PANDUAN BANTUAN INTERNASIONALISASI JURNAL ILMIAH 2017
KANTOR PENGELOLAAN PRODUK RISET DAN INOVASI UNIVERSITAS INDONESIA 2017
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR …………………………………………………………..…….................... DAFTAR ISI ……………………………………………………………………............................. DAFTAR LAMPIRAN.....……………………………………………............................................ BAB I PENDAHULUAN ……………………………...........................................…………… A. Latar Belakang .............………………………………………................................................ B. Rasionalitas ……………………………………………....……….......................................... C. Tujuan Kegiatan ………………………….....…….............................................…………... BAB II
i ii iii 1 1 1 2
KETENTUAN UMUM ……………........………………………................................... 3
A. Penjelasan Umum ………………………………………….............................................…… B. Informasi ………………………………………………….....................……………............. C. Eligibilitas Pengusul …………………………………………………………….................... D. Pendanaan …………………………................………………………………………............ E. Jadwal …………………………………….......................…………………………............... F. Seleksi ……………………………………………......................…………………................ G. Lain-lain ……………………………………………......................…………………............. BAB III TATA CARA PENGAJUAN PROPOSAL …………….............................................. A. Proposal ………………………………………………………........................................…... B. Rancangan Anggaran Biaya …………………………………………………….........……... C. Jadwal …………………………………………………………….................…………......... D. Pengajuan Proposal …………………………………………………….........…………….... BAB IV TATA CARA PELAPORAN ……………...........................................……………….. A. Dokumen Pendukung yang harus dilampirkan ……………………………………………. B. Tarif Bea Materai …………………………………………………….........……………....... C. Format Rekapitulasi dalam satu kegiatan ………………………………………………….. D. Format RAB Usulan dan Laporan Keuangan …………………………………………….... BAB V LAIN-LAIN ……………...........................................………………………………….. LAMPIRAN
3 3 4 4 4 5 5 6 6 7 7 7 8 8 9 10 11 12
I. PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Seiring dengan visi UI untuk “Mewujudkan Universitas Indonesia yang unggul dalam bidang ilmu pengetahuan, teknologi dan kebudayaan sebagai solusi masalah nasional dan global”, maka sudah sepatutnya UI memiliki jurnal-jurnal bereputasi Internasional terindex Scopus. Scopus merupkan database literatur yang digunakan oleh QS World University Rankings sebagai acuan penilaian perengkingan Universitas dunia. Jumlah publikasi ilmiah di Indonesia yang terindeks di Scopus masih lebih rendah dibandingkan dengan negara-negara lainnya. Adapun upaya untuk meningkatkan daya saing bangsa sehingga mampu berperan dalam persaingan global adalah dengan meningkatkan mutu terbitan berkala ilmiah yang bertaraf internasional. Internasionalisasi jurnal ini sangat penting dirasakan karena besarnya pengharapan akan dapat mempublikasikan hasil penelitian yang bermutu yang dilakukan oleh peneliti-peneliti nasional sehingga dapat bersaing di forum ilmiah internasional. B. RASIONALITAS Berdasarkan data Scopus pada Oktober 2016, terdapat 23 jurnal berkala ilmiah di Indonesia yang aktif terdaftar sebagai jurnal bertaraf internasional. Daftar jurnal di Indonesia yang terindeks di pengindeks internasional bereputasi tinggi (Scopus), sebagai berikut: No 1 2
Nama Jurnal Acta medica Indonesiana Agrivita
Penerbit Indonesian Society of Internal Medicine University Of Brawijaya Al-Jami'ah Research Centre-Sunan Kalijaga State Islamic University Biology department, Sebelas Maret University Surakarta Southeast Asian Regional Centre for Tropical Biology (SEAMEO BIOTROP)
Status Active Active
3
Al-Jami'ah
4
Biodiversitas
5
Biotropia
6
Bulletin of Chemical Reaction Engineering and Catalysis
Diponegoro University
Active
7
Critical Care and Shock
Indonesian Society of Critical Care Medicine
Active
Universitas Gadjah Mada
Active
Indonesia University of Education
Active
Department of Chemistry, Gadjah Mada University
Active
Gadjah Mada University
Active
Institute of Advanced Engineering and Science (IAES)
Active
Institute of Advanced Engineering and Science (IAES)
Active
8 9 10 11 12
13
Gadjah Mada International Journal of Business Indonesian Journal of Applied Linguistics Indonesian Journal of Chemistry Indonesian Journal of Geography International Journal of Electrical and Computer Engineering International Journal of Power Electronics and Drive Systems
Active Active Active
14
15
16 17 18 19 20 21 22 23 24
International Journal of Technology International Journal on Advanced Science, Engineering and Information Technology International Journal on Electrical Engineering and Informatics ITB Journal of Engineering Science ITB Journal of Information and Communication Technology ITB Journal of Science Journal of Engineering and Technological Sciences Journal of ICT Research and Applications Journal of Mathematical and Fundamental Sciences Media Peternakan Medical Journal of Indonesia
25
Studia Islamika
26
Telkomnika
Faculty of Engineering Universitas Indonesia
Active
INSIGHT - Indonesian Society for Knowledge and Human Development
Active
The School of Electrical Engineering and Informatics, Institut Teknologi
Active
Institut Teknologi Bandung (ITB)
Inactive
Institut Teknologi Bandung (ITB)
Inactive
Institute for Research and Community Services, Institut Teknologi
Inactive
Institut Teknologi Bandung (ITB)
Active
Institut Teknologi Bandung (ITB)
Active
Institute for Research and Community Services, Institut Teknologi Bogor Agricultural University Faculty of Medicine Universitas Indonesia Center for the Study of Islam and Society (PPIM) Syarif Hidayatullah State Islamic University (UIN) Jakarta Institute of Advanced Engineering and Science (IAES)
Active Active Active Active Active
(Sumber: Scopus Sources October 2016)
C. TUJUAN KEGIATAN Program Bantuan Internasionalisasi Jurnal Ilmiah yang dilaksanakan pada tahun anggaran 2017 bertujuan untuk mendorong sejumlah jurnal terpilih hingga memenuhi standar Scopus dan melakukan submisi Scopus pada tahun 2017.
II. KETENTUAN UMUM A. PENJELASAN UMUM Penyelenggaraan program “Bantuan Internasionalisasi Jurnal Ilmiah 2017” dilaksanakan dengan pendanaan Dana Masyarakat (DAMAS) Universitas Indonesia yang dikelola oleh Kantor Pengelolaan Produk Riset dan Inovasi Universitas Indonesia (KPPRI UI). Pengajuan dan penggunaan dana untuk kegiatan ini harus mengacu kepada prinsip efisiensi dana dan akuntabilitas penggunaannya. B. INFORMASI Informasi mengenai program “Bantuan Internasionalisasi Jurnal Ilmiah 2017” dilaksanakan dengan pendanaan Dana Masyarakat (DAMAS) Universitas Indonesia ini disampaikan melalui: 1. Website journal.ui.ac.id 2. Surat pemberitahuan kepada jurnal yang ada di UI melalui email Informasi lebih lanjut atau pertanyaan mengenai program ini dapat diperoleh di: Kantor Pengelolaan Produk Riset dan Inovasi Universitas Indonesia (KPPRI UI) Gedung ILRC, Lt. 1 Kampus UI Depok Tel: 081807375684 e-mail:
[email protected] website: http://journal.ui.ac.id CP: Sdri. Lilies Hasanah C. ELIGIBILITAS PENGUSUL Pihak yang berhak mengajukan proposal untuk kegiatan “Bantuan Internasionalisasi Jurnal Ilmiah 2017” dengan pendanaan Dana Masyarakat (DAMAS) ini adalah: 1. Ketua Editor jurnal yang disahkan dengan surat penugasan dari rektor/wakil rektor, dekan fakultas, ketua program pascasarjana, atau kepala pusat riset tingkat universitas yang ada di lingkungan UI atau salah satu editor yang mendapatkan kuasa dari ketua editor/pejabat terkait. 2. Pengusulan diajukan dengan pengesahan oleh manajer riset fakultas dan disetujui oleh dekan fakultas, ketua program pascasarjana, atau kepala pusat riset tingkat universitas yang ada di lingkungan UI. 3. Jurnal pengusul haruslah jurnal yang diterbitkan oleh Universitas Indonesia, baik oleh unit kerja yang ada di Pusat Administrasi Universitas, departemen, fakultas, ataupun pusat riset. D. PENDANAAN Besaran dana yang diajukan untuk program “Bantuan Internasionalisasi Jurnal Ilmiah 2017” adalah maksimal Rp.100.000.000 (seratus juta rupiah) per proposal. Pencairan dana Tahun I akan dilakukan melalui dua tahap: tahap I sebesar 70% dan tahap II sebesar 30%. 1. Dana tahap I dicairkan setelah: a. Dikeluarkannya SK Rektor tentang penerima Bantuan Internasionalisasi Jurnal Ilmiah
b. Penandatangan kontrak, dan c. Berkas administrasi sesuai aturan pemerintah tahun 2017 2. Dana tahap II dicairkan setelah: a. Laporan kemajuan telah diterima KPPRI UI sesuai dengan jadwal. b. Berdasarkan hasil review atas laporan kemajuan pengusul dipandang telah berhasil menjalankan kegiatan dan menghasilkan luaran sesuai dengan proposal yang diajukan. c. Kegiatan telah terlaksana sebanyak 70% atau dana telah terpakai 70%. E. JADWAL Batas waktu pengajuan usulan 13 Maret 2017 pukul 15.00 WIB. Laporan kegiatan harus dikumpulkan pada waktu yang telah ditentukan, sebagai syarat untuk pencairan dana tahap 2. No
Uraian
Jadwal
1
Penyampaian Informasi
27 Februari 2017
2
Batas Akhir Penyerahan Proposal Riset
13 Maret 2017
3
Seleksi Administrasi, Seleksi Substansi (Wawancara) & SK
14 Maret-14 April 2017
4
Pengumuman Penerima Hibah & Kontrak
17 April 2017
5
Pendampingan 1
Mei 2017
6
Pendampingan 2
Juli 2017
7
Laporan Kemajuan
Agustus 2017
8
Pendampingan 3
September 2017
9
Pengumpulan Laporan Akhir
Oktober 2017
F. SELEKSI Seleksi akan dilakukan oleh Tim Seleksi yang ditunjuk oleh Kantor Pengelolaan Produk Riset dan Inovasi Universitas Indonesia. Seleksi dilaksanakan dalam 3 tahap: a. Administratif b. Substantif c. Presentasi proposal Beberapa catatan terkait seleksi, sebagai berikut: 1. Reviewer dan panitia seleksi dapat mengusulkan dan menentukan perubahan RAB dengan mempertimbangkan efisien dan efektivitas pemanfaatan dana. 2. Untuk efisiensi dana, KPPRI dapat meminta dilakukannya revisi proposal jika ada kegiatan yang dapat dilakukan bersama oleh dua atau lebih jurnal pengusul, atau ada alternatif kegiatan yang lebih baik dalam mencapai tujuan yang ada dalam buku panduan ini atau dalam proposal. Hal-hal yang tidak diatur dalam ketentuan ini akan dibuat kemudian berdasarkan rapat Tim Seleksi dalam bentuk Berita Acara.
G. LAIN-LAIN Usulan program/kegiatan dan biaya disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing jurnal. Program/kegiatan yang diusulkan seyogyanya mendukung proses submisi Scopus tahun 2017. Jika ditengah kegiatan ada kegiatan yang akan diubah, maka penerima bantuan wajib melaporkan ke KPPRI terlebih dahulu secara tertulis dengan mengisi formulir permohonan realokasi kegiatan. Kegiatan baru hanya dapat dilaksanakan setelah mendapatkan surat persetujuan dari KPPRI.
III. TATA CARA PENGAJUAN PROPOSAL A. PROPOSAL Dokumen yang perlu disertakan dalam proposal, sebagai berikut: 1. Halaman Pengesahan Setiap usulan program harus disertai lembar pengesahan yang ditandatangani ketua editor atau editor yang mengusulkan, diketahui oleh Dekan Fakultas/Ketua Program/Kepala Pusat Riset yang bersangkutan. Lembar ini kemudian discan untuk digabungkan dalam proposal lengkap dalam bentuk softfile. Gunakan template yang disediakan di halaman bantuan internasionalisasi jurnal di website journal.ui.ac.id. 2. Halaman Kesediaan Pelaksanaan Hibah Setiap usulan program harus disertai lembar kesediaan yang ditandatangani ketua editor yang bersangkutan. Lembar ini kemudian discan untuk digabungkan dalam proposal lengkap dalam bentuk softfile. Gunakan template yang disediakan di halaman bantuan internasionalisasi jurnal di website journal.ui.ac.id. 3. Title Suggestion Form Formulir yang diisi adalah formulir terkait evaluasi masing-masing jurnal sesuai dengan item pendaftaran ke Scopus. Gunakan template yang disediakan di halaman hibah internasionalisasi jurnal di website journal.ui.ac.id. 4. Rencana Kegiatan Pengelola jurnal wajib membuat rencana kegiatan untuk peningkatan jurnal yang didasarkan pada feedback reviewer Scopus (jika sudah pernah mengajukan) ataupun yang lainnya. Buat sejelas-jelasnya dan sedetil mungkin. Gunakan template yang disediakan di halaman hibah internasionalisasi jurnal di website journal.ui.ac.id. Beri pembatas lampiran. Gunakan template yang disediakan di halaman bantuan internasionalisasi jurnal di website journal.ui.ac.id. B.
RENCANA ANGGARAN BIAYA
Usulan program atau kegiatan dan biaya disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing jurnal. Program atau kegiatan yang diusulkan harus mengarah kepada tujuan yang disebutkan dalam bagian Pendahuluan buku Panduan ini dan dokumen internasionalisasi. 1. Penyusunan rencana anggaran biaya harus dibuat secara rinci dan harus mencerminkan program pengelola jurnal (usulan kegiatan). 2. Penyusunannya dibuat mengacu pada Peraturan Kementerian Keuangan No. 33/PMK.02/2016 3. Dana bantuan yang diterima diperbolehkan penggunaannya untuk biaya keanggotaan Crossreff, perbaikan sistem komunikasi dan perbaikan manajemen, dan pencetakan (jika tidak didanai oleh institusi) 4. Kegiatan pencetakan dan pengembangan website dilakukan oleh Perusahaan Jasa PKP (Pengusaha Kena Pajak) 5. Biaya distribusi diperbolehkan hanya jika pengusul telah melampirkan daftar distribusi dalam proposal 6. Honor bulanan diperbolehkan maksimal 2 editor dan 2 pengelola (Editorial Office) yang melakukan perencanaan, penyusunan proposal, pengelola keuangan, pelaksanaan dan pemantauan kegiatan, dan pelaporan bantuan. Total pengeluaran tidak boleh lebih dari 30% dari total dana yang disetujui. 7. Kegiatan ini dilaksanakan dalam waktu 24 pekan.
C. JADWAL Usulan disampaikan selambat-lambatnya tanggal 13 Maret 2017. Para pengusul yang terpilih untuk didanai, wajib untuk menyerahkan laporan kemajuan pekerjaan selambat-lambatnya Agustus 2017 dan laporan akhir selambat-lambatnya Oktober 2017.
D. PENGAJUAN PROPOSAL Pendaftaran bantuan dapat dilakukan dengan mengirimkan berkas usulan dalam bentuk softcopy yang diupload di website journal.ui.ac.id dan proposal hardcopy dengan sampul muka proposal berwarna Merah sesuai dengan template (2 eksemplar) dikirimkan ke: Kantor Pengelolaan Produk Riset dan Inovasi UI Gedung ILRC Lt.1, Kampus UI Depok Telp.: 081807375684 e-mail:
[email protected] Website: http://journal.ui.ac.id CP: Sdri. Lilies Hasanah
IV. TATA CARA PELAPORAN A. DOKUMEN PENDUKUNG YANG HARUS DILAMPIRKAN Pada pelaporan setiap kegiatan wajib melampirkan bukti-bukti terkait pelaksanaan kegiatan masing-masing, sebagai berikut: a. Repositori Jurnal 1. Print out halaman depan 2. Halaman archives web b. Perbaikan Website 1. Surat Perjanjian Kerja (SPK) 2. Halaman depan web 3. Kuitansi Pembayaran c. Rapat 1. Undangan 2. Daftar Hadir 3. Notulensi 4. Nota/Kuitansi pembelian konsumsi d. Mengadakan Pelatihan 1. Undangan 2. Surat tugas (pembicara, moderator, panitia) 3. Daftar hadir 4. Foto Kegiatan 5. Materi kegiatan 6. Kuitansi pembelian konsumsi 7. Kuitansi pembayaran honor e. Perjalanan 1. Surat tugas perjalanan dari ketua editor/Manris/Dekan 2. Tiket (asli) 3. Boarding pass (asli) 4. Kuitansi pembelian tiket (asli) 5. Kuitansi lumpsum, transport dll (asli) 6. Kuitansi akomodasi 7. Foto kegiatan 8. Undangan dan materi (jika mengikuti salah satu konferensi) 9. SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas) f. Distribusi Jurnal 1. Bukti pengiriman (resi dari jasa ekspedisi) 2. Daftar distribusi g. SK Dekan Pengangkatan Tim Pengelola Jurnal dalam kegiatan Bantuan Jurnal
B. TARIF BEA METERAI 1. Untuk dokumen yang menyatakan nominal uang dengan batasan sebagai berikut: a. nominal sampai Rp250.000,- tidak dikenakan Bea Meterai b. nominal antara Rp250.000,- sampai Rp1.000.000,- dikenakan Bea Meterai Rp3.000,c. nominal diatas Rp 1.000.000,- dikenakan Bea Meterai Rp 6.000,2. Informasi lebih lengkap dapat dilihat di website Badan Kebijakan Fiskal Kemenkeu di: http://www.tarif.depkeu.go.id/Bidang/?bid=pajak&cat=meterai. C. FORMAT REKAPITULASI DALAM SATU KEGIATAN Setiap rekapitulasi pengeluaran dalam satu kegiatan harus diketahui dan disetujui oleh ketua editor dan mengikuti panduan keuangan yang berlaku dilengkapi dengan kuitansi atau bukti pembayaran. a. Format rekapitulasi:
Bantuan Internasionalisasi Jurnal Ilmiah 2017 Nama Jurnal Rekapitulasi Pengeluaran Nama Kegiatan Tempat dan Pelaksanaan Kegiatan
LOGO JURNAL
No
Nama Pengeluaran
Vol
Harga Satuan
Total Bruto
Pajak
%
Total Netto
Honor 1
Honor Pemicara Honor Moderator Honor Panitia Total Transportasi
2
Transport Pesawat Transport Bandara Total
3
dst… Total Keseluruhan
100%
Depok, …. Maret 2017 Ketua Editor Ttd. Nama NIP
b. Format kuitansi: NAMA JURNAL ALAMAT JURNAL Kontak Jurnal: No.Telp; E-mail
LOGO JURNAL
Nama Kegiatan: Tempat & Tanggal Kegiatan: No.
Jumlah Bruto
Nama Pengeluaran
Pajak
Jumlah Bersih
1. 2. 3.
Honor sebagai pembicara Transport Bandara Dst… Total Depok, …… Maret 2017 Tanda tangan penerima, Nama Jelas
D. FORMAT RAB USULAN DAN LAPORAN KEUANGAN
LAPORAN KEUANGAN BANTUAN INTERNASIONALISASI JURNAL ILMIAH 2017 Nama Jurnal : Ketua Editor : P-ISSN/E-ISSN : RAB USULAN/PROPOSAL No
Nama Pengeluaran
1
Vol.
Harga Satuan
REALISASI/LAPORAN KEUANGAN Rp.
%
No
Nama Pengeluaran
1
Subtotal
Subtotal
Vol.
Harga Satuan
Rp.
%
V. LAIN-LAIN Apabila ditengah kegiatan penerima hibah akan mengubah kegiatan yang sudah diusulkan, maka penerima hibah wajib melaporkan ke KPPRI terlebih dahulu secara tertulis dengan mengisi formulir permohonan realokasi kegiatan.
Form Realokasi Kegiatan
1.
Nama Jurnal
:
2.
ISSN
:
3.
Institusi Penerbit
:
4.
Nama Ketua Editor
:
5.
Kegiatan yang direalokasi
:
No .
Nama Kegiatan
Kegiatan realokasi/baru
Alasan/Justifikasi
Dibuat di
:
Pada tanggal
:
2017
Yang Membuat Pernyataan
(Materai Rp 6.000,00) Nama Ketua Pengelola Jurnal/Editor Tim Editor NIP/NUP
