Pelatihan Office Applications. Materi Pelatihan MICROSOFT WORD. Departemen Teknik Informatika Institut Teknologi Bandung

Pelatihan Office Applications Materi Pelatihan

MICROSOFT WORD

Departemen Teknik Informatika Institut Teknologi Bandung

2003

Pelatihan Office Applications

DAFTAR ISI 1

MEMULAI MS WORD...................................................................................................... 5 1.1 MENGENAL LINGKUNGAN MS WORD ........................................................................... 5 1.1.1 Membuka Aplikasi MS Word ............................................................................ 5 1.1.2 Kenali Lingkungan Kerja Anda!........................................................................ 6 1.1.3 Buka, Modifikasi, dan Simpan! ......................................................................... 6 1.1.4 Menutup Dokumen dan Aplikasi....................................................................... 8 1.2 DOKUMEN YANG PERTAMA ......................................................................................... 9 1.2.1 Membuat Dokumen Baru ................................................................................. 9 1.2.2 Save vs Save As... ......................................................................................... 10 1.2.3 Menyimpan di Tempat Lain ............................................................................ 11 1.3 SETTING DASAR ....................................................................................................... 11 1.3.1 Display Halaman ............................................................................................ 11 1.3.2 Zooming.......................................................................................................... 13 1.3.3 Toolbar ........................................................................................................... 14 1.3.4 Menjelajahi Dokumen..................................................................................... 15 1.4 MENGGANTI FORMAT DOKUMEN ................................................................................ 15

2

EDITING......................................................................................................................... 17 2.1 MENYISIPKAN TEKS .................................................................................................. 17 2.2 SELEKSI ................................................................................................................... 17 2.2.1 Select dengan Mouse..................................................................................... 17 2.2.2 Select dengan Shift-Key + Arrow-Keys .......................................................... 19 2.2.3 Kombinasi Ctrl dan Shift-Key + Arrow-Keys .................................................. 19 2.2.4 Kombinasi Mouse Click dan Shift................................................................... 19 2.2.5 Select Column ................................................................................................ 19 2.3 COPY, CUT, DAN DELETE .......................................................................................... 20 2.3.1 Copy ............................................................................................................... 20 2.3.2 Paste .............................................................................................................. 21 2.3.3 Cut .................................................................................................................. 22 2.3.4 Delete ............................................................................................................. 23 2.3.5 Undo dan Multiundo ....................................................................................... 23 2.3.6 Redo & Multi Redo ......................................................................................... 23 2.4 FIND, REPLACE, DAN GOTO ...................................................................................... 24 2.4.1 Find dan Replace ........................................................................................... 24 2.4.2 Go To Page .................................................................................................... 25

3

FORMATTING ............................................................................................................... 26 3.1 FORMAT TEKS .......................................................................................................... 26 3.1.1 Font/Huruf....................................................................................................... 26 3.2 FORMAT PARAGRAF .................................................................................................. 29 3.2.1 Indentation (Increase dan Decrease)............................................................. 29 3.2.2 Penggunaan Tab-key dan Menu Tab............................................................. 31 3.2.3 Alignment (Center, Left, Right, Justify) .......................................................... 32 3.2.4 Spacing........................................................................................................... 33 3.2.5 Column ........................................................................................................... 34 3.2.6 Border Paragraf.............................................................................................. 34 3.2.7 Bullets and Numbering ................................................................................... 35 3.3 FORMAT HALAMAN.................................................................................................... 37 3.3.1 Margin............................................................................................................. 37 3.3.2 Ukuran dan Orientasi Kertas .......................................................................... 38 3.3.3 Print-preview................................................................................................... 38 3.3.4 Nomor Halaman ............................................................................................. 39

Departemen Teknik Informatika ITB

2


3.3.5 3.3.6 3.3.7 4

Header dan Footer ......................................................................................... 39 Page Break..................................................................................................... 41 Section............................................................................................................ 41

TABLE............................................................................................................................ 43 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11

5

INSERT TABLE .......................................................................................................... 43 MENGATUR LEBAR KOLOM DAN TINGGI BARIS ............................................................ 43 INSERT/DELETE/MOVE BARIS DAN KOLOM ................................................................. 45 COPY-PASTE ISI SEL ................................................................................................. 45 SPLIT TABLE ............................................................................................................. 46 MERGE CELLS .......................................................................................................... 46 CELLS ALIGNMENT .................................................................................................... 46 TABLE ALIGNMENT .................................................................................................... 47 TEXT DIRECTIONS..................................................................................................... 47 TABLE BORDER ........................................................................................................ 47 SORTING .................................................................................................................. 48

ADVANCED EDITING ................................................................................................... 50 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6

6

STYLE ...................................................................................................................... 50 LINE AND PAGEBREAKS ............................................................................................. 53 SPELLING DAN GRAMMAR.......................................................................................... 54 CHANGE CASE ......................................................................................................... 55 DROP CAP ............................................................................................................... 55 INSERT SYMBOL ........................................................................................................ 55

DRAWING, PICTURE, OBJECT, DAN WORDART ..................................................... 56 6.1 DRAWING ................................................................................................................. 56 6.1.1 Toolbar Drawing ............................................................................................. 56 6.1.2 Call-outs ......................................................................................................... 58 6.1.3 Autoshapes..................................................................................................... 58 6.1.4 Rotate dan Flip ............................................................................................... 58 6.1.5 Format Drawing.............................................................................................. 59 6.1.6 Group/Ungroup, Snap To Grid, Order............................................................ 59 6.1.7 Edit Points ...................................................................................................... 60 6.2 PICTURE DAN OBJECT ............................................................................................... 60 6.2.1 Insert picture................................................................................................... 60 6.2.2 Insert object.................................................................................................... 62 6.2.3 Insert file ......................................................................................................... 63 6.2.4 Format Insertion ............................................................................................. 63 6.3 WORDART ............................................................................................................... 64 6.3.1 Insert WordArt ................................................................................................ 64 6.3.2 Setting WordArt .............................................................................................. 64

7

MENCETAK DOKUMEN ............................................................................................... 67

8

HELP .............................................................................................................................. 68

9

ADVANCED FEATURES............................................................................................... 70 9.1 INSERT EXCEL TABLE................................................................................................ 70 9.2 PASTE SPECIAL ........................................................................................................ 70 9.3 INSERT TABLE OF CONTENT ...................................................................................... 71 9.4 MAIL MERGE ............................................................................................................ 73 Latihan............................................................................................................................ 76 Fasilitas "Fill-in" Mail Merge ........................................................................................... 76 9.5 TEMPLATE ................................................................................................................ 77

10 10.1 10.2

STUDI KASUS ........................................................................................................... 79 PEMBUATAN DOKUMEN ............................................................................................. 79 PEMBUATAN PROPOSAL KEGIATAN ............................................................................ 79


3


10.3 10.4

PEMBUATAN LAPORAN PELAKSANAAN KEGIATAN PELATIHAN ...................................... 80 PEMBUATAN SURAT .................................................................................................. 80


4


MICROSOFT WORD 1 Memulai MS Word Microsoft (MS) Word adalah aplikasi pengolah kata (word processor) yang merupakan bagian dari paket aplikasi Microsoft Office yang dikembangkan oleh perusahaan pembuat perangkat lunak Microsoft. Aplikasi MS Word berjalan di atas Sistem Operasi MS Windows. Sampai saat ini telah berkembang berbagai versi dari aplikasi pengolah kata, misalnya MS Word 6.1, MS Word 97, MS Word XP, dan MS Word 2000. Aplikasi MS Word merupakan aplikasi yang cukup bermanfaat untuk melakukan pengolahan dokumen yang biasa kita butuhkan dalam kegiatan sehari-hari, mulai dari membuat surat, membuat modul pelatihan (seperti modul yang sedang Anda baca ini), menulis bahan untuk pelajaran di sekolah, menulis buku, dan sebagainya.

1.1 Mengenal Lingkungan MS Word 1.1.1 Membuka Aplikasi MS Word Mari kita mulai dengan membuka aplikasi MS Word Anda. Aplikasi MS Word dapat dibuka dengan menggunakan beberapa cara: 1. Klik menu Start pada desktop dan klik menu Programs. Klik menu Microsoft Word pada submenu yang muncul.

2. Klik shortcut/icon MS Word yang terpasang di desktop seperti yang terlihat di bawah ini:

3. Klik shortcut/icon MS Word yang terpasang di task bar (deretan icon di sebelah menu Start) seperti yang terlihat di bawah:


5


1.1.2 Kenali Lingkungan Kerja Anda! Setelah aplikasi MS Word dibuka Anda akan mendapatkan sebuah lembar kerja seperti yang terlihat di bawah ini: PDF maker Add-in

Nama file Pull down menu

Visio Add-in

Toolbar /icon

ruler

Toolbar drawing

Wordart toolbar Horizontal sliding bar

Berbagai cara view

Vertical sliding bar Daerah kerja

1.1.3 Buka, Modifikasi, dan Simpan! Sekarang, cobalah membuka dokumen MS Word yang sudah ada. Ada 3 cara yang bisa dipilih: 1. klik menu File Æ Open pada pull-down menu.

2. klik tombol/icon

pada toolbar.

3. menekan kunci kombinasi Ctrl+O dari keyboard.


6


Setelah Anda memberikan perintah membuka/open file, di layar Anda akan muncul sebuah kotak seperti di bawah ini:

Folder

Ketikkan nama file yang akan dibuka di sini

Ke pilihan sebelumnya

Tipe/format file

Naik ke folder di atasnya

Tekan tombol ini untuk membuka file

File-file yang bisa dibuka

Tekan tombol ini untuk membatalkan membuka file

Beberapa cara membuka file: 1. Sorot file yang akan dibuka dengan mouse, misalnya dari contoh di atas adalah coba_word, kemudian klik 2 kali (double-click) file tersebut. 2. Sorot file yang akan dibuka dengan mouse, klik 1 kali, kemudian tekan tombol Open untuk membuka file. 3. Ketikkan nama file yang akan dibuka di kotak File name, kemudian tekan tombol Open. Setelah file MS Word terbuka, Anda akan mendapatkan kembali layar MS Word Anda dengan isi sesuai dengan file MS Word yang Anda buka. Cobalah ketikkan sebuah kalimat baru di bawah kalimat-kalimat yang muncul di file yang Anda buka. Misalnya ketikkan: “Saya sedang belajar MS Word hari ini”. Kemudian lakukan penyimpanan terhadap file yang baru saja Anda modifikasi. Ada beberapa cara yang bisa dipilih untuk melakukan penyimpanan, antara lain:


7


1. klik menu File Æ Save pada menu pull-down.

2. klik tombol/icon

pada toolbar.

3. menekan kunci kombinasi Ctrl+S dari keyboard. File yang Anda buka tadi akan tersimpan kembali berikut modifikasi yang telah Anda buat. Kita dapat juga membuka beberapa dokumen MS Word sekaligus. Ini bermanfaat jika kita ingin bekerja dengan beberapa dokumen tanpa harus sibuk membuka dan menutup file-file tempat kita bekerja. Caranya adalah dengan mengulangi beberapa kali perintah membuka file seperti yang telah dijelaskan sebelumnya.

1.1.4 Menutup Dokumen dan Aplikasi Sekarang setelah Anda membuka, memodifikasi, dan menyimpan dokumen MS Word yang ada, kita akan tutup dokumen tersebut. Beberapa cara yang bisa dipakai: 1. Klik “X” di pojok kanan atas dokumen.

Jika seluruh file MS Word yang tengah terbuka, ditutup dengan cara ini, maka jika secara otomatis aplikasi MS Word juga akan tertutup. 2. Klik menu File Æ Close pada pulldown menu.

Jika kita ingin menutup aplikasi MS Word secara langsung tanpa harus menutup setiap file yang terbuka satu per satu, maka kita dapat keluar secara langsung dari aplikasi MS Word dengan cara memilih menu File Æ Exit pada pulldown menu.


8


1.2 Dokumen Yang Pertama Setelah kita mengenal lingkungan aplikasi MS Word, kini saatnya kita membuat dokumen MS Word kita yang pertama.

1.2.1 Membuat Dokumen Baru Bukalah kembali aplikasi MS Word sebagaimana yang telah dijelaskan di subbab 1.1.1. Pada saat aplikasi MS Word terbuka, otomatis akan terbuka juga sebuah dokumen baru, biasanya akan bernama document1. Ketikkan sebuah kalimat yang panjang hingga melewati batas kanan dari dokumen. Secara otomatis, MS Word akan memindahkan kalimat yang kita ketik ke baris di bawahnya. Pemindahan dan pengaturan baris ini disebut sebagai wrapping.

wrapping

Wrapping adalah fasilitas yang PASTI ADA di setiap aplikasi pengolah kata, sehingga jika jenis kertas diganti, margin kiri-kanan diubah, ada perubahan perkoloman (misalnya diubah menjadi kolom seperti koran), dan sebagainya, semua kalimat dalam dokumen akan diatur sesuai dengan batas-batas kondisi yang baru. Selama mengetik, jika diinginkan ganti baris atau memberi baris kosong, ketikkan tombol Enter. Jika diinginkan membuat sebuah dokumen baru lagi, kita bisa: 1. Memilih menu File Æ New

2. Menekan tombol

pada toolbar.

3. Menekan kunci kombinasi Ctrl+N dari keyboard. Maka MS Word akan membuka satu buah jendela lagi yang menampilkan dokumen yang masih kosong.


9


1.2.2 Save vs Save As... Sekarang kita menyimpan dokumen yang telah kita ketik tadi. Cara penyimpanan adalah dengan menggunakan perintah Save seperti yang telah dijelaskan pada subbab 1.1.3. Misalnya sekarang kita akan menyimpan dokumen baru dengan nama dokumen_saya. Karena file yang kita buat masih baru, akan muncul kotak sebagai berikut:

Masukkan nama file baru kita dalam kotak File name. Kemudian tekan tombol Save. Jika kita ingin menyimpan suatu file yang sudah kita simpan di bawah nama yang lain, maka kita dapat memilih menu File Æ Save As... pada pulldown menu.

Akan muncul kotak Save As yang sama seperti kotak yang di atas. Untuk menyimpan, ketikkan nama file yang baru di dalam kotak File name dan tekan tombol Save. Untuk membatalkan penyimpanan file, tekan tombol Cancel.


10


1.2.3 Menyimpan di Tempat Lain Kita telah melihat adanya combo box di pojok kiri atas kotak Save As yang menunjukkan folder di mana file yang sedang/akan disimpan. Kita bisa memanfaatkan kotak untuk menyimpan file kita di tempat yang dengan cara mengklik tanda segitiga di sebelah kanan kotak. Akan muncul sebuah daftar folder yang bisa kita pakai untuk menyimpan file kita.

Terlihat bahwa kita dapat menyimpan ke berbagai tempat penyimpanan, misalnya di berbagai folder di harddisk (di contoh dapat dilihat sebagai drive C dan D), di disket 3½ floppy (disket kecil dengan kapasitas 1.44 MB), dan di tempat-tempat lain.

1.3 Setting Dasar 1.3.1 Display Halaman Kita akan mengganti tampilan dari halaman dokumen kita dengan mengganti page-view. Page-view dapat diubah dengan menggunakan salah satu dari: 1. Memilih menu View Æ <page-view> dari pulldown menu.

2. Meng-klik salah satu tombol page-view di pojok kiri bawah dokumen.

Ada beberapa page-view yang dikenal dalam MS Word: 1. Normal Tampilan normal adalah tampilan dokumen tanpa memperlihatkan format kertas (margin, header, footer, dan ruler vertikal)


11


2. Web Layout Tampilan web adalah tampilan dalam bentuk halaman web

3. Print Layout Tampilan page-layout adalah tampilan untuk memperlihatkan layout untuk pencetakan.


12


4. Outline Tampilan outline adalah tampilan outline/garis besar dari dokumennya.

yang

memperlihatkan

dokumen

berikut

Cobalah ubah page-view untuk dokumen yang baru Anda buat.

1.3.2 Zooming Zooming digunakan untuk mengatur tampilan pembesaran/pengecilan dokumen. Dilakukan dengan memilih menu View Æ Zoom atau menggunakan kotak yang terdapat di bagian toolbar. Pada kotak menu yang muncul Anda bisa memilih besarnya tampilan dari dokumen yang Anda kehendaki. Contoh: •

Zoom 25%


13


•

Zoom 200%

1.3.3 Toolbar Secara default, ada dua toolbar yang ditampilkan ketika aplikasi Word dibuka, yaitu toolbar Standard dan Formatting.

Untuk menampilkan/menyembunyikan toolbar seperti toolbar picture, tables and border dsb, lakukan hal berikut : •

Klik menu View Æ Toolbar pada pulldown menu.

•

Beri tanda check (√) pada toolbar yang ingin ditampilkan dengan cara meng-klik toolbar yang diinginkan, misalnya drawing, forms, dan sebagainya.


14


•

Toolbar yang ingin disembunyikan dapat di-uncheck dengan cara meng-klik toolbar tersebut.

•

Untuk mengatur letak toolbar, klik bagian Move Handle di sisi toolbar, lakukan click and drag untuk menggesernya.

Move handle

1.3.4 Menjelajahi Dokumen Penjelajahan/navigasi dokumen dapat dilakukan dengan : 1. Mouse Menjelajah dokumen dapat dilakukan menggunakan mouse, yaitu: •

Menggulung ke atas/bawah dengan meng-klik vertical-sliding-bar yang ada di kanan dokumen

•

Menggeser ke kanan/kiri dengan meng-click horizontal-sliding-bar yang ada di bawah dokumen

•

Menggulung ke atas/bawah dengan tombol vertical-scrolling pada mouse (jika ada)

•

Menggeser ke kanan/kiri dengan tombol horizontal-scrolling pada mouse (jika ada)

•

Menggeser ke kanan/kiri, atas/bawah, dan ke segala arah (panning) dengan menekan/menahan tombol tengah mouse jika ada dan difungsikan (perlu driver)

2. Arrow Keys Menjelajah dokumen dapat dilakukan menggunakan keyboard khususnya tomboltombol panah (arrow-keys), yaitu: •

Tombol panah atas-bawah-kanan-kiri

•

Tombol panah PgUp-PgDn

3. Ctrl Keys Menjelajah dokumen, terutama untuk menggeser kursor ke kanan atau ke kiri dengan cepat (loncat per kata) dengan cara menahan tombol Ctrl dan mengetikkan tombol panah (arrows key) kanan atau kiri.

1.4 Mengganti Format Dokumen Format dokumen bisa diketahui dari ekstensi pada file. Suatu dokumen MS Word (Word Document) biasanya diakhiri dengan .doc. Contohnya dokumen_saya.doc. Ada beberapa format file yang dikenali oleh MS Word, misalnya: •

rich text format (.rtf),

•

teks biasa/text files (.txt),

•

halaman web/web pages (.html/.htm),

•

dan sebagainya.


15


Menu untuk format file ini muncul ketika kita akan membuka (open) file atau menyimpan (save) file. Sebagai default, yang muncul pada kotak Files of type adalah format All Word Documents.

1. Membuka file dengan format tertentu Pertama, kita ulangi langkah-langkah untuk membuka file. Jika kita ingin membuka file dengan format tertentu, maka pada kotak Open, kita tinggal menekan tanda panah di sebelah combo box Files of type, akan muncul daftar format file yang bisa dipilih. Di atasnya akan muncul daftar file-file dengan format tersebut. Klik salah satu file yang akan dibuka. Contoh: jika kita akan membuka file dengan format Rich Text Format (file berekstensi .rtf), maka klik pilihan Rich Text Format pada combo box Files of type. 2. Menyimpan file dengan format tertentu Lakukan perintah Save (jika file-nya belum pernah disimpan) atau Save As... (jika file sudah pernah disimpan sebelumnya). Jika kita ingin menyimpan file dengan format tertentu, maka pada kotak Save As, kita tinggal menekan tanda panah di sebelah combo box Save as type, maka akan muncul daftar format file yang bisa dipilih. Jika kita menekan tombol Save, maka file tadi akan disimpan dengan format tadi. Contoh: jika kita akan menyimpan file dengan format Rich Text Format (file berekstensi .rtf), maka klik pilihan Rich Text Format pada combo box Save as type. Catatan: Jika dipilih All Files, maka yang akan dimunculkan adalah seluruh tipe/format file yang tersimpan di folder yang sedang terbuka.


16


2 Editing 2.1 Menyisipkan Teks Secara normal, MS Word bekerja pada mode insert, artinya teks yang ditambahkan dalam dokumen tidak akan menimpa teks yang ada di depannya. Namun, MS Word dapat berfungsi dalam mode overtype, yaitu teks yang disisipkan akan menimpa teks yang sudah ada dengan yang baru. Jika mode overtype sedang aktif, MS Word akan menunjukkan dengan menyalanya indikator OVR pada status bar.

1. Menyisipkan teks dalam dokumen •

Letakkan kursor pada tempat di mana Anda akan menyisipkan teks.

•

Ketika teks baru diketikkan, perhatikan bahwa teks didepannya akan tergeser untuk memberi tempat pada teks baru.

2. Overtype (menimpa) teks dalam dokumen •

Letakkan kursor pada tempat di mana anda akan menyisipkan teks.

•

Tekan tombol insert pada keyboard untuk mengaktifkan mode overtype.

•

Ketika teks baru diketikkan, teks lama akan tertimpa dengan teks yang baru.

2.2 Seleksi Melakukan seleksi (select), yaitu memilih kata atau kelompok kata. Kata atau kelompok kata yang terseleksi akan tampak diblok/highlight dengan warna yang berbeda dengan bagian dokumen yang lain. Seleksi dapat dilakukan dengan cara: 1. Dengan mouse 2. Dengan shift-key + Arrow-keys 3. Kombinasi mouse click dan shift 4. Kombinasi Ctrl dan shift-key + Arrow-keys 5. Select Columns

2.2.1 Select dengan Mouse 2.2.1.1 Pointer Anda tahu pointer bukan? Jika pointer mouse berada diatas dokumen, maka bentuknya menjadi berubah:

Jika di atas/ bawah

Jika di kiri dokumen


Jika berada di dokumen

17


Pointer berada di dokumen Pointer di atas dokumen

Pointer di bawah dokumen

Pointer di kiri dokumen

2.2.1.2 Click and Drag Drag adalah menggeser mouse ke suatu arah, dengan jari tetap menekan pada tombol kiri pada mouse. Letakkan kursor di depan kata yang mau dipilih, klik, lalu drag ke kanan, hasilnya:

Atau jika di-drag ke kanan dan bawah:

2.2.1.3 Click dan Double Click •

Memilih kata Letakkan pointer pada kata dan double click kata tersebut.

Double click


18


•

Memilih baris Letakkan pointer di samping baris di sebelah kiri dokumen lalu click.

Click

•

Memilih paragraf : double click di samping paragraf sebelah kiri dokumen.

Double click

Untuk select beberapa paragraf menggunakan mouse dengan cara meletakkan pointer di kiri dokumen (pointer panah akan berubah) lalu drag ke atas/ke bawah.

2.2.2 Select dengan Shift-Key + Arrow-Keys Anda tahu kursor bukan? Letakkan kursor di depan kata yang akan dipilih, lalu tahan kunci Shift kemudian gunakan tombol panah kanan, kiri, bawah, maka kata/kelompok kata akan terseleksi. Setiap kali kita menekan tombol panah, akan terseleksi satu buah karakter pada dokumen.

2.2.3 Kombinasi Ctrl dan Shift-Key + Arrow-Keys Letakkan kursor di depan kata yang akan dipilih, lalu tahan kunci Shift dan Ctrl kemudian gunakan tombol panah kanan, kiri, bawah maka kata/kelompok kata akan terseleksi. Setiap kali kita menekan tombol panah, akan terseleksi satu buah kata pada dokumen.

2.2.4 Kombinasi Mouse Click dan Shift Kita bisa memilih kumpulan kata/kalimat/paragraf dengan menempatkan kursor di suatu lokasi (mengklik suatu kata) lalu pergi ke tempat lain (jauh sekalipun) lalu tekan tombol Shift dan click, maka antara posisi click yang pertama dengan Shift+click yang kedua akan terseleksi.

2.2.5 Select Column Pada topik yang dahulu, select selalu berkaitan dengan paragraf (keseluruhan teks). Kadang diperlukan select hanya kolom tertentu, contoh:


19


Lingkungan kerja Profile database Koneksi database Menyiapkan aplikasi Database Painter Data Pipeline Painter Library & Object Manipulasi basisdata

Cara menyeleksi suatu kolom adalah letakkan kursor di awal kolom, kemudian tekan tombol Alt dan drag menggunakan mouse ke arah kanan dan ke bawah (atau ke arah yang dikehendaki). Kolom yang dipilih akan terseleksi.

2.3 Copy, Cut, dan Delete 2.3.1 Copy Copy digunakan untuk menggandakan kata, kelompok kata, paragraf, tabel, gambar, dan object apa pun. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: 1. Pilih saja (select) bagian dokumen yang akan digandakan, misalnya suatu kata atau gambar. 2. Pilih perintah copy dengan salah satu dari berikut ini: •

Pilih menu Edit Æ Copy pada pulldown menu.

•

Tekan kombinasi kunci Ctrl+C.

•

Klik kanan bagian yang akan di-copy hingga muncul menu pop-up seperti di bawah ini dan pilih/klik menu Copy.

•

Klik icon copy pada toolbar.

Kita bisa melakukan beberapa kali copy. Hasil copy ini akan disimpan oleh MS Word di Clipboard untuk digunakan pada kebutuhan selanjutnya (lihat paste).


20


2.3.2 Paste Paste digunakan untuk menempelkan kata, kelompok kata, paragraf, tabel, gambar, dan object apapun hasil dari Copy atau Cut (cut akan diterangkan kemudian). Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: 1. Lakukan copy/cut terhadap suatu objek. 2. Arahkan kursor ke tempat di mana objek yang telah di-copy/cut akan ditempelkan. 3. Pilih perintah paste dengan salah satu dari berikut ini: a. Pilih menu Edit Æ Paste pada pulldown menu. b. Tekan kombinasi kunci Ctrl+V. c.

Klik kanan bagian yang akan di-copy hingga muncul menu pop-up seperti di bawah ini dan pilih/klik menu Paste.

d. Klik icon paste pada toolbar.

Perintah paste di atas akan melakukan “penempelan” hasil copy atau cut yang terakhir. Jika ingin mem-paste hasil copy/cut sebelumnya, kita harus terlebih dahulu memunculkan Clipboard. Cara memunculkan Clipboard adalah dengan memilih menu View Æ Toolbar pada pulldown menu, kemudian beri tanda check pada menu Clipboard pada daftar toolbar yang muncul.

Jika kotak Clipboard sudah muncul (seperti gambar di bawah), lalu pilih item yang ingin dipaste. Anda dapat menyorot setiap clipboard untuk mengetahui isinya (dengan meletakkan pointer mouse ke atas salah satu clipboard).


21


Clipboard pada toolbar

Hapus semua isi clipboard

Paste semua isi clipboard

floating clipboard Pointer mouse ada diatas clip teks Word yang dicopy

clip gambar pada Word

clip Excel clip gambar

2.3.3 Cut Cut digunakan untuk menghapus kata, kelompok kata, paragraf, tabel, gambar, dan object apapun untuk menempelkan objek tadi di tempat lain. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: 1. Pilih saja (select) bagian dokumen yang akan digandakan, misalnya suatu kata atau gambar. 2. Pilih perintah cut dengan salah satu dari berikut ini: •

Pilih menu Edit Æ Cut pada pulldown menu.

•

Tekan kombinasi kunci Ctrl+X.

•

Klik kanan bagian yang akan di-cut hingga muncul menu pop-up seperti di bawah ini dan pilih/klik menu Cut.

•

Klik icon cut pada toolbar.

Kita bisa melakukan beberapa kali cut. Seperti copy, hasil cut ini akan disimpan oleh MS Word di Clipboard. Untuk menempelkan bagian yang di-cut ini di tempat lain digunakan perintah paste.


22


2.3.4 Delete Delete digunakan untuk menghapus kata, kelompok kata, paragraf, tabel, gambar, dan object lainnya. Untuk delete kita dapat melakukan select terhadap bagian yang akan dihapus lalu tekan kunci Del di keyboard atau dengan memilih menu Edit Æ Clear pada pulldown menu.1

2.3.5 Undo dan Multiundo Undo adalah perintah untuk membatalkan suatu perintah yang sudah dilakukan sebelumnya. Caranya adalah dengan salah satu sebagai berikut: •

menekan kunci kombinasi Ctrl+Z pada keyboard,

•

memilih pulldown menu Edit Æ Undo,

•

memilih icon undo di toolbar. Undo

Perintah undo ini bisa dilakukan secara berturut-turut (beberapa kali) sesuai dengan urutan pemberian perintah (misalkan akan membatalkan 10 perintah terakhir maka lakukan Ctrl+Z sepuluh kali). Ini disebut sebagai multiundo. Kita dapat melakukan multiundo dengan cara mengeklik tanda panah di sebelah toolbar undo kemudian kita drag mouse ke bawah untuk meng-highlight action-action undo yang ingin kita lakukan. Dengan demikian kita dapat melakukan satu kali perintah untuk melakukan beberapa undo sekaligus.

2.3.6 Redo & Multi Redo Redo adalah cara untuk mengulang sesuatu yang telah dibatalan sebelumnya. Caranya adalah dengan salah satu sebagai berikut: •

menekan kunci kombinasi Ctrl+Y pada keyboard,

•

memilih pulldown menu Edit Æ Redo,

•

memilih icon redo di toolbar. Redo

Seperti undo, perintah redo bisa dilakukan secara berturut-turut (beberapa kali) sesuai dengan urutan pemberian perintah (misalkan akan membatalkan 10 perintah terakhir maka lakukan Ctrl+Y sepuluh kali). Ini disebut sebagai multiredo. Kita dapat melakukan multiredo dengan cara mengeklik tanda panah di sebelah toolbar redo kemudian kita drag mouse ke bawah untuk meng-highlight action-action redo yang ingin kita lakukan. Dengan demikian kita dapat melakukan satu kali perintah untuk melakukan beberapa redo sekaligus.


23


2.4 Find, Replace, dan Goto 2.4.1 Find dan Replace Perintah find digunakan untuk menemukan kata/kalimat tertentu dalam dokumen. Replace digunakan untuk mengganti kata/kalimat tertentu dengan kata/kalimat lain. Perintah replace selalu bersamaan dengan perintah find sehingga disebut sebagai find and replace. Untuk melakukan find kita dapat melakukan salah satu dari: •

mengeklik menu Edit Æ Find,

•

menekan kunci kombinasi Ctrl+F.

Demikian pula, untuk melakukan replace kita dapat memilih salah satu dari: •

mengeklik menu Edit Æ Replace,

•

menekan kunci kombinasi Ctrl+H.

Kotak find dan replace adalah sama (hanya berbeda page/tab) seperti gambar di bawah.

Untuk find masukkan kata yang dicari dalam kotak Find what, kemudian tekan tombol Find Next. Untuk find and replace masukkan kata yang akan dicari dalam kotak Find what dan masukkan kata yang akan menggantikannya dalam kotak Replace with kemudian kita bisa memilih salah satu perintah di bawah ini: •

Jika kita yakin kita ingin mengganti seluruh kemunculan kata yang akan dicari dalam dokumen dengan kata pengganti, maka tekanlah tombol Replace All. MS Word akan mengganti seluruh kemunculan kata tersebut dengan kata penggantinya tadi.

•

Jika kita hanya ingin mengganti satu per satu, kita bisa menekan tombol Replace. MS Word akan mengganti kemunculan pertama kata tersebut dengan kata penggantinya. Untuk mencari kemunculan kata tersebut yang berikutnya tekan tombol Find Next.

Tombol Find Next dapat juga kita pakai untuk melakukan perintah find biasa, misalnya jika kita ingin hanya me-replace beberapa kata saja dalam dokumen sehingga kita bisa melakukan kombinasi antara find dan find and replace. Yang perlu diketahui adalah pada saat mencari atau mengganti, kotak Find and replace di atas tetap tampil dan kita bisa mengubah/mengedit pada layar MS Word tanpa harus menutup kotak Find and replace. Ada beberapa pilihan setting find/find and replace (pada button More), yaitu:


24


Tiap huruf yang dicari tepat sama dengan yang diketikkan Kata/kalimat yang dicari sepenuhnya (bukan penggalannya) Mengijinkan penggunaan wild-cards “bunyi”nya kira-kira sama, misalnya “elephant” dengan “eleventh” Mencari kata yang punya arti sama walau bentuknya beda misalnya cari “saw” yang akan ditemukan “saws” dan “sawing” tetapi “sawsing” akan dilewat. All: semua kata dalam dokumen Up: dari posisi ke atas Down: dari posisi ke bawah

2.4.2 Go To Page Perintah go to page digunakan untuk loncat ke halaman tertentu dari dokumen. Kotak go to page sama dengan find and replace.

Untuk memanggil kotak ini dapat memilih pulldown menu Edit Æ Go To.... Masukkan nomor halaman yang ingin dicari dengan mengetikkan nomor halaman tersebut di kotak Enter page number.


25


3 Formatting 3.1 Format Teks Memformat teks (text formatting) mencakup: •

Jenis font/huruf

•

Ukuran font

•

Style: Bold, Underline, Italic

•

Text Color

•

Spasi huruf

•

Efek khusus

3.1.1 Font/Huruf 3.1.1.1 Jenis Font Kita bisa mengubah jenis font/huruf pada teks. Pilihlah (select) kata/kumpulan kata yang akan diubah jenis hurufnya (bisa dengan keyboard atau mouse). Lalu pilih jenis fontnya dengan mengeklik tanda panah ke bawah di samping toolbar untuk

jenis font sebagai berikut: Akan muncul jenis font sebagai berikut:

Yang tampak ter-highlight adalah pilihan font yang sedang dipakai pada kumpulan kata yang sedang diseleksi. Untuk mengubah jenis font tentu saja dilakukan dengan memilih salah satu dari daftar yang muncul tersebut. Tampilan dari font akan sama seperti yang terlihat di daftar tersebut. Misalnya: •

font Impact seperti ini,

•

font Courier New seperti ini,

•

font Lucida Console seperti ini.

Coba select suatu kumpulan kata dalam dokumen Anda dan ubah ke dalam jenis font yang lain.


26


3.1.1.2 Ukuran font Ukuran font juga dapat diubah-ubah. Select kumpulan kata yang akan diubah ukurannya, lalu pilih ukuran font-nya melalui toolbar untuk ukuran font seperti di bawah ini:

Ubahlah angka yang berada dalam kotak tersebut, atau dapat juga dengan menekan tanda panah ke bawah yang berada di samping kotak berisi ukuran font. Kita akan mendapatkan ukuran font yang berbeda misalnya: Ukuran font 8

Ukuran font 10

Ukuran font 24 3.1.1.3 Font Style 1. Penebalan (Bold) Select bagian teks yang hendak ditebalkan, kemudian pilih menu toolbar untuk penebalan yaitu Secara otomatis teks akan menjadi lebih tebal. 2. Garis Bawah (Underline) Select bagian teks yang hendak digarisbawahi, kemudian pilih menu toolbar untuk garis bawah yaitu Secara otomatis teks akan menjadi digarisbawahi. 3. Miring (Italics) Select bagian teks yang hendak dimiringkan, kemudian pilih menu toolbar untuk miring yaitu Secara otomatis teks akan menjadi miring.

3.1.1.4 Color (Warna) Kita dapat mengubah warna dari teks yang telah kita ketikkan, atau mengubah warna background dari teks. Sebagai default teks kita akan berwarna hitam (automatic) dan background dari teks tidak berwarna (none). Select bagian teks yang hendak diubah warnanya. Untuk mengubah warna teks kita dapat menggunakan menu toolbar Klik panah di sampingnya, kita akan dapat mengubah warna dari teks kita, misalnya: •

Teks ini berwarna hitam

•

Teks ini berwarna abu-abu


27


pada Kita dapat mengubah warna background teks kita dengan memilih menu toolbar. Klik tanda panah di sampingnya dan kita akan mendapatkan daftar warna background yang kita inginkan. Misalnya: Teks ini background-nya hitam, warna font-nya putih Teks ini background-nya abu-abu, warna font-nya hitam

3.1.1.5 Kotak Format Font Kita bisa melakukan text formatting yang lebih lanjut dengan membuka kotak untuk format font yaitu dengan cara memilih menu Format Æ Font pada pulldown menu.

Pada kotak dialog Font yang muncul kita dapat melakukan text formatting yang sebelumnya telah kita lakukan, misalnya untuk mengubah jenis font kita pilih dalam kotak Font, untuk mengubah ukuran font kita pilih dalam kotak Size, dan untuk melakukan pengubahan warna font kita bisa pilih dalam kotak Font color. Hasil dari pengubahan terhadap teks akan dimunculkan di kotak Preview. Beberapa hal lain yang bisa kita lakukan dengan memanfaatkan kotak ini: 1. Font Effect Dilakukan di tab/page Font pada kotak Effects. Klik (beri tanda check) pada kotak masing-masing jenis efek font yang diinginkan. Contohnya: •

Ini efek strikethrough

•

Ini efek superscript

•

Ini efek subscript

•

Ini efek doublestikethrough dan shadow

Untuk membatalkannya, tinggal di-uncheck pilihan efek yang diinginkan. 2. Text Effect Pada kotak dialog Font, pilih tab/page Text Effects dan pilih salah satu efek untuk teks yang tersedia, misalnya blinking background, las vegas lights, dan sebagainya. Karena efek ini bukan untuk efek yang tercetak, maka hanya bisa berpengaruh pada tampilan. Silakan anda mencoba secara langsung efek-efek yang ada.


28


3. Character Spacing Pada kotak dialog Font, pilih tab/page Character Spacing dan ubah-ubahlah scale, spacing (dan angka pada pilihan by), serta position (berikut angka pada pilihan by). Misalnya: Ini kata yang normal, sedangkan ini punya scale 150%, yang ini normal, yang ini spacing karakternya e x p a n d e d s e b a n y a k 4 p t , yang ini normal, kalau yang ini condensed sebesar 1pt, ini normal, yang ini position-nya di-set atau , ini normal lagi. Lowered

Raised

3.2 Format Paragraf Beberapa format terhadap paragraf yang akan diperkenalkan adalah: •

Indentation (increase dan decrease)

•

Penggunaan Tab-key dan Tab-menu

•

Alignment (center, left, right, justify)

•

Spacing

•

Format Kolom

•

Border

•

List : Bullets and Numbering

3.2.1 Indentation (Increase dan Decrease) Indentation/indentasi adalah “penjorokkan” kata/sekelompok kata/paragraf. Dapat dilakukan dengan toolbar

Decrease Indentation

Increase Indentation

Indentasi dapat di-increase (dinaikkan) yaitu indentasi ditambahkan ke kanan dokumen, atau di-decrease (diturunkan) yaitu indentasi ditambahkan ke kiri dokumen. Contoh: Berikut ini adalah cara-cara rahasia penguasaan MSWord: Tidak hanya membaca diktat Banyak berlatih dan mencoba langsung Sering menggunakan untuk kebutuhan riil Dan sebagainya Caranya adalah dengan menyeleksi dahulu (jangan satu-satu !!!) paragraf yang akan diindentasi. Indentasi pada kenyataannya lebih cepat menggunakan kunci TAB (silakan dicoba), tetapi hanya dapat digunakan untuk meng-increase indentasi.


29


Letakkan kursor di suatu paragraf. Perhatikan ruler yang ada, lalu atur menjadi berikut: Hanging indent

Indentasi baris pertama

Indentasi kiri keseluruhan Untuk menggeser indentasi baris pertama dan hanging

Indentasi baris pertama digunakan untuk indentasi kalimat pertama pada paragraf, sedangkan hanging indent digunakan untuk menjorokkan kalimat sisanya. Coba atur kembali menjadi berikut:

Alternatif lain adalah dengan memilih pulldown menu Format Æ Paragraph untuk melakukan pengaturan indentasi.

Pada bagian indentasi kita dapat memilih untuk melakukan indentasi kiri (left) dan/atau kanan (right) dengan memasukkan suatu angka sesuai yang kita kehendaki atau dengan menekan panah ke bawah dan ke atas dengan mouse. Pada kotak Special kita dapat mengubah bentuk penjorokkan paragraf kita apakah none, first line, atau hanging, contohnya: •

Ini ditulis dengan pilihan pada kotak Special (none) Pada bagian indentasi kita dapat memilih untuk melakukan indentasi kiri (left) dan/atau kanan (right) dengan memasukkan suatu angka sesuai yang kita kehendaki atau dengan menekan panah ke bawah dan ke atas dengan mouse.


30


•

Ini ditulis dengan pilihan first line by 0.5” Pada bagian indentasi kita dapat memilih untuk melakukan indentasi kiri (left) dan/atau kanan (right) dengan memasukkan suatu angka sesuai yang kita kehendaki atau dengan menekan panah ke bawah dan ke atas dengan mouse.

•

Ini ditulis dengan pilihan hanging by 0.5” Pada bagian indentasi kita dapat memilih untuk melakukan indentasi kiri (left) dan/atau kanan (right) dengan memasukkan suatu angka sesuai yang kita kehendaki atau dengan menekan panah ke bawah dan ke atas dengan mouse.

3.2.2 Penggunaan Tab-key dan Menu Tab Untuk mengatur/setting tabulasi kita dapat memanfaatkan ruler. Ruler yang standar:

Margin kiri

Posisi TAB

Margin kanan

Pengaturan tab dapat dilakukan dengan mengeklik lokasi tertentu pada ruler hingga muncul semacam huruf L di ruler. Selanjutnya pada pengetikan untuk mencapai tab tersebut kita dapat menggunakan kunci TAB pada keyboard.

Pengetikan menggunakan kunci TAB

Cara membuang tanda TAB tadi adalah dengan cara mengeklik lalu men-drag keluar ruler tanda TAB tersebut. Alternatif mengatur tabulasi ini dengan cara memilih menu Format Æ Tabs... Pada kotak Tabs yang muncul kita dapat mengetikkan posisi berhentinya tab kita di ruler pada kotak Tab stop position. Kita dapat memasukkan lebih dari satu tab. Artinya kita akan memiliki beberapa tempat berhenti tab di satu baris Pada contoh misalnya pada 0,81” dan 1,5”.


31


Cara untuk membuat satu tab adalah dengan memasukkan angka pada kotak Tab stop position kemudian tekan tombol Set, maka secara otomatis setting tab yang baru saja kita buat akan dimasukkan ke dalam daftar tab stop position. Lakukan ini beberapa kali untuk mendapatkan beberapa posisi tab. Untuk menghapusnya, kita pilih salah satu tab stop position dari daftar, kemudian tekan tombol Clear. Untuk menghapus semuanya tekan tombol Clear All. Terlihat bahwa di kotak tersebut ada pilihan kotak Leader. Leader digunakan untuk menggambarkan suatu garis dengan style tertentu pada ruang kosong antara dua tab. Silakan dicoba yang “Leader”, menjadi seperti contoh berikut:

Caranya adalah pilih tab pertama, pilih leader-nya, tekan tombol Set, kemudian pilih tab kedua, pilih leader-nya, tekan tombol Set, dan seterusnya, baru tekan tombol OK.

3.2.3 Alignment (Center, Left, Right, Justify) Alignment/perataan adalah perataan paragraf, baik kiri/left, kanan/right, tengah/center, atau justify (perataan kiri-kanan). Yang paling mudah adalah dengan mengeklik salah satu icon toolbar untuk alignment:

justify left center

right

Alternatif lain adalah menggunakan pulldown menu Format Æ Paragraph dan mengatur kotak Alignment apakah ingin left, right, justify, atau center.

Jangan lupa, pengaturan ini hanya berlaku pada lokasi kursor berada atau teks yang diselect saja Khusus untuk alignment justify paragraf atau kalimat akan diatur menjadi rata kiri & kanan, dan ini membuat jarak antar kata tidak sama karena Word memberikan softspace (bukan space karena diberikan dengan mengetikkan spacebar).


32


3.2.4 Spacing Pengaturan spacing digunakan untuk mengatur spasi baris teks. Pertama, kita select bagian teks yang hendak diatur spasinya, misalnya suatu paragraf. Lalu pilih pulldown menu Format Æ Paragraph dan perhatikan pada bagian Spacing di pertengahan sebelum Preview.

Spacing Before digunakan untuk memberikan spasi/jarak antara paragraf yang di-select dengan paragraf sebelumnya. Spacing After digunakan untuk memberikan spasi/jarak antara paragraf yang di-select dengan paragraf sesudahnya. Line Spacing digunakan untuk mengganti spasi antar baris dalam teks. Misalnya single (1 spasi), 1.5 lines (spasi 1,5), dan double (spasi 2). Pilihan lain yaitu exactly (tepat), multiple (kelipatan), dan at least (setidaknya) dapat kita berikan angkanya pada kotak At di sebelah kotak Line Spacing. Sekarang mari mencoba berlatih menggunakan Spacing Before dan Spacing After seperti di bawah ini:


33


3.2.5 Column Untuk membuat format kolom, seperti newspaper style, dapat dilakukan dengan cara memilih menu Format Æ Columns... hingga akan muncul kotak Columns seperti di samping ini. Seperti biasa teks yang akan dibuat kolom harus di-select dulu. Untuk memilih berapa kolom yang akan kita buat kita bisa memilih di bagian Presets atau kita bisa memasukkan berapa jumlah kolom dalam kotak Number of columns.

Sekarang marilah berlatih untuk membuat teks seperti di bawah ini: Belajar Microsoft Word Hari ini kita akan belajar mengenai aplikasi MS Word. Microsoft (MS) Word adalah aplikasi pengolah kata (word processor) yang merupakan bagian dari paket aplikasi Microsoft Office yang dikembangkan oleh perusahaan pembuat perangkat lunak Microsoft. Aplikasi MS Word berjalan di atas Sistem Operasi MS Windows. Sampai saat ini telah

berkembang berbagai versi dari aplikasi pengolah kata, misalnya MS Word 6.1, MS Word 97, MS Word XP, dan MS Word 2000. Aplikasi MS Word yang akan kita pakai dalam pelatihan ini adalah MS Word 2000. Aplikasi MS Word merupakan aplikasi yang cukup bermanfaat untuk melakukan pengolahan

dokumen yang biasa kita butuhkan dalam kegiatan sehari-hari, mulai dari membuat surat, membuat modul pelatihan (seperti modul yang sedang Anda baca ini), menulis bahan untuk pelajaran di sekolah, menulis buku, dan sebagainya.

Caranya adalah dengan menuliskan dahulu keseluruhan teks, baru kemudian lakukan setting/pengaturan seperti yang diinginkan.

3.2.6 Border Paragraf Border/tepi paragraf adalah garis yang ditambahkan pada sisi atas, bawah, kiri dan / atau kanan paragraf. Cara ini baik digunakan untuk memberi penekanan pada suatu paragraf. Caranya : •

Pilih (select) paragraf yang akan diberi border

•

Tambahkan border pada paragraf dengan menggunakan toolbar Tables and Borders sebagai berikut:


34


•

Atau bisa juga menggunakan menu Format Æ Borders and Shading... yang akan menampilkan kotak Borders and Shading seperti di bawah ini:

Cara ini lebih powerful karena ada lebih banyak pilihan menu yang bisa kita pakai. Kita bisa memberikan setting, style, color, dan width yang sesuai dengan keinginan kita. Sebagai contoh buatlah paragraf di bawah ini dengan bentuk seperti ini:

Microsoft (MS) Word adalah aplikasi pengolah kata (word processor) yang merupakan bagian dari paket aplikasi Microsoft Office yang dikembangkan oleh perusahaan pembuat perangkat lunak Microsoft. Aplikasi MS Word berjalan di atas Sistem Operasi MS Windows. Sampai saat ini telah berkembang berbagai versi dari aplikasi pengolah kata, misalnya MS Word 6.1, MS Word 97, MS Word XP, dan MS Word 2000. Aplikasi MS Word yang akan kita pakai dalam pelatihan ini adalah MS Word 2000.

Caranya, letakkan kursor di paragraf yang akan ditulis lalu berikan efek setting shadow dan style berupa garis lurus. Cobalah pengaturan-pengaturan yang lain.

3.2.7 Bullets and Numbering Bullet and Numbering digunakan untuk membuat suatu list/daftar item. Contoh bullet :

Contoh numbering :

Ini adalah contoh: • Ke-satu • Ke-dua

Ini adalah contoh: 1. Ke-satu 2. Ke-dua


35


Coba anda berikan bullet atau numbering pada sebaris perincian, misalnya untuk perincian sebagai berikut: Materi pelatihan meliputi: Overview IT Penggunaan Komputer dan Pengelolaan File Microsoft Word Microsoft Excel Microsoft Power Point Corel Draw SPSS AutoCAD Penggunaan LAN dan Internet Hardware

Select bagian teks yang akan diberikan bullet atau numbering, lalu klik kanan. Akan muncul menu pop-up seperti ini:

Pilih menu Bullets and Numbering, akan muncul kotak Bullets and Numbering. Atau alternatif lain kita bisa memilih menu Format Æ Bullets and Numbering.... Jika akan memberi bullet, pilih page/tab Bulleted, lalu pilih salah satu jenis bullet. Kalau hendak memberikan numbering, pilih page/tab Numbered, lalu pilih salah satu jenis numbering. Untuk menyesuaikan tampilan bullet/numbering sesuai kebutuhan, pilih tombol Customize:


36


Untuk numbering akan muncul kotak seperti ini:

Pada kotak Customize Bulleted List atau Customize Numbered List kita dapat menyesuaikan tampilan list kita sesuai dengan keinginan kita. Coba ubahlah teks yang sudah Anda buat tadi dan berikan bullet/numbering. Hasilnya seharusnya seperti ini: Materi pelatihan meliputi: • Overview IT • Penggunaan Komputer dan Pengelolaan File Materi pelatihan meliputi: • Microsoft Word 1. Overview IT • Microsoft Excel 2. Penggunaan Komputer dan Pengelolaan File • Microsoft Power Point 3. Microsoft Word • Corel Draw 4. Microsoft Excel • SPSS 5. Microsoft Power Point • AutoCAD 6. Corel Draw • Penggunaan LAN dan Internet 7. SPSS • Hardware 8. AutoCAD 9. Penggunaan LAN dan Internet 10. Hardware

3.3 Format Halaman 3.3.1 Margin Margin adalah jarak antara tepi kertas dengan teks, baik kiri, kanan, atas, bawah.

Margin kiri/left

Margin atas/top

Cara mengaturnya adalah dengan memanggil menu File Æ Page Setup hingga muncul kotak Page Setup. Aturlah besar margin dengan mengetiknya langsung pada masingmasing kotak atau menggerakkan spinner


37


3.3.2 Ukuran dan Orientasi Kertas Untuk mengubah ukuran kertas, kita menggunakan kotak Page Setup juga dan pilihlah tab/page Paper Size. Pada combo box Anda dapat mengubah ukuran kertas, misalnya A4, A5, Letter, Legal, F4, Envelope, dan sebagainya. Bahkan kita dapat menentukan ukuran kertas sendiri dengan memilih Custom dan memasukkan angka pada kotak Width dan Height.

Ukuran kertas

Orientasi kertas

Orientasi kertas bisa diubah di kotak Orientation. Kita bisa memilih Portrait

atau

Landscape

3.3.3 Print-preview Print preview adalah tampilan dokumen kita persis saat dicetak nantinya. Caranya adalah memilih menu File Æ Print Preview atau dengan menggunakan toolbar


38


3.3.4 Nomor Halaman Kita dapat memberikan nomor halaman pada dokumen kita. Pemberian nomor halaman dapat dilakukan menggunakan menu pulldown Insert Æ Page Numbers.... Kotak yang akan muncul:

Anda dapat menentukan tempatnya (pada kotak Position) dan perataan pemberian halamannya (pada kota Alignment) serta kita dapat memilih apakah halaman pertama dokumen akan ditampilkan atau tidak dengan men-check atau tidak menu Show number on first page. Jika kita klik tombol Format, maka akan muncul:

Di kotak ini kita dapat mengubah format nomor (kotak Number Format), memilih apakah akan meletakkan nomor bab (chapter) di sebelah nomor halaman atau tidak (check box Include Chapter Number), dan bisa menentukan halaman dokumen akan dimulai dari nomor berapa (kotak Start at).

3.3.5 Header dan Footer Header adalah sesuatu yang akan muncul di bagian atas setiap halaman dari satu dokumen. Footer adalah sesuatu yang akan muncul di bagian setiap halaman dari satu dokumen "Sesuatu" ini bisa teks, gambar, tabel, dsb. sehingga kita tak perlu memberikan disetiap halaman secara manual. Misalnya kita bisa meletakkan logo perusahaan/instansi, intitusi, sekolah, nomor halaman, nama pembuat, nama bab dari buku, dsb. Caranya adalah dengan memilih menu View Æ Header and Footer hingga muncul seperti berikut:


39


Sama dengan section sebelumnya Navigasi maju/ mundur

Nomor halaman

Page setup jam

Jumlah halaman Format nomor halaman

Menyembunyikan teks dokumen/tidak

tanggal

Pada saat kotak ini muncul secara otomatis kita akan bagian header/footer dokumen akan tampak terang dan dapat diedit, sementara bagian dokumen yang lain akan tampak samar dan tidak dapat diedit. Dilihat dari keterangan gambar di atas ada banyak hal bisa kita lakukan, antara lain: •

Pemberian nomor halaman, jumlah halaman, dan memformat nomor halaman Jika tombol nomor halaman atau jumlah halaman ditekan maka secara otomatis nomor/jumlah halaman akan diletakkan di header/footer tepat di tempat yang ditunjuk kursor. Untuk format nomor halaman akan muncul kotak sama seperti kotak Page Number Format sebelumnya.

•

Memasukkan tanggal dan jam Tanggal dan jam akan dimasukkan di header/footer tepat di tempat yang ditunjuk kursor.

•

Melakukan page setup Akan muncul kotak Page Setup sama seperti pada subbab sebelumnya.

•

Menyembunyikan/tidak teks dokumen saat mengedit header/footer Memasukkan nama file, nama pembuat file, dan sebagainya dengan menekan tombol Insert AutoText dan pilih salah satu.

Sebagai latihan, cobalah untuk membuat header dan footer sama seperti yang digunakan oleh dokumen ini.


40


3.3.6 Page Break Kalau kita mengetik terus-menerus sampai ke akhir/batas bawah kertas, maka otomatis Word akan pindah halaman baru. Kita dapat "memaksakan" untuk ganti halaman dengan perintah page-break, misalnya karena kita sudah menyelesaikan teks dan hendak pindah ke halaman berikutnya. Cara ini lebih baik dan cepat daripada menekan kunci Enter berkali-kali hingga pindah halaman. Caranya adalah letakkan kursor pada posisi di tempat akan pindah halaman, lalu pilih menu Insert Æ Break hingga muncul kotak seperti ini:

Pilih radio button Page break yang sudah menjadi default dan tekan Enter atau klik OK. Cara yang lebih cepat adalah menekan kunci kombinasi Ctrl+Enter, secara otomatis akan dilakukan page-break.

3.3.7 Section Section dapat kita gunakan untuk membagi-bagi dokumen kita menjadi beberapa layout yang berbeda. Misalnya jika kita menginginkan dalam satu dokumen kita dapat memiliki beberapa macam Header dan Footer, atau jika dalam satu dokumen kita menginginkan adanya jenis penomoran halaman yang berbeda, atau jika kita menginginkan pada beberapa bagian ada halaman portrait dan lainnya landscape, kita dapat memanfaatkan section. Cara membuat section baru adalah dengan memilih menu Insert Æ Break. Pada bagian Section Break Types ada 4 macam break untuk section yang bisa dipilih: 1. Next Page Memasukkan section break dan section baru dimulai pada halaman berikutnya. 2. Continuous Memasukkan section break dan memulai section baru pada halaman yang sama (di baris berikutnya). 3. Odd Page Memasukkan section break dan memulai section baru pada halaman bernomor ganjil berikutnya. inserts a section break and starts the new section on the next oddnumbered or even-numbered page. 4. Even Page Memasukkan section break dan memulai section baru pada halaman bernomor genap berikutnya. Petunjuk mengenai kita sedang berada di section berapa pada dokumen kita dapat dilihat di status bar di bagian kiri bawah tampilan MS Word.


41


Pada tiap section baru yang kita buat, kita dapat memberlakukan layout yang berbeda. Pembuatan section baru biasanya ada kaitan erat dengan Header dan Footer. Jika kita ingin membuat header dan footer yang berbeda untuk tiap section yang kita buat, maka perhatikan tombol berikut:

Tombol Same as Previous jika diaktifkan maka Header dan Footer yang digunakan pada section yang ditunjuk (aktif) akan sama dengan layout Header dan Footer pada section sebelumnya. Tetapi jika dinonaktifkan maka kita dapat menentukan Header dan Footer khusus untuk section itu sendiri, misalnya kita melakukan penomoran halaman yang berbeda dengan section di atasnya.


42


4 Table Untuk beberapa kasus kita membutuhkan membuat tabel di dalam dokumen. Misalnya kita ingin memasukkan daftar nama peserta pelatihan di dalam dokumen kita. No 1 2 3 4

Nama Bapak Didi Wahyudi Bapak Andi Hutabarat Ibu Soviatun Ibu Mintarsih

Asal Sekolah SMK Tanjung Sari SMU Tanjung Sari SMU Pelita SMK Harapan Jaya

Tiap satu kotak dalam tabel disebut sebagai sel/cell.

4.1 Insert Table Untuk memasukkan tabel ke dalam dokumen ada beberapa cara. Cara pertama, pilih icon pada toolbar, lalu atur banyaknya baris dan kolom, dengan cara men-drag Insert table mouse sebanyak kotak kolom dan baris yang tersedia:

Contoh ini akan menghasilkan tabel dengan 2 baris dan 4 kolom. Cara kedua adalah dengan menggunakan menu Table Æ Insert Æ Table hingga muncul kotak Insert Table seperti pada gambar di bawah. Masukkan jumlah kolom yang diinginkan dalam kotak Number of columns dan masukkan jumlah baris yang diinginkan dalam kotak Number of rows. Klik OK atau tekan Enter.

4.2 Mengatur Lebar Kolom dan Tinggi Baris Sebelum kita bisa mengatur lebar kolom dalam tabel, kita harus select dulu sel mana saja yang akan diatur lebarnya. Caranya, letakkan kursor pada satu sel tertentu. Untuk berpindah sel gunakan kunci TAB atau gunakan mouse. Untuk menyeleksi beberapa sel gunakan kombinasi shift+<arrow-keys> untuk berpindah ke sel di kiri, kanan, atas, dan bawahnya atau gunakan mouse untuk men-drag ke arah yang ingin diseleksi. Untuk select kolom gunakan menu TableÆSelectÆColumn, untuk select baris gunakan menu TableÆSelectÆRow, dan untuk select tabel keseluruhan TableÆSelectÆTable. Atau select bisa dengan mouse dengan cara meletakkan pointer sedikit di atas kolom yang bersangkutan sampai pointer berubah menjadi lalu klik.


43


Untuk mengatur lebar kolom, bisa gunakan menu TableÆTable Properties hingga muncul kotak seperti di bawah ini:

Untuk mengatur lebar kolom dengan mouse letakkan pointer pada garis pemisah kolom sampai pointer berubah menjadi lalu drag ke kiri atau kanan

Untuk mengatur tinggi baris (row), pertama di-select baik dengan mouse atau menggunakan menu TableÆSelectÆRow. Jika menggunakan mouse, geser pointer pada vertical-sliding-bar sebelah kiri, klik pada tanda pemisah row, lalu drag.

Jika menggunakan keyboard, pilih menu TableÆTable Properties, lalu atur tinggi row:


44


4.3 Insert/Delete/Move Baris dan Kolom Untuk menghapus kolom atau baris, select kolom atau baris lalu Ctrl+X (perintah cut). Untuk meng-insert baris atau kolom, select baris/kolom lalu Ctrl+C (copy) dan Ctrl+V (paste). Atau gunakan klik kanan hingga muncul kotak seperti ini:

Jika yang dipilih adalah baris maka akan menjadi insert/delete row

Untuk memindahkan kolom atau baris, select kolom/baris lalu drag ke lokasi yang diinginkan.

4.4 Copy-paste Isi Sel Kita dapat meng-copy dan paste isi dari sel. Select sel-sel yang akan di-copy-paste, lalu Ctrl+C (copy), pindahkan kursor pada sel yang diinginkan, lalu Ctrl+V (paste). Jika ingin memindahkan langsung, cukup di-drag saja. No. 1 2 3

Nama Amir Tuti Rudi

Nilai 70 80 65


No. 1 2 3

Nama Amir No. 1 2 3

Nilai 70 Nama Amir Tuti Rudi

Nilai 70 80 65

45


4.5 Split Table Split table adalah memisahkan tabel atau memberikan baris kosong di atas tabel. Caranya adalah letakkan kursor pada tabel di tempat akan dilakukan split, lalu gunakan menu TableÆSplit Table. Tabel akan di-split di atas sel yang ada kursornya. No. 1 2 3

Nama Amir Tuti Rudi

Nilai 70 80 65

No. 1

Nama Amir

Nilai 70

2 3

Tuti Rudi

80 65

4.6 Merge Cells Merge sel adalah menggabungkan sel. Caranya adalah select sel yang akan digabung. lalu klik kanan, pilih Merge cells, atau kalau mau langsung dengan memilih menu TableÆMerge cells. No.

Nama

1 2 3

Amir Tuti Rudi

Quiz 70 83 65

Mid 50 76 85

Akhir 97 85 68

No.

Nama

1 2 3

Amir Tuti Rudi

Nilai semester-1 Ujian tengah Akhir Quiz Mid 70 50 97 83 76 85 65 85 68

4.7 Cells Alignment Untuk mengatur perataan dalam sel, select baris/kolom, klik kanan, dan pilih menu AlignmentÆ, atau dengan menu TableÆTable Propertis, pilih alignment untuk sel tersebut.

No.

Nama

1 2 3

Amir Tuti Rudi

Nilai semester-1 Ujian tengah Akhir Quiz Mid 70 50 97 83 76 85 65 85 68

Melalui menu TableÆTable Properties


46


4.8 Table Alignment Untuk mengatur table alignment pada dokumen, select sembarang sel pada tabel, lalu pilih menu Table ÆTable Properties. Pilih tab Table dan pilih alignment yang sesuai.

4.9 Text Directions Untuk mengubah arah tulisan/teks, select baris/kolom, klik kanan, pilih menu Text direction: Nama Amir Tuti Rudi

Nilai semester-1 Ujian tengah Ni Quiz Mid 70 83 65

50 76 85

Nilai semester-1 Ujian tengah

Nomor absen

No mor abs en 1 2 3

Nama

1 2

Amir Tuti

Quiz

Mid

70 83

50 76

Jika kursor ada pada sel yang vertical, maka Toolbar akan

4.10 Table Border Untuk memberikan garis batas pada setiap sel, select sel, lalu pilih menu FormatÆBorder anda Shading.


47


Gunakan tab/page Shading pada dialog box berikut ini untuk memberi Shading/bayangan pada tabel

4.11 Sorting Untuk melakukan sorting/pengurutan, select kolom yang isi selnya akan diurutkan, lalu pilih menu TableÆSort hingga muncul kotak Sort seperti di bawah ini. Kita dapat melakukan sort secara ascending (menaik) atau descending (menurun).


48



49


5 Advanced Editing 5.1 Style Style adalah pemberian penanganan terhadap huruf atau paragraf, dimana akan memudahkan dalam mengubah suatu kelompok kata/paragraf yang ber-style sama. Contoh format semula dan pengubahannya: Jenis huruf: Bab-1 Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Seperti yang disebutkan bla, bla, bla dan seterusnya dan seterusnya

Paragraf:

1.2 Pemecahan Masalah Seperti yang disebutkan bla, bla, bla dan seterusnya dan seterusnya Bab-2 Sasaran dan Tujuan 2.1 Sasaran

Jenis huruf:

1

Bab-1 Pendahuluan

1.1 Latar Belakang

Sasaran pelatihan adalah…. Seperti yang disebutkan bla, bla, 2.2 Tujuan bla dan seterusnya dan Tujuan pelatihan adalah…. seterusnya 1.2 Pemecahan Masalah Seperti yang disebutkan bla, bla, bla dan seterusnya dan seterusnya Bab-2 Sasaran dan Tujuan 2.1 Sasaran Sasaran pelatihan adalah…. 2.2 Tujuan Tujuan pelatihan adalah…. Langkah berikutnya: Letakkan kursor pada “Bab-1 Pendahuluan” klik pada toolbar Style: Ketikkan nama style “Bab” lalu Enter: Lakukan hal sama untuk 1.1 Latar Belakang, beri nama “subbab”. Sekarang, click “Bab-2 Sasaran dan Tujuan”, lalu click dan pilih Kemudian berturut-turut klik subbab 1.2, 2.1, 2.2, masing-masing pilih style


50


Cara memilih style:

Bab-1 Pendahuluan 1.1 Latar Belakang

Hasilnya adalah:

Seperti yang disebutkan bla, bla, bla dan seterusnya dan seterusnya

1.2 Pemecahan Masalah Seperti yang disebutkan bla, bla, bla dan seterusnya dan seterusnya

Bab-2 Sasaran dan Tujuan 2.1 Sasaran Sasaran pelatihan adalah….

2.2 Tujuan Tujuan pelatihan adalah….

Sekarang select dan ganti “Bab-1 Pendahuluan” menjadi Lalu pilih/klik Style “Bab” lalu Enter Akan muncul: Tekan enter sekali lagi.

Sekarang select dan ganti “1.1 Latar Belakang” dengan


51


Lakukan hal sama untuk Style “Subbab”. Maka secara otomatis semua kata yang menggunakan style ini akan di-update.

Hasil akhir:

Mengubah style juga bisa dilakukan dengan memilih menu FormatÆStyle sehingga muncul kotak Style seperti berikut:

Daftar style Yang tersorot adalah style dari teks yang ditunjuk oleh kursor

Membuat style baru berdasarkan style yang sedang dipilih

Preview paragraf dan karakter dari style

Memodifikasi style yang sedang dipilih

Menghapus style yang ada (khusus untuk style buatan)

Jika tombol New atau Modify akan muncul kotak sebagai berikut:


52


Nama style

Style yang menjadi dasar Format style (font, paragraf, bullet, numbering, dsb)

5.2 Line and Pagebreaks Penggunaan fasilitas ini berkaitan dengan style. Memanggilnya dengan menu FormatÆParagraf pada tab Line and Pagebreaks akan tampil: Keep lines together: membuat sekelompok kalimat/paragraf selalu bersama-sama, ini berguna untuk menghindari terpisah saat ganti halaman atau diselingi tabel atau gambar

Keep with next: satu baris dibuat selalu bersamaan dgn teks berikutnya. Biasanya digunakan untuk menyatukan sub-judul dengan teksnya (supaya tidak terpisah saat berganti halaman)

Page break before: men-set supaya selalu ganti halaman sebelum teks ini. Biasa digunakan untuk sub-bab (sehingga selalu ganti halaman)

Cara set ini bisa juga dilakukan melalui menu FormatÆStyle, lalu pilih Style-nya, kemudian Modify, lalu pilih Format, dan Line and Page Breaks. Akan muncul tampilan seperti di atas dengan style yang dipilih tadi.


53


5.3 Spelling dan Grammar Fasilitas ini digunakan untuk mengecek dan mengedit spelling (ejaan) dan grammar (tata bahasa), untuk bahasa Inggris tentu saja.

Untuk menggunakan fasilitas ini bisa menggunakan menu ToolsÆSpelling and Grammar atau tekan F7, atau pilih toolbar Setelah dialog box muncul, jika ditemukan kata yang tidak dikenal (pada bahasa Inggris) akan diminta menggantinya (bisa ada beberapa pilihan) atau mengabaikannya (Ignore) Saat dokumen MSWord dibuka dan ditulis pertama kali biasanya pengecekan Spelling and Grammar ini aktif (otomatis), sehingga akan muncul underline warna merah pada semua kata yang bukan bahasa Inggris. Tampilnya akan tampak sebagai berikut:

Untuk mematikan pengecekan otomatis ini pilih menu ToolsÆOptions.

kosongkan

kosongkan


54


5.4 Change Case Kita bisa mengganti per-kapital-an huruf dengan cara memilih menu FormatÆChange Case. Kapital hanya untuk kalimat baru Diubah menjadi huruf kecil Diubah menjadi huruf besar Kapital untuk setiap kata

Huruf besar menjadi kecil Huruf kecil menjadi besar

5.5 Drop Cap Drop cap digunakan untuk memberikan bentuk berbeda pada huruf pertama teks. Select teks, pilih menu FormatÆDrop Cap dan silakan bereksperimen.

5.6 Insert symbol Insert simbol digunakan untuk menyisipkan karakter khusus yang tidak bisa diketikkan dari keyboard, misalnya ≥, ±, , ∑, , β, ∀, °, , , ¤, , dsb. Cara memanggilnya adalah dengan menu InsertÆSymbol.


55


6 Drawing, Picture, Object, dan WordArt Ada kebutuhan-kebutuhan untuk meletakkan gambar/objek lain di tengah-tengah suatu dokumen.

6.1 Drawing 6.1.1 Toolbar Drawing Kita dapat membuat gambar dengan menggunakan toolbar Drawing seperti di bawah. Bikin kotak pointer

Bikin buletan

Bikin panah

Text box

Bikin garis

Cara mengubah ukuran dari drawing (kotak, buletan, dsb) dengan men-drag node-nya Cara memindahkan dengan cara click-drag drawingnya.

Fill color Line color Text color Line style Dash style Arrow style bayangan 3 dimensi


56


Silakan anda bereksperimen dengan :

Contoh Format 3 dimensi


57


6.1.2 Call-outs Call-outs dipanggil dari tombol AutoShapesÆCallouts pada toolbar Drawing. Mikir apa ya…?

Ini namanya callouts dgn bayangan

Call-outs yang lain

6.1.3 Autoshapes Coba gambarkan beberapa shape dari bayangan dan efek 3D.

pop-up menu yang ada, kombinasikan dengan

6.1.4 Rotate dan Flip

Memutar secara bebas

Putar 90 derajat ke kanan atau kiri Cerminkan secara vertikal atau horisontal


58


6.1.5 Format Drawing Format drawing diakses dengan menggunakan klik kanan pada gambar hingga muncul popup menu dan pilih menu Format autoshape.

Coba lakukan beberapa eksperimen dengan pop-up menu yang muncul.

6.1.6 Group/Ungroup, Snap To Grid, Order Group: akan menggabungkan beberapa shape menjadi satu shape Ungroup: kebalikannya Group Snap to Grid: berguna saat menggeser, mengubah ukuran shape, menarik garis, atau menempelkan shape/garis. Dimana satuan terkecilnya dapat diatur. Jika Snap diaktifkan pointer mouse akan meloncat dengan satuan tertentu, sedangkan jika tidak diaktifkan akan lebih halus pergerakkannya., Order: suatu shape dapat dikirim ke belakang/depan suatu shape lain, atau dikirim ke paling belakang / ke paling depan dari sekian shape.

group

Send to back


59


6.1.7 Edit Points Buat bentuk berikut menggunakan menu AutoshapeÆLinesÆFreeform :

Edit menggunakan Draw-Edit points:

Hasilnya:

6.2 Picture dan Object 6.2.1 Insert picture Picture yang dapat disisipkan bisa merupakan ClipArt (standarnya dari MSOffice yang terpasang), dari file (dengan format JPG, BMP, TIF, GIF, dsb), MSDrawing, WordArt, MSGraph, atau dari scanner (scanner-nya harus ada tentu saja). Untuk ClipArt, kita bisa masukkan gambar dengan memilih menu InsertÆPictureÆClipArt. Kita bisa memilih gambar ClipArt yang tersedia. Untuk file dari luar MS Word, gambar bisa diambil melalui menu InsertÆPictureÆFrom File. Akan muncul kotak seperti ini:


60


Cara lain menyisipkan file pada dokumen MS Word, adalah dengan Ctrl+C (copy) dan Ctrl+V (cut) antara aplikasi, misalnya (coba dan ikuti perintahnya): 1. Tekan menu FormatÆFont (memanggil dialog box Font) 2. Tekan tombol Alt+PrintScreen (capture dialog box tersebut) 3. Panggil MSPaint 4. Tekan Ctrl+V untuk MSPaint (paste) 5. Tekan Ctrl+W (Stretch and Skew) 6. Tekan tab 2 kali sampai ke Skew-horizontal 7. Isikan 20 (maksudnya 20 derajat) 8. Enter 9. Ctrl+C (copy) 10. Tekan Alt+Tab (switch kembali ke Word) 11. Ctrl+V (paste)

Hasilnya kurang lebih seperti berikut ini (kalau tidak berarti ada yang salah)

Latihan Buat dan insert ke dokumen MS Word Anda menjadi seperti dibawah ini, dengan tahapan: 1. Klik kanan sembarang tempat di MS Word 2. PrintScreen, Ctrl+V ke MS Paint 3. Select yang pop-up menu saja 4. Ctrl+C, lalu Ctrl+V ke MS Word 5. Click kanan lagi, pilih Bullet and Numbering 6. Print Screen dan Ctrl+C ke MSPaint lagi 7. Hapus sebagian dengan eraser 8. Select, Ctrl+C,lalu Ctrl+V ke Word 9. Atur penempatannya.


61


Hasilnya harus seperti berikut:

6.2.2 Insert object Object disini bisa macam-macam, tergantung program aplikasi yang terpasang. Caranya, pilih menu InsertÆObject, lalu akan muncul:

Pilihlah misalnya object “PaintBrush” atau “Bitmap image” maka akan MSWord akan berubah menjadi:

Area penggambaran


62


Jika gambar sudah dibuat, klik sekali pada layar dokumen di luar layar pengeditan Paint, maka akan kembali ke menu MS Word. Untuk melakukan modifikasi, double-click pada gambar yang dibuat, maka menu Paint akan muncul kembali. Sebagai latihan coba anda gunakan object VISIO atau EXCEL.

6.2.3 Insert file Menyisipkan file dapat dilakukan dengan berbagai format file (doc, dot, txt, rtf, dsb) caranya pilih menu InsertÆFile. Pada kotak Insert File yang muncul pilih file yang akan dimasukkan.

6.2.4 Format Insertion Lihat contoh berikut:

Untuk membuat posisi gambar menjadi seperti di atas: Click kanan pada gambarnya, pilih Format Picture, lalu dalam dialog box yang muncul pilih LayoutÆTight.


63


6.3 WordArt 6.3.1 Insert WordArt

Insert WordArt

WordArt digunakan untuk memberikan kata/kalimat dengan efek “Art”. Caranya klik pada toolbar Drawing/WordArt, maka muncul WordArt Gallery.

6.3.2 Setting WordArt 6.3.2.1 WordArt Gallery Pilihlah salah satu style:

Ketikan teks pada dialog box yang muncul ketikkan teks di kotak Text, kemudian set jenis font-nya. Pada teks yang muncul, akan didampingi floating-wordart-toolbar:


64


Utk edit teks Spasi karakter Mengganti style (menampilkan WordArt Gallery)

Alignment Vertikal/horisontal

Format WordArt

Menyamakan tinggi

Memutar bebas WordArt shape

6.3.2.2 Format Dialog yang muncul sama dengan format untuk Drawing. Coba ubah menjadi seperti dibawah ini (font: Impact dan drag titik kuning ke kanan):

6.3.2.3 Rotate Untuk memutar secara bebas. Coba ubah menjadi seperti dibawah ini:


65


6.3.2.4 Shape Untuk mengatur bentuknya

Ubah lagi menjadi seperti contoh.


66


7 Mencetak Dokumen Setelah kita menuliskan dokumen dalam aplikasi MS Word, kita sering harus melakukan printing/pencetakan terhadap dokumen kita. Untuk melakukan pencetakan dipilih menu FileÆPrint atau menggunakan kunci Ctrl+P hingga muncul kotak Print sebagai berikut:

Setting printer

Setting halaman yang akan diprint

Jumlah kopi dokumen yang diprint Jumlah page per sheet saat diprint

Properti pencetakan dapat kita set dengan menekan tombol Properties hingga muncul kotak berikut: Dengan menggunakan kotak Properties ini kita dapat mengatur jenis kertas yang akan digunakan untuk mencetak, orientasi kertas, paper source, bahkan sampai mengatur ketebalan tinta printer.


67


8 Help Sebagaimana aplikasi lain jika kita ingin mendapatkan bantuan untuk menggunakan aplikasi MS Word kita dapat menggunakan fasilitas Help. Cara memanggilnya adalah dengan memilih menu HelpÆMicrosoft Word Help atau dengan menekan kunci F1 atau memilih icon

di toolbar.

Akan muncul Office Assistant berikut kotak Help.

Pilihan help yang dapat dipilih

Office assistant

Masukkan pertanyaan atau keyword dalam bahasa Inggris

Masukkan pertanyaan atau kata kunci dalam bahasa Inggris ke dalam kotak pertanyaan dan tekan tombol Search. Akan muncul hasil help seperti ini:

Tombol Option digunakan untuk mengubah setting Office Assistant.


68


Jika kita ingin mengetahui apa kegunaan tools yang ada dalam tampilan MS Word tanpa harus mencari di help, kita dapat memilih menu HelpÆWhat’s This atau dengan menekan tombol Shift+F1. Pointer mouse akan didampingi oleh sebuah tanda tanya (?). Arahkan pointer mouse ke tools yang ada di tampilan MS Word lalu klik. Akan muncul suatu tampilan keterangan mengenai tools tersebut.


69


9 Advanced Features 9.1 Insert Excel Table Insert tabel dari aplikasi MS Excel dapat dilakukan dengan 3 cara: •

Copy-paste (anda harus sudah bisa: masuk Excel, select sel yang akan di-copy, Ctrl+C, switch ke MS Word, lalu Ctrl+V). Catatan: Anda bisa paste tabel MS Excel ke lokasi kosong atau ke dalam tabel dalam MS Word (coba anda lakukan, karena ada pertanyaan: Bagaimana jika jumlah row/ \column pada tabel Word tidak sesuai dengan jumlah row/column tabel yang akan di-paste dari Excel?).

•

Insert object (anda juga sudah bisa): ini bisa dilakukan dengan dengan file Excel kosong atau file Excel yang sudah ada (kalau anda cermat melihat bagian Insert Object pasti anda bisa).

•

Paste special (lihat topik dibawah ini).

9.2 Paste Special Dengan paste special, hasil insert akan selalu di-update (otomatis) jika bagian aslinya diubah. Misalnya kita paste special sel dari MS Excel ke MS Word, jika worksheet ini diubah dalam MS Excel, maka saat file MS Word dibuka maka akan langsung di-update sesuai perubahan yang dilakukan dalam MS Excel. Caranya (misalnya MS Excel):

nama

nilai

1. Select sekelompok sel dari MS Excel

amir

67

2. Ctrl+C (copy)

tono

89

tuti

75

rata-rata

77

3. Pilih menu EditÆPaste Special) Akan muncul:

4. Pilih Paste Link - formatted text (RTF). 5. Save dan Exit dari MS Word. 6. Ubah nilai, nama, dan format dari sel-sel MS Excel tadi. 7. Buka kembali file MS Word tadi. Lihat akibatnya, berhasil tidak?


70


9.3 Insert Table of Content Membuat daftar isi sangat mudah dalam MSWord, syaratnya harus menggunakan Style. Caranya adalah tempatkan kursor pada lokasi yang akan diberi Daftar Isi, lalu menu InsertÆIndex and Table lalu pilih tab/page Table of Contents (daftar isi):

Pilih Options, lalu pastikan TOC level style Bab berisi 1 dan Subbab berisi 2, lainnya kosong.

kosongkan

Tekan OK, sehingga tampilan preview-nya harus seperti berikut:


71


Maka hasilnya adalah:

Catatan: halaman sama (1) karena memang semuanya berada pada halaman 1 Jika kita ubah halamannya (misalnya Bab 2 dijadikan halaman 2,dilakukan page-break) dan subbab 1.1 diubah menjadi “Latar Belakang Masalah” maka cara updatenya cukup dengan meng-click kanan daftar isi, akan muncul:

Jika hanya mengupdate halamannya saja

Hasil update:


72


9.4 Mail Merge Pertama kali buatlah dokumen data 1. Buka dokumen baru 2. Buat tabel 3. Masukkan data record, contoh: Nama Amir Hamzah

Alamat Jalan Cihapit 17

kota Bandung

Anton Sujarwo

Gang Masjid 10/B Jalan Dago 233

Tuti Komalawati

Jakarta

Tagihan Rp. 1.000.000 Rp. 600.000

kontak Susilawati Lia Amalia

Tasikmalaya

Rp. 500.000

Ida Rosida

4. Simpan (misalnya "Merge_data1.doc") Sekarang buat untuk master dokumennya: 1. Buka dokumen baru (beri nama "Merge1.doc") 2. Tekan menu ToolsÆMail Merge


73


3. Begitu menanyakan file datanya, maka pilih "Merge_data1.doc" yang tadi. 4. MS Word akan memberi tahu bahwa dokumen master belum ada field apapun (yaitu header kolom pada file "Merge_data1.doc"), memang belum ada kan? Nah, kita harus memasukkannya (lihat contoh dibawah). 5. Perhatikan di sebelah kiri toolbar terdapat menu baru untuk memilih field dari file data "Merge_data1.doc".

6. Ketikkan contoh teks pada file "Merge1.doc"

7. Perhatikan bahwa yang berwarna gelap (shaded) adalah field yang dimasukkan via button/menu "Insert merge field". 8. Tambahkan tebal pada Nama dan garis bawah pada kota supaya bagus. Kalau tampilan diatas tidak jelas, coba lihat preview berikut ini.


74


9. Langkah berikutnya untuk melihat hasil merging-nya adalah tekan icon Atau pilih menu ToolsÆMail Merge, lalu pilih Merge. Akan muncul:

10. Pilih Merge, anda akan mendapatkan file hasil Mail Merge (sebenarnya bisa langsung dicetak, namun untuk latihan ini cukup lihat hasil via file saja, sekalian men-cek berhasil atau tidak).


75


Latihan •

Sebagai latihan, coba anda tambahkan field "barang" yaitu barang yang diambil kreditnya oleh ketiga Amir, Anton, dan Tuti.

•

Caranya edit-lah "Merge_data1.doc", dan jangan lupa lengkapi "Merge1.doc" dengan field tersebut.

Fasilitas "Fill-in" Mail Merge 1. Anda berada pada "Merge1.doc" 2. Hapus "Desember 1999", dan letakkan kursor setelah "Bandung" 3. Click button Insert Word field, pilih "Fill-in" 4. Isikan seperti contoh berikut

5. Save, lakukan merging kembali, maka akan ditanyakan tanggal, isikan tanggal hari ini:

6. Hasilnya:


76


Fasilitas "if-then-else" Mail Merge 1. Ubah dokumen "Merge1.doc" pada teks "Kami berharap nilai seperti tersebut di atas dapat segera…..". Hapus kata "secepatnya", dan letakkan kursor setelah "…terima" 2. Ubah juga bagian tagihan, tambahkan Rp. didepan field tagihan 3. Ubah dokumen data "Merge_data1.doc", hapus Rp. dan separator ribuan ("titik") pada semua field tagihan 4. Click button Insert Word field, pilih "If-then-else" 5. Isikan seperti contoh berikut:

6. Sehingga "Merge1.doc" menjadi:

7. Save, lakukan merging kembali, lihat hasilnya.

9.5 Template Template adalah sebuah struktur untuk dokumen dan mengandung setting untuk dokumen seperti autotext, font, style, menu, layout halaman, dan sebagainya. Ada banyak template disediakan oleh MS Word. Ketika kita membuat sebuah dokumen baru di MS Word sebenarnya kita membuat dokumen dalam template Normal. Kita dapat membuat template kita sendiri. Ini bermanfaat misalnya kita ingin membuat template untuk surat-menyurat instansi. Caranya adalah pertama, kita membuat dokumen baru dengan memilih menu FileÆNew atau tekan Ctrl+N. Akan muncul kotak sebagai berikut:


77


Daftar Template yang ada

Pilih template

Akan muncul sebuah halaman baru, tetapi halaman ini bukan untuk dokumen melainkan untuk template. Sebagai contoh Anda masukkan header dan footer dari modul ini ke dalam dokumen tersebut: 7 Setelah selesai tekan menu FileÆSave atau tekan Ctrl+S sehingga muncul kotak Save As. Berikan nama pada template misalnya template_pelatihan dan langsung tekan tombol Save (JANGAN PINDAH-PINDAH FOLDER!!). Untuk menggunakan template yang sudah dibuat tadi kita kembali ke dokumen MS Word yang normal, kemudian buka file baru dengan Ctrl+N atau menu FileÆNew. Pada kotak New yang muncul akan ada icon template yang baru tadi kita buat.

Klik template tersebut dan kita dapat menuliskan dokumen kita berdasarkan template yang sudah kita buat tadi.


78


10 Studi Kasus 10.1 Pembuatan Dokumen Coba ketikkan ulang dokumen modul Microsoft Word ini. Tidak perlu semua, tetapi yang perlu dibuat adalah: 1. Halaman sampul (gunakan style yang sesuai, juga coba gambarkan picture yang ada) 2. Halaman daftar isi (bangkitkan daftar isi secara otomatis) 3. Bab 1 halaman 5 saja Æ Jadikan halaman 3 4. Bab 2 halaman 17 saja Æ Jadikan halaman 4 Untuk butir 2 – 4 jangan lupa header dan footer yang sesuai. Gambar-gambar diambil dengan cara meng-capture gambar dari layar komputer. Untuk tiap gambar berikan caption yang sesuai dengan yang ada di modul.

10.2 Pembuatan Proposal Kegiatan Buatlah sebuah proposal singkat kegiatan Pelatihan Komputer untuk Karyawan di tempat bekerja Anda. Isinya bebas, namun hal-hal yang harus ada dalam proposal tersebut adalah: 1. Halaman sampul, berisi: -

Judul pelatihan

-

Lambang kantor/instansi

-

Penyelenggara pelatihan

-

Bulan dan tahun pelatihan

Setiap bagian dari halaman sampul dibuat alignment center dan menggunakan style title atau yang sejenis (boleh diubah-ubah agar lebih “cantik”). 2. Bab-bab isi proposal yaitu: -

Latar Belakang

-

Tujuan Kegiatan

-

Peserta

-

Anggaran

Setiap bab diberi style heading 1 yang diberi numbering (jenis numbering terserah) dan setiap subbab (jika ada) diberi style heading 2, heading 3, dan seterusnya. Untuk tulisan isi menggunakan style normal yang di-ubah menjadi: -

font Æ jenis: Arial, ukuran: 10

-

paragraph Æ alignment: justify, spacing before: 6 pt, spacing after: 6 pt, line spacing: 1.5 lines.

Tambahkan gambar-gambar dan tabel-tabel jika diperlukan. Untuk bab Anggaran buat anggaran pelatihan dengan menggunakan tabel.


79


10.3 Pembuatan Laporan Pelaksanaan Kegiatan Pelatihan Buatlah laporan kegiatan Pelatihan Office Applications yang sedang Anda ikuti ini. Bentuk laporan bebas, tetapi yang harus dilakukan adalah: 1. Berikan style yang berbeda untuk judul laporan, judul bab, dan judul subbab. 2. Berikan caption untuk tiap gambar dan tabel yang dibuat. 3. Buat daftar acara dengan menggunakan MS Excel (atau gunakan yang ada jika sudah disediakan) dan masukkan daftar acara ini ke dalam laporan Anda (dengan menggunakan insert object MS Excel.

10.4 Pembuatan Surat 1. Buatlah template untuk surat dari Kepala Bagian/Unit yang ditujukan kepada pihakpihak di luar unit. Dalam template surat ini sediakan bagian untuk meletakkan: -

Nomor surat

-

Perihal

-

Lampiran

-

Tanggal

-

Tujuan dan alamatnya

-

Bagian isi surat

-

Pengirim

-

Tembusan

Pada bagian header buat kop surat, sesuaikan dengan bagian/unit Anda. 2. Buatlah sebuah contoh surat undangan rapat koordinasi menggunakan template di atas. Yang harus diisi dari template di atas pada contoh surat undangan ini adalah: -

Nomor surat

-

Perihal

-

Lampiran

-

Tanggal

-

Bagian isi surat

-

Pengirim

-

Tembusan

3. Surat ini akan ditujukan ke beberapa bagian/unit lain. Manfaatkan fasilitas mailmerge untuk memasukkan data tujuan dan alamat tujuan.


80

Pelatihan Office Applications. Materi Pelatihan MICROSOFT WORD. Departemen Teknik Informatika Institut Teknologi Bandung

Recommend Documents