Pedoman Pengelolaan Jurnal Elektronik Standarisasi

Pedoman Pengelolaan Jurnal Elektronik Standarisasi 2016

Kata Pengantar Perkembangan jurnal elektronik yang pesat di Indonesia sayangnya tidak diimbangi dengan kualitas dari tata kelola jurnal sesuai standar dan naskah yang diterbitkan begitu halnya di LIPI. Peningkatan kualitas dan kuantitas jurnal terakreditasi dan bahkan bereputasi internasional ini menjadi sesuatu yang penting dalam rangka menjadi world class research. Disamping peningkatan jumlah dan kualitas riset-riset dari para Peneliti di lingkungan perguruan tinggi, perlu dikembangkan juga media publikasi ilmiahnya agar artikel-artikel yang dihasilkan dari riset-riset tersebut tidak semuanya lari ke jurnal di luar negeri saja, tetapi juga didiseminasi di jurnal-jurnal yang diterbitkan di Indonesia. Di sisi lain, peningkatan aksesibilitas website jurnal-jurnal ilmiah menjadi sangat penting pada era global saat ini, terutama jurnal-jurnal di Badan Standarisasi Nasional yang terakreditasi nasional maupun jurnal-jurnal nasional yang belum terakreditasi dan rintisan jurnal bereputasi internasional. Peningkatan aksesibilitas website jurnal ini dapat ditandai dengan naiknya jumlah pengunjung website dari waktu ke waktu yang dapat diartikan sebagai jumlah oplah, sehingga visibility dan dampak ilmiah di mesin pencari terutama Google Scholar semakin banyak. Selain itu, peningkatan aksesibilitas ini juga diindikasi dari jumlah halaman website dan jumlah dokumen PDF artikel jurnal yang online yang ditangkap oleh mesin pencari. Dengan semakin banyaknya jurnaljurnal di Indonesia yang mengonlinekan artikel-artikelnya terutama yang back issue, maka peluang untuk terindeksasinya jurnal-jurnal tersebut di mesin pengindeks jurnal semakin bertambah, misalnya Google Scholar, DOAJ, CABI, EBSCO, SCOPUS, dan lain-lain. Pada akhirnya, dengan penyediaan artikel ilmiah secara online di website masing-masing jurnal ilmiah, maka akan meningkatkan jumlah sitasi terhadap hasil-hasil karya yang dihasilkan Pengelolaan jurnal elektronik saat ini sudah mendesak untuk dilaksanakan mengingat rendahnya sitasi dan terbatasnya akses dari jurnal yang diterbitkan di Indonesia khususnya di lembaga litbang yang berdampak kurang dikenalnya hasil penelitan yang sudah dilakukan oleh Peneliti baik secara nasional maupun internasional. Untuk mengatasi permasalahan tersebut maka LIPI telah mengeluarkan Peraturan Kepala LIPI nomor 3 tahun 2014 dan Peraturan Dirjen Dikti nomor 1 tahun 2014 tentang akreditasi terbitan berkala ilmiah, dimana inti dari peraturan tersebut adalah akreditasi jurnal yang sebelumnya dilaksanakan untuk jurnal yang terbit secara cetak mulai tahun 2015 dan berlaku efektif 1 April 2016 akan dilaksanakan untuk jurnal yang terbit secara elektronik, sehingga jurnal yang terbit secara cetak tidak dapat lagi diakreditasi dan akreditasi dilaksanakan secara daring (online) melalui portal Arjuna (Akreditasi Jurnal Nasional), http://arjuna.dikti.go.id/ , dimana pengelolaannya ada di bawah Subdit Fasilitasi Jurnal Ilmiah, Direktorat Pengelolaan Kekayaan Intelektual Kementerian Ristek-Dikti. Berdasarkan hal tersebut maka perlu dipersiapkan pengelolaan jurnal secara elektronik bagi jurnal yang terbit di lingkungan Puslitbang Standarisasi, Badan Standarisasi Nasional. Oleh karena itu Sekretariat Badan Standarisasi Nasional berupaya untuk memfasilitasi penerbitan secara elektronik dan menerbitkan pedoman pengelolaan jurnal elektronik di lingkungan Badan Standarisasi Nasional yang dapat dijadikan acuan pengelola jurnal untuk dapat secara optimal mengelola jurnal secara elektronik sehingga yang sudah maupun belum terakreditasi dapat terakreditasi dengan peraturan dan sistem yang baru. Pedoman ini berisi standar dasar jurnal elektronik berdasarkan peraturan akreditasi terbitan berkala ilmiah tahun 2014, kelembagaan dan pengelolaan jurnal, manajemen jurnal untuk implementasi tata kelola jurnal elektronik dan manajemen penerbitan untuk menjalankan jurnal secara elektronik. Jakarta, Januari 2016

1|Panduan Pengelolaan Jurnal Elektronik Standarisasi


Daftar Isi

Kata Pengantar........................................................................................................................................ 1 Daftar Isi .................................................................................................................................................. 3 I STANDAR DASAR JURNAL ELEKTRONIK................................................................................................. 5 II KELEMBAGAAN DAN INFRASTRUKTUR ................................................................................................ 7 III MANAJEMEN JURNAL ........................................................................................................................ 8 MANAJEMEN PENERBITAN ................................................................................................................... 66 Penulis (Author) .................................................................................................................................... 67 Pengiriman Artikel (New Submission) ........................................................................................... 68 Submission in Review.................................................................................................................... 81 Submission in Editing .................................................................................................................... 82 Editor..................................................................................................................................................... 86 Submission Assignment ................................................................................................................ 86 Mengatur Edisi (Issue) ................................................................................................................... 89 Section Editor ........................................................................................................................................ 91 Submission in Review.................................................................................................................... 91 Submission in Editing .................................................................................................................. 103 Submission Scheduling ................................................................................................................ 104 Reviewer ............................................................................................................................................. 105 Copy Editor.......................................................................................................................................... 109 Initial Copyedit ............................................................................................................................ 109 Final Copyedit ............................................................................................................................. 110 Layout Editor ....................................................................................................................................... 112 Layout.......................................................................................................................................... 112 Proofreading ............................................................................................................................... 114 Proofreader ......................................................................................................................................... 115 PENDAFTARAN DIGITAL OBJECT IDENTIFIER ...................................................................................... 118 DOI Badan Kebijakan Fiskal (BKF) ....................................................................................................... 118 Followup Integrasi DOI................................................................................................................ 118 DOI Plugin Setting ............................................................................................................................... 118 3|Panduan Pengelolaan Jurnal Elektronik Standarisasi

Export XML DOI ................................................................................................................................... 121 Deposit DOI ......................................................................................................................................... 124 INDEKSASI ........................................................................................................................................... 126 Persiapan Indeksasi ............................................................................................................................. 126 Article Processing Charges .......................................................................................................... 126 Content Licensing ........................................................................................................................ 127 Plagiarism Checker ...................................................................................................................... 128 Lembaga Pengindek Nasional ............................................................................................................. 129 Lembaga Pengindek Internasional ...................................................................................................... 131 Bielefeld Academic Search Engine .............................................................................................. 131 Google Scholar ............................................................................................................................ 132 Lembaga Pengindek Internasional Bereputasi ................................................................................... 134 Directory of Open Access Journals.............................................................................................. 134 SCOPUS ....................................................................................................................................... 135 Reputasi Jurnal .................................................................................................................................... 140


I STANDAR DASAR JURNAL ELEKTRONIK Perubahan paradigma terbitan berkala ilmiah cetak menjadi elektronik perlu diikuti oleh peraturan yang mendukung. Pusbindiklat Peneliti-LIPI dan Direktrorat Penelitian dan Pengabdian Masyarakat – Dikti selaku lembaga yang memiliki kewenangan untuk melakukan penilaian akreditasi Ilmiah pada tahun 2012 telah bersepakat untuk melakukan penyesuaian pedoman akreditasi terbitan berkala ilmiah yang berlaku saat ini, yaitu Peraturan Kepala LIPI Nomor 04/E/2011 tentang akreditasi majalah ilmiah dan Peraturan Dirjen Dikti nomor 49/DIKTI/Kep/2011 Tentang pedoman Akreditasi Terbitan Berkala Ilmiah. Kesepakatan antara LIPI dan DIKTI menghasilkan pedoman akreditasi terbitan berkala ilmiah yang lebih menekankan pada penilaian penerbitan jurnal ilmiah secara elektronik. Selanjutnya, LIPI menerbitkan Peraturan Kepala LIPI Nomor 3 Tahun 2014 dan DIKTI menerbitkan Peraturan Dirjen Dikti nomor 1 Tahun 2014 tentang Pedoman Akreditasi Terbitan berkala Ilmiah walaupun peraturan tersebut ditetapkan dengan nomor peraturan yang berbeda namun isi kedua peraturan tersebut sama. Peraturan baru tersebut akan diberlakukan efektif mulai tahun 2016, sedangkan tahun 2015 ini merupakan masa transisi penerapan pedoman terbitan berkala ilmiah yang baru. Perbedaan instrumen lama dan baru dapat dilihat dalam tabel 2 . Tabel 1 Perbedaan Akreditasi Instrumen lama dan baru Instrumen

Lama

Baru

Format/Media Jurnal

Format Cetak Wajib, On-line optional

Format Online optional

Manajemen Pengelolaan Terbitan

Berbasis cetak dikelola secara manual

E-Publishing System, dan mempersyaratkan pengelolaan secara full online (paperless)

Petunjuk Penulisan Bagi Penulis

Belum mempersyaratkan penggunaan template penulisan naskah

Mempersyaratkan/menganjurkan penggunaan template penulisan naskah untuk mempercepat pengelolaan naskah

Pengacuan , Pengutipan Penyusunan Daftar Pustaka

Konsisten secara manual

Mempersyaratkan/menganjurkan penggunaan aplikasi referensi

Manajemen Pengelolaan (Review)

Penekanan Pada Hasil

Penekanan pada Proses

Alamat Unik artikel

Tidak Ada

Mempersyaratkan/menganjurkan memiliki identitas unik artikel (Digital object identifier)

Indeks Tiap Jilid

Manual

Otomatis dengan System

Berbasis Oplah dan Tiras Penyebaran terbatas

Berbasis Akses dan Statistik penyebaran luas (global) dengan kunjungan unik

Sulit dilaksanakan

Lebih mudah dilaksanakan

Penyebarluasan Ilmiah

dan

dan

Dampak

Indeksasi dan Internasionalisasi

Wajib,

Cetak

E-Publishing

Dengan telah diberlakukannya Pedoman Akreditasi Terbitan berkala Ilmiah tahun 2015, maka jurnal yang akan terbit harus dalam bentuk elektronik dengan persyaratan pengajuan sebagai berikut; 5|Panduan Pengelolaan Jurnal Elektronik Standarisasi

1. Memiliki ISSN baik dalam versi elektronik (e-ISSN) dan atau cetak (p-ISSN) apabila terbitan dalam dua versi; 2. Mencantumkan persyaratan etika publikasi (publication ethics statement) dalam laman website jurnal; 3. Terbitan berkala ilmiah harus bersifat ilmiah, artinya memuat artikel yang secara nyata mengandung data dan informasi yang memajukan pengetahuan, ilmu, dan teknologi serta seni; 4. Terbitan berkala ilmiah telah terbit paling sedikit 2 tahun berurutan, terhitung mundur mulai tanggal atau bulan pengajuan akreditasi; 5. Frekuensi penerbitan berkala ilmiah paling sedikit 2 kali dalam satu tahun secara teratur; 6. Jumlah artikel setiap terbit sekurang-kurangnya 5 artikel, kecuali jika berbentuk monograf; 7. Tercantum dalam salah satu lembaga pengindeks nasional (Indonesian Scientific Journal Database (ISJD), Portal Garuda, Pustaka Iptek dan/atau yang setara). Point penilaian untuk jurnal dapat terakreditasi yaitu pengelola jurnal harus dapat memenuhi unsur penilaian seperti dalam tabel 3, dimana jurnal dapat terakreditasi setelah memperoleh nilai minimal 70, dimana unsur penilaian terbagi menjadi dua yaitu tata kelola dan substansi naskah. Tabel 2 Perbedaan Unsur Penilaian Instrumen lama dan baru Skor/ Skor/ Bagian Unsur Penilaian Bobot Lama Bobot Baru (2011) (2014) A Penamaan Terbitan Berkala Ilmiah 3 3 B C D E F G H

Kelembagaan Penerbit Penyuntingan Dan Manajemen Pengelolaan Terbitan (Nama lama Penyuntingan Dan Mitra Bestari) Substansi Artikel Gaya Penulisan Penampilan Keberkalaan Penyebarluasan ( Nama Lama : Layanan Tambahan)

9 17

4 17

36 15 8 8

39 12 8 6

4

11

Jumlah

100

100

Berdasakan peraturan tersebut supaya dapat terakreditasi maka setiap penerbit jurnal di lingkungan Kementerian Keuangan Republik Indonesia harus memiliki cek list persyaratan pengajuan dan melakukan evaluasi diri terhadap jurnal masing-masing, sehingga mengetahui posisi jurnal saat ini dan perbaikan yang harus dilakukan sehingga dapat terakreditasi, oleh karena itu dalam lampiran ini tersedia cek list yang dapat digunakan sebagai bahan evaluasi jurnal sehingga dapat terakreditasi nasional dan bereputasi internasional.


II KELEMBAGAAN DAN INFRASTRUKTUR Pengelolaan jurnal ilmiah dalam rangka mencapai target utama menjadi jurnal ilmiah yang terakreditasi nasional dan/atau jurnal yang bereputasi internasional memerlukan Sistem Manajemen dan Pengelolaan Jurnal yang efektif dan efisien. Sistem Manajemen dan Pengelolaan Jurnal ini harus mengacu kepada instrumen-intrumen dan kriteria-kriteria yang disyaratkan oleh akreditasi jurnal nasional dan lembaga pengindeks internasional. Masalah ini dapat diselesaikan dengan adanya komitmen antar pimpinan lembaga tempat jurnal berdiri, dan pengelola. Dimana pimpinan harus mensupport dengan penyediaan infrastruktur baik secara single jurnal maupun multiple jurnal, kemudian menyediakan sekretariat, pengelola tetap dan alokasi anggaran secara berkelanjutan.


III MANAJEMEN JURNAL Manajemen Jurnal adalah proses atau kerangka kerja dalam pengelolaan konfigurasi jurnal meliputi setup jurnal mengenai profil, kebijakan, pengguna, tampilan jurnal dan hal lain yang berkaitan dengan jurnal Manajemen Jurnal dalam sistem OJS hanya dapat dilakukan pengguna dengan peran sebagai manager journal atau jurnal manajer. Peran jurnal manajer ini mempunyai akses penuh terhadap segala sesuatu yang berkaitan konfigurasi jurnal, bahkan manajer jurnal dapat login sebagai semua pengguna dengan peran apapun yang terdaftar jurnal tersebut (kecuali pengguna sebagai administrator situs). Mendaftarkan atau melakukan registrasi pengguna dengan peran sebagai manajer jurnal hanya dapat dilakukan oleh administrator situs. 1. LOG IN Pengelolaan jurnal dilaksanakan oleh pengelola jurnal dengan terlebih dahulu melakukan registrasi dan masuk melalui menu LOG IN pada halaman utama dengan mengisi username dan password seperti pada Gambar 3.1 berikut yang menampilkan beranda dan menu login.

Gambar 3.1 Tampilan Beranda dan Log In melalui Journal Manager


Gambar 3.1 Tampilan Beranda dan Log In melalui Journal Manager Setelah berhasil login, akan tampil halaman pengaturan, yaitu menu Journal Management yang terdiri atas sub menu Management Pages, Users dan Roles. 2. Memulai Pengaturan Jurnal melalui Management Pages Pengaturan jurnal dilakukan melalui Management Pages sub menu Setup seperti pada Gambar 3.2 berikut.

Klik Setup

Gambar 3.2 Pengaturan Jurnal pada Management Page Kemudian pilih Setup sehingga muncul menu Journal Setup seperti pada Gambar 3. 3 berikut.


Gambar 3. 3 Pengaturan Jurnal pada Journal Setup Pengaturan jurnal (Journal Setup) seperti terlihat pada gambar di atas, terdiri atas lima langkah sebagai berikut. 1. Detail meliputi pengaturan informasi umum (general information); kontak penanggungjawab jurnal (contactprinciple); kontak layanan teknis (technical support contact); penerbit (publisher); organisasi sponsor (sponsoring organizations); tambahan organisasi yang mendukung jurnal (sources of support); dan mesin pencari (search engine). 2. Policies berisi informasi cakupan dan fokus jurnal (focus and scope of journal); panduan beberapa catatan; proses review; penilaian dan aturan untuk mitra bestari (peer review); tambahan kebijakan jurnal melalui privacy statement; keputusan editor (editor decision); pengarsipan jurnal (journal archieving); dan basisdata reviewer (database reviewer potential). 3. Submission meliputi informasi dan cara penulisan (author guideline); format penulisan (formatting standard); beberapa aturan list persiapan pengiriman tulisan yang tampil dalam checklist (submission preparation checklist); catatan hak cipta dalam jurnal (copyright notice); melakukan indeks penulis (for author to index their work, register journal for indexing); catatan/pemeritahuan kepada penulis (notification of author submission); penandaan sitasi (citation markup assistant). 4. Management meliputi pengaturan keamanan dan akses (access and security setting), penjadwalan terbitan (publication scheduling); identifikasi isi jurnal (identification of journal content); pengumuman terbit (announcements); tambahan instruksi atau penjelasan untuk penulis copyeditors dan section editors (copyeditors); instruksi layout (layout instruction), dan petunjuk untuk proofreading. 5. The Look meliputi pengaturan header homepage (journal homepage header); konten (journal homepage content); header jurnal (journal page header), footer (journal page footer), navigasi (navigation bar), layout jurnal (journal layout), keterangan singkat (information) dan tampilan jurnal dalam 1 halaman (lists). Langkah 1 : Pengisian Detail Jurnal (Getting Down the Details) a. Mengisi informasi umum (General Information) yang ditunjukkan sebagaimana pada Gambar 3. 4 berikut. 10 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i

jurnal Wajib diisi dengan inisial jurnal Diisi dengan Abbreviation jurnal, cara lengkap perhatikan penjelasan dibawah Diisi dengan ISSN versi print

Diisi dengan ISSN versi online/ elektronik Diisi dengan alamat pos pengelola/ instansi penerbit jurnal

Gambar 3. 4 Pengisian Informasi Umum Jurnal Dalam mengisi abbreviation jurnal, ada cara khusus yang dapat dilakukan, yaitu sebagai berikut : Abbreviation adalah kependekan (singkatan itu 'acronym', red.). Terdapat banyak pedoman untuk memendekkan sebuah kata seperti OED, CAS, Wilson, atau JAS. Namun, ketika kita mendaftarkan jurnal kita ke lembaga pengindek (misalnya) SCOPUS, maka yang pertama kali SCOPUS lakukan adalah mencocokkan nama jurnal ke database ISSN di Paris. Oleh karena itu, akan lebih baik jika abrreviation dilakukan menggunakan tool resmi yang disediakan ISSN pada alamat : http://www.issn.org/services/online-services/access-to-the-ltwa/ Tools ini otomatis merekomendasikan abreviation berdasarkan ISO 4 dalam 65 bahasa. Mohon dapat diperhatikan apakah bahasa yang direkomendasikan oleh tool ini sudah sesuai dengan keinginan kita. Caranya :  Contoh misalnya kita ingin membuat abbreviation dari Journal of Mechatronic, maka kita menelusur satu demi satu kata  pertama kita ketik kata journal pada kotak teks Search the list of abbreviations by word  maka nanti akan muncul abbreviation yang tepat yaitu : j.  selanjutnya kata of. Kata hubung dapat diabaikan dalam proses abbreviation.  selanjutnya kata Mechatronics, akan muncul abbreviation : mechatron.  maka abbreviation yang tepat untuk Journal of Mechatronics adalah j. mechatron.  jika teks yang ditelusur tidak ada atau No Results Found. maka pengelola disarankan untuk menampilkan kata tersebut secara utuh.

11 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i

b. Selanjutnya mengisi Kontak Penanggungjawab Jurnal (Principal Contact) seperti pada Gambar 3. 5 berikut.

Wajib Diisi dengan nama penanggung jawab (ketua redaksi) jurnal Diisi dengan gelar penanggung jawab (ketua redaksi) jurnalWajib diisi dengan nama Diisi dengan afiliasi penanggung jawab (ketua redaksi) jurnal Diisi dengan email penanggung jawab (ketua redaksi) jurnal Diisi dengan no telepon/ handphone penanggung jawab (ketua redaksi) jurnal Diisi dengan no faksimile penanggung jawab (ketua redaksi) jurnal Diisi dengan alamat pos penanggung jawab (ketua redaksi) jurnal

Gambar 3. 5 Pengisian Informasi Umum Principal Contact c. Isi Kontak Pendukung Teknis Jurnal (Technical Support Contact) seperti pada Gambar 3.6.

Nama, Email dan Telepon Kontak Teknis terkait sistem WAJIB diisi, sehingga editor, reviewer, penulis dan peran lain akan dapat berkorespondensi apabila menemui kesulitan masalah jurnal. Kontak teknis ini biasanya adalah pengguna/ tenaga IT yang berperan dalam mengembangkan dan memelihara sistem

Gambar 3.6 Pengisian Kontak Pendukung Teknis Jurnal


d. Lengkapi Identifikasi Email Jurnal (Email Identification) seperti pada Gambar 3.7 berikut. Diisi dengan penutup email / signature, akan muncul disetiap footer email jurnal

Diisi dengan alamat email yang akan difungsikan sebagai menampung email yang tidak dapat terkirim (bounced email address)

Gambar 3.7 Pengisian Identifikasi Email Jurnal e. Selanjut pengisian organisasi Penerbit Jurnal (Publisher) sebagaimana pada Gambar 3.8 berikut.

Diisi dengan deskripsi singkat/ catatan mengenai organisasi penerbit

Diisi dengan institusi/ satuan kerja penerbit

Diisi dengan alamat website/situs penerbit

Gambar 3.8 Pengisian Organisasi Penerbit


f. Pengisian selanjutnya adalah data Organisasi Pemberi Sponsor (Sponsoring Organization) seperti ditunjukkan pada Gambar 6.29 berikut.

Diisi dengan deskripsi singkat/ catatan mengenai organisasi pemberi sponsor

Diisi dengan nama organisasi pemberi sponsor

Diisi dengan alamat website organisasi pemberi sponsor Klik tombol add, jika ingin menambahkan organisasi lainnya

Gambar 3. 9 Pengisian Organisasi Pemberi Sponsor g. Pengisian data Penyandang Dana (Sources of Support) seperti ditunjukkan dalam Gambar 3.10 sebagai berikut. Diisi dengan deskripsi singkat/ catatan mengenai organisasi kontributor/ pendukung sebagai penyandang dana atau dalam bentuk lainnya Diisi dengan nama organisasi kontributor

Diisi dengan alamat website organisasi kontributor Klik tombol add, jika ingin menambahkan organisasi lainnya

Gambar 3.10 Pengisian Data Penyandang Dana


h. Selanjutnya data Search Engine Indexing dimaksudkan untuk membantu pengguna menemukan jurnal apabila melakukan pencarian melalui mesin pengindeks. Untuk pengisian dapat dilakukan seperti pada Gambar 3.11 sebagai berikut.

Diisi dengan deskripsi singkat tentang jurnal

Diisi dengan kata kunci jurnal

Diisi dengan tag HTML header jurnal (cara detail dijelaskan di bawah)

Gambar 3.11 Pengisian Data Search Engine Indexing Untuk mengisi custom tags diperlukan tools generator untuk membuat tag html, tools generator tersebut dapat diakses melalui alamat http://www.metatags.org/meta_tags_code_generator,

Gambar 3.12 Meta tags generator dengan cara sebagai berikut :  Isi form title, description, keyword dan abstraction sesuai dengan isian sebelumnya


Gambar 3.13 title, description,keyword dan tag pada http://www.metatags.org  lalu klik tombol generate meta tags!

Gambar 3.13 tombol generate meta tags!  Maka akan muncul html code di teks box meta tags

Gambar 3.14 hasil metatags  Copy code tersebut paste ke dalam teks box HTML custom tags yang ada di OJS.

Gambar 3.15 paste metatags pada OJS i. Journal History seperti yang ditunjukkan pada Gambar 3.16 dapat digunakan untuk menjelaskan perubahan dari title, editorial board dan beberapa hal yang mempunyai relevansi dari sejarah terbitan.

Diisi dengan informasi sejarah publikasi jurnal yang berkaitan dengan publikasi awal, perubahan nama, perubahan dewan redaksi, perubahan ISSN, dll

Gambar 3.16 Pengisian Journal History

Langkah 2. Pengaturan Kebijakan Jurnal (Journal Policies) Kebijakan jurnal yang dimaksud adalah untuk menginformasikan tentang fokus dan lingkup kajian dari jurnal yang diterbitkan sehingga penulis, pembaca, dan pustakawan dapat dengan mudah menyesuaikan beberapa aturan dari jurnal yang dimaksud. Manajer jurnal memasukkan kebijakankebijakan dari jurnal tersebut. 16 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i

a. Fokus dan Lingkup Jurnal (Focus and Scope of Journal) sebagaimana Gambar 3.17 berikut.

Diisi dengan fokus kajian dan ruang lingkup bagian jurnal

Gambar 3.17 Pengisian Focus and Scope of Journal b. Mitra Bestari (Peer Review) meliputi pengisian data yang berkaitan dengan Peer Review yang terdiri atas komponen Review Policy, Review Guidelines, Review Process, Review Options. Review Policy adalah kebijakan melakukan review yang dapat dilihat oleh semua level user, sehingga seluruh penjelasan yang berkaitan selama proses review jurnal oleh mitra bebestari harus dapat dituliskan dengan jelas seperti pada Gambar 3.18 berikut.

Diisi dengan kebijakan dalam melakukan peninjauan atau review, pemrosesan untuk penulis, jumlah reviewer, jangka waktu melakukan review, prinsip melakukan rekruitmen reviewer

Gambar 3.18 Pengisian Review Policy Review Guidelines adalah intruksi-instruksi yang harus dilakukan oleh reviewer selama melakukan review. Instruksi-instruksi tersebut harus jelas, dijabarkan secara detail langkah demi langkah dalam melakukan review. Isian tersebut dituliskan dalam tampilan Gambar 3.19 berikut.


Diisi dengan panduan melakuan review untuk reviewer, misalnya panduan mengisi review form, panduan melakukan review pada microsoft word dengan menggunakan track changes, dll

Gambar 3.19 Pengisian Review Guidelines Review Process memungkinkan untuk memilih metode terbaik untuk peer-review jurnal yang dikelola. Secara default, proses review dilakukan di OJS dengan memilih Standard Review Process. Proses review juga dapat dilakukan dengan proses tersendiri. Untuk membuat proses review tersendiri Email-Attachment Review Process harus dipilih. Tampilan pilihan proses review adalah seperti Gambar 3.20 berikut.

Gambar 3.20 Pilihan Proses Review Selanjutnya, Review Options dalam OJS mempunyai konfigurasi sejumlah pilihan yaitu review time, reviewer reminder, reviewer rating, reviewer access dan blind review. Review time akan menentukan berapa lama waktu untuk menyelesaikan tugas dalam melakukan review artikel yang terkirim seperti pada Gambar 3.21 berikut.


Gambar 3.21 Pilihan Review Time Reviewer reminder merupakan sistem pengingat kepada reviewer yang secara otomatis akan mengirim pesan melalui email remainders apabila calon reviewer tidak merespon permintaan sebagai reviewer atau apabila reviewer belum mengirimkan hasil review. Fungsi tersebut bisa diaktifkan dengan cara mengubah settingan pada file config.inc.php, yaitu dengan mengaktifkan scheduled_tasks yang sebelumnya off menjadi on, sebagaimana pada tampilan Gambar 3.22 berikut.

Gambar 3.22 Tampilan Review Reminder Reviewer ratings adalah fasilitas yang memungkinkan editor melakukan pemeringkatan kualitas dalam point 5 skala. Pilihan ini dapat dilihat sebagaimana pada tampilan Gambar 3.23 berikut.

Gambar 3.23 Tampilan Review Ratings Reviewer access adalah fasilitas sistem penilaian apakah akan menggunakan sistem penilaian untuk ulasan (hanya dapat dilihat oleh editor), dan satu klik akses untuk melakukan review. Dengan klik pada pilihan Enable one-click reviewer access memungkinkan editor untuk mengirim email kepada reviewer berupa alamat page URL (kehalaman artikel) yang harus di review tanpa perlu membuat account atau login. Pilihan ini dimaksudkan untuk mengurangi hambatan teknis para reviewer, namun agak tidak aman apabila orang yang tidak berwenang melakukan review dapat mengetahui dan mengakses page URL tersebut. Pilihan reviewer access terlihat pada Gambar 3.24 berikut.


Gambar 3.24 Tampilan Reviewer Access Pilihan Blind Review memungkinkan tidak diketahuinya siapa penulis atau reviewer (link untuk mengingatkan editor dan section editor agar naskah diproses Blind Review) seperti pada Gambar 3.25 berikut.

Gambar 3.25 Tampilan Blind Access c. Privacy Statement adalah pilihan pernyataan privasi akan muncul pada bagian di situs jurnal mengenai tambahan informasi kebijakan pengelolaan suatu jurnal. Pengisian pernyataan privasi terlihat pada Gambar 3.26 berikut.

Gambar 3.26 Tampilan Privacy Statement d. Keputusan Editor (Editor Decision) adalah memungkinkan editor melakukan pemberitahuan keputusan mengenai proses naskah kepada penulis termasuk kepada penulis anggota (co-authors), seperti ditunjukkan pada Gambar 3.27 berikut.

Gambar 3.27 Tampilan Editor Decission e. Tambahan Penjelasan mengenai Jurnal (Add item to Appear in “About the Journal”) dimungkinkan penerbit melakukan keterangan atau penjelasan tambahan seperti yang ditampilkan pada Gambar 3.28 berikut. 

Adapun penjelasan informasi tambahan yang wajib sebagai persyaratan lembaga indeksasi (misal DOAJ), yaitu Pernyataan pengecekan plagiarism (plagiarism check), pernyataan bahwa artikel yang disubmit oleh penulis tidak dikenakan biaya (article processing charges), Pernyataan Publication ethics dan Malpractice Statement, pernyataan Retained Rights/Terms and Conditions of Publication, 20 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i

pernyataan penggunaan aplikasi manajemen referensi (references management), pernyataan bahwa jurnal telah terindeks di beberapa endexer.


Gambar 3.29 Tampilan Penjelasan Tambahan yang ada di Tampilan tentang Jurnal f. Pengarsipan Jurnal (Journal Archiving) adalah fasilitas yang memungkinkan untuk menyimpan arsip secara aman dan permanen. Proses pilihan tersebut ditunjukkan pada Gambar 3.30 berikut.

Klik pada check box, untuk mengaktifkan sistem arsip yang permanen dan aman. Untuk mengetahui informasi lengkap silahkan akses alamat http://www.lockss.org/

Gambar 3.30 Sistem Pengarsipan yang Aman dan Permanen Dalam OJS


g. Basis data Reviewer Potensial (Potential Reviewer Database) memungkinkan pendaftaran dan penyimpanan reviewer potensial yang ditunjukkan pada Gambar 3.31 berikut. Digunakan untuk menambahkan link ke database reviewer eksternal dan menyediakan sumber referensi cepat untuk bagian Editor atau untuk mencari reviewer yang potensial dalam jurnal

Alamat link (URL)

Judul Link Menambah link baru

Gambar 3.31 Tampilan Pendaftaran dan Penyimpanan Basis Data Reviewer Potensial

Langkah 3. Panduan Pengiriman Artikel (Guiding Submission) a. Panduan untuk penulis (Author Guidelines) seperti pada Gambar 3.32 dapat berisikan format atau layout penulisan, cara mensitasi buku atau jurnal, penulisan data set, penyebutan alat serta beberapa yang secara langsung berkaitan dengan tampilan dan penyajian data dari artikel dalam jurnal tersebut.

Diisi dengan petunjuk penulisan dalam jurnal seperti format, gaya selingkung, gaya sitasi, penulisan data set, penyajian grafik, penyebutan alat, dsb. Selain itu disediakan link download file word template artikel

Gambar 3.32 Tampilan Panduan untuk Penulis b. Dalam pengiriman artikel oleh penulis dapat ditambahkan beberapa aturan atau ketentuan yang disajikan dalam checklist persiapan pengiriman yang harus dipenuhi oleh penulis. Penulis tidak akan dapat melakukan proses selanjutnya apabila yang bersangkutan belum memenuhi atau menyetujui checklist sebelumnya. Tampilan checklist sebagaimana Gambar 3.33 berikut.


Diisi dengan checklist, Tergantung dari kebijakan jurnal masingmasing

Gambar 3.33 Checklist dalam Pengiriman Artikel c. Catatan Hak Cipta (Copyrigth Notice) merupakan pemberitahuan informasi hak cipta ini akan muncul pada halaman Jurnal dan mengharuskan penulis memahami dan menyetujui tentang hak cipta yang tertulis dalam jurnal. Pemberitahuan ini adalah bagian dari proses pengiriman jurnal untuk diterbitkan. Catatan Hak Cipta dapat dituliskan pada Gambar 3.34 berikut.

Diisi dengan catatan hak cipta, contoh dapat diakses link EXAMPLE, dianjurkan untuk menambahkan link file PDF Copyright Transfer Agreement

Gambar 3.34 Tampilan Catatan Hak Cipta


Gambar 3.35 contoh copyright transfer agreement Jurnal MEV LIPI

Pemegang Hak Cipta, jika pemegang hak cipta adalah instansi, dapat menggunakan radio button Other

HAK Cipta tahunan artikel berbasis pada Kesepakatan sebelum submission yang mengharuskan penulis untuk menyetujui catatan hak cipta Menampilkan pernyataan hak cipta dengan konten (dianjurkan untuk memberitahu penulis tentang pemegang hak cipta). Tombol untuk melakukan reset settingan/ ijin informasi yang telah melekat pada artikel, hal ini dilakukan jika dilakukan perubahan

Menampilkan lisensi pada artikel yang di publish

Lisensi Common creative, untuk mendapatkan jenis lisensi nya silahkan akses: http://creativecommons.org/choose/

Gambar 3.36 Tampilan setup hak cipta


Mengisi pilihan lisensi yang ditetapkan jurnal masingmasing kemudian akan secara otomatis akan muncul logo yang sesuai

Gambar 3.37 Tampilan memilih lisensi creative commons

d. Melakukan Indeks untuk penulis (For Author to Index Their Works) seperti pemilihan disiplin ilmu yang paling sesuai, sistem klasifikasi, dan kata kunci akan meningkatkan kemampuan orang lain untuk menemukan artikel yang dimaksud. Pada OJS, pengajuan indeks akan dilakukan oleh penulis sendiri, tetapi informasi ini dapat diperiksa berulang dan diubah oleh editor setiap saat. Seperti yang terlihat pada Gambar 3.38, formulir ini memungkinkan untuk memilih dari sejumlah format indeks, tambahkan contoh yang relevan untuk memandu penulis, dan menyediakan mereka dengan sebuah link ke sebuah sistem klasifikasi subjek (seperti Mathematics Subjects Classification, Library of Congress Classification).


Diisi dengan disiplin ilmu

Diisi dengan judul dan alamat situs subjek klasifikasi

Diisidengan dengandisiplin kata kunci Diisi ilmu

Diisi dengan cakupan (coverage)

Diisi dengan terms sejarah yang relevan

Diisi salah satu karakteristik sampel penelitian

27 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i Diisi dengan jenis penelitian terkait, metode dan pendekatan penelitian yang

Diisi dengan jenis penelitian terkait, metode dan pendekatan penelitian yang digunakan

Gambar 3.38 Tampilan Pengindeksan Penulis e. Pencatatan artikel untuk proses indeksasi (Register Journal for Indexing) dapat dilakukan oleh Penulis dengan melakukan resgistrasi. Namun demikian biasanya hal ini telah dilakukan oleh seorang administrator jurnal. f. Pemberitahuan untuk penulis adalah berisi email pemberitahuan (ucapan terima kasih submission) yang akan dikirim ke kontak penulis, tembusan (CC) ke editor (kontak utama jurnal pada setup tahap 1) dan CC ke alamat email yang ditambahkan pada pilihan check box kedua, dengan tampilan sebagaimana pada Gambar 3.39 berikut.

Berisi email pemberitahuan (ucapan terima kasih submission)

Gambar 3.39 Tampilan Pemberitahuan untuk Penulis, CC ke editor dan CC ke alamat email yang ditambahkan g. Bantuan koreksi/ asisten sitasi (Citation Markup Assistant) merupakan fasilitas yang memungkinan sistem OJS dapat membantu editor dalam melakukan koreksi sitasi penulis secara online sesuai dengan referensi yang telah didaftarkan. Dengan mengklik pilihan enable, maka akan mengaktifkan layanan bantuan koreksi (ekstraksi, pengecekan dan menghasilkan) sitasi dan gaya sitasi yang sesuai. Pilihan tersebut sebagaimana terlihat dalam Gambar 3.40.

Gambar 3.40 koreksi sitasi Langkah 4. Mengelola Jurnal (Managing the Journal) a. Pengaturan Keamanan dan Akses (Access and Security Settings)


Akses ke Konten Journal (Access to Journal Content): Pemilihan Jurnal dapat dipilih sebagai jurnal dengan akses terbuka penuh atau penggunaan langganan untuk mengontrol akses ke beberapa konten atau semua. Sebagai contoh, jika dipilih kontrol berlangganan dimungkinkan untuk pengelolaan yang lebih spesifik seperti edisi, jenis jurnal, dan kebijakan berlangganan. Tambahan Situs dan Pembatasan Akses Artikel dapat dibatasi berdasar tingkat akses melalui pendaftaran pengguna dan memutuskan bagaimana pengguna yang diizinkan untuk mendaftarkan diri. Keuntungan memilih opsi ini adalah siapapun yang ingin membaca artikel yang dimaksud perlu mendaftar terlebih dahulu. Tampilan tambahan situs dan pembatasan akses dapat dilihat dalam Gambar 3.41.

Mengaktifkan layanan untuk akses terbuka pnuh

Menambah informasi lisensi mengenai kebijakan akses terbuka creative commons yang sudah didapatkan dari langkah sebelumnya

Mengaktifkan hak akses dengan cara pendaftaran dan berlangganan (subscription) terlebih dahulu

Selalu menampilkan link file full teks pada item yang memiliki akses terbatas

Pilihan agar OJS tidak dapat mempublish untuk public konten secara online


Pembatasan akses situs dan artikel, pengguna public dapat di batasi aksesnya / harus terdaftar dan login terlebih dahulu ketika mengakses situs jurnal dan artikel

Mengaktifkan registrasi dapat dilakukan sendiri oleh pengguna publik

Mengaktifkan registrasi hanya dapat dilakukan oleh manajer jurnal

Gambar 3.41 Tampilan Tambahan Situs dan Pembatasan Akses Artikel

b. Jadwal Terbit (Publication Scheduling) Jadwal terbit dapat dilakukan dengan format yang tersedia di OJS, yaitu berdasar Volume, Nomor, Tahun, Judul yang kemudian dapat didetailkan dengan penjelasan jumlah terbit Volume/tahun dan Jumlah Nomor/tahun. Untuk mengatur dapat dilakukan dalam Pubication Scheduling sebagaimana terlihat pada Gambar 3.42 dan 3.43 berikut.

Diisi dengan informasi jadwal publikasi dan beberapa tambahan format publikasi (berdasar: volume, number, year, title, pertama terbit dan frekuensi terbit)

Mencentang semua pilihan (bila diperlukan) agar semua metadata edisi dapat diinput

Gambar 3.42 Tampilan Jadwal Terbitan 30 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i

Diisi dengan edisi poin pertama kali awal terbit berdasarkan pada: volume, nomor, tahun, edisi per volume, volume per tahun

Gambar 3.43 Lanjutan Tampilan Jadwal Terbitan c. Identifikasi dari Isi Jurnal (Identification of Journal Content) merupakan penciri atau penandaan yang dapat digunakan dalam artikel dan isu dari isi dalam suatu terbitan misalnya dengan Digital Object Identifier (DOI). Untuk melakukan pilihan tersebut dapat dilakukan melalui pilihan Identification of Journal Content sebagaimana pada Gambar 3.44 berikut.

Pilih identifikasi berdasarkan issues, published, galleys, dan supplement artikel

Pilih identifikasi berdasarkan halaman dalam daftar isi

Gambar 3.44 Identifikasi dari Isi Jurnal d. Pengumuman (Announcements) sebagaimana pada Gambar 3.45 adalah fasilitas pengumuman sehingga pengelola memungkinkan untuk menyampaikan informasi ke pembaca mengenai beritaberita jurnal atau even. Dimungkinkan untuk membuat pengumuman lebih dari satu dan ditampilkan berdasarkan pengumuman terbaru.


Memungkinkan jurnal manajer dapat membuat pengumuman, misalnya : membuat pengumuman mengenai call for paper, konferensi, dll

Memungkinkan untuk mengatur tampilan jumlah pengumuman dalam satu halaman yang diumumkan

Gambar 3.45 Tampilan Fasilitas Pengumuman

Diisi dengan informasi tambahan yang akan muncul pada halaman pengumuman untuk pembaca

Copyeditor seperti yang ditunjukkan pada Gambar 3.46 difungsikan untuk meningkatkan tata bahasa dan kejelasan, bekerja dengan penulis untuk memastikan semuanya sesuai dengan aturan penulisan jurnal termasuk gaya jurnal bibliografi dan tekstual. Jika kita bertindak sebagai copyeditor (pengguna khusus yang berperan sebagai copy editor), maka dipilih opsi pertama. Jika copyeditor akan ditangani oleh editor atau editor section, maka dipilih opsi yang kedua. Secara default, copyedit sudah tersedia baik untuk copyeditor, author, maupun section editor. Pengubahan instruksi-instruksi tersebut dapat dilakukan oleh Journal Manager.

Diisi dengan petunjuk/ insruksi untuk copy editor dalam melakukan copy editing (koreksi tata bahasa)

Gambar 3.46 Tampilan Instruksi Copyeditor e. Layout Editors adalah berkaitan dengan penjelasan, penggunaan dan instruksi yang ditujukan kepada para editor yang meliputi layout, template dan reference linking seperti yang ditunjukkan pada Gambar 3.47 sampai dengan gambar 3.49.


Layout Instruction: Para Layout Editor mengubah versi copy edited (galley) ke dalam HTML, PDF, PS, dll, dan file tersebut siap untuk dipublikasikan.

Gambar 3.47 Tampilan Instruksi Layout Template Layout: Template ini dapat dibuat dalam format file (misalnya, Microsoft Word) dan digunakan oleh Layout Editor untuk memastikan desain yang konsisten.

Diisi dengan judul template

Diisi dengan file template (browse file lalu klik upload)

Gambar 3.48 Tampilan Layout Template Referensi Penghubung (Reference Linking) memungkinkan Layout Editor untuk menambahkan link referensi ke artikel sehingga para pembaca dapat melihat langsung secara online jurnal yang disitasi oleh penulis. Hal ini bukan keharusan, tetapi jika fitur tersebut tersedia maka sangat berguna untuk pembaca. Instruksi Referensi Penghubung ditunjukkan sebagaimana Gambar 3.49 berikut.


Diisi dengan intruksi layout untuk reference linking

Gambar 3.49 Tampilan Reference Linking f. Proofreader seperti yang ditampilkan pada Gambar 3.50 merupakan fasilitas yang dapat digunakan untuk membaca, memperbaiki dan meneliti kesalahan penulisan termasuk format penulisan dari artikel yang akan diterbitkan bersama penulis. Kesalahan tipografi dan format akan diperbaiki oleh Layout Editor.


Diisi dengan intruksi proofing

Gambar 3.50 Tampilan Proofreader Langkah 5. Pengaturan Tampilan Jurnal di Homepage (Customizing the Look) Tampilan dari Jurnal dapat diatur melalui Customizing the Look. Pengaturan tampilan tersebut meliputi Journal Header Homepage, Journal Hompage Content, Journal Page Header, Journal Page Footer, Navigation Bar, Journal Layout, Information dan List . Bagian-bagian yang dapat dilakukan dalam Pengaturan Tampilan dapat dilihat pada Gambar 3.51 sampai dengan Gambar 6.65. Fasilitas Pengaturan Header dari Homepage Jurnal terdiri dari : 1. Journal Title - Title text : Judul jurnal - Title image : untuk melengkapi header berupa judul jurnal (file berformat: gif, jpg atau png) yang diunggah dalam homepage. 2. Logo Image - Logo-image : yaitu gambar (file berformat: gif, jpg atau png) yang diunggah dalam homepage.


Diisi dengan teks nama jurnal

Pilih dan unggah imagenama jurnal

Gambar 3.51 Pengisian Homepage Header Hompepage Jurnal (Journal Homepage Content) dapat berisi beberapa hal sebagai berikut. 1. Deskripsi Jurnal (Journal Description); biasanya berisi penjelasan singkat dari jurnal yang terdiri atas 20-25 kata. 2. Gambar dari homepage yang dilengkapi dengan Alternate text. 3. Daftar isi (table of contents) dari terbitan paling baru (current issue). 4. Additional content sebagai penjelasan tambahan dari jurnal yang dimaksud.


Diisi dengan gambaran singkat jurnal

Gambar 3.52 Pengisian Homepage Content

Pilih dan unggah file image untuk halaman beranda jurnal pada bagian tengah

Menambahkan daftar isi pada edisi terkini

Infromasi tambahan yang akan muncul pada halaman beranda pada bagian bawah image homepage

Gambar 3.53 Lanjutan Pengisian Homepage Content 

Journal Page Header

Journal Page Header merupakan versi grafik dari judul dan logo yang akan tampil pada setiap header halaman. Selain itu pada bagian ini juga dimungkinkan penambahan favicon dan alternate header. Penggunaan dan pengisian dari Journal Page Header yaitu dengan cara melengkapi tampilan sebagaimana Gambar 3.54 berikut.


Diisi dengan nama/judul untuk page header

Pilih dan unggah imagenama jurnal untuk page header (halaman selain beranda)

Pilih dan unggah imagelogo jurnal untuk page header

Gambar 3.54 Tampilan Journal Page Header 

Catatan kaki di halaman jurnal (Journal Page Footer)

Catatan kaki (Footer) dapat ditambahkan dan akan tampil dalam setiap halaman. Penulisan footer dilakukan dengan format HTML mengikuti Gambar 3.55 berikut.

Diisi dengan teks yang akan muncul pada bagian bawah / footer setiap halaman jurnal. Misalnya: teks informasi akreditasi, alamat secretariat jurnal, ISSN, EISSN, dll

Gambar 3.55 Tampilan Journal Page Footer




Navigation Bar

Fungsi Navigation Bar untuk menambahkan link navigasi yang meliputi pengisian Label Name serta alamat URL yang akan dihubungkan. Penambahan pada Navigasi Bar tersebut dapat dilakukan seperti pada Gambar 3.56 berikut.

Diisi dengan nama label menu baru

Diisi dengan url yang didapatkan dari static pages plugin, caranya akan dijelaskan pada uraian dibawah Centang pilihan URL is an absolute URL.

Gambar 3.56 Tampilan Navigation Bar Untuk mendapatkan url menu baru, caranya adalah sebagai berikut:         

Klik new tab pada link journal management (agar tidak mengganggu tab yang sedang diinput) Klik System Plugins lalu klik generic plugin Klik enable pada bagian Static Pages Plugin Kemudian klik add/edit pada bagian Static Pages Plugin Akan masuk pada halaman Static Pages Plugin Klik add static page Isi form: path dengan nama link tanpa spasi, title dengan judul link, konten dengan isi url akan secara otomatis degenerate oleh OJS dengan pola sebagai berikut: http://domain/folderojs/index.php/pathjurnal/pages/view/menu_baru Copy url tersebut, lalu paste pada bagian teks box URL setup tahap 5.5 

Journal Layout

Seperti yang ditampilkan pada Gambar 3.57, default OJS sudah menyediakan layout tema (Journal Theme) dari jurnal sebagai Journal Stylesheet sehingga memudahkan bagi pengelola untuk memilih layout jurnal yang sesuai.


Memilih tema tampilan, hal ini tidak perlu dilakukan, jika sudah melakukan modifikasi file CSS secara langsung Pilih dan Unggah file tampilan (*.css)

Mengatur posisi, khusus untuk tampilan Ejournal LIPI ini, ruang sebelah kiri (left sidebar) tidak bisa digunakan, jadi yang bisa digunakan hanya memilih block untuk di hidden (unselected)

Gambar 3.57 Tampilan Pengaturan Journal Layout 

Informasi Singkat Jurnal (Information)

Pengelola jurnal dimungkinkan untuk menambahkan informasi dan catatan tambahan kepada pembaca, calon penulis, dan pengelola perpustakaan sebagaimana Gambar 3.58 berikut.

Gambaran singkat mengenai jurnal yang diujukan untuk pembaca

Gambaran singkat mengenai jurnal, link pedoman yang diujukan untuk penulis


Gambar 3.58 Tampilan Pengisian Informasi Tambahan 

Gambaran singkat mengenai jurnal yang diujukan untuk pustakwan untuk mengkaji

List

Pengelola jurnal dimungkinkan untuk membatasi tampilan (submissions, user, editing assignments) pada setiap halaman. Untuk mengaturnya dapat dilakukan dengan mengisi jumlah nomor yang akan ditampilkan sebagaimana pada Gambar 3.59 berikut.

Diisi dengan list jumlah item dan link halaman yang akan muncul pada setiap satu halaman

Gambar 3.59 Tampilan Pengaturan List Setelah proses penyimpanan untuk pengaturan Tampilan Jurnal di Homepage (Customizing the Look) selesai maka akan terlihat proses update selesai sebagaimana tampilan Gambar 3.60 berikut.

Gambar 3.60 Status Keberhasilan Pengaturan Jurnal 3. Penelusuran File (File Browser) Penelusuran file dapat menggunakan fasilitas FILES BROWSER. Penelusuran dapat melihat folder/direktori dan file-file yang ada di situs web jurnal. Dengan memanfaatkan fitur Files Browser ini juga dimungkinkan menampilkan dan menghapus file yang dicari serta digunakan untuk mengunduh dan mengunggah file. Pada menu File Browser ini juga dimungkinkan untuk pengelolaan file dalam direktori. Klik folder/ direktori artikel untuk melihat file atau folder/direktori di dalamnya. Pemanfaatan dan tampilan Penulusuran File ditunjukkan pada Gambar 3.61.


Pilih dan unggah file

Membuat direktori baru

Gambar 3.61 Tampilan Penelusuran File di Parent Directory 4. Bagian Jurnal (Journal Sections) Dalam suatu jurnal dimungkinkan untuk dibagi-bagi menjadi bagian (section). Secara default, OJS mempunyai bagian artikel (articles). Untuk menambah bagian atau section tahapan awal yang harus dilakukan adalah dengan mengklik Create Section seperti yang ditunjukkan dalam Gambar 3.61 berikut.

Gambar 3.61 Tampilan Menambah Bagian Selanjutnya bagian (section) yang baru dibuat dilengkapi dengan isian yang meliputi bahasa, judul bagian, singkatan, dan kebijakan, seperti ditunjukkan dalam Gambar 3.62 berikut.


Diisi dengan judul bagian jurnal misalnya front pages (cover, daftar isi, kata pengantar,dll). Atau berupa tipe konten jurnal, misalnya short communication, book review Diisi dengan abbreviation judul bagian jurnal, cara mendapatkan abbreviation sudah dijelaskan pada bagian sebelumnya

Memilih menggunakan review form atau tidak

Diisi dengan penjelasan kebijakan yang ditetapkan dalam bagian jurnal tersebut, misalnya kebijakan review, dan lainnya Kebijakan indeksasi, apakah tidak mensyaratkan abstrak, dsb

Pilihan pembatasan penyerahan/ submission, apakah submission hanya bisa dilakukan oleh Editor dan Editor bagian atau tidak. Ini berfungsi ketika kita ingin membuat bagian jurnal seperti front pages yang isinya seperti cover, sehingga hanya bisa di submit oleh Editor dan Editor Bagian

Gambar 3.62 Tampilan untuk Melengkapi Section Pada bagian gambar berikut ini merupakan suatu fasilitas bypass bagian jurnal, maksudnya jika kita ingin proses submission langsung ditangani oleh Editor Bagian, misalnya jika artikel yang si submit oleh penulis akan langsung ditangani oleh Editor Bagian, tidak melalui Editor, meskipun secara hak akses Editor dapat melihat submission yang masukPada bagian ini merupakan suatu fasilitas bypass bagian jurnal, maksudnya jika kita ingin proses submission langsung ditangani oleh Editor Bagian, misalnya jika artikel yang si submit oleh penulis akan langsung ditangani oleh Editor Bagian, tidak melalui Editor, meskipun secara hak akses Editor dapat melihat submission yang masuk


Gambar 3.63 Section Editor pada review form Setelah proses pengisian Section selesai maka dilakukan penyimpanan isian dengan mengklik tombol save 5. Membuat Formulir Review (Review Form) Langkah berikutnya adalah membuat Formulir Review (Review Form) dengan mengklik CREATE REVIEW FORM sebagaimana ditampilkan pada Gambar 3.64.

Gambar 3.64 Tampilan untuk Membuat Formulir Review 44 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i

Tampilan Create Review Form dilengkapi dengan pilihan bahasa, judul, dan deskripsi. Setelah Create Review Form dilengkapi selajutnya dilakukan penyimpanan dengan mengklik “Save” seperti Gambar 3.65 berikut.

Gambar 3.65 Tampilan Penyimpanan Isian Formulir Review Setelah Create Review Form berhasil disimpan maka daftar dari formulir Review akan tampil sebagaimana pada Gambar 3.66 berikut. Selanjutnya klik edit pada kolom action, lalu klik link form item untuk menambahkan pertanyaan/ form.

Gambar 3.66 Tampilan Daftar Formulir Review Selanjutnya akan muncul tampilan form item, dalam halaman ini kita akan membuat Pertanyaan/ form. Klik link CREATE NEW ITEM untuk menambah pertanyaan baru seperti pada gambar 3.67.

Gambar 3.67 link CREATE NEW ITEM 45 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i

Setelah itu akan muncul tampilan inputan create new item, seperti gambar 3.68. berikut

Diisi dengan pertanyaan penelitian yang bersifat substansi0Diisi dengan pertanyaan penelitian yang bersifat substansi Dicentang, jika reviewer wajib mengisi, sehingga reviewer tidak dapat melewati pertanyaan

Dicentang, jika ingin penulis mengetahui hasil pengisian pertanyaan

Gambar 3.68 Create New Item Detail

Tipe pertanyaan, dipilih sesuai dengan kebutuhan, misalnya jika ingin pertanyaan bersifat satu jawaban (jawaban yes/no), maka pilih radio button, jika ingin jawaban bersifat komentar maka pilih extended text box, dan lainnya

Jika kita memilih radio button, atau tipe yang membutuhkan pilihan, maka diwajibkan mengklik tombol add selection, kemudian isi pilihan tersebut sesuai kebutuhan, misalnya jika jenis pertanyaan yes/no, maka pilihannya adalah ya dan tidak; jika pertanyaan nya membutuhkan pilihan lebih dari 2 , silahkan klik add selection untuk menambah pilihan. Seperti pada gambar 3.69. berikut:

Gambar 3.69 Membuat jawaban pada jenis pertanyaan dengan radio button Kemudian klik save, Setelah membuat beberapa item dengan tipe yang berbeda, maka akan muncul tampilan sebagai berikut Gambar form item yang sudah dibuat, seperti pada gambar 3.70.


Gambar 3.70 Daftar form items Jika ingin membuat pertanyaan dengan tipe item yang sama, silahkan pilih pertanyaan yang dimaksud, kemudian klik copy, lalu pilih pada judul form review yang diinginkan, sehingga kita tidak perlu membuat pertanyaan dari awal.Untuk melihat hasil nya, silahkan klik Preview Form

Gambar 3.71 link preview form Setelah mengklik link PREVIEW FORM maka akan muncul tampilan seperti gambar 3.72. berikut:

Gambar 3.72 Preview Form detail

6. Membuat Susunan Dewan Redaksi OJS dilengkapi dengan fasilitas penyusunan dewan redaksi secara otomatis atau manual. Untuk mengakses nya silahkan kembali ke halaman utama jurnal manager klik link Masthead pada menu management pages, lalu akan muncul seperti gambar 3.73. berikut 47 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i

Gambar 3.73 Halaman Utama Menu Masthead Berdasarkan gambar tersebut ada dua pilihan: jika ingin OJS secara otomatis membuat daftar dewan redaksi sesuai pengguna dan peran sesuai dengan yang telah terdaftar di OJS maka pilih radio button yang pertama, tetapi konsekuensi nya pilihan ini tidak bisa membuat posisi atau jabatan yang tidak ada di OJS (misalnya: secretariat, web administrator, dsb). Maka pilihan kedua adalah pilihan yang paling tepat jika ingin membuat dewan redaksi secara kostumisasi artinya kita bisa membuat nama jabatan/ posisi sesuai kebutuhan dan menambahkan pengguna ke dalam jabatan/ posisi tersebut. Caranya adalah dengan mengklik pilhan kedua, lalu klik record, klik CREATE POSITION TITLE, seperti pada gambar 3.74. berikut:

Gambar 3.74 link create position title Selanjutnya akan masuk pada halaman create title, isi title dengan nama posisi atau jabatan, lalu centang publish member email sehingga email nya akan dapat diakses public, kemudian centang pilihan pertama have title appear under editorial team sehingga posisi ini akan dapat diakses public melalui menu about the journal>people>editorial team. Kemudian Klik save, seperti pada gambar 3.75. berikut:


Gambar 3.75 create title Selanjutya akan muncul tampilan awal dengan kolom title yang sudah terisi nama jabatan, klik membership untuk menambah pengguna kedalam nama jabatan tersebut, lalu akan muncul tampilan baru klik add member, selanjutnya muncul tampilan daftar pengguna, klik add member pada salah satu pengguna yang ingin di daftarkan dalam jabatan yang dimaksud, seperti pada gambar 3.76. berikut :

Gambar 3.76 daftar posisi/ hasil Jabatan yang sudah dibuat

Gambar 3.77 add member Hasilnya akan muncul pada halaman about the journal>people>editorial team, seperti pada gambar 3.78 berikut : 49 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i

Gambar 3.78 tampilan hasil masthead pada halaman about the journal 7. fasilitas pemberitahuan melalui email secara otomatis OJS dilengkapi dengan fasilitas pemberitahuan melalui email otomatis yang ditujukan kepada pengguna jurnal mulai dari Editor, Reviewer sampai kepada Penulis. Isi email dapat diubah sesuai dengan bahasa dan keperluan yang dimaksudkan. Pengubahan isi dapat dilakukan dengan mengklik edit seperti yang ditunjukkan pada Gambar 3.79 berikut.

Gambar 3.79 Fasilitas Pemberitahuan Melalui Email untuk Seluruh Pengguna Gambar 3.80 berikut menampilkan Edit Email yang memungkinkan pengubahan isi pesan. Dengan mengganti subjek jika diperlukan, Ubah atau tambahan isi email jika dibutuhkan


Gambar 3.80 Tampilan Penulisan notifikasi Pesan Email 8. Statistik dan Pelaporan (Stats & Reports) OJS juga menyediakan statistik dan pelaporan (Stats & Reports) yang berisi rekaman data transaksi pada jurnal yang dikelola. Pengaktifan statistik dan pelaporan sebagaimana ditampilkan dalam Gambar 3.81 berikut. Caranya adalah dengan Pilih artikel untuk menampilkan statistic jurnal berdasarkan bagian jurnal artikel. klik centang pada bagian yang ingin ditampilkan dalam statistik Klik record untuk menyimpannya


Gambar 3.81 Tampilan Isian Statistik dan Pelaporan Rekaman data transaksi dapat disimpan dalam file dengan format CSV sehingga dapat ditampilkan menggunakan aplikasi pengolah data (seperti MS Excel) dan dicetak sewaktu-waktu jika diperlukan. Laporan data transaksi yang bisa ditampilkan antara lain laporan artikel, penilaian (review), langganan (subscriptions), dan pembaca (view). Untuk melakukan pilihan laporan data transaksi dapat dilakukan dengan mengklik pilihan komponen yang ingin ditampilkan, misalnya “Review Report” pada menu “Report Generator” seperti yang terlihat pada Gambar 3.82 berikut


Gambar 3.82 Tampilan Review Generator

9. Pengelolaan Pengguna (User) Pendaftaran Pengguna dapat dilakukan oleh Pengelola Jurnal (Journal Manager) atau penulis secara langsung tergantung kebijakan pengelola. Journal Manager dapat menampilkan pengguna yang sudah terdaftar pada jurnal yang dikelola. Tampilan pengguna bisa dipilih berdasarkan perannya pada menu Enrollment, sebagaimana terlihat pada Gambar 3.83 dan Gambar 3.84 berikut.

Gambar 3.83 Tampilan Pengelolaan Pengguna

Gambar 3.84 Tampilan Pilihan Username dan Peran 53 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i

Sebagaimana tampilan pada Gambar 3.85 sampai dengan Gambar 3.86, pembuatan akun pengguna dapat dilakukan oleh Journal Manager dengan cara mengklik CREATE NEW USER. Tahapan berikutnya adalah melengkapi isian data pengguna. Isian dengan tanda asterisk (*) wajib diisi dan dilengkapi.

Isi user penggunaPilih peran pengguna

Isi password minimal 6 karakter

Gambar 3.85 Tampilan Isian Akun Pengguna dan Peran 54 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i

Isi email pengguna

Lengkapi form lainnya sesuai profil pengguna, lau klik save

Gambar 3.86 Lanjutan Tampilan Isian Akun dan Peran Pengguna 55 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i

Pendaftaran Pengguna agar memiliki wewenang (peran) sebagai Editor, Reviewer atau peran lain dapat dilakukan dengan mengklik ENROLL USER atau memberi centang pada pengguna yang akan diberi peran. Untuk mendaftarkan dan memberikan wewenang pada pengguna dimaksud dapat dilakukan pada tampilan sebagaimana dalam Gambar 3.87.

Pilih peran yang diinginkan

Klik ENROLL USER jika ingin mendaftarkan pengguna pada peran tertentu

Klik Enroll Selected Users jika ingin mendaftarkan beberapa pengguna sekaligus (dengan cara men centang check box pada beberapa pengguna)

Gambar 3.87 Pemberian Wewenang Akun Penggabungan Pengguna dimungkinkan jika ada pengguna yang memiliki akun lebih dari satu. Cara menggabungkan adalah dengan mengklik MERGE USER pada akun yang akan digabung sebagaimana ditunjukkan pada Gambar 3.88 berikut.


Klik link Merge User jika ingin menggabungkan salah satu pengguna

Klik tombol Merge User jika ingin mendaftarkan beberapa pengguna sekaligus (dengan cara men centang check box pada beberapa pengguna)

Gambar 3.88 Tampilan Penggabungan Pengguna

10. Membuat Pengumuman OJS memiliki fasilitas untuk membuat pengumuman secara dinamis, klik link Announcements pada menu Management pages.

Gambar 3.89 link Announcements


Selanjutnya akan muncul tampilan halaman Announcements, klik link Announcements types untuk membuat tipe pengumuman, selanjutnya klik link Create Announcement Type. Isi teks box nama pada halaman Create Announcement Type dengan jenis pengumuman, misalnya: call for paper. Selanjutnya klik save untuk menyimpan. Hal ini dilakukan untuk membuat struktur pengelompokkan jenis pengumuman yang lebih terstruktur. Seperti pada gambar berikut:

Gambar 3.90 link Create Announcement

Gambar 3.91 link Announcement type

Gambar 3.92 Pengisian Nama Announcement Type 58 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i

Setelah membuat jenis pengumuman, selanjutnya adalah membuat item pengumumannya, dengan cara klik Announcements. Selanjutnya klik CREATE New Announcements

Gambar 3.93 link membuat pengumuman baru Selanjutnya pada halaman inputan pengumuman, mengisi detail pengumuman, seperti pada gambar berikut : Pilih tipe pengumuman yang sudah dibuat pada langkah sebelumnya

Diisi dengan judul pengumuman Diisi dengan deskripsi singkat pengumuman

3.94 Gambar pengisian detail pengumuman Diisi dengan deskripsi lengkap pengumuman Plih waktu Tanggal Bulan dan tahun publish dan dead line pengumuman (bukan waktu call for paper)

Dengan mencentang pilihan ini, maka notifikasi tersimpannya pengumuman akan terkirim secara otomatis ke email administrator dan pengelola jurnal


Gambar 3.95 Lanjutan pengisian detail pengumuman 11. Fasilitas Pegaya/ Plugins OJS memiliki fasilitas pegaya/ plugins yang berfungsi untuk memperkaya fitur, seperti pada gambar 3.96 sebagai berikut:


Gambar 3.96 tampilan utama Plugin Management Dalam panduan ini tidak akan dijelaskan semua, hanya beberapa plugins penting yang biasa digunakan, dengan penjelasan sebagai berikut : Membuat menu profile journal dengan block, tujuannya adalah agar semua sub menu dalam about link nya muncul langsung dibagian samping block, sehingga tidak tersembunyi di dalam menu about, caranya:    

   

klik menu Plugin Management klik menu Generic Plugins klik setting (jika belum enable, klik enable terlebih dahulu, lalu klik setting) pada menu custom block managerklik add block, lalu ketik pada teks box :" journal profile"klik save kembali ke menu system plugins (atau dengan mengklik menu system plugins di bagian atas navigasi)klik menu block plugin, cari kata statistik pengunjung (Custom Block Plugin) dan klik edit pada menu tersebut, lalu biarkan tab /jangan disclose klik menu about Copy semua link yang di dalam menu about (pastikan menu aboutnya sudah lengkap) Kembali ke tab block plugin, paste di kotak teks tiny mce editor klik save

Fasilitas Ekspor dan Impor data artikel, issue dan user (Migrasi data antar OJS ) dapat dilakukan dengan menggunakan import/export plugins. Untuk migrasi data artikel dan issue dapat menggunakan Articles & Issues XML Plugin. Migrasi data user dapat menggunakan Users XML Plugin. Jika jurnal sudah terdaftar di indeksasi eksternal, maka dapat menggunakan fasilitas ekspor tertentu, misalnya jika sudah terdaftar pada DOI Crossref, maka dapat menggunakan CrossRef Export/Registration Plugin; begitu pula DOAJ dapat menggunakan DOAJ Export Plugin Mempublish back issue dengan fasilitas QuickSubmit Plugin. Sebelum masuk pada plugin ini sebaiknya dibuat terlebih dahulu edisi atau issue oleh pengguna dengan peran Editor pada menu CREATE ISSUE. Misalnya membuat issue Vol 1. No. 1 tahun 2015. Lalu isi dan upload keterangan lain sesuai kebutuhan, selanjutnya klik save. Seperti pada tampilan berikut:Gambar membuat edisi/ 61 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i

issueSelanjutnya kembali ke menu journal management, lalu klik Import/Export Data pada bagian QuickSubmit Plugin akan muncul tampilan inputan nya, isi sesuai petunjuk sebagai berikut:        

Isi judul dan abstrak artikel sesuai dengan yang tertulis pada artikel Isi Profil penulis sesuai dengan yang tertulis pada artikel Pilih file artikel yang lengkap (sudah memiliki cover, isi, backcover dalam satu file pdf), lalu klik tombol upload (penting, karena sering kali terlewat klik tombol upload terlebih dahulu) Pilih tanggal sesuai dengan tanggal terbit Pilih edisi/ issue yang sesuai (sudah dibuat di langkah sebelumnya) Isi bahasa sesuai additional codes, misal bahasa indonesia = id Diisi dengan nama organisasi Kontributor dan supporting dengan Nama instansi Satker Diisi dengan daftar pustaka, alangkah lebih baik dengan memberi nomor/bullet/ poin pada setiap daftar pustaka

Petunjuk tersebut jika disajikan dalam gambar 3.97, sebagai berikut :


Gambar 3.97 input data back issue dengan Quicksubmit plugin


Gambar 3.98 lanjutan input data back issue dengan Quicksubmit plugin 64 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i

Gambar 3.99 lanjutan input data back issue dengan Quicksubmit plugin


MANAJEMEN PENERBITAN Bisnis proses Manajemen Penerbitan secara garis besar akan tampak seperti Gambar 0.1.

Gambar 0.1 Outline Manajemen Penerbitan

Manajemen Penerbitan akan melibatkan tujuh peran untuk merampungkan bisnis proses OJS dari Submission sampai dengan Publish. Ketujuh peran tersebut antara lain: Author, Editor, Section Editor, Reviewer, Copy Editor, Layout Editor, dan Proofreader ()


Author

Proofread er

Layout Editor

Editor

Manajemen Penerbitan

Copy Editor

Section Editor

Reviewer

Gambar 0.2 Tujuh peran dalam manajemen penerbitan

Penulis (Author) Penulis dapat mendaftar dan mengirim artikel pada jurnal secara langsung lewat website jurnal. Penulis mengunggah file artikel serta menyediakan informasi yang berkaitan dengan artikel agar memudahkan pencarian informasi secara online baik untuk kepentingan penelitian maupun jurnal itu sendiri. Penulis juga dapat mengunggah file tambahan seperti gambar dan data yang mendukung artikel. Disamping itu penulis dapat melacak pengiriman artikel yang sedang diproses dan berpartisipasi dalam penyuntingan bahasa dan pengoreksian versi akhir dari artikel yang dikirim dengan cara login menggunakan username dan password yang dimiliki. Langkah-langkah yang dilakukan untuk mendaftarkan sebagai penulis di website jurnal adalah menuju alamat porta jurnal LIPI http://ejournal.lipi.go.id, dengan tampian sebagaimana pada Selanjutnya Pilih jurnal yang dikunjungi dengan cara klik View Journal, misalnya Jurnal Ilmiah A Dua. Selanjutnya klik menu Register jika ingin mendaftar sebagai Penulis. Tahap selanjutnya, Penulis memasukkan data-data identitas sesuai dengan form isian. Setelah berhasil melakukan proses pendaftaran maka muncul halaman beranda pengguna (user home) Penulis sebagaimana pada Gambar 0.3.


Gambar 0.3 Tampilan user home penulis

Pengiriman Artikel (New Submission) Untuk mengirim artikel, Penulis terlebih dahulu login dan mengklik new submission pada user home seperti pada gambar III.3. Selanjutkan Penulis dapat melakukan lima langkah proses pengiriman artikel.

Pass the checklist

Upload SM file

Enter metadata

Upload Suplementary file

Confirmation

Gambar 0.1 lima langkag pengiriman artikel

Langkah 1: Start  

Penulis melakukan konfirmasi setiap item yang sesuai dengan kondisi dan informasi berkaitan artikel yang akan dikirim termasuk persetujuan proses review dan pernyataan hak cipta. Selanjutnya Penulis dapat menambahkan komentar untuk Editor jika diperlukan. Komentar yang telah ditulis dapat disimpan dengan mengklik Save and Continue.




Gambar 0.4 Langkah pertama pengiriman artikel

Langkah 2: upload submission Langkah selanjutnya adalah mengunggah artikel sebagaimana ditunjukkan pada Gambar 0.5 dengan tahapan sebagai berikut.


Gambar 0.5 Langkah 2 mengunggah artikel

    

Mengklik Choose fie untuk membuka window browser. Memilih file artikel yang akan diunggah. Mengklik Open pada window Choose File. Mengklik Upload untuk mengunggah file. Menyimpan dan lanjutkan dengan mengklik Save and Continue.

Note: tidak perlu menyiapkan nama khusus untuk file yang akan diunggah karena setelah file selesai diunggah, OJS akan otomatis me-rename nama file sesuai dengan format penamaan OJS.


Langkah 3: Enter Metadata Setelah unggah artikel selesai maka tahapan selanjutnya adalah Penulis memasukkan metadata naskah dengan tahapan sebagai berikut.  

Mengisi informasi lengkap tentang Penulis seperti Gambar 0.6, semakin lengkap pengisian metadata, semakin memudahkan proses peng-index-an. Penulis yang namanya terdiri dari satu kata harap mengisikan namanya di Iast name tanpa mengu

Gambar 0.6 Author Metadata








Jika terdapat lebih dari satu penulis dalam naskah tersebut, maka penuis kedua dan seterusnya dapat ditambahkan dengan mengklik add author. Fungsi delete author dapat ditemukan di akhir setiap kolom penulis. Naskah dengan beberapa penulis dapat diatur urutan kemunculan penulisnya dengan mengklik tanda panah seperti Gambar 0.7. Tanda panah tersebut akan mengubah posisi dari seorang penulis naik dan turun. Naskah dengan beberapa penulis harus menentukan siapa corresponding author yang nantinya akan bertugas melakukan korespondensi dengan editor. Corresponding author yang dipilih dapat diindikasikan dengan mengklik radio button bertuliskan “principal contact for editorial corresponcence”

Gambar 0.7 modifikasi naskah dengan beberapa penulis

 

Mengisi judul dan abstrak artikel, dalam beberapa bahasa jika diperlukan. Memasukkan kata kunci untuk indek.



 

Memasukkan nama sponsor, jika ada. Memasukkan referensi atau daftar pustaka



Menyimpan dengan mengklik Save and Continue.

Langkah 4: Supplentary file Penulis dapat mengunggah file tambahan seperti instrumen penelitian dan data dengan tahapan berikut.  

Pilih nama file artikel yang akan diunggah. Klik Upload untuk mengunggah file.


 

Penulis mengisi metadata dari supplementary file Untuk mengungah file baru, penulis dapat memilih file yang lebih update dan menggunakan tombol save untuk mengunggah file.



 

Setelah menekan tombol save, akan muncul tampilan ringkasan suplementary file yang telah diunggah. Simpan dan lanjutkan dengan mengklik Save and Continue.

Langkah 5: Confirmation Setelah selesai mengunggah fie tambahan, akan tampil ringkasan dari seluruh file yang teah diupoad. Untuk menyelesaikan pengiriman naskah, klik Finish Submission seperti pada Gambar berikut.


Setelah melakukan lima langkap penyerahan naskah, penulis dapat melihat status perjalanan naskah dengan mengklik active submission pada user home.

Pada halaman active submission, dapat dilihat bahwa status naskah adalah sedang menunggu penugasan. Lebih lanjut lagi, status naskah di proses reviewing dan editing dapat dilihat dihalaman ini juga.


Submission in Review Penulis dapat mengikuti perkembangan status naskah yang dikirmkan dengan melihat halaman active submission. Ketika naskah telah memasuki tahap review, penulis akan memperoleh status “in review”. Penulis dapat melihat detail proses review dengan mengklik status tersebut. Setelah diklik, penulis akan diarahkan ke halaman review.



Pada halaman ini penulis dapat melihat status peer review setiap ronde, tanggal inisasi, file review version, editor version, berikut author version.




Penulis juga dapat melihat file review yang diunggah oleh para reviewer.



Setelah penulis memperoleh email notifikasi dari section editor, penulis dapat melakukan revisi naskah berdasarkan dua hal. Pertama berdasarkan komen reviewer yang terdapat pada email notifikasi dari editor, kedua berdasarkan file-file yang diunggah oleh reviewer. Penulis meunggah naskah hasil revisi pada fitur upload pada bagian bawah halaman. Setelah mengungah file revisi, penulis menunggu keputusan lebih lanjut dari editor apakah akan masuk ke ronde 2 atau dilanjutkan ke copyedit.

 

Submission in Editing Tahap editing terdiri dari 3 tahap yaitu copyedit, layout, dan proofread. Dari sisi antarmuka penulis, penulis akan berinteraksi secara aktif pada tahap copyedit dan proofread.


Author copyedit Pada tahap copyedit, author akan menerima email notifikasi yang memberitahukan bahwa Copy Editor (CE) telah selesai melakukan initial copyedit. Penulis dapat melakukan author copyedit dengan langkah sebagai berikut.



Penulis dapat menemukan file initial copyedit pada baris initial copyedit. Klik nama file untuk mengunduh. Dalam tahap ini, penulis diharap melakukan author copyedit sesuai masukan CE pada initial copyedit.



Setelah melakukan author copyedit, penulis dapat mengunggah file author copyedit pada fitur upload.


  

Selain melakukan author copyedit, penulis juga disarankan untuk mengecek kesesuaian metadata naskah dengan mengklik REVIEW METADATA. Setelah selesai mengunggah, penulis dapat menyelesaikan tahap author copyedit dengan mengklik ikon COMPLETE dan mengirim email notifikasi kepada CE. Setelah complete, penulis dapat mengikuti status perjalanan naskah pada tahap final copyedit dan layout sampai penulis memperoleh email notifikasi proofread.

Author proofreading Pada tahap proofreading, author akan menerima email notifikasi yang memberitahukan bahwa Layout Editor (LE) telah selesai melakukan layout. Penulis dapat melakukan author proofread dengan langkah sebagai berikut.


  

Pada halaman editing active submission, penulis dapat mengklik VIEW PROOF pada Galley Format untuk melihat apakah initial galley sudah layak untuk dicetak. Jika author mempunyai saran masukan tentang initial galley, penulis dapat menulis saran masukannya pada fitur Proofreading Corrections dibagian bawah segmen proofreading. Selain mengecek VIEW PROOF, penulis juga disarankan untuk mengecek kesesuaian metadata naskah dengan mengklik REVIEW METADATA.


 

Setelah selesai melakukan author proofread, penulis dapat mengklik ikon COMPLETE dan otomatis menginisiasi proses proofreading kepada proofreader. Sampai tahap ini, tugas penulis sudah selesai dan menunggu Editor untuk menjadwalkan naskahnya pada edisi yang sudah ditentukan.

Editor Editor melaksanakan tugas mengatur penyuntingan secara menyeluruh dan memproses penerbitan. Pada proses penyuntingan, Editor mendelegasikan naskah yang telah masuk ke ke Editor Bagian untuk diproses review dan editing. Editor dapat memantau keseluruhan proses dari halaman user home editor. Tugas lain dari seorang Editor adalah mengatur edisi (issue) yang akan diterbitkan. Editor akan bertanggung jawab untuk membuat issue, mengatur Daftar Isi di setiap issue, serta menjadwalkan publikasi dari issue yang telah siap terbit. Untuk memulai penyuntingan, Editor harus login ke OJS sehingga muncul tampilan halaman utama sebagai Editor seperti Gambar berikut. Setelah login, Editor dapat melihat status artikel yang sudah dikirimkan oleh penulis. Status artikel dikategorikan sebagai Unassigned (belum diproses), In Review (sedang direview), In Editing (sedang diedit) dan Archives (arsip). Submission Assignment Setiap artikel yang dikirimkan oleh penulis akan mucul pertama kali di bagian Unassigned. Tugas dari editor adalah memastikan artikel yang baru dikirim sudah sesuai dengan aim and scope jurnal dan kemudian mendelegasikannya kepada Section Editor.




Klik Unassigned sehingga muncul daftar artikel yang belum diproses.



Klik judul artikel yang akan diproses sehingga muncul article summary.




Jika artikel tersebut tidak layak untuk diproses lebih lanjut, klik REJECT AND ARCHIVE SUBMISSION maka akan dikirimkan email notifikasi kepada penulis dan submission tersebut akan tersimpan di archive.



Jika artikel tersebut layak untuk diproses lebih lanjut, klik ADD SECTION EDITOR untuk meneruskan artikel tersebut ke Editor Bagian. Pilih nama Editor Bagian yang akan ditugasi dengan cara mengklik ASSIGN.





Selanjutnya akan dikirim email pemberitahuan ke Editor Bagian dan status artikel akan berubah menjadi in Review.


 

Email pemberitahuan dapat juga ditambahkan dengan suatu attachments file. Satu submission dapat didelegasikan kepada lebih dari satu Section Editor (SE) dengan deskripsi tugas masing-masing. Misalnya: SE1 bertanggung jawab atas proses review sedangkan SE2 bertanggung jawab atas proses editing.

Setelah mendelegasikan suatu makalah kepada SE, Editor menunggu sampai makalah tersebut dijadwalkan disebuah edisi tertentu oleh SE. Jika dalam suatu kondisi SE berhalangan dalam mengawal sebuah artike, Editor dapat masuk menggantikan SE untuk mengawal naskah tersebut. Mengatur Edisi (Issue) Membuat dan mengatur sebuah issues (edisi) adaah tanggung jawab Editor. Editor dapat menemukan menu Create Issue di halaman user home, dan dapat juga menemukan Notify Users, Future Issues, dan Back Issues di halaman Editor Home. Membuat Edisi Untuk membuat edisi baru dapat dilakukan sebagai berikut.


     

Klik Create Issue untuk membuat Edisi baru sehingga muncul pilihan identifikasi dan cover. Masukkan informasi tentang Volume, Issue (Edisi), Year (Tahun), dan Title (Judul) di bagian identifikasi. Pilih format identifikasi (hanya Tahun, Volume/Tahun, Issue/Valume/Tahun) tergantung pada frekuensi penerbitan. Tambahkan Judul (Title) dari Edisi Khusus dan dekripsinya jika diperlukan. Tambahkan file cover jika diperlukan. Umumnya file cover dibuat dan diupload ketika edisi tersebut sudah siap untuk diterbitkan Klik tombol Save setelah melakukan penyimpanan.

Future Issue (Edisi Mendatang) Setelah di-save, sebuah issue yang baru dibuat akan otomatis muncul di bagian Future Issue. Untuk melihat Edisi yang akan datang, pilih Future Issues sehingga muncul daftar semua edisi yang sudah dibuat.

Back Issue (Edisi Lalu) Setelah sebuah issue diterbitkan, maka otomatis issue tersebut akan pindah dari Future Issue menjadi Back Issue. Untuk melihat edisi yang sudah terbit, pilih Back Issues sehingga muncul daftar semua edisi yang sudah terbit. Selanjutnya untuk mengetahui artikel-artikel yang dimuat di edisi tersebut, dapat mengklik judul Issue dan akan tampil Daftar Isi atau Table of Content (ToC). Selanjutnya, setiap artikel di Back Issue dapat ditampilkan dengan mengklik judul artikel untuk mengetahui history artikel seperti catatan review, editing, atau lainnya.


Current Issue (Edisi Saat Ini) Current Issue dapat dipilih pada halaman back issue. Dari sekian banyak back issue yang telah diterbitkan, Editor dapat memilih salah satu edisi untuk ditetapkan sebagai current issue. Current issue biasanya akan muncul di halaman beranda jurnal. Table of Content Salah satu tanggung jawab Editor adalah mengatur Table of Content (ToC). Setelah submission melewati proses reviewing dan editing, naskah akan dimasukkan kedalam daftar isi sebuah issue. Dalam ToC tersebut, editor dapat mengatur naskah tersebut sebagai berikut.   

Editor dapat mengatur urutan naskah menggunakan tanda panah keatas dan kebawah. Editor dapat memberikan nomor halaman secara manual sesuai kesepakatan dewan editor. Editor juga dapat memberikan Public ID secara manual sesuai kesepakatan dewan editor.

Section Editor Editor Bagian atau Section Editor (SE) bertugas mengelola proses review dan editing pada artikel yang telah didelegasikan oleh Editor. Ketika artikel diterima untuk diproses, Editor Bagian akan memantau proses penyuntingan lebih sering dibandingkan dengan Editor. Untuk memulai tugasnya, Editor Bagian harus login ke OJS sesuai dengan kewenangannya sehingga muncul halaman utama Editor Bagian. Submission in Review Setelah login, Editor Bagian dapat melihat status artikel yang sudah didelegasikan oleh Editor untuk diproses lebih lanjut. Status tersebut adalah In Review (sedang direview), In Editing (sedang diedit) dan Archives (arsip). 91 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i

Submission summary Tahap pertama yang dilakukan SE adalah mengklik judul artikel. Secara otomatis, halaman pertama yang ditampilkan adalah halaman Review. Namun sebelum lebih jauh, SE diharapkan memeriksa halaman summary untuk memastikan apakah naskah sudah layak diproses review.

  

Memeriksa submission file apakah sudah layak untuk proses review Memeriksa supplementary file (jika perlu) apakah sesuai dengan permintaan dewan editor Memeriksa metadata naskah apakah seluruh author telah diinput serta memeriksa apakah judul, abstract, kata kunci, dan referensi telah diisi.


Ensuring A Blind Review Pada jurnal yang menerapkan kebijakan “Blind Review,” SE bertanggung jawab untuk memastikan bahwa naskah telah “blind” sebelum dikirimkan ke review. Hal-hal yang perlu diperiksa ketika ensuring blind review antara lain 

  

Memastikan tidak ada nama atau instansi penulis didalam naskah. Biasanya identitas penulis muncul di halaman pertama dibawah judul, footer, badan naskah, atau di ucapan terima kasih (acknowedgement). Penghapusan identitas penulis dapat diganti dengan kata “dihapus untuk tujuan review” atau “deleted for review purpose”. SE juga harus memeriksa File properties untuk memastikan tidak ada identitas penulis pada metadata file. Setelah melakukan blind review, SE menggunggah kembali file yang telah di-blind di bagian “revised Review Version”.

Working with Peer Reviewer Proses peer review pada setiap artikel dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut. 

Mengklik SELECT REVIEWER untuk menampilkan halaman Reviewers.



Pada halaman Reviewers, klik ASSIGN untuk menugaskan reviewer yang telah disepakati.




Setelah diklik, akan dikirimkan email notifikasi kepada reviewer yang ditugaskan dan nama reviewer akan muncul di halaman review.



Pada tahap ini, jika SE menyadari bahwa terjadi kesalahan pemilihan reviewer dan ingin memilih ulang reviewer lainnya, SE dapat mengklik CLEAR REVIEWER untuk menghilangkan reviewer tersebut dan memilih reviewer lain yang sesuai.




SE memilih review form yang telah dibuat oleh Journal Manager dengan mengklik SELECT REVIEW FORM.



Jika terjadi kesalahan pemilihan, SE dapat mengklik SELECT REVIEW FORM lagi atau mengosongkannya dengan mengklik CLEAR REVIEW FORM.




Due date (batas akhir review) akan otomatis diset oleh OJS sesuai dengan setup journal. Apabila SE ingin mengubahnya, SE dapat mengklik tanggal tersebut dan akan muncul pilihan perubahan tanggal berdasar hari atau berdasar minggu.



Setelah review form dan due date telah dipastikan, SE dapat mengirimkan permintaan mereview kepada reviewer dengan mengklik icon REQUEST.




SE dapat melihat bahwa reviewer telah direquest dengan melihat bahwa tombol request yang awalnya tidak mempunyai tanggal, sekarang sudah menampilkan tanggal dimana SE me-request Reviewer.






Setelah request dilayangkan, SE menunggu respon kesediaan dari Reviewer. Apabila reviewer menolak, SE akan memperoleh notifikasi penolakan dan reviewer otomatis hilang dari bagian peer reviewer ini. Apabila reviewer bersedia, SE akan memperoleh notifikasi kesediaan dan kolom UNDERWAY yang awalnya kosong akan berubah menampilkan tanggal mulainya reviewer bekerja. Pada tahap ini, setelah request dilayangkan, SE dapat membatalkan permintaan review dengan mengkilk CANCEL REQUEST

Note: Reviewer yang sudah pernah di-cancel request tidak akan dapat di-request lagi pada submission yang sama. Mohon SE dapat mempertimbangkan baik-baik sebelum cancel request. 

OJS akan otomatis mengingatkan reviewer apabila reviewer tidak merespon sampai due date tercapai. Setting pengingat otomatis dapat ditemukan di setup jurnal oleh Journal Manager. Terlepas dari otomatis reminder oleh OJS, SE dapat mengingatkan reviewer secara manual dengan menggunakan SEND REMINDER.




 

Setelah reviewer menyelesaikan tugasnya, SE akan memperoleh email notifikasi dan SE dapat mengetahui rekomendasi dari reviewer, membaca komentar reviewer melalui review form, serta mengakses file yang diunggah oleh reviewer. File yang diunggah oleh reviewer dapat ditampilkan di user inteface penulis dengan memilih ‘Let author view file’ dan mengkilik RECORD. Setelah proses review selesai, SE diharapkan mengirimkan ucapan terima kasih kepada reviewer dengan mengirimkan email acknowledge.

Working as peer reviewer Dalam beberapa kasus, SE perlu membantu reviewer dalam menyelesaikan proses review melalui baris ’Editor to Enter’.   

Setelah melayangkan request, SE dapat mengeksekusi kesediaan atau penolakan reviewer dengan mengklik “WILL DO THE REVIEW” atau “UNABLE TO DO”. SE dapat membantu reviewer untuk mengunggah file review dari reviewer melalui bagian “Upload Review”. SE dapat membantu reviewer dalam memberikan rekomendasi dengan mengklik “RECOMMENDATION”

Editor Decision Setelah rekomendasi para reviewer telah diterima, SE diharapkan memberikan keputusan (Editor Decision) untuk menentukan proses selanjutnya. Pilihan yang akan muncul antara lain:

o o o o

Accept Submission: memenerima artikel untuk dipublikasikan. Selanjutnya, naskah akan dikirimkan ke proses ke tahap Editing. Revision Required: artikel perlu direvisi. Selanjutnya SE menunggu revisi penulis dan menentukan apakah sudah dapat diterima dan dikirim ke proses Editing. Resubmit for Review: artikel perlu direvisi dan direview kembali di Ronde 2. Selanjutnya SE menunggu revisi penulis dan kemudian mengirimkannya ke Ronde 2. Decline Submission: menolak artikel. Selanjutnya submission akan hilang dari active list dan disimpan di bagian archieve.

Setelah memilih keputusan, Editor Bagian dapat menyimpan keputusan dengan cara mengklik Record Decision dan memberitahukan keputusan tersebut kepada penulis. 99 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i

     

SE memilih keputusan sesuai rekomendasi reviewer SE menyimpan keputusan dengan mengklik record decision. SE memberi tahukan kepada penulis terkait keputusan editor ini. Ketika SE notify author, SE diharuskan mengimport komentar reviewer dengan mengklik import peer review SE tidak perlu mengattach file yang diunggah oleh reviewer karena file tersebut akan otomatis muncul di halaman penulis apabila ‘Let author view file’ telah direcord. SE harus memastikan bahwa keputusan editor, apakah itu accept, revisison required, resubmit for review ataupun decline harus disebutkan di badan email atau di subject email.

Sending the submission to Round 2 Ketika keputusan editor adalah ‘resubmit to review’, maka SE menunggu revisi dari penulis dan kemudian mengirimkannya ke proses review ronde 2.  

Setelah penulis mengunggah revisi, maka di baris author version akan muncul satu atau lebih file revisi dari penulis. SE harus memilih salah satu file yang paling update dari ronde 1 untuk dikirimkan ke ronde 2. File yang terpilih di ronde 1 akan menjadi file review version di ronde 2.




Untuk menginisiasi ronde 2, SE dapat mengklik ‘resubmit’. Halaman review kemudian akan otomatis menampilkan proses review ronde 2.



Pada proses ini, reviewer yang telah bekerja di ronde 1 akan otomatis muncul namun tidak semua reviewer perlu direquest ulang tergantung kebijakan pengelola jurnal. Untuk mengetahui proses yang telah terjadi di ronde sebelumnya, SE dapat mengklik VIEW REGRETS, CANCELS, PREVIOUS ROUNDS.






Proses review yang harus dilakukan di ronde 2 adalah serupa dengan proses di ronde 1.

Sending the submission to Copyedit Setelah proses review selesai, SE akan mengirimkan submission tersebut ke proses editing. Tahap pertama dari tiga tahapan editing adalah copyedit.  

 

Naskah dengan editor decision Aceppted dapat langsung dikirim ke copyedit Naskah dengan editor decision Revision reqquired perlu menunggu revisi dari penulis terlebih dahulu. Setelah revisi author sudah sesuai dengan permintaan reviewer, maka SE harus memberikan editor decision baru yaitu accepted kemudian mengklik record decision dan memberitahu penulis melalui icon notify author. Setelah sebuah submission tercatat accepted, maka akan muncul tombol send to copyediting dan serangkaian radio button untuk memilih file mana yang kan dikirim ke proses copyedit. Pada jurnal yang menerapkan proses blind review, SE diharapkan mengembalikan bagianbagian yang telah dihapus kemudian mengunggah file tersebut di editor version. File ini akan menjadi file yang dipilih untuk dikirim ke copyedit.

Note: setiap proses review harus diakhiri dengan keputusan editor accepted. Tanpa keputusan accepted, submission akan tetap berada di proses review dan tombol send to copyediting tidak akan muncul. Note: SE diharuskan memilih radio button dari file yang akan dikirim sebelum mengklik send to copyediting. Jika terlupa, maka file initial copyedit akan kosong dan proses initial copyedit tidak dapat diinisiasi.


Submission in Editing Proses editing terdiri dari tiga tahap utama yaitu copyedit, layout edit, serta proofread. SE bertugas mendelegasikan dan mengawal ketiga tahap tersebut kepada copyeditor, layouteditor, serta proofreader.

Copyediting

Layout

Proofread

•Initial Copyedit •Author Copyedit •Final Copyedit

•Layout version •Galley version •Supplementary file

•Author •Proofreader •Layout Editor

Gambar 0.2 tiga tahap editing naskah

Penyuntingan Tata Bahasa (Copyediting) Pada tahap copyediting, SE menugaskan copyeditor (CE) untuk melakukan penelaahan tata bahasa terhadap naskah yang telah lolos review. Tahapannya adalah sebagai berikut:    

SE memilih CE untuk melakukan telaah tata bahasa dengan mengklik ASSIGN COPYEDITOR Berikutnya akan masuk ke halaman Assign Copyeditor dimana SE harus memilih CE dengan cara mengklik ASSIGN. Setelah nama CE muncul di halaman editing, SE memulai proses copyediting dengan mengklik ikon request. Berikutnya, email notifikasi akan dikirimkan ke CE. Setelah mengirimkan email request, SE menunggu sampai CE menyelesaikan Final Copyedit.

Note: SE harus memastikan bahwa file Final Copyedit sudah diunggah oleh CE. Jika CE sudah mengcomplete final copyedit tanpa mengunggah file Final Copyedit, maka tugas SE adalah mengunggah file final copyedit di fitur upload file dengan memilih radio button step 3. Kemudian SE mengunggah file yang sama di bagian layout pada fitur fitur upload file dengan memilih radio button Layout version. Hal ini untuk memastikan layout editor dapat memulai proses layout. Penyunting Tata Letak (Layout) Pada tahap layout, SE menugaskan Layout Editor (LE) untuk melakukan penelaahan tata letak terhadap naskah yang telah lolos copyediting. Tahapannya adalah sebagai berikut:    

SE memilih LE untuk melakukan telaah tata letak dengan mengklik ASSIGN LAYOUT EDITOR Berikutnya akan masuk ke halaman Assign Layout Editor dimana SE harus memilih LE dengan cara mengklik ASSIGN. Setelah nama LE muncul di halaman editing, SE memulai proses layout dengan mengklik ikon request. Berikutnya, email notifikasi akan dikirimkan ke LE. Setelah mengirimkan email request, SE menunggu sampai LE selesai mengupload Initial Galley.

Note: SE harus memastikan bahwa file Initial Galley sudah diunggah oleh LE. Jika LE sudah mengcomplete initial layout tanpa mengunggah file Initial Galley, maka tugas SE adalah mengunggah file Initial Galley di fitur upload file dengan memilih radio button Galley. Hal ini untuk memastikan proses proofread dapat dimulai. 103 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i

Dummy Check / Cetak Coba (Proofread) Pada tahap proofread, SE menugaskan Proofreader (PR) untuk melakukan dummy check atau cetak coba terhadap galley yang diupload LE. Tahapannya adalah sebagai berikut:    

SE memilih PR untuk melakukan dummy check atau cetak coba dengan mengklik ASSIGN PROOFREADER Berikutnya akan masuk ke halaman Assign Proofreader dimana SE harus memilih PR dengan cara mengklik ASSIGN. Setelah nama LE muncul di halaman editing, SE memulai proses layout dengan mengklik ikon request pada baris author copyedit. Berikutnya, email notifikasi akan dikirimkan kepada penulis. Setelah mengirimkan email request, SE menunggu sampai LE selesai mengupload Final Galley.

Note: SE harus memastikan bahwa file Final Galley sudah diunggah oleh LE. Jika LE sudah mengcomplete Final layout tanpa mengunggah file Final Galley, maka tugas SE adalah mengunggah file Final Galley di fitur upload file di bagian layout dengan memilih radio button Galley. Setelah final galley selesai diunggah, initial galley harus dihapus. Cara lain untuk mengunggah final galley adalah dengan mengklik EDIT pada baris galley. Pada halaman Edit a Layout Galley, SE dapat mengunggah final galley. Submission Scheduling Setelah Final Galley terunggah, tahap terakhir adalah menjadwal submission tersebut pada issue yang telah disepakati dengan dewan editor. Tahapannya adalah sebagai berikut: 

Pada bagian scheduling, pilih issue (mis: current issue, back issue, atau future issue) yang telah disepakati dewan editor.




Setelah dipilih issue yang disepakati, klik Record untuk memasukkan naskah tersebut ke daftar isi (Table of Content).



Setelah menjadwalkan submission tersebut di issue yang disepakati, maka tugas SE dalam mengawal sebuah naskah telah selesai. Pengaturan table of content (ToC) selanjutkan akan menjadi tanggung jawab Editor.

Reviewer Reviewer dipilih oleh Editor Bagian untuk mereview artikel yang dikirim oleh penulis. Reviewer diminta untuk mengirimkan hasil review melalui OJS dan Reviewer dapat mengunggah file review untuk Editor dan Penulis. Untuk memulai proses review, reviewer login terlebih dahulu di OJS sehingga muncul halaman utama. Selanjutnya Review dapat melakukan proses berikut ini.



Pada halaman utama, Reviewer dapat mengakses dua halaman submission yaitu active submission dan archive. Halaman Active Submissions adalah untuk melihat artikel yang harus direview, sedangkan halaman archive adalah untuk meliha submission-submission sebelumnya yang pernah direview.


 

 

Untuk melakukan review pada active submission, klik judul artikel yang akan diproses sehingga muncul halaman Review. Halaman Review berisi judul dan abstract diikuti dengan informasi metadata submission dan jadwal review termasuk batas akhir pengiriman hasil review.

Pada beberapa jurnal, Reviewer dibatasi untuk dapat membaca abstract saja. Akses ke full text hanya muncul apabila reviewer telah mengirimkan email kesediaan untuk mereview. Reviewer diharap mengkonfirmasi kesediaan mereview dengan mengklik ikon Will do the review atau konfirmasi penolkan dengan mengklik unable to do. setelah itu, Email balasan akan dikirimkan kepada Editor.


   

Setelah mengkonfirmasi kesediaan, full text dari naskah yang akan direview dapat diunduh dengan mengklik nama file artikel (termasuk file tambahan jika ada). Review dapat dilakukan dengan dua pilihan cara: mengisi review form atau mengunggah file review. Review form telah disediakan oleh editor dengan mengklik icon review form. komentar di dalam review form dapat diimport ke email penulis. Reviewer dapat menggunggah file review baik dalam bentuk word atau pdf apada fasilitas upload. File ini dapat diatur oleh Editor untuk muncul di antarmuka penulis tanpa harus diattach via email.


Note: Reviewer diperbolehkan melakukan review menggunakan salah satu cara saja atau juga melakukan dua-duanya. Tanpa melakukan salah satu dari dua cara tersebut, reviewer tidak akan dapat memberikan rekomendasi final. 

Langkah terakhir untuk Reviewer adalah memilih rekomendasi berdasarkan hasil review yang terdiri atas pilihan sebagai berikut. o Accept Submission: naskah dapat diterima tanpa syarat o Revision Required: naskah harus direvisi oleh penulis o Resubmit for Review: naskah harus direvisi oleh penulis kemudian dikembalikan lagi untuk direview di ronde berikutnya. o Resubmit Elsewhere: naskah disarankan untuk disubmit ke jurnal lain. o Decline Submission: naskah ditolak.




Setelah memberikan rekomendasi, reviewer mengakhiri proses review dengan mengklik submit review to editor.

Note: sebelum mengklik submit review to editor, diaharapkan reviewer memastikan kelengkapan review. Apabila pengiriman sudah dikonfirmasi, reviewer tidak dapat lagi mengunggah file tambahan atau hasil review tambahan. Note: reviewer tidak diperbolehkan melakukan kontak dengan penulis tanpa perantara editor, begitu juga sebaliknya. Rekomendasi apapun yang diberikan oleh reviewer (mis: accept atau decline) tidak akan dapat diketahui oleh penulis. Penulis hanya akan memperoleh informasi tentang keputusan editor (editor decision).

Copy Editor Copy Editor (CE) bertugas untuk melakukan telaah tata bahasa terhadap naskah yang telah lolos review.

Initial Copyedit Setelah menerima email request dari SE, CE dapat memulai proses telaah tata bahasa dengan tahapan sebagai berikut.

 

Memastikan bahwa terdapat file initial copyedit yang disediakan SE. Unduh file initial copyedit dan lakukan telaah tata bahasa pada file tersebut.


   

Selain menelaah file initial copyedit, CE juga disarankan untuk mengecek kesesuaian metadata naskah dengan mengklik REVIEW METADATA. Setelah selesai menelaah, unggah file initial copyedit pada fitur upload. Setelah menunggah file inital copyedit, kemudian CE mengklik ikon COMPLETE sehingga OJS akan otomatis menginisiasi tahap author copyedit. Setelah complete, CE menunggu notifikasi lebih lanjut dari penulis ketika author copyedit rampung.

Note: File yang berhasil diunggah ditandai dengan nama file yang berubah pada segment ke-tiga. Misalnya: yang awalnya 259-1358-1-CE.DOCX akan berubah menjadi 259-1358-2-CE.DOCX. Final Copyedit Setelah author meng-complete proses author copyedit, CE dapat memulai proses final copyedit dengan tahapan sebagai berikut.




Mengunduh file author copyedit dan memastikan bahwa author telah melakukan copyedit sesuai masukan pada tahap initial copyedit.



Mengunggah file final copyedit pada fitur upload.



Menyelesaikan tahap copyedit dengan mengklik ikon COMPLETE kemudian mengirimkan email notifikasi kepada SE bahwa proses copyedit telah rampung.


Layout Editor Layout Editor (LE) bertugas untuk melakukan telaah tata letak terhadap naskah yang telah lolos copyediting. LE akan terlibat dalam dua tahap yaitu tahap layout dan tahap proofreading. Keluaran utama dari LE di tahap layout adalah initial galley. Sedangkan keluaran utama LE di tahap proofreading adalah final galley. Layout Setelah LE menerima email request dari CE, LE dapat melakukan proses layout dengan tahapan sebagai berikut.

 

Mengunduh file layout version dan melakukan telaah tata letak terhadap file tersebut. Menghasilkan file initial galley. File galley dapat berupa PDF, HTML, Postscirpt, atau yang lainnya sesuai kesepakatan dewan editor. Dalam hal ini, diusahakan hanya terdapat satu file galley untuk setiap jenis galley.



Mengunggah file initial galley menggunakan fitur upload file to dengan memilih radio button Galley.




Selanjutnya akan muncul halaman galley. LE dapat mengisi informasi yang dibutuhkan kemudian mengklik Save.



Setelah file initial galley diunggah, LE dapat menyelesaikan tahap layout dengan mengklik COMPLETE dan kemudian mengirimkan email notifikasi ke SE bahwa proses layout telah rampung.




Setelah complete, selanjutnya LE menunggu notifikasi proofreading dari SE.

Proofreading Pada tahap proofread, LE akan memeriksa apakah ada masukan dari penulis atau proofreader dalam menghasilkan final galley.

   

Setelah menerima email request, LE memeriksa apakah ada komentar masukan dari penulis dan proofreader. Jika ada masukan dari penulis atau proofreader, maka LE harus melakukan revisi pada initial galley dan membuat final galley. Selain menelaah komentar dari penulis dan proofreader, LE juga disarankan untuk mengecek kesesuaian metadata naskah dengan mengklik REVIEW METADATA. LE dapat mengunggah file Final Galley di fitur upload file to di bagian layout dengan memilih radio button Galley. Setelah final galley selesai diunggah, initial galley harus dihapus.




Cara lain untuk mengunggah final galley adalah dengan mengklik EDIT pada baris initial galley. Pada halaman Edit a Layout Galley, SE dapat mengunggah final galley dan mengklik Save.



Setelah selesai mengunggah final galley, LE dapat menyelesaikan tahap proofreading dengan mengklik tombol COMPLETE. Dengan begitu, email notifikasi akan dikirimkan ke SE.

Proofreader Tugas utama Proofreader (PR) adalah melakukan dummy check atau cetak coba terhadap galley yang diupload LE. Tahapannya adalah sebagai berikut:


  

Setelah menerima email request, PR dapat mengklik VIEW PROOF pada Galley Format untuk melihat apakah initial galley sudah layak untuk dicetak. Jika PR mempunyai saran masukan tentang initial galley, PR dapat menulis saran masukannya pada fitur Proofreading Corrections dibagian bawah segmen proofreading. Selain mengecek VIEW PROOF, PR juga disarankan untuk mengecek kesesuaian metadata naskah dengan mengklik REVIEW METADATA.


 

Setelah selesai melakukan proofread, PR dapat mengklik ikon COMPLETE dan otomatis menginisiasi proses proofreading kepada layout editor. Sampai tahap ini, tugas PR sudah selesai dan dapat memantau proses editing selanjutnya sampai naskah dijadwalkan di edisi tertentu.


PENDAFTARAN DIGITAL OBJECT IDENTIFIER Digital object identifier (DOI) adalah suatu sistem pengidentifikasi objek digital, dalam hal ini untuk mengidentifikasi artikel jurnal. Sehingga semua metadata artikel jurnal disimpan secara permanen (link permanen) pada database eksternal agen DOI. Manfaat doi untuk penerbit adalah: link persistence, content visibility and accessibility, centralized linking agreement, open URL integration, added value, internal as well as external linking, dan cost-effectiveness.

DOI Badan Kebijakan Fiskal (BKF) BKF saat ini belum mempunyai DOI. Pendaftaran DOI dapat dilakukan dengan cara mengakses agen DOI yaitu www.crossref.org dan mengikuti semua petunjuknya, termasuk didalamnya melakukan pembayaran Setelah melakukan pendaftaran selanjutnya crossref akan mengirimkan nomor prefix (awalan) 7 karakter, missal nya 10.1234. Selanjutnya dilakukan konfigurasi pada pada sistem e-journal plugin setting DOI (tampilan pada halaman selanjutnya) oleh manajer jurnal dengan cara menginput akun crossref dan prefiks, memilih pola akhiran (misalnya : 10.1234/insial_jurnal.tahun.vol.no.id_jurnal) selanjutnya klik pada tombol reassign DOI, maka secara otomatis DOI akan muncul pada setiap artikel.

Followup Integrasi DOI Pengelola jurnal harus menyediakan persyaratan berikut:    

Setiap abstract page harus mempunyai bagian “References”. Bagian ini dapat diaktifkan dengan men-centang bagian “Enable the Citation Markup Assistant” pada Setup langkah 3.7. Setiap poin bagian referensi harus diisikan di bagian references pada submission Summary – Edit Metadata. Setiap referensi yang mempunyai alamat DOI harus dilengkapi dengan Outbound DOI link. Aturan pembuatan outbounf link dapat dilihat pada http://help.crossref.org/outbound_linking Pedoman penampilan DOI dapat dilihat pada http://help.crossref.org/displaying_dois_in_print_and_online

DOI Plugin Setting DOI Plugin setting dapat dilakukan oleh Journal Manager pada menu Journal Manager > Plugin Management > Public Identifier Plugins > Setting. Setelah muncul halaman DOI Plugin Settings, JM dapat mengisi setting sebagai berikut.


Gambar 5.1 DOI Plugin setting – DOI Prefix  

Journal content dapat diisi sesuai kesepakatan pengelola untuk memberikan DOI kepada Edisi, Arikel, Galley, atau juga Supplementary File. DOI Prefix dapat diisi dengan DOI Prefix LIPI yaitu 10.14203


Gambar 5.2 DOI Plugin setting – DOI Suffix 

 

DOI Suffix dapat diisi dengan pola yang telah disepakati oleh pengelola jurnal. Pola Suffix dapat berupa pola yang diciptakan sendiri atau berupa pola umum bawaan dari OJS. Selain itu, terdapat pilihan untuk memasukkan DOI Suffix secara manual. Setelah di-Save, seluruh pattern DOI akan otomatis diterapkan kepada seluruh abstract page yang telah dipublish dan dapat diexport dalam berbagai bentuk sesuai kegunaan. Setiap perubahan pola atau nilai DOI, JM harus melakukan “Reassign DOI” sehingga seluruh DOI pada jurnal tersebut otomatis terupdate.


Export XML DOI Proses export file XML dilakukan oleh Journal Manager melalui menu Journal Manager > Import/Export Data > CrossRef Export/Registration Plugin

Gambar 5.3 Halaman CrossRef Export/Registration Plugin Sebelum melakukan export XML DOI, pengelola mengkonfigurasi terlebih dahulu plugin registation. Pada halaman ini pengelola mengisi nama editor yang bertanggungjawab atas penerapan DOI.


Gambar 5.4 Halaman konfigurasi CrossRef Export/Registration Plugin Export data DOI dapat dilakukan dalam tiga cara yaitu: o o o

All Issues: memilih proses export berdasarkan tiap edisi yang telah terbit. Pada pilihan ini, setiap artikel pada edisi yang terpilih otomatis di-export. All Articles: memilih proses export berdasarkan tiap artikel yang telah terbit. Pemilihan dapat dilakukan satu persatu atau dipilih semuanya. Unregistered Articles: serupa dengan All Articles, namun disini dapat dilihat artikel mana saja yang belum terdaftar.


Gambar 5.5 Contoh select issues pada crossref export plugin

Gambar 5.6 Contoh select articles pada crossref export plugin Setelah dipilih, OJS akan menghasilkan sebuah file XML yang dapat dibuka menggunaka Internet Explorer atau diedit menggunakan Notepad++. File XML akan mempunyai tampilan sebagi berikut.


Gambar 5.7 Tampilan XML sebuah artikel.

Deposit DOI Setelah berhasil menghasilkan file XML, JM diharapkan mengirimkan file tersebut ke pengelola DOI untuk dideposit di crossref.org. Deposit file DOI dilakukan oleh PiC yang telah ditunjuk. Jika tidak ada kesalahan dalam setting dan export file XML, pengelola jurnal akan memperoleh email notifikasi success. Apabila ada kekurangan dalam setting atau export XML, pengelola akan memperoleh email notifikasi Failure. Berikut contoh file notifikasi dari crossref.


Gambar 5.8 Contoh email notifikasi Success

Gambar 5.9 Contoh email notifikasi Failure Setelah menerima notifikasi sukses, maka DOI dari seluruh artikel yang dideposit akan otomatis aktif. Jika masih terdapat notifikasi gagal, maka tim dari pengelola akan melakukan pembimbingan dalam setting dan export XML DOI.


INDEKSASI Indeksasi adalah upaya mendistribusikan metadata dan beberapa lembaga pengindeks full tex artikel jurnal pada database eksternal. Manfaat jurnal terindeks adalah memungkinkan tingkat akses metadata jurnal semakin tinggi oleh pengguna Contoh macam-macam indexer:        

Portal Garuda, ISJD Google Scholar (h-index, i-10 index) EBSCO, Gale, Proquest, CABI Directory of Open Access Journal (DOAJ) Cambridge Scientific Abstract (CSA), Inspec, Pubmed, Chemical Abstract Services (CAS) Elsevier Products: SCOPUS, Compendex, Engineering Village, Reaxys, EnCompassLit, Embase  Impact Factor (SJR, SNIP) Thomson Reuters / Web of Science  Impact Factor (IF) Others: Index Copernicus, CiteULike, Mendeley, Open J-Gate, Research Gate, WorldCat, , etc.

Terdapat dua kategori indexer dalam memberikan pelayanan indexing. o

o

Indexer Active: untuk dapat terindex pada indexer ini, pengelola harus memasukkan metadata jurnal/artikel baik secara manual atau melalui file xml. Indexer tipe ini misalnya: ISJD, DOAJ, EBSCOHost, SCOPUS Indexer Passive: indexer tipe ini mempunya mesin pencari yang otomatis meng-index artikel begitu sebuah edisi diterbitkan. Pengelola tidak perlu meng-input metadata artikel pada website indexer. Indexer tipe ini misalnya: Portal Garuda, Google Scholar, Academic Journal Database.

Persiapan Indeksasi Sebelum melakukan pendaftaran di lembaga pengindek, diharapkan pengelola jurnal menyiapkan hal-hal berikut. Article Processing Charges Pengelola jurnal harus menampilkan di website jurnal (dalam url tersendiri) yang menjelaskan tentang biaya-biaya yang akan diterapkan selama proses penerbitan. Salah satu contoh url adalah sebagai berikut. http://mevjournal.com/index.php/mev/about/editorialPolicies#custom-0

Gambar 5.10 Contoh pernyataan article processing charges di website journal


Content Licensing Sebagai jurnal berbasis open access, jurnal harus tetap memiliki lisensi. Jenis lisensi yang dapat diambil dapat dibuka pada halaman berikut: http://creativecommons.org/licenses/

Gambar 5.11 Jenis-jenis lisensi creative common Pemilihan jenis lisensi dapat dipandu secara online dengan membuka alamat berikut. http://creativecommons.org/choose/


Gambar 5.12 Tool untuk menentukan jenis lisensi

Plagiarism Checker Pemeriksaan plagiarisme dapat dilakukan menggunakan banyak alat. Salah satu alat yang digunakan adalah crosscheck (powered by ithenticate). Crosscheck dapat menghasilkan nilai kemiripan (similarity score) antara naskah yang dikirim dengan database crossref. Similarity score tiap jurnal dapat ditetapkan secara internal oleh dewan editor. 128 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i

Gambar 5.13 Tampilan user interface crosscheck

Gambar 5.14 Tampilan analisis similarity score

Lembaga Pengindek Nasional Terdapat beberapa lembaga pengindek nasional seperti ISJD LIPI dan Indonesian Publication Index (Portal Garuda). Untuk dapat terdaftar di ISJD LIPI, pengelola cukup melakukan pengiriman terbitan ke PDII LIPI sekaligus melakukan wajib simpan. Untuk terdaftar di IPI, pengelola dapat membuka halaman “New Journal Title Suggestion Form” pada alamat url: 129 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i

http://portalgaruda.org/?ref=home&mod=newsuggest berikut contoh tampilan indeksasi di ISJD LIPI dan Portal Garuda.

Gambar 5.15 Contoh tampilan indeksasi di ISJD

Gambar 5.16 Contoh tampilan indeksasi di Portal Garuda


Lembaga Pengindek Internasional Bielefeld Academic Search Engine Bielefeld Academic Search Engine (BASE) adalah salah satu contoh lembaga pengindek dari Bielefeld University Library. Pengelola jurnal dapat membuka url berikut untuk melakukan pendaftaran. http://www.base-search.net/about/en/suggest.php Halaman pengajuan jurnal akan tampak seperti berikut:

Gambar 5.17 Halaman Suggest repository / e-journal BASE

Gambar 5.18 Contoh tampilan indeksasi di BASE 131 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i

Google Scholar Pengelola jurnal dapat membuka situs Google Scholar di alamat berikut: https://partnerdash.google.com/partnerdash/d/scholarinclusions?#p:id=new      

Pengelola dapat memilih OJS pada halaman pertama journal inclusion Setelah itu, pengelola akan diminta mengisi cheklist dan data jurnal. Email diharapkan diverifikasi menggunakan email resmi instituti (@lipi.go.id) dan tidak dapat menggunakan email generik (seperti yahoo atau gmail) Setelah terindek, Google Scholar akan meminta pengelola untuk memasukkan dan mengkonfirmasi metadata jurnal dan artikel. Google Scholar akan otomatis mencari dan mengupdate artikel yang di-input kemudian menampilkan jumlah sitasi yang terbaca oleh mesin pencari google. Google Scholar kemudian mengkalkulasi nilai jumlah total sitasi, nilai h-index, dan nilai i-10 index.

Gambar 5.19 Langkah pertama Journal Inclusion pada Google Scholar


Gambar 5.20 Check List Journal Inclusion pada Google Scholar

Gambar 5.21 Contoh tampilan indeksasi di Google Scholar


Lembaga Pengindek Internasional Bereputasi Directory of Open Access Journals Directory of Open Access Journals (DOAJ) mengindek semua jurnal dengan konsep Open Access. Untuk dapat terindek di DOAJ, pengelola jurnal harus membuka halaman berikut. https://doaj.org/application/new Pengelola jurnal diharuskan mengisi 58 pertanyaan terkait Identitas jurnal, kualitas dan transparansi proses editorial, serta hak cipta dan perijinan.

Gambar 5.22 DOAJ Journal Application Form


Gambar 5.23 Contoh tampilan indeksasi di DOAJ SCOPUS Untuk dapat terindek di SCOPUS, pengelola journal dapat membuka halaman title suggestion form pada url: http://suggestor.step.scopus.com/suggestTitle/step1.cfm Selanjutnya, pengelola jurnal dapat melengkapi tujuh langkah pengajuan yaitu: agreement, before completing the form, contact information, serial title information, upload document, additional information, submit.


Gambar 5.24 Step 1 SCOPUS title suggestion: agreement

Gambar 5.25 Step 2 SCOPUS title suggestion: Before completing the form


Gambar 5.26 Step 3 SCOPUS title suggestion: Contact information

Gambar 5.27 Step 4 SCOPUS title suggestion: Serial title information


Gambar 5.27 Step 5 SCOPUS title suggestion: Upload document

Gambar 5.28 Step 6 SCOPUS title suggestion: Additional information (1)



Gambar 5.30 Step 6 SCOPUS title suggestion: Additional information (3) 139 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i


Gambar 5.32 Step 7 SCOPUS title suggestion: Submit

Reputasi Jurnal Dengan membawa jurnal terindek di lembaga pengindek bereputasi, diharapkan jurnal dapat memperoleh statistik yang meningkat dari waktu ke waktu. Statistik kunjungan dapat menampilkan jumlah kunjungan unik per hari, per bulan atau per tahun. Statistik juga dapat menampilkan jumlah dan variasi negara pengunjung. Berikut contoh statistik kunjungan dalam satu tahun terbit.


Gambar 5.33 Contoh statistik kunjungan dalam satu tahun Selain itu, jurnal juga dapat memperoleh reputasi dalam bentuk h-index, i10-index, Source Normalized Impact per Paper (SNIP), SCImago Journal Rank (SJR), Impact Factor (IF), atau 5-Year Impact Factor.

Gambar 5.34 Contoh metrik reputasi jurnal


Lampiran I Cek List Peryaratan Pengajuan dan Instrument Akreditasi Jurnal Elektronik Nama Jurnal : Satuan Kerja : Nama Editor In Chief/ Pemimpin Redaksi : No Syarat Pengajuan 1 Memiliki ISSN baik dalam versi elektronik (e-ISSN) dan atau cetak (p-ISSN) apabila terbitan dalam dua versi; 2 Mencantumkan persyaratan etika publikasi (publication ethics statement) dalam laman website jurnal; 3 Terbitan berkala ilmiah harus bersifat ilmiah, artinya memuat artikel yang secara nyata mengandung data dan informasi yang memajukan pengetahuan, ilmu, dan teknologi serta seni; 4 Terbitan berkala ilmiah telah terbit paling sedikit 2 tahun berurutan, terhitung mundur mulai tanggal atau bulan pengajuan akreditasi; 5 Frekuensi penerbitan berkala ilmiah paling sedikit 2 kali dalam satu tahun secara teratur; 6 Jumlah artikel setiap terbit sekurang-kurangnya 5 artikel, kecuali jika berbentuk monograf; 7 Tercantum dalam salah satu lembaga pengindeks nasional (Indonesian Scientific Journal Database (ISJD), Portal Garuda, Pustaka Iptek dan/atau yang setara). 8 Memiliki Statistik Akses 9 Mencatumkan Sitasi Jurnal di Google Scholar

Ada


Tidak

Pedoman Pengelolaan Jurnal Elektronik Standarisasi

Recommend Documents