Pořízení Přihlášek/Odhlášek k nemocenskému pojištění a hromadného sběru ze dne 14.7.2005 prosinec 2004
Strana 1
Pořízení Přihlášek/Odhlášek k nemocenskému pojištění ve WinFASu Tento návod slouží jak pro firmy, které mzdy zpracovávají ve WinFASU i pro ty, které je zpracovávají ve starém FASu a WinFAS používají pouze kvůli Přihláškám. Pod pojmem Přihláška jsou myšleny všechny varianty – přihláška, odhláška, změna, oprava a hromadný sběr. Logika vytváření a odesílání Přihlášek je obdobná jako u RELDP. Než začnete s pořizováním Přihlášek, tento návod si vytiskněte a ALESPOŇ 3x PŘEČTĚTE !!! Nejvíce dotazů uživatelů je z důvodu nepochopení logiky postupu vytváření Přihlášek. 1) Do 31.7.2005 jste povinni odeslat hromadný sběr – seznam pracovněprávních vztahů zaměstnanců (dále jen PPV), na které se vztahuje nemocenské pojištění a tyto PPV vznikly před 1.7.2005 a trvají i po tomto datu. Postup ve WinFASu (podrobně viz dále): – ke každému PPV vytvořit větu pro hromadné hlášení a označit ji jako „připravenou“, – všechny připravené věty odeslat přes Portál veřejné správy (PVS), – odeslat OSSZ „Doplnění podání“ (přijde v příloze mailu po předání PVS), – pokud nemáte možnost PVS, lze vytisknout sestavu s tímto hromadným sběrem, orazítkovat, podepsat a doručit OSSZ. 2) U PPV které vznikly po 30.6.2005 (1.7. a později) jste povinni odeslat přihlášku k nemocenskému pojištění, dále pak případné změny a opravy a po ukončení tohoto PPV i odhlášku. Postup ve WinFASu (podrobně viz dále): – k daným PPV vytvořit větu s touto Přihláškou … a označit ji jako „připravenou“, – všechny připravené věty odeslat přes Portál veřejné správy (PVS), – odeslat OSSZ „Doplnění podání“ (přijde v příloze mailu po předání PVS), – pokud nemáte možnost PVS, lze vytisknout formulář s touto Přihláškou, orazítkovat, podepsat a doručit OSSZ. A) Mzdy zpracováváte ve FASu, Winfas používáte pouze pro odesílání Přihlášek. Ve WinFASu máte připravena data, ze kterých jste vytvářeli RELDP. Musíte ale dopořídit nové zaměstnance a jejich PPV, kteří k Vám nastoupili po 1.lednu a zadat datum ukončení u ukončených PPV (aktualizovat podle skutečného stavu). – Popis, jak zkontrolovat zaměstnance a jejich pracovněprávní vztahy (PPV) je uveden dále. – Pokud budete potřebovat kvůli Příhláškám dopořídit nového zaměstnance, přečtěte si návod „Zápis zaměstnance a jeho PPV“ (lze stáhnout z www.winfas.cz v oddílu Download / Školící materiály). B) Mzdy zpracováváte ve WinFASu. Přihlášky budete pořizovat v ostré firmě roku 2005. Obecně – Jak spustit aplikaci ve WinFASu: Např. aplikace *7011 Zaměstnanci včetně PPV. a) Ve stromečku poklepejte (dvojklik) na složku Řízení lidských zdrojů a dále na složku Zaměstnanci a napravo poklepejte na aplikaci Zaměstnanci (včetně PPV). b) NEBO napište *7011 do údaje Kód (i s hvězdičkou) a odentrujte (či klepněte na tlačítko Spusť).
Strana 2
I.) JEN VELKÉ ORGANIZACE – KONTROLA FIREMNÍ VĚTY Pokud děláte ostré mzdy ve WinFASu, toto byste měli mít nastaveno (přejděte k bodu II.). 1) Spusťte aplikaci *3000 Klienti. Ve stromečku ji najdete pod složkou Klienti. 2) Klepněte na rozbalovátko Firmy, otevře se seznam možností. Klepněte na možnost Firemní věta.
3) Objeví se jeden klient (Vaše firemní věta). Klepněte na tlačítko Uprav. 4) Otevře se Základní identifikace firmy. Klepněte na tlačítko O firmě.
5) Otevřou se Firemní údaje klienta. Zaškrtněte údaj Velká organizace (pro OSSZ).
Strana 3
6) Klepněte na tlačítko OK, potom na okně Základní identifikace klienta klepněte na tlačítko OK. Potom aplikaci Klienti zavřete klepnutím na tlačítko Konec.
II.) KONTROLA ORGANIZAČNÍ JEDNOTKY ČSSZ Pokud spadáte pod jinou OSSZ (PSSZ) než Žďár nad Sázavou, je nutné nastavit v číselníku institucí příslušné číslo a název organizační jednotky ČSSZ – příslušnou OSSZ (PSSZ). V opačném případě přejděte k bodu III. 1) Spusťte aplikaci *8007 Instituce. Ve stromečku ji najdete pod složkou Obecné číselníky / Banky, fondy a úřady. 2) Klepněte na tlačítko Uprav. 3) Otevře se pořízení Nová instituce. Postavte se na řádek se sociální správou a změňte kód a název na OSSZ pod kterou spadáte. Kód Vám sdělí OSSZ, případně jej najdete na internetu na http://www.cssz.cz/nemocenske/prihlasky/soubory/ciselniky_pr.htm.
4) Pořízení uložte klepnutím na tlačítko OK. Potom aplikaci Instituce zavřete klepnutím na tlačítko Konec.
Strana 4
III.) KONTROLA ZAMĚSTNANCŮ A JEJICH PPV 1) Spusťte aplikaci *7011 Zaměstnanci včetně PPV. 2) V aplikaci jsou zobrazeni zaměstnanci s PPV platným k danému datu. Vždy zaškrtněte volbu Vše, aby se zobrazili také zaměstnanci s ukončeným poměrem. Vlevo je seznam zaměstnanců, které můžete procházet (např. myší). Vpravo dole je seznam pracovněprávních vztahů (PPV) u daného zaměstnance (na kterém stojí kurzor vlevo – omodřen). Je nutné zaměstnancům doplnit státní občanství. Díky nové verzi bude WinFAS vyžadovat vyplnění i některých dalších údajů (důchody) viz dále. 3) V seznamu vlevo se postavte na daného zaměstnance (omodřit) a myší klepněte na tlačítko Uprav.
Otevře se pořízení zaměstnance a jeho PPV (na obrázku níže je jen horní část). 4) Klepněte na tlačítko Klient vpravo nahoře.
Otevře se pořízení Základní identifikace zaměstnance, (na obrázku dále je jen horní část).
Strana 5
5) Zkontrolujte pořízené údaje a dopořiďte údaj Občanství. V případě českého občanství zadejte kód 203 a enter. V případě jiných států lze klepnutím na modrou složku vpravo od tohoto údaje otevřít KUK (výběr z číselníku). 6) Klepnutím na tlačítko OK Základní identifikaci zaměstnance uložíte a vrátíte se zpět do pořízení Zaměstnance a PPV . 7) Pokud se jedná o poživatele důchodu, musíte tento důchod zadat pod tlačítko Důchody, a jedná-li se o ČID, nebo ID, musíte také zadat snížení minimální mzdy (na záložce Pojištění a ostatní údaje). Toto zadání důchodu nemá vliv na hromadný sběr, ale WinFAS Vám nepovolí uložit zaměstnance, dokud všechny údaje týkající se důchodu nejsou správně nastaveny (vyskočí hláška s informací, co je zadáno špatně).
V prostřední třetině okna je seznam PPV u daného zaměstnance. Omodřený PPV je potom rozepsán v detailu v dolní třetině okna. 8) Pokud je vše správně, zaměstnance uložte klepnutím na tlačítko OK. Na případné chybějící údaje Vás WinFAS upozorní. 9) Je nutné projít všechny zaměstnance a provést u nich body 3) až 8). 10) Potom aplikaci Zaměstnanci zavřete tlačítkem Konec.
Strana 6
IV.) POŘIZOVÁNÍ PŘIHLÁŠEK Pod pojmem Přihláška jsou myšleny varianty: přihláška, odhláška, změna, oprava a hromadný sběr. U všech variant je stejná logika vytváření a odesílání. Nejprve vytvořte ke každému PPV hromadné hlášení, vše odešlete do 31.7.2005. Potom budete vytvářet případné další přihlášky, odhlášky, změny a opravy a odesílat ve Vašem termínu (do 8 dnů). 1) Spusťte aplikaci *7047 Přihlášky/Odhlášky k nemocenskému pojištění. Ve stromečku ji najdete v Řízení lidských zdrojů / Data zaměstnanců V této aplikaci jsou zobrazeny již vytvořené Přihlášky u jednotlivých pracovněprávních vztahů (PPV) zaměstnanců. Zde nejdříve jednotlivé Přihlášky jednu po druhé vytvoříte a uložíte (viz dále). Až budete mít všechny Přihlášky pořízené a zkontrolované, bude možné je odeslat přes Portál veřejné správy. a) V horní části aplikace je nastavení, které Přihlášky chcete zobrazit. Je nastaveno, že vidíte všechny dosud pořízené Přihlášky (nemusíte nic měnit). b) V levé aplikace části jsou osoby a jejich pracovněprávní vztahy PPV (pracovní poměry – většinou bude mít každá osoba jen jeden pracovní poměr), u kterých již máte pořízené Přihlášky. Je-li prázdné, nemáte u žádné osoby žádnou Přihlášku pořízenou. c) V pravé části aplikace jsou zobrazeny pořízené Přihlášky u daného pracovněprávního vztahu (PPV) dané osoby.
2) V aplikaci klepněte na tlačítko Vypočti. 3) Nastavte parametry pro vytvoření Přihlášky klepněte na tlačítko OK.
Strana 7
4) Nabídnou jen ty PPV, u kterých ještě daná Přihláška (např. hromadný sběr) není vytvořena. Zaškrtněte JEDEN pracovněprávní vztah, kterému chcete vytvářet Přihlášku a klepněte na OK.
Až se naučíte s aplikací pracovat, můžete případné další Přihlášky vytvářet naráz za více PPV (zaškrtněte více PPV, případně klepnutím na tlačítko Vyber+ zaškrtněte všechny PPV). Ze známých dat WinFAS předvyplní pořízení Přihlášky. Předvyplní se pouze povinné údaje, ty jsou odlišné pro jednotlivé typy Přihlášek a pro malé a velké organizace. Pokud jste však v parametrech v bodě 3) zaškrtli předvyplňování i nepovinných údajů (to by mělo význam jedině u změn a oprav), předvyplní se všechny známé údaje. 5) Vy musíte vypočtená data zkontrolovat a opravit. Pokud Přihlášku vyplníte chybně, je odpovědnost na Vás !!! Údaje odpovídají údajům na formuláři Přihláška k nemocenskému pojištění a pro jejich vyplňování platí Všeobecné zásady pro vyplňování tiskopisu vydané ČSSZ. Tyto zásady nejsou náplní tohoto popisu (lze je stáhnout z www.cssz.cz).
POPIS ÚDAJŮ V POŘÍZENÍ: Zelený údaj je aktuální (na kterém stojí kurzor), žluté údaje jsou povinné (po vyplnění zbělají), bílé nepovinné, šedé jsou zakázané. V průběhu pořizování se mění barva údajů podle jejich stavu. Prázdné bílé údaje tedy nemusíte vyplňovat, výjimkou je Adresa pobytu v ČR, je-li trvalý pobyt mimo ČR a Cizozemské pojištění (za podmínek uvedených ve Všeobecných zásadách ČSSZ). Pokud má být některý údaj prázdný, NESMÍTE do něj psát mezeru. Pouze pomocí Delete vymažte případné znaky v údaji a odentrujete. Strana 8
6) Pozor, Přihláška má ještě záložku Strana 2.
7) Pokud jste pro výpočet v bodě 4) vybrali více PPV, klepněte na záložku Seznam vlevo nahoře, klepněte na následující PPV a zkontrolujte podle bodů 5) a 6). Takto projdete všechny v Seznamu. 8) Tlačítkem OK pořízené Přihlášky uložte. (Tlačítkem Storno opustíte pořízení bez uložení změn – neuloží se). Uložené Přihlášky uvidíte v aplikaci. 9) Vraťte se do bodu 2) a v aplikaci pomocí tlačítka Vypočti pokračujte přidáváním Přihlášek k ostatním zaměstnancům. 10) Pokud budete chtít některou Přihlášku změnit, v aplikaci se postavte na příslušnou osobu a příslušnou Přihlášku a stiskněte tlačítko Uprav. Po úpravě opět tlačítkem OK uložte změny, případně tlačítkem Storno opusťte pořízení bez uložení změn. 11) Přihlášky, které máte pořízené a zkontrolované je nutné označit jako Připravené. Zaškrtnutím údaje Připravená souhlasíte se správností pořízených dat v Přihlášce. Všechny takto označené Přihlášky (připravené) se budou nabízet k odeslání pomocí Portálu veřejné správy (PVS), pokud již nebyly dříve odeslány. Přihlášky můžete označit už před uložením v bodě 8). Jinak u dané Přihlášky stiskněte Uprav, označíte ji dodatečně a uložíte tlačítkem OK. 12) Zobrazení sestavy pro hromadný sběr. Pokud budete Přihlášky odesílat pomocí PVS, nemá pro Vás význam, přejděte k bodu 13). V aplikaci (viz obrázek u bodu 1)) klepněte na tlačítko Sestava sběr. Podle toho, zda jste malá, či velká organizace, se otevře příslušná sestava. Tu vytiskněte, každý list orazítkujte, podepište a předejte OSSZ. 13) Zobrazení a vytištění formuláře přihlášky, odhlášky, změny a opravy. Pokud budete Přihlášky odesílat pomocí PVS, má pro Vás význam pouze jako kopie pro založení. Musíte mít na počítači nainstalovaný Adobe Reader 6.0 CE (lze stáhnout z www.cssz.cz). V aplikaci (viz obrázek u bodu 1)) se postavte na příslušnou osobu a příslušnou Přihlášku a stiskněte tlačítko Uprav. Po načtení Přihlášky do pořízení stisknete tlačítko Formulář. U hromadného sběru tisk formuláře není povolen.
Strana 9
V parametrech pro tisk Přihlášky pouze stiskněte tlačítko OK a počkejte na zobrazení formuláře.
Formulář vytiskněte na prázdný list A4. Po zavření formuláře budete dotázáni, zda smazat vytištěné PDF soubory. Jedná se o vytvořený formulář. Není nutné jej nechávat uložený, pouze zabírá místo na disku a lze jej vytvořit kdykoliv znovu. Klepněte na tlačítko Ano.
Strana 10
V.) VLASTNÍ ODESLÁNÍ PŘES PORTÁL VEŘEJNÉ SPRÁVY (PVS). 1) Odesílání Přihlášek je obdobné jako odesílání RELDP. Proto použijte návod „Odeslání Evidenčních listů (RELDP)“ s tím, že místo RELDP budete odesílat Přihlášky, místo aplikace *7046 spustíte aplikaci *7047. Pokud návod nemáte, lze jej stáhnout z www.winfas.cz , najdete jej v oddílu Download / Dokumentace. 2) Pro odesílání Přihlášek přes PVS musíte OSSZ zaslat vyplněné „Oznámení o pověření k zajištění všech úkonů souvisejících s přihlašováním a odhlašováním organizací, malých organizací a jejich zaměstnanců, hlášením změn a dalších úkonů“, ve kterém Vás organizace pověří k odesílání. Formulář lze stáhnout z www.cssz.cz. 3) Na dalším postupu je nejlépe se domluvit přímo s OSSZ. Jakmile OSSZ zpracuje „Oznámení“ (většinou Vám oznámí mailem), je nutné se na PVS zaregistrovat ke službě „Nemocenské pojištění“ (nyní již máte zaregistrovanou službu „Důchodové pojištění – RELDP“). 4) Pokud již máte podpisový klíč ČSSZ (pro odesílání RELDP), tento klíč se použije i pro odesílání Přihlášek. V opačném případě žádejte OSSZ o vydání podpisového klíče. 5) Dále postupujte podle návodu „Odeslání Evidenčních listů (RELDP)“. !!! Vše ale provádějte v aplikaci *7047 Přihlášky/Odhlášky k nemocenskému pojištění !!!
Strana 11
VI.) VAŠE POZNÁMKY
Strana 12
