Wijk- en Stadszaken Cultuur, kennis en economie Doorkiesnummers: Telefoon 015 260 26 49
Aan
College van Burgemeester en Wethouders Afschrift aan
Nota Datum
Onderwerp
29-08-2008
Subsidiebeleid grote evenementen en festivals 2009 2012
Ons kenmerk
385796 Opsteller
Michiel Visser Bijlage
2
Inhoudsopgave: 1. Aanleiding 2. Evenementen en festivals 3. Procedure 4. Voorwaarden en criteria 5. De adviescommissie 6. Financiële consequenties
1.
Aanleiding
1.1
Inleiding
In maart 2008 is de kadernota evenementenbeleid 'Creatieve Meetlat' vastgesteld door de gemeenteraad van Delft. Deze kadernota beantwoordt aan de behoefte van de gemeente Delft aan een integraal evenementenbeleid waarin aandacht is voor de kwaliteiten van de stad. Die kwaliteiten zijn onder andere omschreven in de Cultuurvisie ‘Meer dan blauw’ en de Nota Stadsmarketing. De kadernota ‘Creatieve Meetlat’ beoogt een impuls te geven aan het evenementenbeleid, van vergunning- en subsidieverlening tot handhaving. De nadere uitwerking van deze kadernota bestaat in hoofdlijnen uit twee onderdelen: het subsidiebeleid en het locatiebeleid. Deze tweedeling komt voort uit het verschil in aard van de twee onderdelen. Het subsidiebeleid richt zich voornamelijk op inhoudelijke aspecten en stimulering van kwaliteit. Het locatiebeleid heeft een overwegend juridisch uitgangspunt. Voorliggende nota doet een voorstel voor uitwerking van één van deze onderdelen: een herzien subsidiebeleid voor evenementen. De huidige Uitvoeringsregeling Stedelijke Evenementen komt per 1 januari 2009 te vervallen. Deze nota vormt de vervanging van het systeem dat nu wordt gehanteerd voor het verstrekken van subsidies aan de grote evenementen en festivals in de stad. 1.2
Uitgangspunten
Het huidige subsidiebeleid is in werking getreden na de vaststelling van de startnotitie 'Stedelijke evenementen in Delft 2000 - 2004' en de uitwerking hiervan in de 'Uitvoeringsregeling activiteitensubsidie stedelijke evenementen'. In de kadernota 'Creatieve Meetlat' is het subsidiebeleid dat tot op heden wordt gehanteerd geëvalueerd. Bij deze evaluatie heeft de nota ‘Fluiten voor een Cent’, zoals opgesteld door de VVD gemeenteraadsfractie Delft, een belangrijke rol
gespeeld. De evaluatie van het subsidiebeleid leverde een aantal knelpunten op. Deze knelpunten vormen de uitgangspunten van voorliggende nota: • een duidelijke keuze voor te subsidiëren evenementen; • meer zekerheid voor de organisatoren door duidelijke criteria die aansluiten bij vastgesteld gemeentelijk beleid (Nota Stadsmarketing en Cultuurvisie); • meer zekerheid voor de organisatoren door de mogelijkheid tot structurele subsidiëring; • het maken van heldere prestatieafspraken met evenementenorganisatoren; • flexibiliteit in subsidiëring van nieuwe initiatieven; • heldere en onafhankelijke advisering door een adviescommissie 'Professioneel Advies op Maat'; • helderheid over de procedure voor het aanvragen van subsidies; • bijdragen uit verschillende gemeentelijke budgetten. 1.3
Looptijd
Deze nota kent een looptijd van 2009 tot en met 2012. Deze looptijd is gelijk aan de looptijd van het cultuurbeleidsplan. De beleidsuitgangspunten en keuzes die in deze nota worden voorgesteld kunnen derhalve in 2012 worden heroverwogen. 1.4
Relatie Cultuurbeleidsplan
Het Cultuurbeleidsplan, waarin de uitgangspunten van de cultuurvisie ‘Delft meer dan Blauw’ worden uitgewerkt, zal ook een voorstel doen voor een nieuwe subsidiesystematiek voor subsidies aan culturele organisaties en activiteiten. Ook in het cultuurbeleidsplan zal de nadruk worden gelegd op een meer structurele benadering van deze subsidies. Het voorstel uit deze nota sluit aan bij de structuur die in het Cultuurbeleidsplan zal worden geadviseerd. Het Cultuurbeleidsplan zal begin 2009 worden voltooid. 1.5
Beleidsregel Maatschappelijke Activiteiten
Het beleid dat in deze nota wordt voorgesteld zal onderdeel worden van de beleidsregels ten aanzien van subsidie. Het vormt de vervanging voor het in artikel 9.7 van de beleidsregel Maatschappelijke activiteiten beschreven beleid ten aanzien van stedelijke evenementen. Het nieuwe artikel krijgt de titel ‘Grote evenementen en festivals’ en is opgenomen in bijlage I.
2.
Evenementen en festivals
2.1
Inleiding
De evenementennota ‘Creatieve Meetlat’ is duidelijk over het uitgangspunt voor evenementenkeuze en adviseert: • '…..een keuze te maken uit de grote hoeveelheid bestaande evenementen. Daarbij maken we een onderscheid tussen evenementen met een stedelijke en regionale uitstraling en evenementen met een landelijke uitstraling. Wij kiezen voor een beperkt aantal kansrijke evenementen, in plaats van voor een groot aantal middelmatige evenementen.' • 'Wij willen onderzoeken welke evenementen met een regionale uitstraling voor subsidie uit het evenementenbudget in aanmerking komen. Ook zullen in de toekomst niet alle tot nu toe gesubsidieerde evenementen worden gecontinueerd. Wij willen duidelijker kiezen waar we wel en niet voor gaan.' Een voorschot op deze keuze is al vastgesteld in de kadernota:
2/16
• • • • 2.2
de versterking van een tweetal evenementen met een landelijke/regionale uitstraling: ‘Delft Chamber Music Festival’ en ‘Mooi Weer Spelen’; versterking van de evenementen met een stedelijke uitstraling; ondersteuning van Lichtjesavond, Taptoe, Sinterklaas; inkoop van koninginnedag. Basisevenementen
De stedelijke evenementen waarover in de Kadernota wordt gesproken zijn de terugkerende grote evenementen en festivals die al enige jaren in Delft worden georganiseerd. Een aantal van deze evenementen is een cultuurevenement dat landelijk wordt gevierd. Het betreft in Delft: Koninginnedag en de intocht van Sinterklaas. Deze evenementen behoren niet ter discussie te staan en kunnen op een bijdrage uit het evenementenbudget rekenen. Het zijn evenementen die voor de stadsmarketing van Delft beperkt interessant zijn omdat ze geen onderscheidend karakter hebben. Toch zijn het voor veel Delftse bewoners onmisbare evenementen. Ook naar de overige grote evenementen en festivals wordt door veel mensen jaarlijks uitgekeken. Voorgesteld wordt daarom om, naast de intocht van Sinterklaas en Koninginnedag, de volgende grote evenementen en festivals te benoemen tot basisevenementen van Delft: • Mooi Weer Spelen; • Delft Chamber Music Festival; • Westerpop; • Nyama Wereldculturenfestival; • SkateJam; • Jazzfestival Delft; • De Koninck Bluesfestival; • Schaatsbaan; • Lichtjesavond; • Taptoe Delft; • Orange Sun festival.
3.
Procedure
3.1
Inleiding
De procedure voor het aanvragen van een evenementensubsidie wordt aangepast. De termen 'A-evenementen' en 'B-evenementen' komen te vervallen. Deze terminologie heeft regelmatig ongewenst de indruk gewekt dat een evenement ingedeeld in een bepaalde categorie meer of minder wordt gewaardeerd dan een evenement uit de andere categorie. De terminologie zoals gehanteerd in het beleidskader voor subsidies biedt voldoende houvast voor een nieuwe indeling van subsidiëring van evenementen. Onderscheid wordt slechts gemaakt in de subsidierelatie: incidenteel of structureel. In theorie verstrekt de gemeente momenteel voornamelijk incidentele subsidies aan een groot aantal evenementen. In de praktijk worden jaarlijks voor een zeer groot deel dezelfde evenementen gesubsidieerd en is dus feitelijk sprake van een structurele relatie. Daarom wordt voorgesteld om deze relatie beleidsmatig te ondersteunen. 3.2
Structurele subsidies
3/16
Evenementen die behoren tot de basisevenementen (zie paragraaf 2.2) en van grote waarde zijn voor de stad krijgen een structurele subsidie waardoor de continuïteit van de instelling groter wordt en ook voor overige sponsoren duidelijkheid ontstaat. De gemeente Delft onderscheidt in het beleidskader subsidiesystematiek 2008 een tweetal structurele subsidievormen, te weten prestatiesubsidies en waarderingssubsidies. Een toelichting op beide subsidievormen vindt u in bijlage II. Als gevolg van de structurele subsidierelatie wordt in de begroting rekening gehouden met deze subsidie. Jaarlijks wordt de subsidie, op basis van het vastgestelde indexeringspercentage en eventuele verhoging als gevolg van een hoger evenementenbudget, verleend. Een prestatie- of waarderingssubsidie wordt jaarlijks beschikt op basis van een proforma subsidieaanvraag voor 1 april het jaar voorafgaand aan het jaar waarin het evenement plaats zal vinden. Een definitief projectplan, inclusief definitieve begroting, dient minimaal zes maanden voor de aanvang van het evenement ingediend te worden. De afrekening en definitieve vaststelling geschiedt op basis van een inhoudelijke en financiële verantwoording. Deze verantwoording dient voor 1 april in het jaar volgend op het evenement te worden ingediend. Uiteraard geldt dat deze subsidies worden beschikt en vastgesteld conform de richtlijnen zoals vastgelegd in de Kaderverordening en het beleidskader subsidiesystematiek. Om in aanmerking te komen voor prestatie- of waarderingsubsidiëring moet een evenement voldoen aan een aantal voorwaarden. Een evenement: • heeft minimaal een regionale uitstraling; • heeft al meerdere keren in Delft plaatsgevonden; • is van (blijvende) betekenis voor de stad en de regio; • ontvangt een aanzienlijke bijdrage uit fondsen en van sponsoren (percentage afhankelijk van het evenement); • heeft een begroting waaraan een gezonde solide financiële basis ten grondslag ligt; • levert een bijdrage aan het verwezenlijken van het vigerende evenementenbeleid; • wordt georganiseerd door een betrouwbare en (semi-)professionele organisatie, al dan niet met één of meerdere beroepskrachten; Voorgesteld wordt om de in paragraaf 2.2 vermelde basisevenementen in aanmerking te laten komen voor een structurele subsidierelatie. Beoordeeld aan de hand van de definities uit het beleidskader subsidiesystematiek is voor de meeste evenementenorganisatoren een waarderingssubsidie de meest geschikte subsidievorm. Voor twee evenementenorganisaties, te weten de organisatoren van ‘Delft Chamber Music Festival’ en ‘Mooi Weer Spelen’, is een prestatiesubsidie de meest geschikte subsidievorm. De basis van een structurele subsidie wordt gevormd door een beleidsplan van de evenementenorganisatie waarin inzicht wordt gegeven in de toekomstige ontwikkeling van het evenement, zowel op inhoudelijk, financieel als organisatorisch vlak. Op basis van dit plan worden prestatieafspraken en/of nadere voorwaarden opgesteld en wordt een subsidie vastgesteld. Voor het opstellen van de prestatieafspraken en/of nadere voorwaarden vormt het cultuur- en stadsmarketingbeleid het uitgangspunt. 3.3
Incidentele subsidies
4/16
Een deel van het evenementenbudget blijft flexibel inzetbaar. Uitgangspunt hierbij is 20% van het totale budget. Hierdoor blijft ruimte voor het subsidiëren van nieuwe initiatieven die een aanvulling vormen op het basisaanbod. De incidentele subsidies kunnen worden ingezet om een financiële bijdrage te leveren aan nieuwe evenementen om op die manier het opzetten van het nieuwe evenement te faciliteren. Om te voorkomen dat het incidentele en flexibele budget wederom wordt ingezet voor een bijdrage aan jaarlijks dezelfde initiatieven kan een evenement maximaal drie keer een financiële bijdrage uit het incidentele budget ontvangen. Na maximaal drie incidentele subsidies dient een evenement in principe een gezonde financiële basis (in de vorm van eigen bijdrage, sponsoring en/of fondsbijdragen) te hebben om zonder gemeentelijke subsidie te kunnen voortbestaan. Voor een evenementenorganisator bestaat de mogelijkheid om na drie keer incidentele subsidiëring een verzoek tot structurele subsidiëring in te dienen. Hiervoor geldt de procedure zoals omschreven in paragraaf 3.2. Bij beoordeling van deze aanvraag zal naast de vermelde criteria het effect op de omvang van het incidentele budget een rol spelen bij het al dan niet toekennen van een waarderings- of prestatiesubsidie aan een evenementenorganisatie. Immers, het vergroten van het aantal basisevenementen met een structurele subsidierelatie heeft nadelige gevolgen voor de omvang van het incidentele budget. Organisaties die een incidentele evenementensubsidie ontvangen, zullen reeds in de eerste beschikking van deze procedure op de hoogte worden gesteld middels een toelichting. De incidentele subsidie wordt per evenement verleend op basis van een projectplan voor één editie van het evenement. Na indiening van de verantwoording wordt de subsidie definitief vastgesteld. Bij een eventuele tweede en derde incidentele subsidie wordt het subsidiebedrag opnieuw verleend en kan dus afwijken van een eerdere bijdrage. De aanvragen voor incidentele subsidiëring zullen worden beoordeeld door de adviescommissie 'Professioneel advies op maat' die de aanvragen zal toetsen aan de randvoorwaarden en criteria. De taken en bevoegdheden van deze commissie worden toegelicht in hoofdstuk 6 van deze nota. 3.4
Subsidierondes
In het subsidiesysteem dat tot nu toe werd gehanteerd, worden de subsidies verstrekt in vier ronden met voor iedere ronde een subsidieplafond. Het instellen van een ronde wordt gehandhaafd, maar het aantal ronden wordt teruggebracht tot twee. Voor nieuwe aanvragen voor een incidentele subsidie worden twee subsidieronden ingesteld. Het incidentele budget wordt hiervoor gesplitst in twee gelijke delen. Per ronde worden een beperkt aantal evenementen gesubsidieerd. Het maximale aantal te subsidiëren evenementen per ronde is afhankelijk van het beschikbare budget en wordt jaarlijks, gelijktijdig met vaststelling van het incidentele budget, vastgesteld. Tijdens de eerste ronde kunnen organisatoren van een evenement dat plaatsvindt in de eerste helft van het jaar (januari - juni) een verzoek indienen. Tijdens de tweede ronde geldt dit voor evenementen die plaatsvinden in de tweede helft van het jaar (juli - december). De indieningsdatum voor de eerste ronde is 1 september in het voorafgaande jaar. Voor de tweede ronde geldt een indieningsdatum van 1 maart. Het college zal 6 weken voorafgaand aan de indieningsdatum de mogelijkheid tot het indienen van een subsidieverzoek publiceren. Deze subsidieverzoeken worden na ambtelijke voorbereiding ter beoordeling aan de adviescommissie voorgelegd. Het advies wordt aan de verantwoordelijk wethouder en, indien boven de mandaatgrens van Vakteam CKE, aan het college van burgemeester en wethouders voorgelegd en de subsidies worden beschikt.
5/16
3.5
Koninginnedag
In de jaren 2007 en 2008 is ervoor gekozen om koninginnedag in te kopen, in plaats van te subsidiëren.Hierdoor neemt het Marktprogramma van koninginnedag een aparte plaats in binnen deze nota. Om de viering van koninginnedag aantrekkelijker te maken voor een breed publiek werd daarnaast extra budget ter beschikking gesteld. Het programma kende geen onderdeel dat zich specifiek op jongeren richtte. Ook zou extra budget een andere (thematische) opzet mogelijk maken. Na twee jaar inkoop van het evenement is geconcludeerd dat koninginnedag inderdaad een breder publiek aanspreekt. De gewenste verandering in opzet is echter niet geheel gerealiseerd. Uit de evaluatie van de editie 2008 blijkt dat het toevoegen van een landelijk bekende artiest aan de programmering weliswaar gewaardeerd wordt door de doelgroep (jongeren), maar tevens een onevenredig groot beslag legt op het beschikbare budget. Conform het vastgestelde beleidskader subsidiesystematiek gemeente Delft zal de inkoopconstructie voor koninginnedag worden gehandhaafd. Op basis van de positieve ervaringen in 2008 wordt voorgesteld om de invulling van het Marktprogramma van koninginnedag in te kopen bij Evenementenbureau Delft. Hiervoor wordt een inkoopbedrag voorgesteld van € 17.500. 3.6
Afstemming met andere afdelingen
Een beperkt aantal evenementen komt ook in aanmerking voor een bijdrage uit budgetten anders dan het evenementenbudget. De aanvragen voor deze evenementen zullen ter beoordeling worden voorgelegd aan de betreffende beleidsafdeling, bijvoorbeeld cultuur, sportstimulering of milieu. De beleidsadviseur Stadsmarketing en Evenementen zorgt voor afstemming van de subsidieverlening met verschillende beleidsafdelingen. Het subsidieverzoek van de evenementenorganisator vormt de basis voor de afstemming. Er wordt naar gestreefd slechts één gemeentelijke beschikking per evenement te verstrekken, gebaseerd op één subsidieverzoek van de organisator.
4.
Voorwaarden en criteria
4.1
Inleiding
De gemeente subsidieert jaarlijks een groot aantal evenementen en festivals. Een aantal van deze evenementen is uitgegroeid tot evenementen 'voor de stad'. Dat wil zeggen: evenementen die bijdragen aan het imago, het leefklimaat en de economie van Delft. De grote Delftse evenementen en festivals hebben ook een belangrijke regiofunctie 1 . Om deze evenementen te ondersteunen is het evenementenbudget in het leven geroepen. Het evenementenbudget wordt beheerd door vakteam CKE en is vorig jaar ondergebracht bij het beleidsveld Stadsmarketing. De vastgestelde nota Stadsmarketing (20324379) schetst een duidelijk kader voor de stadsmarketing van
1
Onderzoek tijdens Koninginnedag 2008 op de Markt heeft aangetoond dat 50 % van de bezoekers van buiten de gemeente komt.
6/16
Delft. Herziening van het subsidiebeleid biedt de gelegenheid de uitgangspunten van het stadsmarketingbeleid te integreren in het subsidiebeleid. Evenementen die in aanmerking komen voor subsidie uit het evenementenbudget zijn de grote evenementen en festivals van Delft, met een bovenstedelijke uitstraling. In deze nota wordt een definitie voorgesteld aan de hand waarvan kan worden bepaald of een evenement in aanmerking komt voor een bijdrage uit het evenementenbudget. Vervolgens wordt een aanvraag getoetst aan specifieke randvoorwaarden en criteria. Voor het verstrekken van subsidies zijn de Kaderverordening Subsidies Delft en het beleidskader subsidies van kracht. Zowel de randvoorwaarden als de criteria worden opgenomen in de aanvullende beleidsregels ‘Maatschappelijke Activiteiten’. Deze beleidsregels zijn opgenomen in bijlage I. 4.2
Definitie van een evenement
De definitie zoals opgenomen in de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) is te algemeen om te hanteren bij het subsidiebeleid. Om te bepalen of evenementen in aanmerking komen voor een bijdrage uit het evenementenbudget wordt de volgende definitie voorgesteld: 'Een groot evenement of festival is een voor een groot publiek vrij toegankelijke incidenteel of periodiek terugkerende manifestatie met een veelzijdig en gevarieerd programma van voorstellingen en/of activiteiten. Een groot evenement of festival heeft een stedelijke of bovenstedelijke uitstraling, stimuleert de lokale economie en versterkt het imago van de stad door het verbinden van de Delftse kernwaarden.' Toelichting op deze definitie: Onder vrij toegankelijk wordt niet per definitie gratis toegankelijk verstaan: het evenement moet zich richten op een groot publiek. Het evenementenbeleid richt zich op evenementen met een veelzijdig en gevarieerd programma waardoor voorstellingen of optredens van een besloten vereniging, een individueel gezelschap of individuele artiest buiten dit beleid vallen. Het evenementenbeleid richt zich op culturele uitingen of sportactiviteiten met een stedelijke uitstraling en reikwijdte. Politieke manifestaties, braderieën, wijkgebonden evenementen, congressen en straatfeesten vallen buiten dit evenementenbeleid. 4.3
Criteria en randvoorwaarden voor incidentele subsidies
Met de evenementen die een vorm van structurele subsidie ontvangen worden prestatieafspraken op maat gemaakt of specifieke nadere voorwaarden gesteld, waarbij het Cultuur- en stadsmarketingbeleid de uitgangspunten vormen. Voor het incidentele budget wordende volgende aangepaste criteria en randvoorwaarden voorgesteld: Criteria Evenementenorganisaties die een bijdrage uit het evenementenbudget willen ontvangen moeten voldoen aan de onderstaande criteria: 1. 2. 3.
Het evenement is laagdrempelig en heeft een groot publieksbereik. (verbetering leefklimaat); Het evenement levert een aanzienlijke bijdrage aan de lokale economie (bestedingen en werkgelegenheid); Het evenement verbindt de kernwaarden van Delft: technologie, historie, creativiteit en innovatie (bijdrage aan het gewenste imago).
7/16
Ad 1. Het evenement draagt in grote mate bij aan de binding van de bewoners met de (binnen)stad en de leefbaarheid van Delft. Het evenement is laagdrempelig en heeft een groot publieksbereik, minimaal 4.000 bezoekers. Waar mogelijk worden inwoners van Delft bij de organisatie van het evenement betrokken, bijvoorbeeld als vrijwilligers. De nadruk voor subsidie vanuit het evenementenbudget ligt op passieve participatie (evenementenbezoek). Actieve participatie (het leveren van een bijdrage aan een evenement) wordt gestimuleerd vanuit andere beleidsvelden. Ad 2. Het evenement draagt bij aan de lokale economie door verhoging van het horecabezoek en versterking van het midden- en kleinbedrijf. Ad 3. De aard en opzet van het evenement dragen in belangrijke mate bij aan het imago van Delft zoals omschreven in 'het Verhaal van Delft' (Nota Stadsmarketing). Het evenement is onderscheidend ten opzichte van andere evenementen in de regio en het gehele land en het verbindt twee of meer van de onderstaande kernwaarden: • Historie: het evenement belicht de geschiedenis van Delft, heeft een duidelijke binding met het verleden van de stad of sluit aan bij het historisch perspectief van de stad, bijvoorbeeld door het creatief benutten van de historische plekken van Delft. Het evenement versterkt bij voorkeur de drie pijlers van toeristisch Delft: Oranje, Delfts Blauw of Vermeer. • Technologie: het evenement is technologisch in thematiek of uitvoering; • Innovatie: het evenement is nieuw of vernieuwend in opzet of thematiek of maakt creatief gebruik van nieuwe (technische) toepassingen. De vernieuwing maakt een belangrijk onderdeel uit van de aantrekkingskracht van het evenement. • Creativiteit: het evenement heeft een creatieve invalshoek en onderscheidt zich daarmee van andere evenementen met een zelfde thema/inhoud. Randvoorwaarden • de aanvraag bevat minimaal: een projectomschrijving (inclusief doelstellingen, visie, toelichting op de uitvoering), een deugdelijke en realistische financiële onderbouwing (begroting) en een deugdelijk promotieplan (minimaal stadsbrede promotie); • de organisatie doet slechts één aanvraag bij de gemeente voor het evenement; • de evenementenorganisatie dient een rechtspersoonlijkheid te bezitten; • de gehele gemeentelijke bijdrage bedraagt maximaal 50 % van de totale begroting. De bijdrage uit het evenementenbudget bedraagt maximaal 30 % van de totale begroting van het evenement: • de organisatie streeft naar samenwerking met andere partijen: stichtingen, maatschappelijke organisaties, (lokale) bedrijven, vrijwilligers(organisaties); • de organisatie streeft naar aanvullende bijdrage van fondsen en sponsoren. • het evenement heeft minimaal een stedelijke/stadsbrede of bovenstedelijke uitstraling; • het evenement streeft naar een minimaal bezoekersaantal van 5000; • het evenement richt zich op een breed publiek (bewoners, bedrijven en bezoekers van buiten Delft); • het evenement past wat betreft spreiding in tijd en thema binnen het bestaande evenementenaanbod van Delft en is een aanvulling hierop; • het evenement heeft op alle vlakken een hoog kwaliteitsniveau (opzet, programma, aankleding en uitstraling); • de locatiekeuze van het evenement past bij het karakter van het evenement en sluit aan bij de locatiekeuze van het totale aanbod van evenementen in Delft; Door het scherper formuleren van criteria en randvoorwaarden is het mogelijk om een duidelijke keuze voor te subsidiëren evenementen uit het incidentele
8/16
evenementenbudget te maken. Nadrukkelijk moet hierbij moeten worden opgemerkt dat deze criteria en randvoorwaarden zicht richten op de inhoud en opzet van een evenement. Daarnaast dient een evenementenorganisator een evenementenvergunning aan te vragen bij de gemeente Delft waarbij de uitvoering van een evenement centraal staat. Uitgangspunt bij het verstekken van deze vergunning is de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) waarmee aspecten als (brand- en verkeers)veiligheid, belasting op de woonomgeving (door bijvoorbeeld geluidsoverlast of afval) en openbare orde worden gereguleerd. Deze voorwaarden maken echter geen onderdeel uit van dit subsidiebeleid.
5.
De adviescommissie
5.1
Inleiding
In het huidige beleid werd tot 1 januari 2007 door de evenementencommissie geadviseerd over de evenementensubsidies. Voor de jaren 2007 en 2008 is er, met het oog op het nieuw te ontwikkelen evenementenbeleid, afgezien van herbenoeming van leden en invulling van de vacatures. Met vaststelling van de kadernota is besloten een adviescommissie in te stellen voor het leveren van 'professioneel advies op maat'. 5.2
Leden
De advisering ten aanzien van evenementensubsidies zal geschieden door professionals. Het totaal aantal leden van de commissie is drie. Eén van deze leden komt uit Delft, de overige twee komen van buiten de stad. De maximale zittingsperiode voor elk van de leden betreft 2 jaar. Voorgesteld wordt om leden te zoeken die aansluiten bij onderstaande profielen: Profiel 1: Een ervaringsdeskundige - een evenementenorganisator van buiten Delft. Een ervaringsdeskundige heeft ervaring met het organiseren van één of meerdere grote of middelgrote festivals buiten Delft. Hij/zij heeft inzicht in een breed scala aan aspecten die komen kijken bij het organiseren van een evenement. Hierbij valt te denken aan het opstellen van een deugdelijk en compleet projectvoorstel, promotie, financiering (sponsor- en fondsenwerving), logistiek, artistieke invulling, etc. De ervaringsdeskundige kan de (financiële) haalbaarheid van de ingediende subsidieverzoeken beoordelen Profiel 2: Een deskundige met een technologische achtergrond, toepasbaar op evenementen. Profiel 3: Een deskundige met kennis van de wegen binnen de overheid in relatie tot evenementen. Ervaring met stadsmarketing in relatie tot evenementen geniet de voorkeur. 5.3
Taken en bevoegdheden
De adviescommissie kent de volgende taken en bevoegdheden: • de subsidieaanvragen worden twee maal per jaar ter advisering voorgelegd aan de commissie. De leden van de adviescommissie wordt verzocht op basis van de vastgestelde criteria een advies te verstrekken met betrekking tot de prioritering alsmede de hoogte van het te verlenen subsidiebedrag.
9/16
• • •
•
Het advies van de adviescommissie wordt ter besluitvorming aan het college van B&W voorgelegd; de adviescommissie heeft een signalerende functie om talent te scouten en te onderzoeken waar experts zitten die kunnen worden ingezet; de adviescommissie kan worden gevraagd te adviseren over subsidieaanvragen voor evenementen in het kader van budgetten anders dan het evenementenbudget; de adviescommissie wordt betrokken bij de evaluatie van de prestatieafspraken die ten aanzien van structurele subsidies met organisatoren zijn gemaakt; de commissie adviseert bij de beoordeling van een verzoek tot structurele subsidie.
6.
Financiële consequenties
6.1
Inleiding
In de afgelopen jaren is het evenementenbudget jaarlijks aangevuld door een storting/dotatie uit de evenementenreserve. In deze nota is voorgesteld om een dertiental evenementenorganisatoren een structurele subsidie te verstrekken en een budget te realiseren voor incidentele subsidies voor nieuwe evenementen. Dit hoofdstuk doet een voorstel voor de dotatie uit de Reserve Evenementen en de besteding van het evenementenbudget. 6.2
Evenementenbudget
In de vastgestelde kadernota Creatieve Meetlat is de ambitie voor de grote evenementen en festivals geschetst: een scherper profiel en kwaliteitsverbetering. In die nota is tevens aangegeven dat die ambitie niet haalbaar is met het huidige budget. In de afgelopen jaren is het evenementenbudget jaarlijks gedekt door de reserve evenementenreserve. De Reserve Evenementen wordt jaarlijks gevoed vanuit de algemene middelen. In 2008 is uit de Reserve Evenementen € 329.300 ter beschikking gesteld voor subsidies aan evenementen. Voor 2009 kan helaas zeer beperkt aanspraak worden gemaakt op aanvullende middelen vanuit de reserve. De maximale dotatie uit de reserve aan het evenementenbudget is € 230.324. € 20.000 hiervan is reeds gereserveerd voor compensatie van de subsidie aan de Taptoe Delft in 2008. Het totaal beschikbare budget ten behoeve van subsidies aan de overige grote evenementen en festivals in 2009 bedraagt derhalve € 210.324. Aanvullend wordt voorgesteld om 10.000 euro ter beschikking te stellen uit de begroting voor 2008 (zie bestedingsvoorstel in paragraaf 6.4). 6.3
Voorstel evenementenbudget 2009
Het voorstel voor 2009 luidt: het beschikbaar stellen van € 220.324 uit de Reserve Evenementen (7805400) aan het budget grote evenementen en festivals. 6.3
Reserve evenementen
Voorgesteld wordt om de reserve evenementen op te heffen en de jaarlijkse storting om te zetten in een structureel budget voor culturele activiteiten en een evenementenbudget. De redenen die ten grondslag liggen aan dit voorstel zijn: • De jaarlijkse storting uit de Reserve Evenementen aan het evenementenbudget wordt niet geïndexeerd. Bij het structureel verstrekken van subsidies aan
10/16
•
•
organisaties is dit wel het geval. Het is daarom noodzakelijk dat ook de budgetten waaruit deze subsidies worden verstrekt, geïndexeerd worden; de subsidies die uit de betreffende budgetten worden verstrekt zijn grotendeels structureel van aard en er is sprake van een constant uitgavenpatroon. De flexibiliteit die ontstaat door het hanteren van een reserve heeft derhalve geen meerwaarde; de reserve evenementen bevat momenteel geen aanvullende middelen (reserve). Ook is niet te verwachten dat de beschikbare financiële middelen geen bestemming vinden in het betreffende begrotingsjaar, waardoor de kans dat er in de komende jaren weer een reserve ontstaat zeer klein is. Hierdoor is een natuurlijk moment ontstaan om de reserveconstructie voor evenementen te beëindigen.
Het uitvoeren van bovenstaand voorstel leidt tot twee nieuwe structurele budgetten in de begroting: • grote evenementen en festivals; • culturele activiteiten. 6.4
Bestedingsvoorstel budget
Op basis van de in deze nota voorgestelde subsidiestructuur en het subsidiebudget voor 2009 wordt onderstaand bestedingsvoorstel gedaan. Type 2009 subsidie
Bestedingsvoorstel Structurele subsidies 1 St. Theaterfestival Delft 2 St. Delft Chamber Music Festival 3 St. Westerpop 4 Initiatiefgroep Skatejam 5 St. Henri Bergson 6 St. Horecamuziekfestivals Delft 7 St. Taptoe Delft 8 St. Henri Bergson 9 St. Delfts Jazz 10 St. Delfesta 11 St. Delft Events 12 St. Delfesta Inkoop 1 Evenementenbureau Delft
Mooi Weer Spelen Delft Chamber Music Festival Westerpop Skatejam Nyama Bluesfestival Taptoe * Orange Sun Jazz Festival Intocht Sint Schaatsbaan Lichtjesavond
€ € € € € € € € € € € €
44.000 prestatie 44.000 prestatie 24.000 waardering 5.000 waardering 17.500 waardering 7.500 waardering 20.000 waardering 6.000 waardering 15.000 waardering 7.000 waardering 30.000 waardering 20.000 waardering
Koninginnedag
€
17.500
€
257.500
€ € €
230.000 17.500 10.000
€
-
Totaal Dekking Evenementenbudget Aansluiting verhaal van Delft Overige uitgaven evenementen 2008 Tekort
* subsidie t.b.v. 2008 Tabel 1 : Bestedingsvoorstel 2009.
11/16
Bovenstaand overzicht toont de geadviseerde bedragen ten behoeve van de structurele subsidies aan de Delftse basisevenementen. Hierbij is de volgende toelichting van belang: • de tabel gaat uit van de basisevenementen zoals genoemd in paragraaf 2.2; • de geadviseerde subsidies gelden als uitgangspunt voor de structureel te verstrekken subsidies (prestatie- en waarderingssubsidies) voor de komende beleidsperiode van 4 jaar en kunnen worden aangevuld indien meer evenementenbudget beschikbaar wordt gesteld; • de geadviseerde bedragen zijn gebaseerd op de verstrekte subsidie in 2008 zoals vastgesteld door de raad (nota's 20125119 en 20361722) en in lijn met de in afgelopen jaren aan betreffende organisaties verstrekte subsidie. • voor complete dekking van het bestedingsvoorstel is de storting uit de Reserve Evenementen in 2009 niet toereikend. Om toch tot een sluitend bestedingsvoorstel te komen is gezocht naar aanvulling uit andere budgetten. Voorgesteld wordt daarom om in 2009 een deel van de evenementen te subsidiëren uit het stadsmarketingbudget 'evenementen en het verhaal van Delft' (activiteitennummer 604645) à € 17.500 om daarmee een gedeelte van het tekort aan te vullen. Dit budget heeft als uitgangspunt om de kernwaarden van Delft (Technologie, historie, creativiteit en innovatie) beter tot uiting te laten komen in het evenementenaanbod. Dit uitgangspunt sluit nauw aan bij de criteria en randvoorwaarden zoals omschreven in deze nota. Tevens wordt voorgesteld om een deel van het huidige restantbedrag van het budget ‘Overige uitgaven evenementen’ (activiteitennummer 602992) à € 10.000. Voor dit bedrag heeft zich in 2008 geen bestemming aangediend (nieuw initiatief); • de geadviseerde subsidie aan de Taptoe Delft dekt de reservering à € 20.000 voor de editie 2008. De Taptoe zal niet in 2009 plaatsvinden en het bestedingsvoorstel adviseert derhalve niet over het reserveren van een subsidie aan de Taptoe in 2009. Een eerste reservering voor subsidie aan de Taptoe kan pas in 2010 plaatsvinden, met als gevolg dat de Taptoe pas in 2011 kan plaatsvinden in plaats van 2010. Met betrekking tot de subsidiëring van de Taptoe, die jaarlijks € 20.000 ontvangen, zullen specifieke afspraken worden gemaakt; Het bestedingsvoorstel toont aan dat er na subsidie aan de basisevenementen geen budget over is om nieuwe initiatieven te subsidiëren. Aan u wordt voorgesteld om vanwege het beperkte budget de mogelijkheid tot het aanvragen van een incidentele subsidie in 2009 te laten vervallen. Gevolg van deze beslissing is tevens het uitstellen van de aanstelling van een adviescommissie ‘Professioneel Advies op Maat’, omdat deze slechts zal adviseren over de incidentele aanvragen. Het huidige bestedingsvoorstel is gebaseerd op het vastgestelde advies voor 2008. Na vaststelling van deze nota zullen betrokken organisaties van de besluitvorming op de hoogte worden gebracht en in de gelegenheid worden gesteld een officieel subsidieverzoek in te dienen. Aan de hand van deze voorstellen kan gestart worden met het opstellen van de prestatieafspraken die ten grondslag zullen liggen aan de structurele subsidies. 6.5
Subsidies uit andere budgetten
Een aantal evenementen dat in de afgelopen jaren een incidentele subsidie heeft ontvangen zal vanaf 2009 niet in aanmerking komen voor een bijdrage uit het evenementenbudget. Voor deze evenementen is, conform het uitgangspunt uit de kadernota Creatieve Meetlat, onderzocht of het mogelijk is om te komen tot een gelijkwaardige bijdrage uit andere gemeentelijke budgetten. In tabel 2 staat
12/16
aangegeven welke evenementen dit betreffen en door welke afdeling deze subsidieaanvragen in 2009 in behandeling worden genomen, omdat de doelstelling van het evenement aansluit bij de doelstelling van het betreffende beleidsveld. Toekenning van deze subsidies is onder voorbehoud, omdat het, evenals de subsidies die deze organisaties ontvingen uit het evenementenbudget, om een incidentele subsidie gaat. Aanvragen worden getoetst aan de randvoorwaarden en criteria van betreffende budgetten. Organisatie 1 Jong Excelsior Delft 2 St. Boekenbende 3 Botanische Tuin 4 Verschillende koren 5 St. Delfesta 6 St. Delfesta 7 St. Delft Events 8 St. Varend Corso 9 AV De Koplopers 10 St. Vrienden van Biesland 11 Van Nature
Evenement Jeugdtaptoe Boekenbende Botanische Tuinconcerten Matthaus Passion Oosterse Markt Grachtenconcerten Musicals in Delft Varend Corso Golden Tenloop Biesland Dagen Zomergrachten festival
Totaal
Budget Subsidie in 2008 Cultuur € 1.600 Cultuur € 2.000 Cultuur € 1.000 Cultuur € 2.000 Cultuur € 910 Cultuur € 5.000 Cultuur € 2.250 Stadsmarketing € 7.500 Sportstimulering € 1.000 Natuur en Milieu € 1.000 Nog te bepalen € 1.000 € 25.260
Tabel 2 : subsidie uit andere budgetten.
6.6
Groeiscenario
De kadernota Creatieve Meetlat schetst voor het evenementenbudget een groeiscenario en gaat uit van een trapsgewijze groei van het evenementenbudget vanaf 2010 om de vastgestelde ambitie te verwezenlijken. Een voorwaarde voor het verwezenlijken van die ambitie is een evenementenbudget van € 500.000, waarvan € 100.000 (20%) ingezet kan worden als incidentele subsidie. Het huidige voorstel vormt het uitgangspunt voor dit groeiscenario. Het komende jaar onderzoekt het college, zoals gesteld in de kadernota ‘Creatieve Meetlat’, welke mogelijkheden er bestaan om het evenementenbudget vanaf 2010 structureel te verhogen.
Aan u wordt in voorliggende nota voorgesteld: 1) de omschreven subsidiesystematiek, inclusief procedure, randvoorwaarden en criteria vast te stellen; 2) artikel 9.7 van de beleidsregel maatschappelijke activiteiten aan te passen conform bijlage I; 3) een twaalftal evenementen te benoemen tot basisevenementen en hiermee een structurele subsidierelatie aan te gaan; 4) in te stemmen met het bestedingsvoorstel ten aanzien van te subsidiëren evenementen uit het beschikbare budget; 5) het budget ‘Evenementen en het verhaal van delft’ (activiteitennr. 604645) inzetten voor dekking van het bestedingsvoorstel; 6) voor 2009 geen budget te reserveren voor het verstrekken van incidentele subsidies en het aanstellen van een adviescommissie uit te stellen tot een incidenteel budget wel beschikbaar is; 7) het voorstel tot opheffen van de evenementenreserve en het instellen van een tweetal structurele budgetten ter besluitvorming voor te leggen aan de raad. 8) de Raad voor te stellen de financiële consequenties te verwerken in de 64ste begrotingswijziging van 2008.
13/16
Bijlage I: Vervanging artikel beleidsregel Maatschappelijke Activiteiten
9.7
Grote evenementen en festivals
1. Een groot evenement of festival is een voor een groot publiek vrij toegankelijke incidenteel of periodiek terugkerende manifestatie met een veelzijdig en gevarieerd programma van voorstellingen en/of activiteiten. Een groot evenement of festival heeft een stedelijke of bovenstedelijke uitstraling, stimuleert de lokale economie en versterkt het imago van de stad door het verbinden van de Delftse kernwaarden: historie, technologie, innovatie en creativiteit. 2. Er worden structurele en incidentele evenementensubsidies verstrekt. Structurele subsidies worden verstrekt in de vorm van prestatie- en waarderingssubsidies. 3. Er is een adviescommissie die bestaat uit drie onafhankelijke professionals op het gebied van grote evenementen en festivals. Deze commissie adviseert het college over de evenementen te subsidiëren uit het evenementenbudget aan de hand van de gestelde criteria. De commissie geeft advies over de prioritering alsmede de hoogte van het te verlenen incidentele subsidiebedrag. Daarnaast verstrekt deze commissie advies met betrekking tot het verstrekken van de structurele subsidies. 4. Aan subsidies uit het evenementenbudget wordt een maximum gesteld: het subsidiebedrag is maximaal 30% van de totale begroting van het evenement. Bij vaststelling zal de ingediende begroting medecriterium zijn voor beoordeling. 5. Het college stelt, op basis van het totale beschikbare budget, jaarlijks een verdeelsleutel voor de incidentele en structurele subsidies vast, inclusief een maximum aantal incidenteel te subsidiëren evenementen. 6. De gemeente behoudt zich het recht voor eisen te stellen aan de promotie van een gesubsidieerd evenement. Incidentele subsidies 7. Aanvragen worden getoetst aan de volgende criteria: • Het evenement levert een aanzienlijke bijdrage aan binding met de stad (verbetering leefklimaat); • Het evenement levert een aanzienlijke bijdrage aan de lokale economie (bestedingen en werkgelegenheid); • Het evenement verbindt de kernwaarden van Delft (bijdrage aan het gewenste imago) 8. Organisaties kunnen, mits er een incidenteel budget beschikbaar is, twee maal per jaar een aanvraag indienen voor een incidentele subsidie: • voor 1 oktober: evenementen die plaatsvinden in de periode van januari tot en met juni; • voor 1 april: evenementen die plaatsvinden in de periode van juli tot en met december. 9. Het college maakt ten minste 6 weken voor de uiterste indieningsdatum als bedoeld in het achtste lid de criteria en het totale subsidiebudget voor de betreffende periode bekend; 10. De organisatie doet slechts één aanvraag voor het evenement; 11. Een aanvraag dient informatie te verstrekken omtrent: • programma overzicht en datum; • aard, doel en doelgroep van het evenement; • een begroting van inkomsten en uitgaven (inclusief promotiepost); • aantal verwachte bezoekers.
14/16
12. De adviescommissie adviseert het college tweemaal per jaar over de subsidieverstrekking; 13. Het college beslist twee maal per jaar over de aanvragen, telkens binnen acht weken na de dag waarop de uiterste termijn van indiening van een aanvraag is verstrekt. Deze beslistermijn kan eenmaal voor ten hoogste vier weken worden verdaagd. 14. Het college beslist met inachtneming van het advies van de adviescommissie. Afwijking van het advies is mogelijk indien het college hiervoor gegronde redenen heeft. 15. Om voor een incidentele subsidie in aanmerking te komen, gelden de volgende voorwaarden: • de organisatie streeft naar samenwerking met andere partijen: stichtingen, maatschappelijke organisaties, (lokale) bedrijven, vrijwilligers(organisaties); • de organisatie streeft naar aanvullende bijdrage van fondsen en sponsoren. • het evenement heeft minimaal een stedelijke/stadsbrede of bovenstedelijke uitstraling; • het evenement trekt per editie minimaal 4.000 bezoekers; • het evenement richt zich op een breed publiek (bewoners en bezoekers van buiten Delft); • het evenement past wat betreft spreiding in tijd en thema binnen het bestaande evenementenaanbod van Delft en is een aanvulling hierop; • het evenement heeft op alle vlakken een hoog kwaliteitsniveau: opzet, programma, aankleding en uitstraling; • de locatiekeuze van het evenement past bij het karakter van het evenement en sluit aan bij de locatiekeuze van het totale aanbod van evenementen in Delft. Structurele subsidies 16. Het college bepaalt welke evenementen in aanmerking komen voor een waarderings- of prestatiesubsidie (structurele subsidievorm) uit het evenementenbudget. 17. Voor deze subsidievormen gelden nadere voorwaarden. Het evenement: • heeft minimaal een regionale uitstraling; • heeft al meerdere keren in Delft plaatsgevonden; • is van blijvende betekenis voor de stad en de regio; • ontvangt een aanzienlijke bijdrage uit fondsen en van sponsoren (percentage afhankelijk van het evenement); • heeft een begroting waaraan een gezonde solide financiële basis ten grondslag ligt; • levert een bijdrage aan het verwezenlijken van het vigerende evenementenbeleid; • wordt georganiseerd door een betrouwbare en (semi-)professionele organisatie, al dan niet met een of meerdere beroepskrachten; 18. Het college stelt, indien gewenst, nadere voorwaarden of prestatieafspraken op. 19. Jaarlijks dient de organisatie voor 1 april voorafgaande aan het jaar waarvoor de subsidie wordt aangevraagd, bij het college een subsidieaanvraag, inclusief voorlopig projectplan en begroting,in. Uiterlijk 6 maanden voorafgaand aan het evenement ontvangt de gemeente een definitief projectplan dat minimaal een toelichting op het programma en een definitief communicatieplan voor het festival bevat.
15/16
Bijlage II : Subsidievormen gemeente Delft
De gemeente Delft kent de volgende subsidievormen, zoals vastgesteld in het beleidskader Subsidiesystematiek: • De prestatiesubsidie De prestatiesubsidie heeft de intentie om een relatie te leggen tussen de door de gemeente essentieel geachte activiteiten/resultaten (die bijdragen in het realiseren van de hoofddoelstelling en of beleidsdoelen van het beleid) én de subsidie. Veelal zal de prestatiesubsidie gekoppeld zijn aan professionele organisaties waar beroepskrachten worden ingezet. Met deze organisaties worden afspraken gemaakt over de te leveren producten, prestaties en kwaliteit (maatschappelijke effecten, output en activiteiten). We noemen een dergelijke overeenkomst “een producten- en prestatieovereenkomst”. • De waarderingssubsidie De waarderingssubsidie beoogt de instemming en waardering van de gemeente uit te drukken voor bepaalde activiteiten waar niet, of in mindere mate, resultaatgerichte activiteiten wordt geëist. De methodiek van de waarderingssubsidie is een eenvoudige. In plaats van een producten- en prestatieovereenkomst, wordt een budgetovereenkomst afgesloten. Hiermee wordt duidelijk gemaakt dat het bedrag (budget) voor het uitvoeren van de afgesproken activiteit het maximaal beschikbare subsidiebedrag is. Deze subsidievorm is bedoeld als bijdrage in de kosten die de subsidieaanvrager denkt te hebben. • De incidentele subsidie Incidentele subsidie wordt in beginsel toegekend voor evenementen en incidentele activiteiten, die bijdragen aan gemeentelijke doelen.
16/16
