Pelaksanaan Komunikasi Organisasi .... (Dian Fitriana) 1
PELAKSANAAN KOMUNIKASI ORGANISASI DI DINAS PENDIDIKAN DASAR KABUPATEN BANTUL THE IMPLEMENTATION OF ORGANIZATIONAL COMMUNICATION AT ELEMENTARY EDUCATION OFFICE, BANTUL DISTRICT Oleh: Dian Fitriana., Jurusan Administrasi Pendidikan Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Yogyakarta
[email protected] Abstrak
Penelitian bertujuan mendeskripsikan (1) pelaksanaan komunikasi internal (2) media komunikasi internal, (3) hambatan komunikasi internal, (4) solusi mengatasi hambatan. Penelitian ini penelitian deskriptif kualitatif. Sumber datanya yaitu kepala seksi bidang Bina Program, kepala subbagian kepegawaian, kepala seksi bidang Pendidikan SD, kepala subbag keuangan, staf bagian pendidikan SD, staf subbag kepegawaian, staf subbag umum, dan kepala sekolah SMP 3 Imogiri. Teknik pengumpulan datanya yaitu wawancara, observasi, dan studi dokumen. Analisis data dalam tiga tahap yaitu reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian (1) Bentuk komunikasi saat pengawasan berupa laporan, pengarahan berupa perintah, instruksi, dan penjelasan. Sesama pegawai melakukan komunikasi berupa pembagian tugas. Komunikasi diagonal bentuknya konfirmasi jadwal, meminta data, dan mengundang rapat; (2) Media komunikasi saat perencanaan program melalui rapat koordinasi, pengarahan melalui apel pagi, telepon dan email. Pengorganisasian komunikasi dengan surat edaran, pengarahan dan pengawasan dengan website dan grup whatsapp. Pengarahan dengan sesama pegawai dilakukan dengan lisan, dan grup whatsapp. (3) Hambatan komunikasi yaitu guru kurang paham penggunaan media komunikasi berbasis internet, kurang koordinasi sesama pegawai, dan miskomunikasi dengan bagian lain, (4) Solusinya adalah membuat buku ekspedisi surat keluar, sekolah dihimbau untuk menyediakan admin sekolah, mengadakan rapat rutin setiap bagian, dan melakukan “door to door” ke bagian lain. Kata kunci: komunikasi vertikal, horizontal, diagonal, Dinas Pendidikan Dasar Abstract
This research aims to describe: (1) implementation of internal communication (2) media (3) obstacle (4) solution. This research is a descriptive qualitative research. Sources of data in this study is the section leader for the development program, the head of personnel subsection, section head of the field of elementary education, the head of financial sub division, elementary education section staff, sub division staff personnel, general sub division staff, and junior high school principals 3 Imogiri. Data collection techniques in this study were interviews, observation and documents. This research data analysis in three stages: data reduction, data presentation, and conclusion. The results of this research are: (1) communications during the supervision are reports; during a briefing are orders, instructions, and explanations. Ccommunicated in organizing functions the division of tasks. Diagonal communication is a confirmation schedule, request data, and call a meeting; (2) The communication media in planning process through coordination meetings, during the briefing through a morning assembly, phones and email. In Organizing, communication with circulars, guidance and oversight to the website and whatsapp group. (3) the obstacles of communication are: the teachers do not really understand how to use Internet- based communication; there is a lack of coordination among workers; there is a miscommunication with other division; (4) the solution is to make journal of outgoing mails, the school is also encouraged to provide school's administration, to hold routine meetings for each divisions, and to do "door to door" activity to the other division. Keywords: Vertical Communication, Horizontal, Diagonal, Elementary Education Office
2 Jurnal Hanata Widya Edisi Agustus 2016
pegawai tidak harmonis, ketidakharmonisan bisa
PENDAHULUAN Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya orang-orang
dalam
kesalahpahaman,
saling
membantu,
dan
pendapat. Ketidakleluasaan tersebut berakibat
bekerjasama demi mencapai tujuan. Sistem
pada hasil kerja yang tidak maksimal. Oleh karena
kerjasama
itu, komunikasi yang efektif sangat penting
saling
dan
koordinasi
organisasi
akan
membentuk aktivitas komunikasi.
ketidakbebasan
menyampaikan
juga
akan
berkoordinasi,
organisasi
menyebabkan
kritik
dan
dilakukan karena komunikasi akan membangun,
Suranto AW (2005: 47) mengatakan pola komunikasi internal yaitu komunikasi internal
memelihara dan memperteguh suatu hubungan. Tujuan
penelitian
ini
pelaksanaan
adalah
bisa dilakukan antara atasan dengan karyawan,
mendeskripsikan
komunikasi
atasan dengan kepala bagian, atau karyawan
internal Dinas yang meliputi komunikasi vertikal,
dengan karyawan. Hal tersebut berbeda dengan
horizontal, dan diagonal. Mendeskripsikan media
komunikasi internal di Dinas Pendidikan Dasar
yang digunakan dalan setiap pola komunikasi.
Kabupaten Bantul bahwa pengawas SD dan SMP
Mengetahui hambatan dalam komunikasi dan
yang bahkan gedungnya tidak sama dengan
solusinya.
pejabat struktural Dinas Pendidikan Dasar Kabupaten
Bantul
masih
termasuk
dalam
komunikasi internal, begitu pula guru-guru
METODE PENELITIAN
SD/SMP yang tersebar di 17 kecamatan di
Jenis Penelitian
Kabupaten Bantul juga masih dalam cangkupan komunikasi internal. Dinas
Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan
Pendidikan
Dasar
Kabupaten
pendekatan kualitatif. Hasil penelitian akan
Bantul adalah lembaga pemerintahan yang
dijelaskan
memegang peran utama dalam pendidikan SD
menggambarkan
dan SMP di kabupaten Bantul. Banyak beban
organisasi di Dinas Pendidikan Dasar Kabupaten
kerja yang harus diselesaikan setiap hari untuk
Bantul. Data yang dicari meliputi pelaksanaan
mencapai tujuan pendidikan yang berkualitas.
komunikasi, media yang digunakan, hambatan,
Banyaknya
dan solusi yang dijelaskan melalui kata-kata
beban kerja membuat
anggota
organisasi sibuk dengan pekerjaan masingmasing
sehingga
waktunya
sedikit
secara
deskriptif
pelaksanaan
dengan komunikasi
dengan analisis dengan prinsip logika.
untuk
berkoordinasi. Selain itu anggota dari komunikasi
Waktu dan Tempat Penelitian
internal menyebar di seluruh daerah Bantul
Penelitian ini dilaksanakan di Dinas
sehingga menyebabkan komunikasi langsung
Pendidikan Dasar Kabupaten Bantul terletak di
sulit dilakukan.
Komplek II Perkantoran Pemkab Bantul, Jl.
Kerenggangan menyebabkan
komunikasi
hubungan
personal
tersebut diantara
Lingkar
Timur, Manding,
Bantul.
Waktu
Pelaksanaan Komunikasi Organisasi .... (Dian Fitriana) 3
pelaksanaan adalah pada bulan Desember 2015
diperlukan
dalam
sampai dengan April 2016. Penelitian dilakukan
wawancara
dilakukan
dengan beberapa tahap: penyusunan proposal,
pertemuan tatap muka secara individual sehingga
perizinan, pengumpulan data, analisis data, dan
kepastian untuk mendapatkan data sangat tinggi
penyusunan laporan penelitian.
(Zainal Mustafa, 2009: 98). Wawancara tersebut
Target/Subjek Penelitian
dilakukan untuk mendapat data yang meliputi
Dalam
penelitian
kualitatif,
peneliti
mengamati situasi komunikasi internal di Dinas
penelitian secara
ini
karena
lisan
dalam
pelaksanaan komunikasi vertikal, horizontal, diagonal, hambatan komunikasi, dan solusi.
Pendidikan Dasar Kabupaten Bantul dengan
Observasi adalah teknik pengumpulan
melakukan wawancara terhadap seseorang yang
data yang digunakan dengan cara melakukan
dipandang tahu tentang situasi tersebut.
pengamatan langsung. Pengamatan langsung
Subyek Penelitian yang dipilih dalam
dilakukan pada aktivitas sehari-hari di Dinas
penelitian ini berkaitan langsung dengan variabel
Pendidikan yang di didalamnya terjadi proses
penelitian. Subyek tersebut yaitu: Kepala bagian
komunikasi.
bina program, kepala subbag kepegawaian,
Pedoman
dokumentasi
merupakan
kepala subbag keuangan, kepala bagian SD,
pengingat bagi peneliti untuk mengabadikan
kepala bagian SMP, dan kepala subbag umum.
beberapa objek yang bisa menunjang data wawancara dan observasi, berikut objek sasaran dokumentasi:
Prosedur
Struktur
Organisasi
Dinas
Prosedur diawali dengan observasi awal
Pendidikan Dasar Kabupaten Bantul, Profil Dinas
sebelum penelitian, kemudian mengkaji masalah
Pendidikan Dasar Kabupaten Bantul, Tugas
dengan teori dan pedoman, menyusun instrumen
pokok dan fungsi setiap bagian di Dinas
penelitian, dilanjutkan pengumpulan data, lalu
Pendidikan dasar Kabupten Bantul, Dokumentasi
pengolahan data melalui beberapa teknik analisa
notulen rapat, Foto media komunikasi di Dinas
data, membahas dengan mengkaitkan dengan
Pendidikan Dasar Kabupaten Bantul
teori maupun pedoman, dan yang terakhir adalah membuat kesimpulan dan saran.
Teknik Analisis Data Dalam
menganalisis
data
kualitatif
Teknik Pengumpulan Data dan Instrumen
Bogdan (Sugiyono, 2014: 334) mengatakan
Penelitian
proses analisis data adalah mencari dan menyusun
Teknik yang digunakan dalam penelitian
data secara sistematis yang diperoleh dari hasil
ini adalah : Wawancara, Observasi, dan Studi
observasi dan wawancara di lapangan kemudian
Dokumen.
data dijabarkan dalam unit-unit, menyusun dalam
Wawancara
adalah
metode
untuk
pola, memilih mana yang penting, mana yang
mendapatkan data dengan cara komunikasi dua
akan dipelajari
arah (Zainal Mustafa, 2009: 96). Teknik
kesimpulan.
ini
dan
kemudian membuat
4 Jurnal Hanata Widya Edisi Agustus 2016
Pada saat pengumpulan data kualitatif, semakin
komunikasi
ke
atas
lama peneliti di lapangan maka data yang akan
penyampaian laporan. Sebuah perintah dan
diperoleh akan semakin banyak dan kompleks.
instruksi
Untuk itu tahap awal dalam analisis data adalah
komunikasi pimpinan dalam rangka pengarahan
mereduksi semua data yang terkumpul, data
pegawai
temuan yang sudah direduksi kemudian disajikan
kewajibannya.
tersebut
untuk
yang
utama
merupakan
adalah
implementasi
melaksanakan
tugas
dan
dalam bentuk naratif, dan langkah terakhir dalam
Komunikasi vertikal ke atas lebih sering
analisis data adalah membuat kesimpulan dari
dilakukan oleh kepala seksi kepada kepala bagian
semua data dan informasi yang sudah terkumpul.
atau kepala bagian bagian kepada kepala Dinas.
Uji Keabsahan Data
Dalam Sasaran Kerja Pegawai (SKP) Dinas
Keabsahan data diuji melalui dua cara
Pendidikan Dasar dijabarkan tugas kepala bagian
yaitu dengan triangulasi teknik dan triangulasi
atau kepala seksi adalah merencakan program
sumber.
kerja, menyusun laporan dan koordinasi
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Berdasarkan penelitian maka diperoleh
pelaksanaan
melakukan
kegiatan,
sehingga
seorang kepala seksi dan kepala bagian lebih sering berkomunikasi secara vertikal ke
atas
hasil dan pembahasan sebagai berikut:
untuk menyampaikan laporan terkait hasil
(Pelaksanaan)
kegiatan dan kinerja bawahan dan menyampaikan
Komunikasi Vertikal
aspirasi bawahan. Laporan tersebut merupakan
Komunikasi vertikal di Dinas Pendidikan
bentuk pengawasan yang dilakukan kepala Dinas
Dasar Kabupaten Bantul dilaksanakan dalam dua
agar segala kegiatan yang dijalankan sesuai
pola yaitu komunikasi vertikal ke atas dan
dengan apa yang sudah ditetapkan.
komunikasi vertikal ke bawah. Proses komunikasi terjadi
pada
saat
dalam
fungsi
pengarahan yaitu kepala bagian harus terbuka atas
pengarahan kepada seksi ketika muncul masalah
segala keluhan staf. Fungsi pengarahan dalam
dalam
hasil
manajemen, berarti manajer harus memastikan
wawawancara dengan kepala seksi bagian Bina
bahwa program berjalan sesuai dengan jalur yang
Program, Staf bidang Pendidikan SD, dan Kepala
sudah ditetapkan (Didin dan Imam, 2013: 131).
Seksi bagian Pendidikan SD, bahwa komunikasi
Di Dinas Pendidikan Dasar beberapa staf tidak
vertikal ke atas berbentuk sebuah perintah,
canggung untuk
instruksi
meminta
bagian dan sebaliknya kepala bagian berkenan
bantuan. Hal tersebut dijelaskan Suranto AW
menjelaskan bagaimana menyelesaikan tugas
(2005: 91) bahwa pemberian perintah atau
tersebut dengan memberikan petunjuk-petunjuk.
tentang
BOS.
Dinas
komunikasi
memberi
program
kepala
Proses
Berdasarkan
pekerjaan,
dan
instruksi merupakan salah satu wujud komunikasi ke bawah yang menonjol di dalam organisasi dan salah satu wujud
sebuah
berkonsultasi dengan kepala
Pelaksanaan Komunikasi Organisasi .... (Dian Fitriana) 5
D.
Lawrence
Kincaid
(1985:
126)
mengatakan bahwa salah satu syarat agar komunikasi
berhasil
penyerahan tugas yang sudah diselesaikan.
memberikan
Pengarahan membutuhkan komunikasi
petunjuk khusus alur tindakan guna memecahkan
dua arah, yang mana pengirim pesan tidak hanya
masalah. Oleh karena itu, pemberian petunjuk dan
bertugas mengirim pesan tetapi bisa juga menjadi
penjelasan dalam menyampaikan tugas atau
penerima pesan yang merupakan timbal balik dari
instruksi kepada bawahan sangatlah penting.
penerima sebelumnya. Kita
Komunikasi
adalah
sampai dikarenakan tidak ada komunikasi dalam
vertikal
tidak
hanya
menyadari
bahwa
sering tidak bisa
penyampaian
informasi
dilakukan dengan sesama pejabat struktural
berbeda dengan pemahaman atas informasi
tetapi juga dengan pejabat fungsional yaitu guru-
tersebut. Dalam kasus yang pertama, pengirim
guru yang tersebar di seluruh kabupaten Bantul.
surat harus menindaklanjuti sampai dimana surat
Pelaksananaan komunikasi ini terjadi pada saat
edaran tersebut, siapa saja yang dititipkan surat
proses perencanaan sebuah program. Seluruh
tersebut sehingga keberadaan surat bisa dipantau.
program seperti peningkatan APK dan APM,
Menurut Jhon Ivancevich (2006: 135) beberapa
peningkatan nilai rata-rata UN SD, penurunan
cara meningkatkan komunikasi dalam organisasi
angka putus sekolah dan program lainnya
yaitu menindaklanjuti dan memanfaatkan umpan
melibatkan seluruh kepala UPT di kabupaten
balik
Bantul. Berdasarkan hasil wawancara dengan
memanfaatkan umpan balik, seberapa efektif
kepala subbag kepegawaian, kepala seksi bagian
pemberian surat bisa menyampaikan informasi
bina program, dan kepala sekolah SMA 3 Imogiri
dengan
menyebutkan bahwa pada proses perencanaan
memberikan kesempatan penerima pesan untuk
program atau sosialisasi program, pejabat Dinas
menanggapi surat tersebut.
akan berkomunikasi dengan UPT.
Setelah
cepat
ditindaklanjuti
dan
Implementasi
Berdasarkan hasil wawancara dengan staf
akurat.
maka
Umpan
komunikasi
harus
balik
saat
merencanaan program dilakukan dalam sebuah
subbag
rapat koordinasi yang melibatkan seluruh kepala
kepegawaian, pernah terjadi miskomunikasi
bagian dan kepala seksi. Perencanaan merupakan
dengan dua kasus berbeda. Dalam dua kasus
proses pembuatan tujuan, merancang kegiatan
tersebut
Kasus
secara sistematis, dan pemilihan metode yang
pertama mengenai surat yang diberikan namun
akan digunakan. Oleh karena itu, pembuatan
tidak sampai karena persepsi dari pengirim surat
dasar kegiatan akan memunculkan ide dan
yang
gagasan dari semua peserta rapat.
subbag
kepegawaian
disebabkan
mengira
surat
dan
salah
sudah
kepala
persepsi.
sampai
tanpa
mengkonfirmasi kelanjutannya. Sebuah pesan
Unong (2003: 127 ) mengatakan dalam
yang dikirim harus dikontrol penyebarannya,
rangka kelancaran komunikasi dalam kelompok
apakah sudah diterima. Kasus kedua mengenai
tatap muka ada beberapa hal yang tidak boleh
tugas yang diberikan oleh pimpinan tetapi tidak
dilakukan antara lain menghormati pendapat dan
6 Jurnal Hanata Widya Edisi Agustus 2016
kritik orang lain, jangan “ngotot”, dan jangan
Komunikasi akan lebih mudah dilakukan
emosional. Berdasarkan hasil wawancara dengan
apabila satu sama lain sudah memiliki kedekatan
kepala seksi bidang pendidikan SD, dan kepala
secara
seksi bidang bina program, mengatakan bahwa
disampaikan lebih mudah diterima dan dipahami.
perbedaan pendapat tidak membuat keributan
Menurut Abizar (1988: 188) dijelaskan
karena
pimpinan
merupakan
orang
yang
emosional
sehingga
pesan
yang
bahwa salah satu masalah yang menyebabkan
demokratis yang menerima segala ide untuk
komunikasi
nantinya bisa disimpulkan. Perbedaan pendapat
dikarenakan staf di organisasi terlalu sibuk
tersebut mencerminkan bahwa pegawai tidak
dengan pekerjaan msing-masing. Permasalahan
sungkan
komunikasi horizontal adalah setiap pegawai
untuk
mnegutarakan
ide
dan
horizontal
sulit
dipraktekkan
gagasannya.
tidak melakukan tukar menukar informasi dengan
Komunikasi Horizontal
pegawai lain, sehingga terjadi ketidaktahuan
Dinas adalah
Pendidikan
organisasi
yang
Dasar
Kabupaten urusan
individu. Oleh karena itu, setiap pegawai di Dinas
pendidikan siswa dan tenaga kependidikan yang
Pendidikan Dasar Kabupaten Bantul harus
aktivitas di dalamnya sudah diatur dalam
melakukan
peraturan daerah kabupaten Bantul. Pada fungsi
berkonsultasi dengan pegawai lain agar bisa
pengorganisasian,
memiliki
saling berbagi informasi dan bersama-sama
Sasaran Kerja Pegawai masing-masing dimana
memecahkan masalah yang ada dalam organisasi.
tugasnya sudah jelas teknis pelaksanaanya. Oleh
Suranto AW (2005: 96) menjelaskan
karena itu, pada saat observasi tidak seberapa
wujud komunikasi horizontal meliputi rapat
terlihat interaksi masing-masing staf karena sudah
terpadu,
sibuk dengan tugasnya masing masing.
pekerjaan, dan tukar menukar informasi. Oleh
setiap
Berdasarkan
mengurusi
kepemilikan data yang dimiliki masing-masing
pegawai
koordinasi,
dan
konsultasi
karena itu, setiap pegawai di Dinas Pendidikan
dilakukan dengan staf subbag kepegawaian, staf
Dasar Kabupaten Bantul harus melakukan
subbag umum, dan kepala subbag keuangan
koordinasi, berdiskusi, dan berkonsultasi dengan
mengatakan
sudah
pegawai lain agar bisa saling berbagi informasi
memiliki pekerjaan masing-masing dan sudah
dan bersama-sama memecahkan masalah yang
jelas teknisnya. Komunikasi horizontal di Dinas
ada dalam organisasi.
setiap
wawancara
melakukan
berdiskusi,
yang
bahwa
hasil
koordinasi,
pegawai
Pendidikan Dasar kabupaten Bantul dilakukan
Cara
penyampaian
informasi
secara
pada saat pengorganisasian antarstaf. Apabila ada
horizontal dilakukan dalam formal dan non
staf yang tugasnya menumpuk maka tugas
formal. Komunikasi formal terjadi apabila sesama
tersebut dibagikan rata dengan staf lain yang
pegawai sedang rapat bersama, dan sedang
menganggur. Dalam pengorganisasian tersebut
terlibat dalam program yang sama.
terjalin koordinasi untuk membagi-bagi tugas dalam rangka meringankan beban tugas staf lain.
Pelaksanaan Komunikasi Organisasi .... (Dian Fitriana) 7
Sesama kepala bagian akan berkomunikasi
membuat
dengan formal apabila dalam rapat koordinasi
Kepekaan sosial yaitu kemampuan seseorang
yang dilakukan setiap minggu sekali. Selain
memahami situasi di lingkungan kantor. Apabila
komunikasi secara formal, sesama pegawai lebih
terjadi sesuatu yang tidak sesuai seharusnya
berkomunikasi
Bentuk
segera mengkomunikasikannya. Manusia adalah
komunikasi horizontal secara non formal adalah
pemroses informasi, dan komunikasi bukan hanya
memperbincangankan acara liburan bersama,
sebagai alat tetapi komunikasi adalah cara
acara pernikahan kerabat, acara makan bersama,
berpikir (Wayne Pace, 2006: 33)
secara
non
formal.
dan bergosip.
koordinasi
sulit
dipraktekkan.
Pernah terjadi masalah dalam sebuah program yaitu saat perencanaan SPM dan UN SD pimpinan salah mendelegasikan wewenang.
Komunikasi Diagonal
Berdasarkan
analisis
dilakukan dikarenakan semua bagian saling
wawancaranya,
penyebabnya
berhubungan dan saling membutuhkan dalam
berasal dari bagian itu saja tetapi juga disebabkan
proses
pengorganisasian,
oleh pengorganissian yang kurang matang
pengarahan, dan pengawasan program-program
sehingga tidak paham deskripsi keahlian untuk
Dinas Pendidikan.
setiap bidang.
Komunikasi di Dinas Pendidikan sering
perencanaan,
Perencanaan dalam membuat program
(Media Komunikasi)
baru selalu melibatkan dua atau lebih bidang lain.
Komunikasi Vertikal
terhadap bukan
hasil hanya
Pernyataan tersebut diperoleh dari kepala seksi
Di Dinas Pendidikan Dasar Kabupaten
bidang bina program, staf subbag kepegawaian,
Bantul terdapat pertemuan rutin setiap pagi yang
dan kepala seksi bidang pendidikan SD bahwa
biasa disebut apel pagi. Dinas Pendidikan Dasar
semua bagian bekerja sama dalam menjalankan
Kabupaten Bantul masih tetap menggunakan
semua program yang ada di Dinas Pendidikan.
surat
Komunikasi diagonal di Dinas Pendidikan Dasar
komunikasi langsung, beberapa media yang
Kabupaten Bantul terjadi apabila beberapa bagian
mendukung adalah telepon kantor dan telepon
terlibat dalam satu program yang sama dan
genggam.
faktanya bahwa semua program di Dinas selalu
terhubung ke semua bagian. Selain itu, di subbag
melibatkan lebih dari satu bagian. Bentuk
bagian umum terdapat nomor-nomor penting
komunikasi dalam proses perencanaan program
seperti kepala sekolah, kepala UPT, pengawas,
adalah
dan nomor telepon sekolah se-kabupaten Bantul
mengundang
rapat,
konsultasi,
menyamakan jadwal, mengingatkan jadwal, dan bertukar informasi atau data. Komunikasi
diagonal
sebagai
media
Telepon
komunikasi.
kantor
di
Dinas
Selain
bisa
Untuk berkoordinasi dan menyebarkan informasi penting kepada pejabat fungsional di
rentan
terjadi
Dinas Pendidikan Dasar Kabupaten Bantul
masalah karena banyaknya bidang yang terlibat
pejabat struktural memanfaatkan internet yaitu dengan membuat website official Dinas dan
8 Jurnal Hanata Widya Edisi Agustus 2016
facebook subbag kepegawaian. Komunikasi
komunikasi dengan staf bagian lain bisa dengan
antara
sharing, dan diskusi.
pejabat
struktural
dengan
pejabat
fungsional seperti guru, kepala sekolah, UPT, dan
Komunikasi antara kepala bagian dengan
Pengawas berjalan lancar dengan penggunaan
kepala seksi di bagian lain secara formal
aplikasi Whatsapp yang merupakan media
dilakukan pada rapat koordinasi yang dilakukan
chatting online.
setiap hari selasa. Rapat koordinasi dihadiri oleh kepala dinas, kepala bagian, dan kepala seksi semua bagian.
Komunikasi Diagonal Sesama pegawai, sesama kepala bagian, dan
sesama
kepala
seksi
sering
Berdasarkan hasil dan pembahasan di atas
berkomunikasi secara lisan. Sedangkan sesama
maka ditemukan beberapa hambatan dalam
kepala sekolah, sesama guru, dan sesama pegawai
pelaksanaan
lebih
untuk
Pendidikan Dasar Kabupaten Bantul yaitu:
menggunakan
Miskomunikasi, Kurangnya koordinasi Sesama
menggunakan
berkomunikasi.
media
Komunikasi
lebih
Hambatan Komunikasi
sosial
komunikasi
di bagian yang berbeda. Sesama pegawai juga
Pendidikan Dasar Kabupaten
memanfaatkan telepon genggam
umurnya di atas 45 tahun gagap teknologi
Komunikasi Diagonal
(gaptek)
pembagian Rombongan
rombongan Belajar
belajar.
(Rombel)
Pembagian di
di
lingkungan
Dinas
Pegawai,
penerimaan dan seleksi adalah penempatan atau
PNS
di
media telepon dilakukan antara sesama pegawai
Kebutuhan awal warga belajar setelah
dan
internal
Bantul
Dinas yang
Solusi Mengatasi Hambatan Untuk mengatasi hambatan komunikasi internal, seluruh pihak yang terlibat dalam
PKBM
internal organisasi memiliki andil di dalamnya.
Rangsang Imo Joyo tidak memperhatikan usia
Berikut beberapa solusi yang digunakan Dinas
maupun jenis kelamin melainkan berdasar pada
Pendidikan Dasar Kabupaten Bantul: Untuk
ijazah terakhir atau raport terakhir dari warga
mengatasi masalah surat yang tidak sampai ke
belajar. Jumlah warga belajar yang terdaftar di
tujuan yaitu dengan membuat buku ekspedisi
Paket B saat ini adalah enam orang dan di Paket
untuk melacak keberadaan surat. Miskomunikasi
C adalah delapan orang. Total warga belajar yang
dengan bagian lain bisa dihindari apabila setiap
terdaftar pada tahun ajaran 2015/2016 seluruhnya
pegawai tanggap terhadap permasalahan yang
empat belas orang.
muncul. Solusinya adalah “door to door”.
Media utama dalam komunikasi diagonal
Untuk mengatasi kurangnya koordinasi
adalah telepon kantor. Media yang digunakan
sesama pegawai yaitu melalu pimpinan agar
untuk bertukar data adalah surat elektronik atau
mengadakan pertemuan kecil di setiap bagian
biasa disebut email. Komunikasi dengan staf
untuk mengevaluasi kinerja pada periode tertentu.
bagian lain dilakukan dengan tatap muka. Media
Mengadakan sosialisasi
tentang data- data
penting yang dimiliki setiap
pegawai.
Pelaksanaan Komunikasi Organisasi .... (Dian Fitriana) 9
Budayakan kembali saling peduli, memahami dan
Komunikasi internal dilakukan dalam dua
mengerti. Mencipakan hubungan interpersonal
cara yaitu formal dan non formal. Komunikasi
yang baik adalah kunci utama dalam komunikasi
formal lebih sering diterapkan pada proses
efektif
perencanaan dan pengorganisasian yaitu dalam hambatan
gagap
bentuk pemberian surat, rapat resmi, dan
beberapa
pejabat
pembicaraan mengenai urusan Dinas. Sedangkan,
fungsional dan struktur, setiap sekolah bisa
komunikasi non formal dilakukan pada saat
memperkejakan atau menunjuk seorang operator
pengarahan
yang bisa senantiasa membuka website Dinas, dan
menyatakan gagasan kepada sesama staf atau
membantu
kepala bagian di luar rapat secara pribadi,
Untuk teknologi
mengatasi
yang
dialami
guru-guru
yang
kesulitan
dan
pengawasan
dengan
cara
menggunakan computer
bergosip, dan bergurau. Komunikasi non formal
SIMPULAN DAN SARAN
lebih banyak digunakan dalam komunikasi
Simpulan
horizontal karena jabatan yang sama membuat
Berdasarkan
hasil
penelitian
dan
pegawai bebas mengungkapkan perasaannya. Media
pembahasan mengenai pelaksanaan komunikasi
komunikasi
oleh
Dinas
internal
yang
Pendidikan
Dasar
organisasi di Dinas Pendidikan Dasar Kabupaten
digunakan
Bantul, dapat disimpulkan sebagai berikut:
Kabupaten Bantul berbeda-beda sesuai fungsi
Pelaksanaan komunikasi internal di Dinas
manajemen dan pelaku komunikasinya. Pada saat
Pendidikan Dasar Kabupaten Bantul dilakukan
perencanaan program komunikasi vertikal dengan
dalam tiga pola, yaitu vertikal, horizontal, dan
pejabat struktural dilakukan
diagonal.
saat
koordinasi, pada saat pengarahan melalui apel
pengawasan berupa laporan hasil kerja dan
pagi, dan telepon. Pada saat pengorganisasian
konsultasi. Bentuk komunikasi vertikal ke bawah
komunikasi
pada saat pengarahan berupa perintah, instruksi,
Pengawas, dan Guru menggunakan surat edaran,
dan penjelasan. Komunikasi vertikal yang rutin
pengarahan
dilakukan yaitu apel pagi. Sesama pegawai
website dan grup whatsapp. Pengarahan dengan
melakukan
sesama
Bentuk
komunikasi
komunikasi
pada
pada
fungsi
vertikal
dan
pegawai,
dengan
pengawasan
melalui rapat
kepala
UPT,
menggunakan
komunikasi
horizontal
pengorganisasian. Koordinasi sesama pegawai
dilakukan dengan lisan, dan grup whatsapp.
dilakukan dalam bentuk pembagian tugas untuk
Komunikasi diagonal pada saat perencanaan dan
meringankan tugas staf lain yang menumpuk.
pengorganisasian lebih sering dilakukan melalui
Komunikasi diagonal sering dilakukan karena
rapat, sedangkan pengarahan dan pengawasan
beberapa bagian bersama-sama merencanaakan
dilakukan melalui telepon kantor, dan email.
dan mengorganisasikan semua program di Dinas
Media komunikasi dengan telepon genggam dan
yaitu dalam bentuk konfirmasi jadwal, meminta
media sosial lebih banyak digunakan karena lebih
data, dan mengundang rapat.
cepat dan mudah.
10 Jurnal Hanata Widya Edisi Agustus 2016
Hambatan komunikasi internal di Dinas
Untuk meningkatkan koordinasi dengan
Pendidikan Dasar Kabupaten Bantul adalah
sesama pegawai, setiap kepala bagian memiliki
miskomunikasi
peran penting dalam menyadarkan pegawai
yang
miskomunikasi
terjadi
dengan
antar
bagian,
sesama
staf,
arti
penting
miskomunikasi dengan guru-guru, kurangnya
berkelanjutan,
kepala
koordinasi
memberikan pemahaman dan saran untuk saling
diantara
sesama
pegawai,
dan
beberapa PNS kurang paham penggunaan media komunikasi berbasis internet.
Kabupaten
miskomunikasi
Bantul
dengan
untuk
mengatasi
guru-guru
adalah
membuat buku ekspedisi surat keluar. Untuk
komunikasi. bagian
Secara
hendaknya
berkoordinasi diantara sesama pegawai. Hendaknya
Solusi yang dilakukan Dinas Pendidikan Dasar
tentang
segala
informasi
dan
pemberitahuan tidak hanya disebarkan melalui website atau media sosial saja tetapi juga melalui surat edaran agar guru yang tidak bisa mengakses internet tetap bisa mendapatkan informasinya.
mengatasi miskomunikasi dengan sesama staf dan antar bagian adalah melakukan “door to door”. Untuk menambah koordinasi sesama pegawai yaitu mengadakan rapat rutin setiap bagian. Untuk memfasilitasi PNS yang kurang paham komputer dan internet adalah sekolah dihimbau untuk menyediakan admin sekolah.
Saran Berdasarkan
hasil
penelitian
dan
pembahasan, peneliti menyadari masih banyak kekurangan
dalam
penelitian
ini
sehingga
diperlukan penelitian lain untuk melengkapi
DAFTAR PUSTAKA Abizar. (1988). Komunikasi Organisasi. Jakarta: Departemen Pendidikan danKebudayaan D. Lawrence Kincaid dan Wilbur Schramm. (1985). Asas-Asas Komunikasi antarManusia. Jakarta: LP3ES Deddy Mulyana. (2013). Ilmu Komunikasi: Suatu Pengantar. Bandung: Remaja Rosda Karya Didin Kurniadin dan Imam Machali. (2012). Manajemen Pendidikan: Konsep danPrinsip Pengelolaan Pendidikan. Yogyakarta: Ar-ruz Media
keterbatasan penelitian. Ada beberapa saran yang diajukan penulis untuk komunikasi internal di Dinas Pendidikan Dasar Kabupaten Bantul menjadi lebih baik sebagai berikut: Penelitian lain yang diperlukan yaitu mengenai iklim organisasi di Dinas Pendidikan Dasar
Kabupaten
penelitian lain
Onong Uehjana Effendy. (2009). Komunikasi: Teori dan Praktek. Bandung:Remaja Rosdakarya
Bantul. Selain itu, ada
yang lebih berfokus pada
komunikasi yang terjadi pada fungsi-fungsi manajemen.
John M. Ivancevich, Robert Konopaske, dan Michael T. Mattenson. (2006).Perilaku dan Manajemen Organisasi. Jakarta: Erlangga
R. Wayne Pace Don F. Faules. (2006). Komunikasi Organisasi: Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Bandung: Remaja Rosda Karya
Pelaksanaan Komunikasi Organisasi .... (Dian Fitriana) 11
Stewart L. Tubbs dan Sylvia Moss. (1996). Human Communication. Bandung:Remaja Rosdakarya Offset Sugiyono. (2014). Metode Penelitian: Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif, danR&D. Bandung: Alfabeta Suranto AW. (2005). Komunikasi Perkantoran: Prinsip Komunikasi untukMeningkatkan Kinerja Perkantoran. Yogyakarta: Media Wacana Zainal Mustafa. (2009). Mengurai Variabel Hingga Instrumentasi. Yogyakarta:GRAHA ILMU
