CONCEPT
PEN Nederland, voorheen Centrum voor Nederland van de Internationale P.E.N.-Club (Club van "Poets, playwrights, essayists, editors, novelists") HUISHOUDELIJK REGLEMENT Over het lid worden van de vereniging artikel 1 Aanvragen tot lidmaatschap van de vereniging dienen schriftelijk*) te worden gedaan; zij worden gericht tot de secretaris van het bestuur. artikel 2 De aanvraag moet de volgende gegevens bevatten: a. naam, voornaam (namen), woonplaats van de aanvrager en eventueel zijn schuilnaam; b. vermelding van één of meer literaire werken of vermelding van functie in, c.q. betrokkenheid bij het literaire bedrijf; d. een verklaring dat de aanvrager de grondslagen en doelstellingen, zoals vastgelegd in het PEN Charter, onderschrijft. artikel 3 Ingeval van afwijzing heeft de aanvrager het recht om van deze beslissing in beroep te komen bij de algemene ledenvergadering, die op de eerstvolgende bijeenkomst na ontvangst van het beroep, in hoogste instantie beslist. Dit beroep dient schriftelijk te geschieden; het moet bij de secretaris worden ingediend binnen vier weken na verzending van de kennisgeving dat de aanvraag tot lidmaatschap niet wordt gehonoreerd. Artikel 4 Het bestuur van de vereniging kan schrijvers of personen die een functie hebben in of betrokken zijn bij het literaire veld uitnodigen lid te worden van de vereniging. Het lidmaatschap gaat daadwerkelijk in zodra deze potentiële leden schriftelijk aan de secretaris hebben gemeld dat zij het PEN Charter onderschrijven. Over de algemene ledenvergadering (ALV) artikel 5 De algemene ledenvergadering is het hoogste beleidsorgaan van de vereniging. artikel 6 De convocatie voor elke ALV wordt ten minste drie weken van tevoren verzonden met een agenda waarin de ter vergadering te behandelen onderwerpen vermeld staan en bij benoemingen de namen van personen. De agenda gaat vergezeld van één of meer bijlagen, waaronder in ieder geval de notulen van de vorige ALV. artikel 7 Ieder verenigingslid is bevoegd voorstellen te doen aangaande op de ALV te behandelen onderwerpen, die, mits ontvangen twee weken voor een uitgeschreven vergadering, alsnog op de agenda van die vergadering worden geplaatst. Omtrent andere onderwerpen dan vermeld op de agenda - eventueel aangevuld overeenkomstig het in de vorige zin bepaalde - kunnen geen rechtsgeldige besluiten worden genomen. artikel 8
De voorzitter van het verenigingsbestuur fungeert tevens als voorzitter van de ALV, tenzij de ALV een ander lid aanwijst voor de zakelijke leiding van de vergadering. Artikel 9 Besluiten worden genomen bij gewone meerderheid van stemmen. In de regel wordt over zaken mondeling, over personen schriftelijk gestemd. Wanneer in het eerste geval de stemmen staken, geeft de stem van de voorzitter de doorslag. Wanneer bij stemming tussen personen geen van hen de volstrekte meerderheid heeft verworven, wordt een herstemming gehouden tussen de twee kandidaten die het hoogste aantal stemmen hebben behaald. Wanneer bij stemming tussen twee personen de stemmen staken, wordt door middel van loting bepaald wie uiteindelijk gekozen wordt.
Over het verenigingsbestuur artikel 10 Voorstellen voor kandidaten voor het verenigingsbestuur worden voorgelegd aan de ALV, evenals voorstellen voor herverkiezing van zittende bestuursleden. artikel 11 Leden kunnen kandidaten voorstellen voor bestuursvacatures. De voorstellen dienen twee weken voordat de ALV wordt gehouden schriftelijk bij het bestuur te worden ingediend (zie ook artikel 7). Het bestuur is verplicht de naam van de andere kandidaat uiterlijk 5 dagen voor de algemene ledenvergadering ter kennis van de leden van de vereniging te brengen. artikel 12 Kandidaten als bedoeld in het vorig artikel zijn gehouden ter vergadering hun kandidatuur op zakelijke gronden te motiveren. artikel 13 De leden van het verenigingsbestuur zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid van de vereniging en voor de dagelijkse gang van zaken. Zij brengen hierover verslag uit aan de algemene ledenvergadering, welke verslaglegging schriftelijk geschiedt bij gelegenheid van de jaarvergadering. Indien wenselijk of noodzakelijk legt het bestuur ter goedkeuring een beleidsnota voor aan de ALV. Het bestuur voorziet de leden van alle informatie, nodig ter beoordeling van het beleid en/of een goede taakvervulling. artikel 14 Bestuursleden kunnen specifieke functies vervullen, onder meer ten behoeve van werkzaamheden die verband houden met contacten met het Writers in Prison Committee en het International Cities of Refuge Network. Eén van de leden van het bestuur vervult de functie van penningmeester. Over het dagelijks bestuur artikel 15 Het Dagelijks Bestuur, bestaande uit voorzitter en secretaris, is belast met de dagelijkse gang van zaken wat het beleid betreft van de vereniging, contacten met andere organisaties, voorbereiding van bestuursvergaderingen en de ALV. artikel 16 Het Dagelijks Bestuur onderhoudt de contacten met PEN International en vormt in eerste instantie de afvaardiging van PEN Nederland naar congressen van PEN International.
Over de vergaderingen van het bestuur van de vereniging artikel 17 a. Het bestuur van de vereniging vergadert als regel zes maal per jaar en verder zo vaak als dit noodzakelijk wordt geacht. b. Het Dagelijks Bestuur vergadert of overlegt zo vaak als het dit noodzakelijk acht. Het draagt zorg voor schriftelijke en mondelinge verslaggeving aan het verenigingsbestuur. Het neemt geen besluiten buiten medeweten van het verenigingsbestuur. artikel 18 Besluiten van het bestuur van de vereniging worden genomen bij meerderheid van stemmen, uitgebracht door aanwezige bestuursleden. Wanneer bij een stemming over een voorstel tijdens een vergadering van het verenigingsbestuur de stemmen staken, kan de voorzitter besluiten het voorstel voor een volgende bestuursvergadering wederom ter besluitvorming op de agenda te plaatsen. Tussen de eerste bestuursvergadering en de tweede dienen minimaal zeven dagen te verstrijken, de dag der oproeping en die der vergadering niet meegerekend. Staken de stemmen ook in deze tweede bestuursvergadering, dan geeft de stem van de voorzitter de doorslag bij het bepalen van wat besloten is. artikel 19 Het bestuur van de vereniging kan ook buiten vergadering besluiten nemen, mits alle bestuursleden in de gelegenheid zijn gesteld schriftelijk of per e-mail hun mening te uiten en geen hunner zich verzet tegen deze wijze van besluitvorming. Van een aldus genomen besluit wordt tijdens de volgende vergadering ten behoeve van de notulen melding gemaakt. Over de secretaris artikel 20 De secretaris, tevens archivaris, is verantwoordelijk voor het (doen) notuleren van de vergadering van het verenigingsbestuur, Dagelijks Bestuur en de algemene ledenvergadering. De notulen worden in de eerstvolgende vergadering vastgesteld. De secretaris is verantwoordelijk voor de briefwisseling, het archief en voor het namens het verenigingsbestuur tot stand brengen van een jaarverslag ter gelegenheid van de jaarvergadering. Over de penningmeester artikel 21 De penningmeester is verantwoordelijk voor het opstellen van de concept-begroting van de vereniging en het bewaken van de vastgestelde begroting. Hij of zij voert het geldelijk beheer conform de bepalingen van de in dit huishoudelijk reglement opgenomen rubriek ‘Over het financieel beheer’ en is gehouden aan elk der leden van het verenigingsbestuur desgevraagd inzage te verlenen van de boeken en van de kas. De penningmeester stelt jaarlijks een concept-jaarrekening op, die samen met het rapport van de kascommissie wordt voorgelegd aan de ALV. Over externe en interne publiciteit artikel 22 Het bestuur van de vereniging draagt zorg voor de voorziening van informatie binnen de vereniging (interne publiciteit) en aan derden (externe publiciteit). Eén of meer bestuursleden zijn belast met deze informatievoorziening, met name via de website van PEN Nederland.
Over het financieel beheer
artikel 23 Het bestuur van de vereniging is tegenover de algemene ledenvergadering verantwoordelijk voor het beheer van de financiën in de vereniging. artikel 24 De vereniging heeft één rekening voor het ontvangen van inkomsten en het betalen van uitgaven. In de regel komen alle inkomsten voor de vereniging op deze centrale rekening van de vereniging binnen. artikel 25 Voor het openen van andere rekeningen is toestemming van het bestuur van de vereniging vereist. artikel 26 Voorzitter en penningmeester hebben tekenbevoegdheid voor de rekening van PEN Nederland.
Over de begroting van de vereniging artikel 27 Jaarlijks stelt het bestuur van de vereniging een begroting op die ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de algemene ledenvergadering van de vereniging.
Over de bestuursvergoedingen artikel 28 Bestuursvergoedingen kunnen worden toegekend binnen de grenzen van een door de algemene ledenvergadering van de vereniging goedgekeurde begroting, in het bijzonder de daarop voorkomende posten bestuurskosten. Die vergoedingen dienen in verhouding te staan tot de omvang van de bestuurlijke verantwoordelijkheid en de daaruit voortvloeiende werkzaamheden en zo veel mogelijk een reële compensatie te bieden voor de door bestuurders bestede tijd en gemaakte kosten. artikel 29 Bestuursvergoedingen hebben het karakter van vacatiegelden als het om compensatie voor de bestede tijd gaat en worden aangemerkt als onkostenvergoeding als het gaat om door de bestuurder ten behoeve van de vereniging met instemming van zijn collega-bestuurders gedane uitgaven. artikel 30 Naast eventuele vacatiegelden worden aan bestuurders binnen de vereniging de feitelijk gemaakte reiskosten vergoed, en wel op basis van het tweede-klas-openbaarvervoerstarief of het voor werknemers fiscaal geldende autokilometer-tarief. artikel 31 Het staat het bestuur van de vereniging vrij om binnen de ruimte die de verenigingsbegroting en de afdelingsbegrotingen bieden, zelf besluiten te nemen over de vergoeding aan eigen bestuurders voor het deelnemen aan externe vergaderingen, externe bijeenkomsten en extra werkzaamheden buiten de reguliere bestuursactiviteiten. Slotbepaling artikel 32 In gevallen waarin de statuten of het huishoudelijk reglement niet voorzien, beslist het bestuur van de vereniging.
*) ‘schriftelijk’ kan ook betekenen ‘via digitale media’ (met name e-mail)
