Pedoman Perilaku Global Billabong International Limited
Disahkan oleh Dewan - 23 April 2009 Ditinjau oleh Dewan - 24 Juli 2012
Isi Apa isi Pedoman ini? ......................................................................................................................... 4 Komitmen kita terhadap Pedoman ini ................................................................................................. 4 Beberapa hal penting dari Pedoman ini .............................................................................................. 4 Administrasi ....................................................................................................................................... 4 Tanggung jawab Anda ....................................................................................................................... 5 Ketaatan terhadap Pedoman ini, mengajukan kekhawatiran dan mencari bimbingan .......................... 5 Pedoman dalam kehidupan sehari-hari .............................................................................................. 6 Ketaatan hukum dan perilaku etis di Billabong ............................................................................... 6 Konflik kepentingan ....................................................................................................................... 6 Hadiah, persenan & imbalan lain.................................................................................................... 6 Suap & pembayaran fasilitas.......................................................................................................... 7 Sumbangan dan kegiatan politik .................................................................................................... 8 Membuat komentar publik .............................................................................................................. 8 Kerahasiaan .................................................................................................................................. 8 Privasi ........................................................................................................................................... 9 Transaksi jujur ............................................................................................................................... 9 Keanekaragaman, pelecehan dan diskriminasi............................................................................. 10 Penggunaan dan perlindungan aset serta sumber daya Billabong ................................................ 10 Catatan keuangan, bisnis dan laporan berkala ............................................................................. 10 Perdagangan orang dalam ........................................................................................................... 11 Perlindungan pengungkap fakta ................................................................................................... 11 Kesehatan, keselamatan dan lingkungan ..................................................................................... 12 Komunitas ................................................................................................................................... 12
3
Apa isi Pedoman ini? Pedoman ini dirancang untuk memberi Anda pemahaman yang luas dan jelas tentang standar perilaku tinggi dari semua staf kita di mana pun kita melakukan bisnis. Pedoman ini berlaku untuk direktur, karyawan, konsultan dan semua orang yang mewakili kita, tanpa memedulikan posisi, merek atau lokasi, yang, di dalam Pedoman ini disebut sebagai 'staf kita'. Apa yang akan Anda lihat pada halaman berikutnya adalah seperangkat panduan etika dan perilaku, termasuk contoh tindakan yang benar dan salah menurut Pedoman ini.
Komitmen kita terhadap Pedoman ini Dalam rangka memenuhi harapan pemegang saham, karyawan, pelanggan, pemasok, kreditor, konsumen dan masyarakat luas, kita mewajibkan seluruh karyawan untuk menggunakan penilaiannya, bertanggung jawab terhadap tindakannya dan melakukan bisnis dengan integritas, , kejujuran dan transparansi. Pedoman Perilaku ini merupakan perwujudan tertulis dari komitmen kita terhadap tiap prinsip ini dan didukung penuh oleh direktur dan tim manajemen senior kita.
Beberapa hal penting dari Pedoman ini
Anda wajib menaati hukum di mana pun Anda berada Anda wajib bersikap secara etis dan bermoral setiap waktu Anda wajib menghindari konflik kepentingan, namun jika hal tersebut tetap terjadi, segera sampaikan hal tersebut sebelum keputusan akhir diambil Anda dilarang memanfaatkan posisi Anda, properti atau informasi perusahaan untuk memperoleh keuntungan pribadi bagi diri Anda sendiri atau orang lain Anda dilarang menyuap atau memengaruhi mitra bisnis Anda secara tidak patut Anda wajib menjaga informasi nonpublik kita Pelanggan dan pemasok wajib dilayani dengan adil dan wajar Anda harus memperlakukan semua orang dengan adil dan hormat Semua catatan bisnis, termasuk catatan keuangan harus disiapkan dengan cepat dan akurat Anda wajib menghargai hak orang lain, termasuk hak kontrak dan hak milik (termasuk hak kekayaan intelektual) Anda harus melaporkan perilaku yang Anda curigai bersifat korup, ilegal atau tidak etis Anda akan memainkan peran proaktif dalam menjaga lingkungan kerja yang aman dan sehat. Jika Anda memiliki pertanyaan tentang situasi apa pun, tanyakanlah!
Pedoman ini membantu mengarahkan perilaku Anda, namun tidak dapat mencakup semua keadaan serta tidak dimaksudkan atau merupakan daftar aturan di tempat kerja. Melainkan memberikan seperangkat pedoman bertindak dan kerangka perilaku yang dapat diterapkan. Untuk masalah tertentu, rincian lebih lanjut akan disediakan di dalam buku pedoman, kebijakan dan prosedur di tempat-tempat kerja regional kita. Administrasi Isi dari Pedoman ini dapat berubah dari waktu ke waktu jika disetujui oleh Dewan. Karena kita ingin agar para pemegang saham kita, karyawan, pelanggan, pemasok, kreditur, konsumen, dan masyarakat luas memahami cara kita dalam berbisnis dan apa yang bisa mereka harapkan dari kita. Pedoman ini tersedia secara umum pada situs web Billabong di www.billabongbiz.com
4
Tanggung jawab Anda
Anda bertanggung jawab untuk membaca, memahami dan mematuhi Pedoman ini Anda wajib bertindak sesuai hukum, menggunakan penilaian yang tepat serta menghindari munculnya perilaku yang tidak pantas Pertimbangkanlah tindakan Anda, dan jika merasa ragu, tanyakanlah pada diri Anda sendiri: Apakah tindakan tersebut sejalan dengan Pedoman ini? Apakah tindakan tersebut legal? Apakah tindakan tersebut etis? Jika suatu perilaku diragukan secara etis, apakah ada tindakan alternatif yang dianggap etis? Apakah tindakan tersebut baik untuk saya dan grup Billabong? Apakah tindakan Anda nampak tepat dalam pandangan manajemen, pemegang saham, media, pejabat yang berwenang atau pihak lain yang melihat situasi tersebut dari luar? Jika jawaban dari semua pertanyaan ini adalah tidak, jangan lakukan.
Jika Anda adalah Manajer atau Pengawas, Anda memiliki tanggung jawab tambahan untuk menciptakan lingkungan kerja yang terbuka dan mendukung sehingga karyawan merasa nyaman untuk mengajukan pertanyaan, menyampaikan kekhawatiran, serta melaporkan adanya pelanggaran. Perilaku etis merupakan produk dari komunikasi langsung dan jelas dari harapan tingkah laku yang dibentuk dari atas dan ditunjukkan dengan contoh.
Ketaatan terhadap Pedoman ini, mengajukan kekhawatiran dan mencari bimbingan Kita semua berkewajiban untuk memastikan kepatuhan terhadap Pedoman ini. Jika Anda melihat perilaku yang mengkhawatirkan, atau Anda yakin akan menyebabkan pelanggaran atau pelanggaran yang dicurigai terhadap Pedoman ini, segera ajukan hal tersebut. Dengan melakukannya, masalah ini dapat segera ditangani, dan diperbaiki, jika memungkinkan. Anda diminta untuk melaporkan pelanggaran atau pelanggaran yang dicurigai kepada Manajer Anda dan jika hal itu tidak sesuai, ajukanlah kepada manajemen senior, Sumber Daya Manusia, Managing Director & Chief Executive Officer , atau Komite Investigasi dan Perlindungan Pengungkap Fakta (lihat halaman 15 untuk mendapatkan rincian lebih lanjut). Melaporkan Pelanggaran Pedoman atau Pelanggaran yang Dicurigai Jika sesuai, segeralah bicara kepada Manajer Anda
Jika pelanggaran tersebut melibatkan Manajer Anda, atau Anda tidak merasa nyaman berbicara dengannya, bicaralah kepada Manajer Anda berikutnya yang paling senior
Jika tempat kerja Anda memiliki perwakilan SDM, Anda boleh berbicara kepadanya
Untuk pelanggaran luar biasa, Anda boleh langsung bertemu dengan Chief Executive Officer
Komite Investigasi dan Perlindungan Pengungkap Fakta juga tersedia (lihat halaman 20)
Kepatuhan terhadap Pedoman ini sangat penting dalam menjaga reputasi baik perusahaan. Pelanggaran individu atau kelompok dapat mengancam integritas dan reputasi kita yang dapat mengakibatkan konsekuensi merugikan bagi semua orang.
5
Semua pelanggaran yang dicurigai terhadap Pedoman ini akan diselidiki secara menyeluruh dan kita menghargai bantuan semua orang yang mengetahui adanya potensi masalah. . Kelalaian dalam mematuhi Pedoman ini merupakan pelanggaran berat dan dapat dikenakan tindakan disipliner hingga termasuk pemutusan hubungan kerja, serta hukum pidana dan perdata. Konsekuensi ini tidak hanya berlaku terhadap pelaku pelanggaran namun juga kepada staf yang mengizinkan terjadinya pelanggaran, tidak memberikan laporan atau tidak melakukan upaya untuk melakukan pencegahan, tidak mencari serta menghadapi adanya pelanggaran atau mencoba melakukan pembalasan kepada staf yang melaporkan adanya potensi pelanggaran. Laporan dan keluhan akan tetap dirahasiakan sejauh dibolehkan oleh hukum serta oleh keperluan untuk menyelidiki situasinya dengan benar. Billabong melarang keras pembalasan terhadap karyawan yang memberikan laporan dan/atau berpartisipasi dalam penyelidikan suatu keluhan.
Pedoman dalam kehidupan sehari-hari Ketaatan hukum dan perilaku etis di Billabong Penguatan komitmen Billabong terhadap perilaku etis adalah syarat bagi seluruh staf kita untuk menaati hukum, peraturan, kebijakan dan prosedur perusahaan yang berkaitan dengan posisi mereka masing-masing serta wilayah kerja mereka. Jika salah satu staf kita menyadari adanya suatu pelanggaran, atau potensi pelanggaran hukum, peraturan atau kebijakan Billabong, situasi tersebut wajib segera dilaporkan kepada Manajer mereka. Untuk memastikan bahwa staf kita menyadari hukum dan peraturan terkait, kebijakan serta prosedur perusahaan, Billabong menyediakan berbagai pelatihan kepatuhan dan mendorong setiap orang yang membutuhkan pelatihan tingkat lanjut atau tidak yakin perihal suatu perilaku yang dapat mengancam dirinya atau orang lain untuk mencari saran dari Manajernya. Selain ketaatan terhadap hukum dan peraturan, komitmen kita terhadap integritas berarti bahwa staf kita juga bertanggung jawab untuk berperilaku secara etis dan bermoral setiap waktu. Konflik kepentingan Konflik kepentingan biasanya terjadi ketika kepentingan pribadi atau komersial seseorang benar-benar atau memiliki kemungkinan bertentangan dengan kepentingan Billabong. Situasi konflik kepentingan yang khas dan umum terjadi ketika seorang individu memiliki asosiasi, hubungan pribadi atau keterlibatan keuangan dengan orang atau bisnis lain selain dengan Billabong. Hal ini dapat menyebabkan Individu tersebut memperoleh keuntungan pribadi dari hubungan seperti itu yang dapat bersifat merugikan kepentingan bisnis Billabong. Kondisi demikian dapat atau mungkin mempertaruhkan kemampuan individu tersebut dalam mengambil keputusan bisnis yang objektif. Staf kita diwajibkan untuk sedapat mungkin menghindari situasi konflik kepentingan dan tidak menempatkan diri mereka sendiri dan/atau bisnis dalam situasi yang berbahaya. Akan tetapi, jika dan ketika konflik kepentingan terjadi, keadaan tersebut harus segera diungkapkan sebelum diambil suatu keputusan akhir. Bahkan jika ada keraguan akan munculnya konflik kepentingan, Manajer terkait wajib diberi tahu tentang situasi tersebut dan tindakan (jika diharuskan) yang tepat akan ditempuh untuk mengatasi masalah tersebut. Hadiah, persenan & imbalan lain Staf kita bertanggung jawab untuk berperilaku secara etis, bermoral dan sesuai dengan hukum setiap saatnya. Termasuk tidak memanfaatkan posisinya, properti atau informasi perusahaan untuk memperoleh keuntungan untuk dirinya sendiri atau pun orang lain.
6
Meski demikian, Billabong menyadari pentingnya untuk memberikan atau menerima pemberian bisnis yang lazim diberikan dari waktu ke waktu yang sejalan dengan praktik bisnis yang etis. Sejumlah negara tertentu menganggap pemberian hadiah sebagai bagian dari budaya bisnis dan sosial dari negara tersebut. Menurut aturan, hadiah yang ditawarkan oleh karyawan atau perwakilan Billabong tidak boleh melebihi nilai yang wajar dan diperkirakan tidak dapat dikembalikan oleh si penerima. Hadiah juga tidak boleh ditawarkan secara rahasia dan tidak boleh ditawarkan saat melakukan penawaran terhadap suatu kontrak atau dalam tahap tender pengadaan. Hadiah tidak boleh diterima jika hadiah tersebut dianggap dapat memengaruhi keputusan bisnis. Hal ini juga berlaku pada semua jenis layanan khusus dan pengadaan barang dengan harga di bawah nilai pasar. Hadiah yang melebihi nilai yang wajar tidak boleh diterima dan jika ditawari atau menerima hadiah yang melebihi nilai yang wajar, Anda harus segera memberi tahu Manajer Anda. Mengingat definisi wajar berbeda-beda pada setiap orang, disarankan bagi Anda untuk mengungkapkan semua hadiah kepada Manajer Anda. Dalam keadaan apa pun, penerimaan hadiah tidak boleh menciptakan adanya kewajiban kepada pihak yang memberikan hadiah.
Suap & pembayaran fasilitas Billabong tidak dan tidak akan mengizinkan cara pembayaran dengan maksud untuk membujuk orang lain (termasuk pejabat pemerintah) agar membuat keputusan bisnis yang menguntungkan. Oleh karena itu, suap, 'sogokan', komisi rahasia dan pembayaran sejenis dilarang keras dan tidak sah pada sebagian besar negara (seperti Australia dan A.S., dan pada banyak negara, warganya dilarang untuk melakukan hal tersebut saat berada di luar negeri). Hal itu dapat membuat kita dan para staf menghadapi tuntutan pidana dan hukuman yang berat (termasuk penjara). Kelalaian melakukan pembayaran dengan benar juga dapat meningkatkan risiko hukuman. Pembayaran fasilitas (biasanya pembayaran kecil yang diberikan oleh individu untuk mempercepat layanan rutin atau tindakan administratif pemerintah, misalnya pengembalian paspor yang lebih cepat) dilarang di semua negara. Jika departemen pemerintah membolehkan biaya tambahan untuk mempercepat suatu proses, dan biaya tersebut diakui serta harus dibayarkan kepada pihak departemen, maka biaya tambahan ini bisa diberikan dan bukan merupakan pembayaran fasilitas. Sebelum pembayaran demikian dilakukan, diwajibkan untuk memperoleh saran dari tim hukum Billabong. Suap oleh pihak ketiga juga dilarang di banyak tempat (misalnya kelalaian dalam mencegah seseorang melakukan suap dianggap sebagai suatu tindak pidana). Hal ini terjadi apabila seorang pihak ketiga terlibat untuk menyediakan jasa (seperti agen pengurus kepabeanan) dan orang tersebut membayar uang suap. Besar remunerasi yang dibayar kepada semua penyedia jasa pihak ketiga harus dalam jumlah yang wajar dan pantas. Jangan melibatkan penyedia pihak ketiga jika Anda mengetahui atau curiga bahwa mereka beroperasi dengan membayar suap.
7
Sumbangan dan kegiatan politik Undang-undang tentang sumbangan perusahaan kepada kegiatan politik bersifat kompleks dan beragam di seluruh dunia. Di banyak negara, memikul pengeluaran politik adalah hal yang tidak sah bagi perusahaan; sementara di negara lain, sumbangan terhadap proses politik dibenarkan dan diharapkan sebagai bagian dari kewarganegaraan perusahaan yang baik. Aturan umumnya, Billabong tidak memberikan sumbangan kepada partai politik atau afiliasi atau politisi mereka (baik yang terpilih atau pun calon). Termasuk donasi tunai, pembelian tiket untuk makan malam politik dan sumbangan properti perusahaan. Semua pengecualian terhadap hal ini harus disetujui oleh Dewan. Meski demikian, Billabong memberikan sumbangan terhadap debat publik terkait masalah kebijakan yang dapat berpengaruh bagi bisnis kita di negara tempat kita beroperasi. Misalnya, orang yang berwenang (lihat 'Membuat komentar publik') mungkin membahas isuisu terkait dengan pejabat pemerintah atau memberikan saran tentang dampak kebijakan yang diajukan terhadap bisnis kita. Membuat komentar publik Billabong bertanggung jawab terhadap pemegang sahamnya untuk beroperasi dengan kejujuran, integritas dan transparansi. Untuk melakukan hal ini dengan baik, maka semua komentar publik tentang bisnis hanya boleh dinyatakan oleh Managing Director & Chief Executive Officer, orang yang diberi wewenang oleh Managing Director & Chief Executive Officer atau perwakilan yang ditunjuknya. Komentar publik bisa mencakup berbicara di depan umum, komentar di radio dan televisi serta menyatakan pendapat melalui media cetak dan elektronik ketika publikasi atau sirkulasi dari komentar tersebut diperkirakan akan menyebar luas di masyarakat. Sebagai anggota masyarakat, staf kita berhak untuk membuat komentar publik dan terlibat dalam debat publik tentang isu sosial dan politik. Meski demikian, penting kiranya agar kegiatan bisnis tidak dibahas dan semua langkah logis ditempuh untuk memastikan bahwa komentar publik yang dikeluarkan dipahami dan dibuat dalam kapasitas pribadi, dan hanya menunjukkan pandangan pribadi.
Kerahasiaan Informasi rahasia adalah informasi yang tidak tersedia secara publik dan berkaitan dengan kegiatan bisnis Billabong, termasuk klien, pelanggan dan pemasoknya. Informasi ini dapat berupa apa saja, mulai dari strategi bisnis, desain produk, rencana pemasaran dan penjualan, rencana dan perkiraan keuangan, rahasia dagang, informasi pelanggan atau karyawan, kinerja margin atau penjualan dan informasi pemasok serta penentuan harga. Seluruh staf kita diwajibkan untuk melakukan upaya yang sungguh-sungguh dalam memastikan integritas dan keamanan dari seluruh informasi rahasia Billabong, termasuk menjaga keamanan area kerja dan komputer setiap saat. Kewajiban menjaga kerahasiaan ini tetap berlanjut meskipun hubungan seorang individu dengan Billabong telah berakhir. Pihak luar kadang-kadang bisa meminta informasi rahasia. Dalam situasi seperti ini, staf kita tidak boleh mengirimkan atau mengungkapkan informasi tersebut kecuali diizinkan atau diamanatkan oleh hukum. Pengungkapan informasi hanya boleh dilakukan jika diizinkan oleh Manajer Anda dan perjanjian kerahasiaan yang sesuai biasanya perlu dipersiapkan dan ditandatangani terlebih dahulu.
8
Privasi Informasi pribadi adalah semua informasi atau opini tentang orang yang dapat dikenali. Billabong berkomitmen untuk memastikan privasi individu dan menjaga informasi pribadi staf kita, karyawan potensial, pelanggan, pemasok, kontraktor dan siapa pun yang berinteraksi dengan kita, termasuk yang berkaitan dengan informasi pribadi yang diperoleh melalui kegiatan online. Kita tidak akan mengumpulkan, menggunakan atau mengungkapkan informasi selain dari tujuan pembeberannya. Oleh karena itu, staf kita bertanggung jawab untuk menghargai dan mempertahankan privasi informasi pribadi yang diberikan atau dipercayakan kepada Billabong dan memastikan bahwa kerahasiaannya terjaga. Staf kita juga bertanggung jawab untuk mengumpulkan, menyimpan dan mengungkapkan informasi pribadi orang lain dengan cara yang pantas. Informasi yang berhubungan dengan riwayat pekerjaan, gaji, alamat dan sebagainya tidak akan diberikan baik kepada orang lain di dalam grup Billabong atau kepada organisasi luar, kecuali diwajibkan oleh hukum setempat atau melalui izin tertulis dari karyawan yang bersangkutan. Undang-undang privasi khusus berbeda-beda pada tiap negara dan manajemen Billabong pada tiap wilayah bertanggung jawab untuk membiasakan diri dengan undang-undang dan persyaratan privasi pada wilayahnya masing-masing serta memastikan kepatuhan semua staf kita. Salinan dari Kebijakan Privasi kita dapat dilihat pada www.billabongbiz.com.
Transaksi jujur Dalam rangka menjaga reputasi kita sebagai pemimpin dalam industri boardsport, kita bertanggung jawab untuk memastikan bahwa kita berbisnis dengan cara yang mendatangkan keuntungan bagi pemegang saham, pelanggan, karyawan, pemasok dan masyarakat tempat kita beroperasi. Oleh karena itu, pada semua hubungan bisnis, kita berkomitmen untuk bersaing dengan penuh semangat dan pantas. Kita juga berkomitmen untuk memperlakukan semua pelanggan dan pemasok dengan jujur, adil dan objektif dan kita akan menghindari segala bentuk praktik yang dianggap menipu atau tidak adil. Kita harus menghargai hak, termasuk hak kontrak dan hak milik (termasuk hak kekayaan intelektual) orang lain. Dalam hal pemasok dan calon pemasok, kita akan menegaskan bahwa kita mengharapkan mereka untuk beroperasi secara jujur dan adil dan semua keputusan pasokan hanya akan didasarkan pada prestasi semata. Seluruh Manajer senior kita, staf yang memiliki hubungan dengan pelanggan grosir dan Manajer perusahaan yang memiliki toko eceran bertanggung jawab dalam memastikan bahwa mereka memahami undang-undang persaingan, antimonopoli dan transaksi jujur yang berlaku serta mematuhi undang-undang ini. Billabong menyediakan pelatihan kepatuhan secara teratur untuk membantu proses ini. Setiap tahun, mereka semua harus sukses dalam menyelesaikan pelatihan online yang diberikan kepada mereka.
9
Keanekaragaman, pelecehan dan diskriminasi Di Billabong, keanekaragaman kita dibentuk oleh berbagai keahlian, pengalaman, perspektif, gaya, dan karakteristik (termasuk namun tidak terbatas pada: gender, usia, etnik, latar belakang budaya, kecacatan, seksualitas, dan agama) staf kita. Kita mengakui bahwa perbedaan ini memberi kontribusi bagi inovasi, perubahan dan pertumbuhan jangka panjang bisnis kita. Kita juga mengakui bahwa menerima keanekaragaman menghasilkan nilai bagi pelanggan dan pemegang saham kita serta menawarkan manfaat seperti efisiensi dan retensi yang membaik, serta kumpulan keahlian dan berbagai bakat yang meningkat. Atas alasan inilah, kita berkomitmen untuk menyediakan tempat kerja yang inklusif, merata dan nondiskriminatif yang menjunjung tinggi dan menghargai latar belakang, perspektif dan pengalaman berbeda dari staf kita. Kita juga berkomitmen untuk memberikan tempat kerja yang bebas dari segala bentuk pelecehan dan gangguan. Jika seseorang merasa tersinggung, dipermalukan, terintimidasi, dirongrong atau diancam sebagai akibat dari perilaku orang lain, maka diskriminasi dan/atau gangguan dianggap telah terjadi. Barang siapa yang ditemukan berperilaku tidak pantas akan dikenakan tindakan disipliner atau ancaman pemecatan. Penggunaan dan perlindungan aset serta sumber daya Billabong Aset dan sumber daya Billabong hanya boleh digunakan untuk tujuan bisnis yang sah dan diizinkan. Staf kita juga bertanggung jawab dalam mengamankan dan melindungi aset dan sumber daya kita setiap waktu. Aset dan sumber daya mencakup, namun tidak terbatas pada dana, pabrik dan peralatan, alat kantor, stok dan barang dagangan, kekayaan intelektual, perangkat lunak, catatan dan informasi perusahaan lainnya. Penggunaan properti Billabong untuk tujuan pribadi (seperti panggilan telepon dan internet) diperbolehkan selama pemakaiannya dibatasi dan tidak mengganggu kewajiban kerja individu kepada Billabong. Catatan keuangan, bisnis dan laporan berkala Billabong berkomitmen untuk memberikan laba keuangan yang baik bagi pemegang sahamnya serta memastikan bahwa informasi akurat tentang kegiatan kita disediakan kepada pemegang saham dan pasar secara tepat waktu. Kita pada khususnya berkomitmen untuk memastikan bahwa pasar mendapatkan informasi yang benar tentang segala sesuatu yang mungkin memiliki pengaruh yang bersifat material terhadap harga saham kita. Untuk melakukannya, kita harus beroperasi dengan kejujuran, integritas dan transparansi serta mengikuti hukum dan peraturan yang berlaku. Penyimpanan arsip yang akurat tercermin dalam reputasi dan kredibilitas kita. Oleh karena itu, kita bersungguh-sungguh untuk memastikan bahwa kinerja keuangan kita disajikan secara akurat dan tepat waktu dan staf kita mengikuti aturan akuntansi, kontrol internal serta menggunakan praktik akuntansi yang diterima secara umum. Kita memeriksa dan memantau pengawasan dan prosedur kita dalam menyiapkan catatan akuntansi dan laporan keuangan dengan bimbingan dari auditor kita serta selalu bekerja sama secara penuh dengan auditor tanpa menyembunyikan informasi yang relevan. Kita memberitahukan informasi kepada pasar sesuai dengan Kebijakan Laporan Berkala kita yang menjabarkan komitmen kita dalam menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang kegiatan dan kepatuhan kita terhadap peraturan laporan berkala yang dimuat dalam
10
Corporations Act 2001 dan Australian Securities Exchange (ASX) Listing Rules. Kebijakan ini juga menjabarkan proses yang harus ditempuh oleh staf kita dalam melaporkan informasi atau proposal yang mungkin berpengaruh terhadap fluktuasi harga secara material. Seluruh informasi yang diberikan kepada ASX yang sejalan dengan kebijakan ini akan dimuat dengan segera pada situs web Billabong www.billabongbiz.com. Situs web ini memuat rilis media dan ASX, laporan tahunan, komunikasi dan respons umum terhadap pertanyaan yang sering diajukan. Perdagangan orang dalam Perdagangan orang dalam bersifat ilegal dan dapat menyebabkan hukuman berat. Singkatnya, ilegal bagi siapa pun untuk mentransaksikan saham Billabong saat memiliki informasi yang tidak tersedia secara umum kepada publik dan dapat berpengaruh terhadap harga atau nilai saham perusahaan (dengan kata lain, informasi dari dalam). Ilegal juga bagi orang lain (seperti anggota keluarga atau rekan bisnis) untuk memperdagangkan saham Anda atau saham mereka berdasarkan informasi dari dalam yang Anda berikan. Barang siapa yang memiliki informasi dari dalam tentang Billabong berkewajiban untuk menjaga kerahasiaan informasi tersebut (mis, Anda tidak boleh memberi informasi kepada seseorang untuk membeli atau menjual saham kita). Karyawan yang memiliki akses informasi sensitif yang dapat memengaruhi harga saham kita dan karyawan yang berpartisipasi dalam rencana saham karyawan wajib menyadari dan mematuhi Kebijakan Perdagangan Sekuritas perusahaan. Selain itu, karyawan ini hanya diperbolehkan untuk berdagang di luar 'periode tutup buku' yang ditentukan. Kebijakan dan informasi tentang periode tutup buku dapat ditemukan di www.billabongbiz.com Perlindungan pengungkap fakta Staf kita diwajibkan untuk melaporkan perilaku yang mereka anggap korup, ilegal atau tidak etis secara rahasia, tanpa rasa takut akan tindakan balasan, pemecatan atau perlakuan diskriminatif. Pada awalnya, kita mendorong staf kita untuk berbicara kepada Manajernya, Manajemen Senior atau Sumber Daya Manusia (lihat halaman 5 untuk rincian lebih lanjut). Akan tetapi, dalam kasus ketika hal itu tidak dapat dilakukan atau masalahnya serius, alternatif lainnya adalah melaporkan hal tersebut kepada Komite Investigasi dan Perlindungan Pengungkap Fakta. Komite ini bertanggung jawab untuk menunjuk penyelidik yang menilai keluhan dan mengajukan laporan kepada Komite tentang hasil dari penyelidikan mereka, termasuk tindakan yang direkomendasikan. Penyelidik juga memberikan umpan balik kepada pengungkap fakta. Pengungkapan anonim bisa dilakukan. Namun, hal ini dapat membatasi penyelidikan. Komite akan menempuh langkah yang logis untuk memastikan bahwa setiap orang yang mengajukan keluhan mendapatkan perlindungan. Akan tetapi, jika keluhan itu ternyata bersifat jahat, fitnah atau menjengkelkan, pengadu bisa dikenai tindakan disipliner. Detail kontak Komite ini dan rincian Kebijakan Pengungkap Fakta dapat ditemukan di www.billabongbiz.com
11
Kesehatan, keselamatan dan lingkungan Billabong menjalankan kegiatan usahanya dengan cara yang sejalan dengan undang-undang dan peraturan kesehatan, keselamatan, dan lingkungan yang berlaku. Kita berkomitmen dalam memastikan kesehatan, keselamatan dan kesejahteraan staf kitadengan menerapkan suatu mekanisme, sumber daya, dan proses-proses untuk memantau kinerja keselamatan, mengidentifikasi adanya bahaya serta meminimalisir risiko. . Staf kita diharapkan untuk bekerja sama dalam memastikan agar Billabong tetap menjadi tempat kerja yang aman. Hal ini mencakup bersikap waspada dan melaporkan masalah keselamatan aktual dan potensial. Kita juga berkomitmen untuk berupaya keras mengurangi dampak lingkungan dari kegiatan yang kita lakukan serta produk yang kita hasilkan. Staf kita juga diharapkan untuk memainkan peran dalam mengurangi dampak lingkungan perusahaan dan semua saran terkait inisiatif lingkungan selalu diharapkan dan akan diimplementasikan, jika memungkinkan. Komunitas Sejalan dengan komitmen kita terhadap perilaku taat hukum, lahir pula komitmen terhadap perilaku etis dalam masyarakat yang luas. Kita sadar bahwa bisnis kita berdampak pada masyarakat tempat kita beroperasi, oleh karena itu kita berupaya sepenuhnya untuk memastikan bahwa praktik bisnis kita membawa dampak lingkungan dan sosial yang positif. Secara sosial, kita menyatakan bahwa melalui rantai pasokan global kita, kita memiliki kekuatan untuk memengaruhi kondisi kerja pemasok independen kita. Untuk melakukannya, kita mengukur praktik dan kondisi kerja mereka melalui standar global, Akuntabilitas Sosial (SA8000). Pemasok kita juga diharapkan untuk mematuhi Pedoman Perilaku Pemasok yang menguraikan harapan etis kita. Menyangkut masalah lingkungan, kita berupaya keras untuk mengurangi dampak dari kegiatan yang kita lakukan dan produk yang kita hasilkan, dan staf kita diharapkan untuk memainkan peran dalam mengurangi dampak lingkungan. Sebagai perusahaan boardsport, sebagian besar dari kegiatan dukungan komunitas kita didasarkan pada pelestarian lingkungan pantai dunia. Kita mengejar sasaran ini melalui dukungan terhadap organisasi pihak ketiga yang anggaran dasarnya mencerminkan tujuan ini. Grup yang didukung mencakup Surfrider Foundation global, Australian Marine Conservation Society dan SurfAid International. Dukungan ini berlaku pada berbagai wilayah internasional, termasuk Australia, Eropa dan Amerika Utara. Mulai dari sumbangan tunai langsung hingga promosi umum dan kampanye kewaspadaan.
12
