PAPER REVIEW ATHENAEUM LIGHT (Paper ini disusun untuk memenuhi Tugas Final Project Mata Kuliah Teknik
Metadata dan Hypertext )
Disusun oleh: Yunita Ratnasari
115030700111008
Rena Dwi Aprilusia
115030701111003
Faisal Ahmad
115030707111003
PRODI ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2013
1
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Seiring dengan adanya perkembangan zaman saat ini. Perpustakaan sebagai sarana sumber informasi harus selalu update dengan perkembangan teknologi saat ini. Dimulai pada tanggal 1968 ketika OCLC (Online Computer Librarry Center) yang menerbitakan aplikasi sistem MARC (Machine Reliadable Catalogue) merupakan spesifikasi pengkatalogan dalam bentuk mesin kemudian berkembanglah menjadi ILS (Internet Librarry Service) dan dalam pengembangannya terdapat OPAC.
Online Public Acsess atau sering dengan disebut OPAC, di era sekarang bukanlah hal yang sangat asing. OPAC adalah sistem berbasis elektronik didalam perpustakaan dimana untuk memudahkan dalam proses pengkatalogan dan dapat diakses oleh pemustaka menggunakan internet. OPAC juga bermanfaat untuk penelusuaran temu kembali informasi. Dan didalam OPAC tersebut sudah terdapat bibliografi buku yang ada didalam perpustakaan tersebut. Sehingga kita bisa mencari sebuah buku dengan hanya mengetikkan judul atau pengarangnya, maka sistem aplikasi akan menemukan buku tersebut berada di rak mana.
Dengan adanya OPAC perpustakaan semakin diuntungkan, karena OPAC memiliki fasilitas lebih cepat, efisien, efektif, hemat dan canggih dan tentunya para pengguna perpustakaan lebih suka menggunakan OPAC daripada harus mencari buku menggunakan katalog manual. Para ahli komputer yang bekerja didalam perpustakaan tentunya menginginkan aplikasi yang dapat mewadahi semua keinginan perpustakaan bisa diakses secara gratis. Karena pada dasarnya perpustakaan bukanlah organisasi yang mencari keuntungan. Dan salah satu dari perangkat lunak yang bisa diakses secara gratis adalah Athenaeum Light 8.5. Maka dari itu kelompok kami akan membahas tentang Athenaeum Light.
2
1.2 Rumusan Masalah 1.2.1 Apa itu Athenaeum Light? 1.2.2 Bagaimana cara instalasi dan pengoperasiaanya? 1.2.3 Bagaimana prospek kedepan dari Aplikasi ini?
1.3 Tujuan penulisan 1.3.1 Mengetahui penjelasan dari aplikasi athenaeum light 1.3.2 Untuk mengetahui bagaimana proses instalasi dan cara menggunakannya 1.3.3 Untuk meramalkan prospek kedepan mengenai aplikasi Athenaeum
BAB II PEMBAHASAN 2.1 Sejarah Pembuatan Athenaeum Light Athenaeum Light merupakan sebuah perangkat lunak sistem otomasi perpustakan versi freeware untuk mengelola data (Buku dan dokumen lain) yang diproduksi oleh Sumware Consulting. Athenaeum Light yang pertama kali di rilis adalah versi 5.0 pada tahun 2000, versi berikutnya yang di rilis adalah versi 6.0 pada tahun 2004 dan kemudian versi yang terbaru saat ini adalah versi 8.5. Athenaeum light 8.5 ini dikembangkan dari athenaeum light 6 yang merupakan bagian dari aplikasi athenaeum 6 pro yang dibuat oleh sumware consulting NZ dari perusahaan aplikasi di New Zeland. Kata “athenaeum”, berasal dari bahasa Yunani, yang artinya perpustakaan atau reading room (ruang baca). Selanjutnya kata ini digunakan oleh Sumware Consulting yang berkedudukan di New Zealand untuk nama produk perangkat lunak yang mereka rilis. Sumware Consulting telah berdiri sejak tahun 1992 bersamaan dengan peluncuran produk pertama untuk solusi perpustakaan yang bernama “That Book is SumWare”. Mereka mengkhususkan diri pada pengembangan dan pelatihan pangkalan data (training database), dengan fokus secara ekslusif pada produk Filemaker untuk Windows dan Macintosh. Beberapa produk yang mereka kembangkan antara lain, Athenaeum Pro, Athenaeum Express, dan Athenaeum Light.
3
Produk-produk tersebut merupakan perangkat lunak sistem otomasi perpustakaan untuk perpustakaan sekolah maupun korporat. Athenaeum
dibangun
dari
Software
Database
Filemaker
Pro
6.0
(www.filemaker.com). Sebuah perangkat lunak untuk mengelola data dengan operasi yang sangat mudah dan sederhana. Kemudahan yang diberikan Filemaker telah menobatkannya sebagai software yang “paling mudah” digunakan, versi majalah PC World 2004. Kemudahannya pula yang memberi peluang pada banyak orang (nonprogramer) mampu untuk memodifikasi bahkan membuat sendiri sebuah aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan. Athenaeum versi Light merupakan Athenaeum dengan fitur-fitur yang telah dibatasi (limited features) dibandingkan dengan versi yang lebih lengkap yaitu Athenaeum Pro dan Express yang sifatnya berbayar (proprietary). Sekalipun aplikasi ini gratis dan sekedar potongan perangkat lunak untuk tujuan promosi perangkat lunak versi berbayarnya (Athenaeum Pro dan Athenaeum Express) namun fasilitas yang ada sangat menarik untuk dipakai sebagai salah satu perangkat lunak penunjang sistem otomasi perpustakaan, fasilitas paling menarik pada Athenaeum Light adalah fasilitas dapat dimodifikasi dan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perpustakaan masing-masing. Selain menyuguhkan fasilitas untuk mengemas pangkalan data buku (collections), aplikasi ini juga menyediakan fasilitas untuk melakukan peminjaman dan membuat laporan. Fasilitas lain seperti seperti pembuatan label, barcode, statistik dan stock opname juga disediakan. Hal ini menjadi nilai tambah tersendiri yang jarang dijumpai pada aplikasi gratisan lain. 2.1.1 Sejarah Singkat Athenaeum Light 6.0 Athenaeum Light 6.0 dibangun dengan menggunakan DBMS Filemaker yang awalnya khusus (native) untuk Macintosh (Apple Mac) baru kemudian Windows. Untuk
menjalankannya,
dibutuhkan
komputer
dengan
spesifikasi
minimal.
Athenaeum Light 6.0, bersifat gratis (freeware) dikemas secara open script dan disajikan dalam bentuk portable, artinya code atau formula di dalamnya tidak ditutup oleh pembuatnya. Hal ini memungkinkan para pemakainya untuk memperbaiki, memodifikasi tampilan, field, ruas, bahasa serta relasi data sesuai kebutuhan masingmasing. Meskipun Athenaeum Light sekedar potongan perangkat lunak untuk tujuan promosi, namun fasilitas yang ada sangat menarik untuk dipakai sebagai salah satu 4
otomasi perpustakaan, terlebih adanya fasilitas untuk bebas memodifikasi dan mengembangkan Athenaeum Light sesuai dengan kebutuhan masing-masing pengguna. Sejak diperkenalkan kepada komunitas perpustakaan tahun 2005, perangkat lunak Athenaeum Light 6.0 telah mulai banyak digunakan oleh berbagai kalangan. Mulai dari Perpustakaan Pribadi, Taman Bacaan, Perpustakaan Komunitas, Perpustakaan
Masjid,
Perpustakaan
Sekolah,
Perpustakaan
Umum,
hingga
Perpustakaan Perusahaan dan Perpustakaan Perguruan Tinggi. Penyebaran secara informal dari tangan ke tangan telah membuat Athenaeum Light mulai dikenal sebagai aplikasi yang mudah dijalankan, gratis dan openscript, sehingga terbuka untuk dikembangkan. Jumlah pemakai Athenaeum Light terus bertambah, saat ini tercatat lebih dari 30 perpustakaan telah menggunakan Athenaeum Light sebagai solusi otomasi perpustakaan secara sederhana, dengan penyebaran wilayah mulai dari Aceh, Medan, Jakarta, Bandung, Semarang, Yogyakarta, Surabaya, dan Malang (http://kali.openlib.org). 2.1.2 Sejarah Singkat Athenaeum Light 8.5 Athenaeum light 8.5 V1 beta 2 merupakan aplikasi yang dikembangkan oleh Komunitas Athenaeum Light Indonesia (KALI). Perangkat lunak ini dibangun dengan perangkat lunak DBMS Filemaker 8.5 Profesional Advance. Hal utama yang ditambahkan pada perangkat ini terletak pada kemampuan menyimpan data sampai delapan Terrabyte (8TB) atau setara dengan 8000 GB (Gigabyte) dan kestabilannya jika dibandingkan dengan versi New Festive. Selain itu pada perangkat lunak ini juga tertanam kemampuan Web Live, yakni fasilitas menelusuri dunia maya (internet) dalam kerangka Athenaeum Light 8.5. Diskusi atraktif lewat internet tentang Athenaeum Light dapat diikuti di milist
[email protected]. Kebutuhan akan pengembangan jaringan, penambahan modul yang belum tersedia, serta dukungan terhadap segala kebutuhan teknis dan pengembangan Athenaeum di Indonesia, menumbuhkan gagasan untuk membentuk sebuah komunitas. Komunitas tersebut dimaksudkan sebagai wadah bersama untuk saling belajar, bersinergi, dan menjalin hubungan dengan berbagai organisasi kepustakawanan di Indonesia, mendorong para pengguna dan pengembang
5
Athenaeum Light di Indonesia mendirikan KALI (Komunitas Athenaeum Light Indonesia). 2.2 Spesifikasi Teknis Yang Dibutuhkan Athenaeum Light 8.5 hanya dapat bekerja pada OS Windows XP dan 2000 service pack 4 , dengan processor minimal Pentium 3 atau yang lebih tinggi. Hal yang dibutuhkan dalam instalasi Athenaeum Light 8.5 adalah: 1. Satu komputer dengan hardisk 1 giga, bekerja pada OS windows walau hanya pakai pentium 2. Satu librarian yang ngerti Ms Office untuk handel Satu perpustakaan dengan layanan one-stop service Dan Tentu saja syarat diatas akan lebih maksimal jika sebuah perpustakaan memilki spesifikasi komputer yang sangat baik.
2.3 Bisnis Aplikasi Athenaeum Dalam era yang seperti ini software seperti Athenaeum Light sangat bermanfaat dalam perluasan penyebaran informasi dalam dunia perpustakaan. Salah satu cara yang dapat digunakan untuk menyulap perpustakaan sebagai institusi yang mampu menarik siswa untuk mengakses perpustakaan adalah dengan menerapkan otomasi perpustakaan. Secara sederhana otomasi perpustakaan dapat dipahami sebagai
pemanfaatan
teknologi
informasi
dalam
pengelolaan
perpustakaan.
Pemanfaatan teknologi informasi di sini meliputi semua aktivitas pengelola perpustakaan dan bukan hanya memanfaatkan komputer untuk kegiatan administrasi perpustakaan. Dengan otomasi perpustakaan, kegiatan pengolahan, pengadaan, pelayanan sirkulasi dan administrasi perpustakaan dilakukan secara otomatis menggunakan komputer. Penerapan otomasi perpustakaan akan mencipkan efisiensi
6
dan efektivitas dalam pengelolaan perpustakaan. Hal ini karena aktivitas perpustakaan dilaksanakan dengan menggunakan perangkat teknologi informasi dan komunikasi seperti komputer. Perpustakaan sekolah biasanya hanya dikelola dengan seadanya. Seadanya dalam arti dikelola oleh sumber daya manusia seadanya, koleksi perpustakaan yang seadanya, perabotan yang seadanya serta gedung atau penataan ruang perpustakaan yang seadanya pula.
Kalaupun ada perpustakaan sekolah yang dikelola secara
modern, jumlahnya tidak terlalu banyak. Itu pun hanya dilakukan oleh sekolah dengan dana yang memadai atau yang berdomisili di kota besar. Pengelolaan yang seadanya ini menyebabkan perpustakaan tidak mampu menjelma sebagai institusi yang mampu menarik minat siswa untuk mengaksesnya. Padahal jika perpustakaan sekolah mampu menjelma sebagai institusi yang mampu menarik minat siswa untuk berkunjung atau mengakses perpustakaan maka perpustakaan sekolah dapat berperan dalam mendukung sukses belajar siswa serta mampu merangsang minat baca siswa. Penerapan otomasi perpustakaan akan mencipkan efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan perpustakaan. Hal ini karena aktivitas perpustakaan dilaksanakan dengan menggunakan perangkat teknologi informasi dan komunikasi seperti komputer.
Bagi siswa implementasi otomasi
perpustakaan dapat memotivasi siswa untuk mengakses perpustakaan karena dengan otomasi layanan yang diterima oleh siswa akan lebih cepat. Selain itu dengan menggunaan komputer dalam otomasi perpustakaan dapat menjadi daya tarik bagi siswa untuk berkunjung ke perpustakaan karena meraka akan tertarik untuk mengoperasikan komputer atau termotivasi untuk merasakan layanan perpustakaan dengan menggunakan komputer. Hal ini karena pengelola perpustakaan serta pihak pengelola sekolah yang menaungi perpustakaan tidak mengerti bagaimana cara melakukan otomasi perpustakaan. Kurangnya pengetahuan tentang otomasi perpustakaan ini membangun persepsi bahwa otomasi perpustakaan adalah sesuatu yang mahal dan membutuhkan alokasi dana yang besar. Sekolah yang tidak memiliki dana besar atau yang tidak memiliki perhatian yang besar untuk pengembangan perpustakaan tentu akan berpikir dua kali untuk melakukan
otomasi
perpustakaan
jika
implementasi
otomasi
perpustakaan
membutuhkan dana yang besar. Padahal jika memiliki pengetahuan tentang otomasi
7
perpustakaan, otomasi perpustakaan saat ini bukanlah barang mewah yang untuk mendapatkannya diperlukan dana yang besar. Selama ini ada persepsi bahwa otomasi perpustakaan adalah barang mewah karena biaya yang dikeluarkan untuk pengadaan komputer dan perangkat lunak untuk membangun otomasi perpustakaan cukup besar. Harga komputer dan perangkat lunak otomasi perpustakaan mahal dan sulit dijangkau perpustakaan sekolah. Namun jika mengikuti perkembangan teknologi informasi di dunia perpustakaan, saat ini otomasi perpustakaan bukanlah barang mewah. Perpustakaan hanya perlu menyediakan komputer maka perpustakaan dapat melakukan otomasi perpustakaan. Dan saat ini harga perangkat keras semakin terjangkau. Perpustakaan tidak perlu lagi mengalokasikan anggaran untuk pengadaan perangkat lunak yang harganya terkadang jauh lebih tinggi dibandingkan dengan harga perangkat keras. Hal ini karena perangkat lunak otomasi perpustakaan dapat diperoleh gratis oleh perpustakaan. Salah satu perangkat lunak gratis yang dapat digunakan perpustakaan sekolah adalah athenaeum light. Athenaeum light adalah perangkat lunak gratis untuk otomasi perpustakaan yang dibuat oleh Sumware Consulting. Sumware consulting merupakan pengembang perangkat lunak otomasi perpustakaan komersil bernama athaneum pro dan atheneum light merupakan versi gratisnya. Perangkat lunak otomasi perpustakaan ini berjalan dengan baik di sistem operasi windows. Layaknya perangkat lunak otomasi komersil, dalam perangkat lunak gratis (free ware) ini tersedia fasilitas pengelolaan data buku, peminjaman, pengembalian, perpanjangan masa pinjam, laporan, cetak barcode, cetak label, statistik dan stock opname. Perangkat lunak ini sesuai digunakan oleh perpustakaan sederhana yang tidak membutuhkan informasi yang kompleks seperti perpustakaan sekolah. Namun demikian, selain perpustakaan sekolah, jenis perpustakaan lainnya juga dapat menggunakan perangkat lunak ini sebagai perangkat lunak otomasi perpustakaan selama perpustakaan bersangkutan tidak membutuhkan informasi yang kompleks dari perangkat lunak otomasi. Untuk melihat profil lengkap dari perangkat lunak ini dapat dilihat pada http://sumware.co.nz/athenaeum/light.php. Banyak perpustakaan sekolah di tanah air telah menggunakan athenaeum light sebagai perangkat lunak otomasi perpustakaan. Artinya walaupun perangkat lunak ini dapat diperoleh secara gratis perangkat lunak ini berjalan stabil layaknya perangkat lunak komersil. Selain karena perangkat lunak ini dapat diperoleh secara gratis dan kinerja perangkat lunak faktor lain yang 8
memotivasi banyak perpustakaan menggunakan perangkat lunak ini adalah mudahnya instalasi, operasi perangkat lunak serta spesifikasi perangkat keras yang dibutuhkan tidak terlalu tinggi.
Instalasi athaneum light mudah dilakukan. Cukup dengan
memindahkan folder athaneum ke salah satu drive yang ada dikomputer serta merubah hak akses terhadap folder athaneum tersebut, maka ini dapat digunakan. Untuk mempelajari proses instalasi serta operasional perangkat lunak dapat dilakukan dengan mempelajari modul athaneaum light yang tersedia. Perangkat lunak ini juga tidak mensyaratkan perangkat keras dengan spesifikasi tinggi. Versi terbaru dari athaneum light yaitu versi 8,5 mensyaratkan komputer berspesifikasi minimal pentium III agar perangkat lunak ini mampu berjalan normal. Perangkat
lunak
serta
modul
athenaeum
light
dapat
diperoleh
di
http://kali.openlib.info/ . Situs ini merupakan situs resmi dari Komunitas Athaneaum Light Indonesia (Kali), komunitas pengguna athaneum light sekaligus komunitas yang dengan senang hati akan membantu pengguna dan calon pengguna athaneum light yang menghadapi masalah dalam pemanfaatan athaneum light. Dari paparan diatas dapat disimpulkan bahwa penggunaan software otomasi perpustakaan prospek ke depannya sangat bagus, bagus dalam artian untuk dijadikan bisnispun cukup menjanjikan karena dari tahun ke tahun sekolah,masjid atau instansi – intasnsi perlu untuk melakukan otomasi perpustakaan, kemudian adanaya software gratis seperti Athnaneum Light sangat membantu para pustakawan untuk membuka peluang bisnis jasa konsulatasi perpustakaan dan otomasi perpustakaan, tinggal bagaimana kita sebagai pustakawan untuk memanfaatkan peluang tersebut.
2.4 Pengembangan Aplikasi Athenaeum Light Pada dasarnya Aplikasi Athenaeum Light ini menurut kami sudah layak untuk dijadikan sebagai alat bantu untuk mempermudah sistem kerja dalam pengelolaan atau pelayanan perpustakaan, namun masih terdapat kekurangan dalam aplikasi ini. Untuk itu diperlukan pengembangan ke depan, agar aplikasi Athenaeum Light ini lebih baik, sehingga aplikasi ini diharapkan banyak di manfaatkan di lembaga perpustakaan untuk mempermudah sistem kerja dalam pengelolaan dan pelayanan di perpustakaan.
9
Pengembangan Athenaeum Light 8.5 ke depan menurut kelompok kami salah satunya adalah mengkonstruksi tampilan antar muka pengguna (interface). Komunikasi yang baik antara komputer dengan manusia (pengguna) akan terlaksana jika desain interface mudah dipahami oleh pengguna, dengan tidak mengurangi unsur estetika interface itu sendiri. Struktur tampilan interface Athenaeum Light yang tidak penuh layar, menyulitkan pengguna dan membuat kesan kurang menarik. Untuk itu seharusnya diperbaiki menjadi penuh layar (maximize), sehingga dengan tampilan penuh layar (maximize) akan memudahkan baik pustakawan maupun pengguna jasa perpustakaan dalam menggunakan Athenaeum Light. Sebuah aplikasi yang menggunakan pangkalan data membutuhkan otentifikasi sistem agar keamanan data terjamin. Athenaeum Light memberikan dua tampilan otentifikasi sistem yakni, tampilan account pengguna dan tampilan account administrator. Kami berharap ke depannya untuk hak atas penggunaan Athenaeum Light, jenis pemakainya dibedakan menjadi empat kategori menurut username dan password, yakni Administrator
administrator, pustakawan, staf sirkulasi, dan pengguna.
mempunyai hak akses atas semua fasilitas Athenaeum Light.
Pustakawan mempunyai hak akses terbatas, yakni hanya akses untuk melakukan pemasukan (input) dan pengeluaran (output) data bibliografi, sistem laporan, sirkulasi, dan pencarian (searching). Kemudian staf sirkulasi mempunyai hak akses terbatas, yakni hanya hak akses untuk melakukan pemasukan (input) dan pengeluaran (output) data keanggotaan, sirkulasi, dan pencarian (searching). Sedangkan pengguna hanya mempunyai hak penelusuran koleksi. Sehingga tampilan interface Athenaeum Light dapat dibedakan berdasarkan hak akses pengguna (previledge) pemilik account dan keamanan data terjamin. Kemudian untuk pengembangan ke depan Athenaeum Light 8.5, dapat dilakukan dengan penambahan fitur-fitur pada modul dan memodifikasi modul-modul yang ada, serta melakukan desain ulang interface setiap modul agar setiap modul dapat berjalan lebih baik sesuai dengan fungsinya, dan mengubah atau memodifikasi tampilan menjadi semenarik mungkin sehingga tampilan tidak terlalu sederhana, sehingga proses otomasi perpustakaan dapat berjalan lebih efisien dan efektif dengan memperhatikan unsur estetika.
10
Selain itu Pada Athenaeum Light 8.5 yang belum memiliki kemampuan mengelola data selain koleksi tercetak (monograph), ke depannya diharapkan bukan hanya koleksi tercetak saja yang di otomasi melainkan juga koleksi non cetak seperti koleksi kartografi (peta), rekaman video, rekaman suara, foto (image), slide, filmstrips dan file komputer. Dan kami berharap nantinya Athenaeum Light dapat dijalankan dengan cara berbasis web (web base) dalam jaringan global (internet) tanpa harus menggunakan perangkat lunak Filemaker.
2.5 Review Aplikasi Athenaeum Light 8.5 2.5.1
Instalasi Athenaeum Light 8.5
Adapun langkah dalam proses instalasi Athenaeum Light adalah sebagai berikut: 1. Klik aplikasi Athenaeum Light 8.5 2. Akan tampil permintaan password
11
3. Kosongkan Account Name 4. Ketik Password: 5. merdeka = untuk administrator 6. user
= untuk pengguna
7. Klik OK 2.5.2
Menu Athenaeum Light Menu Utama untuk Administrator 1. Administrator dapat mencantumkan nama dan alamat perpustakaan serta moto perpustakaan jika ada 2. Administrator dapat melakukan kegiatan sirkulasi, seperti transaksi peminjaman, pengembalian, keanggotaan, serta administrasi berkaitan dengan kegiatan sirkulasi 3. Administrator dapat melakukan kegiatan inventarisasi, pengatalogan, penggunaan DDC, cetak label atau barcode koleksi melalui menu browser katalog dan DDC Abridge.
12
Menu Utama untuk Pengguna 1. Menu Online Public Accsess Catalog (OPAC) di rancang khusus untuk pengguna yang ingin menelusur koleksi perpustakaan. 2. Pengguna hanya dapat menelusur koleksi dan informasi mengenai peraturan perpustakaan melalui menu informasi pencarian dan browse katalog
2.5.3
Konfigurasi Sebelum melakukan kegiatan entri data terlebih dahulu harus dilakukan Konfigurasi Athenaum Light 8.5. Konfigurasi yang berfungsi untuk merubah beberapa setting seperti memasukkan data organisasi, memasukkan nama administrator, merubah setting athenaeum menjadi multi-user, pggunaan barcode, menetapkan jumlah maksimal buku yang dapat dipinjam, membuat batasan masa atau waktu peminjam dan juga merubah default kertas yang akan dicetak. Konfigurasi Athenaeum Light 8.5 dilakukan dengan cara sabagai berikut:
1. Klik menu Administrasi 2. Akan muncul Menu sebagai berikut
13
3. Nama Organisasi diisi sesuai dengan nama perpustakaan, Logo perpustakaan dapat disertakan pada kotak Logo Organisasi 4. Isi nama penanggung jawab perpustakaan dan jabatan 5. Tentukan maksimum buku yang boleh dipinjam 6. Tentukan jangka waktu peminjaman 7. Klik Home 2.5.4
untuk kembali ke menu utama
Pendataan Koleksi Pendataan koleksi merupakan proses awal dari pengorganisasian koleksi. Hal yang perlu dilakukan dalam pendataan koleksi antara lain:
Stempel inventaris dan stempel milik perpustakaan.
Stempel inventaris biasanya ditempatkan pada halaman judul buku. Stempel milik perpustakaan dilakukan di lembaran buku yang dipilih
Pemberian nomor induk koleksi
Nomor induk buku diusahakan unik, berurut dan konsisten. Setiap koleksi memiliki satu nomor induk. Misalnya judul buku “Manajemen Perpustakaan” memiliki 5 eksemplar. Maka setiap eksemplar buku memiliki satu nomor induk. Sehingga buku tersebut memiliki 5 nomor induk, contoh 06001, 06002, 06003, 06004 dan 06005. Artinya setiap buku yang telah menjadi hak milik perpustakaan memperoleh satu nomor induk.
14
Pencatatan pada buku induk
Hal yang perlu dicatat dalam buku induk adalah: a. Nomor induk / ID buku b. Pengarang c. Impresum : Kota Terbit, Penerbit dan tahun terbit d. ISBN e. Harga f. Jumlah, judul dan eksemplar g. Keterangan
2.5.5
Entri Data Entri data koleksi menggunakan program Athenauem Light cukup dilakukan satu kali. Artinya dengan sekali melakukan pendataan, data tersebut sudah dapat langsung digunakan pada bagian peminjaman dan katalog online. Prosesnya adalah sebagai berikut: 1. Pada menu utama klik entri data 2. Selanjutnya akan tampil form untuk entri data. 3. Selanjutnya klik “isi data” pada bar menu, akan muncul form kosong dengan posisi kusor pada baris “item id”, artinya setiap entri data baru item id harus dientri terlebih dahulu. Item Id adalah Nomor Induk buku. 4. Data yang diisi pada form isian sesuai dengan data pada temporary slip. 5. Setelah pengisian data selesai, selanjutnya untuk menambahkan nomor induk untuk judul yang sama, lakukan perintah copy data atau duplicate record 6. Pada lembar isian yang telah selesai dikerjakan klik icon duplicate record
7. Ketik nomor induk berikutnya 8. Demikian seterusnya 9. Untuk mengisi data baru klik kembali isi data atau icon
15
2.5.6
Keanggotaan Langkah
yang
perlu
dilakukan
dalam
membuat
keanggoataan
perpustakaan adalah sebagai berikut:
Pilih dan klik Keanggotaan dari menu Utama
Akan tampil daftar anggota perpustakaan yang telah terdaftar
Pilih dan klik salah satu anggota
Selanjutnya Pilih dan klik “Isi data” dari menu bar untuk mengisi anggota baru perpustakaan.
Foto anggota dapat ditampilkan dengan cara, klik kanan mouse pada kolom foto, pilih dan klik insert picture dan pilih foto sesuai dengan nama anggota.
Form anggota berisikan data sebagai berikut:
No.Id Anggota
Nama depan, Inisial dan Nama belakang
Alamat
Divisi/Bagian 16
Masa berlaku
Alamat
E-mail
Dari setiap Anggota perpustakaan dapat diketahui daftar koleksi yang sedang dipinjam, tanggal kembali dan pesananan koleksi. 2.5.7
Peminjaman Proses peminjaman koleksi adalah sebagai berikut:
Pilih dan klik peminjaman dari menu utama
Menu peminjaman akan tampil seperti berikut
Ketik nomor Anggota pada kolom No.ID Anggota, kemudian tekan Tab pada papan keyboard
Ketik nomor inventaris koleksi pada kolom No.ID Buku/Koleksi, kemudian tekan Tab pada papan Keyboard
Klik OK
Sistem secara otomatis akan mencantumkan judul buku dan tanggal kembali pada Daftar pinjaman, seperti terlihat pada Gambar
2.5.8
Demikian seterusnya untuk peminjaman lebih dari 1 koleksi
Pengembalian Proses pengembalian koleksi adalah sebagai berikut:
Pilih dan klik pengembalian dari menu Utama
17
Ketik nomor koleksi yang dikembalikan, kemudian tekan Tab pada papan keyboard
Akan muncul judul buku sesuai dengan nomor inventaris
Klik OK, jika sesuai dan batal jika tidak sesuai
Sistem akan menampilkan kembali menu pengembalian
Demikian seterusnya untuk pengembalian koleksi berikutnya
Klik Batal jika ingin keluar dari menu pengembalian
Koleksi yang dipinjam apabila telah jatuh tempo dapat diperpanjang. Ketentuan perpanjangan sesuai dengan kebijakan perpustakaan. Langkah untuk proses perpanjangan adalah sebagai berikut:
2.5.9
Pilih dan klik perpanjangan dari menu pengembalian
Ketik nomor induk buku yang ingin diperpanjang
Klik OK
Statistik Laporan mengenai kegiataan perpustakaan seperti arsip transaksi peminjaman dan pengembalian koleksi, keanggotaan, laporan tahunan, laporan koleksi dan laporan perbagian secara otomatis telah terdata dalam program Athenaeum. Untuk melihat laporan kegiatan perpustakaan dari menu utama klik Statistik, akan muncul menu seperti berikut:
18
2.6 Kelebihan dan Kelemahan Aplikasi Athenaeum Light 2.6.1 Kelebihan dari software Athenaeum Light adalah: 1. Instalasi mudah, hanya cukup mengekstrak ke harddisk komputer. 2. Fitur sangat lengkap, bahkan tersedia Klasifikasi DDC . 3. Dapat di pindah-pindah ke komputer lain dengan cepat tanpa menghilangkan data yang sudah kita input sebelumnya (portable). 4. Ada pengembangnya (dalam hal ini adalah komunitas Athenaeum Light Indonesia di http://kali-indonesia.blogspot.com). Jadi, ada pihak yang bisa dimintai solusi kalau ada permasalahan dan yang mengembangkan software tersebut lebih lanjut. 5. program ini mampu menampung data hingga 8 terabyte (setara dengan 8000 GB) 6. adanya tambahan menu weblive yang memungkinkan pengguna bisa merujuk ke situs yang telah dipilih pustakawan untuk mencari data yang tidak ditemukan dalam database. 7. bisa dimodifikasi dengan Filemaker 7 atau 8 bahkan 8.5 (commercial). 8. mampu menunjang kegiatan sirkulasi perpustakaan, yaitu peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan. 9. aplikasi ini mampu dijalankan di dalam komputer dengan spesifikasi minim, yaitu Processor Intel Pentium II, RAM 64 MB, OS Windows / 95 / 98 / ME / 2000 / XP, dan harddisk minimum 5 GB. 10. menunjang kegiatan pelaporan dan pembuatan formulir-formulir perpustakaan (label, barcode, surat denda, dan sebagainya).
19
11. mampu menunjang dalam kelestarian data karena software ini dapat dibackup dengan mudah. 12. Lebih tahan terhadap gangguan seperti listrik mati atau data scrash. 13. Lebih mudah ditampilkan dalam web dengan filemaker API dan PHP. 2.6.2 Kelemahan dari Software Athenaeum Light adalah: 1. Kita membutuhkan software File Maker untuk diinstal terlebih dahulu, dan itu belum tersedia versi freenya. 2. keamanan datanya rendah (low security) karena aplikasi ini bersifat portable. 3. DCC belum bisa update artinya masih tetap menggunakan versi DDC 21 4. Kebanyakan hanya digunakan di perpustakaan sekolah.
20
BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan Athenaum Light adalah sebuah perangkat lunak sistem otomasi perpustakan versi freeware untuk mengelola data (Buku dan dokumen lain) yang diproduksi oleh Sumware Consulting.
Athenaeum sendiri merupakan aplikasi perangkat lunak
berbasis elektronik yang mempunyai fungsi untuk memudahkan perpustakaan dalam sistem sirkulasi dan entri, dan bisa diakses secara gratis. Athenaeum Light 6.0 memiliki fasilitas yang tidak kalah dari perangkat lunak lainnya yang lebih mahal. Oleh karena itu, Athenaeum Light 6.0 sangat layak untuk digunakan oleh perpustakaan komunitas.Athenaeum light sendiri merupakan pengembangan dari Athenaeum Caemellia 6.0, jika dilihat dari segi fitur dan menunya athenaeum light 8.0 sudah termasuk aplikasi yang bagus. Dan membutuhkan pengembangan lebih lanjut seperti sistem interface dan filemakernya. 3.2 Saran Saran yang dapat diberikan untuk aplikasi athenaeum light ke depan adalah dari tampilan menu untuk dibuat lebih menarik dan mungkin bisa digunakan untuk chatting antara mahasiswa dengan kita memiliki akun sendiri seperti email.
21
DAFTAR PUSTAKA ___http://ygiovanni.blogspot.com/2011/09/athenaeum-light.html, di akses pada tanggal 17 Mei 2013 ___http://kali-indonesia.blogspot.com/2007_01_01_archive.html, di akses pada tanggal 17 Mei 2013 Anonimous___http://www.suaramerdeka.com/v1/index.php/read/cetak/2008/12/22/44472 /Athenaeum-Light-Mendigitalisasi-Perpustakaandiakses pada tanggal 14 mei 2013 Anonimous___http://donyprisma.wordpress.com/2012/10/17/athenaeum-light-8-5/ diakses pada tanggal 13 mei 2013 Fauzi ,Ahmad. Jurnal modifkasi dan pengembangan atheneum light. Jakarata.Fakultas Ilmu Budaya Universitas Indonesia.2008 Anngi hafiz al hakam. 2006. Penerapan sistem informasi (athenaeum untuk perpustakaan komunitas). Universitas Padjajaran.
http://www.slideshare.net/anggihafiz/athenaeum-
light-60-untuk-perpustakaan-komunitas.Bandung.
22
