Organizační řád Církevního střediska volného času sv. Jana Boska v Havířově
ORGANIZAČNÍ ŘÁD Organizační řád spolu s popisy funkcí a práce tvoří nedílný, na sebe navazující, uspořádaný celek, který vyjadřuje strukturu řízení organizace, uspořádanou podle stupňů řízení a který určuje dělbu činnosti, odpovědnosti a pravomoci jednotlivých oddělení, funkcí a zaměstnanců. Organizační řád je základní vnitřní řídící směrnicí Církevního střediska volného času sv. Jana Boska v Havířově. Žádné jiné vnitřní směrnice s ním nesmí být v rozporu.
1. Všeobecná část Název organizace: Církevní středisko volného času sv. Jana Boska v Havířově Sídlo organizace: Haškova 1, 736 01 Havířov - Město Identifikační číslo organizace: 48806030 Daňové identifikační číslo: CZ48806030 Identifikátor zařízení: 600031390 Bankovní spojení: 72734791/0100 , KB Havířov Web: www.donboskohavirov.cz Email:
[email protected] Seznam zkratek: CSVČ – Církevní středisko volného času MŠMT – Ministerstvo školství mládeže a tělovýchovy CIC - Kodex kanonického práva BOZP – Bezpečnost a ochrana zdraví při práci BOZD – bezpečnost a ochrana zdraví dětí PO – Požární ochrana MMH – Magistrát města Havířova DVPP - Další vzdělávání pedagogických pracovníků ŠVP – Školní vzdělávací program FR – Fundraising PR – Public relations
A. Název Církevní středisko volného času sv. Jana Boska v Havířově Bylo zřízeno jako církevní organizace s právní subjektivitou zřizovací listinou vydanou Arcibiskupstvím olomouckým ze dne 23. června 1993, kterou nahradila zřizovací listina ze dne 1. října 1995 pod č. j. 2698/95 ve znění dodatku ke zřizovací listině ze dne 1. září 1996 pod č. j. 2718/96. Podle „Smlouvy o převodu práv a povinností mezi Arcibiskupstvím
2
olomouckým a Biskupstvím ostravsko-opavským“ ze dne 20. prosince 1996 je zřizovatelem od 1. ledna 1997 Biskupství ostravsko-opavské. Dne 31. března 2005 došlo ke změně zřizovací listiny pod č. j. 179/05/Sb. Ve smyslu ustanovení § 187 zákona 561/2004 Sb. se mění právní forma právnické osoby vykonávající činnost Církevního střediska volného času sv. Jana Boska v Havířově na školskou právnickou osobu. Dne 28. února 2006 byla vydána nová zřizovací listina č. j. 847/06/SK. Školská právnická osoba Církevní středisko volného času sv. Jana Boska v Havířově vzniká dnem zápisu do rejstříku školských právnických osob, tj. 10. května 2006 dle rozhodnutí MŠMT č. j. 5877/06-21 ze dne 10. dubna 2006. Dle rozhodnutí Krajského úřadu Moravskoslezského kraje č. j. MKS 71424/2006 se do školského rejstříku zapisuje Církevní středisko volného času sv. Jana Boska v Havířově. Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy vydalo dne 7. 12. 2006 rozhodnutí č. j. 28 577/06-21, kterým se v rejstříku školských právnických osob u školské právnické osoby Církevní středisko volného času sv. Jana Boska v Havířově zapisuje předmět doplňkové činnosti – příležitostný pronájem nemovitostí s dobou nájmu nejvýše jednoho roku. poskytuje (druh vzdělání) zájmové vzdělávání v souladu s § 111 zákona 561/2004 Sb. (školský zákon) ve znění pozdějších předpisů, vyhlášky o zájmovém vzdělávání č. 74/2005 Sb., ve znění vyhlášky č. 109/2011 Sb., zákonem č.3/2002 Sb. o svobodě náboženského vyznání a postavení církví a náboženských společností a s ustanovením kánonů 114, 796 až 806 Kodexu kanonického práva a na něj navazujícími podrobnějšími předpisy Kongregace pro katolickou výchovu. B. Místa poskytování školských služeb 1. Haškova 1, 736 01 Havířov - Město 2. Lomená 11, 736 01 Havířov – Šumbark 3. Boženy Němcové 3a, 736 01 Havířov - Šumbark C. Statutární orgán školského zařízení Ing. Mgr. Jindřich Honěk, ředitel, jmenovací dekret č. j.850/06/SK ze dne 28. února 2006, vydalo Biskupství ostravsko-opavské. D. Dokumentace je vedena v souladu se zákonem číslo 561/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Kromě toho: o
Další vnitřní směrnice a dokumenty, které jsou k nahlédnutí na sekretariátě CSVČ.
3
E. Předávání a přejímání pracovních funkcí Při odchodu zaměstnance nebo při jeho dlouhodobé nepřítomnosti pověří ředitel školského zařízení převzetím agendy jiného zaměstnance. Toto převzetí musí být potvrzeno písemně. Převzetí hmotného a nehmotného investičního majetku a peněžních hotovostí se provádí vždy písemně.
F. Zastupitelnost pracovníka (krátkodobá) Při odchodu zaměstnance nebo při jeho plánované krátkodobé nepřítomnosti, např. účast na školení, pověří vedoucí oddělení převzetím agendy jiného zaměstnance. Toto převzetí musí být potvrzeno písemně zápisem z porady oddělení. Při náhlé krátkodobé nepřítomnosti pracovníka, např. náhlé onemocnění, pověří vedoucí oddělení převzetím agendy jiného zaměstnance nejdříve ústně. Při nejbližší poradě oddělení se toto potvrdí v zápise z porady.
4
2. Zaměstnanci A. Všeobecné povinnosti zaměstnanců, jejich odpovědnost a práva o o o o o o o
o o
Plnit příkazy ředitele školského zařízení, jeho zástupce a přímého nadřízeného. Dodržovat pracovní kázeň a plně využívat pracovní dobu. Dodržovat předpisy BOZP, BOZD a PO. Chránit majetek CSVČ a šetrně zacházet s inventářem CSVČ. Seznámit se s organizačním řádem, vnitřním řádem, mzdovým řádem a dalšími vnitřními směrnicemi a dokumenty CSVČ. Obdržet za vykonanou práci mzdu podle platných předpisů a ujednání. Zaměstnanci jsou povinni zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, se kterými se při své práci setkávají a které by mohly způsobit újmu organizaci, církvi nebo jednotlivcům. Být ztotožněn s posláním organizace, které je dáno zřizovací listinou. Realizovat na pracovišti stanovené pedagogické cíle – výchova poctivého občana a dobrého křesťana s respektováním osobní svobody jednotlivce. K dosažení využívat rozum, laskavost a víru podle odkazu otce a učitele mládeže sv. Jana Boska.
B. Rozdělení zaměstnanců podle kategorií STATUTÁRNÍ ORGÁN o
Ředitel – statutární zástupce organizace
PEDAGOGIČTÍ ZAMĚSTNANCI o o o o o
Zástupce ředitele – zástupce statutárního orgánu Vedoucí pedagog volného času Pedagog volného času Externí pedagog volného času Dobrovolník
SPRÁVNÍ ZAMĚSTNANCI o o o o o o o
Vedoucí technického oddělení Údržbář Uklízečka Vedoucí oddělení fundraisingu a projektů Fundraiser Účetní - podvojná Mzdová účetní 5
o o o o o
Administrativní pracovník – projekty a granty Administrativní pracovník - pracovník public relations Sekretářka ředitele Hospodářka Vrátný
3. Činnosti řízení a správy CSVČ A. Provoz střediska o
Vyplývá z organizačního schématu, popisu pracovních činností, z jednotlivých pracovních náplní a vnitřních směrnic CSVČ.
B. Řízení střediska o
o o o
o
o
Vedení střediska – ředitel, zástupce ředitele, vedoucí oddělení fundraisingu a projektů a vedoucí technického oddělení se scházejí zpravidla jednou týdně na tzv. poradě vedení. V době nepřítomnosti ředitele ho zastupuje zástupce ředitele. V případě nepřítomnosti obou je pověřen člen pedagogického sboru. Povinnosti a práva klientů CSVČ sv. Jana Boska v Havířově vymezuje Vnitřní řád. Činnosti stanovené rozvrhem hodin zájmových útvarů střediska mohou být zrušeny pouze rozhodnutím ředitele střediska (např. z důvodu nízké naplněnosti zájmového útvaru, či jiného důvodu vyžadujícího zvláštního zřetele). Systém řízení CSVČ sv. Jana Boska v Havířově je založen na demokratických principech a upřednostňuje týmovou práci, kdy jednotliví členové týmu mají jasně vymezený okruh činnosti a kompetence. Jednotliví zaměstnanci mohou plně realizovat své nápady, zkušenosti a další aktivity, které budou vycházet z koncepce střediska, strategického plánu, záměrů ředitele a nebudou v rozporu s posláním CSVČ sv. Jana Boska v Havířově.
C. Pedagogická rada o
o o o
Ředitel školy zřizuje pedagogickou radu jako svůj poradní orgán, projednává s ním všechny zásadní pedagogické dokumenty a opatření týkající se vzdělávací činnosti školy. Při svém rozhodování ředitel školy k názorům pedagogické rady přihlédne. Pedagogickou radu tvoří všichni pedagogičtí pracovníci školy (§164). Svolává ji ředitel zpravidla jedenkrát v měsíci. Přítomna je také administrativní pracovnice CSVČ, která provádí zápis. V odůvodněných případech jsou na část pedagogické rady pozváni také správní zaměstnanci CSVČ a pozvaní hosté. Účast na pedagogické radě je pro pedagogické pracovníky povinná.
6
D. Porady o Pro zajištění chodu a řízení organizace jsou svolávány ještě tyto porady na různých stupních řízení: o Provozní porada všech kmenových zaměstnanců – svolává ředitel zpravidla 2 krát ročně a při výjimečných událostech. Účastníky jsou všichni kmenoví zaměstnanci CSVČ a pozvaní hosté. o Porada oddělení – svolává vedoucí oddělení zpravidla 1 krát týdně a při výjimečných událostech. Účastníky jsou všichni kmenoví zaměstnanci oddělení a pozvaní hosté. o Kromě těchto porad jsou ještě nepravidelné schůzky pracovních skupin pro zajištění určitého pracovního úkolu. Svolává vedoucí pracovní skupiny dle potřeby a přizve si vybrané pracovníky. o Účast na těchto poradách je pro uvedené pracovníky povinná.
7
E. Organizační schéma
8
4. Závěrečná ustanovení o
Organizační řád je závazný pro všechny organizační složky CSVČ a pro všechny zaměstnance.
o
Organizační řád nabývá účinnosti dnem schválení radou ŠPO.
o
Současně se automaticky ruší a pozbývá platnosti dříve vydaný organizační řád.
V Havířově dne 27. 8. 2012
Ing. Mgr. Jindřich Honěk, ředitel
9
Příloha Popis pracovních pozic STATUTÁRNÍ ORGÁN
Role ředitele v organizaci Je jmenován a odvoláván zřizovatelem – Biskupstvím ostravsko-opavským. Řídí a koordinuje veškerou činnost střediska po stránce organizační, ekonomické a výchovně vzdělávací. Za tuto činnost zodpovídá radě školské právnické osoby, kontrolním a inspekčním orgánům. Ředitel zodpovídá za bezpečný a hospodárný provoz střediska, za veškerý majetek a personální zabezpečení provozu. Zodpovídá za ochranu dětí a mládeže, pedagogických a ostatních pracovníků střediska podle pravidel o bezpečnosti a ochraně zdraví při práci a o protipožární prevenci, o základních hygienických předpisech. Zároveň pověřuje pracovníky kontrolou dodržování těchto předpisů. Jmenuje a odvolává další vedoucí pracovníky střediska, uzavírá a rozvazuje pracovní smlouvy, rozhoduje o přijetí k zájmovému vzdělávání, o přerušení nebo ukončení zájmového vzdělávání. Z pracovní nadřízenosti vyplývá právo a povinnost kontrolní činnosti ředitele na všech úsecích činnosti. Je zodpovědný za materiálně technické vybavení a zodpovídá za modernizaci zájmového vzdělávání. Pověřuje příslušné pracovníky opravami a údržbou svěřených prostor, pomůcek a vybavení střediska. Zastupuje zájmy střediska při jednáních s dodavateli. Při všech jednáních hájí zájmy Církevního střediska volného času sv. Jana Boska v Havířově. O své nepřítomnosti informuje dle možností předem nebo písemně nejpozději do 24 hodin zástupce ředitele střediska. Spolupracuje s radou školské právnické osoby ve smyslu § 131 školského zákona, a dle možností i s řediteli dalších církevních škol. PEDAGOGIČTÍ ZAMĚSTANCI
Role zástupce ředitele v organizaci Vyplňuje výkonový výkaz Vede pedagogickou sekci – porady, řízení pedagogických procesů, plánování Schvaluje rozvrhy hodin jednotlivých pedagogických oddělení 10
Zastupuje ředitele v nepřítomnosti – jednání navenek, podpisy, provádění transakčních operací Kontroluje pedagogické dokumentace Provádí hospitace Kontroluje vedoucí pedagogy – pracovní doba, plnění úkolů, cesťáky po souhlasu vedoucího Povoluje výjezdové akce Kontroluje a schvaluje osobní plány všech pedagogických pracovníků Píše zápis z porady vedení Připravuje termíny pro jednání o strategickém plánu organizace a kontroluje jeho plnění Předává informace o pedagogické sekci na poradě vedení Vytváří metodiku a směrnice týkající se pedagogiky Aktualizuje ve spolupráci s vedoucími pedagogy ŠVP Podílí se na pedagogické činnosti ve stanoveném rozsahu Sleduje novinky v pedagogice – včetně záměrů MŠMT Shromažďuje statistická data jednotlivých oddělení ve stanovených oblastech na předepsaných vnitřních formulářích Vytváří vnitřní formuláře Řídí tým vedoucích pedagogů – zadávání úkolů, kontrola, motivace, konzultace Konstruktivně kritizuje ředitele
Role vedoucího pedagoga v organizaci
Kontroluje své podřízené a řídí je – plnění úkolů, dodržování pracovní doby atp. Vede porady svého oddělení Sestavuje rozvrh Účastní se porad pedagogické sekce Účastní se konzultací se zástupcem ředitele Zodpovídá za řádné ukončení provozu – kódování, topení, světla, okna Stanovuje rozpis dozorů Schvaluje plán akcí svého oddělení Vede předepsaný počet zájmových útvarů Připravuje podklady pro Radniční listy Zodpovídá za přepsání akcí do Google kalendáře Zodpovídá za správné vedení pedagogické dokumentace svého oddělení Podepisuje píchačky svých podřízených a předává je ke zpracování
11
Odesílá požadované úkoly hromadně za své oddělení (tím kontroluje plnění úkolů svých podřízených) Zodpovídá za čerpání rozpočtu oddělení navrhuje udělení benefitů pro jednotlivé zaměstnance svého oddělení v rámci povoleného limitu Vytváří a aktualizuje strategický plán svého oddělení Zodpovídá za zájmové útvary svého oddělení – cíle, průběh, činnost Provádí hospitace podle rozpisu Dává zpětnou vazbu pedagogům Uděluje napomenutí (tzv. červenou kartu) v délce do nejbližší porady vedení Spolupracuje na vytváření ŠVP Spolupracuje na vytváření strategie pedagogické práce Předává informace z porady vedení svým podřízeným Plní úkoly zadané vedením Orientuje se v nových trendech zájmového vzdělávání Evaluuje činnost svého oddělení – akce, kroužky, tábory apod. Vede odborné praxe studentů Vzdělává se v manažerských dovednostech Dává důraz na týmovou práci – hledání společných řešení, postupů práce s jednotlivými klienty nebo skupinami apod. Dává požadavky na propagaci činností svého oddělení Předkládá záměry projektů vedoucímu oddělení fundraisingu Zajišťuje svým zaměstnancům kompletní servis, týkající se podmínek k práci – klíče, kódy, pracovní místo apod. Zodpovídá za vývěsku rezervních klíčů Provádí motivačně hodnotící pohovory s podřízenými Pracuje s externisty – předává jim informace, požadavky Zajišťuje personální obsazení svého oddělení – zástupy, dozory na akcích Prezentuje potřeby svého zájmového útvaru při vytváření rozpočtu a projektu svého oddělení Zajišťuje aktuálnost webových stránek svého oddělení Schvaluje a nařizuje přesčasy svým podřízeným Eviduje statistiky svého oddělení Archivuje potřebné dokumenty a fotogalerie Schvaluje drobné nákupy Spoluvytváří osobní plány svých podřízených Hlásí a konzultuje všechny závady na svém pracovišti s vedoucím technického oddělení Vede odborné praxe studentů na svém oddělení – pedagogů
12
Role pedagoga volného času v organizaci Vychovává klienty – využívá v maximální míře výchovných situací. Vytváří kvalitní, přátelské a bezpečné místo pro děti a mládež Má přehled o trendech a nabídkách zájmového vzdělávání Vede stanovený počet zájmových útvarů Stanovuje cíle zájmových útvarů, které vede Připravuje plán zájmového útvaru Stanovuje si své osobní cíle v osobním plánu Vede předepsanou pedagogickou dokumentaci Účastní se porad svého oddělení a pedagogických rad Připravuje se na pedagogickou činnost Vzdělává se v oblastech, které jsou mu svěřeny Vykonává dozor dle rozpisu Plánuje, připravuje a organizuje akce Spolupracuje na vytváření strategického plánu svého oddělení Vede evidenci své pracovní doby Vede evidenci o klientech Zadává přihlášky do svých kroužků do systému Salesiáni válí Vede předepsanou evidenci akcí Spolupracuje na vytváření rozpočtu Kontroluje vybavenost a funkčnost svého pracoviště a nedostatky hlásí vedoucímu Při odchodu odpovídá za zavřená okna, vypnuté topení a zhasnutá světla Je zodpovědný za svěřený majetek a udržuje jej v dobrém stavu Zapisuje úrazy Zadává krátkodobá napomenutí – v délce max. 1 dne Spolupracuje na vytváření ŠVP Evaluuje svoji činnost Spolupracuje při vytváření projektů Pořizuje fotodokumentaci z činnosti Informuje svého nadřízeného o problémech i úspěších
Role externího pedagoga volného času v organizaci
Vede stanovený počet zájmových útvarů Stanovuje cíle zájmových útvarů, které vede Připravuje plán zájmových útvarů Vede předepsanou pedagogickou dokumentaci Účastní se porad svého oddělení nebo porad pro externí PVČ podle potřeby Připravuje se na pedagogickou činnost 13
Vykonává dozor dle rozpisu Spolupracuje na organizaci příležitostných aktivit podle potřeby Spolupracuje na vytváření strategického plánu svého oddělení Vychovává klienty – využívá v maximální míře výchovných situací Vede evidenci své pracovní doby Vede evidenci o docházce do svých zájmových útvarů Dává podklady pro tvorbu rozpočtu oddělení za své zájmové útvary Kontroluje vybavenost a funkčnost svého pracoviště a nedostatky hlásí vedoucímu Při odchodu odpovídá za zavřená okna, vypnuté topení a zhasnutá světla Je zodpovědný za svěřený majetek a udržuje jej v dobrém stavu Zadává krátkodobá napomenutí – v délce max. 1 dne Realizuje stanovené pedagogické cíle Spolupracuje na vytváření ŠVP Evaluuje svoji činnost Pořizuje fotodokumentaci z činnosti Informuje svého nadřízeného o problémech i úspěších
Role dobrovolníka v organizaci Pracuje na základě dobrovolnické smlouvy Spolupracuje s pedagogem volného času, případně externím pedagogem volného času Účastní se porad podle potřeby Spolupracuje na organizaci příležitostných aktivit podle potřeby Evaluuje svoji činnost Pořizuje fotodokumentaci z činnosti Informuje svého nadřízeného o problémech i úspěších
SPRÁVNÍ ZAMĚSTNANCI
Role vedoucího technického oddělení v organizaci Kontroluje své podřízené a řídí je – plnění úkolů, dodržování pracovní doby atp. Vede porady svého oddělení Sestavuje rozvrh úklidu
14
Sestavuje návrh plánu rekonstrukcí a oprav Účastní se porad vedení Účastní se konzultací s ředitelem střediska Sleduje a vyhodnocuje technický stav budov Organizuje velké opravy Zajišťuje velké nákupy techniky případně nákupy stavebního rázu Navrhuje vyřazování majetku z inventarizačního protokolu Zajišťuje doplňování spotřebního materiálu technického rázu Zadává termíny do kalendáře Google Připravuje podklady pro rozpočet za všechny budovy CSVČ Odesílá požadované úkoly hromadně za své oddělení (tím kontroluje plnění úkolů svých podřízených) Zodpovídá za čerpání rozpočtu oddělení Navrhuje udělení benefitů v rámci povoleného limitu Spolupracuje na vytváření strategie střediska Předává informace z porady vedení svým podřízeným Evaluuje činnost svého oddělení Vede odborné praxe studentů – nepedagogů Vzdělává se v manažerských dovednostech Zajišťuje svým zaměstnancům kompletní servis týkající se podmínek k práci – klíče, kódy, pracovní místo apod. Pracuje s externisty – předává jim informace, požadavky Zajišťuje personální obsazení svého oddělení – zástupy Schvaluje a nařizuje přesčasy Sleduje spotřebu režijních nákladů a navrhuje úsporná opatření Kontroluje dodržování hlavní regulace topení Připravuje podklady pro refakturace režijních nákladů Zodpovídá za zabezpečovací systém Spravuje počítačovou síť, zajišťuje opravy závad Administruje firemní mobilní síť Spravuje systém „Salesiáni válí“ Aktualizuje dopravní předpis Eviduje centrální seznam klíčů V případě nepřítomnosti má definovaný zástup Konzultuje veškeré změny stavebně-technického rázu – např. stěhování místností, malé rekonstrukce místností apod. Konzultuje veškeré technické věci projektových záměrů Konzultuje věci týkající se BOZP Vydává provozní řády
15
Role pracovníka údržby v organizaci Prioritně a neprodleně odstraňuje závady omezující chod CSVČ (např. vodovodní závady, rozbitá okna, nefunkční zámky a dveře, nefunkční záchody, vyměňuje žárovky a další) Kontroluje knihu závad a zapsané nebo nahlášené drobné závady podle priorit odstraňuje sám na základě své kvalifikace (např. opravy nábytku, zpevňování stolů, židlí, opravy rohových lišt a dalšího) Velké závady nebo závady, na jejichž opravu nemá kvalifikaci, hlásí svému nadřízenému. Fyzicky se podílí na kontrole objektů CSVČ – podlahových krytin, schodišť, střešních krytin, okapů, uzávěru vody a plynu, stav armatur Zajišťuje pravidelnou údržbu okolí budov – pravidelné sekání trávy, hrabání listí a odklízení listí ze střechy Podílí se na uklízení sněhu Zajišťuje zhotovování klíčů Na vyžádání nadřízeného zakupuje a dováží čisticí prostředky a hygienické potřeby Udržuje údržbářskou dílnu a její zařízení v řádném stavu Účastní se porad oddělení Udržuje pořádek ve skladu V rámci možností a kvalifikace se dle pokynů nadřízeného podílí na realizaci rekonstrukcí a inovací Podílí se na zajišťování oprav elektrických spotřebičů Zaměstnanec používá při práci osobní ochranné pracovní pomůcky, upozorňuje svého nadřízeného o nutnosti jejich zajištění Klade důraz na uzamykání dveří po opuštění prostoru, především prostorů s úklidovými prostředky, dílen, skladů a kotelen a na uschování čisticích prostředků, nářadí, žebříků a dalšího z dosahu dětí Na požádání spolupracuje v rámci svých možností s vedením střediska při technickém a organizačním zajištění různých mimořádných akcí
Role pracovnice úklidu v organizaci Udržuje přidělené prostory v čistotě a vzorném pořádku Provádí běžný úklid přidělených prostorů dle stanoveného rozvrhu úklidu setřením podlah, vysáváním koberců, utíráním prachu, vynášením odpadků, umytím sanitární keramiky a doplňováním toaletních potřeb
16
Provádí dle stanoveného rozvrhu velký úklid, především mytí oken, svítidel a dalšího Účastní se porad oddělení V době, kdy mimořádně provoz neprobíhá, provádí úklidové a pomocné práce dle přidělení práce nadřízeným, např. úklid po malování, rekonstrukcích, pomoc při úklidu skladových prostorů, hrabání listí nebo trávy, umytí a úklid aut a další Používá při práci osobní ochranné pracovní pomůcky, na nutnost jejich doplnění upozorní svého nadřízeného Oznamuje svému nadřízenému nutnost doplnění čistících prostředků Klade důraz na uzamykání dveří po opuštění prostoru, především prostorů s úklidovými prostředky a na uschování čistících prostředků z dosahu dětí
Role vedoucího oddělení fundraisingu a projektů
Podílí se na přípravě a realizaci „velkých“ evropských projektů – jejich finanční části, v případě možnosti působí jako finanční manažer projektů, slaďuje pravidla čerpání projektů s vnitřními pravidly organizace Kontroluje a řídí administraci všech projektů v organizaci Komunikuje s poskytovatelem dotace při přípravě monitorovací zprávy, o případných změnách v projektu, archivuje materiály související s komunikací s poskytovatelem, v součinnosti se sekretariátem organizace Provádí včasné a kompletní vypracování všech monitorovacích zpráv Zpracovává aktualizovaný přehled mzdových výdajů v projektu Připravuje v součinnosti s dalšími pracovníky projektů aktualizovaný přehled o stavu naplňování monitorovacích indikátorů Koordinuje a řídí administrativní přípravu žádostí o změny v projektu V součinnosti s podvojnou účetní připravuje finanční část monitorovací zprávy – přepis závěrů a výstupů z příloh monitorovací zprávy do samotné zprávy Připravuje podklady pro výběrové řízení dodavatele v projektu, řídí a kontroluje samotnou realizaci výběrového řízení Kontroluje pracovní výkazy pracovníků projektu. Připravuje šablony a rozpisy hodin, dovolených atd. – zpětně za daný měsíc, podle mzdových lístků pracovníků Podílí se na metodické práci, vytváří příslušné směrnice, vytváří postupy a metodiky ve své oblasti Spolupracuje na tvorbě strategie organizace ve své oblasti Vytváří plán fundraisingu Zabývá se pořádáním a koordinací benefičních akcí, prodáváním určitých výrobků nebo služeb nebo se snaží organizovat kluby přátel, jejichž členové pravidelně přispívají na činnost
17
Pracuje s rozpočtem – kontroluje čerpání dílčích rozpočtů, stanovuje návrh ročních rozpočtů jednotlivých oddělení a projektů, kontroluje plán rozpočtu, vytváří a spravuje systém pro evidenci nákladů Současně kontroluje příp. přečerpání položek nebo jejich nedočerpávání rozpočtu projektu a připravuje návrhy změn rozpočtu pro jeho efektivnější využití Kontroluje správnost letáků, plakátů a dalších propagačních materiálů z hlediska dodržení pravidel publicity Vede rozpočet svého oddělení – na konci roku je rozpočet vyrovnaný nebo ziskový, odvádí a vyúčtovává hotovost, dodržuje účely plateb
Role fundraisera v organizaci
Shání prostředky a další zdroje na činnost střediska Připravuje podklady a podílí se na vytváření strategie fundraisingu Pravidelně komunikuje s dárci Vede evidenci dárců – přehled o tom, kdo, kdy, kolik přispěl, jaký byl obsah příp. jednání, závěry, postřehy pro další schůzky Vyhledává nové zdroje – dárce, firmy, granty. Vytváří seznam vypsaných grantových výzev souvisejících s činností organizace a informuje o nich svého nadřízeného, příp. další vedoucí organizace Funguje jako podpora pro ostatní oddělení při vyhledávání zdrojů, zejména při psaní grantů Spolupracuje s oddělením/pracovníkem PR – připravuje podklady pro propagační materiály, spolupodílí se na organizování PR akcí Vede řádně administrativu ke své práci Archivuje materiály Připravuje pravidelně informace o vývoji stavu dárců Připravuje darovací smlouvy, vede jejich elektronickou evidenci – archivuje je ve spolupráci se sekretariátem Vzdělává se v oblasti FR a nezbytného právního rámce (smlouvy, účto) Informuje o výsledcích FR dovnitř organizace Připravuje podklady za FR oblast pro výroční zprávu
Role administrativního pracovníka – public relations v organizaci Informuje o výsledcích PR dovnitř organizace
18
Připravuje podklady za PR oblast pro výroční zprávu Snaží se získat podporu (nebo alespoň akceptaci) veřejnosti pro své poslání, pro nové myšlenky a záměry. Propaguje svůj program a služby, aby se dostaly k těm, kdo je potřebují Získává podporu, pochopení veřejnosti pro poslání, budoucí akce nebo činnosti organizace Vyjadřuje zájmy organizace vůči veřejnosti Informuje a tím získává důvěru veřejnosti – tzn. vytváří brožury, články, audiovizuální materiály, zpracovává foto banku střediska, aktualizuje web střediska. Vyjednává, komunikuje s veřejností Vytváří nebo zlepšuje image organizace – zde patří semináře, výlety, výstavy, soutěže, výroční a tradiční akce, které dávají středisku příležitost pozvat a hostit své dodavatele, rodiče, hosty a seznámit je se střediskem a budoucími plány Slaďuje zájmy veřejnosti a organizace, zajišťuje vzájemné porozumění – vytváří zajímavé zprávy o středisku, které nabízí k publikování Omezuje možnost vzájemných konfliktů a napětí – organizuje zapojení střediska svým časem na dobročinné účely Upravuje činnost organizace, její postupy a akce, aby byly vzájemně prospěšné pro organizaci a veřejnost Kontroluje dodržování jednoznačné vizuální identity organizace. Tzn. jednoznačné a jednotné identifikační znaky by měly mít veškeré plakáty, zásilky, dopisní papíry, brožury, nápisy, formuláře, průkazy atd.
Role sekretářky v organizaci
Zabezpečuje agendu klientů střediska a jejich evidenci Připravuje, vydává a vede v evidenci tiskopisy střediska Vede spisovou službu střediska Vyřizuje korespondenci střediska a na návrh ředitelství zajišťuje veškeré administrativní práce související s činností střediska Provádí zápisy z pedagogických porad Zajišťuje objednávky a vede jejich evidenci Odpovídá za provoz kanceláře školy Zajišťuje statistická hlášení Zajišťuje telefonní službu střediska Zajišťuje poštovní agendu včetně jednacího protokolu, vyřizuje korespondenci ředitele školy, vystavuje potvrzení pro klienty (omluvenky) a zaměstnance školy, zodpovídá za skartaci a archivaci písemností školy Vede diář ředitele a akcí všech oddělení střediska
19
Ve spolupráci s ředitelem střediska vyhotovuje objednávky, připravuje hospodářské smlouvy a sleduje jejich plnění Eviduje a zajišťuje akce ke zvyšování a doplňování kvalifikace zaměstnanců Zajišťuje dílčí úkoly při výběru a přijímání nových zaměstnanců, například organizačně technické zabezpečení výběrového řízení Vyřizuje pracovněprávní vztahy zaměstnanců
Role hospodářky v organizaci Je odpovědná za svěřené prostředky (peněžní prostředky a ceniny) Zajišťuje pokladní službu CSVČ sv. Jana Boska v Havířově – včetně vedení pokladní knihy a spravování pokladní hotovosti podle smlouvy o hmotné odpovědnosti Provádí výběr, sáčkování a vyplácení mezd Eviduje poskytnuté zálohy a sleduje jejich vrácení Eviduje došlé faktury včetně předepsaných záznamů v knize přijatých faktur Sleduje splatnost přijatých faktur a zajišťování plateb Vyhotovuje faktury, vede jejich evidenci a sleduje platby Zajišťuje všechny zálohové platby v souladu se splátkovým kalendářem Připravuje veškeré doklady pro podvojnou účetní 4 x ročně provede inventarizaci všech pokladen Vyhodnocuje jízdy služebními auty podle knihy jízd Sleduje a kontroluje limity volání služebními telefony Kontroluje a vyplácí tuzemské cestovní příkazy Zajišťuje styk CSVČ s peněžními ústavy, zpracovává podklady pro bankovní převody Připravuje podklady pro platby v elektronickém bankovnictví
Role podvojné účetní v organizaci
Provádí formální kontrolu všech účetních a pokladních dokladů Účtuje všechny stávající účty Sestavuje investiční a statistické účetní výkazy Zpracovává roční účetní uzávěrku Provádí kontrolu zůstatku všech účtů v souvislosti s dokladovou inventarizací Zpracovává rozbory a ekonomické rozvahy Zajišťuje předepsané inventarizace a plní další úkoly při provádění inventarizací Kontroluje a propočítává zahraniční cestovní příkazy zaměstnanců Vede operativní evidenci movitého a nemovitého majetku Připravuje a zpracovává návrh rozpočtu CSVČ sv. Jana Boska v Havířově 20
Plánuje a sleduje hospodaření s přidělenými finančními prostředky Zajišťuje a kontroluje bankovní styk v elektronické podobě, eviduje a kontroluje příjmy a výdaje podle rozpočtu Připravuje a zpracovává účetní výkazy nutné pro činnost střediska Sleduje veškeré předpisy a zákony související s účetnictvím a zabezpečuje jejich zavádění do praxe Zajišťuje náležité uchovávání účetních dokladů pro účetní archiv Samostatně zajišťuje veškeré účetní práce podle platných právních předpisů Zpracovává podvojné účetnictví na počítači Sleduje vývoj nákladů a výdajů Předkládá řediteli přehledy o čerpání rozpočtu, zpracovává podklady a hlášení pro potřeby úřadů (krajský, finanční, statistický apod.)
Role mzdové účetní v organizaci Zodpovídá za vedení mzdové agendy, zpracovává mzdy na počítači, včetně potřebných výstupů (výplatní lístky, různé sestavy), připravuje platby pojištění a zálohy daně z příjmu, další platby a odvody Vede evidenci vyplacené mzdy, zajišťuje agendu práce neschopných Zpracovává statistické výkazy Vyhotovuje mzdové výměry Zajišťuje kontrolu dokladů o dosažené kvalifikaci, vzdělání, zápočtového listu od předchozího zaměstnavatele Vystavuje zápočtové listy – potvrzení o zaměstnání Vystavuje evidenční listy důchodového pojištění Vede evidenci mateřských dovolených Vede evidenci čerpání dovolených Vede evidenci osobních dat zaměstnanců Archivuje evidenci pracovních směn zaměstnanců
Role vrátného v organizaci Zajišťuje přijetí dětí při vstupu do střediska U nových dětí předá přihlášku, kontroluje její včasné a správné vyplnění a odevzdání, prokazatelně seznámí děti s vnitřním řádem CSVČ, zajistí seznámení s BOZP, PO u příslušného vedoucího pracovníka Pečlivě vede evidenci docházky dětí do CSVČ
21
Dbá o bezproblémový odchod dětí ze střediska Během služby kontroluje nejbližší prostory v blízkosti vrátnice a to uvnitř i vně střediska Zodpovídá za pořádek na vrátnici, zodpovídá za odevzdané věci Otevírá a zavírá středisko Při odchodu kontroluje, zda se někde nesvítí zbytečně, zavřená okna a utlumené topení Zjištěné provozní závady hlásí technikovi CSVČ sv. Jana Boska v Havířově
22
