Ontwerp van een portaalsite ter ondersteuning van crisiscommunicatie bij hoogwatersituatie

departement

Mobiliteit en Openbare Werken

Ontwerp van een portaalsite ter ondersteuning van crisiscommunicatie bij hoogwatersituatie ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG

Openingszitting offertes Woensdag 21 september 2011 om 11u00 in het Waterbouwkundig Laboratorium, Berchemlei 115, 2140 Borgerhout

WL_11_08

WL Bestekken

Vlaamse overheid

VLAAMSE OVERHEID DEPARTEMENT MOBILITEIT EN OPENBARE WERKEN Waterbouwkundig Laboratorium

ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG VOOR ONTWERP VAN EEN PORTAALSITE TER ONDERSTEUNING VAN CRISISCOMMUNICATIE BIJ HOOGWATERSITUATIE

BESTEK nr. WL_11_08

Opening van de offertes: 21 september 2011 om 11:00 uur. Adres: Waterbouwkundig Laboratorium Berchemlei 115 - 2140 Borgerhout

BESTEK nr. WL11_08

Inhoudstafel Inhoudstafel ......................................................................................................................................... I 1

ALGEMENE BEPALINGEN. ....................................................................................................... 1

Voorwerp en aard van de opdracht. ........................................................................................................... 1 Duur van de overeenkomst. ....................................................................................................................... 1 Aanbestedende overheid – Aanvullende informatie. .................................................................................. 1 Informatiesessie. ........................................................................................................................................ 1 Indienen en openen van de offertes. .......................................................................................................... 2 Indienen van offertes .................................................................................................................................. 2 Opening van offertes .................................................................................................................................. 3

Leidende dienst - leidend ambtenaar. ........................................................................................................ 3 Beschrijving van de te presteren diensten. ................................................................................................ 3 Documenten van toepassing op de opdracht. ............................................................................................ 4 Wetgeving. ................................................................................................................................................. 4 Documenten betreffende de opdracht. ....................................................................................................... 4

Offertes. ..................................................................................................................................................... 4 In de offerte te vermelden gegevens. ......................................................................................................... 4 Geldigheidsduur van de offerte. ................................................................................................................. 4 Bij de offerte te voegen stalen, documenten en bescheiden. ..................................................................... 5

Prijzen. ....................................................................................................................................................... 5 Prijzen. ....................................................................................................................................................... 5 Prijsherziening. ........................................................................................................................................... 5

Aansprakelijkheid van de dienstverlener. ................................................................................................... 5 Selectiecriteria - Regelmatigheid van de offertes - Gunningscriteria. ........................................................ 6 Selectiecriteria. ........................................................................................................................................... 6 Uitsluitingscriteria. ...................................................................................................................................... 6 Selectiecriteria inzake de financiële draagkracht van de inschrijver. .......................................................... 7 Selectiecriteria met betrekking tot de technische bekwaamheid van de inschrijver.................................... 7 Regelmatigheid van de offertes. ................................................................................................................. 8 Gunningscriteria. ........................................................................................................................................ 8 Lijst van de gunningscriteria. ...................................................................................................................... 8

Waterbouwkundig Laboratorium

I

BESTEK nr. WL11_08

Borgtocht. ................................................................................................................................................... 8 Opleveringen. ........................................................................................................................................... 10 Keuring van de uitgevoerde diensten. ...................................................................................................... 10

Uitvoering van de diensten. ...................................................................................................................... 10 Termijnen en clausules. ........................................................................................................................... 10 Termijnen ................................................................................................................................................. 10 Uitvoeringsvoorwaarde ............................................................................................................................. 10 Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd. ............................................................................... 10 Evaluatie van de uitgevoerde diensten. .................................................................................................... 10

Facturatie en betaling van de diensten. ................................................................................................... 11 Aanbestedingsberichten en rechtzettingen. ............................................................................................. 11 Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener. .................................................................................. 11 Geschillen. ............................................................................................................................................... 11

2

BIJLAGEN. ................................................................................................................................ 12

Inleiding .................................................................................................................................................... 13 Situering van de opdracht ........................................................................................................................ 13 Doelstelling van de opdracht .................................................................................................................... 15 Functionele vereisten ............................................................................................................................... 17 Gegevens ................................................................................................................................................. 17 Statische gegevens .................................................................................................................................. 18 Dynamische gegevens ............................................................................................................................. 18 Geografische gegevens ........................................................................................................................... 19

Functies .................................................................................................................................................... 20 Algemeen ................................................................................................................................................. 20 Functie beheerder .................................................................................................................................... 20 Functie Organisatie .................................................................................................................................. 22 Functie Communicatie .............................................................................................................................. 22 Functie Bronnen ....................................................................................................................................... 24 Functie Logging ........................................................................................................................................ 24 Functie Kaarten ........................................................................................................................................ 25

Mock-up ................................................................................................................................................... 26

3

Technische vereisten................................................................................................................. 27


II

BESTEK nr. WL11_08

Algemene opbouw en werking van de portaalsite .................................................................................... 27 Beschikbaarheid (SLA) ............................................................................................................................ 28 Schaalbaarheid ........................................................................................................................................ 28 Koppelingen ............................................................................................................................................. 28 Beschrijving architectuur .......................................................................................................................... 28 Hosting ..................................................................................................................................................... 29 Ondersteuning .......................................................................................................................................... 29

4

Aanpak en methodiek ................................................................................................................ 30

Hosting ..................................................................................................................................................... 30 Fase 1: ANALYSE .................................................................................................................................... 30 Fase 2: DESIGN....................................................................................................................................... 30 Fase 3: REALISATIE ................................................................................................................................ 30 Fase 4: IMPLEMENTATIE........................................................................................................................ 31 Fase 5: OPLEVERING ............................................................................................................................. 31

Planning ................................................................................................................................................... 31 Onderhoudscontract ................................................................................................................................. 31 SLA informatiesysteem en hosting ........................................................................................................... 32 Beschikbaarheid van helpdesk services ................................................................................................... 32 Correctief onderhoud ................................................................................................................................ 32 Adaptief onderhoud .................................................................................................................................. 32 Evolutief onderhoud ................................................................................................................................. 32

5

Meetstaat ................................................................................................................................... 33


III

BESTEK nr. WL11_08

1 ALGEMENE BEPALINGEN. Voorwerp en aard van de opdracht. De onderhavige opdracht betreft het ontwerp van een portaalsite ter ondersteuning van crisiscommunicatie bij hoogwater. Hiervoor wordt de procedure van de algemene offerteaanvraag gekozen. Deze opdracht omvat één enkel perceel. Dit is een opdracht volgens globale prijzen (K.B. 8 januari 1996, art. 86).

Duur van de overeenkomst. De opdracht begint met een startvergadering en wordt afgesloten voor een periode van 6 maanden Een verlenging van de geldigheidsduur van de opdracht is niet voorzien. De uitvoering van de diensten voorzien in het onderhavig bestek moet, in alle gevallen, worden beëindigd binnen de voorziene termijn, in overeenstemming met punt 15.1.

Aanbestedende overheid – Aanvullende informatie. Deze opdracht vloeit voort uit de CIW Werkgroep Overstromingsrichtlijn en is een gezamenlijke aanbesteding met gedeelde financiering tussen VMM-Afdeling Operationeel Waterbeheer, W&Z nv, nv de Scheepvaart, Afdeling Kust en MOW-Waterbouwkundig Laboratorium. De aanbestedende overheid is de Vlaamse Overheid, vertegenwoordigd door de minister bevoegd voor openbare werken. De administratieve leiding van het project ligt bij het Waterbouwkundig Laboratorium. Aanvullende inlichtingen inzake de procedure kunnen worden opgevraagd bij Lieve Van de Water, 03 224 61 66, [email protected] Aanvullende inlichtingen inzake de inhoudelijke aspecten van de opdracht kunnen worden opgevraagd bij Hans Vereecken, 03 224 61 89, [email protected]

Informatiesessie. Gelet op de complexiteit van de opdracht, heeft de aanbestedende overheid beslist tussen de aankondiging van de opdracht in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen en de dag van de opening van de offertes, een informatiesessie te houden ten behoeve van de kandidaat-inschrijvers. Deze informatiesessie zal doorgaan op 25 augustus 2011 om 14u op het volgende adres: Berchemlei 115, 2140 Borgerhout. Tijdens deze informatiesessie zal eerst een kort overzicht worden gegeven van het voorwerp van de opdracht. Vervolgens wordt ruimte gegeven voor het stellen van vragen. Teneinde de informatiesessie ordentelijk te laten verlopen worden de kandidaat-inschrijvers die op de informatiesessie wensen aanwezig te zijn, verzocht hun vragen aan de aanbestedende overheid te bezorgen via e-mail of fax. Het e-mailadres is [email protected]. Het faxnummer is 03 224 60 36. Enkel de vragen die uiterlijk 22 augustus 2011 om 12u ‘s middags lokale tijd bij de aanbestedende overheid zijn toegekomen, zullen tijdens de informatiesessie worden beantwoord. Aan de ingang van de vergaderzaal zullen de aanwezigen worden verzocht de identiteit van de


1

BESTEK nr. WL11_08

onderneming die zij vertegenwoordigen en hun volledig adres te vermelden op een aanwezigheidslijst. Naderhand zal de aanbestedende overheid aan alle aanwezigen een proces-verbaal van de informatiesessie opzenden en dit ook als bijlage bij het bestek publiceren. De kandidaat-inschrijvers die niet op de informatiesessie aanwezig konden zijn, kunnen het procesverbaal ook opvragen bij de aanbestedende overheid (per e-mail op het e-mailadres [email protected] of per fax op het faxnummer 03 224 60 36.

Indienen en openen van de offertes. Indienen van offertes De offertes worden vóór de opening van de offertes, ofwel elektronisch ingediend via de e-tendering applicatie (zie hieronder voor meer informatie), ofwel per schrijven (een aangetekend schrijven wordt aanbevolen) opgezonden naar, ofwel persoonlijk neergelegd bij de aanbestedende overheid. De offertes worden aanvaard voor zover de zitting van opening van de offertes niet voor geopend is verklaard.

Offerte verstuurd via elektronische middelen De elektronische offertes kunnen verstuurd worden via de e-tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 81 quater van het KB van 8 januari 1996. Er dient opgemerkt te worden dat het versturen van een offerte per e-mail niet aan deze voorwaarden voldoet. Daarom wordt het niet toegestaan op deze wijze een offerte in te dienen. Ongeacht eventueel toegestane varianten, mag iedere inschrijver slechts één offerte indienen per opdracht. De inschrijver kan bepaalde bij te voegen documenten die niet of uiterst moeilijk via elektronische middelen kunnen worden aangemaakt, op papier bezorgen vóór de uiterste ontvangstdatum. Indien nodig worden de attesten zoals gevraagd in … gescand om ze bij de offerte te voegen. Door zijn offerte volledig of gedeeltelijk via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte worden geregistreerd. (Artikel 81 quater van het KB van 8 januari 1996). De offerte moet bij de aanbestedende overheid toekomen vóór de uiterste ontvangstdatum van de offertes. De indiening van een veiligheidskopie is niet toegestaan. Meer informatie kan worden teruggevonden op volgende website : http://www.publicprocurement.be of via de e-procurement helpdesk op het nummer : +32 (0)2 790 52 00

Offerte die niet elektronisch wordt ingediend De offertes die niet elektronisch worden ingediend, worden in een omslag gestoken die wordt gesloten. Op deze omslag dienen de volgende vermeldingen te worden aangebracht: het nummer van het bestek; de datum en het uur van de opening van de offertes. Deze omslag wordt gestoken in een tweede omslag met de volgende vermeldingen: het woord «offerte» in de linkerbovenhoek; het adres van de bestemmeling: Waterbouwkundig Laboratorium Berchemlei 115 2140 Borgerhout


2

BESTEK nr. WL11_08

Wijzigen of intrekken van een reeds ingediende offerte Indien een inschrijver een reeds opgestuurde of ingediende offerte wenst te wijzigen of in te trekken, moet dit gebeuren volgens de bepalingen in artikel 105 van het KB van 8 januari 1996. De wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte kan via elektronische middelen die voldoen aan artikel 81 quater van het KB van 8 januari 1996 of op papier. Om een reeds opgestuurde of ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist, die door de inschrijver of zijn gemachtigde behoorlijk is ondertekend. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten, op straffe van nietigheid van de offerte nauwkeurig vermeld worden. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn. De intrekking kan ook per telegram, telex of telefax worden medegedeeld voor zover: 1° zij bij de voorzitter van de zitting voor het openen van de offertes toekomt alvorens hij de zitting opent, 2° en zij wordt bevestigd per aangetekende brief, afgegeven bij de post ten laatste de dag die aan de zitting voor het openen van de offertes voorafgaat. Deze voorwaarde is niet van toepassing indien elektronische middelen die voldoen aan artikel 81 quater van het KB van 8 januari 1996 worden gebruikt. Opmerking : Om technische en organisatorische redenen verkiest de aanbestedende overheid dat offertes elektronisch worden ingediend. De keuze ligt natuurlijk steeds bij de inschrijver en zal op geen enkele manier een rol spelen bij de analyse en evaluatie van de offerte.

Opening van offertes

Op

21 september 2011 om 11 uur,

wordt in het Waterbouwkundig Laboratorium, zaal Palingplaat overgegaan tot de elektronische opening in openbare zitting van de offertes ingediend voor deze opdracht.

Leidende dienst - leidend ambtenaar. De leidende dienst in de zin van artikelen 1 en 2 van de algemene aannemingsvoorwaarden is de aanbestedende overheid. Enkel de aanbestedende overheid is bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht. De leidend ambtenaar zal worden aangeduid in de kennisgeving van de gunning van de opdracht. De grenzen van zijn bevoegdheid zullen worden vermeld.

Beschrijving van de te presteren diensten. De huidige opdracht betreft de ontwikkeling van een publieke portaalsite (publiek/media). De bestaande informatieplatformen (intern de bevoegde organisaties) zullen een verdere standaardisatie ondergaan ingevolge de standaarden gezet voor de publieke portaalsite. Op deze publieke portaalsite wordt informatie ter beschikking gesteld op basis van verschillende gebruikersprofielen


3

BESTEK nr. WL11_08

Documenten van toepassing op de opdracht. Wetgeving.

-

-

De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten van werken, leveringen en diensten en de concessies van openbare werken; Het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken + bijlage : algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken; Alle wijzigingen aan de wet en de voormelde besluiten die van toepassing zijn op de dag van de opening van de offertes;

Documenten betreffende de opdracht.

-

Onderhavig bestek nr. WL_11_08.

Offertes. In de offerte te vermelden gegevens. De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 10 van de wet van 24 december 1993 en artikel 78 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 in verband met de onverenigbaarheden.

De inschrijver is verplicht het bij het onderhavig bestek gevoegde offerteformulier te gebruiken. Indien toch andere documenten worden gebruikt, is hij verplicht om op elk document de conformiteit met het bij het bestek gevoegde offerteformulier te attesteren (Art. 89 van het KB van 8 januari 1996).

De offerte en de bijlagen gevoegd bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands. Door het neerleggen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als deze op de een of andere bijlage zijn vermeld in zijn offerte . De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag bekendgemaakt worden door de aanbestedende overheid. Het offerteformulier is in 1 exemplaar bij het bestek gevoegd.

Geldigheidsduur van de offerte. De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 120 kalenderdagen, ingaande de dag na de opening van de offertes.


4

BESTEK nr. WL11_08

Bij de offerte te voegen stalen, documenten en bescheiden. De inschrijvers voegen bij hun offerte: -

alle documenten gevraagd in het raam van de selectiecriteria en de gunningscriteria (zie rubriek 12 hierna); De statuten en alle andere nuttige documenten die de bevoegdheid van de ondergetekende(n) bewijzen Gedetailleerde samenstelling van de inschrijvingsprijs (volgens bijlage)

Prijzen. Prijzen. Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in EURO. Dit is een opdracht volgens globale prijs wat betekent dat de globale prijs forfaitair is. In deze prijzen zijn ook alle verslagen, rapporten en andere beschrijvende documenten inbegrepen die voortvloeien uit deze opdracht, evenals inbegrip van alle transportkosten.

Prijsherziening. Voor de onderhavige opdracht is geen prijsherziening mogelijk.

Aansprakelijkheid van de dienstverlener. De dienstverlener draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen, inzonderheid in de studies, de berekeningen, de plannen of in alle andere ter uitvoering van de opdracht door hem voorgelegde stukken. De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid bovendien tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van de vertraging bij de uitvoering van de diensten of op grond van het in gebreke blijven van de dienstverlener.


5

BESTEK nr. WL11_08

Selectiecriteria - Regelmatigheid van de offertes - Gunningscriteria. Selectiecriteria. De inschrijvers worden getoetst aan de hiernavolgende selectiecriteria.

Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de toetsing van de offertes aan de gunningscriteria vermeld in punt 11.3 van dit bestek, voor zover de ingediende offertes administratief en technisch regelmatig zijn.

Uitsluitingscriteria. Door het indienen van een offerte verklaart de inschrijver zich niet in een van onderstaande uitsluitingsgevallen te bevinden. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken in hoofde van de inschrijver wiens offerte het beste gerangschikt is. Daartoe zal zij de betrokken inschrijver vragen via de snelste middelen en binnen de termijn die zij aanduidt, de inlichtingen of documenten te leveren die het mogelijk maken zijn persoonlijke toestand na te gaan. De inlichtingen of documenten die de aanbestedende overheid kosteloos via elektronische middelen bij de gegevensbeheerder kan opvragen, zal door de aanbestedende overheid zelf worden opgevraagd.

§.1.

De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders moet in orde zijn met zijn verplichtingen ten overstaan van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Hij wordt geacht in orde te zijn met voormelde verplichtingen indien blijkt dat hij ten laatste daags vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes: 1°

aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid al de vereiste aangiften heeft toegezonden, tot en met diegene die welke slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal voor de ontvangst van de offertes en

2°

op deze aangiften geen verschuldigde bijdragen van meer dan 2.500 EURO moet vereffenen, tenzij hij voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij de termijnen strikt in acht neemt.

Evenwel zelfs wanneer de schuld aan bijdragen groter is dan 2.500 EURO, zal de inschrijver in orde beschouwd worden indien hij, alvorens de beslissing tot het gunnen van de opdracht wordt genomen, aantoont dat hij, ten laatste daags voor de uitsterste ontvangst van de offertes op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 4, §1 en § 2, 1° tot 8° en 10°, van de wet of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 26 van die wet, één of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar zijn en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op 2.500 EURO na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdragen.

§ 2.

Ten laatste daags voor de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes moet de buitenlandse inschrijver: 1°

voldaan hebben aan de verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is.

2°

in orde zijn met de bepalingen van § 1, indien hij personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders.


6

BESTEK nr. WL11_08

§.3.

De aanbestedende overheid kan in welk stadium van de procedure ook, met alle middelen die zij dienstig acht inlichtingen inwinnen over de stand van betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid van om het even welke inschrijver.

Selectiecriteria inzake de financiële draagkracht van de inschrijver. De inschrijver voegt bij zijn offerte een passende bankverklaring, uitgeschreven door de bank, waarin deze haar vertrouwen in de solvabiliteit van de inschrijver uitdrukt;

De bankverklaring kan volgende vorm aannemen: “Met betrekking tot: Overheidsopdracht n°***, gepubliceerd in ***, op datum van***.Hierbij bevestigen wij U dat de (naam ***) onze cliënt is sinds (datum ***)Wat betreft de financiële relatie bank-cliënt. De financiële relaties die wij onderhouden met (naam van de vennootschap***) hebben tot op heden, (datum ***), beantwoord aan onze verwachtingen. Op basis van de gegevens waarover onze bank vandaag beschikt hebben wij geen ongunstige elementen vastgesteld en de (naam van de vennootschap***) heeft tot op heden, voor zover wij kunnen nagaan en met betrekking tot de ons gekende contracten en projecten, de financiële capaciteit gehad om de contracten of projecten uit te voeren die haar werden toegewezen. De (naam van de vennootschap ***) geniet ons vertrouwen en: Ofwel: onze bank stelt op dit ogenblik volgende kredietlijnen ter beschikking van deze vennootschap (alleen vermelden met de voorafgaande schriftelijke toestemming van de klant) ***. Ofwel: onze bank stelt op dit ogenblik kredietlijnen ter beschikking van de vennootschap. Ofwel: onze bank is bereid eventuele kredietaanvragen of een aanvraag voor borgstelling met het oog op de uitvoering van de opdracht te onderzoeken Ofwel: (geen van de drie voorafgaande verklaringen). Deze verklaring houdt geen verbintenis in van onzentwege voor de toekomst en onze bank neemt dienaangaande geen enkele verantwoordelijkheid. Wat betreft de notoriëteit van de cliënt: De (naam van de vennootschap ***) bekleedt een belangrijke plaats(ofwel: is actief) in de sector van ***. Tot op heden en voor zover we konden nagaan heeft ze een uitstekende (ofwel: goede) technische reputatie en is gebleken dat ze werd geleid door bekwame en achtbare personen. De bank kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor de juistheid en de volledigheid van haar verschafte informatie. De feiten die in de toekomst deze verklaring zouden beïnvloeden kunnen U niet automatisch worden medegedeeld. Opgemaakt te *** op ***. Handtekeningen: ***.”

Selectiecriteria met betrekking tot de technische bekwaamheid van de inschrijver. De inschrijver moet minstens over 3 referenties van diensten binnen één van de volgende domeinen beschikken die werden uitgevoerd tijdens de laatste drie jaar:

-

Ontwikkeling van webgebaseerde informatieplatformen Ontwikkeling van data-interface Koppeling databanken

Indien het diensten aan overheden betreft, worden de diensten aangetoond door certificaten die door de bevoegde overheid zijn opgesteld of goedgekeurd. Indien het gaat om diensten aan privaatrechtelijke


7

BESTEK nr. WL11_08

personen worden de diensten aangetoond door certificaten opgesteld door deze personen, of bij ontstentenis, door een verklaring van de inschrijver.

Regelmatigheid van de offertes. De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Onregelmatige offertes zullen worden geweerd. Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om te worden getoetst aan de gunningscriteria.

Gunningscriteria. Voor de keuze van de meest interessante offerte worden de regelmatige offertes van de geselecteerde inschrijvers aan een aantal gunningscriteria getoetst.

Deze criteria zullen gewogen worden teneinde een eindklassement te bekomen. Lijst van de gunningscriteria.

De gunningscriteria zijn [tussen haakjes staat de belangrijkheidswaarde die in de evaluatiemethode aan het criterium zal gegeven worden]: 1.

[extreem belangrijk] - 50 punten

De technische waarde van de inschrijving en de beschrijving ervan. Deze beschrijving wordt opgenomen in een plan van aanpak en zal onder meer beoordeeld worden op de volledigheid, de voorgestelde elementen die volledig deel uitmaken van de inschrijving en zo meer. Op deze manier zal rekening gehouden worden met de expertise en know-how die voor deze opdracht zal ingezet worden. De technische waarde van de inschrijving zal uiteraard rechtstreeks in verband gebracht worden met de toepasbaarheid ervan in de realiteit. Daarnaast wordt ook rekening gehouden met de mate waarin de in de offerte voorgestelde invulling van de opdracht en de voorgestelde wisselwerking tussen het Waterbouwkundig Laboratorium en de opdrachtnemer overeenstemmen met de vereisten die in het bestek werden gesteld

2.

[extreem belangrijk] - 50 punten

Het bedrag van de offerte. Per schijf van 10% prijsverschil met de goedkoopste aanbieding zullen 5 punten in mindering worden gebracht voor dit criterium.

Voor de evaluatie van de offertes, kan de overheid bijkomende algemene of specifieke vragen stellen aan één of meerdere inschrijvers, ten einde de vereiste duidelijkheid te bekomen inzake de opbouw van de prijzen en/of meer algemeen de inhoud van de voorstellen.

Borgtocht. De borgtocht bedraagt 5 % van het totaal bedrag, excl. BTW, van de opdracht. Het aldus bekomen bedrag wordt afgerond naar het hogere tiental EURO.

Overeenkomstig de wets- en reglementsbepalingen kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtocht worden gesteld, hetzij onder de vorm van een bankwaarborg of verzekeringswaarborg.


8

BESTEK nr. WL11_08

De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht).

De dienstverlener moet, binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld: 1°

wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de postrekening van de Deposito- en Consignatiekas (PRK nr 679-2004099-79) of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

2°

wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito-en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

3°

wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

4°

wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming.

Dit bewijs wordt geleverd, naar gelang van het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van: 1°

hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

2°

hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming;

3°

hetzij het depositoattest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

4°

hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

5)

hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan.

Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar het bestek, alsmede de naam, voornamen en volledig adres van de dienstverlener en eventueel deze van de derde die voor rekening van de dienstverlener het deposito heeft verricht, met de vermelding “geldschieter” of “gemachtigde”, naar gelang van het geval. De termijn van dertig kalenderdagen hiervoor vermeld wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de dienstverlener voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald. Het bewijs van borgtochtstelling dient te worden gezonden aan het adres dat zal worden vermeld in de kennisgeving van de gunning van de opdracht. De borgtocht wordt in één keer vrijgegeven na het definitief aanvaarden van de laatste opdracht uitgevoerd op basis van de overeenkomst afgesloten op basis van dit bestek, op uitdrukkelijke vraag van de dienstverlener en op voorwaarde dat de geleverde diensten zijn opgeleverd.


9

BESTEK nr. WL11_08

Opleveringen. Keuring van de uitgevoerde diensten. De diensten zullen tijdens hun uitvoering nauwlettend worden opgevolgd door een stuurgroep samengesteld door de aanbestedende overheid.

Uitvoering van de diensten. Termijnen en clausules. Termijnen De diensten moeten worden uitgevoerd binnen een termijn van 6 maanden te rekenen vanaf de startvergadering De sluitingsdagen voor de jaarlijkse vakanties in de onderneming van de dienstverlener worden niet meegerekend. De bestelbon wordt per aangetekend schrijven, per fax of op iedere andere manier die het onomstotelijk mogelijk maakt de datum van versturing te bepalen, naar de dienstverlener verstuurd. De opeenvolgende uitwisseling van briefwisseling eigen aan de bestelbon (en de uitvoering van de diensten) volgen dezelfde regels als deze voorzien voor de versturing van de bestelbon en dit telkens als één van beide partijen wenst een bewijs te hebben van zijn tussenkomst. Uitvoeringsvoorwaarde De inschrijver engageert zich, gedurende de volledige uitvoering van de opdracht, de 8 basisconventies van de IAO, zoals ze opgenomen zijn in punt 12.1.1 van dit bestek, te respecteren. Het niet respecteren van dit engagement kan, op basis van artikel 20, §1, 4° van de Algemene aannemingsvoorwaarden, bijgevoegd bij het Koninklijk Besluit van 26 september 1996, aanleiding geven tot de toepassing van maatregelen van ambtswege voorzien in § 6 van hetzelfde artikel en meer bepaald tot de eenzijdige verbreking van de opdracht.

Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd. De diensten zullen worden uitgevoerd in de kantoren van de dienstverlener. Evaluatie van de uitgevoerde diensten. Indien tijdens de uitvoering van de diensten abnormaliteiten worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de dienstverlener worden gemeld door middel van een fax of een e-mailbericht, dat nadien zal worden bevestigd met een aangetekend schrijven. De dienstverlener is verplicht om niet conform uitgevoerde diensten te herbeginnen. Op het ogenblik dat de diensten zullen uitgevoerd zijn, zal een evaluatie worden gemaakt van de kwaliteit en conformiteit van de uitgevoerde diensten. Van deze evaluatie zal een proces-verbaal worden opgemaakt, waarvan het origineel exemplaar zal worden overgemaakt aan de dienstverlener. Niet behoorlijk of niet conform uitgevoerde diensten zullen moeten worden herbegonnen.


10

BESTEK nr. WL11_08

Facturatie en betaling van de diensten. De dienstverlener zendt op basis van uitgevoerde diensten een deelfactuur (in één exemplaar) bij beëindiging van fase 2 en bij definitieve oplevering van het geheel naar het volgende adres:

Waterbouwkundig Laboratorium Berchemlei 115 2140 Borgerhout

Enkel behoorlijk uitgevoerde diensten mogen worden gefactureerd. De betaling gebeurt binnen een termijn van 50 kalenderdagen te rekenen vanaf de keuring van de schuldvordering, voor zover de aanbestedende overheid binnen de vastgelegde termijn over de andere, eventueel vereiste documenten beschikt. De factuur dient te worden opgesteld in EURO.

Aanbestedingsberichten en rechtzettingen. De in het Bulletin der Aanbestedingen en het Publicatieblad van de Europese Gemeenschap aangekondigde of gepubliceerde berichten en rechtzettingen die betrekking hebben op de aannemingen in het algemeen, evenals de berichten en rechtzettingen betreffende deze aanneming maken integraal deel uit van onderhavig bestek. De inschrijver wordt geacht er kennis van genomen te hebben en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee gehouden te hebben.

Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener. De dienstverlener en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van die opdracht. De informatie kan in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid meegedeeld worden aan derden. De dienstverlener mag deze opdracht wel opgeven als referentie. De dienstverlener verbindt er zich toe om, tenzij bij overmacht, de opdracht te laten uitvoeren door de in de offerte opgegeven personen. De vermelde personen of hun vervangers worden allen geacht effectief deel te nemen aan de opdracht. De vervangers moet worden erkend door de aanbestedende overheid.

Geschillen. Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands. De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband.


11

BESTEK nr. WL11_08

2 BIJLAGEN. -

inlichtingenblad; offerteformulier. inventaris


12

BESTEK nr. WL11_08

III. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN ______________________________

Inleiding Van de kandidaat-aanbieders wordt verwacht een prijs op te geven voor het geheel van de activiteiten nodig om de beschreven functies, gegevensstructuren en visualisaties te ontwikkelen en operationeel te maken ten behoeve van een portaalsite.

In onderhavig bestek worden de betrokken partijen, de aard en hoeveelheid van de gegevens, de vereiste functies en de technische vereisten beschreven. Op basis van deze informatie, uw ervaring met het onderwerp en het soort activiteit, verzoeken wij om een totaalprijs.

Situering van de opdracht Overstromingen gebeuren en zijn van alle tijden. De laatste jaren kampt Vlaanderen verschillende keren met aanzienlijke overstromingsschade, het risico op overstromingen in Vlaanderen is dan ook reëel en substantieel. Overstromingen kunnen niet 100% tegengehouden worden, maar wel beheerst. Mede door deze vaststelling en de beslissingen van de CIW (Coördinatiecommissie Integraal Waterbeleid) van 18/12/2008 en 26/5/2009 is er beslist om bij dreigende overstromingen het crisisbeheer te stroomlijnen.

Schade van over stromingen voorkomen of beperken

Overstromingen voorkomen

Preventie

Snelle Detectie

Snelle Alarmering

(DE)

(AL)

 Metingen  Voorspellingen

Snelle én juiste reactie (RE) Juiste maatregelen bij (dreigend) hoogwater; nood- en interventieplannen

Het heeft geen zin te proberen overstromingen tot elke prijs te vermijden. Dat zal nooit 100% mogelijk zijn. Wel kunnen de waterbeheerders in Vlaanderen de situatie zo proberen te sturen dat een overstroming het minst schade en menselijke ellende aanricht. Door een combinatie van maatregelen willen de verschillende waterbeheerders de schade en menselijke ellende door overstromingen in de toekomst in grote mate inperken, bijvoorbeeld door gebieden te laten overstromen waar een overstroming weinig schade aanricht.


13

BESTEK nr. WL11_08

Overstromingen en hoogwatersituaties hebben aangetoond dat een adequate informatie-uitwisseling van extreem belang is:

1. Binnen de betrokken organisaties 2. Tussen de betrokken organisaties 3. Naar het publiek

In de praktijk is de beheersing van het overstromingsgevaar geen eenvoudige opdracht. Veel gegevens en verantwoordelijkheden zitten verspreid over verschillende beleidsniveaus en verschillende instanties.

Verschillende bevoegde instanties CIW De Coördinatiecommissie Integraal Waterbeleid (CIW) is verantwoordelijk voor de coördinatie van het integraal waterbeleid in Vlaanderen. VMM De Vlaamse Milieumaatschap pij (VMM) coördineert het integraal waterbeleid. Ze volgt de toestand van de watersystemen op, beheert de onbevaarbare waterlopen van eerste categorie en het grondwater

MOW (HIC) Het Hydrologisch Informatie Centrum (HIC) verzamelt en beheert alle hydrologische gegevens die relevant zijn voor het beheer van de bevaarbare waterlopen.

nv De Scheepvaart/RIS onderhoudt, exploiteert , beheert en commercialiseert de bevaarbare waterwegen het Albertkanaal , de Kempense kanalen, de Schelde Rijnverbinding en de gemeenschappe lijke Maas.

W&Z/RIS Waterwegen en Zeekanaal (W&Z) onderhoudt, exploiteert, beheert en commercialiseert de bevaarbare waterwegen in het westen en het centrum van Vlaanderen en heel wat gronden erlangs.

MDK (Afd Kust) staat in voor de beveiliging van de bevolking en het patrimonium tegen het geweld van de zee, de stormvloeden en overstromingen

+ Provincies, steden en gemeenten, polders en wateringen


14

BESTEK nr. WL11_08

Doelstelling van de opdracht Vlaanderen is koploper in het verzamelen van hydrologische informatie, zowel op kwalitatief als kwantitatief vlak. De distributie en uitwisseling van deze informatie verloopt echter niet optimaal. Met andere woorden, Vlaanderen heeft behoefte aan:

-

een zekere centralisatie van watergegevens en kennis een gecoördineerde aanpak over de grenzen van diensten en bestuursniveaus heen

Deze centralisatie van informatie en gecoördineerde samenwerking tussen de verschillende waterbeheerders heeft als doel “de juiste informatie op de juiste tijd bij de juiste personen te brengen om de juiste beslissingen te nemen.”

-

Informeren in de aanloop naar een (dreigende) hoogwatersituatie Informeren tijdens een (dreigende) hoogwatersituatie Informeren na een (dreigende) hoogwatersituatie

(1) Tussen de verschillende professionele organisaties en (2) naar de burger/media

• • • •

Informeren Metingen Voorspellingen Alarmering

Tijdens een hoogwatersituatie

• Informeren

• Informeren • Koppeling met nood- en interventieplanning

In de aanloop naar een hoogwatersituatie

Na een hoogwatersituatie

Onderhavige opdracht betreft de ontwikkeling van een publieke portaalsite (publiek/media). De bestaande informatieplatformen (intern de bevoegde organisaties) zullen een verdere standaardisatie ondergaan ingevolge de standaarden gezet voor de publieke portaalsite. Op deze publieke portaalsite wordt informatie ter beschikking gesteld op basis van verschillende gebruikersprofielen:

-

Professionele gebruiker o Waterbeheerder o Hulpdienst o Provincie o Stad/gemeente


15

BESTEK nr. WL11_08

-

o Crisiscentrum FOD Niet professionele gebruiker o Burger o Media

Op deze manier kunnen in eerste instantie HIC en VMM als professionele gebruiker te allen tijde informatie op de portaal toevoegen. Op termijn zou dit ook voor andere professionele gebruikers moeten kunnen.


16

BESTEK nr. WL11_08

Functionele vereisten Gegevens De portaalsite zal drie types van informatie bevatten. De definities zijn:

1. Statische gegevens: Dit zijn gegevens die vast zijn en die in principe niet zullen wijzigen. Deze gegevens worden geplaatst op de portaalsite en centraal beheerd. 2. Dynamische gegevens: Dit zijn gegevens die op regelmatige basis zullen wijzigen. Deze gegevens betreffen bestaande gegevens van de verschillende bestaande informatieplatformen van de waterbeheerders en worden ‘doorgestuurd’ naar het centrale informatieplatform.

3. Geografische gegevens: Dit zijn gegevens die bestaan uit zowel statische als dynamische gegevens. Op dynamische GIS-kaarten met verschillende themalagen zullen deze gegevens worden gevisualiseerd.

• Overzicht van bevoegde

• Statische gegevens

• • • • •

instanties met beschrijving van rol voor, tijdens en na een hoogwatersituatie Contactlijst professionelen per organisatie Contactlijst voor de burger/media per organisatie Lexicon Projecten Hoogwaterdraaiboeken Calamiteitenplannen

Gegevens

Dynamische gegevens

Geografische gegevens

• • • • • •

Overstromingsvoorspeller (VMM) Waarschuwingen KMI Hoogwaterbericht (HIC) Hydra (HIC) Kustweerbericht Nieuwsberichten op basis van een eenvormige template professionelen • Nieuwsberichten op basis van een eenvormige template burger/media


• GIS-kaarten • Themalagen Geografische visualisatie*

* Vereist mapping van gegevensbronnen naar geografische presentatie

17

BESTEK nr. WL11_08

Statische gegevens De statische gegevens kunnen bestaan uit:

-

-

Overzicht van bevoegde instanties en hun rol voor, tijdens en na een hoogwatersituatie Contactlijsten Lexicon Projecten Hoogwaterdraaiboeken Nood- en interventieplannen Waterlopen o Worden benoemd door de waterloopnaam en de segmenten waaruit de waterloop bestaat. Het geografisch gebied dat de waterloop doorkruist moet als gegeven beschikbaar zijn. Het doel van de geografische beschrijving van het segment van de waterloop is, op basis van een geselecteerd adres of van een geselecteerde waterloop, de geografisch relevante informatie te kunnen tonen. Aanwezige infrastructuur zoals pompen, sluizen, stuwen, meettoestellen,…: o Moeten worden beschreven door een uniek label, een korte beschrijving van het item, een lange tekstomschrijving, een status, de exacte GIS-locatie en het gebied waarvoor de infrastructuur belangrijk is.

Dynamische gegevens De dynamische gegevens kunnen bestaan uit: Waterstand- en debietmetingen en voorspellingen op de bevaarbare en onbevaarbare waterlopen Deze komen respectievelijk uit:



HYDRA is een databank van het hydrologisch Informatiecentrum (HIC) die alle tijdsgebonden informatie over de Vlaamse bevaarbare waterlopen bevat om het gedrag van de bevaarbare waterlopen te voorspellen. De kern van Hydra zijn de gemeten waterpeilen en debieten, maar ook de voorspellingen van waterstanden en debieten op de bevaarbare waterlopen worden hierin bewaard. (www.waterstanden.be)



Overstromingsvoorspellers: deze bouwen voort op het gebruik van modellering in het waterbeheer. Het zijn systemen die in staat zijn om te waarschuwen voor mogelijke overstromingen nog vooraleer die zich voordoen.(www.overstromingsvoorspeller.be)



HYDRONET geeft toegang tot alle actuele en historische meetgegevens geregistreerd door de verschillende oppervlaktewatermeetnetten op de onbevaarbare waterlopen in beheer van de VMM (Vlaamse Milieumaatschappij). Niet alleen de hoeveelheden neerslag en de waterafvoer in de onbevaarbare waterlopen en aan kunstwerken (debieten en waterstanden) worden gemeten, maar ook een aantal andere parameters. (www.hydronet.be)

Actuele nieuwsberichten in verband met mogelijke overstromingen Hier kan onder verstaan worden:



Hoogwaterbericht HIC: Het HIC levert dagelijks meerdere hoogwaterberichten, d.i. een interpretatie van de meteo-info, hydrologische informatie en de modelresultaten van de bevaarbare waterlopen.


18

BESTEK nr. WL11_08



Interpretatie operator VMM: beschrijving van de toestand van mogelijke of optredende overstromingen langsheen de onbevaarbare waterlopen in Vlaanderen.



Actuele nieuwsberichten gemeenten/provincies ivm (mogelijke) wateroverlast

Kustweerbericht Hier wordt onder verstaan:

-

De gegevens afkomstig van het kustweerbericht http://www.kustweerbericht.be/nl/home.asp

Waarschuwingen KMI Hier wordt onder verstaan: -

De gegevens afkomstig van het KMI betreffende de eventuele waarschuwingen in verband met niet normale weersomstandigheden die aanleiding kunnen geven tot veranderingen in de getoonde informatie op de portaalsite.

-

http://www.kmi.be/meteo/view/nl/112905-Waarschuwingen.html

Geplande/uitgevoerde acties Hier wordt onder verstaan:

-

-

Het portaal stelt alle partijen die informatie kunnen toeleveren, in staat heel gemakkelijk de geplande en/of uitgevoerde acties in te voeren. Een korte beschrijving van de actie, de begin- en einddatum van de actie en het verwachte resultaat, zijn minimaal de attributen van de acties. Bij de acties kan worden opgegeven wie (welk(e) profiel(en)) die acties mogen zien. Onder deze acties komen ook de geplande werken te staan. Daarnaast zullen ook de geplande acties tengevolge van een crisismoment hierin kunnen opgenomen worden.

Geografische gegevens Deze gegevens zullen getoond worden op een dynamische GIS-kaart van Vlaanderen en bevatten buiten de algemene geografische gegevens, zoals gemeentenamen, straatnamen en dergelijke ook alle bekkens en meetpunten. Op basis van zoomen pan mogelijkheden zal de gebruiker in staat zijn de door hem gewenste gegevens te visualiseren. De meetpunten zullen onder de vorm van een bol worden gevisualiseerd. De status van dit meetpunt wordt weergegeven aan de hand van een kleur (voorbeeld rood=alarm, groen=ok, …). De informatie voor deze status zal aangeleverd worden, bij middel van xmlfiles, vanuit de onderliggende websites. In eerste instantie zal deze info afkomstig zijn van www.waterstanden.be en www.overstromingsvoorspeller.be. De verkleuring kan gebeuren obv metingen en/of voorspellingen, afhankelijk van de beschikbaarheid.

Op deze kaarten kunnen zowel statische als dynamische gegevens worden gevisualiseerd. Door over een bepaald meetpunt te navigeren zal de info van dit meetpunt gevisualiseerd worden.


19

BESTEK nr. WL11_08

Functies

1

3

2 Functie Beheerder

Functie Organisatie

• toekennen, • Invoeren van wijzigen en gegevens van verwijderen van organisaties, gebruikersfuncties en profielen contactgevens

5

4 Functie Communicatie

Functie Bronnen

7

6 Functie Calamiteitenplannen

Functie Logging

Functie Kaarten

• Opname en • Invoer, • Invoeren, • Vanuit de • Inlezen van structurering gegevens in het wijzigen, externe gegevens raadpleging, van eenvoudige logboek kunnen selecteren en wijziging en (automatisch / draaiboeken en verwijdering verwijderen van gebruikers zich manueel) van gegevens calamiteitengeografische een actueel • Verzenden van plannen informatie beeld vormen berichten op een en adressen (zonder directe (kaarten van de situatie standaard manier, van bronkoppeling met websites themalagen) in een bepaald incl. meesturen actieve gebied van geografische meetpunten) informatie • Automatische alarmering bij * Professionele gebruikers hebben de mogelijkheid om zelf een overschrijving van selectie te maken van de informatie die zij prominent te zien referentiewaarden krijgen

Algemeen U voorziet een speciale functionaliteit om de toegang tot informatie zo gericht mogelijk te maken. Voor het brede publiek is een eenvoudige portaal-toegang, zonder enige kennisvereiste noodzakelijk. We denken hier aan een toegang via een selectie van gemeente en straat of volledig adres of automatische herkenning van de plaats van waaruit de bezoeker surft (uit selectielijsten of door aanduidding op een kaart, zoals Google of automatische selectie zoals op de website www.risicokaart.nl) door de gebruiker, waarna deze de relevante kaartinfo en gerelateerde informatie krijgt. Anderzijds kan bijvoorbeeld de selectie uit een lijst van waterlopen, segmenten van waterlopen of geografische gebieden, de gepaste kaarten en gegevens opleveren. De idee is om steeds te vertrekken van wat de gebruiker kent. Geo-locatie van de gebruiker, door het aanloggen van de gebruiker wordt bepaald waar hij zich bevindt, is ook een optie. Een andere manier van ingave kan zijn via trefwoorden, automatische aanvulling bij intypen, … Uw voorstellen om de toegang te vergemakkelijken voor de verschillende gebruikers worden verwacht in uw beschrijving van de voorgestelde oplossing.

Functie beheerder

A. Functioneel beheer Het systeem moet een flexibele beheersfunctionaliteit bezitten, waarbij toegang tot bepaalde functionele onderdelen, alsook bepaalde gegevens, ingericht kunnen worden op basis van rollen en rechten. Het is mogelijk om ‘profielen’ te creëren die bovenstaande rollen en rechten hebben. Aan deze profielen kunnen dan gebruikers gekoppeld worden.

Een belangrijke implementatie hiervan is het inrichten van het publieke gedeelte van het portaal, het gedeelte bestemd voor de media, en het gedeelte exclusief bestemd voor de interne organisaties. Verder is het nodig dat de beheersfunctie ook onderworpen is aan de rollen en rechten, waardoor bepaalde beheersactiviteiten kunnen doorgegeven worden, dan wel beperkt worden aan profielen.


20

BESTEK nr. WL11_08

Elke organisatie moet in staat zijn zelfstandig zijn gebruikers te beheren, echter wel binnen de scope van die organisatie.

Afhankelijk van het profiel waaraan de gebruiker geassocieerd is, krijgt hij toegang tot de gegevens waartoe zijn profiel recht geeft en kunnen de gegevens op een andere manier worden geschikt op het portaal. Het beheer moet het dus mogelijk maken verschillende schermpresentaties te creëren en deze te koppelen aan een profiel of gebruiker. Telkens wanneer er informatie (geplande acties, nieuwsberichten, ..) wordt ingegeven door een van de informatieverstrekkers, is het mogelijk aan dat gegeven te koppelen voor welk profiel het zichtbaar moet worden. Er is een functie die het opgeven van wie de gegevens mag/zal zien, gemakkelijk maakt door te werken met een verzameling van profielen. Bijvoorbeeld ‘PUBLIEK’ betekent dat iedereen deze informatie mag zien (dus toegankelijk voor alle profielen), terwijl ‘BEHEERDER’ zou kunnen betekenen dat enkel het profiel ‘Technisch beheerder’ en ‘Functioneel beheerder’ de gegevens te zien krijgt.

Er moet een functie aanwezig zijn om infrastructuurelementen (pompen, sluizen, schotten, meettechnieken, …) gedefinieerd in de gegevensbank(en) waarop het portaal zich baseert, automatisch op de kaart te zetten. De informatie hiervoor zal aangeleverd worden door middel van XML-files vanuit de onderliggende websites. De gegevens zullen gestockeerd worden in de database van de portaalsite. Om dubbel onderhoud van deze databanken te voorkomen zal er gestreefd worden naar 1 algemene database van waaruit de gegevens worden opgehaald. OPGELET: hier is mogelijks interferentie met de Scada-systemen die deze infrastructuur sturen en die het in hun laatste versies ook via webapplicaties mogelijk maken dat bv. externen de status van een installatie te zien krijgen.

B. Technisch beheer/inrichting Een technisch beheerder (ook een bepaald user profiel), moet via beheersschermen, het portaal verder kunnen inrichten naar:

  

Opmaken van aanvullende pagina’s en hun lay-out (er is hier ook een versiebeheer mogelijk). Toevoegen op die pagina’s van inhoudelijke componenten. Bepalen welke profielen welke pagina’s mogen zien en welke inhoud op die pagina’s voor hen zichtbaar, dan wel wijzigbaar is.

Een technisch beheerder moet ook de goede werking van het portaal kunnen vrijwaren. Daartoe beschikt hij over mogelijkheden om:

 

De activiteiten op het portaal te bekijken (hoeveel keren werden bepaalde pagina’s bezocht, op welk ogenblik). Een overzicht krijgen van foutmeldingen. Hiervoor zal een aparte module (monitoringpagina) beschikbaar zijn waarin de technisch beheerder de actuele statussen van de verbindingen kan visualiseren. Daarnaast zal deze pagina ook beschikken over een lijst van alle transacties die correct en fout gelopen zijn. De bedoeling van deze pagina is om in geval van fouten een juiste diagnose te kunnen opmaken. De pagina moet dus voldoende relevante informatie bevatten om de technisch beheerder in staat te stellen een correcte foutanalyse uit te voeren. Hierna staat een voorbeeld van dergelijke informatie:


21

BESTEK nr. WL11_08

12/10/2010 16:30:32 Communicatie met Site xxxx: gestart 12/10/2010 16:30:33 Communicatie met Site xxxx: succesvol 12/10/2010 16:33:10 Ophalen gegevens van Site yyyy: gestart 12/10:2010 16:33:40 Ophalen gegevens van Site yyyy: gestopt communicatiefout

  

Deze wijze van weergave is niet verplicht, eender welke andere vorm van presentatie (zoals dashboards en dergelijke) is toegestaan. De aanbieder voorziet in zijn beschrijving de nodige voorstellen. Een overzicht krijgen van de capaciteit van het systeem. Het maken van back-ups en het terugzetten van back-ups (bij voorkeur ook de mogelijkheid van een selectieve back-up en restore). Het bekijken van de verschillende logfiles (zie logging).

Functie Organisatie Het portaal moet een vlotte inrichting en invoering van de organisaties mogelijk maken, waarbij alle relevante gegevens van de organisatie (naam, beschrijving, rol, adres gegevens, contactgegevens, urls, …) opgenomen kunnen worden.

De onderlinge relaties tussen organisaties, of delen van organisaties, moeten kunnen beheerd worden.

Per organisatie moeten dan de contactpersonen kunnen toegevoegd worden, samen met hun contactgegevens (telefoon, e-mail, etc…) alsook hun rol binnen de organisatie. Deze rol moet meer zijn dan een tekstuele beschrijving, maar moet gekoppeld zijn aan de rollen en rechten zoals hierboven beschreven en waarbij de rollen ook kunnen gebruikt worden bij het uitwerken van de calamiteitenplanningen of draaiboeken. Functie Communicatie Het portaal vormt een sleutelfunctie in de communicatie bij eventuele (dreigende) hoogwatersituaties. De verschillende vormen van communicatie kunnen onderverdeeld worden in een CMS (Content Management System) gedeelte en een GIS (Geografisch Informatie Systeem).

Elk van die onderdelen wordt hieronder verder toegelicht.

A. CMS Het Content Management gedeelte is gebaseerd op een content store waar alle teksten (labels, menu’s, meldingen, …) kunnen beheerd worden. Dit zijn teksten die eerder statisch van aard zijn en gebruikt worden als onderdelen voor navigatie en systeemmeldingen.

Het meertalig kunnen beheren van deze teksten is een plus.

Naast de ‘vaste’ teksten, moet het CMS systeem beschikken over een aantal standaard Content Objecten, die het beheer van dynamische inhoud weergeven. We denken hierbij aan ‘Nieuwsberichten’, ‘Notificaties’, ‘E-mails’, ‘SMS’, ‘URLs’, ‘Taken’, etc…

Deze Content Objecten worden zichtbaar op de pagina’s waar hun placeholders staan en zijn onderworpen aan de beveiliging, zoals bepaald door de rollen en rechten. Maw. sommige van deze


22

BESTEK nr. WL11_08

content objecten (bijvoorbeeld Nieuwsberichten) zijn enkel beschikbaar voor mensen behorende tot een organisatie, en niet beschikbaar voor het brede publiek.

Ook documenten moeten kunnen toegevoegd worden aan deze Content Objecten. Documenten kunnen MS-Word, MS-Excel, PDF, JPG, of enig ander bestand zijn.

Pagina’s en Content worden pas zichtbaar wanneer ze als dusdanig zichtbaar gesteld worden door een ‘Publishing’ actie. Publishing workflow hoeft niet voorzien te worden.

B. GIS Het GIS vormt het centrale deel van het portaal en moet aan de gebruiker een visueel zicht geven van de situatie. Hierbij is het mogelijk op de kaarten in en uit te zoomen om dusdanig meer of minder detail te tonen.

De kaarten moeten verschillende lagen bevatten waarbij op elke laag statische en dynamische informatie kan geplaatst worden. Dit betekent dat deze informatie in ‘real-time’ moet getoond worden.

De dynamische informatie kan komen uit twee types bronnen:

 

Externe informatie zoals meetpunten, aanwezige infrastructuur zoals sluizen, pompen Informatie van het portaal zelf, zoals openstaande acties, notities, nieuwsberichten, etc…

De hierboven vermelde informatie kan verzameld worden op de lokale sites door de respectievelijke beheerders van die informatie als een eerste stap om daarna te worden gepubliceerd op de portaalsite. Hiervoor moet wel worden nagegaan of de mogelijkheid bestaat om deze informatie van de lokale sites te gaan ophalen. Daarom zal de uitvoerder ervoor zorgen dat de nodige aanpassingen hiervoor plaatsvinden op deze lokale sites. Het is niet aan de uitvoerder de nodige aanpassingen uit te voeren op de onderliggende sites. Dit zal gebeuren door de beheerders van deze sites. De uitvoerder zal wel de definitie voor de xmlfile opmaken zodat de beheerders de informatie in het juiste formaat kunnen aanleveren.

Er wordt een ‘standaard’ manier gedefinieerd die bepaalt hoe informatie op een laag kan gevisualiseerd worden.

Welke informatie al dan niet zichtbaar gesteld wordt, is een combinatie van inrichting, rollen en rechten, en gebruikervoorkeuren. Immers een gebruiker moet op elk moment in staat zijn bepaalde lagen van het GIS te verbergen of te tonen.

Derhalve biedt het GIS de mogelijkheid de overstromingsgevaren te visualiseren, samen met de geplande acties. Belangrijk hierbij is ook dat er een uniformering komt tussen alle bestaande GISsystemen gebruikt binnen de groep van belanghebbenden. Hiervoor zal een voorstel worden uitgewerkt dat kan geïntegreerd worden in de bestaande en het nieuwe systeem.


23

BESTEK nr. WL11_08

Het GIS biedt de mogelijkheid vooraf gedefinieerde en/of gebruiker-instelbare interessegebieden in te stellen en op te slaan. Voorbeelden hiervan zijn bv. ambtsgebieden (tijgebied, polderzone, brandweerzone, …)

Er kunnen sjablonen van berichten aangemaakt worden, in functie van het type bericht. Deze sjablonen zijn in staat om, in functie van de context, de juiste informatie uit het portaal op te halen. Alle berichten en communicaties worden tevens op een overzichtelijke manier binnen het portaal bijgehouden.

Gewenst is tevens om berichten (nieuwsitems) alsook de terugkoppeling van de uitvoering van taken, te kunnen ingeven via mobiele apparaten.

Extra troeven (optioneel) zijn de mogelijkheid tot:

 

een eventuele directe koppeling aan een telefooncentrale (dus iemand bellen door een click in het portaal) of herkenning van een binnenkomende oproep en het ophalen van de gegevens van de persoon die oproept (calling party). andere vormen van communicatie zoals chat, VOIP, webcam. Deze zijn op korte termijn niet noodzakelijk maar kunnen in de toekomst nuttig zijn.

Functie Bronnen Veel van de dynamische gegevens zijn afkomstig van externe bronnen (zoals meetstations, webservices, externe websites,…). Het beheer van die externe bronnen gebeurt door de technisch beheerder van de site. De resultaten van die bronnen moeten kunnen voorgesteld worden op het GIS.

Functie Logging De aanbieder zal ook voorzien in een aantal logbestanden. De minimale bestanden die het systeem moet kunnen produceren, zullen hierna beschreven worden. De aanbieder zal een voorbeeld van deze logbestanden voorafgaandelijk laten goedkeuren en ook in zijn aanbieding insluiten. Naast het inhoudelijke van het logbestand moet er ook een gebruiksvriendelijke interface voorzien zijn om op een eenvoudige wijze beperkte logbestanden te kunnen genereren (zoals periode, type gebeurtenis, acties). De aanbieder geeft een voorbeeld mee waaruit deze gebruiksvriendelijkheid kan worden afgeleid.

A. Beveiligingslog Het portaal zal de mogelijkheid bieden alle aanmeldingen, alsook (mislukte) pogingen tot aanmelden, bij te houden in een beveiligingslogfile, die consulteerbaar is door de technisch beheerder.

B. Auditing log Hiermee wordt bijgehouden wie wat gewijzigd heeft binnen het portaal. Dit is van belang bij een eventuele latere analyse om na te gaan of de info tijdig beschikbaar werd gesteld door de juiste diensten, dan wel lang genoeg beschikbaar was. Ook de wijzigingen aan beheersinformatie (rechten, rollen, …) worden gelogd.

C. Functionele log Omwille van een goede analyse na de (dreigende) hoogwatersituatie, is het noodzakelijk dat het systeem een functionele log aanlegt.


24

BESTEK nr. WL11_08

Hierbij worden alle communicatie, taken en hun opvolging, nieuwsberichten, etc… in een logfile gelogd zodat op een later tijdstip de globale communicatie en (samen)werking van de organisaties kan geanalyseerd worden. Deze functionele log is beschikbaar voor consultatie voor de verantwoordelijke van de organisaties op basis van rollen en rechten.

Functie Kaarten De kaarten vormen de basis van het GIS systeem waarop de informatie zal gevisualiseerd worden. Het beheer van de verschillende kaarten en lagen (opladen, verwijderen, etc…), moet door een functioneel beheerder kunnen uitgevoerd worden.


25

BESTEK nr. WL11_08

Mock-up

PORTAALSITE MOCKUP VISUALISATIE VAN DYNAMISCHE GEGEVENS GEOGRAFISCHE GEGEVENS EN

xyz

Sitemap

)

STATISCHE EN DYNAMISCHE GEGEVENS Doel website Organisaties Projecten Metingen en voorspellingen Linken Lexicon FAQ…

Mogelijke logo’s van de verantwoordelijke instanties + contactgegevens

De mock-up is het resultaat van overleg tussen de verschillende betrokken partijen en geeft er een idee van hoe de publieke portaalsite er kan uitzien.


26

BESTEK nr. WL11_08

3 Technische vereisten

Algemene opbouw en werking van de portaalsite Het portaal zal bestaan uit dynamische GIS-kaarten van Vlaanderen met alle bekkens en meetpunten (voorlopig enkel waterstands- en debietmeters) erop, met zoomen pan mogelijkheden. Het portaal zoemt bij aanloggen in op dat gebied vanwaar de bezoeker aan het surfen is. Uiteraard kan hij nog verder uitzoomen. Zoekmogelijkheden op straat/gemeente moet voorzien worden.

De meetpunten zijn weergegeven als bollen met een bepaalde status. Alle info hiervoor wordt aangeleverd in xml-files, waar zo ver mogelijk ook de coördinaten van de punten in worden voorzien zodat ligging op de portaal steeds correct is. Er mag quasi geen vertraging zijn in de verandering van status op de portaal en de onderliggende websites www.waterstanden.be en www.overstromingsvoorspeller.be.

Status van een punt op de kaart kan veranderen op basis van meerdere broninfo, waarbij een prioritering bepaald wordt welke meting/voorspelling in principe verantwoordelijk is voor de verkleuring en welke meting(en)/voorspelling(en) als alternatieve trigger gelden. Bijvoorbeeld komt een verkleuring normaliter uit een hydraulisch model, maar bij crash kan ook het hydrologisch model een waarde geven op basis waarvan de verkleuring dient te gebeuren. Het moet met andere woorden mogelijk zijn de informatie te betrekken van een back-up site.

Klikken op een punt brengt je rechtstreeks naar de grafiek op ofwel www.waterstanden.be of www.overstromingsvoorspeller.be in een nieuw venster.

Berichtenvenster met actuele berichten (interpretatie operator, hoogwaterbericht, …) die je na erop te klikken op het portaal kan lezen in een nieuw venster en waar een doorlinkmogelijkheid is naar de bron van de informatie.

Korte berichten gekoppeld aan meetpunten (bijvoorbeeld Keersluis Beernem gesloten) die in een pop-up-window verschijnen door te bewegen over een bepaald punt kunnen voorzien worden.

Daarnaast moet het portaal ook het Logo CIW en dit van de verschillende instanties die data leveren en/of het systeem meefinancieren bevatten. Door te klikken op een dergelijk logo komt men onmiddellijk terecht op de respectievelijke website van deze instantie. De website zal openen in een nieuw venster.

Naast informatie met betrekking tot de status van de waterwegen zal er ook een algemeen lexicon ivm waterbeheer aanwezig zijn op dit portaal. Aan de hand van dit lexicon moet het voor een gebruiker mogelijk zijn bepaalde termen beter te kunnen begrijpen.

Door te bewegen over een bepaald punt op de kaart op de portaal moet beperkte metadata van het punt zichtbaar worden in een pop-up-window. Om welke metadata het zal gaan, wordt in de


27

BESTEK nr. WL11_08

komende weken nog definitief vastgelegd, maar vermoedelijk zullen “waterloop” en “gemeente” volstaan.

Beschikbaarheid (SLA)

De SLA waarvan hieronder sprake betreft een end-to-end agreement. Het dataportaal moet in principe 24/24 uur en 7/7 beschikbaar zijn. Geplande onbeschikbaarheid voor onderhoud moet zich beperken tot 2 maal maximaal 1 dag per jaar. Indien de aannemer in het kader van een gepland onderhoud de onbeschikbaarheid niet tot deze termijn kan beperken zal een boete opgelegd worden van 200 euro toegepast per dag vertraging. Voor intern en extern gebruik mag de ongeplande onbeschikbaarheid in geen enkel geval 4 uren per maand overschrijden. Indien de aannemer de ongeplande onbeschikbaarheid niet tot deze termijn kan beperken zullen geen onderhoudskosten worden betaald voor de periode, a ratio van 24u, waarin de SLA niet gehaald wordt te rekenen vanaf het optreden van de onbeschikbaarheid. Het staat de aanbieder vrij hieromtrent een fijnere beschrijving of opties voor te stellen en duidelijk aan te geven wat de impact van de opties is op de beschikbaarheid en de kostprijs.

Schaalbaarheid Het portaal kenmerkt zich door mogelijke piekbelastingen bij het voordoen van (dreigende) hoogwatersituaties. Derhalve dient de aanbieder aan te geven op welke wijze bij piekbelastingen vlot capaciteit kan bijgeschakeld worden, zonder dat daar voorafgaandelijk zware investeringen voor nodig zijn.

Koppelingen Het portaal zal zijn informatie betrekken uit verschillende bronsystemen zoals hoger in het bestek aangegeven. De standaard koppeling moet gebeuren op basis van een xml-interface. Verder zal het portaal ook een aantal webservices moeten ter beschikking stellen waarbij ook informatie van buitenaf kan toegevoegd worden aan het portaal. Ook hier wordt de aanbieder verzocht een voorstel te geven naar koppelingsmogelijkheden en inschattingen van kostprijs (als alternatief). U beschrijft minstens hoe de gegevensuitwisseling hiervan zal gebeuren.

Beschrijving architectuur De aanbieder moet een duidelijke omschrijving geven van de infrastructuur architectuur, die hij noodzakelijk ziet voor de goede werking van de toepassing, rekening houdende met de bovenvermelde vereisten qua schaalbaarheid en beschikbaarheid. In deze infrastructuur moeten de verschillende componenten, inclusief netwerkcomponenten, duidelijk vermeld worden.


28

BESTEK nr. WL11_08

Hosting Het geheel werkt volgens het principe van een Network Load Balancing-cluster, waarbij 2 nodes geografisch van elkaar gescheiden dienen te staan. Externe bezoekers worden via de url (die nog moet worden uitgevonden) verdeeld over de cluster volgens de actuele belasting.

Belangrijk aandachtspunt hierbij is dat de 2 genoemde instanties werken met 2 verschillende ITbeheerders.

Daarnaast zal de aanbieder ook de nodige SLA’s voorzien en kunnen aantonen hoe deze portaalsite operationeel te houden zoals beschreven in punt “5.1. BESCHIKBAARHEID (SLA)”

Ondersteuning De aanbieder dient duidelijk aan te geven hoe hij ondersteuning zal geven voor:

Incident & problem management Change & release management Opleiding

De aanbieder dient tevens aan te geven wat de verschillende kostprijselementen en kostprijzen zijn, in functie van de geboden service graad.


29

BESTEK nr. WL11_08

4 Aanpak en methodiek

Hosting U beschrijft uitvoerig de methode die u hanteert voor analyse-, ontwerp- en ontwikkelingswerk en hoe deze de kwaliteit garandeert. U beschrijft bovendien hoe u het project zal opvolgen naar Scope, timing en budgetten toe. Wij delen het project op in 5 fases (zie ook planning en meetstaat). De gevraagde beschrijving zal deze 5 fases ook hernemen. Hierna vindt u een korte beschrijving van deze respectievelijke fases.

Fase 1: ANALYSE Tijdens deze fase zullen alle partijen met elkaar rond de tafel zitten om een duidelijke en eensgezinde opbouw van het project af te spreken. Hier worden ook de respectievelijke verantwoordelijken en stuurgroepen bepaald.

Fase 2: DESIGN Deze fase vangt aan met “Detailed Functional Design” waarin de functionele en de operationele eisen van zowel de portaalsite alsook de nodige aanpassingen op de lokale servers om de nodige gegevens te kunnen uitwisselen.

Hierna volgt een “Detailled Design” voor wat betreft de GEO-gegevens. Hierbij is een onderzoek noodzakelijk naar de mogelijkheden van het GEO-systeem (voorbeelden van dergelijke systemen zijn ArcGIS Server, GeoServer, …) Op basis van deze studie zal er een beslissing worden genomen.

Dan volgen de Detailled Prototyping, een Mockup van de uiteindelijke portaalsite, en de “Detailled Design van het datamodel”. Dit laatste is geldig voor het volledige databeheer, dit zowel van de portaalsite als de bestaande lokale servers met hun respectievelijke gegevens

Het opstellen van een testplan voor de software zal gepaard moeten gaan met de nodige interactie tussen de verschillende coördinerende mensen van de projectgroep. Daarnaast moet er een functioneel niveau van de uit te voeren tests worden opgesteld. Op basis van deze tests moet er kunnen overgegaan worden tot een FAT (Factory Acceptance Test) bij de realisatie en een UAT (User Acceptance Test) bij installatie op de uiteindelijke server.

Om alle software te kunnen supporteren zal al in deze fase een architectuur van de portaalsite moeten worden opgesteld. Deze apparatuur zal dan ook besteld moeten worden om in de realisatiefase de nodige tests te kunnen uitvoeren.

Fase 3: REALISATIE Tijdens deze fase zullen al de nodige stukken van de software worden geschreven en uitgetest worden zoals vermeld op het testplan van fase 2. Als alle software gecombineerd is tot de uiteindelijke portaalsite zal de FAT kunnen plaatsvinden.


30

BESTEK nr. WL11_08

Fase 4: IMPLEMENTATIE Tijdens deze voorlaatste fase, zal er eerst en vooral een plan van aanpak voor de installatie van deze portaalsite op de uiteindelijke servers worden opgemaakt.

De installateur zal zorgen dat de nodige installaties en gegevens voorhanden zijn om een werkend geheel te bekomen. Dit zal niet enkel gepaard gaan met installatie op de server, waar de portaalsite op draait maar ook op de lokale servers om te kunnen communiceren.

Eenmaal het geheel geïnstalleerd kan de SAT (Site Acceptance Test of Unit Testing) worden uitgevoerd. Als alles correct functioneert, kan er overgegaan worden tot de opleiding van de gebruikers op dit systeem. Zodra de gebruikers gevormd zijn, kan er begonnen worden aan een UAT. Hier zal, buiten het kijken naar de lay-out van de site ook gekeken worden naar de performantie en de stabiliteit van het geheel.

Als alles perfect werkt, kan de site operationeel gebracht worden.

Tijdens dit ganse proces zal er een nood zijn aan verhoogde ondersteuning van de gebruikers.

Fase 5: OPLEVERING De finale fase zal voornamelijk bestaan uit het opleveren van het systeem. Daarnaast zal ook de nodige communicatie moeten gebeuren naar zowel de interne diensten als naar de burgers omtrent het operationeel zijn van de portaalsite.

Planning

Als bijlage zal de aanbieder een voorbeeld van planning terugvinden. Het is echter aan de aanbieder om deze planning bij te sturen en te vervolledigen in functie van zijn eigen aanpak om dit project te realiseren. In deze planning zal hij de nodige overlegmomenten en tussentijdse keuringen terugvinden. Deze milestones zal hij ook in zijn eigen planning moeten opnemen.

Onderhoudscontract

De opdrachtgever voegt een voorstel voor omnium onderhoud toe voor een periode van 4 jaar. Via dit onderhoudscontract zal de aanbieder ervoor zorgen dat alle onderhavige informatiesystemen te allen tijde blijven doen wat de gebruiker ervan verwacht. Onder informatiesysteem wordt verstaan: Alle harden software nodig om deze portaalsite en zijn functionaliteiten te ondersteunen. De aanbieder zal in functie van dit contract ervoor moeten zorgen dat de nodige SLA worden gerespecteerd. Dit omnium onderhoud moet voorzien in tenminste de volgende belangrijke punten: -

Connectiviteit met een helpdesk

-

SLA voor het informatiesysteem en hosting

-

Correctief onderhoud van het informatiesysteem

-

Adaptief onderhoud van het informatiesysteem

-

Evolutief onderhoud van het informatiesysteem


31

BESTEK nr. WL11_08

De aanbieder mag te allen tijde in zijn voorstel van onderhoudscontract aanvullende elementen vermelden die bijdragen tot een beter operationeel zijn van het systeem. Hij dient in zijn onderhoudscontract ook een procedure te voorzien van de manier waarop een nieuwe versie of release zal geïmplementeerd worden. Iedere wijziging aan een software die operationeel is, zal hij voorafgaandelijk moeten vermelden met inbegrip van een plan van aanpak voor deze wijziging. De tijdstippen waarop hij onderhoud zal uitvoeren op de informatiesystemen, zal hij voorafgaandelijk melden. De tijdspanne dient rekening te houden met de eventuele communicatie die aan de gebruikers moet gedaan worden alsook de periode dat het informatiesysteem buiten gebruik is. Te allen tijde zal de aanbieder ervoor zorgen dat de periode van ‘uit dienst zijn’ van het informatiesysteem zo kort mogelijk is. Indien de periode te lang is zal hij voorzien in de nodige middelen om een work-around te kunnen realiseren.

Het omnium onderhoudscontract bevat volgende elementen: SLA informatiesysteem en hosting De aanbieder zal niet enkel voorzien in een SLA voor het informatiesysteem dat dienst doet voor deze portaalsite, maar zal ook instaan voor deze elementen die betrekking hebben op de plaats van hosting. Hij zal hiervoor de afspraken ivm deze SLA’s toevoegen van de door hem voorgestelde leverancier/provider. Beschikbaarheid van helpdesk services Het moet mogelijk zijn voor de opdrachtgever alsook voor de andere instanties betrokken bij dit project en waar een aanpassing moet plaatsvinden van hun software, om op eender welk tijdstip een beroep te kunnen doen op een helpdesk voor technische ondersteuning bij het uitvoeren van hun respectievelijke taken. Daarnaast zal deze helpdesk ook voorzien in het aansturen van de interventieploeg van de aanbieder bij lokale pannes voor zowel soft- als hardware. De aanbieder voorziet een beschrijving van de werkwijze van zijn helpdesk als bijlage aan het onderhoudscontract. Correctief onderhoud Onder correctief onderhoud wordt verstaan het oplossen van fouten (of onregelmatigheden) in enerzijds de software en anderzijds de hardware. De aanbieder vermeldt in zijn onderhoudscontract de minimale en maximale tijden voor dergelijk onderhoud. Hij voorziet naast deze tijdsindicatie ook de wijze waarop hij deze interventies zal waarborgen (via remote login of aanwezigheid bij de klant of andere werkwijze).

Adaptief onderhoud Onder adaptief onderhoud wordt verstaan het aanpassen van de software als gevolg van de invoering van nieuwe hard- of systeemsoftware. (voorbeeld migratie van Windows Vista naar Windows 7). De aanbieder zal ook verantwoordelijk zijn om de opdrachtgever op regelmatige tijdstippen op de hoogte te brengen van eventuele veranderingen die een aanpassing vereisten in functie van dit adaptief onderhoud. Evolutief onderhoud Onder evolutief onderhoud wordt verstaan het aanpassen van de software als gevolg van verandering of toevoeging van functies. De aanbieder zal ook verantwoordelijk zijn om de opdrachtgever op regelmatige tijdstippen op de hoogte te brengen van eventuele aanvullende functionaliteiten van het softwarepakket.


32

BESTEK nr. WL11_08

5

Inventaris

De in te vullen meetstaat (volledige) is terug te vinden als bijlage. Indien nodig zal in deze bijlage aan de respectievelijke items een aanvullende verklaring worden toegevoegd.


33

Opgemaakt door

Hans Vereecken

Waterbouwkundig Laboratorium Flanders Hydraulics Research

Berchemlei 115 B-2140 Antwerpen Tel. +32 (0)3 224 60 35 Fax +32 (0)3 224 60 36 E-mail: [email protected] www.watlab.be

Gelezen door:

Dr. Frank Mostaert

Ontwerp van een portaalsite ter ondersteuning van crisiscommunicatie bij hoogwatersituatie

Recommend Documents