Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet Kötelezettségvállalás folyamatának szabályzata
Hatályos: 2014. április 1.
1. Pénzgazdálkodási jogkörök szabályozása .................................................................................3 Elszámolóház pénzgazdálkodási folyamatának jogkörei ............................................................3 1 ) Kötelezettségvállaló ........................................................................................................3 2) Pénzügyi ellenjegyző ........................................................................................................3 3) Érvényesítő ......................................................................................................................3 4) Teljesítésigazoló ..............................................................................................................4 5) Utalványozó.....................................................................................................................4 2. Összeférhetetlenségi szabályok .................................................................................................4 3. Pénzgazdálkodásban résztvevők nyilvántartása .........................................................................4 4. Az operatív gazdálkodási jogkört gyakorlók (kötelezettségvállaló, pénzügyi ellenjegyző, teljesítés igazoló, érvényesítő, utalványozó, kontroller feladatai ....................................................5 a) Kötelezettségvállalás ............................................................................................................5 b) Pénzügyi ellenjegyzés ...........................................................................................................6 c) Teljesítésigazolás .................................................................................................................6 d) Érvényesítés.........................................................................................................................8 e) Utalványozás és utalványozás ellenjegyzése (kontrolling) .....................................................9 5. Kötelezettségvállalások nyilvántartása .................................................................................... 10 a) Kötelezettségvállalás nyilvántartásba vételének operatív megvalósítási folyamata ............. 12 A szerződés azonosító (kötelezettségvállalás bizonylatszám) .............................................. 12 b)Nem írásban tett kötelezettségvállalások nyilvántartásba vételének eljárásrendje .................. 13 c) Bér jellegű kötelezettségvállalások nyilvántartásba vételének eljárásrendje .......................... 13 6. A Közbeszerzések Tanácsa részére fizetendő szerkesztési díjakkal kapcsolatos pénzgazdálkodási folyamatok ..................................................................................................... 14 7. Kötelezettségvállalástól-utalványozásig operatív folyamata .................................................... 14 a) Elszámolóház kötelezettségvállalásai tekintetében............................................................ 14 1) Írásban tett kötelezettségvállalások folyamata ................................................................ 14 2) Nem írásban tett kötelezettségvállalások esetében: ......................................................... 16 b) Elszámolóházhoz rendelt intézmények pénzgazdálkodási folyamatainak jogosultjai ............ 17 1) Írásban tett kötelezettségvállalások folyamata ................................................................ 18 2) Nem írásban tett kötelezettségvállalások esetében: ......................................................... 19 8) Mellékletek:........................................................................................................................... 22
2
Az Elszámolóház a gazdálkodással – így különösen a kötelezettségvállalás, pénzügyi ellenjegyzés, a teljesítés igazolása, az érvényesítés, utalványozás gyakorlásának módjával, eljárási és dokumentációs részletszabályaival, valamint az ezeket végző személyek kijelölésének rendjével – és az adatszolgáltatási feladatok teljesítésével kapcsolatos belső előírásokat, feltételeket az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (a továbbiakban: ÁHT), valamint a végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ávr.) alapján – a Szervezeti és Működési Szabályzat előírásait, illetőleg a gazdálkodó szervvel nem rendelkező költségvetési szervekkel kötött Munkamegosztási megállapodás előírásait figyelembe véve – a következők szerint határozza meg.
1. Pénzgazdálkodási jogkörök szabályozása Elszámolóház pénzgazdálkodási folyamatának jogkörei 1 ) Kötelezettségvállaló
Az Elszámolóház nevében az Ávr. 52. § (1) bekezdése alapján az Elszámolóház vezetője vagy az általa írásban megbízott személy vállalhat kötelezettséget. A kötelezettségvállalásra vonatkozó felhatalmazást a szabályzat 1. számú melléklete tartalmazza. 2) Pénzügyi ellenjegyző
Az Elszámolóháznál az Ávr. 55. § (2) bekezdése a) pontja alapján a kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzésére az Elszámolóház gazdasági vezetője, illetve az általa írásban kijelölt személy jogosult. A kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzésére vonatkozó szabályzat 2. számú melléklete tartalmazza.
kijelölést a jelen
A kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzésére feljogosított személynek a felsőoktatásban szerzett pénzügyi-számviteli végzettséggel, vagy legalább középfokú iskolai végzettséggel és emellett pénzügyi-számviteli képesítéssel kell rendelkeznie. 3) Érvényesítő
Az Elszámolóháznál érvényesítésre jogosult személyeket – az Ávr. 58. § (4) bekezdésében foglaltak alapján – az Elszámolóház gazdasági vezetője jelöli ki, a kijelölések a szabályzat 3. számú mellékletét képezik. Az érvényesítésre feljogosított személynek szintén a felsőoktatásban szerzett pénzügyi-számviteli végzettséggel, vagy legalább középfokú iskolai végzettséggel és emellett pénzügyi-számviteli képesítéssel kell rendelkeznie.
3
4) Teljesítésigazoló Az Elszámolóháznál a teljesítésigazolással kapcsolatos feladat- és hatáskörök gyakorlásárával megbízott személyek kijelölése az Elszámolóház vezetőjének, illetve akadályoztatás esetén az igazgató helyettes jogosultsága, a megbízások a szabályzat 4. számú mellékletei képezik. 5) Utalványozó
Az Elszámolóháznál a költségvetési szerv vezetője, illetve akadályoztatása esetén az általa írásban felhatalmazott személy jogosult utalványozásra. Az utalványozásra jogosult személyek– az Ávr. 59. § (1) bekezdésében foglaltak alapján történő – írásbeli kijelölését a szabályzat 5. számú melléklete tartalmazza.
2. Összeférhetetlenségi szabályok Kötelezettségvállalási, pénzügyi ellenjegyzési, érvényesítési, utalványozási, és teljesítés igazolására irányuló feladatot nem végezhet az a személy, aki ezt a tevékenységét közeli hozzátartozója (Ptk.) vagy maga javára látná el. Pénztári tételek esetében a pénztáros nem láthat el érvényesítési feladatokat. Az Ávr. 60. § (1) bekezdésében foglaltak szerint: a kötelezettségvállaló és a pénzügyi ellenjegyző, az utalványozó és a pénzügyi ellenjegyző ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozóan azonos személy nem lehet. Az érvényesítő személy nem lehet azonos a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult, a teljesítést igazoló személlyel.
3. Pénzgazdálkodásban résztvevők nyilvántartása A költségvetési szerv a kötelezettségvállalásra, pénzügyi ellenjegyzésre, teljesítés igazolására, érvényesítésre, utalványozásra, kontrolling feladat ellátására jogosult személyek nevéről és aláírásukról a szabályzat 6. számú melléklete nyilvántartást tartalmaz. A nyilvántartás naprakész vezetésért a Pénzügyi Osztály vezetője felelős.
4
4. Az operatív gazdálkodási jogkört gyakorlók (kötelezettségvállaló, pénzügyi ellenjegyző, teljesítés igazoló, érvényesítő, utalványozó, kontroller feladatai a) Kötelezettségvállalás A kötelezettségvállalásnak előirányzat-felhasználási terven (finanszírozási tábla) kell alapulnia. A költségvetés végrehajtása során tárgyévi fizetési kötelezettség a jóváhagyott kiadási előirányzatok mértékéig - a saját bevételek teljesülési ütemére figyelemmel - vállalható, és kifizetések is ezen összeghatárig rendelhetők el. Kötelezettségvállalásnak minősül az Áht. 2. § (1) bekezdés o) pontja alapján a kiadási előirányzatok és – ha jogszabály azt lehetővé teszi – a 49. § szerinti lebonyolító szerv számára a Kormány rendeletében meghatározottak szerinti rendelkezésre bocsátott összeg terhére fizetési kötelezettség – így különösen a foglalkoztatásra irányuló jogviszony létesítésére, szerződés megkötésére, költségvetési támogatás biztosítására irányuló vállalásáról szóló, szabályszerűen megtett jognyilatkozat. A közbeszerzésekről szóló törvény (a továbbiakban: Kbt.) szerint a közbeszerzési eljárást megindító hirdetmény, részvételi, ajánlattételi felhívás, pályázati kiírás, továbbá minden olyan nyilatkozat, harmadik személlyel szemben vállalt kötelezettség, amely feltételesen, valamely személy nyilatkozatától függő fizetési kötelezettséget tanúsít, kötelezettségvállalásnak tekintendő. Ha a közbeszerzési eljárás, pályázat eredménytelen lett, a fizetési kötelezettséget keletkeztető nyilatkozat nem történt meg, a korábban lekötött előirányzat lekötését a kötelezettségvállalások meghiúsulásának szabályai szerint fel kell oldani. Ha a kötelezettségvállalás érvényességéhez harmadik személy jóváhagyása szükséges, a kötelezettségvállalás dokumentációjához csatolni kell az ennek megtörténtét igazoló eredeti dokumentumot. A kötelezettségvállalás alapdokumentumai a fentiek alapján többek között a kinevezés, a megbízás, a megrendelés, a szállítási-, a vállalkozási szerződés, a közbeszerzési eljárást megindító hirdetmény (és az ún. aktafedlap), stb. A kötelezettségvállalás minden esetben az alapító okiratban meghatározott feladatok célszerű, hatékony, gazdaságos ellátására tehető. A kötelezettségvállalásokat úgy kell megtenni, hogy a takarékos, hatékony és a szigorú gazdálkodás biztosított legyen. A kötelezettségvállalás kizárólag az arra jogosult személy pénzügyi ellenjegyzése után történhet. A kötelezettségvállalás írásban történhet az alábbi esetek kivételével:
5
Az Ávr. 53. § (1) bekezdés előírásai szerint nem szükséges előzetesen az írásbeli kötelezettségvállalás az olyan kifizetések teljesítéséhez, amelyek
gazdasági eseményenként a százezer forintot nem érik el, pénzügyi szolgáltatások igénybevételéhez kapcsolódnak, vagy az Áht. 36. § (2) bekezdése szerinti egyéb fizetési – azaz jogszabályon, jogerős vagy fellebbezésre tekintet nélkül végrehajtható bírósági, hatósági döntésen, vagy más, a fizetési kötelezettség összegét vagy az összeg megállapításának módját, továbbá a felek valamennyi jogát és kötelezettségét megállapító kötelező előíráson alapuló – kötelezettségnek, minősül.
A fenti kifizetések teljesíthetők előzetes írásbeli kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzése nélkül.
kötelezettségvállalás,
illetve
A nem írásban tett kötelezettségvállalások esetében is a kötelezettségvállalás teljesítésére (érvényesítés, utalványozás) és nyilvántartására vonatkozó szabályokat alkalmazni kell. b) Pénzügyi ellenjegyzés A pénzügyi ellenjegyzés a kötelezettségvállaláshoz kapcsolódik. A kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzési feladataival megbízott személynek az ellenjegyzést megelőzően meg kell győződnie arról, hogy
a szabad előirányzat rendelkezésre áll,
a tervezett kifizetési időpontokban a pénzügyi fedezet biztosított,
a kötelezettségvállalás nem sérti-e a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat.
Amennyiben a kötelezettségvállalás nem felel meg a fentiekben leírtaknak, a pénzügyi ellenjegyzésre jogosultnak írásban tájékoztatni kell a kötelezettségvállalót, a kötelezettséget vállaló szerv vezetőjét és gazdasági vezetőjét. Ha a kötelezettséget vállaló szerv vezetője a tájékoztatás ellenére írásban utasítást ad a pénzügyi ellenjegyzésre, a pénzügyi ellenjegyző köteles az utasításnak eleget tenni és az Ávr. 54. § (4) bekezdésében foglaltak szerint e tényről az irányító szerv vezetőjét haladéktalanul – de legalább havonta, minden hónap 15. napjáig – írásban értesíteni. Az értesítésért a Pénzügyi Osztályvezetője a felelős. A pénzügyi ellenjegyzést a kötelezettségvállalás dokumentumán a pénzügyi ellenjegyzés dátumának és a pénzügyi ellenjegyzés tényére történő utalás megjelölésével, az arra jogosult személy aláírásával kell igazolni.
c) Teljesítésigazolás
6
A teljesítésigazolás a kiadás utalványozása előtt történik. A teljesítésigazolás minden kifizetés esetében kötelező. teljesítésigazolási kötelezettség nem kerül meghatározásra.
A
bevételekre
A teljesítés igazolása során ellenőrizhető okmányok alapján ellenőrizni, és igazolni kell a kiadások teljesítésének jogosságát, összegszerűségét, az ellenszolgáltatást is magában foglaló kötelezettségvállalás esetében - ha a kifizetés vagy annak egy része az ellenszolgáltatás teljesítését követően esedékes - annak teljesítését. A teljesítést az igazolás dátumának, a teljesítés tényére történő utalás megjelölésével, az arra jogosult személy aláírásával kell igazolni, mely történhet az alábbi bélyegző használatával, vagy az utalványrendelet erre vonatkozó részének kitöltésével.
7
Pénzügyi ügyintézői záradék Kötváll. száma: Ügyletkód: Kelt: Pécs, ______________ ___________________ ügyintéző Teljesítésigazolás Az árubeszerzéshez, szolgáltatás megrendeléshez, építési beruházáshoz* kapcsolódó kiadások teljesítésének jogosságát, összegszerűségét, illetve a teljesítés megtörténtét igazolom. Kelt: Pécs, _______________ __________________ szakmai igazoló * a megfelelő aláhúzandó! A teljesítést igazoló dokumentumok körét a szabályzat 8. számú melléklete tartalmazza. d) Érvényesítés A teljesítés igazolása alapján az érvényesítőnek ellenőriznie kell az összegszerűséget, a fedezet meglétét és azt, hogy a megelőző ügymenetben az Áht., az Áhsz. és az Ávr. előírásait, továbbá a belső szabályzatokban foglaltakat megtartották-e. Az érvényesítő az érvényesítés során okmányok alapján ellenőrzi, szakmailag igazolja a bizonylatok alaki, tartalmi és számszaki követelményeknek való megfelelést, a kiadás teljesítésének összegszerűségét, a szerződés, megrendelés, megállapodás (kötelezettségvállalási alapdokumentum) teljesítését. Az érvényesítő a fentiek alapján a következő ellenőrzési feladatokat végzi el: a teljesítés a kötelezettségvállalás alapján és annak megfelelően történt-e meg, a teljesítés igazolása megtörtént-e, jogszabály szerint jogos-e a követelés, a számla, számviteli bizonylat megfelel-e az alaki, tartalmi követelményeknek (a Számviteli tv., az Áfa tv., az Áhsz. és az Ávr. előírásait figyelembe véve), a számla számszakilag helyes-e, a befektetett eszközök, készletek bevételezése megtörtént-e, 8
az elvégzett munka, a szolgáltatás a megrendelő, illetve képviselője által történő átvétele megtörtént-e.
Az érvényesítés megtörténtének utalványrendeleten kell rögzíteni.
igazolását
aláírással
és
dátummal
az
Az érvényesítésnek – az „érvényesítve” megjelölésen kívül – tartalmaznia kell a megállapított összeget, az érvényesítés dátumát és az érvényesítő aláírását. Amennyiben az érvényesítő az érvényesítés során a fent megjelölt jogszabályok, illetve a kötelezettséget vállaló szerv belső szabályzatainak megsértését tapasztalja, köteles ezt jelezni az utalványozónak. Az érvényesítés nem tagadható meg, ha ezt követően az utalványozó erre írásban utasítja. A további eljárási szabályokra az Ávr. 54. § (4) bekezdésében foglalt szabályokat kell megfelelően alkalmazni. e) Utalványozás és utalványozás ellenjegyzése (kontrolling) Utalványozni külön írásbeli rendelkezéssel lehet, a külön írásbeli rendelkezésként elkészített utalványrendeleten az alábbiakat legalább fel kell tüntetni:
az utalványozó és a kontrolleri feladatot ellátó keltezéssel ellátott aláírását, az "utalvány" szót, a költségvetési évet, a befizető és a kedvezményezett megnevezését, címét, a fizetés időpontját, módját, összegét, devizanemét, a terhelendő és a jóváírandó fizetési számla számát és megnevezését, a kötelezettségvállalás nyilvántartási számát, az érvényesítést, ügyletkódot, a kifizetéshez kapcsolódó szakfeladat megjelölését, adó jellegét (pl. adóköteles, adómentes, arányosított), analitikus nyilvántartás adatait, az Elszámolóház által adott egyedi nyilvántartási számot (számlaszám, könyvelő aláírását, adott intézményhez tartozó kontrolling munkatárs aláírását 500 e Ft alatti összeg esetén, 500 e Ft feletti összeg esetén a Pénzügyi Osztály vezetőjének aláírását.
Az Elszámolóháznál a szabályzat 9. számú mellékletében szereplő utalványrendelet, illetve a 10. számú mellékletben szereplő utalványrendelet összesítő használata kötelező a készpénzes és átutalásos kifizetések, illetve a bevételek utalványozása esetében is. Az Ávr. 59. § (5) bekezdés alapján nem kell utalványozni az alábbi tételeket: a közigazgatási hatósági határozaton alapuló, az egységes rovatrend B3. Közhatalmi bevételek rovatain elszámolandó bevételek beszedését, és az egységes rovatrend B401. Készletértékesítés ellenértéke, B402. 9
Szolgáltatások ellenértéke és B403. Közvetített szolgáltatások ellenértéke rovatain elszámolt bevételeket, a fizetési számla vezetésével és az azon végzett műveletekkel kapcsolatban a számlavezető által felszámított díjakkal, költségekkel kapcsolatos kiadásokat, az egységes rovatrend B813. Maradvány igénybevétele rovatain elszámolandó bevételek teljesítését, és a fedezetkezelői számláról, valamint – a fedezetkezelői számlára történő átutalás esetén – az építtetői fedezetbiztosítási számláról történő kifizetéseket. A fenti tételek kivételével az utalványozás kötelező. Többek között a kapott támogatások, a kapott intézményfinanszírozás, a szállítói visszafizetések esetében is alkalmazni kell az utalványozás szabályait, valamint ki kell állítani az utalványrendeletet. A kontroller a kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzésénél leírt feladatokon túl meg kell győződni arról, hogy a teljesítés igazolása és az érvényesítés megtörtént-e. Amennyiben az ellenjegyzésre jogosult nem ért egyet az utalvánnyal, köteles ezt jelezni az utalványozónak. Az ellenjegyzés nem tagadható meg, ha ezt követően az utalványozó erre írásban utasítja.
5. Kötelezettségvállalások nyilvántartása A kötelezettségvállalást követően gondoskodni kell annak nyilvántartásba vételéről – ideértve a következő évi költségvetési keretszámokat determináló összegek nyilvántartásba vételét is –, és a kötelezettségvállalás értékéből az adott évet és az azt követő éveket terhelő rész lekötéséről az érintett előirányzatok szabad keretének terhére. A nyilvántartás tartalmazza legalább az alábbi adatokat: kötelezettségvállalás előirányzat lekötés azonosítószámát, a kötelezettségvállalást tanúsító dokumentum megnevezését, iktatószámát, keltét, pénzügyi ellenjegyzésre vonatkozó adatokat, a jogosult azonosításához és a pénzügyi teljesítéshez szükséges adatokat, a kötelezettségvállaló nevét, a kötelezettségvállalás tárgyát, összegét az egységes rovatrend rovatai szerint, a kötelezettségvállalás évek szerinti forrását, a kifizetési határidőket, a pénzügyi teljesítési adatok könyvviteli számlákon történő elszámolásának időpontjait és a könyvviteli számlák megnevezését, a kötelezettségvállalás kérésének dátumát, a kifizetés várható esedékességét, a lekötés ütemezését, a kötelezettség nyilvántartójának aláírását (papír alapú nyilvántartás esetén), 10
az Elszámolóház bélyegzőjét (papír alapú nyilvántartás esetén), megfelelő szakmai és alaki követelmények teljesülése esetén a kötelezettségvállalás jóváhagyását, átvett pénzeszköz, illetve a költségvetésen belül elkülöníteni kívánt tételek esetében az ügyletkódot, a leköthető (rendelkezésre álló) szabad előirányzatot, a jóváhagyott keretösszeget
A kötelezettségvállalás értékének meghatározásához számba kell venni a vállalni tervezett kötelezettségből adódó valamennyi fizetési kötelezettséget, még abban az esetben is, ha valamely fizetési kötelezettség bekövetkezése bizonytalan, vagy külön jövőbeli nyilatkozattól függ. A pontos, naprakész folyamatos kötelezettségvállalás nyilvántartása tudja biztosítani az információt hogy a kötelezettségvállalásra a jóváhagyott költségvetés fel nem használt és le nem kötött része biztosítja-e a fedezetet. A nyilvántartásból megállapíthatónak kell lennie az évenkénti kötelezettségvállalások összegének. A kötelezettségvállalások nyilvántartása a FORRÁS SQL program Kötvállalási moduljában történik folyamatosan, naprakészen. A nyilvántartást a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály kontrollere vezeti. A kötelezettségvállalás nyilvántartó – nyilvántartás adatai alapján – haladéktalanul köteles jelezni a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztályvezetőnek, ha valamelyik kiemelt előirányzat a kötelezettségvállalások következtében 95%-os lekötésre került. A kötelezettségvállalások nyilvántartása a K1-K9 rovatkódokon történik, 12. sz. mellékletben meghatározott kötelezettségvállalási lap alapján. A kötelezettségvállalások nyilvántartásához szerződés azonosító kódok (kötelezettségvállalás bizonylatszámok) szükségesek, melyek a Kötelezettségvállalási modulban történő rögzítéskor folyamatos sorszámozást kapnak. A szerződés azonosító kódokon túl az Elszámolóház, illetőleg a hozzárendelt intézmények elkülönítetten kezelt kereteinek egyedi azonosítói az ügyletkódok. Az ügyletkódok száma függ az elkülönítési igénytől, az intézmény jellegétől. Az ügyletkódos elkülönítés egyik legtipikusabb esete az intézmény által elnyert pályázati támogatások, illetőleg az Elszámolóház által működtetett intézmények működtetési költségei elkülönített nyilvántartását szolgálja. A nyilvántartásban szereplő kötelezettségvállalások módosítása a 13. sz. mellékletben szereplő kötelezettségvállalás módosító lap alkalmazásával lehetséges. A kötelezettségvállalás módosításáról (pl.: bekerülési összeg növekedése, meghiúsulás, megtakarítás) a módosítás okául szolgáló körülményről való tudomásszerzést követően haladéktalanul, írásban, 2 példányban tájékoztatni kell az Elszámolóházat, annak érdekében, hogy a lekötött keret felszabaduljon/illetőleg további pénzügyi források kerüljenek lekötésre. 11
A pályázati szerződések a FORRÁS SQL program pénzügyi moduljában kerülnek nyilvántartásba vételre. Ennek érdekében az intézmények részéről a kifizetések teljesítése előtt minden esetben a pályázati szerződés egy eredeti példányát, vagy hiteles másolatát és a kitöltött pályázati szerződéses adatlapot (15. sz. melléklet) az Elszámolóház részére nyilvántartásba vétel céljából be kell küldeni. Amennyiben az adott pályázat még nem rendelkezik központi vagy egyéb ügyletkóddal, abban az esetben az Intézménynek azt meg kell kérnie az Elszámolóház Számviteli, Költségvetési és Kontrolling osztály kontrollerétől. a) Kötelezettségvállalás nyilvántartásba vételének operatív megvalósítási folyamata A kötelezettségvállalás nyilvántartásba vételéhez, jogosságának megállapításához a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály ellenőrzi a kötelezettségvállalás kapcsolódó mellékleteit, azok formai és számszaki helyességét. A FORRÁS SQL programban a rendelkezésére álló szabad keret vizsgálatára a „Kötvállalási modul / Kötvállalások kimutatása / Szabad előirányzatok analitikus kimutatása” menüpont kiválasztásával kerül sor. Ügyletkódonként rendelkezésre állnak a lekötött és a szabad – még leköthető – előirányzatok és a hozzájuk kapcsolódó lekötések, teljesítések adatai. Amennyiben rendelkezésre áll a kötelezettségvállaláson szereplő összegre a keret, a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály jóváhagyatja azt az arra jogosult személlyel. A jóváhagyás a kötelezettségvállalás nyilvántartó lapon történik. A kötelezettségvállalások a jóváhagyás után rögzítésre kerülnek. A kötelezettség a nyilvántartó által egy szerződés azonosítót (kötelezettségvállalás bizonylatszámot) kap. A szerződés azonosító (kötelezettségvállalás bizonylatszám)
A szerződés azonosító (kötelezettségvállalás bizonylatszám) az utalványrendelet kötelező tartalmi eleme, az utalványrendelet mellett a kötelezettségvállaló lapon is fel kell tüntetni, illetve a főkönyvi könyvelésben is szerepeltetni kell. A szerződés azonosító létrehozása a „Kötvállalási modul / Kötvállalásos szerződések / Kötvállalásos szerződések” menüpont alatt történik. A szerződés azonosító formáját tekintve az alábbi:
SZ4240001 intézményazonosító kód
év utolsó 1 jegye
sorszám
A rögzítés során nyilvántartásba kerül a FORRÁS SQL programban: 12
1) Kötvállalás1 ablakon: - a szerződés fajtája, - a külső bizonylatszám, - a pénzügyi év, - a partner kódja, megnevezése, - a szerződés összege, - a szerződés iránya (bevétel, kiadás, mindkettő, egyik sem), - a pénzügyi karton azonosító, - a fizetési mód, - a devizakód, - a szerződés aláírásának dátuma, - a szerződés érvényessége, - a szerződés tárgya, - a partner bankszámlaszáma, - a fizetési részletek száma, 2) Beléptetés/Módosítás5 ablakon: - az ellenőrző összeg 3) B/M alszám6 ablakon: - a rovatkódot - a fizetési határidőt 4) B/M alszám dimenzió7 ablakon: - a kötváll jogcímet - az egyedi gyűjtőt - az egyedi gyűjtő2-t (önkéntes, kötelező feladatellátás) - az ügyletkódot - az analitikus kódot - az elszámolási egységet - az ÁFA kódot - az összeget - a megjegyzést b)Nem írásban eljárásrendje
tett
kötelezettségvállalások
nyilvántartásba
vételének
Az írásbeliséghez nem kötött kötelezettségvállalások esetében a teljesített kifizetések könyvelésével egyidejűleg kerül a kötelezettségvállalás lekötésre. c) Bér jellegű kötelezettségvállalások nyilvántartásba vételének eljárásrendje A bér jellegű kötelezettségvállalások esetében a teljesített kifizetések könyvelésével egyidejűleg kerül a kötelezettségvállalás lekötésre.
13
6. A Közbeszerzések Tanácsa részére fizetendő szerkesztési díjakkal kapcsolatos pénzgazdálkodási folyamatok Az Elszámolóház közreműködik a hozzá rendelt intézmények közbeszerzési eljárásainak lefolytatásában. A közbeszerzési hirdetmények szerkesztési és ellenőrzési díját az Elszámolóház pénzügyileg teljesíti a Közbeszerzési Hatóság felé. Az Elszámolóház Jogi és Ügyviteli Osztály munkatársa által elkészített utalványrendelet, és a mellé csatolt – a szerkesztési díjat tartalmazó - ún. aktafedőlap alapján a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály a rendelkezésre álló előirányzat vizsgálatot követően kötelezettségvállaló lapot állít ki, a kötelezettségvállalást nyilvántartásba veszi. A kötelezettségvállalással egyidejűleg a közbeszerzéssel érintett intézményt értesíti és intézményi egyedi kötelezettségvállalást kér tőle a hirdetmény díjára (függetlenül attól, hogy a hirdetmény díja 100.000,- Ft alatti vagy feletti). A szerkesztési és ellenőrzési díjat az Elszámolóház továbbszámlázza az érintett intézmény részére. A pénzgazdálkodás folyamatai azonosak a korábban már leírt folyamatokkal.
7. Kötelezettségvállalástól-utalványozásig operatív folyamata a) Elszámolóház kötelezettségvállalásai tekintetében 1) Írásban tett kötelezettségvállalások folyamata I. Kötelezettségvállalás és ellenjegyzés 1. Kötelezettségvállalás igényének felmerülése 2. Kötelezettségvállalási igény teljesíthetőségéhez a rendelkezésre álló megfelelő előirányzat vizsgálataelőzetes fedezetvizsgálat – a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály munkatársa által 3. A kötelezettségvállalás értékének felmérése. Az írásbeli, illetve nem írásbeli kötelezettségvállalás eljárásrendjének alkalmazása céljából, valamint a kötelezettségvállalást meg kell, hogy előzze Nettó 400 e Ft értékhatár felett legalább 3 árajánlat kérése. Az árajánlatok elbírálásáról bírálati jegyzőkönyv felvétele. 4. Kötelezettségvállalás alapdokumentumának (pl.: szerződés, visszaigazolt megrendelés… stb.), ill. a 3. pont dokumentumainak megküldése pénzügyi ellenjegyzésre, ennek megtörténte után a kötelezettségvállaló lap egy példányának megküldése a már ellenjegyzett mellékletek csatolásával a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály részére. Ellenjegyzést követően a szerződés megkötése, áru/munka/szolgáltatás megrendelése. 5. A Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály megvizsgálja, hogy az adott kötelezettségvállalás teljesítésére a megfelelő előirányzat rendelkezésre áll-e. (januártól a kötelezettségvállalás hónapjáig (tárgyhó) terjedő időszakra jutó előirányzat csökkentve az adott időpontig lekötött kötelezettségek értékével). 6. A fedezet megléte mellett a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály ellenőrzi, hogy a kötelezettségvállalási alapdokumentumot és a kötelezettségvállaló lapot a kötelezettségvállalásra jogosult személy írta-e alá. 7. A Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály továbbítja a kötelezettségvállalás dokumentumait a jóváhagyó részére, amennyiben a kötelezettségvállalás szabályszerűsége biztosított volt.
14
8. Kötelezettségvállalás jóváhagyása. A jóváhagyó megvizsgálja, hogy a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, illetve le nem kötött, a kötelezettségvállalás tárgyával összefüggő kiadási előirányzata rendelkezésre áll, illetve a befolyt vagy a megtervezett és várhatóan befolyó bevétel biztosítja-e a fedezetet, a kifizetés időpontjában a fedezet rendelkezésre áll-e,
a kötelezettségvállalás nem sérti-e a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat.
9. Kötelezettségvállalás nyilvántartásba vétele az ellenőrzött és jóváhagyott összeggel a kötelezettségvállalás típusának megfelelő előirányzaton belül, amennyiben a fedezet elegendő és a kötelezettségvállalás szabályszerű volt. A kötelezettségvállalás nyilvántartásba vételével párhuzamosan a kötelezettségvállaló lapon a kötelezettségvállalás nyilvántartója feltünteti a kötelezettségvállalás nyilvántartási számát, illetőleg azon igazolja aláírásával a nyilvántartásba vételt. 10.A kötelezettségvállalás nyilvántartásba vételét követően a kötelezettségvállaló lap a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztályon marad. II. Pénzügyi Osztály és az Intézményműködtetési Osztály ellenőrzése és a teljesítés igazolása 1. Az utalványrendelet, a szállítói számlák, a készpénzes számlák Pénzügyi Osztály által történő ellenőrzése (bizonylatok alaki, tartalmi ellenőrzése, utalványrendelet hiánytalan és helyes kitöltése). 2. Teljesítés igazolása a szállítói számlán, a készpénzes bizonylaton vagy az utalványrendeleten. A teljesítés igazolónak ellenőrizni, szakmailag igazolni kell a kiadások teljesítésének jogosságát, összegszerűségét, ellenszolgáltatást is magában foglaló kötelezettségvállalás esetében - ha a kifizetés vagy annak egy része az ellenszolgáltatás teljesítését követően esedékes - annak teljesítését. A teljesítés igazolásnak tartalmaznia kell az alábbiakat: a teljesítés igazolás dátumát, teljesítés tényére történő utalást, a teljesítés igazolását ellátó személy aláírását. 3. Az Intézményműködtetési Osztály megrendelései, valamint a működtetési kiadások esetén a bizonylatok az alaki, tartalmi ellenőrzését az Intézményműködtetési Osztály koordinátorai végzik, akik megvizsgálják, hogy a bizonylat a megrendelésnek megfelelően készült-e, összevetik a szállítóleveleket a számlával, ellenőrzik azokon a teljesítés igazolás és a felhasználásra átvétel meglétét. 4. Az ellenőrzött bizonylatok Elszámolóház könyvelői részére történő eljuttatása (teljesítés igazolását követően) folyamatosan a beérkezés sorrendjében. III. Érvényesítés 1. Érvényesítés, az érvényesítő az érvényesítés során okmányok alapján ellenőrzi a bizonylatok alaki, tartalmi és számszaki követelményeknek való megfelelését, a kiadás teljesítésének összegszerűségét, a szerződés, megrendelés, megállapodás (kötelezettségvállalási alapdokumentum) teljesítését. Az érvényesítő továbbá ellenőrzi az alábbiakat: a teljesítés a kötelezettségvállalás alapján és annak megfelelően történt-e meg, a teljesítés igazolása megtörtént-e, jogszabály szerint jogos-e a követelés, a számla, számviteli bizonylat megfelel-e az alaki, tartalmi követelményeknek (a Számviteli tv., az Áfa tv., Áhsz és az Ávr. előírásait figyelembe véve) a számla számszakilag helyes-e, a befektetett eszközök, készletek bevételezése megtörtént-e, az elvégzett munka, a szolgáltatás a megrendelő, illetve képviselője által történő átvétele megtörtént-e. Az érvényesítésnek tartalmaznia kell: az „érvényesítve” megjelölést, az érvényesítés dátumát, az érvényesítő aláírását.
15
IV. Utalványrendelet és szállítói számlák, pénztári bizonylatok könyvelésre kerülése 1. Az érvényesítést követően az Elszámolóház kontrollere a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály könyvelő munkatársai részére teljes körűen továbbítja a bizonylatokat V. Kontrolling, utalványozás és ellenjegyzés 1. A pénzügyi teljesítést megelőzően a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály ellenőrzési funkciót lát el, az utalványrendeleten aláírásával igazolja (500e Ft alatt, mint kontrolling), hogy az alábbi feladatokat elvégezte és a bizonylatokat, utalványrendeletet szabályszerűnek minősítette: elegendő szabad előirányzattal rendelkezik-e az Elszámolóház az adott kötelezettségvállalás teljesítéséhez, megvizsgálja, hogy a bizonylatok (számla) megfelelő adattartalommal bírnak, mostanáig elvégzett pénzgazdálkodási feladatok ellátóinak aláírása igazolja-e az egyes feladatok végrehajtását, a pénzgazdálkodási folyamatok eddigi folyamatai szabályszerűek voltak-e a teljesítés igazolása megtörtént-e, az érvényesítés megtörtént-e. Az ellenőrzött bizonylatok, dokumentumok továbbítása könyvelésre. 2. Utalványozás az utalványrendeleten. VI. Pénzügyi teljesítés 1. A pénzgazdálkodási részfolyamatok szabályszerű végrehajtása a könyvelés után történik a Pénzügyi Osztály révén.
2) Nem írásban tett kötelezettségvállalások esetében: I. Pénzügyi Osztály ellenőrzése és a Szakmai teljesítés igazolása 1. Az utalványrendelet, a szállítói számlák, a készpénzes számlák Pénzügyi Osztály által történő ellenőrzése (bizonylatok alaki, tartalmi ellenőrzése, rendelkezésre álló szabad keret figyelése, utalványrendelet hiánytalan és helyes kitöltése). 2. Teljesítés igazolása a szállítói számlán, a készpénzes bizonylaton vagy az utalványrendeleten. A teljesítés igazolónak ellenőrizni, szakmailag igazolni kell a kiadások teljesítésének jogosságát, összegszerűségét, ellenszolgáltatást is magában foglaló kötelezettségvállalás esetében - ha a kifizetés vagy annak egy része az ellenszolgáltatás teljesítését követően esedékes - annak teljesítését. A teljesítés igazolásnak tartalmaznia kell az alábbiakat: a teljesítés igazolás dátumát, a teljesítés tényére történő utalást, a teljesítés igazolását ellátó személy aláírását. 3. Az Intézményműködtetési Osztály megrendelései, valamint a működtetési kiadások esetén a bizonylatok az alaki, tartalmi ellenőrzését az Intézményműködtetési Osztály koordinátoraihoz végzik, akik megvizsgálják, hogy a bizonylat a megrendelésnek megfelelően készült-e, összevetik a szállítóleveleket a számlával, ellenőrzik azokon a teljesítés igazolás és a felhasználásra átvétel meglétét. 4. Az ellenőrzött bizonylatok Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztályra történő eljuttatása (teljesítés igazolását követően), folyamatosan a beérkezés sorrendjében. II. Érvényesítés
16
1. Érvényesítés, az érvényesítő az érvényesítés során okmányok alapján ellenőrzi a bizonylatok alaki, tartalmi és számszaki követelményeknek való megfelelést, kiadás teljesítésének összegszerűségét, a szerződés, megrendelés, megállapodás (kötelezettségvállalási alapdokumentum) teljesítését. Az érvényesítő továbbá ellenőrzi az alábbiakat: a teljesítés a kötelezettségvállalás alapján és annak megfelelően történt-e meg a teljesítés igazolása megtörtént-e jogszabály szerint jogos-e a követelés, a számla, számviteli bizonylat megfelel-e az alaki, tartalmi követelményeknek (a Számviteli tv., az Áfa tv., Áhsz és az Ávr. előírásait figyelembe véve) a számla számszakilag helyes-e, a befektetett eszközök, készletek bevételezése megtörtént-e, az elvégzett munka, a szolgáltatás a megrendelő, illetve képviselője által történő átvétele megtörtént-e. Az érvényesítésnek tartalmaznia kell: az „érvényesítve” megjelölést, az érvényesítés dátumát, az érvényesítő aláírását. III. Utalványrendelet és szállítói számlák, pénztári bizonylatok könyvelésre kerülése 1. Az érvényesítést követően az Elszámolóház kontrollere a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály könyvelő munkatársai részére teljes körűen továbbítja a bizonylatokat IV. Kontrolling, utalványozás és ellenjegyzés 1. A Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály ellenőrzési funkciót lát el, az utalványrendeleten aláírásával igazolja (500 e Ft alatt, mint kontrolling), hogy az alábbi feladatok elvégezte és a bizonylatokat, utalványrendeletet szabályszerűnek minősítette: Elegendő szabad előirányzattal rendelkezik-e az Elszámolóház az adott kötelezettségvállalás teljesítéséhez Megvizsgálja, hogy a bizonylatok (számla) megfelelő adattartalommal bírnak, Mostanáig elvégzett pénzgazdálkodási feladatok ellátóinak aláírása igazolja-e az egyes feladatok végrehajtását, A pénzgazdálkodási folyamatok eddigi folyamatai szabályszerűek voltak-e a teljesítés igazolása megtörtént-e, az érvényesítés megtörtént-e. Az ellenőrzött bizonylatok, dokumentumok továbbítása könyvelésre. 2. Utalványozás az utalványrendeleten.
V. Pénzügyi teljesítés 1. A pénzgazdálkodási részfolyamatok szabályszerű végrehajtása a könyvelés után történik a Pénzügyi Osztály révén.
b) Elszámolóházhoz rendelt jogosultjai
intézmények
pénzgazdálkodási
folyamatainak
Az Elszámolóházhoz, mint gazdasági szervvel rendelkező költségvetési szervhez hozzárendelt gazdasági szervvel nem rendelkező költségvetési szerveknél kötelezettségvállalásra az intézmény vezetője vagy az általa, írásban megbízott személy jogosult. Az Elszámolóházhoz hozzárendelt költségvetési szervek kötelezettségvállalása pénzügyi ellenjegyzésére az Elszámolóház gazdasági vezetője, illetve az általa - az Elszámolóház alkalmazásában álló - írásban kijelölt személy jogosult. 17
Az Elszámolóházhoz hozzárendelt költségvetési szerveknél érvényesítésre az Elszámolóház gazdasági vezetője által írásban kijelölt személy jogosult. Az Elszámolóházhoz rendelet költségvetési szerveknél utalványozásra a költségvetési szerv vezetője vagy az általa, írásban megbízott személy jogosult. Az Elszámolóházhoz hozzárendelt költségvetési szervek kontrolling feladataira az az Elszámolóház alkalmazásában álló kontroller jogosult, az átutalással teljesítendő kifizetések esetében. Az Elszámolóházhoz rendelt költségvetési szerveknél az Elszámolóház gazdasági vezetője írásban jelöli ki az érvényesítésre - csak a készpénzes tételek esetében jogosult személyeket, akik a költségvetési szerv alkalmazásában álló megfelelő iskolai végzettséggel rendelkező munkatárs(ak). Az akadályoztatás, helyettesítés fennállásának lehetőségét figyelembe véve, a kijelölés legfeljebb kettő fő részére történik, a két feladatkörre vonatkozóan. 1) Írásban tett kötelezettségvállalások folyamata I. Kötelezettségvállalás és ellenjegyzés 1. Kötelezettségvállalás igényének felmerülése. 2. Kötelezettségvállalási igény teljesíthetőségéhez a rendelkezésre álló megfelelő előirányzat vizsgálata előzetes fedezetvizsgálat - Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály munkatársa által. 3. A kötelezettségvállalás értékének felmérése. Az írásbeli, illetve nem írásbeli kötelezettségvállalás eljárásrendjének alkalmazása céljából, valamint a kötelezettségvállalást meg kell, hogy előzze Nettó 400 e Ft értékhatár felett legalább 3 árajánlat kérése. Az árajánlatok elbírálásáról bírálati jegyzőkönyv felvétele. 4. Kötelezettségvállalás alapdokumentumának (pl.: szerződés, visszaigazolt megrendelés… stb.), ill. a 3. pont dokumentumainak megküldése ellenjegyzésre, ennek megtörténte után a kötelezettségvállaló lap két példányának megküldése a már ellenjegyzett mellékletek csatolásával a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling osztály részére. Ellenjegyzést követően a szerződés megkötése, áru/munka/szolgáltatás megrendelése. 5. A Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály megvizsgálja, hogy az adott kötelezettségvállalás teljesítésére a megfelelő előirányzat rendelkezésre áll-e. (januártól a kötelezettségvállalás hónapjáig (tárgyhó) terjedő időszakra jutó előirányzat csökkentve az adott időpontig lekötött kötelezettségek értékével). 6. A fedezet megléte mellett a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály ellenőrzi, hogy a kötelezettségvállalási alapdokumentumot és a kötelezettségvállaló lapot a kötelezettségvállalásra jogosult személy írta-e alá. 7. A Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály továbbítja a kötelezettségvállalás dokumentumait a jóváhagyó részére, amennyiben a kötelezettségvállalás szabályszerűsége biztosított volt. 8. Kötelezettségvállalás jóváhagyása. A jóváhagyó megvizsgálja, hogy a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, illetve le nem kötött, a kötelezettségvállalás tárgyával összefüggő kiadási előirányzata rendelkezésre áll, illetve a befolyt vagy a megtervezett és várhatóan befolyó bevétel biztosítja-e a fedezetet, a kifizetés időpontjában a fedezet rendelkezésre áll-e,
a kötelezettségvállalás nem sérti-e a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat.
18
9. Kötelezettségvállalás nyilvántartásba vétele az ellenőrzött és jóváhagyott összeggel a kötelezettségvállalás típusának megfelelő előirányzaton belül, amennyiben a fedezet elegendő és a kötelezettségvállalás szabályszerű volt. A kötelezettségvállalás nyilvántartásba vételével párhuzamosan a kötelezettségvállaló lapon a kötelezettségvállalás nyilvántartója feltünteti a kötelezettségvállalás nyilvántartási számát, illetőleg azon igazolja aláírásával a nyilvántartásba vételt. 10. A kötelezettségvállalás nyilvántartásba vételét követően a kötelezettségvállaló lap egy példánya a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztályon marad, egy példány visszaküldésre kerül az ellenjegyzett kötelezettségvállalási alapdokumentummal a kötelezettségvállalóhoz. II. Pénzügyi Osztály ellenőrzése és a teljesítés igazolása A Pénzügyi Osztály alábbi ellenőrzési feladatai a készpénzben és az átutalással történő be és kifizetésekhez is kapcsolódik. 1. Az utalványrendelet, a szállítói számlák, a készpénzes számlák Pénzügyi Osztály által történő ellenőrzése (bizonylatok alaki, tartalmi ellenőrzése, utalványrendelet hiánytalan és helyes kitöltése). 2. Az utalványrendeleten a pénzgazdálkodás egyes részfolyamatait az intézmény aláírás-minta jegyzékében megjelölt jogosultak látták-e el, aláírásukkal azt igazolták-e. (teljesítést igazoló, érvényesítő, utalványozó és készpénzes ki és befizetések esetében kontrolling) 3. Ellenőrizni szükséges, hogy a teljesítés igazolása a szállítói számlán, a készpénzes bizonylaton vagy az utalványrendeleten megtörtént-e, az helyes-e. A teljesítés igazolása tartalmazza-e a teljesítés igazolás dátumát, a teljesítés tényére történő utalást, a teljesítés igazolását ellátó személy aláírását.
III. érvényesítés, utalványozás és kontrolling A Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály ellenőrzési funkciót lát el, az utalványrendeleten aláírásával igazolja (500 e Ft alatt, mint kontrolling), hogy az alábbi feladatok elvégezte és a bizonylatokat, utalványrendeletet szabályszerűnek minősítette: Elegendő szabad előirányzattal rendelkezik-e az intézmény az adott kötelezettségvállalás teljesítéséhez, Megvizsgálja, hogy a bizonylatok (számla) megfelelő adattartalommal bírnak-e, Mostanáig elvégzett pénzgazdálkodási feladatok ellátóinak aláírása igazolja-e az egyes feladatok végrehajtását, A pénzgazdálkodási folyamatok eddigi folyamatai szabályszerűek voltak-e.
Érvényesítés végrehajtásának ellenőrzése, az utalványrendelet tartalmazza-e az érvényesítéssel kapcsolatosan az alábbiakat: az „érvényesítve” megjelölést, az érvényesítés dátumát, az érvényesítő aláírását Ellenőrzi, hogy a teljesítésigazolás, az utalványozás, az érvényesítés megtörtént-e, utalványrendelet aláírásra került-e a teljesítésigazoló, az utalványozó, az érvényesítő által.
az
IV. Utalványrendelet és szállítói számlák, pénztári bizonylatok könyvelésre kerülése 1. Az átutalásos tételek ellenjegyzést (kontrolling) követően az intézmény kontrollere a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály könyvelő munkatársai részére teljes körűen továbbítja a bizonylatokat könyvelés céljából, a pénztári tételeket a Pénzügyi Osztály közvetlenül a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály könyvelő munkatársai részére továbbítja. V. Pénzügyi teljesítés 1. A pénzgazdálkodási részfolyamatok szabályszerű végrehajtása a könyvelés után történik a Pénzügyi Osztály révén.
2) Nem írásban tett kötelezettségvállalások esetében: 19
I. Pénzügyi Osztály ellenőrzése és a teljesítés igazolásának ellenőrzése A Pénzügyi Osztály alábbi ellenőrzési feladatai a készpénzben és az átutalással történő be és kifizetésekhez is kapcsolódnak. 1. Az utalványrendelet, a szállítói számlák, a készpénzes számlák Pénzügyi Osztály által történő ellenőrzése (bizonylatok alaki, tartalmi ellenőrzése, utalványrendelet hiánytalan és helyes kitöltése). 2. Az utalványrendeleten a pénzgazdálkodás egyes részfolyamatait az intézmény aláírás-minta jegyzékében megjelölt jogosultak látták-e el, aláírásukkal azt igazolták-e. 3. Ellenőrizni szükséges, hogy a teljesítés igazolása a szállítói számlán, a készpénzes bizonylaton vagy az utalványrendeleten megtörtént-e, az helyes-e. A teljesítés igazolása tartalmazza-e a teljesítés igazolás dátumát, a teljesítés tényére történő utalást, a teljesítés igazolását ellátó személy aláírását. II. Érvényesítés, utalványozás és ellenjegyzés (kontrolling) 1.A Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály ellenőrzési funkciót lát ez, az utalványrendeleten aláírásával igazolja (500 e Ft alatt, kontrolling), hogy az alábbi feladatok elvégezte és a bizonylatokat, utalványrendeletet szabályszerűnek minősítette: Elegendő szabad előirányzattal rendelkezik-e az intézmény az adott kötelezettségvállalás teljesítéséhez. Megvizsgálja, hogy a bizonylatok (számla) megfelelő adattartalommal bírnak. Mostanáig elvégzett pénzgazdálkodási feladatok ellátóinak aláírása igazolja-e az egyes feladatok végrehajtását. A pénzgazdálkodási folyamatok eddigi folyamatai szabályszerűek voltak-e a teljesítés igazolása megtörtént-e, az érvényesítés megtörtént-e. Érvényesítés végrehajtásának ellenőrzése, az utalványrendelet tartalmazza-e az érvényesítéssel kapcsolatosan az alábbiakat: az „érvényesítve” megjelölést, az érvényesítés dátumát, az érvényesítő aláírását. Ellenőrzi, hogy az utalványozás megtörtént-e, az utalványrendelet aláírásra került-e az utalványozó által. .
III. Utalványrendelet és szállítói számlák, pénztári bizonylatok könyvelésre kerülése 1. Az átutalásos tételeket a kontrolleri feladatok igazolását követően a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály könyvelő munkatársai részére teljes körűen továbbítja a bizonylatokat könyvelés céljából, a pénztári tételeket a Pénzügyi Osztály közvetlenül a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály könyvelő munkatársai részére továbbítja. IV. Pénzügyi teljesítés 1. A pénzgazdálkodási részfolyamatok szabályszerű végrehajtása a könyvelés után történik a Pénzügyi Osztály révén.
A jelen szabályzat 2014. április 1-től lép hatályba. Pécs, 2014. március 31.
20
………………………………… Borbás Károly igazgató
21
8) Mellékletek: 1. sz. melléklet Kötelezettségvállalásra vonatkozó felhatalmazás 2. sz. melléklet Kötelezettségvállalás-, valamint az utalványozás ellenjegyzésére vonatkozó kijelölés 3. sz. melléklet Érvényesítésre jogosult személyek kijelölése 4. sz. melléklet Teljesítés igazolásra jogosult személyek megbízása 5. sz. melléklet Utalványozásra jogosult személy kijelölése 6. sz. melléklet Pénzgazdálkodási jogkörök gyakorlóinak aláírási jegyzéke 7. sz. melléklet A kötelezettségvállalások alapdokumentumai 8. sz. melléklet Teljesítést igazoló dokumentumok köre 9. sz. melléklet Utalványrendelet 10. sz. melléklet Utalványrendelet összesítője 11. sz. melléklet Pályázati adatlap 12. sz. melléklet Kötelezettségvállaló lap 13. sz. melléklet Kötelezettségvállalás módosító lap
22
