PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI PADA HOTEL GRAHA PRIMA PACITAN Lia Kusumawardani 1), Bambang Eka Purnama 2), Indah Uly Wardati 3)

IJCSS - Indonesian Jurnal on Computer Science - Speed - ijcss.unsa.ac.id

PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI PADA HOTEL GRAHA PRIMA PACITAN Lia Kusumawardani 1), Bambang Eka Purnama 2), Indah Uly Wardati 3) [email protected] Abstract :. Hospitality is a growing business sectors in line with the progress of the tourism sector. Demands of the traveler who wants to get suitable accomodation services encourage the hospitality business continues to expand, both quantitatively and qualitatively. This is a result of the mobilization of human beings in a trip around the world is increasing from time to time. (Agus Sambodo & Bagyono, 2006). Currently Graha Prima Hotel Pacitan still use the conventional way in which data processing is still a recording of transaction data stored in the storage media and reservation books written on the media on the media board so that data security is not guarenteed because sometimes lost and deleted data retrieval process and the rooms were still empty had to wait a long time because they have to look for the data one by one in the books. (Graha Prima Hotel, 2012). The main objective of this research is creation of information systems that can simplify the data processing hotel.The method used is to perform observations, libraries, data and system analysis, system design, programming, testing and implementation program. The results of this study is to provide convenience in data processing such as data-room hotel, guests, reservations, checkin, use of facilities, checkout and to simplify the search process the data storage medium other than that have a more effective and larger. Keywords : Graha Prima Hotel Information Systems Pacitan Abstraksi : Perhotelan adalah bidang usaha yang berkembang seiring dengan kemajuan sektor pariwisata. Tuntutan dari para pelancong yang ingin mendapatkan layanan akomodasi yang sesuai mendorong usaha perhotelan terus meluas, baik secara kuantitatif maupun kualitatif. Kondisi ini tidak terlepas dari mobilisasi perjalanan umat manusia di seluruh dunia yang semakin meningkat dari waktu ke waktu. ( Agus Sambodo & Bagyono, 2006). Saat ini Hotel Graha Prima Pacitan masih menggunakan cara yang konvensional dalam pengolahan data yakni pencatatan data transaksi tamu masih disimpan dalam media penyimpanan buku dan pemesanan kamar ditulis pada media papan sehingga keamanan data belum terjamin karena terkadang hilang dan terhapus serta proses pencarian data kamar yang masih kosong pun harus menunggu lama karena harus mencari satu persatu data dalam pembukuan.( Hotel Graha Prima, 2012). Tujuan utama dari penelitian ini adalah pembuatan sistem informasi yang dapat mempermudah dalam pengolahan data hotel. Metode yang digunakan yaitu dengan melakukan observasi, pustaka, analisis data dan sistem, perancangan sistem, pembuatan program, pengujian program dan implementasi program. Hasil dari penelitian ini adalah untuk memberikan kemudahan dalam proses pengolahan data hotel seperti data kamar, tamu, pemesanan, checkin, pemakaian fasilitas, checkout dan untuk mempermudah dalam proses pencarian data selain itu memiliki media penyimpanan yang lebih efektif dan lebih besar. Kata Kunci : Sistem Informasi Hotel Graha Prima Pacitan 1.1. Latar Belakang Masalah Hotel Graha Prima Pacitan merupakan salah satu hotel di kota Pacitan yang dibangun untuk menunjang aspek pariwisata dan menunjang perekonomian di tingkat hunian. Bentuk jasa pelayanan yang diberikan adalah jasa penginapan dan juga sewa untuk kegiatan dinas baik swasta maupun negeri. Untuk menjaga kualitas pelayanan yang diberikan maka penyediaan sarana harus diperhatikan dan diatur dengan baik. Sumber: wawancara dengan staf admin Hotel Graha Prima Pacitan, 2012).

reservasi sehingga keamanan data belum terjamin karena terkadang hilang dan terhapus, selain itu pemeriksaan data kamar yang sedang kosong juga masih manual yakni harus mencari data satu-persatu sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam memberikan informasi yang akurat kepada tamu atau pelanggan. Dan saat ini komputer hanya digunakan untuk membuat laporan tertentu saja dengan merekap data pada pembukuan dengan menggunakan Microsoft Word dan Excel. (Sumber: wawancara dengan staf admin Hotel Graha Prima Pacitan, 2012)

Berdasarkan observasi di Hotel Graha Prima Pacitan, sistem pengelolaan data yang terjadi pada Hotel Graha Prima Pacitan saat ini belum maksimal. Hal ini terjadi karena pengolahan data saat ini masih konvensional yakni proses pencatatan data transaksi tamu disimpan dalam media penyimpanan buku dan proses pemesanan kamar ditulis pada papan

1.2. Rumusan Masalah a. Pengolahan data Hotel Graha Prima Pacitan saat ini masih konvensional yakni dengan mencatat pada pembukuan dan papan reservasi. (Sumber: wawancara dengan staf admin Hotel Graha Prima Pacitan, 2012).

ISSN : 1979-9330 (Print) - 2088-0154 (Online) - 2088-0162 (CDROM)

1


b. Bagaimana menghasilkan Sistem Informasi Hotel Graha Prima Pacitan? 1.3. Tujuan Penelitian a. Menghasilkan Sistem Informasi Hotel Graha Prima Pacitan. 1.4. Manfaat Penelitian a. Untuk mempermudah proses pengolahan data administrasi pada Hotel Graha Prima Pacitan. b. Untuk menggantikan sistem pada hotel Graha Prima Pacitan yang masih konvensional yakni mencatat dalam pembukuan dan papan reservasi. 1.5. Batasan Masalah a. Objek penelitian dilakukan di Hotel Graha Prima Pacitan. b. Sistem Informasi Hotel ini membahas tentang pengolahan data kamar, data tamu, data pemesanan kamar, data checkin, data pemakaian fasilitas, data checkout dan laporan. c. Sistem dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman Java. 2.1. Informasi Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. (Jogiyanto, 2005:1). Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”. (Jogiyanto, 2005:2). Sistem adalah suatu group dari elemenelemen baik berbentuk fisik maupun bukan fisik yang menunjukan suatu kumpulan saling berhubungan diantaranya dan berinteraksi bersama-sama menuju satu atau lebih tujuan, sasaran akhir dari sistem. (Jogiyanto HM, 2003:2). 2.2. Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi ,bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. (Jogiyanto, 2005:11). Sedangkan definisi George M.Scott dalam buku Prinsip-prinsip Sistem Informasi Manajemen, pengertian sistem informasi adalah sistem yang diciptakan oleh para

analisis dan manajer guna melaksanakan tugas khusus tertentu yang sangat esensial bagi berfungsinya organisasi. (George M.Scott, 2001:4) 2.3. Java Java menurut definisi dari Sun adalah nama untuk sekumpulan tekonologi untuk membuat dan menjalankan perangkat lunak pada komputer standalone ataupun pada lingkungan jaringan. Java berdiri diatas sebuah mesin interpreter yang diberi nama Java Virtual Machine (JVM). Platform Java terdiri dari kumpulam library JVM, kelas-kelas loader dipaket dalam sebuah compiler, debuger, dan perangkat lain yang dipaket dalam Java Development Kit (JDK). Untuk menjalankan file bytecode dibutuhkan JRE (Java Runtime Enviropment) yang memungkinkan pemakai untuk menjalankan program Java, hanya untuk menjalankan, tidak untuk membuat kode baru lagi. M. Shalahudin dan Rosa A.S, 2008 (Dalam Muliadi, 2010:12). 2.4. MySQL MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL atau yang dikenal dengan DBMS (Database Management System), database ini multithread, multi user. MySQL AB membuat MySQL tersedia sebagai perangkat lunak gratis di bawah lisensi GNU General Public Licence (GPL), tetapi mereka juga menjual di bawah lisensi komersial untuk kasus-kasus yang bersifat khusus. Kekuatan MySQL tidak ditopang oleh sebuah komunitas, seperti Apache, yang dikembangkan oleh komunitas umum, dan hak cipta untuk kode sumber dimiliki oleh pemillik masing-masing, tetapi MySQL didukung penuh oleh sebuah perusahaan profesional dan komersial, yakni MySQL AB dari Swedia. MySQL adalah Relational Database Mangement System (RDBMS) yang didistribusikan secara gratis di bawah lisensi GPL (General Public License). Di mana setiap orang bebas untuk menggunakan MySQL, namun tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat closed Source atau komersial. MySQL sebenarnya merupakan turunan salah satu konsep utama dalam database sejak lama, yaitu SQL (Structured Query Language). SQL adalah sebuah konsep pengoperasian database, terutama untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data, yang memungkinkan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis (Miftakhul Huda dan Bunafit Komputer, 2010:181).


2


2.5. Kajian Pustaka Menurut Anjar Priyadna dalam penelitiannya yang dimuat pada jurnal Speed 13 FTI UNSA Vol 9 No 2 – Agustus tahun 2012 yang berjudul Pembuatan Sistem Registrasi Kamar Hotel Berbasis Website Pada Hotel Graha Prima Pacitan dijelaskan bahwa Hotel Graha Prima belum memanfaatkan tehnologi internet dalam sistem pemesanan dan registrasi kamar. Selama ini calon tamu datang langsung ke hotel atau melalui media telepon padahal sistem registrasi melalui internet memiliki keuntungan lain bila diterapkan bersamaan dengan sistem pemesanan kamar secara langsung. Penelitian ini memanfaatkan teknologi internet dengan tujuan untuk menghasilkan sistem informasi registrasi hotel berbasis website dan manfaatnya sebagai media promosi sekaligus sebagai sistem informasi registrasi hotel. Informasi secara online merupakan bagian penting dari perkembangan teknologi dalam dunia internet. Pemakaian media website sangat menguntungkan banyak pihak baik pelanggan maupun pihak management hotel. Menurut Taufik Hidayat dalam penelitiannya yang berjudul Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Front Office pada Graha Prima Hotel Pacitan yang dimuat dalam jurnal Speed 13 FTI UNSA Vol 10 No 2 tahun 2013, dijelaskan bahwa pendataan administrasi di front office perhotelan memerlukan ketepatan mekanisme penataan yang terorganisir agar data dapat terkemas dan terjaga keamanannya dengan baik. Saat ini sewa kamar yang ada di Graha Prima Hotel masih kurang efektif yakni dengan cara pencatatan buku reservasi, terlambatnya untuk mencari kamar yang kosong, pembuatan laporan yang sering terlambat dan perhitungan biaya checkout yang lama. Penelitian ini bertujuan untuk menghasilkan sistem informasi front office yang efisien dan tepat guna sehingga manfaat yang diperoleh dengan sistem terkomputerisasi ini diharapkan mampu memberikan kemudahan pada front office dalam melakukan proses data pelanggan, melihat laporan perpelanggan, laporan pendapatan laporan perhari, perbulan dan perperiode. 3.1. Analisis Masalah a. Adanya kegiatan-kegiatan yang dilakukan secara manual antara lain proses pencatatan data transaksi tamu dan pembuatan laporan. b. Data yang ada disimpan dalam media penyimpanan buku dan laporan yang dicetak berupa laporan manual.

c. Pemeriksaan data kamar yang sedang kosong masih manual yakni harus mencari di buku sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam memberikan informasi yang akurat kepada tamu atau pelanggan. 3.2.Pembukuan Hotel Graha Prima Pacitan

Gambar 3.1. Pembukuan Hotel Graha Prima Pacitan 3.3.Papan Reservasi Hotel Graha Prima Pacitan

Gambar 3.2. Papan Reservasi Hotel Graha Prima Pacitan 3.4. Gambaran Umum Sistem Yang Di usulkan Perancangan sistem yang diusulkan tidak mengalami banyak perubahan dari sistem yang berjalan, hanya merubah sistem hotel yang belum terkomputerisasi menjadi sistem informasi yang terkomputerisasi yang disesuaikan dengan kebutuhan di Hotel Graha Prima Pacitan sehingga dapat mengatasi permasalahan yang terjadi pada Hotel Graha Prima dengan melakukan perubahan prosedur, yaitu pada sistem yang lama, penyimpanan data-datanya dalam bentuk arsip pembukuan sehingga memerlukan waktu yang lama untuk mencari data-data hotel dan dalam melakukan transaksi hotel. Pada sistem yang baru data-data hotel dimasukan ke dalam sebuah media penyimpanan komputer sehingga terjamin keamanannya dan memudahkan dalam pencarian data sehingga proses transaksi hotel menjadi lebih mudah dan cepat.


3


3.5. Diagram Konteks

3.10. DFD Level 5

Gambar 3.8. DFD Level 5 3.11. DFD Level 6

Gambar 3.3. Diagram Konteks Gambar 3.9. DFD Level 6

3.6. DFD Level 1

3.12. DFD Level 7

Gambar 3.10. DFD Level 7 Gambar 3.4. DFD Level 1

3.13. DFD Level 8

3.7. DFD Level 2

Gambar 3.5. DFD Level 2 3.8. DFD Level 3

Gambar 3.6. DFD Level 3


3.9. DFD Level 4



4


4.1. Halaman Menu Utama

3.14. Relasi Tabel

Gambar 3.12. Relasi Tabel Gambar 4.1. Halaman Menu Utama

3.15. Rancangan Halaman Utama icon

Sistem Informasi Hotel Graha Prima

Logo

User

Sistem Informasi Graha Prima Hotel

Kamar

Tamu

Pemesanan

Checkin

Checkout

Fasilitas

x

Laporan

4.2. Halaman User

Menu Utama Tamu Terdaftar Lihat

Kamar Kosong Lihat

Telat Checkout Lihat

Data Kamar Kosong Logo Nomor Kamar Id Kamar

Nomor Kamar

Type Kamar Type

Fasilitas

Harga

Lokasi

User : xxxx

Status

EEEE, dd MMMM yyyy

Gambar 3.13. Rancangan Halaman Utama Gambar 4.2. Halaman User 3.16. Rancangan Halaman User 4.3. Form Input Data User

Gambar 3.14. Rancangan Halaman User 3.17. Rancangan Input Data User X

In pu t D a ta Use r

Icon

N a m a L e ng ka p

U s ern a m e

Pa s s w o rd

Gambar 4.3.Form Input Data User

U la n gi P a s s w o rd

L eve l

V

Je nis K e lam in

V

Tem p at & Tg l la hir

4.4. Hasil Uji Coba Sistem &

Tabel 4.1. Hasil Uji Coba Sistem

N o Telp / H p

Alam a t

C a ncel

Sa ve

Gambar 3.15. Rancangan Input Data User


5


NO

UJI COBA

WAKTU PROSES KONVESIO SI HOTEL NAL GRAHA PRIMA 8 Menit 4 Menit

1

Proses input, edit, hapus data user

2

Proses input, edit, hapus data tamu

8 Menit

4 menit

3

Proses input, edit, hapus data kamar

8 Menit

4 menit

4

Proses penggunaan fasilitas Proses pemesanan kamar Proses Checkin Proses Checkout Proses pembayaran Proses pembuatan nota Proses pencetakan laporan

10 Menit

3 menit

10 Menit

4 Menit

10 Menit 15 Menit 8 Menit

4 Menit 4 Menit 3 Menit

5 Menit

1 Menit

15 Menit

2 Menit

5 6 7 8 9 10

5.1. Kesimpulan a. Berdasarkan hasil penelitian Sistem Informasi Hotel Graha Prima Pacitan berguna bagi kelancaran kegiatan di Hotel Graha Prima, petugas merasa terbantu dalam mencari dan mengelola data-data hotel, b. Pelayanan di Hotel Graha Prima Pacitan lebih mudah menggunakan Sistem Informasi di bandingkan dengan sistem yang lama, c. Dengan adanya Sistem Informasi Hotel Graha Prima Pacitan, proses pemesanan, checkin hingga checkout dan pembuatan laporan menjadi lebih cepat dan mudah. 5.2. Saran a. Sistem Informasi Hotel Graha Prima Pacitan ini dirancang untuk double user saja, untuk ke depannya dapat dikembangkan menjadi multy user,. b. Sistem Informasi Hotel Graha Prima Pacitan ini hanya dirancang berbasis desktop saja, untuk kedepannya dapat dikembangkan menjadi berbasis jaringan.

Surakarta, volume 10, ISSN 19799330 [3]

Jogiyanto, 2004, Analisis dan Disain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek aplikasi Bisnis, Andi, Yogyakarta.

[4]

Jogiyanto, 1988, Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer, Konsep Dasar dan Komponen, BPFE, Yogyakarta.

[5]

Kusrini, 2007, Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, Andi, Yogyakarta.

[6]

M.Scott George 2004, Prinsip-prinsip Sistem Informasi Manajemen, Yogyakarta

[7]

Nurliah ( 2008 ), Perancangan Sistem Informasi Perhotelan Berbasis Jaringan Pada Hotel Liberty Kota Gororntalo, Jurnal Ichsan Gorontalo,Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer, volume 3, ISSN 1907-5324

[8]

Priyadna Anjar ( 2012 ), Pembuatan Sistem Registrasi Kamar Hotel Berbasis Website Pada Hotel Graha Prima Pacitan, Jurnal Speed 13, Teknik Informatika Universitas Surakarta, volume 9, ISSN 1979-9330

[9]

Rizqon Ar Hasbi (2010), Aplikasi Pengolahan Administrasi Pengolahan Data Administrasi Tamu Hotel, Jurnal PA Hasbi, Politeknik Telkom Bandung.

[10]

Sambodo Agus & Bagyono, 2005, Dasar-dasar Kantor Depan Hotel Yogyakarta

[11]

Setyawan Eko, 2012, Pembangunan Sistem Informasi Perpustakaan Sekolah Dasar Negeri (SDN) Pacitan.

[12]

Sutabri Tata, 2004, Sistem Informasi Manajemen, Andi, Yogyakarta.

[13]

Sutabri Tata, 2004, Analisis Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta.

[14]

Tyas Wardani Kristin, 2012, Laporan Skripsi Membangun Sistem Informasi Pembayaran Lembaga Bimbingan Belajar Spektrum.

DAFTAR PUSTAKA [1]

[2]

Gede I Wayan, Membangun Website CMS Hotel Dengan Teknik MVC, Jurnal Jikom, STIKOM PGRI Banyuwangi Hidayat Taufik ( 2012 ), Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Front Office pada Graha Prima Hotel Pacitan, Jurnal Speed 13, Teknik Informatika Universitas


6

PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI PADA HOTEL GRAHA PRIMA PACITAN Lia Kusumawardani 1), Bambang Eka Purnama 2), Indah Uly Wardati 3)

Recommend Documents