A.
Definisi Data adalah kumpulan kejadian yang diangkat dari suatu kenyataan, penggambaran fakta,
pengertian instruksi yang dapat disampaikan dan diolah oleh manusia atau mesin yang berupa angka-angka, huruf-huruf atau simbol-simbol khusus atau gabungan darinya. Data mentah masih belum bisa bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Pengolahan data (Data Processing) adalah manipulasi pengubahan atau transformasi dari data, simbol-simbol seperti nomor dan huruf ke dalam bentuk yang lebih berguna atau lebih berarti berupa suatu informasi untuk tujuan peningkatan kegunaannya. Informasi adalah hasil dari kegiatan pengolahan data yang memberikan bentuk yg lebih berarti dari suatu kejadian. Sistem Pengolahan Data adalah adalah sistem yang melakukan pengolahan data. Contoh : sistem pengolahan data penjualan, sistem pengolahan data pegawai, dan lainnya. Pengolahan data yang diolah dengan menggunakan komputer dikenal dengan Pengolahan Data Elektronik (PDE) atau Electronik Data Processing (EDP). Jadi Pengolahan Data Elektronik (PDE) atau Electronic Data Processing (EDP) adalah manipulasi dari data ke dalam bentuk yang lebih berarti berupa suatu informasi dengan menggunakan suatu alat elektronik, yaitu komputer.
B.
Pengolahan Data pada Komputer 1. Pengumpulan Data Sistem
pengolahan
data
dirancang
untuk
mengumpulkan
data
yang
menggambarkan setiap tindakan internal perusaahaan dan menggambarkan transaksinya dengan lingkungannya. 2. Pengubahan Data Operasi
pengubahan
data
mencakup
pengklasifikasian,
penyortiran,
pengkalkulasan, perekapitulasian, pembandingan. 3. Penyimpanan Data 1
Semua data harus disimpan disuatu tempat sampai ia diperlukan. Data tersebut disimpan dalam berbagai media penyimpanan dan file yang disimpan disebut Database. 4. Pembuatan Dokumen Sistem pengolahan data menghasilkan output yang dibutuhkan oleh perorangan atau kelompok baik di dalam maupun luar perusahaan.
C.
Komponen Dasar Komputer untuk Pengolahan Data 1. Hardware a. Alat yang termasuk katgori hardware yaitu : •
Alat Input (Keyboard)
•
Alat penunjuk (Mouse, Trackball, Light pen, touch screen, unit remote control).
•
Alat Otomatisasi data sumber (Optical Mark Reader (OMR), Optical Character Reader (OCR), Handprint Reader.)
•
Alat Pembaca Magnetis (MICR /Magnetic Ink Character Recognition).
•
Alat Input Pengenal Suara (Speaker Dependent System)
•
Alat Output (Display Screen / CRT (Cathode Ray Tube) atau VDT /Video Display Terminal)
•
Alat Pencetak Contoh : Printer
•
Alat Ouput Suara Contoh : Speech Output Unit (Audio Respons Unit).
•
Plotter Contoh : Flatbed plotter, Drum Plotter
•
Microform Contoh : Microfilm, Microfiche
2
b. CPU (Central Processing Unit ) CPU merupakan unit yang mengendalikan semua unit sistem komputer dan mengubah input menjadi output. CPU terdiri dari CU (Control Unit), ALU (Arithmatic Logical Unit), Register. CU bertugas mengatur dan mengendalikan semua peralatan yang ada pada sistem komputer. ALU bertugas melakukan semua perhitungan aritmatika dan logika yang terjadi sesuai dengan instruksi program. Register ruang tampat penyimpanan instruksi dan data yang sedang di proses oleh CPU, sedang instruksi-instruksi dan data lainnya yang menunggu giliran untuk diproses masih disimpan di memori utama. c. Primary Storage Merupakan ruang penyimpanan yang berisi data yang sedang diolah dan program yaitu berisi suatu daftar instruksi yang mengolah data. Primary Storage terdiri dari RAM, ROM, Cache Memory. d. Secondary Storage Merupakan penyimpanan cadangan / tambahan. Contoh : disket, hardisk, magnetic tape dan lain - lain
2. Software. Software adalah instruksi atau program untuk menjalankan sistem komputer. Software terdiri dari software sistem dan software aplikasi. a. Software Sistem terdiri dari : •
Sistem operasi
•
Program Utility
•
Translator
3
b. Software Aplikasi terdiri dari :
3.
•
Software aplikasi pemrograman sendiri
•
Software paket jadi
Brainware Brainware adalah manusia yang terlibat di datam mengoperasikan serta mengatur sistem komputer.
D.
Siklus Pengolahan Data Suatu Pengolahan Data terdiri dari tiga tahapan yang disebut dengan siklus pengolahan
data (Data Processing Cycle) yaitu input, processing dan output.
Tiga tahap siklus pengolahan di atas dapat dikembangkan lagi sbg berikut : 1. Origination : Proses pengumpulan data yang biasanya merupakan proses pencatatan (Recording) data ke dokumen dasar. 2. Input : Proses memasukkan data ke dalam proses komputer lewat alat input (Input Device) 3.
Processing : Proses pengolahan data yang sudah dimasukkan yg dilakukan oleh alat pemroses
(Processing
Device)
yang
dapat
berupa
proses
menghitung,
membandingkan, mengklasifikasikan, mengurutkan, mengendalikan atau mencari di storage. 4. Storage : Proses perekaman hasil pengolahan untuk disimpan dan dapat diproses kembali. 5. Output : Hasil pengolahan data ke alat output (Output Device) berupa informasi.
4
6. Distribution : Distribusian output kepada pihak yang berhak dan membutuhkan informasi.
E.
Manfaat Pengolahan Data Dengan digunakannya pengolahan data elektronik, maka manfaat yang dapat diperoleh
adalah meminimalkan kebutuhan tenaga manusia, hal ini karena beberapa pekerjaan dilakukan secara otomatis oleh peralatan bantuan seperti komputer. Keuntungan lain adalah kemampuan komputer untuk memproses data lebih besar, keakuratan yang lebih besar, kecepatan yang lebih besar, fasilitas pengendalian otomatis dan pengolahan secara serentak. Sebagai contoh : Pembuatan faktur Penjualan, dengan sudah dimanfaatkannya pengolahan data komputer, maka operator hanya memasukkan jumlah barang yang dipesan, karena nama pelanggan, alamat, harga sudah ada dalam database dan perhitungan total sudah kita dapatkan dari hasil proses program. Perhitungan upah dan gaji, dengan sudah dimanfaatkannya pengolahan data komputer, operator hanya menginput banyaknya jam kerja, lembur, bonus atau komisi, hari absen, dan untuk kode pegawai, nama pegawai, gaji pokok, informasi perhitungan pajak pendapatan, neraca pinjaman dan informasi kumulatif lainnya sudah ada pada database dan program yang memprosesnya.
F.
Tujuan dan Fungsi Pengolahan Data
Tujuan Pengolahan Data : Untuk mengambil informasi asli (data) dan darinya menghasilkan informasi lain dalam bentuk yang berguna (hasil). Fungsi dasar Pengolahan Data : 1. Mengambil program dan data (masukan / input) 2.
Menyimpan program dan data serta menyediakan untuk pemrosesan 5
3. Menjalankan proses aritmatika dan logika pada data yang disimpan 4. Menyimpan hasil antara dan hasil akhir pengolahan. 5. Mencetak atau menampilkan data yang disimpan atau hasil pengolahan. Dalam sebuah perusahaan, bagian arsip dan pengolahan data elektronik mempunyai tugas menyususn,
menghimpun,
meyimpan
perumusan
pedoman
dan
petunjuk
teknis,
mengkoordinasikan bahan kebijakan dan penyelenggaraan pemerintahan di bidang arsip dan PDE meliputi : kearsipan, pendayagunaan sistem informasi serta pengolahan data elektronik mempunyai fungsi: 1.
Penyusunan rencana program daerah di bidang pengolahan data elektronik dan kearsipan daerah.
2.
Penyusunan dan penganalisis data, pengendali data hasil rekaman serta analisis sistem aplikasi.
3.
Pengendalian arus data dari satu masukan sampai data keluaran, perekaman, pengoperasian komputer, penyimpanan file data, penyediaan, dan pengamanan perangkat keras komputer.
4.
Pemberian bimbingan, pembinaan, pelayanan, pengendalian komputerisasi dan kearsipan di lingkungan Pemerintah Daerah.
5.
Pengumpulan dan pengolahan arsip in-aktif daerah.
6.
penilaian dan penyerahan arsip statis daerah kepada Arsip Nasional Republik Indonesia setelah mendapat persetujuan tertulis Mentri Dalam Negeri.
7.
G.
Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Asisten Tata Praja.
Kemampuan Sebuah Sistem Informasi Manajemen Dalam Mengolah Data
6
Pengetahuan tentang potensi kemampuan sistem informasi yang dikomputerisasi akan memungkinkan seorang manajer secara sistematis menganalisis masing-masing tugas organisasi dan menyesuaikannya dengan kemampuan komputer. Sistem Informasi Manajemen secara khusus memiliki beberapa kemampuan teknis sesuai yang direncanakan baginya. Secara kolektif kemampuan ini menyangkal pernyataan bahwa komputer hanyalah mesin penjumlah atau kalkulator yang berkapasitas tinggi, sebenarnya komputer tidak dapat mengerjakan sesuatu ia hanya mengerjakan lebih cepat. Sistem Informasi Komputer dapat memiliki sejumlah kemampuan jauh diatas sistem non komputer. Kemampuan ini telah merevolusikan proses manajemen yang menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem yang telah ada. Beberapa kemampuan teknis terpenting dalam sistem komputer :
H.
1.
Pemrosesan data batch.
2.
Pemrosesan data tunggal.
3.
Pemrosesan on-line, real time.
4.
Komunikasi data dan switching pesan.
5.
Pemasukan data jarak jauh dan up date file.
6.
Pencarian records dan analisis.
7.
Pencarian file.
8.
Algoritme dan model keputusan.
9.
Otomatisasi kantor.
Pendekatan Dalam Pemrosesan Data Elektronik
7
Dalam Computer Based Systems suatu transaksi dapat dimasukkan secara sendiri-sendiri maupun secara kelompok, setelah dimasukkan dapat juga diproses secara langsung maupun kelompok. Agar lebih jelas, akan diuraikan satu persatu mengenai masing-masing sistem tersebut diatas. 1.
Pendekatan Batch Data Entry. Pendekatan ini merupakan pendekatan tradisional dalam pemasukkan data untuk diproses. Pendekatan tersebut pertama kali mengumpulkan data dari berbagai dokumen sumber untuk dibuat kelompok dan kemudian diproses secara berkala per kelompok. Media yang dapat dipakai untuk mendukung penggunaan pendekatan ini adalah Optical Character Recognition (OCR), Magnetic Ink Character Recognition (MICR), magnetic tapes, magnetic disk, dan Disket.
2.
Pendekatan On-line Data Entry. Pendekatan ini lebih maju dari pendekatan di atas. Pada on-line processing , setiap transaksi yang terjadi langsung dimasukkan ke dalam sistem untuk kemudian diproses. Dalam bidang produksi kita kenal suatu sistem JIT (just in time). Pada beberapa aplikasi, data yang berkaitan dengan suatu transaksi terlebih dahulu direkam/dicatat pada suatu dokumen sumber untuk kemudian dirubah bentuknya kedalam sistem komputer, tetapi ada juga yang tidak memerlukan adanya dokumen sumber, jadi data sudah langsung berbentuk computer-readable. Terlihat pada paragraf diatas, bahwa alat yang dapat digunakan untuk mendukung pendekatan ini dibagi menjadi dua kategori, yaitu : 1. Peralatan yang digunakan membutuhkan intervensi manusia. 2. Peralatan yang digunakan tidak membutuhkan intervensi manusia. Pada jenis nomor satu, transaksi yang terjadi dicatat pada suatu media, biasanya kertas, kemudian akan langsung dimasukkan kedalam komputer dengan cara diketik melalui keyboard. Proses pemasukkan data ini biasa disebut Keyed Data Entry. 8
Sedangkan pada jenis nomor dua, tidak diperlukan adanya media lain tetapi data transaksi langsung masuk kedalam komputer dalam bentuk yang sudah dapat dibaca komputer. Contohnya adalah penggunaan barcode, dalam penggunaan barcode ini kita tidak perlu lagi melakukan keying (pemasukkan data) tapi scanner langsung membaca data yang ada dan langsung disimpan dalam media tertentu (disket) menunggu di proses lebih lanjut. 3.
Pendekatan Batch Data Processing. Batch processing meliputi pemrosesan data secara kelompok. Sama dengan proses pemasukkan data secara kelompok, data yang sudah masuk dikumpulkan sampai batas tertentu (bisa dalam kuantitas maupun waktu) kemudian baru diproses. Secara umum pendekatan Batch Processing digunakan bersamaan dengan pendekatan Batch Entry, namun dalam beberapa aplikasi, Batch Processing digunakan bersamaan dengan pendekatan On-line Entry. Pada aplikasi ini data transaksi yang terjadi disimpan dalam suatu tempat sementara sampai jumlah tertentu atau waktu tertentu baru kemudian akan diproses. Pendekatan ini banyak digunakan jika transaksi yang terjadi mempunyai volume yang besar dan bersifat rutin. Dalam pendekatan ini terdapat dua tipe up-date data, yaitu : Sequential (berurut) dan Random (acak).
4. Pendekatan On-line Processing. Dalam pendekatan ini pemrosesan data akan dilakukan begitu data transaksi muncul. Pendekatan ini digunakan untuk situasi yang bersifat dinamis, dimana informasi yang upto-date sangat dibutuhkan. Pendekatan ini juga biasa disebut sebagai sistem pemrosesan interaktif, karena On-line Processing umumnya melibatkan interaksi langsung dengan manusia. Kombinasi yang paling mungkin adalah menggunakan On-line Processing dengan On-line Data Entry. Dari uraian di atas secara umum terdapat beberapa kombinasi pemrosesan data elektronik yang sering kita temui dalam suatu perusahaan, yaitu :
9
a. Batch Data Entry ; Batch Processing. b. On-line Data Entry ; Batch Processing. c. On-line Data Entry ; On-line Processing.
I.
Komunikasi Data Mayoritas pemakai komputer terdapat di perusahaan-perusahaan atau kantor-kantor.
Suatu perusahaan yang besar seringkali memiliki kantor-kantor cabang. Apabila suatu perusahaan yang mempunyai cabang di beberapa tempat adalah tidak efisien apabila setiap kali dilakukan pengolahan datanya harus dikirim ke pusat komputernya. Perlu diperhatikan bahwa berfungsinya suatu komputer untuk mengahasilkan informasi yang benar-benar handal, maka sedapat mungkin data yang dimasukkan benar-benar asli dari tangan pertama pencatat datanya, dan belum mengalami pengolahan dari tangan ke tangan. Apabila demikian bagaimana dengan data yang akan dioleh berasal dari cabang-cabang yang tersebar di beberapa tempat yang jauh letaknya dari pusat komputer. Di sini pentingnya dibangun suatu sistem komputerisasi, terutama untuk mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk pengolahan data. Tetapi kenyataannya, dalam sirkulasi suatu sistem pengolahan data, pengolahan itu sendiri hanya suatu bagian. Secara garis besar suatu sistem sirkulasi pengolahan data terdiri dari pengumpulan data, pemrosesan, dan distribusi. Dari sirkulasi ini masalah yang banyak dijumpai dari perusahaan-perusahaan justru dalam hal pengumpulan data dan distribusi data dan informasi untuk beberapa lokasi. Kemajuan tekonologi komunikasi sekarang mempunyai pengaruh pada perkembangan pengolahan data. Data dari satu lokasi dapat dikirim ke lokasi lain dengan alat telekomunikasi. Data perlu dikirim daris satu lokasi ke lokasi lain dengan alasan berikut : a. Transaksi sering terjadi pada suatu lokasi yang berbeda dengan lokasi pengolahan datanya atau lokasi di mana data tersebut akan digunakan, sehingga data perlu dikirim
10
ke lokasi pengolahan data dan dikirim lagi ke lokasi yang membutuhkan informasi dari data tersebut. b. Biasanya lebih efisien atau lebih murah mengirim data lewat jalur komunikasi, lebihlebih bila data telah diorganisasikan melalui komputer, dibandingkan dengan cara pengiriman biasa. Suatu organisasi yang mempunyai beberapa lokasi pengolahan data, data dari suatu lokasi pengolahan yang sibuk dapat membagi tugasnya dengan mengirimkan data ke lokasi pengolahan lain yang kurang atau tidak sibuk. Alat-alat yang mahal seperti alat pencetak grafik atau printer berkecepatan tinggi, sukup di satu lokasi saja, sehingga lebih hemat. Untuk data yang menggunakan komputer, pengiriman data menggunakan sistem transmisi elektronik, biasanya disebut dengan istilah komunikasi data. Teknik komputer dan teknk komunikasi berkembang dengan pesat. Akibatnya teknik komunikasi data yang merupakan perpaduan antara kedua teknik tersebut juga berkembang sangat pesat. Akhir-akhir ini perkembangan tersebut terasa juga dampaknya di Indonesia, sehingga keperluan akan tenaga yang terampil dan yang mempunyai pengetahuan komunikasi data juga meningkat. Bentuk Sistem Komunikasi Data Suatu sistem komunikasi data dapat berbentuk offline communication system atau online communication system. Sistem komunikasi data dapat dimulai dengan sistem yang sederhana, seperti misalnya jaringan akses terminal, yaitu jaringan yang memungkinkan seorang operator mendapatkan akses ke fasilitas yang tersedia dalam jaringan tersebut. Operator bisa mengakses komputer guna memperoleh fasilitas, misalnya menjalankan program aplikasi, mengakses database, dan melakukan komunikasi dengan operator lain. Dalam lingkungan ideal, semua fasilitas ini harus tampak seakan-akan dalam terminalnya, walaupun sesungguhnya secara fisik berada pada lokasi yang terpisah. Online communication system Berbeda dengan sistem komunikasi offline, pada sistem ini data yang dikirim melalui terminal dapat langsung diolah oleh pusat komputer, dalam hal ini CPU. Online communication system dapat berbentuk : 11
Remote Job Entry (RJE) System. Data yang akan dikirim dikumpulkan terlebih dahulu dan secara bersama-sama dikirimkan ke komputer pusat untuk diproses. Karena data dikumpulkan (batch) terlebih dulu dalam satu periode, maka cara pengolahan system ini disebut dengan batch processing system. Hasil dari pengolahan data umumnya ada di komputer pusat dan tidak dapat langsung seketika dihasilkannya, karena komputer pusat harus sekaligus memproses sekumpulan data yang cukup besar. Pada gambar 4 dapat dilihat bentuk kerja sistem ini. Realtime System. Suatu realtime system memungkinkan untuk mengirimkan data ke pusat komputer, diproses di pusat komputer seketika pada saat data diterima dan kemudia mengirimkan kembali hasil pengolahan ke pengirim data saat itu juga. American Airlines merupakan perusahaan yang pertama kali mempelopori sistem ini. Dengan realtime system ini, penumpang pesawat terbang dari suatu bandara atau agen tertentu dapat memesan tiket untuk suatu penerbangan tertentu dan mendapatkan hasilnya kurang dari 15 deitk, hanya sekedat untuk mengetahui apakah masih ada tempat duduk di pesawat atau tidak. Sistem realtime ini juga memungkinkan penghapusan waktu yang diperlukan untuk pengumpulan data dan distribusi data. Dalam hal ini berlaku komunikasi dua arah, yaitu pengiriman dan penerimaan respon dari pusat komputer dalam waktu yang relatif cepat. Sebagai ilustrasi dapat dilihat gambar. Penggunaan sistem ini memerlukan suatu teknik dalam hal sistem disain, dan pemrograman, hal ini disebabkan karena pada pusat komputer dibutuhkan suatu bank data atau database yang siap untuk setiap kebutuhan. Biasanya peralatan yang digunakan sebagai database adalah magnetic disk storage, karena dapat mengolah secara direct access (akses langsung), dan perlu diketahui bahwa pada sistem ini menggunakan kemampuan multi programming, untuk melayani berbagai macam keperluan dalam satu waktu yang sama. Timesharing System. Time sharing system adalah suatu teknik penggunaan online system oleh beberapa pemakai secara bergantian menurut waktu yang diperlukan pemakai. Disebabkan waktu 12
perkembangan proses CPU semakin cepat, sedangkan alat Input/Output tidak dapat mengimbangi kecepatan dari CPU, maka kecepatan dari CPU dapat digunakan secara efisien dengan melayani beberapa alat I/O secara bergantian. Christopher Strachy pada tahun 1959 telah memberikan ide mengenai pembagian waktu yang dilakukan oleh CPU. Baru pada tahun 1961, pertama kali sistem yang benar-benar berbentuk time sharing system dilakukan di MIT (Massachusetts Institute of Technology) dan diberi nama CTSS (Compatible Time Sharing System) yang bisa melayani sebanyak 8 pemakai dengan menggunakan komputer IBM 7090. Salah satu penggunaan time sharing system ini dapat dilihat dalam pemakaian suatu teller terminal pada suatu bank. Bilamana seorang nasabah datang ke bank tersebut untuk menyimpan uang atau mengambil uang, maka buku tabungannya ditempatkan pada terminal. Dan oleh operator pada terminal tersebut dicatat melalui papan ketik (keyboard), kemudian data tersebut dikirim secara langsung ke pusat komputer, memprosesnya, menghitung jumlah uang seperti yang dikehendaki, dan mencetaknya pada buku tabungan tersebut untuk transaksi yang baru saja dilakukan. Distributed Data Processing System. Distributed data processing (DDP) system merupakan bentuk yang sering digunakan sekarang sebagai perkembangan dari time sharing system. Bila beberapa sistem komputer yang bebas tersebar yang masing-masing dapat memproses data sendiri dan dihubungkan dengan jaringan telekomunikasi, maka istilah time sharing sudah tidak tepat lagi. DDP system dapat didefinisikan sebagai suatu sistem komputer interaktif yang terpencar secara geografis dan dihubungkan dengan jalur telekomunikasi dan seitap komputer mampu memproses data secara mandiri dan mempunyai kemampuan berhubungan dengan komputer lain dalam suatu sistem. Setiap lokasi menggunakan komputer yang lebih kecil dari komputer pusat dan mempunyai simpanan luar sendiri serta dapat melakukan pengolahan data sendiri. Pekerjaan yang terlalu besar yang tidak dapat dioleh di tempat sendiri, dapat diambil dari komputer pusat.
13
Referensi Bodnar and Hopwood. 2006. Accounting Information System. Prentice Hall. New Jersey
Internet : http://kuliah.wirautama.net/electronic-data-processing/ (Diakses pada 29 Oktober 2013) http://oktadymalik.multiply.com/journal/item/43 (Diakses pada 29 Oktober 2013) http://rooswhan.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/2893/ (Diakses pada 29 Oktober 2013)
14
