Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet 7621 Pécs, Bercsényi u. 3. Pénzügyi Osztály Ügyrendje. Hatályos: június 1

Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet 7621 Pécs, Bercsényi u. 3.

Pénzügyi Osztály Ügyrendje

Hatályos: 2014. június 1.


A Pénzügyi feladata, az ügyrend célja, tartalma

1. 1.1

3

Pénzügyi feladatok ........................................................................................................... 4 Pénzügyi feladatok (számlabefogadás, pénztárkezelés, utalás) részletes bemutatása 6

2. 2.1

A számlabefogadás menete, ellenőrzési szempontjai ...................................................... 6

2.2

Étkeztetés nyilvántartásához, teljesítésigazolásához, valamint az értékszállításhoz

kapcsolódó feladatok .................................................................................................................. 8 2.3

A továbbszámlázáshoz szükséges rezsiköltségek nyilvántartásának kezelése ................ 9

2.4

A pénztárhoz kapcsolódó feladatok ................................................................................ 10

2.5

Utalással kapcsolatos feladatok ..................................................................................... 15

2.6

Egyéb feladatok ............................................................................................................ 212

2.7

Kintlévőség kezeléssel kapcsolatos feladatok …………………………………………

3.

Kapcsolattartás

4.

A Pénzügyi Osztály eljárás rendjét meghatározó belső szabályzatok készítésére,

25

tartalmára vonatkozó előírások 5.

25

Szervezeti egység felépítése, munkaköri leírások és helyettesítés rendje, feladat- és

hatáskörök 6.

24

26

Mellékletek

29

2


Az Elszámolóház Pénzügyi Osztályának, mint az Elszámolóház egyik szervezeti egységének, az általa ellátott feladatok munkafolyamatainak leírását, a szervezeti egység vezetőinek és alkalmazottainak feladat- és hatáskörét (munkakörét), a helyettesítés rendjét, továbbá a szervezeti egység költségvetési szerven belüli belső és azon kívüli külső kapcsolattartásának módját, szabályait az alábbiakban határozzuk meg. Az osztály az Elszámolóház Szervezeti és Működési Szabályzatában meghatározott feladatait az alábbi jogszabályok illetve rendeletek figyelembevételével látja el:

-

2011. évi CXCV. törvény az államháztartásról (a továbbiakban: Áht.)

-

2000. évi C. törvény a számvitelről (a továbbiakban: Sztv.)

-

2003. évi XCII. törvény az adózás rendjéről (a továbbiakban: Art.)

-

2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról (a továbbiakban: Áfa tv.)

-

1995. évi CXVII. törvény a személyi jövedelemadóról (a továbbiakban: Szja tv.)

-

1992. évi XXXIII. törvény a közalkalmazottak jogállásáról (a továbbiakban: Kjt.)

-

2009. évi LXXXV. törvény a pénzforgalmi szolgáltatás nyújtásáról (a továbbiakban: Pénzf. tv.)

-

4/2013. (I.11.) Korm. rendelet az államháztartás számviteléről (a továbbiakban Áhsz)

-

368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról (a továbbiakban: Ávr.)

-

18/2009. (VIII. 6.) MNB rendelet a pénzforgalom lebonyolításáról (a továbbiakban: MNB rendelet)

-

24/1995. (XI. 22.) PM rendelet a számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról,

valamint

a

nyugta

adását

biztosító

pénztárgép

és

taxaméter

alkalmazásáról (a továbbiakban: PM rendelet) -

Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata Közgyűlésének hatályos költségvetési rendelete és annak végrehajtási határozata

1. A Pénzügyi Osztály feladata, az ügyrend célja, tartalma A Pénzügyi Osztály (továbbiakban: Osztály) ellátja az Elszámolóház (ideértve azElszámolóház által működtetett intézmények), az Elszámolóházhoz hozzárendelt gazdasági szervvel nem 3


rendelkező költségvetési szervek, valamint a Pécs és Környéke Szociális és Gyermekjóléti Társulás és intézményei (továbbiakban: Intézmények), meghatározott pénzügyi, feladatait. (Az ügyrendben

ismertetett

feladatok

ellátása

az

intézményekkel

kötött

Munkamegosztási

megállapodásban foglalt feladatok alapján történik.)

1.1

Pénzügyi feladatok

Az Osztály ellátja az Elszámolóház, és az Intézmények meghatározott pénzügyi feladatait. Biztosítja az Elszámolóház és az Intézmények működéséhez szükséges pénzügyi fedezetet. A hatályos

jogszabályi

előírásoknak,

az

Irányító

szerv

utasításainak,

valamint

a

belső

szabályzatokban rögzítetteknek megfelelően végzi tevékenységét, szervezi és biztosítja az Elszámolóház és az Intézmények pénzügyi munkáját. Feladatai elsősorban:  Az Intézményektől beérkezett utalványrendelettel felszerelt és mellékletekkel ellátott bizonylatok átvétele, dokumentált ellenőrzése, továbbítása a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály, illetve az intézményegységek esetében az Intézményműködtetési Osztály felé.  Az

Intézményektől

beérkező

házipénztári

bizonylatok,

elszámolások

kapcsolódó

bizonylatainak ellenőrzése, elszámolása, továbbítása a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály felé.  Az intézményegységek ellátmány elszámoltatása, ellenőrzése, továbbítása a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály felé.  Az Elszámolóház részére érkezett számlák ellenőrzése, továbbítása a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály felé.  A beérkező közüzemi számlák érkeztetése, és azon közüzemi számlák másolása,melyek továbbszámlázásra kerülnek, majd továbbítása az Intézményműködtetési Osztályvezető részére.  Az Elszámolóház telefon számláinak ellenőrzése, igazolása, analitikus nyilvántartása, elszámolása, kapcsolódó jelentési kötelezettségek teljesítése.  Az Intézmények mérőóra állásának nyilvántartása, számlázás előkészítése és a bérlők felé történő továbbszámlázása.  A „kiemelt üzemeltetési” kiadásokkal kapcsolatos számlák ellenőrzése, az intézményi takarítással, értékszállítással, rovarirtással, közétkeztetéssel kapcsolatos számlák tételes ellenőrzése és teljesítés igazolása 4


 Az Elszámolóház pénztárának működtetése.  Banki utalások előkészítése, továbbítása a számlavezető bank felé.  A bankszámlakivonatok és a postai befizetés mellékleteinek továbbítása a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály számára.  A közüzemi szolgáltatók az Elszámolóház bankszámlájára történő visszautalásainak figyelemmel kísérése és egyeztetése.  Elszámolóház nevében beszedett térítési díjak befizetéséhez szükséges készpénzbefizetési nyomtatványok biztosítása.  Írásban jelzett igény esetén POS terminál telepítésének ügyintézése az OTP Bank felé.  A gazdálkodáshoz szükséges pénzeszközök biztosítása, pénzellátási terv készítése, likviditás figyelemmel kísérése, biztosítása.  Egyenlegközlők és fizetési felszólítások ügyintézése.  Számlareklamációk ügyintézése, kivétel az Elszámolóházhoz hozzárendelt gazdasági szervvel nem rendelkező költségvetési szervek intézményeket érintően.  Köztartozásmentes adatbázis havi frissítése.  Folyamatos kapcsolattartás a számlavezető bankkal.  Az Elszámolóház pénztárának ellenőrzése.  A Magyar Államkincstár részére havi jelentés készítése a felvett munkabér-előlegekről.  Közreműködés a rehabilitációs hozzájárulás és a cégautó adó bevallás elkészítésében a Munkaügyi Osztállyal, valamint az adóhatóság felé történő egyéb igazolások és nyilvántartások bejelentésében.  Működteti a számlavezető pénzintézettel kötött megállapodás alapján a kis-kincstári rendszert,

a

működtetés

során

folyamatosan

kapcsolatot

tart

a

számlavezető

pénzintézettel és az Irányító szervvel.  A kiskincstári rendszer feltételei szerint kiszámítja a finanszírozási igényt, elkészíti a pénzellátási tervet havi, illetve heti bontásban.  Felülvizsgálja a hét utolsó munkanapján a következő heti finanszírozási tervet és indokolt esetben

a

PMJV

Önkormányzat

Polgármesteri

Hivatal

Pénzügyi

Főosztályánál

kezdeményezi annak módosítását.  Az Intézmények által jelzett finanszírozási igények jogszerűségét felülvizsgálja, melyet követően a szükséges finanszírozás összegét az Intézmény fizetési számlájára utalja.  Javaslatot tesz a finanszírozási rendszer fejlesztésére.  Közüzemi és karbantartási számlák, illetőleg mérőórák állásának egyeztetése az Intézményműködtetési Osztállyal.  A Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztállyal folyamatosan együttműködve egyeztetési, ellenőrzési és lekérdezési funkciót tölt be. 5


 Napi munkája során folyamatosan együttműködik a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztállyal, a bizonylatok és az információ áramlását dokumentáltan végzi.  Folyamatosan kapcsolatot tart a számlavezető pénzintézettel és a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztályával a kiskincstári rendszer működésével kapcsolatban. Biztosítja a kiskincstári rendszer működéséhez szükséges naprakész információkat.  Közétkeztetéshez kapcsolódó pénzügyi feladatok biztosítása.  Étkezési térítési díj beszedés eljárás rendjét ellenőrzi az Osztályvezető, vagy Gazdasági vezető iránymutatása alapján.  Klebelsberg Intézményfenntartó Központ felé történő továbbszámlázáshoz kapcsolódó feladatokat elvégzi.  Kintlévőség kezelése a vonatkozó szabályzat alapján.

2. Pénzügyi feladatok (számlabefogadás, pénztárkezelés, utalás) részletes bemutatása 2.1

A számlabefogadás menete, ellenőrzési szempontjai

Az intézményektől az Elszámolóházba beérkező dokumentumok (azaz az Elszámolóházhoz tartozó valamennyi intézmény átutalásos számlái, bérjellegű kifizetései, kötelezettségvállalásai, pénztárelszámolásai, munkaügyi, ellenőrzési anyagai stb.) a számlabefogadáson keresztül jutnak el az érintett osztályok felé. Itt kerülnek ellenőrzésre az alábbiakban részletezett szempontok szerint, illetve az ellenőrzés dokumentálását követően, szortírozva továbbításra az érintett osztályok felé.(Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály, Munkaügyi Osztály, Jogi és Ügyviteli

Osztály,

Intézményműködtetési

Osztály,

Belső

ellenőrzés,

Pénzügyi

Osztály)

számlabefogadás ügyfélfogadási rendjét követően. A számlabefogadók dokumentáltan, külön osztályonkénti iratjegyzéken átveszik a beérkezett dokumentumokat, majd első lépésként érkeztetik azt, azaz ellátják dátum bélyegzővel és saját aláírásukkal. Ezt követően történik a dokumentumok ellenőrzése, mely azok típusától függően többféle szemponton alapul. Az ellenőrzés magába foglalja mind az alaki, mind a tartalmi ellenőrzést, továbbá a beérkezett dokumentumok teljes körűségének vizsgálatát is.

-

számla, számlával egy tekintet alá eső okirat, nyugta

6


Ellenőrizni kell, hogy az Áfa tv. 169-173. §-aiban meghatározott kötelező adattartalommal rendelkezik-e,

szabályszerűen

kitöltött-e,

ha

kapcsolódik

hozzá

teljesítésigazolás,

az

alátámasztja-e a számla adatait.

-

utalványrendelet

Ellenőrizni kell, hogy szabályszerűen kitöltött-e, (szükség esetén) szabályos javításokat tartalmaze, valamennyi aláírás, dátum szerepel-e rajta, az összegben nincs-e elírás, a kötelező mellékletekkel felszerelték-e, (számla, számfejtés, kísérlő lista, állományba vételi bizonylat, szerződés szerinti teljesítés)

-

munkaügyi iratok

A munkaügyi iratok esetén kizárólag érkeztetés történik a számlabefogadás részéről, majd haladéktalanul továbbításra kerülnek a Titkárságra iktatás céljából, vagy a Munkaügyi Osztály főelőadói részére.a számlabefogadás ügyfélfogadási rendjét követően.

-

kötelezettségvállaló lapok

A kötelezettségvállaló lapoknál az ellenőrzés az alaki megfelelőség vizsgálatát jelenti (a hatályos formanyomtatvány-e, aláírás és bélyegző van-e rajta, stb.), majd dátumbélyegzővel ellátva továbbításra kerül az illetékes kontrollernek további ügyintézés céljából.

-

bérjellegű kifizetések számfejtései

Ellenőrzésre kerül, hogy az utalványrendeleten feltüntetett összeg megegyezik-e a számfejtéssel, a számfejtés alá van-e írva, bélyegzővel ellátták-e, az aláírásra jogosult személye nem szerepel-e a kifizetések között, mellékleteit teljes körűen csatolta-e az intézmény. Ellenőrzést követően osztályok szerint szortírozásra kerülnek a beérkezett dokumentumok és végül a számlabefogadók az érintett osztályokra szétosztják azokat. A különféle számlákhoz, bizonylatokhoz kötelezően kapcsolódó mellékletek listáját az ügyrend 1. számú melléklete tartalmazza.

7


Minden intézmény számára kötelezően használatos, egységes iratkísérőt alakítottunk ki, melyet a különböző osztályok szerint elkülönülten tudunk ezáltal kezelni, és átadni. *1 A szerződéshez kötött karbantartási számlák ellenőrzésének menete a mindenkori hatályos igazgatói utasítás alapján történik.

Étkeztetés nyilvántartásához, teljesítésigazolásához, valamint az értékszállításhoz kapcsolódó feladatok

2.2

A PZS-Soft program az Elszámolóházhoz tartozó valamennyi intézményének étkezési nyilvántartására, számlázására és a menzára való jogosultságok ellenőrzésére szolgál. A programban tárolhatók a törzsadatok, amit a rendszergazda állít be az Elszámolóházban a jogszabályi változásoknak, illetve az intézmények kérésének megfelelően. A törzsadatok közé tartoznak a normák, ami az önkormányzat rendelete alapján kerül beállításra. A normák tartalmazzák az aktuális térítési díj árát, és annak áfáját, az elnevezését, illetve az állami normatíva mértékét (azaz, hogy az étkező hány %-ban támogatott: 50% tartós beteg, 50 % több gyerekes, illetve ingyenes – 100 %-ban támogatott). Szintén a törzsadatok közé tartoznak még az intézmények adatai tagintézményekre bontva. A program minden egyes étkezőt külön rögzít, személyes, fizetési és egyéb adatokkal ellátva. Az étkezők által megrendelt adagokat előre rögzítik az intézményekben erre kijelölt személyek, és ez alapján állítják ki a számlákat is személyenként névre szólóan. A leadott rendelés később megváltoztatható lemondás, hiányzás vagy egyéb okból kifolyólag. Egy-egy beszedési nap végén az intézmények napi zárást készítenek a program segítségével, melyet az Elszámolóház könyvelőjének beküldenek. Minden

hónap

végén

az

Intézmények

által

beküldött

közétkeztetési

szolgáltatás

teljesítésigazolások összegyűjtését és ellenőrzését a két kijelölt számlabefogadó kolléga látja el az alábbiak szerint. Az Intézmények telephelyenként 2 példányban beküldik az előző hónapra vonatkozó teljesítésigazolásokat legkésőbb a tárgyhó utolsó étkezési napját követő második munkanapig. A teljesítésigazoláson az alábbi ellenőrzéseket kell tételesen elvégezni: 

időszak szerepel-e a teljesítésigazoláson, illetve az helyes-e



aláírásra került-e az intézménynél aláírásra jogosult által, intézményi bélyegzővel elláttáke



a teljesítésigazolás dátuma megfelelően került-e feltüntetésre (a tárgyhó azon utolsó étkezési napját kell megjelölni, amelyre még rendeltek étkezést)

1

hatályba lépés: 2014.06.10. 8


Az ellenőrzés tényét a munkatársak aláírásukkal, dátummal igazolják a teljesítés igazolások ellenőrzéséhez készített ellenőrző listán, amit az Osztályvezető szúrópróbaszerűen ellenőriz. A kontrollt követően az Osztályvezető gondoskodik a teljesítésigazolások Hungast Kft. részére történő eljuttatásról kézbesítő által. Az élelmezéssel kapcsolatos további információkat a Vásárolt közétkeztetés megrendelésének és teljesítés igazolásának Szabályzata tartalmazza. Az Elszámolóházhoz hozzárendelt gazdasági szervvel nem rendelkező költségvetési szervek részéről történő tájékoztatás alapján kapják a megbízást a térítési díj beszedők. Az Elszámolóházhoz hozzárendelt gazdasági szervvel rendelkező költségvetési szervek részére az Elszámolóház jelöli ki a megbízást a térítési díj beszedésére és számlázására. A beszedett térítési díjakat pénzszállító cég szállítja el. A pénzszállító cég által kiadott igazolást (az elszállított pénzről) az intézmények fénymásolatban beküldik a számlabefogadásra, ahol összesítik az igazolásokat. A számla beérkezését követően a számlabefogadók egyeztetik az igazolásokat a számla tartalmával, eltérés esetén bekérik a hiányzó adatokat. Az intézmények az értékszállítás időpontjának változtatását jelzik a pénzszállító cég felé e-mailben, másolatban a számlabefogadó kollégát és az osztályvezetőt feltüntetve. A rovarirtással kapcsolatos plusz megrendeléseket az intézmények írásban jelzik az Intézményműködtetési Osztály felé a megrendelést az Pénzügyi Osztály vezetője ellenjegyzi és és az igazgatói aláírás után lehet megrendelni a vállalkozónál..A takarítással kapcsolatos plusz megrendeléseket vagy lemondásokat a Pénzügyi Osztályvezető felé kell jelezni, aki írásban értesíti a vállalkozót, melyet a beérkező számlán a a számlabefogadó kollégák ellenőriznek.

2.3

A továbbszámlázáshoz szükséges rezsiköltségek nyilvántartásának kezelése

A továbbszámlázáshoz mért és méretlen rezsiköltségek állnak rendelkezésre. A mért adatokat az almérők (vállalkozói órák) szolgáltatják, a méretlent a megadott telephelyekre vonatkoztatva a hónap során folyamatosan érkező számlákból szükséges kiválogatni, lemásolni, és ezek alapján rögzíteni a számlázás előtt a rezsiprogramban. A felvitt és az intézményektől átvett adatokból a főoldalon lévő Számlázás előkészítése menüpontban Bérleményi adatlap összesítő ad információt. Ez szolgáltatja az alapot, illetve a mellékletet a FORRAS SQL rendszerben rögzített vállalkozói számlához. (pl: Hungast felé)

9


A vállalkozói számlák elkészítése után – legkésőbb az adott hónap utolsó napján -, az adott hónapot a rezsiprogramban le kell zárni, és web-es frissítés után az Intézmények rendelkezésére áll a felület a következő hónap megnyitására, illetve a havi záró óraállások rögzítésére. A rezsiprogramról minden héten hétfő reggel 8 óráig biztonsági mentést kell küldeni a programot karbantartó informatikusnak archiválás céljából. A rezsiprogram nem csak a fogyasztások figyelemmel kísérésére és számlázásra, hanem statisztikai adatok lekérésére is alkalmas. (például: fogyasztási adatok lekérésére telephelyenként 2.4

A pénztárhoz kapcsolódó feladatok

A pénztári ki- és befizetések lehetnek például a kiszámlázott rezsi, illetve bérleti díj befizetések, melyek közvetlenül az Elszámolóházban történnek, illetve lehetnek kifizetések is (általában téves befizetések, vagy utalások miatt, pl. étkezési díj visszafizetés támogatás miatt). A bevételi pénztárbizonylat kiállításával a befizetőtől a pénztáros bevételezi a számlán szereplő összeget, így a kiállított vevői oldal kerül kiegyenlítésre a FORRAS SQL programban. A bevételi

10


pénztárbizonylatot aláíratja a befizetővel, a számlát lemásolja, a pénztárbizonylat mellékletét képezi. A bevételi pénztárbizonylat utolsó példányát aláírva, lepecsételve átadja a befizetőnek. Az Elszámolóház pénzforgalma: -

Pénztári közvetlen kifizetések: vásárlási előleg kifizetés,

o o

üzemanyag előleg,

o

bérjellegű kifizetések: szemüveg kifizetések, reprezentáció, belföldi kiküldetés

o

ellátmány nyújtása az Elszámolóház által működtetett intézményegységek részére.

Ezen eseményeknél a pénztáros csak pénztárbizonylatot állít ki a FORRAS SQL programból, a kiállító, illetve a pénztáros részt aláírja, az átvevő, illetve befizető a neki megfelelő helyen szintén aláírja, ő kapja a pénztárbizonylat utolsó példányát, a többi példányt, illetve a hozzá tartozó háttérdokumentumot a pénztárjelentéssel a pénztáros továbbítja a pénztárellenőrnek, aki szintén aláírja és továbbítja a könyvelésre. Minden kiadáshoz szükséges utalványrendelet, a csak pénztári kiadásokhoz a pénztáros gondoskodik annak elkészítéséről és nyomtatásáról. Ellátmánnyal történő elszámolás menete: Az ellátmánnyal a felvételének hónapjában el kell számolni. Elszámolás legfeljebb havi két alkalommal történhet, ettől kizárólag rendkívüli esetben, a Pénzügyi Osztály vezetője engedélye alapján lehet eltérni. Az ellátmányból történő kifizetések nyilvántartását az elszámolást megelőzően be kell küldeni e-mailen vagy papír alapon az Intézményműködtetési Osztály koordinátora részére. A koordinátor jóváhagyását, visszajelzését követően lehet időpontot egyeztetni az Elszámolóház pénztárosával az ellátmány elszámolások zökkenőmentes lebonyolítása érdekében. Legkésőbb az ellátmánnyal való tényleges elszámolás napján reggelén a FORRÁS SQL programban rögzíteni kell az intézmény gazdasági dolgozójának a a készpénzes szállítói számlákat.

-

Szállítói számlák kifizetése. A pénztáros a számlát befogadja, leellenőrzi, kifizethetőségét engedélyezteti. A FORRAS SQL program pénztár fejéből pedig kiállítja a hozzá tartozó kiadási pénztárbizonylatot, annak a nevére, aki a számlát hozta, illetve kifizette. A FORRAS SQL programból kinyomtatja a számlához tartozó utalványrendeletet, melyet 11


aláírat, majd hozzácsatolja a pénztár bizonylatot, ez szintén a pénztárjelentés melléklete lesz. A számlára rábélyegzi, hogy „ELSZÁMOLVA”. A pénzt átvevő csak a számlát hozó lehet, illetve aki nevére a pénztárbizonylat szól, egyéb esetben meghatalmazás szükséges.

-

Vevői számlák bevétele o

a kiszámlázott mobil telefonszámlák,

o

az előre engedélyezett feleslegessé vált tárgyi eszközök megvásárlása,

o

rezsi, bérleti díj befizetés,

o

étkezés visszatérítés,

o

egyéb esetek, pl. kapu távirányító eladása képezhet készpénzes bevételt.

A telefonszámla fénymásolatát a számlabefogadásról kapja meg a pénztáros, ez alapján névre szóló számlát állít ki a FORRAS SQL program vevői részéből, majd a program pénztár részének bevételi oldalán behívja a vevői számlát kiegyenlítésre. A pénztárbizonylat egy példányát, illetve a számla eredeti példányát a befizető kapja. A számlát a pénztárosnak és az osztályvezetőnek is alá kell írnia. A számlát és a pénztárbizonylatot lefénymásolja, majd a számlabefogadásra átadja, ez képezi majd a telefonszámlák számfejtésének bizonylati hátterét. Az Intézmények telefonszámláinak továbbszámlázása során a Vezetékes és mobiltelefon és internet szabályzat előírásai szerint kell eljárni. A pénztáros vevői számlát állíthat ki utalásos fizetési móddal is, rezsi, bérleti díj és KLIK-et érintő költségek továbbszámlázásakor, közbeszerzési dokumentáció megvásárlásakor.

Pénztári nyilvántartások: -

üzemanyag-előleg analitika nyilvántartása Akkor

adja

ki

az

üzemanyag-előleget

a

készpénzigénylés

üzemanyag-előlegre

bizonylaton, ha a gépkocsivezető jelzi. Ezt szintén engedélyezteti, és utalványrendeletet készít az előleg kiadásához. Ezek után pedig a pénztárbizonylatok számát, és a felvett, illetve elköltött összegeket felvezeti az elszámolásra kiadott összegek nyilvántartásba. Az üzemanyag elszámolással kapcsolatos számlákat és az elszámoláshoz szükséges alapbizonylatokat a pénztáros az Intézményműködtetési Osztályvezetőtől kapja. Ezek alapján kitölti a gépkocsivezetők nevére szóló üzemanyag-előleg elszámolás bizonylatot, a kifizetést pedig engedélyezteti. Ezek után kiállítja a pénztárbizonylatot és az utalványrendeletet, majd a gépjárművezetővel aláíratja a pénztárbizonylatot és az

12


alapbizonylatokat is. Majd kivezeti a felvett összeget az előleg nyilvántartásból az elszámolás alapján -

vásárlási-előleg analitika nyilvántartása Az igényelt

vásárlási-előleg

kiadásához szükséges kitölteni a készpénzigénylés

elszámolásra bizonylatot, melyen megjelölésre kerül, hogy ki veszi fel, milyen összeget, és milyen visszafizetési határidővel. Ezt szintén engedélyeztetni kell, és mivel csak pénztári könyvelést igényel, így utalványrendeletet külön készít hozzá a pénztáros, melynek háttéranyagát a készpénzigénylés elszámolásra bizonylat egy példánya képezi. Ezután a felvett vásárlási előleget, és a pénztárbizonylat számát, illetve, hogy ki vette fel, és milyen fizetési határidővel, bevezeti az elszámolásra kiadott összegek nyilvántartásába. Elszámoláskor kivezeti a nyilvántartásból, beírja a ténylegesen felhasznált összeget, és visszavételezi a vásárlási előleget, majd elszámolja a költést szállító számlaként.

-

munkabér előleg analitika nyilvántartása Az intézmény beküldi a munkabér-előleg kérelmet és a hozzá tartozó utalványrendeletet. A kérelmen megjelölik, hogy ki szeretné felvenni az előleget, milyen összeget, rá kell írnia az igénylő adószámát, munkakörét, illetve hogy mekkora havi részletben szeretne törleszteni. Az engedélyező intézmény a kérelmet aláírja, bélyegzi, az utalványrendeleten az érvényesítő és utalványozó részt aláírja. Az Elszámolóház és az Elszámolóházhoz hozzárendelt gazdasági szervvel

rendelkező költségvetési szervek munkabér előleg

kérelmek elbírálása az igazgató-helyettes feladata. Amennyiben elutasításra került a munkabér előleg kérelem, arról a pénztáros szóban értesíti a gazdasági dolgozót. A beérkezett igény alapján a pénztáros munkabér-előleg keret nyilvántartásából megnézi, hogy belefér-e az intézmény igénye az adott havi keretbe, majd a munkabér-előleg analitika nyilvántartásból leellenőrzi, hogy adott munkavállalónak nincs-e tartozása. Felvezeti a munkavállalót a nyilvántartásba, a kérelmet a nyilvántartó részen kitölti, és ellenjegyezteti a kontrollerrel, majd az utalásra továbbítja. Az elutalt munkabér-előleg kérelem másolatát az utalástól visszakapja, ez alapján pedig felvezeti a nyilvántartásba az utalás dátumát és a ténylegesen elutalt összeget. A visszaérkezett munkabér-előleg kérelmek másolata alapján intézményenként megírja a havonta készített MÁK jelentést. A jelentésre felsorolja a dolgozók nevét, adószámát, a felvett összeget, illetve, hogy milyen részletekben fizetik vissza. A jelentések alapján kitölti a MÁK kísérőjegyzéket is, aláírja, pecsételi, ennek háttéranyagát képezi a MÁK jelentés és a kérelem másolata. Egy példányban másolja és lefűzi a felvett munkabér-előlegek közé. Eredeti postázásra kerül 13


MÁK részére. Hó végén a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztálytól megkapja a levont munkabér-előlegek listáját, intézményenként. Ezekről a listákról a munkabér-előleg nyilvántartásába felvezeti név szerint a visszafolyt havi törlesztő részleteket. Ennek alapján, és az adott hónapban felvett munkabér-előlegek összege alapján kitölti a munkabér-előleg keretnyilvántartást, majd kiszámolja a következő hónap munkabér-előleg keretét. Az Elszámolóházhoz rendelt gazdasági szervvel rendelkező költségvetési szervek munkabér-előleg egyenlegét havonta dokumentáltan egyezteti a könyvelővel. -

szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása: o

anyag-bevételezési bizonylat,

o

készpénzigénylés üzemanyag-előlegre,

o

üzemanyag-előleg elszámolás,

o

készpénzigénylés elszámolásra,

o

kiadási pénztárbizonylat,

o

bevételi pénztárbizonylat,

o

pénztárjelentés,

o

készpénzfizetési számlatömb,

o

nyugtatömb,

o

készpénzutalvány-füzet,

o

behajtási engedély,

o

belföldi kiküldetési rendelvény,

o

külföldi kiküldetési rendelvény nyilvántartása.

Ezen kívül vezeti a reprezentációs költségek nyilvántartását.

-

készpénzutalvány-füzet nyilvántartása. Az Elszámolóházhoz rendelt gazdasági szervvel rendelkező költségvetési szerv beküldi a készpénzigénylés bejelentése nyomtatvány alapján a készpénzigényét, melyen megjelöli az összeget, az igénylés dátumát, az összeg felvételének tervezett dátumát, illetve a készpénzt felvevő nevét, személyigazolvány számát. Ez alapján a pénztáros ellenőrzi a felveendő

összeg

rendelkezésre

állását,

az

engedélyezett,

előre

megtervezett

finanszírozási táblákat kinyomtatja az aktuális igény mellé, és kitölti a készpénzutalványfüzetet. Ezt követően a csekkfüzet nyilvántartásba felvezeti, ezen írja alá a csekk átvételét a készpénzt felvevő is. Bankba bejelentett aláírás szerint aláíratja. Csak annak a személynek adhatja ki a csekket, akinek a nevére szól! A Készpénzutalvány-füzet megrendelés OTP-s formanyomtatványon történik, szintén bankba bejelentett aláírás után továbbítja a pénztáros a megrendelést. Az intézmények étkezési díj 14


befizetési csekkekkel való ellátásához a csekkeket a pénztáros rendeli meg, és közvetlenül tőle viszik az intézmények a befizetésekhez szükséges mennyiséget. Az alszámlákhoz, illetve egyéb bevételi számlákhoz tartozó csekkek megrendelését az intézmény maga teljesíti. A banki formanyomtatványon tölti ki az intézmény és bankba bejelentett aláírás után továbbítja a megrendelést a bank felé.

Utalással kapcsolatos feladatok

2.5

Az Elszámolóház és a hozzá tartozó intézmények pénzeszközeit az OTP Banknál nyitott fizetési számlán (számlákon) kezeli. Az Elszámolóház főszámlájáról kerülnek kiegyenlítésre az Elszámolóház kiemelt üzemeltetési előirányzatai; a karbantartás, a vásárolt étkeztetés, az energia

szolgáltatás és egyéb

szolgáltatások (pl. szemétszállítás, rágcsálóirtás stb.). Az intézmények költségvetési alszámláin történik a pénzforgalom lebonyolításának döntő többsége: 

a szállítói számlák ellenértékének kiegyenlítése;



a bérjellegű kifizetések utalása;



a postai kifizetések, azaz a lakcímre történő utalások.

Az Elszámolóház alszámla rendszeréhez elkülönített számlák is kapcsolódnak, melyeken az intézmények étkezés és egyéb térítési díjak befizetései kerülnek nyilvántartásra. Az Elszámolóház és az intézmények finanszírozása kiskincstári finanszírozási rendszerben történik. A fenntartótól (PMJV Önkormányzatától) kapott támogatást (intézményfinanszírozást) csak indokoltan a tényleges szükségletek mértékében lehet igénybe venni. A finanszírozási igényt az Elszámolóház jelzi PMJV Önkormányzata Pénzügyi Főosztályának, mely az a jóváhagyás után továbbítja a finanszírozás összegét a Bank felé és ez alapján történik a hitelkeret folyósítása az Elszámolóház főszámlájára.

15


Az átutalások lebonyolítása a bank által rendelkezésre bocsátott OTP Elektra terminálon hetente két alkalommal; kedden és csütörtökön, nyári időszakban (július, augusztus hónap) hetente egy alkalommal, szerdán történik a bank által biztosított heti hitelkeret és az intézmények alszámláira beérkező bevételek felhasználásával. Az OTP Elektra terminál négy főmenüt tartalmaz: 

Számlavezetés: Banki információk és megbízási csomagok kezelése, e menüben történik az adatok feldolgozása, információk lekérdezése és törzsadatok kezelése pl. sablonok felvitele módosítása.



Adminisztráció: Program kezelését érintő megbízási csomagok kezelése, lényegében megegyezik az előző menü kezelésével



Információ: Banki közlemények pl. karbantartás, információk pl. év végi zárással kapcsolatos utalási időpontok, szabályzatok pl. Elektra Üzletszabályzat és módosításai, az új verziók telepítése, a fejlesztések megismerése.



Beállítások: A program testreszabása, jelszavak kezelése, mentést lehet készíteni az eddigi állományokról, a rendszer minden nap naplók készít a bejelentkezéstől a kijelentkezésig mindent rögzít. Itt adható meg, hogy a program mit töltsön le automatikusan, mint pl. a fent említett kivonatok és értesítők. Tartalmazza továbbá a számlaszámok és igénybevevők listáját.

A munkanap kezdetén a bankszámla egyenlegeket, előző napi kivonatokat és értesítőket le kell kérdezni, és az egyenlegeket táblázatba foglalva e-mail-ben továbbítani kell az illetékes vezetőknek (Pénzügyi Osztályvezető, Gazdasági vezető, Igazgatóhelyettes, Igazgató). A szállítói számlák leválogatása a FORRAS SQL rendszer Pénzügyi moduljából történik utalást megelőző napokon (hétfő és szerda, nyári időszakban kedd) különböző szűrési feltételeknek megfelelően. A lekérdező könyvelőként be van paraméterezve, attól függően, hogy melyik könyvelőhöz mely intézmények tartoznak, és ez alapján történik a lekérdezés. Elsődleges szempont, hogy a fizetési határidő az utalás dátuma szerint szűrésre kerül. A lekérdező listát ki kell nyomtatni és átadni az illetékes könyvelőnek, aki a lista alapján összeállítja az utaláshoz a dokumentumokat, összeadó-szalagot készít a számlákról és lehozza azokat az utalásra. Az összeadó-szalag és a lekérdező lista összesen sorának egyeznie kell. 16


A szállítói számlarendezés során kell kiválasztani a megfelelő intézményt először a pénzügyi nyilvántartókönyvben, majd a számlanyilvántartó könyvben. A számlák leválogatása a szállítói bizonylatszám alapján történik, melynek során le kell ellenőrizni az utalás összegét, és a szállító bankszámlaszámát az utalványrendeleten, a számlán és a rendszerben is, ha mindhárom egyezik, ki kell jelölni utalásra. Ezt a folyamatot el kell végezni minden egyes számlával, míg adott intézmény számlái el nem fogynak. A summa gomb segítségével ellenőrizni kell a számlák összesen sorát, melynek szintén az összeadó-szalaggal kell megegyeznie.

A forintutalás a szállítónak menüpontban először ki kell választani a naplónkat, majd a pénzügyi nyilvántartó könyvben a megfelelő intézményt és ez utóbbit a bizonylattömb választásnál is, végül a számla iktatókönyvben már a kijelölt intézmény jelenik meg. A csoportos menün belül a generálás és küldés pont kiválasztását követően, a beírt bizonylat dátum utáni értéknapot kell megadni, majd a leválogatott és utalásra kijelölt tételek közül az F2 gomb segítségével meg kell adni az első és az utolsó bizonylatszámot. A rendszer generálja a csomagot, majd az utaláshoz ugyanezeket az adatokat kell beparaméterezni az utalás gombra kattintva. A rendszer ad egy csomagszámot, amelyet rá kell írni az összeadó-szalagra, ez alapján tudja behívni a könyvelő a bankba a számlákat.

17


Következő lépésként az OTP terminálba beimportálásra kerülnek a leválogatott csomagok a behozás külső egységről (Import) menü segítségével. Be kell jelölni a „csak hibás tételek visszautasítása” gombot, így a rendszer kiszűri a hibás bankszámlaszámokat. A fájlokat egyesével lehet importálni a csomag importálása menüvel, majd menteni kell a terminálba. A csomagok az előkészített megbízások menübe kerülnek. A FORRAS SQL programból importált csomagokat egy gép ikon jelzi. A csomagokról listát kell kinyomtatni. A kézi csomagképzéshez a bérjellegű kifizetéseket intézmények szerint kell csoportosítani. A kézi feldolgozás az OTP Electra terminálban végezhető el. A kézi megbízási csomagok rögzítését az előkészített megbízások menüpontban lehet elvégezni az alábbiak szerint: Új megbízás lenyitásával ki kell választani a Forintutalást. Az intézményt a Fizető fél számlaszáma és neve lenyíló ablakból kell kiválasztani. Ezután intézményenként és utalványrendeletenként el lehet kezdeni berögzíteni az anyagot.

18


Az utalványrendeleten szereplő összegnek, kedvezményezettnek és bankszámlaszámának egyeznie kell a pl. a MÁK számfejtésen, a munkabér-előleg kérelmen, könyvelési bizonylatokon, továbbképzésnél a számlán feltüntetett adatokkal stb. A csomagok itt is az előkészített megbízások menübe kerülnek és csomagszámot kapnak. A beimportált számlákhoz hasonló módon ki kell nyomtatni a listát és el kell végezni az ellenőrzéseket.



.

Az utalási napokon finanszírozási kimutatást kell készíteni az Elszámolóház és hozzá tartozó intézmények költségvetési támogatásának felosztásáról. A táblázatban szerepel az intézmény kódja,

neve,

bankszámlaszáma,

a

támogatás

összege.

A

táblázatban

szereplő

bankszámlaegyenlegeket az utalás napján lekért és kinyomtatott számlaegyenlegekből, a dologi utalás összegét a FORRAS SQL lista alapján, a személyi utalásokat az intézményi összesítőkről, az ellátmány igényeket a pénztáros által leadott lista alapján. A finanszírozási kimutatás támogatás összegét rögzíteni kell a terminálba, ez alapján kerül le az intézmények alszámláira a költségvetési támogatás. 19


Amennyiben nem elég a heti hitelkeret, a bevételi számlákról lehet átvezetni

aláírt

utalványrendelettel a szükséges összeget az Elszámolóház főszámlájára. Az utalás folyamata:



Az utalás megkezdése előtt elektronikus kettős aláírást kell végrehajtani a Pénzkezelési Szabályzat 3. számú melléklet szerint. Az elektronikus aláírást megelőzően szükséges az ellenőrzéseket az alábbi módon elvégezni. A Pénzügyi Osztály kijelölt pénzügyi (fő)előadója minden egyes utalási napon az utalást megelőzően tételesen ellenőrzi az átutalások és az alapbizonylatok valamennyi adatát összeghatártól és fizetési jogcímtől függetlenül. Az ellenőrzés tényét a listán aláírásával igazolja. A Pénzügyi Osztály vezetője, mint elektronikus aláírásra jogosult, ellenőrizni köteles az 500 eFt feletti tételek 50%-át, melyet aláírásával igazol az átutalási listán. A másik aláírónak – az elektronikus aláírást megelőzően – pedig ellenőriznie kell az utalási állomány legalább 50%-át, hogy az átutalások és az alapbizonylatok dokumentált ellenőrzése megtörtént-e. Az ellenőrzés tényét a listán aláírásával igazolja.

A lehetséges aláírók körét a Gazdasági vezető jelöli ki, az adott napon aláírást és ellenőrzést végzőket a Pénzügyi Osztályvezető nevezi meg.



Az átutaláshoz be kell jelentkezni az OTP terminál szerverére.



Az utalás két lépésben történik: a. az előkészített, leellenőrzött, aláírt csomagok közül először az intézményi támogatásokat, átvezetéseket át kell küldeni az OTP-nek, melynek megtörténte után már az utaláshoz szükséges összeg rendelkezésre áll az alszámlákon. Ezt a megbízási csomagok menüben az elküldött megbízásoknál lehet ellenőrizni, a gép zöld pipával jelzi a tranzakció teljesülését. b. az átvezetett finanszírozásból és saját forrásból kerülnek kifizetésre a számlák és a személyi juttatások.



Az átutalást követően a gépi listákat, az utalványrendeletet, a számlákat, bérjellegű kifizetésnél a számfejtéseket, könyvelési bizonylatokat, munkabér előleg kérelmi lapját „Átutalva+aktuális dátum” bélyegzővel kell ellátni, majd könyvelőnként csoportosítva továbbadni a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztálynak. A munkabér előleg 20


kérelem lapját le kell másolni és átadni a pénztárosnak, aki hó végén továbbítja a MÁK felé. Kivételesen indokolt esetben előfordulhatnak soron kívüli, sürgős utalások is, melyeket utalási napokon kívül kell teljesíteni.

2.6

Egyéb feladatok

Az OTP-ből a kézbesítő mindennap elhozza a bankszámla kivonatokat és a postai befizetések igazoló lapját. A postai igazolásokat le kell fénymásolni és az intézmények fali postaládájába kitenni, majd az eredeti példányt a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály részére továbbítani. Pénztárellenőrzés elvégzése minden bejövő és kimenő forgalom után. Ennek során ellenőrizni kell, hogy a. megvannak-e a bevételi, illetve kiadási pénztárbizonylatok, minden engedély, aláírás és bélyegző szerepel-e a bizonylaton. b. a pénztárkönyv és pénztárjelentés kinyomtatott példányán szereplő összegek egyeznek-e a számlák, ellátmányok, egyéb befizetések pl.: telefonszámla, kiküldetésből megmaradt összegekkel. Ha minden adat rendben van, a pénztárellenőr aláírásával igazolja az ellenőrzés megtörténtét és az első példányt az összes melléklettel feladja a könyvelőnek, a másolatokat pedig a pénztáros fűzi le. A Gazdasági Vezető, vagy az általa megjelölt személy,vagy a Pénzügyi Osztályvezető kezdeményezésére havonta rovancsolást kell végezni a pénztárban. Pénztárzárást követően ellenőrizni kell az aznapi összes forgalmat, a pénztárosnak összesítenie kell címletenként megszámolva és összegezve az ellenőr ellenőrzése mellett a pénztárban található készpénzt. Az összeget egyeztetni kell a pénztárzárás során kimutatott összeggel. Összegezni kell a pénztárban talált értékpapírokat, étkezési utalványokat, bélyegeket és egyéb értéket képviselő tárgyakat, okmányokat. A rovancsról jegyzőkönyvet kell felvenni a Pénzkezelési Szabályzat 25. sz. melléklete szerint. Fel kell tüntetni a pénztárzárás eredményét és az esetleges hiányt vagy többletet.

21


A jegyzőkönyvet az Elszámolóház tekintetében a Gazdasági vezető, vagy az általa kijelölt személy vagy a Pénzügyi Osztályvezető, valamint a pénztárellenőr köteles aláírni, míg az intézmények tekintetében az intézményvezető és a pénztárellenőr köteles aláírni. A páncélszekrény egyik kulcsát az utalás őrzi zárható szekrényben. A Pénztárrovancs igazolásának dokumentumát az Osztályvezető köteles gyűjteni. Az utaláson dolgozó pénzügyi előadók feladatkörébe tartozik az Elszámolóház és a hozzárendelt költségvetési szervek partnereinek megkeresése alapján szállítói, vevői, illetve pénzügyileg rendezett kifogások gyors, hatékony rendezése a FORRAS SQL program és az OTP terminál lekérdezői segítségével.

A számlabefogadás feladatköréhez tartozik a telefonszámlák analitikus nyilvántartása, illetve a hozzá tartozó továbbszámlázás, mely a mobiltelefonok tekintetében az alapdíjon felüli beszélgetés költségének, vezetékes telefon tekintetében a forgalmi díj továbbszámlázását jelenti a Klebelsberg Intézményfenntartó Központ (a továbbiakban: KLIK) részére az Elszámolóház és a KLIK között létrejött megállapodás alapján.

A számlabefogadáson történik a fent nevezett megállapodásban rögzített egyéb tételek továbbszámlázása KLIK felé. (Pl. veszélyes anyaghulladék szállíttatása, vírusvédelem , nyomtató, fénymásoló üzemeltetése a KLIK és Elszámolóház között megkötött megállapodás alapján) 80%-a, )tárgyhót követő hó közepéig. Amennyiben az Elszámolóház fizetési számlájára olyan bevételek folynak be, amelyek nem az intézmények működtetésével kapcsolatban keletkeztek és a KLIK-et illetik meg. Ezekről a tételekről a Pénzügyi Osztály tételes analitikus nyilvántartást vezet, melyet tárgyhót követő hó 15. napjáig megküld a KLIK részére az utalás teljesítésével egyidejűleg. A KLIK-et terhelő kifizetések teljesítéséről az Elszámolóház Pénzügyi Osztályvezetője köteles a KLIK-et a kifizetett tételek kimutatásával, havonta tárgyhót követő 15. napjáig írásban tájékoztatni. Elszámolóház átszámlázza a KLIK részére az általa előzőleg megtérített, de nem őt terhelő kötelezettségeket.

22


A nem a számviteli törvénynek megfelelően kiállított számlákat, vagy egyéb reklamációkat, melyek formai, alaki, tartalmi szempontból nem megfelelőek, a partner, ill. szolgáltató felé kísérő levéllel visszaküldésre kerülnek. A visszaküldött anyagokról nyilvántartás készül. Pénzgazdálkodási folyamatok (aláírók) nyilvántartásának vezetése (intézmények részéről is) naprakész nyilvántartást követel meg. Változás esetén azonnali adatközlés szükséges az intézményvezető, a működtetett intézmények esetében a kincstárnok részéről. Elszámolóház esetén a jogkör kijelölése és visszavonása a Pénzügyi Osztályvezető feladata. Megrendelők pénzügyi ellenjegyzése az adott hó elfogadott finanszírozási táblája alapján írható alá és küldhető tovább igazgatói aláírásra. (egyeztetve Intézményműködtetési Osztállyal). Szerződések pénzügyi ellenjegyzése előtt a kontroller a szabad keretet megjelölve küldi el a Pénzügyi Osztályvezetőnek aláírásra.

2.7

Kintlévőség kezeléssel kapcsolat feladatok

Fogalma: A lejárt fizetési határidejű, pénzügyileg nem rendezett

vevő által elismert

számlatartozás. Az Önkormányzat által működtetett intézmények és a gazdasági szervvel nem rendelkező intézmények esetében is az Elszámolóház Pénzügyi osztályának kijelölt munkatársa nyilvántartja a követeléseket, melyet a FORRÁS SQL rendszer segítségével készít. Havonta a havi könyvviteli feladást követően Egyenlegközlő levelet / Fizetési felszólítást készít két eredeti, intézményvezető által aláírt példányban a vevői kintlévőségekről, melyet tértivevényes postai úton megküldi a vevőnek, egy eredeti példányát az adott vevő, kötelezett ügyiratába iktat. A vevői követelések pénzügyi rendezését nyomon követi. Kezeli a vevői reklamációkat és igény esetén a részletfizetési megállapodás ügyintézésében is részt vesz. Az Eredménytelen fizetési felszólítás esetén az ügyben keletkezett valamennyi dokumentumot átadja a Jogi és Ügyviteli Osztály vezetője részére, aki megindítja és lefolytatja az elektronikus fizetési meghagyásos nem peres eljárást, valamint kezdeményezi az esetleg szükséges bírósági végrehajtást. A kintlévőség kezelésének folyamata a Kintlévőség kezelési szabályzatban meghatározott előírások szerint valósul meg. Kimutatás készül az egyes vevők (Elszámolóház és a hozzá rendelt gazdasági szervvel rendelkező költségvetési szervek, Elszámolóházhoz rendelt gazdasági szervvel nem rendelkező 23


költségvetési szervek) kintlévőség

folyamatának alakulásáról. A táblázat tartalmazza: a vevő

adatait, ki mikor kapott egyenlegközlőt, fizetési felszólítást, ennek mennyi volt a költsége, visszaérkezett-e a levél. Hónapról hónapra kimutatásra került, hogyan változott összességében a kintlévőség,. 3. Kapcsolattartás Külső kapcsolatok: -

Folyamatos kapcsolattartás az intézmények gazdasági feladatokat ellátó munkatársaival, kincstárnokaival.

-

Segítség nyújtás az intézmények részére az intézmények pénzgazdálkodásának hatékony, szabályszerű megvalósításához.

-

Folyamatos kapcsolattartás a Fenntartóval az intézményi költségvetés megtervezése, végrehajtásának szabályszerű, hatékony, gazdaságos megvalósítása érdekében.

-

Az Osztály rendszeres munkakapcsolatot tart fenn PMJV Önkormányzata Pénzügyi Főosztályával a kiskincstári rendszer működtetésével kapcsolatosan.

Elszámolóházon belüli kapcsolatok: -

Folyamatos kapcsolattartás az Elszámolóház más szervezeti egységeivel,továbbá az Elszámolóház Gazdasági Vezetőjével az Ügyrend egyes pontjaiban ismertettek alapján.

4. A Pénzügyi Osztály eljárás rendjét meghatározó belső szabályzatok készítésére, tartalmára vonatkozó előírások

A szabályzatokat ó a módosítás igényének felmerülésekor, illetve a jogszabályi változásokat követő 90 napon belül aktualizálja. Valamint irányító szervi utasítás, rendelkezés miatt a szabályzatokat haladéktalanul módosítja a rendelkezések végrehajtása céljából.

5. Szervezeti egység felépítése, munkaköri leírások és helyettesítés rendje, feladat- és hatáskörök A Pénzügyi Osztály munkatársai: -

1 fő osztályvezető

-

1 fő számlázó, kintlévőség kezelő

-

2 fő számlabefogadó

-

1 fő pénztáros 24


-

2 fő utalás

Az Osztály munkatársainak részletes feladatait a munkaköri leírások tartalmazzák. Helyettesítés rendje: A számlabefogadáson a pénzügyi előadók egymást helyettesítik teljes jogkörrel (valamint részfeladatok tekintetében a pénztáros is ellát helyettesítési feladatokat), illetőleg a pénztár helyettesi feladatokkal megbízott munkatárs ellátja a pénztáros munkáját annak távollétében, a pénztáros pedig a számlabefogadót helyettesíti annak akadályoztatása esetén. Az utaláson a pénzügyi előadók szintén egymást helyettesítik teljes jogkörrel. A munkaköri leírások elkészítéséért és folyamatos frissítéséért az Osztály vezetője felelős. Az Osztályvezető feladat- és hatáskörei az alábbiak: A vezető a Gazdasági vezető közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett látja el feladatát.  Szervezi, irányítja és ellenőrzi az osztály szakmai munkáját.  Felelős az általa irányított osztály által végzett feladatokért.  Az igazgató utasításának megfelelően elkészíti az osztály éves munkaprogramját. Elkészíti az osztály szabadságolási tervét, a helyettesítés tervezett rendjét, a beosztottak munkaköri leírásait.  Az osztály szakmai tevékenységéről rendszeresen tájékoztatja az igazgatót és az igazgatóhelyettest.  Havi rendszerességgel írásos beszámoló formájában tájékoztatja az Elszámolóház vezetőit az osztály szakmai tevékenységéről, munkájáról, feladatairól, szakmai javaslatairól.  Folyamatosan egyeztet az Elszámolóház szervezeti egységeinek vezetőivel, egyeztetés esetén kézjegyével látja el az egyeztetett dokumentum tervezetét.  Szakterületén felmerülő kérdésekben egyeztet az Intézmény munkatársával.  Felelős az osztály feladatainak határidőre történő elvégzéséért.  Felelős az osztályon belüli munkamegosztás kialakításáért, a hatékony munkavégzésért.  Gondoskodik arról, hogy az osztály munkafolyamataiba épített ellenőrzés folyamatosan biztosítva legyen. Intézkedéseket tesz hatékonyságának javítására.  Vezetői ellenőrzésekkel biztosítja a pontos munkavégzést.  Felelős a szervezeti egységek közötti folyamatos információáramlásért, az egyes szervezeti egységek együttműködését biztosító kapcsolattartásért. Segíti az igazgató humánpolitikai feladatainak ellátását, ellátja az ebben a körben rábízott feladatokat.  Felelős

az

osztályon

végzett

feladatokhoz

kapcsolódóan

a

bizonylati

okmányfegyelem biztosításáért, az adójogszabályokban foglaltak betartásáért.  Ügyiratkezelés ellenőrzése az általa vezetett osztály ügyiratai esetében. 25

rend

és


 Szakmai segítői feladatokat lát el gyakornokok esetében.  Részt vesz, aktívan közreműködik a vezetői értekezleteken. Indokolt esetben a felmerülő problémákról azonnal tájékoztatja az Elszámolóház vezetőit.  Nyomon követi a szakterületét érintő jogszabályi és egyéb előírások változásait, azokról az osztály dolgozóit tájékoztatja. Folyamatosan gondoskodik arról, hogy az osztály tevékenységét a szükséges szakmai ismeretek birtokában, megfelelő színvonalon végezze, vezetői és folyamatba épített ellenőrzések révén.

Pénzügyi előadók munkaköri feladatai: -

Számlabefogadás

során

felmerülő

alaki,

tartalmi

ellenőrzések

teljesítése,

a

dokumentumok továbbítása az illetékes osztályok felé. -

Pénztárral kapcsolatos pénzügyi feladatok végzése, a hozzá kapcsolódó analitikák teljes körű vezetése

-

Utaláshoz kapcsolódó banki feladatok teljesítése.

-

Információáramlás biztosítása az Intézmények és az Elszámolóház között.

-

Egyéb, továbbszámlázáshoz, élelmezési nyilvántartások stb. kezeléséhez szükséges feladatok végrehajtása a munkaköri leírásokban meghatározottak szerint.

Az Osztály vezetője havonta legalább 1 alkalommal osztályértekezletet szervez, melyen megvitathatók az osztály előtt álló feladatok, munkafolyamatok. A dolgozók javaslatokkal élhetnek a Vezetőség felé, az osztályvezető ismertetheti a szervezeti egység munkáját érintő jogszabályi változásokat, valamint a vezetői értekezleteken elhangzottakat. A Pénzügyi Osztály ügyrendje 2014. június 1-től lép hatályba. Pécs, 2014. június 1.

...................................... Borbás Károly Igazgató

26


1. sz. melléklet

Számlabefogadás ellenőrzési szempontjai

2. sz. melléklet

Pénzügyi Osztály szabályzataiban rögzített

ellenőrzési szempontok összesítője

27

Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet 7621 Pécs, Bercsényi u. 3. Pénzügyi Osztály Ügyrendje. Hatályos: június 1

Recommend Documents