No title

A kormánymegbízotti utasítások koordinálásának folyamata

Kormánymegbízotti utasítások koordinálása Határidő: folyamatos

Felelős: ügyintéző

Az érintett szervezeti egység vezetője az előkészített kormánymegbízotti utasítás tervezetének kettő papíralapú és egy elektronikus példányát megküldi áttekintés céljából az igazgató részére

Határidő: folyamatosan

Felelős: szervezeti egység vezetője

Az igazgató a Koordinációs és Szervezési Főosztály útján gondoskodik a Kormánymegbízotti utasítás tartalmi elemeinek áttekintéséről és előzetes jóváhagyása érdekében a főigazgatóhoz történő továbbításáról Határidő: a kormánymegbízotti utasítás tervezetének beérkezését követően azonnal


Az igazgató a Koordinációs és Szervezési Főosztály útján gondoskodik tartalmi hiányosság esetén a kormánymegbízotti utasítás visszaküldéséről az érintett szervezeti egység vezetőjének Határidő: beérkezést követően azonnal


Az érintett szervezeti egység vezetője intézkedik a tartalmi hiányosság pótlásáról, majd ezt követően a tervezet Koordinációs és Szervezési Főosztályra történő továbbításáról

Határidő: 15 napon belül


Főigazgatói jóváhagyást követően a kormánymegbízotti utasítás kiadmányozásra megküldése a kormánymegbízott részére Határidő: a kormánymegbízotti utasítás beérkezését követően


Kormánymegbízotti aláírást követően az utasítás közvetlen megküldése az Informatikai Főosztály, valamint az érintett szervezeti egység részére Határidő: aláírást követően


Honlapon történő közzététel Határidő: haladéktalanul, de legkésőbb a megküldést követő napon

Felelős: Informatikai Főosztály

Nyilvántartás vezetése Határidő: folyamatosan


Ügyrendek véleményezése

A szervezeti egységek által megküldött ügyrendek tervezetének áttekintése Határidő: Folyamatos


A főigazgató részére feljegyzés készítése a véleményezésről Határidő: Áttekintést követően


Feljegyzés megküldése az érintett szervezeti egység vezetőjének Határidő: Áttekintést követően


Szervezeti egység vezetője által módosított és megküldött ügyrend áttekintése Határidő: A módosított ügyrend beérkezését követően


Megküldés kormánymegbízott úr részére jóváhagyás céljából Határidő: A módosított ügyrend Felelős: ügyintéző áttekintése után

Az ügyrend megküldése a szervezeti egység vezetője részére Határidő: Kormánymegbízotti jóváhagyást követően


Honlapon történő közzététel érdekében továbbítás az Informatikai Honlapon történő közzétételFőosztály érdekébenrészére továbbítás az Informatikai Főosztály részére Határidő: Kormánymegbízotti aláírást követően haladéktalanul


Panaszügyintézés

Panaszügyek, közérdekű bejelentések, kérelmek elintézésének koordinálása SZMSZ alapján

Határidő: Panasztv. rendelkezései szerint


Panasz áttétele az eljárásra jogosult szervhez tájékoztatás, intézkedés ké

Panaszügyek, közérdekű bejelentések, kérelmek vizsgálata hatásköri és illetékességi okból (Panasztv.) Határidő: 8 napon belül


Áttétel az eljárásra jogosult szervhez tájékoztatás, intézkedés kérésével



Panaszos, kérlemező tájékoztatása hatáskör, illetékesség hiányáról, illetve a Panasz áttétele az eljárásra jogosult szervhez tájékoztatás, intézkedés kérésével jogszabályi lehetőségekről Panasz áttétele az eljárásra jogosult szervhez tájékoztatás, intézkedés kérésével Panaszos tájékoztatása az áttételről Határidő: 30 napon belül




Közérdekű bejelentés

Közérdekű bejelentések koordinálása

Határidő: Panasztv. rendelkezései szerint


Feladat szakmai jellegű beadványoknál

Közérdekű bejelentések, névtelen bejelentések hatásköri és illetékességi követelményeknek való megfelelésének vizsgálata (Panasztv.) Határidő: Panasztv. rendelkezései szerint

Áttétel az eljárásra jogosult szervnek tájékoztatás, intézkedés kérésével Határidő: 8 napon belül


Felelős: ügyintéző ügyintéző Felelős:

Bejelentő tájékoztatása az áttétel megtörténtéröl Panasz áttétele azHatáridő: eljárásra jogosult szervhez tájékoztatás, intézkedés kérésével áttétellel Felelős:intézkedés ügyintéző kérésével Panasz áttétele az eljárásra jogosult szervhez tájékoztatás, egyidejűleg Bejelentő tájékoztatása hatáskör, illetékesség hiányáról, illetve a jogszabályi lehetőségekről Funkcionális feladatok:

Határidő: 30 nap


Megyei Államigazgatási Kollégium ügyintézése

A MÁK évente legalább 3 ülést tart, melyek ütemezését és témaköreit az éves Munkaterv tartalmazza. Az éves Munkatervre vonatkozó javaslatokat az állandó tagoknak és a meghívottaknak el kell fogadni. Határidő: a tárgy év eleje

Felelős: a MÁK állandó tagjai és meghívottai

A MÁK tagjai, állandó és eseti meghívottjai részére meghívó küldése. A meghívóhoz csatolni kell a kísérőlevelet és az ülésre vonatkozó írásos előterjesztést is. Határidő: az ülést megelőzően

Felelős: a MÁK ügyintézéssel megbízott ügyintéző

Meghívó megküldése a MÁK tagjainak, állandó és eseti megbízottjainak. A meghívóhoz csatolni kell a kísérőlevelet és az ülésre vonatkozó írásos előterjesztést is. Határidő: az ülést megelőzően 5 munkanappal


Az ülésen hanganyag-felvételre kerül sor, amelyről emlékeztető készül. Az emlékeztető 2 példányban készül, melyhez csatolni kell a jelenléti ívet, a tag távolléte esetén az őt helyettesítő meghatalmazását, valamint a MÁK állásfoglalásánál a kisebbségi véleményt képviselők által esetleg megfogalmazott írásbeli javaslatot. Az emlékeztető egy példányát meg kell küldeni a Miniszterelnökség részére. Határidő: az ülést követően


A MÁK által kialakított állásfoglalásokról a tagokat (elektronikus levélben) írásban kell tájékoztatni. Határidő: az ülést követően


Megyei Államigazgatási Kollégium szervezése

A MÁK ülés helyszíneként szolgáló terem lefoglalása

Határidő: az ülést megelőzően


Az ülés megtartásához szükséges technikai feltételek biztosítása (terem berendezése, vendéglátás megszervezése)

Határidő: az ülést megelőzően


A változásoknak megfelelően elkészített, hatályos jelenléti ív aláírattatása

Határidő: az ülés napja


Együttműködési megállapodás

Az együttműködéssel érintett szervezet megküldi a megállapodás tervezetét a B.-A.-Z. Megyei Kormányhivatalnak Határidő: folyamatos

Felelős: érintett szervezet

Megállapodás ügyintéző által történő jogi megfelelőségének vizsgálata Határidő: beérkezést követően


Megállapodás visszaküldése kijavítás céljából, amennyiben az a jogszabályoknak nem megfelelő Határidő: folyamatos


Kijavított megállapodás megküldése a B.-A.-Z. Megyei Kormányhivatal részére Határidő: folyamatos

Felelős: érintett szervezet

Megállapodás kormánymegbízott úr általi aláírása

Határidő: beérkezést követően

Felelős: kormánymegbízott

Kommunikáció rendje

Szakmai irányító szervek

Miniszterelnökség

Kormánymegbízott Főigazgató Igazgató

Önálló szervezeti egység vezetői

Önálló szervezeti egység vezetői

Vezető munkakört betöltő kormánytisztviselők

Vezető munkakört betöltő kormánytisztviselők

Nem vezető munkakört betöltő alkalmazottak -

kormánytisztviselők kormányzati ügykezelők munkavállalók (Mt. szerint)

Nem vezető munkakört betöltő alkalmazottak -

kormánytisztviselők kormányzati ügykezelők munkavállalók (Mt. szerint)

Határidő-túllépés nyilvántartása

Jelentés megkérése ügyintézési határidő meghosszabbításáról, illetve túllépéséről

A szervezeti egységektől beérkező, havi bontásban megjelenő jelentések figyelemmel kísérése, áttekintése

Határidő: minden hónap 5. napja


Feljegyzés kormánymegbízott úr részére az esetleges határidő túllépésekről, hosszabbításokról, valamint feltüntetett változásokról

Határidő: minden hónap 7. napja


Intézkedési terv bekérése a nagy ügyhátralékkal rendelkező szervezeti egységektől

Határidő: jelentés beérkezését követően azonnal


Összefoglaló anyagok

SZMSZ alapján éves munkaterv, beszámoló, ellenőrzési terv összeállítása a KIM, vagy egyéb szerv megkeresésére Határidő: 30 napon belül


Szakmai anyag, adatkérés valamennyi szervezeti egységtől Határidő: haladéktalanul


Beérkezett anyagok feldolgozása, áttanulmányozása, értékelése és szükség esetén kiegészítés kérése Határidő: beérkezést követően


Kormányhivatali szintű összefoglaló anyag elkészítése Határidő: 30 napon belül


Összefoglaló anyag megküldése a megkereső szerv részére Határidő: 30 napon belül


Adatkérés

Feladathoz szükséges adatok megjelölése Határidő: -


Szervezeti egységek vagy koordinációs jogkörbe tartozó szervek megkeresése a bekérendő adatokkal kapcsolatban

Határidő: ügyintéző által meghatározott


A szervezeti egységek vagy koordinációs jogkörbe tartozó szervek által beküldött dokumentumok áttekintése, összegzése, szükség esetén kiegészítése HHatáridő: dokumentumok


Feladat elvégzése a bekért adatok felhasználásával HHatáridő: dokumentumok


Adatszolgáltatások, felmérések

Beérkezett megkeresések áttekintése


Határidő: előírt határidőn belül

Adat- és információkérés szervezeti egységektől, koordinációs jogkörbe tartozó szervektől, önkormányzattól Határidő: előírt határidőn belül


Adatok feldolgozása, értékelése, szükség esetén kiegészítés, további információk bekérése Határidő: előírt határidőn belül


Adatszolgáltatás teljesítése



Megkereső szerv tájékoztatása



Kötelező adatszolgáltatás

Kitűzött feladat áttekintése Határidő: megállapított határidő


Adat-és információkérés szervezeti egységektől, koordinációs jogkörbe tartozó szervektől, önkormányzattól Határidő: haladéktalanul


Beérkezett adatok feldolgozása, értékelése, szükség esetén kiegészítés, további információk bekérése Határidő: adatok beérkezését követően


Adatszolgáltatás teljesítése Határidő: megállapított határidő


Megkereső szerv tájékoztatása Határidő: megállapított határidő


Kormányhivatali honlappal kapcsolatos szakmai tartalom feltöltése

Valamennyi szervezeti egység a honlapra történő feltöltés céljából előállítja a dokumentumokat Határidő: folyamatosan

Felelős: szervezeti egység

A Koordinációs és Szervezési Főosztály, a Humánpolitikai Főosztály, Pénzügyi Főosztály és a Kormánymegbízotti Kabinet által előállított dokumentumok megküldése az Informatikai Főosztály részére Panasz áttétele az eljárásra jogosult szervhez tájékoztatás, intézkedés kérésével

A Koordinációs és Szervezési Főosztály részére szükséges megküldeni az adatokat összegzés céljából

Igazgatói jóváhagyás szükséges a tartalmak feltöltéséhez

Panasz áttétele az eljárásra jogosult szervhez tájékoztatás, intézkedés kérésével Panasz áttétele az eljárásra jogosult szervhez tájékoztatás, intézkedés kérésével

Az Informatikai Főosztály igazgatói jóváhagyást követően az összegzett dokumentumokat feltölti a honlap megfelelő rovataiba

Elérhetőségi adatok frissítése

A KIM megkerését követően a kért elérhetőségi adatok bekérése az adott szervezeti egység részéről

Határidő: a megkeresést követően azonnal/a megadott határidőig


•Az aláírt megbízási szerződések és teljesítési igazolások átadása ellenjegyzésre

Az adott szervezeti egység által megküldött elérhetőségi adatok összegzése

Határidő: a beérkezést követően azonnal


Az összesített elérhetőségi adatok megküldése a KIM részére a kijelöt határidőig

Határidő: a megjelölt határidő


Szakmai napok, rendezvények

KIM értesítése a szakmai napról, rendezvényről a Kormányhivatal részére

A szakmai napról, rendezvényről szóló értesítés megküldése az érintett szervezeti egység részére •Az aláírt megbízási szerződések és teljesítési igazolások átadása ellenjegyzésre

Határidő: a megkeresést követően azonnal


Visszajelzés küldése a KIM részére szakmai napon, rendezvényen való részvételről

Határidő:a megkeresést követően azonnal

Felelős: érintett szervezeti egység vezetője

Szakmai gyakorlat rendje

A kérelem és a foglalkoztatási engedély beérkezését követően, a foglalkoztatási engedély, önéletrajz és motivációs levél megküldése a kérelmben megjelölt szervezeti egység részére

Határidő: a kérelem beérkezését és áttekintését követően azonnal


A foglalkoztatási engedély visszaérkezését követően egyedi megállapodás megküldése a felsőoktatási intézménynek, illetve hallgató tájékoztatása, hogy a szervezeti egység fogadja szakmai gyakorlat letöltésére

Határidő: beérkezést követően azonnal


Gyakorlati helyet biztosító szervezeti egység tájékoztatása a hallgató gyakorlatának megkezdéséről, illetve munka - és tűzvédelmi oktatás megtartásának kötelezettségéről

Határidő: a foglalkoztatási engedély kormánymegbízott úr által történő aláírását követően


A gyakorlat befejezését követően igazolás megküldése a Koordinációs és Szervezési Főosztály részére

Határidő: a gyakorlat befejezését követően


Hivatali bélyegző megrendelésének folyamata és nyilvántartása

A szervezeti egység vezetője által kitöltött és aláírt bélyegző-igénylőlap eljuttatása a B.-A.-Z. Megyei Kormányhivatal Koordinációs és Szervezési Főosztályának Határidő: eseti jelleggel


A Koordinációs és Szervezési Főosztály bélyegző-nyilvántartója összeveti a beérkezett igénylőlap tartalmát a bélyegzőt igénylő szervezeti egység ügyrendjével, valamint a már részükre kiadott bélyegzők nyilvántartásával Határidő: beérkezést követően azonnal, de legkésőbb a beérkezéstől számított 8 napon belül

Felelős: bélyegző-nyilvántartó

Az ellenőrzésről feljegyzés készítése a Koordinációs és Szervezési Főosztály vezetőjének/helyettesének elbírálásra Határidő:beérkezést követően azonnal, de legkésőbb a beérkezéstől számított 8 napon belül


A feljegyzés jóváhagyása esetén a bélyegző-igénylőlap eljuttatása a Pénzügyi Főosztály részére megrendelés céljából, ügyrendbe ütközés esetén az igénylés elutasítása Határidő: beérkezést követően azonnal, de legkésőbb a beérkezéstől számított 8 napon belül


A bélyegző elkészítéséről a szervezeti egység vezetőjének tájékoztatása, majd a bélyegző-nyilvántartó könyvbe lenyomat készítése Határidő: beérkezést követően azonnal, de legkésőbb a beérkezéstől számított 8 napon belül


Az elkészült bélyegzők átadásáról jegyzőkönyv készítése a bélyegző-nyilvántartó irodájában Határidő: az elkészült bélyegzők átadásakor


Hivatali kapu létrehozásának folyamata

A hivatali kapu létrehozására szolgáló csatlakozási kérdőív kitöltése és megküldése a Koordinációs és Szervezési Főosztály részére

Határidő: jelen évben folyamatosan


A beérkezett csatlakozási kérdőív tartalmi ellenőrzése

Határidő: beérkezést követően azonnal, de legkésőbb a beérkezéstől számított 8 nap


A tartalmilag megfelelő csatlakozási kérdőívek megküldése kormánymegbízott úr részére aláírásra. Hibás kitöltés, illetve hiány esetén a csatlakozási kérdőív visszaküldése a szervezeti egység részére

Határidő: folyamatos


A kormánymegbízott úr által aláírt csatlakozási kérdőívek szerkeszthető word, illetve PDF formátumban történő megküldése a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatal részére

Határidő: haladéktalanul


Személyesen tartott munka- és tűzvédelmi oktatás folyamata

A Humánpolitikai Főosztály tájékoztatása az oktatásra személyesen érkezők személyéről, létszámáról, az érkezés időpontjáról

Határidő:legkésőbb a belépés napján

Felelős: Humánpolitikai Főosztály

Az oktatás megtartása, az oktatási anyag új kolléga részére történő rendelkezésre bocsátása , szükség esetén szóbeli kiegészítés

Határidő: legkésőbb a belépés napján reggel 08:00


A kitöltött dokumentumok ellenőrzése, esetleges hibák megbeszélése

Határidő: az oktatást követően haladéktalanul


Az oktatási anyag iktatása, nyilvántartásba vétele

Határidő: a tesztek kitöltését követő egy héten belül


Az elektronikus munka- és tűzvédelmi oktatás folyamata

A Humánpolitikai Főosztály tájékoztatását követően elektronikus oktatási anyag megküldése a szervezeti egység vezetője részére Határidő: legkésőbb a belépés napjáig


Az oktatás megtartása, az elektronikus anyag új kolléga részére történő rendelkezésre bocsátása Határidő: legkésőbb a belépés napján reggel 08.00


A kitöltött dokumentumok visszaküldése a Koordinációs és Szervezési Főosztály részére Határidő: az oktatást követően postafordultával


A beérkező oktatási anyag iktatása, nyilvántartásba vétele, a tesztek javítása Határidő: a tesztek beérkezését követő 1 héten belül


Hányosság esetén a dokumentumok pótlása

Határidő: a hiányosság észlelését követően


A Humánpolitikai Főosztály részére az oktatási napló másolatának átadása Határidő: az ellenőrzést követően 1 héten belül


Kockázatértékelések

Az egyes munkahelyek különböző kockázatainak helyszíni felmérése

Határidő: min. 3 évente

Felelős: munkavédelmi felelős

A helyszíni szemléről feljegyzés és munkahelyi kockázatbecslés készítése

Határidő: a munkahelyek vizsgálatát követően 10 munkanapon belül


Adott esetben a kockázatértkelésekben foglalt intézkedési terv végrehajtásának jóváhagyása

Határidő: folyamatos


A dokumentumok megküldése az érintettek részére

Határidő: a jóváhagyást követően 5 munkanapon belül


Munkavédelmi szemle

A munkavédelmi szempontú helyszíni felmérés előzetes ütemtervének elkészítése Határidő: folyamatos


Az ütemterv jóváhagyása Határidő:folyamatos


A munkavédelmi szempontú helyszíni felmérés Határidő: az ütemterv alapján


A helyszíni szemlékről feljegyzés készítése Határidő: a szemlét követően 10 munkanapon belül


A feljegyzések által feltárt hiányosságok javítása érdekében felelős és határidő megjelölésével a feladatok végrehajtásának jóváhagyása Határidő: folyamatos


A dokumentumok megküldése az érintettek részére Határidő: a jóváhagyást követően 5 munkanapon belül


Tűzvédelmi szemle

A tűzvédelmi feladatokat ellátó vállalkozó ütemtervének előzetes jóváhagyása

Határidő: -


A tűzvédelmi feladatok teljesülésének helyszíni felmérése Határidő: a megjelölt ütemterv szerint

Felelős: vállalkozó

A helyszínen rendelkezésre álló dokumentumok bekérése, helyszíni szemlékről igazoló jegyzőkönyv készítése Határidő: a szemlét követően a helyszínen

Felelős: a személyes kíséretet ellátó ügyintéző

A helyszínen bekért dokumentumok Koordinációs és Szervezési Főosztályra érkezését követően a szemle főbb megállapításairól, az ellátandó feladatokról jegyzőkönyv készítése Határidő: a dokumentumok kézhezvételét követő 5 munkanapon belül

Felelős: vállalkozó

A jegyzőkönyvek által feltárt hiányosságok javítása érdekében felelős és határidő megjelölésével a feladatok végrehajtásának jóváhagyása Határidő: -


A dokumentumok megküldése az érintettek részére Határidő: a jóváhagyást követően 5 munkanapon belül


Üzemi balesetek vizsgálata

A baleset bejelentését követően a dokumentumok vizsgálata.

Határidő: beérkezés napját követően 1 héten belül


Szükség esetén a baleset kivizsgálása: személyes kapcsolatfelvétel a sérülttel, személyes meghallgatásról jegyzőkönyv felvétele, a baleset vizsgálatához szükséges dokumentumok bekérése.

Határidő: a dokumentumok megvizsgálását követően 5 munkanapon belül


A rendelkezésre álló dokumentumok alapján feljegyzés készítése . A munkáltató munkabalesetről döntő levéltervezetének, továbbá szükség esetén a baleset jogszabályban előírt szervek felé történő bejelentésnek kiadmányozásra előkészítése kormánymegbízott úr részére. Határidő: a körülmények tisztázását követően 5 munkanapon belül


Döntést és kiadmányozást követően dokumentumok megküldése a jogszabályban előírt szervek, személyek felé.

Határidő: a balesetet követő hónap 8. napja


Egyéb balesetek vizsgálata

A Humánpolitikai Főosztály tájékoztatása illetve a táppénzes lap Koordinációs és Szervezési Főosztályra érkezését követően a dokumentumok vizsgálata

Határidő: a beérkezés napját követő 1 héten belül


Szükség esetén személyes illetve írásbeli kapcsolatfelvétel a sérülttel a baleset körülményeinek tisztázása érdekében Határidő: a dokumentumok megvizsgálását követően szükség esetén 5 munkanapon belül


A beérkező válaszlevél, illetve a személyes meghallgatásról szóló jegyzőkönyv felvételét követően a sérült tájékoztatása arról, hogy a balesetet a munkáltató munkabalesetnek tekinti-e. Levéltervezet előkészítése kormánymegbízott úr nevében. Határidő: a körülmények tisztázását követően 5 munkanapon belül


Amennyiben a balesetet a munkáltató munkabalesetnek tekinti, az ilyen esetben szokásos eljárás lefolytatása. Határidő: a munkabalesetek vizsgálatára rendelkezésre álló időpontok az irányadóak


A közigazgatási szakvizsga szervezésének folyamata A szakvizsgára beosztottak névsorának megküldése a választott vizsgatárgy feltüntetésével a területileg illetékes vizsgaszervezőnek Felelős: a vizsgaszervező területi Határidő: minden év október 15. napja illetékességéhez tartozó szervezeti egység vezetője

Vizsgaidőszakok és jelentkezési határidők kijelölése Határidő: minden év november 15.


Vizsgaidőszakok és jelentkezési határidők meghirdetése Határidő: minden év január 31.


A beérkező jelentkezések fogadása (tartalmi ellenőrzés, elektronikus nyilvántartásba vétel) Határidő: a vizsgaidőszak kezdete előtt 60 nappal


Konzultációk/vizsgák időpontjainak és helyszínének kijelölése Határidő: a beérkezett jelentkezéseket követően


A munkáltatók értesítése a konzultációs alkalmakról Határidő: a felkészítő napja előtt 30 nappal


Felkészítő tanfolyamok oktatóinak kijelölése Határidő: a konzultációs időpontok kijelölését követően

Felelős: vezető, ügyintéző

Az oktatók felterjesztése az Országos Közigazgatási Vizsgabizottság (OKV) titkárához Határidő: az oktatók kijelölését követően


Felkészítő tanfolyamok oktatóinak felkérése Határidő: az OKV titkárának jóváhagyását követően


Konzultációs dokumentumok előkészítése Határidő: a konzultációt megelőző nap


Konzultáció lebonyolításával, zárásával összefüggő szervezési feladatok ellátása Határidő: a konzultáció napja


Munkáltatók értesítése a vizsgaalkalmakról Határidő: az első vizsganap előtt 30 nappal


A vizsgabizottság kijelölése Határidő: az első vizsganap előtt 30 nappal

Felelős: vezető, ügyintéző

A vizsgáztatók OKV titkárához történő megküldése Határidő: 15 munkanappal az első vizsganap előtt


A vizsgáztatók felkérése Határidő: az OKV titkárának jóváhagyását követően


Vizsgabiztosok kijelölése, felkérése Határidő: a vizsgabizottság felkérésével egyidőben


Vizsgadokumentumok előkészítése Határidő: konzultációt megelőző nap


A vizsga lebonyolításával összefüggő szervezési feladatok ellátása Határidő: a vizsga napján

Felelős: ügyintéző, vizsgabiztos

A vizsgák zárása Határidő: az utolsó vizsganapot követően


Számlázás a munkáltatók részére Határidő: az utolsó vizsganapot követően


Statisztikák készítése Határidő: egyedileg meghatározott


Közigazgatási alapvizsga és konzultáció szervezésének folyamata

A konzultációs és vizsgaidőpontok közzététele a Vizsgaportálon Határidő: 60 nappal a képzés vagy vizsga előtt


A Humánpolitikai Főosztály munkatársa által megtörténik a jelentkezők munkáltatói jóváhagyása a Vizsgaportál rendszerében Határidő: a jelentkezés beérkezését követően


A konzultációs dokumentumok előkészítése, a konzultáció megszervezése Határidő: a konzultációt megelőző napig


Az aláírt megbízási szerződések és teljesítési igazolások átadása ellenjegyzésre és számfejtésre a Pénzügyi•Az Főosztály részére szerződések és teljesítési igazolások átadása ellenjegyzésre aláírt megbízási Határidő: az aláírt szerződések beérkezését követően


Az alapvizsga megszervezése, vizsgabiztosok általi lebonyolítása Határidő: a vizsga napjáig, illetve a vizsga napján


A bizonyítványok kiállítása és megküldése a munkáltatóknak Határidő: a vizsgát követő 15 munkanapon belül

Felelős: vizsgabiztos

A képzés zárása, a Vizsgaportál rendszeréből generált számlák átadása a Pénzügyi Főosztály részére számlázás céljából Határidő: a vizsga napját követő egy héten belül


Statisztikai adatszolgáltatás és pénzügyi elszámolás a Nemzeti Közszolgálati Egyetem részére Határidő: tárgyév július 15. és tárgyévet követő január 15.


Egyéb rendezvények szervezése Igényfelmérés

Határidő: A rendezvény időpontja előtt 2 héttel


A rendezvény programjának összeállítása

Határidő: A rendezvény időpontja előtt 2 héttel


A rendezvény meghirdetése az időpont, helyszín megjelölésével; visszajelzés kérése Határidő: A rendezvény időpontja előtt 1,5 héttel


A meghívott előadókkal történő egyeztetés, az előadók felkérése Határidő: A rendezvény időpontja előtt 1,5 héttel


Jelentkezések nyilvántartásba vétele (résztvevői névsor összeállítása) Határidő: A rendezvény időpontja előtt 1 héttel


Ellátás megszervezése (igénybejelentés, bevásárlás) Határidő: A rendezvény időpontja előtt 1 hét


A regisztrált résztvevők értesítése a pontosított időpontról, helyszínről, programról Határidő: A rendezvény időpontja előtt 5 nap


Adminisztrációs feladatok, a rendezvény dokumentumainak, technikai feltételeinek előkészítése Határidő: A rendezvényt megelőző nap


A rendezvény lebonyolítása Határidő: A rendezvény napja


A rendezvény zárása (adminisztrációs, technikai, pénzügyi) Határidő: A rendezvényt követő 7 nap


Éves továbbképzési terv

Éves továbbképzési terv megküldése a Személyügyi Központ részére Határidő: teljesítményértékelést követő 15 munkanap


Személyügyi Központ országos szintű tervösszesítése, annak nyilvánosságra hozatala és megküldése az NKE és KTK részére Határidő: 15 munkanap

Felelős: Személyügyi Központ

Értékelő Jelentés megküldése a Személyügyi Központ részére Határidő: tárgyévet követő év március 15.


Személyügyi Központ részéről Jelentés készítése a miniszter részére Határidő: tárgyévet követő év április 30.

Felelős: Személyügyi Központ

Belső továbbképzések szervezése

Képzések iránti igények felmérése, tervezés, tervkészítés - Nemzeti Közszolgálati Határidő: tárgyév március 15.


Jelentkezések nyilvántartása Határidő: folyamatos


Képzések időpontjainak, helyszínének meghatározása, előadókkal történő egyeztetés Határidő: képzés megkezdése előtt


Munkáltatók, szervezeti egységek vezetőinek értesítése a képzés időpontjáról Határidő: képzés megkezdése előtt egy héttel


Képzés lebonyolításával összefüggő szervezési feladatok: képzési dokumentációk elkészítése, helyszínen történő szervezési feladatok elvégzése Határidő: képzés megkezdése előtt


Képzések zárása, adminisztrációs feladatok elvégzése Határidő: képzést követően


Nyilvántartás vezetése a hallgatókról a képzések teljesítésével kapcsolatban Határidő: folyamatos


Szervezeti egység vezetőinek tájékoztatása a továbbképzési kötelezettség teljesítéséről Határidő: képzést követően


Képzések zárása, összegzése, értékelése, kimutatások készítése Határidő: képzési időszak befejezését követően


Építésügyi vizsga

Építésügyi vizsgára jelentkezések nyilvántartásba vétele Határidő: folyamatos


Felkészítő konzultációk, vizsgák időpontjainak és helyszínének meghatározása, egyeztetések az előadókkal Határidő: folyamatos


Munkáltatók értesítése a konzultációról Határidő: 15 nappal korábban


Felkészítő tanfolyamok előadóinak kijelölése, felkérése, oktatók jóváhagyása a Belügyminisztérium Építésügyi Főosztálya által Határidő: folyamatos Felelős: ügyintéző

Konzultációs dokumentumok előkészítése, szervezési feladatok ellátása a képzés helyszínén Felelős: ügyintéző

Határidő: konzultáció megkezdéséig

Vizsgacsoportok összeállítása, vizsgaértesítések megküldése a munkáltatóknak Határidő: 30 nappal korábban


Vizsgabizottság összeállítása, vizsgáztatók jóváhagyása a Belügyminisztérium Építésügyi Főosztálya által Határidő: 30 nappal korábban


Írásbeli és szóbeli kérdések megrendelése Határidő: vizsga jóváhagyásával egyidejűleg


Vizsgadokumentumok el(ő)készítése Határidő: vizsga napját megelőzően


Vizsga: írásbeli és szóbeli azonos napon Határidő: vizsga napja

Felelős: ügyintéző és vizsgabizottság

Vizsga zárása: vizsganyilvántartás vezetése, egyéb adminisztrációs feladatok Határidő: vizsga befejezését követően


Statisztikai adatszolgáltatás a Belügyminisztérium Építésügyi Főosztálya részére Határidő: vizsgát követően


Kimutatások, jelentések, beszámolók készítése, nyilvántartások lezárása Határidő: vizsgát követően


Minősített továbbképzések szervezése

Képzések iránti igények felmérése, tervezés, tervkészítés - Nemzeti Közszolgálati Egyetem részére történő megküldés Határidő: vonatkozó jogszabály alapján március 15.


Képzések meghirdetése a Továbbképzési és Vizsgaportálon Határidő: folyamatos

Felelős: Nemzeti Közszolgálati Egyetem

A képzésben érintett tisztviselők értesítése a képzések elvégzésének időpontjáról, lehetőségeiről

Határidő: a képzés megkezdése előtt egy héttel


Képzésben résztvett tisztviselők lekérdezése vizsgaportálról a képzési kötelezettség teljesítése céljából Határidő: képzési időszak befejezését követően


Nyilvántartás vezetése a hallgatókról a képzések teljesítésével kapcsolatban Határidő: képzési időszak befejezését követően


Szervezeti egység vezetőinek tájékoztatása a továbbképzés teljesítéséről Határidő: képzési időszak befejezését követően


Képzések zárása, összegzése, értékelése, kimutatások készítése Határidő: képzési időszak befejezését követően


Az ügykezelői alapvizsga és konzultáció lebonyolításának folyamata

Az ügykezelői alapvizsgára és konzultációra vonatkozó jelentkezési időszak/ok kiírása Határidő: tárgyév elején


A jelentkezési időszak lezárása, jelentkezések nyilvántartásba vétele Határidő: képzést megelőző 60 nappal


Munkáltatók értesítése a konzultáció és vizsga időpontjáról, általános tájékoztatás Határidő: képzést megelőzően 30 nappal


Képzési dokumentumok előkészítése, képzés megvalósítása Határidő: a képzést megelőző napig


A vizsgabizottság összeállításának megküldése az OKV elnökének Határidő: a vizsgát megelőző 15 munkanappal


A vizsga írásbeli feladatlapjainak megrendelése a Nemzeti Közszolgálati Egyetemtől Határidő: a vizsgát megelőzően két héttel


Vizsgadokumentumok előkészítése, vizsga vizsgabiztos általi lebonyolítása Határidő: vizsgát megelőző nap és a vizsga napja


Számlázási táblázat előkészítése és átadása a Pénzügyi Főosztály részére Határidő: vizsgát követő 1 héten belül


Statisztikai adatszolgáltatás és pénzügyi elszámolás az NKE felé Határidő: tárgyév július 15. és tárgyévet követő január 15.


Képzés szervezésének folyamata

Képzések iránti igények felmérése Határidő: 60 nappal a képzés előtt


Képzések meghirdetése, hallgatók vagy munkáltatók tájékoztatása Határidő: a jelentkezés beérkezését követően


Egyeztetés a képzés előadóival, trénereivel Határidő: a képzést megelőző 3 héttel


•Az aláírt megbízási szerződések és teljesítési igazolások átadása ellenjegyzé

A képzési dokumentációk előkészítése Határidő: képzést megelőző nap


Képzés lebonyolítása Határidő: képzés napja


Az aláírt megbízási szerződések és teljesítési igazolások átadása ellenjegyzésre és számfejtésre a Pénzügyi Főosztály részére Határidő: az aláírt szerződések beérkezését követően


Statisztikai adatszolgáltatás és képzés lezárása Határidő: tárgyév július 15. és tárgyévet követő január 15.


Munkába illesztő képzés szervezése

A MIK-ben résztvevők kijelölése munkáltatók által

Határidő: képzés megkezdéséig


Képzések meghirdetése, a munkáltatók tájékoztatása, a haladási táblázat megküldése Határidő: a jelentkezés beérkezését követően


A hetente érkező haladási táblázatok adatainak feldolgozása

•Az aláírt megbízási szerződések és teljesítési igazolások átadása ellenjegyzés

Határidő: adott hét vége


A heti haladási ütem adatainak megküldése a KIH felé Határidő: adott hét vége


Képzés zárása, adatok összegzése Határidő: képzés végén


Egyéni haladási naplók és tutori haladási ütemtervek megküldése a KIH felé Határidő: képzés végén


Iratkezelési ellenőrzések szakigazgatási szervek vonatkozásában

Elfogadott iratkezelési ellenőrzési ütemterv alapján értesítés az iratkezelési ellenőrzésről a szakigazgatási szervek vezetői számára Határidő: az ellenőrzés kitűzött napját megelőző 5 munkanap

Felelős: az iratkezelési ellenőrzést vezető ügyintéző

Az iratkezelési ellenőrzést végző kormánytisztviselők ellenőrzési megbízóleveleinek elkészítése Határidő: legkésőbb az iratkezelési ellenőrzés napja


Az ellenőrzési megbízólevelek személyesen történő átadása az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjének Határidő: az iratkezelési ellenőrzés napja


Tájékoztatás a szervezeti egység iratkezelési folyamatáról Határidő: az iratkezelési ellenőrzés napja

Felelős: az ellenőrzött szervezeti egység iratkezelési feladatokat ellátó ügyintézője

Iratkezelési segédletek és az iratkezelés gyakorlati alkalmazásának bemutatása Határidő: az iratkezelési ellenőrzés napja

Felelős: az ellenőrzött szervezeti egység iratkezelési feladatokat ellátó ügyintézője

Iratkezelési ellenőrzési jegyzőkönyv elkészítése és megküldése 2 példányban a szervezeti egységek vezetői részére Határidő: az iratkezelési ellenőrzést követő nap


A szervezeti egységek vezetői által elfogadott jegyzőkönyvek visszaküldése a Koordinációs és Szervezési Főosztály vezetője részére Határidő: postafordultával

Felelős: az ellenőrzött szakigazgatási szerv vezetője

A jegyzőkönyvben tett javaslatok megvalósításának áttekintése Határidő: a jegyzőkönyvben meghatározott idő


Iratkezelési ellenőrzések önkormányzati hivataloknál Iratkezelési ellenőrzési ütemterv készítése a Magyar Nemzeti Levéltár B.-A.-Z. Megyei Levéltárával egyeztetve Határidő: minden év januárjában


Értesítés küldése a jegyzőnek Határidő: ellenőrzés megkezdése előtt legalább 10 munkanappal


Helyszíni ellenőrzés elvégzése megbízólevéllel Határidő: az ellenőrzés napja


Ellenőrzési jegyzőkönyv készítése Határidő: az ellenőrzést követően azonnal vagy legkésőbb 5 munkanapon belül


Ellenőrzési jegyzőkönyv 3 példányban történő megküldése véleményezésre, aláírásra a jegyzőnek Határidő: legkésőbb az ellenőrzés befejezését követő 5 munkanapon belül


Aláírt ellenőrzési jegyzőkönyv egy példányának megküldése a Magyar Nemzeti Levéltár B.-A.-Z. Megyei Levéltára részére Határidő: az aláírt jegyzőkönyv beérkezését követően


Utóellenőrzés lefolytatása Határidő: szükség esetén


Iratkezelési szabályzatokkal kapcsolatos egyetértési jog gyakorlása önkormányzati hivatalok esetében Az egyedi iratkezelési szabályzatok beküldése 3 példányban (módosítás esetén 2 példányban) Határidő: szükség szerint

Felelős: jegyző

Az önkormányzatok egyedi iratkezelési szabályzatának áttekintése és vélemény előkészítése Határidő: szükség szerint


Észrevételekről, módosító javaslatokról tájékoztatás küldése a jegyzőnek Határidő: szükség szerint


Módosított egyedi iratkezelési szabályzat visszaküldése Határidő: a levélben meghatározott időben

Felelős: jegyző

A módosított egyedi iratkezelési szabályzat megküldése a Levéltárnak 3 példányban Határidő: a módosított szabályzat áttekintése után


Egyetértési jog gyakorlása Határidő: egyedi iratkezelési szabályzat átvételét követően

Felelős: B.-A.-Z. Megyei Levéltár igazgatója

A Levéltár igazgatója által aláírt visszaküldött iratkezelési szabályzattal kapcsolatos egyetértési jog gyakorlása Határidő: egyedi iratkezelési szabályzat beérkezése után

Felelős: Kormányhivatal vezetője

Az egyedi iratkezelési szabályzat megküldése a Magyar Nemzeti Levéltár B.-A.-Z. Megyei Levéltárának, valamint a jegyzőnek Határidő: egyetértési jog gyakorlását követően


Iratkezelési segédletek nyilvántartása

Iratkezelési segédletek beszerzése

Határidő: szükség szerint

Felelős: Koordinációs és Szervezési Főosztály, Pénzügyi Főosztály

Az iratkezelési segédletekre vonatkozó kérelem leadása

Határidő: szükség szerint


Az iratkezelési segédletek főnyilvántartó könyvben történő nyilvántartásba vétele és hitelesítése

Határidő: a kérelem beérkezését követően haladéktalanul

Felelős: Koordinációs és Szervezési Főosztály vezetője

Az igénylők értesítése és az iratkezelési segédletek átadása

Határidő: a hitelesítést követő munkanap

Felelős: ügykezelő

Posta bontás

Küldemény érkezése

Küldemény felbontása, érkeztetése, boríték irathoz csatolása Határidő: posta beérkezését követően

Felelős: posta bontására jogosult kormányzati ügykezelő

Felbontás nélkül, dokumentáltan a címzettnek továbbítandó: - az "s.k. felbontásra" jelzésű küldemények - azon küldemények, amelyeknél ezt az arra jogosult elrendelte - közbeszerzési eljárás és egyéb pályázatok pályázati anyagai Határidő: haladéktalanul

Felelős: kormányzati ügykezelő

A feltüntetett tartalom meglétének, olvashatóságának ellenőrzése

Határidő: bontást követően


Téves bontást az átvétel és a felbontás tényének és dátumának megjelölésével dokumentálni kell Határidő: haladéktalanul


Felmerülő irathiányt a küldő szervvel tisztázni és ennek tényét az iraton rögzíteni kell Határidő: haladéktalanul


Felmerülő irathiány küldő szervvel történő tisztázása

Határidő: haladéktalanul


Minősített adatot tartalmazó küldemény felbontása esetén boríték visszazárása és a bontás tényéről 3 példányban jegyzőkönyv felvétele Határidő: haladéktalanul


Érkeztetés

Beérkező küldemény (papír alapú, elektronikus) érkeztetése Határidő: beérkezés napja, legkésőbb az azt követő nap


Elektronikus vagy papír alapú adathordozón érkező küldemény esetén érkeztetési azonosító elhelyezése a kísérő lapon Határidő: érkeztetés közben


Érkeztetés nyilvántartása érkeztető könyvben Határidő: érkeztetést követően haladéktalanul


Érkeztetési azonosító mellőzése, ha az érkeztetés az iktatással egyidejűleg történik Határidő: érkeztetéskor


"Feladó ismeretlen" szövegrész feltüntetése az iktatórendszerben , ha a feladó olvashatatlan, névtelen Határidő: érkeztetéskor


Papír alapú küldemény esetén érkeztető bélyegző lenyomatának elhelyezése a borítékon/iraton, rovatainak kitöltése Határidő: érkeztetéskor


Elektronikusan érkező küldemény megnyithatóságának ellenőrzése Határidő: érkeztetéskor


Jogkövetkezmény fűződése esetén papír alapú irat borítékjának csatolása az irathoz Határidő: érkeztetéskor


Iktatás

Beérkezett, belső keletkezésű iratot iktatással kell nyilvántartani Határidő: beérkezés napja, legkésőbb azt követő munkanap


Elektronikus iktatókönyvbe történő bejegyzés, egyidejűleg iktatóbélyegző lenyomata az iraton Határidő: iktatáskor


Az iktatóbélyegző rovatainak kitöltése

Határidő: iktatáskor


Ha a lenyomat elhelyezése helyhiány miatt nem lehetséges, az érkeztetés és az iktatás adatait az érkeztető és iktatóbélyegző használata nélkül kell az iraton feltüntetni Határidő: iktatáskor


Eredeti irat iktatható, borítólap, üres lap nem Határidő: iktatáskor


Átirat nélkül, továbbítás céljából érkező irat másolása, másoláson iktatóbélyegző lenyomatának elhelyezése Határidő: iktatást követően haladéktalanul


Postázási teendők

Kiadványozandó irat és mellékletei ügyintéző általi előkészítése Határidő: ügyirat elkészítését követően


Átvétel napján, legkésőbb azt követő munkanapon küldemény továbbítása Határidő: átvétel napján, legkésőbb azt követő munkanap


Továbbítás tényének iktatókönyvbe rögzítése Határidő: küldemény továbbítását követően


Előadói íven, irattári példányán az expediálás időpontjának feljegyzése, aláírása Határidő: küldemény továbbítását követően


Futár: Szervezeti egységek között történő továbbítás esetén átadó könyvben az irat ügyiratszámának átadókönyvben rögzítésével Határidő: irat átadásakor


E-mail: kísérőlap nyomtatása, átadása az ügyintézőnek Határidő: elküldést követően


Személyes átadás-átvétel dátuma, módja, átvevő aláírása az irattári példányon Határidő: átvételkor


Irattározás Az irattározásra kijelölt ügyiratok egy főszámon alszám szerint növekvő sorrendben történő elhelyezése az előadói ívben, az előadói ív hiánytalan kitöltése Határidő: szükség szerint


Az irattározás engedélyezése Határidő: folyamatos


Egyeztetés a Koordinációs és Szervezési Főosztállyal az iratok átadásáról Határidő: folyamatos


Az iratok átadása tételes iratjegyzékkel Határidő: folyamatos


Az IRMA ügyiratkezelő rendszerben történő irattározási feladatok ellátása Határidő: folyamatos

Felelős: ügyintéző, ügykezelő

Az iratok szétválogatása irattári tételszám szerint, ügyiratszám szerint növekvő számsorrende tétel Határidő: folyamatos


Az IRMA ügyiratkezelő rendszerben irattározott iratok irattárba helyezése Határidő: folyamatos

Felelős: ügykezelő,ügyintéző

Selejtezés Koordinációs és Szervezési Főosztály vezetőjének javaslatára a főigazgató által legalább 3 tagú selejzetési bizottság kijelölése érdekében feljegyzés készítése Határidő: minden év elején


A lejárt megőrzésű, selejtezendő iratanyag kiválogatása a 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján Határidő: folyamatosan minden év május 31-ig


Selejtezési jegyzőkönyv készítése 3 példányban selejtezési iratjegyzékkel Határidő: minden év május 31-ig


Selejtezés engedélyeztetése a Magyar Nemzeti Levéltárral a selejtezés alá vont iratok évkörének és tételszámának megjelölése mellett Határidő: a selejtezés megkezdése előtt 30 nappal


A selejtezés engedélyezése a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal

Határidő: folyamatosan

Felelős: B.-A.-Z. Megyei Levéltár igazgatója

A kiselejtezett iratanyag megsemmisítésére történő elszállítása Határidő: folyamatosan

Felelős: Koordinációs és Szervezési Főosztály, Pénzügyi Főosztály

No title

Recommend Documents