A kormánymegbízotti utasítások koordinálásának folyamata
Kormánymegbízotti utasítások koordinálása Határidő: folyamatos
Felelős: ügyintéző
Az érintett szervezeti egység vezetője az előkészített kormánymegbízotti utasítás tervezetének kettő papíralapú és egy elektronikus példányát megküldi áttekintés céljából az igazgató részére
Határidő: folyamatosan
Felelős: szervezeti egység vezetője
Az igazgató a Koordinációs és Szervezési Főosztály útján gondoskodik a Kormánymegbízotti utasítás tartalmi elemeinek áttekintéséről és előzetes jóváhagyása érdekében a főigazgatóhoz történő továbbításáról Határidő: a kormánymegbízotti utasítás tervezetének beérkezését követően azonnal
Felelős: ügyintéző
Az igazgató a Koordinációs és Szervezési Főosztály útján gondoskodik tartalmi hiányosság esetén a kormánymegbízotti utasítás visszaküldéséről az érintett szervezeti egység vezetőjének Határidő: beérkezést követően azonnal
Felelős: ügyintéző
Az érintett szervezeti egység vezetője intézkedik a tartalmi hiányosság pótlásáról, majd ezt követően a tervezet Koordinációs és Szervezési Főosztályra történő továbbításáról
Határidő: 15 napon belül
Felelős: szervezeti egység vezetője
Főigazgatói jóváhagyást követően a kormánymegbízotti utasítás kiadmányozásra megküldése a kormánymegbízott részére Határidő: a kormánymegbízotti utasítás beérkezését követően
Felelős: ügyintéző
Kormánymegbízotti aláírást követően az utasítás közvetlen megküldése az Informatikai Főosztály, valamint az érintett szervezeti egység részére Határidő: aláírást követően
Felelős: ügyintéző
Honlapon történő közzététel Határidő: haladéktalanul, de legkésőbb a megküldést követő napon
Felelős: Informatikai Főosztály
Nyilvántartás vezetése Határidő: folyamatosan
Felelős: ügyintéző
Ügyrendek véleményezése
A szervezeti egységek által megküldött ügyrendek tervezetének áttekintése Határidő: Folyamatos
Felelős: ügyintéző
A főigazgató részére feljegyzés készítése a véleményezésről Határidő: Áttekintést követően
Felelős: ügyintéző
Feljegyzés megküldése az érintett szervezeti egység vezetőjének Határidő: Áttekintést követően
Felelős: ügyintéző
Szervezeti egység vezetője által módosított és megküldött ügyrend áttekintése Határidő: A módosított ügyrend beérkezését követően
Felelős: ügyintéző
Megküldés kormánymegbízott úr részére jóváhagyás céljából Határidő: A módosított ügyrend Felelős: ügyintéző áttekintése után
Az ügyrend megküldése a szervezeti egység vezetője részére Határidő: Kormánymegbízotti jóváhagyást követően
Felelős: ügyintéző
Honlapon történő közzététel érdekében továbbítás az Informatikai Honlapon történő közzétételFőosztály érdekébenrészére továbbítás az Informatikai Főosztály részére Határidő: Kormánymegbízotti aláírást követően haladéktalanul
Felelős: ügyintéző
Panaszügyintézés
Panaszügyek, közérdekű bejelentések, kérelmek elintézésének koordinálása SZMSZ alapján
Határidő: Panasztv. rendelkezései szerint
Felelős: ügyintéző
Panasz áttétele az eljárásra jogosult szervhez tájékoztatás, intézkedés ké
Panaszügyek, közérdekű bejelentések, kérelmek vizsgálata hatásköri és illetékességi okból (Panasztv.) Határidő: 8 napon belül
Felelős: ügyintéző
Áttétel az eljárásra jogosult szervhez tájékoztatás, intézkedés kérésével
Határidő: 8 napon belül
Felelős: ügyintéző
Panaszos, kérlemező tájékoztatása hatáskör, illetékesség hiányáról, illetve a Panasz áttétele az eljárásra jogosult szervhez tájékoztatás, intézkedés kérésével jogszabályi lehetőségekről Panasz áttétele az eljárásra jogosult szervhez tájékoztatás, intézkedés kérésével Panaszos tájékoztatása az áttételről Határidő: 30 napon belül
Felelős: ügyintéző
Határidő: 8 napon belül
Felelős: ügyintéző
Közérdekű bejelentés
Közérdekű bejelentések koordinálása
Határidő: Panasztv. rendelkezései szerint
Felelős: ügyintéző
Feladat szakmai jellegű beadványoknál
Közérdekű bejelentések, névtelen bejelentések hatásköri és illetékességi követelményeknek való megfelelésének vizsgálata (Panasztv.) Határidő: Panasztv. rendelkezései szerint
Áttétel az eljárásra jogosult szervnek tájékoztatás, intézkedés kérésével Határidő: 8 napon belül
Felelős: ügyintéző
Felelős: ügyintéző ügyintéző Felelős:
Bejelentő tájékoztatása az áttétel megtörténtéröl Panasz áttétele azHatáridő: eljárásra jogosult szervhez tájékoztatás, intézkedés kérésével áttétellel Felelős:intézkedés ügyintéző kérésével Panasz áttétele az eljárásra jogosult szervhez tájékoztatás, egyidejűleg Bejelentő tájékoztatása hatáskör, illetékesség hiányáról, illetve a jogszabályi lehetőségekről Funkcionális feladatok:
Határidő: 30 nap
Felelős: ügyintéző
Megyei Államigazgatási Kollégium ügyintézése
A MÁK évente legalább 3 ülést tart, melyek ütemezését és témaköreit az éves Munkaterv tartalmazza. Az éves Munkatervre vonatkozó javaslatokat az állandó tagoknak és a meghívottaknak el kell fogadni. Határidő: a tárgy év eleje
Felelős: a MÁK állandó tagjai és meghívottai
A MÁK tagjai, állandó és eseti meghívottjai részére meghívó küldése. A meghívóhoz csatolni kell a kísérőlevelet és az ülésre vonatkozó írásos előterjesztést is. Határidő: az ülést megelőzően
Felelős: a MÁK ügyintézéssel megbízott ügyintéző
Meghívó megküldése a MÁK tagjainak, állandó és eseti megbízottjainak. A meghívóhoz csatolni kell a kísérőlevelet és az ülésre vonatkozó írásos előterjesztést is. Határidő: az ülést megelőzően 5 munkanappal
Felelős: ügyintéző
Az ülésen hanganyag-felvételre kerül sor, amelyről emlékeztető készül. Az emlékeztető 2 példányban készül, melyhez csatolni kell a jelenléti ívet, a tag távolléte esetén az őt helyettesítő meghatalmazását, valamint a MÁK állásfoglalásánál a kisebbségi véleményt képviselők által esetleg megfogalmazott írásbeli javaslatot. Az emlékeztető egy példányát meg kell küldeni a Miniszterelnökség részére. Határidő: az ülést követően
Felelős: ügyintéző
A MÁK által kialakított állásfoglalásokról a tagokat (elektronikus levélben) írásban kell tájékoztatni. Határidő: az ülést követően
Felelős: ügyintéző
Megyei Államigazgatási Kollégium szervezése
A MÁK ülés helyszíneként szolgáló terem lefoglalása
Határidő: az ülést megelőzően
Felelős: ügyintéző
Az ülés megtartásához szükséges technikai feltételek biztosítása (terem berendezése, vendéglátás megszervezése)
Határidő: az ülést megelőzően
Felelős: ügyintéző
A változásoknak megfelelően elkészített, hatályos jelenléti ív aláírattatása
Határidő: az ülés napja
Felelős: ügyintéző
Együttműködési megállapodás
Az együttműködéssel érintett szervezet megküldi a megállapodás tervezetét a B.-A.-Z. Megyei Kormányhivatalnak Határidő: folyamatos
Felelős: érintett szervezet
Megállapodás ügyintéző által történő jogi megfelelőségének vizsgálata Határidő: beérkezést követően
Felelős: ügyintéző
Megállapodás visszaküldése kijavítás céljából, amennyiben az a jogszabályoknak nem megfelelő Határidő: folyamatos
Felelős: ügyintéző
Kijavított megállapodás megküldése a B.-A.-Z. Megyei Kormányhivatal részére Határidő: folyamatos
Felelős: érintett szervezet
Megállapodás kormánymegbízott úr általi aláírása
Határidő: beérkezést követően
Felelős: kormánymegbízott
Kommunikáció rendje
Szakmai irányító szervek
Miniszterelnökség
Kormánymegbízott Főigazgató Igazgató
Önálló szervezeti egység vezetői
Önálló szervezeti egység vezetői
Vezető munkakört betöltő kormánytisztviselők
Vezető munkakört betöltő kormánytisztviselők
Nem vezető munkakört betöltő alkalmazottak -
kormánytisztviselők kormányzati ügykezelők munkavállalók (Mt. szerint)
Nem vezető munkakört betöltő alkalmazottak -
kormánytisztviselők kormányzati ügykezelők munkavállalók (Mt. szerint)
Határidő-túllépés nyilvántartása
Jelentés megkérése ügyintézési határidő meghosszabbításáról, illetve túllépéséről
A szervezeti egységektől beérkező, havi bontásban megjelenő jelentések figyelemmel kísérése, áttekintése
Határidő: minden hónap 5. napja
Felelős: ügyintéző
Feljegyzés kormánymegbízott úr részére az esetleges határidő túllépésekről, hosszabbításokról, valamint feltüntetett változásokról
Határidő: minden hónap 7. napja
Felelős: ügyintéző
Intézkedési terv bekérése a nagy ügyhátralékkal rendelkező szervezeti egységektől
Határidő: jelentés beérkezését követően azonnal
Felelős: ügyintéző
Összefoglaló anyagok
SZMSZ alapján éves munkaterv, beszámoló, ellenőrzési terv összeállítása a KIM, vagy egyéb szerv megkeresésére Határidő: 30 napon belül
Felelős: ügyintéző
Szakmai anyag, adatkérés valamennyi szervezeti egységtől Határidő: haladéktalanul
Felelős: ügyintéző
Beérkezett anyagok feldolgozása, áttanulmányozása, értékelése és szükség esetén kiegészítés kérése Határidő: beérkezést követően
Felelős: ügyintéző
Kormányhivatali szintű összefoglaló anyag elkészítése Határidő: 30 napon belül
Felelős: ügyintéző
Összefoglaló anyag megküldése a megkereső szerv részére Határidő: 30 napon belül
Felelős: ügyintéző
Adatkérés
Feladathoz szükséges adatok megjelölése Határidő: -
Felelős: ügyintéző
Szervezeti egységek vagy koordinációs jogkörbe tartozó szervek megkeresése a bekérendő adatokkal kapcsolatban
Határidő: ügyintéző által meghatározott
Felelős: ügyintéző
A szervezeti egységek vagy koordinációs jogkörbe tartozó szervek által beküldött dokumentumok áttekintése, összegzése, szükség esetén kiegészítése HHatáridő: dokumentumok
Felelős: ügyintéző
Feladat elvégzése a bekért adatok felhasználásával HHatáridő: dokumentumok
Felelős: ügyintéző
Adatszolgáltatások, felmérések
Beérkezett megkeresések áttekintése
Felelős: ügyintéző
Határidő: előírt határidőn belül
Adat- és információkérés szervezeti egységektől, koordinációs jogkörbe tartozó szervektől, önkormányzattól Határidő: előírt határidőn belül
Felelős: ügyintéző
Adatok feldolgozása, értékelése, szükség esetén kiegészítés, további információk bekérése Határidő: előírt határidőn belül
Felelős: ügyintéző
Adatszolgáltatás teljesítése
Határidő: előírt határidőn belül
Felelős: ügyintéző
Megkereső szerv tájékoztatása
Határidő: előírt határidőn belül
Felelős: ügyintéző
Kötelező adatszolgáltatás
Kitűzött feladat áttekintése Határidő: megállapított határidő
Felelős: ügyintéző
Adat-és információkérés szervezeti egységektől, koordinációs jogkörbe tartozó szervektől, önkormányzattól Határidő: haladéktalanul
Felelős: ügyintéző
Beérkezett adatok feldolgozása, értékelése, szükség esetén kiegészítés, további információk bekérése Határidő: adatok beérkezését követően
Felelős: ügyintéző
Adatszolgáltatás teljesítése Határidő: megállapított határidő
Felelős: ügyintéző
Megkereső szerv tájékoztatása Határidő: megállapított határidő
Felelős: ügyintéző
Kormányhivatali honlappal kapcsolatos szakmai tartalom feltöltése
Valamennyi szervezeti egység a honlapra történő feltöltés céljából előállítja a dokumentumokat Határidő: folyamatosan
Felelős: szervezeti egység
A Koordinációs és Szervezési Főosztály, a Humánpolitikai Főosztály, Pénzügyi Főosztály és a Kormánymegbízotti Kabinet által előállított dokumentumok megküldése az Informatikai Főosztály részére Panasz áttétele az eljárásra jogosult szervhez tájékoztatás, intézkedés kérésével
A Koordinációs és Szervezési Főosztály részére szükséges megküldeni az adatokat összegzés céljából
Igazgatói jóváhagyás szükséges a tartalmak feltöltéséhez
Panasz áttétele az eljárásra jogosult szervhez tájékoztatás, intézkedés kérésével Panasz áttétele az eljárásra jogosult szervhez tájékoztatás, intézkedés kérésével
Az Informatikai Főosztály igazgatói jóváhagyást követően az összegzett dokumentumokat feltölti a honlap megfelelő rovataiba
Elérhetőségi adatok frissítése
A KIM megkerését követően a kért elérhetőségi adatok bekérése az adott szervezeti egység részéről
Határidő: a megkeresést követően azonnal/a megadott határidőig
Felelős: ügyintéző
•Az aláírt megbízási szerződések és teljesítési igazolások átadása ellenjegyzésre
Az adott szervezeti egység által megküldött elérhetőségi adatok összegzése
Határidő: a beérkezést követően azonnal
Felelős: ügyintéző
Az összesített elérhetőségi adatok megküldése a KIM részére a kijelöt határidőig
Határidő: a megjelölt határidő
Felelős: ügyintéző
Szakmai napok, rendezvények
KIM értesítése a szakmai napról, rendezvényről a Kormányhivatal részére
A szakmai napról, rendezvényről szóló értesítés megküldése az érintett szervezeti egység részére •Az aláírt megbízási szerződések és teljesítési igazolások átadása ellenjegyzésre
Határidő: a megkeresést követően azonnal
Felelős: ügyintéző
Visszajelzés küldése a KIM részére szakmai napon, rendezvényen való részvételről
Határidő:a megkeresést követően azonnal
Felelős: érintett szervezeti egység vezetője
Szakmai gyakorlat rendje
A kérelem és a foglalkoztatási engedély beérkezését követően, a foglalkoztatási engedély, önéletrajz és motivációs levél megküldése a kérelmben megjelölt szervezeti egység részére
Határidő: a kérelem beérkezését és áttekintését követően azonnal
Felelős: ügyintéző
A foglalkoztatási engedély visszaérkezését követően egyedi megállapodás megküldése a felsőoktatási intézménynek, illetve hallgató tájékoztatása, hogy a szervezeti egység fogadja szakmai gyakorlat letöltésére
Határidő: beérkezést követően azonnal
Felelős: ügyintéző
Gyakorlati helyet biztosító szervezeti egység tájékoztatása a hallgató gyakorlatának megkezdéséről, illetve munka - és tűzvédelmi oktatás megtartásának kötelezettségéről
Határidő: a foglalkoztatási engedély kormánymegbízott úr által történő aláírását követően
Felelős: ügyintéző
A gyakorlat befejezését követően igazolás megküldése a Koordinációs és Szervezési Főosztály részére
Határidő: a gyakorlat befejezését követően
Felelős: szervezeti egység vezetője
Hivatali bélyegző megrendelésének folyamata és nyilvántartása
A szervezeti egység vezetője által kitöltött és aláírt bélyegző-igénylőlap eljuttatása a B.-A.-Z. Megyei Kormányhivatal Koordinációs és Szervezési Főosztályának Határidő: eseti jelleggel
Felelős: szervezeti egység
A Koordinációs és Szervezési Főosztály bélyegző-nyilvántartója összeveti a beérkezett igénylőlap tartalmát a bélyegzőt igénylő szervezeti egység ügyrendjével, valamint a már részükre kiadott bélyegzők nyilvántartásával Határidő: beérkezést követően azonnal, de legkésőbb a beérkezéstől számított 8 napon belül
Felelős: bélyegző-nyilvántartó
Az ellenőrzésről feljegyzés készítése a Koordinációs és Szervezési Főosztály vezetőjének/helyettesének elbírálásra Határidő:beérkezést követően azonnal, de legkésőbb a beérkezéstől számított 8 napon belül
Felelős: szervezeti egység vezetője
A feljegyzés jóváhagyása esetén a bélyegző-igénylőlap eljuttatása a Pénzügyi Főosztály részére megrendelés céljából, ügyrendbe ütközés esetén az igénylés elutasítása Határidő: beérkezést követően azonnal, de legkésőbb a beérkezéstől számított 8 napon belül
Felelős: bélyegző-nyilvántartó
A bélyegző elkészítéséről a szervezeti egység vezetőjének tájékoztatása, majd a bélyegző-nyilvántartó könyvbe lenyomat készítése Határidő: beérkezést követően azonnal, de legkésőbb a beérkezéstől számított 8 napon belül
Felelős: bélyegző-nyilvántartó
Az elkészült bélyegzők átadásáról jegyzőkönyv készítése a bélyegző-nyilvántartó irodájában Határidő: az elkészült bélyegzők átadásakor
Felelős: bélyegző-nyilvántartó
Hivatali kapu létrehozásának folyamata
A hivatali kapu létrehozására szolgáló csatlakozási kérdőív kitöltése és megküldése a Koordinációs és Szervezési Főosztály részére
Határidő: jelen évben folyamatosan
Felelős: szervezeti egység
A beérkezett csatlakozási kérdőív tartalmi ellenőrzése
Határidő: beérkezést követően azonnal, de legkésőbb a beérkezéstől számított 8 nap
Felelős: ügyintéző
A tartalmilag megfelelő csatlakozási kérdőívek megküldése kormánymegbízott úr részére aláírásra. Hibás kitöltés, illetve hiány esetén a csatlakozási kérdőív visszaküldése a szervezeti egység részére
Határidő: folyamatos
Felelős: ügyintéző
A kormánymegbízott úr által aláírt csatlakozási kérdőívek szerkeszthető word, illetve PDF formátumban történő megküldése a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatal részére
Határidő: haladéktalanul
Felelős: ügyintéző
Személyesen tartott munka- és tűzvédelmi oktatás folyamata
A Humánpolitikai Főosztály tájékoztatása az oktatásra személyesen érkezők személyéről, létszámáról, az érkezés időpontjáról
Határidő:legkésőbb a belépés napján
Felelős: Humánpolitikai Főosztály
Az oktatás megtartása, az oktatási anyag új kolléga részére történő rendelkezésre bocsátása , szükség esetén szóbeli kiegészítés
Határidő: legkésőbb a belépés napján reggel 08:00
Felelős: szervezeti egység vezetője
A kitöltött dokumentumok ellenőrzése, esetleges hibák megbeszélése
Határidő: az oktatást követően haladéktalanul
Felelős: ügyintéző
Az oktatási anyag iktatása, nyilvántartásba vétele
Határidő: a tesztek kitöltését követő egy héten belül
Felelős: ügyintéző
Az elektronikus munka- és tűzvédelmi oktatás folyamata
A Humánpolitikai Főosztály tájékoztatását követően elektronikus oktatási anyag megküldése a szervezeti egység vezetője részére Határidő: legkésőbb a belépés napjáig
Felelős: ügyintéző
Az oktatás megtartása, az elektronikus anyag új kolléga részére történő rendelkezésre bocsátása Határidő: legkésőbb a belépés napján reggel 08.00
Felelős: szervezeti egység vezetője
A kitöltött dokumentumok visszaküldése a Koordinációs és Szervezési Főosztály részére Határidő: az oktatást követően postafordultával
Felelős: szervezeti egység vezetője
A beérkező oktatási anyag iktatása, nyilvántartásba vétele, a tesztek javítása Határidő: a tesztek beérkezését követő 1 héten belül
Felelős: ügyintéző
Hányosság esetén a dokumentumok pótlása
Határidő: a hiányosság észlelését követően
Felelős: ügyintéző
A Humánpolitikai Főosztály részére az oktatási napló másolatának átadása Határidő: az ellenőrzést követően 1 héten belül
Felelős: ügyintéző
Kockázatértékelések
Az egyes munkahelyek különböző kockázatainak helyszíni felmérése
Határidő: min. 3 évente
Felelős: munkavédelmi felelős
A helyszíni szemléről feljegyzés és munkahelyi kockázatbecslés készítése
Határidő: a munkahelyek vizsgálatát követően 10 munkanapon belül
Felelős: munkavédelmi felelős
Adott esetben a kockázatértkelésekben foglalt intézkedési terv végrehajtásának jóváhagyása
Határidő: folyamatos
Felelős: kormánymegbízott
A dokumentumok megküldése az érintettek részére
Határidő: a jóváhagyást követően 5 munkanapon belül
Felelős: munkavédelmi felelős
Munkavédelmi szemle
A munkavédelmi szempontú helyszíni felmérés előzetes ütemtervének elkészítése Határidő: folyamatos
Felelős: munkavédelmi felelős
Az ütemterv jóváhagyása Határidő:folyamatos
Felelős: kormánymegbízott
A munkavédelmi szempontú helyszíni felmérés Határidő: az ütemterv alapján
Felelős: munkavédelmi felelős
A helyszíni szemlékről feljegyzés készítése Határidő: a szemlét követően 10 munkanapon belül
Felelős: munkavédelmi felelős
A feljegyzések által feltárt hiányosságok javítása érdekében felelős és határidő megjelölésével a feladatok végrehajtásának jóváhagyása Határidő: folyamatos
Felelős: kormánymegbízott
A dokumentumok megküldése az érintettek részére Határidő: a jóváhagyást követően 5 munkanapon belül
Felelős: munkavédelmi felelős
Tűzvédelmi szemle
A tűzvédelmi feladatokat ellátó vállalkozó ütemtervének előzetes jóváhagyása
Határidő: -
Felelős: kormánymegbízott
A tűzvédelmi feladatok teljesülésének helyszíni felmérése Határidő: a megjelölt ütemterv szerint
Felelős: vállalkozó
A helyszínen rendelkezésre álló dokumentumok bekérése, helyszíni szemlékről igazoló jegyzőkönyv készítése Határidő: a szemlét követően a helyszínen
Felelős: a személyes kíséretet ellátó ügyintéző
A helyszínen bekért dokumentumok Koordinációs és Szervezési Főosztályra érkezését követően a szemle főbb megállapításairól, az ellátandó feladatokról jegyzőkönyv készítése Határidő: a dokumentumok kézhezvételét követő 5 munkanapon belül
Felelős: vállalkozó
A jegyzőkönyvek által feltárt hiányosságok javítása érdekében felelős és határidő megjelölésével a feladatok végrehajtásának jóváhagyása Határidő: -
Felelős: kormánymegbízott
A dokumentumok megküldése az érintettek részére Határidő: a jóváhagyást követően 5 munkanapon belül
Felelős: munkavédelmi felelős
Üzemi balesetek vizsgálata
A baleset bejelentését követően a dokumentumok vizsgálata.
Határidő: beérkezés napját követően 1 héten belül
Felelős: ügyintéző
Szükség esetén a baleset kivizsgálása: személyes kapcsolatfelvétel a sérülttel, személyes meghallgatásról jegyzőkönyv felvétele, a baleset vizsgálatához szükséges dokumentumok bekérése.
Határidő: a dokumentumok megvizsgálását követően 5 munkanapon belül
Felelős: munkavédelmi felelős
A rendelkezésre álló dokumentumok alapján feljegyzés készítése . A munkáltató munkabalesetről döntő levéltervezetének, továbbá szükség esetén a baleset jogszabályban előírt szervek felé történő bejelentésnek kiadmányozásra előkészítése kormánymegbízott úr részére. Határidő: a körülmények tisztázását követően 5 munkanapon belül
Felelős: ügyintéző
Döntést és kiadmányozást követően dokumentumok megküldése a jogszabályban előírt szervek, személyek felé.
Határidő: a balesetet követő hónap 8. napja
Felelős: ügyintéző
Egyéb balesetek vizsgálata
A Humánpolitikai Főosztály tájékoztatása illetve a táppénzes lap Koordinációs és Szervezési Főosztályra érkezését követően a dokumentumok vizsgálata
Határidő: a beérkezés napját követő 1 héten belül
Felelős: ügyintéző
Szükség esetén személyes illetve írásbeli kapcsolatfelvétel a sérülttel a baleset körülményeinek tisztázása érdekében Határidő: a dokumentumok megvizsgálását követően szükség esetén 5 munkanapon belül
Felelős: ügyintéző
A beérkező válaszlevél, illetve a személyes meghallgatásról szóló jegyzőkönyv felvételét követően a sérült tájékoztatása arról, hogy a balesetet a munkáltató munkabalesetnek tekinti-e. Levéltervezet előkészítése kormánymegbízott úr nevében. Határidő: a körülmények tisztázását követően 5 munkanapon belül
Felelős: ügyintéző
Amennyiben a balesetet a munkáltató munkabalesetnek tekinti, az ilyen esetben szokásos eljárás lefolytatása. Határidő: a munkabalesetek vizsgálatára rendelkezésre álló időpontok az irányadóak
Felelős: ügyintéző
A közigazgatási szakvizsga szervezésének folyamata A szakvizsgára beosztottak névsorának megküldése a választott vizsgatárgy feltüntetésével a területileg illetékes vizsgaszervezőnek Felelős: a vizsgaszervező területi Határidő: minden év október 15. napja illetékességéhez tartozó szervezeti egység vezetője
Vizsgaidőszakok és jelentkezési határidők kijelölése Határidő: minden év november 15.
Felelős: ügyintéző
Vizsgaidőszakok és jelentkezési határidők meghirdetése Határidő: minden év január 31.
Felelős: ügyintéző
A beérkező jelentkezések fogadása (tartalmi ellenőrzés, elektronikus nyilvántartásba vétel) Határidő: a vizsgaidőszak kezdete előtt 60 nappal
Felelős: ügyintéző
Konzultációk/vizsgák időpontjainak és helyszínének kijelölése Határidő: a beérkezett jelentkezéseket követően
Felelős: ügyintéző
A munkáltatók értesítése a konzultációs alkalmakról Határidő: a felkészítő napja előtt 30 nappal
Felelős: ügyintéző
Felkészítő tanfolyamok oktatóinak kijelölése Határidő: a konzultációs időpontok kijelölését követően
Felelős: vezető, ügyintéző
Az oktatók felterjesztése az Országos Közigazgatási Vizsgabizottság (OKV) titkárához Határidő: az oktatók kijelölését követően
Felelős: ügyintéző
Felkészítő tanfolyamok oktatóinak felkérése Határidő: az OKV titkárának jóváhagyását követően
Felelős: ügyintéző
Konzultációs dokumentumok előkészítése Határidő: a konzultációt megelőző nap
Felelős: ügyintéző
Konzultáció lebonyolításával, zárásával összefüggő szervezési feladatok ellátása Határidő: a konzultáció napja
Felelős: ügyintéző
Munkáltatók értesítése a vizsgaalkalmakról Határidő: az első vizsganap előtt 30 nappal
Felelős: ügyintéző
A vizsgabizottság kijelölése Határidő: az első vizsganap előtt 30 nappal
Felelős: vezető, ügyintéző
A vizsgáztatók OKV titkárához történő megküldése Határidő: 15 munkanappal az első vizsganap előtt
Felelős: ügyintéző
A vizsgáztatók felkérése Határidő: az OKV titkárának jóváhagyását követően
Felelős: ügyintéző
Vizsgabiztosok kijelölése, felkérése Határidő: a vizsgabizottság felkérésével egyidőben
Felelős: ügyintéző
Vizsgadokumentumok előkészítése Határidő: konzultációt megelőző nap
Felelős: ügyintéző
A vizsga lebonyolításával összefüggő szervezési feladatok ellátása Határidő: a vizsga napján
Felelős: ügyintéző, vizsgabiztos
A vizsgák zárása Határidő: az utolsó vizsganapot követően
Felelős: ügyintéző, vizsgabiztos
Számlázás a munkáltatók részére Határidő: az utolsó vizsganapot követően
Felelős: ügyintéző
Statisztikák készítése Határidő: egyedileg meghatározott
Felelős: ügyintéző
Közigazgatási alapvizsga és konzultáció szervezésének folyamata
A konzultációs és vizsgaidőpontok közzététele a Vizsgaportálon Határidő: 60 nappal a képzés vagy vizsga előtt
Felelős: ügyintéző
A Humánpolitikai Főosztály munkatársa által megtörténik a jelentkezők munkáltatói jóváhagyása a Vizsgaportál rendszerében Határidő: a jelentkezés beérkezését követően
Felelős: szervezeti egység vezetője
A konzultációs dokumentumok előkészítése, a konzultáció megszervezése Határidő: a konzultációt megelőző napig
Felelős: ügyintéző
Az aláírt megbízási szerződések és teljesítési igazolások átadása ellenjegyzésre és számfejtésre a Pénzügyi•Az Főosztály részére szerződések és teljesítési igazolások átadása ellenjegyzésre aláírt megbízási Határidő: az aláírt szerződések beérkezését követően
Felelős: ügyintéző
Az alapvizsga megszervezése, vizsgabiztosok általi lebonyolítása Határidő: a vizsga napjáig, illetve a vizsga napján
Felelős: ügyintéző, vizsgabiztos
A bizonyítványok kiállítása és megküldése a munkáltatóknak Határidő: a vizsgát követő 15 munkanapon belül
Felelős: vizsgabiztos
A képzés zárása, a Vizsgaportál rendszeréből generált számlák átadása a Pénzügyi Főosztály részére számlázás céljából Határidő: a vizsga napját követő egy héten belül
Felelős: ügyintéző
Statisztikai adatszolgáltatás és pénzügyi elszámolás a Nemzeti Közszolgálati Egyetem részére Határidő: tárgyév július 15. és tárgyévet követő január 15.
Felelős: ügyintéző
Egyéb rendezvények szervezése Igényfelmérés
Határidő: A rendezvény időpontja előtt 2 héttel
Felelős: ügyintéző
A rendezvény programjának összeállítása
Határidő: A rendezvény időpontja előtt 2 héttel
Felelős: ügyintéző
A rendezvény meghirdetése az időpont, helyszín megjelölésével; visszajelzés kérése Határidő: A rendezvény időpontja előtt 1,5 héttel
Felelős: ügyintéző
A meghívott előadókkal történő egyeztetés, az előadók felkérése Határidő: A rendezvény időpontja előtt 1,5 héttel
Felelős: ügyintéző
Jelentkezések nyilvántartásba vétele (résztvevői névsor összeállítása) Határidő: A rendezvény időpontja előtt 1 héttel
Felelős: ügyintéző
Ellátás megszervezése (igénybejelentés, bevásárlás) Határidő: A rendezvény időpontja előtt 1 hét
Felelős: ügyintéző
A regisztrált résztvevők értesítése a pontosított időpontról, helyszínről, programról Határidő: A rendezvény időpontja előtt 5 nap
Felelős: ügyintéző
Adminisztrációs feladatok, a rendezvény dokumentumainak, technikai feltételeinek előkészítése Határidő: A rendezvényt megelőző nap
Felelős: ügyintéző
A rendezvény lebonyolítása Határidő: A rendezvény napja
Felelős: ügyintéző
A rendezvény zárása (adminisztrációs, technikai, pénzügyi) Határidő: A rendezvényt követő 7 nap
Felelős: ügyintéző
Éves továbbképzési terv
Éves továbbképzési terv megküldése a Személyügyi Központ részére Határidő: teljesítményértékelést követő 15 munkanap
Felelős: ügyintéző
Személyügyi Központ országos szintű tervösszesítése, annak nyilvánosságra hozatala és megküldése az NKE és KTK részére Határidő: 15 munkanap
Felelős: Személyügyi Központ
Értékelő Jelentés megküldése a Személyügyi Központ részére Határidő: tárgyévet követő év március 15.
Felelős: ügyintéző
Személyügyi Központ részéről Jelentés készítése a miniszter részére Határidő: tárgyévet követő év április 30.
Felelős: Személyügyi Központ
Belső továbbképzések szervezése
Képzések iránti igények felmérése, tervezés, tervkészítés - Nemzeti Közszolgálati Határidő: tárgyév március 15.
Felelős: ügyintéző
Jelentkezések nyilvántartása Határidő: folyamatos
Felelős: ügyintéző
Képzések időpontjainak, helyszínének meghatározása, előadókkal történő egyeztetés Határidő: képzés megkezdése előtt
Felelős: ügyintéző
Munkáltatók, szervezeti egységek vezetőinek értesítése a képzés időpontjáról Határidő: képzés megkezdése előtt egy héttel
Felelős: ügyintéző
Képzés lebonyolításával összefüggő szervezési feladatok: képzési dokumentációk elkészítése, helyszínen történő szervezési feladatok elvégzése Határidő: képzés megkezdése előtt
Felelős: ügyintéző
Képzések zárása, adminisztrációs feladatok elvégzése Határidő: képzést követően
Felelős: ügyintéző
Nyilvántartás vezetése a hallgatókról a képzések teljesítésével kapcsolatban Határidő: folyamatos
Felelős: ügyintéző
Szervezeti egység vezetőinek tájékoztatása a továbbképzési kötelezettség teljesítéséről Határidő: képzést követően
Felelős: ügyintéző
Képzések zárása, összegzése, értékelése, kimutatások készítése Határidő: képzési időszak befejezését követően
Felelős: ügyintéző
Építésügyi vizsga
Építésügyi vizsgára jelentkezések nyilvántartásba vétele Határidő: folyamatos
Felelős: ügyintéző
Felkészítő konzultációk, vizsgák időpontjainak és helyszínének meghatározása, egyeztetések az előadókkal Határidő: folyamatos
Felelős: ügyintéző
Munkáltatók értesítése a konzultációról Határidő: 15 nappal korábban
Felelős: ügyintéző
Felkészítő tanfolyamok előadóinak kijelölése, felkérése, oktatók jóváhagyása a Belügyminisztérium Építésügyi Főosztálya által Határidő: folyamatos Felelős: ügyintéző
Konzultációs dokumentumok előkészítése, szervezési feladatok ellátása a képzés helyszínén Felelős: ügyintéző
Határidő: konzultáció megkezdéséig
Vizsgacsoportok összeállítása, vizsgaértesítések megküldése a munkáltatóknak Határidő: 30 nappal korábban
Felelős: ügyintéző
Vizsgabizottság összeállítása, vizsgáztatók jóváhagyása a Belügyminisztérium Építésügyi Főosztálya által Határidő: 30 nappal korábban
Felelős: ügyintéző
Írásbeli és szóbeli kérdések megrendelése Határidő: vizsga jóváhagyásával egyidejűleg
Felelős: ügyintéző
Vizsgadokumentumok el(ő)készítése Határidő: vizsga napját megelőzően
Felelős: ügyintéző
Vizsga: írásbeli és szóbeli azonos napon Határidő: vizsga napja
Felelős: ügyintéző és vizsgabizottság
Vizsga zárása: vizsganyilvántartás vezetése, egyéb adminisztrációs feladatok Határidő: vizsga befejezését követően
Felelős: ügyintéző
Statisztikai adatszolgáltatás a Belügyminisztérium Építésügyi Főosztálya részére Határidő: vizsgát követően
Felelős: ügyintéző
Kimutatások, jelentések, beszámolók készítése, nyilvántartások lezárása Határidő: vizsgát követően
Felelős: ügyintéző
Minősített továbbképzések szervezése
Képzések iránti igények felmérése, tervezés, tervkészítés - Nemzeti Közszolgálati Egyetem részére történő megküldés Határidő: vonatkozó jogszabály alapján március 15.
Felelős: ügyintéző
Képzések meghirdetése a Továbbképzési és Vizsgaportálon Határidő: folyamatos
Felelős: Nemzeti Közszolgálati Egyetem
A képzésben érintett tisztviselők értesítése a képzések elvégzésének időpontjáról, lehetőségeiről
Határidő: a képzés megkezdése előtt egy héttel
Felelős: ügyintéző
Képzésben résztvett tisztviselők lekérdezése vizsgaportálról a képzési kötelezettség teljesítése céljából Határidő: képzési időszak befejezését követően
Felelős: ügyintéző
Nyilvántartás vezetése a hallgatókról a képzések teljesítésével kapcsolatban Határidő: képzési időszak befejezését követően
Felelős: ügyintéző
Szervezeti egység vezetőinek tájékoztatása a továbbképzés teljesítéséről Határidő: képzési időszak befejezését követően
Felelős: ügyintéző
Képzések zárása, összegzése, értékelése, kimutatások készítése Határidő: képzési időszak befejezését követően
Felelős: ügyintéző
Az ügykezelői alapvizsga és konzultáció lebonyolításának folyamata
Az ügykezelői alapvizsgára és konzultációra vonatkozó jelentkezési időszak/ok kiírása Határidő: tárgyév elején
Felelős: ügyintéző
A jelentkezési időszak lezárása, jelentkezések nyilvántartásba vétele Határidő: képzést megelőző 60 nappal
Felelős: ügyintéző
Munkáltatók értesítése a konzultáció és vizsga időpontjáról, általános tájékoztatás Határidő: képzést megelőzően 30 nappal
Felelős: ügyintéző
Képzési dokumentumok előkészítése, képzés megvalósítása Határidő: a képzést megelőző napig
Felelős: ügyintéző
A vizsgabizottság összeállításának megküldése az OKV elnökének Határidő: a vizsgát megelőző 15 munkanappal
Felelős: ügyintéző
A vizsga írásbeli feladatlapjainak megrendelése a Nemzeti Közszolgálati Egyetemtől Határidő: a vizsgát megelőzően két héttel
Felelős: ügyintéző
Vizsgadokumentumok előkészítése, vizsga vizsgabiztos általi lebonyolítása Határidő: vizsgát megelőző nap és a vizsga napja
Felelős: ügyintéző, vizsgabiztos
Számlázási táblázat előkészítése és átadása a Pénzügyi Főosztály részére Határidő: vizsgát követő 1 héten belül
Felelős: ügyintéző
Statisztikai adatszolgáltatás és pénzügyi elszámolás az NKE felé Határidő: tárgyév július 15. és tárgyévet követő január 15.
Felelős: ügyintéző
Képzés szervezésének folyamata
Képzések iránti igények felmérése Határidő: 60 nappal a képzés előtt
Felelős: ügyintéző
Képzések meghirdetése, hallgatók vagy munkáltatók tájékoztatása Határidő: a jelentkezés beérkezését követően
Felelős: ügyintéző
Egyeztetés a képzés előadóival, trénereivel Határidő: a képzést megelőző 3 héttel
Felelős: ügyintéző
•Az aláírt megbízási szerződések és teljesítési igazolások átadása ellenjegyzé
A képzési dokumentációk előkészítése Határidő: képzést megelőző nap
Felelős: ügyintéző
Képzés lebonyolítása Határidő: képzés napja
Felelős: ügyintéző
Az aláírt megbízási szerződések és teljesítési igazolások átadása ellenjegyzésre és számfejtésre a Pénzügyi Főosztály részére Határidő: az aláírt szerződések beérkezését követően
Felelős: ügyintéző
Statisztikai adatszolgáltatás és képzés lezárása Határidő: tárgyév július 15. és tárgyévet követő január 15.
Felelős: ügyintéző
Munkába illesztő képzés szervezése
A MIK-ben résztvevők kijelölése munkáltatók által
Határidő: képzés megkezdéséig
Felelős: szervezeti egység vezetője
Képzések meghirdetése, a munkáltatók tájékoztatása, a haladási táblázat megküldése Határidő: a jelentkezés beérkezését követően
Felelős: ügyintéző
A hetente érkező haladási táblázatok adatainak feldolgozása
•Az aláírt megbízási szerződések és teljesítési igazolások átadása ellenjegyzés
Határidő: adott hét vége
Felelős: ügyintéző
A heti haladási ütem adatainak megküldése a KIH felé Határidő: adott hét vége
Felelős: ügyintéző
Képzés zárása, adatok összegzése Határidő: képzés végén
Felelős: ügyintéző
Egyéni haladási naplók és tutori haladási ütemtervek megküldése a KIH felé Határidő: képzés végén
Felelős: ügyintéző
Iratkezelési ellenőrzések szakigazgatási szervek vonatkozásában
Elfogadott iratkezelési ellenőrzési ütemterv alapján értesítés az iratkezelési ellenőrzésről a szakigazgatási szervek vezetői számára Határidő: az ellenőrzés kitűzött napját megelőző 5 munkanap
Felelős: az iratkezelési ellenőrzést vezető ügyintéző
Az iratkezelési ellenőrzést végző kormánytisztviselők ellenőrzési megbízóleveleinek elkészítése Határidő: legkésőbb az iratkezelési ellenőrzés napja
Felelős: az iratkezelési ellenőrzést vezető ügyintéző
Az ellenőrzési megbízólevelek személyesen történő átadása az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjének Határidő: az iratkezelési ellenőrzés napja
Felelős: az iratkezelési ellenőrzést vezető ügyintéző
Tájékoztatás a szervezeti egység iratkezelési folyamatáról Határidő: az iratkezelési ellenőrzés napja
Felelős: az ellenőrzött szervezeti egység iratkezelési feladatokat ellátó ügyintézője
Iratkezelési segédletek és az iratkezelés gyakorlati alkalmazásának bemutatása Határidő: az iratkezelési ellenőrzés napja
Felelős: az ellenőrzött szervezeti egység iratkezelési feladatokat ellátó ügyintézője
Iratkezelési ellenőrzési jegyzőkönyv elkészítése és megküldése 2 példányban a szervezeti egységek vezetői részére Határidő: az iratkezelési ellenőrzést követő nap
Felelős: az iratkezelési ellenőrzést vezető ügyintéző
A szervezeti egységek vezetői által elfogadott jegyzőkönyvek visszaküldése a Koordinációs és Szervezési Főosztály vezetője részére Határidő: postafordultával
Felelős: az ellenőrzött szakigazgatási szerv vezetője
A jegyzőkönyvben tett javaslatok megvalósításának áttekintése Határidő: a jegyzőkönyvben meghatározott idő
Felelős: az iratkezelési ellenőrzést vezető ügyintéző
Iratkezelési ellenőrzések önkormányzati hivataloknál Iratkezelési ellenőrzési ütemterv készítése a Magyar Nemzeti Levéltár B.-A.-Z. Megyei Levéltárával egyeztetve Határidő: minden év januárjában
Felelős: ügyintéző
Értesítés küldése a jegyzőnek Határidő: ellenőrzés megkezdése előtt legalább 10 munkanappal
Felelős: ügyintéző
Helyszíni ellenőrzés elvégzése megbízólevéllel Határidő: az ellenőrzés napja
Felelős: ügyintéző
Ellenőrzési jegyzőkönyv készítése Határidő: az ellenőrzést követően azonnal vagy legkésőbb 5 munkanapon belül
Felelős: ügyintéző
Ellenőrzési jegyzőkönyv 3 példányban történő megküldése véleményezésre, aláírásra a jegyzőnek Határidő: legkésőbb az ellenőrzés befejezését követő 5 munkanapon belül
Felelős: ügyintéző
Aláírt ellenőrzési jegyzőkönyv egy példányának megküldése a Magyar Nemzeti Levéltár B.-A.-Z. Megyei Levéltára részére Határidő: az aláírt jegyzőkönyv beérkezését követően
Felelős: ügyintéző
Utóellenőrzés lefolytatása Határidő: szükség esetén
Felelős: ügyintéző
Iratkezelési szabályzatokkal kapcsolatos egyetértési jog gyakorlása önkormányzati hivatalok esetében Az egyedi iratkezelési szabályzatok beküldése 3 példányban (módosítás esetén 2 példányban) Határidő: szükség szerint
Felelős: jegyző
Az önkormányzatok egyedi iratkezelési szabályzatának áttekintése és vélemény előkészítése Határidő: szükség szerint
Felelős: ügyintéző
Észrevételekről, módosító javaslatokról tájékoztatás küldése a jegyzőnek Határidő: szükség szerint
Felelős: ügyintéző
Módosított egyedi iratkezelési szabályzat visszaküldése Határidő: a levélben meghatározott időben
Felelős: jegyző
A módosított egyedi iratkezelési szabályzat megküldése a Levéltárnak 3 példányban Határidő: a módosított szabályzat áttekintése után
Felelős: ügyintéző
Egyetértési jog gyakorlása Határidő: egyedi iratkezelési szabályzat átvételét követően
Felelős: B.-A.-Z. Megyei Levéltár igazgatója
A Levéltár igazgatója által aláírt visszaküldött iratkezelési szabályzattal kapcsolatos egyetértési jog gyakorlása Határidő: egyedi iratkezelési szabályzat beérkezése után
Felelős: Kormányhivatal vezetője
Az egyedi iratkezelési szabályzat megküldése a Magyar Nemzeti Levéltár B.-A.-Z. Megyei Levéltárának, valamint a jegyzőnek Határidő: egyetértési jog gyakorlását követően
Felelős: ügyintéző
Iratkezelési segédletek nyilvántartása
Iratkezelési segédletek beszerzése
Határidő: szükség szerint
Felelős: Koordinációs és Szervezési Főosztály, Pénzügyi Főosztály
Az iratkezelési segédletekre vonatkozó kérelem leadása
Határidő: szükség szerint
Felelős: szervezeti egység vezetője
Az iratkezelési segédletek főnyilvántartó könyvben történő nyilvántartásba vétele és hitelesítése
Határidő: a kérelem beérkezését követően haladéktalanul
Felelős: Koordinációs és Szervezési Főosztály vezetője
Az igénylők értesítése és az iratkezelési segédletek átadása
Határidő: a hitelesítést követő munkanap
Felelős: ügykezelő
Posta bontás
Küldemény érkezése
Küldemény felbontása, érkeztetése, boríték irathoz csatolása Határidő: posta beérkezését követően
Felelős: posta bontására jogosult kormányzati ügykezelő
Felbontás nélkül, dokumentáltan a címzettnek továbbítandó: - az "s.k. felbontásra" jelzésű küldemények - azon küldemények, amelyeknél ezt az arra jogosult elrendelte - közbeszerzési eljárás és egyéb pályázatok pályázati anyagai Határidő: haladéktalanul
Felelős: kormányzati ügykezelő
A feltüntetett tartalom meglétének, olvashatóságának ellenőrzése
Határidő: bontást követően
Felelős: kormányzati ügykezelő
Téves bontást az átvétel és a felbontás tényének és dátumának megjelölésével dokumentálni kell Határidő: haladéktalanul
Felelős: kormányzati ügykezelő
Felmerülő irathiányt a küldő szervvel tisztázni és ennek tényét az iraton rögzíteni kell Határidő: haladéktalanul
Felelős: kormányzati ügykezelő
Felmerülő irathiány küldő szervvel történő tisztázása
Határidő: haladéktalanul
Felelős: kormányzati ügykezelő
Minősített adatot tartalmazó küldemény felbontása esetén boríték visszazárása és a bontás tényéről 3 példányban jegyzőkönyv felvétele Határidő: haladéktalanul
Felelős: kormányzati ügykezelő
Érkeztetés
Beérkező küldemény (papír alapú, elektronikus) érkeztetése Határidő: beérkezés napja, legkésőbb az azt követő nap
Felelős: kormányzati ügykezelő
Elektronikus vagy papír alapú adathordozón érkező küldemény esetén érkeztetési azonosító elhelyezése a kísérő lapon Határidő: érkeztetés közben
Felelős: kormányzati ügykezelő
Érkeztetés nyilvántartása érkeztető könyvben Határidő: érkeztetést követően haladéktalanul
Felelős: kormányzati ügykezelő
Érkeztetési azonosító mellőzése, ha az érkeztetés az iktatással egyidejűleg történik Határidő: érkeztetéskor
Felelős: kormányzati ügykezelő
"Feladó ismeretlen" szövegrész feltüntetése az iktatórendszerben , ha a feladó olvashatatlan, névtelen Határidő: érkeztetéskor
Felelős: kormányzati ügykezelő
Papír alapú küldemény esetén érkeztető bélyegző lenyomatának elhelyezése a borítékon/iraton, rovatainak kitöltése Határidő: érkeztetéskor
Felelős: kormányzati ügykezelő
Elektronikusan érkező küldemény megnyithatóságának ellenőrzése Határidő: érkeztetéskor
Felelős: kormányzati ügykezelő
Jogkövetkezmény fűződése esetén papír alapú irat borítékjának csatolása az irathoz Határidő: érkeztetéskor
Felelős: kormányzati ügykezelő
Iktatás
Beérkezett, belső keletkezésű iratot iktatással kell nyilvántartani Határidő: beérkezés napja, legkésőbb azt követő munkanap
Felelős: kormányzati ügykezelő
Elektronikus iktatókönyvbe történő bejegyzés, egyidejűleg iktatóbélyegző lenyomata az iraton Határidő: iktatáskor
Felelős: kormányzati ügykezelő
Az iktatóbélyegző rovatainak kitöltése
Határidő: iktatáskor
Felelős: kormányzati ügykezelő
Ha a lenyomat elhelyezése helyhiány miatt nem lehetséges, az érkeztetés és az iktatás adatait az érkeztető és iktatóbélyegző használata nélkül kell az iraton feltüntetni Határidő: iktatáskor
Felelős: kormányzati ügykezelő
Eredeti irat iktatható, borítólap, üres lap nem Határidő: iktatáskor
Felelős: kormányzati ügykezelő
Átirat nélkül, továbbítás céljából érkező irat másolása, másoláson iktatóbélyegző lenyomatának elhelyezése Határidő: iktatást követően haladéktalanul
Felelős: kormányzati ügykezelő
Postázási teendők
Kiadványozandó irat és mellékletei ügyintéző általi előkészítése Határidő: ügyirat elkészítését követően
Felelős: ügyintéző
Átvétel napján, legkésőbb azt követő munkanapon küldemény továbbítása Határidő: átvétel napján, legkésőbb azt követő munkanap
Felelős: kormányzati ügykezelő
Továbbítás tényének iktatókönyvbe rögzítése Határidő: küldemény továbbítását követően
Felelős: kormányzati ügykezelő
Előadói íven, irattári példányán az expediálás időpontjának feljegyzése, aláírása Határidő: küldemény továbbítását követően
Felelős: kormányzati ügykezelő
Futár: Szervezeti egységek között történő továbbítás esetén átadó könyvben az irat ügyiratszámának átadókönyvben rögzítésével Határidő: irat átadásakor
Felelős: kormányzati ügykezelő
E-mail: kísérőlap nyomtatása, átadása az ügyintézőnek Határidő: elküldést követően
Felelős: kormányzati ügykezelő
Személyes átadás-átvétel dátuma, módja, átvevő aláírása az irattári példányon Határidő: átvételkor
Felelős: kormányzati ügykezelő
Irattározás Az irattározásra kijelölt ügyiratok egy főszámon alszám szerint növekvő sorrendben történő elhelyezése az előadói ívben, az előadói ív hiánytalan kitöltése Határidő: szükség szerint
Felelős: ügyintéző
Az irattározás engedélyezése Határidő: folyamatos
Felelős: szervezeti egység vezetője
Egyeztetés a Koordinációs és Szervezési Főosztállyal az iratok átadásáról Határidő: folyamatos
Felelős: szervezeti egység vezetője
Az iratok átadása tételes iratjegyzékkel Határidő: folyamatos
Felelős: ügyintéző
Az IRMA ügyiratkezelő rendszerben történő irattározási feladatok ellátása Határidő: folyamatos
Felelős: ügyintéző, ügykezelő
Az iratok szétválogatása irattári tételszám szerint, ügyiratszám szerint növekvő számsorrende tétel Határidő: folyamatos
Felelős: ügyintéző, ügykezelő
Az IRMA ügyiratkezelő rendszerben irattározott iratok irattárba helyezése Határidő: folyamatos
Felelős: ügykezelő,ügyintéző
Selejtezés Koordinációs és Szervezési Főosztály vezetőjének javaslatára a főigazgató által legalább 3 tagú selejzetési bizottság kijelölése érdekében feljegyzés készítése Határidő: minden év elején
Felelős: ügyintéző
A lejárt megőrzésű, selejtezendő iratanyag kiválogatása a 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján Határidő: folyamatosan minden év május 31-ig
Felelős: ügyintéző, ügykezelő
Selejtezési jegyzőkönyv készítése 3 példányban selejtezési iratjegyzékkel Határidő: minden év május 31-ig
Felelős: ügyintéző, ügykezelő
Selejtezés engedélyeztetése a Magyar Nemzeti Levéltárral a selejtezés alá vont iratok évkörének és tételszámának megjelölése mellett Határidő: a selejtezés megkezdése előtt 30 nappal
Felelős: ügyintéző
A selejtezés engedélyezése a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal
Határidő: folyamatosan
Felelős: B.-A.-Z. Megyei Levéltár igazgatója
A kiselejtezett iratanyag megsemmisítésére történő elszállítása Határidő: folyamatosan
Felelős: Koordinációs és Szervezési Főosztály, Pénzügyi Főosztály