"PAROCHIE VAN HET HEILIG KRUIS" i.o. september 2013
‘TOEN en NU, nu en straks’, eerste tussenrapportage van de ISK-projectgroep
Overwegingen Tussen vertrouwen en veranderen Het samengaan van vijf parochies in één nieuwe is een kwetsbaar proces. Dat zit ‘m niet in de pastorale zorg en verantwoordelijkheid, de deskundigheid van de bestuurders, de inzet van de vele vrijwilligers, de betrokkenheid van de parochianen, want dat alles staat buiten kijf. Nee, het is terug te leiden tot de (culturele) verschillen tussen parochies: de geschiedenis van de parochie en het dagelijks verkeer in een parochie, inclusief dat wat een parochie nog recentelijk aan incidenten heeft meegemaakt. Dat maakt dat parochies geneigd zijn te koersen op behoud van wat er is, op dat wat vertrouwd is, op afspraken en zekerstellingen vooraf, soms op afwachten en afhouden, ook al wordt de bestuurlijke noodzaak tot veranderen gevoeld en wordt ingezien dat er kansen liggen voor heldere en stevige geloofsgemeenschappen. De projectgroep en werkgroepen zijn zich hiervan bewust en laveren tussen het vertrouwen in de eigenheid en daadkracht van de parochies enerzijds en anderzijds een nieuwe bestuurlijke parochie als antwoord op vragen omtrent de draagkracht in de toekomst. De projectgroep is dan ook van mening dat voor het verkrijgen van vertrouwen en draagvlak de werkwijzen en het gedrag van besturen van essentieel belang zijn. Tussen horizontaal en verticaal Binnen het huidige samenwerkingsverband isk, stuurgroep en projectgroep, wordt de aandacht gericht op een aantal bestuurlijke en voor de hand liggende materiële en financiële zaken. Per aandachtspunt is een werkgroep ingesteld. De gedachte kan gemakkelijk postvatten dat het in het fusieproces om deze zaken gaat, maar uiteindelijk moet het resultaat hiervan ten goede komen aan de kern van de nieuwe parochie en haar locaties, namelijk de liturgie, het pastoraat en de diaconie. Het samenwerkingsproces tussen de vijf parochies is evenwaardig of gelijk en is in die zin horizontaal. Maar er is meer. Op het hele proces wordt toegezien door het bisdom. Die verantwoordelijkheid van het bisdom is vastgelegd in aanwijzingen, modellen en regelgeving en in het uiteindelijke oordeel van de bisschop over de status van de nieuwe parochie. Alhoewel deze verhouding tussen bisdom en parochies verticaal is, geeft het bisdom de projectgroep voldoende ruimte om een evenwicht tot stand te brengen tussen de wensen van de parochies en de mogelijkheden van het bisdom. Met de geboden ruimte gaan de projectgroep en de werkgroepen prudent om.
1
Tussen start en finish Al voor de start van de projectgroep in het najaar van 2012 was er overleg tussen de vijf parochies in het zogeheten ‘Interparochieel Samenwerkingsverband Kanaalstreek’ (het ISK). In de vier jaren van het ISK heeft men niet alleen maar aan elkaar geroken maar is men tot afspraken gekomen over onder meer vieringen, dienstverbanden van pastoor en pastores, gebruik van faciliteiten en gebouwen. Bij de afspraken is gekoerst op consensus, op afspraken die naar gezamenlijk inzicht nageleefd zouden worden. Dat heeft niet altijd geleid tot situaties die eenduidig en gemakkelijk waren, waarbij de kwesties rond de pastorieën het meest in het oog springen. Niettemin heeft het werk van het ISK ertoe geleid dat de projectgroep en de werkgroepen al snel een beeld hadden van wat er gedaan moest worden. En wat nog belangrijker is dat het huidige werk is ingebed in een sfeer van openheid en er het inzicht is dat alles bespreekbaar moet zijn met de wil om eruit te komen opdat de nieuwe parochie niet opgezadeld wordt met vooruitgeschoven kwesties. Het is door het voorwerk van het ISK-verband dat er nu al een tussenrapportage ligt die rond de jaarwisseling gevolgd wordt door een tweede en over een jaar door het definitieve rapport waarmee dan een laatste overlegronde zal worden ingegaan. Tussen stuurgroep en werkgroepen De projectgroep werkt in opdracht en onder verantwoordelijkheid van de stuurgroep ISK. Al datgene wat in de projectgroep geopperd wordt, heeft het karakter van voorstellen want de uiteindelijke beslissingen worden genomen in de stuurgroep. De stuurgroep is breder dan de projectgroep en bestaat uit meerdere bestuurders van een parochie, uit de beide pastores en de vicaris-generaal van het bisdom die zijn inbreng heeft als waarnemend pastoor. In de projectgroep hebben de vice-voorzitters van de parochies zitting, aangevuld met een onafhankelijk voorzitter en secretaris. Elke vice-voorzitter is op zijn beurt voorzitter van een werkgroep. De projectgroep neemt dus in feite een tussenpositie in, tussen stuurgroep en werkgroepen. In de werkgroepen worden de verschillende onderwerpen panklaar gemaakt voor een voorlopige standpuntbepaling in de projectgroep. De projectgroep coördineert de werkzaamheden van de werkgroepen, ondersteunt waar gewenst, neemt standpunten in en draagt zorg voor de overdracht en informatie naar de stuurgroep. Dat alles gebeurt met regelmaat doordat het overleg van werkgroepen, projectgroep en stuurgroep op elkaar is afgestemd. Deze eerste rapportage geeft een overzicht van de inspanningen en resultaten tot nu toe van de gezamenlijke inzet van stuurgroep, projectgroep en werkgroepen.
2
Eerste bevindingen De werkgroepen werken aan de hand van een door de projectgroep opgestelde actielijst. Voor het geheel zijn vijfendertig acties benoemd. Ook is er een stappenplan waarin het proces is uitgelijnd. Voordat de werkgroepen aan de slag zijn gegaan, waren er al een enkele acties uitgevoerd die hieronder in de verslagen van de werkgroepen zijn opgenomen. De start is gemaakt. Het echte werk is net begonnen. Het raamwerk en het tijdspad waarbinnen dit alles moet gaan plaatsvinden is nu wel duidelijk en bekend. Inmiddels is er ook een geactualiseerd pastoraal beleidsplan dat door beide pastores is opgesteld en dat ook in bespreekvorm wordt voorgelegd. Met een duiding van dit plan wordt hieronder begonnen. De uiteindelijke rapportage van de werkgroepen en de projectgroep eind volgend jaar die de overgang naar de nieuwe parochie markeert, zal zo vorm worden gegeven dat het gelezen kan worden als een preambule: een inleiding met min of meer dwingende aanwijzingen voor de inzet van het bestuurlijk handelen van de nieuwe parochie. Het pastoraal beleidsplan De pastores formuleren hun inzet in het pastoraal beleidsplan als volgt: “Mensen dichter bij God, bij zichzelf en bij elkaar brengen door de verkondiging van de Goede Boodschap van onze Heer Jezus Christus en door de viering van de sacramenten binnen een hechte en veelkleurige katholieke gemeenschap in de Kanaalstreek/Westerwolde, die gericht is op de bredere samenleving, in het bijzonder voor hen die in armoede, onrecht en mensonwaardigheid moeten leven.” Om vanuit deze opdracht te kunnen werken bepleiten de pastores een andere tijdsbesteding waarbij de druk vanuit een aantal tijdrovende en routinematige activiteiten wordt gekanaliseerd en weggenomen, en de aandacht gericht kan worden op vernieuwende aspecten. Het veronderstelt een andere dienende werkwijze waarbij vooraf het kader bepaald wordt waarbinnen gewerkt wordt en vervolgens tijd kan worden ingeruimd voor het begeleiden van de vele betrokken parochianen in de afgesproken richting. Het ligt niet meer voor de hand om enkel de vertrouwde paden te volgen en nog minder dat gereageerd wordt op incidenten die de parochie overkomen. De complexiteit van de huidige taken in een steeds veranderende maatschappij en de mondigheid van parochianen vragen zowel van de pastores als van de omgeving waarin zij werken veel van de wijze waarop er met elkaar gecommuniceerd wordt. Het beleidsplan helpt daarbij en is een instrument om met de pastores en alle medewerkers in dezelfde richting te denken en te werken. Het bestuur zal erop toe moeten zien dat de uitvoering van het plan goed en zorgvuldig gebeurt, en dat het waar mogelijk het team en de vrijwilligers ondersteunt en faciliteert. De pastores vertalen in het plan hun inzet voor liturgie, uitvaarten, catechese, diaconie, oecumene, jeugd en ouderen naar concrete initiatieven en activiteiten die lokaal gestalte zullen kunnen krijgen. Dat laatste is belangrijk omdat langs die weg de profilering van de afzonderlijke geloofsgemeenschappen gestalte krijgt.
3
De werkgroep ‘communicatie’ De werkgroep bestaat uit: Jos Bruining, cöordinator, vice-voorzitter parochie Stadskanaal Siny Scholte Aalbes – Schomaker, parochie Ter Apel, Leonie Mensen, parochie Mussel-Kopstukken, Yvonne Mensen, parochie Mussel-Kopstukken, Marga Tieben, parochie Zandberg, Edwin Penning, parochie Stadskanaal, Erik Weinans, parochie Zandberg, Annette Toutenhoofd, parochie Musselkanaal. Door omstandigheden is de werkgroep ‘communicatie’ wat later van start gegaan dan gewenst. Desalniettemin is er de afgelopen weken veel werk verricht. Gewerkt wordt met de opdracht uit het document “Werkgroepen ISK-projectgroep: opzet en taken” en met de “Handreiking voor de communicatie rondom parochiesamenvoeging” (www.OverHoop.net). Concreet betekent dit dat de werkgroep vanuit een soort denktankfunctie zich bezint en voorstellen doet aan de projectgroep in het kader van het brede werkveld ‘communicatie’. Hierbij zal verschil worden gemaakt tussen snel en eenvoudig te realiseren voorstellen ( de zgn. quick-wins) en de thema’s die door complexiteit of gevoeligheid een langduriger traject moeten lopen. Hiervoor is een tijdlijn uitgezet. Belangrijk is in elk geval dat er toekomstgericht en toekomstbestendig gedacht en bedacht moet worden. De uitdaging is de oude patronen los te laten en met de blik naar voren, d.w.z. vanuit één gezamenlijk belang te redeneren. Ook is het een uitdaging “out of the box” te denken. In andere woorden: denk niet vanuit onmogelijkheden maar vanuit mogelijkheden en durf daarbij buiten de eigen kaders te treden. Daarbij is het noodzakelijk dat er vanuit vertrouwen en respect naar elkaar gedacht en bedacht wordt. Het is belangrijk dat de werkgroepleden hun antennes openhouden voor de wensen en gedachten uit de eigen achterban om tot goede gezamenlijke voorstellen te komen die ook de gedachten en wensen van de parochianen vertegenwoordigen. We zijn op dit moment bezig met de volgende onderwerpen: • Nieuwsbrief (inhoud en verschijningsdatum en verschijningsvorm) • Huidige parochiebladen (inhoud en verschijningsdatum) • Ontwikkeling nieuw parochieblad • Website • Inzet Social media • Brede parochiecommunicatie (o.a. parochie-informatie avonden) Sommige onderwerpen zullen vrij snel na de zomervakantie gerealiseerd kunnen worden en een aantal onderwerpen zal eerst een gedegen onderzoeken vereisen (oriënteren en een financieel plaatje maken), of er zal een breed draagvlak verkregen moeten worden op de onderwerpen die minder gemeenschappelijk zijn. Ook in de vakantie gaan we door met de uitwerking van de opdrachten en we hopen daarvan de eerste resultaten in september te kunnen presenteren.
4
De werkgroep ‘financiën’ De werkgroep finaniën bestaat uit de volgende personen c.q. leden. 1. Sienie Schuur, coördinator, vice-voorzitter parochie Musselkanaal 2. Penningmeester ISKF : Eltje Toutenhoofd 3. Penningmeester Mussel/Kopstukken : Herman Wilkens 4. Penningmeester Stadskanaal: Rudi Roelfes 5. Penningmeester Musselkanaal: Joop Zuidema 6. Penningmeester Zandberg : Johan Schoenmakers 7. Penningmeester Ter-Apel: Gerard Gerdes. In het kader van de harmonisatie van de grondslagen zijn inmiddels alle parochies overgestapt op het programma Navision. Het gebruik van dit programma maakt dat de belangrijkste financieel-administratieve processen efficiënter verlopen. Het is de bedoeling dat er uniforme waarderingsgrondslagen worden vastgesteld. De diverse begrotingen van de separate parochies worden in een spreadsheet gezet waardoor verschillen vrij snel in het oog springen. Momenteel worden deze verschillen geanalyseerd en besproken. De werkgroep ‘gebouwen’ is gevraagd de meerjarige onderhoudsplannen (MOP) van de parochies kritisch te bekijken en aan te geven welk onderhoud er daadwerkelijk nodig is en in de komende drie jaar wordt uitgevoerd. Aan de hand van hun gegevens zal de werkgroep financiën bezien of de voorziening voor groot onderhoud voldoende is . Eenzelfde verzoek zal de werkgroep doen laten uitgaan naar de andere werkgroepen. Alle gegevens worden gebruikt voor het opstellen van een meerjarenbegroting die op werkelijke cijfers is gebaseerd. Tenslotte worden alle jaarrekeningen over 2012, zodra die klaar zijn, voor nadere analyse in een spreadsheet gezet.
De werkgroep ‘roerende goederen, archieven en secretariaat’ De werkgroep “roerende goederen, archieven en secretariaat” bestaat uit de volgende leden: 1. Ton Kuper, coördinator, vice-voorzitter parochie Ter Apel 2. lid namens Parochie Kopstukken: mevr. Jolanda Willems 3. lid namens Parochie Musselkanaal: mevr. Rita Jongstra 4. lid namens Parochie Stadskanaal: mevr. Martha Vos - Schoonbeek 5. lid namens Parochie Ter Apel: mevr. Ria Reis 6. lid namens Parochie Zandberg: mevr. Annie Mensen. Deze werkgroep is tot nu toe twee keer bij elkaar geweest, op 22 mei en 11 juni 2013. Er is een verkenning gemaakt van de werkzaamheden die door deze groep uitgevoerd moeten worden. Dit aan de hand van het document “Overhoop” van het Bisdom (met als ondertitel “Handleiding voor de inter-parochiële projectgroep samenvoeging”). De werkgroep heeft de werkzaamheden in drie terreinen opgedeeld en daar een tijdsvolgorde aan gekoppeld. Onderdelen die het meest concreet en af te bakenen zijn, worden meteen opgepakt, en wel als volgt.
5
•
•
•
De roerende goederen van elke parochie: het vooral gaat om de waardevolle en door het bisdom reeds beschermde (kunst)goederen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van reeds op het Bisdom en bij de SKKN Utrecht bestaande lijsten van objecten. Van de lijst wordt een update gemaakt. De archieven van elke parochie: er komt in de zomermaanden een inventarisatie van alle (oude) archieven die aan de parochielocatie zijn en daaraan blijven gekoppeld (dit is het oude archief). Er dient een overzicht te komen van de onderdelen, het volume, de bewaarplek, de bewaarcondities (klimaatgegevens), en bezien wordt welke delen van het ouder archief eventueel elders en in een professionele omgeving kunnen worden uitgezet (provinciale archieven of musea). Ook wordt er een plan gemaakt hoe het nieuwe parochiearchief er uit moet komen te zien zodra de fusie daadwerkelijk beslag krijgt (uitgangspunt: 01.01.2015). Het secretariaat: hierover wordt een eerste verkenning gemaakt in de herfst van 2013. Aan de hand van Overhoop wordt bekeken wat centraal moet en wat decentraal kan. Dit laatste ook ter ondersteuning van de nog op te richten locatieraden en de onderlinge secretariële relatie tussen nieuw parochiebestuur en vijf locatieraden (op basis van het gekozen uitgangspunt van de projectgroep om heel bewust vijf locaties als zijnde vijf gemeenschappen open te houden).
De werkgroep ‘gebouwen’ De werkgroep gebouwen bestaat uit de volgende personen c.q. leden. 1. Jos Becker, coördinator, vice-voorzitter parochie Mussel - Kopstukken 2. Vertegenwoordiger Mussel/Kopstukken: Jan Schnieders 3. Vertegenwoordiger Stadskanaal: Geert van Wattum 4. Vertegenwoordiger Musselkanaal: Ben Kaijser 5. Vertegenwoordiger Zandberg: John Geres 6. Vertegenwoordiger Ter-Apel: Gerhard Manning. Er is door de vertegenwoordigers van de parochies een eerste inventarisatie gemaakt van de te verwachten onderhoudskosten voor de gebouwen voor de eerstkomende 3 jaren naar aanleiding van de M.O.P. (Meerjaren-Onderhouds-Planning). Daarnaast zal op korte termijn een inventarisatie opgesteld worden voor alle bij de parochies in bezit zijnde onroerende zaken. Aan de hand van deze gegevens zal de werkgroep financiën bezien of de voorziening voor groot onderhoud voldoende is en ook willen ze deze gegevens gebruiken voor het opstellen van een meerjaren begroting die op werkelijke cijfers is gebaseerd.
6
De werkgroep ‘kerkhoven’ De werkgroep kerkhoven bestaat uit de volgende personen: Bob Schnieders, cöordinator, vice-voorzitter parochie Zandberg; Martin van Gaal, parochie Kopstukken; Ben Schomaker, parochie Musselkanaal; Ruud Kuper, parochie Stadskanaal, notulist; Martin Lake, parochie Ter Apel; Jos Buurman, parochie Zandberg. De werkgroep is tweemaal bij elkaar geweest. Als uitvalsbasis is voor Parcival te Zandberg gekozen. Onze opdracht is het onderzoeken waarin de vijf kerkhoven van elkaar verschillen op de volgende onderwerpen : • Kerkhofreglement, • Beheer en onderhoud, • Registratie en administratie, • Exploitatie en inkomsten. Kunnen wij deze verschillen tussen onze parochies overbruggen en op welke manier gaan wij dit doen. Een tweetal aanbevelingen is al uit onze gesprekken naar voren gekomen. Het registreren en administreren via de module begraafplaatsen van Navision verdient de voorkeur boven andere systemen. De mogelijkheid, om de termijnen, die gelden voor het vaststellen van het grafrecht flexibel te kunnen toepassen, wordt wenselijk geacht. Wat bieden wij ook alweer? Het moet mogelijk zijn om, in het komende jaar, voor onze kerkhoven een goede visie en beleid uit te stippelen voor de toekomst.
De werkgroep ‘jongeren’ De (voorlopige) werkgroep bestaat uit de volgende deelnemers: Ton Kuper , coördinator (voorlopig) , vice.voorzitter parochie Ter Apel Gerard Scholtalbers, lid: namens de Parochie Stadskanaal mevr. Ellen Hogema, (adviserend / begeleidend) lid, coördinator Solidair Groningen – Drenthe mevr. Krista Russchen, (adviserend / begeleidend) lid, consulent maatschappelijk activeringswerk van Solidair en parttime jongerenwerker voor / in het Bisdom Groningen-Leeuwarden. enkele jongeren in de verkenningsfase: Vincent Arends en Pawel Domachowski. De werkgroep Jongeren bestaat feitelijk nog niet maar kent een voorloper als denktank. Deze groep is inmiddels twee keer bijeen geweest, op 21 mei 2013 en vervolgens 25 juni 2013. De denktank heeft zich een beeld willen vormen van de mogelijkheid om een werkgroep ‘Jongeren’ in de Kanaalstreek van de grond te krijgen, een werkgroep die integraal onderdeel zou kunnen worden van het ingegane fusieproces en daarin een eigen verbindende rol zou kunnen spelen. Hiervoor is contact gezocht met deskundigen van Solidair Groningen – Drenthe.
7
De stand van zaken is nu als volgt. Onderkend wordt enerzijds dat er geen enkel Bisdom is met een concreet, op papier geformuleerd jongerenbeleid. Anderzijds onderscheiden de vijf Kanaalstreekparochies van dit moment zich als brede lokale gemeenschappen waar verhoudingsgewijs veel jonge mensen actief zijn en waar de tussengeneratie (ouders) eveneens redelijk actief binnen de kerkelijke gemeenschappen participeert. Dit in tegenstelling tot andere delen van de Nederlandse kerkprovincie. Hier ligt een onderscheidende constatering en daarmee een goede kans. Na goed overleg met de consulenten van Solidair is er een conceptplan geschreven onder de titel “Jongerenparticipatie - community naar communitas “ dat zal worden voorgelegd aan de fusieprojectgroep en aan de ISK-Stuurgroep. Bij voldoende draagvlak zal dit project worden ingediend voor externe (mede-)financiering eind september 2013. Het ligt in de verwachting dat hiermee geld binnen komt om een project uit te voeren tussen 01.01.2014 en 31.12.2015. Het project zal twee jaren beslaan. Deels tijdens het fusieproject (tot en met dec. 2014) en deels na de start van de nieuwe parochie (vanaf 01 jan. 2015). Het eerste jaar 2014 staat in het teken van de voorbereidingen. Er zal een beleidsplan jongerenbeleid worden ontwikkeld, toegespitst op de gebieden liturgie, diaconie, vertegenwoordiging in het bestuur en participatie in de plaatselijke gemeenschappen. In het tweede jaar, nadat naar verwachting de fusie is gerealiseerd, volgt de fase van de uitvoering en de inbedding. De werkwijze bestaat hieruit dat de jongeren worden meegenomen in het proces van fusie, met een eigen verantwoordelijkheid en een plaats in het bestuurlijk werk. Dit laatste in de vorm van een mentor – leerling relatie. Solidair is de penvoerder van het project die zich tevens zal inzetten om mentoren (coaches) te trainen. Het doel is dat de jongeren zich onderdeel van en zich eigen voelen met de nieuwe parochie en de lokale gemeenschappen, en als groep een bindende en vitale positie innemen tussen de verschillende generaties. Zodra de ISK -stuurgroep het project heeft omarmd en groen licht heeft gegeven, zal concreet gezocht worden naar actieve en betrokken jongeren uit de vijf parochiegemeenschappen om deel te nemen in dit proces. Ook zal er naar goede begeleidende mentoren worden gezocht met een sterk inlevingsvermogen en antennegevoel naar de jeugd.
8
