Odbor kancelář tajemníka

Odbor kancelář tajemníka  vedoucí odboru zastupuje tajemníka v oblasti řízení úřadu,  ve spolupráci s tajemníkem zabezpečuje komplexní agendu v oblastech pracovních vztahů zaměstnanců města, personalistiky, modernizace a řízení výkonu a kvality veřejné správy,  koordinuje a zajišťuje vyhlašování výběrových řízení včetně organizačně-technického zabezpečení v souladu se zákonem o úřednících,  komplexně zajišťuje oblast vzdělávání úředníků a dalších zaměstnanců – vstupní a průběžné vzdělávání, zvláštní odbornou způsobilost a vzdělávání vedoucích pracovníků,  plánuje a organizačně zabezpečuje odborná prezenční školení v prostorách úřadu,  zajišťuje agendu plánů vzdělávání a administraci vzdělávacího programu,  komplexně zpracovává podklady a provádí výpočet platů zaměstnanců,  zajišťuje a realizuje sociální programy pro zaměstnance úřadu a uvolněné členy zastupitelstva,  zajišťuje dohody o stážích studentů,  vede evidenci podle zákona o střetu zájmů,  vede centrální evidenci veřejnoprávních smluv v souladu se zákonem o obcích,  vede centrální evidenci právních předpisů a nařízení vydaných městem Mohelnice v souladu se zákonem o obcích,  vykonává agendu odměňování uvolněných a neuvolněných zastupitelů,  vykonává agendu odměňování členů komisí a výborů, kteří nejsou členy zastupitelstva,  vykonává agendu spisové a skartační služby dle zákona o archivnictví pro MěÚ,  organizuje akce pod záštitou starosty a místostarosty města,  zabezpečuje volby a referenda po organizačně technické stránce,  zajišťuje zveřejňování informací za město Mohelnice dle zákona o obcích a dalších právních ustanovení,  administruje a zodpovídá za aktuálnost webových stránek města ve spolupráci s vedoucími odborů a informatiky,  zabezpečuje ochranu budov MěÚ prostřednictvím elektronického bezpečnostního systému,  zajišťuje stravování zaměstnanců a vede o tom příslušné evidence,  kontroluje evidenci a hospodaření s majetkem ve správě úřadu,  kontroluje hospodárné využívání vozidel a zajišťuje obnovu vozového parku,  vykonává agendu spojenou se zajišťováním vypravení pohřbů u osob bez pozůstalých,  zajišťuje nahlížení do Sbírky zákonů pro veřejnost,  spolupracuje s ostatními orgány veřejné správy,  spolupracuje při sčítání lidí, domů a bytů,  zajišťuje výběrová řízení na dodávky a služby v rámci odboru.

Odbor kancelář tajemníka – sekretariát  zabezpečuje technickou a organizační stránku průběhu zasedání zastupitelstva a schůzí rady města, zpracovává zápisy z těchto jednání, zajišťuje jejich distribuci, archivaci a zveřejnění na webových stránkách města,  zajišťuje kompletaci materiálů pro zasedání zastupitelstva a rady města ve spolupráci s předkladateli včetně rozeslání materiálů členům zastupitelstva a rady města v souladu s jednacími řády,  připravuje návrh programu pro jednání zastupitelstva a rady města ve spolupráci se starostou, místostarostou a tajemníkem,  zajišťuje evidenci plnění úkolů zastupitelstva a rady města, koordinuje plnění těchto úkolů a předkládá je příslušným orgánům na vědomí,  přijímá a eviduje návrhy, dotazy, připomínky a podněty členů zastupitelstva a po organizační stránce zajišťuje jejich řešení,  vede evidenci změn v personálním obsazení orgánů města, podílí se na přípravě podkladů pro schválení těchto změn, a dále na přípravě podkladů pro ustavení uvedených orgánů, a pro odměňování jejich členů,  vede evidenci docházky na jednání zastupitelstva,  vede evidenci písemností určených zastupitelstvu a radě města,  vyřizuje korespondenci starosty a místostarosty, vede její evidenci,  sjednává, organizuje a zabezpečuje jednání starosty a místostarosty,  zajišťuje spisovou a skartační službu pro odbor kancelář tajemníka, pro tajemníka, starostu a místostarostu v souladu se Spisovým a skartačním řádem MěÚ Mohelnice,  vede centrální evidenci smluv včetně archivace,  přijímá a eviduje oznámení o shromažďování občanů dle zákona o právu shromažďovacím,  vede centrální evidenci žádostí o informace dle zákona o svobodném přístupu k informacím, sleduje jejich správné a včasné vyřizování ve spolupráci s odbory MěÚ a zpracovává výroční zprávu dle tohoto zákona,  vede evidenci a zodpovídá za klíče od všech prostor úřadu přidělených jednotlivým zaměstnancům,  vede evidenci razítek přidělených zaměstnancům,  podílí se na organizaci a průběhu voleb či referenda,  zajišťuje informování občanů pomocí SMS zpráv a vede evidenci s touto agendou spojenou,  eviduje a vyhodnocuje telefonní hovory zaměstnanců MěÚ,  archivuje Mohelnický zpravodaj – městské periodikum.

Odbor kancelář tajemníka – podatelna  zajišťuje chod podatelny včetně základní informační služby,  komplexně zajišťuje příjem listinné korespondence, její rozdělení, odeslání poštou, případné přímé doručení včetně evidence a převodu do elektronické podoby,

 v souladu s příslušným zákonem přijímá a odesílá datové zprávy doručené prostřednictvím datové schránky města a předává je příslušným odborům,  koordinuje spisovou službu jednotlivým odborům,  zajišťuje obsluhu pracoviště CzechPOINT včetně evidence,  zajišťuje zveřejňování informací na úřední a elektronické úřední desce,  aktualizuje informační nástěnky v budovách úřadu,  aktualizuje ve spolupráci s odbory a sekretariátem webové stránky města,  zajišťuje agendu ztrát a nálezů v souladu s vnitřním předpisem,  zajišťuje provoz autoparku města včetně jeho údržby a oprav,  vede evidenci čipů pro služební vozy,  zodpovídá za řádný technický stav a optimální využití služebních vozidel,  zajišťuje materiální a technické zásobování úřadu včetně výdeje materiálu ze skladu MěÚ a vedení evidence dle jednotlivých odborů,  zabezpečuje kontrolu provádění úklidu budov městského úřadu včetně dodávky materiálu a organizace,  zajišťuje drobné opravy a údržbu budov včetně evidence,  spolupracuje při zajištění funkčnosti bezpečnostního systému budov.

Odbor kancelář tajemníka - úsek krizového řízení  plní úkoly na úseku krizového řízení, na úseku integrovaného záchranného systému: komplexně zajišťuje úkoly související s brannou pohotovostí státu, válečným stavem a jinými mimořádnými situacemi z titulu obecního úřadu obce s rozšířenou působností – MÚ Mohelnice a města Mohelnice, plní úkoly v rámci bezpečnostní rady města a krizového štábu města, zákon č. 239/2000 Sb., ve znění pozdějších předpisů, zákon č.240/2000 Sb., ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 241/2000 Sb., ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 222/1999 Sb., ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 110/1998 Sb., zákon č. 585/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 254/2001 Sb., ve znění pozdějších předpisů, vyhláška č. 328/2001 Sb., nařízení vlády č. 462/2000 Sb. a vyhláška č. 498/2000 Sb.,  zodpovídá za funkčnost jednotky dobrovolných hasičů města Mohelnice,  vede evidenci majetku přiděleného k užívání jednotce dobrovolných hasičů,  plní úkoly ve vztahu k organizační jednotce dobrovolných hasičů, připravuje podklady pro jednání orgánů města týkající se této organizační jednotky  plní úkoly na úseku požární ochrany zákon č. 133/1985 Sb., o požární ochraně v platném znění,  plní úkoly dle zákona č. 412/2005 Sb. o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti,  plní úkoly vyplývající z funkce bezpečnostního ředitele,  spolupracuje s Policií ČR při zásahu v souladu se zákonem č. 273/2008 Sb., o Policii České republiky ve znění pozdějších předpisů,  koordinuje agendu BOZP + PO městského úřadu včetně zajištění lékařských prohlídek a školení v dané oblasti,

 zabezpečuje zajištění všech revizí elektro, plynu a dalších zařízení, u nichž to vyžadují obecně závazné právní předpisy,  plní úkoly ve vztahu ke kamerovému systému města,  zajišťuje správu používání služebních mobilních telefonů městského úřadu a vede jejich evidenci,  podílí se na přípravě výběrového řízení na poskytovatele datových a hlasových služeb,  zajišťuje správu a inventarizaci majetku městského úřadu v souladu se zákony,  plní roli tajemníka osadních výborů včetně koordinace s ostatními odbory při plnění požadavků osadních výborů, potvrzuje objednávky výborů a spravuje webové stránky výborů,  spravuje Diskuzní fórum města Mohelnice a informuje příslušné vedoucí odboru o dotazech na jejich působnost.

Oddělení informačních technologií  zpracovává podklady pro přípravu rozpočtu v oblasti IT,  odpovídá za věcnou správnost čerpání finančních prostředků na IT,  zajišťuje technické zázemí pro práci zaměstnanců úřadu,  zajišťuje zavádění, rozvoj a údržbu schválených informačních systémů po stránce odborné, metodické, technické a materiální, zajišťuje potřebnou a vhodnou výpočetní techniku a programové vybavení,  zajišťuje a vede přehled o zavedeném a užívaném programovém vybavení, zajišťuje oprávněnost jeho užívání, sleduje jeho kvalitu, stav a využívání,  zodpovídá za zálohovací systém,  zajišťuje opravy IT techniky, výměnu spotřebního materiálu, výměny a instalace PC, tiskáren, scannerů a kopírek a evidenci veškerého hardware  technicky zabezpečuje chod telefonní ústředny, vede evidenci výpisů telefonních hovorů,  doporučuje komunikační rozhraní u ostatních organizací, které s nimi spolupracují,  zajišťuje provoz výpočetní techniky a budování informačních systémů na úřadu  v rozsahu své působnosti zpracovává návrhy vnitřních normativních instrukcí a ve spolupráci s příslušnými odbory zabezpečuje úkoly spojené s ochranou údajů a bezpečností počítačových sítí,  zpracovává koncepci a dokumentaci programů,  zajišťuje dodržování zákonů, norem a standardů souvisejících s provozem IS a ochranou dat a osobních údajů,  navrhuje tajemníkovi interní a externí školení uživatelů,  provádí výběrové řízení na HW a SW a dodavatelské služby v oblasti IT,  spravuje veškerý SW pro samosprávu a státní správu,  provádí speciální údržbu aplikací jednotlivých odborů,  zajišťuje upgrade aplikačních vybavení,  koordinuje výměny dat s dalšími organizacemi,  zajišťuje řešení problémů, úpravy a nastavení základních aplikací v rámci kancelářského balíku,

 zajišťuje rozšiřování a správu počítačové sítě úřadu,  spravuje doménový server, poštovní server a další síťová zařízení,  zajišťuje správu multifunkčních kopírovacích strojů,  zajišťuje od katastrálního úřadu dodávku datových souborů KN pro všechna katastrální území v působnosti města, včetně aktualizace těchto dat,  sleduje technický vývoj výpočetní a související techniky a vývoj v oblasti programového vybavení, vyhodnocuje optimální produkty pro řešení potřeb města a jeho orgánů,  plní další úkoly stanovené starostou a tajemníkem v oblasti IT.