Pedoman: PD-07-01.Rev. 02 PERSYARATAN DAN ATURAN SERTIFIKASI SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001 : 2008 / SISTEM MANAJEMEN LINGKUNGAN ISO 14001 : 2004. INDAH KARYA REGISTER CERTIFICATION SERVICES I.
UMUM
1.1
Proses sertifikasi sistem mutu yang dilakukan oleh IKRCS adalah melakukan proses asesmen penerapan sistem manajemen mutu dan menetapkan keputusan sertifikasi kepada organisasi atau perusahaan yang telah mengajukan permohonan dan selanjutnya disebut Pemohon, berdasarkan ketentuan dalam persyaratan : a).
ISO/IEC 17021, Requirements for bodies management systems.
providing assessment or certification of
b). ISO 19011-2002, Guidelines for Quality and/or Environmental Management System Auditing c).
ISO 9001-2008, Quality Management Systems, Requirement.
d). ISO 14001-2004, Environmental Management Systems, Requirements. e). Peraturan perundang-undangan yang berlaku. 1.2
Organisasi/perusahaan Pemohon merupakan instansi pemerintah maupun swasta, yang memiliki kompetensi dan kepercayaan untuk menerapkan atau mengoperasikan proses bisnisnya berdasarkan sistem manajemen mutu standar ISO 9001:2008 / sistem manajemen lingkungan ISO 14001 : 2004 secara konsisten dan berkesinambungan.
1.3
Pemberian, perpanjangan, perluasan dan pengurangan ruang lingkup sertifikasi hanya diberikan kepada organisasi, instansi atau perusahaan yang : a). Memiliki status hukum b). Memenuhi ketentuan standar sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2008 / sistem manajemen lingkungan ISO 14001 : 2004 dan persyaratan dan aturan sertifikasi IKRCS yang telah ditetapkan. c).
Membayar biaya yang berkaitan dengan proses sertifikasi IKRCS.
1.4
IKRCS menetapkan persyaratan dan aturan sertifikasi yang harus dipenuhi oleh Pemohon/ Pelanggan. Jika diperlukan IKRCS dapat merubah, menambahkan dan meghapuskan bagianbagian dari persyaratan dan aturan sertifikasi ini, IKRCS akan memberitahukan perubahan tersebut kepada Pemohon/Pelanggan dan memberi waktu yang memadai untuk melakukan penyesuaian seperlunya. Pelanggan berkewajiban untuk memberitahukan kepada IKRCS jika penyesuaian telah dilaksanakan seluruhnya.
1.5
IKRCS menyampaikan penjelasan dan informasi tentang tata cara permohonan sertifikasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 / sistem manajemen lingkungan ISO 14001 : 2004. Permohonan sertifikasi berlaku untuk 2 (dua) tahun sejak tanggal permohonan dan tidak berlaku setelah masa berakhir jika sertifikasi belum dapat diberikan.
1.6
Sertifikasi sistem mutu / lingkungan IKRCS berlaku 3 (tiga) tahun sejak tanggal diterbitkan dan dapat diperpanjang setiap 3 (tiga) tahun sesuai persyaratan dan aturan sertifikasi ini. Sertifikat Sistem Mutu / lingkungan IKRCS tidak dapat dialihkan kepada organisasi / perusahaan lain. MENJADIKAN PERCAYA DIRI DAN DIPERCAYA
1.7
IKRCS melaksanakan survailen terhadap Pelanggan sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam setahun. Jika ditemui ketidaksesuaian dalam asesmen perdana atau survailen, maka IKRCS dapat melakukan asesmen ulang.
1.8
Apabila masa sertifikasi akan berakhir dan Pelanggan ingin memperpanjang status sertifikasinya, maka Pelanggan harus mengajukan permohonan sertifikasi kembali selambatlambatnya 2 (dua) bulan sebelumnya. IKRCS akan memberitahukan kepada Pelanggan tentang keperluannya untuk mengajukan permohonan sertifikasi kembali selambat-lambatnya 3 (tiga) bulan sebelum masa sertifikasi berakhir.
1.9
Jika proses asesmen kembali belum dapat diselesaikan setelah 3 (tiga) bulan masa berakhirnya sertifikasi maka sertifikat untuk sementara akan dibekukan.
1.10
Status pengurangan, penundaan, pembekuan, pencabutan sertifikasi diberlaku-kan dengan ketentuan sebagai berikut : a). IKRCS dapat menunda, membekukan atau mencabut sertifikasi, mengurangi ruang lingkup atau menilai kembali, jika terjadi : pelanggaran persyaratan dan aturan sertifikasi sistem mutu / lingkungan IKRCS. b). IKRCS dapat mencabut sertifikat jika Pelanggan dinyatakan bangkrut atau dilikuidasi. c).
IKRCS menetapkan periode penundaan atau pembekuan dan selama periode tersebut IKRCS dapat membatalkan sertifikat, jika Pelanggan tidak mampu memenuhi persyaratan dan aturan sertifikasi IKRCS.
d). Sebelum IKRCS menunda, membekukan atau membatalkan sertifikat, maka IKRCS akan menyampaikan surat teguran dan alasan kepada Pelanggan yang bersangkutan. e). Selama masa periode sertifikasi, IKRCS dapat membekukan sertifikasi sebagian atau seluruh ruang lingkup sertifikasi jika dipandang Pelanggan tidak dapat memenuhi persyaratan dan aturan sertifikasi IKRCS. 1.11
Pelanggan yang dibekukan atau dicabut sertifikasinya dilarang menerbitkan dan menyebarluaskan segala bentuk publikasi yang berisi pernyataan sertifikasi IKRCS. Pelanggan harus mengembalikan dokumen sertifikat sistem mutu/lingkungannya.
1.12
Semua informasi yang diperoleh IKRCS dalam proses pemberian, perpanjangan, perluasan dan pengurangan sertifikasi dijaga kerahasiaannya. Semua personel IKRCS dan institusi atau perorangan dari luar yang bertindak atas nama IKRCS harus mengetahui dan patuh terhadap persyaratan kerahasiaan. Informasi yang dimiliki Pelanggan berikut proses bisnisnya tidak boleh dipaparkan kepada pihak ketiga tanpa izin tertulis dari Pelanggan yang bersangkutan. Jika peraturan perundang-undangan yang berlaku mensyaratkan informasi dapat dipaparkan kepada pihak ketiga, maka pelanggan yang bersangkutan harus diberitahu tentang pemaparan informasi tersebut.
II.
HAK DAN KEWAJIBAN PELANGGAN HAK
2.1
Pelanggan mempunyai hak untuk : a). Mendapatkan informasi setiap adanya perubahan persyaratan dan aturan sertifikasi. b). Mendapatkan penjelasan yang diperlukan bila ruang lingkup lingkup sertifikasi terkait dengan program yang spesifik dan informasi yang berkaitan dengan permohonan sertifikasi. c).
Mendapatkan informasi nama anggota Tim Audit yang akan melaksanakan asesmen / survailen / asesmen ulang. MENJADIKAN PERCAYA DIRI DAN DIPERCAYA
d). Menggunakan logo sertifikasi IKRCS sesuai dengan pedoman penggunaan logo IKRCS. e). Mengajukan permohonan penambahan atau pengurangan ruang lingkup sertifikasi. f). Mengajukan naik banding, keluhan dan penyelesaian perselisihan. KEWAJIBAN 2.2
Sertifikasi IKRCS tidak membebaskan atau mengurangi tanggung jawab kepada Pelanggan dalam melaksanakan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
2.3
Pemohon/Pelanggan harus : a). Menandatangani kontrak jasa sertifikasi antara IKRCS. b). Selalu memenuhi persyaratan ISO 9001:2008/ISO 14001:2004, mengimplementasikan secara konsisten dan mematuhi persyaratan dan aturan sertifikasi IKRCS. c).
Memiliki dokumen yang dijamin bahwa informasi yang diberikan kepada IKRCS dijamin selalu mutakhir.
d). Membayar biaya-biaya permohonan asesmen, survailen dan biaya2 sertifikasi lainnya yang ditetapkan IKRCS. e). Memelihara kredibilitas dan integritas komersial dalam semua kegiatan bisnis sesuai persyaratan standar ISO 9001:2008/ISO 14001:2004 dan persyaratan dan aturan sertifikasi IKRCS. f).
Menangani pengaduan dan keluhan yang terkait dengan sertifikasi yang tercakup dalam ruang lingkup sertifikasi.
g). Tidak menggunakan sertifikat sedemikian rupa sehingga merugikan nama Organisasi, IKRCS dan KAN, dan tidak membuat pernyataan yang dapat menyesatkan. 2.4
IKRCS secara lembaga dan individu personilnya harus bebas dari tekanan komersial, keuangan dan tekanan lain atau godaan dari pihak luar IKRCS yang dapat mempengaruhi keputusan sertifikasi.
2.5
IKRCS tidak boleh terlibat dalam setiap kegiatan yang dapat meragukan kejujuran dan kepercayaan dalam kebebasannya untuk mengambil keputusan yang berkaitan dengan proses sertifikasi.
2.6
Pelanggan harus memberikan bantuan dan kerjasama yang diperlukan oleh IKRCS agar dapat memantau pemenuhan kesesuaian penerapan sistem mutu terhadap standar ISO 9001:2008/ISO 14001:2004 dan persyaratan sertifikasi, yang mencakup : a). Memberikan ijin kepada IKRCS dan auditornya untuk melakukan asesmen, survailen, verifikasi, penyaksian (“witness”) dan kegiatan lainnya yang terkait dengan proses sertifikasi. b). Memberikan bantuan kepada IKRCS dalam melakukan penyelidikan dan pemecahan terhadap setiap keluhan yang disampaikan oleh pihak ketiga tentang kegiatan Pelanggan yang terkait dalam ruang lingkup sertifikasi.
2.7
IKRCS bertanggung jawab sepenuhnya terhadap setiap penerbitan sertifikat sistem mutu / lingkungan ISO 9001:2008/ISO 14001:2004 IKRCS.
2.8
Jika diminta oleh IKRCS maupun auditornya, Pelanggan harus siap menyediakan rekaman semua keluhan, permohonan naik banding dan perselisihan serta tindakan perbaikan yang telah dilakukan Pelanggan. MENJADIKAN PERCAYA DIRI DAN DIPERCAYA
III.
PENGGUNAAN LOGO IKRCS
3.1
Logo tidak boleh digunakan untuk laporan uji laboratorium, kalibrasi, atau inspeksi dan produk atau kemasan produk, atau disalahgunakan, sehingga dapat ditafsirkan sebagai penunjukkan kesesuaian produk.
3.2
Penggunaan Logo IKRCS akan selalu dipantau keefektifannya dalam setiap survailen, yaitu memantau penggunaan logo IKRCS pada iklan, katalog atau sejenisnya serta masukan informasi terhadap penyalahgunaan logo IKRCS.
3.3
Jika terbukti terjadi pelanggaran penggunaan logo, maka IKRCS akan memberikan teguran dan menginstruksikan untuk melakukan tindakan perbaikan. Jika dalam waktu 2 (dua) bulan tidak dapat menyelesaikan tindakan perbaikan atau melakukan kesengajaan, maka IKRCS akan membekukan atau mencabut sertifikat. Jika pelanggaran bersifat pidana, kepada yang bersangkutan akan dikenakan sanksi hukum.
IV.
SERTIFIKAT Sertifikat sistem mutu/lingkungan ISO 9001:2000 / ISO 14001:2004 IKRCS : a). Berlaku untuk 3 (tiga) tahun b). Dapat dicabut bila disimpulkan bahwa Pelanggan gagal memenuhi persyaratan dan aturan sertifikasi IKRCS. c).
Dapat dikembalikan berdasarkan atas pemberitahuan tertulis sebulan sebelumnya.
d). Harus dikembalikan kepada IKRCS jika terjadi pencabutan atau berakhirnya masa sertifikasi. V.
KELUHAN, PERSELISIHAN DAN BANDING IKRCS memperhatikan, mencatat, menindaklanjuti dan menyelesaikan semua keluhan dan perselisihan yang disampaikan secara tertulis atas penerapan sistem mutu oleh Pelanggan. Pelanggan dapat mengajukan banding secara tertulis atas keputusan yang ditetapkan IKRCS selambat-lambatnya 1 (satu) bulan sejak keputusan ditetapkan. Setelah menerima permohonan banding secara tertulis, IKRCS membentuk komite banding untuk membantu menyelesaikan masalah yang timbul atas keluhan perselisihan dan banding.
VI.
PEMBERITAHUAN ATAS PERUBAHAN
6.1
Pelanggan akan diberitahu bila ada perubahan atas persyaratan dan aturan sertifikasi dan diberi waktu yang cukup untuk melakukan penyesuaian dokumen yang dimiliki Pelanggan.
6.2
Pelanggan harus memberitahu IKRCS bila semua penyelesaian perbaikan yang diperlukan untuk memenuhi perubahan persyaratan dan aturan sertifikasi tersebut di atas.
6.3
Organisasi/Perusahaan Pelanggan harus segera memberitahukan kepada IKRCS tentang rencana perubahan yang berkaitan dengan persyaratan yang harus dipenuhi dan ruang lingkup sertifikasi. Perubahan yang berarti meliputi : a). Tiap perubahan organisasi atau manajemen. b). Perubahan alamat, kepemilikan, status hukum dan status komersial. c).
Perubahan kebijakan dan prosedur MENJADIKAN PERCAYA DIRI DAN DIPERCAYA
d). Perubahan pengecualian dari standar.
VII.
PENGGANTIAN KERUGIAN Pelanggan bertanggung jawab atas permintaan ganti rugi oleh pihak ketiga yang ditujukan kepada IKRCS sebagai akibat langsung maupun tidak langsung pemberian sertifikasi dan penggunaan logo berdasarkan persyaratan dan aturan sertifikasi ini. IKRCS bertanggung jawab atas permintaan ganti rugi oleh pihak ketiga jika terbukti kesalahan dilakukan oleh IKRCS. Pengaturan mengenai penggantian kerugian ini disesuaikan dengan peraturan perundangundangan yang berlaku.
VIII.
DUKUNGAN SUMBER DAYA IKRCS memiliki kemampuan sumber daya yang didukung oleh induk perusahaan PT. Indah Karya (Persero), memiliki kemampuan keuangan yang stabil didapatkan dari hasil pemungutan biaya sertifikasi dan hasil kegiatan lainnya yang tidak bertentangan dengan proses sertifikasi. IKRCS menetapkan biaya-biaya sertifikasi sesuai ruang lingkup dan luas area asesmen.
IX.
PERATURAN DAN PERUNDANG-UNDANGAN Persyaratan dan aturan sertifikasi ini disusun dan ditetapkan berdasarkan peraturan perundang-undangan Republik Indonesia.
X.
ALAMAT IKRCS Alamat untuk melakukan akses secara mudah kepada IKRCS :
Alamat Kode pos No. telepon No. facsimili E-mail Web site
: : : : : :
Jl. Jagakarsa (Simpang Kecapi) Kav. 1, Jakarta Selatan. 12630. (021) 78892420, 78892421, 78892428. (021) 78892422.
[email protected] &
[email protected] www.ikrcs.or.id
MENJADIKAN PERCAYA DIRI DAN DIPERCAYA
Pedoman PD – 07 – 02. Rev. 02 TATACARA PERMOHONAN SERTIFIKASI SISTEM MUTU ISO 9001 : 2000/LINGKUNGAN ISO 14001 : 2004 INDAH KARYA REGISTER CERTIFICATION SERVICES I. 1.1
PERMOHONAN SERTIFIKASI Organisasi / Perusahaan yang mengajukan permohonan sertifikat ISO 9001 : 2000 / ISO 14001 : 2004 IKRCS, yang selanjutnya disebut Pemohon mengisi dan mengirimkan Daftar Isian Permohonan yang sudah disediakan oleh IKRCS.
1.2
Bila diperlukan IKRCS akan memberikan penjelasan dan informasi yang terkait dengan proses sertifikasi sistem mutu / lingkungan.
1.3
Daftar Isian Permohonan harus ditandatangani oleh wakil yang berwenang dari Pemohon yang dilengkapi dengan : a). Uraian lengkap ruang lingkup sertifikasi yang diminta, b). Persetujuan untuk memenuhi semua persyaratan sertifikasi, c).
Menyerahkan Manual Mutu dan dokumen lain jika diperlukan untuk proses asesmen.
1.4
Menandatangani Kontrak Jasa Sertifikasi yang disepakati antara Pimpinan Organisasi dengan Manajer Eksekutif IKRCS.
1.5
IKRCS akan mengkaji dan menggunakan semua data dan informasi dari Pemohon yang diperlukan untuk persiapan asesmen dan akan menjaga kerahasiaannya.
II. 2.1
PROSES ASESMEN IKRCS membuat rencana dan program asesmen yang disampaikan kepada Pemohon.
2.2
IKRCS menetapkan Tim Audit untuk melaksanakan audit kecukupan dokumen dan asesmen penerapan di lapangan atas nama IKRCS berdasarkan standar ISO 9001 : 2000 / ISO 14001 : 2004 dan standar lain yang terkait. Jika diperlukan tenaga ahli akan diikutsertakan dalam tim sebagai penasehat.
2.3
Untuk menjamin bahwa asesmen dilaksanakan dengan benar dan menyeluruh Tim Audit dibekali dengan dokumen kerja yang tepat.
2.4
IKRCS memberitahukan secara resmi kepada Pemohon mengenai rencana dan tanggal pelaksanaan asesmen serta nama-nama anggota Tim Audit yang ditunjuk. Pemohon dapat mengajukan pernyataan keberatan atas isi dari pemberitahuan tersebut.
2.5
Tim Audit melakukan proses asesmen berdasarkan standar normatif yang sesuai serta persyaratan dan aturan sertifikasi IKRCS.
III.
KATAGORI TEMUAN AUDIT Katagori penilaian kesesuaian yang telah ditetapkan secara spesifik IKRCS terbagi dalam 3 katagori, yaitu :
MENJADIKAN PERCAYA DIRI DAN DIPERCAYA
3.1
Penilaian Ketidaksesuaian (Nonconformance) adalah ketiadaan atau kekurangan atau kegagalan dalam menerapkan dan memelihara satu atau lebih persyaratan sistem manajemen mutu / lingkungan, atau situasi dimana setidak-tidaknya ditemukan bukti-bukti obyektif yang dapat menimbulkan keraguan yang signifikan terhadap mutu dari proses, produk atau jasa yang menjadi inti bisnis perusahaan/organisasi. Temuan Ketidaksesuaian diberi kesempatan 3 (tiga) bulan untuk melaksanakan tindakan perbaikan (corrective action) dan harus diverifikasi oleh auditor IKRCS dalam peninjauan ulang.
3.2
Penilaian Perintah Perbaikan (Improvement Request) adalah masih dijumpainya kekuranglengkapan dalam penerapan sistem manajemen mutu / lingkungan, namun resiko yang ditimbulkan dapat dianggap tidak menimbulkan keraguan terhadap kegagalan penerapan. Temuan Perintah Perbaikan diberi kesempatan 6 (enam) bulan untuk melaksana-kan tindakan perbaikan (corrective action) dan harus diverifikasi oleh auditor IKRCS dalam survailen selanjutnya.
3.3
Penilaian Observasi (Observation Sheet) adalah saran yang dipandang perlu mendapat perhatian untuk dilakukan peningkatan atau perbaikan penerapan, meskipun tidak ditemukan kekurangan dalam penerapan persyaratan sistem manajemen mutu / lingkungan. Temuan Observasi diharapkan manajemen pelanggan memperhatikan dan mengambil tindakan yang perlu untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas penerapan sistem manajemen mutu / lingkungan di perusahaan.
IV.
LAPORAN ASSESMEN IKRCS menetapkan bahwa hasil asesmen yang telah dilaksanakan dilaporkan untuk menjamin bahwa :
4.1
Telah dilakukan pertemuan antara Tim Audit dan Manajemen Pemohon diadakan sebelum meninggalkan lokasi.
4.2
Tim Audit memberikan laporan tertulis atau lisan pada Pemohon tentang kesesuaian atau ketidaksesuaian terhadap standar ISO 9001:2008 / ISO 14001 : 2004 dan persyaratan sertifikasi terkait dan memberikan kepada manajemen Pemohon untuk bertanya tentang temuan dan alasannya. Tim Audit melaporkan temuannya kepada IKRCS mengenai kesesuaian dan ketidak-sesuaian persyaratan sertifikasi.
4.3
4.4
IKRCS segera memberitahukan laporan hasil asesmen kepada Pemohon, mengidentifikasikan setiap ketidaksesuaian yang harus diperbaiki agar semua persyaratan sertifikasi dipenuhi.
4.5
Pemohon harus merencanakan waktu penyelesaian tindakan perbaikan dan menguraikan tindakan spesifik yang akan diambil untuk memperbaiki setiap ketidaksesuaian standar ISO 9001:2008 / ISO 14001:2004 dan persyaratan sertifikasi lainnya.
4.6
IKRCS akan menyampaikan kepada Pemohon jika harus dilakukan tinjauan ulang atas temuan ketidaksesuaian pada audit sebelumnya atau pertimbangan peninjauan pada saat survailen yang akan datang.
MENJADIKAN PERCAYA DIRI DAN DIPERCAYA
V. KEPUTUSAN SERTIFIKASI 5.1
Keputusan sertifikasi dilakukan setelah mengkaji dan mengevaluasi informasi yang dikumpulkan selama proses asesmen oleh Komite Sertifikasi IKRCS.
5.2
Anggota Komite Sertifikasi tidak boleh berperan serta dalam proses asesmen yang dikajinya.
5.3
IKRCS tidak boleh mendelegasikan tanggung jawabnya dalam penetapan, perpanjangan, perluasan, pengurangan, penundaan dan pencabutan sertifikasi kepada pihak lain. VI. PENYERAHAN SERTIFIKAT
6.1
Bila keputusan sertifikasi telah ditetapkan, maka IKRCS akan menyerahkan dokumen sertifikat sistem mutu / lingkungan ISO 9001:2008/ISO 14001 :2004 yang ditandatangani oleh General Manajer IKRCS.
6.2
Sertifikat dibuat dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris sesuai format yang ditetapkan dan sertifikat diberikan secara langsung kepada Pemohon. VII. STATUS SERTIFIKASI
7.1
IKRCS memberikan hak kepada Pemohon yang selanjutnya disebut Pelanggan, untuk membubuhkan logo IKRCS pada peralatan atau media sesuai yang menunjukkan bahwa Pelanggan telah menerapkan sistem mutu / lingkungan secara konsisten dengan ruang lingkup sertifikasi.
7.2
IKRCS akan mengambil tindakan yang sesuai, bila ternyata Pelanggan melakukan penyalahgunaan logo IKRCS atau yang dapat diinterpretasikan sebagai penunjukkan kesesuaian produk jasa atau proses yang mungkin dapat menyesatkan.
VIII. 8.1
SURVAILEN DAN ASESMEN ULANG Untuk menjamin bahwa Pelanggan selalu memenuhi persyaratan sertifikasi, maka secara berkala IKRCS melakukan survailen kepada Pelanggan. Survailen berkala dilakukan sekurang-kurangnya 1 (satu) kali berdasarkan program yang ditetapkan oleh IKRCS dan biaya survailen harus ditanggung oleh Pelanggan.
8.2
Pelanggan harus segera memberitahukan setiap aspek perubahan yang terkait dengan status atau operasi yang yang dapat mempengaruhi perubahan sistem mutu / lingkungan.
8.3
Asesmen ulang dilakukan untuk memverifikasi seluruh keefektifan dan kesinambungan sistem mutu / lingkungan pelanggan. Asesmen ulang untuk memberikan tinjauan terhadap kinerja sistem mutu lingkungan setelah periode sertifikasi yang dilakukan pada periode 3 (tiga) tahun dan biaya asesmen ulang harus ditanggung oleh Pelanggan.
IX.
PERLUASAN RUANG LINGKUP SERTIFIKASI IKRCS akan menindaklanjuti dan memutuskan setiap permohonan perluasan ruang lingkup sertifikasi oleh Pelanggan bila telah memenuhi persyaratan sertifikasi yang telah ditetapkan.
MENJADIKAN PERCAYA DIRI DAN DIPERCAYA
