konsep pengendalian secara khusus. Faktor-faktor yang membentuk lingkungan pengendalian dalam suatu entitas antara lain integritas dan nilai-nilai etika, komitmenm akan kompetensi, filosofi dan gaya operasi manajemen, struktur organisasi, pendelegasian wewenang dan tanggungjawab, kebijakan dan praktik tentang sumber daya manusia. 2. Penilaian resiko Penaksiran resiko merupakan identifikasi entitas dan analisis terhadap resiko yang relevan untuk mencapai tujuan, membentuk suatu dasar untuk menetukan bagaimana resiko harus dikelola. Menurut Romney (2006 : 246) faktor yang
9
membentuk penafsiran resiko antara lain adalah adanya perubahan lingkungan, personel yang terlibat dalam fungsi dan berbagai lini produk. 3. Aktivitas pengendalian Aktivitas pengendalian merupakan kegiatan-kegiatan pengendalian,
yang
merupakan kebijakan dan peraturan yang menyediakan jaminan yang wajar bahwa tujuan pengendalian pihak manajemen dapat dicapai. Secara umum, prosedur-prosedur pengendalian terdapat lima kategori (Romney, 2006) yaitu otorisasi transaksi dan kegiatan yang memadahi, pemisahan tugas, desain dan penmggunaan dokumen serta catatn yang memadai, penjagaan asset dan catatan yang memadai, dan pemeriksaan independen atas kinerja. 4. Informasi dan komunikasi Sistem informasi meliputi sistem akuntasi dan terdiri dari metode-metode dan catatan-catatan yang ditetapkan untuk mengidentifikasi, menggabungkan, menganalisis, mengelompokkan, mancatat, dan melaporkan transaksi-transaksi perusahaan dan memetapkan pertanggujawaban atas aktiva dan kewajiban. 5. Pegawasan Pengawasan merupakan proses yang dilakukan personil yang tepat untuk menilai kualitas kinerja SPI sepanjang waktu, termasuk penilaian apakah rancangan telah dioperasikan sebagaimana dikehendaki, dan apakah modifikasi telah dilakukan untuk perubahan kondisi yang terjadi. Dengan dipenuhinya unsur-unsur penngendalian intern yang baik oleh perusahaan, maka akan memberikan manfaat bagi perusahaan. Menurut Hartadi (1986:2) pengendalian intern yang baik akan berguna untuk: 10
1. Mengamankan sumber-sumber dari pemborosan, kecurangan, dan ketidak efisienan. 2. Meningkatkan ketelitian dan dapat dipercayai data akuntansi. 3. Mendorong ditaati dan dilaksanakannya kebijakan perusahaan. 4. Meningkatkan efisiensi. Sistem Penggajian dan Pengupahan Gaji adalah pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer yang biasanya dibayarkan secara tetap perbulan (Mulyadi, 2010:373). Upah adalah pembayaran atas jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh) yang biasanya dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan (Mulyadi, 2010:373). Mulyadi (2010:373) menerangkan tentang sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan seperti dibawah ini: Sistem informasi akuntansi penggajian digunakan untuk melaksanakan penghitungan, pembayaran, dan pencatatan gaji bagi karyawan yang dibayar tetap bulanan, dan sistem informasi akuntansi pengupahan digunakan untuk melaksanakan penghitungan, pembayaran, dan pencatatan upah bagi karyawan yang dibayar berdasarkan hari, jam, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah: (Mulyadi, 2010:374) : 1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah 11
2. Kartu jam hadir 3. Kartu jam kerja 4. Daftar gaji dan upah 5. Rekap daftar gaji dan upah 6. Surat pernyataan gaji dan upah 7. Amplop gaji dan upah 8. Bukti kas keluar Sistem Pengendalian Intern Dalam Sistem Penggajian dan Pengupahan Pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan dibutuhkan perusahaan sebagai dasar dari peraturan-peraturan yang ditetapkan. Karena Sistem pengendalian intern perlu dilakukan karena banyak celah yang memungkinkan terjadinya kecurangan-kecurangan dalam proses pemberian gaji dan upah. Dari hasil penelitian yang dilakukan oleh Mauliza (2009) jenis-jenis kecurangan tersebut antara lain: 1. Adanya karyawan atau pegawai fiktif, yaitu penerbitan cek gaji ke orang lain yang tidak bekerja bagi perusahaan. Hal ini terjadi akibat keterlanjutan penerbitan cek setelah pegawai diberhentikan (tidak menghapus nama orang yang sudah berhenti atau diberhentikan, namun tetap mengeluarkan gajinya). 2. Penyiapan buku pembayaran gaji dan upah palsu dengan maksud mendapat pembayaran dua kali. 3. Menguangkan cek gaji dan upah yang belum ditagih oleh pegawai yang bersangkutan.
12
4. Membuat kesalahan dalam perhitungan, sehingga gaji dan upah yang diterima oleh karyawan maupun buruh lebih atau kurang dari yang semestinya. 5. Adanya karyawan yang melakukan absensi untuk beberapa orang karyawan lain. 6. Pinjaman pegawai yang tidak mendapat persetujuan dicatat sebagai pengeluaran. 7. Mencatat jumlah total gaji dan upah yang tidak benar dalam buku gaji upah. Setelah melihat berbagai kecuarangan diatas, maka dalam hal ini sangat diperlukan sistem pengendalian intern terhadap gaji dan upah. Unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan menurut Mulyadi (2010:386) adalah sebagai berikut : 1. Organisasi a. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan. b. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi. 2. Sistem Operasi a. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama. b. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didarakan pada surat keputusan Direktur Keuangan.
13
c. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian. d. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan. e. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersngkutan. f. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia. g. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi. 3. Prosedur Pencatatan a. Perubahan dalam pencatatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan. b. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi. 4. Praktik yang sehat a. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung. b. Pemasukan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu. c. Pembuatan daftar gaji & upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran. 14
d. Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan. e. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah. Hasil Penelitian yang Relevan Penelitian terdahulu yang memuat tentang analisis sistem pengendalian intern terhadap sistem penggajian antara lain dilakukan oleh Mujiatun (2000) yang menyatakan sistem penggajian pada perusahaan yang diteliti sudah dapat dikatakan baik ditinjau dari prosedur dan pengendalian internnya meskipun masih dilakukan secara manual. Setyadi (2005) meneliti tentang kebijakan penerapan sistem pengendalian intern dan prosedur penggajian pada PT. KAI Daop VI Yogyakarta, dari hasil penelitiannya tersebut menjelaskan bahwa sistem pengendalian terhadap prosedur penggajian di PT. KAI Daop VI Yogyakarta telah diterapkan dengan baik ditunjukkan penerapan praktik yang sehat di dalam melaksanakan tugas pada setiap fungsi organisasi. Haripratiwi (2006) juga meneliti tentang prosedur penggajian dan penerapan sistem pengendalian intern terhadap penggajian karyawan pada BMT Al Ikhlas Yogyakarta, dari hasil penelitian tersebut menjelaskan bahwa BMT Al Ikhlas Yogyakarta telah memisahkan tugas dan tanggungjawab fungsional pada masing-masing bagian yang berhubungan dengan penggajian karyawan. Setelah melihat penelitian-penelitian terdahulu dapat disimpulkan bahwa pada penelitian terdahulu sistem yang digunakan untuk proses penggajian masih 15
manual karena kebanyakan dilakukan beberapa tahun yang lalu. Perbedaan penelitian ini dengan penelitian terdahulu adalah dimana penelitian ini dilakukan pada perusahaan yang sudah menggunakan proses terkomputerisasi, selain itu dalam penelitian ini lebih melihat pada memadai atau tidak sistem pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan berdasarkan konsep sistem pengendalian intern yang baik. Hal ini yang menbedakan dengan penelitian terdahulu.
METODE PENELITIAN Unit analisis dan unit observasi Dalam penelitian ini sistem pengendalian intern pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil akan menjadi unit analisis. Sedangkan yang dijadikan sebagai unit observasi yaitu, bagian penggajian, bagian akuntansi, dan bagian personalia pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil. Jenis dan Sumber Data Pada penelitian ini jenis data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Data primer yang digunakan adalah hasil wawancara dan observasi mengenai prosedur penggajian dan sisitem pengendalian intern pada sistem penggajian dan pengupahan pada PT. kebon Agung Pabrik Gula Trangkil. Sedangkan data sekunder dalam penelitian ini berupa formulir, bukti, catatan, maupun dokumen-dokumen perusahaan lainnya. Data sekunder yang digunakan untuk penelitian ini adalah gambaran umum PT. Kebon Agung Pabrik
16
Gula Trangkil, struktur organisasi, dokumen-dokumen yang digunakan dalam penggajian dan pengupahan. Metode Pengumpulan Data Untuk memperoleh data yang menyeluruh metode pengumpulan data yang akan dilakukan melalui metode : Wawancara Melakukan tanya jawab dengan pihak-pihak yang terkait dalam penyediaan informasi yang dibutuhkan. Dalam hal ini yaitu karyawan pada bagian penggajian, bagian akuntansi, dan bagian personalia. Dokumentasi Mengambil data yang diperoleh dari dokumen-dokumen di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil. Meliputi catatan, prosedur, dan pengendalian internal dalam sistem penggajian dan pengupahan. Teknik dan Langkah-langkah Analisis Teknik analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis kualitatif deskriptif. Dengan menguraikan hasil penelitian yang kemudian dideskripsikan berdasarkan landasan teori yang telah disusun. Hal ini digunakan untuk mengetahui penerapan sistem pengendalian intern dalam sistem penggajian dan pengupahan yang dilakukan oleh perusahaan, sehingga dapat diketahui kelemahan dalam sistem pengedalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan. Teknik analisis kualitatif yang dilakukan dengan menggambarkan sistem pengendalian intern yang ada dalam sistem penggajian dan pengupahan pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil cabang Pati. 17
Langkah-langkah analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah: 1. Mendeskripsikan gambaran umum obyek melalui data-data yang diperoleh dan jenis-jenis karyawan yang ada di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil. 2. Memahami sistem pengendalian intern pada sistem penggajian dan pengupahan pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil dengan wawancara dan observasi. Hal ini untuk memberikan pengetahuan yang memadahi mengenai kebijakan, prosedur, dan dokumen. 3. Melakukan analisis dengan membandingkan sistem pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil yang berjalan selama ini dengan unsur-unsur sistem pengendalian yang baik menurut definisi konsep sistem pengendalian intern untuk menentukan apakah apakah sistem pengendalian intern atas sistem penggajian dan penguapahan pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil sudah memadahi atau belum. 4. Mentukan kelemahan dari sistem pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil yang sudah berjalan selama ini. 5. Menarik kesimpulan dari sistem pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil apakah sistem pengendaliannya sesuai dengan unsur-unsur sistem pengendalian yang baik.
18
ANALISIS DAN PEMBAHASAN Gambaran Umum Perusahaan Nama perusahaan yang menjadi objek Tugas Akhir penulis adalah PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil yang merupakan cabang dari kantor pusat PT. Kebon Agung yang berada di Malang, Jawa Timur. PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil berlokasi di Desa Trangkil, kecamatan Trangkil, Kabupaten Pati. Visi dan Misi Perusahaan Visi PT Kebon Agung sebagai Perusahaan Swasta Nasional yang bergerak di bidang industri gula dan perdagangan umum, yaitu: 1. Secara langsung maupun tidak langsung turut berperan aktif dalam pembangunan Nasional dengan berperan serta dalam produksi gula, memberikan pendapatan kepada Negara, dan menciptakan lapangan kerja. 2. Sebagai organisasi usaha profesional, PT Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil senantiasa berusaha untuk maju dan mengembangkan usaha-usaha baik yang berbasis tebu maupun usaha lainnya sehingga perusahaan mampu bersaing dalam era pasar bebas, dan meningkatkan kesejahteraan bagi seluruh stake holder. Untuk mewujudkan visi di atas, maka misi PT Kebon Agung adalah memantapkan industri gula dengan mengelola secara profesional guna menjamin kelangsungan hidup perusahaan sehingga dapat memberikan manfaat dan meningkatkan kesejahteraan bagi seluruh stake holder.
19
Struktur organisasi Perusahaan Struktur organisasi yang diterapkan oleh PT Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil dalam mengatur manajemennya adalah struktur organisasi garis yang menunjukkan suatu kekuasaan tertinggi terletak pada pimpinan perusahaan, yang mengkoordinir
seluruh
aktivitas
perusahaan,
menentukan
kebijaksanaan
perusahaan dan mengawasi perusahaan serta di dukung dengan adanya staff yang berkewajiban memberi usulan, saran, dan masukan kepada pimpinan. Setiap bagian di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil memiliki struktur organisasi. Begitu juga dengan bagian TUK (Tata Usaha dan keuangan) yang bertanggungjawab dalam proses penggajian dan pengupahan. Struktur organisasi di TUK dipimpin oleh kepala bagian TUK/manajer TUK yang membawahi dua kepala kasubsi yaitu kasubsi keuangan dan kasubsi personalia dan umum, yang nantinya setiap kepala kasubsi akan bertanggungjawab atas setiap kasubsi yang ada dalam bagian TUK. Jenis-Jenis Karyawan PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil melalakukan penggilingan tebu satu periode dalam setahun, yaitu pada bulan Mei s.d. Oktober. Masa ini disebut DMG (Dalam Masa Giling). Di luar masa ini disebut LMG (Luar Masa Giling), hal ini menyebabkan perubahan pada kebutuhan jumlah tenaga kerja pada masa DMG perusahaan memperkejakan karyawan dengan status yang beragam, sementara pada saat LMG perusahaan hanya memperkerjakan karyawan tetap. Secara lebih rinci status tenaga kerja karyawan PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil terdiri dari: 20
1. Karyawan staff Karyawan staff disebut juga karyawan sebagai pimpinan, tugasnya memimpin dan mengawasi kerja karyawan pelaksana. Pengangkatan dan pemberhentian karyawan staff dilakukan oleh direksi. 2. Karyawan pelaksana Karyawan pelaksana dibagi atas: a. Pekerja tetap Pekerja yang sifat hubungan kerjanya didasari terlebih dahulu dengan peraturan-peraturan, hal ini karena pekerja tetap akan bekerja secara tetap diperusahaan dan dibagi menjadi beberapa golongan sesuai dengan lama masa bekerja. Pekerja tetap akan habis masa kerjanya pada saat pensiun. Pekerja tetap akan bekerja pada saat DMG dan LMG. b. Pekerja tidak tetap Pekerja yang melaksanakan tugasnya untuk waktu tertentu saja, sesuai dengan kontrak yang telah disepakati sebelumnya. Pekerja tidak tetap dibedakan menjadi tiga jenis pekerja, yaitu: 1. Pekerja musiman tanaman (borongan tanaman) Pekerja ini bertugas untuk melaksanakan pekerjaan dalam persiapan tanam dan pemeliharaan tebu siap tebang. 2. Pekerja musiman tebangan (borongan tebang) Pekerja ini akan melaksanakan pekerjaan sejak tebu mulai ditebang dan diangkut, untuk selanjutnya disetorkan kepada Pabrik Gula Trangkil. 21
3. Pekerja musiman Pekerja ini tugasnya di sektor emplasemen dan tidak mempunyai hubungan langsung dengan penggilingan tebu. Pekerjaanya hanya meliputi pembersihan sampah, mengurus timbangan dan gilingan tebu. c. Pekerja kampanye Pekerja yang tugasnya mengangkut tebu mulai dari timbangan sampai ke gilingan dan mengatur gula di atas alat pengangkut dan para pekerja pabrik yang bekerja dalam proses pengolahan tebu. Para pekerja kampanye ini akan bekerja dalam waktu tiga bulan selama dalam masa giling. Jam Kerja Karyawan PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil memiliki dua periode kerja, yaitu DMG dan LMG, sehingga ada perbedaan jadwal kerja bagi karyawan. Jadwal jam kerja dibedakan untuk karyawan tetap dan tidak tetap. Jadwal jam kerja untuk karyawan tetap adalah: 1. Jam 07.00 s.d 11.30 waktu bekerja 2. Jam 11.30 s.d 12.30 waktu istirahat 3. Jam 12.30 s.d 15.00 waktu bekerja Jadwal kerja ini berlaku untuk masa DMG dan LMG. Karyawan tidak tetap jam kerjanya dibagiatas tiga shift dan masingmasing shift adalah tujuh jam ditambah satu jam lembur. Jadwal untuk karyawan tidak tetap adalah: 1. Jam 05.00 s.d 13.00 shift I 2. Jam 13.00 s.d 21.00 shift II 22
3. Jam 21.00 s.d 05.00 shift III Jadwal kerja ini berlaku pada saat DMG saja. Adanya perbedaan jadwal kerja ini karena tuntutan jenis pekerjaan yang berbeda. Analisis Sistem Penggajian dan Pengupahan Sistem pengendalian intern yang baik akan mempengaruhi setiap aktivitasaktivitas di perusahaan, begitu juga dengan aktivitas penggajian dan pengupahan. Berikut ini adalah sistem penggajian dan pengupahan yang ada di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil : Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penggajian dan pengupahan di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil 1. Fungsi pencatatan waktu hadir (presensi) Fungsi ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan, dari karyawan datang hingga karyawan pulang. Pencatatan waktu hadir yang digunakan di PT. kebon Agung Pabrik Gula Trangkil adalah dengan menggunakan application software fingerprint untuk karyawan tetap, sedangkan karyawan tidak tetap dan kampanye menggunakan sistem absensi manual, dan yang bertanggungjawab adalah bagian pengupahan. Fungsi pencatatan waktu hadir ini akan menentukan jumlah gaji dan upah yang akan diterima karyawan, apakah gaji yang diterima utuh atau ada potongan yang disebabkan keterlambatan atau ketidakhadiran karyawan. Namun pada pelaksanaannya tidak ada potongan gaji dan upah bagi karyawan yang terlambat ataupun tidak masuk kerja. Pencatatan waktu hadir ini ditempatkan di setelah masuk menuju
23
kantor, tetapi tidak ada petugas ataupun karyawan yang mengontrol penggunaan mesin pencatatan waktu hadir tersebut. 2. Fungsi pembuatan gaji dan upah Fungsi ini bertujuan untuk membuat daftar gaji dan upah karyawan yang berisi gaji pokok dan tunjangan yang diterima oleh karyawan serta berisi potongan gaji dan upah yang terjadi selama periode pemberian gaji dan upah. Dalam menetukan gaji karyawan menggunakan acuan surat keputusan perusahaan tentang pemberian gaji dan upah, jabatan karyawan, golongan, dan masa kerja. Daftar gaji dan upah akan dibuat oleh bagian PDE (Pengolahan Data Elektronik) kemudian diserahkan ke bagian gaji dan upah dan terakhir akan diserahkan ke bagian personalia untuk diteliti. 3. Fungsi personalia Fungsi ini pada dasarnya bertujuan mengatur seluruh pegawai yang ada dalam perusahaan, tetapi fungsi ini juga bertugas untuk mengotorisasi gaji sebelum gaji diberikan kepada karyawan. Bagian personalia akan menerima daftar gaji dan upah dari bagian penggajian yang kemudian akan diteliti jumlahnya sudah sesuai. 4. Fungsi Kasir Fungsi ini mengatur seluruh pengeluaran yang ada diperusahaan. Fungsi inilah yang akan mencatat pengeluaran perusahaan untuk pembayaran gaji dan upah. Setelah menerima rekap daftar gaji dari bagian personalia kasir akan mentransfer dan membagikan gaji karyawan.
24
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian dan pengupahan di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil 1. Prosedur pencatatan waktu hadir Prosedur pencatatan waktu hadir menggunakan apllication software dan proses
manual
yang
ditangani
oleh
bagian
pengupahan
dengan
pelaksanaannya sebagai berikut: a. Untuk pegawai tetap pencatatan presensinya menggunakan application software fingerprint, sedangkan untuk pegawai tidak tetap dan pegawai kampanye presensi akan dicatat oleh bagian pengupahan. b. Membuat dan membagi daftar presensi sesuai dengan bagian karyawan yang bersangkutan. c. Menyerahkan daftar presensi kepada manajer bagian. 2. Prosedur penggajian dan pengupahan Prosedur ini akan dilakukan oleh bagian TUK dengan uraian sebagai berikut : a. Bagian PDE akan menerima rekap daftar presensi dari bagian pengupahan b. Membuat gaji berdasarkan surat keputusan pengangkatan pegawai, jabatan, golongan dan masa kerja yang kemudian akan dikurangi dengan potongan. c. Diserahkan ke bagian penggajian untuk dicatat dalam stuktur gaji dan upah. d. Rekap gaji deserahkan ke bagian personalia 3. Prosedur administrasi personalia Prosedur ini dilakukan oleh bagian personalia dengan rincian sebagai berikut: 25
a. Personalia akan menerima rekap gaji dari bagian penggajian. b. Mengotorisasi ketelitian dan perhitungan gaji dan upah sebelum gaji diserahkan kepada karyawan. c. Apabila sudah diotorisasi rekap gaji dan upah diserahkan ke bagian akuntansi. 4. Prosedur pembayaran gaji Prosedur ini dilakukan oleh kasir yang terdapat di bagian akunting dan aktivitasnya sebagai berikut : a. Bagian akunting akan menerima rekap struktur gaji dan upah dari bagian personalia. b. Mencatat biaya gaji dan upah. c. Membuat bukti kas keluar. d. Kasir akan mengeluarkan gaji karyawan. e. Untuk karyawan tetap gaji ditransfer ke rekening karyawan, sedangkan untuk karyawan tidak tetap dan kampanye gaji akan diserahkan secara langsung. f. Karyawan tetap akan menerima perincian gaji sebagai bukti gaji sudah ditransfer. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam penggajian dan pengupahan di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil 1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
26
Dokumen ini dikeluarkan oleh bagian personalia berupa surat keputusan yang berhubungan dengan perubahan gaji dan upah, seperti surat kenaikan gaji, surat perubahan golongan karyawan dan surat perubahan gaji. 2. Kartu jam hadir Kartu jam hadir untuk karyawan tetap menggunakan sistem software pendeteksi cap jempol, untuk karyawan tidak tetap dan kampanye menggunakan absensi manual. 3. Daftar gaji dan upah Dokumen ini berisi tentang jumlah gaji pokok karyawan, uang lembur potongan yang terdiri dari pajak Pph, iuran dan pinjaman. 4. Rekap gaji dan upah Dokumen ini merupakan rekapitulasi dari daftar gaji dan upah karyawan. 5. Surat perintah kerja lembur Dokumen ini berisi data karyawan yang kerja lembur, bagian, seksi, jam lembur dan uraian pekerjaannya. 6. Surat tugas Dokumen ini berisi tentang pemberian tugas kepada karyawan yang bersangkutan, nama, jabatan, bagian, tempat tujuan, jenis tugasnya, tanggal berangkat dan kembali serta kendaraan yang akan dipakai. 7. Sampul gaji (amplop gaji) Sampul gaji ini akan diberikan kepada karyawan tidak tetap dan kampanye dengan rincian berisi nama, bagian, nomor SKB, dan jumlah gaji perbulannya. 8. Bukti kas keluar 27
Dokumen ini berisi tentang uraian pengeluaran kas, jumlah, dan akan diperiksa terlebih dulu sebelum kas dikeluarkan. Analisis Sistem Pengendalian Intern Dalam Aktivitas Pengendalian Sistem Penggajian dan Pengupahan Berdasarkan penjelasan mengenai sistem penggajian dan pengupahan yang ada di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil, maka dapat dilakukan analisis mengenai sistem pengendalian intern dalam sistem penggajian dan pengupahan yang ada di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil. Analisisnya adalah sebagai berikut: Unsur-unsur
pengendalian
intern
dalam
sistem
penggajian
dan
pengupahan pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil adalah : 1. Organisasi Struktur organisasi yang baik dalam perusahaan adalah struktur organisasi yang memisahkan antara tugas dan tanggung jawab dari tiap-tiap bagian organisasi. Pemisahan tugas yang jelas pada masing-masing bagian akan mempermudah pekerjaan, sehingga karyawan dapat bekerja sesuai dengan kedudukannya. Organisasi yang telah memisahkan tugas dan tanggung jawab yang telah dilaksanakan di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil adalah : a. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah terpisah dari fungsi keuangan b. Fungsi pencatatan waktu hadir terpisah dari fungsi penggajian Fungsi penggajian dipegang oleh bagian PDE dan fungsi presensi dipegang oleh bagian upah.
28
2. Sistem Operasi Sistem operasi yang ada di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil adalah: a. Karyawan yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah telah memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan tetap yang telah ditandatangani oleh pimpinan, tetapi untuk karyawan selain karyawan tetap tidak memiliki surat keputusan pengangkatan karena pekerja hanya bekerja pada saat waktu tertentu. b. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat karyawan akan didasarkan pada surat keputusan pimpinan. c. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan didasarkan pada surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi akunting. d. Kartu jam hadir tidak diotorisasi oleh kepala departemen yang bersangkutan. e. Perintah lembur diotorisasi oleh kepala bagian upah. f. Daftar gaji dan upah diotorisasi oleh fungsi personalia. g. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah diotorisasi oleh bagian akunting. 3. Prosedur Pencatatan Prosedur pencatatan yang ada di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil adalah : a. Setiap ada perubahan yang terjadi dalam pencatatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan. 29
b. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh bagian personalia. 4. Praktik yang sehat Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas yang diterapkan di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil adalah : a. Pembuatan daftar gaji dan upah diverifikasi kebenarannya dan ketelitian perhitungannya oleh bagian personalia sebelum gaji dan upah dibayarkan. b. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah yang dipegang oleh manajer PDE. Analisis Sistem Pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan berdasarkan unsur pengendalian yang baik menurut konsep 1. Lingkungan pengendalian a. Integritas dan nilai-nilai etika Intregritas dan nilai-nilai etika merupakan salah satu alat yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk memberikan peraturan bagi karyawannya. Peraturan di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil, pada bagian TUK (Tata Usaha dan Keuangan) untuk jam kerja sudah diatur oleh pimpinan perusahaan secara tertulis. Peraturan jam masuk kerja jam 07.00. Mengenai ijin tidak masuk kerja karyawan dapat memberikan surat ijin apabila tidak masuk, untuk SP (Surat Peringatan) akan diberikan bagi karyawan yang melakukan kesalahan seperti karyawan yang sering terlambat masuk, tidak masuk kerja tanpa memberikan surat ijin. Selain SP, karyawan juga akan dikenakan potongan gaji apabila melakukan kesalahan. Meskipun telah ada peraturan 30
yang tertulis serta sanksi yang akan diberikan, masih ada karyawan yang datang terlambat dan tidak masuk kerja tanpa memberikan surat ijin. Sehingga peraturan-peraturan ini tidak berjalan sesuai yang diharapkan perusahaan. Apabila ada karyawan yang telat masuk kerja, membolos, bahkan pulang sebelum jam kerja habis tidak ada sanksi yang diberikan oleh perusahaan yang membuat karyawan merasa aman jika melakukan pelanggaran. b. Filosofi dan gaya operasi manajemen Filosofi perusahaan sudah diterapkan oleh manajemen yang dimaksudkan supaya seluruh karyawan melaksanakannya, sehingga dapat menciptakan karyawan yang disiplin, jujur, mampu bekerja dengan baik dan dapat memajukan perusahaan. Dilihat dari hasil wawancara proses penggajian dan pengupahan yang dilakukan di perusahaan masih sederhana. Bila dilihat dari gaya operasinya setiap fungsi bagian sudah memiliki tugasnya masingmasing. Pada bagian
TUK (Tata Usaha dan Keuangan), manajer TUK
membawahi dua kepala kasubsi yaitu kasubsi keuangan dan kasubsi personalia dan umum. Setiap kepala kasubsi akan memberikan laporan kepada manajer bagian, selanjutnya manajer bagian akan bertanggung jawab memberikan laporan kepada pimpinan perusahaan. c. Struktur organisasi Struktur organisasi diperusahaan merupakan alat untuk pencapaian tujuan dan dengan adanya struktur organisasi yangn jelas dapat diketahui batasan wewenang dan tanggungjawab sesuai dengan fungsinya. Struktur organisasi di bagian TUK terdapat perangkapan jabatan yang terjadi pada fungsi akuntansi 31
dan fungsi keuangan. Struktur organisasi dengan perangkapan jabatan ini dapat menyebabkan penyalahgunaan jabatan. Pada perusahaan ini juga tidak memiliki job description yang jelas dan tertulis. Sehingga sistem pengendalian yang ada di perusahaan tidak dapat berjalan dengan baik, ini dapat menjadi kelemahan dalam perusahaan. d. Komite Audit Komite audit wajib dilakukan oleh perusahaan karena sebagai internal control. Audit terhadap proses penggajian dan pengupahan akan dilakukan setiap tahun oleh direksi yang dipimpin oleh direktur utama, selain itu juga ada pemeriksaan dari kantor akuntan publik. Pemeriksaan dilakukan terhadap laporan tentang penggajian dan pengupahan. e. Pemberian wewenang dan tanggung jawab Setiap fungsi di perusahaan yang berhubungan dengan penggajian dan pengupahan
memiliki
tugas
dan
wewenang
masing-masing
dalam
menjalankan tugasnya. Pemberian wewenang ini dilakukan oleh pimpinan PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil dan disosialisasikan kepada seluruh karyawan melalui manajer bagian. Contohnya bagian PDE (Pengolahan Data Elektronik) berwenang dalam mencatat seluruh data karyawan dari tiap bagian untuk membuat daftar gaji dan upah karyawan. Setiap bagian telah menjalankan tugas dan wewenangnya masing-masing. f. Kebijakan dan praktik-praktik dalam sumber daya manusia Keberhasilan sebuah perusahaan dapat dipengaruhi oleh SDM yang ada di perusahaan. Sehingga perlu adannya sistem pengendalian untuk memperoleh 32
SDM yang berkompeten. Ada beberapa tahapan yang dilakukan oleh perusahaan untuk memperoleh SDM yang berkompeten, yaitu: 1) Perekrutan karyawan Di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil dalam perekrutan karyawan akan diadakan seleksi untuk menetukan apakah calon karyawan tersebut telah berkompeten di bidangnya. Misalnya untuk bagian akunting pendidikan minimal D3. 2) Penilaian prestasi/kinerja karyawan Dilakukan setiap akhir tahun untuk menentukan karyawan yang memiliki kinerja terbaik di perusahaan. 3) Promosi jabatan Akan diberikan kepada karyawan yang memiliki kinerja yang baik dan prestasi yang dicapai memuaskan. 4) Rotasi Rotasi pekerjaan akan dilakukan bagi karayawan tetapi masih dalam divisi yang sama. Misalnya: dari bagian penggajian pindah ke bagian personalia, kemudian pindah lagi ke bagian akunting. 2. Penilaian resiko a. Perubahan lingkungan penggajian dan pengupahan Dalam proses penggajian dan pengupahan PT. Kebon Agung telah mengikuti perubahan, dimana dalam proses pembuatan daftar gaji dan upah sudah terkomputerisasi. Sehingga proses penggajian dapat dilakukan dengan cepat. Meskipun sudah terkomputerisasi, kesalahan dalam 33
perhitungan gaji dan upah masih dapat terjadi terjadi dimana karyawan bisa salah memasukkan nama pegawai dan jumlah gaji atau human error. Hal ini dikarenakan kondisi perusahaan yang memiliki jumlah pegawai tidak tetap lebih banyak dari pegawai tetap, sehingga selalu terjadi perubahan pegawai. b. Personel Karyawan yang ada di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil telah memiliki kompetensi yang sesuai dengan bidangnya. Contoh: karyawan di bidang PDE, dengan kriteria D3 dan S1 dari lulusan akuntansi atau komputerisasi akuntasi. Tetapi dengan adanya standar pendidikan tertentu tidak menjamin perusahaan akan terbebas dari resiko kecurangan, dengan ilmu dan pendidikan yang dimiliki oleh karyawan justru bisa membuat karyawan melakukan kecurangan dengan memanipulasi data yang ada. Hal ini dimungkinkan terjadi karena tidak adanya pengawasan dalam proses penggajian di perusahaan. Untuk meminimalisasi terjadinya kecurangan perusahaan dapat melakukan pengawasan berkala. c. Perubahan stuktur organisasi Restukturisasi di perusahaan dilakukan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Ini dilakukan agar terhindar resiko kejenuhan karyawan yang dapat berimbas pada kinerja karyawan, selain itu juga dapat mengurangi tingkat penyimpangan apabila karyawan terus berada di bagian yang sama karyawan akan lebih memahami tentang segala sesuatu yang terdapat di bagian tersebut dan mempermudah untuk melakukan kecurangan. 34
3. Aktivitas pengendalian a. Otorisasi dan kegiatan yang memadahi Pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil otorisasi sudah dilakukan. Dalam pemberian gaji dan upah karyawan fungsi otorisasi dipegang oleh bagian administrasi personalia. Namun otorisasi hanya dilakukan sebatas meneliti jumlah gaji dan upah yang akan diberikan kepada karyawan. Pada kegiatan pembuatan daftar gaji dan upah tidak ada pengawasan yang dilakukan dan hal ini menjadi kelemahan di perusahaan, karena bagian penggajian bisa memasukkan nama karyawan yang tidak bekerja di perusahaan. b. Pemisahan tugas Pengendalian intern yang baik adalah dimana ada pemisahan tugas yang baik. Pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil sudah ada pemisahan tugas bagi tiap-tiap bagian, tetapi untuk bagian keuangan belum dipisahkan dengan bagian akuntansi. Hal ini dapat menyebabkan penyelewengan. Ini merupakan kelemahan. c. Desain dan penggunaan dokumen serta catatan yang memadahi Desain dan penggunaan catatan yang memadahi akan membantu dalam pencatatan data yang akurat supaya apabila ada penambahan jumlah gaji dapat dilakukan secara benar. Dokumen-dokumen yang digunakan ldalam sistem penggajian dan pengupahan di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil antara lain: kartu jam hadir, daftar gaji dan upah, rekap gaji dan upah, surat perintah kerja lembur, surat tugas, sampul gaji bukti kas 35
keluar. Dengan adanya dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses penggajian
dan
pengupahan
ini
membantu
dalam
memberikan
pertanggungjawaban dalam proses pemberian gaji dan upah. d. Penjagaan aset dan catatan yang memadahi Untuk memenuhi penjagaan aset dan catatan yang memadahi, perusahaan menyimpan data yang berhubungan dengan gaji dan upah, penyimpanan data ini dilakukan oleh bagian PDE. Pengendalian aktiva dilakukan dengan cara seluruh pengeluaran yang terjadi harus disertai dengan bukti penngeluaran dan bagian akunting akan menverifikasinya terlebih dahulu. e. Pemeriksaaan independen atas kinerja PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil pada setiap tahunnya secara rutin akan mengadakan penilaian kinerja karyawan bagi karyawan yang memiliki kinerja paling baik akan mendapat penghargaan dari perusahaan, karyawan yang memiliki kinerja baik juga akan promosi jabatan serta kenaikan gaji. 4. Informasi dan komunikasi Pada sistem penggajian dan pengupahan di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil, informasi dan komunikasi didasarkan pada prosedur yang sudah ada di perusahaan. Dalam proses pembuatan gaji dan upah akan dimulai dari entry data-data karyawan dari tiap manajer bagian yang akan diserahkan ke bagian PDE untuk diolah. Komunikasi juga dilakukan oleh tiap bagian agar tidak terjadi kesalahan dalam proses pemberian gaji dan upah, seperti pada saat ada penambahan jumlah karyawan. 36
5. Pemantauan Pemantauan yang dilakukan oleh persahaan dalam proses penggajian dan pengupahan masih kurang. Pada bagian penggajian bisa menambahkan karyawan yang sebenarnya tidak bekerja. Penyimpangan ini merugikan perusahaan, seharusnya perusahaan bisa melakukan pemantauan secara berkala agar tidak ada kecurangan yang dilakukan oleh karyawan. Dari analisis diatas dapat dilihat bahwa unsur-unsur sistem pengendalian intern di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil sudah ada. Untuk melihat apakah unsur-unsur sistem pengendalian intern sudah memenuhi prinsip-prinsip sistem pengendalian intern yang baik dapat dilihat dalam tabel berikut: Tabel 1 Unsur-unsur sistem pengendalian intern yang memenuhi prinsip-prinsip dasar pengendalian intern No
Prinsip-prinsip SPI
Penerapan di PT. Kebon Agung
Pabrik
Keterangan
Gula
Trangkil Memadai
Tidak memadai
1.
Pemisahan fungsi
Di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil sudah ada pemisahan fungsi dan
37
tanggungjawab antar masing-masing fungsi. Namun, belum ada job description tertulis bagi para karyawan. 2.
Prosedur pemberian
Setiap bagian di PT.
wewenang
Kebon Agung Pabrik gula Trangkil sudah memiliki wewenangnya masing-masing, dan wewenang ini diberikan oleh pimpinan perusahaan, sesuai dengan bagiannya.
3.
Prosedur
Dokumentasi yang ada di
dokumentasi
perusahaan sudah cukup baik, karena semua data dan dokumen yang ada telah disimpan dengan baik dan rapi.
4.
Prosedur dan catatan
Prosedur dan catatan
akuntansi
yang digunakan di PT. Kebon Agung pabrik 38
Gula Trangkil sudah baik, ini terlihat dari dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses penggajian dan pengupahan cukup memadai. 5.
Pengawasan fisik
Pengawasan fisik dilakukan secara berkala oleh perusahaan, dengan maksud kegiatan operasi perusahaan dapat berjalan dengan baik.
6.
Pemeriksaan
intern
PT. Kebon Agung Pabrik
secara bebas
Gula Trangkil selalu melakukan pemeriksaan terhadap catatan akuntansi perusahaan dan laporan keuangan.
Dari tabel di atas jika dianalisis menurut unsur-unsur sistem pengendalian intern yang baik, sistem pengendalian intern atas penggajian dan pengupahan di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil sudah sudah ada dan memadai. Ini dapat 39
dilihat dari peraturan-peraturan yang telah dibuat oleh perusahaan, berhubungan dengan pengendalian intern atas sistem pennggajian dan pengupahan sudah sesuai dengan unsur-unsur sistem pengendalian intern yang baik menurut konsep. Tetapi masih ada kelemahan secara sistem menurut unsur-unsur pengendalian yang baik yaitu dalam pemisahan fungsi di PT. Kebon Agung Pabrik gula Trangkil masih ada dua fungsi yang dijadikan satu yaitu akunting dan keuangan. Seharusnya ada pemisahan fungsi antara akuntansi dan keuangan untuk mencegah terjadinya kecurangan yang bisa timbul akibat dari penyalahgunaan wewenang. Meskipun sistem pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan sudah memadai dan sesuai dengan unsur-unsur sistem pengendalian yang baik tujuan yang diharapkan perusahaan belum bisa tercapai. Dikarenakan pelaksanaannya belum berjalan efektif, ini dapat dilihat dengan sudah ada peraturan yang secara tertulis dibuat oleh perusahaan tetapi belum dapat dilaksanakan dengan baik oleh para karyawan. Misalnya peraturan mengenai presensi, setiap karyawan yang terlambat atau membolos akan mendapat sanksi yaitu pengurangan gaji dan upah, namun dalam kenyataannya sanksi itu tidak diterapkan dan akibatnya banyak karyawan yang sengaja datang terlambat, pergi saat jam kerja dan pulang sebelum jam kerja habis. Kelemahan dalam sistem pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan yang masih terdapat di PT. Kebon Agung Pabrik Gula trangkil dapat berpotensi menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Sehingga dapat disimpulkan bahwa unsur-unsur sistem pengendalian yang baik di PT. kebon Agung Pabrik
40
Gula Trangkil sudah memadai, namun dalam praktiknya belum bisa seperti yang diharapkan.
PENUTUP Kesimpulan Berdasarkan analisis dan pembahasan terhadap sistem pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil dapat disimpulkan bahwa sistem penggajian dan pengupahan yang ada di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil, sudah memisahkan tugas dan tannggungjawab masing-masing fungsi yang berhubungan dengan penggajian dan pengupahan. Untuk sistem pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil sudah ada dan memadai sesuai dengan unsur-unsur sistem pengendalian yang baik menurut konsep. Meskipun dalam penerapannya belum dapat berjalan sesuai yang diharapkan perusahaan. Implikasi Terapan Berdasarkan hasil penelitian intern yang dilakukan pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil, ada beberapa saran yang dapat digunakan sebagai usulan untuk pebaikan perusahaan : 1. Perusahaan sebaiknya memisahkan fungsi akuntansi dengan fungsi keuangan, untuk menghindari terjadinya kecurangan yang dilakukan karyawan karena berada di fungsi yang sama.
41
2. Untuk lebih menjaga agar tidak terjadi kecurangan dalam proses penggajian dan pengupahan, perusahaan dapat melakukan pemantauan dalam proses penggajian dan pengupahan. 3. Agar peraturan-peraturan yang dibuat perusahaan mengenai pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan bisa efektif sesuai yang diharapkan, perusahaan bisa lebih mensosialisasikan peraturan-peraturan yang telah dibuat supaya para karyawan bisa lebih mematuhi peraturan tersebut.
42
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki, 1993, Sistem Informasi Akuntansi dan Organisasi Perusahaan, Sapdodadi, Jakarta Christyanto, Leo, 2011, Peranan Sistem Pengendalian Internal Dalam Meningkatkan Efektivitas dan Efisiensi Kegiatan Operasional Pada Siklus Persediaan dan Pergudangan, Jurnal Akuntansi 06, Universitas Kristen Maranatha Hadi, Abdul, 2007, Sistem Akuntansi Penggajian Pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kabupaten Kudus, Tugas Akhir Program D3 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang, Semarang Haripratiwi, Ika, 2006, Analisis Sistem Pengendalian Intern Penggajian Karyawan Pada BMT Al Ikhlas Yogyakarta, Skripsi Program Studi Akuntansi Syari’ah Jurusan Ekonomi Islam Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri, Surakarta Hartadi, Bambang, 1986, Sistem Pengendalian Intern Dalam Hubungannya Dengan Management dan Audit, Edisi 1, BPFE, Yogyakarta. , Bambang, 1987, Auditing: Suatu Pedoman Pemeriksaan Akuntansi Tahap Pendahuluan, Edisi 1, BPFE, Yogyakarta. Hartono, Rudi, 2012, Analisis Pengendalian Intern Sistem Penggajian Dan Pengupahan Study Pada PT. CMA Indonesia, Skripsi Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Mercu Buana, Jakarta Mauliza, Febria, 2009, Peranan Sistem Akuntansi Dalam Mendukung Pengendalian Intern Atas Gaji dan Upah Pada PT. Mopoli Raya, Skripsi Program S1 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara, Medan Noviana, Rina Yulia, 2009, Analisis Sistem Pengendalian Intern Terhadap Sistem Penggajian dan Pengupahan Pada PT. Tripilar Bentomas Salatiga, Skripsi Program S1 Fakultas Ekonomi Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga (tidak dipublikasikan) Mulyadi, dan Puradiredja Kanaka, 1998, Auditing, Edisi 5, Buku 1, Salemba Empat, Jakarta
Mulyadi, 2002 , Pemeriksaan Akuntan, Edisi 3, BP STIE YKPN, Yogyakarta , 2010, Sistem Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta Nugroho, Setiyaji, 2007, Analisis Pengendalian Internal Persediaan Obat Rumah Sakit Umum Daerah Kota Salatiga, Skripsi Program S1 Fakultas Ekonomi Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga (tidak dipublikasikan) Romney, B. Marshall dan Paul John Steinbart, 2006, Accounting Information System, Edisi 9, Salemba Empat, Jakarta Setyadi, Agus, 2005, Analisis Penerapan Sistem Pengendalian Intern Terhadap Prosedur Penggajian Studi Kasus Pada PT. KAI Daop VI Yogyakarta, Skripsi Program S1 JEI STAIN- SEM Institute Yogyakarta.
