P E D O M A N PELAKSANAAN PEMERIKSAAN MENYELURUH

Lampiran I Peraturan Menteri PU Nomor Tanggal

PEDOMAN PELAKSANAAN PEMERIKSAAN MENYELURUH

DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM

: 07/PRT/M/2008 : 27 Juni 2008

Pedoman Pelaksanaan Pemeriksaan Menyeluruh

DAFTAR ISI

Daftar Isi ................................................................................................................................. BAB I

PENDAHULUAN .............................................................................................. A. UMUM ......................................................................................................... 1. Latar Belakang ........................................................................................ 2. Pengertian ............................................................................................... 3. Tujuan dan Sasaran Pemeriksaan ........................................................... 4. Ruang Lingkup Pemeriksaan .................................................................. B. TAHAPAN PEMERIKSAAN ..................................................................... 1. Pemeriksaan Pendahuluan ...................................................................... 2. Pemeriksaan Rinci .................................................................................. 3. Penyusunanan Berita Pemeriksaan ......................................................... C. BAGAN ALIR PEMERIKSAAN ................................................................

BAB II

PELAKSANAAN PEMERIKSAAN ................................................................. A. PEMERIKSAAN PENDAHULUAN .......................................................... 1. Desk Audit .............................................................................................. 2. Survey Pendahuluan ............................................................................... 3. Evaluasi Pelaksanaan Sistem Pengendalian Manajemen ....................... B. PEMERIKSAAN RINCI .............................................................................. 1. Penetapan Urutan Prioritas yang akan Dilakukan Pemeriksaan Rincinya .................................................................................................. 2. Perumusan Tujuan Pemeriksaan Rinci ................................................... 3. Penyusunan Program Pemeriksaan Rinci ............................................... 4. Pelaksanaan Program Kerja Pemeriksaan Rinci .................................... 5. Penyusunan Kertas Kerja Pemeriksaan .................................................. 6. Pengamanan Kertas Kerja Pemeriksaan ................................................. 7. Penyusunan Berita Pemeriksaan ............................................................ 8. Pembahasan Berita Pemeriksaan ............................................................

BAB III

PELAPORAN HASIL PEMERIKSAAN .......................................................... A. PENYUSUNAN LAPORAN HASIL PEMERIKSAAN .............................

Lampiran I Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No. 07/PRT/M/2008

i


1. Persyaratan Penyusunan Laporan ........................................................... 2. Teknik-Teknik Pembuat Laporan ........................................................... B. ISI LAPORAN HASIL PEMERIKSAAN ...................................................

LAMPIRAN-LAMPIRAN ......................................................................................................

Lampiran I Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No. 07/PRT/M/2008

ii


BAB I PENDAHULUAN A. UMUM 1. LATAR BELAKANG Sesuai Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 14/PRT/M/2007, pelaksanaan tugas pengawasan internal Departemen oleh Inspektorat Jenderal meliputi kegiatan pemeriksaan menyeluruh dan pemeriksaan lainnya. Untuk menindaklanjuti diperlukan antara lain adanya Pedoman Pelaksanaan Pemeriksaan Menyeluruh bagi segenap aparat pengawasan fungsional Departemen untuk memperoleh : a. Kesamaan bahasa serta pengertian di bidang pemeriksaan; b. Keseragaman penyelenggaraan pemeriksaan; c. Kemudahan koordinasi dan peningkatan kinerja pemeriksaan di lingkungan Departemen. 2. PENGERTIAN Pemeriksaan Pemeriksaan (audit) adalah salah satu bentuk pengawasan fungsional yang dilaksanakan oleh Inspektorat Jenderal melalui proses identifikasi masalah, analisis, dan eveluasi yang dilakukan secara independen, obyektif, dan profesional berdasarkan standar pemeriksaan untuk menilai kebenaran, keakuratan, dan keandalan informasi mengenai pengelolaan dan tanggung jawab penggunaan APBN dengan cara menguji tingkat kesesuaian antara kondisi yang menyengkut kegiatan audit dan kriterianya dan melengkapi hasilnya dengan bukti-bukti pendukungnya menjadi simpulan dan konsep rekomendasi kepada auditi dengan tujuan memperbaiki dan meningkatkan kinerja auditi. Pemeriksaan Menyeluruh Pemeriksaan menyeluruh adalah kegiatan pemeriksaan yang mencakup aspek ketaatan, kelengkapan, kebenaran (3K), ekonomi/kehematan, efisiensi (2E), dan efektivitas (1E) secara menyeluruh melalui pemeriksaan administrasi umum, pemeriksaan administrasi keuangan, dan pemeriksaan kinerja. Pemeriksaan Administrasi Umum Pemeriksaan administrasi keuangan adalah pemeriksaan ketaatan terhadap ketentuanketentuan mengenai pengelolaan kegiatan administrasi umum, seperti organisasi, kepegawaian, tata persuratan, dan administrasi barang milik negara (BMN) serta pemeriksaan kelengkapan dan kebenarannya. Pemeriksaan Administrasi Keuangan Pemeriksaan administrasi keuangan adalah pemeriksaan atas bukti pengeluaran dan kelengkapannya untuk memastikan bahwa dana dibelanjakan secara sah dan benar. Pemeriksaan Kinerja Pemeriksaan kinerja adalah bagian dari pemeriksaan menyeluruh yang meliputi pengujian atas catatan-catatan dan bukti lain untuk mendukung penilaian atau evaluasi terhadap ekonomi (kehematan) dan efisiensi (daya guna) kegiatan operasional auditi, efektivitas (hasil guna) serta dampak program auditi, dan kepatuhan para petugas yang

1


bertanggung jawab terhadap ketentuan peraturan perundang-undangan dan kebijakan administratif yang terkait dengan program dan organisasinya. Kondisi Kondisi merupakan keadaan yang sebenarnya terjadi pada auditi dalam kegiatan yang telah dilakukan. Kriteria Kriteria adalah alat untuk menilai yang seharusnya terjadi dikaitkan dengan waktu, biaya, dan kualitas berdasarkan ketentuan tertulis, pendapat independen para ahli di luar organisasi, kaidah-kaidah manajemen, kebijakan, dan/atau analisis berdasarkan kepatutan, kewajaran, kelayakan, dan kebiasaan yang berlaku. Bukti Bukti adalah semua media informasi yang digunakan oleh auditor untuk mendukung argumentasi, pendapat, atau simpulan dan rekomendasinya dalam memastikan tingkat kesesuaian kondisi dengan kriterianya. Ketaatan Ketaatan adalah sikap dan preilaku tunduk/patuh terhadap ketentuan peraturan perundang-undangan. Kelengkapan Kelengkapan adalah tingkat pemenuhan persyaratan populasi. Kebenaran Kebenaran adalah kesamaan antara besaran sesungguhnya dan besaran formal. Ekonomi Ekonomi adalah kemampuan untuk menghemat pemakaian sumber daya yang tersedia dalam rangka mencapai hasil yang memenuhi standar mutu dan waktu tertentu. Efiseinsi Efisiensi adalah kemampuan untuk menggunakan sumber daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu yang sesingkat-singkatnya dengan cara yang dapat dipertanggungjawabkan. Efektivitas Efektivitas adalah kemampuan untuk mencapai pemenuhan kebutuhan yang telah ditetapkan dan memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan. Efektivitas teknis adalah sejauh mana kegiatan dapat memenuhi spesifikasi dari segi kuantitas dan kualitas dalam periode yang terbatas dengan biaya yang tersedia. Efektivitas ekonomi adalah sejauh mana kegiatan dapat secara langsung menghasilkan output atau manfaat ekonomi yang telah dicanangkan dalam program (induknya). Efektivitas sosial adalah sejauh mana kegiatan memberikan manfaat sosial baik langsung maupun tidak langsung terhadap lingkungan di sekitar kegiatan. Masukan Masukan (input) adalah sumber daya yang diperlukan dalam proses untuk menghasilkan keluaran (output). Proses Proses adalah kegiatan pengolahan masukan menjadi keluaran. Keluaran 2


Keluaran adalah hasil proses kegiatan. Hasil Hasil (outcome) adalah keluaran proses kegiatan dikaitkan dengan tujuan. Manfaat Manfaat (benefit) adalah kegunaan output sesuai rencana. Dampak Dampak (impact) adalah pengaruh meluas yang terjadi akibat proses kegiatan dan atau keluaran yang dihasilkan. Auditor Auditor adalah Pegawai Negri Sipil dalam jabatan fungsional auditor yang diangkat oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan audit. Auditi Auditi adalah unit organisasi dan/atau satuan kerja yang diaudit di lingkungan Departemen. Possible Audit Objective Possible Audit Objective (PAO) adalah perkiraan temuan awal (sinyalemen) yang disusun secara sederhana berdasarkan pertimbangan dan pemahaman tujuan audit dan informasi lainnya yang dikumpulkan sebelum dilakukan audit lapangan. Tentative Audit Objective Tentative Audit Objective (TAO) adalah sasaran audit sementara yang merupakan pemantapan dari PAO yang diperoleh melalui tahapan survey pendahuluan. Firm Audit Objective Firm Audit Objective (FAO) adalah sasaran audit yang merupakan hasil dari tahap evaluasi sistem pengendalian manajemen. Sistem Akuntansi Instansi Sistem akuntansi instansi (SAI) adalah serangkaian prosedur baik manual maupun terkomputerisasi mulai dari pengumpulan data, pencatatan, pengikhtisaran sampai dengan pelaporan posisi keuangan dan operasi keuangan. Sistem Akuntansi Keuangan Sistem akuntansi keuangan (SAK) adalah data akuntansi dan laporan keuangan secara berkala disampaikan kepada unit akuntansi di atasnya. Laporan Realisasi Anggaran Laporan realisasi anggaran (LRA) adalah laporan yang menyajikan informasi realisasi pendapatan dan belanja yang masing-masing dibandingkan dengan anggarannya dalam satu periode. Neraca Neraca adalah gambaran posisi keuangan entitas akuntansi dan entitas pelaporan mengenai aset, kewajiban, ekuitas dana per tanggal tertentu. Catatan Atas Laporan Keuangan Catatan atas laporan keuangan (CALK) adalah penjelasan, daftar rinci, dan analisis atas penilaian pos tertentu yang disajikan dalam LRA dan neraca. Sistem Akuntansi Barang Milik Negara Sistem akuntansi barang milik negara (SABMN) adalah subsistem dati SAI yang merupakan serangkaian prosedur yang saling berhubungan untuk mengolah dokumen

3


sumber dalam rangka menghasilkan informasi untuk penyusunan neraca dan laporan BMN serta laporan manajerial lainnya sesuai ketentuan yang berlaku. Status Pelaksanaan Status pelaksanaan adalah informasi yang mencerminkan kemajuan pelaksanaan pekerjaan dan realisasi keuangan pada saat pemeriksaan. Sistem Pengendalian Manajemen Sistem pengendalian Manajemen (SPM) adalah sistem yang meliputi segala upaya yang dilakukan dalam sebuah organisasi untk mengarahkan seluruh kegiatan agar tujuan organisasi dapat dicapai secara efektif, efisien, dan ekonomis dengan menggunakan 8 unsur, yaitu pengorganisasian, perencanaan, kebijakan, prosedur, pencatatan, pelaporan, personalia, dan reviu intern. Program Kerja Pemeriksaan Program kerja pemeriksaan (PKP) adalah langkah-langkah, prosedur, dan teknik audit yang disusun secara sistematis yang harus diikuti/dilaksanakan oleh auditor dalam kegiatan audit untuk mencapai tujuan audit. Kertas Kerja Pemeriksaan Kertas kerja pemeriksaan (KKP) adalah catatan (dokumentasi) yang dibuat oleh Auditor mengenai bukti-bukti yang dikumpulkan, berbagai teknik dan prosedur audit yang diterapkan, serta simpulan-simpulan dalam melakukan audit. Berita Pemeriksaan Berita pemeriksaan (BP) adalah kumpulan temuan hasil pemeriksaan dengan struktur penulisan kondisi, kriteria, sebab, akibat, dan rekomendasi. Tanggapan terhadap BP Tanggapan terhadap BP adalah tanggapan auditi yang berupa konfirmasi, klarifikasi, atau tindak lanjut terhadap temuan yang dimuat dalam berita pemeriksaan dengan pernyataan/catatan sepakat atau tidak sepakat dengan temuan yang ada. 3. TUJUAN DAN SASARAN PEMERIKSAAN a. Tujuan 1) Mendorong dilaksanakannya sistem pengendalian manajemen (SPM) demi tercapainya kinerja auditi yang sudah ditetapkan; 2) Menilai ketaatan auditi terhadap ketentuan peraturan perundang-undangan; 3) Menilai kebenaran, keakuratan, dan keandalan pengelolaan dan tanggung jawab penggunaan APBN;

informasi

mengenai

4) Menilai apakah kegiatan yang meliputi survey, investigation, design, land acquisition, construction, operation, dan maintenance (SIDLACOM) dilaksanakan secara ekonomis, efisien, dan efektif; 5) Mendeteksi adanya indikasi kerugian negara sehubungan dengan butir 1) sampai dengan butir 4); 6) Memberikan saran/rekomendasi perbaikan kierja auditi. b. Sasaran : Terpenuhinya penilaian 3K (ketaatan, kelengkapan, dan kebenaran), 2E (ekonomi dan efisiensi) dalam pelaksanaan kegiatan, dan 1E (efektivitas) serta dampat hasil pelaksanaan program.

4


4. RUANG LINGKUP PEMERIKSAAN Pemeriksaan menyeluruh meliputi : a. Pemeriksaan Administrasi Umum Ruang lingkup pemeriksaan administrasi dokumen/kegiatan sebagai berikut :

umum

mencakup

dokumen-

1) Identitas dan tugas pokok; 2) Struktur organisasi; 3) Pengelolaan pelaksanaan tugas pokok; 4) Dasar pelaksanaan kegiatan auditi (apakah PO sesuai dengan DIPA); 5) Penatausahaan kepegawaian; 6) Penatausahaan perlengkapan dan peralatan (SABMN) yang mencakup pemeliharaan dan penghapusan; 7) Pengadaan barang/jasa. b. Pemeriksaan Administrasi Keuangan Ruang lingkup pemeriksaan administrasi keuangan mencakup : 1) Pemeriksaan Kas Bendahara 2) Pemeriksaan terhadap tanda bukti penerimaan dan bukti pengeluaran; 3) Pemeriksaan terhadap laporan keuangan; 4) Pemeriksaan Laporan Realisasi Anggaran (LRA), Neraca, dan CALK; 5) Pemeriksaan atas hasil akhir (output) kegiatan sesuai DIPA; 6) Pemeriksaan Program ditilik dari segi pertanggung jawaban Keuangan Negara. c. Pemeriksaan Kinerja Pemeriksaan kinerja adalah pemeriksaan terhadap : 1) Perencanaan (Survey, Investigation, Design (SID)); 2) Pelelangan (persiapan, pemilihan penyedia jasa, tanda tangan kontrak); 3) Kontrak; 4) Status Pelaksanaan; 5) Manajemen Pengendalian; 6) Kualitas; 7) Manfaat serta dampak. Penilaian manfaat serta dampak dalam pemeriksaan menyeluruh ini dapat dilakukan terhadap kegiatan fisik dan nono fisik. Kegiatan fisik dapat dinilai melalui 2 (dua) tahap, yaitu : a. Tahap kegiatan yang sedang berlangsung; b. Tahap kegiatan yang sudah selesai.

5


Penilaian manfaat terhadap kegiatan fisik yang sedang berlangsung (belum seluruh kegiatannya selesai), sepanjang belum ada indikator hasilnya (outcome), dilakukan secara visual dan berdasarkan pengalaman auditor dengan memperhatikan lokasi atau bagian yang telah diselesaikan dan waktu, dikaitkan dengan parameter rencana manfaat. Penilaian manfaat pada tahap kegiatan yang sudah selesai dilakukan dengan membandingkan antara manfaat yang diprogramkan dan manfaat realisasi pelaksanaan program di lapangan. Penilaian dampak dilakukan dengan mengevaluasi besarnya pengaruh atau akibat adanya pembangunan infrastruktur dan adanya keharusan ganti rugi tanah atau pemindahan penduduk yang terkena tapak bangunan dan pengaruhnya terhadap lingkungan. Penilaian manfaat terhadap kegiatan non fisik dilakukan dengan membandingkan produk dan aplikasinya dengan Rencana Strategis (Renstra) dan Kerangka Acuan Kerja (KAK)/Terms of Reference (TOR). Penilaian dampak untuk kegiatan non fisik dilakukan dengan memperhitungkan besarnya dampak yang akan terjadi akibat kegiatan pelaksanaan fisik yang mengikutinya. Dalam melakukan penilaian dampak dikemukakan baik dampak positif maupun dampak negatif. B. TAHAPAN PEMERIKSAAN Proses pemeriksaan menyeluruh pada prinsipnya dibagi ke dalam beberapa tahap berdasarkan sistematika sebagai berikut : 1. PEMERIKSAAN PENDAHULUAN a. Desk Audit; b. Survey Pendahuluan; c. Evaluasi Sistem Pengendalian Manajemen (SPM) 2. PEMERIKSAAN RINCI Pada tahap ini tim audit melaksanakan PKP 3K, 2E, dan 1E yang meliputi : a. Pemeriksaan 3K dalam pemeriksaan administrasi umum, pemeriksaan administrasi keuangan, dan pemeriksaan kinerja; b. Pemeriksaan 2E dalam pemeriksaan operasional; c. Pemeriksaan 1E dalam pemeriksaan program. 3. PENYUSUNAN BERITA PEMERIKSAAN a. Penyusunan Berita Pemeriksaaan (BP); b. Pembahasan Berita Pemeriksaan.

6


Tahap pemeriksaan dapat dilihat pada Gambar 1.

DESK AUDIT

PAO

TAHAP SURVEI PENDAHULUAN

PAO

TAHAP EVALUASI SPM

PAO

TAHAP PEMERIKSAAN RINCI

DAFTAR TEMUAN (BP & TANGGAPAN)

TAHAP PENYUSUNAN LHP

Gambar 1. Tahap-tahap Pemeriksaan

7


C. BAGAN ALIR PEMERIKSAAN NSPM

Dokumen Auditi

LHP yang lalu

Informasi Lainnya

Desk Audit

PAO

A. Administrasi Umum B. Administrasi Keuangan C. Isu Pokok Bidang PU 1. Perencanaan 2. Pelelangan 3. Kontrak 4. Manajemen Pengendalian 5. Status Pelaksanaan 6. Kualitas 7. Manfaat

Penyusunan PK-SP

PK-SP

Survey Pendahuluan

TAO

Penyusunan PKE-SPM

Syarat Keberhasilan SPM 1. Lingkungan Pengendalian yang Kondusif 2. Prediksi Risiko 3. Aktivitas Pengendalian 4. Infokom yang Efektif 5. Pemantauan dan Evaluasi TL 6. Faktor Manusia dan Budaya

Unsur-unsur SPM 1. Kebijakan 2. Organisasi 3. Perencanaan 4. Prosedur 5. Personalia 6. Pencatatan 7. Pelaporan 8. Review Intern

PKE-SPM

Evaluasi SPM

FAO

Penyusunan PKP 3K, 2E, 1E Tidak PKP, 3K, 2E, 1E

Pemeriksaan 2E 1. Organisasi 2. Kepegawaian 3. Tata Persuratan 4. Pencatatan BMN

Administrasi Umum

Administrasi Keuangan

Pemeriksaan 1E

Operasional

Program

Kinerja

1. Penatausahaan dan Pertanggung jawaban Anggaran 2. Laporan (Men.PU & Men.Keu) 3. SAK (LRA, Neraca, CALK) 4. SA BMN

TL

Pemeriksaan 2E

LHP Final

Penyusunan KKP, 3K, 2E, 1E KKP, 3K, 2E, 1E

Penyusunan LHP

KKP, 3K, 2E, 1E

Berita Pemeriksaan Administrasi Umum Administrasi Keuangan Kinerja Konsep Rekomendasi Saran Riktek/Riksus

KKP sesuai PKP

Ya Penyusunan Berita Pemeriksaan (BP)

Gambar 2. Bagan Alir Pemeriksaan 8


BAB II PELAKSANAAN PEMERIKSAAN

Pemeriksaan menyeluruh meliputi pemeriksaan administrasi umum, pemeriksaan administrasi keuangan, dan pemeriksaan kinerja untuk menilai penerapan prinsip-prinsip ketaatan, kelengkapan, dan kebenaran (3K), ekonomi dan efisiensi (2E), dan efektivitas (1E) serta dampak pelaksanaan tugas auditi. Pemeriksaan administrasi umum dimaksudkan untuk mengetahui kebenaran formal atas penatausahaan organisasi, kepegawaian, tata persuratan, dan adminstrasi barang milik Negara dalam mendukung kelancaran pelaksanaan tugas auditi dengan titik berat pada pemeriksaan 3K. Pemeriksaan administrasi keuangan dimaksudkan untuk mengetahui kebenaran formal dan material atas penerimaan dan pengeluaran uang serta pertanggungjawaban pada saat audit berjalan (status pelaksanaan) dengan titik berat pada pemeriksaan 3K. Pemeriksaan kinerja dimaksudkan untuk menilai ekonomi dan efisiensi taknik, efektivitas ekonomi, maupun efektivitas sosialnya. Pemeriksaan menyeluruh dilakukan melalui tahap-tahap sebagai berikut : A. PEMERIKSAAN PENDAHULUAN 1. DESK AUDIT Desk audit adalah kegiatan pengumpulan data dan informasi (DIPA, struktur organisasi, NSPM, LHP yang lalu, dan dokumen auditi lainnya) serta analisis data untuk mendapatkan sinyalemen permasalahan baik administrasi umum, administrasi keuangan, maupun kinerja yang mencakup 7 isu pokok sehingga diperoleh pessible audit objective (PAO) yang menjadi bahan masukan penyusunan program kerja survey pendahuluan. 2. SURVEY PENDAHULUAN Survey pendahuluan adalah salah satu proses dalam audit internal yang bertujuan memperdalam gambaran (informasi) umum mengenai auditi sehingga diperoleh pemahaman yang lebih mendalam tentang dasar hukum peraturan perundangundangan yang berlaku dan tujuan organsisasi serta kegiatan operasional yang mencakup administrasi umum, adminsitrasi keuangan, dan kinerja (7 isu pokok), metode dan prosedur, kebijakan yang berlaku, masalah keuangan, informasi lapangan, dan masalah-malsalah lain. a. Perumusan tujuan survey pendahuluan; b. Penyusunan program kerja pemeriksaan pad survey pendahuluan (PKP-SP); c. Pelaksanaan PKP-SP; d. Penyusunan kertas kerja pemeriksaan pada survey pendahuluan (KKP-SP); e. Penyusunan laporan hasil pemeriksaan pada survey pendahuluan (LHP-SP).

9


Butir-butir dia tas dapat dijelaskan asebagai berikut : a. Perumusan Tujuan Survey Pendahuluan Tujuan survey pendahuluan adalah mendapatkan gambaran umum tentang auditi, terutama sistem pengendalian manajemennya yang meliputi pengendalian atas kegiatan operasional dan keuangan. b. Penyusunan Program Kerja Pemeriksaan pada Survey Pendahuluan Untuk melaksanakan survey pendahuluan perlu dibuat program kerja dengan memperhatikan unsur-unsur materialistis dan risiko yang terkandung di dalamnya. Unutk menyusun program kerja pemeriksaan pada survey pendahuluan (PKP-SP) dapat diambil contoh pada Lampiran I. Dalam penyusunan program kerja, supervisor melakukan reviu bersama tim untuk memperoleh kepastian bahwa semua anggota tim pemeriksaan memahami program kerja pemeriksaan yang akan dilaksanakan beserta tugas masing-masing. c. Tahap Pelaksanaan PKP-SP Survey pendahuluan dapat dibagi ke dalam empat tahap : 1) Pengenalan Auditi Tahap ini mencakup pengumpulan informasi mengenai hal-hal berikut : a) Dasar hukum penetapan Auditi, peraturan perundangan, dan kebijakan yang berlaku; b) Penetapan struktur organsisasi dan uraian tugas; c) Tujuan dan sasaran auditi menurut DIPA; d) Pengendalian manajemen dan keuangan; e) Dokumen yang berkaitan dengan program dan 7 (tujuh) issue bidang pekerjaan umum; f) LHP periode sebelumnya; g) Masukan masyarakat; h) Prosedur kegiatan; i) Dst. Pada saat auditor melakukan survey untuk menemukan permasalahan, pada dasarnya auditor mencari sinyalemen, petunjuk, atau indikasi adanya penyimpangan (red flags). Beberapa dari indikasi-indikasi yang biasanya mudah dikenali adalah : 

Tidak adanya perencanaan, dan kalaupun ada tidak memadai;



Tidak adanya pemisahan tanggung jawab dalam bagan organisasi yang memadai yang dapat melindungi aset, atau memungkinkan timbulnya duplikasi pekerjaan di antara karyawan atau diantara unit-unit, atau adanya pekerjaan yang manfaatnya sangat kecil bahkan tidak bermanfaat;



Sistem pemberian kewenangan dan prosedur pencatatan yang tidak memadai untuk pengendalian yang efektif atas harta kekayaan, kewajiban, pengeluaran, penerimaan, dan biaya.

10




Prosedur resmi yang tidak efektif atau biayanya melampaui kewajaran, atau prosedur tertulis yang tidak jelas dan menimbulkan kebingungan.



Tidak dibuatnya sistem sebagai pedoman pelaksanaan tugas dan fungsi di setiap unit, atau adanya kelebihan atau kekurangan karyawan dibandingkan dengan pekerjaan yang harus diselesaikan.



Kurangnya koordinasi antar unit yang pekerjaanya sebenarnya sangat erat berkaitan satu dengan yang lain, baik internal departemen maupun dengan pihak luar.



Pengeluaran atau pendapatan uang dalam/jumlah yang besar .



Adanya transaksi atau program di luar anggaran yang tersedia.



Program dan fungsi auditi atau aktivitas yang tidak pernah diaudit sebelumnya.



Pertentangan kepentingan karyawan atau pejabat yang mempengaruhi kebijakan atau tindakan unit yang bersangkutan.



Kurangnya informasi yang masuk sebagai umpan balik (feedback) (catatan manajemen, laporan keuangan, inspeksi, dan sebagainya) yang diperlukan agar manajer senantiasa memperoleh informasi yang memadai mengenai jalannya kegiatan pelaksanaan tugas.

2) Identifikasi Permasalahan Salah satu tujuan survey pendahuluan adalah melakukan identifikasi masalah. Langkah pertama dalam menentukan adanya permasalahan adalah mengidentifikasi seluruh program, aktivitas, dan fungsi yang penting, dan ini dapat dilihat dari: Apakah program atau aktivitas yang ada : a) Rawan terhadap mismanagement;

kecurangan

(fraud),

penyalahgunaan,

atau

b) Menyangkut transaksi rupiah yang sangat besar atau menyangkut investasi yang besar yang akan menimbulkan kerugian besar apabila tidak dikendalikan dengan baik; c) Mendapat perhatian besar dari pimpinan; d) Dari audit sebelumnya, mengandung banyak kelemahan dan kekurangan. Pada tahap survey pendahuluan harus diperhatikan bahwa hal-hal yang kurang penting tidak memerlukan pemeriksaan yang lebih mendalam, misalnya dalam pemeriksaan akun (account) tentang perjalanan dinas ditemukan satu atau dua kesalahan yang tidak berarti. 3) Konfirmasi/Klarifikasi Tahap ini merupakan tahap pengujian secara terbatas untuk memperoleh kepastian mengenai hal-hal yang kritis dan memperoleh kepastian mengenai diperlukan tidaknya pemeriksaan yang lebih mendalam. Pemeriksaan atas dokumen, catatan, dan laporan secara terbatas biasanya diperlukan untuk menambah dukungan atas bukti yang diperoleh pada saat dilakukan dua tahap pertama dari survey pendahuluan. Namun, pengujian

11


untuk menentukan besar dan pentingnya masalah tersebut harus dilakukan pada saat pemeriksaan yang lebih mendalam. Permasalahan yang terungkap harus dibicarakan dengan auditi, guna membantu auditor untuk memperoleh kepastian apakah pemahaman atas situasi yang dihadapinya sudah benar dan guna memperoleh semua informasi yang ada untuk sampai pada kesimpulan sejauh mana pemeriksaan harus dilakukan. 4) Teknik Pemeriksaan Survey Pendahuluan Di dalam melaksanakan survey pendahuluan diterapkan teknik-teknik survey yang meliputi wawancara, analisis perbandingan, bagan alir (flowchart), kaji ulang analitis (analytical review), dan observasi visual (visual observation). Dalam hal teknik survey auditor dimungkinkan untuk mengembangkan teknikteknik baru yang lebih efektif. Teknik pemeriksaan survey pendahuluan meliputi : a) Wawancara Wawancara harus dirancang sebelumnya, dengan selalau mengingat bahwa tujuan survey adalah menemukan permasalahan-permasalahan. b) Analisis Perbandingan Teknik ini menggunakan perbandingan data, yang diperoleh dari berbagai sumber, untuk menemukan hal-hal yang tidak biasa atau mengungkapkan penyimpangan. c) Bagan Alir Pelaksanaan Tugas Auditi Teknik ini menggunakan diagram jaring untuk menggambarkan langkahlangkah yang harus ditempuh dalam menyelesaikan program atau kegiatan dengan baik. Hal ini berguna bagi auditor dalam upaya mengungkapkan kemungkinan adanya hambatan-hambatan atau bottlenecks dalam kegiatan auditi. d) Kaji Ulang Analitis Teknik ini menggunakan perbandingan fakta-fakta yang ada, seperti misalnya biaya, pengeluaran, dan sebagainya pada entitas yang bersangkutan dari waktu ke waktu. Teknik ini juga dapat digunakan untuk mengevaluasi perubahan-perubahan hasil, biaya, atau pengeluaran, misalnya apabila fakta-fakta tersebut tergantung pada atau dipengaruhi faktor-faktor lain. Misalnya, apabila jumlah pegawai meningkat dibandingkan dengan periode sebelumnya, maka biaya upah juga akan meningkat di luar kenaikan yang biasa seperti kenaikan upah berkala, inflasi, dan sebagainya. e) Observasi Visual Dengan melakukan pengamatan di sekitar pelaksanaan kegiatan auditi yang bersangkutan untuk mengetahui sumber daya yang dimiliki yang meliputi fasilitas-fasilitas, peralatan, dan personil yang digunakan oleh auditi untuk melaksanakan kegiatan opersionalnya dapat diketahui adanya kelemahankelemahan yang cukup berarti dalam operasinya. Observasi visual juga

12


mencakup pemindaian (scaning) atas catatan-catatan dan laporan-laporan untuk melihat kemungkinan adanya hal-hal yang ganjil. d. Penyusunan Kertas Kerja Pemeriksaan pada Survey Pendahuluan Hasil pelaksanaan PKS-SP yang telah ditetapkan pada butir 3) di atas harus dituangkan ke dalam kertas kerja pemeriksaan oleh auditor yang ebrsangkutan sesuai dengan penugasannya berdasarkan PKP-SP dengan format KKP-SP sebagaimana disajikan pada Lampiran IV. e. Penyusunan Laporan Hasil Pemeriksaan Survey Pendahuluan Pada akhir audit survey pendahuluan dibuat simpulan secara keseluruhan yang merupakan Laporan Hasil Pemeriksaan Survey Pendahuluan yang berisikan informasi umum, risiko audit yang menunjukkan praduga kelemahan dan kerentanan pada kegiatan dan unsur-unsur manajemen yang diaudit yang selanjutnya disebut sasaran audit sementara atau tentative audit objectives (TAO). 3. EVALUASI PELAKSANAAN SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN (SPM) Kegiatan evaluasi pelaksanaan SPM adalah mendapatkan informasi mengenai SPM, menelaah dan menguji keandalan SPM sehingga dapat disimpulkan sasaran audit yang pasti atau Firm Audit Objective (FAO). Evaluasi pelaksanaan SPM mengikuti mekanisme : a. Perumusan tujuan evaluasi pelaksanaan SPM; b. Penyusunan program kerja pemeriksaan pada evaluasi SPM (PKP-SPM); c. Pelaksanaan PKP-SPM; d. Penyusunan KKP; e. Penyusunan laporan hasil pemeriksaan pada evaluasi SPM. Butir-butir diatas dapat dijelaskan sebagai berikut : a. Perumusan Tujuan Evaluasi Pelaksanaan SPM Tujuan evaluasi pelaksanaan SPM adalah mengurai dan mendokumentasikan sistem pengendalian manajemen auditi serta melakukan berbagai analisis untuk mendeteksi kelemahan pengendalian yang terjadi pada issue pokok (kinerja), administrasi umum, dan administrasi keuangan. b. Penyusunan Program Kerja Evalyuasi SPM (PKE-SPM) Untuk melaksanakan tahap ini perlu dibuat program kerja pemeriksaan evaluasi pelaksanaan SPM (PKE-SPM). Evaluasi pelaksanaan SPM disesuaikan dengan hasil survey pendahuluan. Instrument SPM merupakan sarana prosedur yang dirancang untuk menilai keandalan pengendalian intern Auditi yang meliputi 8 (delapan) unsur pengendalian, yaitu : 1) Organisasi; 2) Kebijakan; 3) Perencanaan;

13


4) Prosedur; 5) Pencatatan; 6) Pelaporan; 7) Personalia; dan 8) Reviu intern. TAO dalam survey pendahuluan harus didalami lebih lanjut dalam tahap audit atau pemeriksaan berikutnya serta diuji dengan evaluasi (FAO) yang merupakan sasaran audit/pemeriksaan pasti. Hasil tahap ini berupa laporan evaluasi pelaksanaan SPM terdiri atas ikhtiar/simpulan yang dilengkapi dengan KKP evaluasi SPM. Laporan ini akan digunakan sebagai masukan dalam penyusunan PKP rinci. Contoh susunan program kerja evaluasi SPM dapat dilihat pada Lampiran II. c. Pelaksanaan PKE-SPM Berdasarkan data pelaksanaan SPM yang telah dikumpulkan dari Auditi, pada tahap ini tim audit melakukan penilaian simpulan survey pendahuluan dengan menggunakan 8 unsur SPM sehingga dapat ditetapkan FAOnya. Auditor bertanggung jawab untuk menentukan seberapa jauh pengendalian manajemen dapat diandalkan dalam mengamankan asset auditi, memastikan bahwa kegiatan sejalan dengan peraturan perundang-undangan, meningkatkan ekonomi dan efisiensi, dan membuahkan hasil yang efektif. Di samping itu auditor dapat memperkirakan kemungkinan risiko yang terjadi pada auditi di dalam melaksanakan kegiatannya. Auditor harus mengenali pengendalian-pengendalian yang paling penting dan paling kritis untuk kegiatan yang bersangkutan dan kemudian mengkonsentrasikan pekerjaannya pada hal-hal tersebut sehingga dapat ditetapkan FAOnya. Beberapa pengendalian manajemen yang dapat dianggap pengendalian yang dirancang untuk perlindungan terhadap :

kritis



Kerugian keuangan yang besar;



Gangguan atas program;



Salah urus (mismanagement);



Pelanggaran terhadap peraturan perundang-undangan;



Publikasi yang tidak menguntungkan;



Rendahnya tingkat pencapaian misi, tujuan, program, dan sasaran.

adalah

Penilaian auditor harus juga dapat mengidentifikasikan hal-hal yang di dalamnya pengendalian nampak lemah, tidak berfungsi, atau bahkan tidak ada sama sekali. Hasil evaluasi SPM harus dianalisis untuk menentukan perlu tidaknya pemeriksaan yang lebih mendalah. Untuk membantu aktivitas-aktivitas mana yang vital dan untuk mengevaluasi penting tidaknya aktivitas tersebut, langkah-langkah berikut dapat ditempuh :

14


Buat catatan ringkas mengenai setiap masalah yang dijumpai selama evaluasi SPM. 

Catat evaluasi mengenai penting tidaknya masalah tersebut;



Catat kemungkinan akibat masalah tersebut;



Catat apa yang harus dilakukan dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengkonfirmasi luas dan pentingnya masalah tersebut;



Susun peringkat masalah tersebut menurut tingkat kepentuingannya.

Setelah langkah-langkah tersebut diselesaikan, segera susun program kerja pemeriksaan rinci, dengan mengalokasikan waktu yang tersedia ke setiap langkah audit. Syarat Keberhasilan SPM Syarat-syarat keberhasilan SPM berikut ini dapat digunakan sebagai sudut pandang dalam menilai sistem pengendalian manajemen auditi. 1) Lingkungan pengendalian manajemen yang kondusif Lingkungan pengendalian manajemen adalah unsur-unsur yang terlibat secara langsung terhadap terlaksananya kegiatan organisasi, yang meliputi antara lain : integritas para pejabat Negara dan pemerintah, nilai-nilai etika yang berlaku, kompetensi, filosofi manajemen auditi, gaya operasi, cara pimpinan mengatur/membagi kewenangan dan tanggung jawabnya. Seluruh jajaran pimpinan dan pegawai auditi harus mewujudkan dan menjaga lingkungan organisasi dengan memberikan sikap positif dan dukungan kea rah berfungsinya sistem pengendalian manajemen. 2) Kemampuan memprediksi dan mengantisipasi risiko Setiap audit senantiasa menghadapi risiko yang berasal dari sumber-sumber baik eksternal maupun internal,oleh karenanya manajemen diharapkan mampu membuat penilaian atas risiko yang akan dihadapi, yaitu dengan mengidentifikasikan dan menganalisis risio-risiko yang relevan untuk pencapaian tujuan organisasi. 3) Aktivitas pengendalian yang memadai Aktivitas pengendalian dilakukan sesuai dengan kondisi lingkungan pengendalian yang ada dalam sebuah organisasi. Semakin lemah kondisi lingkungan pengendalian maka semakin besar aktivitas pengendalian yang harus dilakukan. Aktivitas pengendalian dapat berbentuk kebijakan dan prosedur yang mengakomodasi keputusan manajemen yang lebih tinggi guna menghadapi risiko yang mungkin dihadapi dalam mencapai sasaran,tujuan, misi, dan visi organisasi. 4) Informasi dan komunikasi yang efektif Informasi dan komunikasi merupakan komponen sistem pengendalian karena kelancaran informasi dan komunikasi berkorelasi dengan transparasi/keterbukaan dan kemudahan mendapatkan akses terhadap operasi auditi dan lancarnya sosialisasi kebijakan manajemen. 5) Adanya pemantauan, evaluasi, dan tindak lanjut

15


Pemantaua terhadap efektivitas pengendalian dilakukan secara terus menerus atau evaluasi secara berkala melalui aktivitas manajemen dan supervisi. 6) Faktor manusia dan budaya Manusia dan budaya memegang peran yang sangat penting dalam pencapaian keberhasilan sistem pengendalian manajemen. Komitmen pucuk pimpinan serta seluruh jenjang pimpinan lainnya terhadap sistem pengendalian manajemen dan pembentukan lingkungan budaya yang kondusif merupakan prasyarat bagi terselenggaranya sistem pengendalian manajemen secara konsisten. d. Penyusunan Kertas Kerja Pemeriksaan pada Evaluasi SPM Hasil pelaksanaan PKP-SPM yang telah ditetapkan pada butir c. di atas harus dituangkan ke dalam kertas kerja pemeriksaan oleh auditor yang bersangkutan sesuai dengan penugasannya berdasarkan PKP SPM dengan format KKP-SPM sebagaimana diperlihatkan pada Lampiran IV. e. Penyusunan laporan Hasil Pemeriksaan pada Evaluasi Pelaksanaan SPM Pada akhir pemeriksaan evaluasi SPM dibuat simpulan secara keseluruhan yang merupakan laporan hasil pemeriksaan pada evaluasi pelaksanaan SPM yang menunjukkan kelemahan dan kerentanan pada kegiatan dan unsur-unsur manajemen yang diaudit yang selanjutnya disebut sasaran audit pasti atau Firm Audit Objective(FAO). B. PEMERIKSAAN RINCI Kegiatan pemeriksaan rinci adalah kegiatan pemeriksaan yang dilakukan secara lebih mendalam berdasarkan laporan hasil pemeriksaan evaluasi SPM yang dituangkan ke dalam Program Kerja Pemeriksaan Rinci untuk memperoleh pembuktian bahwa kondisi tertentu memang terjadi dan mengembangkan sehingga diperoleh atribut temuan secara lengkap. Dalam pengembangan temuan dilengkapkan seberapa luas paparan kondisi tertentu terjadi, seberapa sering, kapan, di mana, dan seterusnya termasuk mengembangkan alternatif rekomendasi pemecahan masalahnya. Pemeriksaan rinci mengikuti tahapan : 1. Penetapan urutan prioritas masalah yang akan dilakukan pemeriksaan rincinya; 2. Perumusan tujuan pemeriksaan rinci; 3. Penyusunan program kerja pemeriksaan rinci; 4. Pelaksanaan program kerja pemeriksaan rinci; 5. Penyusunan kertas kerja pemeriksaan; 6. Pengamanan kertas kerja pemeriksaan; 7. Penyusunan berita pemeriksaan; 8. Pembahasan berita pemeriksaan. Butir-butir di atas dapat dijelaskan sebagai berikut :

16


1. PENETAPAN URUTAN PRIORITAS PEMERIKSAAN RINCINYA

YANG

AKAN

DILAKUKAN

Tim menyusun prioritas dengan memilih kondisi mana yang akan didahulukan untuk diperiksa lebih lanjut sebagaimana tercantum dalam FAO. Apabila diperlukan dapat dilakukan sampling atas kegiatan yang ada yang dikerjakan baik secara swakelola maupun dengan kontrak yang harus didokumentasikan dalam bentuk sebagaimana terlampir (LampiranIV). 2. PERUMUSAN TUJUAN PEMERIKSAAN RINCI Tim menetukan tujuan pemeriksaan untuk masing-masing masalah sesuai prioritas yang telah ditetapkan. Jadi, sebuah masalah (FAO) ditetapkan tujuan auditnya secara lebih rinci sesuai dengan arah pengembangan temuannya dan selanjutnya disusun langkah kerja pemeriksaannya. Tujuan audit ini dituangkan ke dalam program kerja pemeriksaan yang merupakan bagian awal sebelum langkah kerja audit. 3. PENYUSUNAN PROGRAM KERJA PEMERIKSAAN RINCI Berdasarkan daftar prioritas permasalahan, tim pemeriksaan selanjutnya membuat program kerja pemeriksaan rinci (PKP) yang kontekstual dengan situasi dan kondisi auditi. Program kerja pemeriksaan merupakan dokumen tertulis yang berupa langkah, prosedur, dan teknnik pemeriksaan yang disusun secara sistematis dan harus diikuti oleh auditor dalam melaksanakan pemeriksaan. PKP merupakan bagian penting dalam pemeriksaan dengan ciri-ciri sebagai berikut : a. Menghasilkan rencana yang sistematis untuk setiap tahap pekerjaan yang dapat dikomunikasikan dengan setiap anggota tim; b. Digunakan sebagai sarana untuk pengawasan diri sediri bagi setiap anggota tim yang ditugasi; c. Merupakan landasan yang sistematis guna memberikan tugas kepada para pengawas serta tenaga pemeriksa; d. Digunakan sebagai alat pemeriksaan untuk membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan rencana yang telah disetujui dengan patokan-patokan serta persyaratan yang telah ditetapkan; e. Berfungsi sebagai sarana bagi supervisor untuk mengkaji ulang (review) dan membandingkan pelaksanaan dengan rencana yang telah disetujui. Program kerja pemeriksaan di atas, menjadi ”rencana tindak” (action plan), yang sekaligus berfungsi sebagai sarana komunikasi dan pengawasan pelaksanaan pemeriksaan berjenjang. PKP disusun oleh ketua tim bersama anggota dan direviu oleh supervisor untuk memperoleh pengesahan dan kepastian bahwa semua anggota tim pemeriksaan memahami program kerja pemeriksaan yang akan dilaksanakan beserta tugas masingmasing. Penyusunan PKR-PR dilakukan sesuai dengan Lampiran III. Dalam hal Tim tidak dapat melaksanakan pemeriksaan terhadap keseluruhan dari paket-paket kegiatan baik yang dilaksanakan oleh penyedia jasa maupun yang dikerjakan sendiri (swakelola), maka dilakukan sampling yang representatif. Jumlah

17


kegiatan yang ada di audit dan sampel yang diperiksa dituangkan ke dalam form sebagaimana yang disajikan pada Lampiran V. 4. PELAKSANAAN PROGRAM KERJA PEMERIKSAAN RINCI Pada tahap ini auditor harus menguji materi/substansi transaksi kegiatan itu secara memadai untuk memperoleh pembuktian yang laik apakah transaksi/kegiatan telah sesuai dengan atau menyimpang dari kriteria yang telah ditetapkan. Adapun bukti adalah semua media informasi yang digunakan oleh auditor untuk mendukung argumentasi, pendapat atau simpulan dan rekomendasinya dalam meyakinkan tingkat kesesuaian kondisi dengan kriterianya. Bukti harus memenuhi syarat kuantitatif dan kualitatif : 1) Syarat kuantitatif, yaitu bahwa jumlan bukti harus cukup untuk meyakinkan pihak lain yang mengetahui masalahnya; 2) Syarat kualitatif mengharuskan bahwa bukti adalah laik yang mencakup 3 (tiga) pengertian, yaitu relevan, absah, dan handal. a. Relevan menyatakan bahwa bukti itu mempunyai hubungan yang logis dengan dan arti penting bagi temuan pemeriksaan yang bersangkutan. b. Absah menyatakan bahwa bukti itu didasari oleh argumentasi yang benar dan informasi yang akurat. c. Handal menyatakan bahwa bukti itu dapat diandalkan yang menunjukkan konsistensi hasil dalam arti bahwa jika informasi diuji/diukur hasilnya tetap dan selain itu dapat diverifikasikan. Sumber Bukti Pemeriksaan Bukti yang diperlukan untuk mendukung temuan dapat berupa : Bukti yang diperoleh dari pengamatan atau tanya jawab : 1) Bukti pengakuan dari hasil wawancara atau pernyataan dari pihak yang terlibat; 2) Bukti berupa dokumen terdiri dari peraturan, laporan, risalah, memorandum, pengendalian, kutipan dari catatan pembukuan, bagan dan ketentuan mengenai arus dokumen, sistem yang dirancang, petunjuk, susunan organisasi dan bagan fungsinya; 3) Bukti yang diperoleh dari analisis atas informasi yang dihimpun oleh auditor. Pelaksanaan program kerja pemeriksaan pada tahap ini dilakukan guna mencapai sasaran pemeriksaan yang diharapkan, yaitu : 1) Ketaatan, kelengkapan, kebenaran dalam kegiatan-kegiatan dan transaksi finansial yang meliputi pengendalian pengeluaran, penerimaan, pendapatan, dan aktiva serta kelayakan pembukuan transaksi keuangan dan sumber dana dan daya; 2) Kehematan dan efisiensi dalam menggunakan sumber dana dan sumber daya; 3) Efektivitas kegiatan. Untuk mencapai sasaran pemeriksaan di atas harus dilakukan : 1) Pemeriksaan Ketaatan, Kelengkapan, dan Kebenaran (3K)

18


Pemeriksaan ketaatan, kelengkapan, dan kebenaran merupakan bagian dari pemeriksaan menyeluruh yang di dalamnya dilakukan pemeriksaan administrasi umum, pemeriksaan administrasi keuangan, dan pemeriksaan kinerja. a) Pemeriksaan Administrasi Umum Pemeriksaan administrasi umum merupakan bagian dari pemeriksaan menyeluruh yang di dalamnya dilakukan pemeriksaan terhadap dokumendokumen sebagai berikut : (a) Data pengenal dan tugas pokok; (b) Struktur organisasi; (c) Pengelolaan pelaksanaan tugas pokok; (d) Dasar pelaksanaan tugas Satuan Kerja (Satker, apakah PO sesuai dengan DIPA); (e) Penatausahaan kepegawaian; (f) Penatausahaan perlengkapan dan peralatan (SABMN) yang mencakup pemeliharaan dan penghapusan, dan (g) Pengadaan barang/jasa. b) Pemeriksaan Administrasi Keuangan Pemeriksaan administrasi keuangan merupakan bagian dari pemeriksaan menyeluruh yang di dalamnya dilakukan : (a) Pemeriksaan kas yang meliputi pemeriksaan uang tunai dan surat-surat berharga yang ada di dalam brankas serta buku-buku pendukungnya; (b) Pemeriksaan atas penatausahaan/pengelolaan keuangan yang meliputi penatausahaan pembukuan yang mencakup pelaksanaan buku kas umum, dan buku pembantu (buku bank, buku kas tunai, buku pengawasan uang persediaan, buku panjar, buku pengawasan kredit anggaran, buku pajak, PNBP, aplikasi dan otorisasi, buku pengawasan LS bendahara, dan buku panjar perorangan); (c) Pemeriksaan terhadap kebenaran bukti-bukti kuitansi pembayaran/pengeluaran yang dilakukan secara tunai terhadap transaksitransaksi yang dilakukan oleh auditi; (d) Pemeriksaan terhadap kebenaran bukti-bukti kuitansi pembayaran/pengeluaran yang dilakukan secara langsung (LS) dan montlhy certificate (MC) beserta kelengkapan data pendukungnya. c) Pemeriksaan Kinerja Pemeriksaan kinerja merupakan bagian dari pemeriksaan menyeluruh yang meliputi penilaian atas ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan, kehematan, efisiensi, dan efektivitas serta dampak, yang di dalamnya dilakukan pemeriksaan terhadap : (a) Perencanaan; (b) Pelelangan; (c) Kontrak;

19


(d) Manajemen Pengendalian; (e) Status Pelaksanaan; (f) Kualitas; (g) Manfaat dan Dampak. 2) Pemeriksaan Ekonomi dan Efisiensi (2E) Bagian operasional dari pemeriksaan kinerja difokuskan pada penilaian dari aspek ekonomi dan efisiensi penyelenggaraan kegiatan dengan cara meninjau seluruh tahapan kegiatan. a) Pemeriksaan dari Aspek Ekonomi Pemeriksaan dari aspek ekonomi dalam kegiatan auditi untuk mencapai hasil yang memenuhi standar, mutu, dan waktu dan biaya minimum, antara lain dengan langkah pemeriksaan sebagai berikut : (a) Mengumpulkan harga satuan bahan, upah, alat, sesuai dengan yang ditetapkan oleh instansi yang berwenang, dan/atau harga pasaran yang berlaku dan harga satuan pekerjaan, serta kontrak sejenis yang berdekatan, dan/atau harga/tarif barang/jasa yang dikeluarkan oleh pabirakan dari agen tunggal; (b) Menilai apakah harga perkiraan sendiri merupakan besaran biaya pekerjaan yang sudah disusun berdasarkan harga pasaran yang berlaku. Penilaian kehematan dalam penggunaan sarana yang tersedia; (c) Menilai pelaksanaan pekerjaan dengan jadwal yang telah ditetapkan; (d) Menilai harga yang ditetapkan dalam kontrak pekerjaan dengan harga pasar; (e) Membandingkan antara spesifikasi dan standar mutu (misalnya : SNI); (f) Membandingkan antara kualitas yang ada dan kualitas menurut spesifikasi; (g) Merumuskan simpulan hasil pemeriksaan ekonomi. b) Pemeriksaan dari Aspek Efisiensi Pemeriksaan dari aspek efisiensi dalam kegiatan auditi untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dilakukan dengan menggunakan sumber daya (resources) yang tersedia sesuai rencana, antara lain dengan langkah-langkah pemeriksaan sebagai berikut : (a) Menilai apakah ukuran, volume, metode pelaksanaan, dan pekerjaan sesuai dengan desain atau rancang bangun pekerjaan yang akan dilaksanakan; (b) Menilai apakah harga penawaran sudah mengacu kepada ukuran, volume, desain/rancang bangun pekerjaan yang akan dilaksanakan, dan metode pelaksanaan yang ditawarkan; (c) Menilai apakah evaluasi harga sudah dititikberatkan pada kesesuaian penawaran dengan kriteria yang dipersyaratkan; (d) Menilai pelaksanaan pekerjaan dengan jadwal yang telah ditetapkan; (e) Membandingkan antara spesifikasi dan standar mutu (misalnya : SNI)

20


(f) Membandingkan antara kualitas yang ada dengan kualitas menurut spesifikasi; (g) Merumuskan simpulan hasil pemeriksaan efisiensi. Pemeriksaan ini diselenggarakan untuk mengmpulkan serta menilai bukti-bukti (evidences) mengenai informasi/temuan yang dapat dikuantifikasikan sehubungan dengan tingkat ekonomi dan efisiensi berdasarkan pengamatan dan pembandingan antara input dan output yang dicapai. Pemeriksaan ekonomi dan efisiensi bertujuan medorong tercapainya efiseinsi secara ekonomi dalam pengelolaan sumber daya yang dimiliki auditi. Kriteria untuk menilai ekonomi dan efisiensi meliputi waktu, biaya, dan kualitas (WBK). Proses penalaran dilakukan terhadap baik issue pokok maupun rinciannya (sub issue) berdasarkan PKP yang ada. Sub-sub issue pokok adalah sebagai berikut : 





Perencanaan dan Desain -

Studi Pengenalan (Reconnaissance)

-

Rencana Induk (Master Plan)

-

Studi Kelayakan

-

Perencanaan Pendahuluan

-

Perncanaan Teknis/Detail, Spesifikasi Teknis, Syarat-Syarat Perkiraan Biaya/Engineer’s Estimate (EE)

Pra Kontrak -

Pembentukan Panitia Lelang

-

Harga Perkiraan Sendiri (HPS)/Owner’s Estimate (OE)

-

Dokumen Lelang

-

Prakualifikasi

-

Jaminan Penawaran

-

Rapat Penjelasan (Aanwijzing)

-

Evaluasi Lelang

-

Penetapan Pemenang

Kontrak -

Jenis Kontrak

-

Perubahan Harga Kontrak

-

Jaminan Uang Muka dan Pelaksanaan

-

Jangka Waktu Pelaksanaan

-

Jangka Waktu Pemeliharaan

-

Tata Cara Pembayaran

-

Tata Cara Perhitungan Volume Hasil Pekerjaan

21








-

Tata Cara Pengendalian Mutu

-

Tata Cara Pelaksanaan Pekerjaan

-

Tata Cara Pencatatan dan Pelaporan

-

Buku Harian

-

Tata Cara Serah Terima Pekerjaan

-

Sanksi (Denda dan/atau Pemutusan Kontrak)

-

Tata Cara Amandemen/Addendum Kontrak

Manajemen dan Pengendalian -

Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Proyek/Satuan Kerja

-

Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Rekanan

-

Mekanisme/Prosedur Pengendalian Proyek/Satuan Kerja

-

Sistem Informasi Manajemen

-

Kemampuan Rekanan

Status Pelaksanaan (Waktu, Biaya, dan Kualitas) -

Biaya Anggaran Pelaksanaan Sebenarnya (BAPS) DIP/OE

-

Cost Overrun

-

Time Overrun

-

Kemajuan Fisik

-

Biaya Anggaran Pelaksanaan Pekerjaan (BAPP), Nilai Kontrak (NK)

-

Biaya Pelaksanaan Sebenarnya (BPS), Rekening Koran Kontraktor/Termijn

Kualitas -

Kondisi Lapangan

-

Desain Produk

-

Kualitas Bahan, Alat, dan SDM;

-

Metode Pelaksanaan Pekerjaan

-

Produk Akhir

Penalaran dapat dikaitkan antara lain dengan butir-butir masalah yang memberikan indikasi adanya inefisiensi sebagaimana tercantum dalam Daftar Simak Pelaksanaan Pemeriksaan Menyeluruh. 3) Pemeriksaan Efektivitas (1E) dan Dampak Pemeriksaan efektivitas sebagai bagian dari pemeriksaan kinerja bertujuan menilai efektivitas dalam kegiatan auditi untuk mencapai sasaran program yang telah ditetapkan dengan memberikan manfaat yang sebesar-besarnya kepada penerima manfaat, antara lain dengan langkah pemeriksaan sebagai berikut : a) Menilai sejauh mana sasaran program yang ditetapkan telah tercapai; b) Menilai hasil guna/manfaat program atau memeriksa adanya sistem/alat ukur untuk mengevaluasi pencapaian program;

22


c) Menilai efektivitas program dari aspek teknik, ekonomi, sosial, dan lingkungan; d) Merumuskan simpulan hasil pemeriksaan. Pemeriksaan efektivitas dan dampak kegiatan dilakukan dengan pendekatan sebagai berikut : a) Efektivitas Teknik; sejauh mana kualitas dan kuantitas teknik yang direncanakan telah dicapai, dalam periode tertentu serta dengan biaya yang tersedia; b) Efektivitas Ekonomi; sejauh mana kegiatan telah menghasilkan output atau manfaat ekonomis secara langsung. Misalnya dengan membandingkan antara hasil evaluasi proyek dan perhitungan pada saat studi kelayakan; c) Efektivitas Sosial; sejauh mana kegiatan telah memberikan manfaat sosial baik langsung maupun tidak langsung terhadap penerima manfaat dan lingkungan masyarakat di sekitar kegiatan; d) Efektivitas Lingkungan; sejauh mana kegiatan menimbulkan dampak baik positif maupun negatif terhadap lingkungan sekitar kegiatan; e) Dampak Sosial dan Ekonomi; sejauh mana kegiatan menimbulkan dampak, baik positif maupun negatif, terhadap kehidupan sosial da ekonomi masyarakat dan lingkungannya. 4) Pengembangan Temuan Setelah teridenkasi adanya temuan yang potensial maka dilakukan pengembangan temuan. Pengembangan yang dimaksud adalah memformulasikan temuan yang pasti dan berdampak luas yang didukung dengan bukti serta diungkapkan secara jelas, sehingga dapat dipahami baik oleh auditi maupun oleh pimpinan terkait. Terdapat dua jenis temuan, yaitu : a) Temuan positif yang harus dimuat di dalam laporan pemeriksaan, terutama temuan yang berpengaruh terhadap peningkatan motivasi manajemen operasional auditi; b) Temuan negatif yang antara lain meliputi : 

Penyimpangan/pemborosan/kebocoran/penggelapan;



Kelemahan sistem atau prosedur;



Aktivitas yang tidak tepat;



Aktivitas yang tidak benar.

Dengan demikian auditor, ketua tim, dan supervisor dapat berfokus apda hal-hal yang penting dalam perumusan sebuah temuan. Langkah-langkah yang harus ditempuh dan beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pengembangan temuan adalah sebagai berikut : a) Langkah-langkah yang harus ditempuh dalam pengembangan temuan : 

Pendalaman pada setiap aspek pokok diarahkan kepada adanya infesiensi kegiatan termasuk manfaat dan dampaknya ditinjau dari segi baik biaya, mutu, maupun waktu.

23


Dengan mengarahkan pertanyaan-pertanyaan seperti diatas, auditor akan dapat mengidentifikasikan permasalahan yang menjadi cikal bakal temuan. Jawaban-jawaban negatif bagi auditi atas pertanyaan auditor harus dikembangkan sampai timbul kesimpulan bahwa terjadi inefisiensi pada kegiatan tersebut. 

Pendalaman yang menyangkut 3K harus didasarkan pada peraturan/ ketentuan yang berlaku. Pengembangan temuan dapat dilakukan melalui wawancara dan dapat diperoleh dari pembuktian-pembuktian yang dilakukan oleh auditor melalui dokumen-dokumen yang tersedia.



Apabila dijumpai kelemahan atau kekurangan yang penting, maka auditor harus menyusun rencana pengembangan semua aspek yang berhubungan dengan masalah tersebut dengan tepat dan segera. (a) Proses pengembangan temuan negatif tersebut di atas mencakup : Membandingan ”apa yang terjadi” dengan ”apa yang seharusnya terjadi”. Sebelumnya auditor harus meyakini/memahami kriteria/tolak ukur yang dipergunakan. (b) Batas kewenangan dan tanggung jawab pejabat yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan yang diperiksa. Untuk itu auditor perlu mengenali pejabat yang bertanggung jawab langsung atas kegiatan yang diperiksa, dan juga mengenali pejabat yang bertanggung jawab pada tingkat yang lebih tinggi untuk mengetahui dengan siapa masalah yang bersangkutan akan dibahas dan kepada siapa rekomendasi akan ditujukan. (c) Pastikan sebab-sebab kelemahannya. Auditor harus menganalisis lebih lanjut sebab-sebab kelemahan yang mendasari terjadinya keadaan yang merugikan. Sebab-sebab kelemahan tersebut dapat bermacam-macam, di antaranya kelemahan dalam sistem manajemen yang apabila tidak dilakukan perbaikannya akan menimbulkan kerugian yang lebih besar. Pengenalan auditor atas sebab kelemahan dapat membawa auditor ke arah pengenalan masalah lain yang memerlukan penyelidikan dan pengembangan lebih lanjut. Bila auditor mengetahui sebabnya maka akan mempertimbangkan rekomendasi pencegahannya.

lebih

mudah

sepenuhnya

akibat

(d) Tentukan akibat penyimpangan. Auditor harus mempertimbangkan dengan penyimpangan dan kelemahan yang ditemukan.

Auditor tidak saja perlu memperhatikan akibat langsung, tetapi juga akibat sampingan, akibat jangka panjang, atau akibat lainnya, baik yang nyata maupun yang potensial. Pengungkapan kelemahan dan pentingnya tindakan perbaikan dalam laporan akan lebih meyakinkan auditi.

24


Bila penetapan akibat potensial itu tidak mungkin dihitung oleh auditor maka akibat yang merugikan tersebut perlu dinyatakan dalam bentuk lain sebagai hasil pemeriksaan terhadap kegiatan yang diperiksa. (e) Identifikasi dan penyelesaian temuan secara hukum. Pengenalan dab penyelesaian segera persoalan hukum temuan merupakan bagian penting dari kegiatan pemeriksaan. Apabila ditemukan adanya penyimpangan yang merugikan negara yang bersifat baik pidana maupun perdata, auditor harus mengusulkan adanya pemeriksaan khusus untuk penyimpangan tersebut. (f) Usahakan mendapatkan komentar pejabat atau pihak yang langsung berkepentingan yang mungkin akan menjalani akibat negatif pelaporan temuan tersebut. Auditor harus memberikan kesempatan kepada pejabat atau pihak yang dibebani tanggung jawab laporah hasil pemeriksaan untuk memberikan komentar tertulis atau lisan serta memberikan informasi atau penjelasan tambahan sebelum laporan dikeluarkan. Komentar dan penjelasan tambahan ini harus dihargai dan di bahas untuk penyajiannya yang layak, lengkap dan objektif dalam laporan akhir. Apabila tidak dapat diperoleh komentar pihak yang terkena maka laporan harus memaparkan kenyataan itu. Apabila komentar pendahuluan sudah diterima, dan kemudian diadakan perubahan penting dalam temuan atau rekomendasi, maka pejabat atau pihak yang terkena harus diberi kesempatan lagi untuk memberikan komentar sebelum laporan diterbitkan. Komentar tambahan juga harus diminta apabila komentar pendahuluan nampaknya tidak relevan dengan kesimpulan dan rekomendasi yang diajukan. b) Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengembangan temuan adalah : (1) Temuan dapat dikembangkan dan diteruskan kepada pejabat eselon I terkait bila telah dipenuhi syarat-syarat sebagai berikut : (a) Cukup berbobot untuk diteruskan kepada pihak-pihak yang terkait; (b) Mempunyai fakta-fakta dan bukti-bikti yang cukup, relevan, absah, dan handal; (c) Obyektif; (d) Berdasarkan kegiatan pemeriksaan yang memadai guna mendukung setiap kesimpulan yang dibuat dan harus meyakinkan (logis dan jelas). (2) Fakta-fakta yang harus dipertimbangkan dalam pengembangan temuan : 

Pertimbangan harus ditekankan pada situasi dan kondisi pada saat kejadian bukan pada saat dilakukannya pemeriksaan;



Harus dipertimbangkan kompleksitas dan besaran (keuangan dan fisik) kegiatan atau bagain-bagian yang sedang diperiksa;

25




Temuan perlu dianalisis secara obyektif dan kritis untuk menghindari pengungkapan inefisiensi dan kelemahan yang tidak logis;



Dasar hukum yang berlaku pada kegiatan yang diperiksa. Untuk hal tersebut perlu dikemukakan dalam laporan :





Kasus yang didalamnya peraturan perundang-undangan yang berlaku tidak dilaksankan sesuai dengan ketentuan;



Pertimbangan pemeriksa, bila perlu diadakan perubahan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Dalam melaksanakan kewenangannya mungkin kepala pemimpin auditi mengambil keputusan-keputusan yang tidak sesuai dengan pendapat auditor. Keputusan tersebut tidak sepatutnya disanggah bila didasarkan pada pertimbangan yang memadai sesuai dengan situasi dan kondisi pada waktu itu. Demikian pula auditor tidak boleh menyampaikan kritik hanya karena auditor menganut pandangan yang berlawanan/berbeda. Dalam keadaan yang demikian kesimpulan dan rekomendasi harus didasarkan pada hasil taggapan pimpinan auditi.



Pengembangan temuan harus cukup luas sehingga dasar kesimpulan dan rekomendasinya dapat disajikan dengan jelas, meyakinkan, layak, dan cukup beralasan.



Sebuah temuan yang cukup berbobot harus dikembangkan terus, temuan yang tidak material tidak perlu dikembangkan namun perlu dikemukakan dalam kertas kerja pemeriksaan.

5. PENYUSUNAN KERTAS KERJA PEMERIKSAAN Hasil pelaksanaan PKP pemeriksaan rinci yang telah ditetapkan pada butir d. dia atas harus dituangkan ke dalam kertas kerja pemeriksaan oleh auditor yang bersangkutan sesuai dengan penugasannya berdasarkan PKP pemeriksaan rinci dengan menggunakan format pada Lampiran IV. KKP adalah dokumen pemeriksaan yang memuat data catatan pembuktian yang dikumpulkan oleh auditor selama berlangsungnya pemeriksaan mulai dari tahap persiapan sampai dengan tahap pelaporan. KKP berisi metodologi yang dipilih, prosedur yang ditempuh, bukti audit yang ditemukan, dan simpulan audit yang diambil selama audit untuk mendukung laporannya. Informasi yang dimuat dala KKP harus memadai, kompeten, relevan, dan berguna untuk memenuhi tujuan penulisan serta memberikan dasar yang kuat untuk temuan pemeriksaan dan rekomendasinya. Tujuan dan sasaran KKP a. Tujuan 

Mendokumentasikan informasi yang diperoleh selama pemeriksaan, melalui baik interview, penelaahan peraturan-peraturan, analisis atas sistem dan prosedur, observasi atas kondisi, maupun pengujian transaksi;

26




Mengidentifikasikan dan mendokumentasikan temuan audit sebagai sarana untuk mencari hubungan berbagai fakta yang didapat, membandingkan, menilai/mengukur besarnya pengaruh sebuah temuan atau kelemahan.

b. Sasaran 

Mendukung pembuatan laporan hasil audit;



Membantu auditor saat pembahasan masalah dengan pihak yang diperiksa;



Menjadi media review dan penilaian kecukupan teknik serta prosedur pemeriksaan dalam supervisi selama pelaksanaan PKP;



Berfungsi sebagai bahan pembuktian apabila terjadi tuntutan dari auditi atau sewaktu auditor menjadi saksi ahli;



Berperan sebagai referensi baik untuk pemeriksaan berikutnya dan monitoring tindak lanjut maupun sebagai sarana pengendalian mutu pengawasan.

c. Ruang lingkup Kertas kerja pemeriksaan, dilihat dari tahapan pemeriksaan, dikerjakan mulai dari survey pendahuluan, evaluasi SPM dalam isu pokok, dan pemeriksaan 3K, 2E, dan 1E. d. Penulisan Kertas Kerja Pemeriksaan Dalam penulisan KKP, auditor harus memperhatikan persyaratan umum sebagai berikut : 1) Sesuai dengan PKP, KKP dibuat berdasrkan PKP yang di tugaskan kepada auditor; 2) Lengkap dan (akurat), KKP harus mandiri artinya semua pertanyaan harus terjawab, semua hal yang diajukan oleh pereviu harus ditanggapi kesimpulan yang telah dipertimbangkan secara matang dan rasional harus diperoleh dari setiap bagian audit; 3) Jelas dan ringkas, KKP harus dibatasi hanya pada hal-hal yang sesuai dengan kegunaannya; 4) KKP harus sistematis dan rapi sehingga mudah dibaca dan dapat diikuti dengan seksama; 5) Relevan, KKP harus berhubungan erat dengan masalah yang dibahas; 6) Kertas kerja elektronik, lebih dianjurkan dari pada kertas kerja manual, oleh karenanya editingnya lebih mudah, formatnya siap untuk ditransfer melalui email, dapat dengan efisien menyelesaikan hitungan-hitungan dan analisa yang rumit, dan dapat dengan cepat disort (diurutkan); 7) Formatnya sesuai dengan standar. KKP harus dapat menyimpulkan ada tidaknya temuan secara lengkap dalam sebuah pemeriksaan. KKP adalah milik auditor dan harus dan harus selalu berada dalam pengawasan Auditor harus mengetahui keberadaan KKP beserta dokumen-dokumen pendukungnya selama kegiatan pemeriksaan berlangsung. Apabila sedang tidak digunakan, KKP harus disimpan sedemikian rupa sehingga terhindar dari jangkauan orang-orang yang bertanggung jawab.

27


KKP harus disimpan sejak tanggal laporan selama waktu tertentu yang tergantung pada sifat pemeriksaan dan menurut ketentuan peraturan perundang-undangan. e. Review Kertas Kerja Pemeriksaan (KKP) Kertas kerja pemeriksaan (KKP) direviu oleh ketua tim/supervisor sesuai dengan kewenangan dan tanggung jawabnya. 1) Tujuan Review a) Review merupakan sarana untuk mengawasi, menilai memadai tidaknya pekerjaan pemeriksaan, dan memonitor perkembangan pelaksanaan pemeriksaan, dan pelaksanaan program kerja pemeriksaan, serta menilai apakah tujuan pemeriksaan dalam PKP sudah dicapai serta menilai kecukupan teknik dan prosedur pemeriksaan. b) Review merekomendasikan teknik atau prosedur pemeriksaan tembahan yang diperlukan yang harus dilaksanakan oleh tim pemeriksa. 2) Hasil Review Reviu kertas kerja pemeriksaan diarahkan untuk memberikan perhatian khusus pada hal-hal sebagai berikut : a) Kelayakan dan keteparan informasi yang dilaporkan serta kesimpulan yang disampaikan; b) Kejelasan cara penyampaian; c) Kemungkinan adanya reaksi negatif atas temuan tersebut dan bagaimana mengatasi reaksi semacam itu; d) Kemungkinan adanya penyimpangan dari instruksi yang telah dikeluarkan oleh pejabat yang menugaskan; e) Kecukupan tanggapan auditor atas komentar yang diberikan oleh pejabat auditi atau pihak lain khususnya yang berkenaan dengan masalah yang serius, sensitif, dan kontroversial. Agar proses reviu menjadi lebih efektif, maka ketuatim/supervisor yang mempunyai kewenangan dan tanggung jawab mereviu KKP harus : 

Berusaha membantu segera menghasilkan KKP yang bermanfaat;



Bersikap kritis, menunjukkan kerja sama, dan menghindari perselisihan dengan dasar bahwa KKP harus menunjukkan kelayakan, kebenaran pendirian, dan kebenaran kesimpulan;



Memahami kedudukannya sebagai pejabat yang mereviu, yang menunjukkan bagian mana yang perlu di reviu tanpa perubahan besar;



Menunjukkan kekurangan dalam KKP dan mengemukakan alasan diperlakukannya revisi;



Menolak perumusan yang tidak jelas atau bahasa yang tidak tepat.

6. PENGAMANAN KKP KKP adalah milik auditor dan harus selalu berada dalam pengawasan. Kertas kerja yang terkini harus disimpan di dalam central file Inspektorat Jenderal. KKP harus

28


disimpan selama 7 tahun (tergantung pada sifat pemeriksaan, ketentuan menurut undang-undang, dst.) sejak tanggal laporan. 7. PENYUSUNAN BERITA PEMERIKSAAN Berdasarkan temuan-temuan hasil pemeriksaan yang berpangkal tolak dari perbandingan antara kondisi (apa yang sebenarnya terjadi) dan kriteria (apa yang seharusnya terjadi) audito mengungka akibat yang ditimbulkan dari perbedaan kondisi tersebut serta mencari peyebabnya, dan memberikan rekomendasi perbaikannya, kemudian menuangkan ke dalam Berita Pemeriksaan (BP) dengan atribut lengkap yang mencakup kondisi, kriteria, akibat, sebab, dan rekomendasi. Atribut lengkap dalam penulisan temuan tersebut adalah sebagai berikut : 1) Pernyataan mengenai kondisi (apa yang terjadi); 2) Kriteria (bagaimana seharusnya); 3) Akibat (apa akibatnya); 4) Sebab (kenapa terjadi); 5) Rekomendasi (apa yang harus dilakukan). Secara rinci temuan yang baik dapat diuraikan sebagai berikut : 1) Pernyataan mengenai kondisi Kondisi mengidentifikasikan sifat dan luasnya temuan dan merupakan pernyataan mnegenai kondisi yang jelas dan tepat setelah auditor melakukan perbandingan dengan kriteria-kriteria yang dijadikan landasan evaluasi dikaitkan dengan waktu, biaya, dan kualitas. 2) Kriteria Alat untuk menilai yang seharusnya terjadi dikaitkan dengan waktu, biaya, dan kualitas berdasarkan : -

Peraturan tertulis;

-

Akal sehat/logika;

-

Pendapat independen para ahli di luar organisasi;

-

Kaidah-kaidah manajemen;

-

Instruksi lisan;

-

Kebijaksanaan;

-

Tujuan tak tertulis yang dinyatakan oleh manajemen.

3) Akibat Akibat adalah sesuatu yang ditimbulkan atas kondisi dapat berupa kemungkinan yang akan terjadi maupun yang telah terjadi. 4) Sebab Sebab nerupakan hal yang menimbulkan akibat. Harus dapat menjawab pertanyaan ’kenapa terjadi)”. Di sini harus dicari penyebab utamanya/yang mendasar, bukan symptom. 5) Rekomendasi

29


Rekomendasi merupakan saran yang disampaikan kepada yang berkepentingan untuk perbaikan. Tindakan untuk mengeliminasi akibat/pengaruh dan menghilangkan penyebab. Temuan yang dirumuskan dengan jelas harus menghasilkan rekomendasi yang memberikan nilai tambah bagi auditi dan harus memuat sifat temuan, kriteria untuk menentukan kondisi, penyebab kondisi tersebut, sejauh mana dampaknya, dan apa yang harus dilakukan untuk memperbaiki keadaan tersebut menurut pendapat auditor. Dalam pemeriksaan, temuan harus disertai dengan bukti yang cukup dan laik. Temuan hasil pemeriksaan yang menggambarkan kondis, kriteria, sebab, akibat, dan rekomendasi yang dibuat oleh anggota tim dan dikaji ulang serta disetujui oleh ketua tim dituangkan ke dalam berita pemeriksaan. Penulisan temuan harus disusun dengan atribut lengkap yang terstruktur sebagai berikut : Kondisi

Kriteria

Sebab

Akibat

Rekomendasi

Gambar 3. Struktur Atribut Temuan Berita Pemeriksaan yang disusun oleh Tim Auditor mencakup : a. Data Umum Auditi Data umum berisikan nama auditi, dasar pemeriksaan, tujuan pemeriksaan, sasaran pemeriksaan, lingkup pemeriksaan, hasil pemeriksaan terbatas jumlah temuan dan keborosan, dan kebocoran,serta pendahuluan yang berisikan : -

Dasar pemeriksaan;

-

Waktu pelaksanaan pemeriksaan;

-

Periode/tahun anggaran kegiatanyang diperiksa;

-

Tujuan pemeriksaan;

-

Sasaran pemeriksaan;

-

Ruang lingkup pemeriksaan;

-

Informasi audit.

b. Uraian Hasil Pemeriksaan

30


Uraian hasil pemeriksaan berupa temuan dengan atribut lengkap, judul temuan, kondisi, sebab, akibat, tanggapan auditi, komentar auditor, dan konsep rekomendasi. c. Apabila di dalam pemeriksaan ditemukan indikasi penyimpangan yang signifikan yang mengarah kepada kerugian negara, maka Tim dapat megajukan saran pemeriksaan khusus, sedangkan apabila ditemukan masalah konstruksi yang signifikan, taim dapat mengajukan saran pemeriksaan konstruksi. d. Kesimpulan dan rekomendasi. Bagian ini berisikan kumpulan judul temuan dan konsep rekomendasi. 8. PEMBAHASAN BERITA PEMERIKSAAN Sebelum membahas Ketua Tim mengelompokkan temuan ke dalam 2 (dua) golongan dan menyajikannya sesuai dengan penggolongan tersebut. a. Yang diperhitungkan akan masuk Laporan Hasil Pemeriksaan; b. Yang hanya sebagai catatan, komentar yaitu temuan yang tidak begitu serius tetapi merupakan penyimpangan dari ketentuan dan perlu di komunikasikan dengan auditi untuk menjadi perhatian auditi. Ketua Tim bertanggung jawab atas pengaturan jadwal pembahasan Hasil pembahasan dituangkan ke dalam risalah yang memuat temuan yang sudah ditindaklanjuti dan temuan yang akan dimasukkan ke dalam Laporan Hasil Pemeriksaan serta tanggapan dari auditi.

31


BAB III PELAPORAN HASIL PEMERIKSAAN A. PENYUSUNAN LAPORAN HASIL PEMERIKSAAN (LHP) 1. PERSYARATAN PENYUSUNAN LAPORAN a. LHP harus memuat ruang lingkup dan tujuan pemeriksaan, disusun dengan baik, dan menyajikan informasi yang layak; b. Untuk temuan signifikan dapat dibuat laporan tertulis mendahului LHP kepada atasan auditi, agar dapat segera dilakukan tindak lanjut; c. Konsep LHP disusun oleh Ketua Tim dengan menggunakan Bahasa Indonesia yang baik dan benar berdasarkan BP dan Tanggapan BP secara singkat, jelas, obyektif, akurat dapat diandalkan, dan mudah dimengerti serta tidak dapat di salah tafsirkan oleh yang menggunakan; d. Konsep LHP ditinjau ulang (direview) oleh Pengendali Teknis dan selanjutnya dikonsultasikan kepada Pengendali Mutu dan Supervisor untuk mendapatkan persetujuan dalam waktu 7 (tujuh) hari kerja setelah berakhirnya tugas pemeriksaan; e. Temuan yang dimasukkan ke dalam LHP adalah temuan yang bersifat obyektif disertai dengan bukti-bukti yang memenuhi syarat baik kuantitas dan kualitas, yaitu cukup, relevan, absah, dan handal, serta rekomendasi yang bersifat membangun dan dapat ditindaklanjuti; f. Format LHP sesuai dengan Lampiran 1 Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 14/PRT/M/2007 tentang Pedoman Umum Pemeriksaan dalam Rangka Pengawasan Fungsional di Lingkungan Departemen Pekerjaan Umum; g. Setiap temuan, penyebab, dan rekomendasi diberi kode sebagaimana dimaksud dalam Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 14/PRT/M/2007 tentang Pedoman Umum Pemeriksaan dalam Rangka Pengawasan Fungsional di Lingkungan Departemen Pekerjaan Umum; h. Supervisor menyampaikan LHP kepada Inspektur Jenderal melalui Sekretaris Inspektorat Jenderal untuk dilengkapi dengan surat pengantar kepada atasan auditi; i. LHP lebih mengutamakan usaha perbaikan atau penyempurnaan dari pada kritik, mengungkapkan hal-hal yang masih merupakan masalah yang belum dapat diselesaikan sampai berakhirnya pemeriksaan. 2. TEKNIK-TEKNIK PEMBUATAN LAPORAN Beberapa teknik penyajian di bawah ini dapat digunakan untuk penyusunan laporan hasil pemeriksaan : a. Gunakan kalimat-kalimat yang sederhana, mudah dimengerti, serta tidak dapat disalahtafsirkan; b. Kemukakan hal yang terpenting lebih dulu; c. Sajikan informasi berdasarkan bukti/data bukan hanya dalam bentuk kualitatif melainkan sejauh mungkin berbentuk kuantitatif (terukur);

32


d. Rumuskan saran secara spesifik. B. ISI LAPORAN HASIL PEMERIKSAAN Laporan hasil pemeriksaan disusun dalam bentuk bab-bab dengan rincian sebagai berikut : Daftar isi Bab I

Kesimpulan dan Saran 1. Ringkasan Hasil Pemeriksaan 2. Sistem Pengendalian Manajemen 3. Temuan dan Rekomendasi

Bab II

Pendahuluan 1. Dasar Pemeriksaan 2. Waktu Pemeriksaan 3. Periode/Tahun Anggaran Pemeriksaan 4. Tujuan Pemeriksaan 5. Sasaran Pemeriksaan 6. Ruang Lingkup Pemeriksaan 7. Informasi Auditi a. Tujuan Kegiatan b. Sasaran Kegiatan Tahun Anggaran -

Kegiatan Penunjang

-

Kegiatan Dikontrakkan

-

Kegiatan Swakelola

c. Alokasi Dana d. Nama dan NIP Pejabat Pembuat Komitmen/Ka. Satker BAB III

Uraian Temuan dan Rekomendasi

Lampiran-lampiran Jakarta,

2008

Menteri Pekerjaan Umum

Djoko Kirmanto

33


Lampiran-lampiran

34


Lampiran I : Contoh PKP Survey Pendahuluan Nama Auditi

:

Sasaran Auditi Periode Audit

: :

Satker Pembangunan Jalan dan Jembatan Provinsi ........... Pemeriksaan menyeluruh TA 2007

Program Kerja Pemeriksaan Survey Pendahuluan A. Survey Pendahuluan Pemeriksaan ini adalah pemeriksaan menyeluruh terhadap kegiatan Satker Pembangunan Jalan dan Jembatan Provinsi Anu, periode tahun anggaran 2007. Pemeriksaan bertujuan menilai apakah kegiatan auditi telah dilakukan secara ekonomi, efisien, dan efektif, serta taat kepada ketentuan perundang-undangan yang berlaku. B. Tujuan Pemeriksaan (Survey Pendahuluan) Tujuan SP adalah mendapatkan gambaran umum mengenai auditi, peraturan perundangan yang berlaku dan mengenai administrasi umum, administrasi keuangan, dan kinerja auditi termasuk kriteria-kriteria yang diterapkan. C. Instruksi Khusus Kalau ada baik dari Irjen maupun dari supervisor.

35


D. Langkah kerja

No 1.

Langkah – Langkah

Dilaksanakan oleh

Waktu Pelaksanaan

Nomor KKP

Aspek Administrasi Umum a. Dapatkan dan pelajari 1) Dasar hukum penetapan Auditi 2)

Pengelolaan pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi

Struktur Organisasi, uraian, tugas, 3) dan penetapan struktur organisasi serta personilnya 4)

Tujuan dan sasaran kegiatan auditi menurut DIAP

5) Penatausahaan BMN 6) Pengadaan barang 7) LHP periode sebelumnya 8) Masukan masyarakat 9) Dst. b.

2.

Rumusan kesimupulan dari aspek administrasi umum

Aspek Administrasi Keuangan a. Dapatkan dan pelajari 1)

DIPA dan realisasi keuangan periode yang diperiksa

2)

Aturan-aturan mengenai pengelolaan keuangan

3)

Data pribadi dan kurikulum vitaebendaharawan

4) Dst.

36


b. 3.

Rumuskan simpulan dari aspek keuangan

Aspek kinerja a. Dapatkan dan pelajari 1) Perencanaan dan desain 2) Data prakontrak 3) Pelaksanaan kontrak 4) Laporan kemajuan/status 5) Laporan-laporan pengujian kualitas 6) Manfaat dan dampak 7) Dst. b.

Lakukan observasi lapangan (jika mungkin) 1) Dst.

c.

Rumuskan simpulan dari aspek kinerja

Direvisi oleh Pengendali Teknis Tanggal ...........................

Jakarta, ................................. Disusun oleh Ketua Tim

( ........................................... )

( ........................................... )

Disetujui oleh Pengendali Mutu Tanggal ..............................

( ........................................... )

37


Lampiran II Contoh Program Kerja Evaluasi SPM

No 1.

Langkah – Langkah

Dilaksanakan oleh

Waktu yang diperlukan

Nomor KKP

ORGANISASI Tujuan evaluasi organisasi : ....................... Evaluasi : 1. Apakah auditi telah menyusun bagan organisasi ? 2. Apakan penyusunan struktur organisasi sudah mengacu pada misi dan tujuan organisasi ? 3. Apakan bagan organisasi dilengkapi dengan uraian tugas ? 4. Apakah terdapat pembagian fungsi dan tugas secara tepat ? 5. Apakah bagan organisasi telah disahkan oleh pihak yang berwenang ? 6. Apakah organisasi yang dibentuk sudah mengacu kepada ketentuan yang berlaku ? 7. Apakah penetapan pejabat telah sesuai dengan kriteria kompetensinya ? 8. Apakah telah dilaksanakan sesuai dengan bagan organisasi dan pembagian fungsi serta tugas sebagaimana mestinya ?

2.

KEBIJAKAN Tujuan evaluasi kebijakan : ....................... Evaluasi : 1. Apakah semua langkah kegiatan telah didukung dengan kebijakan yang ditetapkan dengan surat keputusan oleh

38


pihak yang berwenang ? 2. Apakah kebijakan yang dibuat auditi dalam melaksanakan kegiatan telah dibuat secara transparan ? 3. Apakah ada kebijakan yang bertentangan dengan ketentuan yang berlaku ? 4. Apakah ada kebijakan yang bersifat diskriminatif ? 5. Dst. 3.

PERENCANAAN Tujuan evaluasi perencanaan : ....................... Evaluasi : 1. Apakah auditi telah membuat rencana kerja yang merupakan penjabaran Renstra Dept. PU ? 2. Apakah dalam rencana kerja tersebut telah diperhatikan unsur efisiensi ? 3. Apakah telah ditetapkan indikator kinerja untuk mengukur tingkat keberhasilan dalam pelaksanaanya ? 4. Dst.

4.

PROSEDUR Tujuan evaluasi prosedur : ....................... 1. Apakah auditi telah membuat prosedur kerja untuk melaksanakan kegiatan dengan mengacu pada ketentuan yang berlaku (UU, PP, Keppres, dan/atau Kepmen) ? 2. Apakah prosedur yang dibuat sudah cukup sistematis (sederhana, jelas, dan terarah) ? 3. Apakah prosedur yang dibuat sudah transparan ? 4. Dst.

39


5.

PENCATATAN Tujuan evaluasi pencatatan : ....................... Evaluasi : 1. Apakah semua kegiatan telah didukung dengan prosedur dan manual pencatatan telah disusun secara cermat ? 2. Apakah pencatatan telah dilaksanakan sesuai ketentuan yang berlaku? 3. Apakah pencatatan telah dilaksanakan secara akurat dan tepat waktu ? 4. Apakah pencatatan dipisahkan berdasarkan fungsi penguasaan (misal : pengadaan) dan penyimpanan (gudang) 5. Apakah laporan yang disusun dengan pencatatan yang kompeten? 6. Dst.

6.

PELAPORAN Tujuan evaluasi pelaporan : ....................... Evaluasi : 1. Apakah auditi telah mengatur mengenai pelaporan? 2. Apakah laporan telah disampaikan tepat waktu ? 3. Apakah isi laporan tersebut disusun dari catatan/data yang kompeten dan formal ? 4. Dst.

7.

PERSONIL Tujuan evaluasi personil : ....................... Evaluasi : 1. Apakah auditi telah mengatur pembagian tugas kepada tiap personil dan pegawai ?

40


2. Apakah auditi telah menyusun program pembinaan, pendidikan, dan pelatihan bagi pegawainya ? 3. Apakah penunjukan personil sesuai dengan kompetensinya ? 4. Dst. 8.

Reviu Intern Evaluasi : 1. Apakah ada prosedur kaji ulang (review) intern ? 2. Apakah setiap kegiatan telah dikaji ulang sesuai dengan kebutuhan guna pencapaian tujuan ? 3. Apakah setiap kegiatan yang dikaji ulang (review) telah dikoordinasikan dengan pejabat/instansi terkait ? 4. Dst. Buat simpulan-simpulan hasil evaluasi SPM

Catatan : Untuk mengevaluasi SPM selain 8 unsur di atas dapat digunakan klausul butir-butir syarat keberhasilan SPM.

41


Lampiran III Contoh Format Program Kerja Pemeriksaan Rinci Inspektorat Jenderal Departemen Pekerjaan Umum No. PKP

:

……………………………………

Nama Auditi

:

……………………………………

Tahun Anggaran :

20...

Isu Pokok

Pengadaan barang dan jasa

:

PROGRAM KERJA PEMERIKSAAN

No A.

Langkah – Langkah

Dilaksanakan oleh

Waktu yang diperlukan

Nomor KKP

Tujuan Pemeriksaan : Pemeriksaan bertujuan menilai apakah pemilihan penyedia jasa telah dilakukan : 1. Sesuai kebutuhan; 2. Secara tepat waktu; 3. Dengan pengawasan yang baik; 4. Dengan harga yang wajar; 5. Sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

B.

Langkah Kerja 1. Temuan (dari FAO) : 1) Pembelian secara mendadak yang tidak sesuai dengan rencana yang ditetapkan. Langkah Kerja : 1. Uji apakah penyusunan rencana pembelian sesuai dengan ketentuan yang berlaku;

42


2. Bandingkan rencana yang telah disetujui dengan jumlah pembelian yang direalisasikan; 3. Uji apakah pembelian itu telah terlebih dahulu mendapatkan persetujuan dari atasan yang berwenang dan pelajari prosedur yang ditempuh; 4. Pastikan sebab-sebab terjadinya pembelian mendadak; 5. Pelajari apakah pembelian mendadak itu selalu dari pemasok tertentu dan kalau ”YA”, pelajari sebab-sebabnya; 6. Hitung akibat pembelian mendadak itu baik yang nyata maupun yang potensial; 7. Rumuskan rancangan rekomendasi. A.

Tujuan pemeriksaan (diisi sesuai dengan temuannya)

B.

2. Temuan : 1. ..... Langkah kerja 1) ..... Dst.

Dst.

Direvisi oleh Pengendali Teknis

Jakarta, ..................................

Tanggal .........................

Disusun oleh Ketua Tim

( ................................ )

( ................................ )

Disetujui oleh Pengendali Mutu Tanggal ......................... ( ................................ ) Catatan : PKP dibuat oleh ketua dan anggota tim secara bersama.

43


Lampiran IV DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM INSPEKTORAT JENDERAL KERTAS KERJA PEMERIKSAAN

No. PKP

: _______________

Nama Auditi

: _______________

Ref. Prog. Audit No

: _______________

Tahun/Masa Audit

: _______________

Disusun oleh

: _______________

Direview oleh

: _______________

Tgl. dan paraf

: _______________

PENGUJIAN KEGIATAN ……………………………………

44


Lampiran V Daftar Kegiatan dan Sampling Pemeriksaan

No.

Paket Kegiatan

Anggaran

1

2

3

Sampel *)

Nilai Paket

Dasar Pemilihan Sampel

4

5

6

Jumlah *) Sampel yang dipilih diberi tanda



Supervisor,

Ketua Tim,

( .......................... )

( .......................... )

45

P E D O M A N PELAKSANAAN PEMERIKSAAN MENYELURUH

Recommend Documents