Office Průvodce uživatele. Office Průvodce uživatele. Josef Pecinovský, Rudolf Pecinovský. Průvodce uživatele

Kniha vám odpoví na otázky:  Jak ukládat data do cloudu (na internetové úložiště)  Jak vytisknout data na papír nebo do dokumentu PDF  Jak kontrolovat pravopis a gramatiku  Jak rychle a účelně formátovat vzhled dokumentů  Jak rychle vytvořit přehledný graf  Jak prohledávat obsah dokumentů Josef Pecinovský je mimořádně zkušený pedagog a známý autor science-fiction. Dlouhodobě se věnoval vedení kurzů pro začínající i pokročilé uživatele počítačů. Před odchodem do důchodu pracoval jako učitel odborných předmětů ve Vyšší odborné škole a Střední škole ve Štětí. V nakladatelství Grada publikoval velké množství knih věnovaných zejména základům práce s počítači, operačnímu systému Windows, kancelářskému balíku MS Office a aplikacím pro střih videa, stejně jako několik pozoruhodných titulů sci-fi. Rudolf Pecinovský patří k našim špičkovým odborníkům na výuku programování. Publikoval 44 učebnic, které byly přeloženy do pěti jazyků, a řadu článků v odborných časopisech. Pravidelně vystupuje na konferencích zabývajících se výukou programování. Je autorem metodiky Karel, navazující metodiky pro programový systém Baltík, a moderní metodiky označované anglickým termínem Architecture First. V současné době vyučuje programování na několika univerzitách (VŠE, VŠPP, FJFI ČVUT) a paralelně doškoluje profesionální programátory.

Grada Publishing, a. s. U Průhonu 22, 170 00 Praha 7 tel.: +420 234 264 401 fax: +420 234 264 400 e-mail: [email protected] www.grada.cz

Průvodce uživatele

Office 2016

Kniha obsahuje tato témata:  Pokročilá editace textů ve Wordu a práce se styly  Využití nástrojů Excelu při zpracování jednoduchých i složitých tabulek  Správa elektronické pošty v Outlooku  Vkládání grafických objektů do dokumentů jednotlivých aplikací  Kopírování a přesun dat mezi dokumenty aplikací Office 2016  Práce s vestavěnými i vlastními šablonami

Office 2016

Office 2016 Průvodce uživatele Josef Pecinovský, Rudolf Pecinovský

Josef Pecinovský Rudolf Pecinovský

Nový průvodce z pera zkušených autorů seznamuje čtenáře s kancelářským balíkem programů Microsoft Office 2016. Text knihy je rozdělen do dvou částí – obecné a specializované. Obecná část je věnována činnostem, které jsou pro všechny aplikace balíku společné: nastavení aplikací, práce se soubory, dokumenty a daty, editace textu, práce s obrázky, grafikou a objekty, tisk dokumentů a využití cloudových úložišť. Ve specializované části jsou popsány funkce hlavních aplikací MS Office: nejvíce prostoru dostávají ty nejdůležitější (textový editor Word a tabulkový kalkulátor Excel), zkrátka však nepřijde ani elektronický diář Outlook pro práci s e-maily, PowerPoint pro přípravu prezentací, databázová aplikace Access, editor pro přípravu tištěných publikací Publisher a digitální poznámkový blok OneNote.

Průvodce uživatele

www.grada.cz

      

Novinky kancelářského balíku Office 2016 Společné principy a postupy pro programy balíku Office 2016 Pokročilá editace textů ve Wordu Práce s tabulkami a vzorci v Excelu Vytváření prezentací a jejich předvádění v PowerPointu Pošta, kontakty a kalendář v Outlooku Propojení mezi dokumenty jednotlivých aplikací

Office 2016 Průvodce uživatele Josef Pecinovský, Rudolf Pecinovský

Upozornění pro čtenáře a uživatele této knihy Všechna práva vyhrazena. Žádná část této tištěné či elektronické knihy nesmí být reprodukována a šířena v papírové, elektronické či jiné podobě bez předchozího písemného souhlasu nakladatele. Neoprávněné užití této knihy bude trestně stíháno.

Josef Pecinovský, Rudolf Pecinovský

Office 2016

Průvodce uživatele Vydala Grada Publishing, a.s. U Průhonu 22, Praha 7 [email protected], www.grada.cz tel.: +420 234 264 401, fax: +420 234 264 400 jako svou 6122. publikaci Odpovědný redaktor Petr Somogyi Odborná korektura Jan Šteberl Sazba Petr Somogyi Počet stran 256 První vydání, Praha 2016 Vytiskla Tiskárna v Ráji, s.r.o. © Grada Publishing, a.s., 2016 Cover Design © Grada Publishing, a.s., 2016 V knize použité názvy programových produktů, firem apod. mohou být ochrannými známkami nebo registrovanými ochrannými známkami příslušných vlastníků. ISBN 978-80-247-5691-2 (print) ISBN 978-80-271-9052-2 (pdf)

Velký dík autorů patří firmě Microsoft a zejména panu Janu Šteberlovi za poskytnutou pomoc a cenné rady, bez nichž by této knize přece jen něco chybělo.

OBSAH

Úvod.................................................................................................................................................................... 11 ČÁST I / Office 2016: obecné principy................................................... 13

1

2

3

4

Seznámení s Office 2016..................................................................................................... 15 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7

Popis kancelářského balíku............................................................................................. 15 Co je nového v Office 2016............................................................................................ 16 Jak spouštět aplikace............................................................................................................. 17 Registrujte se!................................................................................................................................. 19 Nástroje pro ovládání aplikací...................................................................................... 20 Dotykové ovládání.................................................................................................................... 28 Jednotné obecné postupy.............................................................................................. 29

Práce s dokumenty a soubory.................................................................................... 31 2.1 Jak otevřít nový dokument............................................................................................. 31 2.2 Jak uložit dokument............................................................................................................... 33 2.3 Jak otevřít rozpracovaný dokument..................................................................... 36 2.4 Export dokumentu................................................................................................................... 39 2.5 Sdílení..................................................................................................................................................... 40 2.6 Jak uložit vlastní šablonu................................................................................................... 42 2.7 Jak pracovat s vlastnostmi dokumentu............................................................. 43 2.8 Zamknutí dokumentu.......................................................................................................... 45

Jak pracovat s daty........................................................................................................................ 47 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7

Pracujeme s okny....................................................................................................................... 47 Jak měnit zobrazení dokumentu.............................................................................. 53 Stavový řádek................................................................................................................................. 54 Odvolání akcí.................................................................................................................................. 55 Jak označit část dokumentu jako výběr............................................................ 56 Kopírování a přesun dat .................................................................................................... 61 Prohledávání dokumentu................................................................................................. 66

Pracujeme s textem..................................................................................................................... 69 4.1 4.2 4.3 4.4

Jak psát text..................................................................................................................................... 69 Jak psát znaky................................................................................................................................ 70 Jak formátovat písmo............................................................................................................ 73 Jak formátovat odstavec.................................................................................................... 77

Obsah 7

4.5 Svět Office je svět barevný.............................................................................................. 79 4.6 Kopírování formátu ................................................................................................................ 81 4.7 Tabulátory a tabulky............................................................................................................... 82 4.8 Textová pole.................................................................................................................................... 87 4.9 Objekty typu WordArt........................................................................................................... 89 4.10 Komentáře......................................................................................................................................... 90 4.11 Kontrola pravopisu a gramatiky................................................................................. 91 4.12 Využívejte slovník synonym............................................................................................ 96 4.13 Doplňky................................................................................................................................................ 96 4.14 Automatické opravy............................................................................................................... 99 4.15 Tisk dokumentu.........................................................................................................................101

5

Vkládáme obrázky a grafické objekty............................................................105 5.1 Jak pracovat s objekty.........................................................................................................105 5.2 Online obrázky............................................................................................................................110 5.3 Obrazce...............................................................................................................................................110 5.4 Obrázky SmartArt ...................................................................................................................113 5.5 Editor rovnic...................................................................................................................................115 5.6 Propojení mezi aplikacemi............................................................................................117 5.7 Video online...................................................................................................................................118 5.8 Snímek obrazovky...................................................................................................................119 5.9 Hypertextové odkazy..........................................................................................................119

ČÁST II / Office 2016: aplikace...........................................................................123

6

Word 2016................................................................................................................................................125 6.1 Seznamte se s Wordem.....................................................................................................125 6.2 Formát stránky............................................................................................................................128 6.3 Zvláštnosti psaní textu ve Wordu...........................................................................129 6.4 Přiřazení vlastní klávesové zkratky .......................................................................135 6.5 Kontrola pravopisu a gramatiky...............................................................................136 6.6 Revize....................................................................................................................................................137 6.7 Jak hledat ve Wordu..............................................................................................................138 6.8 Odrážky a číslování.................................................................................................................141 6.9 Jak rychle a elegantně formátovat dokument .......................................142 6.10 Nadpisy a osnova dokumentu..................................................................................152 6.11 Stručný úvod do teorie polí..........................................................................................156

7

8

Excel 2016.................................................................................................................................................163 7.1 Okno programu .......................................................................................................................163 7.2 Listy a sešity....................................................................................................................................164

Office 2016

7.3 Další postupy při vkládání dat...................................................................................173 7.4 Formát buněk...............................................................................................................................176 7.5 Vzorce...................................................................................................................................................181 7.6 Funkce ................................................................................................................................................187 7.7 Grafy.......................................................................................................................................................193 7.8 Analytické nástroje.................................................................................................................198

8

9

10

11

12

PowerPoint 2016............................................................................................................................203 8.1 8.2 8.3 8.4

Základní operace......................................................................................................................203 Sestavení prezentace...........................................................................................................205 Přechody a animace.............................................................................................................208 Předvádění prezentace ....................................................................................................212

Outlook 2016........................................................................................................................................213 9.1 Elektronická pošta...................................................................................................................215 9.2 Kalendář.............................................................................................................................................220 9.3 Kontakty.............................................................................................................................................224 9.4 Kategorie...........................................................................................................................................226

Access 2016............................................................................................................................................227 10.1 Pojem databáze.........................................................................................................................227 10.2 Tabulky.................................................................................................................................................228 10.3 Relace....................................................................................................................................................233 10.4 Formuláře.........................................................................................................................................237 10.5 Dotazy a sestavy.......................................................................................................................238

Microsoft Publisher 2016 .................................................................................................241 11.1 Okno Publisheru.......................................................................................................................243 11.2 Textová pole..................................................................................................................................245 11.3 Stavební bloky.............................................................................................................................246 11.4 Kontrola návrhu.........................................................................................................................248

Microsoft OneNote 2016 .................................................................................................249

Rejstřík.............................................................................................................................................................253

Obsah 9

Úvod

Dovolte, abychom vám poblahopřáli k tomu, že jste se rozhodli používat programový balík Microsoft Office 2016 a současně jste začali studovat tuto knihu. Microsoft Office je v našich krajích nejpoužívanějším kancelářským softwarem. Existuje již zhruba čtvrt století a za tu dobu si vybojoval své místo na slunci. Na podzim roku 2015 přichází na svět už čtrnáctá verze, která se ovšem nazývá Microsoft Office 2016. Je následovníkem MS Office 2013, ale také jedním z potomků Office 2007, který přinesl převratnou novinku, protože zrušil panely nabídek i panely nástrojů a veškeré ovládání aplikací svěřil tzv. pásu karet. Je nám známo, že mnozí uživatelé, kteří byli navyklí na starší systém, si stále s pásem karet netykají a touží po návratu ke starým pořádkům, ale je třeba respektovat rozhodnutí autorů programu – a ti řekli, že není cesty zpět. I nakladatelství Grada vychází vstříc veřejnosti, a proto současně s uvedením MS Office 2016 vydává několik publikací věnovaných jednotlivým aplikacím, a současně se objevuje na trhu i tato objemná kniha, která seznámí čtenáře s celým kancelářským balíkem. Je zřejmé, že kniha v daném rozsahu stránek nemohla jít do největších detailů, popisy jsou spíše obecnější a důraz se klade i na vzájemné souvislosti mezi aplikacemi.

Komu je tato kniha určena Kniha je určena všem, kdo se chtějí seznámit se základy práce s kancelářským balíkem Microsoft Office 2016 a nechtějí nebo nemohou studovat mnohasetstránkové specializované příručky. Jde tedy o tzv. pokročilé začátečníky. Kniha rozhodně není určena pro naprosté začátečníky. Musíme předpokládat, že čtenář ovládá základy práce s počítačem, je seznámen se základními principy Windows a dokáže pracovat s klávesnicí a myší. Čtenář by měl ovládat základní manipulace s aplikačními i dialogovými okny a musí se vyznat v systému souborů a složek, stejně jako pracovat se schránkou. Na škodu rovněž nebude znalost základů editace textu pomocí počítače.

Struktura knihy Text v této knize jsme rozdělili do dvou částí: obecné a specializované. V obecné části se popisují vlastnosti a funkce, které jsou společné všem aplikacím Microsoft Office 2016 (nebo se liší jen v detailech) a jsou natolik důležité, že by stejně bylo třeba je popisovat ve specializované části (práce s pásem karet, ukládání dokumentů, psaní a formátování textu atd.). Kniha má omezený rozsah, proto jsme se rozhodli věnovat mnohem více prostoru obecné části knihy, kde popisujme funkce společné všem aplikacím MS Office. Ve specializované části popisujeme poměrně stručně (a někdy spíše jen heslovitě) specifické funkce a postupy u jednotlivých aplikací Microsoft Office 2016, a to v rozsahu nutném pro základní poznání aplikace a vytvoření jednoduchého dokumentu. Největší díl pozornosti bude patřit dvěma nejpoužívanějším aplikacím, tedy Wordu a Excelu, u ostatních aplikací bude text spíše jen informativní.

Úvod

11

Zavedené pojmy Abychom si v textu knihy vzájemně porozuměli, je třeba na tomto místě sjednotit názvosloví, a to především proto, že v běžné praxi se používají pro stejné věci různé pojmy. zz Ukazatel myši – grafický symbol ovládaný pohybem myši po podložce, též kurzor myši nebo také „myší kurzor“. zz Najetí – umístění ukazatele myši na objekt, kterým se bude uživatel dále zabývat. zz Klepnutí – stisknutí a následné uvolnění levého tlačítka myši, dříve „kliknutí“. Tady je třeba podotknout, že v nápovědě se objevuje právě výraz „kliknutí“, my se však budeme důsledně držet správné české terminologie. zz Poklepání – dvojí rychlé stisknutí levého tlačítka myši, nutné například ke spuštění programu pomocí ikony, dříve „dvojklik“ nebo „dablklik“. zz Stisk tlačítka – tlačítkem se zde rozumí grafický orámovaný objekt na obrazovce, ve kterém je umístěn text nebo piktogram. Tlačítko se stiskne najetím na objekt a následným klepnutím. Zpravidla se tak vyvolá akce. zz Zadání příkazu z nabídky – nabídka je lišta umístěná pod horním okrajem okna, příkaz se zadává klepnutím na název skupiny příkazů a dále na položku příkazu z rozbalené rolety. zz Místní nabídka – nabídka otevřená stiskem pravého tlačítka myši na objektu, jehož se má příkaz týkat. Příkaz se ale zadává stiskem levého tlačítka myši. zz Výběr – označená část textu, obrázku, dokumentu. Všechny další operace se budou týkat celého tohoto výběru, ale nikoli dalších objektů. zz Klávesová zkratka – současný stisk dvou nebo více kláves, jedna z nich je přeřaďovač C trl, Alt nebo Shift. Zapisuje se například C trl+S, což znamená, že je třeba nejdříve stisknout klávesu C trl, podržet, přidat stisk klávesy S a vše uvolnit. zz Ikona versus tlačítko. Ikonou se rozumí objekt na pracovní ploše Windows nebo v otevřeném okně, skládá se z piktogramu a popisku a je třeba ji aktivovat poklepáním. Většinou se jejím prostřednictvím spouštějí aplikace. Tlačítko je zpravidla ohraničený objekt v aplikačním nebo dialogovém okně, k jeho aktivaci stačí jediné klepnutí a jeho prostřednictvím se vykoná určitý příkaz (naznačený popiskem nebo piktogramem) nebo otevře dialogové okno. zz Názvy tlačítek, které uvádíme v této knize, jsou shodné s popiskem, který se zobrazí po najetí ukazatelem myši na tlačítko. Pokud některá tlačítka popisek nenabídnou (stává se to), uvádíme název tlačítka shodný s následující akcí, následně otevřeným dialogovým oknem nebo výrazem vyplývajícím z kontextu. V každém případě se pokoušíme umístění tohoto tlačítka lokalizovat pomocí obrázku.

Tato kniha je napsána v prostředí Windows 10. Znamená to, že všechny obrázky i postupy odpovídají tomuto novému operačnímu systému. Používáte-li ve svém počítači ještě starší systém (pravděpodobně Windows 8 nebo Windows 7), nemůže to být na škodu, protože MS Office 2016 pracuje bez potíží i pod těmito systémy. Rozdíly mohou být především ve vzhledu některých dialogových oknech převzatých z aplikace Průzkumník. Při psaní této knihy jsme předpokládali, že čtenář má nepřetržité připojení k internetu (dnes by to mělo být již samozřejmostí). Pokud toto připojení nemáte, můžete samozřejmě knihu používat a většinu popisovaných akcí si vyzkoušet, ale někde přece jen narazíte. V knize jsou v některých obrázcích použity úryvky z románu Jacka Londona Bílý Tesák (v překladu Vladimíra Svobody, včetně obrázků Jana Černého-Klatovského).

12

Office 2016

I. Office 2016: obecné principy

1

Seznámení s Office 2016

V této knize nebudeme popisovat instalaci kancelářského balíku Microsoft Office 2016. Je totiž úžasně jednoduchá: spustíte instalační soubor a vše další již proběhne automaticky. Proto tedy předpokládáme, že již máte všechny programy nainstalované a aktivované zadáním příslušného aktivačního kódu (systém si tento kód vyžádá při prvním spuštění).

1.1 Popis kancelářského balíku Co tedy vlastně máme v rukou a s čím budeme pracovat? zz Microsoft Office Word 2016 – textový procesor, jehož hlavním posláním je zpracování textu. Lze jej však považovat za integrující aplikaci celého kancelářského balíku, protože právě v dokumentu Wordu lze soustředit data zpracovaná dalšími aplikacemi (tabulky, grafy, obrázky, databáze). zz Microsoft Office Excel 2016 – tabulkový kalkulátor, určený především pro upravování tabulek a grafů. Je to jedna z nejchytřejších aplikací, která kdy opustila dílny Microsoftu. zz Microsoft Office PowerPoint 2016 – program určený k vytváření prezentací, lze jej však využít i pro tvorbu jednodušších vektorových obrázků a ty pak exportovat ve formátu WMF. zz Microsoft Office Outlook 2016 – elektronický diář, tedy správce elektronické pošty, kalendář, plánovač, adresář. zz Microsoft Office Access 2016 – program určený pro vytváření a správu databází, což jsou velké soubory s daty hromadného charakteru – seznamy, kartotéky. zz Microsoft Publisher 2016 – aplikace určená pro vytváření publikací profesionálního vzhledu, s jejíž pomocí lze publikovat třeba marketingové a komunikační materiály. zz Microsoft OneNote 2016 – digitální poznámkový blok, kde lze velmi operativně shromažďovat poznámky a informace. Stručně řečeno: zbavíte se papírků nalepených na monitoru a poházených po stole.

Je poměrně nepraktické a pro čtenáře nepřehledné používat v textu celý oficiální název programu. Proto se budete dále setkávat jen s jednoslovnými názvy, jako je například Excel nebo Outlook. Vždy se tím rozumí součást Microsoft Office 2016. Pokud by se mělo jednat o starší verze programů, vždy to bude výslovně uvedeno. Namísto celého názvu Microsoft Office 2016 budeme často uvádět jen výraz Office. Pouze v případě, že se bude jednat o starší verzi, uvedeme plný název této verze. Office 2016 se v současné době vyplatí instalovat především jako Office 365, kdy budete platit nevelké měsíční nebo roční poplatky a získáte za to (kromě vlastního Office) cloudové úložiště až 1 TB, 60 minut měsíčně volání na Skype a stálý přístup k aktualizacím, včetně nových funkcí. K dispozici jsou následující produkty: zz Office 365 pro domácnosti – až pro pět počítačů PC nebo Mac, pět tabletů a pět telefonů (pro mobilní zařízení se systémem Windows, Android a iOS).


15

zz Office 365 pro jednotlivce – pro jeden počítač PC nebo Mac, jeden tablet (pro mobilní zařízení se systémem Windows, Android a iOS). zz Office 365 pro vysokoškoláky – pro dva počítače PC, Mac nebo tablety a dva telefony (pro mobilní zařízení se systémem Windows, Android a iOS). Pokud nechcete platit měsíční poplatky, můžete se rozhodnout pro nákup celého produktu, pak jsou k dispozici verze Office pro jeden počítač PC, která se liší počtem zahrnutých aplikací a typem licence (dovolující či zakazující použití pro komerční účely): zz Office 2016 pro domácnosti, zz Office 2016 pro domácnosti a podnikatele, zz Office 2016 pro profesionály. Jednotlivé verze Office se dají pořídit u vašeho prodejce IT nebo na adrese www.office.com. Způsob, jak Office 2016 zakoupit a instalovat, v této knize popisovat nebudeme, postupy jsou velmi jednoduché a vše potřebné bude srozumitelně popsáno na monitoru. V této knize se podrobně zabýváme aplikacemi Office 2016 pro Windows, které nabízejí nejvíce funkcí. Je potřeba ale zmínit i skutečnost, že nový Office je multiplatformní. To znamená, že kromě počítačů, tabletů a telefonů s Windows můžete oblíbené aplikace Office používat prakticky na všech dnes rozšířených zařízeních – včetně Macu, iPadu, iPhonu a tabletu a telefonu s Androidem. Některé aplikace pronikly i do světa nositelné elektroniky. Například pomocí PowerPointu pro Apple Watch je možné ovládat prezentace, nebo můžete na hodinkách Android Wear přistupovat k poznámkám ve OneNote. A z jakéhokoli zařízení s webovým prohlížečem je možné přistupovat k Office Online – odlehčeným webovým verzím Wordu, Excelu, PowerPointu a OneNote, bez potřeby instalovat aplikaci.

1.2 Co je nového v Office 2016 Na tomto místě vás seznámíme s novinkami, které přináší Office 2016. Protože mnozí z vás přecházejí z některých starších verzích MS Office, dovolíme si přidat i novinky verze Office 2013.

Novinky Office 2013

Obecné novinky v tomto balíku programů byly následující: zz Ukládání a sdílení souborů v cloudu (OneDrive). zz Přihlášení k Office podle potřeby pomocí účtu Microsoft. zz Předplatné Office 365 – umožní vám nainstalovat kopii Office až na pět počítačů v domácnosti, k dispozici je automatická aktualizace a 1 TB v úložišti OneDrive. zz Sdílené schůzky – po připojení k online schůzce můžete sdílet své powerpointové prezentace, wordové dokumenty, excelové sešity a poznámky v OneNote. Účastníci schůzky budou k těmto souborům mít přístup, i kdyby třeba neměli nainstalovaný Office. zz Připnutí nejpoužívanějších složek a souborů na kartu Soubor. zz Více možností zahájení práce (tedy větší počet výchozích šablon). Ve Wordu: zz Režim čtení. zz Po otevření dokumentu si Word pamatuje místo, které se zobrazovalo v okamžiku posledního ukončení. zz Je možné vkládat online videa. zz Vylepšená práce s revizemi dokumentu. V Excelu: zz Nástroj Rychlá analýza. zz Dynamické doplňování se pokusí dokončit práci za vás. zz Filtrování dat pomocí průřezů.

16

Office 2016

zz Rychlé úpravy grafů, podrobnější popisky. zz Výkonnější způsob práce s kontingenčními tabulkami. V PowerPointu: zz Bezproblémové zobrazení pro prezentujícího na jiném monitoru, přiblížení snímku, přechod na snímek. zz Zarovnání a rovnoměrné rozmístění objektů přichycením k mřížce a inteligentními vodítky. V Outlooku: zz Náhledy zpráv v seznamu. zz Dokonalejší prohledávání.

Novinky Office 2016

I Office 2016 přináší řadu novinek, některé z nich jsou vyjmenovány v následujícím seznamu. Ve všech aplikacích najdete tyto nové prvky: zz Řekněte mi – zcela nový způsob práce s nápovědou položením otázky. zz Současná editace dokumentu několika uživateli. zz Nový editor rovnic (včetně možnosti vkládat rovnici zápisem). zz Vkládání fotografií se správnou orientací, automaticky se otočí. zz Inteligentní vyhledávání s využitím technologie Bing. zz Snadnější formátování obrazců výběrem z kolekce přednastavených výplní i z barev motivu. V Excelu: zz Nové typy grafů, například stromová mapa nebo vodopádový graf. zz Lepší vyhledávání v kontingenčních tabulkách. zz 3D mapy. zz Prognostické grafy. V PowerPointu: zz Snadné nahrání videa s obrazovkou počítače a zvukem a následné vložení do prezentace. V Outlooku: zz Rychlejší připojení přílohy do zprávy Outlooku přímo z pásu karet. zz Snadnější prohledávání e-mailů. zz Zprávy s nízkou prioritou lze automaticky přesunout do složky Nepotřebné (pro využití funkce Nepotřebné/Clutter je potřeba mít odpovídající serverovou infrastrukturu).

Je pochopitelné, že novinek je mnohem více, ale mnohé z nich využijí pouze velmi pokročilí uživatelé. Chcete-li se dovědět víc, okno nápovědy pro každou aplikaci (stisk klávesy F1) nabízí položku Začínáme → Co je nového.

1.3 Jak spouštět aplikace Všechny aplikace MS Office se spouštějí stejným způsobem: jak už bývá běžné, metod je několik a záleží jen na vás, kterou budete používat. zz Z obrazovky Start, k níž získáte přístup stiskem klávesy Windows nebo tlačítka Start (nejstarší verze Windows 8 toto tlačítko postrádá, ale aktualizací byste toto tlačítko měli získat). zz Stiskem tlačítka aplikace na hlavním panelu. zz Poklepáním na ikoně dokumentu. Přejdete-li k nabídce Start pomocí klávesy Windows, můžete vyhledat ikony všech instalovaných programů po zadání příkazu Všechny aplikace. Získáte tak abecední seznam všech instalovaných aplikací. Pravdou je, že tento postup je poněkud nepraktický a zdlouhavý. Mnohem jednodušší je v tomto případě pomoci si klávesnicí. Ve Windows 10 nejlépe funguje napsat znaky „2016“, ve


17

*

Windows 8 lze psát i výraz „Office“. Zobrazí se nabídka se všemi aplikacemi odpovídajícími zadání. Klepnutím na položku aplikaci spustíte (v situaci na obrázku 1.1 se spustí aplikace PowerPoint 2016).

Pokud by již aplikace byla spuštěna (člověk se občas splete), zpřístupní se otevřené okno jednoho z otevřených dokumentů.

Obrázek 1.1: Spuštění aplikací MS Office z obrazovky Start

Obrázek 1.2: Připnutí tlačítka aplikace na hlavní panel

Mnohem pružnější je spouštění aplikací z hlavního panelu Windows, musíte ale pro to něco udělat. Jakmile spustíte aplikaci výše uvedeným postupem, zobrazí se na hlavním panelu její tlačítko. Toto

18

Office 2016

tlačítko lze k hlavnímu panelu připnout: otevřete na něm místní nabídku a zadejte příkaz Připnout tento program na hlavní panel (podobně jako na obrázku 1.2, kde současně můžete vidět připnutou většinu tlačítek kancelářského balíku MS Office 2016).

Místní nabídka otevřená na hlavním panelu na tlačítku aplikace nabízí i několik posledních dokumentů, s nimiž jste pracovali, dokonce umožňuje připnout i dokumenty. V tomto případě je výhodné spustit aplikaci výběrem položky s názvem dokumentu. Aplikaci lze spustit i z okna Průzkumníka Windows, pokud poklepete na ikoně souboru. Vzhled ikon i přípony souborů naznačují, kterou aplikaci současně s otevřením dokumentu spustíte.

1.4 Registrujte se! Chcete-li svá data ukládat do cloudu (a nepochybujeme o tom, že chcete), je třeba, abyste měli vlastní účet Microsoft.

Cloudem se zde rozumí internetové úložiště. Microsoft vám dá k dispozici prostor na serveru Onedrive.com (dříve Skydrive.com). Otevřete okno aplikace libovolného internetového prohlížeče. Ve Windows 10 to je Microsoft Edge (stiskněte klávesu Windows a napište slovo „edge“). Do okna vyhledávače zadejte heslo „účet Microsoftu“. V okně Microsoft Edge se zobrazí stránka http://www.microsoft.com/cs-cz/account/default. aspx, jako na obrázku 1.3.

Obrázek 1.3: Přihlášení k účtu Microsoftu


19

Kdyby toto spojení nefungovalo, napište do řádku Adresa v okně Microsoft Edge „microsoft.com/ account“, případně „microsoft.com/cs-cz/account“ (to kdyby na vás stránka mluvila anglicky). Protože váš účet ještě neexistuje, klepněte na odkaz Vytvořit bezplatný účet Microsoft. Nemáte-li takový účet, je třeba vyplnit dotazník a uvést jméno, příjmení a uživatelské jméno. Je to trochu složité – zvažte, zda není lepší vytvořit si v počítači nový osobní účet (okno Nastavení → Účty → Váš účet → Přidat účet Microsoft). Máte-li již účet zaregistrovaný a přihlašujete se k počítači jménem a heslem účtu Microsoft ([email protected]), je vše prakticky hotovo. Stav věcí v okně se změní a otevře se před vámi okno správy vašeho účtu. Když klepnete na položku Vaše informace, můžete změnit obrázek, jméno, osobní údaje, dokonce i přihlašovací e-mailovou adresu (viz obrázek 1.4).

Obrázek 1.4: Informace o účtu Microsoft

Více si o službě OneDrive řekneme v kapitole 2, Pracujeme s dokumenty a soubory.

1.5 Nástroje pro ovládání aplikací Všechny aplikace MS Office 2016 se ovládají stejnými nástroji: pokud jste byli zvyklí ze starších verzí pracovat s panelem nabídek a s panely nástrojů, bude to pro vás nyní velká kvalitativní změna. Panely nabídek i panely nástrojů zmizely, nahradil je velký jednotný nástroj pás karet. Jediným reliktem starších dob je operativní panel nástrojů Rychlý přístup. Kromě toho je k dispozici obvyklá místní nabídka, navíc doplněná minipanelem nástrojů: odsud lze zadávat nejčastěji používané funkce týkající se daného místa.

Pás karet

Pás karet je univerzální nástroj určený k ovládání programu. Je ukotven u horního okraje aplikačního okna. Je to univerzální nástroj: naučíte-li se s ním pracovat v jedné aplikaci, ihned jej můžete bez

20

Office 2016

potíží použít v aplikaci jiné. Zjistíte to snadno, protože po spuštění kterékoli z aplikací je okamžitě k dispozici karta nazvaná Domů (viz obrázek 1.5). Karty jsou naskládány na sebe jako v kartotéce a každá se představuje ouškem, kde také najdete název karty. Většina aplikací nabízí následující shodné karty: Soubor, Domů, Vložení, Rozložení (stránky), Zob razení, Revize, případně Vývojář. Jiné aplikace, zejména Access a Outlook, mají rozložení karet poněkud odlišné. Mezi kartami lze snadno procházet klepnutím na jejich ouško. Pro přechod k jiné kartě lze ale využít i myš – najeďte na pás karet a otáčejte pomalu kolečkem. Některé karty jsou dočasně skryté a zobrazí se až tehdy, kdy jich bude potřeba. Tímto způsobem zareagují aplikace například na klepnutí na vložený obrázek. Takové karty většinou nesou název Nástroje (například Nástroje grafu).

Obrázek 1.5: Pás karet, karta Domů (Word)

Jiné karty jsou skryté trvale a zobrazí se až na výslovnou žádost. Příkladem je karta Vývojář, bez níž se začátečníci obejdou, ale zkušení uživatelé určitě ne. Pás karet zaplní značnou část okna, což za určitých okolností (zejména u malých displejů) může vadit. Pokud s pásem karet právě nepracujete, můžete ho nechat skrývat. K nastavení zobrazení pásu karet slouží nabídka tlačítka Možnosti zobrazení pásu karet, umístěného vpravo nahoře v záhlaví okna (viz obrázek 1.6). zz Automaticky skrývat pás karet: pás karet je trvale skrytý a zobrazí se po stisku klávesy F10 nebo Alt. zz Zobrazit karty: z pásu karet se zobrazují jen ouška s názvem, aktivujete jej klepnutím nebo také stiskem klávesy Alt nebo F10. zz Zobrazit karty a příkazy: základní nastavení, karty jsou rozbalené a přítomné trvale.

Obrázek 1.6: Nastavení zobrazení pásu karet

S pásem karet lze pracovat bez použití myši, jen s klávesnicí. Stiskem klávesy Alt aktivujete maličké popisky s názvy kláves, které je třeba pro spuštění dané funkce stisknout. Na obrázku 1.7 můžete vidět, že jednotlivé karty jsou přístupné například po stisku klávesy S, Ů, R nebo V, panel nástrojů Rychlý přístup obsloužíte stiskem kláves s číslicemi (na numerické části klávesnice). Stiskem této klávesy se zobrazí příslušná karta a každé tlačítko nebo jiný nastavovací prvek dostane opět přiřazenou svou klávesu. Jednoduchý příklad: ve Wordu stiskem kláves Alt, ů, 1 (jedna) dosáhnete formátování tučným písmem.


21

Obrázek 1.7: Ovládání pásu karet klávesnicí

Nástrojů je na každé kartě dostupné velké množství, a proto je každá karta rozdělena do skupin, které jsou odděleny svislou příčkou, mají vlastní lištu a jsou označeny názvem. Například na kartě Vložení na obrázku 4.4 lze spatřit skupiny Tabulky, Ilustrace, Grafy atd.

V této knize budeme zapisovat název karty a skupinu například takto: Domů → Odstavec.

V každé skupině jsou k dispozici nástroje, jejichž pomocí lze zadávat jednotlivé příkazy. Jsou to především tlačítka, ale můžete zde najít i číselná pole, vstupní pole, rozevírací seznamy. Nejčastěji používané příkazy mají ovládací prvky velké a tedy snadno dostupné. Ty, o nichž autoři programu usoudili, že se nebudou používat často, jsou na kartách méně nápadné, jejich tlačítka jsou většinou malá. O tom, jak dalece jsou nástroje dostupné, rozhoduje vlastně rozlišení okna. Při šířce 1600 pixelů se jistě budete orientovat na kartách lépe než při šířce 1200 pixelů. Vždy však platí, že jsou dostupné všechny prvky (někdy jsou však celé skupiny stažené do jediného tlačítka s nabídkou). Některé příkazy nebo nastavení jsou dostupné až v dialogových oknech nebo podoknech. Pak je lišta této skupiny doplněna na pravé straně tlačítkem Více (jako na obrázku 1.8). Stiskem tohoto tlačítka lze dialogové okno nebo podokno otevřít.

Obrázek 1.8: Stiskem tlačítka Více otevřete dialogové okno nebo podokno

Zvláštní postavení má karta Soubor. Je vždy zařazena jako první zleva a je zcela jiné povahy než ostatní karty. Zobrazená karta Soubor dočasně překryje celé okno aplikace a skryje se buď v okamžiku, kdy z ní zadáte některý příkaz, po stisku klávesy Esc nebo tlačítka Zpět (šipka v kroužku v levém horním rohu). Karta Soubor především nabízí po levé straně panel s příkazy, kde volíte další pokračování. První čtyři možnosti jsou určeny pro konkrétní operace se souborem (nový dokument, uložení, otevření) a reagují otevřením dialogových oken. Z karty Soubor lze dokument vytisknout, otevřít dialogové okno Možnosti aplikace a také lze dokument Zavřít. Stejně ale reaguje stisk uzavíracího tlačítka v záhlaví okna nebo klávesová zkratka C trl+F4.

22

Office 2016

Jen připomínáme, že aplikaci ukončíte a všechny dokumenty zavřete stiskem klávesové zkratky Alt+F4, dokument zavřete stiskem klávesové zkratky C trl+F4. Z karty Soubor je dostupná i správa vašeho účtu u společnosti Microsoft (Soubor → Účet).

Obrázek 1.9: Karta Soubor → Informace (Word)

K jednotlivým možnostem karty Soubor se budeme průběžně v této knize vracet, až na ně dojde řada. Teď si jen řekneme, že karty Soubor se zbavíte stiskem klávesy Esc nebo stiskem tlačítka Zpět, což je ona šipka v kolečku v levém horním rohu.

Panel nástrojů Rychlý přístup

Pás karet je vhodně doplněn malým panelem nástrojů Rychlý přístup. Je umístěn na levé straně záhlaví okna. Jeho pomocí lze zadávat ty příkazy, které používáte nejčastěji, a je tedy třeba, aby byly po ruce doslova vždy, bez přecházení mezi kartami. V základním nastavení zde najdete tlačítko pro uložení aktuálního dokumentu a pak dvě tlačítka pro odvolání akcí (Zpět a Znovu). Sami však panel můžete doplnit dalšími tlačítky. Stisknete-li tlačítko Přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup, získáte nabídku jako na obrázku 1.10. Výběrem položek lze na panel doplnit operativně další příkazy, případně je stejným postupem odstranit. Nabízené příkazy se pochopitelně liší podle toho, s jakou aplikací pracujete. To však ještě není vše: na panel nástrojů Rychlý přístup lze přidat prakticky každý příkaz, který obsahuje pás karet. Stačí otevřít místní nabídku a z ní zadat příkaz Přidat na panel nástrojů Rychlý přístup (srovnejte s obrázkem 1.11). Podobně lze takový příkaz z panelu nástrojů Rychlý přístup odstranit, a to opět z místní nabídky zadáním příkazu Odebrat z panelu nástrojů Rychlý přístup.


23

Obrázek 1.10: Doplnění příkazů na panel nástrojů Rychlý přístup

Obrázek 1.11: Přidání tlačítka na panel nástrojů Rychlý přístup

Obrázek 1.12: Místní nabídka (Outlook)

Místní nabídky a minipanel nástrojů

Pravé tlačítko myši prakticky na libovolném místě okna otevře místní nabídku. Tato nabídka obsahuje pouze nástroje, které se daného místa týkají, a navíc ty nejdůležitější. Je tedy velmi pravděpodobné, že akce, ke které se chystáte, bude dostupná právě odsud (a můžete tedy vypustit

24

Office 2016

někdy i poněkud složité listování pásem karet). Obrázek 1.12 představuje místní nabídku položky elektronické pošty – můžete vidět, že je v tomto případě skutečně velmi užitečná. Co nenajdete na pásu karet, obvykle totiž najdete v místní nabídce. Kromě příkazů v nabídce se může současně otvírat i minipanel nástrojů, třeba jako na obrázku 1.13. Tento minipanel nabízí několik nejčastěji používaných formátovacích nástrojů, obvykle tu najdete tlačítka pro formátování písma, kopírování formátu a některé specifické příkazy týkající se aktuálního typu dokumentu.

Obrázek 1.13: Minipanel nástrojů

Vlastní nastavení pásu karet

Je docela dobře možné, že se vám aktuální rozvržení pásu karet vůbec nehodí, nebo byste dokonce nejraději všechny karty vyhodili a zařídili si vše po svém. V tom případě je vám Microsoft Office plně k dispozici. Otevřete dialogové okno Možnosti aplikace → Přizpůsobit pás karet. Najdete na něm dva dlouhé seznamy; levý (Zvolit příkazy) nabízí všechny dostupné příkazy (jiné nehledejte, protože neexistují). Pravý seznam obsahuje aktuální rozložení všech existujících karet. Nejdříve se podíváme na pravý seznam – Přizpůsobit pás karet. Pomocí rozevíracího seznamu můžete rozhodnut, zda se mají zobrazovat Hlavní karty (výchozí stav), Všechny karty nebo jen Karty nástrojů.

Na tomto místě vám doporučíme, abyste nastavení existujících karet neměnili. Pro vlastní potřebu si vytvářejte především nové karty, ty původní můžete pouze skrýt.

Z původních karet nemůžete žádný nastavovací prvek odstranit, můžete sem však přidávat nové. Zvažte však, je-li to opravdu nutné. Pokud byste se s některou kartou dostali do bezvýchodné situace, stiskněte tlačítko Obnovit → Obnovit pouze vybranou kartu na pásu karet. Pokud stisknete tlačítko Obnovit → Obnovit veškeré vlastní nastavení, zlikvidujete všechny vlastní karty, všechny změny na hlavních kartách i vlastní nastavení panelu nástrojů Rychlý přístup. Na obrázku 1.14 vidíte nastavení pásu karet aplikace Excel. Je zde i jedna karta navíc: poznáte ji vždy podle poznámky (vlastní). Funkce symbolů + (nebo –) před názvem karty nebo skupiny je stejná jako u obdobných symbolů ve stromu složek Průzkumníku. Klepnutím na tyto symboly rozbalíte nebo sbalíte jednotlivé větve. Ihned můžete rozhodnout, které karty se mají zobrazovat a které ne. Stačí k tomu zrušit zaškrtnutí u položek jednotlivých karet.


25

Obrázek 1.14: Jak přizpůsobit pás karet (Excel)

Zkuste si vytvořit vlastní kartu, tady nemůžete nic zkazit. Stiskněte tlačítko Nová karta. Na aktuální pozici v seznamu Přizpůsobit pás karet se vloží položka Nová karta (vlastní) a současně se vytvoří podřízená položka Nová skupina (vlastní). Jistě uznáte, že bez skupin to nejde. Kartu (i skupinu) hned přejmenujte. Klepněte na položku a stiskněte tlačítko Přejmenovat. V otevřeném dialogovém okně Přejmenovat napište vhodný název a potvrďte stiskem OK. Poznámky (vlastní) se nezbavíte, avšak na skutečné kartě se s ní nesetkáte. Do skupiny již můžete vkládat příkazy: jejich seznam je k dispozici v levé části okna – Zvolit příkazy. Příkazů je takřka nekonečné množství. Abyste se v nich orientovali, můžete v rozevíracím seznamu volit kategorie podle existujících karet, je zde k dispozici i položka všechny příkazy. Především byste ale měli mít jasný plán, co vlastně chcete na vlastní kartu umístit (a znát důvod, proč to chcete udělat). Nejobvyklejším důvodem je skutečnost, že vám nevyhovuje uspořádání pásu karet a chcete jej nějak upravit.

Budete-li pracovat výhradně s vlastními kartami, můžete se u cizího počítače dostat do velkých potíží. Příkaz umístíte do skupiny tak, že klepnete na jeho položku v levém seznamu a stisknete tlačítko Přidat (jako na obrázku 1.15). Je tu také možnost přetáhnout příkaz myší mezi oběma seznamy, pak si ale musíte dát pozor, kam příkaz po uvolnění tlačítka myši vlastně „upadne“. Teď jde o to, jak určitý příkaz najít. V záhlaví levého panelu je k dispozici rozevírací seznam, který nabízí jako položky názvy všech instalovaných karet – podle výběru karty se nabízejí příkazy. Můžete také zvolit položku Všechny karty. Sami však můžete rozhodnout o pořadí, a to jak karet, tak i skupin a ovládacích prvků. Slouží k tomu dvojice tlačítek po pravé straně se symboly šipek – Nahoru a Dolů. Každý stisk tlačítka znamená posun o jednu pozici daným směrem.

26

Office 2016

Chcete-li přesunout příkaz mezi kartami nebo skupinami, můžete je uchopit a za současného stisku levého tlačítka myši přesunovat nahoru nebo dolů.

Obrázek 1.15: Přiřazení příkazu na vlastní pás karet

Přejdete-li v dialogovém okně Možnosti aplikace ke kategorii Panel nástrojů Rychlý přístup, dostanete možnost v klidu upravit i příkazy na tomto panelu. Je to vlastně obdoba vlastního nastavení pásu karet, a proto je zbytečné, abychom se zde tímto podrobně zabývali.

Klávesové zkratky

Příkazy zadávané z pásu karet nebo z panelu nástrojů Rychlý přístup lze nahradit použitím klávesových zkratek. Je to mnohem rychlejší a mnozí uživatelé tento systém často využívají (jen lidé se špatnou pamětí mají trochu smůlu). Některé zkratky jsou univerzální a používají se ve všech aplikacích ve Windows (uložení souboru C trl+S, kopírovat do schránky C trl+C), jiné jsou specifické pro určitou aplikaci. Přehled nejběžnějších univerzálních klávesových zkratek nabízí tabulka 1.1. Tabulka 1.1 Přehled nejběžnějších klávesových zkratek

Klávesová zkratka

Akce

C trl+N

Nový dokument

C trl+O

Otevřít dokument

C trl+S

Uložit dokument

C trl+F4

Zavřít dokument

Alt+F4

Ukončit aplikaci

C trl+P

Tisk

C trl+C

Kopírovat (do schránky)

C trl+X

Vyjmout (do schránky)

C trl+V

Vložit (ze schránky)

C trl+A

Vybrat vše

C trl+F6, C trl+Shift+F6

Přejít k dalšímu (předchozímu) dokumentu

C trl+Z

Zpět (odvolání akce)

C trl+Y

Znovu (odvolání odvolané akce)


27

Další zkratky jsou specifické a většinou fungují jen v jediné aplikaci. Mnohdy bývá problém, jak vlastně zjistit, která klávesová zkratka zadává který příkaz. Sledujte proto popisky na pásu karet, jež se zobrazí, když na daném tlačítku či jiném ovládacím prvku na okamžik zastavíte pohyb myši. Malý příklad můžete vidět na obrázku 1.16, popisek obsahuje informaci o klávesové zkratce. Ty se zapisují stejně jako v naší knize: Přeřaďovač + Příslušná klávesa (klávesy ). Jako jediná aplikace balíku MS Office umožňuje definici vlastních klávesových zkratek textový editor Word. Příslušné pojednání proto hledejte v kapitole o Wordu.

Obrázek 1.16: Informace o klávesové zkratce v nabídce

1.6 Dotykové ovládání S aplikacemi MS Office lze samozřejmě pracovat i na zařízeních, jež se ovládají pomocí dotykové obrazovky, což jsou především notebooky a tablety. Tady v principu platí, že to, co dokáže myš, svede i dotyk prstu. Abyste mohli pracovat v dotykovém režimu, není třeba dělat žádné zvláštní opatření. Je tu ale jedna drobná pomoc: můžete si nastavit pás karet tak, aby mezi ovládacími prvky bylo více místa, což se hodí zejména na malých displejích. Pokud na panelu nástrojů rychlý přístup stisknete tlačítko Optimalizace mezer mezi příkazy, otevře se nabídka jako na obrázku 1.17. Zvolíte-li Dotykové ovládání, přece jen se tlačítka od sebe poněkud vzdálí.

Obrázek 1.17: Zapnutí dotykového ovládání

K dispozici je i dotyková klávesnice. Ta není součástí Office 2016, nabízí ji přímo operační systém Windows 10. Otevírá se stiskem tlačítka Dotyková klávesnice v informační oblasti hlavního panelu. Ve výchozím nastavení se toto tlačítko nezobrazuje, proto je třeba zadat z místní nabídky hlavního panelu příkaz Zobrazit tlačítko dotykové klávesnice.

Obrázek 1.18: Dotyková klávesnice

Jak můžete vidět z obrázku 1.18, tato klávesnice se zase tak úplně nepodobá běžné počítačové klávesnici, má dost daleko i k psacímu stroji. České znaky najdete až po chvílí zkoumání a zdá se, že

28

Office 2016

číslice tu nejsou žádné. Klávesnici můžete volně posunovat po displeji tahem za záhlaví. Je možné ji zvětšit nebo zmenšit, stisknete-li druhé tlačítko zprava v záhlaví panelu. Pro úspěšné psaní je třeba, aby se textový kurzor nacházel na nějakém smysluplném místě, například v okně Wordu nebo buňce Excelu. Napsané znaky budou „padat“ do editačního okna. Když zapojíte do akce klávesu &123 v levém dolním rohu, vzhled klávesnice se dramaticky promění a můžete z ní zapsat i znaky, které v základní podobě nejsou dostupné.

1.7 Jednotné obecné postupy U jednotlivých aplikací MS Office 2016 lze zaznamenat velký počet funkcí, u nichž se používají shodné postupy. O těch nejdůležitějších jsme se už zmínili, další vyjmenujeme na tomto místě. V některých případech zde možná předběhneme události, ale jsme toho názoru, že neuškodí některé důležité operace ovládat předem.

Vybrané důležité funkce

Na úvod vám nabízíme přehled jednoduchých, ale důležitých operací, které se hodí znát vždy: zz Nápovědu otevřete stiskem klávesy F1. Jen je třeba, aby přitom byla spuštěna aplikace, o které se chcete dovědět něco víc. zz Řekněte mi, co chcete udělat je vstupní pole umístěné vpravo na pásu karet. Sem můžete zapsat dotaz. Pokud jej položíte správně, rozevře se nabídka s příkazy, které mohou vést přímo k požadované akci (jako na obrázku 1.19, kde můžete vidět reakci na zadání hesla „citace“). Pro případ, že by žádný z příkazů nevyhovoval, najdete v nabídce možnost přejít k nápovědě, případně přejdete zadáním příkazu Inteligentní hledání pro k podoknu Další informace.

Obrázek 1.19: Využití funkce Řekněte mi

zz Chcete-li si zapsat poznámku, můžete kdykoli a v jakémkoli prostředí stisknout klávesovou zkratku Windows+N: otevře se okno poznámky aplikace OneNote. Vůbec není nutné, aby tato aplikace byla spuštěna. zz Mezi spuštěnými aplikacemi lze přepínat stiskem tlačítka aplikace na hlavním panelu nebo pomocí klávesové zkratky Alt+Tab. zz Chcete-li vložit do dokumentu komentář, přejděte na kartu Revize → Komentář a stiskněte tlačítko Nový komentář. zz Chcete-li otevřít nový dokument, stiskněte klávesovou zkratku C trl+N nebo přejděte na kartu Soubor → Nový. zz Okno okamžitě maximalizujete poklepáním na jeho záhlaví. zz Zatřepete-li oknem (tahem za záhlaví), všechna otevřená okna se minimalizují a zpřístupní se pracovní plocha Windows. zz Okno dokumentu uzavřete stiskem klávesové zkratky C trl+F4 nebo Alt+F4.

Základní nastavení MS Office

Pro nastavení parametrů aplikací je určené dialogové okno Možnosti aplikace. Otevřete je z karty Soubor → Možnosti. Protože dostupných nastavení bývá velký počet, jsou rozdělena do několika


29

kategorií, které vybíráte v levém panelu. Na ploše okna pak bývají nastavení rozdělena ještě do několika skupin (srovnejte s obrázkem 1.20). Bude-li v dalším textu třeba odkázat na nastavení programu, vždy se setkáte s podobnou formulací jako v tomto příkladu: v dialogovém okně Možnosti aplikace Word → Upřesnit, ve skupině Možnosti úprav zaškrtněte políčko Automaticky vybírat celá slova.

Obrázek 1.20: Dialogové okno Možnosti aplikace (Word)

Dialogové okno Možnosti aplikace budete potřebovat často: ve většině aplikací je lze otevřít stiskem kombinace kláves Alt+S, M (nejdříve klávesovou zkratku Alt+S a potom stisk klávesy M).

Některé aplikace si pamatují i staré klávesové zkratky využívající panel nabídek, proto lze toto dialogové okno otevřít i stiskem kláves Alt+N, M). Společná nastavení pro všechny aplikace najdete v dialogovém okně Možnosti aplikace → Obec né ve skupině Vlastní nastavení Microsoft Office. zz Uživatelské jméno je důležité, protože automaticky přechází do vlastností každého nového dokumentu. zz Pozadí Office (neboli grafický motiv v záhlaví okna a pásu karet) lze změnit z rozevíracího seznamu. K dispozici je čtrnáct možností, poslední patnáctá je bez pozadí (takto jsou snímány i obrázky pro tuto knihu). zz Zatímco pozadí je nenápadné, Motiv Office zásadně ovlivní vzhled okna. Výchozí nastavení (Barevný) je použité i na obrazcích v této knize. K dispozici jsou ještě další dva motivy: Bílý a Tmavě šedá. Rozhodně je velmi důležité mít v pořádku jazykové nastavení – překontrolujte si je. V dialogovém okně Možnosti aplikace (Alt+S, M) přejděte ke kategorii Jazyk. V poli Volba jazyků pro úpravy by měly být nastaveny především Čeština a Angličtina. Je-li něco jinak, je třeba zařídit nápravu. Práce s jazyky bude v této knize popsána v podkapitole 4.11, Kontrola pravopisu a gramatiky.

30

Office 2016

2

Práce s dokumenty a soubory

Jakmile spustíte aplikaci, předpokládá se, že budete pracovat s nějakým dokumentem (proč byste ji jinak spouštěli). Proto se otevře ihned po spuštění aplikace karta Soubor (výjimkou je Outlook, který má odlišný způsob práce s daty). Pokud byste ji zrušili stiskem klávesy Esc, otevře se výchozí prázdný dokument, který není uložený.

Postupy uvedené v této kapitole se až na výjimky netýkají aplikace Outlook, ta disponuje odlišným způsobem práce s daty. Do určité míry neplatí ani pro aplikaci Access. Karta Soubor (můžete si ji prohlédnout na obrázku 2.1) je vlastně rozcestníkem, v němž můžete volit další postup – otevření nového dokumentu, otevření rozpracovaného dokumentu, uložení aktuálního dokumentu.

Obrázek 2.1: Karta Soubor (PowerPoint)

2.1 Jak otevřít nový dokument Spokojíte-li se s dokumentem, který vám aplikace nabídne hned po otevření, nemusíte dělat nic dalšího, prostě začněte pracovat. Nezapomeňte však na ukládání – o tom však čtěte dále. Podobně jako v kuchyni se vám bude někdy hodit nezačínat s čistým stolem, ale můžete použít polotovar. Tím polotovarem jsou šablony, které pro vás autoři programu v hojném počtu připravili. Je dobré o nich vědět, mít o nich přehled a včas po nich ve vhodné chvíli sáhnout.


31

Šablony jsou dostupné, pokud na kartě Soubor zvolíte položku Nový. K dispozici dostanete přehled Doporučené šablony; na prvním místě je vždy uveden nový prázdný dokument. Další položka vás nasměruje na prohlídku, což je dokument určený pro základní seznámení s aplikací. Dále již najdete dlaždice s nabízenými šablonami. Je jich velký počet, kromě šablon přímo na kartě Soubor můžete volit šablony z internetu. Vybírejte skupiny v seznamu Navrhovaná hledání. Zvolíte-li některou položku, okno se přizpůsobí a uvidíte nabídku šablon podle obrázku 2.2. Chcete-li, můžete pracovat podle vlastní šablony – i ty jsou k dispozici na této kartě, pokud zvolíte šablony Osobní. O tom, jak vytvořit vlastní šablonu, se dočtete o několik stránek dále.

Obrázek 2.2: Otevření dokumentu podle šablony (Excel)

A konečně vám tato karta dovolí otevřít nový dokument podle existujícího dokumentu, tedy jeho kopii. V tom případě je třeba na kartě Soubor → Otevřít na položce existujícího dokumentu otevřít místní nabídku (pravým tlačítkem myši) a z ní zadat příkaz Otevřít kopii (jako na obrázku 2.3). Dokument se otevře tak, aby se s ním dalo dále pracovat, ale musíte si dát pozor, protože takový dokument není uložen!

Není-li na kartě Soubor → Otevřít tento soubor dostupný, lze otevřít kopii z dialogového okna Otevřít.

Obrázek 2.3: Otevřete si kopii dokumentu

32

Office 2016

2.2 Jak uložit dokument Nový dokument není uložen a vaší povinností je se o jeho uložení postarat. Je sice pravda, že všechny aplikace dokumenty v pravidelných intervalech automaticky ukládají a v případě nehody vám je nabídnou k obnově, ale na to nelze vždy spoléhat.

Data v databázi Accessu není třeba ukládat, děje se tak automaticky při přechodu na jiný záznam.

Pro uložení dokumentu máte k dispozici několik alternativních postupů: zz Zadejte příkaz z karty Soubor → Uložit jako (není-li ještě dokument uložen, lze použít i příkaz Soubor → Uložit). Reakce je v obou případech stejná. zz Stiskněte klávesovou zkratku C trl+S. zz Stiskněte tlačítko Uložit na panelu nástrojů Rychlý přístup.

Dialogové okno Uložit jako

Ve všech uvedených případech budete mít k dispozici kartu Soubor → Uložit jako, kde je nejprve třeba zvolit místo, kam chcete dokument uložit (viz obrázek 2.4).

Obrázek 2.4: Výběr místa pro uložení dokumentu

Na tomto místě vám doporučíme uložit dokument do cloudu (o tom, jak to udělat, píšeme o několik odstavců dále). Nemáte-li trvalé připojení k internetu, budete samozřejmě ukládat na pevný disk. Pro uložení dokumentu na pevný disk počítače máme k dispozici několik cest. zz Položka Tento počítač nabízí seznam složek, s nimiž jste pracovali naposledy, ty jsou řazeny podle kalendářních údajů. Klepnutím na položku se otevře dialogové okno Uložit jako a nabízí se ihned vybraná složka. zz K dispozici je i položka Procházet, její stisk otevře dialogové okno Uložit jako a v něm nastaví výchozí složku pro ukládání dokumentů.

Výchozí složku pro umístění dokumentů určíte v dialogovém okně Možnosti aplikace → Uložit → Uložit dokumenty → Výchozí umístění souborů. Na tomto místě nelze dát univerzální radu, na který disk a do které složky dokumenty ukládat. Každý by si měl vytvořit vlastní systém. V otevřeném dialogovém okně Uložit jako tedy postupně vyberte disk a složku, kam svá data chcete uložit. I tady bude postup poněkud odlišný, podle toho, jakou verzi Windows používáte (okno na obrázku 2.5 patří k Windows 10). V každém případě však budete disk vybírat v levém panelu okna (přes ikonu Počítač), složky otvírejte na ploše okna poklepáním.


33

Obrázek 2.5: Dialogové okno Uložit jako

Název souboru zadávejte do vstupního pole Název souboru. Měl by být stručný a výstižný, příliš dlouhé názvy jsou nepřehledné, krátké názvy zas mohou být až příliš krátké. Rozhodně by měl ale název stručně vyjadřovat skutečný obsah souboru! Nepište žádnou příponu, aplikace ji přiřadí automaticky. Aplikace MS Office přiřazují svým souborům tyto výchozí přípony (v závorce je uvedena přípona stejných aplikací ve starších verzích Office): zz Word – DOCX (DOC), zz Excel – XLSX (XLS), zz PowerPoint – PPTX (PPT), zz Access – ACCDB (MDB), zz Publisher – PUB. Teď vám už nic nebrání stisknout tlačítko Uložit, čímž převedete veškerá data z aktuálně otevřeného dokumentu do vybrané složky na určeném disku. Po pravdě řečeno, vlastně ani nemusíte dělat nic dalšího, pro běžnou práci tento postup stačí.

Tím jsme dokončili první uložení. Nezapomínejte však dokument v pravidelných intervalech průběžně ukládat, a to buď stiskem klávesové zkratky C trl+S, nebo stiskem tlačítka Uložit na panelu nástrojů Snadný přístup. Toto se opět netýká aplikace Access, kde se data ukládají automaticky. Někdy je ale třeba uložit dokument v jiném než výchozím formátu. V talkovém případě se v dialogovém okně Uložit jako ještě chvíli zdržte, než stisknete tlačítko Uložit. Když rozevřete seznam Uložit jako typ, uvidíte obsáhlou nabídku nejrůznějších formátů, v nichž lze aktuální dokument uložit. Ve skutečnosti se zde mnohdy jedná o export do jiného formátu: zz Webová stránka – jistě využijí ti, kdo tvoří webové stránky, lze volit mezi formáty HTML a MHTML.

34

Office 2016

zz Prostý text – ukládá se do formátu TXT, ale i tady lze volit mezi několika variantami, třeba text oddělený tabulátory nebo formátovaný text oddělený mezerami atd. zz Dokument PDF – soubor se uloží ve formátu určeném pro čtení v aplikaci Adobe Acrobat či některé její další alternativě. zz Formát ODT – data uložíte do formátu srozumitelného kancelářskému balíku OpenOffice.org. zz Starší formát dané aplikace (tedy ve Wordu DOC, v Excelu XLS atd.) je k dispozici pro případ, že byste posílali dokument někomu, kdo ještě nedisponuje novějšími verzemi MS Office, i když to je dnes už málo pravděpodobné. zz Dokument s podporou maker – takto se ukládají dokumenty obsahující makra, přípona souborů je pak doplněna písmenem „M“, například DOCM.

Makra jsou krátké programy, které si může sestavit každý uživatel tak, aby některé složité nebo opakované operace mohl vykonat jediným příkazem. V této knize se makry zabývat nebudeme, je třeba sáhnout po publikaci určené pokročilým čtenářům. Dokument lze už během ukládání uzamknout, v dialogovém okně Uložit jako toho dosáhnete z nabídky tlačítka Nástroje příkazem Obecné možnosti. Více se o tom dočtete v podkapitole 2.8, Zamknutí dokumentu.

Služba OneDrive

Již jsme zmiňovali OneDrive: na tomto místě si je třeba říct, oč se jedná. Je to služba, která vám umožní ukládat data na cloudová (internetová) úložiště a získat tak k nim přístup z libovolného počítače (a nejen to, také z tabletu nebo chytrého mobilního telefonu). Budete-li chtít, můžete tato data zpřístupnit i jiným uživatelům nebo je dokonce označit jako veřejně přístupná. Pak se k nim ale dostane kdokoli, bez jakékoli znalosti jména a hesla. Služba OneDrive vám nabízí 5 GB volného místa, to je pro běžného uživatele víc než dost. Další prostor si lze podle potřeby zakoupit. Pokud byste si předplatili Office 365, dostanete dokonce celých 1000 GB (1 TB) prostoru.

Obrázek 2.6: Služba OneDrive vás vítá


35

Když se podíváte do okna aplikace Průzkumník, v levém panelu (označuje se jako Navigační) spatříte mimo jiné položku OneDrive. Jestliže jste se přihlásili k účtu Microsoft teprve teď, je zatím prázdná. Právě toto je složka, do níž byste měli ukládat svá data. Jakmile sem cokoli uložíte, synchronizuje se vzápětí obsah této složky s cloudovým umístěním – stejný soubor bude teď dostupný i z internetu. A naopak, cokoli umístíte do cloudové složky na internetu, objeví se záhy synchronně i ve složce OneDrive na vašem pevném disku. Svou stránku otevřete z okna internetového prohlížeče (Microsoft Edge), když do řádku Adresa napíšete OneDrive.com. Otevře se stránka jako na obrázku 2.6, což je vlastně stručná instruktáž, jak si máte počínat. Pokud chcete uložit dokument MS Office, zadejte příkaz z karty Soubor → Uložit jako a dále vyberte položku OneDrive – Osobní (jako na obrázku 2.7). Dále pokračujte výběrem složky, do níž chcete aktuální dokument uložit. Není-li složka v seznamu, vyberte libovolnou jinou, tu správnou pak určíte v dialogovém okně Uložit jako. Postup pro ukládání do cloudu je shodný s postupem ukládání na pevný disk, liší se pouze výběrem úložiště.

Obrázek 2.7: Výběr uložení do cloudu

Může se přihodit, že nastanou problémy s připojením – pak se sice obvykle podaří napoprvé dokument uložit, ale nemusí fungovat průběžné ukládání. Nezdaří-li se uložení, otevře se dialogové okno jako na obrázku 2.8, které vás o této skutečnosti informuje. Dokument můžete klidně zavřít, v každém případě zůstane v perfektním stavu ve složce OneDrive ve vašem počítači a bude se synchronizovat s cloudem tehdy, až to bude možné.

Obrázek 2.8: Dokument se nepodařilo odeslat do cloudu

2.3 Jak otevřít rozpracovaný dokument Je nanejvýš pravděpodobné, že se k rozpracovanému dokumentu budete vracet. Je logické, že aplikace musí nabídnout možnost jej otevřít. Mnozí dávají přednost poklepání na ikoně souboru v otevřeném okně složky, ale tento postup je pro někoho příliš složitý a navíc systém nemusí reagovat vždy správně. Operační systém Windows 10 vám umožní otevřít dokument současně se spuštěním aplikace. Stisknete-li klávesu Windows, rozevře se nabídka Start a mezi nejčasněji používanými aplikacemi lze

36

Office 2016

jistě najít i ty z balíku MS Office. Rozevřením podnabídky získáte seznam naposledy otevřených souborů (jako na obrázku 2.9), na vybraný název souboru stačí klepnout.

Soubory lze k nabídce Start připnout, klepnete-li na symbol špendlíku. Na obrázku 2.9 vybraná položka ještě připnutá není.

Obrázek 2.9: Otevření dokumentu z obrazovky Start

Obvykle budete ale otvírat dokumenty ze spuštěné aplikace. Přejdete-li na kartu Soubor, najdete zde především seznam naposledy otevřených souborů pod položkou Poslední. Mezi nimi zaujímají zvláštní pozici ty připnuté; to jsou takové, u nichž sami určíte, že se mají nacházet na prvních pozicích. Soubory přepnete klepnutím na položku špendlíku (jako na obrázku 2.10). Naposledy otevřené soubory, pokud nejsou připnuté, najdete v dolní části nabídky Poslední.

Počet souborů, které se zde budou nabízet, určíte v dialogovém okně Možnosti aplikace → Upřesnit → Zobrazení → Zobrazovat tento počet posledních dokumentů.

Obrázek 2.10: Připnutí položky k seznamu

Pokud nenajdete svůj soubor mezi naposledy otevřenými (někdy se k němu můžete vracet po dlouhé době), přejděte na kartu Soubor a volte další položku podle toho, kde se soubor nachází. Mohou to být následující: zz OneDrive pro soubory umístěné v cloudu. zz Tento počítač umožní přístup do naposledy navštívených složek. zz Procházet umožní přístup do výchozí složky pro ukládání souborů.


37

Pokud najdete příslušný soubor v seznamu, musí nakonec dojít na otevření dialogového okna Ote vřít (viz obrázek 2.11). Vyberte disk a složku, kde je soubor umístěn, a na ploše okna klepněte na jeho ikonu. S výběrem typu souboru si nemusíte dělat starosti, okno je nastaveno tak, aby se nabízely všechny formáty, které lze danou aplikací snadno otevřít. Můžete to ostatně vidět i na obrázku: jsou zde různé soubory různých formátů, které vznikly při použití starší verze MS Office. Vyberte ikonu souboru a stiskněte tlačítko Otevřít.

V žádném případě nesmíte zaměnit okna Uložit jako a Otevřít. Kdybyste výše popsanou operaci udělali v okně Uložit jako (vypadá úplně stejně), přepíšete si soubor plný dat úplně prázdným dokumentem. Záchrana neexistuje, pokud data nezálohujete.

Obrázek 2.11: Dialogové okno Otevřít

Toto dialogové okno však umožní otevřít dokument i v trochu jiném režimu, možnosti najdete v nabídce tlačítka Otevřít: zz Především můžete otevřít dokument jen pro čtení. Tím zajistíte, že ani omylem neuložíte žádné změny. zz Můžete otevřít kopii dokumentu. zz Dokument lze otevřít v chráněném zobrazení: takto se automaticky otvírají i soubory z nedůvěryhodných zdrojů (jsou to všechny kromě těch, které sami označíte za důvěryhodné). V takovém souboru jsou znemožněny jakékoli úpravy, a to až do doby, dokud nestisknete tlačítko Povolit úpravy – viz obrázek 2.12.

Dejte si velký pozor, jaké dokumenty vlastně otvíráte. Dokumenty z podezřelých zdrojů (nevyžádaná pošta) rychle zahoďte, mohou totiž váš počítač poškodit. zz Máte-li podezření, že soubor může být poškozen (třeba po havárii systému), můžete zvolit možnost Otevřít a opravit. Aplikace se pokusí zachránit, co se dá, pokud to nepůjde, dostanete ještě možnost Extrahovat data.

38

Office 2016

Obrázek 2.12: Dokument je otevřen v chráněném zobrazení

2.4 Export dokumentu Aplikace Office umožňují aktuální dokument exportovat, tedy uložit do jiného formátu. Nejčastěji se patrně bude jednat o formát PDF, který je určený pro čtení především v aplikacích Adobe Reader. Existují dvě cesty, jak exportovat dokument do formátu PDF. zz Běžně lze dokument uložit v tomto formátu, když zadáte příkaz z karty Soubor → Uložit jako. Potom v okně Uložit jako v rozevíracím seznamu Uložit jako typ zvolte položku Dokument PDF (*.pdf). Po stisku tlačítka Uložit chvíli vyčkejte, záleží na složitosti dokumentu, ale brzy se spustí prohlížeč souborů PDF a v něm se daný soubor otevře. zz Druhou cestou je zadat příkaz Soubor → Exportovat. Zde je k dispozici tlačítko Vytvořit sou bor PDF/XPS. Otevře se okno Publikovat ve formátu PDF nebo XPS, které je prakticky shodné s oknem Uložit jako. Přepínačem Optimalizovat pro lze určit velikost budoucího souboru (a také jeho kvalitu), další podmínky můžete vybrat v dialogovém okně otevřeném tlačítkem Možnosti – viz obrázek 2.13.

Obrázek 2.13: Export sešitu Excelu do formátu PDF

Aplikace PowerPoint umožňuje exportovat snímky do formátu WMF: jde o vektorový formát obrázku, označovaný též jako metasoubor Windows. Pak můžete pracovat s jednotlivým snímkem jako s obrázkem a také jej vkládat do jiných aplikací. V naší knize jsme formát WMF použili například při vytvoření obrázku 10.2. Postupujte stejně jako při běžném ukládání dokumentu (karta Soubor → Uložit jako). V dialogovém okně Uložit jako volte jako typ souboru Formát WMF (*.wmf). PowerPoint vám položí


39

dotaz, zda si takto přejete exportovat všechny snímky, nebo pouze aktuální snímek – tady záleží na okamžité situaci.

Tím, že exportujete prezentaci do formátu WMF, ještě prezentaci neuložíte. Pro běžné uložení je třeba ukládat do formátu PPTX. Často budete potřebovat uložit dokument v jiném formátu. Například některé čtečky se ostýchají spolupracovat s formátem DOC nebo DOCX. Potom musíte uložit dokument tak, aby jej čtečka dokázala přijmout, obvykle stačí formát TXT. Hledání formátu pro export v dialogovém okně Uložit jako je poměrně komplikované, jednodušší je přejít na kartu Soubor → Exportovat a zde stisknout tlačítko Změnit typ souboru. Dostanete nabídku dostupných typů souboru (jako na obrázku 2.14). Obvykle se jedná o soubory pro Open Office.org (ODT, ODS), formát HTML pro publikování na webových stránkách, a také o prostý text (TXT).

Obrázek 2.14: Export dokumentu – změnit typ souboru

Zvolte formát pro export a pak stiskněte tlačítko Uložit jako. V otevřeném dialogovém okně Uložit jako už bude žádaný formát nastaven. Po stisku tlačítka Uložit se obvykle ještě otevře dialogové okno Převod souboru, v němž vás Office upozorní na ztráty, k nimž při převodu souboru do jiného formátu dojde. Tyto změny ale nejsou nijak destruktivní, protože původní soubor zůstane beze změny na svém místě. Některé aplikace mají při exportu jistá specifika: zz V aplikaci Access najdete možnosti exportu na kartě Soubor → Uložit jako. zz Aplikace Publisher umožňuje exportovat publikaci na cesty (tedy pro přenesení do jiného počítače nebo pro tisk fotografií ve fotolaboratoři). zz Prezentaci PowerPointu lze uložit jako video. Lze ji také uložit jako podklady pro dokument Wordu, jako prezentaci pro předvádění (PPSX), obrázkovou prezentaci (PPTX) a také jako obrázky ve formátu JPG nebo PNG.

2.5 Sdílení Aplikace Office vám umožní sdílet soubor s jinými uživateli, což znamená, že jej může editovat více osob. Abyste mohli dokument sdílet, je potřeba, aby byl uložen do cloudu. Pokud jste postupovali podle doporučení této knihy, nemáte s tím problém, protože od samého počátku vám radíme

40

Office 2016

ukládat data na OneDrive. Rozhodnete-li se dokument sdílet, přejděte na kartu Soubor → Sdílet. Jestliže ještě není dokument uložený na OneDrive, budete vyzváni, abyste jej tam uložili (jako na obrázku 2.15).

Obrázek 2.15: Nejdříve dokument uložte do cloudu

Pokud je již dokument na OneDrive uložený, najdete na stejném místě tlačítko Sdílet s uživateli. Stiskněte ho. Otevře se podokno Sdílet (viz obrázek 2.16).

Stejné podokno se otevře, stisknete-li tlačítko Sdílet vpravo na pásu karet.

Vaším prvním úkolem bude Pozvat ostatní: do tohoto pole vložte elektronické adresy osob, s nimiž chcete dokument sdílet. Je nutné, aby tyto osoby byly zařazeny v kontaktech aplikace Outlook. Jakmile stisknete tlačítko Sdílet, odešle Office pozvání a příslušné položky jsou zařazeny do seznamu. Pozvaní účastníci obdrží e-mail, v němž budou informováni o tom, že s nimi sdílíte daný soubor. Každému účastníku můžete povolit nahlížení do souboru, případně jeho editaci. Toto oprávnění lze změnit, jestliže na položce uživatele otevřete místní nabídku a zvolíte položku Změnit opráv nění. Stejným způsobem lze uživatele také ze sdílení odebrat. Pokud jiný uživatel (anebo vy sami na jiném počítači) do dokumentu zasáhnete, uvidíte tyto změny zvýrazněné zeleně, jako na obrázku 2.17. Nyní máte právo o těchto změnách rozhodnout, neboť se jedná o váš dokument. Uložením změny potvrdíte. Pokud by dokument otevřelo současně více uživatelů, zobrazí se Obrázek 2.16: Podokno Sdílet okno jako na obrázku 2.18. Vydáte-li souhlas, promítnou se změny vykonané jiným uživatelem do vašeho otevřeného dokumentu s nepatrným zpožděním v řádu desítek sekund.

Obrázek 2.17: Toto dialogové okno upozorňuje na změny ostatních uživatelů


41

Obrázek 2.18: Povolení automatického sdílení změn

2.6 Jak uložit vlastní šablonu Slíbili jsme vám, že se zmíníme o tom, jak vytvořit vlastní šablony dokumentu – teď na to došlo.

Nepodceňujte šablony. Mohou vám ušetřit spoustu času a spoustu práce, a to především u dokumentů, s nimiž pracujete nejčastěji. U nás (jako autorů příruček) to jsou šablony, do nichž píšeme texty a vkládáme obrázky, u vás to mohou být třeba šablony smluv, dopisů, urgencí, návrhů vyhlášek či zákonů, šablony protokolů a různých formulářů – takto bychom mohli pokračovat ještě hodně dlouho.

Obrázek 2.19: Otevření nového dokumentu podle vlastní šablony

Nejprve je třeba vytvořit vzorový dokument, ať už je to tabulka nebo formátovaný text. Snažte se do tohoto dokumentu vložit maximum toho, co později použijete ve skutečném dokumentu. Pak přejděte na kartu Soubor → Uložit jako → Procházet. Otevře se dialogové okno Uložit jako. V rozevíracím seznamu Uložit jako typ zvolte položku Šablona aplikace.

42

Office 2016

O to, do které složky šablonu uložit, se nemusíte starat. MS Office jako výchozí určil složku C:\Users\ (uživatel)\Documents\Vlastní šablony Office. Zadejte název pro šablonu a stiskněte tlačítko Ulo žit. Jednotlivé aplikace používají pro své šablony tyto přípony: zz Word – DOTX, zz Excel – XLTX, zz PowerPoint – POTX, zz Access – ACCDT, zz Publisher – PUB (zde je název šablony stejný jako název běžně uloženého dokumentu, spíše se tedy vyplatí metoda otevření nového dokumentu podle nějakého již existujícího).

Pokud by šablona obsahovala makro, bude se přípona poněkud od běžného datového souboru odlišovat. Zmizí písmeno „X“ a použije se písmeno „M“, tedy například DOTM nebo XLSM. Budete-li chtít tuto šablonu použít, přejděte na kartu Soubor → Nový a stiskněte tlačítko OSOBNÍ. Vzápětí se objeví dlaždice s náhledem vlastních šablon, podobně jako na obrázku 2.19.

Tímto způsobem neotevřete přímo šablonu, kterou byste mohli editovat, ale vytvoříte nový dokument podle dané šablony, ten je třeba dále uložit. Pracovní název dokumentu se liší podle použité aplikace. Chcete-li šablonu upravit, je třeba ji otevřít stejným způsobem jako běžný dokument, tedy prostřednictvím dialogového okna Otevřít.

U aplikace Word existuje tzv. globální šablona Normal.dotm, která obsahuje důležité utility, jako jsou vlastní styly, klávesové zkratky nebo makra. Pokud byste znovu instalovali Word nebo i celý kancelářský balík, vyplatí se tuto globální šablonu uložit na jiné místo, protože při instalaci se tato šablona přepíše novou a vaše makra či zkratky by byly ztraceny. Potom ji můžete nakopírovat zpět.

2.7 Jak pracovat s vlastnostmi dokumentu Každý dokument s sebou kromě vlastních dat nese velký počet dalších informací, které jsou pro něj charakteristické a umožňují jej identifikovat mezi ostatními dokumenty. Základní vlastnosti přidělí dokumentu operační systém (čas vytvoření a posledního uložení, velikost souboru), na dalších musíte s operačním systémem spolupracovat (název souboru), jiné musíte přidělit sami. Vlastnosti dokumentu lze kontrolovat na kartě Soubor → Informace (viz obrázek 2.20). Jak můžete vidět z obrázku, význam této karty je mnohem širší. Samotné vlastnosti dokumentu jsou k dispozici v pravém sloupci. Chcete-li editovat či jinak změnit vlastnosti dokumentu, otevřete dialogové okno vlastností souboru (viz obrázek 2.21), a to z nabídky tlačítka Vlastnosti → Upřesnit vlastnosti. Toto dialogové okno se u jednotlivých aplikací MS Office liší jen v detailech – podle toho, s jakou aplikací pracujete. Vždy má pět karet, přičemž zasahovat lze účelně vlastně jen do druhé z nich, Souhrnné informace, případně do karty Vlastní. Vaší starostí bude udržovat všechny informace aktuální, zejména tehdy, pokud soubory sdílíte s jinými osobami nebo je předáváte dále ke zpracování. Především dbejte na to, aby všechny aplikace věděly, že autorem dokumentů jste právě vy a nikdo jiný. Při vytvoření nového dokumentu se tyto informace načtou ze základního nastavení MS Office. Zkontrolujte v dialogovém okně Možnosti aplikace → Obecné, jak jsou vyplněna pole ve skupině Vlastní nastavení Microsoft Office, zejména Uživatelské jméno a Iniciály.


43

Obrázek 2.20: Karta Informace (Word)

Obrázek 2.21: Dialogové okno vlastností dokumentu

Další informace se načtou ze šablony, podle níž dokument otvíráte – může to být třeba název společnosti nebo jméno manažera. Název dokumentu už musíte vložit sami, právě tak jako předmět, kategorii nebo klíčová slova. Velmi zajímavé údaje najdete v okně vlastností na kartě Statistické údaje, informace o souboru, v němž je dokument uložen, zase podává karta Obecné.

44

Office 2016

Tyto informace lze využít i při zobrazení dokumentů v okně aplikace Průzkumník. Přejdete-li k zobrazení objektů jako podrobností, může se zde zobrazovat například počet slov nebo stránek, kdybychom chtěli jít do detailu. Způsob zobrazení změníte, když v zobrazení položek Podrobnosti toto nastavení změníte z místní nabídky v záhlaví sloupců, nebo z téže nabídky otevřete dialogové okno Zvolit podrobnosti a v otevřeném dialogovém okně zaškrtnete položky, které se mají zobrazovat.

2.8 Zamknutí dokumentu Dokument můžete uzamknout a chránit tak jeho obsah jak před nežádoucím přepsáním, tak před nepovolanými zraky. Dokument je nejvýhodnější uzamknout hned při ukládání, a to v dialogovém okně Uložit jako z nabídky tlačítka Nástroje → Obecné možnosti, v otevřeném dialogovém okně Obecné možnosti lze zadat heslo pro otevření a heslo pro zápis. Tato hesla si pak dokument vyžádá při každém pokusu o otevření: zz Heslo pro otevření: dokument neotevře nikdo, kdo heslo nezná, jakákoli další snaha bude naprosto marná. zz Heslo pro zápis: dokument sice bude možné otevřít, ale jen pro čtení, změny se vám uložit nepodaří. Aby bylo možné dokument upravovat, je třeba zadat heslo. zz Doporučeno jen pro čtení: dokument se při otevření dotáže, zda má být otevřen jen pro čtení či nikoli. Dokument však lze uzamknout i z karty Soubor → Informace, a to z nabídky tlačítka Zamknout dokument. Obsah nabídky je poněkud rozdílný podle aplikace, s kterou pracujete, ale v principu dosáhnete stejných výsledků: zz Označit jako dokončené: dokument je možné otevřít pouze pro čtení. zz Zašifrovat pomocí hesla: pro otevření dokumentu se bude vyžadovat heslo. zz Omezit úpravy (týká se Wordu): zakázáno je vše, při nastavení budete pouze povolovat (například formátování určitými styly nebo úpravy textu) a udělovat výjimky určitým osobám apod. Vše se nastavuje v podokně Omezit úpravy. Nastavené změny je třeba potvrdit stiskem tlačítka Použití zámku. Příklad nastavení můžete vidět na obrázku 2.22. zz Zamknout aktuální sešit, strukturu sešitu (týká se Excelu): uzamčení listu se týká obsahu buněk, přičemž v dialogovém okně lze určit, jaké akce se povolují. Uzamčení sešitu se týká struktury jednotlivých listů. Vše lze chránit heslem.

Obrázek 2.22: Omezení úprav dokumentu (Word)


45

zz Přidat digitální podpis: k podepsání dokumentu potřebujete digitální ID. Po zadání příkazu jej lze získat od partnera Microsoftu.

Pokud chráníte dokument heslem, nesmíte toto heslo ztratit nebo zapomenout – důsledky mohou být fatální. Seznam hesel uložte na bezpečné místo (nebo naopak můžete na bezpečné místo uložit dokumenty, ale bez ochrany heslem). Tímto bezpečným místem není pevný disk počítače, zejména pokud je počítač součástí sítě.

46

Office 2016

Jak pracovat s daty

3

Je sice pravda, že každá aplikace balíku MS Office je jiná a používá jiný způsob zpracování dat, přesto je tu ale spousta operací, činností a postupů, které používají shodné postupy. A právě s těmito univerzálními postupy vás seznámí následující kapitola.

3.1 Pracujeme s okny Okno je základní prostředí, v němž budete pracovat. Nic se neodehraje mimo okno, a pokud ano, pak to bude v reproduktorech. Rozlišujeme tři typy oken (a k tomu ještě jeden typ podokna): zz Aplikační okno – základní okno, které se otevře při spuštění aplikace. Vytváří základní pracovní prostředí pro spuštěnou aplikaci. V aplikacích Office 2016 platí, že pro každý dokument se otevře vlastní aplikační okno. zz Dokumentové okno – speciální okno určené pro práci s dokumentem. Nemůže existovat samostatně, je součástí aplikačního okna. Kolik je otevřených dokumentů, tolik je otevřených dokumentových oken. Práci s takto pojatými dokumentovými okny už ale kancelářský balík MS Office opustil, pro každý dokument se de facto otvírá samostatné aplikační okno. zz Dialogové okno – určené pro nastavení programu a zadávání některých parametrů dat. Nedá se otevřít přímo, vždy jen příkazem z aplikačního okna. Dialogových oken je k dispozici velké množství, otvírají se obvykle stiskem tlačítka Více z pásu karet, tlačítky na pásu karet nebo z jejich nabídek, případně z místních nabídek. Pokud lze nabídkou otevřít dialogové okno, je příkaz ukončen třemi tečkami.

Obrázek 3.1: Takto vypadá samostatné aplikační okno (PowerPoint)

Aplikační a dokumentová okna

Aplikační okno pro vás jistě není žádnou novinkou, i v této knize jich můžete vidět desítky. Vždy je uvedeno záhlavím s názvem aktuálně otevřeného dokumentu a s názvem aplikace. Část záhlaví

Jak pracovat s daty

47

na levé straně obsahuje panel nástrojů Rychlý přístup. Pás karet je pevně ukotven k záhlaví. Na spodní straně okna je k dispozici stavový řádek, plný nejrůznějších údajů a informací. Jen pro zajímavost – pracovní plocha aplikačního okna je vlastně jen šedá neutrální plocha. Spatříte ji tehdy, máte-li otevřené jediné okno aplikace a stisknete klávesovou zkratku C trl+F4. Tím zavřete nový prázdný dokument (tedy vlastně dokumentové okno, které splynulo s aplikačním) a zbude vám holé aplikační okno. Vidíte tak i šedě zbarvenou pracovní plochu aplikačního okna, na které není – vůbec nic (srovnejte s obrázkem 3.1). S prázdným aplikačním oknem se pracovat nedá, potřebujete dokument, tedy dokumentové okno. Otevřete je například stiskem klávesové zkratky C trl+N, nebo z karty Soubor → Nový. Je-li spuštěna aplikace, můžete otevřít prakticky libovolný počet dokumentů. Jednoduchý příklad můžete vidět na obrázku 3.2. Jsou otevřené dva dokumenty (sešity) Excelu, každý ve vlastním okně. Oběma oknům náleží jediné tlačítko Excelu na hlavním panelu. Najedete-li na toto tlačítko, zobrazí se náhledy všech otevřených oken, klepnutím na náhled lze k vybranému dokumentu přejít.

Tlačítko na hlavním panelu svým vzhledem naznačuje, zda je vůbec aplikace spuštěná, a pokud ano, zda je otevřený jen jeden dokument, nebo jich je více. Otevřete-li na tomto tlačítku místní nabídku (pravým tlačítkem myši), dostanete nabídku nejen aktuálně otevřených dokumentů, ale i dalších dokumentů, které jste v poslední době otevřeli. A nejen to. Budete-li s dokumentem pracovat často, můžete jej k hlavnímu panelu připnout, jako tomu je u prvních dvou položek na obrázku 3.3.

Obrázek 3.2: Dva dokumenty jedné aplikace

O tom, jakým způsobem se budou otevřené dokumenty na hlavním panelu nabízet, rozhodnete sami. Otevřete dialogové okno Vlastnosti hlavního panelu a nabídky Start a na kartě Hlavní pa nel vyberte jednu možnost z rozevíracího seznamu Tlačítka na hlavním panelu (v případě použití několika monitorů Tlačítka na jiných hlavních panelech). Máte k dispozici tři varianty:

48

Office 2016

zz Vždy seskupit, skrýt popisky: všechny otevřené dokumenty jsou k dispozici pod jediným tlačítkem aplikace. zz Seskupit při zaplnění hlavního panelu: tato možnost se uplatní, je-li na hlavním panelu málo místa. zz Nikdy neseskupovat: každému dokumentu připadne samostatné tlačítko. Vždy je důležité vědět, kolik dokumentů je v které aplikaci otevřených. To je základní pravidlo: udržet si přehled. Základní informaci dostanete na hlavním panelu (viz obrázek 3.2) a také na kartě Zobrazení → Okno v nabídce tlačítka Přepnout okna. Toto tlačítko vám předloží nabídku aktuálně otevřených dokumentů, podobně jako Excel na obrázku 3.18. Jak z hlavního panelu, tak i z nabídky tlačítka Přepnout okna můžete přecházet od jednoho otevřeného dokumentu k druhému. Platí, že v nabídce tlačítka Přepnout okna je aktivní vždy to okno, které je v seznamu jako první. Na ploše displeje je aktivní to okno, které je umístěno navrchu a jehož záhlaví je zvýrazněné. Právě tohoto okna se budou týkat všechny operace. Nenechte se proto zmást, plocha monitoru je veliká a oken se může zobrazovat více.

Obrázek 3.3: Nabídka tlačítka aplikace na hlavním panelu

Klepnutím na jiné okno se právě toto okno stane aktivním. Proto je důležité, abyste si mezi okny udrželi přehled. Neotvírejte jich zbytečně víc, než právě potřebujete.

Pokud je to možné, pracujte vždy s maximalizovanými okny, ostatní okna vás pak nebudou rozptylovat a nedojde k nežádoucím omylům. Aplikace vám umožní uspořádat všechna okna dokumentů přehledně na plochu displeje, aniž byste museli tahat myší za jejich okraje a za záhlaví (zde předpokládáme, že tuto akci čtenář bezpečně ovládá). Není účelné použít pro uspořádání oken nástroje Windows, protože se dotknou všech oken všech spouštěných aplikací. Pro uspořádání oken na kartě Zobrazení → Okno stiskněte tlačítko Uspořádat vše. Otevře se dialogové okno Uspořádat okna: je jednoduché, jeho obrázek zde nehledejte. Dostanete na výběr, zda mají být okna uspořádána vedle sebe, vodorovně, svisle nebo na sebe.

V případě uspořádání oken Excelu dostanete ještě možnost srovnat pouze okna aktivního sešitu. Mezi otevřenými dokumenty lze ovšem přecházet i pomocí klávesových zkratek: zz K následujícímu oknu přejdete stiskem klávesové zkratky C trl+F6. zz K předchozímu oknu přejdete stiskem klávesové zkratky C trl+Shift+F6. Otevřené dokumenty aplikace jsou dostupné i při přepínání mezi okny stiskem klávesové zkratky Alt+Tab (držte trvale stisknutou klávesu Alt levým palcem a levým ukazovákem nebo prostředníkem stiskněte několikrát za sebou klávesu Tab).

Ve Windows 10 můžete pro přepínání mezi programy použít funkci Zobrazení úkolů: k tomu je třeba stisknout v pořadí třetí tlačítko na hlavním panelu – viz obrázek 3.4.

Jak pracovat s daty

49

Obrázek 3.4: Přepínání mezi okny příkazem Zobrazení úkolů (Windows 10)

Některé aplikace (Word, Excel, PowerPoint) vám umožní stejný dokument otevřít znovu, a to z karty Zobrazení → Okno stiskem tlačítka Nové okno. Je to velmi užitečné opatření, protože pak můžete jeden dokument upravovat současně na několika různých místech. Pracujete-li se dvěma monitory, můžete obě okna se stejným dokumentem rozmístit na dvou displejích. Okno si můžete také rozdělit příčkou. Na kartě Zobrazení → Okno stiskněte tlačítko Rozdělit. Vzápětí se zobrazí zhruba uprostřed okna příčka (v případě Excelu jsou možnosti ještě větší), kterou můžete volně posunovat myší nahoru a dolů. Jakmile stisknete levé tlačítko myši, příčka se ukotví podobně jako na obrázku 3.5. S každou částí okna lze nyní zacházet samostatně, protože má k dispozici vlastní posuvníky a lze nastavit vlastní měřítko zobrazení. Příčky se opět zbavíte, když ji odtáhnete mimo prostor okna, nebo když na ni poklepete.

V okně Excelu lze dělicí příčky ukotvit, pokud na kartě Zobrazení → Okno stisknete tlačítko Ukotvit příčky a z jeho nabídky zadáte některý z příkazů: Ukotvit příčky, Ukotvit první řádek, Ukotvit první sloupec. Je-li příčka některým způsobem ukotvena, najdete zde příkaz Uvolnit.

Obrázek 3.5: Rozdělení okna dokumentu příčkou

50

Office 2016

Podokna

Podokna jsou specializované objekty určené k průběžnému nastavení parametrů dat. Používají je všechny aplikace. Nemusíte je vyhledávat, obvykle se otevřou samy, když je potřeba. Zpravidla je aktivujete stiskem tlačítka Více na liště skupiny pásu karet, někdy i zadáním jiného příkazu. Podokna se zásadně otvírají jako ukotvená k pravému nebo levému okraji aplikačního okna. Typickým příkladem podokna je navigační podokno Wordu (viz obrázek 3.6 vlevo), které otevřete z karty Zobrazení → Zobrazit zaškrtnutím políčka Navigační podokno. Podokno nemusí být pevně ukotvené, můžete je uvolnit z jeho umístění tahem za záhlaví. Ukazatel myši potom nabude tvaru čtyřsměrné šipky (jako na obrázku 3.6 uprostřed). Tahem za některý z rohů můžete změnit velikost podokna i vzájemný poměr stran. Manipulaci s oknem usnadní nabídka, jež se otevře stiskem rozevíracího tlačítka, které je umístěno v záhlaví vedle zavíracího tlačítka (na obrázku 3.21 vpravo). Na ploše okna najdete příslušná nastavení týkající se dané funkce. Na podrobnější popis dojde až u příslušných témat.

Podokno můžete vytáhnout i na plochu mimo aktuální aplikační okno, dokonce i na druhý monitor.

Podokno opět ukotvíte u okraje okna, když poklepete na jeho záhlaví.

Podokno zavřete, když stisknete zavírací tlačítko v záhlaví podokna.

Obrázek 3.6: Ukázka podokna (Word)

Dialogová okna

Dialogová okna se využívají k nastavení parametrů programu nebo i vlastních dat (například formátu). Typickým oknem tohoto druhu, s nímž jsme se už seznámili, je dialogové okno pro možnosti nastavení (aplikace). Dialogové okno otevřete nejrůznějším způsobem: z místní nabídky, stiskem tlačítka Více, z nabídky tlačítka na pásu karet, mnohdy stačí stisk klávesové zkratky. O tom, že bude

Jak pracovat s daty

51

Toto je pouze náhled elektronické knihy. Zakoupení její plné verze je možné v elektronickém obchodě společnosti eReading.

Office Průvodce uživatele. Office Průvodce uživatele. Josef Pecinovský, Rudolf Pecinovský. Průvodce uživatele

Recommend Documents