PAPYRUS TOPICS (handleiding PAPYRUS Windows)

PAPYRUS Windows handleiding

Pagina 1

PAPYRUS TOPICS (handleiding PAPYRUS Windows)

Inhoud INSTALLATIE VAN PAPYRUS VOOR WINDOWS .......................................................... 3 VERWIJDEREN VAN PAPYRUS WINDOWS SOFTWARE VAN DE PC ......................... 7 OPSTARTEN VAN PAPYRUS WINDOWS VOOR DE EERSTE KEER ............................. 8 OPSTARTEN VAN PAPYRUS WINDOWS (HET AANMELDINGSSCHERM) ............... 10 HET HOOFDMENU EN DE TOOLBAR ............................................................................ 12 PAPYRUS VERLATEN (EINDE PROGRAMMA) ............................................................. 14 EEN NIEUW DOSSIER AANMAKEN ............................................................................... 15 BACKUP VAN EEN PAPYRUS DOSSIER ........................................................................ 20 RESTORE VAN EEN DOSSIER ......................................................................................... 22 EEN DOSSIER VERSTUREN VIA MAIL .......................................................................... 23 EEN DOSSIER TERUGKRIJGEN VIA MAIL .................................................................... 24 DE NAVIGATIEBALK ....................................................................................................... 25 REPORT GENERATOR (WIJZIGEN LAYOUT DOCUMENTEN) ................................... 26 MANUEEL (HER)OPENEN VAN EEN DOSSIER ............................................................. 35 AFDRUKKEN ETIKETTEN KLANTEN & LEVERANCIERS .......................................... 38 AANKOOPDAGBOEK ....................................................................................................... 40 VERKOOPDAGBOEK ........................................................................................................ 44 FINANCIEEL DAGBOEK EN DIVERSEN ........................................................................ 48 MODULE ELECTRONISCHE BETALINGEN ................................................................... 57 OVERBRENGEN SALDI KLANTEN/LEVERANCIERS ................................................... 63 INSTELLEN VAN EEN PASWOORD IN EEN DOSSIER ................................................. 65 BIJWERKEN ARTIKELBESTAND VIA EXCEL*............................................................. 67 EEN NIEUW BOEKJAAR AANMAKEN ........................................................................... 71 INTERVAT BTW AANGIFTE ............................................................................................ 74 NETWERK USER BESTAND* .......................................................................................... 80 VOORRAAD EN BACKORDERS* .................................................................................... 82 AUTOMATISCHE PRIJSAANPASSINGEN* .................................................................... 89 MODULE GARAGE* ......................................................................................................... 92 WERKEN MET PROJECTEN* ......................................................................................... 101 OVERBRENGEN STOCK NAAR VOLGEND BOEKJAAR* .......................................... 104 VERSTUREN VAN EEN MAILING ................................................................................. 110

*deze modules zijn optioneel (enkel beschikbaar indien licentie aangekocht)

MV-Informatica bvba


Heilig Kruisplein 9 B-8800 BEVEREN - ROESELARE Tel 051/24.76.16 Fax 051/20.61.71 BTW BE 460 902 032 HR Kortrijk 141.221 KB 467-5083141-40 www.renaatmoerman.com [email protected]

MV-Informatica bvba

Pagina 2


Pagina 3

INSTALLATIE VAN PAPYRUS VOOR WINDOWS Opmerking vooraf : indien het een upgrade betreft, dient U eerst de bestaande versie te verwijderen. U kan dit doen via configuratiescherm/software (zie verder). Bij het verwijderen van een vorige versie blijven al uw instellingen en licentiesleutel bewaard. Start het bestand SETUP.EXE vanaf de downloadsite of vanaf de CD-Rom : U krijgt het welkomscherm van het installatieprogramma :

In de volgende schermen dient U enkel de knop “volgende” aan te klikken :

MV-Informatica bvba


Pagina 4

Verklaar U akkoord met de licentieovereenkomst om verder te gaan

In dit scherm dient U gebruikersnaam en organistatie in te brengen (uw persoonlijke naam en de naam van uw bedrijf).

MV-Informatica bvba


Pagina 5

U kan de installatiemap zelf bepalen, maar wij raden aan steeds in de map c:\vfp\papyrus te installeren indien mogelijk : dit is eenvoudiger voor latere upgrades en assistentie.

Na het klikken van de knop “installeren” wordt het programma geïnstalleerd.

MV-Informatica bvba


Pagina 6

Na de installatie en het klikken van de knop “voltooien” is het programma geïnstalleerd.

MV-Informatica bvba


VERWIJDEREN VAN PAPYRUS WINDOWS SOFTWARE VAN DE PC Ga in het configuratiescherm van windows naar de optie “software”

Klik bij “papyrus boekhouding” op “verwijderen”

Bevestig nogmaals om het programma van de computer te verwijderen.

Het programma wordt vervolgens van de computer verwijderd.

MV-Informatica bvba

Pagina 7


Pagina 8

OPSTARTEN VAN PAPYRUS WINDOWS VOOR DE EERSTE KEER Na installatie bevindt zich het PAPYRUS-icoon op het windows bureaublad

Door dit te dubbelklikken start U het programma op. Nu zijn er bij de eerste opstart 2 mogelijkheden : 1) er bevindt zich reeds een PAPYRUS DOS versie op de PC in dit geval zal PAPYRUS Windows automatisch de licentiesleutel van de DOS versie overnemen, op voorwaarde dat het programma zich onder c:\papyrus of g:\papyrus bevindt. Indien dit niet zo is, dient U manueel de licentiesleutel op te halen, zoals beschreven in de volgende stap : 2) De Windows versie wordt op een nieuwe (blanco) PC geïnstalleerd met licentiesleutel Bij de eerste opstart vraagt PAPYRUS waar de licentiesleutel opgeladen kan worden. Dit is in feite het bestandje PAPYRUS1.INS.

Deze sleutel kan onder de vorm van diskette, geheugenpen, CD-Rom ed. aangeleverd worden. Via de windows verkenner kun je deze locatie gaan opzoeken. De volgende schermafdruk toont een voorbeeld waarbij de PAPYRUS licentiesleutel zich op diskette (A:) bevindt :

MV-Informatica bvba


Pagina 9

Klik het bestandje PAPYRUS1.INS aan en vervolgens de OK-knop. Naast het licentiebestand worden ook alle gepersonaliseerde PAPYRUS bestanden ingeladen. Na deze operatie is het programma klaar voor gebruik !

MV-Informatica bvba


Pagina 10

OPSTARTEN VAN PAPYRUS WINDOWS (HET AANMELDINGSSCHERM) Na het dubbelklikken van het PAPYRUS-icoon kom je in het aanmeldingsscherm terecht :

In dit scherm wordt in feite verschillende informatie ingebracht : -

Datum van werken met het programma (meestal de dagdatum, vooraf ingevuld) De gebruiker van het programma : in netwerk is het mogelijk meerdere gebruikers, elk met verschillende toegangsrechten en instellingen, te definiëren. Paswoord van deze gebruiker Het dossier waarmee gewerkt wordt.

Het spreekt voor zich dat meest gebruikte waarden reeds vooraf ingesteld staan, waardoor je enkel OK moet klikken om het programma te openen, en naar het hoofdmenu te gaan. Door “Annuleer” te klikken verlaat je het programma. Daarnaast zijn er 4 knoppen op dit niveau beschikbaar voor dossierfucties : -

-

Restore : hiermee kun je een dossier van een backup terugplaatsen. Dit is nodig indien er nog geen dossier aanwezig is op de PC, en dit van een backup teruggehaald kan worden. Zoek : in plaats van een dossier in te typen om te openen, kun je, net als in Word of Excel, een dossier openen via Windows verkenner.

MV-Informatica bvba


Pagina 11

Door in bovenstaand voorbeeld het dossier BOEK05 aan te duiden en vervolgens “open” aan te klikken, kopieer je dit dossier naar het invoerveld van het aanmeldingsscherm. -

Nieuw : hiermee kun je op dit niveau een nieuw dossier aanmaken.

-

Zet standaard : door hierop te klikken kun je het huidige geselecteerde dossier als standaarddossier instellen. Als je PAPYRUS opstart krijg je dan standaard dit dossier voorgesteld. Na het klikken krijg je volgende waarschuwing :

MV-Informatica bvba


Pagina 12

HET HOOFDMENU EN DE TOOLBAR Na het opstarten en aanmelden kom je in het hoofdscherm van PAPYRUS.

Dit is een blanco scherm, met bovenaan, zoals in alle Windows programma’s, het hoofdmenu. Door op een van de onderdelen van het hoofdmenu te klikken, krijg je een submenu, bijvoorbeeld bij het klikken van “bestand” als volgt :

Onder de balk met het hoofdmenu bevindt zich de toolbar : dit is een balk waarop de meest gebruikte functies van PAPYRUS direct bereikbaar zijn, zonder dat je het hoofdmenu dient te

MV-Informatica bvba


Pagina 13

openen. Door op een van de knoppen van de toolbar te klikken benader je onmiddellijk de gewenste module.

MV-Informatica bvba


Pagina 14

PAPYRUS VERLATEN (EINDE PROGRAMMA) Als je het hoofdscherm en de toolbar bekijkt, zie je drie manieren om het programma te verlaten : -

Zoals in elk Windows programma, met het kruisje in de rechter bovenhoek. Hierbij moet je nog bevestigen :

-

Op de toolbar kun je het rode kruisje klikken, hiermee verlaat je zonder bevestiging onmiddellijk het programma. Via het menu “bestand” en de laatste optie “Einde programma” verlaat je tevens zonder verdere bevestiging het programma.

-

MV-Informatica bvba


Pagina 15

EEN NIEUW DOSSIER AANMAKEN Er zijn 2 manieren om een nieuw dossier aan te maken in PAPYRUS : vanuit het aanmeldingsscherm via de knop “nieuw” :

of vanuit PAPYRUS via het menu bestand, nieuw dossier :

Via beide opties kom je in het volgende scherm terecht :

Nu zijn hier 2 mogelijkheden : 1) Het dossier is volledig nieuw, heeft dus geen voorgaande boekjaren (of deze boekjaren zijn aangemaakt in een ander programma/computersysteem) 2) Het dossier is een vervolg van een voorgaand boekjaar

MV-Informatica bvba


Pagina 16

In beide gevallen moet er in het veld “aanmaken van de boekhouding” een dossiernaam ingegeven worden welke nog NIET bestaat. De structuurnaam is meestal als volgt : - Schijfnaam (in onderstaande voorbeelden G:) - Map “dossiers” (dit kan ook een andere map zijn, maar voor assistentie doeleinden raden wij deze standaard aan) - De nummer van het dossier (firma) of de firmanaam (in onderstaande voorbeeld 0733). Dit mag ook zijn MV of MV0733 … - Het boekjaar (in onderstaande voorbeeld BOEK09). Voor een boekjaar dat over meerdere jaren loopt (bijvoorbeeld juli –juni) kun je ook bijvoorbeeld BJ0809 nemen, zodat het duidelijk is dat dit een boekjaar is over 2008 – 2009.

1. Het dossier is volledig nieuw maak het veld “boekhouding is een vervolg van” blanco. Er zullen dan blanco bestanden aangemaakt worden voor klanten, leveranciers en rekeningstelsel. Bovendien moet je voor “manier van indelen” dan een keuze maken tussen vier kwartalen, 12 maanden of eigen indeling, aangezien “zoals vorig boekjaar” geen zin heeft (er is geen voorgaande boekjaar). Er komt dan een bijkomend venster, waar je de begindatum van het boekjaar kunt kiezen :

Afhankelijk van deze begindatum boekjaar worden dan de basisperioden aangemaakt, welke je nog kunt aanpassen (zie verder).

2. Het dossier is een vervolg van een voorgaande boekjaar Deze situatie doet zich uiteraard telkens voor op het einde van het boekjaar : er moeten nieuwe bestanden aangemaakt worden. De bestanden klanten, leveranciers en rekeningstelsel worden dan overgenomen naar het nieuwe dossier (= boekjaar). Het veld “boekhouding is een vervolg van” moet dan ook verwijzen naar het dossier welke ten einde loopt. Het scherm ziet er dan bijvoorbeeld als volgt uit :

MV-Informatica bvba


Pagina 17

Na bovenstaande mogelijkheden is het vervolg voor de aanmaak van het dossier identiek : na het bevestigen van onderstaande vraag worden de basisbestanden aangemaakt.

Er komen nu nog 2 schermen welke moeten nagezien en eventueel nodig aangevuld moeten worden : 1. Perioden

Afhankelijk van de keuze bij de aanmaak van het dossier kun je hier nu 4 kwartalen, 12 maanden of een blanco (eigen indeling) scherm hebben. Mocht je een vergissing gemaakt hebben, kun je bovendien hier nog alles aanpassen via de knop “wijzigen”. Er zijn echter ook een aantal extra knoppen om sneller te werken : - Periode wissen : wist altijd de laatste periode - Maand toevoegen : voegt een maand toe, afgaande op de laatste periode - Kwartaal toevoegen : voegt een kwartaal toe, afgaande op het laatste kwartaal in de tabel

MV-Informatica bvba

PAPYRUS Windows handleiding -

Pagina 18

Periode sluiten : gebruik deze optie HIER NIET. Deze dient enkel om in het periodenbeheer manueel een periode te sluiten. Dit is uiteraard bij de aanmaak van een dossier niet van tel.

Na het wijzigen, wissen of toevoegen van perioden moet je de gegevens opslaan met het diskette symbool. Na het klikken van “venster sluiten” verlaat je het beheer van de perioden en kom je in het scherm van de bedrijfsgegevens :

Hier terug dezelfde werkwijze : je kan via “wijzigen” alle gegevens aanpassen en met het diskette symbool terug opslaan. Merk op dat, indien je een blanco dossier gekozen hebt, het programma hier standaard de gegevens van je licentie overneemt. Bijzonder aandacht vragen wij voor het tabblad “vaste rekeningnummers” : deze bepalen de automatische boekingen in je PAPYRUS programma !

MV-Informatica bvba


Pagina 19

De onderste nummers voor leeggoed en privaat gedeelte zijn geen verplichte ingave. Mocht je van hieruit moeten een nieuw nummer aanmaken kan dit via de knop “nieuw rekeningnummer” :

Uiteraard kan dit enkel (en is deze enkel zichtbaar) na het klikken van “wijzigen” onderaan. Na het klikken van “venster sluiten” keer je terug naar het aanmeldingsscherm (alle bestanden zijn dan aangemaakt en ingesteld). Als je het nieuw aangemaakte dossier wenst als standaard te gebruiken, kan dit eenvoudig door de knop “zet standaard” te klikken :

U krijgt dan een melding dat dit dossier voortaan standaard in het ingaveveld “dossier” ingevuld zal staan :

MV-Informatica bvba


Pagina 20

BACKUP VAN EEN PAPYRUS DOSSIER Opmerking vooraf : de backup bestanden van de DOS en de Windows versie zijn NIET compatibel met elkaar. Backups genomen met de DOS versie kunnen met de Windows versie niet teruggeplaatst worden en omgekeerd. Het gebruikte formaat voor een backup is in feite niets anders dan een ZIP bestand. Deze standaard is in Windows XP ingebouwd en biedt dus vele voordelen. De locatie van de backup kan elk onmiddellijk toegankelijk medium zijn, zoals : -

diskette (niet aanbevolen) USB geheugenpen Flash card media, SONY memorystick, secure digital media (zoals bij digitale camera’s) Verwijderbare harde schijven, USB harde schijven, FireWire harde schijven ZIP drive (niet te verwarren met ZIP bestandsformaat, stilaan verouderd medium) Een plaats op het netwerk Een plaats op de harde schijf (uiteraard niet erg verstandig)

Backup bevindt zich onder het hoofdmenu “bestand” en vervolgens “backup/ZIP dossier :

Het spreekt vanzelf dat altijd het huidige, geopende dossier gekopieerd wordt. Via het invoervak “naar” bepaal je locatie en bestandsnaam van de backup. Het wordt aanbevolen de naam niet te wijzigen en te laten in “backup.zip”. Door de knop “locatie” te klikken kun je bepalen op welke schijf/locatie het bestand geplaatst moet worden.

MV-Informatica bvba


Pagina 21

In het bovenstaande voorbeeld wordt het bestand BACKUP.ZIP (backup van het dossier) opgeslagen op een geheugenpen die letter F: toegewezen heeft (ook zichtbaar in “deze computer” van je PC). Door opslaan te klikken keer je terug naar het backupscherm. Er zijn nog 2 (minder gebruikelijke) opties die je kunt aanklikken : -

-

Dossier blokkeren na backup : door dit aan te klikken wordt je eigen dossier ontoegankelijk voor niewe ingaven. Op deze manier kun je voorkomen dat er nog gegevens aangepast worden terwijl het dossier bij de accountant is. Bij het restoren van het dossier wordt dan het bestaande dossier overschreven en is de blokkering uiteraard opgeheven. Dossier toevoegen aan bestaande ZIP. Bij het nemen van een backup wordt het eventueel bestaande ZIP bestand overschreven. Door dit aan te klikken wordt dit voorkomen en bekom je een ZIP bestand met meerdere dossiers.

Klik nu “start backup”. Tijdens het maken van de backup krijg je de melding “bezig met maken backup”. Eens de melding verdwenen is, is je kopie gereed.

MV-Informatica bvba


Pagina 22

RESTORE VAN EEN DOSSIER Restore bevindt zich onder het hoofdmenu “bestand” en vervolgens “restore/UNZIP dossier :

Met de knop “zoek backup bestand” kun je (zoals bij backup) via Windows verkenner het te terug te plaatsen dossier gaan aanduiden. Je dient de schijfeenheid aan te duiden waarop je dossiers staan. Door het vakje ernaast aan te klikken zal PAPYRUS de volgende keer zelf de correcte schijfletter weergeven. Door “start restore” te klikken wordt het dossier teruggeplaatst. Opmerking : het backup bestand is in feite een gewoon ZIP bestand, en kan met de nodige tools (standaard in Windows XP) ook buiten PAPYRUS om teruggeplaatst worden. Enige kennis van deze programma’s is dan wel op zijn plaats, om te voorkomen dat het dossier op de verkeerde locatie terechtkomt. Bij het extracten met deze programma’s moet je (zoals in PAPYRUS) enkel een schijfletter aanduiden voor extractie. De structuur \dossiers\... wordt door het extractieprogramma zelf correct aangemaakt.

MV-Informatica bvba


Pagina 23

EEN DOSSIER VERSTUREN VIA MAIL Mailen bevindt zich onder het hoofdmenu “bestand” en vervolgens “dossier E-mailen” :

Het programma onthoudt het ingebrachte mailadres, zodat je dit de volgende keer niet meer hoeft in te geven. Tevens heb je de mogelijkheid het dossier te blokkeren. Na het klikken van “versturen” wordt een backup gemaakt en als bijlage aan een te versturen mail toegevoegd. Afhankelijk van je mail programma kom je nu in Outlook of Outlook Express (of nog iets anders) terecht :

Via de knop “verzenden” wordt het dossier doorgestuurd.

MV-Informatica bvba


Pagina 24

EEN DOSSIER TERUGKRIJGEN VIA MAIL Via je Outlook of Outlook Express krijg je volgend (voorbeeld) bericht binnen :

Je kan nu op 2 manieren de bijlage (backup van een dossier) terugplaatsen op je PC : 1. klik met je rechter muisknop op de bijlage :

Kies uit het opengevallen menu “opslaan als” en plaats het bestand ergens op je PC, verwijderbare schijf, USB-pen, …. (maar het best GEEN diskettes). Vervolgens kun je het dossier restoren zoals in vorige procedure beschreven. 2. klik eveneens met je rechter muisknop op de bijlage, maar kies nu “openen”. Afhankelijk van je geïnstalleerde ZIP/UNZIP programma kun je nu rechtstreeks de bestanden uitpakken. Deze werkwijze gaat sneller, maar vereist een basiskennis werken met ZIP bestanden. Meestal zal je bij het uitpakken enkel je schijfletter van je dossier moeten aanduiden, waarna het UNZIP pakket de structuur \dossiers\... terug aanmaakt. Een controle is dat het programma zal vragen bestaande bestanden te overschrijven. Kies dan “ja op alles”. Indien je deze melding niet krijgt, bestaat er een grote kans dat het dossier op een verkeeerde locatie is terechtgekomen.

MV-Informatica bvba


Pagina 25

DE NAVIGATIEBALK In alle ingavemodules van PAPYRUS (aankoop, verkoop, klanten, leveranciers, ..) vind je onderaan het scherm volgende navigatiebalk terug :

Je kan die niet beter vergelijken dan met de functietoetsen in PAPYRUS DOS, trouwens, veel van deze functietoetsen werken nog steeds in de Windows versie, voor diegenen die niet graag “muizen”. We verklaren de symbolen : Navigeren naar het begin van het bestand Navigeren naar het einde van het bestand Vorige in het bestand (of druk -) Volgende in het bestand (of druk +) Zoeken (of F4) Opslaan (enkel bereikbaar na het klikken van “nieuw” of “wijzigen”) (F2) Aanmaken van een nieuw document of fiche (alle knoppen komen grijs en dus niet meer beschikbaar, behalve “opslaan” en “annuleren”) (F5) Wissen (meestal dien je nadien nog te bevestigen) (F6) Wijzigingen aanbrengen (voor zover mogelijk - alle knoppen komen grijs en dus niet meer beschikbaar, behalve “opslaan” en “annuleren”) (F7) Afdrukken van gegevens (F8) De module verlaten (ESCAPE) Annuleren van de ingave (enkel bereikbaar na het klikken van “nieuw” of “wijzigen”) (ESCAPE). De huidige ingave is volledig verloren. Sommige toetsen komen grijs indien ze niet toegelaten zijn.

MV-Informatica bvba


Pagina 26

REPORT GENERATOR (WIJZIGEN LAYOUT DOCUMENTEN) Via het menu “utilities” en vervolgens “layout documenten” kunt U de layout van verschillende documenten aanpassen. Na keuze van het document kunt U nog het model selecteren en aanvinken of U het bijhorende model van het voorgaande boekjaar wenst over te nemen. Opgelet : het aankruisen van deze optie overschrijft het huidige model.

Daarna komt U in de report generator terecht :

MV-Informatica bvba


Pagina 27

Je bemerkt de “report control toolbar” :

Deze “gereedschapskist” laat toe om nieuwe objecten op de layout te plaatsen of bestaande te wijzigen : Selectiegereedschap : laat toe bestaande objecten te selecteren. Tekstgereedschap : om nieuwe tekstobjecten te plaatsen of de tekst te wijzigen van bestaande objecten. MV-Informatica bvba


Pagina 28

Veldgereedschap : nieuwe velden plaatsen (kennis van de geldige kodes is vereist) Lijngereedschap : om lijnen te plaatsen op het document Rechthoek : plaatsen van een rechthoek Afgeronde rechthoek : plaatsen van een rechthoek met afgeronde hoeken Afbeelding / object : plaatsen van een logo Door de toolbar in de blauwe balk te klikken en te verslepen kun je ze verplaatsen.

We bespreken de verschillende objecten :

Selectiegereedschap hiermee kun je bestaande objecten aanklikken.

Tekstgereedschap om een nieuw tekstobject te plaatsen klik je eerst deze gereedschap aan, en vervolgens klik je in het document op de plaats waar het tekstobject moet komen. Je krijgt dan een cursorsymbool (zoals in een tekstverwerker) en kun je de tekst beginnen typen. Door ENTER te drukken kun je een nieuwe lijn nemen. Opgelet : de omvang van het object is niet onbeperkt. Door op een reeds bestaand tekstobject te klikken kun je de tekst aanpassen. Aanpassen van het lettertype : -

Kies het selectiegereedschap uit de toolbar Duidt de tekst aan Kies uit het menu bovenaan “format” en vervolgens “font” Je krijgt een dialoogvenster, waaruit je het lettertype kunt kiezen. Je kan tevens kiezen of de tekst onderstreept of vet geplaatst moet worden :

-

MV-Informatica bvba


Pagina 29

Bij tekst over meerdere lijnen kun je nog de uitlijning en de interlinie bepalen, eveneens via “format”, en vervolgens “text alignment” :

Veldgereedschap Hiermee kun je nieuwe velden plaatsen (op voorwaarde dat je de veldcode kent). Kies het gereedschap, ga op de plaats in het document waar je het veldobject wenst, en klik. Je krijgt vervolgens een invoervenster om veldcode en eigenschappen in te geven :

MV-Informatica bvba


Pagina 30

WE BENADRUKKEN DAT DEZE FUNCTIE ENKEL GEBRUIKT KAN WORDEN BIJ GEKENDE VELDCODES.

Lijngereedschap Dit dient om rechte lijnen te trekken op een document. Je kan enkel horizontale of verticale lijnen trekken. Klik op de beginlocatie van de lijn, hou de muisknop ingedrukt, en sleep tot de plaats waar de lijn moet komen.

Rechthoek Dit dient om rechthoeken te plaatsen (bijvoorbeeld omkaderingen van tekst) op een document. Klik op de beginlocatie van de rechthoek (hoek), hou de muisknop ingedrukt, en sleep tot de plaats waar de diagonale hoek moet komen.

Afgeronde rechthoek Dit dient om rechthoeken met afgeronde hoeken te plaatsen (bijvoorbeeld omkaderingen van tekst) op een document. Klik op de beginlocatie van de rechthoek (hoek), hou de muisknop ingedrukt, en sleep tot de plaats waar de diagonale hoek moet komen.

Afbeelding / object MV-Informatica bvba


Pagina 31

Hiermee kun je een logo/figuur op je layout plaatsen. Klik waar de linkerbovenhoek van de figuur moet komen. Je krijgt een dialoogvenster :

Via het invoervakje “file” kun je een bestandje (bmp of jpg) aanduiden op je schijf. Let op : het bestandje wordt NIET in het rapport opgenomen : er wordt enkel een link gelegd. Plaats het logo dus op een plaats waar het altijd bereikbaar is. Voorbeeld : c:\vfp\papyrus. Eens het logo geplaatst is kun je het vergroten en verkleinen door aan de hoeken te slepen. Vervolgens heb je nog 3 mogelijkheden wat betreft de positie en grootte van het logo in de object rechthoek : -

clip picture : grootte blijft zoals het origineel, je moet de rechthoek dus “slepen” tot het logo in de rechthoek past. Scale picture, retain shape : de grootte van de figuur wordt aangepast volgens de grootte van de rechthoek, met behoud van de verhoudingen. Scale picture, fill the frame : de grootte van de figuur wordt aangepast volgens de grootte van de rechthoek, zonder behoud van de verhoudingen (de rechthoek wordt gevuld).

Merk op dat je al deze objecten ook kunt plaatsen zonder de “report control toolbar”, door in het menu “report” en “insert control” te selecteren :

MV-Informatica bvba


Pagina 32

Om een object te verwijderen, duid je het aan en druk je DELETE of kies je “bewerken” en vervolgens “knippen”.

Voorwaardelijk afdrukken via vlaggen Bij alle objecten is het mogelijk om voorwaardelijk af te drukken. Indien een bepaalde voorwaarde True (.t.) is wordt afgedrukt, is deze False (.f.), dan wordt het object niet zichtbaar. Deze feature is vooral interessant in 2 gevallen : -

Documenten met of zonder prijzen afdrukken : bij het afdrukken van commerciële documenten (leveringsnota’s, bestelbonnen, …) kan aangeduid worden of al dan niet prijzen gedrukt moeten worden. Het aanvinken of uitvinken van deze optie op het afdrukscherm plaats of verwijdert de vlag “prijzen_” (vergeet het onderste plat streepje niet op het einde van de benaming van de vlag). Het al dan niet afdrukken van een stukprijs op een document kan dus ingesteld worden in de report generator via de voorwaarde “print when” :

MV-Informatica bvba


Pagina 33

Door in “print only when expression is true” de uitdrukking “prijzen_” te plaatsen (zonder de haakjes uiteraard) wordt dit veld voorwaardelijk.

-

In het afdruksysteem van PAPYRUS is een interne vlag aanwezig (pdf) welke geplaatst wordt indien naar PDF gedrukt wordt, en gereset indien naar fax of printer gedrukt wordt :

Bovenstaande selectie (PDF) zal de vlag plaatsen (.t.).

Bovenstaande selectie zal de vlag resetten (.f.) Het nut van deze vlag is het volgende : indien men met voorgedrukt papier werkt, moet men geen logo afdrukken, en kan men gebruik maken van het kwalitatief uitstekende logo, reeds aangebracht op het drukwerk. Wanneer men nu echter het document wenst te mailen, verliest men normaler wijze het logo, aangezien dit voogedrukt op het papier aanwezig is. Met de vlag “pdf” kan men nu een logo voorwaardelijk afdrukken : indien de vlag .t. (gezet) is, zal het logo gedrukt worden, en kan het document als PDF met logo verstuurd worden. Indien de vlag .f. (gereset) is, zal het logo niet gedrukt worden, en kan het document verstuurd worden met logo via mail. In onderstaande voorbeeld zal het logo enkel afgedrukt worden indien een PDF aangemaakt wordt :

MV-Informatica bvba


Pagina 34

Het spreekt vanzelf dat deze vlag enkel zin heeft indien : -

Je over een PDF generator beschikt, welke als printerdriver op de computer geïnstalleerd kan worden Deze via “instellingen”, “instellingen station” ingevuld werd :

Anders zal het niet mogelijk zijn in een afdrukscherm om de mogelijkheid PDF aan te duiden (en de vlag te plaatsen).

MV-Informatica bvba


Pagina 35

MANUEEL (HER)OPENEN VAN EEN DOSSIER Bij het eerste gebruik van PAPYRUS voor een bepaald dossier is het nodig de openstaande saldi klanten en leveranciers van het voorgaande boekjaar in te brengen (behalve natuurlijk wanneer het om een nieuw opgestart bedrijf gaat). Hiervoor zijn er in PAPYRUS 2 afzonderlijke dagboeken voorzien : AF* : heropening leveranciers (aankoop) VF* : heropening klanten (verkoop) Indien deze journalen nog niet bestaan, moet je ze vooraf aanmaken via het menu “basisparameters” en vervolgens “dagboekparameters”. Je maakt volgende journalen aan (eerst op “nieuw” klikken) : Kode : AF* Omschrijving dagboek : Heropening leveranciers Type : aankoop “Module opstarten met deze dagboekkode” NIET aanvinken Klik op het diskette symbool om de gegevens op te slaan, en vervolgens terug op “nieuw” Kode : VF* Omschrijving dagboek : Heropening klanten Type : verkoop “Module opstarten met deze dagboekkode” NIET aanvinken Klik op het diskette symbool om op te slaan.

Heropening leveranciers Kies in de menubalk “aankoop” Verplaats het journaal via het pijltje naar beneden naar AF* Je bent nu in het heropeningsjournaal aankoop Elke openstaande factuur kun je nu inbrengen door telkens op “nieuw” te klikken. Hou rekening met het volgende : - alles in periode 0 (heropening) ingeven - het juiste factuurnummer, datum en vervaldatum inbrengen - geen splitsing meer doen van de BTW (we hebben enkel de heropening nodig, netto en totaal zijn dus identiek, alle BTW vakken blijven 0) - geen splitsing meer doen naar kosten (alles tegenboeken aan 440000 : centralistatierekening leveranciers) - enkel het openstaande saldo inbrengen,van een factuur van vb. 1000 euro, waarvan reeds 800 euro voldaan is, enkel het saldo van € 200 inbrengen. Het volgende scherm toont een voorbeeld :

MV-Informatica bvba


Pagina 36

Op deze manier moet je alle openstaande facturen inbrengen.

Heropening klanten Kies in de menubalk “verkoop” Verplaats het journaal via het pijltje naar beneden naar VF* Je bent nu in het heropeningsjournaal verkoop Elke openstaande factuur kun je nu inbrengen door telkens op “nieuw” te klikken. Hou rekening met het volgende : - alles in periode 0 (heropening) ingeven - het juiste factuurnummer, datum en vervaldatum inbrengen - geen splitsing meer doen naar omzet (alles tegenboeken aan 400000 : centralistatierekening klanten). Er wordt dan ook geen BTW meer berekend. - enkel het openstaande saldo inbrengen,van een factuur van vb. 1000 euro, waarvan reeds 800 euro voldaan is, enkel het saldo van € 200 inbrengen. Het volgende scherm toont een voorbeeld :

MV-Informatica bvba


Pagina 37

Op deze manier moet je alle openstaande facturen inbrengen.

Nadien kun je van beide journalen lijsten drukken ter nazicht door op het printer icoon te klikken.

MV-Informatica bvba


Pagina 38

AFDRUKKEN ETIKETTEN KLANTEN & LEVERANCIERS PAPYRUS Windows laat toe etiketten klanten & leveranciers te drukken op inkjet of laserprinter. Via het klanten/leveranciers beheer bereik je het afdrukscherm door op het printer symbool te klikken. Niet alle soorten etiketten worden ondersteund, er zijn 2 mogelijkheden : - A4 papier met 16 etiketten (105 x 35), verdeeld over 2 banen, met boven en onderrand - A4 papier met 24 etiketten (70 x 35), verdeeld over 3 banen, met boven en onderrand Reden voor boven en onderrand zijn het feit dat printers een boven en ondermarge hebben waar niet op gedrukt kan worden. Om de aankoop wat te vereenvoudigen geven we een aantal voorbeelden : 2 banen :

HERMA SuperPrint 4427 ETILASER 30900023

3 banen :

HERMA SuperPrint 4429 AVERY DPS24F-100 ETILASER 30900024

Het afdrukscherm klanten/leveranciers ziet er ongeveer identiek uit en als volgt (klantenbeheer) :

MV-Informatica bvba


Pagina 39

Er kan telkens een afdrukvolgorde en een afdrukbereik ingesteld worden. Indien de afdrukvolgorde via NAAM ingesteld wordt, kan bij het instellen van het afdrukbereik via pijltjes de eerste en de laatste klant/leverancier geselecteerd worden. Bij het instellen van de afdrukvolgorde via een andere sleutel (NUMMER, POSTNR, …) moet de eerste en de laatste waarde in het afdrukbereik ingetypt worden. Ziehier een voorbeeld waarbij etiketten op 3 banen afgedrukt worden volgens postnummer, vanaf 8000 t.e.m. 8500 :

Door “voorbeeld” aan te klikken krijg je eerst een afdrukvoorbeeld. We raden aan bij twijfel eerst van een beperkt aantal klanten (16 of 24) een test af te drukken. Tenslotte merken we op dat er tussen de merken printers nog kleine verschillen kunnen zijn aangaande boven en ondermarge. Al onze afdrukken worden getest op HP printers.

MV-Informatica bvba


Pagina 40

AANKOOPDAGBOEK In het aankoopdagboek breng je alle kosten in. In principe kun je meerdere aankoopboeken hebben, in praktijk is er meestal één, met kode AF. Vooraleer je met het journaal kunt werken, moeten deze aangemaakt zijn in de module dagboekparameters. Deze is bereikbaar via het menu “basisfiches” en het submenu “dagboekparameters”. In praktijk is het zo dat er bij de installatie van het programma door PAPYRUS steeds een dagboek AF aangemaakt wordt, zodat er steeds een aankoopboek aanwezig is en je onmiddellijk kunt beginnen inboeken. Het gewenste journaal bereik je door in het menu “journalen” te klikken en vervolgens de module “aankoopjournaal” te selecteren, of door op de knoppenbalk de knop “aankoop” te klikken. Je krijgt een scherm dat er als volgt kan uitzien :

we bespreken de verschillende componenten : -

het journaal waarin momenteel gewerkt wordt (in dit geval AF). Door het pijltje naar beneden te gebruiken in de selectbox kan een ander journaal genomen worden :

In dit geval kan dus gewisseld worden tussen journalen AF (facturen) en AK (creditnota’s). we benadrukken dat facturen en creditnota’s in hetzelfde journaal ingebracht kunnen worden (voorbeeld beiden in AF), een apart journaal is dus zeker niet nodig, dit hier is slechts een voorbeeld.

MV-Informatica bvba


Pagina 41

-

De vermelding “FACTUUR” of “KREDIETNOTA”, afhankelijk van het soort document.

-

Daaronder de periode van de boekhouding waarin de gegevens ingebracht zijn. Deze moeten steeds oplopend zijn, eens een periode gestart mag niet meer in een vorige gewerkt worden.

-

Het volgnummer van het document, meestal is het eerste cijfer het laatste cijfer van het boekjaar (voorbeeld “5”), met dan het volgnummer van het document. Is het documentnummer dus 234, krijg je in dit vak 50234. er kunnen dus maximaal. Heb je een dossier met meer dan 9999 aankoopdocumenten, wordt aangeraden gewoon vanaf “1” te nummeren (zoals in bovenstaand voorbeeld).

-

Daarnaast datum van het document, met daaronder de vervaldatum van het document. Merk op dat de datum meestal binnen de periode van boekhouding zal vallen, maar er ook uitzonderingen zijn waarbij dit niet zo is, bijvoorbeeld als een factuur verloren gegaan is en er na tijd een kopie is opgestuurd : de periode kan dan al verlopen zijn en een volgende reeds gestart. Bemerk dat, eens een periode gestart, er NIET meer in een vorige periode geboekt mag worden.

-

Het factuurnummer van de leverancier : geen verplichte ingave, maar wel handig voor het terugvinden van documenten via de referentie van de leverancier.

-

De leverancier : nummer en naam, met daaronder het adres en de telefoon.

-

Hieronder krijgen we dan de vakken voor de verwerking van de bedragen : nettobedrag, totaalbedrag en de BTW vakken. Het vak “betaald” kan niet worden ingegeven, en wordt door PAPYRUS ingevuld bij het afpunten van documenten.

-

Tenslotte een raster waarin de effectieve toewijzing van de kosten gebeurt : het nettobedrag van de factuur moet hierin verwerkt en tegengeboekt worden.

Inbrengen van een aankoopdocument gebeurt als volgt : -

-

klik “nieuw” of druk F5 het programma stelt zelf de huidige boekhoudperiode voor, pas dit eventueel aan volgens de datum van het document. Bemerk dat, eens een nieuwe periode begonnen, er niet meer in een vorige periode mag worden geboekt. Geef datum document en volgnummer in. Bemerk dat het programma een voorstel doet wat betreft volgnummer : het laatst gebruikte nummer + 1 Geef leverancier in : je kan in het vakje voor het leveranciersnummer ofwel de nummer ingeven, of een gedeelte van de naam. Bij het drukken van de ENTER toets gaat het programma de ingegeven waarde valideren en de volledige leveranciersgegevens op het scherm plaatsen. Via de toets “lijst” kun je een helpvenster oproepen, waaruit je dan een leverancier kunt kiezen. In dit venster kun je de selectie maken door de leverancier te dubbelklikken, of de toets “OK” aan te klikken. Indien de leverancier nog niet in het programma aanwezig is, kun je hem vanuit dit helpvenster snel aanmaken via de knop “nieuwe leverancier”. Je kan ook van hieruit naar het leveranciersbestand via de knop “open leveranciersbestand”. Bij

MV-Informatica bvba


-

-

Pagina 42

het opstarten van een dossier is het wel handig om zoveel mogelijk leveranciersgegevens vooraf in het programma in te brengen, om niet steeds tussen de leveranciersmodule en de aankoopmodule te moeten wisselen. Geef de vervaldatum in van het document. Merk op dat PAPYRUS reeds een datum berekent via de ingegeven betalingstermijn in dagen bij de leverancier in het leveranciersbestand. Geef optioneel het factuurnummer van de leverancier in. Indien je 2x hetzelfde nummer bij dezelfde leverancier probeert in te geven, zal het programma hierover een bericht geven.

Verwerking van de bedragen In de volgende vakken dienen de factuurbedragen gesplitst te worden : -

-

-

-

NETTO : het nettobedrag van de factuur, dit is het bedrag exclusief BTW, maar inclusief eventueel andere taksen, leeggoed, kosten, kredietbeperkingen, … TOTAAL : het te betalen bedrag van de factuur. Op sommige facturen worden 2 bedragen vermeld : bij contante betaling en bij betaling op termijn. Er wordt aanbevolen het bedrag in te boeken welke je werkelijk van plan bent te betalen. BTW MEDECONTACTANT, BTW IC en BTW n-EEG (invoer) : bij deze 3 gevallen bepaalt de Belgische wetgeving dat de bedragen moeten aangegeven worden en terug afgetrokken. De ontvangen factuur is dus zonder BTW, maar heeft meestal een vermelding “BTW te voldoen door de medecontractant” of “BTW IC”. De BTW dient dan door de aangever uitgerekend te worden en in het juiste vak te worden geplaatst. Het programma zal zelf de BTW in het vak medecontractant berekenen, indien de bedragen netto en totaal gelijk zijn, en de leverancier geen IC BTW nummer heeft. Heeft de leverancier dit wel, dan zal PAPYRUS het bedrag berekende BTW in het vak BTW IC plaatsen. BTW AFTREKBAAR : het bedrag te recupereren BTW, dit is het verschil tussen netto en totaal, of de tegenboeking BTW ME,IC of UITVOER. Merk op dat er ook facturen zijn ZONDER BTW, zoals verzekeringen, gemeentetaksen, boetes, … in deze gevallen moeten ALLE BTW vakken blanco blijven en mag er zeker geen tegenboeking gebeuren van berekende BTW ME/IC/UITVOER aan BTW aftrekbaar. BTW % NIET AFTREKBAAR : bij het ingeven van een nieuwe factuur kan hier een percentage niet aftrekbare BTW ingegeven worden, het programma herrekent dan het nettobedrag, en voegt hierbij het niet-afrekbare gedeelte. Bemerk dat, indien bij de leverancier het % niet aftrekbare BTW ingebracht wordt in het leveranciersbestand, het programma dit hier zal overnemen.

Boeken van de factuur (verwerking in het boekingsraster) Tenslotte moet het nettobedrag van de factuur verwerkt worden in het boekingsraster. De verschillende kolommen zijn : -

REKENING : hierin breng je de aankooprekening, kostenrekening of investeringsrekening in. Aankooprekeningen beginnen met 60, kostenrekeningen beginnen met 61, een investeringsrekening met 2. Via de knop “lijst” kun je een helpvenster oproepen. In dit helpvenster kun je snel de rekening zoeken door de eerst letter(s) van de klasse in te geven, zoals “6” of “2”. Door een rekening te

MV-Informatica bvba


-

-

dubbelklikken of de OK toets te gebruiken, wordt ze overgenomen in het aankoopdocument. Je kan facturen hebben die je over meerdere aankooprekeningen moet splitsen, vandaar het raster, waarin je onbeperkt verschillende lijnen kunt inbrengen. Je kan bij de leverancier in het leveranciersbeheer een aantal rekeningen vooraf inbrengen, het programma neemt deze dan over. OMSCHRIJVING REKENING : dit veld kan niet worden bewerkt en geeft de omschrijving van de gebuikte rekening weer. DEBET : het te boeken bedrag debet. Bij facturen moet je hier in deze kolom het nettobedrag splitsen, bij creditnota’s gebruik je de kolom credit. Het kan ook zijn dat in beide kolommen gewerkt wordt, bijvoorbeeld bij een aankoopfactuur met teruggave leeggoed. In dat geval zal het bedrag van het leeggoed in de credit kolom geplaatst moeten worden. Bemerk dat er in de kolommen DEBET en CREDIT NOOIT negatieve bedragen ingegeven mogen worden, je moet dan van kolom veranderen. Tenslotte merken we op dat PAPYRUS zelf een voorstel zal doen om het resterende nettobedrag te boeken door dit zelf hier in te vullen. CREDIT : het te boeken bedrag credit. B : verwerking naar het correcte BTW vak. Volgende kodes kunnen gebruikt worden : KODE H D B - of spatie

-

-

Pagina 43

VENTILATIE Handelsgoederen Diensten Bedrijfsmiddelen Buiten BTW

VAK AANGIFTE 81 82 83

Het spreekt vanzelf dat het niet de bedoeling is om zelf steeds de ventilatie uit te voeren naar de BTW. Door in het boekhoudplan de rekeningen vooraf een juiste BTW codering te geven, gebeurt dit automatisch door het programma, en dient U slechts bij uitzonderingen de code te wijzigen. OMSCHRIJVING : optioneel kan een omschrijving van de goederen/diensten ingebracht worden, dit is nuttig bij : facturen van garage, de nummerplaat, verzekeringen, de verzekerde periode, … Indien je in de parameters van het dossier aangevinkt hebt om aankopen in aantallen bij te houden, kun je nog een extra kolom hebben om de aantallen in te geven.

Je kan de factuur pas wegschrijven indien de bedragen onderaan debet credit gelijk zijn.

MV-Informatica bvba


Pagina 44

VERKOOPDAGBOEK In het verkoopdagboek breng je alle verkopen in. In principe kun je meerdere verkoopboeken hebben, in praktijk is er meestal één, met kode VF. Vooraleer je met het journaal kunt werken, moeten deze aangemaakt zijn in de module dagboekparameters. Deze is bereikbaar via het menu “basisfiches” en het submenu “dagboekparameters”. In praktijk is het zo dat er bij de installatie van het programma door PAPYRUS steeds een dagboek VF aangemaakt wordt, zodat er steeds een verkoopboek aanwezig is en je onmiddellijk kunt beginnen inboeken. Het gewenste journaal bereik je door in het menu “journalen” te klikken en vervolgens de module “verkoopjournaal” te selecteren, of door op de knoppenbalk de knop “verkoop” te klikken. Je krijgt een scherm dat er als volgt kan uitzien :


het journaal waarin momenteel gewerkt wordt (in dit geval VF). Door het pijltje naar beneden te gebruiken in de selectbox kan een ander journaal genomen worden :

MV-Informatica bvba


Pagina 45

In dit geval kan dus gewisseld worden tussen journalen VF, VF*, V2, V2*. Facturen en creditnota’s kunnen in hetzelfde journaal ingebracht kunnen worden, een apart journaal voor creditnota’s is dus zeker niet nodig. Creditnota’s worden net als facturen ingebracht, maar in negatief. -

De vermelding “FACTUUR” of “KREDIETNOTA”, afhankelijk van het soort document.

-

Daaronder de periode van de boekhouding waarin de gegevens ingebracht zijn. Deze moeten steeds oplopend zijn, eens een periode gestart mag niet meer in een vorige gewerkt worden.

-

Het volgnummer van het document, meestal is het eerste cijfer het laatste cijfer van het boekjaar (voorbeeld “5”), met dan het volgnummer van het document. Is het documentnummer dus 384, krijg je in dit vak 50384. er kunnen dus maximaal 9999 facturen ingeboekt worden. Heb je een dossier met meer dan 9999 verkoopdocumenten, wordt aangeraden gewoon vanaf “1” te nummeren (zonder jaartal vooraf).

-

Daarnaast datum van het document, met daaronder de vervaldatum van het document. Bemerk dat, eens een periode gestart, er NIET meer in een vorige periode geboekt mag worden.

-

De klant : nummer en naam, met daaronder het adres en de telefoon.

-

Hieronder krijgen we dan de vakken met de berekende bedragen : nettobedrag, totaalbedrag en de BTW. Deze vakken kunnen niet worden ingegeven, maar worden berekend bij het inboeken van de verkoopfactuur. Verder hebben we nog het veld “betaald”. Het vak “betaald” kan niet worden ingegeven, en wordt door PAPYRUS ingevuld bij het afpunten van documenten.

-

Tenslotte een raster waarin de effectieve inboeking gebeurt : het nettobedrag van de factuur moet hierin ingebracht worden, onder de juiste BTW verkooptarieven.

Inbrengen van een aankoopdocument gebeurt als volgt : -

-

klik “nieuw” of druk F5 het programma stelt zelf de huidige boekhoudperiode voor, pas dit eventueel aan volgens de datum van het document. Bemerk dat, eens een nieuwe periode begonnen, er niet meer in een vorige periode mag worden geboekt. Geef datum document en volgnummer in. Bemerk dat het programma een voorstel doet wat betreft volgnummer : het laatst gebruikte nummer + 1 Geef klant in : je kan in het vakje voor het klantnummer ofwel de nummer ingeven, of een gedeelte van de naam. Bij het drukken van de ENTER toets gaat het programma de ingegeven waarde valideren en de volledige klantgegevens op het scherm plaatsen. Via de toets “lijst” kun je een helpvenster oproepen, waaruit je dan een klant kunt kiezen. In dit venster kun je de selectie maken door de klant te dubbelklikken, of de toets “OK” aan te klikken. Indien de klant nog niet in het programma aanwezig is, kun je hem vanuit dit helpvenster snel aanmaken via de knop “nieuwe klant”. Je kan ook

MV-Informatica bvba


-

-

Pagina 46

van hieruit naar het klantenbestand via de knop “open klantenbestand”. Bij het opstarten van een dossier is het wel handig om zoveel mogelijk klantgegevens vooraf in het programma in te brengen, om niet steeds tussen de klantenmodule en de verkoopmodule te moeten wisselen. Geef de vervaldatum in van het document. Merk op dat PAPYRUS reeds een datum berekent via de ingegeven betalingstermijn in dagen bij de klant in het klantenbestand. Geef optioneel het factuurnummer van de klant in. Indien je 2x hetzelfde nummer bij dezelfde klant probeert in te geven, zal het programma hierover een bericht geven.

Boeken van de factuur (verwerking in het boekingsraster) Het nettobedrag van de factuur moet verwerkt worden in het boekingsraster. Hierbij rekent PAPYRUS dan zelf het BTW bedrag en het totaal bedrag uit. De verschillende kolommen zijn : -

-

-

REKENING : hierin breng je de verkooprekening in.Verkooprekeningen beginnen met 7. Via de knop “lijst” kun je een helpvenster oproepen. In dit helpvenster kun je snel de rekening zoeken door de eerst letter(s) van de klasse in te geven, zoals “7”. Door een rekening te dubbelklikken of de OK toets te gebruiken, wordt ze overgenomen in het verkoopdocument. Je kan facturen hebben die je over meerdere verkooprekeningen moet splitsen, vandaar het raster, waarin je onbeperkt verschillende lijnen kunt inbrengen. OMSCHRIJVING REKENING : dit veld kan niet worden bewerkt en geeft de omschrijving van de gebuikte rekening weer. DEBET : het te boeken bedrag debet. Bij creditnota’s moet je hier in deze kolom het nettobedrag splitsen, bij facturen gebruik je de kolom credit. Het kan ook zijn dat in beide kolommen gewerkt wordt, bijvoorbeeld bij een verkoopfactuur met teruggave leeggoed. In dat geval zal het bedrag van het leeggoed in de debet kolom geplaatst moeten worden. Bemerk dat er in de kolommen DEBET en CREDIT NOOIT negatieve bedragen ingegeven mogen worden, je moet dan van kolom veranderen. CREDIT : het te boeken bedrag credit. B : verwerking naar het correcte BTW vak. Volgende kodes kunnen gebruikt worden : KODE 0 1 2 3 M I U - of spatie

VENTILATIE Verkoop nultarief Verkoop 6% Verkoop 12% Verkoop 21% Verkoop medecontractant Verkoop intracom Verkoop uitvoer Buiten BTW

VAK AANGIFTE 00 01 02 03 45 46 47

Deze codes zijn standaard bij de installatie van het programma, maar kodes 1-5 kunnen gewijzigd worden en aangepast via “dossierbeheer” (menu “basisfiches”). Het spreekt vanzelf dat het niet de bedoeling is om zelf steeds de ventilatie uit te voeren naar de BTW. Door in het boekhoudplan de rekeningen vooraf een juiste BTW

MV-Informatica bvba


-

Pagina 47

codering te geven, gebeurt dit automatisch door het programma, en dient U slechts bij uitzonderingen de code te wijzigen. OMSCHRIJVING : optioneel kan een omschrijving van de goederen/diensten ingebracht worden. Indien je in de parameters van het dossier aangevinkt hebt om verkopen in aantallen bij te houden, kun je nog een extra kolom hebben om de aantallen in te geven.

Je kan de factuur pas wegschrijven indien de bedragen onderaan debet credit gelijk zijn.

MV-Informatica bvba


Pagina 48

FINANCIEEL DAGBOEK EN DIVERSEN Inboeken van bank en kas gebeurt via het financieel dagboek. Hiervan kunnen er dus meerdere journalen gebruikt worden. Het diversen journaal (of ook meerdere) werkt analoog aan het financieel dagboek, met dat verschil dat er geen begin en eindsaldo is. Het te verwerken saldo dat je hebt bij een uitreksel (verschil tussen begin en eindsaldo) is er niet bij een diversenboek. Hier moet je steeds boeken tot debet gelijk is aan credit. Dit type journaal wordt vooral gebruikt voor correcties, afschrijvingen en eindejaarsboekingen. Het wordt ook gebruikt om facturen en creditnota’s tegenover elkaar af te punten. Vooraleer je met deze journalen kunt werken, moeten deze aangemaakt zijn in de module dagboekparameters. Deze is bereikbaar via het menu “basisfiches” en het submenu “dagboekparameters”. Bovendien moet per financieel journaal een grootboekrekening aangemaakt zijn in het boekhoudplan, om het verschil tussen begin en eindsaldo te verwerken. Onderstaand een voorbeeld van een financieel journaal KB, gekoppeld aan de grootboekrekening 550001 (aan te maken in het boekhoudplan), en een voorbeeld van een diversen journaal DI.

Financieel boek KB

Diversen journaal DI

MV-Informatica bvba


Pagina 49

Het gewenste journaal bereik je door in het menu “journalen” te klikken en vervolgens de module “financieel” of “divers” te selecteren. In het vervolg bespreken we enkel nog de werking voor het financieel journaal, diversen is volledig analoog. Je krijgt een scherm dat er als volgt kan uitzien :


het journaal waarin momenteel gewerkt wordt (in dit geval KB). Door het pijltje naar beneden te gebruiken in de selectbox kan een ander journaal genomen worden :

In dit geval kan dus gewisseld worden tussen journalen IPP en KB. Naast het journaal krijg je ook een grijs vak waarin het bijhorende rekeningnummer vermeld wordt (deze gegevens dienen uiteraard ingebracht te zijn in de dagboekparameters). -

De overeenstemmende grootboekrekening voor het financieel journaal met de beschrijving zoals ze in het boekhoudplan aanwezig is.

MV-Informatica bvba


-

-

Pagina 50

Daaronder de periode van de boekhouding waarin de gegevens ingebracht zijn. Daarnaast datum (meestal omschreven als “datum nieuw saldo” op het bankbriefje) en volgnummer. Merk op dat een volgnummer meerdere “briefjes” kan hebben. Deze worden door de bank genummerd als 001/001, 001/002, 001/003, … In PAPYRUS dienen deze allemaal ingebracht te worden als volgnummer 1. dit komt omdat bij het afdrukken door de bank de informatie op meerdere briefjes gedrukt moet worden. Bij het inbrengen in PAPYRUS zijn het aantal lijnen echter onbeperkt, waardoor alles onder één volgnummer kan worden ingebracht. Nog een opmerking voor dossiers die niet samenlopen met het kalenderjaar : zorg ervoor dat de volgnummers steeds in stijgende lijn ingebracht worden. Als het boekjaar in juli begint, zal de eerste verrichting bijvoorbeeld nummer 156 hebben. Begin januari zal het volgnummer bij de bank opnieuw met 1 beginnen. Tel er dan 1000 bij, als 1001, anders sorteert het programma verrichting 1 voor 156 en dit mag niet. Bij boekjaren samenvallend met kalenderjaren heb je dit probleem niet en kun je nummeren 1 … XXX zoals je het van de bank krijgt. Afpuntnummer wordt niet meer gebruikt en wordt enkel afgebeeld voor het bekijken van oude dossiers, aangemaakt en ingevuld met de DOS versie. Afpuntingen worden op een andere manier afgehandeld in de Windows versie. Beginsaldo van het uitreksel Eindsaldo van het uitreksel Het te verwerken verschil (verschil begin en eindsaldo) Een raster met alle boekingen. Het saldo van dit raster is tegengesteld aan het vak “verschil”, waardoor de boeking debet – credit overeenstemt.

Inbrengen van een nieuw bankbriefje gebeurt als volgt : -

-

-

-

klik “nieuw” of druk F5 het programma stelt zelf de huidige boekhoudperiode voor, pas dit eventueel aan volgens de datum van het document. Bemerk dat, eens een nieuwe periode begonnen, er niet meer in een vorige periode mag worden geboekt. Geef datum nieuw saldo en volgnummer in. Tel eventueel 1000 bij het volgnummer om zeker niet voor bestaande nummers in te boeken. Vervolgens heb je 2 mogelijkheden : ofwel geef je begin en eindsaldo van het uitreksel in, ofwel geef je beginsaldo en verschil in, het programma berekent dan zelf het eindsaldo. Bij een kasboek dien je enkel beginsaldo in te geven, het programma vraagt dan op het einde van de boeking om het eindsaldo aan te passen, zodat je niet vooraf het kassaldo dient uit te rekenen. Het spreekt vanzelf dat het programma automatisch als beginsaldo het vorige eindsaldo neemt, zodat je dit in principe slechts één keer dient in te geven (bij het begin van het boekjaar). In het nu volgende raster moet je alle verrichtingen lijn per lijn inbrengen. Je kan op 3 soorten rekeningen boeken : o Klanten o Leveranciers o Algemene rekeningen Als je op klanten of leveranciers boekt, moet je op het einde van de lijn ook het overeenstemmende factuurdagboek en factuurnummer inbrengen, dit noemt afpunten.

Inbrengen van de bankdetail in het raster : De verschillende kolommen zijn :

MV-Informatica bvba


-

Pagina 51

R : soort rekening, kies K voor klant, L voor leverancier, R voor een algemene rekening (bankkosten, kosten waar geen aankoopfactuur van is, transfers tussen banken, …). Je kan de toets R,K of L drukken om in te brengen, of het vak dubbelklikken tot de letter juist is. REKENING : overeenkomstig met kolom R, een klantnummer, leveranciersnummer of algemeen boekhoudnummer LIJST : in deze kolom heb je een knop die toegang geeft tot een zoeklijst. Afhankelijk van de eerste kolom krijg je een zoeklijst klanten, leverancier of algemene rekeningen.

Voorbeeld van een zoeklijst klanten na het klikken van “lijst”. Eerste kolom = K -

-

-

-

OMSCHRIJVING REKENING : dit veld kan niet worden bewerkt en geeft de overeenstemmende klantennaam, leveranciersnaam of omschrijving van de algemene rekening, afhankelijk van K,L of R in kolom R. DEBET (-) : het bedrag op het uitreksel, indien dit negatief is (betaling naar een leverancier). Bemerk dat alle ingebrachte waarden steeds positief dienen te zijn. Een negatief bedrag op het uitreksel wordt als positief bedrag ingebracht in de debet kolom. CREDIT (+) : het bedrag op het uitreksel, indien dit positief is (betaling van een klant). OMSCHRIJVING BOEKING : hier kun je nog een optionele omschrijving van de boeking ingeven. Dit veld is niet verplicht. JNL : journaalcode van het af te punten document. Dit zal meestal AF zijn bij leveranciers en VF bij klanten. NUMMER : nummer van het overeenstemmende AF of VF document. Door hier F4 te drukken bekom je dezelfde functie als het klikken in de kolom “lijst” (zie verder). B : BTW ventilatie. Dit minder gebruikt veld kan waarden doorboeken naar de BTW aangifte. Indien U bijvoorbeeld kosten boekt op een R rekening, kunt U deze in de BTW aangifte als dienst laten opnemen door in deze kolom D te plaatsen. Voorzichtig echter met deze functie, wij bevelen aan dit zo weinig mogelijk te gebruiken en alle kosten in de mate van het mogelijke in het aankoopjournaal in te brengen. A : afpunting, wordt niet meer gebruikt in de Windows versie, enkel aanwezig voor compatibiliteit met de DOS versie.

MV-Informatica bvba


Pagina 52

LIJST : door in deze kolom te klikken kun je documenten van klanten of leveranciers gaan opzoeken en afpunten.

Zoeklijst documenten op de klant “Sarnoff Europe” na het klikken van “lijst”. We geven nog een aantal voorbeelden van lijnen :

494,01 EURO gaat van de rekening (kolom DEBET) voor leverancier (eerste kolom L) SONY Center Gent (leveranciersnummer 0081) ter betaling van aankoopfactuur (journaal AF) nummer 50178.

605 EURO komt op de rekening (kolom CREDIT) van klant (eerste kolom K) Quercus Invest (klantnummer 1069) ter betaling van verkoopfactuur (journaal VF) nummer 50264.

Er gaat 214.21 EURO van de rekening (kolom DEBET) ter aflossing van de lening voorafbetalingen belastingen (eerste kolom R). De intrest van deze lening (2.88 EURO) wordt op een afzonderlijke rekening 650015 geboekt. Bemerk dat er in dit geval geen afpuntingen zijn (verwijzingen naar aankoop of verkoopdocumenten).

MV-Informatica bvba


Pagina 53

Sneller invoeren van gegevens. Er zijn een aantal situaties waarbij je het ingeven van lijnen aanzienlijk kunt versnellen : -

-

het bedrag komt hoogst waarschijnlijk slechts één keer voor in de aankoop- of verkoopfacturen : je kan dan het bedrag onmiddellijk in de bijhorende debet (-) of credit (+) kolom intoetsen, het programma zoekt vervolgens het bijhorende document op en vult alles zelf in op de lijn (K of L, klant of leveranciersnummer, bedrag, journaal AF of VF, nummer van het document). Dit kan enkel indien het bedrag in de boekhouding niet meermaals voorkomt, zoniet moet je een keuze maken. op het uitreksel vermeldt de klant het documentnummer, of heb jij in de overschrijving naar de leverancier je factuurnummer vermeld : je kan het journaal en documentnummer onmiddellijk op het einde van de lijn intoetsen, het programma zoekt dan het document op en vult alles vanzelf in.

Afpunten van documenten. Er zijn een aantal situaties dat het ingegeven bedrag niet overeenstemt met het bedrag van een aankoopdocument of een verkoopdocument : - het bedrag slaat op meerdere documenten aankoop of verkoop - er wordt een korting afgehouden - er wordt enkel een voorschot betaald - … Om deze situaties op te lossen kun je via het helpvenster met de documenten beslissen wat er moet gebeuren. In de zoeklijst krijg je steeds een overzicht van de documenten van de klant of leverancier en de waarde van je ingegeven bedrag. Stel dat je van een leverancier meerdere facturen in één keer hebt betaald. Het bedrag is 2721,69 EURO. Na het klikken van “lijst” op het einde van de lijn krijg je volgend scherm :

MV-Informatica bvba


Pagina 54

Je kan nu de documenten aanklikken waarop de betaling betrekking heeft. Bemerk dat het veld “selecties” oploopt volgens de documenten welke je aanklikt. Na het selecteren van de eerste 3 documenten ziet ons scherm er als volgt uit :

Het bedrag ingegeven stemt overeen met de selecties, en na het klikken van de knop “selecties overbrengen” ziet ons scherm er als volgt uit :

Het bedrag wordt gesplitst over 3 lijnen, waarbij de 3 aankoopfacturen afgepunt worden. Je kan nu natuurlijk hebben dat het bedrag niet overeenstemt met de som van de facturen. Stel

MV-Informatica bvba


Pagina 55

dat je 2% van de bedrag hebt afgetrokken voor contante korting, dan is je ingegeven bedrag slechts 2667,25 EURO. Ons helpscherm ziet er dan als volgt uit :

Onderaan verschijnt er een veld met “af te punten verschil” van -54.44. dit is het verschil tussen onze som van de 3 facturen en het ingegeven bedrag financieel. Je kan nu de keuze maken wat er met dit verschil moet gebeuren : -

kortingen koersverschillen (niet mogelijk indien enkel EURO) betalingsverschillen wisselkosten deelbetaling (een voorschot of verkeerd bedrag) : niet afpunten.

In de eerste 4 gevallen gebeurt er een afpunting : het verschil in bedrag wordt op een aparte rekening weggeboekt. Deze rekeningen kunnen bepaald worden in de dossierparameters van het dossier (zie menu “basisfiches”, “dossierparameters”). Stel dat we betalingsverschillen aangeklikt hebben, dan gebeurt het volgende in ons financieel journaal :

MV-Informatica bvba


Pagina 56

Het verschilt van 54.44 wordt in credit weggeboekt op 755000 (vooraf bepaald door de dossierparameters), waardoor het saldo debet credit terug gelijk komt. Stel dat het een fout betreft, of een voorschot, dan mag je natuurlijk niet afpunten. In dat geval zal het programma, bij de selectie “niet afpunten”, gewoon de saldo’s van de facturen overnemen, het scherm ziet er dan als volgt uit :

We hebben een credit saldo van 54.44, welke we manueel laten openstaan op de laatste factuur, door dit bedrag te wijzigen naar 1845.10 EURO. Hierdoor zal er op deze factuur een openstaand saldo blijven van 54.44 :

Onze boeking is nu wel debet credit gelijk en kan worden geboekt. Voorbeelden met klanten zouden gelijkaardige resultaten geven.

MV-Informatica bvba


Pagina 57

MODULE ELECTRONISCHE BETALINGEN Opmerking vooraf : deze module werkt enkel voor binnenlandse betalingen ! 1) aanmaken van een betalingsbestand Via het menu “modules” bereikt men de module “electronische betalingen” :

Na het openen van deze module krijgt men een scherm met alle openstaande aankoopfacturen. Dit ziet er ongeveer als volgt uit :

De afgebeelde kolommen zijn : - Periode van inboeking - Journaal - Document nummer (in je eigen boekhouding) - Datum - Vervaldatum - Leveranciersnummer - Naam van de leverancier - Totaalbedrag van de factuur

MV-Informatica bvba


Pagina 58

Reeds betaald bedrag Het openstaande saldo Afgetrokken % kontantkorting (werkt nog niet in de huidige versie) Het factuurnummer van de leverancier Selectieveld

Onderaan kan men nog een aantal filters plaatsen :

Door de betalingen reeds in uitvoering te negeren wordt voorkomen dat facturen dubbel betaald worden. Deze filter kan afgezet worden voor het geval er iets mocht zijn misgegaan bij de transfer van het bestand naar de banksoftware. Door de niet vervallen documenten te negeren krijgt men een zicht op de te betalen facturen volgens vervaldatum. Verder kan men nog sorteren op verschillende kriteria :

Standaard staat dit ingesteld op de leverancier en zijn factuurnummer. Door de selectievelden aan te klikken kan men de te betalen facturen selecteren :

Bemerk dat, indien men verschillende facturen van dezelfde leverancier aanduidt, deze als 1 bedrag naar de banksoftware zullen worden doorgestuurd. Op deze manier is het mogelijk om ook creditnota’s van de te betalen facturen af te trekken. Voorwaarde is wel dat (uiteraard) het te betalen bedrag positief blijft. Na selectie van de te betalen facturen klik je op “betalingsbestand aanmaken” :

MV-Informatica bvba


Pagina 59

Er komt een nieuw venster, waar een aantal zaken ingebracht kunnen worden : -

-

de te gebruiken bank. Deze wordt bepaald via de “dossierparameters” van het dossier (onder basisfiches). 3 banken kunnen worden ingebracht. De huidige datum (kan worden gewijzigd, maar is eerder informatief aanwezig). De uitvoeringsdatum : deze datum bepaalt wanneer de betalingen effectief uitgevoerd zullen worden. Er kunnen dus reeds bestanden aangemaakt worden voor betalingen in de toekomst. Betalingsbestand : een vrij te kiezen naam van het betalingsbestand. Merk op dat, zoals in het voorbeeld, je ook steeds de lokatie van het bestand dient op te geven, om het nadien eenvoudig in het bankpakket terug te vinden. De gekozen naam is willekeurig. In het voorbeeld is BETALING.OVS gekozen (ovs staat voor overschrijving). In plaats van de lokatie en naam volledig in te typen kun je ook via de knop “zoek” het bestand ergens plaatsen :

MV-Informatica bvba


Pagina 60

Merk ook op dat je, eenmaal het bestand BETALING.OVS ingelezen is in het bankpakket, je deze naam mag hergebruiken. Het heeft geen zin om steeds andere namen, zoals BETALING1.OVS, BETALING2.OVS, … te gebruiken. De getransfereerde gegevens worden immers nog eens in een afzonderlijk, niet zichtbaar bestand bijgehouden. -

algemene omschrijving : indien je in dit veld iets ingeeft, wordt dit als mededeling voor ALLE aangeduide facturen meegegeven. Zonder invoer in dit veld wordt het factuurnummer van de leverancier als mededeling meegegeven. In normale procedure blijft dit veld blanco !

na het klikken van de OK knop krijg je nog volgende vraag :

Bij bevestiging wordt het bestand dan aangemaakt en krijg je een boodschap indien dit gelukt is :

Bij volgende situaties krijg je een foutmelding : -

het totaal geselecteerde bedrag van een leverancier is negatief (bijvoorbeeld 1 creditnota aangeduid):

-

het bankrekeningnummer van de leverancier is niet aanwezig in het leveranciersbestand (in een volgende versie zal het mogelijk zijn dit van hieruit aan te maken, voorlopig moet je de module verlaten en de gegevens aanvullen in het leveranciersbestand).

Je krijgt vervolgens een melding dat het bestand niet is aangemaakt :

MV-Informatica bvba


Pagina 61

En je wordt teruggebracht naar het scherm waar je de selecties kunt maken.

2) ophalen van een betalingsopdracht in het financieel journaal -

start de financiële module met de bank waarmee je de betalingen hebt uitgevoerd. Klik “nieuw” om een nieuw uitreksel in te brengen Bovenaan de kolommen heb je een knop “inladen betalingsbestand” Je krijgt dan een venster met alle getransfereerde operaties. Elke keer dat je een betalingsbestand hebt aangemaakt, is een lijn in het overzicht :

Je ziet telkens de datum, de gebruikte bank, het aantal facturen/CN’s en het totaal bedrag van de opdracht. Door een lijn aan te duiden en vervolgens “inladen” te klikken worden de lijnen overgebracht in de detail van het ingavevenster, dat er dan als voorbeeld zo kan uitzien :

Het is dus net alsof je de lijnen manueel hebt ingegeven., met dat verschil dat er een omschrijving wordt bijgevoegd “automatische overschrijving”, gevolgd door de datum. Je kan de volgende keer het vorige bestand wissen door de knop “wissen” te gebruiken in het overzicht van de betalingsbestanden :

MV-Informatica bvba


Pagina 62

Het spreekt vanzelf dat deze werkwijze heel wat tijd uitspaart. De ingelezen gegeven kunnen vervolgens aangevuld worden met de overige gegevens van het bankuitreksel (betalingen van klanten, transferten, intresten, …) Jammer is wel dat niet alle bankpakketten de interface ondersteunen, enkel Isabel en een paar andere ‘grote” pakketten hebben import mogelijkheden.

MV-Informatica bvba


Pagina 63

OVERBRENGEN SALDI KLANTEN/LEVERANCIERS Na het aanmaken van een nieuw dossier (waarbij de basisgegevens klanten, leveranciers en rekeningstelsel zijn aangemaakt), en na de laatste BTW aangifte in het oude boekjaar, kunnen de openstaande gegevens klanten/leveranciers overgebracht worden. Hou er rekening mee dat, na deze operatie, er enkel nog diversen kunnen bijgeboekt worden in het oude dossier. Het overbrengen gebeurt na het opstarten in het OUDE dossier, via het menu “afsluiting” en vervolgens “overbrengen openstaande verrichtingen klanten en leveranciers” :

Je krijgt het volgende scherm :

• •

• •

Het veld “van dossier” kan niet worden bewerkt en bevat de naam van het opgestarte, oude dossier. Het veld “naar dossier” kan wel worden bewerkt en bevat de naam van het nieuwe dossier. Het programma zal zelf de oude naam voorstellen, waarbij de teller met 1 verhoogd wordt. Via de knop “zoek” kan dit dossier gelokaliseerd worden, mocht dit zich op een andere plaats bevinden. In het veld “openingsverrichtingen op datum” dient de eerste dag van het nieuwe boekjaar te worden ingegeven. Het programma zal dit meestal zelf juist voorstellen. Via “openingsverrichtingen in journaal” moet een diversen journaal ingegeven worden. In dit journaal zullen alle niet-afgepunte diversen en financiële bewegingen overgebracht worden.

Na het klikken van “OK” en onderstaande bevestiging wordt het overboeken uitgevoerd :

MV-Informatica bvba


Pagina 64

Je kan gemakkelijk nazien of de heropening gelukt is : start hiervoor het programma op in het nieuwe boekjaar. Overgeboekte facturen zullen zich respectievelijk in AF* (overboeking AF) en VF* (overboeking VF) bevinden. In het aankoopjournaal kunt U dit journaal selecteren door de journaalcode te wijzigen :

U krijgt dan alle overgeboekte aankoopfacturen te zien. De werkwijze is analoog voor de verkoopfacturen. In het diversenjournaal krijgt U 2 boekingen : - een heropening diversen/financieel klanten - een heropening diversen/finanieel leveranciers merk op dat alle heropeningen in periode 0 geboekt worden.

MV-Informatica bvba


Pagina 65

INSTELLEN VAN EEN PASWOORD IN EEN DOSSIER Bij het opstarten (in netwerkversie) is het mogelijk dat een paswoord per gebruiker is voorzien. Het is echter ook mogelijk om een paswoord per dossier in te stellen. Hiermee is het dan mogelijk toegang te geven tot bepaalde dossiers waarvan enkel bepaalde personen het paswoord kennen. Bij het opstarten wordt dan een extra paswoord opgevraagd, zoals onderstaand voorbeeld :

Bij ingave van een verkeerd paswoord krijgt de gebruiker onderstaande foutmelding en wordt hij de toegang tot het dossier ontzegd :

Het instellen van het paswoord gebeurt als volgt : • • •

Ga via “basisfiches” naar “dossierparameters”. Klik vervolgens op “wijzigen” Onderaan het scherm heb je een knop die actief wordt, namelijk “paswoord dossier” :

•

Na het klikken van deze knop kun je in een venster het nieuwe paswoord instellen en bevestigen. Het paswoord wordt slechts aanvaard indien beide ingaves identiek zijn. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen hoofd en kleine letters :

MV-Informatica bvba

PAPYRUS Windows handleiding •

Pagina 66

Na het klikken van OK dien je nog op het diskette symbool te klikken om definitief de instellingen te bevestigen.

MV-Informatica bvba


Pagina 67

BIJWERKEN ARTIKELBESTAND VIA EXCEL* Via volgende menu is het mogelijk om het productbestand PAPYRUS extern bij te werken (in Excel) en vervolgens in te laden :

We zeggen wel “bijwerken”, want naast het inlezen van nieuwe artikelen kun je ook gegevens bij bestaande artikelen aanpassen. Dit kan nuttig zijn en veel tijd besparen bijvoorbeeld : -

Indien je een CD/bestand van je leveranciers ontvangt met kodes, omschrijvingen, prijzen. Het gaat veel sneller om een bestand in te lezen dan dit over te typen. Indien je veel dezelfde artikelen moet aanmaken, kan je dit sneller in Excel met kopiëren en plakken. Soms is het handiger info in Excel te bewerken.

Hoe gaat dit nu in zijn werk ? het is logisch dat PAPYRUS niet zomaar elk Excel werkblad kan inlezen. Hoe kan het programma weten welke kolom staat voor kode ? welke voor de prijzen ? welke voor de omschrijving ? Om deze reden is een standaard Excel formulier gemaakt, welke meegeleverd wordt met PAPYRUS. Door “openen standaard Excel bestand” in onderstaande scherm te klikken wordt dit in Excel geopend :

MV-Informatica bvba


Pagina 68

Hieronder zie je een stukje van dit werkblad :

Het principe is nu heel eenvoudig : je kan dit invullen, met als beperkingen : -

Je mag geen kolommen van plaats veranderen. De eerste lijn mag je niet wijzigen.

Het invullen kan gebeuren door te typen, maar het spreekt ook vanzelf dat je de gegevens uit een ander Excel werkblad kunt kopiëren. Je kan immers meer dan 1 werkblad tegelijk openen en van het een naar het ander kopiëren. We verwijzen hiervoor naar de handleiding van Excel. Alle ingebrachte gegevens worden vergeleken met het aanwezige productbestand in PAPYRUS. Uiteraard is hiervoor een sleutelveld nodig, dwz een veld dat gemeenschappelijk in het werkblad en PAPYRUS aanwezig is, waarop kan gezocht worden, en dat uniek is. Hiervoor kun je volgende kolommen gebruiken : -

Barcode (A) Combinatie leveranciersnummer (moet overeenstemmen met PAPYRUS nummer) en het artikelnummer bij deze leverancier (kolommen B en C) Productcode (D)

Indien 1 van bovenstaande combinaties ingevuld is, is dit voldoende.

MV-Informatica bvba


Pagina 69

De overige gegevens zijn facultatief, behalve dan omschrijving (E), omdat een product toch minstens ook een omschrijving moet hebben. Als je klaar bent met dit werkje sla je het werkblad op en verlaat je Excel. Je komt dan terug in het importscherm, waar je via de knop “zoek” het standaard werkblad (importartikelenexcel.xls) kunt aanduiden :

Klik vervolgens “open” De naam wordt nu naar het invoervenster overgebracht :

Er zijn nu nog 4 opties (vlaggen) welke je kunt plaatsen : -

-

Omschrijving importeren : indien je dit aanvinkt wordt de omschrijving van reeds bestaande producten overschreven. Door dit blanco te laten wordt de omschrijving ongemoeid gelaten. Merk op dat bij nieuwe artikelen ALTIJD de omschrijving ingeladen wordt. Verpakking importeren : zelfde bemerking als bij veld “omschrijving”, maar dan voor het veld “verpakking”

MV-Informatica bvba


Pagina 70

Eenheid importeren : zelfde bemerking als bij veld “omschrijving”, maar dan voor het veld “eenheid” Mislukt rapporteren : hiermee kun je de rapportage van mislukte velden afzetten.

Na het klikken van “OK” krijg je nog een venster met het voorspelde resultaat bij import :

We hebben 3 situaties (3 vensters) : -

De tabel “toegevoegd” bevat alle producten welke nog niet in PAPYRUS bestonden, en dus zijn toegevoegd. De tabel “gewijzigd” bevat alle producten die reeds bestonden, maar van dewelke gegevens werden aangepast De tabel “mislukt” bevat alle productlijnen uit het werkblad welke om een of andere reden niet werden ingeladen of aangepast, bijvoorbeeld omdat er geen sleutel aanwezig was.

Nu heb je nog de keuze de import alsnog niet te laten doorgaan : klik hiervoor “niet importeren”. Om de import volgens het getoonde voorstel te laten doorgaan, klik “importeren”, de gegevens worden dan aangepast. Om de mogelijkheden van deze module uit te testen raden wij aan een backup van het dossier te nemen, alles uit te proberen en eventueel nadien de backup terug te plaatsen.

MV-Informatica bvba


Pagina 71

EEN NIEUW BOEKJAAR AANMAKEN In PAPYRUS is elk boekjaar gescheiden. Dit houdt in dat er bij het begin van een nieuw boekjaar een nieuw dossier (met de nodige bestanden) moet worden aangemaakt. Dit gebeurt vanaf het aanmeldingsscherm :

Klik op “nieuw”

Stel het nieuwe dossier in en geef op wat het vorig was. Kies “zoals vorig boekjaar” voor indeling.

MV-Informatica bvba


Pagina 72

Bevestig via “Ja”.

Pas eventueel de nodige perioden aan, of voeg bij een verlengd boekjaar nog perioden bij. Kies “venster sluiten” om het scherm te verlaten.

MV-Informatica bvba


Pagina 73

Zie in dit scherm de gegevens na, zie na of begindatum en einddatum boekjaar goed staan. Via “venster sluiten” kun je het scherm verlaten. Indien nodig kun je wijzigingen aanbrengen door eerst “wijzigen” te klikken en na de aanpassingen terug op te slaan via het diskette symbool. Het dossier is nu aangemaakt en je komt terug op het aanmeldinggscherm :

Hier staat nu het nieuwe dossier ingevuld. Door op de knop “zet standaard” te klikken kun je ervoor zorgen dat bij opstart dit dossier altijd klaar staat. Bij de aanmaak van het dossier worden enkel de blanco bestanden aangemaakt en worden de basisgegevens van klanten, leveranciers, rekeningstelsel, producten overgenomen uit het vorig boekjaar. Het eigenlijke overboeken van de openstaande posten is een aparte routine in het programma en bevindt zich onder het menu “afsluiting”. Dit gebeurt meestal pas na de opmaak van de laatste BTW aangifte van het vorig boekjaar.

MV-Informatica bvba


Pagina 74

INTERVAT BTW AANGIFTE De opmaak van de BTW aangifte gebeurt via het menu “btw” en vervolgens “btw aangifte” :

In de nieuwste versie kun je de aangifte doorsturen via internet. Dit gebeurt in volgende stappen, we veronderstellen hierbij dat de validatie van de gebruiker gebeurt via de elektronische identiteitskaart. Andere mogelijkheden zijn Isabel software of Certipost. Wat is er nog nodig ? -

-

EID kaartlezer EID middleware (gratis te downloaden via de link http://www.belgium.be/zip/setupbeid-runtime-2.6.zip , je kan deze ook vinden door in een zoekmachine zoals Google “EID middleware” in te geven) Java, maar meestal heb je die ook voor andere zaken nodig, en is deze reeds op je machine aanwezig.

Na het trekken van de aangifte krijg je het volgende scherm via het tabblad “herzieningen en afrekening” :

MV-Informatica bvba


Pagina 75

Via de knop “aangifte versturen via intervat” kun je een tussenbestand aanmaken, welke verwerkt kan worden via Intervat. Na aanklikken krijg je volgend venster :

De standaard instelling voor dit tussenbestand is “btw.xml” in de map c:\vfp\papyrus. Het is aanbevolen om dit niet te wijzigen. Verder kun je nog aanvinken of er terugbetaling moet gebeuren of er betaalformulieren aangevraagd worden. Na het klikken van OK wordt het XML bestand aangemaakt en komt volgende boodschap op het scherm :

Het bestand staat nu op je harde schijf en kan nu worden verstuurd. Verlaat nu PAPYRUS, het vervolg speelt zich af op internet. Ga naar de site van Intervat via volgende link : http://minfin.fgov.be/portail1/nl/intervat/welcomeintervatnl.html je hoeft deze niet over te typen, als je in google of een andere zoekmachine “Intervat” opgeeft kom je er wel terecht. Je krijgt het volgende scherm :

MV-Informatica bvba


Pagina 76

Klik op het blauwe intervat logo om verder te gaan. Vervolgens kun je manier van authenticatie kiezen :

Wij behandelen hier verder de methode via elektronische identiteitskaart. De manier via Isabel houdt niet veel verschil in. Klik Authentificatie via elektronische identiteitskaart aan en plaats vervolgens je identiteitskaart in de EID lezer. Klik vervolgens op “login” :

MV-Informatica bvba


Je kaart wordt nagezien, en je moet het digitaal certificaat kiezen :

Klik op OK. Vervolgens moet je je PIN kode intoetsen :

MV-Informatica bvba

Pagina 77


Pagina 78

In het volgende scherm kom je dan in het beveiligde gedeelte om een aangifte door te sturen. Hierin kies je links “aangifte via XML bestand” en klik je vervolgens op “nieuw”. Je krijgt dan een volgende scherm waarin je het door te sturen bestand kunt selecteren :

Via de knop selecteren kom je in een verkenner terecht, waarin je het eerder aangemaakte bestand BTW.XML kunt opvissen :

Uiteindelijk krijg je volgend resultaat (na het klikken van “open”) in het locatie venster :

MV-Informatica bvba


Pagina 79

Door nu op de knop “valideren” te drukken wordt de aangifte nagezien op fouten. Indien deze goed is, krijg je een bevestiging in het groen. Het scherm ziet er dan als volgt uit :

Door op “volgende” te klikken kom je dan in het scherm waar je de aangifte moet tekenen, hierin zijn enkel naam en datum verplicht. Het spreekt vanzelf dat het hier verstandig is het mail adres ook achter te laten, vermits we met een elektronische verwerking bezig zijn ! Klik tenslotte op “verzenden” om de aangifte door te sturen.

MV-Informatica bvba


Pagina 80

NETWERK USER BESTAND* Indien U de module netwerkbeheer hebt aangeschaft, is het mogelijk de gebruikers en wachtwoorden centraal te beheren. Bij een normale installatie over netwerk worden de gebruikers op de lokale toestellen opgeslagen. Dit heeft als nadeel dat wijzigingen in gebruikers en paswoorden op alle toestellen van het netwerk uitgevoerd moeten worden. De module netwerkbeheer laat toe de lokale installaties te verbinden met een centraal gebruikersbestand. De hoofdgebruiker (supervisor) kan dan alle gebruikers beheren en centraal de paswoorden op het netwerk instellen. De lokale PAPYRUS installatie moet hiervoor eenmalig verbonden worden met de centrale installatie. Dit gebeurt als volgt : Via het menu “instellingen” bereik je het menupunt “met netwerk verbinden” :

In het volgende scherm kun je het centrale netwerkbestand PAPYRUS (papyrus.net) aanduiden :

Via “open” kun je het opsporen, indien je de locatie niet kent :

MV-Informatica bvba


Pagina 81

Na het klikken van “open” wordt de lokatie in het invoervenster ingevuld :

Nu moet je nog zowel het lokaal wachtwoord als het netwerk supervisor wachtwoord ingeven. In veel gevallen zal het lokaal supervisor paswoord blanco zijn. Deze dubbele beveiliging is nodig zodat onbevoegden niet zomaar met een netwerkbestand kunnen verbinden. Na het klikken van verbinden krijg je nog een waarschuwing :

Dit houdt in dat je ten allen tijde de installatie terug kan ontkoppelen van het netwerk, maar dan heb je het supervisor paswoord nodig dat ingesteld is op de netwerk installatie.

MV-Informatica bvba


Pagina 82

VOORRAAD EN BACKORDERS* Via deze module is het mogelijk bestellingen te plaatsen, de inkomende goederen hiervan te registreren en de backorders bij te houden. Tevens wordt de voorraad up to date gehouden. Omgekeerd is het mogelijk om bestellingen van klanten te registreren, deze goederen uit te leveren en hierop backorders bij te houden. Een aantal belangrijke opmerkingen vooraf : -

-

backorders worden enkel en alleen bijgehouden op bestelbonnen ! het is niet mogelijk om een leveringsnota op te maken en hierop nog te leveren / ontvangen goederen aan te duiden. Het systeem heeft altijd een bestelbon nodig voor correcte werking. In “instellingen dossier” kunt U een aantal parameters instellen :

o De eerste vlag moet aangevinkt zijn, anders zullen backorders niet of foutief verwerkt worden (dit komt doordat er een relatie moet zijn tussen het dossier en de programma versie). o De tweede vlag is optioneel : indien je deze optie activeert wordt de kolom “backorders” automatisch overgenomen van de aantallen bij ingave van een nieuwe bestelbon. De werkwijze voor bestellingen naar leveranciers of bestellingen van klanten is volledig identiek. We behandelen hier de werkwijze voor bestellingen leveranciers en het afpunten van de backorders.

1) Aanmaken van een bestelling leverancier Kies via het menu “commercieel” “bestellingen leveranciers”

MV-Informatica bvba


Pagina 83

Hierin kun je een bestelbon opmaken en afdrukken. Bemerk de kolom backorders : bij het ingeven van een bon is het logisch dat het aantal in backorder gelijk is aan het bestelde aantal. In bovenstaande voorbeeld hebben we dus 12 stuks, waarvan er nog niets geleverd is.

2) Verwerken van een bestelling leverancier (“intake”) en toevoegen van de goederen aan de voorraad Kies via het menu “commercieel” “inkomende goederen”

MV-Informatica bvba


Pagina 84

Hierin klikken we op “nieuw” en we maken een nieuw document aan. We halen de leverancier op van de bestelbon. Via de knop “inladen document” kunnen we de origineel opgemaakte bestelbon ophalen.

Uit het volgende scherm kunnen we de bestelbon selecteren :

MV-Informatica bvba


Pagina 85

Merk op dat het mogelijk is om meerdere documenten aan te duiden (aanvinken). Dit scherm laat ook toe om alle mogelijke documenten naar elkaar over te brengen, zelfs klantendocumenten naar leveranciersdocumenten en omgekeerd, we gaan hier nu niet dieper op in. Door de knop “gegevens inladen” aan te klikken worden de detaillijnen van de bon overgenomen in de leveringsnota :

Hierbij komt ook nog een referentielijn, die verwijst naar het originele document. Deze optie kan afgezet worden via “instellingen dossier” :

In het huidige document hebben we terug een kolom voor de backorders. Deze heeft NIET als doel om op deze leveringsnota de backorders bij te houden : de hier ingegeven aantallen worden afgeboekt op de originele bestelnota, waar WEL de backorders bijgehouden worden. Stel dus dat in bovenstaand voorbeeld er 8 geleverd worden, dan moet je hier de backorders op 4 plaatsen :

Bemerk dat bij het opslaan van het document, deze info beschikbaar blijft. De berekening van de backorders gebeurt echter bij de bestelbon. Indien je deze terug op het scherm brengt zal deze er als volgt uitzien :

MV-Informatica bvba


Pagina 86

Het ingebrachte aantal backorders bij de goederen intake werd naar de originele bestelbon overgebracht. Als we nu in het productbeheer dit artikelnummer oproepen (dit kan ook vanuit dit document door de kode te dubbelklikken) krijgen we het volgende scherm :

Het totaal aantal besteld staat op 12, de backorders hierop op 4. Door op de knoppen “detail” te klikken kan terug de historiek hiervan opgevraagd worden :

MV-Informatica bvba


Pagina 87

De bestelbon zal beschikbaar blijven als in te laden document bij de leveringsbon, tot alle backorders verwerkt zijn. Door dus de kolom “backorders” blanco te laten, zullen er geen backorders op deze orderlijn niet meer bijgehouden worden :

Als er op de bestelbon geen enkel backorder meer aanwezig is, wordt de volledige bon afgepunt. Er wordt dan een verwijzing gemaakt naar de laatste goederen intake via het journaal en het document nummer. De bon zal dan niet meer in de lijst voorkomen.

Bij fouten of vergissingen kan de bon eventueel terug “open” geplaatst worden door “document verwerkt” te klikken en de afpunting ongedaan te maken. Merk op dat het ook nodig is de bon dan te wijzigen en de backorders terug te plaatsen. Er kan dus op alle wijzen manueel ingegrepen worden.

3) Opvragen van de backorders Zoals boven gesteld, kan per artikel zijn backorders opgevraagd worden. Het spreekt vanzelf dat er ook lijsten getrokken kunnen worden van de backorders van alle producten, gegroepeerd per leverancier. Deze lijst vind je terug onder “afdrukken lijsten”, “leverancierslijsten”, “goederenbewegingen leveranciers” :

MV-Informatica bvba


In dit volgende afdrukscherm zet je “gegevens ophalen via” op “bestelbonnen :

Vervolgens klik je de vlag “backorders” aan.

De lijst zal nu per leverancier de goederen in backorder lijsten.

4) Wissen van oude backorders Dit kan eenvoudig gebeuren op basis van voorgaande lijst. Vervolgens zoek je de bestelbonnen op, wijzig je ze en plaats je de kolom backorders waar nodig op 0.

MV-Informatica bvba

Pagina 88


Pagina 89

AUTOMATISCHE PRIJSAANPASSINGEN* Via de voorraadmodule is het mogelijk om PAPYRUS bij prijswijzigingen deze automatisch te laten doorvoeren naar het artikelbestand. Zowel bij wijziging in de aankoop- als verkoopprijs wordt de artikelfiche aangepast met deze gewijzigde prijs.

1) Instelling in het dossier Per dossier kan bepaald worden of deze functie gebruikt moet worden, zowel voor aankoop als verkoop. Deze instelling kan bereikt worden via het menu “instellingen”, vervolgens “instellingen dossier” :

Op het tabblad “prijzen” kan voor aankoop en verkoop afzonderlijk de instelling gemaakt worden :

Hierbij kan gekozen worden tussen : • •

Geen aanpassing (er worden geen wijzigingen doorgevoerd) Na bevestiging : indien van producten de prijs wijzigt kan de gebruiker ingrijpen en aanduiden van welke producten de prijs gewijzigd moet worden

MV-Informatica bvba


Pagina 90

•

Altijd : het programma vraagt geen bevestiging en zal automatisch de nieuwe prijs invullen Bovendien kan, bij aanpassingen van de aankoopprijs, ook automatisch de verkoopprijs ingevuld worden. Dit enkel op voorwaarde dat de prijs in het aankoopdocument ingegeven wordt als een brutoprijs met een korting. Bij deze situatie wordt de brutoprijs als verkoopprijs beschouwt en de nettoprijs (= brutoprijs – korting) als aankoopprijs. Om deze functie te activeren moet je de bijkomende optie “de ingegeven prijs exclusief korting als verkoopprijs 1 invullen” aanvinken.

2) Werking Beschouwen we onderstaand voorbeeld, waarbij bepaalde wijnen verkocht worden :

Aangezien dit product dynamisch is volgens vraag en aanbod, zal de prijs zeer variabel zijn. Van alle 5 de detaillijnen hebben we de oorspronkelijke prijs gewijzigd bij het opmaken van de factuur. Bij het opslaan zal PAPYRUS deze prijs op de artikelfiche aanpassen (op voorwaarde dat deze optie ingesteld is, zie boven). Indien ingesteld is “na bevestiging” zal de gebruiker via een tussenscherm nog kunnen bepalen van welke producten de prijs aangepast moet worden :

MV-Informatica bvba


Pagina 91

In bovenstaande voorbeeld zal van alle producten de prijs aangepast worden (alles aangevinkt). Belangrijke opmerkingen : 1. deze optie houdt bij de verkoop geen rekening met de verschillende prijsstaffels, altijd prijs 1 zal worden aangepast ! deze optie is dus niet bruikbaar indien met prijzenstaffels gewerkt wordt. 2. Bij de aankoop zal de aankoopprijs, horende bij de leverancier, aangepast worden. Indien in het artikelbestand geen leverancier ingegeven is, zal deze nu door het programma ingevuld worden als eerste leverancier.

MV-Informatica bvba


Pagina 92

MODULE GARAGE* De module “garage” laat toe : -

Gegevens van wagens op te slaan bij de klanten. Deze gegevens zijn : o Merk en type o Nummerplaat o Chassisnummer

-

Onderhoud en herstel te factureren met vermelding van : o Nummerplaat o Chassis nummer o Merk en type o Km stand De eerste 3 gegevens worden opgehaald uit de gegevens, opgeslagen bij de klant

-

Nieuwe wagens te factureren

-

Tweedehands wagens met BTW te factureren

-

Tweedehands wagens onder marge regeling te factureren, met berekening van de marge en de BTW hierop

1) Instellingen nodig voor het gebruik Het eerste wat met gebeuren is het dossier instellen voor het gebruik van deze module. Dit gebeurt in het menu “instellingen”, “instellingen dossier” :

• •

De optie “gebruik module wagenparkbeheer” moet aangevinkt zijn. De optie “module verkoop nieuwe & tweedehands auto’s” moet ook aangevinkt zijn indien je met het programma hiervoor facturen wenst te maken (aanbevolen indien garage personenwagens).

MV-Informatica bvba

PAPYRUS Windows handleiding •

Pagina 93

De optie “het veld alfa code klant kan de nummerplaat bevatten” dient U enkel aan te vinken indien je in het veld alfa code de nummerplaat van de klant wenst op te slaan. Dit heeft als voordeel dat je op de klantenfiche onmiddellijk de nummerplaat zichtbaar hebt. Nadeel hiervan is dat, indien je een klant met meerdere voertuigen hebt, dit systeem niet meer werkt en het aanbevolen is deze optie niet te plaatsen. Een ander nadeel is dat je enkel het plaatnummer opslaat, daar waar er nog andere voertuiggegevens van belang kunnen zijn (zie onder).

2) Speciale afdrukvoorzieningen voor de verkoop van voertuigen Om het afdrukken van facturen vlot te laten verlopen, heeft elk type van verkoop een eigen layoutnummer meegekregen : 1. 2. 3. 4.

Onderhoud & herstelling Verkoop tweedehands met BTW Verkoop nieuw (met BTW) Verkoop tweedehands onder margeregeling

Bovendien is het mogelijk om bij onderhoud & herstelling km stand, omschrijving voertuig, nummerplaat en chassisnummer op de factuur te plaatsen. Bij levering van het programma worden zijn standaard lay-outs aanwezig, welke in het dossier ingebracht kunnen worden en waar nodig aangepast. De procedure om deze actief te maken is als volgt : kies menu “utlitities”, “layout documenten”, “factuurmodellen verkoop”

MV-Informatica bvba


Pagina 94

Wat nu volgt moeten we 4x uitvoeren, voor 4 factuurmodellen, waarbij we de basis layout overschrijven met een layout geschikt voor garagehouder :

Het model staat hier op 1. Klik op “zoek”naast “kopie van rapport” en lokaliseer het bestand “factuuronderhoudenherstelling01.frx” :

Klik op “open”, waarbij de naam in het invoerveld van het vorige scherm overgebracht wordt:

Klik nu op “OK” : je komt nu in de report designer terecht, waarbij je de layout kunt aanpassen :

MV-Informatica bvba


Pagina 95

Indien je met voorgedrukt papier werkt, kun je de bedrijfsgegevens wissen (aanklikken en op DEL drukken). Deze velden bevinden zich bovenaan een noemen BOEKH[1], BOEKH[2], … Eens alles aangepast is, kun je via het kruisje rechts boven de report generator verlaten en de aanpassingen opslaan :

Bovenstaande operatie zou dus 4x uitgevoerd moeten worden, volgende tabel toont welk “nummer model” ingesteld moet worden, de bijhorende layout en de bijhorende bestandsnaam van het rapport welke moet gekopieerd worden : Model 1 2 3 4

Factuur type (layout voor) Onderhoud en herstelling Tweedehands wagens met BTW Nieuwe wagens Tweedehands wagens onder margeregeling

MV-Informatica bvba

Bestandsnaam factuuronderhoudherstelling01.frx factuurtweedehandsbtw01.frx factuurnieuwewagen01.frx factuurtweedehandsmarge01.frx


Pagina 96

Tenslotte merken we op dat het ook mogelijk is om zelf aan uw bestaande layout velden toe te voegen. Wat betreft onderhoud en herstel geeft volgende tabel een overzicht van de in te voeren velden : Code (“expression”) Hoofd.nrplaat Hoofd.km Hoofd.ref Hoofd.chassisnr

betekenis Nummerplaat Km stand Voertuig & type Chassisnummer

Deze kunnen dus op volgende manier op de factuur :

Via het symbool “ab” (derde van links) kan een veld gemaakt worden, het bijhorende label (tekst) kan aangemaakt worden met het tweede “A” symbool. Zie ook het hoofdstuk over de report generator.

3) Opslaan van de voertuiggegevens bij een klant In het klantenbeheer kun je de voertuiggegevens inbrengen in het menu “wagenpark” :

Deze menu staat op de balk in het klantenbeheer, niet in de PAPYRUS toolbar.

MV-Informatica bvba


Pagina 97

Via de knoppen “nieuw”, “wijzigen” en “wissen” kun je hier volledig de voertuiggegevens van een klant bewerken en opslaan, deze zijn : - Nummerplaat - Omschrijving van het voertuig - Chassisnummer Deze gegevens kunnen bij een onderhoud overgenomen worden op de onderhoudsfactuur (zie verder).

4) Opmaken van een factuur We onderscheiden 4 soorten facturen : - Onderhoud (gewone factuur met voertuiggegevens) - Verkoop tweedehands wagen (met BTW) - Verkoop nieuwe wagen (met BTW) - Verkoop tweedehands wagen onder de margeregeling Door het activeren van de module wagenparkbeheer in de opties wordt het facturatiescherm onderaan bij opstart enigszins gewijzigd : -

-

Een aantal velden worden bijkomend beschikbaar : • Km stand van het voertuig • Nummerplaat • Referentie van het voertuig (merk, type, …) • Chassisnummer Er kan een selectie gemaakt worden wat betreft het soort garage factuur, overeenkomstig de boven vermelde 4 soorten facturen.

MV-Informatica bvba


Pagina 98

A. Onderhoud (gewone factuur met voertuiggegevens) Na het klikken van “nieuw” kies je onderaan “onderhoud/herstelling. Bij opmaak van de factuur en na selectie van de klant (voorlopig kan nog niet op nummerplaat worden gezocht, dit wordt in de toekomst voorzien) kun je onderaan de nummerplaat selecteren uit het wagenparkbeheer (zie knop “lijst” naast nummerplaat) :

Bemerk dat dit scherm identiek is aan dit in het klantenbeheer, zodat het ook mogelijk is om nieuwe voertuigen bij de klant in te brengen, terwijl je bezig bent met de factuur. Het dubbelklikken van de nummerplaat, of het klikken van de knop “selecteren” neemt de gegevens van het voertuig over op de factuur. Uiteraard moet de km stand ingegeven worden! De overige werking (berekening, ingave van onderdelen, …) is volledig identiek aan de gewone versie van het programma, dus verdere uitleg is hier niet nodig. Het afdrukken gebeurt op een factuur met layout nummer 1. B. Verkoop tweedehandswagens met BTW

Door het aanklikken van deze keuze verdwijnt de normale tabel voor ingave van de factuurdetail, en komt een tabel te voorschijn voor ingave van voertuiggegevens :

MV-Informatica bvba


Pagina 99

Deze tabel is identiek voor verkoop tweedehands (met BTW of onder margeregeling) en voor verkoop nieuwe wagens. Het enige verschil zit hem onderaan in de berekening (anders voor marge) en de layout afdruk, welke gekoppeld is aan het soort factuur. Links heb je de algemene kenmerken van het voertuig (merk, type, kleur, …) en kun je een prijs exclusief BTW opgeven. Rechts kun je de opties beschrijven met een supplementprijs. Je kan dit ook gebruiken om een korting te verlenen door het bedrag in min in tegen, of gratis uitrusting te beschrijven (geen bedragen ingeven). Het opmaken van deze factuur is gekoppeld aan afdruklayout 2.

C. Verkoop nieuwe wagen

Uiteraard betreft het hier een verkoop met BTW over het volledige voertuig. In feite is de werking identiek aan B. De enige reden waarom hier een afzonderlijke keuze gemaakt kan worden, is omdat het programma dan een afzonderlijke afdruk kan gebeuren. Deze situatie is gekoppeld aan afdruklayout 3.

D. Verkoop tweedehands onder margeregeling

Hier betreft het de speciale regeling aangaande verkoop van een tweedehandswagen particulier, waarbij de BTW oorspronkelijk niet is afgetrokken. Deze verkoop valt dan onder de zogenaamde margeregeling, waarbij enkel nog BTW dient afgedragen te worden op de winstmarge, ipv het totale voertuig.

MV-Informatica bvba


Pagina 100

Het spreekt vanzelf dat de winstmarge pas geweten kan worden, indien de aanschaffingswaarde van het voertuig gekend is. Om deze reden ziet de onderkant van de ingavetabel er dan ook iets anders uit :

Naast de verkoopprijs BTW inbegrepen moet je hier ook de aankoopprijs ingeven (vak aankoopprijs). Her programma kan dan correct uitrekenen : - Het onbelast gedeelte van de factuur - Het gedeelte welke onder de margeregeling valt Hieronder geven we een voorbeeld voor een fictief voertuig, welke verkocht wordt voor € 6000 (BTW inbegrepen) en aangekocht werd voor € 4000 bij de particulier :

Er is dus een marge van € 1652,89 waarover 21% BTW vereffend dient te worden. Deze manier van berekenen vereenvoudigt het telwerk van de verkoper en zorgt dat alles netjes in de juiste vakken van de BTW aangifte terecht komt. Het onbelaste gedeelte wordt in vak 0 ondergebracht. Facturen zo opgemaakt worden afgedrukt via layout nummer 4.

MV-Informatica bvba


Pagina 101

WERKEN MET PROJECTEN* Indien U de analytische module hebt aangeschaft, kunt U deze op 2 manieren gebruiken : -

Via analytisch boekhouden : alle boekingen kunnen op een 2de plan naar kostenplaatsen en kostensoorten toegewezen worden. Vereenvoudigd via projecten : hierbij worden aan aankooplijnen en verkoopfacturen een project toegewezen, waarbij het resultaat van een project kan bepaald worden. Deze methode is zeer eenvoudig en vergt geen diepgaande kennis boekhouden.

Een combinatie van beide methoden is ook mogelijk. We bespreken in dit hoofdstuk het werken met projecten.

A. Instellingen in het programma Uiteraard is de licentie voor analytische module nodig, deze moet zijn aangekocht. In de dossierparameters (via menu “basisfiches”) hebben we dan een extra tabblad “analytisch” :

Het enige wat we hier aanvinken (vooraf klikken op “wijzigen”) is “Vereenvoudigd systeem via projectcodes (veld "uw ref." in facturatie) :” Klik nadien op het diskettesymbool om deze instelling op te slaan. Vanaf dit moment is het mogelijk in aankoop en verkoop projecten toe te wijzen.

MV-Informatica bvba


MV-Informatica bvba

Pagina 102


Pagina 103

B. Verwerken van projecten bij de aankoop Bij het boeken van eenkoopfacturen is in grid (zie onder) een extra kolom beschikbaar : projectcode. Daarnaast is een zoekknop (lijst) aanwezig om een project te selecteren. Het veld kan dus gewoon worden ingevuld of via de knop “lijst” worden ingevuld.

De zoeklijst is dynamisch, deze kan opgebouwd of aangepast worden terwijl ze opgevraagd wordt. Na het klikken op lijst krijg je volgend scherm :

MV-Informatica bvba


Pagina 104

OVERBRENGEN STOCK NAAR VOLGEND BOEKJAAR* We nemen volgend voorbeeld : in BOEK08 nemen we in het productbeheer de lijst “stockwaarde”. Open hiervoor het productbeheer en klik op “afdrukken”. In de keuzelijst voor de soort lijst kies je “stockwaarde”.

Deze lijst produceert de waarde van de stock, op het ogenblik van afdruk. De stock wordt gewaardeeerd aan de inkoopprijs, aanwezig op het tabblad prijzen van de productfiche :

De eerste prijs is van belang, deze wordt gebruikt bij verrekening. Voor de aantallen wordt de huidige stockwaarde genomen = beginstock + aantal geleverd (ingekocht) – aantal verkocht (het veld “in stock”) : In onderstaand voorbeeld zijn dus 2 stuks op voorraad :

MV-Informatica bvba


Pagina 105

Merk op in bovenstaand voorbeeld artikel dat de beginstock & beginwaarde op 0 staan : de artikel is dus enkel aangekocht en verkocht in BOEK08, er was geen beginvoorraad. Een voorraad lijst van BOEK08 ziet er dan bijvoorbeeld als volgt uit :

MV-Informatica bvba


Pagina 106

Deze eind voorraad moet nu beginvoorraad worden in het nieuw aangemaakte boekjaar BOEK09. Hiervoor gebruiken we het menupunt “afsluiting”, en hierin “overbrengen stocksituatie” :

MV-Informatica bvba


Pagina 107

In het volgens scherm moet vervolgens ingebracht worden naar welk (nieuw) dossier de stock overgebracht moet worden. Het spreekt vanzelf dat dit dossier reeds aangemaakt moet zijn :

Na het bevestigen van onderstaand scherm worden de gegevens overgebracht :

Vervolgens gaan we terug naar het beginscherm, en starten we in ons voorbeeld het programma op in het boekjaar BOEK09. We openen het productbeheer, en vervolgens klikken we de knop “afdrukken”. In het volgende afdrukscherm kiezen we nu de lijst “beginvoorraad” :

Deze lijst houdt geen rekening met bewegingen tijdens het boekjaar BOEK09, maar drukt enkel de waarde af van de velden “beginstock” en “beginwaarde”. Deze lijst moet dus overeenkomen met de lijst eindvoorraad (stockwaarde) van het voorgaande boekjaar, in ons voorbeeld BOEK08. De afdruk ziet er dan als volgt uit :

MV-Informatica bvba


Pagina 108

Werk wel op dat, door afrondingen bij overdracht, de waarde onderaan een klein verschil kan tonen met de eindvoorraad lijst. Als we dit nu op het scherm bekijken voor een individueel artikel (hetzelfde voorbeeldartikel als boven), ziet dit er als volgt uit :

MV-Informatica bvba


Pagina 109

De waarde “in stock” van BOEK08 is overgebracht naar het veld “beginstock” in BOEK09, en de waarde “beginwaarde” is de vermenigvuldiging van “beginstock” x “aankoopprijs” (eerste lijn). Hier dus 2 x 115 = 230.

Vanaf nu worden in BOEK09 inkomende goederen terug in het veld “Totaal IN” bijgeteld, en uitgaande goederen in het veld “Totaal UIT”. Een aantal opmerkingen : -

-

Indien er zich (door een verkeerde import bijvoorbeeld) artikelen bevinden met dezelfde code, dan zullen de eindcijfers en begincijfers niet overeen komen. Om dit op te lossen kun je, zowel in het oude als het nieuwe dossier, via het menu “utilities” de optie “wissen dubbele producten” laten lopen : dubbele codes worden dan verwijderd Als er na overdracht in de velden “totaal in “ en “totaal uit” waarden bevinden, en er is nog niets aangekocht of verkocht in dit boekjaar, dan zijn er waarschijnlijk ongewenste stockdocumenten overgedragen bij de afsluitende verrichtingen. Je kan deze dan bepalen door op de knoppen “detail” naas Totaal in en Totaal uit te klikken. Vervolgens kun je deze openen en wissen.

MV-Informatica bvba


Pagina 110

VERSTUREN VAN EEN MAILING Met PAPYRUS is het mogelijk een mailing te versturen naar klanten, leveranciers of naar beiden samen. We benadrukken dat dit eerder een “basic” functie is, voor eenvoudig gebruik. In een tekstverwerker als Word zijn er veel meer mogelijkheden, de bedoeling van deze module is om de niet geoefende computer gebruiker toch in staat te stellen een mailing uit te voeren op basis van klanten en leveranciersgegevens, aanwezig in PAPYRUS. A. Opmaak van de standaard layout De eerste voorbereiding die gemaakt moet worden, is de opmaak van de standaard brief. Dit is bereikbaar via “utilities”, “layout documenten”, “mailing brief” :

Belangrijke opmerking : alhoewel in het volgende scherm de mogelijkheid bestaat het nummer van het model te kiezen, ondersteunt PAPYRUS slechts EEN model brief. In het volgende scherm klik je dus gewoon op OK :

MV-Informatica bvba


Pagina 111

In het volgende scherm kom je in de report generator terecht :

Voor de werking hiervan verwijzen we naar het hoofdstuk over de report generator. Wees voorzichtig hier : het foutief wijzigen velden zal er hier voor zorgen dat het afdrukken foutmeldingen zal geven en dus niet zal lukken ! In principe volstaat de ingebouwde layout voor een eenvoudige brief, zonder logo’s of aanpassingen.

B. Opmaak van de tekst van de brief Vervolgens moet de standaard tekst opgemaakt worden, dit kan via “utilities”, “vaste teksten”, “mailing brieven”.

MV-Informatica bvba


Pagina 112

Je krijgt dan onderstaand scherm (hier is als voorbeeld reeds een tekst ingegeven) :

Terug de opmerking dat, ondanks je de keuze hebt voor “model layout”, PAPYRUS momenteel maar één layout ondersteunt. Het heeft dus geen zin een 2de of 3de aan te maken. Dit zal in latere versies verder bijgewerkt worden. Je kan de tekst typen, maar je kan ook tekst uit een andere toepassing (internet, Word, Excel, …) invoegen. Dit gebeurt als volgt : - Selecteer in de andere toepassing de in te voegen tekst - Kies daar menu “kopiëren” of druk CTRL+C - Ga naar PAPYRUS, open het venster voor tekst mailing brieven, klik met de cursor in het venster voor de tekst en druk vervolgens CTRL+V. de tekst wordt nu ingevoegd.

MV-Informatica bvba


Pagina 113

Op deze manier is het mogelijk om je teksten voor te bereiden in Word en bij gebruik dan over te brengen naar PAPYRUS. Bemerk dat PAPYRUS geen verschillende lettertypes ondersteunt in de tekst !

C. Versturen van de mailing Het eigenlijke versturen kan gebeuren naar klanten, leveranciers of een combinatie van beiden. Deze mogelijkheden zitten onder “afdrukken lijsten”, vervolgens rechtstreeks bereikbaar of bij “klantenlijsten” of “leverancierslijsten” :

Na selectie krijg je telkens het volgende scherm :

MV-Informatica bvba


Pagina 114

Hier is het mogelijk het afdrukbereik in te stellen voor klanten & leveranciers, telkens via “alle”, “1”, of “geen”. Indien je dus bijvoorbeeld enkel de klanten wenst aan te schrijven, plaats je de klanten op “alle”, en de leveranciers op “geen”. Met de bijkomende filters kan nog een selectie gemaakt worden via de klantencode of de leverancierscode. De manier (volgorde) waarop de brieven gedrukt moeten worden kan ingesteld worden via “Brieven afdrukken volgens”

MV-Informatica bvba

PAPYRUS TOPICS (handleiding PAPYRUS Windows)

Recommend Documents