E VENEMENTEN CH ARTER G EMEENTE L AAR NE
Fuiven is een essentieel onderdeel van de jeugd- en jongerencultuur. Het hoort bij het „jong - zijn‟ en is dikwijls een belangrijk onderdeel van de inkomsten van veel verenigingen… Met deze zinsnede in het achterhoofd werd het idee van dit charter in de loop van 2009 gelanceerd. We spreken ondertussen echter met recht en rede van een „evenementencharter‟ en niet van een fuifcharter. Het is namelijk niet enkel de jeugd die graag feest en organiseert. Ook andere (volwassen) verenigingen organiseren graag een fuif, optreden of eetfestijn. Met dit evenementencharter willen we dan ook een aantal afspraken maken tussen het gemeentebestuur, de politie en de organiserende verenigingen van allerlei evenementen in de gemeente. Met dit evenementencharter engageren de ondertekenden zich als evenwaardige partners om op een constructieve manier te werken aan een leefbaar en verantwoord feestklimaat in de gemeente.
Hieronder geven we een overzicht van de verschillende afspraken waartoe de ondertekenende partners zich engageren met het ondertekenen van dit charter.
Organisatoren nemen hun verantwoordelijkheid
Tijdens het evenement zijn er altijd twee verantwoordelijken permanent aanwezig. Zij hebben een gsm bij en gebruiken geen alcoholische dranken. Deze verantwoordelijken zijn meerderjarig. Via email en/of de formulieren aan het loket van jeugd & cultuurdienst laten zij minstens 60 dagen op voorhand weten wie ze zijn en op welk gsm - nummer ze tijdens het evenement bereikbaar zijn. Deze telefoonnummers worden doorgegeven aan de evenementencel.
Organisatoren vragen hun evenement tijdig aan
Wie een evenement organiseert moet de aanvraag tijdig indienen bij de jeugd & cultuurdienst. Met tijdig bedoelen we hier ten laatste 60 dagen voor de aanvang van het evenement. Voor de aanvraag en/of de nodige formulieren hiervoor kan je altijd terecht bij de jeugd en cultuurdienst. Er is een vast formulier beschikbaar voor het aangeven van allerlei evenementen. Meer info vind je ook terug in de brochure „goed georganiseerd‟ van de gemeente en op de website van de gemeente onder de rubriek „Help?! Ik organiseer…‟. Alle evenementen worden besproken op de bijeenkomsten van de evenementencel, die maandelijks doorgaan.
Organisatoren respecteren het huisreglement van de locatie
De organisatoren houden zich aan het huisreglement van de locatie waar het evenement doorgaat.
Organisatoren respecteren het sluitingsuur en de geluidsnormen
De organisatoren houden zich aan het geldende sluitingsuur in de gemeente. Dit sluitingsuur is er om geluidsoverlast tegen te gaan en de nachtrust van de buurtbewoners te respecteren. Ook de vastgelegde geluidsnormen worden door de organisatoren gerespecteerd. Een afwijking op het sluitingsuur en de geluidsnorm kan aangevraagd worden bij het aangeven van het evenement. Het College van Burgemeester en Schepenen zal bij elke aanvraag de toegestane geluidsnorm (uitgedrukt in dBA) vastleggen, alsook het vastgestelde sluitingsuur van het evenement. Organisatoren stellen de geluidsinstallatie in de zaal en/of op het terrein zodanig op dat de geluidsoverlast naar de buurt toe tot een minimum beperkt wordt. Voor zaal Skala wil dit zeggen dat de boxen zodanig moeten opgesteld worden dat het geluid naar het midden van de zaal gericht is. De politie kan bij overschrijding van de vastgestelde geluidnorm verzoeken om de muziek zachter te zetten en/of de muziekactiviteit stilleggen. De richtlijnen van de politie moeten hierbij ten allen tijde gevolgd worden.
Organisatoren houden zich aan de afspraken in verband met de het schenken van alcoholische dranken
Hieronder volgt een overzicht van de gemaakt afspraken binnen de gemeente met betrekking tot het schenken van sterke drank: 1. Het gemeentebestuur zal elke aanvraag tot het krijgen van een toelating tot het schenken van sterke drank voorleggen aan de burgemeester waarna de burgemeester een vergunning kan afleveren. 2.
Wanneer aanvragen?
Bij een (occasionele) publieke toegankelijke manifestatie of gebeurtenis met al dan niet betalende bezoekers en/of deelnemers op het gebied van feesten,kermis, sport, kunst, cultuur op de openbare weg en/of op openbaar terrein of op privaat terrein. Voorbeelden zijn fuiven, gemeente-, dorp- of wijkfeesten, muziekfestivals, kermissen, braderijen, jaarmarkten, markten, sportmanifestaties, …
Wat valt hier NIET onder: Privé-feesten of privé-evenementen zoals een tuinfeest, communiefeest, familiefeest, etc. Een evenement is „privé‟ wanneer een persoonlijke band bestaat tussen de organisator en de aanwezigen, m.a.w. wanneer gewerkt wordt met een persoonlijke uitnodiging. Evenementen of activiteiten in zalen of locaties waarvan de uitbater uit hoofde van zijn beroep reeds over een permanente drankvergunning beschikt (horeca: restaurants, feestzalen, cafés) moeten evenmin aangevraagd worden. De aanvraag kan gebeuren met het formulier „Aanvraag voor het organiseren van een activiteit of evenement op het openbaar domein‟, waar een apart luik werd toegevoegd in verband met het schenken van sterke dranken. 3. De burgemeester zal bij elke aanvraag nagaan of de activiteit of het evenement doorgaat in een gemeentelijke zaal (cfr het gemeentelijk uitleenreglement), zoals o.a.: □ Keistraat (lokaal A, lokaal B en de polyvalente zaal), □ Paviljoen Kasteel van Laarne, □ Schoolhuis Kalken, □ Nieuwe raadzaal Laarne, □ Zaal Skala □ Turnzaal van de gemeenteschool te Kalken □ Zaal “Jeugdhuis Sjatoo” □ Voetbalkantine Veldmeers De burgemeester zal hierbij ook nagaan of het over een gemeentelijke organisatie (kerstmarkten, jaarmarkten ....) gaat of niet.
4. Een sterke drankvergunning kan toegekend worden voor een evenement of activiteit in een niet-gemeentelijke zaal of bij een niet-gemeentelijke organisatie, mits voldaan wordt aan de volgende voorwaarden: • De organisator is verplicht een lijst op te stellen waarbij u de te gebruiken dranken vermeldt. Deze lijst moet bij vermengingen ook het recept met de verhoudingen van de gebruikte dranken bevatten. De lijst wordt als bijlage bij de aanvraag gevoegd. • De verkoop van dranken moet sluiten 1u voor het sluiten van het evenement. • De organisator kan bij een welbepaald evenement of organisatie verplicht worden te werken met een visueel teken (bijv. tyvek bandjes) waardoor het voor iedereen duidelijk is dat het om een meerder- of minderjarige gaat. Zo kan bij overmatig drankgebruik dit visuele teken worden ontnomen, zodat het voor alle medewerkers van het evenement duidelijk is dat de persoon in kwestie geen alcoholische dranken meer kan krijgen. Om geen inbreuk op de privacywetgeving te plegen, kan een meerderjarige vrijwillig zijn identiteitskaart tonen aan de organisatoren waardoor hij dit meerderjarig visueel teken kan krijgen. 5. Een sterke drankvergunning voor een evenement of activiteit in gemeentelijke zaal en jeugdhuis Sjatoo of bij een gemeentelijke organisatie kan verkregen worden indien voldaan wordt aan de onderstaande voorwaarden: • De organisator is verplicht een lijst op te stellen van de gebruikte dranken. Deze lijst moet bij vermengingen eveneens het recept met de verhoudingen van de gebruikte dranken bevatten. De lijst wordt als bijlage bij de aanvraag gevoegd. • Enkel de (sterke) dranken vermeld op de hieronder vermelde “positieflijst” worden toegelaten. • Lijst met toegelaten dranken (“positieflijst”): Soort drank Pilsbieren Schuimwijn Champagne Cider Glühwein Trappisten Sterke bieren Porto Sherry Sake Vermout Wijn Martini Advocaat
JA JA JA JA JA JA JA JA JA JA JA JA JA
Pastis/Ricard Passoa Malibu Safari Blue Curacao Pisang Vruchtenjenever (max 22°) Alcoholpops Grand Marnier Whisky Cognac Triple sec Rum Amaretto 1
JA1 JA1 JA1 JA1 JA1 JA1 JA1 NEE NEE NEE NEE NEE NEE NEE
Deze dranken moeten geschonken worden in vermenging met alcoholvrije dranken. De hoeveelheid van de alcoholische drank mag maximaal 1/3 van de te schenken drank bedragen. Dit houdt in dat geen enkele sterke drank zonder vermenging kan worden geconsumeerd of verkocht.
• Indien een drank gebruikt wordt die niet in de positieflijst staat, kan enkel de burgemeester beslissen of een afwijking wordt toegestaan. • De verkoop van dranken moet sluiten 1u voor het sluiten van het evenement. • De organisator kan bij een welbepaald evenement of organisatie verplicht worden te werken met een visueel teken (bijv. tyvek bandjes) waardoor het voor iedereen duidelijk is dat het om een meerder- of minderjarige gaat. Zo kan bij overmatig drankgebruik dit visuele teken worden ontnomen, zodat het voor alle medewerkers van het evenement duidelijk is dat de persoon in kwestie geen alcoholische dranken meer kan krijgen. Om geen inbreuk op de privacywetgeving te plegen, kan een meerderjarige vrijwillig zijn identiteitskaart tonen aan de organisatoren waardoor hij dit meerderjarig visueel teken kan bekomen. • Bij het schenken van sterke drank mag enkel gebruik worden gemaakt van bekertjes van maximaal 25cl. Deze kunnen dan maximaal 20cl bevatten, zonder ijsblokken. 6. Het niet naleven van de afspraken in dit charter en/of de voorwaarden die gesteld worden bij de aflevering van de vergunning, heeft tot gevolg dat bij toekomstige aanvragen van dezelfde organisator geen vergunning meer zal toegekend worden. 7. Alcoholgebruik van jongeren onder de 16 jaar kan door organisatoren sowieso niet getolereerd worden.
Organisatoren houden rekening met de buurtbewoners
De organisatoren brengen de buurtbewoners in de directe omgeving van de zaal/het terrein waar het evenement doorgaat schriftelijk op de hoogte van de geplande activiteit en dit ten laatste een week voor de start van het evenement. Hierbij vermelden ze het gsm - nummer van de verantwoordelijken die bij eventuele en het einduur (sluitingsuur) van het evenement. Een goede communicatie op voorhand, kan veel problemen op de dag zelf vermijden.
De gemeente stelt zaal en materiaal ter beschikking
De gemeente stelt zijn beschikbare zalen en materiaal ter beschikking van de organisatoren tegen een democratische prijs. De prijzen en huurvoorwaarden werden vastgelegd in het gemeentelijk uitleenreglement. Dit reglement en de noodzakelijke formulieren voor het reserveren van gemeentelijke zalen en materiaal zijn verkrijgbaar bij de jeugd & cultuurdienst en op de website van de gemeente onder de rubriek „uitleendienst‟. In de gemeentelijke zalen is altijd een duidelijk plan van de zaal aanwezig, met aanduiding van de nooduitgangen en maximumcapaciteit.
De gemeente stelt een fuifbox ter beschikking
De fuifbox bevat handig materiaal (geldkistje, fluojasjes, zaklamp, …) voor organisatoren van een evenement. Deze box werd samengesteld door de jeugdraad en kan ontleend worden bij de jeugd & cultuurdienst. Het ontlenen van de box is volledig gratis voor organisatoren die tijdig hun evenement aangeven bij de gemeente, er wordt enkel een waarborg gevraagd.
De politie is altijd bereikbaar op het nummer 101
De politie wordt bij de aanvraag van het evenement op de hoogte gebracht door de evenementencel. Indien de organisatoren of de gemeente een preventieve controle wensen van de politie en/of de brandweer kan dit aangevraagd worden. Indien de politie dit noodzakelijk acht, kan zij een „overlastploeg‟ ter beschikking stellen die ten allen tijde bereikbaar is tijdens het evenement.
Organisatoren, gemeente, brandweer en politie waken over de veiligheid tijdens het inrichten van een evenement
Organisatoren zorgen altijd voor een veilig ingerichte zaal en/of terrein waar het evenement kan doorgaan. Hierbij wordt ook voldoende rekening gehouden met de geldende voorschriften van de brandweer in verband met de brandveiligheid en de vluchtwegen. De gemeente zorgt voor een jaarlijks nazicht van de brandveiligheidsvoorschriften in zijn lokalen. Bij de inrichting van evenementen (die per geval worden gedefinieerd naargelang de druk die het evenement uitoefent op de omgeving: een groot aantal bezoekers, verkeershinder, geluidsoverlast, …) wordt altijd rekening gehouden met de volgende afspraken: Organisatoren… - zorgen dat de vereiste verzekeringen voor het organiseren van het evenement in orde zijn en bevestigen dit via het aanvraagformulier. - worden sterk aangeraden om bij evenementen in zaal Skala een „veiligheidsperimeter‟ in te richten aan de ingang van de zaal. Deze perimeter kan ingericht worden met hekwerk dat door de gemeente ter beschikking gesteld wordt. Deze perimeter laat toe het publiek beter te controleren en de overlast naar de buurt sterk in te perken. - geven ten laatste 30 dagen voor de aanvang van het evenement de lijst met alle vrijwillige stewards en/of het contract met de professionele veiligheidsfirma door. Dit moet als bijlage bij de aanvraag van het evenement. - zorgen altijd voor een duidelijke EHBO-post op het evenement. De gemeente… -
waakt erover dat alle verzekeringen van de gebruikte zaal in orde zijn. stelt de weide naast zaal Skala altijd ter beschikking als extra parkeerruimte. kan de brandweer altijd oproepen voor een preventieve veiligheidscontrole de organisatoren uitnodigen naar de evenementencel als zij dit nodig acht
De politie… - beoordeelt afhankelijk van het evenementen de inzet van een overlastploeg.
Alle ondertekenden verklaren zich akkoord met dit charter en engageren zich om aan de hand van deze afspraken werk te maken van een gezond „feestklimaat‟ in de gemeente. Ondertekend te Laarne op: ……………………………………………………………. (ondertekenen met naam + hoedanigheid)
