Lokakarya Fungsional Non Peneliti 1999
HUBUNGAN TINGKAT EFISIENSI DAN EFEKTIVITAS DALAM SISTEM PENATAAN BERKAS HARDIYANTO Sekretariat Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian, Jl . Ragunan 29, Jakarta
RINGKASAN Dalam menunjang kelancaran manajemen perkantoran perlu dibentuk pengaturan informasi melalui sistem penataan berkas dengan mengindahkan kaidah efisiensi dan efektivitas yang berorientasi pada pemanfaatan sarana, perimbangan tenaga kerja, waktu serta volume berkas . Dari kajian membuktikan adanya keterkaitan efisiensi dan efektivitas dalam penataan berkas yaitu antara lain penundaan penambahan sarana simpan di unit pengolah, dan menekan volume simpan melalui penyusutan berkas . Sistem elektronik dalam akses informasi berkas dapat meminimalkan waktu serta memudahkan penelusuran . Penyerapan tenaga dalam pengelolaan arsip memperpendek waktu penanganan, sehingga mengendapan berkas dan penambahan sarana simpan dapat dihindari .
PENDAHULUAN Perkembangan program Badan Litbang Pertanian selalu diikuti dengan indikator meningkatnya kegiatan administrasi perkantoran bidang fasilitatif maupun substantif yang bermuara pada produk arsip naskah dan arsip pandang dengar (Badan Litbang, 1991) . Arsip mengandung nilai informasi penting dalam menunjang kelancaran manajemen perkantoran khususnya membantu pimpinan dalam mengambil keputusan (SK .Mentan 29, 1978) . Oleh sebab itu perlu upaya penyelamatan serta pengamanan sebagai bahan pertanggungjawaban nasional, bagian dari aset negara . Berdasarkan hasil evaluasi kearsipan unit kerja lingkup Badan Litbang Pertanian, menunjukkan adanya penyimpangan a . Belum melaksanakan penyusutan dan penghapusan arsip b . Belum tersedia ruang khusus penyimpanan dan pemeliharan c . Tenaga pengelola arsip belum dimanfaatkan secara efektif (Badan Litbang, 1993) . Dalam memecahkan masalah tersebut, perlu suatu kajian analisis sistem penetapan berkas arsip .
TUJUAN KAJIAN Untuk mengatuhi sampai sejauhmana efektifitas dan efesiensi sistem penataan berkas terhadap pemakaian sarana ruang, peralatan dan sumberdaya manusia termapil
238
Lokakarya Fungsional Non Peneliti 1999
pada intalasi simpan (depot arsip) berikut jaringan simpan di unit pengelola Sekretariat Badan Litbang Pertanian
RUANG LINGKUP Ruang lingkup kajian sistem penataan berkas arsip, meliputi a . Sebaran rinci hasil akses berkas unit sampel terpilih b . Kapasitas tampung peralatan simpan c . Rangkaian proses implementasi penataan berkas
MATERI DAN CARA KERJA Kajian dilakukan melalui tahapan, mulai dari penyiapan daftar isian, pemilihan sampel, pengumpulan data, tabulasi data, analisis data dan penyajian hasil . Kegiatan kajian dilaksanakan pada tahun 1994/1995 (sebelas bulan) .
HASIL DAN PEMBAHASAN Pelaksanaan Kajian a.
b.
Dalam persiapan dilakukan inventarisasi, standarisasi dan pembakuan ukuran sarana kajian menggunakan standar Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI, 1981) . Penghitungan data meliputi Rekapitulai produk berkas Sekretariat Badan, rata-rata 3,1 m3/tahun Ukuran 1 m3 menampung ukuran kurang lebih 50 kotak berkas (12 m lari) . Jumlah perolehan seluruhnya 510 kotak, sampel kajian 40 kotak (10%) Satu kotak sampel menampung kurang lebih 0,018 m3
Analisa Data Kajian A . Seleksi Berkas Dari seleksi berkas in aktif dapat dipindahkan dari kempat bagian yang berada di bawah Sekretariat Badan ke Depot Arsip sebesar 10,2 m3 (Tabel 1) . Dengan membandingkan antara produk berkas Sekretariat Badan (3 .1 m3 ), diketahui telah terjadi pengendapan berkas di bagian selama 3 tahun . Menurut jadual retensi, umur arsip terpendek ialah 1 tahun . Dengan demikian sekurang-kurangnya 1 tahun sekali dapat dilakukan pemindahan berkas dari unit pengelola ke Depot Arsip . Penyebaran alat simpan di seluruh bagian berjumlah 98 unit dengan total kapasitas simpan 55 m3 (Tabel 2),untuk masing-masing bagian menunjukkan keadaan sebagai berikut
239
Lokakarya Fungsional Non Peneliti 1999
Bagian Keuangan memiliki alat simpan diseluruh bagian berjumlah 98 unit dengan total kapasitas simpan 16 unit dengan kapasitas tampung 5,6 m3 . Berkas yang disusutkan 63% (3,54 m3) dengan sisa ruang simpan 2,06 m3 . Bagian Kepegawaian memiliki alat simpan 26 unit dengan kapasitas tampung 1,80 m 3 . Berkas yang disusutkan 3,13 m3 (25 %) . Arsip yang perlu disimpan 9,67 m 3 (75%) dengan sisa ruang simpan 3,13 m 3 . Bagian Perlengkapan dan Rumah Tangga memiliki alat simpan 40 unit dengan kapasitas tampung 25,80 m 3 berkas . Berkas yang disusutkan 4,02 m3 (16%) . Arsip yang perlu disimpan 21,78 m3 (84%), sisa ruang simpan 4 .02 m3 Bagian Organisasi dan Tatalaksana (Ortala) memiliki alat simpan 16 unit dengan kapasitas tampung 10,70 m 3 . Berkas yang disusutkan 2 m3 (18%) . Arsip yang perlu disimpan 8,7 m3 (82%), dengan sisa ruang simpan 2 m3 . Dengan demikian kapasitas tampung peralatan simpan secara keseluruhan terdapat sisa sebesar 11,21 m3 dengan rata-rata per bagian (unit pengolah) 2,8 m3 . Melihat produk berkas arsip per tahun sekitar 3,1 m3 , seyogyanya tidak menambah peralatan simpan setiap tahunnya di tiap bagian . B . Penyusutan Berkas Dari seleksi terhadap berkas yang dipindahkan menunjukkan persentase kumulatif penyusutan relatif cukup besar yakni 71%, terdiri dari penyusutan berkas beretensi habis 58%, berkas ganda 11% dan berkas non arsip 2% . Sedangkan yang disimpan 29%, hal ini ditunjukkan dari hail analisa rinci 40 kotak berkas, dimana hanya 12,5 kotak berkas yang masih perlu disimpan dan 37,5 kotak berkas dapat disusutkan . Hasil sebenarnya 510 kotak berkas yang dipindahkan ke Depot Rasip, 222 kotak berkas (4,4 m3) perlu disimpan, 288 kotak berkas lainnya dapat dihapuskan (5,8 m) . Berkas arsip yang tidak memiliki nilai guna (retensi habis), persentase tertinggi ada pada bagian kepegawaian sebesar 75% . Untuk berkas ganda persentase terdapat dibagian Ortala sebesar 23% . Sedangkan berkas non arsip menunjukkan persentase sangat kecil 1 % berasal dari bagian perlengkapan dan bagian ortala . C . Penataan Berkas Unsur yang harus dipenuhi dalam penataan berkas, antara lain Motivasi Penanganan Berkas Gejala dasar yang timbul dalam penataan berkas aktif di unit pengolah adalah kurangnya atensi terhadap kearsipan . Kearsipan merupakan kegiatan fasilitatif (penunjang), sehingga kurang disadari bahwa kegiatan tersebut sebenarnya bagian dari proses penyelesaian akhir tata naskah . Dalam mengupayakan penataan secara benar perlu disosialisasi, agar menjadikan pekerjaan tersebut timbul bukan karena atas instruksi melainkan tanggungjawab melekat dari akhir penyelesaian tata naskah .
24 0
Lokakarya Fungsional Non Peneliti 1999
Aspek yang perlu diperhatikan dalam penataan arsip in aktif adalah Pertama, kegiatan penataan membutuhkan profesionalisme dalam penanganan (Badan Litbang, 1992) . Penataan berkas adalah pekerjaan beresiko jangka panjang terhadap fisik petugas . Ketelitian, wawasan luas serta akurasi dalam menyajikan informasi arsip sangat dibutukan dalam penanganannya (Badan Litbang, 1994) . Oleh karena perlu ditunjang berbagai kemudahan fasilitas dalam upaya penyelamatan dan pelestarian arsip . Kedua, dalam pertanggungjawaban arsip, belum seluruh unit pengelola menyerahkan berkas ke depot arsip menggunakan berita acara penyerahan . Umunya hal ini belum disadari oleh penanggungjawab unit pengolah . Masalah melempar tanggungjawab muncul apabila suatu saat berkas diperlukan tidak ada dalam penyampaian . Kemudahan Penelusuran Berkas Untuk berkas arsif aktif yang disimpan di filing kabinet, belum seluruhnya indentifikasi dilakukan, seperti kode filing kabinet, kode laci, kode folder dengan menggunakan lebel yang menonjolkan warna, sampai dengan mendeskripsi dan merekapitulasi dalam daftar peralatan . Dalam pemanfaatan rak simpan berkas in aktif di depot arsip, dilakukan melalui identifikasi sektor, kompartemen,susunan boks, penempatan berkas dalam folder, hingga penggunaan kartu deskripsi . Penggunan Sarana Telusur Dari uji coba penelusuran sistem manual, membuktkan bahwa dalam pelaksanaan temu balik dapat dilakukan maksimal 5 menit . Sedangkan untuk uji coba komputerisasi penataan berkas, temu balik dapat dilakukan dengan waktu 3 menit . Kedua teknis penelusuran tersebut dapat dilakukan bila penataan berkas memenuhi beberapa ketentuan berkas yang disimpan memenuhi ketentuan dalam penyimpanan berkas terdapat di unit simpan informasi berkas memiliki indentitas telusur lengkap dalam menggunakan media komputer hendaknya siap panggil Indentifikasi Berkas Hasil analisa dan pengamatan dalam pendeskripsian, diperoleh beberapa hal perlu mendapat perhatian, yaitu yang Pemahaman petunjuk teknis dalam pendekripsian, dimana pelaksana kurang mampu menyusun inti permasalahan yang dianggap paling menonjol dalam suatu berkas arsip . Hal ini ditunjukkan pendeskripsian kurang lengkap dengan penyelesaian lambat .
24 1
Lokakarya Fungsional Non Peneliti 1999
Penguasaan dimensi pola kaasifikasi kurang mendalam, antara lain kurang mampu menangkap informasi dalam berkas, mengkaitkan dengan kalsifikasi masalah, dan menggunakan tunjuk silang . Hal ini ditunjukan dengan lambatnya tingkat penyelesaian . D . Penyerapan Jam Kerja Berdasarkan implementasi penataan per satuan kotak berkas sampel melalui 9 rangkaian proses dengan hasil rata-rata minimal 33 jam 30 menit . Sehingga dalam 3 m3 (155 kotak berkas) untuk satu orang tenaga kerja menyerap waktu penyelesaian : 5179 jamkerja x 1 hari kerja = 863 hari (3 tahun 4 bulan) 6 jam Dengan ketentuan : jam kerja efektif 1 hari = 6 jam, 1 tahun 261 hari (1 minggu = 5 hari kerja), tanpa kelonggaran waktu . Seandainya 3 m' berkas tersebut ingin diselesaikan dalam 1 tahun (tanpa kelonggaran waktu), maka diperlukan tenaga kerja 863hari x 1 orang tenaga kerja = 3 orang tenaga kerja 261 hari Hal ini jarang terjadi pada petugas, bila dalam 1 tahun petugas masuk terus tanpa ada peluang cuti atau tidak masuk kantor . Dengan menggunakan kelonggaran kendala penyelesaian pekerjaan . Misalnya 100 hari kerja dalam 1 tahun (untuk 5 orang), maka masing-masing tenaga memperoleh 20 hari dalam 1 tahun untuk halangan (dinas, tugas lain, cuti, ijin, dll .) . Dengan demikian diperoleh hari kerja efektif dalam 1 tahun 262 hari - 100 hari = 161 hari Penyerapan tenaga kerja dibutuhkan dalam 1 tahun menjadi 863hari x 1 orang tenaga kerja = 5 orang tenaga kerja 161 hari Sedangkan menggunakan tenaga kerja 5 orang dapat diterima secara rasional, karena memperhatikan sisi ketidakhadiran petugas karena faktor tersebut di atas .
KESIMPULAN Hasil kajian dalam pengelolaan kearsipan menunjukkan adanya hubungan tingkat efisiensi dan efektivitas dalam sistem penataan, dengan rumusan 1 . Dari kegiatan seleksi berkas menunjukkan adanya pengendapan berkas selama 3 tahun . Hal ini tidak akan terjadi bila minimal setiap tahun Sekretariat Badan mengadakan penyusutan/memindahkan ke Depot Arsip 2 . Hasil analisa kepastian tampung peralatan simpan di keempat bagian menunjukkan adanya sisa ruang simpan yang dapat dimanfaatkan sebesar 11 .21 m' dengan ratarata per bagian 2,87 m 3 . Rata pengendapan berkas per tahun setiap bagian (0,78
24 2
Lokakarya Fungsional Non Peneliti 1999
3.
4. 5.
6.
m3), dimungkinkan dapat menunda pengadaan sarana penyimpanan berkas di unit pengolah dalam jangka 3 tahun . Pengadaan dapat dialihkan ke Depot Arsip masih kekurangan sarana simpan . Dari berkas yang berhasil dipindahkan ke ruang depot arsip sebesar 10,2 m3 , hanya 4,4 m3 yang masih memiliki umur simpan, dan selebihnya sudah dapat dimusnahkan . Dalam penataan berkas sistem manual dan elektronik waktu penulusuran kembali dapat diminimalkan, bila memenuhi ketentuan dalam prosedur penyimpanan . Dalam kegiatan penataan, dirasakan kurangnya motivasi dan sosialisasi mengenai penanganan berkas . Hal ini ditunjukkan kesan bahwa kearsipan merupakan kegiatan fasilitatif, bukan sebagai pekerjaan melekat dalam proses penyelesaian akhir tata naskah di unit pengelah . Analisa penyerapan jam kerja (9 tahapan), hasil rata-rata per satuan kotak berkas 33,23 jam . Penataan berkas 3,1 m3 per tahunnya membutuhkan waktu 3 tahun 4 bulan untuk 1 tenaga kerja dengan jam efektif 6 jam per hari . Agar memperoleh hasil pekerjaan penataan berkas dengan kelonggaran hari kerja (ijin, cuti, tugas lain) seyogyanya memerlukan minimal 5 orang tenaga kerja .
DAFTAR BACAAN Arsip Nasional Republik Indonesia. 1981 .Tata Kerarsipan Dinas Surat Keputusan Menteri Pertanian Nomor 29 . 1978 . Tentang Pedoman Penyelenggaran Tata Kearsipan . Departemen Pertanian . Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian . 1991 . Panduan Operasional Software Otomasi Perkantoran. Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian . 1992 . Petunjuk Teknis Tata Kearsipan . Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian . 1993 . Laporan Evaluasi Pelaksanaan Program Otomasi Perkantoran . Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian . Instalasi Simpan Depot Arsip .
1994 . Laporan Rancang Bangun
2 43
Lokakarya Fungsional Non Peneliti 1999
Lampiran Tabel 1 . Daftar sebaran berkas seleksi awal Asal berkas Bagian Keuanga
Jumlah
Ukuran M 3
250 kotak berkas
5
Bagian Kepegawaian
50 kotak berkas
1
Bagian Perlengkapan & RT
103 kotak berkas
2,06
Bagian Ortala
107 kotak berkas
2,14
Jumlah
510 kotak berkas
10,2
Rata-rata
2,55
Tabel 2 . Perbandingan kapasitas tampung peralatan simpan dengan volume berkas setelah disusutkan
Asal berkas
Jumlah peralata n simpan (unit)
Bagian Keuanga Bagian Kepegawaian Bagian Perlengkapan & RT Bagian Ortala Jumlah Rata-rata
2 44
Kapasitas simpan
Volume berkas aktif
Sisa volume simpan
M3
%
M3
%
M3
%
16,00
5,60
100
3,54
63
2,06
26,00 40,00
12,80 25,80
100 100
9,67 21,78
75 85
3,13 4,02
37 25 16
16,00
10,70 54,90 -
100 100 -
8,70 43,69 10,90
82 79 20
2 00 11,21
18 21
2,80
5
98,00 -
