Panduan Praktis. Oleh: SULISTYO A. SIRAN. Dear Dr. Brand

Panduan Praktis

Oleh: SULISTYO A. SIRAN

Dear Dr. Brand

KORESPONDENSI KERJASAMA INTERNASIONAL BIDANG KEHUTANAN

Penulis: SULISTYO A. SIRAN Desain Cover: Bintoro Editor: Putri K. Kusuwardani Penyelaras Akhir: Haryono ISBN: 978-979-3145-66-2 Diterbitkan oleh: Puslitbang Hutan dan Konservasi Alam Bogor

KATA PENGANTAR Dalam praktek sehari-hari, pengelolaan kerjasama luar negeri di bidang kehutanan tidak terlepas dari kegiatan-kegiatan: pengorganisasian dan penyelenggaraan pertemuan/sidang internasional, penyusunan (pidato, paper atau country report), menghadiri pertemuan/sidang internasional, melaksanakan misi (dagang, promosi investasi, ekspose maupun pameran) dan lain sebagainya. Saat ini hubungan dan kerjasama luar negeri tidak saja dimonopoli oleh unit kerja yang mempunyai tugas pokok dan fungsi tersebut tetapi juga dilakukan oleh siapa saja yang mendapatkan kesempatan untuk melakukan hubungan dan kontak dengan mitranya di luar negeri. Dari keseluruhan kegiatan tersebut, komunikasi dengan tulisan (surat) merupakan faktor yang sangat penting karena akan mendasari kelancaran seluruh rangkaian hubungan dan kerjasama luar negeri. Kesulitan mulai muncul tatkala tidak dikuasainya teknik korespondensi dengan menggunakan bahasa Inggris. Akibatnya dapat diduga bahwa hubungan dengan mitra menjadi kurang harmonis dan akrab sehingga mempengaruhi kualitas hubungan dan kerjasama secara keseluruhan. Kesulitan yang sering dihadapi sampai saat ini adalah tidak tersedianya cukup publikasi yang memuat contoh atau pola pembuatan surat berbahasa Inggris yang dapat dijadikan referensi dalam berkorespondensi. Oleh karena itu maka orang akan merasa reluctant atau enggan untuk berkomunikasi karena kesulitan didalam berkorespondensi dengan bahasa Inggris dengan mitra kerja. Atas dasar kenyataan di atas maka disusunlah buku ini dengan maksud untuk memberikan solusi agar dalam menjalin hubungan dan kerjasama dengan mitra di luar negeri dapat berjalan dengan lancar dan mencapai tujuan. Contoh suratsurat yang dimuat dalam buku ini dipilih dari surat-surat yang masuk dan keluar dari Biro Kerjasama Luar Negeri dan Badan Litbang Kehutanan, Departemen Kehutanan yang banyak terkait dengan kerjasama bidang kehutanan khususnya Penelitian dan Pengembangan. Surat-surat tersebut selanjutnya dimodifikasi dan di”rephrase” kembali agar sesuai dengan konteks permasalahan. Kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian buku ini, kami ucapkan terima kasih. Mudah-mudahan ALLAH SWT akan selalu memberikan bimbingan kepada kita semua, Amin. Jakarta, Nopember 2010 Kepala Badang Litbang Kehutanan,

Dr. Ir. Tachrir Fathoni, MSc Korespondensi KerjasamaInternasional Bidang Kehutanan

iii

DAFTAR ISI KATA PENGANTAR.......................................................................................... iii DAFTAR ISI........................................................................................................v 1. PENDAHULUAN..........................................................................................1 2. KORESPONDENSI.......................................................................................3 2.1 Pengertian dan Ruang Lingkup ..........................................................3 2.2 Bagian Penting Surat ..........................................................................4 3. BENTUK SURAT BERBAHASA INGGRIS...................................................7 3.1 Bentuk Surat Dengan Gaya Inggris (British Style)...............................7 3.2 Bentuk Surat Dengan Gaya Amerika (American Style)........................9 3.3 Dua Contoh Surat dengan Dua Gaya..................................................9 4. MODEL SURAT-SURAT...........................................................................................13 4.1 Undangan Pertemuan........................................................................13 4.2 Balasan Undangan Pertemuan..........................................................16 4.3 Balasan Surat Undangan Untuk Kunjungan .....................................18 4.4 Pemberitahuan Berhalangan Hadir di Pertemuan.............................22 4.5 Pemberitahuan Kehadiran pada Pertemuan......................................23 4.6 Pemberitahuan Ketidakhadiran dan Mengusulkan Pengganti...........24 4.7 Undangan untuk Kunjungan Kerja.....................................................25 4.8 Undangan Untuk Kunjungan Dalam Rangka Promosi Pengelolaan Hutan Lestari.................................................................26 4.9 Pemberitahuan Penundaan Pertemuan.............................................27 4.10 Pemberitahuan Mengenai Rencana Berkunjung ke Suatu Negara...30 4.11 Penundaan Kunjungan Karena Ada Masalah....................................31 4.12 Jawaban atas Permintaan Kunjungan dari Negara Tertentu.............32 4.13 Ucapan Terima Kasih atas Penyambutan Selama Kunjungan...........34 4.14 Pemberitahuan Karena Tugas Berakhir.............................................39 4.15 Jawaban Ucapan Terima Kasih Kepada Seseorang yang Mengakhiri Tugas ..............................................................................41 4.16 Ucapan Selamat atas Jabatan Baru..................................................42

Korespondensi KerjasamaInternasional Bidang Kehutanan

v

4.17 Surat Balasan Atas Ucapan Selamat Karena Jabatan Baru..............46 4.18 Permintaan Mengenai Sponsorship..................................................47 4.19 Jawaban Kesediaan Memberikan Sponsorship................................49 4.20 Jawaban Penolakan Sponsorship.....................................................50 4.21 Permintaan untuk menyelenggarakan training/workshop/seminar...52 4.22 Ucapan Bela Sungkawa....................................................................53 4.23 Menyampaikan Terima Kasih atas Ucapan Bela Sungkawa..............55 4.24 Permohonan Untuk Pindah Tugas.....................................................55 4.25 Rekomendasi Kepada Mitra Kerja untuk Mendapatkan Biaya Proyek................................................................................................56 4.26 Penyampaian Cindera Mata Kepada Tamu.......................................57 4.27 Ucapan Terima Kasih Atas Pemberian Cindera Mata .......................58 4.28 Dukungan Kepada Orang Asing Untuk Melakukan Riset di Indonesia...........................................................................................59 4.29 Peningkatan Kerjasama Penelitian....................................................63 4.30 Ucapan Selamat Kepada Mitra Yang Negaranya Berulang Tahun Kemerdekaan.....................................................................................64 4.31 Jawaban Atas Ucapan Terima Kasih pada Hari Ulang Tahun Kemerdekaan Negara........................................................................65 4.32 Surat pengantar Untuk Menyampaikan Publikasi.............................65 4.33 Undangan untuk Dinner.....................................................................66 5. PENUTUP...................................................................................................71 TENTANG PENULIS .......................................................................................73

vi DAFTAR ISI

PENDAHULUAN

1

Dalam sejarah Pengelolaan Hutan di Indonesia, kerjasama luar negeri merupakan bagian yang sangat penting dalam menjalin kemitraan dengan relasi yang berada di luar negeri. Oleh karena itu penguasaan bahasa Inggris baik melalui percakapan, pendengaran dan kemampuan menulis merupakan persyaratan yang harus dipenuhi agar komunikasi dapat berjalan dengan lancar. Untuk seseorang yang ditempatkan pada unit kerja tertentu, misalnya bagian kerjasama bilateral, atau multilateral dan mengharuskannya untuk selalu berhubungan dengan mitra di luar negeri, maka penguasaan berkorespondensi dengan bahasa Inggris tidak dapat ditawar-tawar. Walaupun kenyataannya pada saat ini seseorang tidak harus mempunyai jabatan tertentu atau bekerja pada unit kerja tertentu agar dapat berkomunikasi dengan sahabatnya di luar negeri. Dengan berkembangnya teknologi informasi seperti saat ini, orang dapat berhubungan dengan orang lain yang jaraknya ratusan kilometer dalam hitungan detik. Oleh karena itu penguasaan untuk berkorespondensi dengan bahasa Inggris harus bisa dilakukan oleh siapa saja, tidak terkecuali oleh staf pada unit kerja yang paling rendah jabatannya sekalipun. Ada kalanya pada momen tertentu, seseorang harus memberi ucapan selamat kepada sahabatnya, mengundang untuk pertemuan, menyampaikan kenangkenangan atau bermaksud ingin berkunjung pada suatu negara tertentu. Semua hal yang diinginkan tersebut harus dapat diekspresikan dengan baik lewat surat yang ditulis. Gaya bahasa, etika dan tata bahasa yang digunakan harus benar-benar mencerminkan bahwa si penulis surat memang orang yang intelek dan berbudaya. Jika tidak, maka sahabat kita akan mendapatkan kesan yang kurang baik terhadap kita hanya karena ketidaktahuan kita mengenai etika dalam menulis surat berbahasa Inggris. Buku yang ditulis ini memuat tiga hal penting, yaitu pada Bab I menguraikan tentang pengertian dan ruang lingkup korespondensi dan aspek-aspek penting yang perlu diperhatikan dalam pembuatan surat. Pada Bab II diuraikan mengenai dua bentuk surat, yaitu gaya British (British style) dan gaya Amerika (American style), sedangkan pada Bab III di tampilkan contoh-contoh surat yang ditulis berdasarkan momentum yang berbeda-beda. Sebagai sebuah surat formal, contoh-contoh surat yang ditampilkan tidak banyak bervariasi, karena dalam prinsip pembuatan surat resmi memang harus jelas, singkat, lugas namun dapat dimengerti oleh fihak yang terlibat dalam berkorespondensi. Oleh karena itu penulisan surat yang berisi kalimat yang panjang dan bertele-tele perlu dihindari, disamping sering membingungkan juga banyak menyita waktu bagi yang menerima surat untuk memahaminya.


1

KORESPONDENSI

2

2.1 Pengertian dan Ruang Lingkup Pengertian korespondensi dalam penyajian ini dibatasi pada hal suratmenyurat dengan menggunakan bahasa Inggris yang ruang lingkupnya lebih spesifik yaitu dalam rangka kerjasama luar negeri bidang kehutanan. Beberapa segmen penting dalam surat-menyurat perlu diketahui agar efektifitas korespondensi tersebut dapat dicapai. Sebelum surat ditulis, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu: 1. Tujuan penulisan surat Tujuan penulisan surat menggambarkan maksud si penulis surat yang hendak dicapai dalam berkorespondensi, misalnya: mengundang untuk pertemuan, mengucapkan selamat, atau meminta konfirmasi tentang beberapa hal yang berkaitan dengan masalah tertentu. 2. Jenis surat yang akan ditulis Jenis surat dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu surat yang bersifat formal dan informal. Dalam penyajian ini contoh surat-surat yang disajikan sifatnya formal, yaitu hubungan kedinasan antara satu instansi dengan instansi lain di luar negeri 3. Situasi yang digambarkan Gambaran mengenai situasi yang terkait dengan topik yang dibicarakan dalam surat, misalnya: mengucapkan selamat kepada seorang pejabat karena promosi atau mengucapkan bela sungkawa atas musibah yang dialami. 4. Kepada siapa surat ditulis Kejelasan mengenai siapa yang dituju dalam surat sangat penting untuk diketahui agar maksud penulisan surat dapat tercapai. Status orang yang akan menerima surat menggambarkan mengenai relasi antara penulis dan penerima surat, misalnya: antara kolega, (Menteri dengan Menteri atau antar direktur Jenderal) pimpinan dan bawahan, dan lain-lain. Kesetaraan hubungan dan tingkat relasi akan mempengaruhi banyak hal, antara lain: isi surat, gaya, dan tata bahasa yang digunakan dalam penulisan surat. Empat hal tersebut perlu diperhatikan dengan baik, agar korespondensi yang dilaksanakan benar-benar efektif. Kesalahan yang mungkin terjadi adalah kurangnya perhatian terhadap ke empat aspek tersebut sehingga komunikasi menjadi gagal, karena isi surat dipandang tidak sopan dan bahkan mungkin dianggap menyinggung perasaan.


3

2.2 Bagian Penting Surat Pada umumnya surat yang baik terdiri dari bagian-bagian penting surat, yaitu: 1. Nomor referensi 2. Tanggal surat 3. Alamat yang dikirimi surat 4. Salam pembukaan 5. Isi surat 6. Paragraf akhir 7. Salam penutup 8. Pengirim surat 2.2.1 Nomor Referensi Pada umumnya nomor referensi atau nomor surat ditulis pada bagian kiri atas dan berguna untuk mengetahui posisi surat dalam agenda surat-surat yang dikirimkan ke luar. Bagi si penerima surat, nomor referensi tersebut digunakan untuk menjadi referensi atau rujukan dalam menjawab surat. Nomer referensi juga berfungsi bagi manajemen untuk alat kendali, yang sewaktu-waktu dapat digunakan untuk melacak keberadaan surat tersebut. 2.2.2 Tanggal Surat Penulisan tanggal umumnya dilakukan setelah pencantuman tempat dan diletakkan pada kanan atas. Secara keseluruhan, penulisan tanggal dimulai dari: tanggal, diikuti nama bulan (biasanya bukan angka) dan tahun, misalnya: Jakarta, 7 August 2009. atau bisa juga Jakarta, August 7, 2009. 2.2.3 Alamat si Penerima Surat Alamat si penerima surat atau biasa disebut alamat surat meliputi : nama, jabatan dan alamat lengkap yang dikirimi surat. Pada umumnya alamat surat diletakkan pada sisi kiri atas kertas surat. Karena berkembangnya teknologi informasi dan pertimbangan kecepatan, penulisan alamat si penerima surat kadang-kadang tidak lengkap karena pengirimannya dilakukan dengan faksimili atau e-mail. Untuk kepentingan kedinasan, surat yang asli biasanya akan tetap dikirimkan melalui Kantor Pos atau jasa pengiriman surat dan dokumen. 2.2.4 Salam Pembukaan Sebagai awal pembukaan surat, biasanya digunakan salam pertemuan. Bentuk salam yang digunakan tergantung seberapa penting dan tinggi jabatan penerima surat. Jika yang berkorespondensi setingkat kepala negara atau menteri, salam pertemuan yang umumnya digunakan adalah" Yours Excellency", namun apabila setingkat direktur jenderal atau direktur ke bawah

4

KORESPONDENSI

cukup digunakan "Dear Sir/Madame" atau Dear Prof/Dr. (Famili name/last name). 2.2.5 Isi Surat Isi surat merupakan bagian yang terpenting dari keseluruhan surat. Dalam isi surat akan tercermin maksud dan kehendak dari si pengirim surat. Oleh karena itu kalimat-kalimat yang ditulis dalam isi surat harus jelas, lugas namun mudah dimengerti. Pemilihan kata-kata harus dilakukan dengan cermat, demikian pula dalam pemilihan nada dan gaya bahasa. Hindari pemilihan kata-kata yang keliru dan penggunaan tata bahasa yang salah. Karena hal ini akan menimbulkan kesan kurang baik di mata si penerima surat sehingga kemungkinan tujuan penulisan surat kurang mencapai sasaran. 2.2.6 Paragraf Akhir Paragraf akhir juga biasa disebut paragraf penutup dan biasanya berisi satu atau dua baris kalimat. Seringkali paragraf terakhir cukup menentukan karena berfungsi mengakhiri korespondensi yang sedang berlangsung. Sebagai contoh, kalau isi surat menyatakan permohonan untuk mendapatkan bantuan biaya sekolah, maka contoh kalimat penutup yang biasa digunakan adalah " your quick response in this matter is really appreciated". 2.2.7 Salam Penutup Salam penutup digunakan untuk menutup surat. Penggunaan salam penutup sangat bervariasi dan tergantung pada status dan tingkat hubungan yang melakukan korespondensi. Beberapa contoh salam penutup antara lain: "sincerely yours", atau ”your sincerely”, "Your very truelly" atau ”Your Excellency” dan lain sebagainya. 2.2.8 Alamat Si Pengirim Surat Alamat si pengirim surat meliputi informasi mengenai : nama dan alamat si pengirim surat. Biasanya pada surat dinas, kertas surat yang digunakan sudah tercetak kop yang terletak pada bagian atas surat. Kop surat tersebut biasanya terdiri dari informasi mengenai nama instansi, lambang instansi dan alamat lengkap. Oleh karena itu setelah pencantuman nama si pengirim surat, dibawahnya cukup dicantumkan jabatan dan tidak perlu lagi ditulis alamat lengkap. Alamat si pengirim surat dapat dicantumkan pada sampul surat, apabila surat dimaksud akan dikirimkan melalui kantor pos atau jasa pengiriman surat/ dokumen.


5

BENTUK SURAT BERBAHASA INGGRIS

3

Secara umum surat-surat yang menggunakan bahasa Inggris dapat dikelompokkan menjadi dua berdasarkan gaya (style) penulisan yaitu Gaya Inggris (British Style) dan Gaya Amerika (American Style). Namun demikian dilihat dari sisi substansi kedua gaya tersebut tidak menunjukkan perbedaan yang prinsip. Berdasarkan praktek kedinasan sehari-hari khususnya di Indonesia, pembuatan surat berbahasa Inggris sering kali tidak membedakan apakah menganut gaya Amerika atau Inggris, terlebih kalau surat yang dibuat dimaksudkan untuk menjawab surat-surat yang diterima. Apabila surat yang perlu direspon adalah surat yang berasal dari Inggris atau negara Eropa, maka surat yang dibuat menggunakan gaya British, demikian pula untuk surat-surat yang datang dari Amerika (Latin, USA dan Kanada), maka surat-surat yang dibuat untuk merespon mengikuti gaya Amerika.

3.1 Bentuk Surat Dengan Gaya Inggris (British Style) Bentuk surat formal atau dinas yang penulisannya menggunakan gaya British, dicirikan oleh 11 elemen atau unsur yaitu sebagai berikut: 1. Printed letter head (kop surat), meliputi: nama instansi, alamat, nomor telepon, nomor fax, e-mail, web-site, dll, sebagaimana contoh berikut: MINSTRY OF FORESTRY OF THE REPUBLIC OF INDONESIA FORESTRY RESEARCH AND DEVELOPMENT AGENCY Manggala Wanabhakti, Jalan Gatot Subroto Phone: 2-21-5701114, Fax: 2-21-5701111 dst Http//:www.p3hka.org, Email:[email protected] 2. Reference (rujukan), meliputi: initial (huruf), nomor atau keduanya. Apabila surat yang ditulis sifatnya surat balasan, maka pada reference dapat ditulis sesuai dengan referensi dari surat yang akan direspon, sebagaimana contoh berikut: Our ref: HRD/7/10 3. Date (Tanggal), meliputi: tanggal, bulan (January, February, dst) dan tahun (2010). Dianjurkan untuk tidak menulis bulan dengan angka. Di depan tanggal tidak perlu dituliskan nama kota, sebagaimana contoh berikut: 7 August 2010


7

4. Inside Address, yaitu: tujuan surat, dan alamat yang bersangkutan sebagaimana contoh berikut: Dr. Kwak Mahn-sup Administrator of Forestry Administration Republic of Korea Seoul, Korea 5. Attention: bisa ditulis bisa juga dihilangkan. Apabila ditulis sebagaimana contoh berikut : For the attention of Mr. SAS 6. Salutation, yaitu: Salam pembukaan untuk orang yang dikirimi surat. Kata yang digunakan tergantung tingkatan pejabat yang bersangkutan. Penulisan diawali huruf besar dan diakhiri dengan koma, sebagaimana contoh berikut: His Excellency, Dear Sirs, Dear Mr. SAS, 7. Subject line (perihal): boleh ditulis boleh tidak. Jika ditulis sebagaimana contoh berikut: Subject: Bilateral Meeting 8. Body of letter (isi surat), yaitu: diawali dengan huruf besar, bisa terdiri dari satu atau banyak paragrap, sebagaimana contoh berikut: Thank you for your letter of 7 August 2010 regarding the Bilateral Meeting on Forestry between New Zealand and Indonesia. Please find enclose the tentative schedule of the visit of Indonesian delegates for your perusal and attention. 9. Complementary Close (salam penutup), yaitu: kalimat yang digunakan untuk menutup surat. Penulisan salam penutup diawali dengan huruf besar dan biasanya diakhiri dengan “koma”, seperti contoh berikut: Yours faithfully, 10. Signature (tanda-tangan), yaitu tanda-tangan yang dibubuhkan oleh yang membuat surat dan biasanya diikuti oleh nama dan posisi atau jabatan yang bersangkutan dalam instansi, sebagaimana contoh berikut: Sulistyo A. Siran Chief, Forestry Reseach Institute of Kalimantan (FRIK) 11. Enclosure (lampiran), yaitu dokumen yang perlu dilampirkan untuk kelengkapan surat. Jika tidak ada yang dilampirkan dalam surat, tidak

8

BENTUK SURAT BERBAHASA INGGRIS

perlu dituliskan. Namun jika ada yang dilampirkan, misalnya 2 eksemplar, maka pada enclosure dapat ditulis sebagai berikut: Enclosure: 2 exemplars

3.2 Bentuk Surat Dengan Gaya Amerika (American Style) Surat-surat yang itulis dengan menggunakan gaya Amerika secara prinsip tidak berbeda jauh dengan surat-surat yang ditulis dengan menggunakan gaya British. Beberapa perbedaan tersebut antara lain terletak pada: 1. Penulisan “Date” yang dimulai dengan bulan lebih dulu baru tanggal, contohnya: August 7, 2010 2. Penulisan “attention” sebagaimana contoh berikut: Attention: Mr. B. Norby 3. Penulisan “salutation” yang diakhiri dengan“:” (titik dua) seperti contoh berikut: Dear Sir: atau Dear Mr. Phillips: 4. Penulisan “complimentary close” dengan menggunakan beberapa kata yang popular yaitu: Very truly yours, Sincerely yours Yours very truly,

3.3 Dua Contoh Surat dengan Dua Gaya Secara keseluruhan maka penulisan surat dengan menggunakan kedua gaya tersebut adalah sebagai berikut:


9

3.3.1 Bentuk Surat Gaya British

MINISTRY OF FORESTRY OF THE REPUBLIC OF INDONESIA FORESTRY RESEARCH AND DEVELOPMENT AGENCY Manggala Wanabhakti, Jalan Gatot Subroto Phone: 2-21-5701114, Fax: 2-21-5701111 Http//:www.forda.go.id, Email:[email protected] Our ref: HRD/7/10 7 August 2009 Dr. Kwak Mahn-sup Administrator of Forestry Administration Republic of Korea Seoul, Korea For the attention of Mr. SAS Dear Dr. Kwak, Subject: Bilateral Meeting Thank you for your letter of 1 August 2009 regarding the Bilateral Meeting on Forestry between Korea and Indonesia which will be held in Korea in the first week of September 2009. Please find enclosed the tentative schedule of the visit of Indonesian delegates for your perusal and consideration. Thank you for your kind attention. Yours faithfully, Reynaldi Bayu Aji Director General of FORDA Enclosure: 2 exemplars

10 BENTUK SURAT BERBAHASA INGGRIS

3.3.2 Bentuk Surat Gaya Amerika

MINISTRY OF FORESTRY OF THE REPUBLIC OF INDONESIA FORESTRY RESEARCH AND DEVELOPMENT AGENCY Manggala Wanabhakti, Jalan Gatot Subroto Phone: 2-21-5701114, Fax: 2-21-5701111 Http//:www.forda.go.id, Email:[email protected] Our ref: HRD/7/10 August 7, 2009 Dr. Kwak Mahn-sup Administrator of Forestry Administration Republic of Korea Seoul, Korea Attention: Mr. SAS Dear Dr. Kwak: Subject: Bilateral Meeting Thank you for your letter of 1 August 2009 regarding the Bilateral Meeting on Forestry between Korea and Indonesia which will be held in Korea in the first week of September 2009. Please find enclose the tentative schedule of the visit of Indonesian delegates for your perusal and consideration. Thank you for your kind attention. Sincerely yours, Reynaldi Bayu Aji Director General of FORDA Enclosure: 2 exemplars


11

MODEL SURAT-SURAT

4

4.1 Undangan Pertemuan Dalam rangkaian kerjasama, sering kali kita mendapat giliran atau ditunjuk menjadi tuan rumah suatu pertemuan misalnya pertemuan bilateral, multirateral, regional atau penyelenggaraan seminar atau workshop. Selama ini dikenal ada empat bentuk pertemuan, yaitu tingkat presiden (presidential meeting), tingkat menteri (ministerial meeting), tingkat pejabat tinggi (senior official meeting), dan tingkat pejabat direktur (working group). Penandatanganan surat undangan bisa oleh Presiden, Menteri atau Direktur Jenderal/Sekretraris Jendral atau Direktur, tergantung pada bentuk dan tingkat pertemuan. Untuk pertemuan tingkat menteri, surat undangan ditandatangani oleh Menteri, sedangkan bahasa yang digunakan harus halus, sopan dan diplomatis. Surat undangan untuk mengahadiri pertemuan dimaksud dapat dilihat pada contoh berikut. Our ref : ND 163/1-8V.2009 Mr. ....................................... Minister of Primary Industries Malaysia

28 June 2009

Your Excellency, 37 TH MEETING OF THE ASEAN MINISTERS ON AGRICULTURE AND FORESTRY (AMAF), 24-26 AUGUST 2009 I have the honour to invite you to attend the 17th Meeting of the ASEAN Ministers on Agriculture and Forestry (AMAF) which is scheduled to be held from 24 to 26 August 2009 in Jakarta. I am pleased also to inform you that the Organizing Committee is preparing separate programme for spouses of Ministers and delegates attending the meeting. It is my pleasure to extend the invitation to your wife to accompany you on your visit to Jakarta. As was the practice in the previous AMAF Meeting, the Ministers’ Meeting will be preceded by a meeting of Senior Officials from 21 to 23 August 2009 which will prepare the groundwork for discussions. I look forward to receiving you and your wife in Jakarta. Yours Sincerely, SAS....................................... Minister of Forestry, Indonesia Korespondensi KerjasamaInternasional Bidang Kehutanan

13

Contoh surat undangan lain untuk pertemuan senior official meeting (SOM) dapat dibuat dan ditanda tangani oleh Eselon I atau setingkat Direktur Jenderal. Draf provisional agenda dapat dilampirkan pada surat dan dikirim dengan maksud untuk mendapat persetujuan dari pejabat negara anggota SOM. Contoh surat dimaksud dapat dilihat sebagaimana berikut: Our ref: 07 November 2009 All ASOF Leaders ASEAN Member Countries Dear All : At the Senior Officials Meeting of the 31st ASEAN Ministers on Agriculture and Forestry (23rd SOM-AMAF) held on 01-02 October 2009 in Medan, Sumatra, Indonesia, the Agreed Minutes for the proposed “ASEAN Forestry Programme” was considered. The Meeting agreed to further study the recommendations so that a decision can be made before the end of 2009. In order to expedite the decision process and to facilities discussion among member countries, there will be a Special Session of the ASOF which is scheduled tentatively on 04-05 December 2009 in Bogor to be hosted by Indonesia. Attached is a draft provinsional agenda of the Special Session for your reference. For further information regarding the exact venue and arrangements, please contact Mr. Hadi Suryo, Secretary General, Ministry of Forestry, Gedung Manggala Wanabakti, Jalan Gatot Subroto, Jakarta, Indonesia. Thank you and look forward to seing you in Bogor. Yours sincerely,

Dimas Arby R Chairman, ASOF

14 MODELSURAT-SURAT

Undangan juga dapat disampaikan dalam rangka penyelenggaraan steering committe meeting suatu proyek kerjasama. Apabila kita menjadi penyelenggara pertemuan, pemberitahuan awal perlu disampaikan, sebelum ada kepastian dan informasi rinci mengenai agenda dan tempat pertemuan agar pejabat yang rencananya akan diundang dapat mempersiapkan dan menjadwalkan dalam agendanya. Undangan dapat ditandatangani oleh Direktur Jenderal atau setingkat eselon I. Contoh surat undangan dapat dilihat sebagai berikut. Our ref:

17 May, 2009

Dr....................... Director General of CIFOR Jl. Situ gede Darmaga, Bogor Dear Sir, We would like to invite you to attend the Fifth Steering Committee Meeting of the ITTO funded project PD 12/97 Rev. 1 (F) “Forest, Science and Sustainability: The Bulungan Model Forest, on Wednesday, 13 June 2009 in Jakarta. We will forward to you futher information of the meeting in due time. Sincerely yours,

Dr. SAS DG of FORDA. KK/is


15

Model surat undangan yang berbeda dapat pula dibuat dengan penjelasan yang lebih rinci mengenai kapan, tempat dan lokasi pertemuan sebagaimana contoh berikut. Our Ref.:

2 October 2009

Dr. M Sl, Executive Director ITTO Dr. Hugo, European Union Mr. H D, DG, Production Forest Utilization Mr. A S, Director of Bureau of International Cooperation Mr. S H, Forest Planology Agency Mr. E N, ITTO, Yokohama Dear Sirs, With regard to follow up meeting with government officials and briefing of Project PD 89/90 Phase III, I would like to invite you to attend the meeting which will be held on : Day/Date : Monday, 9 October 2009 Time : 10.00 WIB Venue : Meeting Room, Badan Litbang Kehutanan (FORDA) Manggala Wanabakti Building Block I, 11st Floor Jl. Gatot Subroto, Jakarta Please find enclosed project document and report of the previous Steering Committee Meeting for your perusal and consideration. Thank you for your kind attention and look forward to seeing you in Jakarta. Sincerely yours, Dr. SAS Director General of FORDA

4.2 Balasan Undangan Pertemuan Kalau pihak yang diundang adalah menteri kita untuk menghadiri pertemuan bilateral dengan negara sahabat, maka surat jawaban sebaiknya segera dibuat setelah berkoordinasi dengan bagian Tata Usaha Pimpinan Menteri. Koordinasi diperlukan untuk mendapatkan persetujuan dari Menteri kita mengenai waktu dan agenda pertemuan yang diusulkan oleh pihak tuan rumah.

16 MODELSURAT-SURAT

Apabila surat undangan ditandatangani oleh menteri, maka surat jawaban harus ditandatangani pula oleh Menteri sebagaimana contoh surat berikut. Our ref:

20 January 2009

H. E. Anad Arbhakacrong Minister of Agriculture and Cooperatives Thailand Excellency, This is to acknowledge with thanks for your Excellency’s letters of December 9, 2008 and January 17, 2009 and the kind invitation extended to me to visit your esteemed country during Februari 16-21, 2009. I have great pleasure in accepting the invitation and agree with your proposed program and agenda of Ministerial and Senior Official Meetings. I look forward to this visit to Thailand and the opportunity to meet your Excellency and your colleagues to countinue our discussions and to futher strengthen the existing relationship between our two Countries. Please accept, Excellency, the assurances of my highest consideration. Sincerely yours,

Dr.SAS Minister of Forestry, Indonesia cc. Ambassador of the Republic of Indonesia, Bangkok Ambassador of the Kingdom of Thailand, Jakarta

Apabila instansi ( kita) diundang untuk menghadiri pertemuan internasional atau seminar, dan kebetulan juga diminta menjadi salah satu pembicara (speaker) maka kita harus menjawab dengan tertulis pula. Pejabat yang menandadatangani surat jawaban setingkat dengan pejabat yang mengundang pertemuan tersebut.


17

Dalam menjawab surat undangan, perlu dinyatakan bahwa kita bisa memenuhi undangan tersebut baik mengenai waktu diadakannya pertemuan maupun agenda yang akan dibahas dalam pertemuan. Untuk itu, surat jawaban tersebut dapat dibuat sebagaimana contoh berikut: Our Ref. 1428/IX/Lit-5/2009

12 October 2009

Mr. Yasuhiko Nisawa Japan International Forestry Promotion and Cooperation Centre Tokyo, Japan Dear Mr. Nisawa, Please kindly refer to your letter of 19 September 2009 concerning the two-day International Forum held in Tokyo on 1-2 February 2009. It is a great honour personally and professionally that I received your invitation to be the key note speaker in such important forum. Through this letter, I am pleased to accept your invitation and confirm to be the key note speaker for the forum. I thank you once again for your attention and look forward to having fruitful forum. Best regards. Sincerely yours,

SAS................................... Director General of FORDA

4.3 Balasan Surat Undangan Untuk Kunjungan Untuk meningkatkan hubungan bilateral, sering kali Menteri diundang untuk mengunjungi suatu negara tertentu untuk melakukan pembicaraan, diskusi dan mengunjungi obyek pembangunan kehutanan atau obyek wisata. Apabila undangan untuk kunjungan ke luar negeri berasal dari Menteri dari negara sahabat, dan setelah dikonfirmasikan ternyata Menteri Kehutanan (kita) setuju maka surat jawaban dapat siapkan.

18 MODELSURAT-SURAT

Surat jawaban harus ditandatangani oleh Menteri Kehutanan, sedangkan bahasa yang digunakan sedapat mungkin dipilih yang agak halus dan sopan sebagaimana contoh berikut. Our ref:

7 September 2009

Mr. Yong Yee Min Ambassador of The Rupublic of China Jakarta

Your Exellency, I am very much honoured to receive His Excellency Mr. Gao Dezhan’s invitation to visit China in October 2009. I firmly believe that such a visit would greatly enhance the relation between our two countries. In order to make adequate preparation on Indonesian side, it would be highly appreciated if I propose the visit, not in October 2009. I will be pleased to consult you later on the most desirable date of the visit. Would you please convey my best regards to His excellency Mr. Gao Dezhan. Thank you for your highest considerations. Yours sincerely SAS.................... Minister of Forestry of the Republik of Indonesia

Undangan untuk kunjungan bilateral dapat pula ditujukan kepada pejabat setingkat eselon satu atau direktur jenderal.


19

Apabila dapat memenuhi undangan tersebut dan setuju baik mengenai waktu maupun pengaturan kunjungan, maka kita dapat menyatakannya dalam surat jawaban sebagaimana contoh berikut. Our ref :

13 July 2009

Dr. Eui-Rae Noh Director General KFRI Ministry of Agriculture and Forestry Republic of Korea Dear Dr. Eui-Rae Noh, This is to acknowledge with thanks for your letter dated 29 June 2009 concerning your kind invitation extended to me to visit your country. I have great pleasure in accepting the invitation and agree with your proposed schedule on mid September 2009. I look forward to this visit to Korea, a great opportunity to meet you and your colleagues to continue our discussion and to further strengthen the existing relationship between our two countries. With best regards. Sincerely yours,

SAS........................... Director General of FORDA

20 MODELSURAT-SURAT

Surat balasan dapat pula dibuat agak sedikit berbeda atas undangan untuk kunjungan bilateral ke negara sahabat sebagaimana contoh berikut Our ref:

8 June 2009

Dr. Eui-Rae Noh Director General Korean Forest Research Institute Seoul Korea Dear Dr. Noh, Thank you for your kind invitation to visit your country. It is my great pleasure to visit Korea for 6 days. Eventhough it was the short time to understand your forest Industries, it was the nice chance to get the glimpse of your country. Especially it was very impressive to have the opportunity to meet your Excellency, Dr. Roh Tai Woo, Minister of Agriculture and Forestry and the other respectable foresters including you. I believe KOICA Indonesia Forestry Project and our forestry cooperation between both countries should be more increased in the future. I hope my visit was the starting point to understand to each others in forestry, and I’ll continue my best efforts to increase the mutual cooperation between Indonesia and Korea. Thanks again for the kind invitation.

Sincerely yours,

Dr. SAS Director General FORDA c.c Mr. Young Kyoon Yoon (Forestry Attache, Korea Embassy) Mr. Soo-Kwang Lee (KOICA Attache, Korea Embassy)


21

4.4 Pemberitahuan Berhalangan Hadir di Pertemuan Ada kalanya menteri kita diundang untuk menghadiri pertemuan bilateral atau regional di suatu negara, tidak bisa hadir karena berbagai sebab. Contoh surat berikut ini adalah surat jawaban yang ditulis oleh Menteri kita yang menyatakan ketidak hadirannya dalam pertemuan ASEAN Ministerial Meeting karena sesuatu hal. Bahasa yang digunakan dalam surat tersebut terkesan indah dan sopan, sehingga mengesanan sangat menghargai dan menyatakan penyesalannya karena tidak dapat hadir dalam pertemuan. Our ref :

12 February 2009

H.E. Mr. Kaikacrong Janaprong Minister of Agriculture and Cooperative Bangkok, Thailand Exellency, I am in deep regret having to inform Your Excellency that owing to unavoidable circumtances, I am not available to visit your esteemed country and attend the Ministerial Meeting as schecuduled. Since certain bills concerning forestry development must urgently be submitted to the National Assembly for their consideration before the termination of this government in the end of March. As Minister of Forestry, I am therefore obliged to be present. However, the Indonesian Delegation would attend the Senior Official Meeting and the agreement of such meeting should be considered by the new government of Indonesia. I wish Your Excellecy will be understand and please accept my sincere apologies in this regard. I remain, Your Excellency, the assurances of my highest consideration. Sincerely yours, Dr. SAS Minister of Forestry, Indonesia

22 MODELSURAT-SURAT

Kadang kala pimpinan kita mendapatkan undangan tidak dapat hadir karena ada kendala misalnya keterbatasan dalam pembiayaan atau karena pada saat yang sama harus hadir pada pertemuan yang lain. Untuk itu, surat jawaban yang menyatakan ketidakhadiran dapat disiapkan tanpa harus menyebutkan alasan yang terlalu teknis, misalnya masalah anggaran sebagaimana contoh berikut. Our ref: Mr. Ian Johnson CGIAR Chairman The World Bank 1818 H Street, NW Washington DC

7 April 2009

Dear Mr. Johnson, Subject : CGIAR Mid-Term Meeting 2009 I would like to thank you for your kind invitation concerning CGIAR Mid- Term Meeting 2009 which will be held on 21-25 May 2009 in Durban, Republic of South Africa. With deep regret I should inform you that I am unable to attend the meeting due to prior commitment. Once again thank you for your kind cooperation, and looking forward to seeing fruitful outcome of the meeting. With best regards. Sincerely yours,

SAS............... Director General of FORDA

4.5 Pemberitahuan Kehadiran pada Pertemuan Malui surat undangan, seringkali pihak tuan rumah (pengundang) menanyakan mengenai kehadiran delegasi yang akan menghadiri pertemuan, yaitu meliputi: Jumlah, kapan berangkat dan pesawat yang digunakan. Informasi ini diperlukan guna pengaturan penjemputan dan akomodasi oleh tuan rumah.


23

Apabila kita belum dapat menjawab menenai kapan delegasi berangkat dan dengan pesawat apa, minimal jumlah delegasi kalau sudah hampir pasti segera diinformasikan kepada calon tuan rumah pertemuan. Contoh surat dapat dibuat sebagaimana berikut. Ref. 1670 /II/KLN-2/2009

Jakarta, 25 August 2009

Mr. Petipong Pungbun Na Ayudya Deputy Permanent Secretary Ministry of Agriculture & Cooperatives Rajadamnern Ave. bangkok 18200 Thailand Dear Sir, Subject: The 19th Meeting of the ASEAN Ministers on Agriculture and Forestry We received with appreciation your letter of 21 August 2009 No. AC 0 204 (2) c. 3953 regarding the above subject matter. I am pleased to inform you that the Ministry of Forestry of Indonesia would like to send delegates to the above meeting as follows : Dr. Dimas Arbi Ramadhan, Senior Adviser to the Minister of Forestry Dr. M. Renaldi Bayu Aji, Director of Forest Product Utilization and Distribution. Please kindly book for the above delegates 2 single deluxe rooms at the Central Plaza Hotel, Bangkok. Detail flight schedule of the delegates will be advised very soon. Thank you for your cooperation. Sincerely yours, Dr. SAS..................... For Secretary General, Ministry of Forestry Indonesia

4.6 Pemberitahuan Ketidakhadiran dan Mengusulkan Pengganti Apabila kita tidak dapat memenuhi undangan untuk menghadiri pertemuan karena sesuatu hal, maka kita bisa megusulkan untuk menunjuk pengganti.

24 MODELSURAT-SURAT

Surat jawaban dapat ditandatangani oleh pejabat yang setara atau yang biasa menjadi kontak person dengan pengundang, sebagaimana contoh surat berikut. Our Ref. : 1429/IX/Lit-5/2009

12 October 2009

Dr. R.S. Paroda Chairman GFAR Viale delle Terme di Caracalla, 00100 ROME Italy Dear Mr. Paroda,

Subject : Participation in the GFAR meetings in Washington D.C., 21 - 27 October 2009

With reference to your letter of 4 September 2009, concerning the above subject, I would like to inform you that I would not be able to attend such meeting because at the same time I have to be in Yokohama, Japan to attend International Tropical Timber Council meeting. Considering the importance of such meeting I assign Dr. Katulampa, Director of Forest and Nature Conservation Research and Development Centre and Mr. Haryono Rekso, Coordinator of Foreign Technical Cooperation, FORDA to attend the meeting. Thank you for your cooperation. Sincerely yours,

Dr. SAS Director General of FORDA

4.7 Undangan untuk Kunjungan Kerja Untuk meningkatkan kerjasama antara kedua negara seringkali kita mengundang mitra kerja untuk mengunjungi negara kita, misalnya untuk membicarakan cara-cara meningkatkan kerjasama bilateral bidang kehutanan. Surat undangan disamping berisi upaya peningkatan kerjasama, juga seyogyanya berisi tawaran peninjauan lapangan untuk melihat obyek


25

pembangunan Kehutanan yang sedang berlangsung untuk memberikan impresi positif kepada mitra kita. Surat undangan untuk kunjungan kerja dapat ditujukan kepada Menteri atau setingkat eselon I dari Negara sahabat/mitra kerja sebagaimana dapat dilihat contoh surat berikut. Our ref:

February 2009

Dr. Tee Dong-Woo Director General of Korean Forestry Research Seoul Korea Dear Dr. Woo, I am pleased to extend to you a cordial invitation to visit Indonesia at your earliest convenience in the second half of 2009. I firmly believe that your visit to my country this time will be good opportunity to discuss ways and means to strengthen further the friendly and cooperative ties between our two countries, particularly in the field of forestry research. Looking forward to the pleasure of welcoming you in Jakarta, I extend to you my best wishes for your continued good health and every success. With best regards, Sincerely yours, Dr. SAS Director General of FORDA

4.8 Undangan Untuk Kunjungan Dalam Rangka Promosi Pengelolaan Hutan Lestari Dalam rangka promosi pengelolaan hutan lestari, kita dapat mengundang seorang akademisi yang berpengaruh dari negara maju untuk berkunjung ke Indonesia. Undangan dapat dibuat lebih teknis dengan memuat rincian mengenai pengeluaran di lapangan yang dapat dibiayai (dicover ) oleh tuan rumah.

26 MODELSURAT-SURAT

Karena surat undangan ditujukan kepada salah satu profesor dari perguruan tinggi (yang biasanya tidak peduli dengan birokrasi dan protokoler), undangan cukup ditandatangani oleh seorang direktur (eselon II), sebagaimana contoh surat berikut. Our ref :

/II/KLN-2/08

l May 2009

Dr. Theodore Howa Chair and Associate Professor Departmen of Natural Resources James Hall, The University of New Hampspshire Durham, N.H. 03824 USA It is pleasure knowing that you are interested in the development of forest management in Indonesia. Taking this opportunity, the Ministry of Forestry of Indonesia would like to extend an invitation to you to visit Indonesia to observe our effort in implementing the attainment of sustainable forest management. For this purpose, I am pleased to inform you that I could provide the land transportation and lodging within the forest areas during your visit to Indonesia. I believe that with your experiences in the field of forestry, we would be able to exchange the knowledge for the sustainability of forest management in our countries. Thank you four your kind attention and please do not hesitate to contact us at your earliest convenient. With best regards Yours sincerely, Dr. SAS Director of International Cooperation and Investment. MOF.

4.9 Pemberitahuan Penundaan Pertemuan Undangan untuk menghadiri pertemuan Working Group lingkup kerjasama ASEAN biasanya dibuat dengan lebih ringkas dan lugas. Karena tingkatannya working group, maka yang tanda-tangan surat undangan cukup Direktur atau eselon II.


27

Namun ada kalanya mendekati tanggal pertemuan, banyak anggota working group yang menyatakan tidak dapat hadir pada waktu yang ditentukan. Oleh karena itu perlu surat pemberitahuan penundaan kunjungan kepada semua anggota working group sebagaimana contoh surat berikut. Our ref :

1 December 2009

Dr. NGUYEN ICH CHOUNG Deputy Director International Cooperation Department Ministry of Agriculture and Rural Development 2 Ngoc Ha street, Ba Dinh Hanoi, Vietnam Dear Sir/Madame: The Second Meeting of the ASEAN National Focal Points Working Group (NFPWG) for Forestry Research and Development, Jakarta, Indonesia, 6 - 7 December 2009 Following our letter no. 631/II/KLN-4/08 dated 9 November 2009 regarding the above, I regret to inform you that the above mentioned meeting is postponed until further noticed. This is in view of the inadequate participation subscribe as of 30 November 2009. We apologize for any inconvenience this postponement might cause. We seek your understanding on this matter, and would welcome any suggestion on the rearrangement of the meeting. With my best regards. Yours sincerely,

Dr. SAS Director of International Cooperation Ministry of Forestry Indonesia

28 MODELSURAT-SURAT

Pengunduran jadwal pertemuan juga dapat dibuat dengan menulis beberapa si alamat surat dalam satu surat pemberitahuan sebagaimana contoh berikut. Our ref: April 2009 Dr. Katulampa Deputy Director General, CIFOR Jl. CIFOR Situ Gede, Bogor Dr. Zubaidre Program Coordinator SEA ICRAF Jl. CIFOR Situ Gede, Bogor Dr. Sudiro Husodo, Director BIOTROP, Jl. Raya Tajur, Bogor

Dear Sir / Madam,

Subject : Discussion on Forestry Research and Development Priority

Following our letter No. 337/IX/Set.5/2001 dated 7 March 2009 concerning the above matter, with deep regret I should inform you that due to unavoidable circumstances the discussion which was scheduled on 28 March 2009 in Sudiarto Room, Center for Forest and Nature Conservastion Research and Development, Bogor is postponed until further notice. Please apologize for this postponement which cause you inconvenience. Best regards.

Sincerely yours, SAS Secretary of FORDA


29

4.10 Pemberitahuan Mengenai Rencana Berkunjung ke Suatu Negara Kadang kala ada keinginan untuk mengirim suatu misi ke negara tertentu untuk membicarakan hal-hal penting atau studi banding untuk meninjau obyek pembangunan di negara tersebut. Oleh karena itu maka perlu memberitahukan kepada calon tuan rumah jauh sebelum kunjungan itu diadakan untuk memberikan kesempatan kepada tuan rumah untuk mengadakan pengaturan kunjungan. Surat pemberitahuan perlu diberitahukan kapan kunjungan akan diadakan, pejabat atau siapa saja yang akan ditemui, obyek apa saja yang akan dilihat, dan jadwal kunjungan dan permintaan mengenai pengaturan kunjungan secara keseluruhan. Surat pemberitahuan mengenai rencana kunjungan dapat dibuat sebagaimana contoh surat berikut. Our ref.

7 April 2009

Mr. Ken Newcombe The World Bank 1818 H Street, N.W. Washington, DC 204333 USA Dear Newcombe, This is to advise you that an Official Mission, comprising of Mr. Bayu Aji, Patron Balikpapan Orangutan Survival (BOS), Dr. SAS, Senior Official of the Ministry of Forestry and Dimas Arbi Ramadhan, Director of Nature Conservation, Ministry of Forestry, Indonesia will be visiting Washington by the end of April 2009. During their visit, they would like to see you to discuss and explore the possibility for a debt swap for nature with the World Bank. In this regard, we would be very much appreciated if you could spare time to meet with them to discuss the above matter. Thank you for your attention and look forward to fruitful discussions. Sincerely yours, SAS Minister of Forestry Indonesia

30 MODELSURAT-SURAT

Surat pemberitahuan kunjungan dari negara lain sering kali kita terima dengan merujuk pada surat-surat sebelumnya. Contoh surat dimaksud dapat diperiksa sebagaimana berikut. Our ref

25 August 2009

Mr. Bayu Aji Bureau of International Cooperation and Investment MOF, Indonesia Jakarta

Dear Mr. Aji, With reference to your letter dated August 2, 2009, I have the pleasure to inform you that 6 members of Korean Goeverment delegation and 9 participating members of Korean componies will attend the 11th Korean-Indonesia Forestry Meeting and field visit to South Kalimantan from 4-12 September 4, 2009 Enclosed is the list of the Korean delegation and Korean private companies’ participating members.

Sincerely yours,

Young Han Kim Forestry Attace

4.11 Penundaan Kunjungan Karena Ada Masalah Apabila posisi kita sebagai tamu yang akan berkunjung ke suatu negara, dan tiba-tiba ada masalah yang mengakibatkan tertundanya kunjungan maka kita harus segera memberitahukan kepada fihak tuan rumah agar tidak merepotkan dan mengecewakan.


31

Surat pemberitahuan penundaan dapat dilihat sebagaimana contoh berikut. Our ref.: .

5 November 2009

Mr. Theo SAS Director General of Forestry Ministry of Forestry Korea Dear Mr. SAS,

Subject: Visit to Korea

As indicated at the telephone conversation with your office, I regret to report that the Deputy Director General of Forestry of Indonesia, Mr. Bayu Aji who we expected to visit Korea, would not be able to come. Therefore our plan to visit Kwangnung Forest plantation and the tree improvement center in Korea are postponed until we can arrange new dates for the visit. I greatly appreciated your willingness to accompany this mission and I hope the same will prove posibble if the visit occurs at a future date. Thank you for your kind attention and understanding.

Yours sincerely,

Dimas Arbi Ramadhan Director of Foreign Cooperation Centre MOF, Indonesia

4.12 Jawaban atas Permintaan Kunjungan dari Negara Tertentu Apabila kita mendapat surat yang berisi permintaan untuk mengadakan pengaturan kunjungan oleh suatu misi dari negara mitra kerja, maka kita harus segera mengirim jawaban, setelah mengadakan koordinasi dengan instansi terkait.

32 MODELSURAT-SURAT

Jawaban harus dibuat secara tertulis dan memuat pertanyaan: apakah setuju atau tidak setuju mengenai kunjungan dan acara yang diinginkan. Surat jawaban dapat dibuat sebagaimana contoh berikut. Our ref :1024/II/KLN-2/2009

14 April 2009

Dr. Wulf Killmann Malaysia- German Forestry Recearch Project Institut Penyelidikan Perhutanan Malaysia Kepog, 52109 Kualalumpur Malaysia Dear Dr. Killmann, With referece to your letter of 21 February 2009 to the Minister of Forestry of Indonesia, I am pleased to convey to you the Indonesia MOF’s welcome to the planned visit to Indonesia on 18-30 April 2009. We have made necessary contacts for local arrangements, and also scheduled the couterssy call on the Minister of Foretry for the afternoon of 25 April 2009. Accordingly, we suggest that the visit to Bogor be conducted the next day. For the arrangement of the visit in the filelds, we have prepared the tentative programme as attached herewith, and we will assign a staff to escort the study tour group. We look forward to hearing further from you soon. Yours sincerely,

Dimas Arbi Ramadhan Director, Bureu of Internatonal Cooperation And Invesment


33

Surat jawaban atas permintaan kunjungan dapat dibuat berbeda, namun dalam surat jawaban tersebut disertai dengan meminta penjelasan lebih rinci mengenai objek kunjungan dan beberapa fihak yang ingin ditemui selama kunjungan dilaksanakan. Surat jawaban dimaksud dapat dilihat sebagaimana contoh berikut. Our Ref:

/IX-Lit.5/2009

February 2009

Mr. Yuta Harago President Floresta Co. Ltd. Chiyoda-ku, Tokyo JAPAN Fax. 81-3-3254-7900 Dear Mr. Harago, I have the pleasure to refer to your letter of 2 February 2009 regarding your plan to visit Indonesia on 14-16 February 2009. I fully welcome your intention to visit my office on 14 February 2009 to discuss the research cooperation on the use of forestry waste for biomass energy. For the field visit to Central Java on 15 and 16 February 2009, please specify the object and government offices that you might wish to visit so that further arrangement can be made. Thank you for your cooperation and look forward to having communication with you. Sincerely yours,

SAS Director General

4.13 Ucapan Terima Kasih atas Penyambutan Selama Kunjungan Apabila posisi kita sebagai negara yang diundang untuk kunjungan kerja, dan kunjungan kerja tersebut telah dilaksanakan, maka kita tak boleh lupa harus

34 MODELSURAT-SURAT

menyampaikan ucapan terima kasih kepada tuan rumah atas penyambutan kunjungan, dan pengaturan kunjungan secara keseluruhan. Surat ucapan terima kasih dapat ditandatangani oleh ketua Delegasi, sedangkan bahasa yang digunakan diusahakan yang sopan, menarik dan sedikit memuji kepada tuan rumah atas penyambutan kunjungan sebagaimana contoh surat berikut. Our ref : H. E. Mr Per Westerberg Minister of Forestry Finland

June 2009

Excellency, Allow me to express my sincere thanks for the very warm reception you gave me and my delegation during our recent visit to your Ministry. I am very pleased that we had this opportunity to exchange views on matters of mutual interest, and I was especially pleased to hear from you that we share the same views on the great potential for an enhanced bilateral co-operation. Please accept, Excellency, the assurances of my highest consideration. Sincerely yours, SAS Minister of Forestry


35

Surat ucapan terima kasih juga dapat dibuat agak panjang dengan bahasa yang berbeda sebagaimana contoh berikut. Our ref : 7088/IV-SET/2009

6 November 2009

Dr. Kwak Mahn-Sup Administrator of Forestry Administration Republic of Korea Soul, KOREA Dear Sir, I have the pleasure to inform you that my delegation has safely arrived in Indonesia, bringing home the satisfactory result of meeting and nice memory of our stay in your beautiful country. I would like to take this opportunity to again express my appreciation to you for the hospitality extended to me and my delegation and for the excellent arrangement of the meeting and our stay while in your country. I now feel a much better understanding between concerned parties in the Korea-Indonesia Forestry Committee of both sides and hope that it will enhance our bilateral cooperation in forestry. With my best regards. Yours sincerely,

Dr. SAS. Director General of Forest Utilization Ministry of Forestry Indonesia

36 MODELSURAT-SURAT

Surat ucapan terima kasih juga dapat ditulis dengan bahasa yang berbeda dan dibumbuhi dengan istilah yang membuat hubungan keduanya menjadi akrab sebagaimana contoh berikut. Our ref: June 2009 Dr. Suh, Seung-Jin Director General Korea Forest Research Institute Seoul, Korea Dear Dr. Suh, This is to acknowledge with many thanks receiving your nice congratulatory message expressed in your letter of 9 May 2009. In this opportunity, once again allow me to express my grateful and appreciation for your hospitality rendered to me during my visit in Korea. I would like to share with your views that we have a harmonious forestry cooperation, particularly in forestry research and development. I believe this cooperation even more stronger with the close relation and warm friendship between our two forestry officials. I am proud to say that for the current stage Indonesia and Korea have succeeded in developing mutual understanding and good collaborative effort in forestry development. I therefore oblige to actualize the programme of cooperation in forestry research which have been already agreed upon by both KFRI and FORDA on September 2008. As I understand that you will be visiting Indonesia in June/ July this year to attend bilateral meeting in forestry cooperation. I look forward to seeing you in Jakarta to explore more possible cooperation in the future. Thank you for your attention and best regards. Sincerely yours, SAS Director General of FORDA

Contoh surat berikut ini adalah surat ucapan terima kasih atas kunjungan ke Myanmar oleh pejabat Kehutanan dari Indonesia setelah selesai melaksanakan study tour.


37

Pejabat yang menanda-tangani surat ucapan terima kasih adalah ketua delegasi yang merangkap National Project Coordinator FAO sebagaimana contoh berikut. Our ref: GEF/09/2009 7 August 2009 Mr. Udith Tan Swe Director, Bureau of International Cooperation Ministry of Agriculture and Forestry Yangoon Myanmar Dear Sir, STUDY TOURS INDONESIAN WILDLIFE CONSERVATION OFFICERS REF, UNO. INA /GEF We wish to take this opportunity to express our sincere appreciation and gratitude to you for having made excellent arrangements for a successful study tour for the eight Indonesian Members of the Directorate General of Forest Protection and Nature Conservation. The team has fully appreciated your hospitality and the kind care you took over them to make their visit useful. On behalf of the Indonesian team and the Directorate General of Forest Protection and Nature Conservation, once again I thank you for having made our Indonesian study tour a very fruitful one. We are looking forward for further fruitful association. With my warmest regards and best wishes. Yours sincerely,

Dr. SAS FAO National Project Coordinator & Director of Nature Conservation, Indonesia

38 MODELSURAT-SURAT

4.14 Pemberitahuan Karena Tugas Berakhir Apabila kita ditugaskan pada suatu negara karena menduduki jabatan tertentu dan akan mengakhiri tugas, maka sangat disarankan untuk memberitahukan kepada pihak-pihak yang terkait yang menjadi mitra kerjasama. Hal ini untuk menjaga kelangsungan hubungan dimasa datang. Surat yang dibuat paling tidak harus berisi: ucapan terima kasih atas bantuan dan keramah-tamahan yang selama ini diberikan, memberitahukan penggantinya dan meminta kepada penggantinya diberikan bantuan dan keramah-tamahan serupa. Surat pemberitahuan tersebut dapat dibuat sebagaimana contoh berikut. Our ref:

17 March 2009

Mr. Nagoya Sapanyana Head, Bureau for International Relation Departmen of Forestry, Agriculture and Wildlife Conservation Tokyo Japan Dear Mr. Sapanyana, I shall shortly be leaving Japan on completion of my assignment here. I have greatly enjoyed my association with you through Indonesian development cooperation programme with Japan. I am sure that my successor, Mr Arby Ramadhan, will look forward to continuing this relationship. May I conclude by wishing you and your family all the best for the future. Yours sincerely,

Dr. SAS Chief of Indonesian Program


39

Surat serupa dapat juga dibuat dengan menyampaikan apresiasi kepada bawahan yang telah bekerjasama dalam melaksanakan tugas sehingga berjalan dengan baik dan lancar sebagaimana contoh berikut: Our ref:

18 January 2009

Dear Sir/Madame, Please be informed that I am leaving the Bureau of International Cooperation as from1 January 2009. It is rather sad to quit the joy of leading the bureau after such a long term, especially with the luxury of your support and cooperation. But I should be gratefull for the confidence I just received to be appointed as Director General of Forestry Research and Development Agency (FORDA). It is no doubt that this promotion has been possible only with the support of so many people while I was in the Bureau. I would like to take this opportunity to extend to you my sincere appreciation for your kind cooperation and support, which I hope you would carry through with my successor. Meanwhile, I look forward to renewing our relation and cooperation as I serve my new term in FORDA. Your support would be most valuable in my endevour to contribute to the pace of this country, and the world, towards sustainable forest management for the prosperity of the communities. I would welcome your contact through the following address: Manggala Wanabakti Building, Block I, 11th Floor Jl. Gatot Subroto, Jakarta Phone : 62-251-8635076, 0811111035 Fax : 62-251.876234 Email : [email protected] Yours sincerely, Reynaldi Bayu Aji

40 MODELSURAT-SURAT

Surat pemberitahuan mengakhiri tugas dapat juga ditulis dengan lebih singkat sebagaimana contoh berikut. Our ref:

16 May 2009

Dear Sir/Madam, I would like to inform you that I will be leaving Japan for Indonesia shortly to take up my new assignment. I herewith express my heartfelt thanks and deepest appreciation for your kind support, cooperation and warm friendship you have extended to me during my stay in Japan . It is my great pleasure to introduce my successor, Mr. Dimas Arby and I would be very grateful if you could render to him the same support and patronage which you have extended to me. With my best wishes for your happiness, good health and prosperous future, I thank you very much once again. Sincerely yours, SAS Forestry Atache, Indonesia Japan

4.15 Jawaban Ucapan Terima Kasih Kepada Seseorang yang Mengakhiri Tugas Kalau posisi kita mendapat pemberitahuan dari seseorang (biasanya pejabat asing) mengenai berakhirnya tugas yang bersangkutan, maka sangat disarankan untuk menjawab surat pemberitahuan tersebut, apalagi pejabat asing tersebut sangat membantu dalam pembangunan Kehutanan. Dengan hanya sekedar menulis surat jawaban tersebut, maka yang bersangkutan sangat senang dan sangat memberikan apresiasi terhadap kita.


41

Surat jawaban mengenai pemberitahuan tersebut dapat dibuat seperti contoh berikut. Our ref:1143/IX/Lit-5/2009

24 August 2009

Mr. Soo-Kwang Lee KOIKA Attache Jakarta Dear Mr. Soo-Kwang Lee, We received with appreciation your letter of 21 August 2009 regarding the conclusion of your assignment in Indonesia. I should greatfully acknowledge your diligent effort in assisting Indonesia to achieve sound forest management, particularly with respect to forestry research and development. In this regard, allow me to once again express our gratitude and appreciation for your contribution in making forestry cooperation of our two countries more strengthened. I bid you good luck and wish you a success for your next assignment. May ALLAH SWT bless us all. Sincerely yours,

Dr. SAS......................... Director General of FORDA

4.16 Ucapan Selamat atas Jabatan Baru Apabila kita mengetahui bahwa ada sahabat kita atau sahabat pimpinan kita (mungkin setingkat menteri) yang berada di luar negeri memangku jabatan baru, atau ditunjuk kembali menduduki jabatan sebelumnya, maka sebaiknya kita menyampaikan ucapan selamat. Ucapan selamat tersebut dapat meningkatkan keakraban kedua belah fihak dan akan berdampak positif terhadap peningkatan hubungan bilateral.

42 MODELSURAT-SURAT

Surat ucapan selamat dimaksud seyogyanya ditandatangani oleh pejabat yang setingkat dengan yang dikirimi surat sebagaimana contoh berikut. No : 684/Menhut-II/09

12 May 2009

H.E. Dato’ Seri Dr. Lim Keng Yaik Minister of Primary Industries Malaysia

It takes a great honour to extend my sincere congratulation to your excellency on your reassignment as Minister of Primary Industries of Malaysia. I take this opportunity to express my best wishes for your personal well-being and for the continued progress of our cooperation in the field of forestry. I am confident that the friendly relationship existing between Malaysia and Indonesia will continue to develop for the mutual benefit of our two countries.

Sincerely yours,

SAS...................................... Minister of Forestry, Indonesia


43

Surat ucapan selamat dapat juga disampaikan dengan gaya bahasa yang agak berbeda sebagaimana contoh berikut. Our ref:

March 13, 2009

Mr. Michae Dombeck Chief of Forest Service US Departement of Agriculture Washington D.C. Dear Mr. Dombeck : Please accept my warmest congratulation on your recent appointment as Chief of Forest Service to the US Departement of Agriculture. I am confident that with your remarkable experience and leadership, the existing good relations between our offices will become stronger. I am looking forward to the opportunity to work together with you in the future on the issues of importance between our two countries. I wish you every success in your new position and the good health to enjoy that success. With warm regards, Sincerely yours,

Dimas Arbi Ramadhan Minister of Forestry, Indonesia

44 MODELSURAT-SURAT

Surat ucapan selamat yang agak panjang dan sedikit diplomatis dapat dilihat pada contoh berikut, yang menggambarkan mengenai pentingnya hubungan baik antara kedua instansi dalam pembangunan kehutanan, baik saat ini maupun yang akan datang. 18 June 2009 His excellency Mr. Dimas Arby Ramadhan Minister of Forestry Gedung Manggala Wanabakti, Blok I, Lt. 4 Jl. Gatot Subroto, Senayan JAKARTA Your Excellency, The board of Trustees of the Center for Agriculture and Forestry Research presents its compliments to Your Excellency. On behalf of the Board of Trustees, I wish to congratulate you on your appointment as the Minister of Forestry and to express the best wishes of the Board for your success. I also have the honour to inform you that the CAFR Board of Trustees has, at its recent session in Bogor, selected Dr. Katulampa as Director-General to succeed Professor Sumare, who, late last year, communicated his intention to step down. Dr Katulampa is a national of the United States of America and brings to his new appointment a distinguished record of achievement in international forestry research. The exact dates of succession are still under consideration and, when finalised, arrangements will be made to formally inform the Government of Indonesia. Once dates of succession are finalised, CAFR would request a suitable opportunity for the departing Director General and his successor to call on you. On behalf of the Board of Trustees, I would like to take this opportunity to thank Your Excellency for the support and co-operation extended to Professor Somare, the third Director General of CAFR. I am confident that we can always count on similar support for this successor, Dr. Katulampa. Your personal interest and support will enable CAFR to continue delivering the services rightly expected of it by Indonesia and the broader international community. Accept, Sir, the assurances of my highest consideration. M. Bayu Aji , Ph.D Chair, Board of Trustees


45

4.17 Surat Balasan Atas Ucapan Selamat Karena Jabatan Baru Jika kebetulan pimpinan kita yang mendapat ucapan selamat atas jabatan baru (misalnya dari CIFOR), maka surat balasan atas ucapan selamat tersebut harus dibuat sebagai bentuk dari reciprocality. Surat dimaksud dapat dilihat pada contoh berikut.

MINISTER OF FORESTRY OF THE REPUBLIC OF INDONESIA Our ref:

18 July 2009

Dr. Dimas Arby Ramahan Chair, Board of Trustee CIFOR Jalan Situ Gede Sindang Barang, Bogor

Dear Dr. Ramadhan,

This is to recognize with highly appreciation receiving your congratulatory message expressed in your letter of 17June 2009. On behalf of the Ministry of Forestry, I would also like to congratulate CIFOR’s Board of Trustees for having a success to appoint Dr. SAS as new DG of CIFOR. With his vast experience and a considerable record of scientific achievement, I believe he will lead CIFOR toward more highly respected center of excellence on forestry research which was already initiated by Prof. Somare, the third Director General. It is always my obligation as the Minister of Forestry to renew my commitment to extend the support and cooperation to CIFOR in its endeavor to achieve the goal and mission to support sustainable forest management. I am also obliged to nurture the special relationship that exist between CIFOR and its host country of Indonesia, particularly among scientist from CIFOR and FORDA. Such close relation and cooperation between both, I believe will open up new opportunity to properly and effectively address complex problems and challenges of forestry faced by national and international communities. Once again, thank you for your attention and look forward to having close cooperation with BOT and all staff of CIFOR. With my personal bests regards, Sincerely yours, Dr. SAS Minister of Forestry

46 MODELSURAT-SURAT

4.18 Permintaan Mengenai Sponsorship Seringkali dijumpai kondisi bahwa biaya perjalanan ke luar negeri untuk mengikuti seminar, workshop, pelatihan, (training course) dari pemerintah sangat terbatas, bahkan mungkin tidak tersedia. Salah satu cara untuk menanggulangi masalah tersebut adalah dengan mencari sponsor baik dari proyek kerjasama luar negeri yang ada maupun instansi/organisasi internasional di luar negeri. Surat permohonan kepada negara/institusi donor perlu menyebutkan pentingnya seminar/workshop atau pelatihan untuk menunjang tugas dan fungsinya saat ini maupun setelah mengikuti pelatihan serta jumlah biaya yang diminta dan curiculum vitae yang bersangkutan. Surat permohonan untuk mendapatkan sponsorship dapat dibuat sebagaimana contoh berikut. Mr. John Keating July 2009 Director, Forest Liaison Bureau European Union-Ministry of Forestry Manggala Wanabakti, Jakarta 10270 Dear John, Please be informed that Ministry of Forestry is organizing the “Third Regional Seminar on Teak: Potentials and Opportunities in Marketing and Trade of Woods from Plantation”, which will be held on July 31st to August 2nd -2009. The seminar will be sponsored by FAO (financing the transport and boards for some participants), JICA (proceeding), Perum PERHUTANI (as the major sponsor of the event being the member of TeakNet) and TeakNet. I am assigned, on my personal capacity, to be Chairman of the Streering Committee and the chairman of the sessions for the course of the seminar. During our last meeting (on July 7th-2009) we found that there is some key participants who cannot pay for their round trip and therefore still need the generosity of a sponsor. In this occasion I would like to request the possibility of your office to provide sponsorship for Professor Abdullah Bin Mat Nur from the University Science of Malaysia, for the round-trip ticket Kuala Lumpur – Jakarta, and for Bay Jiu from China for round-trip ticket Beijing-Jakarta and boards for four days. I believe that you can somehow get around the problem and assist us in solving this matter. Thank you very much for your kind attention. Yours Sincerely, SAS Bureau of International Cooperation and Investment. MOF Korespondensi KerjasamaInternasional Bidang Kehutanan

47

Surat permintaan untuk sponsorship dapat juga dibuat lebih singkat sebagaimana contoh berikut. Our Ref.: 1385/IX/Lit-5/2009

3 October 2009

Dr. Manoel Sobral Filho Executive Director ITTO Pacifico-Yokohama, 1-1-1, Minato-Mirai, Nishiku Yokohama, 220-0012 Japan Fax: (045) 223-1111 Dear Dr. Sobral Filho, I have the pleasure to refer to the upcoming ITTC meeting which would be held in Yokohama on 28 October – 5 November 2009. Due to financial constrain within the Ministry of Forestry, I would like to request your assistance to provide funding for me to attend such meeting. Your assistance in this matter is greatly appreciated. Thank you for your kindness and looking forward to meeting you in Yokohama. With best regards,

Sincerely yours,

SAS Director General of FORDA

48 MODELSURAT-SURAT

4.19 Jawaban Kesediaan Memberikan Sponsorship Apabila pimpinan instansi kita dimintai untuk menyediakan sponsorship dan kebetulan tersedia, maka surat jawaban atas kesediaan untuk menjadi sponsor dapat dibuat sebagaimana contoh berikut. Our ref:

GPC/RAS/163/PROG.225

26 April 2009

MR. Suyono Kusumo Secretary of FORDA Ministry of Forestry Jakarta Dear Mr. Kusumo, Subject: “FORSFP 9th Advisory Group Meeting” Chiang Mai, Thailand, 7 – 11 May 2009 I would like to refer to your letter dated 24 April 2009 concerning the nomination of Dr. Bayu Aji to participate in the above meeting. I am pleased to inform you that we have accepted the nomination of Dr. Bayu Aji. For your information, we will provide him the air-tickets ( Jakarta – Bangkok – Chiang Mai – Bangkok – Jakarta). The transportation in and out of Chiang Mai Airport will be provided free of Charge by the Suriwongse Hotel. I would appreciate if you could assist him in getting all necessary government clearance on time. Your continued cooperation is highly appreciated. With kind regards. Yours sincerely,

Dr. SAS FAO Representative CC.: Dr. Bayu Aji , Director, Centre of Research & Dev. and Nature Conservastion, MOF


49

4.20 Jawaban Penolakan Sponsorship Tidak setiap pengajuan sponsorship mendapatkan jawaban yang positif, apabila kita menjadi pihak yang dimintai memberikan sposorship dan tidak ada alokasi dana yang tersedia, maka surat jawaban dapat dibuat dengan melihat contoh surat berikut. Our ref: No. 505/B 2.1/D-572 Mr. Katulampa Wiguna Bureau of International Cooperation and Investment, MOF Jakarta

Desember 2009

Dear Mr. Wiguna Referring to your letter No. 2670/11/KLN-2/2009 dated November 6, 2009, with much regret I have to inform you that ABOS could not grant a scholarship to Mr. Dimas Arbi in January 2009 to complete his PhD program. I hope that there will be another solution from your side in this case. Wishing you success, I remain, Yours sincerely,

Guy SAS Head, Development Cooperation Section

50 MODELSURAT-SURAT

Contoh lain surat penolakan terhadap permintaan sponsorship dapat disiapkan sebagaimana surat sebagai berikut. Ref: 359-00/4.3.2.1/Jkt

21 July 2009

Dr. SAS Forestry Research and Development Agency Manggala Wanabakti Blok I 11st Floor Jl. Jend. Gatot Subroto Jakarta

Dear Dr. SAS,

Thank you for your letter under reference concerning possible funding participants for the Third Regional Seminar on Dipterocarp. I regret that Bureau of Finance itself unable to fund such activities due to our limited remit and budget. I have also contacted each of the ECIFF team leaders and it appears that they are not either in a position to provide such funding. I am sorry that we cannot be of more practical assistance in this instance and assure you of our continuing support. Yours Sincerely,

Bayu Aji Director


51

4.21 Permintaan untuk menyelenggarakan training/ workshop/seminar Sering dijumpai negara tertentu atau institusi luar negeri menawarkan training atau workshop, dalam rangka meningkatkan pengetahuan dan keterampilan. Apabila tertarik dengan tawaran tersebut, maka dapat disampaikan surat permohonan agar pelatihan/workshop tersebut bisa diselenggarakan di Indonesia. Surat permohonan tersebut dapat dibuat sebagaimana contoh surat berikut. Ref.:

9 December 2009

Dr. Henry Bell AusAID Wisma Budi, 5th Floor, Suite 501 Jl. H.R. Rasuna Said Kav. C.6 – Kuningan Jakarta Dear Dr. Bell, With reference to the Meeting on the Indonesia-Australia Specialised Training Project Phase II (IASTP Phase II) on November 24, 1999, we would like to reiterate our proposal that the training on Forest Management under IASTP Phase II be organized in a sandwich system. This should give the opportunity for the participants to learn from Australia’s outstanding expertise and experience, while giving views of its application in Indonesia. The training may include fields of forest management such as : (1) policy and planning formulation, (2) coral reef management, (3) wood technology, and (4) national park management. We look forward to having your favourable response on this matter. Thank you for your kind attention and recommendation. Yours sincerely,

Dr. SAS Director of International Cooperation and Investment MOF, Indonesia

52 MODELSURAT-SURAT

4.22 Ucapan Bela Sungkawa Apabila kita mengetahui bahwa mitra/partner kita mendapat kesusahan karena sesuatu hal, sehingga mengakibatkan kehilangan jiwa, maka kita dianjurkan untuk menyampaikan belasungkawa. Surat ucapan belasungkawa dapat dibuat sebagaimana contoh berikut. Our ref:

September 2009

Byung Ki Moon Korean Ambassador Jakarta Excellency, I was most grieved to learn of the passing away of your beloved wife, the late and hasten to express most sincere condolences and deepest sympathy to your Excellency and bereaved family. Our thoughts are with you and your family in this time of great loss. May God comfort and console you and the bereaved family in this sorrowful time. Please accept Excellency, the assurances of my highest consideration. Yours sincerely,

M. SAS Minister of Forestry Indonesia


53

Karena momen atau kejadian yang berbeda, surat ucapan bela sungkawa dapat juga dibuat dengan bahasa yang berbeda pula sebagaimana contoh berikut. Our Ref. 100/IX-Lit.5/2009

25 January 2009

Mr. Lee Chang Ho, First Secretary, Embassy of the Republic of Korea, Jl. Jenderal Gatot Subroto, 57 JAKARTA

Dear Mr. Lee, I am staggered by the news that 16 employees of PT. Trondolo including 3 Korean were abducted by irresponsible party in Merauke, Irian Jaya. I regret that the incidence happens in time of increasing our relation and cooperation. Through this letter, I would like to express my deep sympathy for the hostages and hope that they are all in good condition. I also pray that the problem would be resolved peacefully very soon. While authorities continue working on it, I hope the incidence will not disrupt our relationship. With best regards.

Sincerely yours,

Dr. SAS Director General FORDA

54 MODELSURAT-SURAT

4.23 Menyampaikan Terima Kasih atas Ucapan Bela Sungkawa Apabila pimpinan kita kebetulan yang mendapat ucapan bela sungkawa, maka sebagai respon atas ucapan simpati yang disampaikan, segera dibuatkan surat jawaban terima kasih kepada mitra sebagaimana contoh berikut. Our ref: 24 September 2009

H.E. Mr. Hyung – Ki Min Ambassador of The Republic of Korea Jakarta

Excellency, I have the honour to thank your excellency for the deepest sympathy and sincere condolence expressed in the letter dated 15 September 2009 over passing away of my ...... In this opportunity, I would like to personally request your excellency’s sincere apology for the late Mr/Mrs. ..... May she rest in peace.

Sincerely yours,

Katulampa Minister of Forestry Indonesia

4.24 Permohonan Untuk Pindah Tugas Terkadang sering muncul di benak kita yang sudah berpuluh-puluh tahun bertugas ditempat yang sama ingin berpindah tugas ditempat lain, dengan harapan ada perbedaan suasana kerja, income yang lebih tinggi dan karir yang menjanjikan.


55

Jika memang demikian maka kita dapat menulis surat lamaran kerja kepada instansi yang kita inginkan, dengan sedikit cerita mengenai tugas dan tanggung jawab yang pernah dilaksanakan, referensi dan curiculum vitae. Surat dimaksud dapat dibuat sebagaimana contoh berikut.

Bureau of Personnel Secretary General of The Ministry of Forestry Manggala Wanabhakti, Jl. Gatot subroto Jakarta

October 2009

Dear Sirs, In reply to your advertisement in the website, I am interested in applying to be the government official in your institution. As you can see from the enclosed curriculum vitae, I have experience in forest plantation management for more than 5 (five) years in Forestry company of PT. Pada Girang. I have also developed networking with other institutions across the country as well as networking with many experts in the same field. However, I would like to change to forest product processing in the government institution since I believe such position would offer a greater potential and opportunity to increase my expertise and capability. More over, in addition to 6 (six) months training certaintly will help me to devote the best of my ability to your institution. As you request in your advertisement, I shall call you shortly to make appointment for interview. I thank you for considering my application. With best regards, Sincerely yours, Dimas Arby Ramadhan

4.25 Rekomendasi Kepada Mitra Kerja untuk Mendapatkan Biaya Proyek Dalam suatu kerjasama, seringkali kita mendapat mitra kerja yang bukan institusi donor. Namun keduanya sepakat untuk melaksanakan kegiatan tertentu dan bersama-sama mencari pembiayaan dari negara/intitusi donor.

56 MODELSURAT-SURAT

Apabila mitra kerja lebih dulu mendapatkan sponsor dan kita diminta untuk memberikan rekomendasi, maka surat rekomendasi dapat ditulis seperti contoh berikut. Our Ref.

October 2009

Mr Ruppoof Secretariat Office, Darwin Initiative for Survival of the Species EPINT, Dar4/A2 Ashdown House, 123 Victoria Street, London SW1E6DE Dear Sir or Madam,

Re : Application by University of Stirling to Darwin Initiative

I am pleased to inform you that The Indonesian Ministry of Forestry supports the application made by Professor Gonzale on behalf of the University of Stirling to Darwin Initiative, UK, in which he request a grant to conduct the research detailed in the attached document. The Forestry Research and Development Agency (FORDA ) welcomes the opportunity to collaborate with Stirling University in this research project which will be based at the Project Barito Ulu field station in Central Kalimantan, where Professor Gonzale has been the leader of forestry scientist for the past 9 years. It looks forward to achieving results which will benefit both the environment and the social community in Central Kalimantan. Yours sincerely, SAS Secretary of FORDA cc. Director General of FORDA

4.26 Penyampaian Cindera Mata Kepada Tamu Salah satu bentuk kenang-kenangan dari tuan rumah kepada tamu yang telah menyelesaikan kunjungan adalah foto atau gambar yang diambil pada saat kunjungan.


57

Surat pengantar untuk menyampaikan cindera mata kepada tamu yang baru mengakhiri kunjungan dapat disiapkan sebagaimana contoh berikut. Our ref :

17 March 2009

Mr. Tim Warren International Relation Division Ministry of Forestry & Agriculture New Zealand Dear Mr. Warren,

Greetings from Indonesia and I hope that you and your family are well. Please find enclosed a photo that you will recall that we took at the Second Meeting of the Indonesia/New Zealand Joint Committee For Forestry Cooperation in Jakarta last month. I have also enclosed a structure chart of the Ministry of Forestry that you have asked me for on several occasions. I must apologize for the delay in sending the photo to you. I hope that nevertheless it is an adequate moment of your visit here in Indonesia. With best regards.

Yours sincerely,

Sulistyo A. Siran Ministry of Forestry Indonesia

4.27 Ucapan Terima Kasih Atas Pemberian Cindera Mata Untuk mempererat hubungan personal antar pejabat tinggi suatu Negara, menjadi sebuah kelaziman untuk tukar menukar cindera mata, misalnya pemberian cindera mata kepada Menteri Kehutanan dari Kerajaan Belanda. Untuk itu perlu disiapkan surat ucapan terima kasih atas pemberian cindera

58 MODELSURAT-SURAT

mata tersebut yang ditanda-tangani oleh Menteri Kehutanan sebagaimana contoh berikut. Our ref: No. 27/ Mehut-II/09

9 January 2009

His Royal Highness Prince Bernhard Soestdijk Palace The Netherland

Your Highness, I would like to notify you with deep gratitude that the pictures which you have kindly sent to me have been duly received. It is indeed an honour for me to get from you the pictures of the memorable event when you awarded to me the Order of the Golden Ark. I am really touched and grateful that despite the tightly scheduled activities, you still spare some time to pay attention to some small but meaningful things like sending me the pictures. They will surely be eternal reminders of the very nice memory of the Grand Ceremony at the Soestdijk Palace, It will be a pleasure to have you in Indonesia next month. I am wondering how I can reciprocate Your Royal reception while I visited the Netherland last November. I have reported to the President regarding the plan of your visit and look forward to seeing you then. Yours sincerely, Dimas Arbi Ramadhan Minister of Forestry Republic Indonesia

4.28 Dukungan Kepada Orang Asing Untuk Melakukan Riset di Indonesia Seringkali Indonesia mendapat surat dari peneliti asing yang ingin melakukan penelitian di Indonesia. Jika sekiranya penelitian tersebut bermanfaat untuk kemajuan pembangunan kehutanan di Indonesia, maka terhadap surat


59

permintaan tersebut dapat dibuatkan surat jawaban yang berisi dukungan mengenai akan dilaksanakan penelitian tersebut sebagaimana contoh berikut. No. :463/Menhut-II/2009

19 April 2009

Dr. A F Programme Coordinator UK-Indonesia TFMP England Dear Dr. AF With reference to your letter of 29 March 2009, I am pleased to extend my full support to the plan to conduct a research on drugs from the forest of Indonesia, which I regard to be very prospective. This idea is in line with our policy to promote utilization of non-wood forest products in Indonesia. We accordingly prepare to discuss the mechanism and institutional arrangement of the project. I have also informed Indonesian Forester Assocition and Yayasan Badan Pengembangan Wallacea of my support to the idea and offer them to take part in the project. I look forward to hearing on the progress of the proposed project. Thank you for your continued cooperation. Yours sincerely,

Dimas Arby Ramadhan Minister of Forestry Indonesia

60 MODELSURAT-SURAT

Surat dukungan dalam bentuk yang berbeda dapat dibuat sepanjang tujuan dan hasil penelitian yang dilakukan memberikan kontribusi positif terhadap kemajuan pembangunan kehutanan di Indonesia. Surat dukungan dimaksud dapat dibuat sebagaimana contoh berikut. 793/IX/Lit-1/2009

21 June 2009

Mr. Jacek P. Siry Research Assistant Professor Departement of Forestry North Carolina State University USA Dear Mr. Siry, We received with appreciation your letter of 12 June 2009 regarding your offer to participate in the research project on developing forest performance indicator. In view of the objective of such research, I value your intention to include Indonesian forestry sector to be considered in the analysis could help us to speed up an effort toward sustainable forest management in Indonesia. I therefore would like to express our strong interest in participating in the research project and will identify Indonesian researcher who will cooperate with you and later could continue to apply the result of the project. Again, I appreciate your attention and looking forward to your visit in Indonesia to discuss more detail the organization of the project. Sincerely yours, Dimas A. Ramadhan Director General of Forest Utilization


61

Contoh surat yang lain dengan isi atau substansi yang sama dapat dibuat sebagaimana berikut. Our ref :

21 October 2009

Dr. Douglas Frisher World Bank Office Washington USA Dear Mr. Fisher, We would like to express our strongest interest in participating in the research project on developing Forest Performance Indicators. We have thoroughly discussed this research and hope that Indonesian forestry sector will be considered for the analysis, which will help us to increase the performance of industrial tree plantations and forestry concession projects. The proposed research will be very helpful in our continuing efforts to improve our forestry sector performance by making it more efficient and productive. We are convinced that the results of the proposed project will help us in the development of a strong forestry sector that will fully contribute to the achievement of environmental, economic, and social goals through better utilization of existing resources and combating tropical deforestation. In closing, we would like to restate our strongest interest in collaborating in this research project. We will provide office space for work in Indonesia and we will assist in determining the potential, objectives, and constraints associated with our forestry sector and utilize existing resources to assist in data collection. Furthermore, we will identify Indonesian researchers that will cooperate with you and later will continue to apply in this project planning and managerial tools. We look forward to your visit in Indonesia to discuss the organization of our cooperative efforts in this research project. With best regards, Yours sincerely,

Dimas Arby Ramadhan Director General of FORDA

62 MODELSURAT-SURAT

4.29 Peningkatan Kerjasama Penelitian Seringkali kerjasama bilateral atau dua fihak mengalami pasang surut, tidak terkecuali antara Departemen Kehutanan dengan organisasi internasional seperti CIFOR. Untuk menjaga momentum agar kerjasama semakin meningkat, perlu sering saling kunjung antara pejabat kedua belah fihak. Kecuali itu juga komunikasi dapat dilakukan dengan menulis surat sebagai follow-up dari kunjungan-kunjungan yang dulakukan sebelumnya. Disarankan model surat menyurat yang dipakai menggunakan kalimat yang halus dan sopan sebagaimana contoh berikut. Our ref:

October 2009

Dr. ……………….. Director General of CIFOR Jl. CIFOR, Situgede Sindang Barang Bogor Dear Dr….., I received with appreciation your letter of 27 September 2009 regarding the cooperation between CIFOR and FORDA on forestry research. It gives me a great feeling that the closer relation and cooperation between our institutions, which now we are nurturing, shows a positive response. I am fully confident that this development will bring benefits for all people concerned in this endeavor. On the effort toward our cooperation stronger and closer, I would like to share with your view that the Bulungan Research Forest and Joint Research have been two essential elements for building such collaboration. I feel therefore obligated to encourage scientists from FORDA to fully utilize the venture for the sake of development as well as establishment of a fundamental element for long term cooperation. With respect to the “topics” which have been discussed between you and Dr. SAS, I fully agree that the steps taken toward the implementation in the field could go ahead. I am of the view that what had been achieved in the dicussion reflects the priority aspects and area of collaborative effort which have been partly identified in several occasions. For this purpose and as suggested, I assign Dr. SAS and Mr. Darmansyah to work with CIFOR researchers to prepare concept notes on the area agreed. Another point which I also wish to note is the “share visible examples of cooperation and success” which was pointed out in the attachment letter. The idea of having nearby research site which can be easily shown to visitors who lack the time to go to Bulungan is also agreeable to us. The example of this could be the Haurbentis Meranti Centre, Meranti plantation of 60 years old, located in Jasinga, which is jointly managed, by FORDA and Perhutani. Thank you and look forward to having further communication with you. Sincerely yours, Dr. Bayu Aji Korespondensi KerjasamaInternasional Bidang Kehutanan

63

4.30 Ucapan Selamat Kepada Mitra Yang Negaranya Berulang Tahun Kemerdekaan Untuk meningkatkan hubungan bilateral dengan negara sahabat, seringkali kita menggunakan momentum hari ulang tahun kemerdekaan negara tersebut dengan menulis ucapan selamat. Surat ucapan selamat biasanya ditandatangani oleh menteri dan ditujukan kepada duta besar negara sahabat yang beralamat di Jakarta sebagaimana contoh berikut.

MENTERI KEHUTANAN REPUBLIK INDONESIA Our ref : 1131/Menhut-II/2009

24 September 2009

H.E. Dr. Chaidar Ambassador of the Republic of Egyp Jakarta Excellency, It is an honour for me to have your kind invitation to the reception on Monday, 22 September 2009. I would like to take this opportunity to extend a respectful congratulation on the occasion of the 47th Anniversary of the Independence of the Republic of Egyp. May happiness, continued progress and prosperity be overwhelmed over your country and our two countries be tied in close cooperation and relation. Please accept, Excellency, the assurances of my highest consideration. Yours Sincerely, SAS Minister of Forestry

64 MODELSURAT-SURAT

4.31 Jawaban Atas Ucapan Terima Kasih pada Hari Ulang Tahun Kemerdekaan Negara Jika kebetulan negara kita yang berulang tahun kemerdekaan dan ada Duta Besar negara sahabat (misalnya Kuwait) mengirimkan ucapan selamat kepada Menteri Kehutanan, maka surat jawaban dapat disiapkan sebagaimana contoh berikut. Our ref

21 August 2009

Ambassador of Kuwait Jakarta Your Exellency, I received with deep appreciation and thanks Your Excellency‘s congratulation on the occasion of the National Day of Indonesia. I take this opportunity to express my best wishes for your personal well-being and for the continued progress and prosperity of the people of Kuwait. I am convident that the friendly relationship existing between the Republic of Indonesia and the State of Kuwait will continue to develop in various ways for the mutual benefit of our two countries. Please accept, Excellency, the assurance of my highest consideration. Yours sincerely, Dr. SAS Minister of Forestry, Indonesia

4.32 Surat pengantar Untuk Menyampaikan Publikasi Agar pembangunan kehutanan yang sedang berlangsung di Indonbesia dapat diketahui oleh negara sahabat, perlu pengiriman publikasi dalam bentuk buku,


65

brosur, booklet, leaflet dan lain-lain. Surat pengantar untuk menyampaikan publikasi dapat dibuat sebagaimana contoh berikut. Our ref:

6 September 2009

Dr. Harold Brand Embassy of The Swedish JAKARTA Dear Dr. Brand, It is a great pleasure for me to forward enclosed five copies of a publication by the Forestry Research and Development Agency entitled: “ Forest Management In Indonesia “ As this publication is to some extent relevant to forestry and Environment, I hope that it will be of interest to you and your collegues at the Embassy. Thanking you for your kind attention, I remain. Yours sincerely,

SAS FORDA

4.33 Undangan untuk Dinner Sebagai bentuk hospitality (keramah-tamahan) tuan rumah penyelenggara pertemuan (bilateral, regional, multilateral, konferensi, seminar, workshop, dan lain-lain), biasanya tuan rumah mengadakan acara dinner (makan malam) untuk para peserta. Dinner tersebut berfungsi sebagai media untuk meningkatkan keakraban, keeratan hubungan dan lobbying antara peserta atau delegasi pertemuan sehingga agenda-agenda pertemuan bisa dibahas dengan baik dan menghasilkan kesepakatan yang bulat.

66 MODELSURAT-SURAT

Bentuk surat undangan untuk formal dinner dalam rangkaian (pertemuan bilateral) dapat dibuat sebagaimana contoh berikut: Mr. and Mrs. Dimas Arby Ramadhan Request the pleasure of The company Of Mr. and Mrs Bayu Aji at Dinner on Wednesday, 7 August 2009, at 7.30 p.m at Rimbawan Room, Manggala Wanabhakti Building Jl. Gatot Subroto, Jakarta. R.S.V.P Jalan Melati I/E2.10 Jakarta


67

Surat undangan untuk dinner juga bisa dibuat semi formal tergantung stuasi dan kondisinya, dan tidak selalu berhubungan dengan aktifitas pertemuan resmi sebagaimana contoh berikut. 6 September 2009 Mr. Dimas Arby Rocky Mountain Street Bogor. Dear Mr. Arby, It gives me a pleasure to invite you and your company at dinner on Wednesday, 7 August 2009 in Rimbawan Room, Manggala Wanabhakti, Jl. Gatot Subroto, Jakarta. We are asking also my Colleage Mr. Gilbran, whom you said you would like to meet to discuss about sponshorship for your Ph.D program in the USA. We very much appreciate if you may be able to attend the dinner. With best regards. Yours sincerely, M. Bayu Aji

68 MODELSURAT-SURAT

Apabila posisis kita atau pimpinan kita menjadi fihak yang mendapat undangan untuk dinner, dan setuju hadir, maka surat jawaban dapat dibuat sebagaimana contoh berikut. 5 Agust 2009 Mr. Dimas Arby Ramadhan Jakarta Dear Mr. Ramadhan, Thank you very much for your kind invitation dated 3 Agust 2009. I will be delighted to come to dinner with you on Wednesday, 7 August 2009. I look forward to seeing you and meeting our colleage there. With best regards,

Yours sincerely,

Bayu Aji


69

Jika kita atau pimpinan kita yang diundang dinner dan berhalangan hadir karena sesuatu hal, maka surat jawaban dapat dibuat sebagaimana contoh berikut. August 2009 Mr. Dimas Arby Ramadhan Jakarta

Dear Mr. Ramadhan, Thank you very much for your kind invitation dated 3 Agust 2009. I very much regret that owing to a prior commitment, I am unable to accept the kind invitation for dinner on Wednesday, 7 August 2009. I shall hope to see you before long, and to have `another opportunity to meet you. With best regards,

Yours sincerely,

Bayu Aji

70 MODELSURAT-SURAT

PENUTUP

5

Apabila buku ini dianggap sebuah referensi dan panduan, barangkali dari segi kualitas perlu adanya penyempurnaan untuk waktu yang akan datang. Namun harapan penulis agar buku ini mendorong kepada seseorang untuk lebih berani mengungkapkan buah pikirannya kedalam surat dengan bahasa Inggris mudah-mudahan tercapai. Hal ini semata-mata untuk membantu seseorang yang dalam pekerjaannya perlu penguasaan surat-surat dalam bahasa Inggris untuk meningkatkan hubungan dan kerjasama dengan mitra kerja khususnya dari luar negeri. Contoh surat-surat yang dimuat dalam buku ini merupakan bentuk surat yang sering digunakan oleh instansi pemerintah, sedangkan kalimat khusus yang digunakan dalam penulisan surat merupakan kalimat yang secara internasional lazim dipakai untuk komunikasi. Sebagai penutup, sesuai dengan motto hidup penulis yaitu “hidup bermanfaat”, semoga buku ini bermanfaat dan menjadi sumbangsih penulis dalam rangka meningkatkan hubungan dan kerjasama luar negeri dibidang kehutanan. Amin.


71

72 PENUTUP

TENTANG PENULIS Nama

: Ir. Sulistyo A. Siran, MSc

Pangkat dan Golongan

: Pembina Tk. I (IV b)

Tempat dan Tanggal : Ngawi, 7 Agustus 1957 Lahir Agama

: Islam

Alamat

: Taman Pagelaran , Jalan Melati I E2/10 Ciomas, Bogor 16610 Telp. 0251-8635076

Pendidikan :

: Master Bidang Ekonomi Kehutanan (University of Alberta, Canada)

Riwayat Pekerjaan 1983-2000

: Menjabat kepala seksi di berbagai tempat di Biro Perencanaan dan Biro Kerjasama Luar Negeri, Departemen Kehutanan.

2001-2002

: Kepala Bagian Kerjasama Penelitian dan Informasi pada Sekretariat Badan Litbang Kehutanan

2002-2007

: Kepala Balai Penelitian dan Pengembangan Kehutanan Kalimantan di Samarinda, Kalimantan Timur

2007- sekarang

: Kepala Bidang Pelayanan dan Evaluasi Penelitian, Puslitbang Hutan dan Konservasi Alam

Kursus Penjenjangan 2009

: Diklatpim Tingkat II dengan predikat memuaskan.

Publikasi yang telah ditulis atau di edit: 1.

Analisa Ekonomi Sistem Pengelolaan Hutan Alam dan Hutan Tanaman di Indonesia, 1999

2.

Pola Pengelolaan Hutan Tropika : Alternatif Pengelolaan Hutan yang Selaras dengan Desentralisasi dan Otonomi Daerah, 2002

3.

Analisa Manfaat Keberadaan CIFOR di Indonesia untuk Pembangunan Kehutanan, (Disampaikan pada Seminar Nasional Kemanfaatan Indonesia Menjadi Anggota Badan-badan Internasional , 2002)

4.

Menuju ke Penelitian dan Pengembangan Kehutanan yang Elit dan Membanggakan, 2003


73

5.

Kriteria dan Indikator Pengelolaan Hutan Lestari : Studi Kasus di Kalimantan Timur, 2005

6.

Riset Desain Pengujian Lapangan Kriteria dan Indikator Pengelolaan Hutan Alam Produksi Lestari/PHAPL, 2005

7.

Status Riset Penyusunan Tabel Volume Pohon, 2005

8.

Kebakaran : Penyebab Degraadasi Hutan di Indonesia,2006

9.

Status Riset Penelitian dan Pengembangan Ulin, 2006

10. Illegal Logging : Sebuah Misteri dalam Sistem Pengrusakan Hutan Indonesia, 2006 11. Status Riset Pengelolaan Dipterocarpa, 2007 12. Gaharu : Komoditi Hasil Hutan Bukan Kayu yang Menjanjikan, 2007 13. Membangun Kembali Hutan Kalimantan melalui Hasil-hasil Penelitian, 2007 14. Ragam Hasil Hutan Bukan Kayu dari Hutan Dipterokarpa, 2007 15. Biologi Konservasi Bekantan, 2010

74 TENTANG PENULIS

Panduan Praktis. Oleh: SULISTYO A. SIRAN. Dear Dr. Brand

Recommend Documents