Pedoman Penyelenggaraan Acara Ramah Penyandang Disabilitas Panduan berikut ini dirancang untuk memberikan asistensi kepada Meeting and Event Organiser (MEO) untuk meningkatkan aksesibilitas acara (event) untuk meningkatkan partisipasi seorang penyandang disabilitas, termasuk mereka dengan gangguan penglihatan (vision impairment) dan/atau kehilangan pendengaran (hearing loss). Tujuan panduan dasar adalah untuk membantu kita:
Memikirkan tentang akses dan partisipasi.
Identifikasi ciri-ciri yang membuat mustahil atau sulit bagi orang dengan suatu disabilitas untuk mengakses atau partisipasi dalam sebuah acara.
Memahami apa yang bisa anda lakukan untuk memastikan akses terbaik yang memungkinkan.
Mencari sumber-sumber nasehat, informasi dan asistensi lebih lanjut.
Menyadari terlebih dahulu mengenai persyaratan spesifik orang dalam rangka menghadiri suatu pertemuan atau acara yang mungkin dimiliki atau akan diselenggarakan.
Mempertimbangkan prosedur kedaruratan yang tersedia pada venue.
1
Sebelum mendistribusikan undangan, maka penting untuk mengingat bahwa akses tidak dibatasi pada akses fisik terhadap bangunan; juga termasuk akses terhadap informasi tertulis dan pengumuman publik bagi orang dengan gangguan penglihatan atau kehilangan pendengaran.
Venue Sebagai sebuah titik permulaan, hanya venue yang memungkinkan orang untuk masuk, keluar dan bergerak sekitar bangunan tersebut dengan mudah yang harus dipertimbangkan. Venue ini harus menawarkan aksesibilitas fasilitas toilet, dan apabila memungkinkan, acara dimaksud harus diselenggarakan hanya pada satu lantai. Adalah praktek yang baik untuk memeriksa venue tersebut dengan cermat sebelum memberikan konfirmasi untuk booking mengingat banyak manajer venue yang tidak mempunyai pemahaman yang jelas mengenai ciri-ciri akses. Sebuah isu tertentu bagi orang dengan kehilangan pendengaran adalah ‘background noise’, termasuk musik dan akustik. Hal ini bisa dikurangi dengan memilih ruangan berkarpet dan acoustic tile di langit-langit dan dinding.
Checklist • Apakah kita sudah mengunjungi venue menjelang pengiriman undangan? • Apakah venue tersebut aksesibel untuk transportasi publik? • Apakah tamu undangan (hadirin) terinformasikan mengenai di mana venue tersebut, termasuk setiap landmark yang mungkin membantu mereka menemukannya? • Apakah tamu undangan terinformasikan mengenai venue itu sendiri, misalnya, jenis doorway entrance, ramp dan lift? • Apakah prosedur kedaruratan dari venue tersebut tersedia? • Apakah tamu undangan menerima bahan tertulis dalam format yang disukai sebelum acara tersebut dimulai? • Apakah venue tersebut ukurannya cocok? • Apakah venue atau ruangannya berventilasi baik? • Apakah ruangannya ‘ramah pendengaran’? • Apakah kita akan membiarkan tamu undangan mengetahui sendiri di mana toilet yang aksesibel?
2
Undangan Undangan harus senantiasa mencakup suatu bagian yang menanyakan apabila tamu undangan mempunyai persyaratan spesifik, misalnya, duduk, technical aid atau hearing loop (gelung pendengaran). Misalnya, undangan tersebut harus menyatakan: ‘Venue aksesibel bagi orang dengan disabilitas fisik dan semua surat edaran akan disediakan, apabila memungkinkan, dalam format elektronik yang aksesibel. Silahkan gunakan formulir ini agar kami mengetahui jika anda mempunyai permintaan lain untuk memungkinkan anda berpartisipasi secara penuh.’
Checklist • Apakah undangan sudah memasukkan bagian-bagian yang menanyakan jika seseorang memiliki persyaratan spesifik? • Apakah peta dan lokasi venue serta arahnya telah dimasukan ke dalam undangan tersebut?
Hearing loop Hearing loop juga dikenal sebagai induction loop (gelung induksi) atau audio loop (gelung audio), di mana sistem ini menciptakan amplified signal (isyarat dikuatkan) yang bisa ditangkap oleh hearing aids (alat pendengaran), yang memungkinkan orang dengan gangguan pendengaran berpeluang lebih besar untuk mendengar pembicara dengan lebih jelas.
Support worker Selalu memastikan bahwa apabila ada support worker atau asisten yang diajak pada acara tersebut dan memperlilahkan kepada tamu undangan untuk mengetahui bahwa ada seseorang yang membimbing tamu undangan dimaskud, dan di mana mereka menginginkan. Jika acara ini outdoor event, hadirin dengan gangguan-penglihatan sebaiknya ditawarkan deskripsi tentang situs dan cara terbaik untuk mengaksesnya.
Checklist • Apakah ada support worker yang memadai dalam kehadirannya? • Apakah anda akan menyarankan kepada tamu undangan dimaksud bahwa akan ada orang untuk mendampingi mereka, dan di mana menemukan mereka?
Isu bagi Presenter, Speaker dan MC untuk Menjadi Pertimbangan Ada beberapa butir penting lainnya di mana presenter, speaker dan chair perlu mempertimbangkan hal-hal berikut: • Speaker harus selalu memperkenalkan diri kepada tamu undangan (hadirin) dan ketika dalam pertemuan lebih kecil untuk melihat sekeliling meja dan mengajak partisipan yang lain untuk memperkenalkan diri. Presenter harus berhadapan dengan hadirin dan tetap ‘head up’ kepada mereka ketika berbicara, mengingat hal ini merupakan kesempatan terbaik di mana 3
suaranya bisa didengar. • Melambatkan ucapan sedikit dan ingat untuk menggunakan jeda antara frasa dan ayat untuk memungkinkan tamu hadirin dengan kehilangan pendengaran kesempatan untuk memproses apa yang mereka dengar dan untuk menjaga dengan apa yang mereka dengar. • Untuk membimbing dengan konsentrasi, termasuk jeda pendek reguler dalam agenda dimaksud. • Elakan melihat pada PowerPoint screen ketika berbicara karena anda akan berpaling dari microphone dan audience. Gunakan roving microphone, atau mengulangi pertanyaan ketika menjawab pertanyaan dari tamu hadirin untuk memastikan setiap orang mendengar baik pertanyaan maupun jawaban. • Batasi jumlah visual dan menjaga agar visual tersebut sederhana dengan warna kontras yang baik.
Checklist • Apakah anda sudah mengatur hearing loop? • Apakah anda sudah mengatur amplified microphone dan roving microphone? • Apakah semua perlengkapan elektronik sudah diperiksa untuk memastikan semuanya berfungsi dan bekerja dengan baik? • Apakah anda sudah membatasi visual? • Apakah visual dimaksud mudah untuk dipahami dengan warna kontras yang baik? • Apakah anda sudah menjadwalkan jeda pendek reguler?
Catering Beberapa venue memiliki kebijakan yang hanya menyediakan partisipan dengan self-service buffet (perasmanan) pada waktu makan siang/malam. Seseorang dengan gangguan mobilitas atau gangguan penglihatan mungkin mendapatkan kesulitan, atau tidak memungkinkan, untuk membawa atau memegang makanan dari pilihan buffet dan memakan tanpa piring yang disokong di atas meja. Flexible drinking straw harus tersedia sesuai/atas permintaan.
Checklist • Sudahkah anda mempertimbangkan serving food pada meja ketimbang pada buffet? • Apakah flexible drinking straw tersedia jika diperlukan? • Apakah anda akan menyarankan partisipan dimana support worker tersedia untuk membimbing dengan makan siang jika dibutuhkan?
4
Isu lain untuk Pertimbangan • Jika speaker tamu memiliki gangguan penglihatan, mereka mungkin membutuhkan asistensi untuk menghadapi penonton untuk presentasi mereka. • Mengorganisasi untuk kendi dan gelas air untuk ditempatkan pada meja pembicara tamu. • Menanyakan bagaimana, atau, jika anda bisa memberikan asistensi pada seorang hadirin. • Tanyakan pada hadirin dengan gangguan penglihatan metoda yang mereka sukai dalam membimbing. • Melayani seorang hadirin dengan gangguan penglihatan nama, dan mengidentifikasi diri anda. • Jangan pernah meninggalkan seorang hadirin dengan gangguan penglihatan tanpa memberitahukan mereka. • Untuk seseorang dengan kehilangan pendengaran, cari tahu metoda yang mereka sukai tentang komunikasi. • Jika seekor guide dog ada, selalu mengurus pengguna guide dog tersebut. • Jangan pernah menepuk guide dog dengan iseng tanpa izin dari pengguna guide dog tersebut. • Menyarankan pengguna guide dog jika ada guide dog lain pada acara tersebut, dan di mana mereka berada. • Menyarankan pengguna guide dog jika ada seekor guide dog yang lari, dan di mana lokasinya. • Menyediakan mangkuk air minum untuk guide dog yang diisi penuh agar berfungsi dengan baik.
5
