NOVINKOVÁ DOKUMENTACE Soft-4-Sale G6.04A

NOVINKOVÁ DOKUMENTACE Soft-4-Sale G6.04A

2

Soft-4-Sale G6.04A

1

Verze G6.04

Novinková dokumentace je zaměřena na popis nových funkcí a změn v nejnovějších verzích systému Soft-4-Sale.

Zpracované verze: Verze

G6.04A byla vydaná v jazykových mutacích:

česká

(G6.04B-CZ)

slovenská

(G6.04A-SK)

!!! POZOR - Zásadní změna při aplikaci upgrade na verzi G6 spočívá v nutnosti migrace z prostředi MS Access 2003 na MS Access 2013 !!!

!!! ČTĚTE pozorně kapitolu MIGRACE na G6 !!!

2

Soft-4-Sale verze G6

Microsoft Access 2010 nebo 2013 Podmínkou migrace je instalace prostředí Microsoft Access 2013 Runtime, případně verze 2010. Verze 2013 je funkční na systémech Windows 7 a vyšší, Windows Server 2008 R2 a vyšší. Pokud máte starší operační systém, je třeba zvolit verzi 2010. V obou případech je však nutné použít 32-bitovou verzi.

Upgrade (z libovolné verze) Nutná znalost platného aktivačního klíče! Upgrade se provádí nad serverem nebo na samostatném satelitu. Pokud probíhá upgrade z verze 5, provede systém kompletní instalaci prostředí (MS Access pokud chybí, FMT Total Memo – řešení RTF textů, aplikační programy, programové skupiny, ikony, zápisy do registru, …) odložení dat OLDVER. Proběhne instalace verze pro zákazníka (úpravy a konfigurace) + reimport dat ze staré verze.

© 2015 MTJ Service, s.r.o.


3

Pokud probíhá upgrade ze starší verze G5 provede systém jen instalaci nové verze pro zákazníka (úpravy a konfigurace) a neprobíhá reimport dat nýbrž jen úprava datové struktury do podoby nové verze. Reimport dat představoval časově nejnáročnější etapu upgrade a proto budou následující upgrade výrazně rychlejší především u zákazníků s velkým objemem dat.

!!! Při MIGRACI z verze nižší než G5.48a se raději obraťte na naše konzultanty !!! Z důvodu velkého rozdílu v datové struktuře databází takto starých verzí a verze G6 je totiž potřeba provést upgrade postupně přes více verzí.

2.1

Migrace na G6

POZOR ! Přechod na verzi G6 není bohužel jen běžný upgrade, který by správce nahrál na server a uživatelé ráno jen zaznamenají stažení nové verze. Migrace na verzi G6 vyžaduje nejdříve připravit prostředí pro běh nové verze G6 na každé stanici, která Soft-4-Sale využívá.

Postup migrace pro Server S4S 1. Proveďte zálohu dat. 2. Odinstalujte Microsoft Access 2003 RunTime 3. Instalujte Microsoft Access 2013 RunTime (alternativně Microsoft Access 2010 RunTime) 4. Instalujte Upgrade Soft-4-Sale obvyklým postupem Doporučené prostředí je Access 2013, Access 2010 je vyhovující a dokonce je nezbytné jej použít například pro Window s Server 2003, nebo Window s XP SP3

Instalace Upgrade Soft-4-Sale kontroluje přítomnost Access 2013 nebo Access 2010 a bez těchto komponent nelze pokračovat.


4

Soft-4-Sale G6.04A

Pokud nemáte instalován Access 2013, systém nabídne jeho stažení z FTP prostoru MTJ velikost je cca 180 MB. Firma Microsoft vydala již první Service Pack, SP1 pro Office 2013 obsahuje aktualizaci mnoha produktů a jeho velikost je 700 MB.

Součástí instalace upgrade je i aktualizace prostředí pro vytváření a tisk formátovaných textů (RTF) - FMS Access Memo 2007. Instalace se provede automaticky.

Postup pro klientskou stanici I klientská stanici MUSÍ být přeinstalována kvůli aktualizaci prostředí pro zpracování RTF textů ! 1. Odinstalujte Microsoft Access 2003 RunTime 2. Instalujte Microsoft Access 2013 RunTime (alternativně Microsoft Access 2010 RunTime)



5

3. Instalujte klienta Soft-4-Sale obvyklým postupem Prostředí Window s XP je nevyhovující pro Access 2013. Pokud potřebujete zachovat Window s XP, zvolte RunTime Access 2010. Nutnou podmínou je verze Window s XP w ith Service Pack 3 (SP3).

Instalace klienta kontroluje přítomnost Access 2013 nebo Access 2010 a bez těchto komponent nelze pokračovat.

Pokud nemáte instalován Access 2013, systém nabídne jeho stažení z TFP prostoru MTJ velikost je cca 180 MB. Firma Microsoft vydala již první Service Pack, SP1 pro Office 2013 obsahuje aktualizaci mnoha produktů a jeho velikost je 700 MB.

Součástí instalace klienta je i aktualizace prostředí pro vytváření a tisk formátovaných textů (RTF) - FMS Total Access Memo 2007. Instalace se provede automaticky.

Instalace klienta může a měla by být směřována do stejného adresáře, kde je současně klientská instalace G5 je provozována ! (typicky C:\SOFTSALE) Ikonu na ploše pro spuštění Soft-4-Sale v tomto případě nemusíte nechat vytvářet, bude vám fungovat ikona původní.

Pokud používáte na jedné stanici více instalací klienta S4S, pak postačuje přeinstalovat jednu jedinou ! (prostředí je pro ně společné)

Pokud stanice plní současně roli serveru S4S i klienta, pak zvolte postup pro Server. Reinstalace klienta už pak není nutná.


6

3

Soft-4-Sale G6.04A

Zboží a ceny - výrobek

Historie výrobních kalkulací Na kartě zboží - Výrobek je k dispozici tlačítko, pomocí kterého otveřete přehled Historie výrobních kalkulací zboží (výrobku).


Zboží a ceny - výrobek

Historie výrobních kalkulací.

Historii výrobních kalkulací můžete i vytisknout - pomocí tlačítka Tisk.


7

8

Soft-4-Sale G6.04A

Tisk Historie výrobních kalkulací.

Automatické navýšení množství výrobků Na kartě zboží - výrobek máte možnost zadat konkrétní počet ks pro "automatické navýšení počtu ks při výrobním rozpadu objednávky" (pole "VYR MN+:").

Definice pro automatické navýšení množství pro výrobu.

VYR.MN %+:

navyšuje množství výrobků pro výrobu o zvolené procento

VYR.MN +:

navyšuje množství výrobků pro výrobu o zadaný počet kusů

Metody navýšení nelze kombinovat … pokud vyplníte množství, procenta se vynulují a naopak


Kontakty

4

9

Kontakty

Volba adresy při tisku adresních štítků Pokud tisknete štítky nad firmou resp osobou, pak máte možnost zvolit typ použité adresy pro tisk: - základní - fakturační - korespondenční

5

Nabídky

"Příjemce" na kartě Nabídky Na kartu Nabídky a na Přehled nabídek přidáno pole Příjemce.


10

Soft-4-Sale G6.04A

Možnost výberu konecného PRÍJEMCE na karte Nabídky.

Generátory z Nabídky upraveny tak, aby se přenášel i PŘÍJEMCE. Na tiskových sestavách nabídky "standard", "formát tabulky", "formát tabulky v zahraniční měně" se tiskne PŘÍJEMCE pod ODBĚRATELEM.


Nabídky

11

PRÍJEMCE na tiskových sestavách Nabídky.

Na marketingové kartě kontaktu se u zobrazují i nabídky, kde je firma jako přijemce. Číslo těchto nabídek je zobrazeno inverzně - černé pozadí a bílé písmo.


12

Soft-4-Sale G6.04A

Firma jako PRÍJEMCE na Nabídkách.

6

Faktury vystavené

Které faktury jsou již zaúčtované? Možnost filtrace již zaúčtovaných dokladů do Ekonomiky v Přehledech faktur přijatých, faktur vystavených a pokladních transakci. Na Přehledech faktur přijatých, faktur vystavených a pokladních transakci doplněna filtrace - filtrační trojstavový příznak "UC-DB?" (výchozí hodnota neutrální)


Faktury vystavené

13

- jestliže v poli UC-DB na dokladu je hodnota <> 0, pak je doklad "převzat" do Ekonomiky

Možnost rozdělit jednu zálohovou fakturu do více konečných ... Princip funkce je stejný pro Přijaté i Vystavené faktury. Jestliže má být zálohová faktura rozdělena do více konečných faktur, je potřeba v tabulce "Platby" platby rozdělit tak, aby každý řádek odpovídal jedné propojované konečné faktuře. Do pole ZÚČTOVÁNO D. zapište číslo konečné faktury, do které se má část zálohy promítnout.

Rozdelení zaplacené zálohy do více konecných faktur.

Při propočtení konečné faktury systém kontroluje, zda některá ze zálohových faktur nemá v "platbách" odkaz na tuto fakturu. Pokud ano, převezme částku platby (v obou měnách pokud je i v cizí měně) do pole "Záloha" na konečné faktuře.


14

Soft-4-Sale G6.04A

Konecná faktura se zapoctenou cástí zálohy.

Připojené konečné faktury jsou pak vidět přes "související" dokumenty (Komplic view)

Konecné faktury související s jednou zálohovou fakturou.

7

Faktury přijaté

Více typů ReverseCharge na jedné faktuře Na některých Přijatých fakturách se může současně objevit jak zboží tak služby, a protože se může jednat o nezanedbatelné částky, nemůžeme to řešit shrnutím částky do jednoho typu ReverseCharge. Reverse Charge na faktuře na takových fakturách lze "rozdělit" a zaúčtovat pro zboží zvlášť a pro služby také zvlášť.


Faktury přijaté

15

Na kartě "Rozdělení" přijaté faktury lze definovat také Reverse Charge.

V Rozdělení faktury stačí uvést pouze částku odpovídající jinému typu Reverse Charge než je uvedený na faktuře. Částka v "Rozdělení" se zaúčtuje podle zadaného typu RCH, nerozdělená částka se zaúčtuje podle typu uvedeného přímo na faktuře. - do tabulky DIVIDE přidáno pole pro Reverse Charge (R.CH.) - při tvorbě Rozdělení se toto pole předvyplní podle faktury (pokud již je na ní vyplněno) - při přebírání dokladu do modulu Ekonomika se "upřednostňují" záznamy o Reverse Charge z rozdělení.


16

8

Soft-4-Sale G6.04A

Pokladny

Zobrazení způsobu zaúčtování pokladního dokladu Možnost tisku pokladního dokladu včetně předkontace zaúčtování. Na tisku pokladního dokladu pro Příjem i Výdej se z hlavní knihy tisknou řádky zaúčtování (popis, cena, MD, dal)

Tisková sestava pokladního dokladu vcetne zaúctování do Ekonomiky.

9

Výroba

"Převodní kalkulačka" časů Máme problém u některých operací zadávat výrobní čas v minutách, protože operace (montáž) trvá řádově několik dní. Potřebovali bychom nějaký nástroj, který konvertoval zadané dny, hodiny, na minuty, případně vteřiny.


Výroba

17

Poklepáním na pole času se zobrazí převodní kalkulačka času. Uživatel vyplní pole dny nebo hodiny nebo minuty nebo sekundy podle potřeby, systém do pole ČAS hodnotu přepočítá a zapíše v takové jednotce, jaká je výchozí pro daného uživatele (standardně minuty, pro vybrané firmy sekundy)

Příklad : V poli Čas je uvedeno 1645 minut -> poklepáním zjistíte ..

Prevodní kalkulacka v technologickém postupu výrobku.

Funkce je dostupná pro pole "přípravného" i " výrobního" času.

Pro přepočet na dny používá systém definici výrobní kapacity příslušného stroje. Pokud není kapacita dohledaná nebo je nulová, počítá se délka dne 24 hodin.

Výrobní terminál - přidání spotřebovaného materiálu V konfiguraci výroby lze zapnout režim, který uživateli při odvádění výroby umožní přidat další materiál, který byl při výrobě spotřebován, ale nebyl předepsán technologickým postupem.


18

Soft-4-Sale G6.04A

Konfigurace výroby - zapnutí režimu pridání libovolného materiálu.

Při odvádění operace na výrobním terminálu se potom zpřístupní tlačítko pro přidání dalšího materiálu.

Možnost pridání libovolného materiálu pri odvádení operace.


Výroba

19

Použitím tlačítka "+" se do seznamu materiálů přidá další řádek. Materiál doplníte použitím funkce "záměny" materiálu. Takto doplněný materiál se i vyskladní (pouze v režimu AUTO nebo JEDNOTLIVĚ). Jestliže řádek přidáte a nedoplníte materiál nebo ponecháte množství nulové, nelze operaci odvést! V takovém případě řádek odstraňte použitím tlačítka "-".

V sekci materiálů se zobrazují také předepsané materiály na řádcích typu X, N, B a S jsou-li technologickým postupem pro výrobní operaci předepsány. S řádkem typu X (zbytek) lze pracovat stejným způsobem jako s materiálem. Nejčastějším požadavkem na jeho editaci bude jistě potřeba evidovat skutečný zbytek materiálu a ne ten předepsaný technologem. Řádky typu N (náhradní), B (obal), S (spotřební) jsou uvedeny pouze pro informaci, pro čtení, nelze je editovat.

Oddělení běžných zakázek od "výrobních" Příznak "VÝROBNÍ" je dostupný jak na obchodní, tak na výrobní kartě zakázky. Doplněn je taktéž do filtrace přehledů obou typů zakázek. Příznak se zapíná automaticky v okamžiku přenesení výrobních operací z výrobního rozpadu do zakázky. Je možné jej samozřejmě také zapnout ručně.


20

Soft-4-Sale G6.04A

Karta "výrobní" zakázky

10

Exporty a Importy

Off-line přenosy dokladů mezi uživateli systémů Soft-4-Sale Pro verze G6.03b a vyšší je k dispozici možnost výměny dokumentů mezi uživateli dvou různých firem. Například můžete tak svému dodavateli, který také používá Soft-4-Sale odeslat vystavenou objednávku, kterou si on do svého systému naimportuje. Stejně tak váš dodavatel vám může poslat fakturu tímto způsobem a vy ji nemusíte do systému přepisovat, jen importovat.

Funkčnost je připravena pro doklady ... Vystavená objednávka

->

Přijatá objednávka

Vystavená faktura

->

Přijatá faktura

... a sestává ze dvou samostatných etap

Export dokumentu

Pro přenos dokladů mezi dvěma systémy se používá formát XML. Vzniklý soubor obsahuje kompletně celý doklad, nad kterým jste funkci použili. Nepřenáší se pouze pole "Poznámka" a úroveň zabezpečení "horizontálními řezy".


Exporty a Importy

Prakticky nad jakýmkoli dokladem v Soft-4-Sale najdete generátor

21

(XML). Tento

generátor je dostupný v nástrojové liště přímo nad formulářem dokladu. Po jeho použití se zobrazí dialogové okno

Dialogové okno pro export dokumentu jako XML.

V tomto okně můžete definovat adresář, do kterého se XML soubor vytvoří. Výběr tohoto adresáře se pamatuje pro každého uživatele samostatně - při příštím exportu jej tedy nemusíte znovu vybírat.

vytvoří nad dokumentem XML soubor a uloží jej do zvoleného adresáře. vytvoří XML soubor, uloží jej do zvoleného adresáře a současně jej rovnou připojí k e-mailové zprávě na osobu nebo firmu partnera s využitím konfigurace adresářů a dalších nastavení tvorby e-mailové zprávy..

Vytvořený XML soubor obsahuje údaje jak z hlavičky dokladu včetně dynamických a pomocných textů, tak i jeho položky. Název souboru je tvořen interním číslem dokladu doplněným o časový údaj, kdy k exportu došlo. Soubor vytvořený nad vystavenou objednávkou tak může mít název například VOV1500001_201502021246.xml.

ukončí funkci. K exportu a vytvoření souboru nedojde.


22

Soft-4-Sale G6.04A

Import dokumentu

Funkci pro příjem XML dokladů najdete v menu STANDARD -> IMPORT DAT v samostatné sekci "Import z jiného S4S (XML)".

Toto dialogové okno obsahuje opět definici cesty, ve které je očekáván soubor XML ke zpracování. Zde zobrazený adresář se pro přihlášeného uživatele "pamatuje" podle posledního použití.

v uvedeném adresáři najdete XML soubor, vyberete jej a S4S ho zpracuje.

Podle struktury XML souboru Soft-4-Sale sám pozná o jaký doklad se jedná a provede jeho import. Po úspěšném importu je původní XML soubor přejmenován na BAK.

V cílových datech se vytvoří nový doklad v platné číselné řadě (podle definice odpovídající právě přihlášenému uživateli). Pokud není v tabulce KONTAKT dohledána firma, založí se nový kontakt. Pro opakované přenosy je tedy vhodné s protistranou sjednotit název firmy, aby nedocházelo k tvorbě "duplicit".

Systém takto umí importovat pouze XML soubory, které byly vytvořeny v Soft-4-Sale. Pokud vyberete ke zpracování "cizí" XML soubor, který svým formátem neodpovídá očekávané struktuře, zobrazí se zpráva ...


Exporty a Importy

23

Zpráva při pokusu o zpracování "cizího" souboru XML.

... a k importu dat nedojde.

11

Konfigurace

Globální nastavení tiskárny ... Umožňuje uložení Nastavení tiskárny globálně pro všechny tiskové sestavy jednotlivých uživatelů. Funkce je dostupná v menu KONFIGURACE -> STANDARD -> PŘEHLED NASTAVENÍ TISKÁRNY Uživatel, který má přístupová práva na úrovni Y5, vidí nastavení tiskových sestav a tiskáren všech ostatních uživatelů. Pokud uživatel nemá práva Y5, vidí pouze svoje definice.


24

Soft-4-Sale G6.04A

Prehled uložených nastavení tiskáren. Řádek bez uvedeného názvu reportu, je nastavením "globálním" pro uživatele Hajdušek.

Pomocí zeleného sloupce lze označit uložená nastavení, se kterými chce uživatel dále pracovat. nastavit jako "globální" smazat definici

Nastavení jako "globální" je možné použít pouze nad jedním běžným záznamem uživatele Pro tiskové sestavy, na které již byla použita definice nebude globální definice uplatněna dokud neproběhne vynucená aktualizace S4S Jestliže má uživatel uloženou definici pro konkrétní tiskovou sestavu, bude tato upřednostněna před "globální".

12

Přenesená daňová povinnost (PDP)

Přenesená daňová povinnost (PDP) na Nabídce



25

Režim PDP doplněn už do agend Nabídky, Přijaté objednávky a Zálohové faktury. Generováním dokladů se přenáší u jednotlivých položek režim PDP. Nastavení režimu lze provést přímo editací řádku na kartě Nabídky ...

Možnost definice položek s "prenesenou danovou povinností" na karte Nabídky.

... v detailu řádku nabídky ...


26

Soft-4-Sale G6.04A

Nastavení PDP v detailu rádku Nabídky.

... nebo v hlavičce Nabídky (pro všechny řádky dokladu hromadně)



27

Hromadné nastavení režimu PDP na hlavicce Nabídky. záložka "predání DP"

Pro tisk nabídky v režimu PDP je třeba použít typ výstupu „standard včetně sazby DPH“, zatím není provedena úprava pro formulář v cizí měně. Režim PDP je zohledněn i v příp. cenové rekapitulaci variantní nabídky:


28

Soft-4-Sale G6.04A

Príklad zobrazení režimu PDP na tiskové sestave Nabídky

Přenesená daňová povinnost (PDP) na Přijaté objednávce Tvorba Přijaté objednávky z Nabídky generováním převezme i režim PDP zadaný na řádku v nabídky do řádku Přijaté objednávky.

Režim PDP prenesený generováním z Nabídky.



29

Způsoby zadání režimu PDP na Přijaté objednávce jsou jinak shodné se způsoby na Nabídkce (popsány v předchozích odstavcích) editací přímo na řádku Přijaté objednávky editací v detailu řádku Přijaté objednávky použitím tlačítka v hlavičce Přijaté objednávky

Hlavicka Prijaté objednávky rozdelená do záložek - záložka "predání DP".

Pro tisk "přenesené daňové povinnosti" jsou upraveny všechny tiskové sestavy Přijatých objednávek v tuzemské měně, na kterých se uvádí DPH.

Přenesená daňová povinnost (PDP) na Zálohové faktuře Vytvořením zálohové faktury generováním z jiného dokladu se přenáší také informace o režimu PDP zadaném v řádku zdrojového dokladu.

V případě tvorby zálohové faktury pro položky v kom binaci režim u norm ální sazby DPH a v režim u PDP je třeba tyto položky oddělit – tzn. vytvořit jinou zálohovou fakturu pro položky v norm ální sazbě DPH a jinou zálohovou fakturu pro položky v režim u PDP.

Pro tisk zálohové faktury v režimu PDP je třeba použít typ výstupu „standard s DPH“,


30

Soft-4-Sale G6.04A

zatím není provedena úprava pro formulář v cizí měně.

Ukázka tisku zálohové faktury v režimu PDP - sestava "standard s DPH".

Doplnění textu „Dokum ent obsahuje položky v režim u přenesení daňové povinnosti.....“ + případný text „Zálohová faktura není daňový doklad. Vyčíslení DPH je pouze inform ativní.“ je možné na doklad zadat napřiklad pomocí závěrečného nebo dynamického textu - nezobrazuje se automaticky.


Obchodník na webu

13

31

Obchodník na webu

Výchozí formulář Kalendáře V Konfiguraci uživatelského prostředí máte možnost nastavení výchozího pohledu Kalendáře. Vybírejte mezi volbami Měsíc / Týden / Den. Výchozí hodnotou je Měsíc.

Možnost nastavení výchozího pohledu Kalendáře

Tisková sestava nad Kalendářem Nad kalendářem je možné zobrazit a vytisknout přehledovou sestavu plánu času. Sestava je pro aktuálně zobrazený měsíc/týden/den podle zvoleného režimu kalendáře. Zobrazení sestavy se vyvolá kliknutím na tlačítko „Tisk“.


32

Soft-4-Sale G6.04A

Tvorba řádků nabídky Jednotlivé řádky nabídky je možné přidávat a editovat v záložce „Položky“ na formuláři nabídky:


Obchodník na webu

33

Pro tvorbu nového řádku, jeho editaci nebo mazání slouží tlačítka nad přehledem řádků:

Editaci existujícího řádku je možné vyvolat také dvojklikem na příslušný řádek nabídky. Úprava a tvorba řádků probíhá ve formuláři detailu řádku. Mezi řádky je možné se pohybovat pomocí šipek umístěných v dolní části formuláře. Tam se také dozvíte, na kterém řádku nabídky se právě nacházíte.


34

Soft-4-Sale G6.04A

Identifikace právě otevřeného řádku Nabídky.

Formulář obsahuje tři záložky : -

Základní údaje – pozice, číslo zboží, množství, název atp…

-

Ceny – cenotvorba (DPH, cena, sleva)

-

Ostatní – technické parametry zboží

Číslo pozice a Typ tisku není při tvorbě nutné vyplňovat – doplní se automaticky po vybrání čísla zboží nebo doplnění názvu. Typ tisku se v tomto případě zvolí výchozí, tedy „1" (pouze název), a je možné ho následně změnit. Typ tisku položek je možné zvolit ze čtyř možností: -

1 – pouze název položky

-

2 – pouze jednoduchý popis položky

-

10 – nadpis (zobrazí se na nabídce jako nadpis)

-

11 – mezisoučet (zobrazí na nabídce mezisoučet po předchozí položku typu 11, případně po začátek nabídky, pokud žádný předchozí řádek typu 11


Obchodník na webu

35

neexistuje) Název, Popis, MJ, cena, DPH a technické parametry se po výběru čísla zboží vyplní automaticky v případě, že dané zboží má v ceníku tyto položky vyplněny. Mezi řádky je možné se pohybovat pomocí šipek umístěných v dolní části formuláře. Nový řádek nabídky lze přidat pomocí tlačítka „Nový řádek“. Tlačítko „Uložit“ uloží provedené změny a tlačítko „Zavřít“ uzavře editaci řádků. Po editaci řádků není nutné dělat přepočet cen nabídky – to se provede automaticky na pozadí.

13.1 Odesílání emailů Z aplikace je možné přímo odesílat emaily bez použití zvláštního emailového klienta. Emaily je lze generovat nad většinou dokladů v aplikaci. Vygenerování emailů probíhá pomocí volby v nabídce tlačítka

.

Pro tvorbu samotného e-mailu lze využít uživatelsky definovatelných šablon, které nabízí i přenos některých hodnot ze zdrojového dokladu. Postup tvorby šablon a celé nastavení funkce najdete v kapitole Nastavení emailů.


36

Soft-4-Sale G6.04A

Ukázka e-mailové zprávy pred odesláním - generováno nad Úkolem s pomocí šablony.

Komu

- seznam e-mailovách adres, na které má být zpráva odeslána. Do tohoto pole je možné zapsat i více emailových adres – oddělují se středníkem nebo čárkou. Automaticky je předepsán email kontaktní osoby z dokladu, pokud není dohledán, tak firemní email kontaktu dokladu. Jestliže není žádná adresa dohledána, toto pole zůstane vygenerování prázdné a adresu je potřeba dopsat. Odebrání adresy ze seznamu se provádí kliknutím na křížek umístěný vlevo od emailové adresy

Předmět - předmět zprávy lze vypsat ručně, nebo si jej nechat vyplnit ze šablony. Zpráva

- samotné tělo e-mailové zprávy. Je možné nechat si text předvyplnit s využitím šablony a potom ještě před odesláním doplnit vlastním textem.

Zaslat kopii i odesílateli

- pokud je příznak zapnutý, odešle se zpráva v kopii i na

vaši adresu. Výchozí stav příznaku lze nastavit v konfiguraci. Odeslat - tímto tlačítkem je zpráva odeslána. Při odesílání dochází ke kontrole správnosti zadání emailových adres. V případě nalezení nesmyslného emailu, je tento zvýrazněn červeně a uživatel musí tuto adresu ze seznamu odebrat.


Obchodník na webu

37

Systém nekontroluje, jestli adresa opravdu existuje! Pouze zda adresa není zadána zcela nesmyslně (například bez znaku @).

Zavřít

- zpráva se zavře bez odeslání, ale i bez uložení.

13.2 Nastavení emailů Tato volba umožňuje nastavení odesílání emailů přímo z aplikace.

Konfiguracní okno pro astavení tvorby a odesílání emailu.

Email odesílatele (přihlašovací jméno) - emailová adresa, které bude uvedena ve zprávě jako odesílatel. (Tento údaj nelze


38

Soft-4-Sale G6.04A

měnit – shoduje se s přihlašovacím jménem do aplikace). Jméno odesílatele - jméno, které se příjemci zobrazí jako odesílatel místo emailové adresy Zaslat kopii emailu i na odesílatele - zajistí že email bude automaticky odeslán v kopii i na odesílatele Podpis emailu - umožňuje vytvořit automatický text, který bude doplňován do těla e-mailu jako "podpis" Používat SMTP - pokud je vybráno NE, email je odesílán přímo pomocí funkce aplikace a není využit SMTP server Vašeho poskytovatele emailových služeb. Někteří poskytovatelé však vyžadují použití "jejich" serverů, pak musíte vybrat volbu ANO, a znát přihlašovací údaje SMTP serveru od Vašeho poskytovatele: SMTP Server - adresa SMTP serveru SMTP Port - port využívaný pro odesílání SMTP Jméno - jméno využívané pro autorizaci na serveru SMTP Heslo - heslo využívané pro autorizaci na serveru Předmět emailu - text, který bude přenesen do pole "Předmět" v e-mailu Text emailu - text, který bude přenesen do těla e-mailu (lze kombinovat pevný text s proměnnými - zástupnými kódy) Zástupné kódy formuláře - tlačítka zástupných kódů se používají v případě, kdy chceme přenášet automaticky některé údaje ze zdrojového dokladu (typicky například číslo dokladu atp…)


Obchodník na webu

39

Výchozí nastavení - po kliknutí na tlačítko se vymažou veškeré uživatelské konfigurace týkající se odesílání emailů a nastaví se do výchozího stavu Uložit - kliknutí na tlačítko se uloží konfigurace

Vytváření šablon emailů pro jednotlivé agendy Pro generování emailových zpráv je možné nakonfigurovat pro každou agendu šablonu. V šabloně můžete používat jak vlastní texty, tak i zástupné kódy, které zajistí přenos informací ze zdrojového dokladu a nemusíte je tedy ručně opisovat. Po kliknutí na příslušné tlačítko v kódu, se na místo, kde je aktuálně umístěn kurzor, doplní speciální kód uzavřený do hranatých závorek. Pokud tento kód jakkoli upravíme, nebude přenos informace korektně proveden. Zástupné kódy je možné používat v polích „Předmět“ a „Text emailu“.

Ukázka sady zástupných kódu (agenda Úkoly)

Pro tvorbu šablon je možné používat dva typy zástupných kódů: Obecné – jsou modře podbarvené a jsou společné pro všechny typy dokladů Podpis – vloží podpis nadefinovaný v konfiguraci v poli „Podpis“ Kurzor – určuje místo, kam se automaticky umístí kurzor po


40

Soft-4-Sale G6.04A

vygenerování emailu. Ihned po vygenerování můžete psát. Aktuální datum a čas – vloží datum i čas vygenerování emailu Aktuální Datum – vloží pouze datum vygenerování emailu Odkaz na zdroj – vloží do těla emailu odkaz na zdrojový doklad ve formátu URL (příjemce e-mailu tak může jedním kliknutím přejít k originál dokladu - musí být samozřejmě uživatelem aplikace, musí se do ní přihlásit) Pole jednotlivých dokladů – jsou podbarvena šedě a jejich nabídka se mění podle zdrojových dokladů.

Příklad využití:

Potřebuji často informovat zadavatele úkolu o jeho splnění – chci "Předmětu" emailu bude obsahovat text „Úkol č.“ a číslo úkolu. "Tělo" emailu by mělo vypadat následovně: Úkol: (doplní se automaticky popis úkolu) Termín: (doplní se automaticky termín) Firma: (doplní se automaticky firma) Řešení: (doplní se automaticky řešení) Datum odeslání: (doplní se automaticky) Email bude zakončen podpisem a nad něj se automaticky umístí kurzor. Způsob tvorby šablony řešící tuto situaci je následující: 1) Přepnete se to agendy „Úkol“


Obchodník na webu

41

2) Do Předmětu emailu zapište text „Úkol č. “, kurzor umístíme za tento text a následně klikneme na tlačítko kódu „Číslo úkolu“, čímž se automaticky doplní na místo kurzoru zástupný kód [UKOL ID] 3) Poté postupujeme analogicky v poli Text emailu a. Zapište text „Úkol: “ a klikněte na tlačítko „Úkol“ b. Zapište text „Termín: “ a klikněte na tlačítko „Datum termínu“ c. Zapište text „Firma: “ a klikněte na tlačítko „Firma“ d. Zapište text „Řešení: “ a klikněte na tlačítko „Řešení“ e. Zapište text „Datum odeslání: “ a klikněte na tlačítko „Aktuální datum“ f.

Nad podpis například chcete umístit kurzor, proto klikněte na tlačítko „Kurzor“ v zástupných kódech. Do tohoto místa můžete ihned po

vygenerování zprávy psát další text, aniž byste je museli hledat a přesunovat se na ně. g. Na konci emailu má být umístěn automaticky podpis a proto klikněte na tlačítko „Podpis“ 4) Šablonu nezapomeňte uložit kliknutím na tlačítko „Ulož“. 5) Hotová šablona by pak měla vypadat následovně:


42

Soft-4-Sale G6.04A

Vytvorená šablona pro generování emailu z Úkolu.

Zástupné kódy (uzavřené v hranatých závorkách) jsou při generování emailu automaticky nahrazeny údaji ze zdrojového dokladu. V naší ukázce tedy bude konečný email vypadat například takto:


Obchodník na webu


Vygenerovaný e-mail podle šablony.

43

44

Soft-4-Sale G6.04A

13.3 Nové ceny licencí Od 1.1.2015 došlo k úpravě typů a cen licencí aplikace "Obchodník na webu". Ve webové aplikaci je možno mít zavedeno více uživatelů. Současně jich však může pracovat jen tolik, kolik je zakoupeno licencí.

LS1300 - Doplnění licence pro stávajícího uživatele Soft-4-Sale 4 000,- Kč/uživatel

Za stávajícího uživatele je považován takový, který má současně zakoupenou licenci Soft-4Sale. Pracuje tedy střídavě se systémem Soft-4-Sale a ve w ebové aplikaci.

evidence Kontaktů včetně Kontaktních osob Úkolový management, Plán času (kalendář), Připomenutí (proaktivity), Spisová služba (záznamy z jednání), HelpDesk, Připojené dokumenty Poptávky (přehled), Nabídky (přehled), Přijaté objednávky, Servisní zásahy Skladových zásob (přehled)

LS1301 - Rozšíření licence pro nového uživatele 8 000,- Kč/uživatel

Za nového uživatele je považován takový, který pracuje ve firmě, jež má zakoupeny licence Soft-4-Sale, ale sám s tímto systémem nepracuje - využívá POUZE w ebovou aplikaci.

evidence Kontaktů včetně Kontaktních osob Úkolový management, Plán času (kalendář), Připomenutí (proaktivity), Spisová služba (záznamy z jednání), HelpDesk, Připojené dokumenty Poptávky (přehled), Nabídky (přehled), Přijaté objednávky, Servisní zásahy Skladových zásob (přehled)


Obchodník na webu

45

LS1300 - Obchodník na webu (bez Soft-4-Sale) 10 000,- Kč/uživatel

Cena licence pro uživatele ve firmě, která chce spravovat a řídit svoje pracovníky, ale nechce používat celý informační systém Soft-4-Sale. Jedná se tedy cloudové řešení práce s informacemi bez podpory informačním systémem.

evidence Kontaktů včetně Kontaktních osob Úkolový management, Plán času (kalendář), Připomenutí (proaktivity), Spisová služba (záznamy z jednání), HelpDesk, Připojené dokumenty Přijaté objednávky, Servisní zásahy

14

Docházkový terminál

Samostatná aplikace, která je doplňkem systému Soft-4-Sale a umožňuje využít jeho možnosti evidence docházky i pro pracovníky, kteří běžně se systémem nepracují.

Aplikace může spolupracovat se systémem Soft-4-Sale na platformě MS SQL a verzi G6.03a nebo vyšší.

Cena aplikace je stanovena na 10 000,- Kč bez ohledu na počet uživatelů.


46

Soft-4-Sale G6.04A

Aplikace může běžet i na stanici, na které není systém vůbec nainstalován. Lze tedy vyčlenit jeden počítač, který bude umístěn například u vchodu na pracoviště, nebo na vrátnici, a bude sloužit zapisování jednotlivých situací v souvislosti s evidencí docházky zaměstnanců. Je připravena pro ovládání běžným způsobem klávesnicí a myší, nebo prostřednictvím dotykového displaye. K jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci zaměstnance lze použít čtečku čárového kódu, nebo jiné zařízení pro snímání kódů z čipů nebo magnetických karet. Jediným požadavkem na takový způsob identifikace je, aby zařízení umožňovalo emulaci klávesnice.



47

Docházkový terminál v "pohotovostním" režimu - není identifikován žádný pracovník.

V horní části terminálu je umístěna informace o aktuálním datumu a času, který neustále zobrazuje systémový čas počítače. V jeho spodní části potom ovládací tlačítka pro zadávání různých situací docházky. Ve výchozím stavu jsou všechna tato tlačítka neaktivní (šedá). Po přihlášení konkrétního zaměstnance se podle momentálních záznamů v jeho docházce nabídnou taková tlačítka, která může v dané situaci použít.

14.1 Práce s docházkovým terminálem Ve výchozím (pohotovostním) stavu není na terminálu aktivní žádné tlačítko. Je zobrazován průběžný systémový čas počítače.

... nebo je právě aktivní spořič obrazovky


48

Soft-4-Sale G6.04A

V obou těchto situacích přiložte ke čtecímu zařízení vizitku s čárovým kódem, čip nebo magnetickou kartu. Terminál načte kód a zobrazí informace o identifikovaném pracovníkovi.

Docházkový terminál - identifikován konkrétní zaměstnanec.

Podle zjištěných záznamů v docházce terminál pracovníkovi zobrazí jeho status a nabídne tlačítka k řešení aktuální situace.



49

14.1.1 NENÍ v zaměstnání Tento status se objeví pracovníkovi, který má všechny záznamy v tabulce docházky řádně ukončeny. Prakticky to znamená, že zaměstnanec zahajuje pracovní den.

V okamžiku načtení kódu se také zafixuje čas, kdy k tomu došlo. Tento čas je na terminálu zobrazen v dolní části modrou barvou a také se posléze použije k zápisu do tabulky docházky (systémový čas běží stále dál). Pracovník tak může v klidu vybrat správné tlačítko zahájení.


50

Soft-4-Sale G6.04A

Příchod do práce

Toto tlačítko použijte pro běžný pracovní den, zahájení práce.

Služební cesta - začátek

Toto tlačítko použijte pokud rovnou odjíždíte na služební cestu.

Jestliže máte povolenou korekci času můžete toto tlačítko použít i pro zpětné zahájení služební cesty = z domova jste jeli rovnou na služební cestu a zahájení zapisujete zpětně až po návratu do práce. Způsob použití korekce je popsán v samostatné kapitole.

Krátká návštěva lékaře - začátek

Toto tlačítko použijte pokud rovnou odcházíte k lékaři.

Jestliže máte povolenou korekci času můžete toto tlačítko použít i pro zpětné zahájení návštěvy lékaře = z domova jste jeli rovnou k lékaři a zahájení zapisujete zpětně až po návratu do práce. Způsob použití korekce je popsán v samostatné kapitole.

Zahájení ošetřování člena rodiny

Toto tlačítko použijte v případě, že nastupujete OČR (neboli takzvaný paragraf).



51

Zahájení OČR lze realizovat i manuálním zápisem do evidence docházky. Tuto možnost má k tomu určený pracovník, který na základě telefonického oznámení záznam provede.

Zahájení dovolené

Toto tlačítko použijte v případě, že nastupujete na dovolenou.

Zahájení dovolené lze realizovat i manuálním zápisem do evidence docházky. Tuto možnost má k tomu určený pracovník, který na základě oznámení záznam provede.

Jestliže máte povolenou korekci času můžete toto tlačítko použít i pro zahájení Dovolené od některého následujícího dne (např. od zítřka). Před tím musíte mít ovšem ukončen aktuální den. Způsob použití korekce je popsán v samostatné kapitole.

Zrušit zapisování

Toto tlačítko použijte v případě, že zápis do docházky nebudete nakonec provádět. Formulář se vyčistí a k záznamu do evidence docházky nedojde.

14.1.2 JE v zaměstnání Tento status se objeví pracovníkovi, který má v tabulce docházky zahájen pracovní den běžným "Příchodem" do práce.


52

Soft-4-Sale G6.04A

Oběd (přestávka na jídlo) - začátek

Toto tlačítko použijte jestliže zahajujete přestávku na oběd, nebo obecně - na jídlo.

Použitím tlačítka se současně "zastaví" výrobní čas u všech vašich zahájených operací v modulu Výroba..



53

Přerušení z jiného důvodu - začátek

Toto tlačítko použijte jestliže zahajujete přerušení práce z jiného důvodu, stanového vnitřními směrnicemi firmy.

Použitím tlačítka se současně "zastaví" výrobní čas u všech vašich zahájených operací v modulu Výroba..

Odchod z práce

Toto tlačítko použijte pro běžný pracovní den, konec práce.

Služební cesta - začátek

Toto tlačítko použijte pokud v průběhu pracovního dne odjíždíte na služební cestu.

Nemusíte v tomto případě použít tlačítko "Odchod", abyste ukončili práci, a znovu volit zahájení služební cesty. Použití tlačítka SLUŽEBNÍ CESTA v této situaci to udělá za vás.

Krátká návštěva lékaře - začátek

Toto tlačítko použijte pokud v průběhu pracovního dne odcházíte k lékaři.


54

Soft-4-Sale G6.04A

Nemusíte v tomto případě použít tlačítko "Odchod", abyste ukončili práci, a znovu volit zahájení návštěvy lékaře. Použití tlačítka LÉKAŘ v této situaci to udělá za vás.

14.1.3 je na OBĚDĚ Tento status se objeví pracovníkovi, který má v tabulce docházky zahájeno přerušení práce z důvodu přestávky na oběd (na jídlo).



55

Ukončí Oběd (přestávku na jídlo)

Jestliže se vracíte z přestávky na oběd, nebo obecně - na jídlo - a pokračujete v práci, použijte tlačítko Příchod.

Jestliže je zaměstnanec na obědě, musí tuto přestávku nejprve ukončit a teprve potom řešit jinou situaci - třeba zahájení služební cesty nebo návštěvy lékaře.

Může ovšem rovnou ukončit práci "Odchodem".

Odchod z práce

Toto tlačítko použijte pokud odcházíte ze zaměstnání, konec práce.

14.1.4 má PŘESTÁVKU Tento status se objeví pracovníkovi, který má v tabulce docházky zahájeno přerušení práce z jiného důvodu než na oběd (na jídlo).


56

Soft-4-Sale G6.04A

Ukončí Přerušení z jiného důvodu

Toto tlačítko použijte jestliže se vracíte z přestávky (v souladu s vnitřními směrnicemi firmy) a dál pokračujete v práci.

Jestliže má zaměstnanec přerušení, musí tuto přestávku nejprve ukončit a teprve potom řešit jinou situaci - třeba zahájení služební cesty nebo návštěvy lékaře.

Může ovšem rovnou ukončit práci "Odchodem".



57

Odchod z práce


14.1.5 je u LÉKAŘE Tento status se objeví pracovníkovi, který má v tabulce docházky zahájenou návštěvu lékaře.


58

Soft-4-Sale G6.04A

Ukončí krátkou návštěvu lékaře

Toto tlačítko použijte pokud v průběhu pracovního dne vracíte od lékaře a pokračujete v práci.

Odchod z práce


Jestliže máte povolenou korekci času můžete toto tlačítko použít i pro zpětné ukončení včerejší návštěvy lékaře = od lékaře jste jeli rovnou domů a ukončení zapisujete zpětně až po návratu do práce. Způsob použití korekce je popsán v samostatné kapitole.

14.1.6 je na SLUŽEBNÍ CESTĚ Tento status se objeví pracovníkovi, který má v tabulce docházky zahájenou služební cestu.



59

Ukončí Služební cestu

Toto tlačítko použijte pokud v průběhu pracovního dne vracíte ze služební cesty a pokračujete v práci.

Odchod práce



60

Soft-4-Sale G6.04A

Jestliže máte povolenou korekci času můžete toto tlačítko použít i pro zpětné ukončení včerejší služební cesty = jeli jste rovnou domů a ukončení zapisujete zpětně až po návratu do práce. Způsob použití korekce je popsán v samostatné kapitole.

14.1.7 je na DOVOLENÉ Tento status se objeví pracovníkovi, který

má v tabulce docházky

zahájenou

DOVOLENOU.

V této situaci nemusíte řešit nic zvláštního. Jakmile přijdete do práce první den po DOVOLENÉ, systém současně s příchodem ukončí probíhající DOVOLENOU k půlnoci předchozího dne.



61

Složitější situace nebo opravu provede vedoucí pracovník, který k tomu má oprávnění, manuálním zásahem do evidence docházky.

14.1.8 čerpá OČR Tento status se objeví pracovníkovi, který má v tabulce docházky zahájeno OČR.

V této situaci nemusíte řešit nic zvláštního. Jakmile přijdete do práce první den po OČR, systém současně s příchodem ukončí probíhající OČR k půlnoci předchozího dne.


62

Soft-4-Sale G6.04A

Složitější situace nebo opravu provede vedoucí pracovník, který k tomu má oprávnění, manuálním zásahem do evidence docházky.

14.1.9 Korekce času

Korekce času Tato funkce je na terminálu dostupná pouze pokud je to konfigurací povoleno a v takovém případě se nabízí při použití tlačítka LÉKAŘ nebo SLUŽEBNÍ CESTA. V těchto situacích může dojít k tomu, že z domova jede zaměstnanec přímo na služební cestu nebo odchází k lékaři.

Jestliže tedy je korekce povolena, pak se vám na docházkovém terminálu spolu se zafixovaným časem zobrazí i sada ovládacích tlačítek ...

... současně s tím bliká v sekundových intervalech hodinová hodnota času.

Klikáním na šipku vlevo (dolů) se mění hodnota hodin - po jedné hodině směrem dolů.

Jestliže klikáním na levou šipku přejdete přes půlnoc do předchozího dne, objeví se pod časem ještě datum. Je tak možné zapsat ukončení služební cesty nebo návštěvy lékaře do předchozího dne.



63

Klikáním na šipku vpravo (nahoru) se mění hodnota hodin - po jedné hodině nahoru.

Korekce času směrem do budoucnosti není povolena.

Kliknutím na hodnotu minut se tato rozbliká a je možno stejným způsobem změnit minutovou složku času. Korekce minut se děje pouze v rámci jedné hodiny, hodnota hodinové složky času se tím nemění. Krok posunu je nastaven na 5 minut.

Potvrdíte korigovanou hodnotu času (dne). Dojde k zápisu do evidence docházky.

Stornujete korekci času i celou akci. Nedojde k zápisu do evidence docházky.


64

Soft-4-Sale G6.04A

Korekce dne nabízí se automaticky při zadání začátku Dovolené nebo OČR. Tato funkce je však na terminálu dostupná pouze pokud je to konfigurací povoleno.

Jestliže potvrdíte právě zafixovaný čas, zahájíte Dovolenou právě teď. Jakmile použijete korekční tlačítka do minulosti nebo do budoucnosti, změní se čas začátku na 8:00 (fixně), pod tímto časem se zobrazí datum (bliká v sekundových intervalech), kterým pak můžete korekčními tlačítky pohybovat. Potvrzením se do evidence docházky zapíše start dovolená na zvolený den od 8:00 hodin.


MTJ Service, s.r.o. Žilkova 44 621 00 Brno www.mtj.cz [email protected]

NOVINKOVÁ DOKUMENTACE Soft-4-Sale G6.04A

Recommend Documents