MANUAL e-TRIC
REV.02
BAB I PENGENALAN E-TRIC
e-TRIC (Sistem Informasi Legalitas Kayu Tropical Rainforest Internasional Certification) merupakan suatu sistem informasi yang dibangun untuk memudahkan dalam menjalankan proses penerbitan V-Legal. e-TRIC dapat diakses oleh eksportir/unit Manajemen yang sudah melakukan kontrak jasa penerbitan dokumen V-Legal dengan Tropical Rainforest International Certification. Setiap pihak yang akan mengakses sistem ini harus mempunyai username dan password. Pencetakan dokumen V-legal dapat dilakukan melalui 2 mekanisme, yaitu:
a. Pencetakan dokumen V-legal dilakukan di Kantor TRIC Dokumen V-legal dicetak di kantor TRIC , kemudian eksportir/ Unit Manajemen dapat mengambil sendiri di kantor TRIC. b. Pencetakan dokumen V-legal dilakukan di tempat Eksportir/ Unit Manajemen Dokumen V-legal dicetak secara sendiri oleh Unit Manajemen/ Eksportir pada kertas blangko V-Legal bernomor seri yang didistribuskan oleh TRIC. Distribusi Dokumen Blangko V-Legal ke Unit Manajemen disesuaikan dengan permintaan masing-masing unit manajemen.
Buku manual penggunaan e-TRIC ini diperuntukan bagi Industri yang telah mendapatkan username dan password untuk mengakses e-TRIC serta melakukan pencetakan dokumen V-legal sendiri (self-print). Kegiatan yang dapat dilakukan oleh Industri pada e-TRIC antara lain:
a. Entry PEB Untuk Melaporan Penggunaan Dokumen V-Legal yang telah diterbitkan dengan menginputkan nomor PEB (Eksportir/ Unit Manajemen wajib melaporkan PEB tersebut maksimal 30 hari setelah dokumen V-Legal telah diterbitkan). b. Permohonan Penerbitan Dokumen V-Legal. Untuk mendapatkan dokumen V-Legal, Industri dapat melakukan Permohonan Penerbitan Dokumen V-Legal secara online dengan mengisi data-data yang dibutuhkan serta melakukan upload dokumen Invoice, Packing List, dan Foto Produk melalui e-TRIC. c. Monitoring Permohonan Penerbitan Dokumen V-Legal/V-Legal Untuk mengetahui status permohonan dokumen V-legal yang sedang diajukan melalui eTRIC. d. Update Dokumen Mutasi Bahan Baku (LMK). Untuk melakukan upload dokumen LMK sehingga stock neraca stock persediaan bahan baku dan produk unit manajemen dapat terupdate, sehingga kuota eskpor dapat diketahui. Upload dokumen LMK wajib dilakukan paling lambat tanggal 10 bulan. Stock Produk merupakan dasar untuk dapat.
Manual
e-TRIC
Ver. 02
2
Beberapa hal yang harus diperhatikan sebelum menggunakan e-TRIC adalah :
a. Setiap pihak yang akan mengakses Sistem e-TRIC harus telah memiliki username dan password untuk mengakses account masing-masing. b. Setiap input data yang bersifat nominal maka tanda yang digunakan untuk memisahkan angka desimal adalah tanda titik (.). c. Dalam pengisian menggunakan Bahasa Inggris, termasuk untuk Deskripsi Produk. d. Ukuran file/dokumen yang dapat diupload di sisetm ini maksimal berukuran 10 MB untuk setiap file/dokumen.
Manual
e-TRIC
Ver. 02
3
BAB II PERMOHONAN PENERBITAN DOKUMEN V-LEGAL (PPDVL)
Permohonan Penerbitan Dokumen V-Legal (PPDVL) merupakan merupakan tahapan yang dilakukan oleh Unit Manajemen/Eksportir untuk dapat dilakukan penerbitan dokumen VLegal oleh TRIC. Satu kali Permohonan Penerbitan Dokumen V-Legal berlaku untuk satu kali kegiatan ekspor satu invoice pengiriman. Permohonan Penerbitan Dokumen V-Legal dapat dilakukan dengan mengisi permohonan penerbitan dokumen V-legal dan uploading dokumen secara online melalui portal website TRIC pada menu login - industri atau dapat diakses melalui aplikasi android e-TRIC yang dapat diinstal pada smartphone. Pengisian Permohonan Penerbitan Dokumen V-Legal dilakukan oleh personel yang ditunjuk sebagai Penanggung Jawab Penerbitan Dokumen V-legal Eksportir/Unit Manajemen yang bersangkutan. Langkah-langkah pengisian Permohonan Penerbitan Dokumen V-Legal dalam e-Tric adalah sebagai berikut :
1
HALAMAN LOGIN
Untuk Melakukan Permohonan Penerbitan dokumen V-Legal secara online dapat dilakukan dengan login terlebih dahulu melalui website TRIC dengan alamat http://www.tric-indonesia.com atau via aplikasi e-TRIC yang dapat diinstal pada Smartphone Android. Untuk dapat mengakases eTRIC melalui website TRIC dapat dilakukan dengan membuka website TRIC dengan alamat http://www.tric-indonesia.com pada browser di Personal Computer/Laptop/Handphone kemudian pilih dan “klik” pada menu “Login”, kemudian dan Pilih dan klik menu “Industri”.
Manual
e-TRIC
Ver. 02
4
Setelah pilihan Industri di “klik” maka akan muncul halaman “Login” yang harus diisi terlebih dahulu untuk masuk ke halaman “Home Operator”. Untuk Dapat mengakses e-TRIC, eksportir harus memiliki hak akses berupa “Username” dan “Password” “Username dan Password” dapat dimiliki oleh eksportir/unit manajemen setelah mengisi form Pendaftaran Jasa Penerbitan Dokumen V-Legal dan telah terdapat kesepakatan kontrak jasa penerbitan dokumen antara Eksportir/ Unit Manajemen dengan TRIC. Pada Halaman Login, kita harus mengisikan username, password, dan kode angka yang ditampikan pada halaman, kemudian Klik “LOGIN”.
username password Isikakan kode angka yang muncul
Setelah “LOGIN” berhasil dilakukan maka akan muncu “Halaman Home Operator”.
2
HALAMAN HOME OPERATOR
Pada halaman “Home Operator” terdapat tampilan default Home Operator yang berisi antara lain beberapa Tabel Informasi dan Reminder serta terdapat 4 (empat) Menu Pilihan utama yaitu : Entry PEB, Pengajuan V-legal, Monitoring PPDVL/V-Legal dan Update File LMK, yang dapat diakses oleh masing-masing operator eksportir/ unit manajemen.
1. Menu “Entry PEB” digunakan untuk melakukan pelaporan PEB dengan mengisi nomor PEB sesuai dengan nomor invoice yang terbit. 2. Menu “Pengajuan V-legal” digunakan ketika industri hendak masuk ke halaman pengisian Permohonan Penerbitan Dokumen V-Legal. 3. Menu “Monitoring PPDVL/V-LEGAL” dipilih untuk melihat status PPDVL yang diajukan ke TRIC. 4. Menu “Upload File LMK” dipilih untuk melakukan update Neraca stok kayu dengan mengupload dokumen berupa Laporan Mutasi Kayu dan Dokumen Pendukung lainya
Manual
e-TRIC
Ver. 02
5
berupa Rekap SKSHHK (Rekap penerimaan bahan baku), dan Rekap PEB (rekapitulasi penjualan). Beberapa informasi yang terdapat pada halaman operator lebih detailnya disajikan dalam gambar berikut :
Keteranga : 1. Menu Home Digunakan untuk kembali ke menu Home atau kembali ke halaman depan/ Home Operator (default) unit manajemen. 2. Menu Logout Digunakan untuk keluar dari aplikasi dan kembali ke halaman Login. 3. Running Text Merupakan sarana penyebaran berita atau pengumuman dari operator TRIC kepada Unit Manajemen berupa infomasi singkat terkait Berita, Pemberitahuan, Arahan, atau Reminder. 4. Identitas Operator Merupaka Identitas Nama Unit Manajemen berisi dan Statusnya, sebagaimana dicontohnkan dalam gambar adalah Nama Operator adalah Simulasi-01 dan statusnya adalah Operator Industri. 5. Informasi Stock Bahan Baku dan Stock Produk (hanya ditampilkan untuk Industri) berisi informasi jumlah stock bahan baku dan stock produk terakhir yang dimiliki oleh Unit Manajemen/Eksportir. Stock yang ditampilan di e-TRIC adalah jumlah stock yang telah diverifikasi oleh Petugas Penanggung Jawab V-Legal TRIC, berdasarkan data Laporan Mutasi Kayu (LMK), Rekapitulasi Penerimaan Bahan Baku/ Rekap Penerimaan Dokumen Sah Hasil Hutan Kayu (Rekap SKSHHK), dan Rekap Penjualan dalam Negeri maupun Manual
e-TRIC
Ver. 02
6
Ekspor (Rekap PEB) yang disampaikan oleh Unit Manajemen. Informasi Stock Bahan Baku dan Stock Produk tersebut ditampilan pada halaman home operator sebagai sarana pemberitahuan dan pengingat stock yang dimiliki unit manajemen/eksportir untuk sebagai pertimbangan dalam melakukan permohonan V-Legal kepada TRIC (catatan KB = Kayu Bulat, KG= Kayu Gergajian, dan KO=Kayu Olahan/Produk Jadi) 6. Kuota berisi informasi tentang jumlah kuota yang dimiliki oleh ekspor/unit manajemen pada saat tertentu yang disajikan secara real time. Nilai Kuota yang dimiliki tersebut merupakan hasil perhitungan dari jumlah stock bahan baku dan jamulah stock produk yang dimiliki pada saat tertentu. Nilai Kuota akan terudate apabila terdapat aktifitas penerimaan dan pengiriman dari Stock Bahan Baku dan Stock Produk Jadi. Apabila Kuota bernilai kurang dari jumlah yang diajukan Permohonan V-legalnya atau berwarna “Merah” maka Permohonan V-legal tidak dapat diproses. 7. Reminder Upload File Rekapitulasi Merupakan fasilitas pengingat kepada Unit Manajemen/Eksportir untuk melakukan upload data pendukung berupa Laporan Mutasi Kayu (LMK), Rekapitulasi Penerimaan Bahan Baku/ Rekap Penerimaan Dokumen Surat Keterangan Sah Hasil Hutan Kayu (Rekap SKSHHK), dan Rekap Penjualan dalam Negeri maupun Ekspor (rekap PEB) periode bulan sebelumnya pada menu “Upload File LMK”. Reminder akan muncul mulai tanggal 1 tiap bulannya, dan akan hilang pada tanggal 10, atau setelah unit manajemen telah melakukan upload dokumen pada menu Upload File LMK. Catatan : Apabila hingga tanggal 10 bulan berjalan, unit manajemen belum melakukan upload dokumen pendukung, maka pada menu “Pengajuan Dokumen V-Legal (PPDVL)”, akan terblok dan menampilankan kolom isian untuk melakukan upload dokumen pendukung. Halaman PPDVL baru dapat diakses apabila unit manajemen telah melakukan upload dokumen pendukung pada halaman tersebut. 8. Reminder Stock Blangko Merupakan fasilitas pengingat kepada Unit Manajemen terkait informasi jumlah stock Blangko V-legal yang tersedia di Unit Manajemen dan akan keluar saran/permintaan kepada Unit Manajemen/Eksportir untuk menambah jumlah stock blangko di Unit Manajemen/eksportir apabila jumlah stock yang dimiliki mulai menipis. 9. Menu “Entry PEB” Merupakan fasilitas yang disediakan kepada unit manajemen untuk melaporkan penggunaan dokumen V-legal secara online dengan melaporkan nomor PEB dari V-Legal yang digunakan. Penggunaanya dengan mengisi nomor PEB sesuai dengan nomor invoice yang terbit. 10. Menu “Pengajuan V-legal” Merupakan menu yang digunakan untuk melakukan Permohonan untuk penerbitan dokumen V-Legal. Pilih Menu ini untuk melengkapi Permohonan Penerbitan Dokumen VLegal. 11. Menu “Monitoring PPDVL/V-LEGAL” Merupakan fasilitas yang disediakan kepada unit manajemen untuk untuk melihat status dan memonitoring Permohonan Penerbitan Dokumen V-Legal yang diajukan ke TRIC.
Manual
e-TRIC
Ver. 02
7
12. Menu “Update File LMK” Merupakan fasilitas yang disediakan kepada unit manajemen untuk melakukan update neraca stok kayu dengan cara mengupload/melaporkan dokumen Laporan Mutasi Kayu (LMK) dan Dokumen Pendukung Lainnya. Untuk melakukan permohonan penerbitan Dokumen V-Legal langkah pertama yang dilakukan adalah dengan melakukan “klik” pada menu “Pengajuan V-Legal ” sehingga akan keluar isian halaman Permohonan Penerbitan Dokumen V-Legal.
Klik Pengajuan VLegal untuk permohonan V-Legal
PT. ABC
3
HALAMAN PERMOHONAN PENERBITAN DOKUMEN V-LEGAL
Manual
e-TRIC
Ver. 02
8
Pada saat setelah menu “Pengajuan V-Legal” dipilih dan “diklik” oleh operator unit manajemen/eksportir, maka halaman yang pertama muncul adalah halaman “Isian Data Header V-Legal” pada Menu Pengajuan Dokumen V-Legal. Halaman Isian dapat minimize dengan meng klik kotak merah Pengajuan Dokumen V-Legal. Pada halaman Pengajuan VLegal terdapat beberapa kolom isian untuk diisi oleh pemohon dengan perincian sbb :
Keterangan : a) b) c) d) e) f) g) h) i)
Nomor Invoice Permohonan V-Legal Pilihan pencetakan V-Legal di industri atau di Kantor TRIC Nama pelabuhan muat rencana ekspor Nama pelabuhan tujuan bongkar rencana ekspor Sarana Transportasi yang digunakan untuk ekspor Lokasi stufing rencana ekspor Uploading dokumen packing list Uploading dokumen invoice Uploading foto produk
Catatan : Sebelum melakukan Pengajuan Permohonan Dokumen V-legal, pastikan bahwa Unit Manajemen/eksportir telah melakukan upload Dokumen Laporan Mutasi Kayu (LMK), Rekap Penerimaan Bahan Baku (Rekap SKSHHK), dan Rekap Penjualan (Rekap PEB) periode bulan sebelumnya, sebelum tanggal 10 bulan berjalan. Apabila Unit Manajemen/eksportir belum melakukan upload LMK dan dokumen pendukung lainnya, maka halaman “Pengajuan dokumen V-legal” akan terblok dengan kolom isian untuk melakukan upload dokumen Pendukung Manual
e-TRIC
Ver. 02
9
berupa Rekapitulasi LMK (Laporan Mutasi Kayu), Rekap SKSHHK (Rekap Penerimaan Bahan Baku), dan Rekap PEB (Rekap Penjualan) periode bulan sebelumnya, sebagaimana gambar berikut :
Untuk dapat mengkases halaman “Pengajuan Dokumen V-legal” kembali, Unit Manajemen/ekportir harus melakukan Pelaporan dengan mengupload dokumen Rekapitulasi LMK (Laporan Mutasi Kayu), Rekap SKSHHK (Rekap Penerimaan Bahan Baku), dan Rekap PEB (Rekap Penjualan) pada kolom isian yang tersedia. 1. Diisi dengan mengklik choose file untuk mengupload file Rekapitulasi LMK 2. Diisi dengan mengklik choose file untuk mengupload file Rekapitulasi Penerimaan Bahan Baku
3. Diisi dengan mengklik choose file untuk mengupload file Rekapitulasi Penjualan
4. Klik Upload FILE REKAP
Manual
Setelah semua file yang sesuai dipilih pada masing-masing kolom isian, kemudian klik “Upload File Rekap”
e-TRIC
Ver. 02
10
Apabila Unit Manajemen/ekspotir telah melakukan kewajiban untuk melaporkan dokumen Laporan Mutasi Kayu (LMK) dan dokumen pendukungnya, maka apabila mengkases menu “Pengajian PPDVL” maka tampilan default yang akan ditampilkan adalah sebagai berikut :
Untuk dapat menerbitkan dokumen V-Legal secara online, Unit Manajemen/ Eksportir harus melakukan Permohonan Penerbitan Dokumen V-Legal dengan mengisi kolom isian pada halaman permohonan V-Legal dengan urutan sbb : a. Nomor Invoice
Tahap pertama dalam pengisian permohonan dokumen V-legal adalah mengisi nomor Invoice sesuai dengan dokumen Invoice rencana ekspor yang diupload. Nomor invoice hanya dapat digunakan satu kali dan tidak dapat digunakan lagi apabila nomor tersebut telah pernah digunakan. PT. ABC
Disi sesuai dengan nomor dokumen invoice pengajuan ekspor
Manual
e-TRIC
Ver. 02
11
b. Kolom Cetak Industri Setelah kolom nomor Invoice telah diisi, tahap selanjutanya adalah mengisi pilihan pada kolom pilihan“Cetak Industri ?”. Pada kolom tersebut, terdapat 2 Pilihan apakah dokumen akan dicetak di industri atau di cetak di Kantor TRIC. Pilih “Ya” apabila Pencetakan dokumen V-legal akan dilakukan di tempat Unit Manajeman/Eksportir dengan menggunakan blangko V-legal bernomor yang telah didistribusikan oleh TRIC. Apabila dipilih “Ya” maka akan keluar kolom pilihan nomor blangko, pilih nomor blangko yang akan digunakan. Pilih “Tidak” apabila dokumen V-Legal akan dicetak di kantor TRIC, yang kemudian dapat diambil secara langsung oleh unit manajemen/ekportir.
PT. ABC
Pilih “Ya” untuk pencetakan dokumen V-Legal dilakukan di Unit Manajemen
Untuk pilihan V-Legal Cetak di Industri setelah memilih “Ya”, akan keluar kolom pilihan Blangko yang berisi nomor Blanko yang tersedia di tempat eksportir. Pilih Nomor Blangko yang akan digunakan untuk mencetak dokumen V-Legal yang dimohonkan. PT. ABC
Apabila dipilih “Ya” akan muncul pilihan nomor blangko yang tersedia unit Manajemen, dan pilih nomor yang akan digunakan
Manual
e-TRIC
Ver. 02
12
c. Pelabuhan Muat Kolom pelabuhan muat diisi dengan Nama Pelabuhan Muat rencana ekspor akan dilakukan. Pengisian dilakukan dengan mengetikan nama pelabuhan muat pada kolom yang tersedia.
Ketik nama pelabuhan muat lokasi rencana ekspor akan dilaksanakan, dan akan muncul pilihan nama pelabuhan yang ada di database
Pada saat pengisian kolom pelabuhan muat dengan mengetik nama pelabuhan maka akan muncul auto compleate pilihan nama pelabuhan muat yang ada di database. Kemudian “Klik” Nama Pelabuhan Muat sesuai dengan rencana ekspor. Contoh : Semisal ketika diketik “tanjung”, maka akan muncul pilihan nama pelabuhan muat di Indonesia yang memiliki kata tanjung, kemudian pilih pelabuhan yang sesuai dengan mengkliknya.
Pilihan nama pelabuhan muncul secara otomatis sesuai nama pelabuhan muat yang diketikan. Pilih nama pelabuhan muat yang sesuai dengan dokumen rencana ekspor
Manual
e-TRIC
Ver. 02
13
d. Negara dan Pelabuhan Bongkar Kolom Negara dan Pelabuhan Bongkar diisi dengan Nama Pelabuhan Bongkar sesuai rencana ekspor akan dilakukan. Pengisian dilakukan dengan mengetikan Nama Pelabuhan rencana tujuan bongkar akan dilaksanakan.
Ketik nama pelabuhan dan negara tujuan sesuai dengan rencana ekspor yang akan dilaksanakan, dan akan muncul pilihan nama pelabuhan dan negara tujuan yang ada di database.
Pada saat pengisian kolom Negara dan Pelabuhan Bongkar dengan mengetik nama tujuan pelabuhan Bongkar, maka akan mucul auto compleate pilihan Nama Pelabuhan Bongkar dilengkapi dengan Negara sesuai yang ada di Database Kemudian “Klik” Nama Pelabuhan Bongkar” sesuai dengan tujuan. Contoh : Semisal ketika diketik “Liverpool”, maka akan muncul pilihan nama pelabuhan yang memiliki kata liverpool, kemudian pilih pelabuhan yang sesuai dengan mengkliknya.
Pilihan nama pelabuhan dan negara tujuan muncul secara otomatis sesuai nama pelabuhan tujuan yang diketikan. Pilih nama pelabuhan yang sesuai dengan dokumen rencana ekspor
Manual
e-TRIC
Ver. 02
14
e. Sarana transportasi Pengisian dilakukan dengan memilih sarana transportasi yang digunakan untuk kegiatan ekspor. Apabila kolom isian di “klik” maka akan mucul pilihan sarana transportasi yaitu Kapal Laut, Kendaraan Darat, dan Pesawat Udara, kemudian pilihlah sarana transportasi yang akan digunakan sesuai dengan rencana ekspor akan dilakukan.
klik pada pilihan kolom sarana transportsi,. Akan muncul pilihan secara otomatis sarana transportasi yang ada dalam database. Pilih yang sesuai dengan rencana ekspor
f.
Lokasi Stuffing Pengisian dilakukan dengan mengetik dan mengisi alamat lokasi stuffing dilakukan.
klik pada pilihan kolom lokasi stuffing kemudian isikan lokasi tempat stuffing dilakukan.
Manual
e-TRIC
Ver. 02
15
g. Upload File Packing List Upload dokumen pendukung ekspor berupa packing list dilakukan dengan meng-Klik “Choose File” pada kolom Upload File Packing List untuk mengambil dokumen yang akan diupload. Arahkan ke dalam folder tempat menyimpin file packing list rencana ekspor yang sudah ada untuk diupload. Pilih file Packing list yang sesuai, kemudian klik “Open” untuk mengambilnya.
Klik “Choose File” untuk memilih file packing list, invoice, dan foto produk yang akan diupload. Untuk permohonan via aplikasi e-tric pada smartphone akan ada pilihan ambil dari penyimpanan atau langsung dapat diambil melalui di foto secara langsung
h. Upload File Invoice Upload dokumen Invoice dilakukan dengan cara meng- Klik “Choose File” pada kolom Upload File Invoice, dengan tahapan langkah upload dokumen dilakukan seperti pada saat proses upload dokumen Packing List. i.
j.
Manual
Upload Foto Produk Upload dokumen Foto Produk dilakukan dengan cara meng- Klik “Choose File” pada kolom Upload File Foto Produk, dengan tahapan langkah upload dokumen dilakukan seperti pada saat proses upload dokumen Packing List. Catatan : Dokumen Invoice,Packing List dan Foto Produk digunakan sebagai bahan verifikai Pengajuan Penerbitan Dokumen V-Legal. Format File yang dapat upload antara lain jpeg, doc,docx, xls, dan xlsx SIMPAN DATA HEADER Setelah kolom isian data header pengajuan PPDVL telah terisi dan dokumen Packing List, Invoice dan foto Foto Produk telah ter-upload, kemudian klik “SIMPAN DATA HEADER”
e-TRIC
Ver. 02
16
Setelah Klik “Simpan Data Header” akan muncul notifikasi berikut Kemudian klik “OK”
Setelah kolom isian dan upload dokumen selesai diisi kemudian Klik “Simpan Data Header” untuk melakukan upload dokumen permohonan .
Setelah tombol “Simpan Data Header” di Klik, maka akan muncul notifikasi bahwa dokumen Invoice, Packing List, dan Foto Produk berhasil di upload. Kemudian Klik “Ok” Setelah notifikasi dokumen Invoice, Packing List, dan Foto Produk berhasil di upload di klik “OK” semua, maka akan muncul kolom tambahan Data Detail V-Legal untuk dilakukan pengisikan informasi detail produk yang akan diekspor.
k. Data Detail V-Legal (Detail Produk yang akan diekspor) Kolom Data Detail V-Legal diisi dengan informasi detail jenis produk yang akan diekspor yang meliputi nomor HS, Uraian Barang, Jenis kayu, dan Negara Panen. Data detail produk yang dapat diinput tiap satu pengajuan PPDVL dapat lebih dari satu jenis produk, dan harus sesuai dengan dokumen pendukung ekspor yang telah diupload. Catatan : Dalam pengisian data detail Produk oleh Unit Manajemen/ eksportir, seluruhnya diisi dengan menggunakan Bahasa Inggris.
Manual
e-TRIC
Ver. 02
17
Setelah “Simpan Data Header” berhasil dilakukn akan muncul kolom isian untuk input data detail produk yang akan diekspor.
a) b) c)
d)
Isian detail jenis produk yang akan dilakukan ekspor berupa : a) HS Code b) Uraian Barang c) Jenis Kayu d) Negara Panen
Untuk dapat diterbitkan dokumen V-Legal, eksportir harus mengisi detail produk yang akan diekpsor tersebut sesuai dengan dokumen Invoice dan Packing list yang yang diupload pada Menu upload File Packing List dan Invoice.
Tata cara pengisian detail produk seperti dijelaskan dengan tahapan sebagai berikut:
Proses pengisian detail produk : a) Nomor HS Code Untuk mengisi nomor HS dapat dilakukan dengan mengetikan Nomor HS pada kolom “No. HS” sesuai dengan klasifikasi jenis produk yang akan diekspor. Pada kolom nomor HS apabila diketikan, akan keluar auto complete nomor HS yang tersedia di database, kemudian pilih nomor HS yang sesuai dengan jenis produk yang akan diekspor.
Manual
e-TRIC
Ver. 02
18
Ketik nomor HS atau pilih Nomor HS sesuia dengan yang tersedia dalam database
b) Uraian Produk Pada kolom uraian produk diisikan uraian nama/deskripsi produk yang akan diekspor sesuai dengan dokumen Invoice dan Packing List rencana ekspor. Dalam pengisian deskripsi produk dilakukan dalam bahasa inggris.
Ketik Nama Deskripsi Produk dalam bahasa Inggis
c) Jenis Kayu Klik dan Ketik nama jenis kayu/nama ilmiah sesuai nama spesies dominan yang digunakan sebagai bahan baku produk yang akan diekspor, dan pada saat pengetikan Manual
e-TRIC
Ver. 02
19
akan keluar auto complete Jenis Kayu yang dilengkapi dengan Nama Ilmiah yang tersedia di database, kemudian pilih dengan mengklik jenis kayu yang sesuai.
klik pada pilihan jenis kayu dan ketik nama jenis kayu. Akan muncul pilihan secara otomatis pilihan jenis kayu serta nama ilmiahnya sesuai yang tersedia dalam database. Pilih yang sesuai dengan rencana ekspor
d) Negara Panen Klik dan Ketik Nama negara asal bahan baku kayu yang digunakan untuk ekspor, dan pada saat pengetikan akan keluar auto complete nama negara panen yang tersedia di database, kemudian pilih nama negara yang sesuai.
klik pada pilihan negara panen dan ketik nama negara asal kayu dipanen. Akan muncul pilihan secara otomatis pilihan nama negara. Pilih yang sesuai asal kayu yang digunakan pada rencana ekspor
Manual
e-TRIC
Ver. 02
20
e) Simpan Data Detail Setelah informasi detail produk selesai diinput kemudian klik “Simpan Detail Data” untuk menyimpan deskripsi produk yang akan diekspor.
Klik tombol Simpan Data Detail
Apabila detail data berhasil disimpan akan muncul notifikasi “Data Detail V-Legal” berhasil disimpan”. Kemudian klik “OK”
Data Detail yang berhasil disimpan akan ditampilan pada bagian bawah kolom tombol send PPDVL. Isikan kembali detail produk untuk produk lainnya apabila dalam satu invoice pengajuan terdapat beberapa jenis produk, dengan tahapan input HS, Uraian barang, Jenis kayu dan Negara Panen kemudian klik “Simpan Data Detail” kembali. Data Detail dapat digunakan untuk menyimpan beberapa jenis produk.
Manual
e-TRIC
Ver. 02
21
Detail Produk dapat diisi kembali untuk memasukan data detail produk lainnya
Data yang detail produk yang berhasil disimpan
l.
Pengiriman Penerbitan V-legal Apabila Data Detail telah selesai dinput seluruhnya dan telah yakin terisi dengan benar maka Klik “Send PPDVL” untuk mengirim permohonan V-legal kepada TRIC untuk dilakukan verifikasi penerbitan dokumen V-Legal
Klik “kirim” apabila isian telah sesuai, dan dokumen packing list, invoice dan foto produk telah diupload. Setelah di klik akan muncul notifikasi via email apabila permohonan telah dikirim untuk kemudian akan dilakukan verifikasi oleh personel TRIC
Manual
e-TRIC
Ver. 02
22
PPDVL yang berhasil dikirim akan muncul notifikasi “Pesan BERHASIL dikirim” . Kemudian klik “OK” sampai halaman isian kembali seperti pada tampilan halaman pertama permohonan V-Legal (tampilan Halaman Home Operator).
PPDVL yang berhasil dikirimkan ke TRIC via website/ aplikasi akan dinformasikan kepada Unit Manajemen/Eksportir melalui auto-email dari e-TRIC ke alamat email operator eksportir yang telah didaftarkan sebagai penanggung jawab penerbitan dokumen V-Legal.
Unit Manajemen/eksportir yang memperoleh notifikasi auto-email pengajuan PPDVL pada email yang didaftarkan, menunjukan bahwa pengajuan PPDVL, telah berhasil dikirimkan ke Sistem Penerbitan V-Legal TRIC untuk kemudian dilakukan verifikasi dan analisa permohonan oleh Petugas TRIC. Apabila setelah klik “Send PPDVL”, unit Manajemen tidak memperoleh notifikasi auto-email pengajuan PPDVL, maka pengecekan PPDVL dapat dilakukan dengan menggunakan menu “Monitoring PPDVL/V-Legal” untuk dicari dan dilakukan send PPDVL ulang. Apabila Unit Manajemen telah memperoleh notifikasi auto-email pengajuan PPDVL, maka tahapan Permohonan Penerbitan Dokumen V-Legal telah selesai.
Untuk Pencetakan Dokumen V-Legal, dapat dilakukan setelah unit manajemen/eksporti telah menerima notifikasi berupa auto email pemberitahuan penerbitan dokumen V-Legal oleh TRIC.
Manual
e-TRIC
Ver. 02
23
m. Penerbitan dan Pencetakan Dokumen V-legal Permohonan Penerbitan Dokumen V-Legal (PPDVL) yang telah diverifikasi dan memperoleh rekomendasi penerbitan akan diinformasikan dengan notifikasi berupa auto email pemberitahuan penerbitan dokumen V-Legal kepada email operator unit manajemen/eksportir.
Auto email notifikasi pemberitahuan penerbitan dokumen V-Legal yang diterima oleh eksportir yang melakukan self printed berisi iniformasi Nomor Invoice yag diajukan, nomor V-Legal invoice yang diajukan, Nomor Seri blangko yang wajib digunakan untuk pencetakan, serta link unduhan template dokumen V-legal untuk dicetak pada kertas blangko V-Legal. Notifikasi penerbitan dokumen V-Legal
Nomor V-Legal Nomor Blangko
Link Download V-Legal
Manual
e-TRIC
Klik link download V-Legal untuk mengunduh template dokumen V-Legal
Ver. 02
24
Template dokumen V-Legal yang berhasil diunduh dapat langsung dicetak pada kertas Blangko V-Legal sesuai dengan nomor Blangko yang disebutkan dalam auto email.
Template dokumen V-Legal yang berhasil diunduh dan dapat di cetak pada blangko VLegal dengan catatan halaman nomor 2 untuk kertas warna kuning.
Template dokumen V-legal tanpa Lampiran berisi 7 lembar dengan ketentuan penggunaan sebagi berikut :
Lembar ke- 1 (warna Putih) Lembar ke- 2 (WarnaKuning) Lembar ke- 3 (warna Putih) Lembar ke- 4 (warna Putih) Lembar ke- 5 (warna Putih) Lembar ke- 6 (warna Putih)
Lembar ke- 7 (warna Putih)
: untuk Otoritas Kompeten Negara Tujuan : untuk Pabean Negara Tujuan : untuk Importir : untuk LVLK TRIC : untuk ekspotir (arsip unit manajemen) : untuk Unit Informasi Verifikasi Legalitas Kayu (LIU Kementerian Kehutanan). : untuk Pabean Indonesia (Bea Cukai Indonesia)
Dokumen V-legal lembar ke 1 dan ke-2 disampaikan oleh eksportir/unit manajemen kepada importir di negara tujuan tempat pelabuhan bongkar, bersamaan dengan dokumen lainnya terkait pengapalan/ekspor-impor.
Untuk mengetahui status dari permohonan dokumen V-legal yang diajukan dapat diketahui dengan mengakses menu “Monitoring PPDVL/V-LEGAL” yang berada di bawah menu “Pengajuan Dokumen V-Legal”
Manual
e-TRIC
Ver. 02
25
4
HALAMAN MONITORING PPDVL/V-LEGAL
MENU Monitoring PPDVL/V-Legal merupakan fasilitas yang disediakan oleh e-TRIC yang dapat digunakan untuk memantau status permohonan penerbitan dokumen V-legal Unit Manajemen/ Eksportir. Menu tersebut dapat diakses dari halaman Home Operator. Untuk dapat melihat status Permohonan V-Legal telah sampai pada tahap mana, dapat dilakukan dengan tahapan sebagai berikut : Klik “Monitoring PPDVL/V-legal ” untuk dapat membuka halaman Monitoring Pengajuan PPDVL/V-legal.
Klik Menu Monitoring PPDVL/V-Legal
Setelah Halaman Monitoring Pengajuan PPDVL/V-legal terbuka, maka untuk mengetahui status tahapan permohonan dokumen V-legal dapat dilakukan dengan mengisi Nomor Invoice pada kolom isian “ Search No. Invoice”, kemudian klik “Search”.
Disis sesuai dengan nomor invoice yang ingin diketahui sampai dimana tahap pemrosesannya
Manual
e-TRIC
Ver. 02
26
Setelah di klik tomol “Search” maka akan ditampilan tabel status pemohonan V-Legal yang diajukan
Contoh informasi yang disajikan pada menu Monitoring PPDVL/V-Legal berdasarkan nomor Invoice yang dilakukan pencarian.
Tabel Monitoring Dokumen V-Legal berisi informasi antara lain Nomor Invoice yang diajukan, informasi metode pencetakan yang digunakan, Nomor Blangko yang digunakan (apabila metode pencetakan dilakukan di tempat Unit Manajemen) serta kolom Status yang berisi informasi tentang Permohonan PPDVL.
Kolom
Manual
e-TRIC
Contoh
Keterangan
Ver. 02
27
Info
Berisi informasi : Nomor Invoice, Motode pencetakan Nomor Blangko yang akan digunakan
Status Warna Kuning
Status Warna Hijau
PPDVL sedang di proses dan sedang dilakukan verifikasi oleh DE1: Data Entry 1 PJV : Penanggung Jawab DE2: Data Entry siap melakukan Pendaftaran Ke SILK Kementerian Kehutanan
DokumenV-Legal telah terbit
Untuk kembali ke Menu Home, dapat dilakukan dengan mengklik Menu “Home” pada bagian kiri atas atau meminimize menu “Monitoring PPDVL/V-LEGAL”
Manual
e-TRIC
Ver. 02
28
BAB II PELAPORAN PEB
Sesuai dengan Standar Penerbitan Dokumen V-Legal, Unit Manajemen/Eksportir diwajibkan untuk melakukan pelaporan penggunaan dokumen V-legal dengan cara menyerahkan atau melaporkan PEB yang sesuai. Dalam e-TRIC pelaporan awal tersebut difasilitasi dengan adanya menu “Entry PEB” yang dapat diakses pada Halaman Home Operator. Pelaporan nomor PEB terhadap dokumen V-Legal yang telah terbit dilakukan maksimal 30 hari sejak diterbitkannya dokumen VLegal. Proses Pelaporan PEB dapat dilakukan dengan menggunakan menu “Entry PEB”, atau dapat juga dilakukan dengan cara mengupload rekapitulasi PEB (rekap penjualan) pada menu “Upload LMK” (akan dijelaskan pada pembahasan menu “Upload LMK”). Langkah-langkah upload pelaporan PEB dengan menggunakan menu “ Entry PEB” pada e-TRIC dilakukan dengan tahapan sebagai berikut : 1. Halaman Login
Halaman Login dapat diakses melalui menu Login – Industri di website TRIC pada http://tricindonesia.com atau melalui aplikasi e-TRIC yang dapat diinstal pada Smartphone android. Untuk melakukan update pelaporan PEB dilakukan dengan Login terlebih dahulu menggunakan username, password, dan kode angka yang ditampikan pada halaman login, kemudian “Klik” tombol “LOGIN”.
username password Kode pengaman- diisikan nomor yang muncul
Manual
e-TRIC
Ver. 02
29
2. Halaman Home Operator Pada halaman “Home Operator” terdapat 4 (empat) pilihan menu berwarna merah yaitu Menu Entry PEB, Menu Pengajuan V-legal, Menu Monitoring PPDVL/V-Legal, dan Menu Upload File LMK. Untuk Proses pelaporan penggunaan Pelaporan PEB dengan menggunakan menu “Entry PEB” dilakukan dengan tata cara pengisian sebagai berikut :
Klik “Entry PEB” pada halaman Home Operator untuk masuk mengakses halaman update dokumen PEB.
Klik Upload File PEB
Setelah di Klik “Entry PEB” akan muncul untuk kolom isian upload dokumen PEB, berupa tabel informasi nomor V-legal yang telah diterbitkan oleh Unit Manamen sbb :
Informasi nomor V-legal yang telah terbit, Nomor invoice, beserta nomor blangko yang digunakan
Kolom isian nomor PEB dan Tanggal EB
Manual
Isikan informasi nomor PEB dan Tanggal PEB sesuai dengan Nomor Dokumen V-legal yang digunakan untuk Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) kepada Kepabeanan. e-TRIC
Ver. 02
30
Klik dan isi Nomor PEB sesuai dengan nomor V-legal dan Nomor Invoice yang telah diterbitkan
Klik dan isi tanggal PEB sesuai nomor PEB yang terbit
Setelah kolom isian “Nomor PEB” dan “Tanggal PEB” dilengkapi, kemudian klik “Simpan PEB” untuk mengupdate tabel pelaporan PEB.
Klik Simpan PEB
Manual
Setelah tombol “Simpan PEB” di klik, maka Tabel menu entry akan menampilakan kembali nomor V-legal lainnya yang belum dilakukan pelaporan PEB.
e-TRIC
Ver. 02
31
Nomor V-legal lainnya yang belum dilaporkan penggunaanya
Untuk kembali ke Menu Home, dapat dilakukan dengan mengklik Menu “Home” pada bagian kiri atas atau meminimize menu “Entry PEB”.
Manual
e-TRIC
Ver. 02
32
BAB III UPDATE DOKUMEN LMK
Upload dokumen LMK oleh Eksportir dilakukan untuk melakukan update Neraca Stock kayu yang dimiliki oleh eksportir. Neraca stok kayu adalah suatu laporan yang menunjukkan posisi stok kayu yang dimiliki oleh unit manajemen/eksportir pada saat tertentu. Posisi stok yang dimiliki unit manajemen didasarkan atas informasi jumlah stok awal yang dimiliki, berapa bahan baku yang masuk, berapa bahan baku yang digunakan, berapa jumlah produk jadi yang dihasilkan dan berapa jumlah kayu olahan/produk yang dipasarkan sehingga dapat diketahui stok akhir yang dimiliki oleh unit manajemen/eksportir pada saat tertentu. Infomasi Stock dan Kuota yang dimiliki oleh Unit Manajemen/eksportir pada saat tertentu dapat dilihat pada Tabel Informasi Stock Bahan Baku dan Produk, serta Kuota Ekspor pada halaman Home Operator.
Stock Kayu Olahan (Produk) yang dimiliki
Kuota ekspor yang dimilik
Stock Kayu Gergajian yang dimiliki
Keterangan : Stock KB Stock KG Stock KO Kuota
Manual
e-TRIC
: Stock Kayu Bulat yang dimiliki unit manajemen : Stock Kayu Gergajian yang dimiliki Unit Manajemen : Stock Kayu Olahan/ Produk jadi yang dimiliki Unit Manajemen : Jumlah kuota Produk Jadi yang dimiliki oleh Unit Manajemen, dan merupakan hasil perhitungan dari Stock Kayu Bulat (KB), Kayu Gergajian (KG), dan Kayu Olahan (KO)
Ver. 02
33
Stock Kayu Bulat (KB), Kayu Gergajian (KG), dan Produk Jadi/ Kayu Olahan (KO), dapat dilakukan update penambahan dengan cara Unit Manajemen/ eksportir melakukan update pelaporan rekapitulasi Laporan Mutasi Kayu (LMK), rekap SKSHHK (rekap Penerimaan Bahan Baku), dan Rekap PEB (Rekap Penjualan), pada menu “Upload LMK” pada e-Tric atau dengan mengirim via email pada
[email protected]. Data pendukung yang diterima akan diverifikasi oleh petugas Tric, kemudian dilakukan update pada mutasi kayu pada sistem e-Tric. Stock Bahan Baku dan Produk berdasarkan mutasi yang telah diupdate dapat diketahui oleh unit manajemen pada tabel Stock dan Kuota yang ditampilkan pada halaman “Home Operator”. Langkah-langkah update neraca kayu dilakukan dengan cara upload dokumen Laporan Mutasi kayu dan dokumen pendukungnya dalam e-TRIC, sebagai berikut : 1. Halaman Login
Halaman Login dapat diakses melalui menu Login – Industri di website TRIC pada http://tricindonesia.com atau melalui aplikasi e-TRIC yang dapat diinstal pada Smartphone Android. Untuk mengupload dokumen LMK dilakukan dengan login terlebih dahulu dengan mengisikan username, password, dan kode angka yang ditampikan pada halaman login, kemudian Klik tombol “LOGIN”.
username password Kode pengaman- diisikan nomor yang muncul
2. Halaman home operator Pada halaman home operator terdapat 4 (Menu Utama) pilihan yaitu Entry PEB, Pengajuan V-legal, Monitoring PPDVL/V-LEGAL, dan Upload File LMK. Untuk melakukan update stock bahan baku dan
Manual
e-TRIC
Ver. 02
34
produk, serta kuota dapat dapat dilakukan dengan menggunakan menu “Upload File LMK” dengan langkah-langkah sebagai berikut :
Klik “Upload File LMK ” untuk masuk menu upload dokumen LMK tersebut.
Klik Upload File LMK
Setelah di Klik “Upload File LMK ” maka akan keluar menu isian untuk dilakukan upload LMK. Untuk mengupload dokumen rekapitulasi LMK, pertama pilih pada kolom “Bulan” dan “Tahun” sesuai dengan periode pelaporan mutasi. Kemudian klik tombol “Choose file” untuk mengambil dokumen yang akan diupload pada masing-masing kolom. Kemudian klik “Upload”, lalu “OK”. Tipe dokumen yang dapat diupload adalah xls, xlsx, doc, docx, png, jpeg, jpg, gif.
Klik dan isikan periode bulan sesuai LMK Klik dan isikan periode tahun sesuai LMK
Klik “choose file” dan pilih file LMK yang akan di upload. Upload file dapat dilakukan beberpa dokumen
Manual
e-TRIC
Ver. 02
35
Untuk kembali ke menu awal, klik tombol “Home” pada halaman “Home Operator”. Dokumen Rekapitulasi yang telah diupload dalam e-TRIC akan diverifikasi oleh petugas TRIC Setelah seluruh file LMK yang di upload pada e-TRIC, akan dilakukan verifikasi kesesuaian dokumen oleh petugas TRIC. Apabila kesesuaian terpenuhi maka akan dilakukan update neraca stock sehingga menambah stock produk yang dimiliki, sedangkan apabila terdapat ketidak sesuaian akan dilakukan konfirmasi untuk memperoleh kejelasan.
----xx----
Manual
e-TRIC
Ver. 02
36
