Ons Boek Handleiding Gebruikers

Bijzondere Jeugdzorg Vlaanderen

Ons Boek Handleiding Gebruikers Software versie 1.0.0.0

Eindredactie: ‘Cois Lescrève

2

Ons Boek Handleiding Gebruikers

Inhoudstafel 1

Inleiding ............................................................................................................................. 3 1.1

Algemeen................................................................................................................... 3

1.2

Organisatie van het project ....................................................................................... 4

1.2.1

Algemeen ........................................................................................................... 4

1.2.2

Doelstelling ........................................................................................................ 4

1.2.3

De stuurgroep .................................................................................................... 4

1.2.4

De technische werkgroep .................................................................................. 4

1.2.5

De contactpersonen .......................................................................................... 5

1.2.6

Actuele rolhouders ............................................................................................ 5

1.3

2

1.3.1

De applicatie ...................................................................................................... 6

1.3.2

De beveiliging van de applicatie ........................................................................ 6

1.3.3

De database ....................................................................................................... 6

1.3.4

De website ......................................................................................................... 7

1.3.5

De handleidingen............................................................................................... 7

Opstarten van de software ................................................................................................ 7 2.1

Voorafgaande controles ............................................................................................ 8

2.1.1

Toegangscodes .................................................................................................. 8

2.1.2

Contact met de database .................................................................................. 8

2.1.3

Synchronisatie van software en database......................................................... 8

2.2 3

Bouwstenen van Ons Boek ........................................................................................ 6

Inloggen ..................................................................................................................... 9

Gebruik van Ons Boek ..................................................................................................... 10 3.1

Gebruik .................................................................................................................... 10

3.1.1 3.2

Wachtwoord en gebruikersnaam wijzigen ...................................................... 10

Systeembeheer ........................................................................................................ 12

3.2.1

Personeel ......................................................................................................... 13

3.2.2

Cliënten............................................................................................................ 17

Inleiding

Ons Boek Handleiding gebruikers Software: versie 1.0.0.0 Handleiding: versie 16 september 2015 Dit document is ‘in wording’ en nog ver van ‘af’. Bedankt voor je geduld. Feedback of suggesties zijn welkom per e-mail naar [email protected]

1 Inleiding 1.1 Algemeen 'Ons Boek' is een gezamenlijk initiatief van De Kantel vzw en Arcade vzw om samen met andere organisaties van de Bijzondere Jeugdzorg in Vlaanderen een gemeenschappelijke oplossing te bieden voor de electronische ondersteuning van belangrijke processen binnen deze organisaties (logboek, agenda, administratie...). De naam van het project, 'Ons Boek', verwijst naar de eeuwenoude gewoonte in Vlaanderen om belangrijke zaken te boek te stellen om deze te bewaren en te kunnen terugvinden. Deelaspecten als een logboek, een agenda -dat in wezen ook een boek is- of de administratieve boekhouding ondersteunen de naam. Het is Ons Boek omdat het ontwikkeld wordt in eigen beheer. De vermelde electronische ondersteuning neemt de vorm aan van een softwareprogramma. Deze handleiding beschrijft het algemeen gebruik van deze software. Naast deze handleiding bestaat er ook een ‘Technische Handleiding’. Deze is in de eerste plaats bedoeld voor de ontwikkelaars van de software maar bevat o.a. ook de te volgen procedure om de software of updates te installeren. Het project omvat eveneens een website ( www.OnsBoek.be ). Daar kan de recentste versie van voorliggende handleiding worden gedownload. Feedback over deze handleiding is welkom per e-mail naar [email protected]

3

4


1.2 Organisatie van het project 1.2.1 Algemeen Het project ‘Ons Boek’ is een feitelijke vereniging van verschillende organisaties binnen de Bijzondere Jeugdzorg in Vlaanderen. Het doel en de organisatie van het project is vastgelegd in een samenwerkingovereenkomst1 die ondertekend werd door de verantwoordelijken van de deelnemende organisaties. Hierna volgen enkele elementen uit de samenwerkingsovereenkomst, samen met enkele aanvullingen. 1.2.2 Doelstelling De formele doelstelling van het project is de ontwikkeling van een digitaal platform ter ondersteuning van de dagelijkse werking van elke betrokken organisatie inzake cliëntopvolging en – administratie. 1.2.3 De stuurgroep De stuurgroep is het hoogste beslissingsorgaan binnen het project. Elke deelnemende organisatie heeft een vertegenwoordiger in de stuurgroep, in principe de directie. Verder neemt de leider van de technische werkgroep ex officio deel aan de vergaderingen o.a. om de evolutie van de ontwikkeling te rapporteren en de richtlijnen van de stuurgroep te vernemen. De bijeenkomsten kunnen mits akkoord van de stuurgroep eveneens bijgewoond worden door derden (vb. leden van de technische werkgroep). De stuurgroep staat in voor de opvolging en sturing van het project. De stuurgroep beslist over het stappenplan en alle financiële aspecten van de projectontwikkeling. De stuurgroep komt in principe maandelijks samen in één van de deelnemende organisaties. De vertegenwoordiger van de organisatie waar de bijeenkomst doorgaat bereidt de agenda voor, zit de vergadering voor en stelt het verslag op. 1.2.4 De technische werkgroep De technische werkgroep is het werkpaard van het project. De werkgroep wordt geleid door de leider van de technische werkgroep (zie verder: Actuele rolhouders). Elke organisatie kan (maar hoeft niet) één of meerdere vertegenwoordigers hebben in de werkgroep. In principe moeten de leden van de werkgroep over één of meer competenties beschikken (of deze willen verwerven) die nuttig zijn voor het project: zoals programmeren (visual basic, WPF, ASP.Net), met SQL-server kunnen werken, programma’s kunnen installeren,... maar ook teksten kunnen redigeren, presentaties voor publiek kunnen geven enz. De technische werkgroep staat in voor de ontwikkeling en het onderhoud van de diverse bouwstenen van het project (zie verder: Bouwstenen van het project). De technische werkgroep komt in principe maandelijks samen in één van de deelnemende organisaties die een vertegenwoordiger heeft in de technische werkgroep. De leider van de

1

Enkel de ondertekende samenwerkingsovereenkomst is bindend. De teksten opgenomen in deze handleiding zijn slechts bedoeld als verduidelijking en aanvulling maar hebben geen bindende waarde.

Inleiding

technische werkgroep voorziet de agenda en zit de bijeenkomsten voor en neemt de nodige schikkingen inzake verslaggeving. 1.2.5 De contactpersonen Doordat niet elke organisatie een vertegenwoordiger naar de technische werkgroep kan afvaardigen en omdat de leden van de technische werkgroep niet permanent beschikbaar zijn (verlof, ziekte,...), is het nodig om naast de leden van de technsiche werkgroep ook contactpersonen te hebben. In principe is het om de continuïteit van de eerstelijnsondersteuning van Ons Boek te verzekeren, nodig om per organisatie minstens twee mensen te hebben (leden van de technische werkgroep of contactpersonen) die inzake aanwezigheid in de organisatie onderling afspreken. De contactpersonen (die tevens een lid van de technische werkgroep kunnen zijn) coördineren de communicatie tussen de gebruikers van Ons Boek binnen hun organisatie en de technische werkgroep. Indien gebruikers problemen ondervinden met Ons boek, melden ze die aan hun contactpersoon. Deze bundelt eventueel gelijkaardige probleemmeldingen en informeert de technische groep. Anderzijds, wanneer de technische werkgroep meldingen heeft voor de gebruikers van een organisatie (vb. er is een nieuwe versie van de software beschikbaar), wordt die informatie aan de contactpersonen doorgegeven die dan verwacht worden deze te verwerken of naar alle belanghebbenden binnen hun organisatie te verspreiden. De groep contactpersonen komt samen op uitnodiging van de leider van de technische werkgroep op een ad hoc basis (vb. om de contactpersonen te leren een nieuwe versie van de software te installeren). 1.2.6 Actuele rolhouders Hieronder volgt een overzicht van de personen die een bijzondere rol bekleden binnen het project Ons Boek: 1.2.6.1 Leden stuurgroep Organisatie Vertegenwoordiger Arcade vzw Luc Wicke Binnenstad vzw Tom Vangrysperre De Kantel vzw Wilfried Haverals De Korf vzw Ivan Lemenu De Zandberg vzw Paul Verbiest Nieuwland vzw Paul Taveirne Tronkestik vzw Noël Ongenae

Contact e-mail [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]

1.2.6.2 Leiding technische werkgroep ‘Cois Lescrève, [email protected] 1.2.6.3 Leden technische werkgroep Organisatie Vertegenwoordiger Arcade vzw Danny Himpe Binnenstad vzw Joeri Coenye De Kantel vzw Floriaan Maes

Contact e-mail [email protected] [email protected] [email protected]

5

6


Organisatie De Korf vzw

Vertegenwoordiger Jan Vanhaerents

De Zandberg vzw Nieuwland vzw Tronkestik vzw

Pedro Baele Rein Jacques Kathia Moreno Marc Hoornaert

Contact e-mail [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]

1.2.6.4 Contactpersonen Noot: Leden van de technische werkgroep (zie hoger) functioneren eveneens als contactpersonen. Organisatie Arcade vzw Binnenstad vzw De Kantel vzw De Korf vzw De Zandberg vzw Nieuwland vzw Tronkestik vzw

Contactpersoon

Marleen Fieu Gerdi Vanhie

Contact e-mail

[email protected] [email protected]

1.3 Bouwstenen van Ons Boek Bij een project met de ambitie van Ons Boek komt heel wat bij kijken: de kern van het project bestaat erin de deelnemende organisaties software aan te bieden waarmee ze veel van hun data-verwerking beduidend kunnen vergemakkelijken. Om dat doel te bereiken en waar nodig ondersteuning te bieden, zijn diverse bouwstenen nodig of op zijn minst wenselijk. Hierna volgt een summiere beschijving van de diverse bouwstenen. 1.3.1 De applicatie De applicatie of software vormt de kern van het project. De applicatie is bedoeld om op de computer van de gebruiker te draaien en gebruik te maken van een database die zich daarbuiten bevindt. Het gaat dus om een zgn. ‘rich client-server’ applicatie waarbij maximaal gebruik gemaakt wordt van de rekenkracht van de computer van de gebruiker om zo de server waarop de database draait te ontzien. Vooral in grotere organisaties is dit belangrijk om snelle prestaties te verwezenlijken. 1.3.2 De beveiliging van de applicatie De Achillespees inzake veiligheid van het project ligt in de toegangscodes tot de database(s). Daarom zijn deze niet opgenomen in de applicatie zelf (waar ze zouden kunnen gedecompileerd worden) maar is een andere oplossing gevonden die gebruik maakt van een specifieke applicatie. Omdat dit gevoelige informatie is, wordt dit in dit publiek-toegankelijk document niet verder besproken. 1.3.3 De database Het hele project draait rond het bewaren en terugvinden en/of verwerken van informatie. In technische termen vertaalt zich dat in de behoefte aan een database. Er is voor geopteerd dat elke organisatie haar eigen database heeft en dat er daarnaast een ontwikkelings- en

Opstarten van de software

demo-database aangemaakt wordt, uiteraard voor ontwikkelings- en demonstratiedoeleienden en dus met fictieve gegevens. De keuze werd gemaakt voor SQL-server databases, minstens in versie 2008 R2. Al naargelang de situatie eigen aan een organisatie bevindt de database zich binnen het informatica-netwerk van de organisatie of op het wereldwijde web. Een rechtstreekse toegang tot de database wordt verwezenlijkt via de applicatie SSMS: SQL-Server Management Studio. 1.3.4 De website De webstek van Ons Boek ( www.OnsBoek.be ) beoogt verschillende doelen. O.a.:   

Ruimte bieden voor een web-based database voor ontwikkelings- en demonstratiedoeleinden; Ruimte bieden, al dan niet voor éénieder toegankelijk, voor het bewaren van allerhande documenten (o.a. de recenste versie van deze handleiding); Organisatie-specifieke ruimte voorzien voor de ontplooiing van organisatiespecifieke versies van de software;

1.3.5 De handleidingen De software is geschreven om zo intuïtief mogelijk te kunnen gebruikt worden. Dat neemt niet weg dat het soms nuttig is om over een handleiding te kunnen beschikken. Binnen het project worden drie documenten voorzien: 





Een ‘Handleiding Gebruikers’: Dit is het document dat je nu leest. De handleiding gebruikers geeft algemene informatie over het project en concrete instructies over het gebruik van alle mogelijkheden van de software. Deze handleiding is vrij beschikbaar. Een ‘Technische Handleiding’: De technische handleiding is bedoeld voor de leden van de technische werkgroep maar is ook beschikbaar voor éénieder die toegang heeft to de private pagina’s van de website. In de technische handleiding staat uitleg over de organisatie van de software, praktische gegevens over het aanmaken en verdelen van nieuwe versies van de software, enz. De technische handleiding bevat evenwel geen gevoelige gegevens zoals de toegangcodes tot de databases, waardoor ze relatief vrij beschikbaar is. Een ‘Technische Handleiding – Codes’-document: Dit document bevat gevoelige gegevens en wordt hier daarom niet verder besproken.

2 Opstarten van de software Bij de installatie van het programma2 wordt een icoon op het bureaublad geplaatst:

2

De installatie van de software wordt in de Technische Handleiding beschreven.

7

8


Figuur 1: De snelkoppeling naar het programma

Als je het icoontje dubbelklikt met je muis, start het programma. Er verschijnt eerst een ‘splashscreen’: een eerste beeld van Ons Boek in het midden van je scherm. Dat geeft aan dat het programma goed is opgestart.

2.1 Voorafgaande controles Vooraleer het programma effectief kan werken, moet aan een aantal voorwaarden voldaan zijn: 2.1.1 Toegangscodes Om veiligheidsredenen worden toegangscodes tot de database en andere gevoelige informatie niet in de softwarecode bewaard. Wanneer deze informatie niet kan worden teruggevonden, wordt een foutmelding gegeven. 2.1.2 Contact met de database Wanneer het programma wordt opgestart, wordt nagegaan of het contact kan leggen met de database. Indien dat niet lukt, wordt een foutmelding3 gegeven:

Figuur 2: Foutmelding wanneer er geen contact is met de database

Noot: De procedure om de adressering te testen, zoals vermeld in de foutmelding, is een technische aangelegenheid en wordt daarom in de Technische Handleiding behandeld. 2.1.3 Synchronisatie van software en database De software interageert met de database o.a. d.m.v. zogenaamde ‘Stored Procedures’. Dat zijn stukjes programmering die zich in de database bevinden maar waarvan de signatuur bekend is en gebruikt wordt in Ons Boek. Daarom moeten de gebruikte versie van Ons Boek en de database op elkaar afgestemd zijn.

3

De inhoud van de foutmelding kan variëren in functie van organisatie-specifieke instellingen.

Opstarten van de software

Bij het opstarten van het programma (na het checken of er contact kan gelegd worden met de database (zie vorige paragraaf) en vóór het aanbieden van het ‘Login’ scherm (zie volgende paragraaf)) wordt de versie van Ons Boek vergeleken met de versie die door de database verwacht wordt. In het geval de database versie recenter is, krijgt de gebruiker een waarschuwing. Er kunnen zich twee gevallen voordoen: ofwel blijft het mogelijk om met de oude software-versie te werken ofwel is dat niet meer mogelijk omdat het werken met de oude software-versie zou leiden tot fouten in de database of het programma zou kunnen blokkeren. In het eerste geval krijgt de gebruiker de keuze tussen het verder werken met de huidige software-versie of de nieuwe versie te installeren (zie melding hieronder). In het tweede geval moet de nieuwe versie geïnstalleerd worden of wordt de applicatie afgesloten.

Figuur 3: Melding dat een nieuwe software-versie beschikbaar is

2.2 Inloggen Omdat het programma toegang geeft tot gegevens die behoren tot de persoonlijke levenssfeer, is het nodig om de toegang te beschermen. Dat gebeurt door middel van een login-procedure. Elke gemachtigde gebruiker moet over een gebruikersnaam en een wachtwoord beschikken. Deze kunnen bekomen worden bij een gebruiker die over ‘Systeembeheerder’-rechten beschikt.

Figuur 4: Het Login scherm

Om in te loggen en toegang te krijgen tot het programma, moet de gebruiker een geldige gebruikersnaam en wachtwoord inbrengen. Let op, beiden zijn hoofdlettergevoelig.

9

10


Indien de gebruiker na drie pogingen niet kan worden ingelogd (m.a.w. de ingebrachte gebruikersnaam en wachtwoord kunnen niet teruggevonden worden in de database), wordt het programma afgesloten. Indien het wachtwoord ongewijzigd is sinds het aanmaken van het gebruikersaccount, of sinds het verkrijgen van een nieuw wachtwoord door een systeembeheerder aangemaakt, wordt de gebruiker om veiligheidsredenen verplicht om een nieuw wachtwoord aan te maken. Indien het wachtwoord ouder is dan wat in de instellingen is voorzien4, wordt de gebruiker om veiligheidsredenen verplicht om een nieuw wachtwoord aan te maken. Vanaf 10 dagen voor het verstrijken van de geldigheidsdatum van het wachtwoord, wordt de gebruiker bij het inloggen uitgenodigd om zijn wachtwoord te wijzigen. Indien de gebruiker binnen het systeem geregistreerd staat als ‘Niet-actief’, kan hij geen toegang krijgen tot de applicatie.

3 Gebruik van Ons Boek Wanneer de applicatie is gestart, verschijnt een menu bovenaan het scherm. In dit gedeelte van de handleiding zullen we de verschillende menu-items gedetailleerd beschrijven.

3.1 Gebruik De functionaliteiten die aangeboden worden onder het menu-item ‘Gebruik’ omvatten:   

Programma beëindigen: Daarmee wordt de applicatie gestopt. Gebruiker afmelden: Daarmee wordt de gebruiker afgemeld en verschijnt het Login scherm. De applicatie wordt niet afgesloten. Wachtwoord en gebruikersnaam wijzigen: Daarmee kan een gebruiker zelf zijn gebruikersnaam en/of wachtwoord aanpassen.

Laten we nu de verschillende items in detail bespreken. 3.1.1 Wachtwoord en gebruikersnaam wijzigen Wanneer een gebruiker het menu-item aanklikt of wanneer de gebruiker na het inloggen verplicht wordt om een nieuw wachtwoord aan te maken (zie de paragraaf over het inloggen), verschijnt volgende pop-up venster:

4

De standaardwaarde is 365 dagen, maar elke organisatie kan een eigen waarde hebben.

Gebruik van Ons Boek

Figuur 5: Het scherm om je toegangscodes te wijzigen

Bij aanvang is de huidige gebruikersnaam al ingevuld. Je kan kiezen om enkel je gebruikersnaam te wijzigen, om enkel het wachtwoord te wijzigen of om beiden te wijzigen. Je kan het venster ook gewoon sluiten tenzij het systeem je verplicht om een nieuw wachtwoord aan te maken. In dat geval moet je een nieuw wachtwoord aanmaken of het programma afsluiten. Om een nieuwe gebruikersnaam aan te maken, geef de gewenste naam in het bovenste vakje en je huidig wachtwoord in het vakje daaronder. Klik dan op ‘Bewaren’. Een gebruikersnaam moet minstens 8 tekens bevatten en niet meer dan 50. Elke gebruikersnaam moet uniek zijn. Indien de door jou gekozen gebruikersnaam reeds in de database bestaat, zal je daarvan verwittigd worden en zal je een andere moeten kiezen of de huidige behouden. Je moet ook je huidig wachtwoord ingeven om je nieuwe gebruikersnaam te kunnen bewaren. Om een nieuw wachtwoord aan te maken, geef je eerst je huidig wachtwoord in en vervolgens tweemaal het nieuw wachtwoord dat je bedenkt. Klik dan op ‘Bewaren’. Een wachtwoord moet aan volgende regels voldoen om geldig te zijn:     

Het moet verschillend zijn van je huidig wachtwoord. Het moet minstens 8 tekens lang zijn. Het moet minstens één hoofdletter bevatten. Het moet minstens één kleine letter bevatten. Het moet minstens één cijfer of speciaal teken bevatten.

Tip: Vul de verschillende velden in van boven naar onder om nodeloze foutmeldingen te vermijden.

11

12


Info: Je wachtwoord wordt nergens bewaard5. Het is dus vanuit deze applicatie veilig om een wachtwoord te gebruiken dat je al elders gebruikt. Let wel, wanneer zo’n wachtwoord elders lekt, kan het ook voor deze applicatie een veiligheidsrisico inhouden. Mocht je weet hebben van een lek, wijzig dan onverwijld je wachtwoord in ‘Ons Boek’! Indien je je gebruikersnaam of wachtwoord bent vergeten, contacteer dan een ‘Systeembeheerder’ om nieuwe toegangscodes te bekomen.

3.2 Systeembeheer De functionaliteiten die aangeboden worden onder het menu-item ‘Systeembeheer’ hebben tot doel het dagelijks beheer van Ons Boek binnen een organisatie te regelen. Gebeurtenissen die regelmatig zullen voorkomen zijn bijvoorbeeld een personeelslid die wordt aangeworven of de organisatie verlaat, een kind dat wordt opgenomen, een begeleider die van de ene groep naar een andere overgaat enz. Deze zaken moeten kunnen ingebracht worden in het systeem. Hier volgt een kort overzicht van de functionaliteiten: 

Systeembeheer: o Personeel:  Beheer: Hier worden personeelsleden aangemaakt, t.t.z. ze worden in het systeem ingebracht.  Gebruikersrechten: Hier worden bepaalde gebruikersrechten aan reeds aangemaakte personeelsleden6 toegekend.  Groepslidmaatschap: Hier wordt aangegeven aan welke groep(en) een personeelslid is gelinkt.  Individuele opvolging: Hier wordt aangegeven aan welke individu(en) een personeelslid is gelinkt.  Nieuw wachtwoord: Dit venster laat toe om een nieuw wachtwoord toe te kennen aan een gebruiker die zijn wachtwoord is vergeten. o Cliënten:  Beheer: Hier worden cliënten aangemaakt, t.t.z. ze worden in het systeem ingebracht.  Groepslidmaatschap: Hier wordt aangegeven aan welke groep een cliënt is gelinkt. o Groepen: Dit venster laat toe om groepen te definiëren (een leefgroep, een afdeling...). Deze groepen zijn nodig om er cliënten en/of personeelsleden aan toe te wijzen. Op die manier wordt het mogelijk om bijvoorbeeld gebruiksrechten toe te kennen aan personeelsleden in functie van de groep waartoe zij behoren.

Laten we nu de verschillende items in detail bespreken. 5

In de database wordt een zgn. ‘hash’ van het wachtwoord bewaard. Daardoor kan nagegaan worden of een ingegeven wachtwoord geldig is. Vanuit de hash een wachtwoord terugvinden is echter zo goed als uitgesloten. 6 In voorliggende versie kunnen enkel personeelsleden toegang krijgen tot het systeem.


3.2.1

Personeel

3.2.1.1 Beheer Een eerste voorwaarde om een personeelslid toe te laten tot het systeem is dat ie geïdentificeerd is. Deze identificatie gebeurt op basis van de combinatie ‘voornaam’ en ‘familienaam’. Binnen het systeem moet deze combinatie uniek zijn. Het is daarom niet toegestaan om twee mensen met dezelfde voornaam én familienaam in het systeem aan te maken. Achter de schermen wordt deze persoon door het systeem herkend a.h.v. indexen. Waarschuwing: Vervang dus nooit voornaam en familienaam van een personeelslid om er een ander van te maken (bijvoorbeeld als een personeelslid de organisatie verlaat en vervangen wordt door een nieuw aangeworven personeelslid). Omwille van de achterliggende indexen zouden deze twee personen door het hele systeem door verward worden. De enige goede reden om de identificatie van een bestaand personeelslid (voornaam + familienaam) te wijzigen is in het geval dat er bij de aanmaak een schrijffout is gemaakt. Aangemaakte personeelsleden kunnen niet worden verwijderd. De reden hiervoor ligt opnieuw in de indexen gebruikt in de database. Stel bijvoorbeeld dat ‘Jan Huys’ (met index 56) een logboekitem schrijft. In de database wordt dat item bewaard met de waarde auteur = 56. Wanneer je Jan Huys nu als personeelslid zou verwijderen (en dus ook de link tussen zijn naam en de index 56), bijvoorbeeld omdat zijn contract ten einde is, zou het systeem in het beste geval kunnen zeggen dat het logboekitem door ‘56’ is geschreven, wat nietszeggend is. Wanneer het menu-item Systeembeheer  Personeel  Beheer wordt geklikt, verschijnt een scherm met een datagrid waarin alle bestaande personeelsleden zijn opgenomen:

Figuur 6: Lijst van de personeelsleden

De lijst is oorspronkelijk alfabetisch gerangschikt volgens de familienaam. De volgorde kan gewijzigd worden door het klikken op de hoofding van een kolom. Klikken op ‘Voornaam’ bijvoorbeeld zal de lijst alfabetisch ordenen volgens de voornaam. Opnieuw klikken op dezelfde hoofding zal de volgorde omkeren. De lijst toont enkel de velden ‘Voornaam’, ‘Familienaam’, ‘Aangemaakt op’: dit is het ogenblik waarop het personeelslid in het systeem is aangemaakt en ‘Is actief’: Zoals hierboven uitgelegd, kan een personeelslid niet worden verwijderd. Hij kan wel op nietactief worden gezet door de checkbox ‘Is actief’ uit te vinken (zie verder). Daardoor zal dat personeelslid niet meer verschijnen in de keuzelijsten in andere delen van het systeem.

13

14


3.2.1.1.1 Een nieuw personeelslid aanmaken Om een nieuw personeelslid aan te maken, klik je op de knop ‘Nieuw personeelslid’ onderaan het scherm. Dan verschijnt volgend pop-up scherm:

Figuur 7: Pop-up scherm om een personeelslid aan te maken

Vul de voornaam en de familienaam van het nieuw personeelslid in. Standaard is de checkbox ‘Is actief’ aangevinkt. Zodra de waarde van een veld is gewijzigd, wordt de knop ‘Venster sluiten’ (en het sluiten van het scherm d.m.v. de ‘X’ knop rechts bovenaan) inactief. De knoppen ‘Bewaren’ en ‘Opheffen’ worden actief. Met ‘Opheffen’ worden de gegevens teruggezet zoals bij het openen van het scherm en wordt de knop ‘Venster sluiten’ weer actief. Via ‘Bewaren’ worden de gegevens naar de database geschreven (indien ze geen fouten bevatten). Zodra de gegevens zijn bewaard, krijg je een bevestiging en wordt het pop-up scherm gesloten. De onderliggende datagrid is dan ook aangepast en bevat het nieuw personeelslid. Zodra je een veld wijzigt, wordt de ingegeven waarde gevalideerd. Zo wordt het bijvoorbeeld niet toegestaan dat een voornaam enkel uit hoofd- of enkel uit kleine letters bestaat. Wanneer een validatieregel wordt overtreden, verschijnt een bericht zoals hieronder:

Figuur 8: Voorbeeld van een validatiebericht


3.2.1.1.2 Een bestaand personeelslid wijzigen Om de gegevens van een bestaand personeelslid te wijzigen, klik je gewoon op de rij van de datagrid die zijn gegevens bevat. Daardoor verschijnt een pop-up scherm dat identiek is aan het scherm voor de aanmaak van een nieuw personeelslid maar reeds de gegevens van het geslecteerd personeelslid bevat. De werkwijze is verder identiek aan wat in de vorige paragraaf is beschreven. 3.2.1.2 Gebruikersrechten Met dit scherm kan een systeembeheerder gebruikersrechten toekennen of wijzigen voor een personeelslid. Via de menu-keuze: Systeembeheer  Personeel  Gebruikersrechten wordt een scherm opgeroepen met een datagrid waarin alle personeelsleden worden getoond. Ook hun eventuele gebruikersnaam en -rechten worden aangegeven:

Figuur 9: Voorbeeld van het scherm 'Gebruikersrechten'

Noot: In de voorliggende versie van de software kunnen enkel personeelsleden gebruikersrechten krijgen. Om gebruikersrechten van iemand toe te kennen of te wijzigen, moet je de rij van die persoon aanklikken in het overzicht. Daarna opent een dialoogvenster met de huidige gebruikersrechten van de gekozen persoon. Deze kan er als volgt uitzien:

15

16


Figuur 10: Dialoogvenster met de gebruikersrechten van een gekozen personeelslid

Dit scherm toont een checkboxlist waarin de mogelijke gerbuikersrechten zijn opgelijst. Volgende opties zijn mogelijk:  

 

   



7

Geen toegang: Wanneer deze is aangevinkt, krijgt de gebruiker geen toegang tot de applicatie. Individu(en) enkel lezen: Met deze rechten kan een gebruiker de gegevens raadplegen van één of meer individuen. Betreffende individu(en) worden aangeduid onder het menu-item: Syteembeheer  Personeel  Individuele opvolging. Individu(en) lezen en schrijven: Idem als voorgaande maar met schrijfrechten. Groep(en) enkel lezen: Met deze rechten kan een gebruiker de gegevens raadplegen van alle cliënten van één of meerder groepen. Betreffende groep(en) worden aangeduid onder het menu-item: Syteembeheer  Personeel  Groepslidmaatschap. Groep(en) lezen en schrijven: Idem als voorgaande maar met schrijfrechten. Organisatie enkel lezen: Met deze rechten kan een gebruiker de gegevens raadplegen van alle cliënten binnen de organisatie. Organisatie lezen en schrijven: Idem als voorgaande maar met schrijfrechten. Systeembeheerder: Iemand met deze gebruikersrecht kan de nodige taken uitvoeren voor het beheer van het systeem, zoals het aanmaken van personeelsleden en cliënten, het toekennen van gebruikersrechten7, het linken van personen aan groepen, enz. Ontwikkelaar: Iemand met de gebruikersrecht ‘Ontwikkelaar’ kan alles doen binnen de applicatie. Dit is nodig om eventuele problemen te verhelpen, in welk onderdeel deze zich ook mogen bevinden.

Behalve het gebruikersrecht ‘Ontwikkelaar’.


Verschillende gebruikersrechten kunnen voor eenzelfde persoon worden aangevinkt. Er zijn wel validatieregels die bepaalde combinaties verbieden:   

‘Geen toegang’ is niet compatibel met enige andere optie. ‘enkel lezen’ en ‘lezen en schrijven’ zijn niet compatibel binnen een categorie (‘Individu’, ‘Groep’ of ‘Organisatie’) ; Wanneer rechten toegekend worden op het niveau ‘Organisatie’, kunnen geen gelijkaardige rechten (‘enkel lezen’, ‘lezen en schrijven’) toegekend worden op het niveau ‘Individu’ of ‘Groep’.

Het gebruikersrecht ‘Ontwikkelaar’ kan enkel toegekend worden door iemand die zelf het rechten ‘Ontwikkelaar’ heeft. Noot: Elk personeelslid kan gebruikersrechten toegekend krijgen. Is een personeelslid echter als ‘niet-actief’ geregistreerd (‘Is actief’ veld is niet aangevinkt. Zie Menu-item Systeembeheer  Personeel  Beheer), dan zal deze persoon geen toegang krijgen tot de applicatie al heeft ie geldige gebruikersrechten. Om gebruikersrechten toe te kennen of te wijzigen, vink de gewenste rechten aan en klik vervolgens op ‘Bewaren’. 3.2.2

Cliënten

3.2.2.1 Beheer Een eerste voorwaarde om een cliënt toe te laten tot het systeem is dat ie geïdentificeerd is. Deze identificatie gebeurt op basis van de combinatie ‘voornaam’ en ‘familienaam’. Binnen het systeem moet deze combinatie uniek zijn. Het is daarom niet toegestaan om twee mensen met dezelfde voornaam én familienaam in het systeem aan te maken. Achter de schermen wordt deze persoon door het systeem herkend a.h.v. indexen. Waarschuwing: Vervang dus nooit voornaam en familienaam van een cliënt om er een ander van te maken (bijvoorbeeld als een nieuwe cliënt wordt verwacht maar uiteindelijk niet komt en er komt een andere in de plaats). Omwille van de achterliggende indexen zouden deze twee personen door het hele systeem door verward worden. De enige goede reden om de identificatie van een bestaande cliënt (voornaam + familienaam) te wijzigen is in het geval dat er bij de aanmaak een schrijffout is gemaakt. Aangemaakte cliënten kunnen niet worden verwijderd. De reden hiervoor ligt opnieuw in de indexen gebruikt in de database. Stel bijvoorbeeld dat een begeleider een logboekitem schrijft over de cliënt ‘Tinneke Van Heuleghem’ (met index 83). In de database wordt dat item bewaard met de waarde waarin de cliënt met index 83 is vervat. Wanneer je Tinneke Van Heuleghem nu als cliënt zou verwijderen (en dus ook de link tussen haar naam en de index 83), bijvoorbeeld omdat zij de organisatie zou verlaten, zou het systeem in het beste geval kunnen zeggen dat het logboekitem over ‘83’ gaat, wat nietszeggend is. Wanneer het menu-item Systeembeheer  Cliënten  Beheer wordt geklikt, verschijnt een scherm met een datagrid waarin alle bestaande cliënten zijn opgenomen:

17

18


Figuur 11: Lijst van de cliënten

De lijst is oorspronkelijk alfabetisch gerangschikt volgens de familienaam. De volgorde kan gewijzigd worden door het klikken op de hoofding van een kolom. Klikken op ‘Voornaam’ bijvoorbeeld zal de lijst alfabetisch ordenen volgens de voornaam. Opnieuw klikken op dezelfde hoofding zal de volgorde omkeren. De lijst toont enkel de velden ‘Voornaam’, ‘Familienaam’, ‘Aangemaakt op’: dit is het ogenblik waarop de cliënt in het systeem is aangemaakt en ‘Is actief’: Zoals hierboven uitgelegd, kan een cliënt niet worden verwijderd. Hij kan wel op niet-actief worden gezet door de checkbox ‘Is actief’ uit te vinken (zie verder). Daardoor zal de cliënt niet meer verschijnen in de keuzelijsten in andere delen van het systeem. 3.2.2.1.1 Een nieuwe cliënt aanmaken Om een nieuwe cliënt aan te maken, klik je op de knop ‘Nieuwe cliënt’ onderaan het scherm. Dan verschijnt volgend pop-up scherm:

Figuur 12: Pop-up scherm om een cliënt aan te maken

Vul de voornaam en de familienaam van de nieuwe cliënt in. Standaard is de checkbox ‘Is actief’ aangevinkt. Zodra de waarde van een veld is gewijzigd, wordt de knop ‘Venster sluiten’ (en het sluiten van het scherm d.m.v. de ‘X’ knop rechts bovenaan) inactief. De knoppen ‘Bewaren’ en ‘Opheffen’ worden actief. Met ‘Opheffen’ worden de gegevens teruggezet zoals bij het openen van het scherm en wordt de knop ‘Venster sluiten’ weer actief. Via ‘Bewaren’ worden de gegevens naar de database geschreven (indien ze geen fouten bevatten). Zodra de gegevens zijn bewaard, krijg je een bevestiging en wordt het pop-up scherm gesloten. De onderliggende datagrid is dan ook aangepast en bevat de nieuwe cliënt.


Zodra je een veld wijzigt, wordt de ingegeven waarde gevalideerd. Zo wordt het bijvoorbeeld niet toegestaan dat een voornaam enkel uit hoofd- of enkel uit kleine letters bestaat. Wanneer een validatieregel wordt overtreden, verschijnt een bericht zoals hieronder:

Figuur 13: Voorbeeld van een validatiebericht

3.2.2.1.2 Een bestaande cliënt wijzigen Om de gegevens van een bestaande cliënt te wijzigen, klik je gewoon op de rij van de datagrid die zijn gegevens bevat. Daardoor verschijnt een pop-up scherm dat identiek is aan het scherm voor de aanmaak van een nieuwe cliënt maar reeds de gegevens van de geslecteerde clïent bevat. De werkwijze is verder identiek aan wat in de vorige paragraaf is beschreven.

Dit document is ‘in wording’ en nog ver van ‘af’. Bedankt voor je geduld. Feedback of suggesties zijn welkom per e-mail naar [email protected]

19

Ons Boek Handleiding Gebruikers

Recommend Documents