Op dit werk is de Creative Commons Licentie ‘Naamsvermelding-Gelijk delen 3.0 Unported' van toepassing (zie http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/deed.nl)
Instituut voor Media en Informatie Management
Archieven open u! Open Standaarden en Open Source Software in de archiefwereld
Afstudeerscriptie Informatie en Media / Archivistiek-B
Hade Mugie
Praktijkbegeleider:
Peter van Beek
Docentbegeleider:
Peter Horsman
22 februari 2008
Voorwoord Deze scriptie en de bijbehorende website http://ossarchieven.wordpress.com zijn tot stand gekomen in het kader van mijn studie Archivistiek-B, een specialisatie van de opleiding Informatie en Media aan de Hogeschool van Amsterdam. Als voormalig programmeur raakte ik geïnteresseerd in Open Source Software en begon me af te vragen wat de stand van zaken in de archiefwereld was met betrekking tot Open Source Software. Al pratend en lezend over het onderwerp besloot ik ook Open Standaarden bij het onderzoek te betrekken. Ik was tijdelijk werkzaam bij het gemeentearchief Ede, zij wilden eind 2007 beslissen of ze aan het eind van de lopende contractperiode verder wilden gaan met Atlantis of dat ze op een ander merk software wilden overstappen. De gemeentearchivaris Peter van Beek wilde graag weten of Open Source Software een goed alternatief zou zijn en was bereid als mijn praktijkbegeleider te fungeren. Zowel de scriptie als de website zijn bedoeld voor archivarissen met weinig affiniteit met ICT, al is enig vakjargon onvermijdelijk gebleken. Bij deze wil ik op de eerste plaats de mensen bedanken die voor mij hebben getypt: Mary Exel van het gemeentearchief Ede, mijn echtgenoot Louis Praamsma en mijn dochter Christine Praamsma. Louis ook nog bedankt voor de morele steun en het opmaken van de tekst. Door jullie is mijn RSI niet veel erger geworden en is de scriptie nu af. Verder wil ik iedereen bedanken die tijd heeft vrij gemaakt om mijn vragen te beantwoorden: Jules Lauwerier, Martin Mollema, Ma Oeh Pe, Gijsbert Kruithof, Peter van Beek, Carlo Buysrogge, Hanneke van Aalst-Houbraken, Joost van Koutrik, Jan Boeije, Diane Habets, Wim Mastenbroek, Marion Karsch, Joeri Meijer, Josje Everse, Femia Siero en Justin Banks, en ook nog Hans Waalwijk, Maaike Lulofs, Chris Streefkerk, Peter Waters, Chido Houbraken, Corné Dekker, Peter van Garderen, Chris Prom en Frits de Jong. Dan wil ik ook nog Marien Geelhoed, Henk Kuiper en Arjan Molenaar en bedanken voor de feedback op mijn teksten. En last but not least bedank ik mijn praktijkbegeleider Peter van Beek en mijn docentbegeleider Peter Horsman voor hun begeleiding.
Inhoud Samenvatting
7
Summary
8
1 1.1 1.2 1.3
Inleiding Inleiding Probleemstelling Gevolgde aanpak
9 9 10 10
2 2.1 2.2 2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.4 2.4.1 2.4.2 2.4.3 2.5
Open Standaarden Inleiding Standaarden Metadatastandaarden Voordelen Nadelen Voorbeelden Bestandsformaten Voordelen Nadelen Voorbeelden Conclusie
13 13 13 13 14 14 15 18 21 21 22 24
3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.8.1 3.8.2 3.8.3 3.8.4 3.9
Open Source Software Inleiding Software Open Source Software Voordelen Nadelen Licenties Kosten Voorbeelden en gebruik Archiefsoftware DIV-software Repositoriesoftware Overige Software Conclusie
25 25 25 25 27 31 34 35 36 37 39 39 40 41
4
Open Standaarden en Open Source Software
43
5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7
Rol van de overheid Inleiding Motie Vendrik OSOSS College en Forum Standaardisatie Actieplan De praktijk Conclusie
45 45 45 45 45 46 47 47
6 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7
Bepalende factoren Inleiding Beschikbaarheid Kwaliteit Kosten Medewerkers Plaats in de organisatie Conclusie
49 49 49 49 50 50 51 51
7 7.1 7.1.1 7.1.2 7.2
Conclusies en aanbevelingen Algemene conclusies en aanbevelingen Open Standaarden Open Source Software Specifieke adviezen voor het gemeentearchief Ede
53 53 53 54 57
Bronnenlijst
59
Bijlage I
65
Bijlage II
66
Bijlage III
67
Bijlage IV
68
Bijlage V
70
Archieven open u !
7
Samenvatting In deze scriptie wordt besproken wat de voor- en nadelen zijn van het gebruik van Open Standaarden en Open Source Software voor archiefinstellingen en DIVafdelingen. Bovendien wordt voor het gemeentearchief Ede de vraag beantwoord of Open Source Software een alternatief kan zijn ter vervanging van Atlantis. Met de Open Standaarden worden meestal open bestandsformaten bedoeld, maar ook metadatastandaarden zijn Open Standaarden. Metadatastandaarden zijn de facto standaarden waarmee, in dit geval, archieven en hun context beschreven kunnen worden. Metadatastandaarden zijn nodig om de toegankelijkheid en interoperabiliteit van archieven te waarborgen. Een archief kan inhoudelijk worden beschreven met ISAD(G) of met EAD, de XML-implementatie daarvan. Een archiefvormer kan inhoudelijk worden beschreven met ISAAR(CPF). EAC, de XML-implementatie daarvan is nog in ontwikkeling. Dublin Core is geschikt voor interoperabiliteit met de rest van de erfgoedsector. Er zijn nog andere metadatastandaarden in ontwikkeling. Conversie van bestaande papieren of Word toegangen naar metadatastandaarden zal veel tijd kosten. Als de in een organisatie gebruikte software EAD ondersteunt is het aan te bevelen om de oude toegangen daarin ook op te nemen of ze anders te converteren naar EAD. Een open bestandsformaat is een bestandsformaat dat is goedgekeurd door een nonprofit organisatie, is gepubliceerd, ter beschikking gesteld is op een royalty-free basis en geen beperkingen op het hergebruik heeft. Het gebruik van open bestandsformaten wordt als norm gesteld door het Kabinet en zorgt voor leveranciersonafhankelijkheid, toegankelijkheid, interoperabiliteit en digitale duurzaamheid. Bij invoering van open bestandsformaten kunnen er problemen ontstaan door de in de organisatie bestaande vendor lock-in, maar uitstel van invoering betekent alleen maar grotere problemen in de toekomst met betrekking tot digitale duurzaamheid. Goed bruikbare open bestandsformaten zijn HTML, TIFF, PDF/A en ODF. Open Source Software is een economisch en juridisch model voor software ontwikkeling waarbij de broncode vrij beschikbaar is en de licentienemer het recht heeft de broncode te wijzigen en te verspreiden. De grootste voordelen zijn dat de leveranciersonafhankelijkheid, het ontbreken van licentiekosten en de vaak betere ondersteuning van Open Standaarden. Bij de ontwikkeling van Open Source Software werken veel gebruikers actief mee aan de verdere ontwikkeling van de software en daar hebben de meeste archiefinstellingen niet genoeg tijd en kennis voor. Er is nog geen bruikbare Open Source archiefsoftware in Nederland. Bekende Open Source Software voor DIV-afdelingen zijn Alfresco en Typo3. Voor repositories bestaat onder andere DSpace en Greenstone. Omdat er nog geen bruikbare Open Source archiefsoftware bestaat in Nederland kan het gemeentearchief Ede Atlantis nu nog niet vervangen door Open Source Software.
Archieven open u !
8
Summary In this thesis the advantages and disadvantages of the use of Open Standards and Open Source Software in archival institutions and DIV-departments will be discussed. For the municipal archive of Ede the question will be answered if Open Source Software could be a viable alternative for Atlantis. Open Standards usually means open file formats but metadata standards are also Open Standards. Metadata standards are de facto standards used in this case for describing archives and their context. Metadata standards are necessary to guarantee the accessibility and interoperability of archives. An archive can be described using ISAD(G) or EAD, its XML-implementation. The creator can be described using ISAAR(CPF). EAC, the XML-implementation of ISAAR(CPF) is still under development. Dublin Core can be used for interoperability with the rest of the heritage-sector. There are still other metadata standards under development. Conversion of existing paper or Word finding-aids into metadata standards will take a lot of effort. If the software used by an organisation supports EAD it’s advisable to enter these old finding-aids into that software or else convert them to EAD. An open file-format is a file-format that is approved by a not-for-profit organisation, is published, is royalty-free available and has no restrictions on its reuse. The use of open file-formats has been deemed the norm by the Kabinet and creates supplierindependence, accessibility and digital permanence. When introducing open fileformats problems may arise due to the existing vendor lock-in in an organisation, but postponing the introduction only means bigger problems in the future with digital preservation. Usable open file-formats are HTML, TIFF, PDF/A and ODF. Open Source Software is an economic and legal framework for software development, where the source-code is freely available and the end-user has the right to modify and distribute the source-code. The biggest advantages are supplier-independence, no license costs and the often superior support of Open Standards. In the development of Open Source Software users are working actively with the developers, something most archival institutions don’t have enough resources for. At the moment there is no usable Open Source archival software available in the Netherlands. For DIV-departments Alfresco and Typo3 are viable alternatives, for repositories there is DSpace and Greenstone for example.
Archieven open u !
9
1 Inleiding 1.1 Inleiding Een van de vele zaken waar ik tijdens mijn studie Archivistiek-B mee te maken kreeg en mij in hoge mate interesseerde was het probleem van de digitale duurzaamheid. Digitale duurzaamheid wil zeggen ‘het op zodanige wijze vastleggen, bewaren, beheren en beschikbaar stellen van digitale documenten (in de brede zin van het woord), dat deze ook na verloop van tijd raadpleegbaar, toegankelijk en authentiek zijn.’ (Digitale Duurzaamheid, z.j.) Digitale duurzaamheid is een uiterst complexe materie. Behalve een gegevensdrager is er voor de toegankelijkheid van digitale informatie ook nog hardware, software en een gegevensopslagformaat nodig. Gegevensdragers zijn bijvoorbeeld cd’s, dvd’s, harde schijven en tapes. Hardware is o.a. de computer en bijv. een dvd-speler. Om die hardware te kunnen gebruiken is ook nog systeemprogrammatuur nodig. Software zijn de computerprogramma’s en gegevensopslagformaten zijn de bestandsformaten. Naast dit alles is er ook nog metadata nodig om de digitale informatie toegankelijk te maken omdat je metadata niet uit een digitaal document zelf kunt afleiden. De houdbaarheid van al deze vereisten is zeer gering, denk aan 5 1/4" floppy’s, PDP-11 en Word 1.0. Voorbeelden van nu (bijna?) niet meer bruikbare en toegankelijke gegevensdragers, hardware en software. Hardware, systeemprogrammatuur en gegevensdrager blijven in deze scriptie buiten beschouwing. Ik beperk me tot de zachtere kant: software, metadata en bestandsformaten. Het gemeentearchief Ede gebruikt op dit moment Atlantis. Juni 2008 zal het lopende contract eindigen, en de vraag is nu of er betere alternatieven zijn en of Open Source Software binnen het bereik van het gemeentearchief ligt. Het doel van deze scriptie en de bijbehorende website1 is om aan archivarissen en DIV’ers informatie te verstrekken over Open Standaarden en Open Source Software. Daarnaast worden er in de scriptie specifieke aanbevelingen gegeven aan het gemeentearchief Ede (de opdrachtgever) voor de eventuele vervanging van Atlantis door Open Source Software. De website zal in de loop der tijd verder worden aangevuld met nieuwe ontwikkelingen op het gebied van Open Standaarden en Open Source Software die relevant zijn voor archivarissen. De titel van de scriptie, ‘Archieven open u!’ is ontleend aan de titel van de motie Vendrik ‘Software open u!’ waarin de Tweede Kamer de Regering oproept het gebruik van Open Source Software en Open Standaarden te stimuleren.
1
http://www.ossarchieven.wordpress.com
Archieven open u !
10
1.2 Probleemstelling De centrale probleemstelling van deze scriptie is: Wat zijn de voor- en nadelen van het gebruik van Open Source Software en Open Standaarden voor archiefinstellingen en DIV-afdelingen in het algemeen en is het zinvol voor het gemeentearchief Ede om Atlantis te vervangen door een Open Source Softwarepakket en/of Open Standaarden te gaan gebruiken? Behalve deze scriptie verschijnt er ook een website (in de vorm van een blog) met informatie over Open Standaarden en Open Source Software voor archiefinstellingen en DIV-afdelingen. Voor de uitvoering van het onderzoek is deze centrale vraag opgesplitst in een aantal deelvragen als: • Wat is Open Source Software? • Wat zijn Open Standaarden en wat heeft dat met Open Source Software te maken? • Welke Open Source Software bestaat er voor archiefinstellingen en DIVafdelingen? • Welke relevante Open Standaarden bestaan er voor archiefinstellingen en DIVafdelingen? • Wat zijn de voor- en nadelen van het gebruik van Open Source software en Open Standaarden voor archiefinstellingen en DIV-afdelingen? • In hoeverre zijn deze voor- en nadelen specifiek voor archiefinstellingen en DIVafdelingen? • Welke factoren bepalen mogelijk de succesvolle toepassing van Open Source Software en Open Standaarden in archiefinstellingen en DIV-afdelingen? • Welke rol speelt de overheid?
1.3 Gevolgde aanpak Vanwege mijn RSI-klachten heb ik de afstudeerperiode heel ruim ingepland, zodat ik mijn computerwerkzaamheden goed kon spreiden. In mijn aanvankelijke afstudeervoorstel was het onderwerp van de afstudeeropdracht Open Source Software in archieven. Al snel werd me duidelijk dat ik bij het onderzoek naast Open Source Software ook Open Standaarden moest betrekken. Bovendien wilde ik me niet beperken tot alleen archiefinstellingen, maar ook DIV-afdelingen in het onderzoek betrekken omdat ze dezelfde archiefbescheiden gebruiken, maar in een ander stadium. Het was de bedoeling dat, als ik een stuk literatuur had gelezen, ik het heel kort zou bespreken op het blog. Helaas kostte dat toch teveel computertijd, ik kreeg weer meer last van RSI en ik ben grotendeels gestopt met het bijhouden van het blog. Na de afronding van de scriptie zal ik in de komende tijd de meest interessante bronnen alsnog op het blog plaatsen.
Archieven open u !
11
Een eerste oproep op de DIVAR-lijst en het Archiefforum om in contact te komen met gebruikers van Open Standaarden en Open Source Software leverde bijna geen reacties. Ondertussen had ik het onderwerp, dat veel te breed was ingeperkt: ik ging alleen onderzoek doen naar de situatie bij overheidsarchiefinstellingen en DIVafdelingen, en daarbij nog alleen naar specifieke archiefsoftware, dus geen browser- of office-software. Tijdens het onderzoek bleek dat ook de rol van DIV-afdelingen aan het veranderen is en dat de klassieke, aparte DIV-afdelingen lijken te gaan verdwijnen. Omdat dit nog beginnende ontwikkelingen zijn en ik geen tijd had om me hier verder in te verdiepen en omdat het een archivistiek scriptie is, heb ik alleen vluchtig gekeken naar DIV-software. De ondertitel van de scriptie heb ik hieraan aangepast. Er bleek aanvankelijk vooral heel veel Engelstalige literatuur te zijn, maar in de loop van 2007 verschenen er allerlei Nederlandse publicaties als voorbereiding op en naar aanleiding van het Actieplan Nederland Open in Verbinding. De resultaten van de literatuurstudie heb ik verwerkt in een eerste versie van de scriptie. Ondertussen heb ik nog een aantal interessante gesprekken gevoerd over het onderwerp met verschillende mensen. Vervolgens heb ik interviewvragen bedacht en getest op mijn praktijkbegeleider Peter van Beek. Via oproepen op de DIVAR lijst en het Archiefforum heb ik uiteindelijk 12 mensen bereid gevonden mijn vragen te beantwoorden. Helaas bleek er in Nederland nog erg weinig ervaring met Open Standaarden en Open Source Software. Er was al wel wat ervaring met EAD, maar dat was in de scriptie van Karsch en Keuning al besproken. Voor het Was-project (Wegwerken Achterstand Semi-statisch archief) in Ede ben ik zelf met EAD gaan experimenteren. Het lukte me al snel om met behulp van de EAD-toolbox van het Nationaal Archief van een spreadsheet met 20 dossierbeschrijvingen een EAD-bestand en een PDF-bestand te maken. Gaandeweg bleek 25-50 pagina’s toch erg weinig te zijn voor mijn onderwerp en mede omdat de tijd ging dringen heb ik keuzes moeten maken in de uitgebreidheid van de onderwerpen.
Archieven open u !
13
2 Open Standaarden 2.1 Inleiding Allereerst wordt uitgelegd wat standaarden in het algemeen zijn. Daarna worden van metadatastandaarden en bestandsformaten de voor- en nadelen besproken en een aantal voorbeelden genoemd.
2.2 Standaarden ‘Standaarden zijn wederzijds overeengekomen afspraken waarmee een activiteit of een product gecontroleerd kan worden en waarmee eenheid binnen een organisatie of een groep van organisaties, binnen landen of op wereldschaal gerealiseerd kan worden.’ (Karsch en Keuning, 2007, p. 16). Standaarden zijn mogelijk op allerlei gebieden: kwaliteitsstandaarden, communicatiestandaarden, veiligheidsstandaarden, standaardeenheden enzovoort. In deze scriptie beperk ik me tot twee soorten gegevens (data) standaarden, te weten metadatastandaarden en bestandsformaten. Metadata is data over data, gegevens over gegevens. In deze scriptie gaat het over het beschrijven van archieven en hun context. Dublin Core, ISAD(G) en EAD zijn bekende voorbeelden van metadatastandaarden. Met bestandsformaten wordt bedoeld de manier waarop gegevens in een computerbestand worden opgeslagen, het bestandstype. Dit wordt vaak aangegeven met een punt en (meestal) drie letters aan het eind van een bestandsnaam. Windows staat standaard zo ingesteld dat die zogenoemde extensie wordt verborgen en ook veel software houdt de extensie verborgen zodat gebruikers niet eens weten dat ze iets in een bepaald bestandsformaat opslaan. De meest bekende bestandsformaten zijn .DOC, .TIFF, .HTML en .PDF.
2.3 Metadatastandaarden Om archieven toegankelijk te maken worden ze voorzien van metadata. Daaruit vloeit voort dat metadatastandaarden open moeten zijn opdat iedereen kan zien welke data zijn vastgelegd. Archieven beschrijven wordt al heel lang gedaan, al ver voor invoering van de computer. Maar de exponentieel toegenomen hoeveelheid archiefbescheiden, de mogelijkheden van internet en de verwachtingen van bezoekers maken het noodzakelijk om het beschrijven te standaardiseren. Het expliciet beschrijven en vastleggen van metadata is vooral voor digitale archiefbescheiden heel belangrijk, omdat je metadata daar niet, in tegenstelling tot papieren/analoge archiefbescheiden, uit het document zelf kunt herleiden. Metadatastandaarden zijn de facto standaarden (zie pagina 20).
Archieven open u !
14
2.3.1 Voordelen Het gebruik van metadatastandaarden vergroot de toegankelijkheid van archieven doordat de ontstaanscontext en de structuur van archieven dan consequent, volgens internationale afspraken worden vastgelegd. Hierdoor ontstaat bovendien de mogelijkheid om de beschrijvingen van verschillende archieven aan elkaar te koppelen (interoperabiliteit) waardoor ze gelijktijdig doorzoekbaar kunnen worden. Ook kan, als iemand een nieuwe manier van presenteren van gegevens bedenkt, iedereen die methode zonder problemen met zijn eigen gegevens gebruiken. Als archiefbeschrijvingssoftware metadatastandaarden kan im- en exporteren ben je niet meer afhankelijk van één merk software en is er voor een eventuele overstap naar een ander merk geen belemmering. Een ander, door een geïnterviewde genoemd, voordeel is dat van de ondersteuning van de openbaarheid van bestuur. Ook werd nog genoemd, specifiek voor archieven, de uniforme doorzoekbaarheid van bestanden van verschillende archiefinstellingen en dus steeds meer eenheid in de archivistische praktijk, zowel nationaal als internationaal. Verwant hiermee werd publieksvriendelijkheid genoemd, doordat je op allerlei verschillende sites een zelfde soort functionaliteit hebt. Het beschrijven van archieven wordt efficiënter (het wiel hoeft niet elke keer opnieuw uitgevonden te worden). Het opstellen van kwaliteitsstandaarden wordt gemakkelijker doordat er (al bestaande) metadatastandaarden kunnen worden gebruikt. Metadatastandaarden kunnen in de opleiding gebruikt worden, zodat iedereen dezelfde standaarden leert gebruiken en dat niet meer afhankelijk is van wie er toevallig voor de klas staat. 2.3.2 Nadelen Conversie van bestaande papieren en Word toegangen naar EAD kost veel tijd en vereist nu nog vrij veel kennis van ICT en van EAD. Maar ook conversie naar ISAD(G) kost tijd en vereist kennis van ISAD(G). Deze, ook door een DIV’er genoemde, stijging in de beheerslasten door de inzet van de benodigde specialisten wordt echter niet veroorzaakt door het gebruik van een Open Standaard, maar doordat analoge gegevens worden geconverteerd/gedigitaliseerd. Ook overtypen of scannen en OCR-en van papieren toegangen om ze op te nemen in proprietary software als bijvoorbeeld Atlantis A&I kost veel tijd en ook kennis. Metadatastandaarden zijn nog volop in ontwikkeling, er zijn er al wel een aantal vastgelegd en breed geaccepteerd (Dublin Core, ISAD(G) en EAD), maar EAC is nog in ontwikkeling, net als ISIAH en ISDF.
Archieven open u !
15
2.3.3 Voorbeelden Dublin Core (ISO 15836:2003) is geen specifieke archiefbeschrijvingsstandaard, maar hij wordt wel vrij veel gebruikt in de rest van de erfgoedsector. De naam heeft niets te maken met de stad Dublin in Ierland, maar met het dorpje Dublin in Ohio in de VS, waar het idee ontstond bij ‘een bijeenkomst van metadata- en webspecialisten’, volgens de Nederlandstalige Wikipedia (Dublin Core, 2007). DEN (2006) beschrijft Dublin Core als ‘een sectoroverstijgende standaard voor het toekennen van metadata aan bronnen. In zijn meest eenvoudige vorm bestaat Dublin Core uit 15 velden. Het algemene, niet-sectorspecifieke karakter maakt deze beschrijvingsset geschikt om te dienen als uitwisselingsformaat tussen samenwerkende erfgoedinstellingen.’ In bijlage I staan de 15 elementen van Dublin Core. Dublin Core wordt onderhouden door The Dublin Core Metadata Initiative2, een open organisatie die zich bezighoudt met de ontwikkeling van interoperabele online metadatastandaarden die voor vele verschillende doeleinden gebruikt kunnen worden. Het International Council on Archives (ICA3 , ook wel Internationale Archiefraad) is een niet-gouvernementele organisatie voor de wereldwijde archief-community, gericht op het bevorderen van de instandhouding, de ontwikkeling en het gebruik van het mondiale archivistische erfgoed. Het ICA werkt aan de (inmiddels gedeeltelijk voltooide) ontwikkeling van een viertal archiefbeschrijvingsstandaarden. ISAD(G) is de afkorting van International Standard Archival Description (General). Het is een logisch gegroepeerde opsomming van ‘elementen’ met behulp waarvan een archief en zijn deelarchieven, rubrieken, series en archiefbestanddelen, ongeacht vorm, omvang of medium, op elk niveau volledig kan worden beschreven. In bijlage II staat de Nederlandse versie van ISAD(G). Er zijn zes essentiële beschrijvingselementen, te weten: referentie(s), titel, datering, beschrijvingsniveau, omvang en medium van de beschrijvingseenheid en archiefvormer. ‘De norm definieert evenwel geen uitvoerformaten, noch de wijze waarop de elementen worden gepresenteerd, bijvoorbeeld in inventarissen, catalogi, lijsten enzovoort.’ (ISAD(G), 2004, p. 4). ISAAR(CPF) staat voor International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families (ISAAR(CPF), 2004, p. 2) en beschrijft op een zelfde manier een archiefvormer4, zie bijlage III voor de Nederlandse vertaling. ISAAR(CPF) is de uitwerking van de context elementen van ISAD(G). ISAAR(CPF) heeft vier essentiële beschrijvingselementen, namelijk soort entiteit, geautoriseerde naam(namen), bestaansperiode en identificatiecode van de normbeschrijving. ISDF, de International Standard for Describing Functions beschrijft de functies van de archiefvormer. Deze standaard is nog in ontwikkeling, net als ISIAH (International Standards for Institutions with Archival Holdings) die de archiefbeheerder beschrijft.
2
http://dublincore.org/ http://www.ica.org 4 Authority records kunnen ook organisaties, personen of families beschrijven die een andere rol dan archiefvormer hebben (gehad) (Horsman, 2007/2008). 3
Archieven open u !
16
ISAD(G) en ISAAR(CPF) worden in Nederland weinig gebruikt, de meeste archieven hebben in de loop der jaren hun eigen beschrijvingsstandaarden ontwikkeld, die natuurlijk grotendeels in elk geval de essentiële elementen van ISAD(G) en ISAAR(CPF) bevatten. ISAD(G) en ISAAR(CPF) zijn inhoudelijke standaarden, om ze te kunnen gebruiken moeten ze geïmplementeerd worden. Dat kan gebeuren door de gewenste elementen in een tekstdocument te zetten, bijv. in PDF, ODF of Word. Dit lijkt nog het meest op het vroegere handmatige samenstellen van een inventaris. ISAD(G) en ISAAR(CPF) kunnen ook in archiefsoftware zijn opgenomen als data model zoals bijv. bij ICA-AtoM. Die software kan dan de gewenste toegangen produceren. Een derde mogelijkheid is EAD, een technische standaard die de ISAD(G) standaard heeft geïmplementeerd. EAD is de afkorting van Encoded Archival Description. Het is een standaard om archieftoegangen te maken in XML en is vastgelegd in het bestand EAD.DTD. ‘XML is een standaard voor (…) de representatie van gestructureerde gegevens in de vorm van platte tekst. Deze representatie is zowel machineleesbaar als leesbaar voor de mens.’ (Wikipedia (nl), Extensible Markup Language, 2007). Om de toegangen vervolgens te publiceren heb je een stylesheet nodig (een XSLT-bestand) waarmee je vormgeving van de publicatie zelf kunt bepalen. Je kunt je eigen stylesheets maken of bestaande stylesheets gebruiken of aanpassen. Uitvoer is in principe mogelijk in allerlei bestandsformaten, zoals PDF, ODF, HTML of Word. EAD wordt beheerd door de Library of Congress5 en de Society of American Archivists6. In bijlage IV staat een voorbeeld van een (gedeelte van een) EAD inventaris in twee formaten, als platte brontekst en als opgemaakt PDF-bestand. Volgens het Overzicht Archiefsoftware7 van de Taskforce Archieven kunnen de nieuwere versies van Adlib, MAIS-Flexis, CarIn, Ruurd, ScopeArchiv, ABS Archeion en natuurlijk proMEAD EAD exporteren en kunnen Adlib en proMEAD ook EAD importeren. EAD wordt o.a. gebruikt bij het IISG8, het Nationaal Archief9, het Regionaal Archief Leiden10 en het gemeentearchief Delft11. In het project Zuid-Hollandse Collecties Digitaal, een gezamenlijk project van een aantal archiefbewaarplaatsen in ZuidHolland, gaat men met behulp van EAD toegangen op internet zetten. Bij kleinere instellingen wordt EAD nog niet gebruikt, omdat de conversie van bestaande toegangen (op papier of in Word) arbeidsintensief is en nog vrij veel computerkennis 5
http://www.loc.gov/ead/ http://www.archivists.org/saagroups/ead/index.html 7 http://www.taskforce-archieven.nl/archiefsoftware/ 6
http://www.iisg.nl/ http://www.nationaalarchief.nl/ 10 http://www.leidenarchief.nl/ 11 http://thema.delft.nl/archief/index.htm 8 9
Archieven open u !
17
en -affiniteit vereist. Karsch en Keuning (2007) vinden het niet voor de hand liggen dat ‘een archiefbewaarplaats geheel zelfstandig een EAD-conversietraject uitvoert’, als redenen daarvoor noemen ze: Voor de uitvoering van dergelijke grootschalige projecten ontbreekt het doorgaans aan capaciteit om daarvoor een projectorganisatie te kunnen inrichten. Ook EADkennis en -vaardigheden ontbreken. Een bijkomend probleem vormt veelal de afdeling ICT. Deze voor het EAD-conversietraject cruciale factor wordt niet zelden bij kleine en middelgrote archiefbewaarplaatsen verzorgd vanuit een moederorganisatie, zoals de gemeente. De letterlijk en figuurlijk grote afstand tussen de archiefbewaarplaats en de moederorganisatie kan een belemmering zijn bij de inzet van ICT. Als er al wel een eigen ICT-afdeling is, is deze vaak klein en doorgaans niet afgestemd op extra werkzaamheden als het begeleiden van een EAD-conversietraject. Uitbesteding kan de instelling voor een belangrijk deel in operationele zin ontlasten, maar projectmanagement vanuit de instelling blijft noodzakelijk en er zal toch intensief contact met de uitvoerder moeten zijn over onder andere voorbewerking van de toegangen. (p. 55) Mijn interviews en eigen ervaring hebben dit beeld bevestigd. Net zoals er na de ontwikkeling van ISAD(G) behoefte bleek aan ISAAR(CPF) werd na de eerste ontwikkeling van EAD begonnen met het ontwikkelen van EAC. EAC is de afkorting van Encoded Archival Context en is volgens Pitti (2003, p. 1) ‘an ongoing initiative within the international archival community to design and implement a prototype standard based on Extensible Markup Language (XML) for encoding descriptions of record creators’. EAC is net als EAD vastgelegd in een DTD en is een implementatie van de archivistische normbeschrijving ISAAR(CPF). EAC is nog in ontwikkeling en wordt nog nauwelijks toegepast in Nederland. Bij het e-depot van het gemeentearchief Rotterdam is EAC ‘een van de ontwerpstandaarden voor het metadatasysteem’. (Horsman, 2007/2008). Over EAD en EAC is nog heel veel, meer diepgaande, informatie te vinden in de HvA scriptie uit 2007 van Marion Karsch en Jan Keuning getiteld ‘EAD en EAC; grensoverschrijdend en grensverleggend’. METS is net als EAD en EAC een DTD. Het is een standaard voor het coderen van beschrijvende, administratieve en structurele metadata betreffende objecten in een ‘digital library’, in XML. De standaard wordt onderhouden door de Network Development and MARC Standards Office of the Library of Congress12 en is ontwikkeld als een initiatief van de Digital Library Federation13. Omdat niet elke instelling en elk softwarepakket in de (erfgoed)wereld dezelfde metadatastandaarden gebruikt, zijn er crosswalks, ook wel mappings genoemd, ontwikkeld, waarin staat welk element uit de ene standaard overeenkomt met welk 12 13
http://www.loc.gov/marc/ndmso.html http://www.diglib.org/
Archieven open u !
18
element uit de andere standaard. In Appendix A14 van de Tag Library van The Library of Congress staan crosswalks tussen ISAD(G) en EAD en viceversa, waarbij ‘only clear equivalencies between data elements were included. Other roughly compatible elements that may be identifiable by users were omitted because the match was felt to be ambiguous or uncertain.’. Op diezelfde site staat ook een crosswalk15 van Dublin Core naar EAD versie 1.0. Uit de interviews en de literatuur blijkt dat er in de Nederlandse archieven nog niet veel gebruik wordt gemaakt van Open Standaarden, maar dat de meeste Open Standaarden wel bekend zijn bij de geïnterviewden. Als er standaarden worden gebruikt dan zijn dat meestal Open Standaarden en men kiest daarvoor vanwege de digitale duurzaamheid en/of de openheid.
2.4 Bestandsformaten In de praktijk wordt met een open standaard meestal een open bestandsformaat bedoeld. De Nederlandstalige Wikipedia (Open Standaard, 2007) heeft het bij de definitie van Open Standaarden vooral over de gevolgen van het gebruik van Open Standaarden. Open standaarden zijn publiek beschikbare specificaties om een bepaalde taak te volbrengen (veelal in gebruik bij hard- en software). Doordat iedereen de standaard mag gebruiken, neemt de uitwisselbaarheid tussen de verschillende soorten hardware- en softwareonderdelen toe. Met andere woorden; men kan dan zelf kiezen, welk softwareprogramma en/of welke computerapparatuur men aanschaft en gebruikt. Hierdoor is men minder afhankelijk van een bepaalde hardware- en/of softwareleverancier, dan wel dienstverlener. Wel is het zaak, dat men de juiste technische kunde en noodzakelijke apparatuur weet te (ver)krijgen, waarop oplossingen van andere fabrikanten (naadloos) kunnen aansluiten. De Engelstalige Wikipedia (Open Format, 2007) beschrijft wat een open bestandsformaat is: An open format is a published specification for storing digital data, usually maintained by a non-proprietary standards organization, and free of legal restrictions on use. For example, an open format must be implementable by both proprietary and free/open source software, using the typical licenses used by each. In contrast to open formats, proprietary formats are controlled and defined by private interests. Open formats are a subset of open standards. The primary goal of open formats is to guarantee long-term access to data without current or future uncertainty with regard to legal rights or technical specification. A common secondary goal of open formats is to enable competition, instead of allowing a vendor’s control over a proprietary format to inhibit use of competing products. Governments have increasingly shown an interest in open format issues.
14 15
http://www.loc.gov/ead/tglib/appendix_a.html http://www.loc.gov/ead/ag/agappb.html
Archieven open u !
19
Bruce Perens, een van de oprichters van de Open Source Initiative, heeft een heel uitgebreide beschrijving16 van de definitie van open standaarden beschreven, maar dat valt buiten het bereik van deze scriptie. Overheid.nl (2006) noemt in de Webrichtlijnen een Open Standaard ‘een standaard dat [sic] van niemand eigendom is en door iedereen gebruikt mag worden. Niemand is eigenaar van bijvoorbeeld HTML of CSS. Dit in tegenstelling tot proprietary (gesloten) standaarden, zoals Microsoft’s Word-formaat.’ OSOSS (2007a) en Van den Assem et al (2007) verstaan onder een Open Standaard een standaard die voldoet aan de volgende eisen: 1. De standaard is goedgekeurd en zal worden gehandhaafd door een not-for-profit organisatie, en de lopende ontwikkeling gebeurt op basis van een open besluitvormingsprocedure die toegankelijk is voor alle belanghebbende partijen (consensus of meerderheidsbeschikking enz.); 2. De standaard is gepubliceerd en over het specificatie document van de standaard kan vrijelijk worden beschikt of het is te verkrijgen tegen een nominale bijdrage. Het moet voor een ieder mogelijk zijn om het te kopiëren, beschikbaar te stellen en te gebruiken om niet of tegen een nominale prijs; 3. Het intellectuele eigendom - m.b.t. mogelijk aanwezige patenten - van (delen van) de standaard is onherroepelijk ter beschikking gesteld op een royalty-free basis; 4. Er zijn geen beperkingen omtrent het hergebruik van de standaard; Nu rijst wel de vraag wat precies een ‘nominale bijdrage’ is. Bijvoorbeeld NEN-ISO 19005-1:2005 (PDF 1.4) kost € 75 excl. BTW en verzendkosten. Zo’n bedrag kan toch een behoorlijke drempel opwerpen en dat maakt zo’n standaard toch een stuk minder open. In het Actieplan ‘Nederland open in verbinding’ (Heemskerk, 2007) gebruikt het kabinet naast deze nog twee andere gradaties van openheid, naar analogie van het Belgische model: Open Specificatie: een open specificatie is een specificatie die is gepubliceerd en over het document van deze specificatie kan vrijelijk worden beschikt. Of het is te verkrijgen tegen een nominale bijdrage. Het moet voor een ieder mogelijk zijn om het te kopiëren, beschikbaar te stellen en te gebruiken ‘om niet’ of tegen een nominale prijs. Vrije Specificatie: een vrije specificatie is een open specificatie die vrij is van juridische beperkingen die het gebruik en verspreiding bemoeilijken. Het intellectuele eigendom - met betrekking tot mogelijk aanwezige patenten - van (delen van) de standaard is onherroepelijk ter beschikking gesteld aan iedereen op een ‘royaltie [sic] free’ basis. (p. 22)
16
http://perens.com/OpenStandards/Definition.html
Archieven open u !
20
Schematisch weergegeven: Open standaard
Vrije specificatie
Open specificatie
Goedgekeurd, non-profit organisatie, open X besluitvormingsprocedure Gepubliceerd, beschikbaar om niet of tegen X X X een nominaal bedrag Eventueel intellectueel eigendom is royaltyX X free beschikbaar Onbeperkt hergebruik X X X Elke andere combinatie van criteria wordt als een gesloten standaard beschouwd. Door deze definities ontstaan er gradaties in openheid zodat organisaties met tijdelijke tussenoplossingen kunnen werken wanneer er nog geen open standaard beschikbaar is voor een bepaalde situatie. Behalve het bovengenoemde onderscheid kun je standaarden ook onderverdelen in de jure standaarden en de facto standaarden. ‘De jure standaarden zijn standaarden die zijn vastgelegd door officiële standaardiseringsorganisaties. Deze internationale, regionale of nationale organisaties danken hun officiële status door de participatie van een (inter-)gouvernementele instanties’ aldus Boudrez (2005). Hij definieert de facto standaarden als: ‘standaarden [die] zijn vastgelegd door niet-officiële standaardiseringsorganisaties of vanwege hun wijdverspreidheid de norm [zijn] geworden’. (p. 2) Veel standaarden komen tot stand binnen de niet-officiële standaardisatieorganisaties als OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards), W3C (World Wide Web Consortium) en AIIM (Association for Information and Image Management). De jure standaardisatieorganisaties zoals ISO (International Organization for Standardization) en NEN (NEderlandse Norm) beperken zich vaak tot het ratificeren van die de facto standaarden. Theunissen (2007) beschrijft de werking van standaardisatieorganisaties als volgt: ‘Deze (non-profit) organisaties werken internationaal, neutraal en onafhankelijk. Zij staan er borg voor dat een standaard open, beschikbaar en volgens strikte spelregels gehandhaaft [sic] blijft. Er wordt geen voorkeur van leverancier gegeven vanuit de standaardorganisaties.’ (p. 5). ‘De standaarden komen tot stand door gezamenlijk overleg van de verschillende ICTleveranciers in de schoot van de standaard-organisatie. Met andere woorden, ze zijn het resultaat van een consensus en kunnen nooit eigendom zijn van slechts één leverancier.’ (Theunissen, 2007, p. 5) ‘De goedkeuring van een norm (…) vindt plaats via een stemprocedure ter afsluiting van een periode van openbaar onderzoek waarin commentaar kan worden verkregen van vertegenwoordigers uit sociaal-economische kring (zoals bedrijfsleven, consumentenorganisaties, milieuorganisaties).’ (Europese Commissie, 2005, p. 22). In het Actieplan Nederland Open in Verbinding (zie paragraaf 5.5) stelt het Kabinet het gebruik van open standaarden als norm.
Archieven open u !
21
2.4.1 Voordelen Het meest in het oog springende voordeel van open bestandsformaten is de leveranciersonafhankelijkheid. ‘As long as one has to rely upon an individual private corporate organisation to access and use one’s digital content, it can never be effectively curated, and its longevity can never be assured’ (McHugh, 2005, 23). Gegevens opgeslagen in Open Standaarden blijven toegankelijk voor de eigenaar, hij is daarvoor niet afhankelijk van de goodwill (waar vaak voor moet worden betaald) van de eigenaar van de standaard. Ook is een gebruiker niet meer afhankelijk van één softwareleverancier om zijn data te kunnen bewerken, ook met een ander merk software kunnen zijn bestanden bewerkt worden. Softwareleveranciers moeten bovendien gaan concurreren op de functionaliteit van hun software, want als die niet goed is kan de klant met al zijn gegevens zonder problemen overstappen naar de concurrent. Hierdoor zal software van betere kwaliteit worden en heeft de gebruiker meer keuze. Van den Assem et al (2007) noemen als belangrijkste voordeel van Open Standaarden interoperabiliteit, hiermee bedoelen ze: ‘de mogelijkheid om applicaties, systemen, netwerken en diensten te koppelen zodat ze een toegevoegde waarde kunnen bieden in de processen waarvoor ze worden ingezet’ (p. 4). Ze hebben het dan over de koppeling tussen systemen die nu in gebruik zijn op verschillende plaatsen en bij verschillende organisaties. Voor archivarissen is temporele interoperabiliteit (digitale duurzaamheid) nog veel belangrijker, namelijk een koppeling tussen systemen niet alleen op verschillende plaatsen maar ook op verschillende tijdstippen. Want volgens artikel 11 lid 1 van het Archiefbesluit 1995 moet de zorgdrager er voor zorgen dat er bij blijvend te bewaren archiefbescheiden bij raadpleging na tenminste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang is te constateren. Digitale duurzaamheid en interoperabiliteit werd ook door een aantal geïnterviewden genoemd als belangrijkste voordeel van Open Standaarden. Omdat het gebruik van Open Standaarden binnen de overheid als norm wordt gesteld (zie paragraaf 5.5) sluit je met het gebruik van open bestandsformaten steeds meer aan bij de praktijk van steeds meer organisaties en wordt archief toegankelijker. 2.4.2 Nadelen Het grootste nadeel bij de invoering van open bestandsformaten is de bestaande ‘vendor lock-in’, zoals Van Bussel (2007) het beschrijft in zijn column ‘het einde van ODF?’. Er is zwaar geïnvesteerd in geautomatiseerde bedrijfsprocessen, waarin de kantoorautomatisering in veel organisaties zo goed als cruciaal is. Er is in de meeste situaties geen mogelijkheid om een handmatige inspectie uit te voeren op de geconverteerde documenten. Een vlekkeloze integratie van applicaties is nodig, en de bestaande organisatorische documenten zijn zo goed als volledig opgeslagen in Microsoft’s binaire formaten. De betrouwbaarheid van documentenconversie dient zeer hoog te zijn. Vanwege compliance-overwegingen eist de wetgeving een 100 % betrouwbaarheid in de migratie van binaire documenten naar XML. Er bestaat geen ‘archief’-wet die niet eist dat opgeslagen documenten accuraat worden behouden. Wat nog veel belangrijker is: er bestaat in de meeste bedrijven
Archieven open u !
22
meer dan 15 jaar ervaring in het bouwen van bedrijfsprocessen met volledig geïntegreerde applicaties en andere cliënt/server integratie, op basis van MS Office. De afhankelijkheid van die applicatie is bijna 100 %. Een open bestandsformaat moet dus, net als elk ander niet Microsoft-bestandsformaat opboksen tegen het Microsoft-monopolie. Maar door de overstap naar Open Standaarden (en Open Source Software) uit te stellen wordt het probleem alleen maar vooruit geschoven en verergerd, omdat er in de tussentijd dan nog meer documenten in gesloten bestandsformaat zijn aangemaakt. Invoering van een ander (open) bestandsformaat vergt heel veel inspanning van de hele organisatie en met name van de afdeling ICT. Het tijdpad zoals vastgelegd in het Actieplan (zie paragraaf 5.5) is wel heel erg kort voor een dergelijke ingrijpende operatie. Aan het gebruik van open bestandsformaten lijken geen nadelen te kleven. 2.4.3
Voorbeelden
Het bestandsformaat waarin documenten worden opgeslagen wordt meestal niet door archivarissen of DIV’ers bepaald, maar wordt organisatiebreed vastgesteld. De bekendste open bestandsformaten zijn: HTML 4.0 (ISO/IEC 15445:2000), HyperText Markup Language, is een opmaaktaal voor webpagina’s. HTML ondersteunt hyperlinks/koppelingen waarmee van het ene naar het andere document kan worden gesprongen. Er zijn vaste ‘tags’ waarmee de opmaak wordt geregeld. HTML wordt meestal bekeken met een webbrowser. TIFF (ISO 12639:2004), Tag Image File Format, is een flexibele bestandsindeling voor de opslag van afbeeldingen, normaal gesproken zonder compressie. PNG (ISO/IEC 15948:2004), Portable Network Graphic, is een bestandsformaat voor afbeeldingen met verliesloze compressie. JPEG 2000 (ISO/IEC 15444-1:2000) is een standaard voor compressie van afbeeldingen en is vooral geschikt voor het weergeven van afbeeldingen op internet. De verschillende bestandsformaten voor afbeeldingen hebben elk hun eigen voor- en nadelen, de keuze is dan ook afhankelijk van de situatie. ODF (ISO 26300:2006), Open Document Format for Office Applications (OpenDocument) v1.0, wordt gebruikt voor (kantoor)documenten die nog bewerkt moeten worden. ODF is een XML schema for office applicaties. Het is geschikt voor tekstdocumenten, spreadsheets, grafieken en grafische documenten als tekeningen en presentaties, maar is daar niet toe beperkt. De vastlegging van ODF als standaard door de ISO wordt door een van de geïnterviewden gezien als best practice op het gebied van Open Source Software en Open Standaarden. In het Actieplan wordt ODF expliciet genoemd als te gebruiken Open Standaard door de overheid. ODF wordt niet expliciet genoemd in de Regeling geordende en
Archieven open u !
23
toegankelijke staat archiefbescheiden uit 2002, maar ODF is een XML schema, en XML wordt daar wel genoemd. In beide gevallen was het verstandiger geweest om geen expliciete standaarden te noemen maar open standaarden in het algemeen verplicht te stellen, zoals Jorien Weterings (2006) ook betoogt in haar scriptie ‘Substitutie van archiefbescheiden, eisen te stellen aan de opslagformaten’. In haar scriptie wordt de openheid van het opslagformaat (mijn inziens terecht) als eerste genoemd, (p. 41-42) in haar artikel in het Archievenblad (Weterings, 2007) is dat helaas niet opgenomen. In het ‘Advies Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (Regeling 12)’ (2006) staat gelukkig dat de nieuwe Regeling geen specifieke standaarden meer bevat, maar alleen de eisen die er aan gesteld worden. PDF/A, ook wel PDF 1.4 (ISO 19005-1:2005) en binnenkort PDF 1.7 (ISO/DIS 32000, Under development), Portable Document Format, is het formaat voor documenten die in hun oorspronkelijke vorm gereproduceerd moeten kunnen worden. Een PDF-document ziet er altijd hetzelfde uit, ongeacht de instellingen of het merk van de hardware of software waarmee het PDF-document bekeken wordt. PDF is dus uitermate geschikt als bestandsformaat voor duurzaam te bewaren archiefbescheiden. XML (eXtensible Markup Language) is een subset van SGML (ISO 8879:1986). XML bevat gestructureerde informatie, is systeemonafhankelijk en wordt opgeslagen als platte tekst, die voor mensen en machines leesbaar is. Inhoud, structuur en opmaak zijn gescheiden. De inhoud staat in het .XML-bestand. De structuur staat in een .DTD (Document Type Definition) met (zelfgemaakte) hiërarchische tags. EAD is daar een voorbeeld van. De opmaak tenslotte staat in een .XSL (eXtensible Style Sheets). Op internet staat een eenvoudige, hele duidelijke Duitstalige inleiding17 op XML geschreven door Michael Näf. XML is overigens geen Open Standaard maar een vrije specificatie (volgens het schema op blz. 20) en is ontwikkeld en wordt onderhouden door W3C18. Uit het onderzoek dat door Marketcap werd gedaan voorafgaand aan het opstellen van het Actieplan bleek dat bijna 60% van de (semi-)overheidsorganisaties aangaf dat met Open Standaarden wordt gewerkt. Bij circa 55% van de (semi-)overheidsorganisaties worden Open Standaarden meegenomen in de procedures en protocollen bij aanbestedingen. Bij circa 27% worden Open Standaarden altijd meegenomen en bij circa 38% is dit soms. (Heemskerk, 2007, p.5).
17 18
http://www.swisseduc.ch/informatik/programmiersprachen/xml_einfuehrung/ http://www.w3c.org
Archieven open u !
24
2.5 Conclusie Metadatastandaarden Metadatastandaarden zijn de facto standaarden waarmee, in dit geval, archieven en hun context beschreven kunnen worden. Metadatastandaarden zorgen er voor dat archieven toegankelijk blijven. Bovendien wordt het door het gebruik van metadatastandaarden mogelijk om beschrijvingen van verschillende archieven aan elkaar te koppelen en ontstaat er steeds meer eenheid in de archivistische praktijk. Metadatastandaarden zijn nog in ontwikkeling en conversie van bestaande papieren of Word toegangen naar metadatastandaarden kost veel tijd. De bekendste metadatastandaarden zijn Dublin Core, een zeer algemene inhoudelijke standaard, en ISAD(G) en ISAAR(CPF), twee inhoudelijke beschrijvingsstandaarden voor respectievelijk een archief en een archiefvormer. Ook EAD, een XML-implementatie van ISAD(G), is een steeds meer bekende metadatastandaard in de archiefwereld. Al deze metadatastandaarden worden in Nederland nog voornamelijk door grotere archiefinstellingen gebruikt. Bestandsformaten Een bestandsformaat is de manier waarop gegevens in een computerbestand worden opgeslagen. Kenmerken van een echte Open Standaard zijn: 1. Goedgekeurd door een non-profit organisatie, ontwikkeling gebeurt op basis van een open besluitvormingsprocedure. 2. Gepubliceerd, over het specificatiedocument kan vrijelijk worden beschikt of het is te verkrijgen tegen een nominale bijdrage. 3. Het intellectuele eigendom is onherroepelijk ter beschikking gesteld op een royalty-free basis. 4. Er zijn geen beperkingen op het hergebruik. Een open standaard die niet door een non-profit organisatie is goedgekeurd wordt een vrije specificatie genoemd. De belangrijkste voordelen van open bestandsformaten zijn: leveranciersonafhankelijkheid, toegankelijkheid, interoperabiliteit, digitale duurzaamheid en het volgen van overheidsrichtlijnen. Het gebruik van open bestandsformaten kent geen nadelen, bij de invoering daarentegen kunnen er grote problemen ontstaan door de in een organisatie bestaande vendor lock-in. Open bestandsformaten moeten al bij archiefvorming worden gebruikt. Als ze pas later worden toegepast, dan moeten de bestanden worden geconverteerd of gemigreerd en daarmee kan de authenticiteit van de archiefbescheiden in gevaar komen. De bekendste open bestandsformaten zijn HTML (voor webpagina’s ), TIFF (voor afbeeldingen), PDF/A (voor statische documenten) en ODF (voor kantoordocumenten).
Archieven open u !
25
3 Open Source Software 3.1 Inleiding Eerst wordt kort uitgelegd wat software is en daarna wat Open Source Software precies is. Vervolgens worden de voor- en nadelen van Open Source Software besproken. Ook wordt informatie gegeven over licenties en de kosten van software. Het hoofdstuk wordt afgesloten met een aantal voorbeelden van Open Source Software.
3.2 Software Software (computerprogramma’s) is een verzameling instructies aan een computer om bepaalde opdrachten uit te voeren. Een computerprogrammeur voert die instructies in een voor mensen leesbare taal (de broncode) in. Daarna wordt het programma gecompileerd (vertaald) naar een voor de computer leesbare taal. De broncode van software kun je vergelijken met het recept voor een gerecht. Als het gerecht af is kun je niet meer zien welk recept gebruikt is. Iemand die de taal waarin het recept geschreven is kan lezen en beschikking heeft over het recept, kan het uitvoeren, net zoals een computer een programma uitvoert. Als Microsoft een kok was zou niemand ooit zijn recepten mogen zien of aanpassen omdat ze het gerecht bijvoorbeeld te zoet vinden. Bij Open Source Software als kok mag iedereen de recepten bekijken, veranderen of verspreiden, als ze er maar bij vertellen wie de oorspronkelijke makers zijn.
3.3 Open Source Software Er zijn veel verschillende definities van Open Source Software, de Nederlandstalige Wikipedia (Open Source Software, 22 maart 2007), Baten (2003) en Theunissen (2007) noemen allemaal slechts een aspect: Open Source Software is software waarvan de broncode vrij beschikbaar en aan te passen is. De Engelstalige Wikipedia (Open Source Software, 18 juli 2007) is uitgebreider: Open source software is computer software whose source code is available under a license (or arrangement such as the public domain) that permits users to use, change, and improve the software, and to redistribute it in modified or unmodified form. It is often developed in a public, collaborative manner. Het OSI19 (Open Source Initiative), is de non-profit organisatie die fungeert als standaardisatieorganisatie voor Open Source Software. Hun definitie van Open Source Software is: ‘Open source is a development method for software that harnesses the power of distributed peer review and transparency of process. The
19
http://www.opensource.org
Archieven open u !
26
promise of open source is better quality, higher reliability, more flexibility, lower cost, and an end to predatory vendor lock-in.’ Het OSI heeft de Open Source Definition opgesteld waarin de tien criteria staan waar Open Source Software aan moet voldoen. De 10 criteria zijn in het kort: 1. Free redistribution. 2. Source code. 3. Derived works. 4. Integrity of the author’s source code. 5. No discrimination against persons or groups. 6. No discrimination against fields of endeavor. 7. Distribution of license. 8. License must not be specific to a product. 9. License must not restrict other software.. 10. License must be technology-neutral.(Coar, 2006). Het programma OSOSS (2007b) en het Forum Standaardisatie (2007) omschrijven Open Source Software als software met twee kenmerken: 1. De broncode van de software is vrij beschikbaar. 2. In het licentiemodel is het intellectueel eigendom en het (her)gebruik van de software en bijbehorende broncode dusdanig geregeld dat de licentienemer de broncode mag inzien, gebruiken, verbeteren, aanvullen en distribueren. Net als bij Open Standaarden is er geen eenduidige definitie van Open Source Software. Uit die van het programma OSOSS spreekt duidelijk dat het niet zozeer om een bepaald type computerprogramma gaat, maar dat het vooral een juridische, auteursrechtelijke kwestie is, ‘een economisch model voor de produci [sic], distributie en ondersteuning van software’ (Baten, 2003, p.30) , ‘een beperking op de restricties op intellectueel eigendom’ (Van den Assem et al, 2007, p.7). Open Source zegt dus niets over de kwaliteit van de software en Open Source Software hoeft dus ook niet gratis te zijn, ook is het niet automatisch gemakkelijker (of moeilijker) om nieuwe applicaties te bouwen met Open Source Software. Open Source Software wordt vaak niet door een bedrijf of programmeur alléén ontwikkeld. Ontwikkeling gebeurt vaak in een zogenaamde ‘community’: een groep ontwikkelaars (al dan niet in dienst van een bedrijf), gebruikers en verder iedereen die geïnteresseerd is. Er zijn hele kleine informele communities (1-2 leden) tot hele grote (ruim 350.000 leden). De term Open Source Software wordt soms verward met freeware, shareware of public domain software. Freeware is gratis software waarbij de broncode niet ter beschikking wordt gesteld. Shareware is try-before-you-buy-software, je kunt hem bijvoorbeeld een maand of tien keer proberen, of bepaalde functies werken niet als je niet betaalt. Shareware wordt daarom ook wel crippleware genoemd, en ook hier wordt de broncode niet beschikbaar gesteld.
Archieven open u !
27
Publiek domein software (ook wel public domain software) is gratis software die vrij is van auteursrechten, de broncode zal dan ook ter beschikking zijn gesteld. Free software (free as in free speech, not as in free beer) is ongeveer hetzelfde als Open Source Software, maar legt de nadruk op de vrijheid van softwaregebruikers en −ontwikkelaars om te doen wat ze willen met software, terwijl het bij Open Source Software meer om een ander soort zakelijk gebruik gaat. Ook wordt Open Source Software wel niet-commerciële software genoemd, maar dat klopt niet. Steeds meer Open Source Software wordt ondersteund door een of meerdere bedrijven die er winst mee maken door onder andere de verkoop van diensten er omheen. Software die geen Open Source Software is wordt proprietary software, closed source software of gesloten-bron software genoemd (en ook nog wel ‘gewone’ software).
3.4 Voordelen De twee belangrijkste, meest in het oog springende, voordelen van Open Source Software zijn de leveranciersonafhankelijkheid en het feit dat je geen licentiekosten hoeft te betalen. Leveranciersonafhankelijkheid Leveranciersonafhankelijkheid (het tegenovergestelde van vendor lock-in) wil zeggen dat een klant onafhankelijk is van een bepaalde leverancier voor producten en service en dat het goed mogelijk is over te stappen naar een andere leverancier zonder aanzienlijke overstapkosten. Omdat de broncode vrij beschikbaar is, kan in principe iedereen de Open Source Software aanpassen. Je bent dus niet meer afhankelijk van de oorspronkelijke auteur (of bedrijf), en dat biedt een aantal voordelen: • Men kan zelf tekortkomingen (laten) oplossen of ontbrekende functionaliteit (laten) toevoegen. • Als een oorspronkelijke ontwikkelaar er mee stopt, dan kan een ander de verdere ontwikkeling gewoon overnemen. • Als een bedrijf te veel geld vraagt voor zijn producten of diensten of op een andere manier niet bevalt, dan kan de klant met de software naar een ander bedrijf overstappen. • Omdat iedereen kan zien hoe veilig (of onveilig) het programma is en daar aanpassingen aan kan doen ben je niet meer afhankelijk van één leverancier voor een beveiligingsupdate. • Nederland is een klein land, met een kleine markt wereldwijd gezien. Bij proprietary software loont het voor een leverancier vaak niet om een bepaald pakket te vertalen, bij Open Source Software kan de gebruiker dat gewoon zelf (laten) doen. • Als een nieuwe versie wordt uitgebracht ben je niet verplicht om die te gaan gebruiken, de oudere versie blijft gewoon werken en in de community rondom het pakket zijn er altijd wel partijen die de oude versie blijven ondersteunen.
Archieven open u !
28
Als je een pakket op een ander platform wilt gaan draaien, (bijv. Linux i.p.v. Windows) dan kun je dat gewoon (laten) doen, je bent er niet afhankelijk van of de oorspronkelijke leverancier het programma ook op een ander platform wil uitbrengen. Steeds meer Open Source Software is overigens platformonafhankelijk. De vraag is echter hoe vaak aanpassing van code door derden plaats zal gaan vinden. Jules Lauwerier, proces- en informatiearchitect van de gemeente Ede, denkt het doorgronden van andermans broncode zoveel tijd kost dat het vaak sneller (en dus goedkoper) is om de gewenste functionaliteit zelf te bouwen. Van den Assem et al (2007) zeggen: Bij standaard open source pakketten die door meerdere leveranciers ondersteund worden, zal de overschakeling van leveranciers redelijk mogelijk zijn. Indien er geen sprake is van een standaard pakket, of er is doorontwikkeld op basis van bestaande open source software, dan zal omschakeling veel moeilijker zijn. Gebrek aan compatibiliteit en standaardisatie zorgen er dan vaak voor dat er afhankelijkheden tussen stukken software aanwezig blijven, waardoor het uitnemen van één software component en vervanging door een andere moeilijk en duur is. Laat met [sic] het softwareproduct dan ongewijzigd en vervangt men de leverancier, dan is er sprake van hoge inwerkkosten. Leveranciersonafhankelijkheid wordt dus wel bevorderd door het open source software model, maar er zijn altijd nog aanzienlijke omschakelkosten (ook wel switching costs genoemd in goed ICT jargon). (p. 9). Een ontwikkelaar van proprietary software verdient zijn geld door het verkopen van software en niet door het bieden van service en ondersteuning, dat is alleen een kostenpost. Als de markt verzadigd raakt zal een producent eerst proberen ‘nieuwe’ versies in de markt te zetten maar daar zullen bestaande klanten steeds minder vaak in mee gaan. Op de lange termijn kan een leverancier alleen overleven als hij een monopolie heeft waardoor klanten geen andere mogelijkheid hebben dan elke keer maar weer een nieuwe versie (inclusief nieuwe fouten) te kopen.
•
Geen licentiekosten Omdat je geen licentiekosten hoeft te betalen, maakt het niet meer uit of je 3 of 30 of 300 gebruikers hebt, dat kost niets extra. Baten (2003) zegt dat volgens een onderzoek van CMG dit argument alleen relevant is voor relatief kleine organisaties van minder dan duizend werkplekken, daarboven ‘gaan de beheerskosten een alles overheersende rol spelen’ (p. 28). Voor archieven en DIV-afdelingen scheelt het ontbreken van licentiekosten dus veel geld bij de aanschaf van nieuwe software. Dit voordeel (geen aanschafkosten) werd ook genoemd door een aantal geïnterviewden. Je hoeft bovendien geen licentieadministratie bij te houden en loopt ook niet meer de kans op een hoge boete omdat je net één gebruiker meer hebt dan contractueel was bepaald. Bij de ene proprietary licentie betaal je namelijk per gebruiker, bij een ander per CPU en bij weer een andere per inwoner. Licenties worden verder besproken in paragraaf 3.6, meer informatie over het kostenaspect is te vinden in paragraaf 3.7.
Archieven open u !
29
Doordat leveranciers geen geld meer verdienen met het verkopen van licenties, zal er een verschuiving optreden ‘naar dienstverlening zoals advies, training, beheer etc.’ (Theunissen, 2007). Open Standaarden In een onderzoek van Forrester Consulting (2007) bleek dat ruim 75% van de ondervraagden de ondersteuning van open standaarden, de mogelijkheid van onbeperkt gebruik en het niet vastzitten aan een leverancier de belangrijkste eigenschappen van Open Source Software vonden. Forrester Consulting merkt terecht op dat deze eigenschappen niet uniek zijn voor Open Source Software, maar dat gebruikers dit veel belangrijker vinden dan bijv. de mogelijkheid om de broncode in te zien. Bij Open Source Software kun je het gebruikte bestandsformaat altijd herleiden omdat de broncode openbaar is, waardoor je gemakkelijk (en legaal) kunt zien hoe een programma kan communiceren met een ander programma. Ook kun je zien wat het programma met gegevens doet zodat datamanipulatie transparant blijft, en gegevens toegankelijk blijven. Een van de geïnterviewden zegt: ‘open source geeft op de lange termijn hopelijk meer garanties voor het kunnen reconstrueren van digitale bestanden, mocht er iets mee aan de hand zijn of mocht de software niet meer te vinden zijn’. Bij proprietary software is de software voor de gebruiker meestal één geheel met het bestandsformaat. Closed source softwarebedrijven willen vooral winst maken en kiezen er dan vaak voor om (open) standaarden te negeren of eigen uitbreidingen toe te voegen aan (open) standaarden. Als gebruikers eenmaal aan de software gewend zijn en hun gegevens hebben ingevoerd wordt het heel moeilijk om over te stappen naar een ander product, ook al zou dat beter zijn. Open Source Software daarentegen wordt meestal rechtstreeks door de gebruikers ondersteund en die willen (open) standaarden zodat ze toegang blijven houden tot hun gegevens, een eenvoudigere interoperabiliteit met anderen en makkelijkere integratie met hun andere systemen. Zie hoofdstuk 4 voor het verband tussen Open Source Software en Open Standaarden. Ondersteuning Technische ondersteuning voor software kan van een aantal verschillende kanten komen: personeel van de eigen organisatie, consultants, de softwareleverancier of de softwareontwikkelaar en een ‘community’ (dat kunnen bijvoorbeeld de gebruikers van de software zijn of een forum of mailing list). Bij veel proprietary software krijg je alleen gratis ondersteuning voor ‘gewone’ algemene problemen. Als je specifieke problemen hebt met hun software in jouw computeromgeving dan moet je meestal (dure) ondersteuning kopen, omdat je weinig tot geen mogelijkheden hebt het programma of de data zelf te veranderen. Je bent dus aangewezen op consultants en een community voor zover die daarvoor bestaat, maar zij hebben ook geen mogelijkheden tot aanpassing van de broncode van de software. Open Source Software heeft vaak veel grotere en actievere communities. Zowel de ontwikkelaars als de gebruikers gebruiken mailinglists, websites en webforums om elkaar te helpen en het product verder te verbeteren.
Archieven open u !
30
Vaak wordt naast het software-ontwikkeltraject ook een documentatie-project uitgevoerd, waardoor er veel up-to-date informatie bestaat in de vorm van help files, FAQ’s, how-to’s en discussieforums. Omdat potentiële gebruikers bij elk onderdeel van het ontwikkelproces betrokken worden, zullen hun functionele eisen veel eerder geïmplementeerd worden. Problemen met software kunnen veel sneller opgelost worden omdat de gebruikers via internet rechtstreeks contact hebben met de ontwikkelaars en hun medegebruikers. En als de kennis aanwezig is kunnen en mogen gebruikers zelf problemen oplossen zonder de licentievoorwaarden te overtreden. Andere voordelen Een ander belangrijk voordeel dat door geïnterviewden werd genoemd is dat van maatwerk; de eigenschappen van de software worden helemaal op de gebruikers afgestemd. Digitale duurzaamheid werd door de geïnterviewden ook genoemd als voordeel. Er zijn ook sociale, morele en ethische redenen om Open Source Software te gebruiken, maar dat valt buiten het kader van deze scriptie. De Free Software Foundation beschrijft op http://www.gnu.org/philosophy/philosophy.html haar filosofie. Van den Assem et al (2007) noemt als voordeel ook nog de ingebouwde kwaliteitscontrole en betere veiligheid: De open inzage in de broncode zal er toe leiden dat er, veelal meer dan dat het geval is bij gesloten software, anderen dan de auteur van de code naar de code kijken. Zo worden onvolkomenheden en fouten eerder en vaker geconstateerd. Dit kan bijvoorbeeld voor veiligheidslekken in kritische delen van de code heel relevant zijn. Een voorwaarde is uiteraard wel dat de geschreven code daadwerkelijk voldoende aandacht trekt. (p. 8). Doordat iedereen Open Source Software mag aanpassen, kunnen er lokale en regionale bedrijven ontstaan die klanten ondersteuning kunnen bieden bij de training van gebruikers, of de software verder aan de behoefte van de klant aan kunnen passen. De lokale economie kan hierdoor worden ondersteund. Sommige landen willen niet afhankelijk zijn van één ontwikkelaar uit het buitenland. De Nederlandse overheid lijkt daar geen problemen mee te hebben (gehad), gezien het monopolie van Microsoft op de markt van zowel officepakketten als besturingssystemen. Van den Assem et al (2007) noemen ook nog als voordeel van Open Source Software de ‘versterking van de ICT kennis en vaardigheden door actieve participatie in open source. Open source software vormt een interessant object ter bestudering in het ICT onderwijs en als basis voor verdere uitbreidingen en/of toepassingen in het kader van een ICT opleiding.’ (p. 8).
Archieven open u !
31
Een laatste voordeel volgens Van den Assem et al (2007) is de groei van een publiek goed: een lichaam van gemeenschappelijke software. Open source vertegenwoordigt een publiek goed, waar anderen op verder kunnen bouwen. Dit heeft potentieel diverse voordelen. Ten eerste wordt het onderhoud van het publieke deel verdeeld over een groot aantal actoren, waardoor de kosten zoveel mogelijk worden gereduceerd. Ten tweede wordt doordat er geen onderscheidend aanbod is te creëren uitsluitend met behulp van de gemeenschappelijke code, waardoor de concurrentie moet plaatsvinden op complementaire diensten en mogelijk aanvullende, vernieuwende functionaliteit (p. 8).
3.5 Nadelen Het belangrijkste nadeel van Open Source Software voor archiefinstellingen en DIVafdelingen in Nederland op dit moment is het ontbreken van geschikte software. Schmitz (2001) noemt hiervan een mogelijke oorzaak: By nature the cooperative development model of (…) [Open Source Software] answers to collective needs: mass projects where independence and transparency are needed (operating systems, networking, graphical/image editor etc) but it will not concentrate efforts on a specialized application, requiring expert business competences (like accounting, bookkeeping, project management, complex workflow or workgroup management or other branch software). This is more a limitation than a risk, and indicates that there are different domains where proprietary and free solutions may coexist. Onbekendheid: veel softwaregebruikers en hun managers weten niet eens dat er zoiets bestaat als Open Source Software, en onbekend maakt onbemind. Doordat de Nederlandse overheid actief bezig is het gebruik van Open Standaarden en Open Source Software te bevorderen zal dat binnenkort grotendeels tot het verleden gaan horen. Er zijn nog weinig algemeen bekende namen en bedrijven die Open Source Software ondersteunen waardoor Open Source Software buiten beeld blijft. Ook besteden closed source softwarebedrijven heel veel geld en energie aan de marketing van hun producten waardoor die producten bekend worden, zijn en blijven. Bij de meeste Open Source Software projecten daarentegen wordt nog bijna geen aandacht aan marketing besteed. Ook ondersteunen nog lang niet alle bedrijven Open Source Software, maar dat aantal neemt wel snel toe. Er zijn nog weinig lokale en/of sector specifieke consultants en andere implementatiepartners. Bovendien zijn er honderden open source projecten waar helemaal niet duidelijk is wie er ondersteuning kan bieden of waar alleen volslagen onbekende partijen ondersteuning bieden. Je hebt een community nodig voor het onderhoud van de software en dat is lastiger dan één leverancier, zei één van de geïnterviewden. De meeste organisaties hebben bovendien niet voldoende kennis en beschikbare medewerkers in huis om elke
Archieven open u !
32
gewenste aanpassing aan Open Source Software uit te voeren of op een andere manier actief mee te werken aan de verdere ontwikkeling van software. Een van de voordelen van Open Source Software, maatwerk, kan ook een nadeel worden, er is kans op een wildgroei aan initiatieven, als elke archiefinstelling zijn eigen software gaat (laten) ontwikkelen of aanpassen. Grotere proprietary softwarebedrijven certificeren ICT dienstverleners die aan bepaalde eisen voldoen, waardoor klanten garanties hebben voor de kwaliteit van de services die gecertificeerde bedrijven leveren. In de Open Source Software wereld is dit nog niet gebruikelijk, maar er bestaan inmiddels al wel Red Hat20 Certified Engineers. Naast deze nadelen zijn er nog een aantal andere vaak genoemde nadelen die bij nadere bestudering geen specifieke Open Source Software nadelen blijken te zijn, of meer fabel dan feit zijn. Uitwisselbaarheid: veel organisaties werken nog met gesloten standaarden, wat niet gunstig is voor de uitwisselbaarheid met Open Source Software. Als gegevens zijn opgeslagen in een gesloten standaard (zoals bijvoorbeeld Microsoft's .DOC) hebben andere ontwikkelaars niet de mogelijkheid om de specificaties van die standaard te bestuderen en is het dus bijna onmogelijk om alle functionaliteit van dat bepaalde bestandsformaat in hun software op te nemen. Dit verklaart waarom . DOC-documenten er in OpenOffice.org anders uit kunnen zien dan in Microsoft Word. Invoering van Open Source Software wordt vaak bemoeilijkt door de technische afhankelijkheid van de al aanwezige ICT-infrastructuur, de vaak langlopende contracten met leveranciers, de lange levensduur van veel maatwerksoftware en de gewoontes bij het verwerven van nieuwe software. Zoals een van de geïnterviewde DIV’ers zegt: ‘Bedrijfsinformatiesystemen zijn ingericht op integratie met Microsoft’. Ook dit is eigenlijk geen specifiek Open Source Software nadeel, ook bedrijven die nieuwe proprietary software ontwikkelen hebben dit probleem. Dit zelfde probleem werd bij Open Standaarden ook al als nadeel genoemd (zie paragraaf 2.4.2 blz. 21) De overstap van bestaande, bekende (Microsoft) programma’s kan een hoge kostenpost opleveren, ‘iedereen is (als het gaat om office-applicaties) erg gewend aan Windows. Je zou dus moeten investeren in scholing van de medewerkers om ze aan een ander pakket te laten wennen’ aldus een van de geïnterviewden. Maar dit kan een schijnnadeel zijn, in bijlage V staan gedeeltes van de menu- en knoppenbalken van Word 2000, OpenOffice.org 2.3 en Word 2007 en daaruit blijkt duidelijk dat de overstap naar Word 2007 veel groter is dan die naar OpenOffice.org. De kosten om over te stappen naar andere software en de risico’s daarbij kunnen hoog zijn, maar dat geldt voor elke overstap van het ene pakket naar het andere, ongeacht of het Open Source of closed Source Software is.
20
Red Hat is een leverancier van Linux en andere open source technologie.
Archieven open u !
33
Als er iets mis gaat met Open Source Software dan is daar niemand voor aansprakelijk te stellen, omdat niemand eigenaar is. In de praktijk kan er bij proprietary software ook niemand aansprakelijk worden gesteld omdat in de licentie clausules zijn opgenomen waardoor de licentieverstrekker niet verantwoordelijk kan worden gesteld voor problemen veroorzaakt door het gebruik van de software. Het ontbreken van mogelijkheden tot aanspraak stellen is dus een nadeel van (bijna) alle software, niet alleen van Open Source Software. Een van de geïnterviewden noemde het gebrek aan continuïteit als nadeel, bij Open Source Software bestaat het risico dat een bepaald pakket niet verder wordt ontwikkeld, omdat er geen ontwikkelaars meer zijn die er nog verder aan willen werken. Maar dit zelfde risico treedt ook op bij proprietary software, bedrijven kunnen failliet gaan of besluiten een bepaald product van de markt te halen. Het risico is overigens bij Open Source Software redelijk goed afgedekt, alle Open Source Software is automatisch in escrow21 en dus kan in principe iedereen de verdere ontwikkeling overnemen. Doordat de broncode van Open Source Software beschikbaar is kunnen kwaadwillenden veiligheidslekken in de code opsporen en misbruiken. Maar dit gevaar is bij proprietary software bijna net zo groot, kwaadwillende hackers laten zich niet weerhouden door de afwezigheid van vrij beschikbare broncode. Proprietary software lijkt dus alleen veiliger maar verhindert wel de wetvrezende en goedwillende veiligheidsexperts om bestaande veiligheidslekken op te sporen en eventueel op te lossen. Hogere beheerslasten werd ook een aantal keren door geïnterviewden genoemd als nadeel. Door invoering van nieuwe software zullen de kosten van opleidingen aanvankelijk zeker stijgen, maar dat kan gecompenseerd worden door de daling van de aanschafkosten. Bij aanschaf van nieuwe software, al dan niet open source, moet dan ook gekeken worden naar de totale kosten, welke dat zijn is te lezen in paragraaf 3.7. Vooral bij kleine Open Source Software projecten (meestal door slechts één persoon ontwikkeld) ontbreekt het vaak aan goede, gebruikersvriendelijke documentatie, maar ook dit is geen exclusief Open Source Software nadeel.
21 Escrow wil zeggen dat de broncode wordt opgeslagen bij een onafhankelijke derde partij. In geval van bijvoorbeeld faillissement, fusie of stopzetten van activiteiten (afhankelijk van het contract dat is opgesteld) krijgt de gebruiker beschikking over de broncode. Vooral de grote banken en verzekeraars eisen een escrow-overeenkomst bij maatwerk software van hun leverancier.
Archieven open u !
34
3.6 Licenties Software, zowel Open Source als Closed Source, valt onder het auteursrecht. Dat betekent dat de maker automatisch als enige het recht heeft de software te veranderen, te kopiëren of te verspreiden. In een licentie (gebruikersovereenkomst) kan de auteur bepaalde extra rechten of verplichtingen opleggen aan de koper/gebruiker. Bij closed source software krijgt de gebruiker per licentie meestal het recht om de software op slechts één computer te gebruiken, maar er kunnen ook extra restricties worden opgelegd, bijvoorbeeld een verbod om vergelijkingen (benchmarks) of beoordeling (reviews) te publiceren zonder toestemming van de auteur/leverancier of een verbod om de software door te verkopen. Proprietary licenties leggen dus extra verplichtingen op. De licentievoorwaarden van Open Source Software verlenen juist meestal extra rechten aan de gebruiker. Mochten de licentievoorwaarden toch onacceptabel blijken te zijn dan hoef je je er niet aan te houden, maar het auteursrecht blijft dan onverminderd geldig en je mag de software dan dus niet veranderen of verder verspreiden. In tegenstelling tot closed source software hoef je bij Open Source Software niet per gebruiker of computer een licentie te hebben, je kunt zoveel kopieën van de software maken als je nodig hebt, zonder extra kosten. Er hoeft dus ook geen licentieadministratie te worden bijgehouden. Er zijn inmiddels ruim 60 verschillende Open Source Software licenties door het OSI erkend. Ze zijn allemaal net even anders en vaak voor specifieke situaties of bedrijven bedacht. Maar dat zelfde zie je ook bij closed source software, alleen worden die licenties nergens aan getoetst. Een lezenswaardig artikel over de voorwaarden in proprietary licenties is te vinden in de column ‘Do you agree?’ van Jeroen Kruk op OSOSS.nl22. De bekendste en meest gebruikte Open Source Software licentie is de GPL (GNU General Public License), de belangrijkste kenmerken hiervan zijn dat iedereen de software mag gebruiken en veranderen maar dat de code niet ‘proprietary’ mag worden bij verspreiding en dat proprietary software de code niet mag gebruiken. GPL is o.a. van toepassing op Linux. Ook veel gebruikt en net iets vrijer is de LGPL (GNU Lesser (of Library) General Public License), hierbij mag proprietary software de code wel gebruiken. LGPL wordt vaak gebruikt voor softwarebibliotheken maar ook OpenOffice.org verschijnt onder een LGPL-licentie. Het meest open zijn de Apache, MIT en BSD-new-licenties, hierbij moeten de auteurs genoemd worden en verder mag iedereen met de software doen wat hij of zij wil. De Apache webserver wordt uitgebracht onder een Apache-licentie. Al deze licenties staan commercieel gebruik en verkoop van de software toe. GPL en LGPL worden copyleft licenties genoemd, hierbij moet iedereen die de software, met of zonder veranderingen, verspreidt, de vrijheid om de software verder aan te passen en te kopiëren, doorgeven. Onlangs (januari 2008) is de EUPL (European Union Public Licence) verschenen in de 22 officiële talen van de Europese Unie. ‘Deze licentie maakt het mogelijk de 22
http://ososs.nl/node/65226
Archieven open u !
35
juridische interoperabiliteit te versterken door een gemeenschappelijk kader vast te stellen voor het samenbrengen van software uit de openbare sector.’ (Europese Commissie, 2008).
3.7 Kosten Ook al hoef je geen licentiekosten te betalen, dat wil nog niet zeggen dat Open Source Software helemaal gratis is. Om te bepalen hoeveel het kost om, al dan niet Open Source, software te kopen en te gebruiken, kun je de Total Cost of Ownership (TCO) berekenen. De term TCO klopt eigenlijk niet voor de meeste software. Als je software koopt, word je namelijk niet de eigenaar, je krijgt alleen maar toestemming om de software te gebruiken onder bepaalde voorwaarden. Software kopen is dus eigenlijk een soort huren of leasen van software. De TCO is opgebouwd uit een aantal elementen: Aanschafkosten. De aanschafkosten van Open Source Software zijn meestal nihil, bij closed source software moeten bijna altijd licentiekosten worden betaald. (zie hiervoor verder blz. 28) Hardwarekosten. Soms vereist nieuwe software ook (gedeeltelijk) nieuwe hardware. Aanschaf, onderhoud en afschrijving van die extra hardware moet ook worden meegenomen in de berekening. Volgens Wheeler (2007) draait veel Open Source Software efficiënter dan closed source software en werkt dan ook vaak nog goed op oudere hardware. Installatiekosten. Software installeren kost tijd, en dus geld. Of je zelf kunt installeren of dat moet laten doen (wat meestal duurder is) hangt onder andere af van de aanwezigheid van voldoende documentatie om zelf te installeren, de expertise van de eigen medewerkers, of er gegevens moeten worden geconverteerd en hoeveel tijd dat kost, en de beschikbare tijd van de eigen medewerkers. Trainingskosten. Gebruikers en beheerders van nieuwe software moeten worden opgeleid. Is er voldoende expertise in huis voor de training of moet die ingehuurd worden, en hoeveel kost het om later nieuwe medewerkers te trainen. Voor de medewerkers kan de overstap naar een nieuwere versie van een bekend programma (van bijv. Word 2003 met Word 2007) een veel grotere schok zijn (en dus veel meer training kosten) dan de overstap naar een ander programma dat veel lijkt op het al bekende programma (zoals van Word 2003 naar OpenOffice.org Writer), zie bijlage V.
Archieven open u !
36
Onderhoudskosten. Dit kunnen zijn jaarlijkse onderhoudskosten, supportkosten, kosten van upgrades en servicekosten. Het is meestal niet nodig om bij elke nieuwe versie te upgraden, maar security patches (om veiligheidslekken te dichten) moeten natuurlijk wel geïnstalleerd worden. Het maakt dan natuurlijk nogal wat uit als je per gebruiker moet betalen en het programma maar een keer geïnstalleerd is of dat er tientallen gebruikers zijn. De meeste Open Source Software kent geen upgradekosten, je kunt de nieuwste versie gratis downloaden en installeren. Ook kan het voor supportkosten veel uitmaken of er daarvoor voldoende mensen in huis zijn of dat je die moet inhuren, en ook hoeveel support er eigenlijk nodig is. Dat hangt weer af van o.a. de betrouwbaarheid, veiligheid en complexiteit van de software waardoor je meer mensen of hoger opgeleide mensen nodig hebt. Bij proprietary software ben je voor support vaak afhankelijk van de leverancier. Bij Open Source Software is er meestal een hele community rondom de software en kun je dus terecht bij de leveranciers, de ontwikkelaars, documentatiemakers en medegebruikers. Als meerdere bedrijven support bieden ontstaat vaak prijsconcurrentie waardoor de supportkosten lager kunnen worden. Administratiekosten. Licentievoorwaarden van proprietary software zijn vaak heel uitgebreid en ingewikkeld waardoor er een goede administratie moet worden bijgehouden van de verschillende licenties zodat je geen hoge boete hoeft te betalen als bij controle blijkt dat je een kopie meer gebruikte dan waar de licentie recht op gaf. Maatwerkkosten. Met behulp van parameters kan software tot op zekere hoogte worden aangepast aan de behoeftes van een organisatie. Om aan alle eisen te voldoen moet de broncode soms nog aangepast worden, en dat kan relatief veel geld kosten. Sommige van deze kosten zijn eenmalig, andere kosten kunnen, al dan niet regelmatig, terugkeren. De TCO wordt daarom berekend over een periode van een aantal jaren. Je kunt dan voor een periode van bijvoorbeeld vijf jaar vergelijken hoeveel het gebruik van product A kost in vergelijking met product B.
3.8 Voorbeelden De meest bekende en meest gebruikte algemene Open Source Software zijn het operatingsysteem Linux, de Apache webserver, de browser FireFox en het Officepakket OpenOffice.org.
Archieven open u !
37
3.8.1 Archiefsoftware Op het gebied van Open Source archiefsoftware is er nog bijna niets beschikbaar, zeker in Nederland. Sinds december 2007 staat op de website van de Taskforce Archieven het ‘Overzicht Archiefsoftware’23. ‘Het overzicht24 zet gestructureerd relevante informatie op een rij over standaard softwarepakketten, die werkprocessen van archiefinstellingen ondersteunen.’ (Taskforce Digitale Toegankelijkheid Archieven, z.j.). De informatie in het overzicht komt van de leveranciers zelf, en is verder niet door de Taskforce gecontroleerd. Onder de relevante informatie valt o.a. ook informatie over de licentievoorwaarden. Er worden in totaal tien softwarepakketten beschreven: ABS Archeion, Adlib, Atlantis, CarIn, Genlias, MAIS-Flexis, Memorix, proMEAD, Ruurd en SIS. Van deze tien is proMEAD het enige Open Source Softwarepakket. De licentievoorwaarden van de overige negen zijn soms op aanvraag verkrijgbaar bij de leverancier, maar een rechtstreekse link naar de tekst van de licentievoorwaarden is bij geen van de beschrijvingen aanwezig (behalve bij proMEAD). Ik neem aan dat het overzicht zich op de Nederlandse markt richt, al staat dat nergens. Maar het kan geen kwaad om over de grens te kijken, want een van de voordelen van Open Source Software is dat het gemakkelijk in een andere taal kan worden uitgebracht. The Archivists’ Toolkit25 ‘is the first open source archival data management system to provide integrated support for accessioning, description, donor tracking, name and subject authority work, and location management for archival materials’, aldus the Archivists’ Toolkit Project (z.j.) zelf. Van Garderen (2007) vult dit nog aan: ‘It’s a Java-based desktop/network application. It’s primary goal is to support the internal processing of archival materials.’. The Archivists’ Toolkit ondersteunt EAD en verschijnt onder een Educational Community License26. In juli 2007 was het pakket al in 72 landen gedownload, waaronder Spanje, Duitsland, Frankrijk en Portugal, vertelde Westbrook (2007) op de Society of American Archivists Annual Meeting 2007. Inmiddels zijn er al bijna 2000 geregistreerde gebruikers. Partners van The Archivists’ Toolkit zijn een aantal Amerikaanse Colleges en universiteiten, waaronder The American Museum of Natural History, Carnegie Hall, The Center for Jewish History en de University of California, San Diego. The Archivists’ Toolkit heeft tien projectmedewerkers en daarnaast zijn er nog elf medewerkers van de partnerinstellingen aan het project gelieerd.
23
http://www.taskforce-archieven.nl/archiefsoftware/ De enige manier om bij het overzicht te komen lijkt via (de knop ‘Nieuws’ en dan) kiezen voor de Digitale Nieuwsbrief Taskforce Archieven - Aflevering 3 - 7 december 2007. In de nieuwsbrief is het item ‘3. Online overzicht Archiefsoftware’, daar moet je dan nog klikken op ‘Lees verder’ en voor het eigenlijke overzicht dan nog een keer klikken onder het kopje ‘Achtergrondinformatie’ bij ‘Zie Online overzicht archiefsoftware’ 25 http://www.archiviststoolkit.org/ 26 http://opensource.org/licenses/ecl2.php 24
Archieven open u !
38
The Archon Project 27(2007) beschrijft hun Open Source Software archiefpakket: Archon is a web-based tool for archivists and manuscript curators. It automatically publishes archival descriptive information and digital archival objects to a user-friendly website. With Archon, there is no need to encode a finding aid, input a catalog record, or program a sytlesheet [sic]. Archon’s powerful scripts will automatically make everything in the system searchable and browseable on your repository’s website! Van Garderen (2007) zegt erover: ‘Archon is a PHP-based web application. It’s primary goal is to make it easy for small archival institutions to put EAD finding aids online.’ Archon is een product van de University of Illinois en heeft vier projectmedewerkers en voor zover bekend ongeveer twintig gebruikers. Archon is te gebruiken onder een ‘academic and research use license’28, dit is géén Open Source licentie, maar voldoet wel aan veel van de voorwaarden. Dit is een bewuste keuze van de University of Illinois, ‘to protect it from commercial exploitation, and preserve the University’s potential to market and brand it as an Illinois “product”, even if free.’ (Prom, 2007). ICA-AtoM29 is a PHP-based web application. It’s primary goal is to assist archival institutions in preparing ICA standard compliant archival descriptions and making those available online. It is multi-lingual and supports multi-institutional deployments. It uses ICA-ISAD(G), ICA-ISAAR(CPF), ICA-ISIAH and ICAISAF as its core data model with flexible crosswalk and templating support for alternate standards such as Dublin Core, EAD, MODS, etc. (Van Garderen, 2007) ICA-AtoM (Access to Memory) is Open Source Software die het ICA beschikbaar wil stellen voor de internationale archiefwereld en is nog in ontwikkeling. Begin 2008 zal worden begonnen met bètatesten waarna de software in juli 2008 officieel beschikbaar komt. ICA-AtoM zal verschijnen onder een GPL v.2 licentie. De Archiefschool, ICA, Artefactual Systems Inc. en Alouette Canada zijn de projectpartners. Er zijn vier projectmedewerkers. proMEAD (project Make EAD) zal de eerste webbased EAD-editor worden. proMEAD zal verschijnen onder de GNU General Public License (GPL) en wordt ontwikkeld door Pictura Database Publishing in samenwerking met het Nationaal Archief. In Nederland is nog bijna geen ervaring met Open Source archiefsoftware. ProMEAD is nog in ontwikkeling, net als ICA-AtoM, terwijl The Archivist’s Toolkit en Archon, voor zover bekend, geen gebruikers hebben in Nederland.
27
http://www.archon.org http://www.archon.org/License.pdf 29 http:/www./ica-atom.org/ 28
Archieven open u !
39
3.8.2 DIV-software Voor DIV-afdelingen is er wel ‘volwassen’ Open Source Software die door grote communities wordt gedragen. KnowledgeTree30 is een Electronic Document Management Software voor teams en kleine tot middelgrote organisaties. Knowledge Tree heeft een eigen versie van de Mozilla Public License Version 1.1 ontwikkeld, specifiek voor KnowledgeTree, met additionele voorwaarden, de KnowledgeTree Public License. Alfresco31 is een Enterprise Content Management (ECM) dat Document Management, Records Management, Web Content Management en Image Management bevat. Alfresco verschijnt onder de GNU General Public License (GPL) Typo332 is een Content Management Systeem voor middelgrote en grote websites, en wordt door een aantal gemeenten in Nederland gebruikt. Typo3 is modulair van opbouw en verschijnt onder de GNU General Public License. MMBase33 is een Enterprise Web Content Management System (CMS). MMBase is ontwikkeld bij de VPRO en verschijnt onder een Mozilla Public License (MPL version 1.0). 3.8.3 Repositoriesoftware Er bestaan ook een aantal Open Source Software pakketten voor repositories. DSpace34 ‘captures, stores, indexes, preserves and redistributes an organization’s research material in digital formats’. DSpace is ontwikkeld door MIT en Hewlett Packard en heeft een BSD-licentie. EPrints35 is een ander voorbeeld van repositoriesoftware. Het wordt ontwikkeld bij de School of Electronics and Computer Science, University of Southampton, UK en heeft ook een GPL-licentie. Greenstone36 is software voor het bouwen en verspreiden van digital library collecties. Ook Greenstone verschijnt onder de GNU General Public License. Greenstone is een product van de New Zealand Digital Library Project van de University of Waikato, en wordt ontwikkeld en gedistribueerd in samenwerking met o.a. UNESCO.
30
http://www.knowledgetree.com/ http://www.alfresco.com/ 32 http://www.typo3.com/ 33 http://mmbase.org/ 34 http://www.dspace.org 35 http://www.eprints.org/ 36 http://www.greenstone.org/ 31
Archieven open u !
40
i-Tor37 is een web technologie waarmee allerlei verschillende types informatie via een web interface kunnen worden gepresenteerd, onafhankelijk van waar de gegevens zijn opgeslagen of in welk formaat, het is een ‘data independent’ repositorie. i-Tor verschijnt onder de GNU GPL. In Rotterdam werd bij het project e-Depot zowel DSpace als i-Tor gebruikt, beiden voldeden uiteindelijk niet. Horsman (2007) trok in ‘Digitaal depot; Eerste ervaringen en conclusies uit de casus Rotterdam’ o.a. de conclusie dat in het concept van het edepot de toepassing van open standaarden veel belangrijker is dan van open source software. 3.8.4 Overige software Een beetje een vreemde eend in de bijt is Dioscuri van de Koninklijke Bibliotheek. Dioscuri38 is een x86 computer hardware emulator geschreven in Java. Het is ontwikkeld door de ‘digital preservation community’ zodat documenten en software uit het verleden ook in de toekomst nog toegankelijk zijn. Dioscuri verschijnt onder de GNU GPL version 2 licentie. MySQL39 is de meest bekende open source database. Op hun website staat een TCOcalculator40 waarmee ze laten zien hoeveel goedkoper ze zijn dan hun concurrenten Microsoft, Sybase, IBM en Oracle. MySQL verschijnt onder een GPL licentie. Er bestaan een aantal websites waarop Open Source Software te vinden is. De belangrijkste en meest bekende zijn Sourceforge en Freshmeat. Sourceforge41 is de grootste website voor de ontwikkeling van Open Source Software. Ontwikkelaars kunnen daar hun projecten opzetten en managen. Gebruikers kunnen er software vinden en meehelpen met het verder ontwikkelen van software door feedback en vragen. Sourceforge heeft ook een ‘marktplaats’ waar je service en support kunt kopen voor steeds meer Open Source Software projecten. Freshmeat42 bevat de grootste index van Unix en cross-platform software op internet. Niet alle software daar is overigens Open Source Software, maar het meeste wel. Freshmeat heeft veel statistieken over o.a. de populariteit en waardering van de verschillende programma’s waardoor het voor (toekomstige) gebruikers gemakkelijker wordt een programma op waarde te schatten. Over het algemeen wordt Open Source Software door de geïnterviewden gezien als goed alternatief voor ‘gewone software’. Uit onderzoek door Marketcap blijkt: ‘Bij circa 47% van de onderzochte (semi-) overheidsorganisaties wordt naar eigen zeggen gewerkt c.q. gebruik gemaakt van open 37
http://www.i-tor.org/ http://dioscuri.sourceforge.net/ 39 http://www.mysql.com 40 http://www.mysql.com/why-mysql/tco.html 41 http://sourceforge.net 42 http://freshmeat.net/ 38
Archieven open u !
41
source software. Vergeleken met de landelijke cijfers is dit een hoge marktpenetratie.’ (Heemskerk, 2007, p. 5). De archiefwereld lijkt dan weer ver achter te blijven bij de landelijke cijfers, maar dat zal veroorzaakt worden door het feit dat het (bijna) altijd kleine onderdelen zijn binnen een grotere overheidsorganisatie.
3.9 Conclusie Software (computerprogramma’s) is een verzameling instructies aan een computer om bepaalde opdrachten uit te voeren. Open Source Software is software waarvan de broncode vrij beschikbaar is en waarbij de licentienemer het recht heeft de broncode in te zien, te gebruiken, te verbeteren, aan te vullen en te verspreiden. De grootste voordelen van Open Source Software zijn leveranciersonafhankelijkheid, het ontbreken van licentiekosten en de vaak betere ondersteuning van Open Standaarden. Bijkomende voordelen zijn een uitgebreider ondersteuningsnetwerk, maatwerk, ingebouwde kwaliteitscontrole, betere veiligheid, ondersteuning van de lokale economie en groei van een publiek goed. Het belangrijkste nadeel van Open Source Software voor de archiefwereld is dat er eigenlijk nog geen archiefsoftware beschikbaar is in Nederland. Bovendien heb je een community nodig voor het onderhoud en de ontwikkeling van Open Source Software. De meeste archiefinstellingen hebben niet genoeg tijd en kennis om daar actief aan mee te werken. Een groot probleem is de bestaande vendor lock-in, veel bestaande hard- en software is volledig toegespitst op Microsoft producten en heeft langlopende contracten. Dit nadeel is niet specifiek geldig voor Open Source Software, ook (nieuwe) proprietary software heeft daar last van. De licentievoorwaarden van Open Source Software geven een gebruiker meer rechten en minder plichten dan closed source software. De meest gebruikte, door het OSI goedgekeurde licenties zijn: GNU (GPL), LGPL, Apache, BSD en MIT. Aan het gebruik van software, al dan niet open source, zijn kosten verbonden. De TCO (Total Cost of Ownership) is opgebouwd uit kosten voor: aanschaf (nihil bij Open Source Software), hardware, installatie, training, onderhoud, administratie en maatwerk. Op dit moment is de Archivists Toolkit (van een aantal Amerikaanse colleges en Universiteiten) het enige Open Source archief softwarepakket. ICA-AtoM (van het ICA) en proMEAD (van Pictura en het Nationaal archief) zijn nog in ontwikkeling. Knowledge Tree, Alfresco en Typo3 zijn voorbeelden van Open Source DIV software. Voor repositories bestaat onder andere DSpace, Eprints, Greenstone en i-Tor. Dioscuri (een hardware emulator) en MySQL (een database) zijn twee andere belangrijke Open Source Software toepassingen.
Archieven open u !
43
4 Open Standaarden en Open Source Software Open Standaarden en Open Source Software worden vaak in één adem genoemd maar het zijn twee heel verschillende onderwerpen, zoals is gebleken uit de voorgaande hoofdstukken. Open Standaarden gaat over vastgelegde, gezamenlijke afspraken terwijl Open Source Software een economisch en juridisch model is voor softwareontwikkeling. Er is natuurlijk wel verwantschap, zo noemt Van den Assem et al (2007): • De restricties die worden opgelegd door het intellectuele eigendom worden gereduceerd. • Het ontwikkelproces kent vaak een open besluitvormingsmodel. • Het doel leveranciersonafhankelijkheid dat aangevoerd wordt voor zowel de inzet van open standaarden als de inzet [van] open source software. • De meeste open source software maakt gebruik van open standaarden aangezien deze geen beperkingen opleggen aan het gebruik en de distributie van de software. (p. 11-12). Een Open Source Software programma gebruikt niet noodzakelijkerwijs alleen maar open bestandsformaten en vice versa. OpenOffice.org (Open Source Software) bijvoorbeeld kan .DOC (gesloten standaard) bestanden en .ODT. (open standaard) bestanden bewerken. Aan de andere kant wordt het open HTML formaat gebruikt door Internet Explorer (closed source software) en Firefox (Open Source Software). Wel lijkt de enige echte garantie voor het zuiver gebruik van open bestandsformaten het gebruik van Open Source Software te zijn. Alleen daar immers kan iedereen zien hoe een bepaalde standaard is geïmplementeerd. Juist omdat er in de Open Source Software wereld zoveel wordt samengewerkt, is daar veel meer aandacht voor en behoefte aan standaarden omdat die de uitwisseling van data vergemakkelijken. Bij de ontwikkeling van Open Source Software spelen gebruikers een grote rol, en voor hen zijn Open Standaarden heel belangrijk. Voor een ontwikkelaar van proprietary software is het vooral belangrijk dat hun klanten (de gebruikers) niet naar de concurrent over stappen, en dat kunnen ze het gemakkelijkst voorkomen door gesloten standaarden te gebruiken. Het belangrijkste verschil tussen Open Source Software en Open Standaarden is dat Open Standaarden noodzakelijk zijn voor digitale duurzaamheid en dat geldt niet voor Open Source Software.
Archieven open u !
45
5 Rol van de overheid 5.1 Inleiding Baten (2003) vertelt over de geschiedenis van Open Source Software bij de overheid: In Nederland is men al in 2001 op diverse plaatsen (los van elkaar) gaan denken over het gebruik van open standaarden binnen de overheid. Onder andere binnen het Ministerie van Economische Zaken werden deze ideeën uitgewerkt. De discussienota, die binnen EZ circuleerde, was ongeveer volgroeid op het moment dat Kees Vendrik van Groen Links in 2002 een motie in de Tweede Kamer in stemming bracht over het gebruik van open standaarden en Open Source-software bij de Nederlandse overheid (p. 143).
5.2 Motie Vendrik In 2002 diende Groen Links de inmiddels welbekende motie43 Vendrik in. De strekking van die motie was: 1. Ervoor te zorgen dat in 2006 alle door de publieke sector gebruikte software aan open standaarden voldoet 2. De verspreiding en ontwikkeling van software met een open broncode in de publieke sector actief stimuleren en hiervoor concrete en ambitieuze doelstellingen te formuleren.
5.3 OSOSS In 2003 startte ICTU het programma OSOSS (Open Standaarden en Open Source Software). ‘Vanaf 2003 tot 2005 stimuleerde het programma OSOSS (…) overheidsorganisaties in het toepassen van open standaarden (…) en informeerde hen over de mogelijkheden van open source software.’ (Heemskerk, 2007, p. 5). Na 2005 werd het programma OSOSS verlengd tot 31 december 2007. De afkorting OSOSS ging toen ‘Open Source als Onderdeel van de Software Strategie’ betekenen en de nadruk kwam te liggen op het (stimuleren van het) toepassen van Open Source Software door overheidsorganisaties.
5.4 College en Forum Standaardisatie Vanaf 2006 richtte OSOSS zich dus nog alleen op Open Source Software. Naast OSOSS werd toen het College Standaardisatie en het Forum Standaardisatie ingesteld. Beide adviesorganen ‘bevorderen de digitale samenwerking (interoperabiliteit) tussen bedrijven, burgers en overheden, met de nadruk op standaardisatie’ zoals het Forum
43
TK 2002-2003, 28 600 XIII, nr. 30
Archieven open u !
46
Standaardisatie (2007) het zelf formuleert op haar website. Verder staat daar: ‘Het College bestaat uit vijftien topambtenaren van verschillende overheidsorganisaties die betrokken zijn bij de ontwikkeling en uitvoering van beleid. Het College wordt bijgestaan door het Forum Standaardisatie waarin vertegenwoordigers zitten van de overheid, het bedrijfsleven en de wetenschap’. Er zit helaas geen enkele archivaris in een van beide adviesgroepen, wel heeft het hoofd van het Bureau Forum Standaardisatie de opleiding tot archivaris aan de Archiefschool gevolgd.
5.5 Actieplan Nederland open in verbinding 17 September 2007 werd het ‘Actieplan Nederland open in verbinding’ van staatssecretaris drs. F. Heemskerk aan de Tweede Kamer aangeboden en in december 2007 ging de Tweede Kamer akkoord met het Actieplan. Het actieplan geldt zowel voor de Rijksoverheid, de medeoverheden (provincies, gemeenten, waterschappen, ZBO’s) als voor de (semi-) publieke sector (onderwijs, zorg, sociale zekerheid) De doelen van het actieplan zijn: 1. de interoperabiliteit tussen overheid onderling en tussen overheid en bedrijfsleven en burgers vergroten (door gebruik van Open Standaarden); 2. de leveranciersafhankelijkheid verminderen (door gebruik van Open Standaarden en Open Source Software); 3. een eerlijke softwaremarkt, de innovatie en de economie bevorderen (door gebruik van Open Source Software). Met interoperabiliteit bedoelt het kabinet ‘het vermogen van (informatie)systemen om op elektronische wijze gegevens en informatie te kunnen uitwisselen binnen en tussen organisaties.’ (Heemskerk, 2007, p. 3). Het Kabinet stelt in dit Actieplan het gebruik van Open Standaarden als norm. Open Source Software wordt door het Kabinet krachtig gestimuleerd maar niet als norm gesteld. In het Actieplan zijn een aantal actielijnen uitgezet, zes daarvan voor Open Standaarden, drie voor Open Source Software en dan nog acht flankerende actielijnen. De meest relevante actielijnen zijn de nummers: 1. Het publiceren van een basislijst Open Standaarden door het College en Forum Standaardisatie op de website van het Forum Standaardisatie44 in januari 2008. 6. ‘Rijksdiensten ondersteunen vanaf april 2008, naast de huidige bestandsformaten, ODF voor lezen, schrijven en uitwisselen van documenten. Mede-overheden en overige instellingen volgen zo snel mogelijk, doch uiterlijk december 2008.’ (p. 10). Een vreemde zinsnede bij deze actielijn is: ‘ODF is daarbij voorlopig nevengeschikt aan en aanvullend op andere, reeds in gebruik zijnde bestandsformaten (zoals DOC en PDF) en eventueel nieuwe toekomstige open standaarden.’ (p. 13). Nu lijkt die keuze voor ODF ineens een stuk minder hard, ODF kan dus ‘nevengeschikt aan en aanvullend op’ OOXML worden. 44
http://www.forumstandaardisatie.nl/
Archieven open u !
47
8. Mede-overheden en overige instellingen hebben in januari 2010 een implementatiestrategie ontwikkeld voor de aanbesteding, inkoop en het gebruik van open source software. (p. 15). 9. ‘Goed voorbeeld doet volgen. Voorhoedelopers worden gestimuleerd.’ (p. 15). In bijlage VI staan alle 17 actielijnen bij elkaar.
5.6 De praktijk Aan de ene kant is daar het goede voorbeeld van de Directie Informatisering van het Ministerie van Justitie die op 26 september 2007, dus vlak na de verschijning van het Actieplan, een ‘Dag van de Open Source’ organiseerde. De dag richtte zich op de bestuurders binnen het Ministerie van Justitie. Secretaris-generaal Demmink zei in zijn openingsspeech onder andere dat Open Source Software een reële economische waarde heeft en kan bijdragen aan het verantwoord besteden van gelden van de belastingbetaler en een toegenomen kwaliteit van bedrijfsvoeringsprocessen. Hij hoopt verder dat de bestuurders Open Source Software de kans geven die het verdient. Aan de andere kant is daar GOUD (Gezamenlijke Ontwikkeling Uniforme rijksDesktop) versie 1). Dit is een (uitgelekte) niet-openbare aanbesteding voor een nieuwe overheidsdesktop voor uiteindelijk 21.000 werkplekken bij een aantal ministeries en centrale overheden, onder regie van het Ministerie van Financiën. In de aanbesteding wordt niet aangestuurd op het openbreken van gesloten standaarden, want volgens het Ministerie van Financiën zou een abrupte overstap naar Open Standaarden teveel werk opleveren. Volgens De Winter (2007) weet Wouter Bos (Minister van Financiën) ‘te melden dat er ook al een traject gestart is om in 2012 “te komen tot Rijkswerkplek versie 2.0 die geheel gebaseerd is op open standaarden en waar mogelijk Open Source software, zoals in het actieplan is aangekondigd” ’. De gemeente Ede is al een stuk verder op de goede weg, zij heeft voor haar nieuwe midoffice bewust gekozen voor Open Source Software.
5.7 Conclusie De overheid is al een aantal jaren bezig het gebruik van Open Source Software en Open Standaarden te stimuleren. De bereidheid om het bestaande monopolie snel te willen doorbreken lijkt nu nog af te hangen van individuele bestuurders en kost in elk geval veel werk. Omdat de overheid een grote marktpartij is, zal het gebruik van Open Standaarden effect op de softwaremarkt gaan hebben en de marktleiders zullen de Open Standaarden gaan ondersteunen. Microsoft zal, op wat voor manier dan ook, proberen concurrenten buiten te sluiten. En allerlei nieuwe bedrijven en producten krijgen een kans op deze vernieuwde, eerlijkere markt.
Archieven open u !
49
6 Bepalende factoren 6.1 Inleiding In dit laatste hoofdstuk worden kort enkele factoren genoemd die mogelijk de succesvolle toepassing van Open Source Software en Open Standaarden in archiefinstellingen en DIV-afdelingen bepalen.
6.2 Beschikbaarheid Metadatastandaarden Voor het beschrijven van archieven kan zowel ISAD(G) als EAD worden gebruikt. Voor het beschrijven van de context/archiefvormer is ISAAR(CPF) beschikbaar. De overige metadatastandaarden voor archivistisch beschrijven zijn nog in ontwikkeling. Via crosswalks naar Dublin Core kan metadata uitgewisseld worden met de rest van de erfgoedsector. Bestandsformaten Er zijn voldoende open bestandsformaten beschikbaar voor de dagelijkse archiefpraktijk. Met behulp van ODF, PDF/A en TIFF kunnen alle (kantoor) documenten ‘open’ worden opgeslagen. Open Source Software Er is eigenlijk nog geen archiefsoftware met een Open Source licentie op de Nederlandse markt verkrijgbaar. proMEAD, een EAD-editor, zal, als het eindelijk verschijnt, de eerste zijn. In de DIV-wereld is het beeld een stuk rooskleuriger, er bestaat o.a. een Open Source DMS (Knowledge Tree), een ECM (Alfresco) en een CMS(MMBase). Met behulp van bijvoorbeeld OSMM45 (Open Source Maturity Model) of QSOS46 kan Open Source Software worden geëvalueerd, gekwalificeerd en geselecteerd. Onder andere het Ministerie van Justitie maakt gebruik van OSMM.
6.3 Kwaliteit Open Standaarden De hiervoor genoemde metadatastandaarden en bestandsformaten blijken voldoende kwaliteiten te bezitten om ze in de archiefpraktijk te kunnen gebruiken.
45
http://www.navicasoft.com/pages/osmm.htm of http://www.osspartner.com/portail/sections/accueil-public/evaluation-osmm 46 http://www.qsos.org/?page_id=7
Archieven open u !
50
Open Source Software Als er geschikte Open Source Software beschikbaar is moet die natuurlijk voldoen aan de gebruikelijke eisen als publieksvriendelijk, beheervriendelijk, functionaliteit en de mogelijkheid van webinvoer.
6.4 Kosten Open Standaarden Aan het gebruik van metadatastandaarden en open bestandsformaten zijn geen kosten verbonden. Maar aan de conversie van bestaande toegangen of gesloten bestandsformaten naar open standaarden kunnen aanzienlijke kosten verbonden zijn. Die kosten zullen voornamelijk bestaan uit personeelskosten want conversies kosten vooral veel tijd. Open Source Software De aanschafkosten van Open Source Software zijn meestal nihil, maar er zijn allerlei andere kosten waar ook rekening mee moet worden gehouden. In paragraaf 3.7 werd uitgelegd waaruit die kosten kunnen bestaan.
6.5 Medewerkers De antwoorden van de geïnterviewden bevestigden het beeld dat er bij mij bestond over archivarissen. Ze komen uit de zachte sector: veel archivistiek en geschiedenis, en een enkeling met een onderwijs of bibliotheek achtergrond. Over het algemeen is er weinig affiniteit met ICT, bijna iedereen is opgeleid in de tijd dat we ons nog amper realiseerden dat er zoiets als digitaal archief bestond. Als er ook nog veel ervaren mensen werken, die er al lang zitten, dan zal er weinig behoefte zijn om bijvoorbeeld EAD te gaan gebruiken. Uit de interviews bleek dat men de vakliteratuur bijhoudt en ongeveer weet wat Open Standaarden en Open Source Software is. De meeste zijn echter niet op de hoogte van overheidsbrede initiatieven op het terrein van Open Standaarden en Open Source Software als het Manifest Open Overheidsorganisaties, het Actieplan Nederland open in verbinding, OSOSS en het College en Forum Standaardisatie. Er wordt weinig gepubliceerd op het gebied van Open Standaarden en Open Source Software specifiek gericht op archivarissen en/of DIV’ers. In het Archievenblad wordt wel geschreven over metadatastandaarden, maar open bestandsformaten, die ook van zeer groot belang zijn voor archivarissen komen niet aan bod.
Archieven open u !
51
6.6 Plaats in de organisatie Archieven zijn vaak een (kleine) afdeling en zijn voor hun ICT-behoeften afhankelijk van de overkoepelde organisatie en diens ICT-afdeling, bovendien is er zelden een SLA (Service Level Agreement) met de ICT-afdeling. DIV is meestal een onderdeel van een afdeling als Interne Zaken, Facilitair, Informatie, Organisatie en die hebben wel wat vaker een ICT-afdeling. Hoe groter de afstand tot de ICT afdeling is, hoe moeilijker het zal zijn om specifieke bestandsformaten of software in te voeren. Archivarissen en DIV’ers worden zelden betrokken bij de besluitvorming rondom de keuze van software en standaarden (wel natuurlijk als het hen rechtstreeks aan gaat zoals bij specifieke archiefsoftware) In de meeste organisaties is er wel een softwarestrategie, die is dan organisatiebreed en archiefinstellingen en DIV-afdelingen volgen die strategie.
6.7 Conclusie Invoering van open standaarden op dit moment is een haalbare kaart; er zijn voldoende geschikte metadatastandaarden en bestandsformaten. De enige problemen bij invoering zijn de conversiekosten en het gebrek aan benodigde ICT-affiniteit om zulke stappen te zetten. Dezelfde factoren spelen ook bij Open Source Software, maar invoering daarvan is voor archieven nu niet mogelijk omdat er geen geschikte Open Source Software beschikbaar is.
Archieven open u !
53
7 Conclusies en aanbevelingen 7.1 Algemene conclusies en aanbevelingen Open Standaarden zijn vastgelegde gezamenlijke afspraken en Open Source Software is een economisch en juridisch model voor software ontwikkeling. Open Standaarden zijn een noodzakelijke voorwaarde voor digitale duurzaamheid en dat geldt niet voor Open Source Software. Overeenkomsten tussen Open Standaarden en Open Source Software zijn de restricties op het intellectuele eigendom, het open besluitvormingsmodel en de leveranciersonafhankelijkheid. Veel Open Source Software gebruikt Open Standaarden maar dat is niet noodzakelijk. Veel closed source software gebruikt gesloten standaarden, maar ook dat is niet noodzakelijk. Het beste is het als zowel Open Source Software als closed source software Open Standaarden gebruiken. There is a growing realisation within the software development world that openness is a desirable quality and that relying too much on the commercially driven solutions distributed by proprietary developers may threaten the longevity of one’s digital assets. An open source software infrastructure, dealing in open and standardised formats ensures that transparency is maintained from the conception of information until its long-term storage. Of course, a range of factors, both financial and behavioural mean that the digital realm is unlikely to be homogenised in the near future, and it is certain that digital curators will have to continue to find imaginative ways to successfully manipulate, migrate and re-use digital information that can’t be so straightforwardly comprehended. While in principle the adoption of open standards is of great value to all kinds of organisations it is unrealistic to expect all important business decisions to be made based solely on archival considerations. (McHugh 2005, p. 53). 7.1.1
Open Standaarden
Conclusies Het gebruik van metadatastandaarden, in dit geval archiefbeschrijvingsstandaarden, is een vereiste om de toegankelijkheid en interoperabiliteit van archieven te waarborgen en kent eigenlijk geen nadelen. Conversie van bestaande analoge toegangen kan wel veel tijd kosten. Een open bestandsformaat is een bestandsformaat dat is goedgekeurd door een nonprofit organisatie, is gepubliceerd, ter beschikking is gesteld op een royalty-free basis en geen beperkingen op het hergebruik heeft. Het gebruik van open bestandsformaten wordt als norm gesteld door het Kabinet en zorgt voor leveranciersonafhankelijkheid, interoperabiliteit en digitale duurzaamheid. Net als bij metadatastandaarden kan invoering problemen geven, in dit geval omdat bestanden moeten worden geconverteerd vanuit gesloten bestandsformaten en er misschien andere software gebruikt moet gaan worden die wel ondersteuning biedt aan open bestandsformaten.
Archieven open u !
54
Aanbevelingen ISAD(G), ISAAR(CPF) en EAD zijn bruikbare de facto metadatastandaarden. Dublin Core kan zorgen voor interoperabiliteit met de rest van de erfgoedsector. Steeds meer archiefsoftware kan EAD exporteren zodat een conversie alleen nodig is voor oude toegangen die niet in deze archiefsoftware staan. Overwogen kan worden die oude toegangen alsnog daarin in te voeren, zodat EAD conversie helemaal niet nodig is. In elk geval is een EAD-conversie iets eenmaligs en lijkt het niet zinvol om daar de vaste medewerkers mee te belasten. Het is beter iemand in te huren om de conversie uit te voeren. ► Gebruik metadatastandaarden waar het kan. Goed bruikbare open bestandsformaten die breed ondersteund worden zijn HTML voor webpagina’s, TIFF voor afbeeldingen en PDF/A voor documenten die in hun oorspronkelijke vorm gereproduceerd moeten kunnen worden. Het Kabinet stelt ODF als norm voor kantoordocumenten, maar door de bestaande vendor lock-in zal de invoering van het gebruik daarvan veel moeite kosten. ► Open bestandsformaten moeten zo snel mogelijk de plaats innemen van gesloten bestandsformaten. De archiefwereld moet zich gaan realiseren dat de archivistiek niet alleen (digitale) archiefbescheiden digitaal moet beschrijven, maar dat ze ook digitale archiefbescheiden moeten gaan beheren. Archivarissen moeten daarom meer invloed krijgen op het informatiebeleid, zodat er beheersbaar digitaal archief wordt gevormd. 7.1.2
Open Source Software
Conclusies Open Source Software is software waarvan de broncode vrij beschikbaar is en waarbij de licentienemer het recht heeft de broncode in te zien, te gebruiken, te verbeteren, aan te vullen en te verspreiden. De grootste voordelen van Open Source Software zijn de leveranciersonafhankelijkheid, het ontbreken van licentiekosten en de vaak betere ondersteuning van Open Standaarden. Het belangrijkste nadeel van Open Source Software voor de archiefwereld is dat die nog nagenoeg niet bestaat in Nederland. Je hebt bovendien een community nodig voor de ontwikkeling van de software en de meeste archiefinstellingen hebben niet genoeg tijd en kennis om daaraan mee te werken. Een groot probleem bij de invoering van Open Source Software is de bestaande vendor lock-in; veel bestaande hardware en software is volledig toegespitst op Microsoft producten en heeft bovendien vaak langlopende contracten. De licentievoorwaarden van Open Source Software geven een gebruiker veel meer rechten (en veel minder verplichtingen) dan closed source software. Er zijn allerlei verschillende, door het OSI goedgekeurde licenties, de meest gebruikte zijn GNU (GPL), LGPL, Apache, BSD en MIT.
Archieven open u !
55
Aan het gebruik van software, al dan niet open source, zijn kosten verbonden. De TCO (Total Cost of Ownership) is opgebouwd uit kosten voor: aanschaf (nihil bij Open Source Software), hardware, installatie, training, onderhoud, administratie en maatwerk. Op dit moment is de Archivists Toolkit (van Amerikaanse colleges en Universiteiten) het enige Open Source Softwarepakket. ICA-AtoM (van het ICA) en proMEAD (van Pictura en het Nationaal archief) zijn nog in ontwikkeling. Knowledge Tree, Alfresco en Typo3 zijn voorbeelden van Open Source Software. Voor repositories bestaat onder andere DSpace, Eprints, Greenstone en i-Tor. Dioscuri (een hardware emulator) en MySQL (een database) zijn twee andere belangrijke Open Source toepassingen. Aanbevelingen Bij de keuze van nieuwe software in het algemeen zijn het gebruik van Open Standaarden en de mogelijkheid om de broncode te mogen aanpassen de twee belangrijkste criteria om een vendor lock-in te vermijden en digitale duurzaamheid te waarborgen. Archiefbeschrijvingssoftware in het bijzonder moet metadatastandaarden kunnen imen exporteren zodat er geen gegevens verloren gaan (of alles opnieuw moet worden ingevoerd) als er op een ander softwarepakket wordt overgegaan. Voordat tot definitieve aanschaf van (Open Source) Software wordt besloten, is het heel belangrijk om zowel een test te draaien als een pilot uit te voeren. Op de toolspagina van Van Bussel Document Services47 staat een hele nuttige test- en pilot-procedure voor de selectie van software. Je test en probeert dan niet alleen de software code maar ook de hele ondersteuningsinfrastructuur, ‘You are also building confidence in a product that often does not have a definable vendor behind it, requiring the code to prove itself in operation and familiarizing yourself with the open source ecosystem’. Forrester Consulting (2007, p. 15). In Nederland zou er, naar analogie van de Deense Softwarebørsen48, een softwarebeurs moeten worden opgericht waar vraag en aanbod van Open Source Software voor de publieke sector elkaar kunnen ontmoeten. Gerloff (2007) noemt Softwarebørsen.dk ‘a users” community, not one of developers. (…) We want to promote a business model where public institutions in Denmark share their software with other public institutions. We’re focusing on business software, on making tailormade applications more generic, so that they can be reused by other public institutions.’ Het net opgerichte programma NOiV (of een ander programmabureau van het ICTU) zou dit kunnen doen voor de hele Nederlandse publieke sector. Aan de andere kant zou de Taskforce Archieven het Overzicht Archiefsoftware kunnen omwerken naar een softwarebeurs voor de archiefsector, met steun van de Archiefschool en het Archiefforum.
47 48
http://w.w.w.vbds.nl http://www.softwareborsen.dk/
Archieven open u !
56
Overheden moeten zo snel mogelijk de voor hen relevante actielijnen uit het Actieplan Nederland open in verbinding uitvoeren. Open Standaarden en Open Source Software lijkt het terrein van de ICT te zijn, maar de archiefwereld moet het zich ook toe-eigenen, Open Standaarden lijkt de enige weg naar digitale duurzaamheid. Archiefinstellingen en DIV-afdelingen doen er goed aan meer duaal opgeleide (of ervaren) mensen aan te stellen (dus met een achtergrond in archivistiek èn ICT). Een groot deel van de archivarissen komt uit de zachte sector en heeft weinig affiniteit met ICT. Met de nieuwe major/minor structuur kunnen studenten van allerlei verschillende opleidingen een minor Archivistiek volgen. De Hogeschool van Amsterdam en de Archiefschool zouden juist studenten van ICT-opleidingen moeten stimuleren om de minor Archivistiek te kiezen. De Hogeschool van Amsterdam zou studenten niet moeten verplichten om Microsoft Word te gebruiken: het MIM-huisstijlsjabloon is een Microsoft Word sjabloon en ook in de handleiding voor de afstudeeropdracht wordt de student verplicht gesteld een samenvatting in Microsoft Word in te leveren. De Archiefschool zou het voortouw kunnen nemen in de vorming van een Nederlandse community om ICA-AtoM (of een eigen programma?) te ontwikkelen. Archiefstudenten kunnen werken aan het functionele ontwerp en de user-interfaces. ICT-studenten kunnen worden ingezet voor het programmeren, waardoor deze twee verschillende soorten studenten met elkaar moeten samenwerken en zo inzicht krijgen in elkaars werk. Natuurlijk zou ook kunnen worden onderzocht wat de mogelijkheden zijn om van een van de bestaande archiefsoftwarepakketten Open Source Software te maken. Het Nationaal Archief is wel een voortrekker bij allerlei nieuwe ontwikkelingen, maar zou meer voorlichting kunnen geven over de praktische toepassingen daarvan zodat de archivarissen in het veld gestimuleerd worden die nieuwe ontwikkelingen toe te passen. Archiefstellingen moeten meer geld en menskracht krijgen, zodat er ook bij de kleinere instellingen tijd is voor het uitvoeren van taken als kennis nemen van en werken met nieuwe technieken.
Archieven open u !
57
7.2 Specifieke adviezen voor het gemeentearchief Ede Er bestaat nog geen ‘volwassen’ open source softwarepakket voor het beschrijven en beheren van archieven op de Nederlandse markt. Als dat er te zijner tijd wel is en het wordt breed gedragen, dan kan het gemeentearchief Ede de overstap naar Open Source Software maken. Het gemeentearchief Ede is op dit moment te klein om actief mee te gaan werken aan de ontwikkeling van Open Source Software. Het ligt dus voor de hand om Atlantis voorlopig te blijven gebruiken. Met de leverancier, DEVENTit moet wel een kortlopend contract worden afgesloten zodat, als er een geschikt en ‘volwassen’ Open Source Software alternatief is, op redelijk korte termijn kan worden overgestapt. Een criterium bij de uiteindelijke keuze van nieuwe archiefsoftware moet wel zijn dat alle gewenste, relevante metadata naar EAD geëxporteerd moet kunnen worden. De Was-inventaris (Gemeentebestuur Ede 1948-1986) kan heel eenvoudig en snel vanuit Excel naar EAD worden geconverteerd en hoeft dus niet handmatig in Atlantis te worden ingevoerd. Als Atlantis EAD importeert dan kan de Was-inventaris daarin worden geïmporteerd. De Was-inventaris is in Document Manager aangemaakt, dat binnenkort wordt vervangen door Verseon. Het archief van het gemeentebestuur Ede van na 1986 wordt in Document Manager/Verseon ontsloten, er moet dus nog onderzocht worden of Verseon EAD kan exporteren, of dat er koppelingsmogelijkheden zijn van Verseon met Atlantis, zodat met zomin mogelijk conversies alle toegangen van het gemeentearchief Ede geïntegreerd kunnen worden. Het gemeentearchief moet een grotere stem krijgen bij het vaststellen van het informatiebeleid. Het archief blijft immers uiteindelijk voor ‘eeuwig’ zitten met de archiefbescheiden die in de organisatie zijn gegenereerd als gevolg van het door het hoofd Informatisering vastgestelde informatiebeleid.
Archieven open u !
59
Bronnenlijst Geciteerde bronnen Archiefbesluit 1995. Archivists’ Toolkit Project (z.j.) The Archivists’ Toolkit Application. Geraadpleegd op: 25 december 2007, van: http://www.archiviststoolkit.org/ Archon Project. (2007). The Simple Archival Information System. Geraadpleegd op: 25 december 2007, van: http://www.archon.org/ Assem, R. van den, J. Duivenvoorden, P. H. Minnecré, J. Schalken (2007). Open standaarden en open source; Onderzoek ter ondersteuning van gewenste beleidsintensivering. [rapport] Verdonck, Klooster & Associates BV. Baten, J. (2003). Open Source binnen bedrijf en overheid. Pearson Education Benelux. Boudrez, F. (2005). Standaarden voor digitale archiefdocumenten. [rapport]. Expertisecentrum DAVID, Antwerpen. Bussel, G. J. van. (2007). Het einde van ODF ? Geraadpleegd op: 19 december 2007, van: http://www.vbds.nl/index.php?option=com_content&task=section& id=15&Itemid=70 Coar, K. (7 juli 2006). The Open Source Definition. Geraadpleegd op: 17 januari 2008, van: http://opensource.org/docs/osd DEN (2006). Dublin Core in samenwerkingsprojecten en publieksgerichte ontsluiting. Geraadpleegd op: 7 januari 2008, van: http://www.den.nl/docs/20050816173630 Digitale Duurzaamheid (z.j.). Duurzaamheid. Geraadpleegd op: 11 februari 2008, van: http://www.digitaleduurzaamheid.nl/index.cfm?paginakeuze=263 Dublin Core. (16 december 2007). In Wikipedia. Geraadpleegd op: 4 januari 2008, van: http://nl.wikipedia.org/wiki/Dublin_Core Europese Commissie. (2005). Richtlijn 98/34/EG: een instrument voor samenwerking tussen instellingen en ondernemingen om de goede werking van de interne markt te waarborgen. [rapport] Europese Commissie. (2008). EUPL v.1.0 – Inleiding. [rapport] Extensible Markup Language (26 december 2007). In Wikipedia. Geraadpleegd op: 1 februari 2008, van: http://nl.wikipedia.org/wiki/XML Forrester Consulting (2007). Open Source Software’s Expanding Role in the Enterprise; Companies Adopt Open Source as Standard. [rapport]. Forum Standaardisatie (2007). Over College en Forum. Geraadpleegd op: 14 januari 2008, van: http://www.forumstandaardisatie.nl/over-college-en-forum/ Garderen, P. van (2007). ICA’s own open source software initiative. Geraadpleegd op: 24 december 2007, van: http://www.ica.org/groups/en/node/27 Gerloff, K. (2007). The best software for the purpose: softwarebørsen.dk. [rapport] Open Source Observatory and Repository (OSOR). Heemskerk, drs. F. (2007). Nederland open in verbinding; Een actieplan voor het gebruik van Open Standaarden en Open Source Software bij de (semi-) publieke sector. [rapport]. Ministerie van Economische Zaken. Horsman, P.J. (2007). Digitaal depot; Eerste ervaringen en conclusies uit de casus Rotterdam. [rapport]. Horsman, P.J. (2007/2008) Commentaar op scriptie.
Archieven open u !
60
ISAAR(CPF), Internationale Norm voor Archivistische Normbeschrijvingen van Organisatie, Personen en Families; Ontwerpvertaling van de tweede uitgave. (2004). (P. Heyrman, E. Hokke, P. Horsman, M. Nelissen & W. Vanneste, vert.). Antwerpen/Leuven/Amsterdam: Archiefschool en VVBAD ISAD(G): Algemene Internationale Norm voor Archivistisch Beschrijven. Vertaling van de tweede uitgave. (2004).(E. Hokke, P. Horsman, M. Nelissen & W. Vanneste, vert.). Antwerpen/Leuven/Amsterdam: Archiefschool en VVBAD Karsch, M. & J. Keuning (2007). EAD en EAC; grensoverschrijdend en grensverleggend. [scriptie HvA]. Manifest van de Open Overheden. (2007). McHugh, A. (2005). Open Source for Digital Curation. DCC Digital Curation Manual. Juli 2005, versie 1.6. Geraadpleegd op: 25 juli 2007, van: http://www.dcc.ac.uk/ resource/curation-manual/chapters/open-source/ Open Format (9 september 2007). In Wikipedia. Geraadpleegd op: 18 september 2007, van: http://en.wikipedia.org/wiki/Open_format Open Source Software. (22 maart 2007). In Wikipedia. Geraadpleegd op: 16 juli 2007, van: http://nl.wikipedia.org/wiki/Open_source_software Open Source Software. (18 juli 2007). In Wikipedia. Geraadpleegd op: 19 juli 2007, van: http://en.wikipedia.org/wiki/Open_source_software Open Standaard (16 juli 2007). In Wikipedia. Geraadpleegd op: 20 juli 2007, van: http://nl.wikipedia.org/wiki/Open_standaard OSI (13 maart 2007). Home. Geraadpleegd op: 19 juli 2007, van: http://www. opensource.org OSOSS (2007a). Wat zijn open standaarden. Geraadpleegd op: 19 juli 2007, van: http://ossos.nl/wat_zijn_open_standaarden. OSOSS (2007b). Wat is Open Source Software? Geraadpleegd op: 19 juli 2007, van: http://ososs.nl/wat_is_open_source_software Overheid.nl. (augustus 2006). Webrichtlijnen voor de Overheid (versie 1.2). Geraadpleegd op: 20 juli 2007, van: http://webrichtlijnen.overheid.nl/handleiding/ontwikkeling/ productie/open-standaarden/ Pitti, D.V. (2003). Creator Description; Encoded Archival Context. [rapport] University of Virginia. Prom, C. (
[email protected], 26 Jan 2008.). Re: Archon questions. Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden. (2002) Schmitz, P.E. (2001). Study into the use of Open Source Software in the Public Sector; Part 3: The Open Source Market Structure. [rapport] European Commission, DG Enterprise/Unisys Belgium Taskforce Digitale Toegankelijkheid Archieven (z.j.). Overzicht Archiefsoftware. Geraadpleegd op: 25 december 2007, van: http://www.taskforcearchieven.nl/archiefsoftware/ Theunissen, M. (2007). Strategische handreiking bij softwareselectie vanuit een open perspectief. [handleiding]. Westbrook, B., K. Bowers, J.L. Thompson, K. Stefko (2007). Where Are We ‘AT’? A Status Report on the Archivists Toolkit. [presentatiesheets] SAA Anual Meeting, Chicago, augustus 2007
Archieven open u !
61
Weterings, J. (2006). Substitutie van archiefbescheiden; eisen te stellen aan de opslagformaten. [scriptie UvA] Weterings, J. (2007). Substitutie van archiefbescheiden. Archievenblad. Oktober 2007, jaargang 111, nummer 8, p. 16-17. Wheeler, D. (16 april 2007). Why Open Source Software / Free Software (OSS/FS, FLOSS, or FOSS)? Look at the Numbers! Geraadpleegd op: 29 juli 2007, van: http://www. dwheeler.com/oss_fs_why.html Winter, B. de. (31 januari 2008). Open standaarden pas in 2012 welkom op overheidsdesktop. Webwereld. Geraadpleegd op: 1 februari 2008, van: http://web wereld.nl/ref/rss/49685
Geraadpleegde bronnen A Guide to Institutional Repository Software. (2004). New York: Open Society Institute. Besten, A. den, R. Alaerds, E. van Gurp & M. Custers (2007). Onderzoek naar gebruik OSS en OS in overheid en (semi) publieke sector. [rapport] MarketCap Marketingadvies BV. Bradley, K., J. Lei & C. Blackall. (2007). Towards an Open Source Repository and Preservation System; Recommendations on the Implementation of an Open Source Digital Archival and Preservation System and on Related Software Development. [rapport]. Cantara, L. (2003). Metadata: Essential Standards for Management of Digital Libraries. [presentatiesheets]. Indiana University. Geraadpleegd op: 22 januari 2008, van: http://www.dlib.indiana.edu/education/workshops/alioct03/metadata.ppt Consultatiedocument rijksbeleid ICT & Open Standaarden/Open Source Software. (2007). [rapport]. Internet Society Nederland, Holland Open, Media Update & Livre. COSPA, Consortium for studying, evaluating, and supporting the introduction of Open Source software and Open Data Standards in the Public Administration (2005). Catalogue of available Open Data Standards for the PA. [rapport]. Cox, A. (1999). The Risks of Closed Source Computing. Geraadpleegd op: 8 september 2007 van: http://www.ibiblio.org/oswg/oswg-nightly/oswg/en_US.ISO_88591/articles/alan-cox/risks/risks-closed-source/risks.html Crowston, K., H. Annabi & J. Howison (2003). Defining open source software project success. [rapport]. School of Information Studies, Syracuse University. DigitalPreseverationEurope newsletter. September 2007, issue 2. [online tijdschrift]. ECP.NL (2007). Bewaren en Bewijzen. [rapport]. Elings, M. W., G. Waibel (5 maart 2007). Metadata for All; Desciptive Standards and Metadata Sharing across Libraries, Archives and Museums. First Monday, volume 12, number 3. Geraadpleegd op: 22 november 2007, van: http://www.uic.edu/ htbin/cgiwrap/bin/ojs/index.php/fm/article/view/1628/1543 Engelfriet, A. (13 april 2007). Open source praktijkgids. Geraadpleegd op: 16 mei 2007, van: http://www.iusmentis.com/computerprogrammas/opensourcesoftware /praktijkgids/ Europese Commissie. (1998). Richtlijn 98/34/EG van het Europees Parlement en de Raad van 22 juni 1998 betreffende een informatieprocedure op het gebied van
Archieven open u !
62
normen en technische voorschriften. (21 juli 1998). Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen. L 204/37. Evaluatiecommissie Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (Regeling 12). ( 2006). Advies Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (Regeling 12) Free Software Foundation (2007). Philosophy of the GNU Project. Geraadpleegd op: 9 augustus 2007, van: http://www.gnu.org/philosophy/philosophy.html Gemeentearchief Rotterdam (2005). A Digital Repository; learning by experience with open standards and open source. [rapport] Giaretta, D. (2007). Addressing the Challenge of Global Infrastructure Development for Data Curation. [presentatiesheets]. 3rd International Digital Curation Conference. Hamburger, S. (2007). Oliver Spits Out a Finding Aid; Using CONTENTdm with a Database. [presentatiesheets]. Penn State University Libraries. Het Expertise Centrum (2002). Het heft in eigen handen; Eindrapport. [rapport]. Hofman, H. (2007). Huidige en toekomstige normen en standaarden; De nieuwe rol van DIV in de Andere Overheid. [presentatiesheets]. Nationaal Archief. Horsman, P.J. (2002). Syllabus ISAD(G); International Standard for Archival Description (General) ISAD(G) en International Standard for Archival Authority Records for Corporate Bodies, Families and Persons; ISAAR (CPF); Een Inleiding. [syllabus]. Archiefschool Horsman, P.J. (2004). Archiveren. Een inleiding. Den Haag: Stichting Archiefpublicaties IDABC (2004). European interoperability framework for pan-european egovernment services. [rapport]. Internet Society Nederland (ISOC.nl), Stichting Livre, Media Update Vakpublicaties &Stichting Holland Open (2007). Consultatiedocument rijksbeleid ICT & Open Standaarden/Open Source Software. [rapport]. Koelstra, B. (2007). Open Source Roadshow. [presentatiesheets]. OSOSS. Lake, D., R. F. Loiselle & D. Steidel Wall (2003). Market survey of commercially available off-the-shelf archival management software. [rapport]. International Council on Archives. Library of Congress (2007a). Encoded Archival Description. Geraadpleegd op: 20 december 2007, van: http://www.loc.gov/ead/ Library of Congress. (2007b). Metadata Encoding & Transmission Standard. Geraadpleegd op: 6 januari 2007, van: http://www.loc.gov/standards/mets/ Microsoft (1 november 2002). Glossary of Networking Terms for Visio IT Professionals. Geraadpleegd op 20 juli 2007 van: http://www.microsoft.com/technet/prod technol/visio/visio2002/plan/glossary.mspx Microsoft (18 oktober 2005) Microsoft and Open Source. Geraadpleegd op: 20 juli 2007, van: [artikel is inmiddels verdwenen van hun site] Ministerie van Economische Zaken (2007). Korte marktverkenning Open standaarden en Open source software door het Ministerie van Economische Zaken. [rapport] Murrain, M., R. Cowan, R. Silvers, A. Schneiderman, A. Hickman & J. McClelland (2004). Choosing and Using Open Source Software; A primer for Nonprofits. [rapport]. Nonprofit Open Source Initiative. Murrain, M. (2007). Choosing and Using Open Source Software; A primer for Nonprofits. [rapport]. Nonprofit Open Source Initiative. Nationaal Archief (2006). EAD en het DTNA project. [presentatiesheets]
Archieven open u !
63
Open Standard (16 juli 2007). In Wikipedia. Geraadpleegd op: 20 juli 2007, van: http://en.wikipedia.org/wiki/Open_standard OSOSS (2007). Open gemeenten; Resultaten van grootschalige inventarisatie inclusief Voorbeeldprojecten. [rapport] Ottosson, P. (2002). Encoded Archival Context (EAC) - Recent Developments. LEAF Newsletter, issue no. 1. Geraadpleegd op: 22 december 2007, van: http://www.crxnet.com/leaf/news_online.html Pearce-Moses, R. (2005a). Data Value Standard. In A Glossary of Archival and Records Terminology. Geraadpleegd op: 22 januari 08, van: http://www.archivists.org/glossary/term_details.asp?DefinitionKey=89 Pearce-Moses, R. (2005b). Descriptive Standard. In A Glossary of Archival and Records Terminology. Geraadpleegd op: 22 januari 08, van: http://www.archivists.org/glossary/term_details.asp?DefinitionKey=669 Perens, B (z.j.). Open Standards; Principles and Practice. Geraadpleegd op: 15 november 2007, van: http://perens.com/OpenStandards/Definition.html Pitti, D.V. (november 1999). Encoded Archival Description; An Introduction and Overview. D-Lib Magazine, volume 5, number 11. Geraadpleegd op: 22 december 2002, van: http://www.dlib.org/dlib/november99/11pitti.html Rankin, J. (2005). Institutional Repositories for the Research Sector; Feasibility Study. [rapport]. National Library of New Zealand. Sarah J. (2006). Archival Authority Records and Encoded Archival Context (EAC). [rapport] Schmitz, P.E. (2001). Study into the use of Open Source Software in the Public Sector; Part 1: OSS Fact sheet. [rapport] European Commission, DG Enterprise/Unisys Belgium Siepel, A. & H. de Vries (2000). Encoded Archival Description (EAD); Het digitaliseren van toegangen op archieven. [rapport] Smith-Yoshimura, K. (2007). RLG Programs Descriptive Metadata Practices Survey Results. [rapport] OCLC Programs and Research. Society of American Archivists (2002). Encoded Archival Description Tag Library. Geraadpleegd op: 4 januari 2008, van: http://www.loc.gov/ead/tglib/ Taskforce Digitale Toegankelijkheid Archieven (2006). De archiefsector in het digitale tijdperk. [rapport] Vendrik, K. & R. van Tilburg. (2002). Software, open u!; Plan van aanpak ter stimulering van open software (open standaarden en open source software). [motie Tweede Kamer der Staten-Generaal] Visual Resources Association. (15 januari 2002). Cataloging and Datamanagement FAQ. Geraadpleegd op: 22 januari 2008, van: http://www.vraweb.org/resources/ datastandards/faqs.html Weg, G. van de. (2007).Verslag Dag van de Open Source 26 september 2007. [memo] Directie Informatisering van het Ministerie van Justitie. Young, B. (2000). Open source is here to stay. ZDNet News, May 3, 2000. Geraadpleegd op: 5 september 2007, van: http://news.zdnet.com/2100-9595_22520393.html?legacy=zdnn
Archieven open u !
Bijlage I Dublin Core Metadata Element Set • • • • • • • • • • • • • • •
Title Author Or Creator Subject And Keyword Description Publisher Other Contributor Date Resource Type Format Resource Identifier Source Language Relation Coverage Rights Management
65
Archieven open u !
Bijlage II ISAD(G) Nederlandse vertaling. De essentiële elementen zijn vet gedrukt. Identificatie Referentie Titel Datering Beschrijvingsniveau Omvang en medium Context Naam van de archiefvormer Institutionele geschiedenis / Biografie Geschiedenis van het archief Verwerving Inhoud en structuur Bereik en inhoud Selectie Aanvullingen Ordening Voorwaarden voor raadpleging en gebruik Voorwaarden voor raadpleging Voorwaarden voor reproductie Taal en schrift Fysieke kenmerken en technische vereisten Toegangen Verwant materiaal Bestaan en bewaarplaats van originelen Bestaan en bewaarplaats van kopieën Verwante beschrijvingseenheden Publicaties Aantekeningen Aantekening Beschrijvingsbeheer Verantwoording Regels of afspraken Datering van de beschrijvingen
66
Archieven open u !
Bijlage III ISAAR(CPF) Nederlandse vertaling. De essentiële elementen zijn vet gedrukt. Identiteit Soort entiteit Geautoriseerde naam (namen) Parallelle namen Namen gestandaardiseerd volgens andere regels Andere namen Codes voor organisaties Beschrijving Bestaansperiode Geschiedenis Plaatsen Rechtsvorm Functies, beroepen en activiteiten Mandaten/Gezagsbronnen Structuur/Genealogie Algemene context Relaties Namen/Codes van verwante organisaties, personen of families Relatiecategorie Beschrijving van de relatie Datering van de relatie Beheer Identificatiecode van de normbeschrijving Identificatiecodes van de instelling Regels en/of afspraken Status Niveau van detail Datering van aanmaak, revisie of verwijdering Taal en schrift Bronnen Onderhoud Organisaties, personen en families relateren aan archiefmateriaal en andere bronnen Identificatiecodes en titels van verwante bronnen Soort verwante bronnen Aard van de relaties Datering van verwante bronnen en/of relaties
67
Archieven open u !
68
Bijlage IV Gedeelte van de brontekst van een test EAD inventaris. <archdesc level="fonds" type="inventory">
Beschrijving van het archief Gemeentebestuur Ede, 1948-1986 1948-1986 11- <extent unit="meter">200 meter; <extent unit="files">20467 inv.nrs. (…) Beschrijving van de series en archiefbestanddelen B.1.Gemeentelijke belastingen B.1.0Gemeentelijke belastingen algemeen STA00014Verordening vermakelijkhedenbelasting met wijzigingen t/m 03-07-1952.1923 - 19521 omslag STA00016Verordening ondernemingsbelasting. (Besluit B en W augustus 1945). Augustus 1945 - 04-011951.1945 - 19511 omslag STA00015Verordening vermakelijkhedenbelasting met wijziging (Raadsbesluit d.d. 10-06-1959 nr 23). Ingetrokken bij Raadsbesluit d.d. 01-12-1971 nr 13.1957 19724 omslagen STA00013Klasse-indeling voor de heffing van de personele belasting.1966 19671 omslag B.1.1Gemeentelijke belastingen subniveau
Archieven open u !
Gedeelte van een test EAD inventaris, opgemaakt met behulp van een stylesheet uit de EAD toolbox van het Nationaal Archief
69
Archieven open u !
Bijlage V Word 97 (closed source software), gedeelte van de menu- en knoppenbalk:
OpenOffice.org 2.3 (open source software), gedeelte van de menu- en knoppenbalk:
Word 2007 (closed source software), gedeelte van de menu- en knoppenbalk:
70
Archieven open u !
71
Bijlage VI De 17 actielijnen uit het Actieplan Nederland open in verbinding. Actielijn 1 Het College Standaardisatie publiceert in januari 2008 een basislijst met open standaarden (checklist) ten behoeve burgers, bedrijven en overheden. Deze lijst wordt vervolgens onderhouden en verder aangevuld. Actielijn 2 Overheden en instellingen uit de (semi-)publieke sector voeren vanaf 2 april 2008 (Rijksdiensten) of 31 december 2008 (mede-overheden en overige instellingen) het “comply-or-explain and commit”-principe in bij ICT-opdrachten (inkoop en aanbestedingen) voor het toepassen van open standaarden bij nieuwbouw, verbouw of contractverlenging. Actielijn 3 Op voordracht van het College Standaardisatie wordt, ter nadere uitwerking van de NORA, een interoperabiliteitsraamwerk opgesteld dat uitgangspunten aangeeft voor het toepassen van standaarden zodanig dat interoperabiliteit bevorderd wordt. De basisversie zal in juni 2008 beschikbaar zijn. Actielijn 4 ICT-opdrachten kunnen tijdig voor de gewenste publicatiedatum vrijwillig voor advies over open standaarden worden voorgelegd aan een programmabureau. Actielijn 5 Handhaving van de inzet van open standaarden geschiedt op basis van high trust met daarop toegesneden lichte instrumenten als monitoring en ranking. Actielijn 6 Rijksdiensten ondersteunen vanaf april 2008, naast de huidige bestandsformaten, ODF voor lezen, schrijven en uitwisselen van documenten. Mede-overheden en overige instellingen volgen zo snel mogelijk, doch uiterlijk december 2008. Actielijn 7 Alle ministeries hebben in januari 2009 een implementatiestrategie ontwikkeld voor de aanbesteding en inkoop en het gebruik van open source software; in juni 2008 meer dan de helft van de ministeries. Dit kan uiteraard ook betrekking hebben op gezamenlijke of interdepartementale implementatiestrategieën. Actielijn 8 Mede-overheden en overige instellingen (onderwijs, zorg, sociale zekerheid) hebben in januari 2010 een implementatiestrategie ontwikkeld voor de aanbesteding, inkoop en het gebruik van open source software.
Archieven open u !
72
Actielijn 9 Goed voorbeeld doet volgen. Voorhoedelopers worden gestimuleerd. 10. Communicatie en samenwerkingsverbanden In het najaar van 2007 en het voorjaar van 2008 zal het Ministerie van Economische Zaken samen met het Ministerie van Binnenlandse Zaken communicatiebijeenkomsten organiseren met bedrijven, leveranciers en de diverse overheidsdoelgroepen om de plannen toe te lichten en te komen tot praktische afspraken voor de uitvoering daarvan. 11. Stimuleren beleid open standaarden en open source software in Europa Het Kabinet zal, daar waar relevant en mogelijk, zich actief inspannen om het gebruik open standaarden en open source software in Europees verband te bevorderen. Niet alleen in de diverse comités en werkgroepen ter voorbereiding van Europees beleid, maar ook bijvoorbeeld als vereiste bij het indienen van bestek voor de eGovernement Awards van de Europese Commissie. 12. Inrichting programmabureau Vanaf januari 2008 zal een programmabureau worden ingericht om de actielijnen actief te ondersteunen. Het bureau zal de motor zijn achter de invoeringsplannen door met voorlichting, doelgericht advies en op maat gesneden praktijkondersteuning aan rijk, provincies, gemeenten en andere publieke instellingen, het daadwerkelijk gebruik van open standaarden en open source software in een hogere versnelling te brengen. Daarnaast zal het bureau metingen doen om inzicht te houden in de voortgang van de acties en daarover rapporteren ten behoeve van de jaarlijkse Voortgangsrapportage Rijksbrede ICT-Agenda en de jaarlijkse Voortgangsrapportage eOverheid. Onder meer zal een ranglijst worden bijgehouden en jaarlijks een prijs ter beschikking worden gesteld voor de Meest Open Publieke Organisatie. Het Kabinet zal in december 2007 een besluit nemen over de inrichting en onderbrenging van het programmabureau. Met de inrichting van een programmabureau wordt tevens invulling gegeven aan de follow-up van programma OSOSS, dat op 31 december 2007 afloopt. Verantwoordelijk voor de voorstellen zijn de Staatssecretaris van Economische Zaken en de Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. 13. Verkenning nieuwe vormen van business cases Door de juiste momenten te kiezen en een goede businesscase te maken kunnen onnodige migratiekosten voorkomen worden. Het gaat om (nieuwe) aanbestedingen ten behoeve van nieuw- en verbouw en contractverlenging van ICT. Onder nieuwbouw wordt ook vervanging begrepen. Voor onderdelen van de rijksdienst die als voorlopers snel (verder) willen migreren naar open standaarden en open source software zal bij de uitwerking van het uitvoeringsplan nader worden bezien hoe daar invulling aan kan worden gegeven. Voor wat betreft de businesscase en financieringsconstructie wijst het Kabinet op twee inspirerende, gemeentelijke voorbeelden.
Archieven open u !
73
14. Gemeenschappelijke Verklaring met ICT~Office en Manifest Open Overheden Het Ministerie van Economische Zaken heeft op 24 mei 2007 samen met ICT~Office een verklaring ondertekend ter verbetering van de samenwerking tussen de rijksoverheid en het ICT-bedrijfsleven. Daarin is vastgelegd dat gegeven het belang voor de overheid van het gebruik van open standaarden, de overheid naar zoveel mogelijk gebruik van open standaarden voor ICT systemen streeft ten behoeve van de communicatie naar burgers en bedrijven. In het bijbehorende ‘programma op hoofdlijnen’ hanteert de overheid de volgende vertrekpunten: Leveranciersonafhankelijkheid, Interoperabiliteit, Transparantie, controleerbaarheid en beheersbaarheid en Digitale duurzaamheid. Voor het einde van 2007 zal naar verwachting de verklaring rijksbreed worden ondersteund. Het streven is dat ook de Manifestgroep van uitvoeringsorganisaties dit jaar de verklaring gaat tekenen. 15. Software in gebruik bij de overheid Het Kabinet zal gaan onderzoeken in hoeverre alle in eigen beheer/opdracht ontwikkelde software (in navolging van bijvoorbeeld de elektronische voorzieningen voor het gebruik van het Bedrijvenloket en eFormulieren) in beginsel onder een open source softwarelicentie is vrij te geven, opdat meer software voor hergebruik door de Nederlandse economie beschikbaar komt, de openbaarheid van bestuur versterkt wordt en de aansluiting op elektronische overheidsdienstverlening verder verbeterd wordt. Dit kan betekenen dat de overheid in aanbestedingen het voorbehoud moeten maken ook de Intellectuele Eigendom te verkrijgen van de ontwikkelde software. Zo heeft het Bureau Keteninformatisering Werk en Inkomen van SZW haar software ter beschikking gesteld aan de onderwijswereld om hiermee goedkoop en snel hun Elektronisch Leer Dossier te ontwikkelen. Uitzonderingen kunnen gelden voor software in gebruik voor vitale en nationaal gevoelige doeleinden. In dit verband zal ook de ontwikkeling rond de European Union Public License 1.0 (EUPL) gevolgd worden. 16. Onderzoek werking softwaremarkt Om inzicht te krijgen of, aanvullend op de eerdere genoemde actielijnen, op termijn extra acties nodig zijn, zal het Kabinet de Nederlandse Mededingingsautoriteit (NMa) om onderzoek vragen naar de werking van de Nederlandse softwaremarkt. Het Kabinet wijst in dit verband mede naar de oproep die de NMa in zijn jaarverslag over 2006 doet aan partijen uit de softwarebranche om signalen, tips en klachten te melden bij de NMa. 17. Onderzoek economische effecten van open source software Het CPB wordt gevraagd om economisch onderzoek te doen naar de relatie tussen het stimuleren van open source software en effecten daarvan op innovatie en concurrentie in de ICT-sector. Er is een toenemende wetenschappelijke aandacht voor de economische effecten van de inzet van open source software. Het is zinvol om in kaart te brengen wat deze effecten zijn, met name op het functioneren van softwaremarkten (bijvoorbeeld in welke mate profiteren afnemers).
