PEMBUATAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEGIATAN ORGANISASI MAHASISWA PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN BERBASIS WEB (Studi Kasus: STIKOM Surabaya)
AY
A
Lailatul Fitri Kanhi S1) A.B.Tjandrarini2) 1) S1 Sistem Informasi, STIKOM Surabaya, email:
[email protected] 2) DIII Manajemen Informatika, STIKOM Surabaya, email:
[email protected]
R
AB
Abstract: Student Affair Department is one of technical unit located in a college. Student Affair Department conduct training and the service for student organisations. In each period, student organisations have work programs should be done. The work programs contain activities that are planned to be implemented in each period. During this administration data management activities carried out by the student organization of the Student Affair Department in a way to archive documents in which each pile are categorized in each period. In addition the documents are not recapitulated every month. It causes difficulty in searching documents, requires much time in processing data activities of the student organization, so the information that is desired cannot be retrieved quickly. The development of information technology today can help the Student Affair Department in data processing to yield information that is desired. A web-based administration information system of student organisations activities that was built can help Student Affair Department in doing administration of the student organisations activities that can be accessed anytime and anywhere. The system that was built can produce the report which is desired by the head of Student Affair Department.
SU
Keywords: Information System, Web, Administration
Perkembangan teknologi yang semakin maju menjadi pemicu untuk berpikir lebih maju. Dengan perkembangan
teknologi,
manual menjadi terkomputerisasi.
manusia
Teknologi berbasis web merupakan teknologi
menginginkan segala sesuatu dilaksanakan dengan
yang dapat diakses dengan mudah tanpa harus
cepat dan tepat. Teknologi informasi merupakan
menambah
teknologi yang dibangun dengan basis utama
komputer yang digunakan. Teknologi berbasis web
teknologi komputer. Untuk mempermudah kegiatan
memudahkan
transaksional sehari–hari, dibuat suatu perencanaan
menginputkan data. Proses dapat dilakukan di mana
sistem yang mengacu pada pengolahan data secara
saja dan kapan saja asalkan terhubung dengan
IK
O
M
didorong
perubahan terhadap sistem kerja yang awalnya
sistematis yang diimplementasikan dalam suatu program.
untuk
tambahan
mengakses
dalam
atau
internet. Bagian Kemahasiswaan merupakan salah satu Unit Pelaksana Teknis pada suatu perguruan tinggi
untuk
yang sebagian tugasnya adalah mengurusi dan
membantu meringankan pekerjaan manusia agar
mengelola data administrasi kegiatan organisasi
lebih efektif dan efisien. Dari pernyataan tersebut,
mahasiswa.
pengolahan data yang sebelumnya dilakukan secara
kemahasiswaan
manual, sudah tidak perlu dilakukan kembali karena
administrasi tersebut dengan optimal. Hal ini
akan memakan waktu yang lama serta membutuhkan
disebabkan karena tidak adanya aplikasi yang
ketelitian. Untuk mengatasi hal tersebut, dilakukan
membantu bagian kemahasiswaan. Data administrasi
informatika
sejak
teknologi
user
lunak
dan
ST
Penemuan
perangkat
awal
komputer dimaksudkan
Berdasarkan belum
pengamatan, dapat
mengelola
bagian data
yang tidak dapat dikelola secara optimal, yaitu data SNASTI 2012, OSIT - 17
yang
berhubungan
dengan
kegiatan
organisasi
Pengertian Sistem Informasi
mahasiswa antara lain pembuatan Proposal dan
Menurut
Herlambang
dan
Tanuwijaya
(2005:121), data adalah fakta-fakta atau kejadian-
data administrasi tersebut masih dilakukan dengan
kejadian yang dapat berupa angka-angka atau kode-
cara
tanpa
kode tertentu. Data masih belum mempunyai arti bagi
dilakukan pencatatan, sehingga ada potensi hilangnya
penggunanya. Untuk dapat mempunyai arti data
arsip yang telah disimpan. Selain itu pencarian
diolah sedemikian rupa sehingga dapat digunakan
dokumen LPJ yang digunakan sebagai pedoman
oleh penggunanya. Hasil pengolahan data inilah yang
menginputkan poin Standard Softskill Kegiatan
disebut sebagai informasi. Secara ringkas, informasi
Mahasiswa (SSKM) sebagai bukti telah mengikuti
adalah data yang telah diolah dan mempunyai arti
kegiatan, membutuhkan wakt yang tidak sedikit.
bagi
dokumen
yang
masuk
Berdasarkan pernyataan tersebut, pengolahan
AY
mengarsip
A
Laporan Pertanggungjawaban (LPJ). Pengelolaan
penggunanya.
didefinisikan
Sistem
sebagai
informasi
dapat
prosedur-prosedur
yang
digunakan untuk mengolah data sehingga dapat
membutuhkan
digunakan oleh penggunanya.
Untuk
mengatasi
hal
tersebut, maka perlu dilakukan perubahan dalam sistem administrasi menjadi terkomputerisasi. Selain itu pengelolaan data dan pengaksesan informasi juga harus dapat dilakukan kapan saja dan di mana saja. Berdasarkan permasalahan di atas, maka kemahasiswaan
membutuhkan
sebuah
Menurut
Siagian
(1970:3),
administrasi
didefinisikan sebagai keseluruhan proses kerja sama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasional tertentu untuk mencapai tujuan yang
SU
bagian
Pengertian Administrasi
R
ketelitian.
AB
data belum dapat dilakukan dengan efisien dan
aplikasi. Aplikasi tersebut harus dapat mengelola dan
telah ditentukan sebelumnya. Menurut Tead (1951)
mengolah
dalam
data
kegiatan
organisasi
mahasiswa
Dewi
(2011),
administrasi
merupakan
kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan oleh pejabat
mudah diakses di mana saja dan kapan saja, maka
eksekutif dalam suatu organisasi yang bertugas
aplikasi dibuat berbasis web. Oleh karena itu perlu
mengatur, memajukan, dan melengkapi usaha kerja
dibuat
M
mengenai, proposal dan LPJ. Agar dapat dengan
sistem
informasi
administrasi
kegiatan
O
organisasi mahasiswa berbasis web.
LANDASAN TEORI Pengertian Sistem
Herlambang
IK
Menurut
dan
sama sekumpulan orang yang sengaja dihimpun untuk mencapai tujuan tertentu.
Pengertian Database Management System Menurut
Tanuwijaya
Marlinda
(2004:6),
Database
(2005:116), definisi sistem dapat dibagi menjadi dua
Management System (DBMS) merupakan kumpulan
pendekatan, yaitu pendekatan secara prosedur dan
file yang saling berkaitan dan program untuk pengelolaannya. Basis data adalah kumpulan datanya,
pendekatan komponen, sistem didefinisikan sebagai
sedangkan program pengelolanya berdiri sendiri
kumpulan dari beberapa prosedur yang mempunyai
dalam
tujuan tertentu. Berdasarkan pendekatan komponen,
digunakan untuk membaca data, menghapus data,
sistem
dan melaporkan data dalam basis data.
ST
Berdasarkan
pendekatan
secara
merupakan
komponen.
kumpulan
dari
komponen–
komponen yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan tertentu.
SNASTI 2012, OSIT - 18
suatu
paket
program
komersial
yang
a. Pencatatan kegiatan mahasiswa
Pengertian Web Menurut Kristanto (2002:2), untuk membuat
Pencatatan kegiatan mahasiswa pada Bagian
interaksi yang baik dibutuhkan beberapa model
Kemahasiswaan meliputi pencatatan kegiatan
pemrograman. Model pemrograman web yang umum
yang akan dilakukan oleh setiap organisasi
digunakan adalah serve-side dan client-side. Server
mahasiswa berdasarkan program kerja masing-
adalah komputer yang berjalan terus menerus tanpa
masing organisasi termasuk unit-unit yang ada di
henti dan sebagai tempat file/program dari aplikasi
dalamnya. Dari pencatatan kegiatan tersebut,
web diletakkan. Client adalah user yang hendak
dokumen
mengakses program ke server dengan menggunakan
Program Kerja (Proker) selama satu periode untuk
address/alamat yang unik. Secara umum, untuk dapat
masing-masing organisasi.
server-side,
segala
proses
A
AY
b. Pemrosesan proposal masuk
mengakses aplikasi web dibutuhkan web browser. Pada
yang dihasilkan berupa kerangka
akan
Pemrosesan
proposal
masuk
pada
Bagian
Kemahasiswaan terdapat kelemahan antara lain,
hanya akan menerima hasilnya dalam bentuk format
proposal yang akan ditandatangani oleh Ketua
HTML.
Contoh
bahasa
pemrograman
yang
mendukung server-side adalah Perl, Active Server Pages (ASP), Java Server Pages (JSP), dan lain-lain.
organisasi, akan dilakukan pengecekan berulang kali terkait format yang telah diberikan.
c. Pemrosesan LPJ masuk
Pemrosesan LPJ masuk terdapat kelemahan yang
R
Pada client-side, proses akan dilakukan di komputer
AB
client (user)
dilakukan di web server, sedangkan
sama
seperti
yang membutuhkan banyak interaksi user dan
Kelemahan-kelemahan tersebut antara lain, LPJ
SU
client. Biasanya client-side digunakan untuk hal-hal
pada
saat
proposal
masuk.
menggunakan jenis informasi yang seragam dan
yang akan ditandatangani oleh Ketua organisasi,
pasti.
akan dilakukan pengecekan berulang kali terkait
Server-side
dan
client-side
seakan-akan
format
yang
telah
diberikan.
Pengecekan
dilakukan oleh Pembina organisasi, koordinator
Namun server-side dan client-side tidak bersifat
sie, sekretaris, bendahara dan setelah sesuai
kontradiksi
M
merupakan hal yang kontradiksi atau berlawanan.
melainkan
saling
melengkapi.
Penggunaan server-side dan client-side ini harus
format
barulah
ditandatangani
oleh
Ketua
organisasi.
O
disesuaikan dengan keperluan dari aplikasi web itu sendiri. Artinya mana proses yang perlu dilakukan di
Perancangan Sistem Gambar 1 merupakan gambaran teknologi
IK
server dan mana proses yang perlu dilakukan di client.
ST
METODE Analisis Sistem
Proses yang ada pada Bagian Kemahasiswaan
dapat dikelompokkan menjadi tiga proses besar, yakni proses proposal masuk, proses LPJ masuk serta pencatatan kegiatan organisasi mahasiswa. Adapun untuk penjelasan lebih detilnya akan dijelaskan berikut ini:
yang diterapkan pada aplikasi yang dibuat. Dimulai dari menyiapkan data-data master yang dibutuhkan kemudian dilakukan pencatatan kegiatan seluruh organisasi. Setelah pencatatan dilakukan, apabila organisasi
akan
mengadakan
atau
melakukan
kegiatan, maka organisasi akan mengajukan proposal. Kemudian proposal akan dicek dengan kegiatan organisasi tersebut, apakah sesuai atau tidak. Apabila sesuai
maka
akan
dilakukan
pencatatan
PIC
Kegiatan. Namun apabila tidak sesuai maka proposal akan dikembalikan untuk direvisi. Setelah itu apabila SNASTI 2012, OSIT - 19
organisasi telah selesai mengadakan atau melakukan kegiatan maka organisasi akan membuat LPJ. LPJ akan dicek dengan Proposal yang telah diajukan sebelumnya. Apabila sesuai maka laporan akan dicetak dan proses berakhir. Namun apabila tidak sesuai maka LPJ akan dikembalikan untuk direvisi.
Context
A
Context Diagram diagram
adalah
gambaran
AY
menyeluruh dari DFD. Di dalam context diagram ini terdapat lima entity yang terkait dengan sistem yaitu
Organisasi Mahasiswa (Ormawa), Unit, Sistem Informasi (SI) SDM, SI Akademik, dan Kepala
AB
Bagian (Kabag) Kemahasiswaan. Gambar context diagram dari aplikasi yang dibuat dapat dilihat pada
SU
R
Gambar 2.
Gambar 1. Flowchart Gambaran Teknologi yang diterapkan
M
Data_Mahasiswa
SI_AKA DEMIK Informasi_Format_Proposal Informasi_Data_Pembina Informasi_Format_LPJ
Informasi_Data_Kegiatan SI_SDM
O
UNIT
0
Data_Dosen
Data_LPJ
Laporan Data LPJ Terpilih
Proker_Organisasi
Periode Data Proposal Masuk
Data_Panitia
IK
Laporan Data LPJ Dipilih Periode Data LPJ
Laporan Data Proposal Dipilih
History_Jabatan
Data_Jabatan
Data_Proposal Detil_Proposal
Detil_Kegiatan_Organisasi
Sistem Informasi Administrasi Kegiatan Mahasiswa Berbasis WEB
Format_Proposal Format_LPJ Laporan_Data_Kegiatan_Dipilih
Detil_LPJ
Periode Data_Kegiatan_Dipilih
ST
Data_Pengguna
+
Data_Kegiatan
Pembina_Organisasi
Kabag Kemaha siswaan
Informasi_Proker Informasi_Data_Organisasi Laporan_Kegiatan_Terpilih Informasi_Deil_LPJ
Informasi_History_Jabatan Data_Organisasi
Infromasi_Detil_Proposal Informasi_Data_Proposal Informasi_Data_LPJ
Informasi_Data_Panitia Laporan Data Proposal Terpilih
Gambar 2. Context Diagram SNASTI 2012, OSIT - 20
ORMAWA
Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) merupakan perangkat
yang
Relationship
Diagram
(ERD)
menggambarkan seluruh kegiatan yang terdapat pada
dan mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan untuk
sistem secara jelas. Selain itu DFD juga mampu
sistem pemrosesan basis data. ERD menyediakan
menggambarkan komponen dan aliran data antar
bentuk untuk menunjukkan struktur keseluruhan
komponen
yang
kebutuhan data dari pemakai. Dalam ERD, data
dikembangkan. Gambar DFD level 0 dari aplikasi
tersebut digambarkan dengan menggunakan simbol
yang dibuat dapat dilihat pada Gambar 3.
entitas
pada
sistem
15
A
digunakan untuk menginterpretasikan, menentukan
terdapat
terstruktur.
Entity
DFD
yang
yang
metodologi
Data_Pengguna
Data_Pengguna Dibaca Data_Pengguna Disimpan SI_SDM
Data_Dosen Data_Kegiatan
UNIT
ORMAWA
Detil_Kegiatan_Organisasi Data_Jabatan Informasi_History_Jabatan
1
Data_Organisasi
Data_Jabatan_DIsimpan
3
Data_Jabatan
R
Data_Pengguna History_Jabatan_Disimpan
Pembina_Organisasi Data_Mahasiswa
SI_AKADEMIK
4
Mengelola_Data
Pembina_Organisasi_Dibaca
Data_Mahasiswa
6
Data_Mahasiswa_Dibaca
Data_Dosen_Dibaca
History_Pembina_Disimpan
Data_Pembina_ Organisasi
Detil_Kegiatan_Dibaca
SU
Data_Dosen
+
Data_Dosen_Disimpan
History_Jabatan
History_Jabatan
Histroy_Jabatan_Dibaca
Data_Mahasiswa_Disimpan
2
Informasi_Data_Organisasi
Data_Jabatan_Dibaca
Kabag Kemahasiswaan
1
AY
sistem
pada
AB
pengembangan
digunakan
Entity Relationship Diagram
7
Detil_Kegiatan_ Organisasi
Detil_Kegiatan_Disimpan
Data_Kegiatan_Disimpan Data_Organisasi_Disimpan Data_Kegiatan_Dibaca Data_Organisasi_Dibaca
5
Data_Kegiatan
Data_Kegiatan_Dicek Data_Kegiatan_Disimpan
8
Data_Organisasi
Data_Organisasi_Dicek
Laporan_Data_Kegiatan_Dipilih
2
Informasi_Proker
M
Proker_Organisasi Detil_LPJ Data_Panitia Data_LPJ Data_Proposal UNIT
Detil_Proposal
Format_LPJ Format_Proposal Infromasi_Detil_Proposal Informasi_Data_Panitia
O
Melakukan_Transaksi
Informasi_Data_LPJ Informasi_Data_Proposal
Informasi_Data_Pembina
+
Detil_Proposal_Disimpan 13
Detil_LPJ_Dibaca
IK
Data_LPJ
Data_LPJ_Dibaca
Informasi_Format_LPJ
Detil_LPJ_Disimpan
Detil_LPJ
9
Data_LPJ_Diupdate
Informasi_Format_Proposal
12
Informasi_Deil_LPJ
Data_LPJ_Disimpan
Informasi_Data_Kegiatan
Detil_Proposal
Detil_Proposal_Dibaca
Data_Proposal_Disimpan
Data_Proposal
8
Data_Proposal_Diupdate
11
Data_Proposal_Dibaca
Data_Panitia
Data_Panitia_Disimpan
3
Data_Organisasi
ST
10
5
Data_LPJ
Data_Organisasi
Laporan_Kegiatan_Terpilih Detil_Kegiatan_Organisasi
Data_Kegiatan
7
Detil_Kegiatan_ Organisasi Periode Data_Kegiatan_Dipilih
Periode Data Proposal Masuk
Membuat Laporan
Periode Data LPJ Data_Kegiatan Laporan Data Proposal Dipilih
Laporan Data LPJ Dipilih Data_Proposal
Laporan Data LPJ Terpilih
+
Laporan Data Proposal Terpilih
Gambar 3. DFD Level 0
SNASTI 2012, OSIT - 21
DAT A_LPJ DAT A_PROPOSAL
ID_LPJ Realisas i_Dana_SEMA Realisas i_Tgl_Pelaksana Realisas i_Tempat Realisas i_Peserta Status_LPJ
ID_Proposal T gl_Pelaksanaan T empat_Pelaksanaan Jumlah_Pes erta Anggaran_SEMA Status_Proposal
punya
Punya_Detil_LPJ
DAT A_PENGGUNA Username Pass word Status
DAT A_MAHASISWA Panitia
NIM Nama_Mahas is wa Status_Mahasiswa
MILI KI
Punya_Detil Memiliki
DET IL_LPJ
DET IL_PROPOSAL
Nama_Sie Real_Anggaran
HIST ORY_JABAT AN
Nama_Si e Anggaran_Sie
Periode_Jabatan I nduk_Organisasi sub
DAT A_DOSEN NIDN Nama_Dosen Ruang_Dos em
Terdapat
Det il_Kegiat an_O rganisasi
DAT A_ORGANISASI ID_Organisas i Nama_Organisas i Jumlah_Anggota Status_Organis asi
Mempunyai Ada
A
I nduk
DAT A_KEGIAT AN ID_Kegiatan Periode_Kegi atan Nama_Kegiatan Jumlah_Anggaran_Sema Pelaksanaan Status_Kegiatan Penyelenggara T ingkat Kegiatan
DAT A_JABAT AN ID_Jabatan Nama_Jabatan Status_J abatan
PEMBINA_ORGANISASI Periode
AY
Memiliki
Mempunyai
DA TA_P ROP OSA L_ ID_KE GIAT AN VA RCHAR2(5) ID_PROP OSA L VA RCHAR2(5) TGL_P ELAK SANAAN DA TE TE MPA T_PE LA KS ANA AN VA RCHAR2(100) JUMLA H_PE SERTA INT EGE R ANGGA RAN_SEMA DE CIMA L ID_PROPOSAL = ID_PROPOSAL ST ATUS_PROPOSAL VA RCHAR2(20) PE RIODE_KE GIAT AN CHAR(4)
DA TA_MAHA SISW A
NIM NA MA_MAHA SISW A ST ATUS_MA HAS ISWA
R
VA RCHAR2(5) VA RCHAR2(5) DE CIMA L DA TE VA RCHAR2(20) VA RCHAR2(100) VA RCHAR2(20)
ID_PROPOSAL = ID_PROPOSAL
CHAR(12) VA RCHAR2(30) VA RCHAR2(5)
PA NITIA ID_PROP OSA L VA RCHAR2(5) NIM CHAR(12)
NIM = NIM
DA TA_P ENGGUNA US ER VA RCHAR2(12) NIM CHAR(12) PA SSW ORD VA RCHAR2(12) ST ATUS VA RCHAR2(20)
ID_PROPOSAL = ID_PROPOSAL
SU
DA TA_LPJ ID_LPJ ID_PROP OSA L RE ALISA SI_DANA_SE MA RE ALISA SI_TGL_PE LAKS ANA RE ALISA SI_TEMPAT RE ALISA SI_PES ERT A ST ATUS_LPJ
AB
Gambar 4. CDM
NIM = NIM NIM = NIM
ID_KEGIATAN = ID_KEGIATAN PERIODE_KEGIATAN = PERIODE_KEGIATAN
DE TIL_PROPOS AL
ID_PROP OSA L NA MA_S IE2 ANGGA RAN_SIE
ID_LPJ = ID_LPJ
DE TIL_LPJ ID_LPJ NA MA_S IE RE AL_ANGGARAN
VA RCHAR2(5) NIDN = NIDN VA RCHAR2(20) DE CIMA L
VA RCHAR2(5) VA RCHAR2(20) DE CIMA L
HIS TORY_JABA TAN
DE TIL_KEGIATA N_ORGANISAS I
ID_KE GIAT AN PE RIODE_KE GIAT AN ID_ORGA NISAS I SIS A_DA NA
ID_KEGIATAN = ID_KEGIATAN PERIODE_KEGIATAN = PERIODE_KEGIATAN
ID_JAB ATA N ID_ORGA NISAS I NIM PE RIODE_JABA TAN
VA RCHAR2(5) VA RCHAR2(5) CHAR(12) CHAR(4)
VA RCHAR2(5) CHAR(4) VA RCHAR2(5) DE CIMA L
DA TA_K EGIA TAN
DA TA_DOSE N
CHAR(7) VA RCHAR2(20) VA RCHAR2(20)
ID_JABATAN = ID_J ABATAN
ID_ORGANISASI = ID_ORGANISASI ID_ORGANISASI = ID_ORGANISASI_INDUK
DA TA_ORGA NISA SI ID_ORGA NISAS I NA MA_ORGA NISA SI JUMLA H_ANGGOTA ID_ORGA NISAS I_INDUK ST ATUS_ORGANISAS I
PE MBINA_ORGANISAS I NIDN CHAR(7) PE RIODE CHAR(4) ID_ORGA NISAS I VA RCHAR2(5)
VA RCHAR2(5) VA RCHAR2(20) INT EGE R VA RCHAR2(5) VA RCHAR2(20)
ID_ORGANISASI = ID_ORGANISASI
DA TA_JAB ATA N ID_JAB ATA N VA RCHAR2(5) NA MA_JAB ATA N VA RCHAR2(20) ST ATUS_JABA TA N VA RCHAR2(20)
ID_ORGANISASI = ID_ORGANISASI
Gambar 5. PDM
ST
IK
NIDN NA MA_DOSE N RUANG_DOS EN
VA RCHAR2(5) VA RCHAR2(20) DE CIMA L VA RCHAR2(12) VA RCHAR2(20) VA RCHAR2(20) CHAR(4) VA RCHAR2(50)
O
M
ID_KE GIAT AN NA MA_K EGIA TAN JUMLA H_ANGGA RAN_SEMA PE LAKS ANA AN ST ATUS_KE GIAT AN PE NYE LENGGARA PE RIODE_KE GIAT AN TINGKA T_KE GIAT AN
Dalam perancangan aplikasi ini, ada entitas
HASIL DAN PEMBAHASAN
yang saling terkait untuk menyediakan data yang
Tujuan dari pembuatan aplikasi ini adalah
dibutuhkan oleh sistem yang disajikan dalam bentuk
untuk membantu Bagian Kemahasiswaan dalam
Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data
mengelola data administrasi kegiatan organisasi
Model (PDM). Gambar CDM dan PDM dari aplikasi
mahasiswa. Berikut ini adalah beberapa hasil dari
yang dibuat dapat dilihat pada Gambar 4 dan Gambar
aplikasi yang telah dibuat:
5.
SNASTI 2012, OSIT - 22
1. Halaman Login
3. Menu Data Master Menu ini digunakan untuk menginputkan data
web dijalankan. Ketika tombol Login diklik maka
yang berhubungan dengan kegiatan organisasi
akan dilakukan pengecekan terhadap user yang
mahasiswa. Dalam menu ini terdapat data master
masuk. User yang masuk akan dihubungkan
organisasi, data master kegiatan, data master
langung ke halaman home.
jabatan, dan lain sebagainya.
AY
A
Halaman Login ini adalah halaman pertama kali
Gambar 8. Menu Data Master
AB
Gambar 6. Halaman Login
4. Menu Transaksi
2. Halaman home Halaman home ini adalah tampilan ketika user
proposal dan detil proposal pada saat akan melakukan atau mengikuti kegiatan. Selain itu
R
telah menginputkan username dan password. Di
Menu ini digunakan untuk menginputkan data
halaman ini user dapat melihat data master dan
halaman home ini adalah kegiatan organisasi pada
detil LPJ pada saat kegiatan telah selesai diikuti atau dilakukan.
IK
O
M
periode tersebut.
ST
juga digunakan untuk menginputkan data LPJ dan
SU
data transaksi yang ada. Tampilan awal pada
Gambar 7. Halaman Home
Gambar 9. Menu Transaksi
5. Menu Data Master Mahasiswa Menu ini digunakan untuk menginputkan data mahasiswa. Dalam menu ini terdapat nama, nim dan status mahasiswa. Dalam menu data master data mahasiswa ini terdapat tombol simpan yang digunakan untuk menyimpan data mahasiswa, lalu tombol cancel apabila data dibatalkan.
SNASTI 2012, OSIT - 23
jabatan dan status jabatan. Terdapat 3 tombol dalam menu ini, terdapat 3 tombol yaitu tombol simpan untuk menyimpan data jabatan, tombol cancel untuk membatalkan data dan tombol edit
AY
A
untuk meng-update data jabatan.
Menu ini digunakan untuk menginputkan data organisasi.
Dalam
menu
ini
terdapat
sub
organisasi, nama organisasi, jumlah anggota dan status organisasi. Tombol yang terdapat dalam
menyimpan
data
organisasi,
8. Menu Data Master User
SU
menu ini yaitu simpan yang berfungsi untuk
Gambar 12. Menu Data Master Jabatan
R
6. Menu Data Master Organisasi
AB
Gambar 10. Menu Data Master Mahasiswa
tombol
cancel
apabila data dibatalkan dimasukkan, dan tombol edit yang digunakan untuk meng-update data.
Menu ini digunakan untuk mengetahui siapa saja yag berhak mengakses data. Dalam menu ini terdapat nim, username, password, dan status. terdapat 3 tombol yaitu tombol simpan untuk
membatalkan data dan tombol edit untuk mengupdate data user.
ST
IK
O
M
menyimpan data user, tombol cancel untuk
Gambar 11. Menu Data Master Organisasi
7. Menu Data Master Jabatan Menu ini digunakan untuk menginputkan namanama jabatan yang berada dalam suatu organisasi. Dalam menu ini terdapat ID Jabatan, nama SNASTI 2012, OSIT - 24
Gambar 13. Menu Data Master Pengguna
9. Menu Data Master Pembina Organisasi Menu ini digunakan untuk menginputkan data Pembina Organisasi. Dalam menu ini terdapat NIDN, Organisasi dan juga periode. Dalam menu ini dapat diketahui Pembina yang bersangkutan menjabat pada periode berapa dan membina organisasi mana. terdapat 3 tombol dalam menu
Pembina,
cancel
untuk
membatalkan
A
ini yaitu tombol simpan untuk menyimpan data data
AY
Pembina dan edit untuk meng-update data Pembina.
Gambar 15. Menu Data Master History Jabatan
11. Menu Transaksi Data Proposal
AB
Menu ini digunakan untuk melihat data proposal yang diajukan oleh oragnisasi apabila akan mengadakan atau mengikuti kegiatan. Dalam menu ini terdapat kegiatan, periode, tanggal
R
pelaksanaan, jumlah peserta, anggaran SEMA dan juga status proposal. Terdapat 3 tombol dalam
SU
menu ini yaitu tombol simpan yang digunakan untuk menyimpan data proposal, tombol cancel untuk membatalkan, dan tombol edit untuk meng-
Gambar 14. Menu Data Mastrer Pembina Organisasi
update data.
M
10. Menu Data Master History Jabatan
Menu ini digunakan untuk menginputkan data
O
dari mahasiswa yang pernah menjabat dalam suatu organisasi. Dalam menu ini terdapat nama organisasi, nama jabatan, NIM, dan periode
IK
jabatan. Terdapat 3 tombol dalam menu ini yaitu tombol simpan yang digunakan untuk menyimpan
ST
data jabatan mahasiswa, tombol cancel untuk membatalkan, dan tombol edit untuk mengupdate data.
Gambar 16. Menu Data Proposal
12. Menu Data LPJ Menu ini digunakan untuk melihat data LPJ dari organisasi yang telah selesai mengadakan atau mengikuti kegiatan. Dalam menu ini terdapat data proposal, realisasi dari tempat pelaksanaan, SNASTI 2012, OSIT - 25
jumlah peserta, dana, pelaksaanan tanggal serta
14. Menu Laporan
status LPJ. Terdapat 3 tombol dalam menu ini
Menu ini digunakan untuk melihat laporan dan
yaitu tombol simpan yang digunakan untuk
mencetak laporan. Dalam menu laporan ini antara
menyimpan data LPJ, tombol cancel untuk
lain
membatalkan, dan tombol edit untuk meng-
mahasiswa
update data.
mahasiswa.
terdapat
laporan
kegiatan
organisasi
grafik
kegiatan
organisasi
AB
AY
A
dan
Gambar 19. Menu Laporan
Gambar 17. Menu Data LPJ
Menu ini digunakan untuk mengetahui PIC atau pelaksana
dari
sebuah
acara
yang
Grafik ini digunakan untuk melihat jumlah kegiatan dari masing-masing organisasi.
SU
ketua
R
15. Grafik Kegiatan Organisasi
13. Menu Data PIC
dilaksanakan. Dalam menu ini terdapat proposal
kegiatan dan NIM dari PIC yang bersangkutan.
Terdapat 3 tombol dalam menu ini yaitu tombol simpan yang digunakan untuk menyimpan data
M
PIC, tombol cancel untuk membatalkan, dan
ST
IK
O
tombol edit untuk meng-update data.
Gambar 18. Menu Data PIC
SNASTI 2012, OSIT - 26
Gambar 20. Grafik Kegiatan Organisasi
16. Grafik Proposal Organisasi Grafik ini digunakan untuk melihat jumlah proposal yang telah diinputkan oleh masingmasing organisasi.
RUJUKAN
Gambar 21. Grafik Proposal Orgnisasi
AY
A
Dewi, I.C. 2011. Pengantar Ilmu Administrasi. Jakarta: Prestasi Pustaka Publisher. Herlambang, S dan Tanuwijaya, H. 2005. Sistem Informasi: konsep, teknologi, dan manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu. Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta: ANDI OFFSET. Siagian, Sondang P. 1970. Filsafat administrasi. Jakarta: Haji Masagung. Sugiyono. (2002). Kristanto, Handoyo. 2002. Pemrograman Aplikasi Web dengan ASP .NET. Jakarta: Elex Media Komputindo
SIMPULAN Simpulan
yang
dapat
diambil
pada
1. Sistem informasi administrasi kegiatan organisasi mahasiswa berbasis web telah dapat dibuat sesuai dengan kebutuhan.
Admin Bagian Kemahasiswaan.
R
2. Sistem hanya dapat diakses oleh Organisasi dan
AB
pengembangan sistem ini adalah:
3. Sistem informasi menghasilkan laporan kegiatan, proposal
kegiatan,
dan
laporan
SU
laporan
ST
IK
O
M
pelaksanaan kegiatan (LPJ) beserta grafiknya.
SNASTI 2012, OSIT - 27
A AY AB R SU M O IK
ST SNASTI 2012, OSIT - 28
