PEDOMAN SURAT-MENYURAT ORGANISASI KEMAHASISWAAN SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN RISIKO DAN ASURANSI (STIMRA)
PEDOMAN SURAT-MENYURAT ORGANISASI KEMAHASISWAAN SEKOLAH RISIKO DAN ASURANSI (ORMAWA STIMRA)
TINGGI
MANAJEMEN
PENDAHULUAN Pedoman ini menjadi panduan bagi Organisasi Kemahasiswaan STIMRA (ORMAWA STIMRA) untuk kegiatan surat-menyurat di ruang lingkup ORMAWA STIMRA dan pihak-pihak yang berkaitan dengan kegiatan tersebut. Pedoman ini menjelaskan 3 hal dalam kegiatan surat-menyurat ORMAWA STIMRA: 1. Jenis-jenis surat, 2. Penomoran surat, 3. Template Surat.
JENIS-JENIS SURAT SURAT KEPUTUSAN (SK) Merupakan produk statuter yang memuat: 1. Pembentukan, pengaturan, pengesahan, perubahan statuta atau pembubaran suatu organisasi, badan, panitia, tim, dan lain-lain; 2. Pelimpahan/penyerahan wewenang tertentu kepada seorang pejabat; 3. Mengesahkan petunjuk pelaksanaan suatu peraturan; 4. Penunjukan, pengangkatan, dan pemberitahuan pejabat/pegawai pada suatu jabatan atau pangkat, mutasi, dan lain-lain; 5. Penetapan hal-hal yang bersifat umum dan principal dalam rangka kebijakan pokok. UNDANGAN (UND) Merupakan surat pemberitahuan yang meminta agar yang bersangkutan datang pada waktu, tempat, dan acara yang ditentukan. MEMORANDUM (MEMO) Merupakan salah satu alat komunikasi di lingkungan Perguruan Tinggi yang sifat penyampaiannya tidak resmi (lugas). EDARAN (ED) Merupakan pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada pejabat-pejabat tertentu tanpa memuat suatu kebijaksanaan pokok, melainkan hanya memberikan penjelasan atau petunjuk-petunjuk tentang cara pelaksanaan sesuatu peraturan atau perintah yang telah ada.
1
SURAT PENGUMUMAN (SP UM) Merupakan surat yang berisi pemberitahuan sesuatu hal yang ditujukan kepada masyarakat umum, ataupun kepada pihak-pihak yang terlibat dalam isi atau format yang dicakup dalam pengumuman tersebut. SURAT TUGAS (ST) Merupakan surat yang berisi penugasan dari atasan yang harus dilakukan oleh staf/bawahan dan memuat petunjuk apa yang harus dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang dalam bentuk satuan organisasi atau satuan kerja. PROPOSAL (P) Merupakan pedoman kerja, gambaran atau peta perjalanan lengkap yang akan dilalui selama melakukan kegiatan, mempunyai gambaran menyeluruh atau lengkap mengenai lingkup dan urutan kegiatannya, tenggang waktu, saat mulai, serta saat kapan harus berakhirnya pelaksanaan dari masing- masing kegiatan, pihak-pihak lain yang terkait dan harus dihubungi, sarana yang dibutuhkan dan lain sebagainya. LAPORAN PERTANGGUNGJ AWABAN (LPJ) Suatu dokumen tertulis yang disusun dengan tujuan memberikan laporan tentang pelaksanaan kegiatan dari suatu unit organisasi kepada unit organisasi yang lebih tinggi atau sederajat.
PENOMORAN SURAT SURAT KELUAR Surat keluar penomorannya dipisahkan berdasarkan 10 jenis surat yang dijelaskan di bagian awal. Tata cara penomorannya sebagai berikut: nomor/kode/jenis/dept-acara/ormawa-STIMRA/bulan(romawi)/tahun contoh: 001/A/SPUM/OMB/SEMA/X/2014 Keterangan: 1. Kode A menunjukkan surat untuk Internal STIMRA, dan kode B ditujukan untuk eksternal STIMRA. 2. Apabila tidak ada bagian dept-acara maka setelah bagian kode langsung ke bagian ormawa- STIMRA. 3. Kode yang digunakan untuk ormawa dikembalikan kepada ormawa masing-masing selama kode tersebut masih identik dengan ormawa berkaitan dan konsistensi penggunaan oleh ormawa tersebut. Contoh: UKM Badminton menggunakan kode BADMIN. 4. Diharapkan penomoran akan dilanjutkan walau telah terjadi regenerasi di ormawa yang bersangkutan, selama tidak ada perubahan pada ormawa tersebut pada bagian-bagian yang tercantum dalam penomoran surat keluar.
2
SURAT MASUK Penomoran surat masuk digunakan untuk memudahkan dalam pengarsipan surat masuk ke setiap ORMAWA STIMRA. Tata cara penomorannya sebagai berikut: nomor/organisasi/fak-universitas/bulan(romawi)/tahun contoh:
001/BEM/FISIP-UI/IX/2012 untuk surat yang berasal dari organisasi tingkat fakultas 001/BEM/UI/IX/2012 untuk surat yang berasal dari organisasi tingkat universitas 001/1001Buku/IX/2012 untuk surat yang berasal dari organisasi non-universitas
Keterangan: 1. Penomoran ini tidak dipisahkan berdasarkan jenis surat, berurutan sesuai dengan urutan tanggal surat yang masuk ke masing-masing ormawa. 2. Penomoran surat masuk tidak dengan menghilangkan nomor asli dari instansi yang mengeluarkan surat keluar tersebut hanya merupakan nomor tambahan untuk keperluan kearsipan internal masing-masing ormawa.
3
TEMPLATE SURAT
SURAT KEPUTUSAN
NAMA ORGANISASI LOGO
ALAMAT
KEPUTUSAN SENAT MAHASISWA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN RISIKO DAN ASURANSI Nomor 001/A/SK/SEMA/X/2014 tentang PEMBENTUKAN TEAM DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA SENAT MAHASISWA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN RISIKO DAN ASURANSI Menimbang : Uraian kalimat tentang pertimbangan/ tujuan/ kepentingan/ alasan hingga perlu dikeluarkan keputusan. Mengingat : Dasar peraturan yang ada hubungannya dalam pembuatan keputusan. MEMUTUSKAN Menetapkan: 1. Adanya panitia khusus. 2. Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan bahwa apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam penetapan ini akan ditinjau dan diperbaiki sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Jakarta Pada tanggal 15 Februari 2014 Ketua Senat Mahasiswa
Muhamad Afandi NIM. 201294403015
Tembusan: 1. 2.
1
UNDANGAN
NAMA ORGANISASI LOGO
ALAMAT
Jakarta, 15 Februari 2014 Nomor
: 015/A/UND/SEMA/II/2014
Hal
: Undangan
Lampiran
: satu lembar
Kepada Yth. Seluruh anggota Senat Mahasiswa STIMRA di Jakarta
Dengan hormat, Sehubungan dengan kepengurusan Senat Mahasiswa STIMRA periode 2014/2015, kami mengharapkan kehadiran saudara/i dalam Rapat Kerja Senat Mahasiswa STIMRA yang akan diselenggarakan pada: hari, tanggal : Senin, 20 Februari 2014 tempat
: ruang 7 (tujuh) STIMRA
waktu
: 15:00 – 17:00 WIB
Demikian surat undangan kami sampaikan. Atas perhatian dan kehadiran saudara/i kami ucapkan terima kasih.
Ketua Senat Mahasiswa,
Sekretaris Umum Senat Mahasiswa
Muhamad Afandi
Yulia Purnamawati
NIM. 201294403015
NIM. 201294403045
Tembusan: 1. 2. nb:
2
MEMORANDUM NAMA ORGANISASI LOGO
ALAMAT
MEMO Nomor 003/A/MEMO/SEMA/X/2014
Kepada
: Ketua UKM Badminton STIMRA
Dari
: Ketua Komisi IV Senat Mahasiswa STIMRA
Hal
: Laporan Bulanan
Segera susun dan serahkan laporan kegiatan bulan Oktober 2014 kepada saya. Terima Kasih
Jakarta, 15 Oktober 2014 Ketua Komisi IV Senat Mahasiswa STIMRA
Aburizal Fahmi NIM. 201261201101 Tembusan: 1. 2. nb:
3
EDARAN NAMA ORGANISASI LOGO
ALAMAT EDARAN SENAT MAHASISWA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN RISIKO DAN ASURANSI Nomor 010/A/ED/SEMA/X/2014
Hal Kepada
: Tata cara peminjaman ruangan STIMRA : Seluruh pengurus Organisasi Kemahasiswaan STIMRA
Tata cara peminjaman ruangan STIMRA sebagai berikut: 1. 2. 3. 4.
Jakarta, 17 Oktober 2014 Ketua Senat Mahasiswa STIMRA
Muhamad Afandi NIM. 201294403015 Tembusan: 1. 2. nb:
4
SURAT PENGUMUMAN NAMA ORGANISASI LOGO
ALAMAT
PENGUMUMAN BADMINTON SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN RISIKO DAN ASURANSI Nomor 004/A/SPUM/FUTSAL/X/2014 Telah dimulai kejuaraan tingkat DKI Jakarta Jakarta, 1 Okteober 2014 Ketua Badminton STIMRA
Irfan Irwandi NIM. 201294403040 Tembusan: 1. 2. nb:
5
SURAT TUGAS
NAMA ORGANISASI LOGO
ALAMAT
SURAT TUGAS Nomor 005/A/ST/SEMA/X/2014 Sesuai dengan….. maka Nama NIM Jabatan
: : :
Untuk segera melaksanakan tugas …. pada: Tempat Waktu
: :
Demikian surat tugas ini diterbitkan untuk dapat dilaksanakan sebagaimana mestinya Jakarta, 2 Oktober 2014 Ketua Senat Mahasiswa STIMRA
Muhamad Afandi NIM. 201294403015 Tembusan: 1. 2. nb:
6
PROPOSAL LEMBAR PENGESAHAN NAMA ORGANISASI LOGO
ALAMAT Proposal ini diajukan dan disahkan oleh, KETUA SENAT MAHASISWA
KETUA KOMISI II
Muhamad Afandi NIM. 201294403015
M. Bagas Wiradharmawan NIM. 2012261201007 Mengetahui,
KETUA PROGRAM STUDI S1
KETUA PROGRAM STUDI D3
Dra. Sri Sulistiani, Msi
Yusnani Nasution, SE, Msi
Menyetujui, KETUA STIMRA
WAKIL KETUA II STIMRA
Ir. B. Munir Sjamsoeddin, MBA, AAIK (HC)
Djunaidi Mahari, SE
Untuk penandatanganan, semakin ke kiri dan semakin ke bawah, jabatan pihak yang bertandatangan semakin tinggi.
7
SISTEM ATIKA PENYUSUN AN 1. Halaman Judul 2. Lembar Pengesahan 3. Pendahuluan Berisi tentang hal-hal dan kondisi umum yang melatarbelakangi kegiatan, hubungan kegiatan dengan kehidupan nyata. Poin-poin pada pendahuluan mengacu pada komponen SWOT. 4. Dasar Pemikiran Berisi tentang dasar yang digunakan dalam pelaksanaan (misal program kerja, Tri Dharma Perguruan Tinggi, Undang-Undang nomor sekian, dll) 5. Tujuan Tujuan yang ingin dicapai dalam kegiatan (umum dan khusus). Tentukan juga output yang dikehendaki. 6. Nama dan Tema Nama kegiatan dan tema yang diangkat. 7. Jenis Kegiatan Diperlukan untuk menjelaskan rangkaian kegiatan yang akan dilaksanakan jika kegiatannya lebih dari satu, menjelaskan bentuk dari kegiatan tersebut. Misal berupa seminar, pelatihan, dll. 8. Target Berisi uraian yang lebih terperinci dari tujuan. Terutama mengenai ukuran-ukuran yang digunakan sebagai penilaian tercapai atau tidaknya tujuan. 9. Sasaran Menjelaskan tentang objek atau peserta yang mengikuti kegiatan. 10. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Tentukan di mana, hari, tanggal, bulan, tahun serta pukul berapa kegiatan akan dilaksanakan. 11. Anggaran Dana Dalam anggaran disini, hanya disebutkan jumlah total pemasukan dan pengeluaran yang diperkirakan panitia, sedangkat rinciannya dibuat dalam lampiran tersendiri. 12. Susunan Panitia Dalam bagian ini biasanya ditulis posisi yang penting-penting saja, seperti Pelindung, Ketua Panitia, Steering Committee, dll. Sedangkan kepanitiaan lengkap dicantumkan dalam lampiran. 13. Jadwal Kegiatan Dibuat sesuai dengan perencanaan dalam kalender kegiatan yang telah disusun sebelumnya atau bisa juga ditulis terlampir jika jadwalnya banyak. 14. Penutup Berisi tentang harapan yang ingin dicapai dan mohon dukungan dari semua pihak. 15. Lampiran
8
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN LEMBAR PENGESAHAN
NAMA ORGANISASI LOGO
ALAMAT
Laporan ini diajukan dan disahkan oleh, KETUA SENAT MAHASISWA
KETUA KOMISI II
Muhamad Afandi NIM. 201294403015
M. Bagas Wiradharmawan NIM. 2012261201007 Mengetahui
KETUA PROGRAM STUDI S1
KETUA PROGRAM STUDI D3
Dra. Sri Sulistiani, Msi
Yusnani Nasution, SE, Msi Menyetujui
KETUA STIMRA
WAKIL KETUA II STIMRA
Ir. B. Munir Sjamsoeddin, MBA, AAIK (HC)
Djunaidi Mahari, SE
Untuk penandatanganan, semakin ke kiri dan semakin ke bawah, jabatan pihak yang bertandatangan semakin tinggi.
9
SISTEM ATIKA PENYUSUN AN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.
Halaman Judul Lembar Pengesahan Pendahuluan Dasar Pemikiran Tujuan Nama dan Tema Jenis Kegiatan Target Sasaran Waktu dan Tempat Pelaksanaan Anggaran Dana Susunan Panitia Jadwal Kegiatan Persiapan Pelaksanaan Evaluasi Penutup Lampiran
10
