Pemanfaatan Enterprise Architecture Planning Untuk Perencanaan Strategis Sistem Informasi Perpustakaan Nasional

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015

427

Pemanfaatan Enterprise Architecture Planning Untuk Perencanaan Strategis Sistem Informasi Perpustakaan Nasional Asniar Ilmu Terapan, Telkom University E-Mail: [email protected] Abstrak Pencapaian tujuan suatu enterprise termasuk Perpustakaan Nasional menghadapi berbagai tantangan dan perubahan. Untuk itu, diperlukan strategi untuk adaptif terhadap perubahan dengan langkah-langkah yang efektif dan efisien dalam memanfaatkan sumber daya. Salah satu strategi yang penting dan semakin banyak digunakan adalah dengan pemanfaatan sistem informasi yang akan mendukung pencapaian visi, misi, tujuan serta selaras dengan strategi bisnis enterprise.Untuk dapat membangun arsitektur informasi dari suatu enterprise dapat dengan memanfaatkan metode Enterprise Architecture Planning (EAP) dalam kerangka kerja Zachman (Zachman Framework). Dengan metode EAP, maka dapat dihasilkan arsitektur data, arsitektur aplikasi, arsitektur teknologi, dan arah rencana implementasinya bagi Enterprise. Rencana implementasinya akan memberikan gambaran portofolio aplikasi Sistem Informasi Enterprise yang mendukung pencapaian visi, misi, dan tujuan serta selaras dengan strategi bisnis dari Enterprise sehingga menciptakan suatu perubahan ke arah yang lebih baik. Kata kunci: Sistem Informasi, Perpustakaan Nasional, Enterprise, EAP, Zachman Framework, BSP

1. PENDAHULUAN Pencapaian tujuan suatu enterprise termasuk Perpustakaan Nasional menghadapi berbagai tantangan dan perubahan. Untuk itu, diperlukan strategi untuk adaptif terhadap perubahan dengan langkah-langkah yang efektif dan efisien dalam memanfaatkan sumber daya. Salah satu strategi yang penting dan semakin banyak digunakan adalah dengan pemanfaatan sistem informasi yang akan mendukung pencapaian visi, misi, tujuan serta selaras dengan strategi bisnis enterprise. Dalam makalah ini, mencoba untuk membangun arsitektur informasi dari Perpustakaan Nasional dengan memanfaatkan metode Enterprise Architecture Planning (EAP) dalam kerangka kerja Zachman (Zachman Framework) yang selanjutnya digunakan untuk perencanaan strategis Sistem Informasi Perpustakaan Nasional dimana misi dari Sistem Informasi Perpustakaan Nasional ini mesti selaras dengan visi, misi, tujuan, dan strategi bisnis dari Perpustakaan Nasional.

ISBN: 979-26-0280

Pembangunan strategi untuk pemenuhan misi Sistem Informasi Perpustakaan Nasional dimulai dari perencanaan yang mengidentifikasi kebutuhan informasi dan kemungkinan inovasi pemanfaatan teknologi untuk peningkatan kinerja Perpustakaan Nasional. Untuk mendukung EAP, digunakan Business Systems Planning (BSP) yang akan membantu menerjemahkan strategi bisnis Perpustakaan Nasional menjadi strategi perencanaan Sistem Informasi. BSP akan dimanfaatkan dalam mendefinisikan arsitektur data (informasi) yaitu dengan menerjemahkan Perpustakaan Nasional ke dalam himpunan fungsi atau proses bisnis, kemudian mengidentifikasi entitas data yang dibutuhkan oleh kegiatan bisnis Perpustakaan Nasional. Dengan metode EAP, maka dapat dihasilkan arsitektur data, arsitektur aplikasi, arsitektur teknologi, dan arah rencana implementasinya bagi Perpustakaan Nasional. Rencana implementasinya akan memberikan gambaran portofolio aplikasi

428

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015

Sistem Informasi Perpustakaan Nasional yang mendukung pencapaian visi, misi, dan tujuan serta selaras dengan strategi bisnis dari Perpustakaan Nasional sehingga menciptakan suatu perubahan ke arah yang lebih baik.

2.

3.

ZACHMAN FRAMEWORK

Zachman Framework merupakan skema untuk melakukan klasifikasi pengorganisasian artifakenterprise [1,6]. Gambar 2 menunjukkan pendekatan EAP dalam Zachman Framework.

PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN NASIONAL

Tujuan utama perencanaan strategis informasi adalah mempersiapkan rencana bagi pengelolaan analisis, perancangan dan pengembangan sistem berbasis komputer [2]. Untuk itu, dibutuhkan suatu arsitektur yang dapat menggambarkan perancangan dan pengembangan sistem berbasis komputer melalui metodologi kerekayasaan informasi (information engineering). Dalam metodologi kerekayasaan informasi, tiap langkah dapat dilihat dari dua sisi, yaitu data dan aktivitas. Untuk perencanaan strategi informasi di sisi data, arah tinjauan strategisnya adalah terhadap kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh enterprise. Sedangkan di sisi aktivitas, arah tinjauan strategisnya adalah dalam hal pemanfaatan teknologi untuk peningkatan kinerja enterprise seperti yang ditunjukkan oleh Gambar 1.

Gambar 1. Metodologi Information Engineering Sumber: Martin et.al [2] Berkaitan dengan enterprise Perpustakaan Nasional, untuk melakukan langkah-langkah dari metodologi Information Engineering diperlukan pengetahuan tentang visi, misi, tujuan, sasaran strategi, arah kebijakan dan strategi hingga programprogram teknis beserta indikator kinerjanya. Dengan demikian, arsitektur perancangan dan pengembangan sistem berbasis komputer dapat selaras dengan visi, misi, tujuan, dan sasaran strategi dari Perpustakaan Nasional.

ISBN: 979-26-0280

Gambar 2. Pendekatan EAP dalam Zachman Framework Sumber: Pewak et.al [4] Zachman Framework terdiri dari 6 kolom dan 6 baris. Tiap kolom merepresentasikan fokus, abstraksi, atau topik arsitektur enterprise, yaitu: data, fungsi, jaringan, manusia, waktu, dan motivasi. Tiap baris merepresentasikan perspektif berikut: 1. Perspektif Perencana: menetapkan konteks, latar belakang, & tujuan. 2. Perspektif Pemilik: menetapkan model konseptual dari enterprise. 3. Perspektif Perancang: menetapkan model sistem informasi sekaligus menjembatani hal yang diinginkan pemilik & hal yang dapat direalisasikan secara teknis dan fisik. 4. Perspektif Pembangun: menetapkan rancangan teknis & fisik yang digunakan dalam mengawasi implementasi teknis dan fisik. 5. Perspektif Subkontraktor: menetapkan peran dan rujukan bagi pihak yang bertanggung jawab untuk melakukan pembangunan sistem informasi. 6. Perspektif Fungsional: merepresentasikan perspektif pengguna dan wujud nyata hasil implementasi.

4.

ENTERPRISE ARCHITECTURE PLANNING (EAP)

Enterprise Architecture Planning (EAP) merupakan metode yang dikembangkan untuk membangun arsitektur enterprise [4].

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015

Dalam Zachman Framework, EAP mencakup baris pertama dan kedua dari tiga kolom pertama seperti terlihat pada gambar 2 sebelumnya. Sementara untuk tahapan pembangunan EAP ditunjukkan oleh gambar 3.

Gambar 3. Lapisan Perencanaan Arsitektur Enterprise Sumber: Pewak et.al [4] Gambar 3 menunjukkan bahwa tahapan pembangunan EAP adalah tahap untuk memulai, tahap memahami kondisi saat ini, tahap pendefinisian visi masa depan, dan tahap untuk menyusun rencana dalam mencapai visi masa depan.

5.

BUSINESS SYSTEM PLANNING (BSP)

Business Systems Planning (BSP) merupakan pendekatan terstruktur yang digunakan organisasi untuk merumuskan perencanaan SI dan memenuhi kebutuhan informasi baik jangka pendek maupun panjang. Dengan kata lain, BSP dimanfaatkan untuk menerjemahkan strategi bisnis organisasi menjadistrategi perencanaan SI sebagaimana diilustrasikan Gambar 4. Strategi Bisnis · · ·

Visi dan Misi Tujuan, Objektif, dan CSF Strategi

Strategi Bisnis BSP Proses Perencanaan

· · ·

Objektif SI Kebijakan SI Arsitektur Informasi

Gambar 4. Transformasi Strategi Bisnis ke Strategi SI Sumber: Zachman et.al [7] Di dalam studi EAP, BSP dimanfaatkan dengan mendefinisikan arsitektur data (informasi), yaitu dengan mendekomposisi enterprise ke dalam himpunan fungsi/proses bisnis; kemudian mengidentifikasi entitas data yang dibutuhkan oleh kegiatan bisnis organisasi.

ISBN: 979-26-0280

429

6. EAP UNTUK SISTEM PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN NASIONAL EAP untuk perencanaan strategis sistem informasi perpustakaan nasional menghasilkan arsitektur data, arsitektur aplikasi, arsitektur teknologi, dan rencana implementasi sebagai berikut : 6.1. Arsitektur Data Arsitektur data yang dihasilkan ditunjukkan oleh tabel 1. Tabel 1. Identifikasi Entitas Data Entitas Bisnis Entitas Data Layanan Jasa Perpustakaan Buku Tamu dan Informasi SOP Layanan Jasa dan Informasi Visi, misi, dan rencana strategis Pengembangan Koleksi Katalog Koleksi Perpustakaan Nasional Visi, misi, dan rencana strategis Perencanaan Hukum, Berkas Humas, dan Pengawasan Perencanaan Perpustakaan Nasional Berkas Anggaran Berkas Peraturan Perpustakaan Visi, misi, dan rencana strategis Pengelolaan Administrasi Surat Keputusan Keuangan, Kepegawaian, Berkas dan Operasional Kepegawaian Perkantoran Perpustakaan Berkas Promosi Nasional Perpustakaan Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) Visi, misi, dan rencana strategis Peningkatan Sarana dan Berkas asset Prasarana Aparatur Berkas sarana Perpustakaan Nasional kerja layanan Visi, misi, dan rencana strategis 6.2. Arsitektur Aplikasi Arsitektur aplikasi yang dihasilkan ditunjukkan oleh Tabel 2 dan Tabel 3.

430

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015

Tabel 2. Kandidat Aplikasi Entitas Kandidat Definisi Bisnis Aplikasi Layanan Aplikasi Memberikan Jasa Buku informasi Perpustaka Tamu tentang jumlah an dan pengunjung Informasi perpustakaan Aplikasi Memberikan Katalog informasi Koleksi tentang data dan jumlah koleksi perpustakaan nasional, termasuk koleksi naskah kuno Aplikasi Melakukan Perpustak kegiatan aan operasional Digital (e- layanan jasa dan library) informasi di Perpustakaan Nasional Perencanaa Aplikasi Melakukan n Hukum, pencatata pencatatan Humas, dan n anggaran dan Pengawasa anggaran rencana n dan keuangan Perpustaka rencana an Nasional keuangan Pengelolaa Aplikasi Melakukan n Pencatata Pencatatan Administra n Transaksi si Transaksi Keuangan Keuangan, Keuangan Kepegawai Aplikasi Melakukan an, dan Administr pencatatan Operasiona asi tentang SDM l Kepegaw Perpustakan Perkantora aian Nasional, n (Aplikasi termasuk Perpustaka SDM) pencatan histori an Nasional karir dan jenjang karir SDM Perpustakaan Nasional serta dapat memberikan informasi tentang dokumen

ISBN: 979-26-0280

kepegawaian Aplikasi Melakukan Pencatan pencatatan Administr operasional asi administrasi Peningkata Aplikasi Melakukan n Sarana Pencatata pencatatan asset, dan n dan penyusutan Prasarana Perhitung asset, sarana dan Aparatur an Asset prasarana Perpustaka Sarana an Nasional dan Prasarana Perpustak aan Nasional Tabel 3. Relasi Aplikasi dengan Fungsi Bisnis Aplik APLIK asi ASI Katal EApli FUNGS Aplikasi og Libra kasi I Buku Kolek ry Angg BISNIS Tamu si aran Layanan Jasa Perpusta kaan X X X X dan Informa si Pengem bangan Koleksi Perpusta X X kaan Nasiona l Perenca naan Hukum, Humas, dan Pengaw X asan Perpusta kaan Nasiona l Pengelol aan X Adminis

431

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015

trasi Keuang an Perpusta kaan Nasiona l Pengelol aan Adminis trasi Kepega X waian Perpusta kaan Nasiona l Pengelol aan Adminis trasi Operasi onal X Perkant oran Perpusta kaan Nasiona l Peningk atan Sarana dan Prasaran a X Aparatu r Perpusta kaan Nasiona l Nilai “X” pada cell dari matriks pada tabel 4 menunjukkan pemetaan antara fungsi bisnis terhadap dukungan aplikasi yang dibutuhkannya. 7. ARSITEKTUR TEKNOLOGI Arsitektur teknologi yang dihasilkan ditunjukkan oleh Tabel 4 dan Tabel 5. Tabel 4. Kandidat Platform Teknologi Hardware Computers · Branded computers

ISBN: 979-26-0280

· Input devices

Storage media

Software Operating System (OS)

Database Management System (DBMS) Programming Language Software Development Tools

Office Application

Other software

· · · · · · · · ·

Assembled computers Keyboard Mouse Scanner Optical disk Barcode Magnetic tape Hard disk Removable disk CD/DVD

· Proprietary OS: Windows Server 2003, Windows XP/2000 · Open Source OS : Linux ( Ubuntu, Fedora, FreeBSD) · Relational DBMS: SQL Server, Java DB, Oracle · Java · PHP · Java IDE : Netbeans · Source-code editor: Notepad++ · Word-processor program: Microsoft Office, OpenOffice Writer · Sprea-sheet program: Microsoft Office, Excell, OpenOffice Impress · File transfer program: Total Commander,

432

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015

WinSCP · Email client program: Microsoft Outlook, Mozilla Thuderbird Communicatio n Networks Network Devices

8.

· · · · · ·

LAN WAN VSAT Modem Router/Swich Access Point

RENCANA IMPLEMENTASI

Rencana implementasi yang dihasilkan ditunjukkan Gambar 5 yang berisikan portofolio aplikasi. ·

· · ·

Strategis E-Library

Operasional Kunci Aplikasi Anggaran Aplikasi Keuangan Aplikasi Administrasi Kepegawaian

Berpotensi Tinggi Aplikasi Buku Tamu · Aplikasi Katalog Pendukung · Aplikasi Asset ·

Gambar 5. Portofolio Aplikasi

ISBN: 979-26-0280

9. DAFTAR PUSTAKA [1]. Cook, Melissa A., Building Enterprise Information Architectures, Prentice Hall, 1996. [2]. Martin, James, Information Engineering (Book II, Planning and Anaysis), PrnticeHall.1990 [3]. Steven, Alter, Information System, The Foundation of E-Business, Fourth Edition. Prentice Hall. 2003 [4]. pewak, Steven H., Hill, Steven C., Enterprise Architecture Planning: Developing a Blueprint for Data, Applications, and Technology, John Wiley & Sons, 1992. [5]. Surendro, Kridanto. 2007. Pemanfaatan Enterprise Architecture Planning untuk Perencanaan Strategis Sistem Informasi. Jurnal Informatika vol.8, No.1, Mei 2007 : 1-9 [6]. Zachman, John A., A Framework for Information Systems Architecture, IBM Systems Journal, Vol. 26, No.3, 1987. [7]. Adhi A, Wahyu. 2009. Pembuatan Rencana Strategis Pengimplementasian E-Government Sektor Layanan Publik Berbasis Enterprise Architecture Planning, Studi Kasus : Pemerintah Kabupaten Kutai Barat. Program Studi Teknik Informatika. STEI. Institut Teknologi Bandung [8]. Perpustakaan Nasional RI. 2009. Rencana Strategis Perpustakaan RI Tahun 2010 – 2014