P004

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH

Halaman: 1/15 No. Semakan: 00

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/P004 PROSEDUR PENDAFTARAN KURSUS 1.0

No. Isu: 02 Tarikh: 03/01/2011

TUJUAN Prosedur ini menerangkan tatacara pendaftaran kursus pelajar program prasiswazah UPM.

2.0

SKOP Prosedur ini merangkumi aktiviti penyediaan pendaftaran, pengecualian kursus, tambah kursus, gugur kursus, tukar program, tangguh pengajian, tarik diri dan gugur nama tidak termasuk program yang ditawarkan di Kampus UPMKB, Program Jarak Jauh dan Program Eksekutif.

3.0

DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen UPM/PGR/MK/001 MS ISO 9001:2008 -

4.0

Tajuk Dokumen Manual Kualiti Universiti Putra Malaysia Quality Management Systems-Requirements Manual Pengguna SMP – Modul Pendaftaran Jadual Waktu Kuliah Semester Kalendar Akademik Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, Perlembagaan Universiti Putra Malaysia (Pindaan 2010), Kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005)

TERMINOLOGI/SINGKATAN AKD Alasan Munasabah Fakulti

iDEC JWKA Kaedah UPM (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005)

: Bahagian Akademik : Kewangan, keluarga, kesihatan, pertukaran universiti. : Semua Fakulti termasuk Pusat Asasi Sains Pertanian dan Pusat Inovasi, Keusahawanan dan Pembangunan Pelajar : Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi : Jadual Waktu Kuliah/Amali : Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, Perlembagaan Universiti Putra Malaysia (Pindaan 2010), Kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005)



PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/P004 PROSEDUR PENDAFTARAN KURSUS Ketua PTJ

KPPP PA Pelajar Pendaftaran Sempurna PK PPTM PT PT (P/O) PT (P/O) PTJ PT PTJ PTM PTM PTJ SMP TDA TNC (A & A) TNC (A&A) TWP WP 5.0

No. Isu: 02 Tarikh: 03/01/2011

: Dekan Fakulti, Pengarah Pusat Asasi Sains Pertanian dan Pengarah Pusat Inovasi, Keusahawanan dan Pembangunan Pelajar : Ketua Pentadbiran Pengajian Prasiswazah : Penasihat Akademik : Pelajar program Prasiswazah dan Asasi Sains Pertanian : Memenuhi syarat pendaftaran dan tidak membuat sebarang perubahan : Pengurus Kolej : Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Bahagian Akademik : Pegawai Tadbir Bahagian Akademik : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) PTJ : Pegawai Tadbir Fakulti : Pegawai Teknologi Maklumat Bahagian Akademik : Pegawai Teknologi Maklumat PTJ : Sistem Maklumat Pelajar : Timbalan Dekan (Akademik) : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) : Timbalan Wakil Pengurusan : Wakil Pengurusan

TANGGUNGJAWAB TNC (A&A), Ketua PTJ dan KPPP bertanggungjawab memastikan prosedur Pendaftaran Kursus ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi prosedur ini.




No. Isu: 02 Tarikh: 03/01/2011

CARTA ALIR MULA

7.1

Persediaan Pendaftaran Kursus

7.2

Uji SMP Modul Pendaftaran Kursus

7.3

Aktifkan SMP Modul Pendaftaran Kursus

7.4

Kenalpasti Status Pelajar?

7.5

Pelajar Baharu

7.6

Pelajar Lama

7.9

Daftar Kursus

7.7

Pilih Kursus

7.10

Pengecualian

7.8

7.11

Daftar Kursus

7.12

Tidak

Tidak Hantar Peringatan

7.19

Pelajar Daftar Kursus Lewat

Tidak

Semak Pendaftaran

Ya

Ya Ya Mohon Tukar Major &Minor? Tidak

Tidak

7.17

Tambah/ Gugur Kursus?

7.13

Tidak

7.14

Mohon Tukar Program ?

Tidak

7.15

Pengecualian

Ya

Gugur Nama

7.22

7.21

7.20

Ya Ya

Tangguh/ Tidak Tarik Diri Ya

Tidak

Terima Rayuan

7.23

Ya Ya Proses Pengecualian

7.16

Tidak Lulus

Proses Tambah/Gugur Kursus

7.18

7.24 Ya

Daftar Semester Depan

7.26 TAMAT

7.25




No. Isu: 02 Tarikh: 03/01/2011

PROSES TERPERINCI Tindakan

7.1

Mula

7.2

Persediaan Pendaftaran Kursus 7.2.1 Sediakan Notis Pendaftaran Kursus untuk semester hadapan pada minggu kesepuluh (10) berpandukan Kalendar Akademik. Notis mengandungi maklumat berikut:

Tanggungjawab

PT/PT(P/O)

7.2.1.1 Tarikh mula dan tamat pendaftaran 7.2.1.2 Tempat dan masa 7.2.1.3 Syarat pendaftaran 7.2.2 Edar notis ke fakulti dan Kolej Kediaman pada minggu kesepuluh (10) untuk dipamerkan di Fakulti/Kolej.

PT/PT(P/O)

7.2.3 Pamerkan notis pendaftaran kursus pada papan kenyataan di fakulti, di kolej dan di dewan kuliah bawah seliaan AKD selewat-lewatnya seminggu sebelum tarikh pendaftaran.

PT/PT PTJ/PK

7.2.4 Muat naik notis pendaftaran kursus dalam laman web http://www.akademik.upm.edu.my pada minggu kesebelas (11).

PT/PTM

7.2.5 Sediakan kemudahan komputer bagi proses pendaftaran kursus secara dalam talian.

PTMF

7.2.6 Pastikan semua pelajar mempunyai Penasihat Akademik (Rujuk : Garis Panduan Sistem Penasihatan Akademik (PU/PS/GP003)

Ketua PTJ




No. Isu: 02 Tarikh: 03/01/2011

Uji SMP Modul Pendaftaran Kursus 7.3.1 Minta iDEC laksanakan uji lari SMP Modul Pendaftaran Kursus selewat-lewatnya pada minggu kesepuluh (10) semester sebelum bagi memastikan sistem boleh mengesan perkara berikut:

PT/PTM/PPTM/ PT(P/O)

7.3.1.1 Pertindihan jadual waktu 7.3.1.2 Bilangan pelajar berdasarkan kuota

yang

boleh

mendaftar

oleh

Penasihat

7.3.1.3 Program pengajian pelajar 7.3.1.4 Klasifikasi pelajar 7.3.1.5 Major/minor 7.3.1.6 Prasyarat kursus 7.3.1.7 Pengesahan Akademik

pendaftaran

7.3.2 Dapatkan maklumat status uji lari SMP Modul Pendaftaran Kursus Secara Dalam Talian daripada iDEC selewat-lewatnya tiga hari bekerja daripada tarikh surat permohonan minggu kesebelas (11) semester sebelum. (Rujuk : Borang Pengesahan Uji Lari – Modul Pendaftaran (PU/PS/BR07/DAF))

PT/PTM

7.3.3 Jika ujian berjaya, ikut langkah 7.4. 7.3.4 Jika ujian tidak berjaya, buat tindakan pembetulan. Ikut langkah 7.3.5. 7.3.5 Minta iDEC buat tindakan pembetulan untuk memastikan SMP Modul Pendaftaran Kursus Secara Dalam Talian dapat digunakan dengan sempurna pada hari pendaftaran.

PT/PTM




7.5

7.6

No. Isu: 02 Tarikh: 03/01/2011

Aktifkan SMP Modul Pendaftaran Kursus 7.4.1. Aktifkan SMP Modul Pendaftaran Kursus Secara Dalam Talian melalui SMP Modul Aktiviti pada hari pertama minggu kedua belas (12) hingga keempat belas (14) semester sebelum.

PT

7.4.2. Aktifkan semula SMP Modul Pendaftaran Kursus Secara Dalam Talian melalui SMP Jadual Aktiviti Kalendar Akademik sehari selepas Mesyuarat Senat Pertama pengesahan keputusan peperiksaan untuk tempoh dua (2) minggu.

PT

7.4.3. Aktifkan semula SMP Modul Pendaftaran Kursus Secara Dalam Talian melalui SMP Jadual Aktiviti Kalendar Akademik pada minggu pertama hingga minggu kedua (2) semester berkenaan bermula.

PT

Kenalpasti Status Pelajar? 7.5.1.

Sekiranya pelajar baharu, ikut langkah 7.6

PT/PT(O)

7.5.2.

Sekiranya pelajar lama, ikut langkah 7.9

PT/PT(O)

Pelajar Baharu 7.6.1. Pelajar baharu dibenarkan membuat pendaftaran kursus mulai hari pertama minggu suai kenal hingga hari terakhir minggu kedua (2) semester tanpa bayaran denda atau mengikut tarikh Surat Tawaran dan tempoh pendaftaran yang ditetapkan.

Pelajar/PA




7.8

No. Isu: 02 Tarikh: 03/01/2011

Daftar Kursus 7.7.1. Semak pendaftaran kursus yang telah dipakejkan dalam SMP

Pelajar/PT(P/O) PTJ

7.7.2. Pelajar berbincang dengan PA untuk mendapat nasihat dan pengesahan mengenai kursus yang diambil.

Pelajar/PA

7.7.3. Jika melebihi 18 jam kredit, dapatkan kelulusan Dekan.

Pelajar/PA

7.7.4. Cetak slip pendaftaran kursus dan serahkan kepada pelajar pada hari pertama semester bermula. (Rujuk : Kaedah UPM (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005) – Perkara 17 (a)).

PT(P/O) PTJ

7.7.5. Cetak slip pendaftaran kursus lewat atau menyerahkan slip pendaftaran kursus yang telah dikemaskini kepada pelajar yang membuat perubahan pendaftaran selewatlewatnya tiga (3) hari berkerja selepas pelajar tersebut membuat pendaftaran. (Rujuk : Kaedah UPM (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005) – Perkara 17 (b)).

PT(P/O) PTJ

Pengecualian? 7.8.1. Jika ya, ikut langkah 7.15.

Pelajar/ PT(P/O) PTJ

7.8.2. Jika tidak, ikut langkah 7.16. 7.9

Pelajar Lama 7.9.1. Pelajar lama dibenarkan membuat pendaftaran kursus mulai hari pertama minggu kedua belas (12) hingga hari terakhir minggu keempat belas (14) semester sebelum.

Pelajar

7.9.2. Pendaftaran kursus juga dibuka dalam tempoh dua (2) minggu selepas keputusan Peperiksaan Akhir diumumkan.

Pelajar

7.9.3. Pendaftaran kursus lewat (pelajar yang tidak membuat

Pelajar



PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/P004 PROSEDUR PENDAFTARAN KURSUS

No. Isu: 02 Tarikh: 03/01/2011

pendaftaran dalam tempoh yang telah ditetapkan) boleh membuat pendaftaran kursus sepanjang dua (2) minggu pertama semester bermula. 7.10 Pilih Kursus 7.10.1. Semak JWKA dalam laman web AKD sebagai panduan pendaftaran kursus. 7.10.2. Pantau dan bimbing pelajar buat pendaftaran jika perlu.

Pelajar

PA

7.11 Daftar Kursus 7.11.1. Beri kebenaran mendaftar secara dalam talian. 7.11.2. Daftar melalui e-SMP pelajar.

PA Pelajar

7.11.3. Cetak slip pendaftaran kursus dan serahkan kepada pelajar pada hari pertama (1) semester bermula.

PT(P/O) PTJ

7.11.4. Cetak slip pendaftaran kursus lewat atau serahkan slip pendaftaran kursus yang telah dikemaskini kepada pelajar yang membuat perubahan pendaftaran selewatlewatnya tiga (3) hari bekerja selepas pelajar tersebut membuat pendaftaran. (Cetak slip Pendaftaran yang terkini – Rujuk : Kaedah UPM (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005) Seksyen 17 B)

PT(P/O) PTJ

7.12 Semak Pendaftaran 7.12.1. Cetak senarai pelajar yang tidak membuat pendaftaran kursus dari SMP (hari pertama (1) selepas minggu peperiksaan akhir semester).

PT(P/O)

7.12.2. Semak senarai pelajar yang belum mendaftar kursus berdasarkan perkara berikut:

PPT/PT(P/O)

7.12.2.1.

Status pelajar (pelajar aktif dan tangguh pengajian)




7.12.2.2.

No. Isu: 02 Tarikh: 03/01/2011

Senarai pelajar gred kursus tidak lengkap (TLK), Latihan Industri dan Latihan Praktikum.

7.12.2.3. Status pelajar bergraduat 7.12.3. Edar senarai nama pelajar yang tidak mendaftar kepada fakulti pada hari pertama (1) dan dua (2) minggu selepas peperiksaan akhir semester untuk fakulti mengesan dan menghubungi pelajar yang tidak mendaftar kursus.

PT/PT(P/O)

7.12.4. Dapatkan maklum balas fakulti status setiap pelajar yang tidak mendaftar kursus dalam tempoh seminggu (1) daripada tarikh surat diedar.

TDA/PT(P/O)

7.12.5. Jika pelajar mendaftar, ikut langkah 7.13 7.12.6. Jika pelajar tidak mendaftar, ikut langkah 7.19 7.13 Mohon Tukar Major/ Minor 7.13.1. Permohonan pertukaran major/ minor dibenarkan dalam tempoh dua (2) minggu selepas keputusan peperiksaan akhir diumumkan. (Rujuk : Arahan Kerja Pertukaran Major & Minor (UPM/PU/PS/AK032)).

Pelajar

7.13.2. Jika Ya, ikut langkah 7.17 7.13.3. Jika tidak, ikut langkah 7.14 7.14 Mohon Tukar Program 7.14.1. Permohonan Tukar Program dibenarkan dalam tempoh dua (2) minggu selepas keputusan peperiksaan akhir diumumkan. (Rujuk : Arahan Kerja Bertukar Program (UPM/PU/PS/AK014)). 7.14.2. Jika ya, ikut langkah 7.15 7.14.3. Jika tidak, ikut langkah 7.17

Pelajar




No. Isu: 02 Tarikh: 03/01/2011

7.15 Pengecualian 7.15.1. Jika perlu pengecualian, ikut langkah 7.16

Pelajar

7.15.2. Jika tidak perlu pengecualian, ikut langkah 7.17

Pelajar

7.16 Proses Pengecualian Untuk pengecualian kursus, (Rujuk : Arahan Kerja Pengecualian Kursus Pengajian(UPM/PU/PS/AK015))

Pelajar/ PT(P/O) PTJ

7.17 Tambah/Gugur Kursus? 7.17.1. Jika ya, ikut langkah 7.18

PT(P/O)

7.17.2. Jika tidak, ikut langkah 7.26 7.18 Proses Tambah Gugur Kursus Jika ada Tambah/ Gugur Kursus, daftar dalam SMP. Kaedah UPM (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005) Bahagian B – Pendaftaran, akan dirujuk untuk proses pendaftaran atau perubahan pendaftaran (tambah dan gugur kursus).

Pelajar

7.19 Hantar Peringatan 7.19.1. Dapatkan senarai pelajar yang tidak membuat pendaftaran kursus melalui SMP-AKD Modul Pendaftaran Kursus. 7.19.2. Hantar surat peringatan kepada pelajar yang dikesan tidak membuat pendaftaran kursus empat (4) minggu selepas peperiksaan akhir semester.

PT(P/O)

KPPP

7.20 Pelajar T Daftar Kursus Lewat 7.20.1. Pelajar daftar kursus lewat pada minggu pertama (1) dan kedua (2) semester. Kaedah UPM (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005) Bahagian B – Perenggan 10. 7.20.2. Jika ya, ikut langkah 7.18

Pelajar




No. Isu: 02 Tarikh: 03/01/2011

7.20.3. Jika tidak, ikut langkah 7.21 7.21 Penangguhan Pengajian/Tarik Diri? 7.21.1. Jika ya, (Rujuk : Arahan Kerja Penangguhan Pengajian (UPM/PU/PS/AK016)/ Arahan Kerja Menarik Diri (Berhenti) (UPM/PU/PS/AK017)), ikut langkah 7.26

Pelajar

7.21.2. Jika tidak, ikut langkah 7.22 7.22 Gugur Nama 7.22.1. Gugur nama pelajar yang tidak mendaftar kursus dari daftar pelajar aktif dalam SMP - Modul Pendaftaran.

PT(P/O)

7.22.2. Hantar Surat Gugur Nama kepada pelajar dan salinan kepada Dekan, Bendahari, Penaja, Pustakawan dan Timbalan Pendaftar Bahagian Hal Ehwal Pelajar selewatlewatnya pada minggu keempat (4) semester berkenaan.

PT(P/O)

7.23 Terima Rayuan 7.23.1. Terima surat dari pelajar yang digugurkan nama untuk rayuan meneruskan pengajian dari minggu keempat (4) hingga sehari (1) bekerja sebelum semester dibuka.

PT(P/O)

7.23.2. Jika ya, ikut langkah 7.24 7.23.3. Jika tidak, ikut langkah 7.26 7.24 Lulus? L 7.24.1. Buat keputusan permohonan rayuan pelajar meneruskan pengajian dan ikut langkah berikut:

KPPP

7.24.2. Jika lulus, pelajar perlu membayar denda dan mendaftar pada semester berikutnya. Ikut langkah 7.25.

Pelajar




7.24.3. Jika tidak diluluskan, pelajar kekal digugurkan dari daftar pelajar dan dimaklumkan kepada pelajar. Ikut langkah 7.26.

No. Isu: 02 Tarikh: 03/01/2011

PT(P/O)

7.25 Daftar Semester Depan Keluarkan surat kepada pelajar untuk mendaftar pada hari pertama (1) semester berikutnya. 7.26 Tamat

KPPP



PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/P004 PROSEDUR PENDAFTARAN KURSUS 8.0 Bil

1

No. Isu: 02 Tarikh: 03/01/2011

REKOD KUALITI

Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

UPM/600-3/1/4 PENDAFTARAN KURSUS SEMESTER Surat Notis Pendaftaran Memo muat naik notis Pendaftaran Kursus ke laman web Surat kepada Timbalan Dekan Akademik Fakulti berkaitan pengeluaran Slip Pendaftaran Kursus kepada pelajar Surat kepada PTM(IDEC) berkaitan uji lari Modul Pendaftaran Kursus Borang Pengesahan Status Ujilari – Modul Pendaftaran Kursus Surat maklum balas daripada PTM(IDEC) berkaitan status uji lari Modul Pendaftaran Kursus Pengesahan skrin pengaktifan Pendaftaran Kursus E-mail masalah Pendaftaran Kursus oleh pelajar Senarai pelajar yang tidak membuat pendaftaran kursus Semakan oleh PT(P/O) berkaitan pendaftaran kursus pelajar Surat kepada Dekan Fakulti berserta senarai pelajar yang tidak mendaftar kursus Maklumbalas dari Dekan Fakulti (jika ada) Senarai pelajar yang tidak membuat pendaftaran kursus Surat peringatan kepada pelajar tidak mendaftar kursus Catatan penyelesaian masalah semasa pendaftaran (Buku Log) Senarai pelajar yang belum buat pendaftaran kursus lewat Pengesahan senarai pelajar yang

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

PT (P/O)

PT

Tempat dan Tempoh Simpanan

Kuasa Melupus

Bilik Fail AKD 5 Tahun

Pendaftar Rincih




Bil




PT (P/O) PTJ

PT (P/O) iDEC

No. Isu: 02 Tarikh: 03/01/2011 Tempat dan Tempoh Simpanan

Kuasa Melupus

PT (PTJ)

Bilik Fail PTJ 5 Tahun

Pendaftar Rincih

PT (PTJ)

Bilik Fail iDEC 5 Tahun

Pendaftar Rincih

akan di gugur nama Surat gugur nama kepada pelajar Surat rayuan pelajar yang ingin menyambung semula pengajian Surat jawapan rayuan sambung pengajian 2.

UPM/(PTJ)/600-3/1/4 PENDAFTARAN KURSUS SEMESTER Surat Notis Pendaftaran Surat kepada Timbalan Dekan Akademik Fakulti berkaitan pengeluaran Slip Pendaftaran Kursus kepada pelajar Surat kepada Dekan Fakulti berserta senarai pelajar yang tidak mendaftar kursus Maklumbalas dari Dekan Fakulti (jika ada) Surat gugur nama kepada pelajar Surat jawapan rayuan sambung pengajian SMP-Modul Pendaftaran Kursus

3.

UPM/(iDEC)/600-3/1/4 PENDAFTARAN KURSUS SEMESTER Surat kepada PTM(IDEC) berkaitan uji lari Modul Pendaftaran Kursus Borang Pengesahan Status Ujilari – Modul Pendaftaran Kursus Surat maklum balas daripada PTM(IDEC) berkaitan status uji lari Modul Pendaftaran Kursus Pengesahan skrin pengaktifan Pendaftaran Kursus




Bil


4.



No. Isu: 02 Tarikh: 03/01/2011 Tempat dan Tempoh Simpanan

Kuasa Melupus

UPM/PTJ/600-3/1/4 PANDUAN PENASIHAT AKADEMIK SMP-Modul Penasihatan Akademik

9.0

SEJARAH SEMAKAN

No. Isu

No. Semakan

No. CPD

Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan Disemak

Dilulus/ Diluluskan Semula

Tarikh Kuatkuasa

02

00

-

Keluaran Pertama untuk satu persijilan

TNC (A&A)

WP

03/01/2011

P004

Recommend Documents