K1297.qxd
16.8.2006
15:01
StrÆnka 3
Obsah
Obsah Úvodem Komu je kniha určena Co v knize najdete KAPITOLA
Význam počítačových sítí v kancelářské praxi Základ pracoviště – lokální počítačová síť Informace o stavu připojení k místní síti
Sdílení jednoho počítače několika uživateli Uživatelské účty Vytvoření uživatelského účtu Úprava vlastností účtů Rychlé přepínání uživatelů Informace o uživateli
15 16 16 17
18 19 20 20 23 24
2
Soubory, složky a jejich sdílení Co jsou složky a co soubory? Dostupnost souborů a složek Jak sdílet složky v počítačové síti Vytvoření skupiny Vytvoření sdílené složky Dědění práv Připojení ke sdílené složce v jiném počítači
Implicitní přípony názvů souborů různých aplikací Specifické složky jednotlivých aplikací Složka Dokumenty
Hledání Hledáme soubory a složky Zástupné znaky Souborový manažer Total Commander KAPITOLA
12 12
1
Windows a práce v síti
KAPITOLA
11
25 26 27 27 27 29 32 34
35 37 38
39 40 41 42
3
Internet v kancelářské praxi Internet přispěje k zefektivnění kancelářské práce Úřad s lidskou tváří díky Internetu Stránky státní správy Stránky užitečné pro všední kancelářskou praxi
45 46 46 48 51
3
K1297.qxd
16.8.2006
15:01
StrÆnka 4
Obsah
Principy vyhledávání informací
55 56 58 60
Internet přináší i vážná nebezpečí
67
Viry napadají lidi i počítače Riziko nákazy je zapotřebí snížit Jak se před viry aktivně chránit Antivirové programy Kde najdete informace o virech a boji proti nim? AVG 7.1 – příklad antivirového programu Spyware a Adware Nevyžádané a poplašné zprávy Jak se hoaxu a spamu bránit? KAPITOLA
67 68 68 69 70 71 77 78 79
4
Organizace práce a úkolů
81
Prostředí aplikace Microsoft Outlook Práce se složkami
82 82
Složka Pošta – prostředí pro práci s poštou Složka Kalendář – pro plánování schůzek Složka Kontakty – praktický adresář Složka Úkoly – snadné plánování pracovních úkolů Složka Poznámky – elektronický zápisník Složka Deník – operativní záznamy o různých činnostech Seznam složek Zástupci
Posílání zásilek elektronickou poštou Příprava a odeslání nejjednodušší poštovní zásilky Píšeme formátovaný dopis Využití Adresáře urychlí práci Tipy pro snazší práci Vyhněte se chybám v korespondenci Vložení podpisu Parametry pro odeslání zásilky Uložení rozpracované zásilky jako konceptu
Příjem a zpracování poštovních zásilek Složka Doručená pošta Příchozí pošta Prohlížení obsahu zásilky
Přílohy zásilek Vytváření příloh ve formě připojených souborů Úspora místa kompresí do archivních souborů Zpracování příloh z došlých zásilek
Různé vlastnosti a další zpracování zásilek Využití příznaků
4
55
Hledání pojmu na načtené stránce Hledání vyhledávacími prostředky stránky Vyhledávací nástroj Windows Vyhledávací portály
82 84 85 85 86 88 88 88
88 88 89 91 92 93 95 96 97
97 97 98 99
101 101 103 104
106 106
K1297.qxd
16.8.2006
15:01
StrÆnka 5
Obsah
Důležitost zásilky Další možnosti pro odesílání zásilek Odpověď na zásilku Postoupení zásilky
107 108 109 110
Třídění zásilek do vlastních složek
110
Založení nové složky Kopírování a přesun zásilek do složek
110 111
Automatické třídění příchozí pošty
112
Vytvoření nového pravidla Pořadí pravidel Úpravy pravidel
Jak se vyhnout nevyžádané poště Protispamový filtr Seznamy důvěryhodných a nedůvěryhodných adres Zablokování určité adresy Další rady, jak potlačit nevyžádanou korespondenci a její důsledky
Vytváření a organizace kontaktů Složka Kontakty Ruční zápis nového kontaktu Vytvoření kontaktu z přijaté zprávy elektronické pošty Vytvoření kontaktu podle dat zaměstnance stejné společnosti Vlastní složky kontaktů Distribuční seznam Propojení kontaktů a činností Propojení kontaktu se souborem Zobrazení položek souvisejících s určitým kontaktem
Kalendář pro plánování událostí a schůzek Okno kalendáře Naplánování jednoduché události Události, které se mají opakovat Události celodenního charakteru Plánování schůzek
Plánování úkolů Specifikace nového úkolu Úkol byl splněn Předání úkolu jinému řešiteli Nepřidělená kopie úkolu Úkoly s pravidelným opakováním KAPITOLA
112 113 113
114 114 116 117 118
120 120 120 122 122 123 123 124 125 125
126 126 126 128 129 129
132 133 134 134 135 136
5
Dokumenty v kancelářské praxi Textový procesor Word Základní pojmy Okno programu, dokumenty a soubory Poznámky k ovládání (nejen) Wordu Posun dokumentu v pracovním okně Od jednotlivé cihly k celé stavbě
137 138 138 138 139 140 140
5
K1297.qxd
15.8.2006
13:35
StrÆnka 6
Obsah
Styly představují významné urychlení práce Jak používat styl Nový styl snadno a rychle Využití stylu Komplexní dialog pro práci se styly Styly znaků Klávesové zkratky stylů
Šablony dokumentů pro efektivní práci Spoustu šablon máte předem připravených Změna šablony existujícího dokumentu Zkuste si šablony vytvořit sami Umístění a sdílení šablon Kopírování stylů mezi šablonami
Vícejazyčné dokumenty a kontrola pravopisu Volba jazyka Překlad cizích slov Tezaurus je slovník synonym Dělení slov Kontrola pravopisu
Vyjádřete se ke konceptu dokumentu Revize textu dokumentu Komentáře k textu
Jednoduché tabulky v textu Vložení tabulky do textu dokumentu Úpravy objektu s tabulkou Zápis do buněk tabulky Úpravy sloupců a řádků Rozdělení buněk nebo celé tabulky
Dokumenty ve spojení s elektronickou poštou Hromadná korespondence Prosté odeslání dokumentu elektronickou poštou Faxování
Grafika v dokumentech Vkládání obrázků Vkládání klipartu Vkládání obrázků ze skeneru nebo fotoaparátu Vytvoření vlastní nové kresby v dokumentu Automatické tvary Galerie grafických textových objektů Organizační diagram Grafické znázornění dat
Tisk dokumentů Volba a nastavení tiskárny Zobrazení náhledu Vlastní tisk (na papír) Tisk do souboru Je toho mnohem víc
6
145 145 145 146 146 149 150
150 150 151 153 153 154
155 155 156 157 157 158
160 160 161
162 163 165 166 166 166
167 167 170 171
172 172 172 172 174 174 175 175 177
178 178 179 180 181 182
K1297.qxd
15.8.2006
13:35
StrÆnka 7
Obsah
KAPITOLA
6
Tabulky, grafy a formuláře
183
Microsoft Excel Tabulky snadno a rychle Styly, šablony a grafika
184 184 185
Formát buněk Styly buněk Přenos stylů mezi sešity Šablony sešitů Tabulky a grafika
186 187 188 188 189
Vzorce Vzorec a jeho struktura Vložení funkce – jednoduchý postup Odkazy relativní a absolutní Více o funkcích Podmíněné větvení výpočtu ve vzorci Odkazy mezi vzorci v jiných listech a sešitech Hypertextové odkazy na Internet
Rekalkulace při změnách obsahu buněk Kopírování dat z Excelu do Wordu a naopak Kopírování tabulek do dokumentu Vložení grafu Kopírování tabulky z Wordu do Excelu
Obecný import dat Import z textového formátu Rozdělení textu do sloupců Import dat z jiného programu přes schránku
Grafické znázornění dat Tabulka jako zdroj dat Filtrace dat Filtrace pro náročnější
Přehledy Kontingenční tabulky Pro lepší orientaci v tabulkách Komentáře Pojmenování buňky nebo oblasti buněk Vyhledávání na listu a třídění buněk
Formuláře Formuláře pro zadávání dat Ovládací prvky ve formuláři Společná nastavení Vložení ovládacího prvku z panelu nástrojů Formuláře Ovládací prvky ActiveX
Vytvoření formuláře Hledání řešení
189 189 190 191 192 193 194 195
197 198 198 199 199
200 200 200 201
202 205 205 207
209 210 214 214 215 215
216 216 217 217 218 225
226 226
7
K1297.qxd
15.8.2006
13:35
StrÆnka 8
Obsah
Seznamy Výhody použití seznamů Vytvoření seznamu Úpravy seznamu
Slučování dat Slučování dat pomocí prostorových odkazů do vzorců Sloučení podle umístění nebo podle kategorie
Vytváření formulářů komerčního typu Orámování buněk Pozadí buněk Skrytí čar mřížky a záhlaví Uzamčení buněk proti přepisu Kontrola přípustnosti zadaných dat Formát zobrazení v závislosti na hodnotě buňky
Sešity s tabulkamiv týmové práci Nastavení sdílení sešitu Zobrazení historie změn Přijmutí nebo zamítnutí změn
Specifika tisku tabulek Nastavení tiskárny Nastavení parametrů stránky Vytvoření záhlaví a zápatí stránky Zalomení stránek pro tisk na papír Oblast tisku Náhled před tiskem Tisk KAPITOLA
228 229 230
231 231 231
234 234 234 235 235 236 238
239 239 240 241
242 242 242 242 242 243 244 244
7
Dokumenty ve formátu PDF Prohlížení souborů ve formátu PDF Prohlížeč Adobe Reader
Úpravy souborů ve formátu PDF
245 246 246
247
Úpravy textu na stránce dokumentu PDF Úpravy na úrovni celých stránek Tisk dokumentů ve formátu PDF
248 250 255
Převod dokumentů do formátu PDF
255
Volně dostupné nástroje Print2PDF a jiné Převod v OpenOffice.org
Převod z PDF do Wordu a jiných programů KAPITOLA
255 255 257
257
8
Propojení dokumentů z různých aplikací Možnosti spojení různých dokumentů Vložení dokumentu do jiného dokumentu
8
228
259 260 260
K1297.qxd
15.8.2006
13:35
StrÆnka 9
Obsah
Hlavní dokument a vnořené dokumenty Princip práce Vytvoření hlavního dokumentu a dokumentů vnořených
Různé možnosti vkládání přes schránku Objekty spravované vztahem klient/server Propojení objektu s výchozím souborem Obecný postup vložení objektu a propojeného objektu Vložené a propojené objekty Jak lze vložený nebo propojený objekt upravit
Publikování na Internetu KAPITOLA
260 260 261
263 264 265 265 265 267
267
9
Firemní prezentace Jak vytvořit prezentaci Vytvoření prezentace pomocí průvodce Vytvoření prezentace na základě šablony obsahu Vytvoření prezentace ze šablony návrhu Prázdná prezentace
Zobrazení při návrhu prezentace Normální zobrazení Řazení snímků
Zkušební promítání prezentace Ukládání a načítání Textový obsah snímků
271 272 272 273 275 276
276 277 278
279 280 280
Texty musí být stručné a výstižné Psaní textu v osnově Nastavení písma Vlastnosti odstavců
281 281 283 283
Grafické prvky v prezentaci
284
Vložení tabulky Grafy Vkládání obrázků a jiných grafických prvků Záhlaví a zápatí
Úpravy snímků Rozmístění jednotlivých částí snímku Panel nástrojů Kreslení Důležité je správné sladění barev Pozadí snímků Úpravy snímků pomocí předlohy Šablony a předlohy
Efekty při střídání snímků a animace Přechod snímků Animace snímků Animace zobrazení textu či grafu
Předvádění prezentace divákům
284 286 290 292
292 293 293 294 295 295 296
297 297 297 298
300
9
K1297.qxd
15.8.2006
13:35
StrÆnka 10
Obsah
KAPITOLA
10
I počítač potřebuje údržbu Aktualizace Windows Čištění Plochy od nepoužívaných ikon Odebírání nepotřebných programů Čištění disku Defragmentace disku KAPITOLA
304 305 306 307 308
11
Ochrana zdraví při práci s počítačem Zamysleme se, kam počítač umístit Základem dobré pohody jsou správná židle a vhodný stůl Židle Stůl Umístění monitoru Důležitost správného osvětlení Další faktory
Oči by neměly u počítače trpět Dopřejte očím odpočinek Udržujte monitor v čistotě
Rady na závěr
Rejstřík
10
303
311 312 313 313 314 314 315 315
315 315 316
316
317
