Město Broumov Třída Masarykova 239, 550 14 Broumov
Směrnice Rady města č. 3/2011
O zásadách činnosti a řízení organizační složky Kultura a infocentrum
Účinnost od: 1. 1. 2012
1. Úvod Tato organizační směrnice upravuje zásady činnosti a řízení organizační složky Kultura a infocentrum, organizační složky Města Broumova (dále jen „org. složka“), dělbu pravomocí mezi jejími pracovníky, jejich vzájemné vztahy a vztahy Org. složky k Městu Broumovu (dále jen „město“), jeho orgánům a organizacím a organizačním složkám, jejichž je Město zřizovatelem.
2. Organizační složka Kultura a infocentrum A. Org. složka se interně člení na Oddělení kultury a Informační centrum Broumovska (dále jen „infocentrum“). B. V čele org. složky stojí vedoucí, kterého do funkce jmenuje Rada města Broumova. Bližší podmínky pro výkon jeho funkce jsou uvedeny v pracovní náplni. Úkoly statutárního orgánu a vedoucího zaměstnance pro vedoucího organizační složky plní nadřízený org. složky, kterým je starosta nebo místostarosta (dále jen „nadřízený org. složky“) v souladu s platným organizačním řádem. C. Vedoucí org. složky stanovuje v rozsahu působnosti org. složky konkrétní úkoly a opatření k jejich zajištění, rozsah práv, povinností a odpovědností podřízených zaměstnanců v písemných pracovních náplních, zajišťuje spolupráci s ostatními org. složkami, organizacemi a odbory MěÚ Broumov včetně předávání informací, zajišťuje odborné vedení, hospodárnost při vynakládání finančních prostředků a při hospodaření s materiálně – technickými prostředky, určuje dobu čerpání dovolené a poskytuje pracovní volno zaměstnancům org. složky, navrhuje nadřízenému org. složky zvýšení nebo snížení platu zaměstnanců org. složky, vzdělávání těchto zaměstnanců, upravuje jejich pracovní náplně a určuje osobu zastupující vedoucího org. složky při jeho nepřítomnosti. D. Vedoucí org. složky dále provádí kontrolu plnění úkolů zaměstnanců v rámci org. složky, hodnotí jejich činnost a navrhuje nadřízenému org. složky opatření ke zlepšení jejich práce. Kontroluje dodržování předpisů o bezpečnosti a ochraně zdraví při práci a požární ochraně v jím řízené org. složce, dodržování vnitřních předpisů org. složky a města, odpovídá za organizaci práce a činnost složky ve svěřených úsecích a za včasné a úplné předložení podkladů pro sestavení rozpočtu za oblast své působnosti, dohlíží na jeho plnění, v případě potřeby předkládá finančnímu odboru návrhy na změnu rozpočtu. E. Vedoucí org. složky je oprávněn jménem města sjednávat a podepisovat (po předchozím informování nadřízeného org. složky) komisionářské smlouvy o prodeji zboží, o prodeji vstupenek v předprodeji, smlouvy o pronájmu reklamní plochy a umístění internetové prezentace na webových stránkách org. složky, v souladu s příslušnou směrnicí Rady města Broumova a dle platných ceníků, rovněž smlouvy o výpůjčkách a smlouvy nájemní, týkající se movitého a nemovitého majetku, pokud zájemci o pronájem nežádají o slevu na nájemném nebo o úlevu z placení nájemného. Vedoucí org. složky má právo žádat pomoc a spolupráci příslušných odborů MěÚ Broumov při plnění úkolů, vyjadřovat se k záležitostem, které se dotýkají působnosti 1
org. složky, vysílat podřízené zaměstnance na služební cesty, školicí a vzdělávací semináře aj. F. Vedoucí org. složky připravuje v průběhu roku rozpočet na další kalendářní rok a sestavené požadavky předá vedoucímu finančního odboru na MěÚ Broumov vždy do konce měsíce října roku předcházejícího. Rozpočet vedoucí org. složky sestavuje v návaznosti na plánované aktivity, nákupy (materiálu, zboží, služeb aj.), čerpání mzdových a režijních výdajů pro středisko 2143 (Infocentrum), v návaznosti na plánované režijní náklady pro střediska 116 (Radnice), 705 (Divadlo) a 706 (KD Střelnice) a v návaznosti na plánované čerpání mzdových výdajů pro středisko 3392 (Kultura). Pracovník Oddělení kultury je povinen ve spolupráci s vedoucím org. složky vytvořit rozpočtový plán dle plánovaných kulturních, společenských, sportovních a podobných aktivit města a jeho org. složek na další kalendářní období za středisko 3392 (Kultura) a tento plán ve finální podobě předat vedoucímu org. složky do konce měsíce září roku předcházejícího. G. Při sestavování rozpočtu je třeba brát zřetel na skutečnost čerpání finančních prostředků v předchozím období a na hospodárnost vynaložených finančních prostředků. H. Vedoucí pracovník org. složky je povinen dle bodu č. 4 písm. e) pokynu starostky č. 2/2005 (Vnitřní předpis k zajištění řídící kontroly) a v souladu se zákonem č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, vykonávat průběžnou a následnou kontrolu min. 1x za kalendářní čtvrtletí. I. Zastupováním vedoucího org. složky je pověřen pracovník Oddělení kultury. Pokud i tento nemůže zastupující funkci vykonávat, deleguje práva a povinnosti vedoucí org. složky na jiného pracovníka této org. složky. J. V průběhu kalendářního roku, zejména však v průběhu hlavní turistické sezony (cca v období červen – září) je vedoucí org. složky oprávněn přijmout sezonní/ho brigádníka/y na dohodu o provedení práce, popř. na dohodu o pracovní činnosti, jako dočasnou pracovní výpomoc v org. složce. K. Na pracovišti org. složky jsou evidovány dvě pokladny, které odděleně sledují příjmy: 1. z prodeje zboží nakoupeného za účelem z poskytovaných služeb v kanceláři infocentra,
dalšího
prodeje
a
příjmy
2. z prodeje a předprodeje vstupenek a vyúčtování pronájmů movitého a nemovitého majetku v kanceláři Oddělení kultury. L. Na základě písemného podkladu finančního odboru MěÚ Broumov je pravidelně 1x ročně (v období cca do 15. října daného roku) prováděna inventarizace majetku org. složky. Jedná se o kontrolu dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku v těchto střediscích: 2143 Infocentrum, 116 Radnice, 705 Divadlo, 706 Střelnice. Inventury se účastní 2 pracovníci org. složky a 1 pracovník MěÚ Broumov pověřený k výkonu kontroly finančním odborem MěÚ Broumov. 2
3. Povinnosti společné zaměstnancům zařazeným do org. složky A. Klíče od komplexu budov se sídlem na Mírovém náměstí č. p. 104 a č. p. 105 má k dispozici vedoucí org. složky a jím určené další osoby – klíče jsou vydány oproti podpisu do předávacího protokolu a nelze je poskytovat třetím osobám. B. Pokud se některý ze zaměstnanců, podílející se na organizaci, přípravě, technickém zajištění či průběhu akce pořádané v tomto komplexu, není schopen zúčastnit akce tak, jak bylo plánováno (požární hlídka, šatna, pokladna, technika, hosteska, uvaděčka, atd..), nahlásí bezprostředně tuto skutečnost vedoucí org. složky nebo jeho zástupci. C. Měsíční, vlastnoručně podepsané, výkazy práce se odevzdávají nejpozději 1. pracovní den následujícího měsíce v kanceláři org. složky. Ty pak dále směřují k rukám mzdové účetní na MěÚ Broumov k dalšímu zapracování, nejpozději však do 3. pracovního dne následujícího měsíce. D. Vedoucí pracovník org. složky je povinen s každým pracovníkem manipulujícím s finanční hotovostí uzavřít dohodu o hmotné odpovědnosti za hodnoty svěřené k vyúčtování. E. Každý pracovník org. složky, kterému je svěřena manipulace s finanční hotovostí a zároveň má uzavřenou dohodu o hmotné odpovědnosti, odpovídá za zajištění bezpečnosti při manipulaci s hotovostí, jejich úschově a přesunech uvnitř organizace i mimo ni.
4. Informační centrum Broumovska A. Prodej zboží org. složky Městská knihovna 1. V kanceláři infocentra probíhá prodej zboží zakoupeného od subdodavatelů a určeného k dalšímu prodeji a prodej zboží v komisi od třetích osob. V době nepřítomnosti pracovníka/ů infocentra tuto činnost zajišťuje zastupující pracovník z Oddělení kultury. 2. Skladová evidence – Každé zboží nakoupené za účelem dalšího prodeje má v pokladním softwarovém programu MoneyS3 svůj unikátní kód (PLU), pod kterým je evidován veškerý pohyb spojený s příjmem i výdejem zboží ze skladu. Každý druh zboží má svoji skladovou kartu, z níž jsou patrné veškeré nákupy a pohyby tohoto druhu zboží. Skladová příjemka eviduje každý nákup zboží určeného na infocentru k dalšímu prodeji. Jsou v ní zaneseny informace ohledně druhu, množství, nákupní ceny bez DPH/jedn., sazby DPH, celkové výše DPH a nákupní ceny s DPH nakupovaného zboží. Pokud dodavatelská faktura obsahuje i položky typu poštovné, balné apod., provede při tvorbě skladové příjemky odpovědný pracovník infocentra propočet celkové výše těchto položek poměrem na jednotku nakupovaného zboží a tuto částku přičte k nákupní ceně jednotky 3
nakupovaného zboží. Takto vytvořenou skladovou příjemku pracovník infocentra vytiskne a spolu s kopií dodavatelské faktury založí. 3. U zboží nakoupeného k dalšímu prodeji bude podle povahy věci určen 1 ks, který bude evidován jako výstavní a neprodejný. 4. Prodejní cena zboží nakoupeného od subdodavatelů určeného k dalšímu prodeji je vypočítávána dle následujícího vzorce: Nákupní cena vč. DPH, poštovného, balného/jedn. x 20 – 30% provize Provize za zboží nakoupeného za účelem dalšího prodeje na IC je variabilní a běžně se pohybuje v rozmezí mezi 20 až 30 % z celkové prodejní ceny zboží. Prodejní cena může být odvislá od doporučené ceny stanovené dodavatelem/výrobcem zboží, zároveň ale musí splňovat požadavek na min. výši provize, tedy 20 %. 5. Provize může být v některých případech i vyšší, dojde-li např. ke koupi zboží s výraznou slevou, k výměně neplacených propagačních materiálů za zboží k dalšímu prodeji mezi infocentrem a dalším subjektem (př. výměna materiálů nabízených na infocentru zdarma za zboží v adekvátním množství a ve výši nákladů na pořízení dotisku vydaného množství materiálu aj.). 6. Na infocentru probíhá i komisní prodej. V tomto případě se mezi infocentrem (komisionářem) a dodavatelem zboží (komitentem) uzavře komisionářská smlouva, do které se uvede druh a množství zboží předávané komisionářovi do komise, nákupní a prodejní cena a další podmínky, a to obě strany stvrdí svými podpisy. Provize za zajištění komisního prodeje zboží je stanovena ve výši 25 % z tržeb realizovaných z komisního prodeje. Provize zahrnuje i náklady, které má komisionář se zajištěním komisního prodeje. Provizi komisionář odečte z příjmů za prodej zboží v komisi od komitenta a vždy jednou za kalendářní čtvrtletí (není-li smlouvou určeno jinak) provede písemné „Vyúčtování komisního prodeje“. Termín a způsob výplaty finanční hotovosti za prodej zboží v komisi pokrácené o provizi komisionářovi je stanoven jako jedna z těchto možností: a. Finanční hotovost pokrácená o oprávněnou výši provize bude vyplacena v den vyúčtování komisního prodeje mezi komitentem a komisionářem v hotovosti. b. Finanční částka pokrácená o oprávněnou výši provize bude splatná převodem na bankovní účet komitenta. Komisionář se zavazuje tuto částku zaplatit na bankovní účet komitenta do 21 kalendářních dnů ode dne podpisu „Vyúčtování komisního prodeje“. B. Služby poskytované org. složkou Městská knihovna 1. Pracovníci infocentra poskytují zdarma nebo za úplatu tyto služby: a. veřejný internet pro potřeby návštěvníků kanceláře org. složky. 4
Použití veřejného internetu v kanceláři org. složky musí mít souvislost se službami poskytovanými v org. složce (např. hledání turistických informací, vyhledávání jízdních spojů apod.). 2. Pracovníci infocentra poskytují za úplatu tyto služby: a. pronájem reklamní plochy a umístění internetové prezentace. Pronájem reklamní plochy a umístění internetové prezentace se váže k internetovým stránkám infocentra. Ceny za tento pronájem se řídí platným ceníkem poskytovaných služeb kanceláře infocentra. Ceníky je pracovník infocentra povinen aktualizovat dle potřeby v návaznosti na míru inflace a měnící se sazbu DPH, min. však 1x za 2 kalendářní roky. Se zájemcem o pronájem reklamní plochy a umístění internetové prezentace se uzavře písemná smlouva o pronájmu reklamní plochy a umístění internetové prezentace. 3. Pracovníci infocentra poskytují za úplatu tyto doplňkové služby: a. černobílé kopírování formátů A4, A3 b. barevný tisk z PC formátu A4 c. černobílý tisk z PC formátů A4, A3 C. Poskytnutí zboží formou daru z org. složky Městská knihovna 1. K pracovním účelům (dary pracovníkům, partnerům apod.) mohou zaměstnanci Města Broumova, jejích org. složek i třetí osoby písemně zažádat v kanceláři infocentra o poskytnutí zboží formou daru. Do této písemné žádosti žadatel uvede druh a množství zboží, účel, své jméno a příjmení a to stvrdí i svým podpisem. Vyplněnou žádost předá pracovník infocentra k písemnému schválení nadřízenému org. složky a následně zboží žadateli vydá. Pracovník infocentra druh a počet vydaného zboží zdarma souběžně zaznamená i do pokladního programu MoneyS3 v rámci vytvořené skladové výdejky/vystaveného dodacího listu s ohledem na aktualizaci měnících se stavů skladových zásob. Takto vytvořenou skladovou výdejku či vyst. dod. list vytiskne, opatří razítkem a svým podpisem a spolu s originálem žádanky založí. D. Snižování prodejní ceny zboží a likvidace neprodejného zboží v org.
složce Městská knihovna 1. Po určité době některé druhy prodávaného zboží v kanceláři infocentra ztrácejí svou původní hodnotu nebo se stávají neprodejnými. Jedná se především o kalendáře, mapy, mapové průvodce apod., u nichž je zřejmá návaznost na aktuálnost v konkrétním čase. V takovém případě může vedoucí org. složky 5
rozhodnout o snížení jejich prodejní ceny, a to až do výše 70 % z původní prodejní ceny. Pokud i po tomto opatření nedojde k doprodeji zbytků skladových zásob v období do 6 měsíců od realizace provedení slevy, je oprávněn vedoucí org. složky rozhodnout o likvidaci tohoto zboží, a to např. skartací, popř. nabídnutím k archivaci třetí osobě s podmínkou manipulace se zbožím bez tvorby jakéhokoliv zisku. Pokud třetí osoba přijme neprodejné zboží, provede se o tomto písemný zápis o převzetí, jehož součástí bude informace o druhu a množství předávaného zboží k archivaci, účel, datum a místo převzetí zboží a podpisy vedoucího pracovníka org. složky (předávajícího) a přejímajícího. Archivovat neprodejné zboží může i samotná org. složka (např. pro potřeby sběru dat, informací, fotografií apod. v průřezu let). V tomto případě bude pořízen písemný zápis o archivaci zboží, jehož součástí bude informace o druhu a množství archivovaného zboží, místo uložení archiválií, datum a podpis vedoucího org. složky na straně jedné a podpis min. jednoho dalšího pracovníka org. složky na straně druhé jakožto svědka události. E. Vyřazení poškozeného a odcizeného zboží ze skladové evidence
v org. složce Městská knihovna 1. Během manipulace se zbožím (nákupy, přepravní pohyby, příjmy na sklad, pohyby mezi sklady apod.) může dojít k poškození či úplnému zničení zboží prodávaného na infocentru. Za toto jsou odpovědni zaměstnanci zařazení do org. složky. O poškození zboží provádí vedoucí org. složky zápis, v němž se eviduje datum, kdy došlo k poškození zboží, druh, množství a prodejní cena poškozeného zboží. Zápis svým podpisem následně stvrdí i nadřízený org. složky a odsouhlasí HIK. 2. Kancelář infocentra je během otevírací doby přístupná veřejnosti. Každý pracovník je povinen dbát ochrany a průběžné kontroly vystaveného zboží před odcizením třetí osobou ve své nejlepší vůli i svědomí, přesto tyto ztráty způsobené v kanceláři infocentra nemůže zcela vyloučit. Celková výše odcizeného zboží je tolerována max. do částky 2000, Kč/rok. Touto částkou se rozumí součet nákupních cen odcizeného zboží. O tomto provádí vedoucí org. složky písemný zápis, v němž se eviduje datum, kdy bylo zjištěno odcizení, druh, množství a prodejní cena odcizeného zboží. Zápis svým podpisem následně stvrdí i nadřízený org. složky a odsouhlasí HIK. 3. Se souhlasem HIK provede vedoucí org. složky vyřazení a výdej poškozeného a odcizeného zboží ze skladu tvorbou skladové výdejky a vytisknutou, opatřenou razítkem a svým podpisem, ji společně s originálem zápisu o odcizení nebo poškození založí.
F. Průběžná namátková kontrola skladových zásob v org. složce Městská knihovna 1. Pracovníci org. složky mají povinnost provádět min. 1x za kalendářní čtvrtletí průběžnou kontrolu stavu skladových zásob, kdy dojde k namátkovému výběru kontrolovaného zboží a porovnání jejich fyzického (skutečného) a účetního stavu. 6
O této kontrole provedou zápis a popsané skutečnosti stvrdí svými podpisy. Kontroly se účastní vždy min. 2 pracovníci org. složky. G. Poskytnutí měsíční hotovostní zálohy K potřebám pracovníků org. složky hradit některé výdaje finanční hotovostí oproti vydanému daňovému dokladu (paragonu) slouží poskytnutá hotovostní záloha. Ta se vydává odpovědnému pracovníkovi org. složky průměrně 1x měsíčně na pokladně MěÚ Broumov a je v obvyklé výši 10000,- Kč. V průběhu daného měsíce dochází k čerpání finančních prostředků, vynaložených na základě potřeb org. složky. Odpovědný pracovník org. složky je povinen vést tabulku vzniklých výdajů, do níž uvede datum, číslo, text, středisko, výdaj celkem a výdaj dle typu. Zárověň je povinen shromažďovat a popisovat jednotlivé daňové doklady, a to takto: 1. Každý doklad musí být opatřen razítkem a podpisem odpovědné osoby za prodávajícího. 2. Každý doklad musí být očíslován vzestupně dle DUZP (data uskutečnění zdanitelného plnění) – číslo dokladu / číslo zálohy v roce (např. 1/1, 2/1). 3. Každý doklad bude obsahovat tento popis: a. označení střediska (uvede se za číslo dokladu – např. 1/1K) ∼ K – Kultura 3392 ∼ I – Infocentrum 2143 ∼ R – Radnice 116 ∼ S – Střelnice 706 ∼ D – Divadlo 705 b. doplnění typu informace, zda se jedná o: ∼ Materiál ∼ Služby ∼ DHM (drobný hmotný majetek) ∼ Pohoštění (u pohoštění je povinnost rozepsat jedn. položky zvlášť – např. cukr, káva apod.) ∼ Poštovné Doklady pracovník org. složky lepí na čisté papírové archy dle středisek, typu informace a vzestupně dle data nákupu. Dle potřeby, min. však ke konci kalendářního měsíce, je odpovědný pracovník org. složky povinen čerpání hotovostní zálohy uzavřít, provést vyúčtování a správně evidované originály dokladů odvést na pokladnu MěÚ Broumov. Pracovník na pokladně MěÚ je povinen na místě provést kontrolu dokladů a jejich evidence a v závěru v hotovosti vydat oproti podpisu pracovníkovi org. složky rozdíl mezi původní hodnotou měsíční hotovostní zálohy (10000,- Kč) a výší čerpaných 7
finančních prostředků ve vyúčtovaném měsíci. Ke konci kalendářního roku, k datu 31. 12., odevzdá odpovědný pracovník tuto zálohu zpět do pokladny MěÚ Broumov. H. Vyúčtování příjmů org. složky Městská knihovna a odvod na MěÚ 1. K evidenci příjmů z prodejů zboží a poskytovaných služeb za úplatu v kanceláři infocentra slouží pokladna s nainstalovaným počítačovým programem MoneyS3. Veškeré příjmy pracovník infocentra průběžně markuje do pokladny přes unikátní kódy PLU, ty jsou automaticky evidovány pokladním programem do PC. Pracovník infocentra je povinen včasně provádět tzv. denní uzávěrky pokladny X a Z (dle potřeby, doporučeno min. 1x týdně). Veškeré příjmy se tímto promítnou do jednotlivých skladových prodejek. Jednotlivé vytištěné skladové prodejky tvoří kostru měsíčního vyúčtování příjmů a odvodů do pokladny MěÚ Broumov. Celkové příjmy (dle vyhotovených skladových prodejek v účetním období) pak je povinen zapisovat do pokladní knihy a spolu s finanční hotovostí ve vypočtené míře odvést do pokladny MěÚ Broumov dle potřeby (dodržet nepřekročení pokladního limitu), minimálně však vždy k poslednímu pracovnímu dni v kalendářním měsíci. 2. Pokladní limit pokladny infocentra je 30000,- Kč. Všichni zaměstnanci infocentra jsou obeznámeni s nutností dodržovat limit pokladního zůstatku v souvislosti s pojištěním hotovosti dané pokladny.
5. Oddělení kultury A.
Poskytované služby 1. Pracovníci Oddělení kultury poskytují zdarma tyto služby: a. sběr plakátů určených k výlepu na plochy ve městě Broumově. Výlepových ploch ve městě je celkem 13. Pracovníci Oddělení kultury v kanceláři evidují sběr plakátů od třetích osob, které jsou určeny k rukám odpovědné osoby za výlep. Přílohou je písemná objednávka, v níž je uvedena fakturační, popř. i kontaktní adresa objednatele a dále počet plakátů a termín výlepu. Shromažďování plakátů probíhá v rámci pracovního týdne od pondělí do pátku, přičemž pátek je i dnem, kdy pracovník Oddělení kultury předává nashromážděné plakáty osobě za výlep odpovědné. Termíny výlepu jsou vždy týdenní (od neděle do neděle), přičemž objednatel si může výlep stanovit i na delší časový úsek. Ceny výlepu se řídí platným ceníkem výlepu plakátů po městě Broumově, který je k dispozici v kanceláři Oddělení kultury. 2. Pronájmy movitého a nemovitého majetku. V kanceláři Oddělení kultury jsou sjednávány výpůjčky a pronájem movitého a nemovitého majetku dle platných ceníků. Ceníky je pracovník Oddělení kultury povinen aktualizovat dle potřeby v návaznosti na míru inflace a měnící se sazbu 8
DPH, min. však 1x za 2 kalendářní roky. Upravované ceníky musí vždy schválit Rada města Broumova. Pracovník Oddělení kultury je povinen před sjednáním pronájmu vytvořit z předepsaného vzoru písemný protokol (např. smlouvu o výpůjčce, nájemní smlouvu, potvrzení o převzetí, objednávku ubytování apod.) podepsaný oběma stranami ve dvou stejnopisech, z nichž každá strana obdrží po jednom originálu. Tyto protokoly pracovník Oddělení. kultury zakládá a eviduje souběžně s pokladní evidencí. B. Prodej broumovských periodik 1. V kanceláři Oddělení kultury probíhá prodej broumovských periodik. Tento prodej je ošetřen komisionářskou smlouvou o předprodeji. Pravidelně 1x měsíčně vždy k poslednímu pracovnímu dni v měsíci dochází mezi pracovníkem Oddělení. kultury a dodavatelem periodika k vyúčtování předprodeje, vrácení neaktuálních výtisků zpět a předání aktuálních výtisků do nového předprodeje. Provize z každého jednoho prodaného výtisku je sjednána v příslušné komisionářské smlouvě. Souběžně dochází v kanceláři Oddělení kultury k archivaci 1 ks aktuálního výtisku příslušného periodika, přičemž tento výtisk dodavatel poskytuje org. složce zcela zdarma. Příjmy z prodeje je pracovník Oddělení kultury povinen vždy max. do konce posledního pracovního dne v kalendářním měsíci odvést do pokladny MěÚ Broumov. C. Slevy a úlevy z placení nájemného 1. Žádá-li zájemce o nájem slevu na nájemném nebo o úlevu z placení nájemného za movitý nebo nemovitý majetek, je povinen si na podatelně MěÚ Broumov podat písemnou žádost do Rady města v dostatečném předstihu (maximálně do konce pracovního týdne předcházejícího termínu jednání Rady města). D.
Plánování, organizace a realizace akcí 1. Pracovníci kanceláře Oddělení kultury plánují, organizují a realizují společenské, sportovní, vzdělávací, kulturní a jiné akce pořádané městem a jeho org. složkami a organizacemi Kancelář Oddělení kultury může realizovat i aktivity ve spolupráci s třetími subjekty, např. s místními spolky, neziskovými organizacemi apod. 2. Akce se plánují několik měsíců dopředu. Při plánování je potřeba komunikovat i s kulturní komisí města Broumova, Technickými službami města Broumova, technickým personálem a dalšími osobami podílejícími se na přípravě, organizaci a realizaci aktivit ve městě. Nedílnou součástí je i spolupráce s ostatními subjekty pořádajícími kulturní, společenské aj. akce s cílem zabránit křížení akcí ve stejný termín. 3. Při organizování akcí je nutné zajistit i drobné občerstvení a drobné dary (např. květiny za vystoupení) účinkujícím. V některých případech (pokud je to podmínkou obsaženou ve smlouvě s účinkujícím) pracovník Oddělení kultury zajistí ubytování pro účinkující v městské ubytovně v zadním traktu divadla. 9
4. Při realizaci akcí je třeba dohlédnout na bezproblémový průběh akce. V případě, že během akce vyvstane určitý nedostatek, je třeba ho operativně řešit. 5. Účinkujícím se vyplatí předem určená finanční částka na základě písemné smlouvy. Tato částka obsahuje honorář za vystoupení kryjící účinkujícími i náklady nutné k zajištění vystoupení. Pokud smlouva neurčí jinak, kryjí tyto náklady i výdaje na cestovné (může být smluveno i vyplacení finanční částky za cestovné zvlášť vedle vyplaceného honoráře). Ve smlouvě je mimo jiné ošetřen způsob výplaty účinkujícím, a to hotovostně nebo bankovním převodem na účet účinkujícího. Pokud účinkující požaduje výplatu v hotovosti, pracovník Odddělení kultury zajistí v dostatečném předstihu hotovost na pokladně MěÚ Broumov a s účinkujícím o tomto předání sepíše písemný protokol. 6. Většina plánovaných a realizovaných aktivit podléhá autorským právům. Pracovník Oddělení kultury je povinen tato práva akceptovat, dodržovat pravidla pro udělování oprávnění (licencí) k provozu jednotlivých děl a dostatečně v předstihu písemně žádat o udělení licence k dílu podléhajícího autorskému právu u subjektu oprávněného práva k těmto dílům přidělovat. Veškerá práva a povinnosti podléhají direkci autorského zákona v platném znění. E.
Prodej vstupenek 1. V kanceláři Oddělení kultury probíhá předprodej vstupenek, na akce pořádané městem a jeho org. složkami a komisní prodej vstupenek na akce pořádané třetími osobami, není-li určeno jinak, a to včetně předprodeje přes online rezervační systémy. V době nepřítomnosti pracovníka Oddělení kultury tuto službu zajišťuje zastupující pracovník. 2. Předprodej vstupenek k akcím pořádaným třetími osobami probíhá na základě oběma stranami podepsané komisionářské smlouvy o prodeji vstupenek v předprodeji. Výše provize je 5 %, je jednotná, neměnná a platí bez výjimky pro všechny subjekty poskytující vstupenky Oddělení kultury do předprodeje. Provize zahrnuje i náklady, které má Oddělení kultury (komisionář) se zajištěním komisního prodeje. Provizi komisionář odečte z příjmů za prodej vstupenek v komisi od dodavatele vstupenek (komitenta) a vždy po ukončení předprodeje vstupenek provede písemné „Vyúčtování komisního prodeje“. Termín a způsob výplaty finanční hotovosti za prodej zboží v komisi pokrácené o provizi komisionářovi je stanoven jako jedna z těchto možností: a. Finanční hotovost pokrácená o oprávněnou výši provize bude vyplacena v den vyúčtování komisního prodeje mezi komitentem a komisionářem v hotovosti. b. Finanční částka pokrácená o oprávněnou výši provize bude splatná převodem na bankovní účet komitenta. Komisionář se zavazuje tuto částku zaplatit na bankovní účet komitenta do 21 kalendářních dnů ode dne podpisu „Vyúčtování komisního prodeje“.
10
(Pozn.: dnem ukončení předprodeje vstupenek ke konkrétní akci se rozumí max. den konání této akce.) 3. K akcím org. složky slouží vstupenkové bloky na předepsané šabloně, tzv. mazety. Existují 2 druhy těchto bloků – místenkové (s číslem sedadla) a bez místenky. Místenkové se užívají k akcím zejména v Městském divadle Broumov a bez místenky pak na všechny ostatní akce (např. Dětské hřiště, nádvoří benediktinského kláštera apod.). Oba druhy mazet mají obecný charakter. Ke konkrétní akci pak vždy pracovník Oddělení kultury či jím pověřená osoba vyplní další informace, jako např. datum, čas, místo konání, výše vstupného apod. Mazety jsou vyráběny ve větším množství a slouží tak po delší časové období. Pracovník Oddělení kultury je povinen sledovat snižující se stav množství mazet a ve vhodném období objednat dodávku mazet nových. 4. Prodej vstupenek na akce města, jím zřízených organizací a jeho org. složek probíhá výhradně v kanceláři org. složky. Vyúčtování jednotlivých akcí provádí pracovník Oddělení kultury a veškeré příjmy odvádí do pokladny MěÚ Broumov. Zůstatek neprodaných vstupenek v mazetě musí být shodný s hodnotou vypočtenou jako rozdíl mezi původním množstvím v plné mazetě a počtem prodaných vstupenek. 5. Pracovník Oddělení kultury nebo jím pověřená osoba je kompetentní osobou při prodeji vstupenek osobám vlastnícím ZTP, ZTP/P. Osoby s průkazem ZTP mají k akcím města, jím zřízených organizací a jeho org. složek právo uplatnit slevu ve výši 50 % z původní hodnoty vstupenky na 1 ks vstupenky pro svou vlastní spotřebu, osoby s průkazem ZTP/P mají právo k těmto akcím uplatnit slevu ve výši 100 % původní hodnoty 1 ks vstupenky pro svou vlastní spotřebu. 6. Pokud pracovník osobě s průkazem ZTP, ZTP/P vstupenku vydá, je povinen ji viditelně označit tak, aby z ní bylo zřejmé uplatnění slevy, a zároveň o tomto sepíše písemný protokol o převzetí vstupenky se slevou podepsaný jím i osobou vstupenku přejímající. Osoba, která vlastní zlevněnou vstupenku, je povinna se na vyžádání prokázat průkazem opravňujícím k poskytnutí slevy. 7. Vstupenka může být prodána i osobě zastupující osobu vlastnící průkaz ZTP, ZTP/P. Vstupenka je v tomto případě vydána oproti podpisu této osoby do předávacího protokolu. Není ale možné, aby osoba, která průkaz ZTP, ZTP/P nevlastní, využila vstupenky s poskytnutou slevou ke své vlastní potřebě. 8. Cenu vstupenek je možné stanovit dle věku účastníků akcí, a to následujícím způsobem*: a. Děti do 3 let (včetně) se mohou akce účastnit ZDARMA. b. Děti do 10 let (včetně) mají právo uplatnit na nákup vstupenky slevu ve výši 50 %.
11
c. Osoby nad 10 let nemají nárok na uplatnění slevy (v nabídce mají tedy pouze vstupenky v plné výši). * Tyto sazby neplatí pro dětská představení. 9. Prázdné i vyúčtované mazety je povinen pracovník Oddělení kultury uskladnit v kanceláři org. složky po dobu 5 let od data uskutečnění akcí. 10. Na jednotlivých akcích mohou prodej vstupenek a evidenci příjmů provádět mimo pracovníka Oddělení kultury i jím pověřené další osoby. Ty jsou povinny veškeré příjmy ze vstupného evidovat a odevzdat neprodleně po skončení akce, max. však do 2. pracovního dne ode dne konání této konkrétní akce v kanceláři org. složky spolu s vyúčtováním proběhlé akce a neprodanými volnými vstupenkami z akce. 11. Do pokladny Městského divadla, KD Střelnice, sálu IC a dalších interních prostor sloužících pro potřeby pracovníků org. složky je zakázán vstup třetím osobám, které nezajišťují nebo nevykonávají službu na dané akci. F.
Poskytnutí vstupenek formou daru 1. K pracovním a propagačním účelům (dary pracovníkům, partnerům, poskytnutí vstupenky osobám prezentující akci, město a region Broumovsko zdarma apod.) mohou zaměstnanci města, jeho org. složek i třetí osoby písemně zažádat v kanceláři Oddělení kultury o poskytnutí vstupenky formou daru. Do této písemné žádosti žadatel uvede druh akce, termín konání a množství vstupenek na tuto akci, účel, své jméno a příjmení a to stvrdí i svým podpisem. Vyplněnou žádost předá pracovník Oddělení kultury k písemnému schválení nadřízenému org. složky a následně vstupenky žadateli vydá. Pracovník Oddělení kultury počet vydaných vstupenek zdarma souběžně zaznamená i do vyúčtování jednotlivých akcí a k tomuto vyúčtování přiloží kopii Žádanky o poskytnutí vstupenky formou daru.
G.
Vyúčtování příjmů a odvod na MěÚ 1. K evidenci příjmů z prodejů a vyúčtování pronájmů movitého, nemovitého majetku Oddělení kultury slouží pokladna s nainstalovaným počítačovým programem MoneyS3. Veškeré příjmy pracovník Oddělení kultury průběžně markuje do pokladny přes unikátní kódy PLU, ty jsou automaticky evidovány pokladním programem do PC. Pracovník Oddělení kultury je povinen včasně provádět tzv. denní uzávěrky pokladny X a Z (dle potřeby, doporučeno min. 1x týdně). Veškeré příjmy se tímto promítnou do jednotlivých skladových prodejek. Jednotlivé vytištěné skladové prodejky tvoří kostru měsíčního vyúčtování příjmů a odvodů do pokladny MěÚ Broumov. Pracovník je mimo to povinen provádět vyúčtování jednotlivých akcí zvlášť tak, aby byl zřejmý prodej právě ke konkrétní akci. Toto vyúčtování přikládá k souboru skladových prodejek. Celkové příjmy (dle vyhotovených skladových prodejek v účetním období) pak je povinen zapisovat do pokladní knihy, spolu s vyúčtováním jednotlivých představení a finanční hotovostí ve vypočtené míře odvést do pokladny MěÚ Broumov, a to dle potřeby (dodržet 12
nepřekročení pokladního limitu), minimálně však vždy k poslednímu pracovnímu dni v kalendářním měsíci. 2. Pokladní limit pokladny Oddělení kultury je 30000,- Kč. Všichni zaměstnanci Oddělení kultury jsou obeznámeni s nutností dodržovat limit pokladního zůstatku v souvislosti s pojištěním hotovosti dané pokladny.
6. Závěrečná ustanovení Tato směrnice byla schválena na jednání Rady Města Broumova dne 21. prosince 2011, usnesením č. 03/32/11/D). Tato směrnice ruší Směrnici Rady města č. 2/2004. Tato směrnice nabývá účinnosti dne 1. ledna 2012. V Broumově dne 22.12. 2011
…………………………….. Milan Kotrnec starosta
13
