PANDUAN APLIKASI CBMS Lite CableTV Billing Management System – Lite Version
Copyright Datasoft (c) 2012
Memulai Aplikasi Login :
Default username : admin , password : admin
Tampilan Layar utama CBMS-Lite
Sistem Setting Input master data dan setting dasar aplikasi
Tipe Pelanggan Untuk mengelompokkan grup pelanggan dan mengatur tarif yang berbeda bagi grup pelanggan.
Item Tipe Pelanggan Keterangan Jumlah TV Maks. Iuran Ppn Jumlah Tombol Simpan Tombol Batal Klik 2x / Double Click pada tabel Tombol “DELETE” pada keyboard Keluar [Esc]
Keterangan/Penjelasan Kode tipe pelanggan Keterangan mengenai tipe pelanggan Jumlah sambungan TV yang diperbolehkan tiap pelanggan Jumlah iuran yang dibebankan setiap bulan Pajak (jika ppn dibebankan kepada pelanggan) Total tagihan yang dibebankan kepada pelanggan (otomatis terisi berdasarkan biaya Iuran dan ppn) Untuk menyimpan data tarif iuran Untuk membatalkan penyimpanan/perubahan data tarif Untuk mengubah data tarif. Pilih kode tipe pelanggan dari daftar terlebih dahulu. Perubahan akan disimpan jika tombol simpan di tekan. Untuk menghapus data tarif/tipe pelanggan. Pilih tarif/tipe dari daftar kemudian tekan DELETE untuk menghapus data tarif dari tabel . Menutup modul tarif/tipe pelanggan. Dapat juga dilakukan dengan menekan tombol Esc pada keyboard.
Kolektor dan Wilayah/Area Pelanggan Gunakan form ini untuk mendaftarkan kolektor pelanggan.
Item Nama Alamat No. Telp. Simpan Batal
Hapus / DELETE Klik 2x pada tabel
Keterangan/Penjelasan Nama Kolektor Alamat Kolektor Nomor Telepon/HP Kolektor Simpan data Kolektor Pembatalan penambahan/perubahan data kolektor Hapus data kolektor pada mode EDIT MODE EDIT ; Mengubah data kolektor
Area/Wilayah Pelanggan Pengelompokan pelanggan berdasarkan Area/Wilayah.
Untuk memudahkan pencarian pelanggan, data pelanggan dapat dikelompokkan dalam satu wilayah/area. Dalam satu wilayah dapat dibagi lagi menjadi beberapa Node (grup sambungan pelanggan). Anda wajib membuat satu Wilayah/Area pelanggan dan satu node dibawah area/wilayah tersebut. Item Area Pelanggan
Keterangan/Penjelasan Isi dengan kode/nama Wilayah/Area Pelanggan
Tambah Area Edit Area
Untuk menambahkan area/wilayah pelanggan Mengubah nama area/wilayah
Delete Area
Menghapus data area/wilayah Pelanggan
Tambah Node
Menambahkan Node dibawah Area Pelanggan yang terpilih pada bagian kiri. Klik terlebih dahulu Nama/Kode Area sebelum menambahkan Node. Menghapus Node.
Delete Node
General Setting - Konfigurasi Aplikasi Nomor Otomatis Nomor acuan untuk kode pelanggan.
Digunakan pada form registrasi pelanggan, untuk mendapatkan no. pelanggan secara otomatis. Jika menggunakan ID pelanggan sebanyak 5 digit, disarankan menggunakan nomor acuan 10000. Sehingga saat mendaftarkan pelanggan baru, kode/ID pelanggan otomatis berubah menjadi 10001. Denda dan Jatuh Tempo pembayaran
Pengaturan denda dan tanggal jatuh tempo pembayaran dapat dilakukan pada modul ini. CBMS Lite menggunakan sistem jatuh tempo yang serentak bagi semua pelanggan, seperti halnya jatuh tempo pembayaran Listrik/Telepon (TELKOM). Sistem Denda dapat diatur 1x atau ditambahkan setiap bulannya (seperti pada Denda PLN) namun dapat dibatasi maksimal denda nya.
Footer kwitansi dan opsi Cetak
Isi dengan footer atau catatan yang akan dicetak pada bagian bawah kwitansi pembayaran pelanggan. Opsi pause cetak untuk menghentikan sementara proses pencetakan kolektor setiap kelipatan halaman yang ditentukan. Opsi ini bertujuan untuk mengatur ulang posisi kertas yang biasanya bergeser ketika melakukan pencetakan dalam jumlah banyak.
Biaya Administrasi
Jika di aktifkan pembayaran iuran dalam ditambahkan dengan biaya Administrasi.
Profil Perusahaan
Isikan data perusahaan (nama, alamat, dan nomor telepon). Data-data perusahaan ini akan dicetak pada kwitansi pembayaran iuran.
Data pelanggan
Item ID Pelanggan No. Kontrak Nama Pelanggan No. Telepon Alamat Keterangan Tgl. Registrasi Tgl. Aktivasi
Keterangan/Penjelasan Nomor ID Pelanggan (Tekan F2 untuk mendapatkan ID secara otomatis ) Nomor kontrak persetujuan berlangganan TV Kabel (jika ada) Nama Pelanggan Nomor Telepon Pelanggan Alamat Pelanggan Informasi tambahan mengenai pelanggan Tgl. Pelanggan mendaftar Tgl. Billing pelanggan mulai aktif (Tgl. Pelanggan mulai membayar). Contoh : Jika pelanggan mulai membayar bulan April 2010 maka tanggal aktivasi diisi Tgl. 1 April 2010. Jika kwitansi tagihan di cetak terlebih dahulu maka tgl. Aktivasi sebaiknya dimajukan misalnya Tgl. 28 Maret 2010. Karena pada saat pencetakan sebelum tgl Aktivasi, maka kwitansi tagihan tidak akan tercetak jika tanggal pencetakan lebih kecil dari tanggal aktivasi.
Tipe Pelanggan TV Paralel (Max) Iuran Bulanan Pajak Jumlah Tagihan/Bulan Area/Kode Node Jenis Bangunan Status Kepemilikan Marketing Pelanggan Cara Pembayaran Tombol Simpan Tombol Batal Tombol Keluar
Pilih Tipe pelanggan (otomatis, tergantung tipe pelanggan) Jumlah iuran bulanan (otomatis, tergantung tipe pelanggan) Pajak jika dibebankan ke pelanggan (otomatis, tergantung tipe pelanggan) Total tagihan per bulan (otomatis, tergantung tipe pelanggan) Lokasi/Wilayah pelanggan (Pilih dari daftar) Jenis bangunan (pilih dari daftar ) Status kepemilikan (pilih dari daftar ) Nama marketing yang memasukkan pelanggan (jika ada) Pilih salah satu, Melalui loket atau kolektor. Simpan data pelanggan Batalkan pengisian data pelanggan Tutup modul pelanggan baru.
Mengubah data pelanggan dan data status pelanggan Untuk mengubah data pelanggan dan status pelanggan, gunakan menu Edit Pelanggan pada tab Data Pelanggan. Masukkan ID Pelanggan kemudian klik tombol [...] untuk menampilkan data pelanggan. Untuk mengubah status pelanggan pilih status pelanggan. Ada 4 pilihan status pelanggan yang tersedia, yaitu : • • • •
Status Putus, untuk pelanggan non aktif (sudah berhenti berlangganan ). Status Aktif, untuk pelanggan aktif yang masih berlangganan. Status Pending, untuk pelanggan baru yang sudah terdaftar tetapi instalasi belum terpasang. Status Putus Sementara, untuk pelanggan aktif yang untuk sementara waktu tidak menggunakan layanan TV KABEL karena alasan tertentu.
Proses input/edit data sama seperti proses input/registrasi pelanggan baru.
Pencarian Data Pelanggan Untuk mencari data pelanggan gunakan modul Cari pelanggan. Pilih filter pencarian terlebih dahulu kemudian masukkan keyword / kata kunci pencarian.
Siklus Iuran Pelanggan Pada CBMS siklus iuran bulanan adalah sebagai berikut
1
• Data Pelanggan Aktif • Proses Iuran/Tagihan Periode berjalan setiap awal bulan atau setiap akhir bulan/periode sebelumnya. sebelumnya
2
• Data Tagihan pelanggan bulan/periode berjalan terbentuk • Masa pembayaran iuran mulai tgl. 1 - tanggal 20 (atau tgl yang telah di tentukan)
3
• Tanggal 21 (atau sehari setelah tgl. jatuh tempo yang ditentukan). Proses Tunggakan Pelanggan wajib dilakukan. • Data Tunggakan Pelanggan periode/bulan berjalan terbentuk
Proses Iuran Pelanggan. Proses ini wajib dilakukan setiap awal bulan/periode bulan/periode berjalan atau bisa dilakukan pada bulan/periode sebelumnya. Proses Iuran akan membentuk data tagihan pelanggan dengan status belum tercetak. Data tagihan ini nantinya akan dipergunakan untuk melakukan pencetakan kwitansi kolektor maupun pembayaran iuran pada loket. Jika tidak ada data tagihan, maka pencetakan/pembayaran pada periode tersebut tidak dapat dilakukan!
Pilih Periode tagihan kemudian klik proses tagihan untuk membentuk data tagihan pelanggan.
Pembayaran Iuran Bulanan
Iuran
Loket
Kolektor
Pembayaran Iuran dapat dilakukan melalui dua cara, yaitu : • •
Melalui Loket Pembayaran di kantor pelayanan TV Kabel Melalui penagih/kolektor pelanggan.
Pembayaran melalui Loket Pelanggan dapat melakukan pembayaran melalui loket. Klik Bayar Iuran pada toolbar, atau sidebar panel [Iuran Pelanggan] – [Pembayaran Iuran] Pembayaran Bulan/Periode Berjalan
Masukkan No. ID pelanggan – Klik OK. Data tagihan pelanggan akan muncul pada tabel dibagian bawah (jika masih terdapat data tagihan yang belum dibayar). Untuk mencetak jangan lupa beri tanda centang di depan data tagihan yang akan dicetak. Klik Tombol Bayar [F5] untuk memulai pencetakan. Jika pelanggan memiliki tunggakan buln an sebelumnya. Anda bisa melihat detail tagihan pelanggan dengKlik 2x pada data tagihan.
Pembayaran Iuran Pelanggan di muka (Down Payment) Untuk pelanggan yang ingin membayar tagihan iuran di muka, misalnya membayar 6 bulan langsung atau 12 bulan. Pembayaran dimuka dapat dilakukan melalui menu Down Payment pada side panel [ Iuran Pelanggan]
Pembayaran melalui Kolektor Pembayaran melalui kolektor berarti kwitansi iuran akan dicetak terlebih dahulu dan dibagikan kepada kolektor untuk kemudian dilakukan penagihanke pelanggan. Untuk mencetak kwitansi kolektor, pastikan data tagihan bulan/periode berjalan telah dilakukan. Klik menu [Cetak Kwitansi Kolektor] – pada side panel [Iuran Pelanggan]
Pilih Kolektor – dan periode tagihan. Data tagihan pelanggan akan muncul pada tabel di bagian bawah. Pilih pelanggan yang akan dicetak kwitansinya. Beri tanda Select All untuk mencetak semua kwitansi. Sebaiknya mengisi opsi Pause cetak Setiap ... lembar, untuk mengantisipasi kertas kwitansi yang biasanya bergeser, tergulung, atau sobek pada saat mencetak terlalu banyak secara kontinyu.
Proses konfirmasi pelunasan tagihan pelanggan dari kolektor. Pelanggan yang membayar melalui kolektor tentu saja tidak secara otomatis tercatat LUNAS pada database. Untuk itu perlu dilakukan konfirmasi penulasan berdasarkan kwitansi yang telah tercetak. Klik menu [Konfirmasi Pelunasan Kolektor]
Pilih Kolektor – Pilih Periode Tagihan. Dari daftar tagihan yang ada, pilih pelanggan yang telah melakukan pelunasan. Pilih tanggal pelunasan . Klik tombol Konfirmasi Pelunasan untuk mengubah status tagihan pelanggan (yang terpilih) menjadi LUNAS.
Pencarian data tagihan pelanggan Untuk mencari data tagihan pelanggan. Klik menu Browse Data Iuran. Dari data tagihan yang terbentuk Anda bisa melakukan penghapusan data tagihan atau mengubah/edit data tagihan pelanggan.Klik kanan pada data tagihan pada tabel.
Pencarian data tunggakan pelanggan Untuk melihat data tunggakan pelanggan. Klik menu Browse Data Tunggakan
Input data tagihan/tunggakan pelanggan secara manual Dalam proses tagihan, pembayaran, dan tunggakan mungkin saja ada data pelanggan yang tidak ikut terproses karena satu sebab, mungkin data terhapus atah hal-hal lainnya. Oleh karena itu data tagihan/tunggakan dapat dimasukkan kembali melalui modul Input Iuran/Tunggakan.
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Masukkan ID Pelanggan. Klik tombol Show untuk menampilkan data pelanggan. Pilih periode tagihan Pilih status Iuran, tedapat 4 pilihanBELUM CETAK, LUNAS, SUDAH CETAK, dan TUNGGAKAN. Klik tombol Tambahkan ke daftar. Jika masih ada data yang ingin ditambahkan ulangi proses no. 2 – 4 Klik Tombol Input Data untuk menambahkan ke dalam data tagihan.
Proses Tunggakan Sehari setelah tanggal jatuh tempo, lakukan proses Tunggakan untuk membuat data tagihan terupdate dengan data tunggakan. Klik Menu Proses Tunggakan pada sidepanel [Iuran Pelanggan]
