“NTTB ATK DAN SURAT JALAN DENGAN SYSTEM ON LINE” (INNOVATION AWARD 2016)
(BRANCH BALI) PRISKA BETYA A - (15096266 - KETUA - GS - 083869605960) I NENGAH S - (09111825 - ANGGOTA - GS - 08123607433) ADI SLAMET - (09120613 - ANGGOTA - GS - 081333017688) A A. DEDI D. S - (14033880 - ANGGOTA - GS - 089646680369)
INNOVATION AWARD
PT. SUMBER ALFARIA TRIJAYA, Tbk
INNOVATION REPOSITORY INNOVATION AWARD 2016
SUGGESTION SYSTEM A. JUDUL “NTTB ATK DAN SURAT JALAN DENGAN SYSTEM ON LINE” B. LATAR BELAKANG INOVASI Terkait dengan perkembangan bisnis yang begitu pesat, mengakibatkan
begitu
banyak biaya yang timbul dari proses bisnis tersebut, sehingga setiap perusahaan selalu mencari jalan untuk menghindari terjadinya pembengkakan biaya operational, seperti dalam pemakaian kertas CF pada setiap bulannya yang hanya digunakan untuk
pencetakan
NTTB
ATK
dan
Surat
Jalan,
sebagai
dukumen
yang
didistribusikan ke toko. Begitu pula dalam pendistribusiannya sering terjadi masalah, dimana proses alokasi yang cukup lama dari departement GS ke Toko (Operation), serta proses pengembalian dari toko ke department GS yang juga memakan waktu, sehingga timbul kesulitan saat dokumen tersebut dibutuhkan oleh departement Accounting sebagai bukti pembebanan biaya untuk masing – masing toko. Untuk mengatasi permasalahan tersebut kami dari Team GS, menuangkan sebuah ide untuk mempercepat proses pengiriman data yang akurat dan ringan biaya sehingga tidak perlu membeli kertas CF dalam pemakaiannya. Adapun Ide yang kami tuangkan adalah : “NTTB ATK DAN SURAT JALAN DENGAN
SYSTEM ON LINE”
yaitu sebuah rancangan dimana pengiriman NTTB ATK dan
Surat Jalan yang dapat diakses melalui Aplikasi, dengan mempergunakan Tablet
INNOVATION REPOSITORY INNOVATION AWARD 2016 yang ada disetiap toko , sehingga dapat
mengurangi beban biaya yang timbul
terkait
mempercepat
pembelian
kertas
CF
serta
proses
alokasi
dan
pendistribusiannya dari department GS ke Toko, begitu juga sebaliknya. C. TUJUAN & MANFAAT INOVASI Tujuan Efisiensi biaya kertas CF dan perbaikan proses bisnis Manfaat Mempercepat proses pendistribusian NTTB ATK dan Surat Jalan Menampilkan data yang akurat Mengurangi biaya/menekan cost Mempermudah pekerjaan dalam ceck dan kontrol D. RENCANA INOVASI Department GS tetap melakukan proses seperti biasa pada aplikasi OSA, sampai data NTTB dan Surat Jalan bisa tercetak, kemudian data tersebut akan dihubungkan (connect)
ke Aplikasi “NTTB
ATK DAN SURAT JALAN
DENGAN
SYSTEM ON LINE”, dari aplikasi ini akan memilah NTTB dan Surat Jalan untuk masing - masing toko, yang kemudian bisa diakses pada Tablet toko, seterusnya pada
Tablet toko
akan tertera notifikasi, dari notifikasi ini staff toko akan
melakukan proses ceck dan control pada aplikasi Tablet toko serta fisik barang, jika sudah sesuai maka staff toko akan melakukan signature dan stempel pada Form NTTB dan SJ yang ada pada Tablet toko tersebut, kemudian data pada aplikasi Tablet, selanjutnya akan didisert ke departement GS, kemudian departement GS
INNOVATION REPOSITORY INNOVATION AWARD 2016 akan menerima data dari Tablet toko, untuk selanjutnya data akan diteruskan ke department Accounting, yang nantinya data tersebut akan dipakai sebagai bukti pembebenan biaya untuk masing- masing toko. Dari uraian tersebut dapat kami gambarkan diagram dan flowcartnya : Diagramnya : AM SETING PKM TOKO
TOKOMELAKUKAN SO ATK
GS TARIK PB DAN SETING KESESUAIAN PKM
GS CETAK NTTB BY SISTEM
GS KIRIM NTTB BY SISTEM KE TOKO
TOKO DOWNLOAD NTTB ATK TOKO
TOKO TERIMA BARANG ATK
DC KIRIM ATK
DC TERIMA DATA PB ATK DARI GS
TOKO SIGNATURE DAN STEMPEL DI TABLET
TOKO KIRIM NTTB BY SISTEM
GS TERIMA NTTB YG SUDAH SIGNATURE DARI TOKO GS KIRIM NTTB KE ACC BY SISTEM
ACC TERIMA NTTB DARI GS BY SISTEM (SUDAH SIGNATURE)
INNOVATION REPOSITORY INNOVATION AWARD 2016 Flowcartnya : GS
TOKO
ACC
MULAI
TERIMA NTTB/ SJ ONLINE
GS INPUT
T TERIMA BARANG, CEK
TERIMA NTTB/ SJ ON LINE SUDAH TT DAN STEMPEL
Y TT & STEMPEL SIGNATURE (ON LINE) TERIMA NTTB/SJ ONLINE SUDAH TT
DAN STEMPEL
SELES AI
INNOVATION REPOSITORY INNOVATION AWARD 2016 E. ANGGARAN Dari rancangan tersebut sekiranya untuk anggaran terkait materi, mungkin tidak terlalu diperlukan, hanya saja dalam hal ini kami, hanya membutuhkan seorang programer untuk merealiasisikan aplikasi tersebut F. PENUTUP Demikianlah yang dapat kami sampaikan, atas rakhmat Tuhan yang Maha Kuasa, kami ucapkan terimkasih yang tak terhinnga, sehingga ide dan gagasan ini dapat kami tuangkan, serta nantinya bermanfaat untuk kelangsungan proses bisnis dan dapat melakukan efisiensi yang tepat guna, untuk kemajuan dan perkembangan Perusahaan kearah yang lebih baik
