Organisatiehandboek. Versie

Versie 01-2008

ORGANISATIEHANDBOEK, EXPLOITATIEVOORWAARDEN EN HUSIREGELS

Organisatiehandboek Exploitatievoorwaarden en huisregels Stichting Sociaal Cultureel Centrum Dierdonk Versie 01-2008

www.parkzicht-dierdonk.nl

Stichting Sociaal Cultureel Centrum Dierdonk | Voorwoord 1

Versie 01-2008


Voorwoord Sociaal Cultureel Centrum “Parkzicht” is een multifunctionele ruimte voor maximaal 350 personen en is in eerste instantie bedoeld voor welzijnsdoeleinden in de wijk Dierdonk te Helmond. Sociaal Cultureel Centrum “Parkzicht” is eigendom van de gemeente Helmond, de exploitatie en het beheer ervan is in handen van Stichting Sociaal Cultureel Centrum Dierdonk. Deze stichting draagt zorg voor de administratie, schoonmaak, klein onderhoud, uitbating en de inrichting van het gebouw. Ook biedt zij faciliteiten op het gebied van zaalverhuur, evenementen en horeca-activiteiten op maat. De gehele organisatie wordt uitgevoerd en in stand gehouden door vrijwilligers.

Stichting Sociaal Cultureel Centrum Dierdonk | Voorwoord 2

Versie 01-2008


Inhoudsopgave Voorwoord .................................................................................................................................... 2 Inhoudsopgave ............................................................................................................................. 3 Organogram ................................................................................................................................. 4 Vergaderschema* ........................................................................................................ 4 Functieomschrijvingen ................................................................................................................... 5 Voorzitter ................................................................................................................... 5 Secretaris ................................................................................................................... 5 Penningmeester........................................................................................................... 6 Coördinator Beheer ...................................................................................................... 6 Procedure verhuur ......................................................................................................................... 9 Exploitatiekosten Ruimten .............................................................................................. 9 Algemene procedure ..................................................................................................... 9 Afkoopregeling .......................................................................................................... 10 Kinderfeest ............................................................................................................... 10 Voorwaarden ............................................................................................................ 10 Organisatieschema procedure exploitatie ......................................................................... 11 Reserveringsformulier Parkzicht ................................................................................................... 12 Offerteformulier Parkzicht ............................................................................................................. 13 Voorwaarden en huisregels Sociaal Cultureel Centrum “Parkzicht” .................................................. 14 Algemeen ................................................................................................................. 14 Opties en Exploitatie ................................................................................................... 15 Annulering ................................................................................................................ 15 Gebruik van gehuurde ruimte(n) .................................................................................... 16 Catering ................................................................................................................... 17 Technische faciliteiten ................................................................................................. 18 Facturering ............................................................................................................... 18 Algemeen ................................................................................................................. 19 Vrijwilligers ............................................................................................................... 20 Informatie en reservering ............................................................................................. 20

Stichting Sociaal Cultureel Centrum Dierdonk | Inhoudsopgave 3

Versie 01-2008


Organogram

Gemeente Helmond

Bestuur Stichting Sociaal Cultureel Centrum Dierdonk 1. Voorzitter 2. Penningmeester 3. Secretaris

Coordinator Beheer 2. Coördinator Beheer

Vrijwilligers 1. Vrijwilliger 1 2. Vrijwilliger 2 3. enz.

Vergaderschema* Bestuursvergadering Bestuur – Gemeente (Klankbord) Bestuur – Coördinator Beheer Coördinator Beheer – Vrijwilligers

10 x per jaar 2 x per jaar 10 x per jaar (in bestuursvergadering) 1 x per jaar

*In goed overleg kan er van dit schema afgeweken worden

Stichting Sociaal Cultureel Centrum Dierdonk | Organogram 4

Versie 01-2008


Functieomschrijvingen Voorzitter Zit voor tijdens de bestuursvergaderingen, onderhoudt contacten met de diverse instellingen op het gebied van onderhoud, welzijn, sociale cohesie en medeorganisatoren van culturele activiteiten, enthousiasmeert en motiveert het bestuur en de medewerkers, ontwikkeld plannen voor medewerkerbeleid, culturele activiteiten en beleid in het algemeen i.s.m. de andere bestuursleden/medewerkers, is de motor van de stichting. In de praktijk wordt derhalve van de voorzitter gevraagd een algemeen leiderschap, waarin als facetten onderkend kunnen worden: * inspireren; * coördineren; * delegeren; * controleren; * rapporteren; * representeren. Voor een bestuurslid is geen specifieke taakomschrijving. Wel geldt hetzelfde als voor een voorzitter en/of secretaris. - u bent woonachtig in Dierdonk; - u draagt Dierdonk een warm hart toe; - u spreekt en schrijft de Nederlandse taal moeiteloos; - u wilt per week een paar uur vrij maken voor vrijwilligerswerk:

Secretaris Per definitie is de secretaris de "schrijver" van het bestuur. Alles waarbij geschreven moet worden zal het bestuur in principe toe willen rekenen aan het takenpakket van de secretaris. Stelt in samenwerking met de voorzitter de agenda voor de vergaderingen op, notuleert, verzorgt in- en uitgaande mail/post, onderhoud contacten met gemeentelijke diensten, culturele en welzijnsinstellingen. Vraagt vergunningen aan. Voor een bestuurslid is geen specifieke taakomschrijving. Wel geldt hetzelfde als voor een voorzitter en/of secretaris. - u bent woonachtig in Dierdonk; - u draagt Dierdonk een warm hart toe; - u spreekt en schrijft de Nederlandse taal moeiteloos; - u wilt per week een paar uur vrij maken voor vrijwilligerswerk:

Stichting Sociaal Cultureel Centrum Dierdonk | Functieomschrijvingen 5

Versie 01-2008


Penningmeester Verzorgt de totale boekhouding, maakt jaarrapporten, verzorgt de kas tijdens de activiteiten, houdt de ledenadministratie bij, verricht betalingen en consumptiebonnenverstrekking tijdens en na activiteiten. Verzorgt de contacten met de Belastingdienst en gemeentelijke instellingen. - u bent woonachtig in Dierdonk; - u draagt Dierdonk een warm hart toe; - u spreekt en schrijft de Nederlandse taal moeiteloos; - u wilt per week een paar uur vrij maken voor vrijwilligerswerk:

Coördinator Beheer Positie van de functie in de organisatie De functie Coördinator Beheer heeft tot doel de belangen van de vrijwilligers en het beheer van Parkzicht te behartigen. De functie omvat geen hiërarchische verhouding ten opzichte van de andere vrijwilligers. De Coördinator Beheer treedt op als verbindingspersoon tussen vrijwilligers en beheerszaken en het Bestuur van de Stichting SCCD. Hoofddoel van de functie Het hoofddoel van de functie is het creëren van omstandigheden waarbij: • alle vrijwilligers verantwoordelijkheid kunnen en durven nemen in hun functie; • zij zelfstandig kunnen functioneren in hun rol als vrijwilliger; • zij door goed gefaciliteerde omstandigheden plezier hebben in de uitoefening van hun taak; • zij de gasten en gebruikers van Parkzicht naar behoren van dienst kunnen zijn. Taken van de functie Teneinde het hoofddoel te kunnen bereiken omvat de functie de volgende taken. • Zorgdragen dat de vrijwilligers hun taken kennen (instructies ten aanzien van technische installaties, bardiensten, etc.); • Bestellingen verrichten en ontvangen van drank, levensmiddelen etc. die voor de dagelijkse werkzaamheden noodzakelijk zijn; • Ondersteuning leveren aan het Bestuur in het werven van vrijwilligers (o.a. via contact met Vrijwilligerscentrale); • Organiseren van huishoudelijke zaken (schoonmaak, was, e.d.); • Het regelen van klein dagelijks onderhoud, kleine reparaties e.d.; • Informatie aanleveren aan de penningmeester ten behoeve van facturering.


Versie 01-2008


Bevoegdheden De Coördinator Beheer heeft de volgende bevoegdheden: • Het aangaan van financiële verplichtingen ten behoeve van dranken levensmiddeleninkoop voor een omvang van maximaal het verwachte verbruik in een maand; • Het doen van kleine uitgaven ten behoeve van het dagelijks beheer van algemene aard tot een maximale waarde van ca. € 250,- per maand; • Het doen van uitgaven/aanschaf tot een maximale waarde van ca. € 500,- na nadrukkelijke toestemming van een bestuurslid; • Bij grotere uitgaven moet er schriftelijke toestemming zijn van het Bestuur (bv. via de notulen van de Bestuursvergadering); • In overleg met bestuur wijzigingen aanbrengen in het horeca aanbod (drankenassortiment, snacks, snoep); • Het aanstellen van nieuwe vrijwilligers. Verantwoordelijkheden De Coördinator Beheerder is er voor verantwoordelijk dat: • Het dagelijkse beheer soepel verloopt; • De vrijwilligers zelfstandig kunnen werken; • Eventuele knelpunten zo spoedig mogelijk bij het bestuur aangekaart worden; • Het Bestuur zo spoedig mogelijk in kennis gesteld wordt van nieuwe klantencontacten of nieuwe vrijwilligers. De functie wordt aangegaan op contractbasis op verzoek van het Bestuur. Het verband duurt voort zolang beide partijen vertrouwen in elkaar hebben. Het Bestuur en de Coördinator Beheer hebben afgesproken dat in geval van een voornemen tot beëindiging, dit 2 minimaal maanden van te voren aangekondigd wordt. In overleg en rekening houdend met wederzijdse belangen wordt dan een afrondings- of overdrachtsperiode afgesproken. Er is sprake van een arbeidsovereenkomst. In de uitoefening van de functie heeft de Coördinator Beheer recht op: • Een salaris voor een vastgesteld aantal uren in de week, zolang de gemeente hiervoor subsidie geeft. • Eventueel in overleg een aanvulling van een maandelijkse vrijwilligersvergoeding • Vergoeding van gereden kilometers ten behoeve van de uitoefening van de taken • Vergoeding van alle overige werkelijk gemaakte kosten voor zover de redelijkheid en de noodzaak daarvan aangetoond kan worden Daarbuiten heeft de Coördinator Beheer recht op respons en feed back vanuit het Bestuur over alle zaken die het beheer raken. In de praktijk zal dit vorm gegeven worden door de Coördinator Beheer maandelijks bij de Bestuursvergaderingen te betrekken. Functie eisen Voor de invulling van de functie zijn de volgende kenmerken van groot belang: • In staat goede (intermenselijke) contacten te onderhouden met de vrijwilligers, gasten en gebruikers; • Ruime ervaring in de horeca en organisatie van evenementen; • Goede vertrouwensrelatie te onderhouden met de leden van het Bestuur.


Versie 01-2008


De volgende zaken maken geen onderdeel uit van de functie en worden door het Bestuur behartigt: - Het onderhouden van contacten met klanten van contractuele aard (behoudens zaken die uitsluitend met reguliere reservering/bezetting te maken hebben) - Prijzen vaststellen en prijsafspraken van de horeca en verhuur; - Het horeca en verhuuraanbod vaststellen (buiten de eerder genoemde kleine wijzigingen in het horeca aanbod); - Procedures vaststellen met betrekking tot kasbeheer, reservering; - Vaststellen of interpreteren van beleid van de Stichting.


Versie 01-2008


Procedure verhuur Sociaal Cultureel Centrum “Parkzicht” is een multifunctionele ruimte voor maximaal 350 personen en is in eerste instantie bedoeld voor welzijnsdoeleinden in de wijk Dierdonk te Helmond. Sociaal Cultureel Centrum “Parkzicht” is eigendom van de gemeente Helmond, de verhuur en het beheer ervan is in handen van Stichting Sociaal Cultureel Centrum Dierdonk. Deze stichting draagt zorg voor de administratie, schoonmaak, klein onderhoud, uitbating en de inrichting van het gebouw. Ook biedt zij faciliteiten op het gebied van zaalverhuur, evenementen en horeca-activiteiten op maat. In Parkzicht zijn diverse ruimten en eventueel faciliteiten voor exploitatie.

Exploitatiekosten Ruimten Ruimte Grote Zaal Hobbyruimte Kleine vergaderzaal Grote vergaderzaal Vide

Max. Personen 220 50 10 40 30

Per dagdeel € 30,00 € 12,50 € 12,50 € 20,00 € 12,50

Algemene procedure De garderobe en toiletvoorzieningen zijn uiteraard voor algemeen gebruik en gratis. Het gebruik van de garderobe is op eigen risico. De stichting is niet aansprakelijk voor diefstal of schade aan (persoonlijke) bezittingen. De barcommissie is eindverantwoordelijk voor de agenda. In de agenda dient - aan de hand van één van de reserveringformulieren – het volgende te worden vermeld: - welke ruimte - tijdstip - aanvang en einde - naam van de activiteit - verantwoordelijke contactpersoon incl. telefoonnummer - naam van de beheerder die gepland staat en geïnformeerd is Bij vaste gebruikers volstaat een verkorte vermelding. Indien er voorbereidingstijd nodig en/of aanpassingen van het centrum nodig zijn, dient dit ruim van tevoren worden overlegd met de coördinator beheer.

Stichting Sociaal Cultureel Centrum Dierdonk | Procedure verhuur 9

Versie 01-2008


Indien de coördinator beheerder een afspraak heeft gemaakt met een gebruiker, dient hij de penningmeester hiervan op de hoogte te stellen. Dit kan tijdens de bestuursvergadering of in geval van complexe- of spoedaanvragen via de gebruikelijke communicatiemiddelen. De coördinator beheer legt de gemaakt afspraken vast in het reserveringsformulier en verstrekt de penningmeester hiervan een kopie. Ten behoeve van de facturering dient alle definitieve informatie volledig doorgegeven te worden aan de penningmeester. De coördinator beheer plant de bezetting en voorbereidingen van bevestigde afspraken.

Afkoopregeling Voor het organiseren van wijkgerelateerde activiteiten bestaat de mogelijkheid van een afkoopprijs van € 17,50 per persoon. Deze prijs is inclusief de huur en onbeperkt aantal consumpties. Facturatie aan de gebruiker wordt uitgevoerd door de penningmeester op basis van bevestigde afspraken.

Kinderfeest Binnen Parkzicht bestaat de mogelijkheid voor het organiseren van een kinderfeest. Het minimum aantal door te berekenen kinderen bedraagt 20 en de kosten zijn € 5,50 per kind. Dit is inclusief de huurprijs op basis van maximaal 4 uur en één van volgende arrangementen: -

3 drankjes naar keuze en 2 x snoep 4 drankjes naar keuze en 1 x snoep

Voorwaarden Voor alle activiteiten zijn de “Voorwaarden en Huisregels Sociaal Cultureel Centrum Parkzicht” van toepassing.


Versie 01-2008


Organisatieschema procedure exploitatie

Aanvraag gebruiker

Offerte

Coördinator Beheer

Eenmalige activiteit

Bevestiging

Terugkerend activiteit

Penningmeester Bevestigde afspraak Plannen agenda

Uitvoeren vrijwilligers(s)

Factuur Penningmeester

Kasafdracht


Versie 01-2008


Reserveringsformulier Parkzicht Datum Naam organisatie Naam contactpersoon Factuuradres Postcode / Woonplaats E-mailadres Telefoonnummer

06-

Soort activiteit Eenmalig / Terugkerend Gewenste huurdata

Eenmalig

Tijdstip

Van

O

Terugkerend

O Tot

Verwacht aantal pers. Ruimte Opstelling Meubilair Consumpties Snacks Audiovisuele app. Handtekening aanvrager

Grote zaal Hobbyruimte Carré U-vorm Koffie/Thee Wijn / PSV Bittergarnituur Microfoon

Grote vergaderruimte Vide Theater School Frisdrank Sterk alcoh. Frikandel Geluidsinst.

Kleine vergaderruimte Geheel Cabaret N.v.t. Bier Spec.bier Beamer

De aanvrager heeft kennis genomen van de exploitatievoorwaarden en huisregels Parkzicht en verklaart zich hiermee akkoord door middel van verzending van dit reserveringsformulier. Het formulier is te downloaden van www.parkzicht-dierdonk.nl Stichting Sociaal Cultureel Centrum Dierdonk | 12

Versie 01-2008


Offerteformulier Parkzicht

Aan Van Betreft

: : Bestuur stichting Sociaal Cultureel Centrum Dierdonk : Offerte

Geachte heer / mevrouw, Wij hebben uw aanvraagformulier in goede orde ontvangen. Op basis van de gegevens uit dit formulier zend ik u bij deze een offerte voor uw activiteit. Indien u akkoord gaat met onderstaande offerte en onze voorwaarden en huisregels* verzoek ik u één exemplaar ondertekend retour te zenden. Datum Naam activiteit Aanvangtijd Sluitingstijd Huurprijs Consumpties Overige

: : : : :€ :€ : Zie bijlage

Geoffreerde prijs

:€

te voldoen per factuur / te voldoen à contant* te voldoen per factuur / te voldoen à contant* inclusief / exclusief consumpties*

Voor akkoord Bestuur Parkzicht:

Voor akkoord aanvrager:

Naam

Naam

Datum

Datum

Handtekening

Handtekening

Deze offerte heeft een geldigheid van 7 dagen. Indien de offerte niet binnen deze tijd ontvangen is vervalt de reservering. *doorhalen hetgeen niet van toepassing is De aanvrager heeft kennis genomen van de exploitatievoorwaarden en huisregels Parkzicht en verklaart zich hiermee akkoord door middel van verzending van dit reserveringsformulier. Het formulier is te downloaden van www.parkzicht-dierdonk.nl Stichting Sociaal Cultureel Centrum Dierdonk | Offerteformulier Parkzicht 13

Versie 01-2008


Voorwaarden en huisregels Sociaal Cultureel Centrum “Parkzicht”

Sociaal Cultureel Centrum “Parkzicht” is een multifunctionele ruimte voor maximaal 350 personen en is in eerste instantie bedoeld voor welzijnsdoeleinden in de wijk Dierdonk te Helmond. Sociaal Cultureel Centrum “Parkzicht” is eigendom van de gemeente Helmond, de verhuur en het beheer ervan is in handen van Stichting Sociaal Cultureel Centrum Dierdonk. Deze stichting draagt zorg voor de administratie, schoonmaak, klein onderhoud, uitbating en de inrichting van het gebouw. Ook biedt zij faciliteiten op het gebied van zaalverhuur, evenementen en horeca-activiteiten op maat.

Algemeen De diverse ruimten worden in eerste instantie geëxploiteerd aan (bewoners)organisaties uit de wijk Dierdonk ten behoeve van incidentele en structurele activiteiten. De activiteiten variëren van vergaderingen, informatiebijeenkomsten, sociaal-culturele activiteiten tot bewegingsactiviteiten. Ook is Sociaal Cultureel Centrum “Parkzicht” beschikbaar voor activiteiten van (semi)commerciële organisaties in en buiten de wijk Dierdonk. Hierbij kan worden gedacht aan activiteiten (buurtgerelateerd) zoals vergaderingen, seminars, bijeenkomsten en presentaties. • • •

De zaal wordt geëxploiteerd tussen 09:00 en 24:00 uur (minimaal twee uur per activiteit). Sociaal Cultureel Centrum “Parkzicht” wordt niet geëxploiteerd ten behoeve van feesten en partijen die niet buurtgerelateerd zijn. Er kunnen maximaal 350 personen tegelijkertijd gebruik maken van de faciliteiten.

Stichting Sociaal Cultureel Centrum Dierdonk | Voorwaarden en huisregels Sociaal 14 Cultureel Centrum “Parkzicht”

Versie 01-2008


Opties en Exploitatie 1. Een optie voor één of enkele in beheer van SSCC Dierdonk zijnde ruimten is vrijblijvend en blijft één week geldig. Wij nemen na het verstrijken direct contact op met de eerste optant die vervolgens de gelegenheid heeft een optie vast te leggen. Uitzondering op bovenstaande wordt gemaakt door de barcommissie van SSCC Dierdonk. 2. SSCC Dierdonk verexploitatiet aan huurder de in de offerteformulier vermelde ruimte(n) ten behoeve van het in de aanvraagformulier omschreven doel en stelt deze ruimte(n) op de daarin aangegeven datum (data) beschikbaar. De huurder aanvaardt door ondertekening van het offerteformulier de vermelde ruimte(n) op de aangegeven datum (data). Totdat SSCC Dierdonk in het bezit is van een voor akkoord getekende offerte kan geen aanspraak worden gemaakt op de geopteerde ruimte/datum. 3.Tot de exploitatie behoort/behoren uitsluitend de in het offerteformulier omschreven ruimte(n). De huurder dient zich te houden aan de in het offerteformulier genoemde aanvangstijd en eindtijd. Tijd die nodig is voor opbouw, inrichting en/of aankleding of testen van apparatuur, gaat pas in op het tijdstip dat de ruimte gehuurd is. 4. Exclusiviteit wordt alleen dan geboden wanneer de klant de gehele locatie, te weten de Grote Zaal, de Hobbyruimte, de Vide, de Kleine Vergaderruimte en de Grote Vergaderruimte huurt.

Annulering 5. Een bevestiging kan uitsluitend schriftelijk of telefonisch worden geannuleerd. De huurder die de overeenkomst om welke reden dan ook annuleert, is aan SSCC Dierdonk een vergoeding verschuldigd die de helft van de huursom bedraagt in geval van annulering één maand of langer dan één maand voor de ingangsdatum van de exploitatie. De volle exploitatiesom is verschuldigd indien de huurder korter dan één week voor de ingangsdatum de exploitatie annuleert of van het gehuurde geen gebruik maakt, om welke reden dan ook. 6.In geval van annulering komt u, vooral bij overmacht, voor de nodige kosten te staan. Wij raden u aan om uw bijeenkomst te verzekeren, zodat u een dekking heeft van eventueel financiële risico.


Versie 01-2008


Gebruik van gehuurde ruimte(n) 7. De huurder dient aanwijzingen van het personeel van SSCC Dierdonk ten aanzien van het gebruik van de gehuurde ruimte(n) op te volgen. 8. De huurder dient zich te houden aan het door SSCC Dierdonk vastgestelde maximaal toegestane aantal gasten per gehuurde ruimte. 9. In de in gebruik afgestane ruimten mag door de huurder niets worden aangeplakt of op welke wijze dan ook worden bevestigd, zonder voorafgaande toestemming van SSCC Dierdonk. 10. De huurder dient ervoor te zorgen dat er geen schade wordt toegebracht aan het gebouw en aan de in het gebouw aanwezige zaken. De huurder dient de ruimte(n) achter te laten in dezelfde staat als waarin deze werd(en) aangetroffen. De huurder staat ervoor in dat alle door huurder gecontracteerde toeleveranciers en facilitaire bedrijven deze bepaling naleven. 11. Huurder is voorts gehouden alle redelijkerwijs mogelijke maatregelen te nemen om schade als in artikel 10 bedoeld te voorkomen. Het nemen van dergelijke maatregelen ontslaat huurder niet van de verplichting optredende schade als vorenbedoeld aan de verhuurder te vergoeden. 12. SSCC Dierdonk heeft het recht door haar geconstateerde schade aan muren, vloeren e.d. in de gehuurde ruimte(n) en aan de daarin aanwezige goederen te laten herstellen op kosten van de huurder, voor zover de schade is ontstaan ten tijde van het gebruik van de betreffende ruimte(n) door de huurder dan wel daarmee rechtstreeks verband houdt. 13. De huurder ziet erop toe dat in het gehuurde geen licht ontvlambare of ontplofbare stoffen, gassen gevaarlijke goederen, stankverspreidende stoffen, alsmede radioactieve bronnen tijdens de huurperiode aanwezig zijn, tenzij hiervoor door SSCC Dierdonk schriftelijk toestemming is verleend. 14. Het is niet toegestaan om binnen, dan wel voor het gebouw, met rijst of confetti te strooien of vuurwerk af te steken. Huurder ziet op naleving hiervan toe. Bij overtreding zullen schoonmaakkosten in rekening worden gebracht aan de huurder. 15. Roken in de gehuurde ruimte(n) is niet toegestaan. 16. Drie weken voorafgaand aan een evenement dient de huurder, als SSCC Dierdonk dat wenselijk acht, een gedetailleerde plattegrond ter goedkeuring voor te leggen aan SSCC Dierdonk en de Brandweer. Indien er op grond van de brandweervoorschriften voorwaarden worden gesteld, zijn de dientengevolge te maken kosten geheel voor de rekening van de huurder.


Versie 01-2008


17. Voor en tijdens een evenement dienen maatregelen te worden genomen die SSCC Dierdonk noodzakelijk acht met betrekking tot het geluidsniveau in de diverse zalen, met name in de Grote Zaal. Zo dienen ramen en buitendeuren te allen tijden gesloten te blijven op het moment dat er een band speelt of een DJ draait. Een geluidsniveau van meer dan 90 decibel is niet toegestaan. Versterkte muziek is toegestaan tot uiterlijk 24:00 uur. 18. De huurder dient erop toe te zien dat het pand rustig wordt betreden en verlaten, zonder overlast voor omwonenden. Om uiterlijk 0030 uur dient de laatste gast het pand verlaten te hebben. 19. Onmiddellijk na afloop van een bijeenkomst of evenement dient/dienen de gehuurde ruimte(n) binnen de overeengekomen huurperiode te worden ontruimd. Hieronder valt ook de verwijdering van al het materiaal dat door de huurder is gebruikt, zoals dozen, informatiemateriaal etc. Indien de ruimte niet volgens afspraak wordt achtergelaten wordt er € 50,- in rekening gebracht als extra opruimkosten.

Catering 20. De huurder is verplicht gebruik te maken van de horecafaciliteiten van SSCC Dierdonk. Het is niet toegestaan om van thuis uit meegenomen consumpties te nuttigen. 21.Het door de huurder opgegeven aantal personen is bindend. Tot 5 werkdagen voor aanvang van een bijeenkomst kan het aantal personen worden gewijzigd. Wanneer blijkt dat SSCC Dierdonk voor meer personen dan overeengekomen moet leveren, is SSCC Dierdonk gerechtigd naar eigen keuze óf de levering aan meer personen dan overeengekomen te weigeren óf de levering aan deze personen te accepteren tegen de bij aanvang overeengekomen condities. 22. Op alle horecaleveranties van SSCC Dierdonk zijn de Uniforme Voorwaarden Horeca van toepassing. Op verzoek kunnen deze worden toegestuurd. 23. Indien in bijzondere gevallen en na voorafgaande schriftelijke toestemming van SSCC Dierdonk de catering door derden zal worden verzorgd, is de huurder hiervoor aan SSCC Dierdonk een vergoeding verschuldigd. Op deze derden zijn eveneens en onverminderd deze Algemene Voorwaarden van toepassing. 24. Het is de huurder niet toegestaan consumpties en/of genotmiddelen te verkopen of gratis te verstrekken tenzij ter zake op nader overeen te komen voorwaarden schriftelijk door SSCC Dierdonk toestemming hiervoor is verleend.


Versie 01-2008


Technische faciliteiten 25. Wanneer de huurder gebruik wenst te maken van technische faciliteiten van SSCC Dierdonk dient dit tenminste 10 werkdagen voor de huurdatum te worden overeengekomen. Na deze datum is realisatie van de technische wensen niet meer te garanderen. 26. De installatie en de bediening van geluid-, licht- en projectieapparatuur van SSCC Dierdonk mag alleen geschieden door een beheerder van SSCC Dierdonk, tenzij vooraf schriftelijk anders is overeengekomen. 27. Gebruik van door huurder mee te brengen apparatuur kan alleen geschieden na overleg met SSCC Dierdonk. De huurder is zelf verantwoordelijk voor installatie van de apparatuur.

Facturering 28. Rekeningen ter zake van de zaalhuur, catering en faciliteiten, die de huurder gehouden is te voldoen, dienen te worden voldaan binnen 14 dagen na de factuurdatum. De facturering van structurele zaalhuur geschiedt na het verstrijken van elke kalendermaand. De rekening dient binnen 14 dagen na factuurdatum te worden voldaan. 29. Als er niet betaald wordt volgens de overeengekomen condities is de huurder rente verschuldigd ad 1,5% (één en een half procent) per maand over het nog te betalen bedrag met ingang van de datum waarop de betalingstermijn is verstreken. Daarnaast is de huurder in dat geval gehouden buitengerechtelijke kosten aan SSCC Dierdonk te betalen, indien SSCC Dierdonk genoodzaakt is zich terzake van juridische bijstand te voorzien. Deze buitengerechtelijke kosten worden gesteld op 15% (vijftien procent) van het nog door de huurder verschuldigde bedrag inclusief rente met een minimum van € 750,- . 30. Indien betaling niet stipt plaatsvindt zoals bepaald in artikel 28 van deze voorwaarden, heeft SSCC Dierdonk het recht de huurovereenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen en derhalve de huurder in de betreffende ruimte(n) niet toe te laten, c.q. de overeengekomen leveranties niet te leveren. Ook in dat geval blijft de huurder gehouden de overeengekomen huur- en of cateringsom alsmede eventueel aanvullende kosten met rente aan SSCC Dierdonk te voldoen. 31. In het kader van de in artikel 28 t/m 30 genoemde betalingsverplichtingen is de huurder niet gerechtigd zich tegenover SSCC Dierdonk op compensatie te beroepen, behoudens in geval de exploitatie door SSCC Dierdonk jegens de huurder van enig geldbedrag is erkend of bij in kracht van gedane rechterlijke uitspraak is vastgesteld. 32. Alle geoffreerde prijzen zijn inclusief btw. 33. Geoffreerde prijzen en/of productsamenstellingen zijn onder voorbehoud van (prijs)wijzigingen.


Versie 01-2008


Algemeen 34. Huurder is aansprakelijk voor de afdracht van de door de Vereniging Buma/Stemra danwel door een buitenlandse zusterorganisatie van de Vereniging Buma/Stemra of een andere derde geëxploiteerde muziekauteursrechten en vrijwaart SSCC Dierdonk geheel ter zake van enige aanspraak van in dit artikel genoemden ter zake van verschuldigde muziekauteursrechten uit hoofde van de muziek die huurder in de Grote Zaal en de diverse andere ruimten van SSCC Dierdonk ten gehore heeft gebracht en/of ten gehore heeft doen brengen. 35. In iedere vorm van publiciteit rond een bijeenkomst of evenement dient de huurder duidelijk te laten blijken dat de bijeenkomst waarvoor huurder ruimte bij SSCC Dierdonk heeft gehuurd, uitgaat van huurder. SSCC Dierdonk mag daarbij slechts vermeld worden als plaats der bijeenkomst. 36. SSCC Dierdonk is in geen enkel opzicht verantwoordelijk of aansprakelijk voor eventuele schade aan of vermissing en diefstal van in de garderobe (tenzij bemand) of andere ruimte(n) aanwezige kleding en/of andere goederen. 37. SSCC Dierdonk draagt geen verantwoordelijkheid voor goederen van huurder of derden en belast zich niet met het beveiligen en verzekeren daarvan. SSCC Dierdonk behoudt zich het recht voor achtergelaten goederen te verwijderen, zonder dat SSCC Dierdonk aansprakelijk is voor verlies of beschadiging. 38. Kosten voor extra bewaking met betrekking tot ontvangst van bijzondere gasten (bijv. leden van het Koninklijk Huis, hoogwaardigheidsbekleders op ministerieel niveau etc.) en/of te verwachten acties/demonstraties in verband met de te verwachte bijeenkomst, alsmede dreigende overschrijding van het maximum aantal toegestane gasten in een ruimte, worden aan huurder in rekening gebracht. 39. Bij de huur zijn inbegrepen normale schoonmaakkosten. Bij buitensporige vervuiling van SSCC Dierdonk zullen de extra gemaakte schoonmaakkosten in rekening worden gebracht. 40. De huurder dient dringende en noodzakelijke reparaties in of aan de door hem gehuurde ruimte(n) door of in opdracht van SSCC Dierdonk te dulden. SSCC Dierdonk zal bij uitvoering van deze werkzaamheden zoveel mogelijk rekening houden met het gebruik door de huurder. 41. Het spelen van versterkte live- muziek is zonder toestemming van SSCC Dierdonk niet toegestaan. 42. Het gebruik van zwak alcoholische dranken is toegestaan aan personen van 16 jaar en ouder, sterk alcoholische dranken aan 18 jaar en ouder. 43.Het gebruik van soft-/harddrugs is ten strengste verboden. 44. Bij brand en andere calamiteiten, dient u op aanwijzing van de beheerder en/of vrijwilligers, de zaal zo snel mogelijk te verlaten. 45.Het is niet toegestaan om aanstotende of racistische websites te bezoeken op de gebruikcomputers van de stichting. 46. Bij diefstal zal door SSCC Dierdonk de politie verwittigd worden. Stichting Sociaal Cultureel Centrum Dierdonk | Voorwaarden en huisregels Sociaal 19 Cultureel Centrum “Parkzicht”

Versie 01-2008


Vrijwilligers 49. SSCC Dierdonk, coördinator beheer en vrijwilligers, streven ernaar de gebruikers een aangenaam verblijf te bieden in Sociaal Cultureel Centrum “Parkzicht”. De beheerder en/of één of meerdere vrijwilligers zijn minimaal een half uur voor aanvang aanwezig. Indien meer voorbereidingstijd noodzakelijk is, dan dient u de ruimte langer te reserveren. De vrijwilliger(s) zijn belast met de volgende taken: • • • • •

Opstelling van tafels, stoelen en apparatuur (indien aangegeven bij de reservering). Verstrekking van koffie, thee, (fris)dranken of andere consumpties (indien aangegeven bij de reservering). Toezichthouding op de zaal en belendende ruimten. Naleving van de huisregels. Aanspreekpunt voor vragen en klachten.

Informatie en reservering 50. Er wordt flexibel en snel gereageerd op (aan) vragen van potentiële huurders. Onze voorkeur gaat uit naar schriftelijke reserveringen, maar telefonische reserveringen zijn natuurlijk ook mogelijk. In het laatste geval kunt u bellen naar de coördinator beheer, dat voor incidentele reserveringen, structurele activiteiten en algemene informatie bereikbaar is op werkdagen tussen 09.00 en 13.00 uur, telefoon 0630735792 of via e-mail zie www.parkzicht-dierdonk.nl . Onze coördinator beheer is uw eerste aanspreekpunt. Hij verstrekt u informatie en noteert desgewenst uw reservering of optie.

Stichting Sociaal Cultureel Centrum Dierdonk | 20

Organisatiehandboek. Versie

Recommend Documents