KARYA TULIS UJIAN PENYESUAIAN KENAIKAN PANGKAT (UPKP) TINGKAT III
RENCANA KERJA PENINGKATAN PELAKSANAAN TUGAS PENGELOLAAN SURAT KELUAR PADA KEPALA SUBBAGIAN TATA USAHA UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA
OLEH MOHAMMAD HUSNI THAMRIN NIP. 19750703 2009101001 DIAJUKAN UNTUK PERSYARATAN UJIAN PENYESUAIAN KENAIKAN PANGKAT TIINGKAT III TAHUN 2013
i
KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Tuhan yang telah menolong hamba-Nya dalam menyelesaikan kertas kerja ini dengan penuh kemudahan, tanpa pertolongan-Nya penulis mungkin tidak akan sanggup menyelesaikannya dengan baik. Kertas kerja ini disusun agar pembaca dapat mengetahui seberapa besar “Rencana Kerja Peningkatan Tugas Pengelolaan Surat Keluar Pada Kepala Sub Bagian Tata Usaha UIN Syarif Hidayatullah Jakarta”, yang kami sajikan berdasarkan pengamatan dari berbagai sumber. Kertas kerja ini disusun oleh penyusun dengan berbagai rintangan, baik itu yang datang dari diri penyusun sendiri maupun yang datang dari luar, namun dengan penuh kesabaran dan terutama pertolongan dari-Nya kertas kerja ini dapat terselesaikan. Kertas kerja ini memuat tentang Rencana Kerja Peningkatan Tugas Pengelolaan Surat Keluar Pada Kepala Sub Bagian Tata Usaha. Dan sengaja dipilih karena menarik perhatian penulis untuk dicermati dan perlu mendapatkan dukungan dari semua pihak, penyusun juga menyampaikan terima kasih kepada Bapak/Ibu, istri tercinta yang senan tiasa berdo’a dan senantiasa memberikan bantuan baik moril maupun materil, tidak lupa kawan-kawan karyawan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta yang telah banyak membantu penyusun dalam menyelesaikan kertas kerja ini. Semoga kertas kerja ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas kepada pembaca, khususnya bagi penyusun sendiri. Walaupun kertas kerja ini masih banyak kekeurangannya, penyusun mengucapkan. Terima kasih.
Penulis
i
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR .................................................................................................................. i DAFTAR ISI ................................................................................................................................ ii BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................................ 1 A. B. C. D. E. F. G.
Latar Belakang Masalah ................................................................................. Tugas Pokok dan Fungsi Satuan kerja ........................................................... Identifikasi Masalah ....................................................................................... Rumusan Masalah .......................................................................................... Pokok Masalah ............................................................................................... Kerangka Berpikir .......................................................................................... Sistematika Penulisan ....................................................................................
1 3 3 3 4 4 5
BAB II FAKTA DAN MASALAH ............................................................................................. 6 A. Keadaan Sekarang .......................................................................................... 6 B. Keadaan yang Diinginkan .............................................................................. 10 BAB III PEMBAHASAN ............................................................................................................ 12 A. Analisis .......................................................................................................... 12 B. Pemecahan Masalah ....................................................................................... 16 BAB IV PENUTUP ..................................................................................................................... 18 A. B. C. D.
Kesimpulan .................................................................................................... 18 Saran .............................................................................................................. 19 Implikasi ........................................................................................................ 19 Daftar Pusaka ................................................................................................. 20
ii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Organisasi dan tata laksana Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta telah ditetapkan dalam keputusan Menteri Agama RI Nomor: 414 Tahun 2002 tentang organisasi dan tata cara kerja. Keputsan Menteri Agama RI tersebut merupakan, pelaksanaan lebih lanjut atas keputusan Presiden Nomor 031 Tahun 2002 tentang perubahan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) menjadi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Dalam keputusan Menteri Agama RI telah ditetapkan kedudukan, tugas pokok, dan fungsi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta sebagai perguruan tingggi dilingkungan Kementerian Agama yang dipimpin oleh Rektor yang dibawah dan bertanggung jawab kepada Menteri Agama. Tugas yang diemban Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta adalah menyelenggarakan program pendidikan Akademik dan professional dalam ilmu agama Islam yang terpadu dengan ilmu pengetahuan umum. Dalam melaksakan tugas perumusan visi, misi dan kebijakan teknis, penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakan dalam bidang ilmu pengentahuan agama islam, ilmu pengetahuan umum, pembinaan civitas akademika dan kerjasama dengan perguruan tinggi atau lembaga-lembaga lain serta penyelenggaraan manajemen Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. Perguruan tinggi merupakan salah satu bentuk institusi atau lembaga yang bergerak dalam bidang pendidikan, dimana dalam kegiatan sehari-hari maupun kegiatan secara historis tidak akan terlepas dari aktifitas penciptaan arsip baik itu arsip dinamis aktif, arsip dinamis inaktif dan arsip statis. Karena itu keberadaan Unit Kearsipan sangat diperlukan. Dengan adanya kegiatan diperguruan tinggi sebagai suatu organisasi akan terekam memiliki multifungsi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi negara dan manajemen, arsip akan tersu tumbuh dan berkembang secara akumulatif sesuai dengan semakin kompleksnya fungsi dan tugas organisasi. Salah satu komponen paling pentingdalam managemen kearsipan adalah tata persuratan dan pengurusan surat.
1
Surat dapat diartikan sebagai sumber informasi yang penting sehingga dapat dijadikan bukti otentik. Pengurusan surat merupakan salah satu elemen dan fungsi arti program manajemen kearsipan. Dengan melaksanakan pengelolaan surat secara efektif akan mempercepat proses pelaksanaan kerja. Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka penulis ingin mengkaji dan meneliti lebih dalam tentang “Rencana Kerja Peningkatan Pelaksanaan Tugas Pengelolaan Surat Keluar Pada Kepala Sub Bagian Tata Usaha Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta”.
2
B. Tugas Pokok dan Fungsi Satuan Kerja Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas pokok: a. Melakukan pengelolaan tata persuratan dan kearsipan b. Melakukan pelayanan pengadaan dan pemeliharaan, perlengkapan dan administrasi kerumah tanggan.
Sub Bagian Tata Usaha mempunyai Fungsi: a. Melakukan kegiatan pengelolaan surat sejak diterima, diarahkan, dicatat dan didistribusikan ke unit pengolah dan sejak surat ditandatangani dari unit pengolah kemudian dikirim ke alamat yang dituju. b. Melakukan pengolaan informasi tertulis yang mencangkup pengaturan jenis format, penyiapan, pengaman, pengabsahan, distribusi, dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
C. Identifikasi Masalah 1. Apakah pelaksanaan pengelolaan surat keluar di Kepala Subbag Tata Usaha Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta berjalan dengan baik ? 2. Bagaimana pengelolaan surat keluar di Kepala Subbag Tata Usaha Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta ? 3. Kendala apa aja yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan Surat Keluar ? 4. Bagaimana cara mengatasi permasalahan yang ada ? D. Perumusan Masalah Berdasarkan identifikasi masalah diatas dan dengan pertimbangan agar terarah pada penyelesaian masalahnya, maka perlu dituliskan mengenai perumusan masalah. Adapun perumusan masalah dalam rencana penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Pelaksanaan tugas pengelolaan surat keluar di Kepala Subbag Tata Usaha Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. 2. Faktro-faktor yang mendukung peningkatan pelaksanaan tugas pengelolaan surat keluar di Kepala Subbag Tata Usaha Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
3
E. Pokok Masalah Berkaitan dengan perumusan masalah diatas, maka pokok masalah dalam penulisan laporan ini adalah: bagaimana peningkatan pelaksanaan tugas pengelolaan surat keluar di Kepala Subbag Tata Usaha Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
F. Kerangka berpikir Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta tampaknya belum mampu mengantisipasi banjir kertas, indikasi tersebut dapat terlihat pada berbagai ruangan kantor yang penuh dengan tumpukan arsip. Arsip sulit ditemukan kembali apabila diperlukan segera, tersitanya ruang kerja dan ruangan perlengkapan karena dipergunakan untuk menyimpan arsip. Pada kenyataannya tidak semua arsip yang disimpan masih bernilai guna primer maupun sekunder. Persoalan tersebut tidak seharusnya terjadi apabila instansi mampu mengelola arsip secara benar menurut kaidah manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan pada tahap proses didefinisikan sebagai suatu kegiatan pengelolaan seluruh daur hidup arsip, dari proses penciptaan, penggunaan, pemelihraan sampai dengan arsip tersebut disusutkan. Dari pengelolaan unsur-unsur ersebut diharapkan dapat menghasilkan manajemen tata persuratan yang dapat membantu tugas pimpinan seara cepat dan tepat.
4
Berikut ini adalah gambar dari kerangka pemikiran penelitian ini:
penerimaan
pengarahan
pencatatan
pendistribusian
pengendalian
pengolahan
pengiriman
penyimpanan
Gambar 1. Kerangka Pemikiran
G. Sistematika Penulisan BAB I PENDAHULUAN Bab ini memuat tentang latar belakang pengelolaan persuratan Kepala Subbagian Tata Usaha Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. BAB II FAKTA DAN MASALAH Bab ini menggambarkan keadaan sekarang dan keadaan yang diinginkan. BAB III PEMBAHASAN Bab ini memuat manajemen serta pemecahan masalah. BAB IV PENUTUP Berisi kesimpulan, saran, implikasi dan Daftar Isi.
5
BAB II FAKTA DAN MASALAH
A. Keadaan Sekarang Penelitian ilmiah adalah suatu bentuk penelitian dengan cara berpikir dan bertindak secara sistematis, oleh karena itu kajiannya perlu didukung oleh suatu landasan teori atau landasan teori atau dasar rujukan dalam menganalisis permasalahan serta memberikan kejelasan arah dalam melakukan penelitian dan untuk mempermudah langkah-langkah penelitian selanjutnya, maka akan diuraikan tentang kerangka teori yang berkaitan dengan aspek-aspek dalam penulisan ini. Membicarakan persuratan dan kearsipan yang memiliki daya dukung di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta adalah topik yang terkait dengan bagaimana mengelola arsip secara benar dalam artian logis dan sistematis. Pada masing-masing kompomem tidak bisa dibicarakan secara parsial karena merupakan suatu totalitas yang utuh dan berkelanjutan. Oleh karena itu pengelolaan arsip yang baik diawali semestinya dimulai dari tahap awal.
1. Tata Persuratan Surat merupakan sarana komunikasi dalam bentuk tulisan apapun medianya. Tata persuratan merupakan tahap penciptaan dalam daur hidup arsip. Kegiatan tata persuratan menyangkut materi yang lingkupnya esensial dalam komunikasi kedinasan yang meliputi penentuan jenis surat, sifat, format surat yang menampung bentuk redaksional serta penggunaan sarana pengamanan surat, serta kewenangan penandatanganan. Pembakuan elemen-elemen dalam tata peraturan tersebut apabila dilaksanakan dengan benar dan konsisten maka efesiensi dan efektifitas dalam rangka menciptakan tata persuratan yang berdaya guna dan berhasil guna dapat diwujudkan.
6
Adapun tujuan dari tata persuratan adalah: 1. Menciptakan keseragaman dalam pola umum penyelenggaraan tata persuratan. 2. Mewujudkan tata kearsipan yang lebih berdaya guna berhasil guna. 3. Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian pelaksanaannya. 4. Meningkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam penyelenggaraan dalam tugas-tugas kedinasan. Keadaan tata persuratan di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta sebelumnya adaah sulitnya menentukan keseragaman dalam format surat dan pekerja yang menerima tugas tidak percaya diri karena tidak bisa memutuskan format yang mana yang harus dipergunakan. Sebuah perguruan tinggi memiliki sistem yang kompleks. Organisasi tersebut mencakup banyak bagian, yaitu terdiri dari fakultas-fakultas, biro dan jurusan-jurusan di fakultas. Sementara itu, otonomi yang diberikan kepada masing-masing fakultas membentuk kondisi yang mandiri dalam setiap pekerjaan kantor. Tidak terkecuali kemandirian dalam tata persuratan. Dengan demikian, dapat dibayangkan bahwa setiap jurusan, unit terkecil di fakultas memiliki format yang berbeda-beda, dibawah kop surat yang seragam. 2. Pengurusan Surat Pengurusan surat merupakan salah satu kegiatan dari pengelolaan informasi yang mempunyai dampak langsung yang luas, untuk menunjang kelangsungan suatu informasi. Pengurusan surat tidak terbatas menerima dan mengirimkan surat, tetap juga termasuk kegiatan mengarahkan maupun mendistribusikan surat ke unit-unit pengolah dalam suati organisasi. Tujuan pengurusan surat adalah agar surat sampai pada pihak tertentu dengan cepat dan tepat. Secara garis besar kegiatan dalam pengurusan surat meliputi: a. b. c. d. e. f. g.
Menerima surat masuk Mensortir surat masuk Menetapkan dan menentukan arah surat Mengklasifikasi dan mengindeks surat Mencatat surat Mendisitribusikan surat Mengirimkan surat keluar
Pengurusan surat di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta terkadang terjadi keterlambatan penyampaian surat yang mengakibatkan keterlambatan dalam pelaksanaan tindakan sesuai dengan informasi yang terkandung di dalamnya dan kesalahan dalam pengarahan surat, dalam artian pendistribusian surat ke unit pengolah masing-masing.
7
Untuk menyikapi hal tersebut perlu diterbitkan Pedoman Tata Persuratan Dinas Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta sebagai panduan dalam pelaksanaan proses pengurusan surat dilingkuingan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. Munculnya permasalahan tersebut pada umumnya disebabkan: a. Pengorganisasian surat Terkadang tidak diketahui unit organisasi yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan surat secara menyeluruh, tidak jarang keluar masuknya surat tidak melalui satu pintu sehingga menyulitkan pengendaliannya. b. Tenaga Secara kualitatif sumber daya manusia dibidang kearsipan belum memadai untuk melaksanakan kegiatan pengelolaan surat. Pada umumnya tenaga yang tersedia tidak memiliki bekal dibidang kearsipan, bahkan pengetahuan tentang tugas dan fungsi organisasipun belum memadai. c. Prosedur kerja Pimpinan harus membaca terlebih dahulu semua surat sebelum disampaikan kepada stafnya, hal ini berarti tidak efesien karena pimpinan juga melaksanakan tugas pengarah. Pengorganisasian pengurusan surat dalam pelaksanaannyta ada beberapa hal yang diketahui terutama yang terkait dengan unit kerja. Dalam kaitannya dengan kaersipan dan unit pengolah. Unit kearsipan adalah suatu unit suatu organisasi yang bertugas untuk melaksanakan kegiatan penerimaan, pengarahhan, pencatatan, pengendalian dan penyimpanan arsip. Dalam pengurusan surat ada 2 azas pengendalian yaitu: 1) Sentralisasi (pengendalian secara terpusa) Pengendalian secara terpusat yang dimaksud adalah seluru kegiatan pengelolaan surat dibebankan dan dipertanggungjawabkan kepada satu unit organisasi. Dengan cara ini memungkinkan adanya keseragaman sistem dan prosedur maupun peralatan. Selain itu, kemudahan pengendalian terhadap pelaksanaanya lebih terjamin karena kegiatan pengurusan dilakukan dan diawasi oleh satu unit kerja. Untuk melaksanakan pengelolaan surat yang menggunakan azas ini perlu disediakan tenga-tenaga yang cukup memadai.
8
2) Desentralisasi (pengendalian secara terpencar) Adalah bahwa masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi melaksanakan dan mempertanggungjawabkan pengelolaan surat sendiri-sendiri. Sehingga kecepatan penyampaian informasi ke meja-meja kerja serta kecepatan untuk ditindaklanjuti. Hal ini karena yang dikelola hanya bersangkutan selain diperoleh keuntungan ketidakseragaman sistem dan prosedur. Hal-hal yang perlu menjadi pertimbangan antara lain: - Besar kecilnya tentang tugas organisasi - Kompleksitas tugas dan fungsi organisasi - Lokasi kantor - Jumlah pegawai - Jumlah naskah dinas yang dikelola Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, telah memiliki buku Pedoman Tata Persuratan Dinas, dengan tujuan tertib administrasi pada bidang tata persuratan dilingkungan civitas akademika, sehingga menjadi pedoman dan panduan kerja untuk mempermudah bagi petugas ataupun pejabat dalam melaksanakan tugas pengurusan surat dilingkungan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
Itulah kurang lebih gambaran pengelolaan tata persuratan yang terjadi di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta yang sampai saat ini masih terus berbenah dan memperbaiki segala kekurangan dalam pengelolaan tata persuratan..
9
B. Keadaan Yang Diinginkan Setiap kegiatan diperlukan bantuan data, demikian juga dalam pengambilan keputusan yang lebih popular dengan Sistem Informasi Manajemen. Tersedianya data yang lengkap akan menghasilkan keputusan secara efektif dan efesien. Sistem disini diartikan sebagai suatu mekanisme yang mengatur data mulai dari pengumpulan, pemilihan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali, penyajian, pendistribusian kepada manajemen atau pengambilan keputusan. Informasi adalah data yang sudah diolah sesuai dengan kebutuhan pengambilan keputusan. Manajemen dalam konteks ini adalah para pimpinan yang bertugas membuat masing-masing fungsi yang ada disuatu organisasi. Arsip dalam berbagai bentuk, jenis dan tingkat fungsionalnya, merupakan salah satu sumber data. Efektifitas arsip dalam peran dan fungsinya sangat tergantung dari manajemen kearsipan yang diterapkan. Yang diharapkan dalam pengelolaan tata persuratan di Kepala Subbagian Tata usaha Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta adalah: a. Dalam pengurusan surat, masuk-keluarnya surat harus melalui satu pintu apapun azas yang digunakan dalam suatu organisasi. b. Agar surat tepat sasaran dan lebih mudah dalam penyelesaiannya sebaiknya petugas yang diberikan tugas menyampaikan surat harus staf yang mengetahui serta menguasai keadaan ruang dan latak kantor yang akan dituju. c. Tidak semua surat harus dikehui pimpinan, dalam hal ini berarti tidak semua surat naik ke pimpinan, hanya surat yang mengandung informasi strategis, kebijakan atau yang menyangkut permasalahan pimpinan. Sedangkan surat yang berisi hal-hal yang bersifat teknis langsung diarahkan dan didistribusikan ke unit teknis. d. Arus informasi pada pimpinan dapat ditempuh melalui mekanisme pelaporan, rapat pimpinan atau setidak-tidaknya alasan surat masuk yang mendasari tindak lanjut disertakan pada waktu yang dimintakan tandatangan. e. Setiap surat dikendalikan menggunakan buku agenda dan kartu kendali f. Tidak menghapus arsip bermedia kertas walau berkembangnya teknologi informasi, karena hal ini terkait dengan otentista dan kebuktian dari informasi yang terkandung didalam arsip. g. Secara berkala dilakukan penyusutan arsip sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku h. Secara berkala dan bergantian diadakan pelatihan kepada karyawan tentang pengelolaan tata persuratan. i. Sistem pemberkasan yang akan diterapkan harus menggambarkan secara jelas bentuk berkas arsipnya, sehingga di dalam penemuan kembalinya dapat dilakukan secara cepat dan tepat. j. Membangun pusat penyimpanan arsip, sehingga dalam dilakukan seperti pengolaan, penyimpanan, penyusutan, pemeliharaan dan jasa lanyanan referensi. 10
k. Buku pedoman tata persuratan dinasi sebaiknya menjadi acuan dalam pengelolaan tata persuratan seluruh lingkungan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta agar lebih meningkatkan tertip administrasi dan pelayanan prima dalam rangka menunjang keancaran tugas, serta meningkatkan kinerja para pejabat atau petugas yang menagani pengurusan surat. Terciptanya pengelolaan yang lebih baik harus didukung berbagai elemen dalam organisasi. Selain itu juga harus didukung sumber daya manusia yang profesional, anggaran yang memadai, saran dan prasarana yang standar, serta sistem yang baku, aplikatif dan efesien. Selain itu perkembangan teknologi informasi merupakan tantang yang harus diikuti oleh bidang kearsipan.
11
BAB III PEMBAHASAN A. Analisis Model analisis yang akan dilakukan dalam tahap penelitian ini adalah model saling terjalin atau model interaktif yang dimulai dari tahap pengumpulan data, reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan, aktifitasnya dilakukan dalam bentuk interaktif dengan proses pengumpulan data sebagai salah satu proses siklus. 1. Pengurusan Surat Masuk Kegiatan pengurusan surat masuk di Kepala Subbagian Tata Usaha Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta dilaksanakan dengan ketentuan sebagai berikut: a. Azas Semua surat masuk di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta dilkukan dengan azas satu pintu melalui Sub Tata Usaha Bagian Umum Biro Administrasi dan kepegawaian Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta dengan tujuan berikut: - Memudahkan pengawasan - Menghemat biaya dan pemakaian alat-alat kantor yang diperlukan - Memperolah data akurat dalam penyusunan statstik surat pada akhir tahun Selain itu, juga mengadopsi asas-asas sebagai berikut: a. Asas efesiensi Pada pelaksanaan persuratan dinas atau tata naskah dinas perlu memperhatikan penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah, spesifikasi informasi maupun penggunaan bahasa secara baik, benar dan lugas. b. Asas pembakuan Surat dinas atau naskah dinas pada waktu diproses dan disusun menurut tata cara serta bentuk yang sudah ditetapkan. Didalam petunjuk teknis yang diterbitkan oleh masingmasing instansi perlu diadakan pembakuan untuk instansi yang bersangkutan, dengan memperhitungkan kegiatan yang bersifat khusus dan khas bagi instansi yang bersangkutan, agar diperoleh efesiensi dan efektifitas.
12
c. Asas pertanggungjawaban Secara administrasi surat harus dipertanggungjawabkan baik dari segi format maupun prosedurnya. Asas ini mendasari pemikiran sesuai dengan kaidah format tata persuratan dinas, terkait dengan fungsi dan kewenangan pejabat yang menandatangani surat berdasarkan ketentuan yang berlaku di instansi yang bersangkutan bobot informasi surat dinas.
d. Asas keterkaitan Pada umumnya tata persuratan mempunyai keterkaitan dengan administrasi kearsipan. Oleh karena itu sebuah kegiatannya sebagai bagian integral dari tata laksana perkantoran dan tata laksana kearsipan instansi yang bersangkutan.
e. Asas kecepatan dan ketepatan Agar mendukung kelancaran tugas semua kegiatan tata persuratan dinas harus menyelesaikan surat tepat waktu dan sasaran. Tingkat ketepatan dan kecepatan pemprosesan surat dinas dinyatakan dalam kejelasan redaksional, kekuatan prosedural dan ketepatan pendistribusian.
f. Asas keamanan Pada dasarnya semua surat dinas memiliki tingkat keamanan tertentu yang dinyatakan dengan klasifikasi. Perlakuan terhadap surat dinas harus disesuaikan dengan tingkat keamanan tersebut dan tanpa adanya wewenang yang sah, tidak dibenarkan menyampaikan isi surat dinas kepada yang tidak berhak.
13
2. Langkah-langkah surat masuk a. Penerimaan surat Penerimaan surat dikeolal oleh Sub Bagian Tata Usaha yang dilakukan oleh pengadministrasi surat masuk dengan kegiatan sebagai berikut: - Menerima surat-surat (Surat dinas biasa/rahasia dan surat pribadi) dari Kantor pos dan Giro maupun kurir. - Memeriksa kebenaran surat. Dinas, pribadi dan surat salah alamat. - Menggolongkan surat rahasia/tertutup dan surat terbuka. - Menyortir surat-surat sesuai uni pengolahannya. - Meneliti kembali surat apakah sudah sesuai dengan catatan yang tertera pada amplop termasuk juga tentang kelengkapan surat antara lain lampiran-lampirannya. - Menyerahkan surat rahasia/tertutup kepada pendistribusian surat masuk dan menyerahkan surat terbuka kepada pengarah surat.
b. Pengarah surat Pengarah surat melakukan kegiatan sebagai berikut: - Menerima surat dari pengadministrasi surat. - Membaca semua isi surat yang mau diarahkan, kemudian menentukan apakah surat termasuk surat dinas penting atau surat dinas biasa. - Mengelompokkan ke dalam surat dinas penting dan surat dinas biasa. - Memberikan tanda pada sudut kanan atas dengan huruf P, untuk surat dinas penting dan B untuk surat dinas biasa. - Memberikan nomor sesuai dengan jenis surat. - Menyerahkan surat yang telah diarahkan kepada pencatat surat masuk.
c. Pencatatan surat Melakukan kegiatan sebagai berikut: - Menerima surat dari pengarah surat. - Surat dinas penting dicatat dengan menggunakan kartu kendali. - Surat dinas biasa dicatat menggunakan Lembar Pengantar Surat Biasa (LPSB). - Surat dinas rahasia atau penting dicatat dengan menggunakan Lembar Pengantar Surat Rahasia (LPSR). - Menyerahkan surat biasa, penting dan rahasia ke pendistribusian surat. 14
d. Pendistribusian surat Melakukan kegiatan sebagai berikut: - Menerima surat dari petugas pencatat surat masuk (KK,LPSB,LPSR). - Mencocokkan surat dengan lembar pengantar surat. - Mengantar surat disertai kartu kendali I,II,III kesatuan unit pengolah. - Menyerahkan LPSB kepada penata KK. - Mengantar surat dinas rahasia kesatuan unit pengolah. - Menyerahkan lembar I (warna putih) kepada penata KK pada Subbag Kearsipan dan pengurusan surat.
e. Pengentri data kartu kendali Melakukan tugas sebagai berikut: - Menerima lembar ke I kartu kendali dan pendistribusian surat masuk. - Mengentri data kartu kendali kedalam komputer. - Menyerahkan lembar I ke Penata kartu kendali.
f. Penata kartu kendali - Menerima bukti tanda terima surat dari pendistribusian surat - Mengelompokkan bukti tanda terima surat LPSB, KK dan LPSR. - Menyimpan bukti tanda terima surat kedalam arsip. - Menata bukti tanda terima surat penting kedalam kartu kendali (KK) - Menerima lembar I kartu kendali dari pengentri data kartu kendali untuk disimpan.
15
B. Pemecahan masalah Berbicara tentang persuratan merupakan bagian dari pembicaraan tentang kearsipan. Surat dalam segala bentuknya merupakan salah satu bentuk dari arsip. Hal yang paling merisaukan adalah arsip belum mampu memainkan fungsi dan perannya secara optimal sebagai bahan dasar manajemen baik dalam perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan. Tidak jarang tingkat keamanan arsip yang memiliki informasi yang sangat penting bocor. Kebijakan pimpinan terhadap suatu kasus kadang sudah diketahui oleh pihak yang tidak memiliki otoritas. Sisilain, yang sering terjadi kesulitan dalam menemukan kembali arsip ketika dibutuhkan. 1. Pengelolaan pengurusan surat Agar kegiatan pengurusan surat dapat berjalan efektif dan efesien, diperguruan tinggi dalam hal ini di fakultas sebaiknya mengambil kebijakan pengorganisasian pengurusan surat secara sentralisasi. Pertimbangan asas ini diambil dengan mempertimbangkan: 1. 2. 3. 4.
Ruang lingkup dan fungsi organisasi yang bersangkutan. Beban kerja serta volume surat. Jumlah pegawai di Fakultas yang mengurusi surat rata-rata berkisar maksimal 2 orang. Bangunan fisik dalam satu atap.
Keuntungan: a. Dimungkinkan adanya keseragaman sistem dan prosedur serta peralatan. b. Pengendalian terhadap pelaksanaannya lebih mudah karena kegiatan penerusan surat dilaksanakan serta diawasi oleh satu unit kerja yakni Subba Umum.
Kegunaan: a. Penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan, pengendalian dilaksanakan oleh sepenuhnya oleh unit kearsipan. b. Penggunaan saran pencatatan surat lebih efesien.
16
2. Faktor-Faktor Yang Mendukung Pelaksanaan Pengelolaan Surat Keluar Kepala Subbagian Tata Usaha UIN Syarif Hidayatullah Jakarta a. Adanya ruangan atau gedung yang dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan. b. Adanya sumber daya manusia yang professional dalam Tata Persuratan. c. Adanya petugas yang menyelenggarakan dan melayani Tata Persuratan. d. Adanya sarana dan prasarana yang diperlukan. e. Adanya buku pedoman yang dapat dipergunakan untuk manajemen tata persuratan. Untuk dapat meningkatkan pelaksanaan tugas pengelolaan tata persuratan di kepala subbagian tata usaha Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta dilakukan pengelolalaan surat yang baik dan benar, sehingga pelaksanaan tugas tersebut menjadi sebuah proses kegiatan pengelolaan unsur-unsur yang ada dilingkungan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta yang saling terkait satu sama lain.
17
BAB V PENUTUP A. Kesimpulan saat ini informasi merupakan tolak ukur kemajuan peradaban suatu bangsa. Ketersediaan informasi sangat menentukan kelancaran majemen, salah satu sumber informasi penting adalah arsip, arsip memiliki berbagai bentuk yang secara prinsip merupakan informasi terekam. Dalam rangka mengoptimalkan daya dukung terhadap manajemen, khususnya dalam pengambilan keputusan, perlu pengelolaan arsip secara sistematis yang dilakukan sejak tahap penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan dan tahap penyimpanan dan tahap penyusutan. Arsip yang dikelola secara baik, benar dan sistematis akan memungkinkan teredianya informasi yang lengkap dalam waktu cepat, serta pengguna maupun informasi yang tepat. Terciptanya pengelolaan yang baik harus didukung oleh berbagai elemen dalam suatu organisasi, selain itu juga harus didukung oleh sumber daya manusia yang memiliki kemampuan professional dalam bidang kerjanya masing-masing, anggaran yang memadai, sarana dan prasana yang standar, serta system yang baku, aplikatif dan efesien. Selain itu perkembangan teknologi informasi merupakan tantangan yang harus diikuti oleh bidang kearsipan tanpa meninggalkan aspek otentisitas dan keabsahan secara yuridis.
18
B. Saran-saran
Berdasarkan kesimpulan yang telah dikemukakan maka ada beberapa saran yang diharapkan dapat menjadi bahan masukan untuk perbaikan dalam pengelolaan manajemen tata persuratan, yaitu: 1. Untuk menghadapi kecanggihan teknologi sebaiknya segera membuat langkah mengantisipasi permasalah dilapangan dengan: a. Meningkatkan penanganan pengurusan surat. b. Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan sumbe daya manusia. c. Meningkatkan pelayanan peungurusan surat, baik secara manual maupun secara komputerisasi. d. Mengentri data surat masuk dan surat keluar ke dalam komputer . 2. Membangun pusat penyimpanan arsip, sehingga dalam dilakukan seperti pengolahan, penyimpanan, penyusutan, pemeliharaan dan jasa layanan referensi.
C. Implikasi
Berdasarkan dari hasil penelitian sebagaimana telah dikemukakan diatas, maka dapat dikemukakan beberapa implikasi sebagai berikut: 1. Pengelolaan tata persuratan yang baik terhadap unsur-unsur pelayanan dan daya dukung kinerja pimpinan dengan melaksanakan manajemen tata persuratan yang baik ialah membentuk satu kesatuan yang saling terkait dan dapat menghasillkan suatu pelayanan yang baik sehingga memberikan implikasi positif terhadap terciptanya suasana yang kondusif. 2. Dengan adanya kelancaran yang tepat sasaran dan penyelesaian tata persuratan yang baik, secepat dan tepat maka mempunyai implikasi yang positif terhadap peningkatan pelaksanaan tugas dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. 3. Dengan adanya peningkatan pelaksanaan tugas mempunyai implikasi positif terhadap perluasan wawasan lingkungan kerja sehingga melalui wawasan yang luas lingkungan pekerjaan menjadi lebih aktif, kreatif inovatif sehingga meningkatkan kualitas kehidupannya.
19
Daftar Pusaka
Pedoman Tata Persuratan Dinas UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, 2013 UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 2007 Pedoman Akademik 2007-2008. Jakarta: UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 2008. Sejarah Singkat Universitas. Keputusan Menteri Agama Nomor 414 tahun 2002 tentang Organisasi dan Tata Kerja UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Peraturan Menteri Agama nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis. Peraturan Menteri Agama Nomor 16 Tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas.
Internet Burhanuddin dr. Peranan dan Fungsi Tata Persuratan dan Kearsipan dalam mendukung Tugas-tugas Pimpinan. Diakses tanggal 29 Juni 2012 http://www.arsipjogjaprov.info/archieve/artikel/bur.fungsikearsipan.pdf
20
