No Dig Event Exposantenhandboek

No Dig Event 2013 Exposantenhandboek

Exposantenhandboek NSTT No Dig Event 3 & 4 oktober 2013

Inhoud Inhoud......................................................................................................................... 2 Exposeren op het NSTT No Dig Event 2013 ............................................................ 3 Minder hinder door sleufloze technieken en toepassingen ......................................................................3 1.1 Plattegrond .....................................................................................................................................4 1.2 Bereikbaarheid en routebeschrijving ..............................................................................................5 1.2.1 Per auto ................................................................................................................................5 1.2.2 Per openbaar vervoer ..........................................................................................................6 1.3 Opbouw- en afbouwtijden ..............................................................................................................7 1.4 Beveiliging ......................................................................................................................................7

2.

Stands ................................................................................................................ 8

2.1 2.2

Standprijzen ...................................................................................................................................8 Standopbouw en standinrichting ....................................................................................................9

3.

Toegangskaarten en overige faciliteiten ....................................................... 10

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6

Toegangskaarten .........................................................................................................................10 Parkeren .......................................................................................................................................10 Catering ........................................................................................................................................10 Elektra ..........................................................................................................................................11 Vuilafvoer .....................................................................................................................................11 WIFI ..............................................................................................................................................11

3.7 Overige ondersteuning ................................................................................... 11 4.

Promotie en sponsoring ................................................................................. 12

4.1

Sponsorpakketten ........................................................................................................................12 4.2.4 Overige sponsormogelijkheden .........................................................................................13

5.

Procedure en planning ................................................................................... 14

5.1 5.2

Aanmelding als exposant .............................................................................................................14 Planning .......................................................................................................................................14

6.

Contactgegevens organisatie ........................................................................ 15

7.

Voorwaarden ................................................................................................... 16

2

Exposantenhandboek NSTT No Dig Event 3 & 4 oktober 2013 Exposeren op het NSTT No Dig Event 2013 Minder hinder door sleufloze technieken en toepassingen Het NSTT No Dig Event staat geheel in het teken van sleufloze technieken voor aanleg, onderhoud, renovatie en beheer van ondergrondse infrastructuur. Zowel de aanleg van nieuwe maar ook de renovatie van bestaande infrastructuur komt aan bod. Beurs, Inlooptheater, congres, NSTT No Dig Award Tijdens het No Dig Event 2013 is er voor elk wat wils. Een congres op 3 oktober met vooraanstaande sprekers en actuele onderwerpen en een beursvloer waar alle belangrijke marktpartijen zich presenteren en waar demonstraties plaatsvinden. Wie meer over boren of relining wil weten, kan gedurende beide dagen een groot aantal informatieve workshops volgen in het Inlooptheater. Tijdens het No Dig Event 2013 wordt op 3 oktober de NSTT No Dig Award 2013 uitgereikt. Natuurlijk is er tijdens het NSTT No Dig Event ook aandacht voor het 25-jarig jubileum van e NSTT! Voor bezoekers is de toegang tot de beurs gratis. Bezoekers dienen zich wel vooraf te registreren via www.no-dig-event.nl Voor het congres geldt een toegangsprijs van € 195,00 (exclusief BTW). Exposeren Natuurlijk mag uw bedrijf niet ontbreken als exposant. In dit exposantenhandboek vindt u alle informatie die u nodig heeft. Heeft u toch nog een vraag? Stuur dan een e-mail aan [email protected] Graag tot ziens op 3 en 4 oktober in de Expo, Haarlemmermeer!

3

Exposantenhandboek NSTT No Dig Event 3 & 4 oktober 2013 1.

Locatie

Het No Dig Event 2013 wordt georganiseerd in: Expo Haarlemmermeer Stelling 1 2141 SB VIJFHUIZEN Tel.: 023-5660140 www.expohaarlemmermeer.nl

1.1

Plattegrond

Bezoekers komen aan over het buitenterrein langs de vlaggenmasten bij de ingang, direct gelegen aan de busbaan (Zuidtangent) en het parkeerterrein voor bezoekers. Bij binnenkomst lopen ze door de ruime entreehal, alwaar zij worden begroet door onze hostesses. Hier krijgen zij een badge uitgereikt.

Entree

Horecaplein

4


Op 3 oktober vindt het congres plaats in het auditorium, dat grenst aan de ontvangstruimte. Hiertegenover bevinden zich de toiletten. De expositie, waarin bedrijven uit de branche zich presenteren, vindt beide dagen plaats in de ruime en lichte expositiehal. De expositiehal wordt ingericht met standaard stands van 8 en 16 m², maar biedt daarnaast ook de mogelijkheid om groot materieel en producten tentoon te stellen op door uw 2 bedrijf zelf in te richten vloeroppervlakten van 48m² en 96m . In de expositiehal bevindt zich daarnaast het horecaplein.

Auditorium

Expositie

Exposanten kunnen hun voertuigen parkeren op het speciaal voor hen gereserveerde parkeerterrein aan de zijkant van de Expo Haarlemmermeer. Het laden en lossen kan onder de overkapping, waarna de auto’s geparkeerd kunnen/dienen te worden op de gereserveerde exposantenparkeerplaats. - door voetgangers via de entreedeuren aan de voorkant van Expo Haarlemmermeer; - door voertuigen via de aan- en afvoerroute rondom de Expo Haarlemmermeer. Deze route heeft aan het einde een ruime keercirkel voor vrachtwagens, zodat zij via dezelfde route terug kunnen rijden naar het parkeerterrein. NB: Het is niet toegestaan voertuigen die niet bestemd zijn voor de expositie te parkeren op het expositieterrein.

1.2

Bereikbaarheid en routebeschrijving

Expo Haarlemmermeer is gelegen aan de N205 en zowel per auto als met het openbaar vervoer uitstekend bereikbaar. De aansluiting via de N201 op de A4 en de A9, met Schiphol in de directe omgeving, maakt deze locatie uitermate goed bereikbaar per auto en de Zuidtangent stopt er voor de deur. Een groot parkeerterrein en prima bewegwijzering vergroten de ‘auto-vriendelijkheid’ van Expo Haarlemmermeer.

1.2.1 Per auto - A4 vanuit Den Haag Neem afslag Hoofddorp, volg de N201 richting Heemstede/ Haarlem. Ga hier na 7,5 kilometer rechts de N205 op richting Vijfhuizen. Op de N205 kunt u na 2,3 kilometer links afslaan richting Vijfhuizen. Hierna volgt u de eerste afslag links richting het parkeerterrein van Expo Haarlemmermeer.

5


- A9 vanuit Amsterdam/Alkmaar Neem de afslag Haarlem-Zuid, volg N205 richting Vijfhuizen. Op de N205 kunt u na 4,5 km rechts afslaan richting Vijfhuizen. Hierna volgt u de eerste afslag links richting het parkeerterrein van Expo Haarlemmermeer. - Vanuit Haarlem/Heemstede Volg de N201 richting Hoofddorp. Op de N201 slaat u af richting Vijfhuizen (de N205). De N205 2,3 kilometer volgen en hier links afslaan richting Vijfhuizen. Hierna volgt u de eerste afslag links richting het parkeerterrein van Expo Haarlemmermeer. Parkeren Expo Haarlemmermeer beschikt over een ruime eigen parkeervoorziening.

1.2.2 Per openbaar vervoer Expo Haarlemmermeer is met het openbaar vervoer te bereiken vanaf de stations Schiphol, Haarlem of Hoofddorp. Vanaf daar dient u verder te reizen met bus of taxi. - Per bus Vanaf Schiphol, Haarlem of Hoofddorp kunt u de Zuidtangent lijn 300 nemen en uitstappen bij Halte "Expo Haarlemmermeer”. Het is nu nog ongeveer 100 meter lopen naar Expo Haarlemmermeer. De Zuidtangent vertrekt elke 8 à 9 minuten. - Per taxi Wanneer u gebruik wenst te maken van een taxi, kunt u onderstaande telefoonnummers bellen.

6

Exposantenhandboek NSTT No Dig Event 3 & 4 oktober 2013 Taxi Centrale Haarlemmermeer All4youtaxi Bedrijf Hoofddorp Schiphol 2619 A-Tax de Vries Personenvervoer BV A1 Business Class Taxi

1.3

Opbouw- en afbouwtijden

Openingstijden publiek: Donderdag 3 oktober 2013 Vrijdag 4 oktober 2013

10:00 – 19.00 uur 10:00 – 16:00 uur

Opbouwtijden: Woensdag 2 oktober 2013

08:00 – 17:00 uur

Afbouwtijden: Vrijdag 4 oktober 2013

16:00 – 20:30 uur

1.4

023-5653653 023-5578238 06-45266957 06-51283438 0252-535255 020-7747869

Beveiliging

Tijdens het evenement is er in de nacht van 2 op 3 respectievelijk 3 op 4 oktober nachtbewaking aanwezig.

7


2.

Stands

2.1

Standprijzen

Standafmeting

Inclusief

Stand 8m²

Stand 16m²

Vloeroppervlak 48 m

2

Vloeroppervlak 96 m

2

Standopbouw en inrichting Uitkoop catering en parkeren Onbeperkt aantal toegangs-kaarten Standopbouw en inrichting Uitkoop catering en parkeren Onbeperkt aantal toegangs-kaarten Uitkoop catering en parkeren Onbeperkt aantal toegangs-kaarten Uitkoop catering en parkeren Onbeperkt aantal toegangs-kaarten

Exclusief

Standprijs € 3.000

€ 4.500

Standopbouw en inrichting

€ 6.000

Standopbouw en inrichting

€ 8.000

Genoemde prijzen zijn excl. BTW, tenzij anders vermeld.

    

²

De stands van 8m² en 16m zijn standaard en voorzien van inrichting. De stands zijn voorzien van vloerbedekking en een standaard naamsvermelding. Op het vloeroppervlak van 48m² wordt geen standaard standopbouw geplaatst. U bent als exposant zelf verantwoordelijk voor de inrichting. 2 Op het vloeroppervlak van 96m wordt geen standaard standopbouw geplaatst. U bent als exposant zelf verantwoordelijk voor de inrichting. De maximale standhoogte is 4 meter (Beschikbare ruimte: tot 7 meter hoog - i.v.m. kranen etc). 2 Maximale vloerbelasting: 2.000 kg/m . Bij de standprijs is inbegrepen: o 2 Standbemanningskaarten voor stands van 8 m² en 16 m² o 4 standbemanningskaarten voor stands van 48 m² en 96 m² o Onbeperkt aantal uitnodigingskaarten voor uw gasten o Elektriciteit (220V – 3KW) o Gratis catering en parkeren voor uw standbemanning en bezoekers o Logo in het exposantenoverzicht op de website www.no-dig-event.nl o Vermelding logo en bedrijfsnaam de beurscatalogus

8

Exposantenhandboek NSTT No Dig Event 3 & 4 oktober 2013 2.2   

Standopbouw en standinrichting Exposanten die een standruimte van 48 of 96 m² huren, dienen uiterlijk 12 augustus 2013 een bouwtekening met een specificatie van de gebruikte materialen in te dienen bij de organisatie. Expo Haarlemmermeer heeft het recht om dwingende aanwijzingen te geven over opbouw van een stand en de daarbij gebruikte materialen. Plaatsing van bijzondere zaken als tenten, kramen etc. alleen in overleg met de locatie.

9


3.

Toegangskaarten en overige faciliteiten

3.1

Toegangskaarten

Toegangskaarten Standbemanningskaart 3 en 4 oktober Toegangskaart congres 3 oktober Toegangskaart expositie 3 en 4 oktober 

 

3.2

2-4* kaarten begrepen in stand € 195,Onbeperkt, begrepen in stand

*2 kaarten voor stands van 8 en 16 m², 4 kaarten voor stands van 48 m² en 96 m² Standbemanning ontvangt een op naam gestelde badge. Deze badge geeft recht op: o toegang tot de expositie op 3 en 4 oktober o toegang tot de uitreiking van de NSTT No-Dig Award op 3 oktober o toegang tot het Inlooptheater, waar gedurende beide dagen een grote keus is uit workshops over boren en relining o gratis parkeren en cateringfaciliteiten op 3 en 4 oktober Standbemanningskaarten bieden geen toegang tot het congres en de congrescatering in het auditorium op 3 oktober! De toegangskaart voor het congres op 3 oktober geeft toegang tot het congres, de expositie en het Inlooptheater alsmede recht op gratis parkeren en cateringfaciliteiten gedurende de dag. De toegangskaart voor de expositie biedt toegang tot de expositie op 3 en 4 oktober, het Inlooptheater en gratis parkeren en cateringfaciliteiten gedurende de dag. Toegangskaarten voor expositie bieden geen toegang tot het congres in het auditorium op 3 oktober!

Parkeren

Parkeren is voor alle deelnemer s en bezoekers inbegrepen.

3.3

Catering

Catering is voor alle deelnemers en bezoekers inbegrepen. Voor het congres geldt een aparte catering. NB: Het is niet toegestaan eigen drink- en etenswaren mee te nemen op het terrein van Expo Haarlemmermeer.

10

Exposantenhandboek NSTT No Dig Event 3 & 4 oktober 2013 3.4

Elektra

Dagstroom* (van 1 uur voor beurs tot 30 min. na beurs) Elektra aansluiting 220V- 3KW Inbegrepen (t.w.v. € 138,-) Krachtstroomaansluiting 380V/16A € 291,Krachtstroomaansluiting 380V/32A € 373,Krachtstroomaansluiting 380V/63A € 465,Krachtstroomaansluiting 380V/125A € 842,* prijzen per aansluiting, incl. verbruik

Wijzigingen ter plaatse Wijziging elektra ter plaatse

3.5 

€ 74,-

Vuilafvoer U bent als exposant verplicht zelf uw vuil af te voeren. Indien de organisatie de vuilafvoer moet verzorgen, wordt dit op basis van nacalculatie doorberekend.

3.6  

WIFI Expo Haarlemmermeer maakt gebruik van KPN HotSpots (8 Mb). Tijdens het evenement zijn WIFI-kaarten bij de Servicebalie in de entreehal contant of per pin te koop tegen de volgende tarieven:

KPN Hotspot (8 Mb) KPN Hotspot 1 dag KPN Hotspot 1 week

€ 15,95 € 24,95

Prijzen incl. BTW

3.7

Overige ondersteuning

Indien u bij de opbouw en/of inrichting van uw stand externe ondersteuning nodig heeft, kunt u rechtstreeks contact opnemen met de Expo, Haarlemmermeer. Contactpersoon: mw S. van Berge Henegouwen, tel. 0235660140 Expo Haarlemmermeer biedt onderstaande service aan: - Heftruck Service incl. chauffeur (zie bijgevoegd formulier).

11


4.

Promotie en sponsoring

Het NSTT No-Dig Event biedt u volop mogelijkheden om uw bedrijf, producten en/of diensten maximaal te profileren voor en tijdens het NSTT No-Dig Event 2013. Wij bieden u daarvoor de keus uit een viertal sponsorpakketten. Wilt u het eenvoudig houden? Dan kiest u het 1 of 2-sterrenpakket. Wilt u uitpakken? Ga dan voor een mooi 3 of 4-sterrenpakket. Aan u de keus! Daarnaast kunt u in overleg natuurlijk ook op een andere manier sponsoren. Wij verzoeken u in dat geval contact op te nemen met de organisatie via [email protected]

4.1

Sponsorpakketten

Sponsorpakket Eén ster * Logo op sponsorbanner www.no-dig-event.nl Logo + Bedrijfsprofiel in beurscatalogus (1/4 pagina) Logo op het grote scherm in de hal 1 congreskaart Totaal

Sponsorpakket Twee sterren ** Logo op sponsorbanner www.no-dig-event.nl Logo + Bedrijfsprofiel in beurscatalogus (1/4 pagina) Logo op het grote scherm in de hal 2 congreskaarten Advertentie in de beurscatalogus 1/2 pagina Totaal

Sponsorpakket Drie sterren *** Logo op sponsorbanner www.no-dig-event.nl Logo + Bedrijfsprofiel in beurscatalogus (1/4 pagina) Logo op het grote scherm in de hal 2 congreskaarten Advertentie in de beurscatalogus 1/1 pagina Uw folder (kant en klaar aangeleverd) in de congrestas (250 stuks) Banner, poster of folder (in rek) in de hal Totaal

Sponsorpakket Vier sterren **** Logo op sponsorbanner www.no-dig-event.nl Logo + Bedrijfsprofiel in beurscatalogus (1/4 pagina) Logo op het grote scherm in de hal 3 congreskaarten Advertentie in de beurscatalogus 1/1 pagina + advertorial (zelf aan te leveren) van 1/1 pagina Uw folder (kant en klaar aangeleverd) in de congrestas (250 stuks) Banner, poster of folder (in rek) in de hal

Prijs

€ 500

Prijs

€ 1250

Prijs

€ 2000

Prijs

12

Exposantenhandboek NSTT No Dig Event 3 & 4 oktober 2013 Vlag bij de ingang Totaal

€ 3000

4.2.4 Overige sponsormogelijkheden Overige sponsormogelijkheden Sponsoring jubileumDe sponsor van de jubileum-netwerkborrel netwerkborrel ontvangt tijdens de borrel extra aandacht bij het horecaplein Sponsoring entertainment De sponsor van het entertainment heeft de mogelijkheid een banner te plaatsen bij het entertainment en krijgt extra aandacht bij de aankondiging

Let op: de sponsor is verantwoordelijk voor tijdig aanleveren van teksten en advertentiemateriaal conform specificaties van de organisatie. Deze volgen later. Heeft u andere ideeën of wensen?  In overleg is veel mogelijk. Neem hiervoor contact op met de organisatie via [email protected]

13


5.

Procedure en planning

5.1

Aanmelding als exposant

Wanneer u interesse heeft in exposeren op het NSTT No-Dig Event, verzoeken wij u de bijgesloten exposantenovereenkomst in te vullen en aan ons te retourneren. Dit kan - per email: [email protected] - per post: NSTT No-Dig Event, Postbus 483, 2700 AL Zoetermeer Voor vragen kunt u uiteraard contact opnemen met de organisatie via [email protected] Zodra wij de exposantenovereenkomst van u ontvangen hebben, zullen wij contact met u opnemen voor verdere afstemming. Voor een goede organisatie verzoeken wij u om u aan te melden voor 1 juli 2013. Na aanmelding ontvangt u een factuur. De betalingstermijn is 30 dagen.

5.2

Planning

Wij hebben de tijdplanning nog even voor u op een rij gezet: Aktie Verzending flyers, nieuwsbrieven (5 à 6 stuks), persberichten, toegangsbewijzen en overige media-aandacht Indienen standtekening Sluiting inschrijving exposant Sluiting inschrijving congres via www.no-dig-event.nl Advertenties ingediend Indeling stands bekend Beurscatalogus gereed Vlaggen, banners, posters en folders afgeven bij Expo Haarlemmermeer onder vermelding van No-Dig Event Opbouw NSTT No-Dig Event – expositie, congres, Inlooptheater, uitreiking NSTT No-Dig Award en jubileum-netwerkborrel NSTT No-Dig Event – expositie en Inlooptheater Afbouw

Deadline maart tot en met september 12 augustus 2013 1 juli 2013 30 september 2013 1 september 2013 15 september 2013 15 september 2013 30 september 2013 2 oktober 2013, 08.00 – 17.00 uur 3 oktober 2013, 10.00 – 19.00 uur 4 oktober 2012, 10.00 – 16.00 uur 4 oktober 2012, 16.00 – 20.30 uur

14


6.

Contactgegevens organisatie

Het NSTT No Dig Event wordt georganiseerd door: de Nederlandse vereniging voor Sleufloze Technieken en Toepassingen (NSTT) Zilverstraat 69 Postbus 483 2700 AL ZOETERMEER Eventmanager: mw. N. Elenbaas, telefoon 06 – 44 39 66 90, [email protected] Telefoon E-mail Website

079 – 3 252 260 [email protected] www.nstt.nl

15


7.

Voorwaarden

1. Toewijzing stands a. U kunt uw voorkeur uitspreken voor een standplaats. Indien mogelijk wordt hiermee rekening gehouden. Standplaatsen worden echter door de organisatie toegewezen. Hierover is geen correspondentie mogelijk. b. Minimaal twee weken voor aanvang van de beurs maken wij uw stand positie bekend. 2. Opbouw en inrichting a. Indien u een eigen stand wilt gebruiken dient u vooraf een bouwtekening, met een specificatie van de te gebruiken materialen in te dienen bij de organisatie. b. Expo Haarlemmermeer heeft het recht om dwingende aanwijzingen te geven over opbouw van een stand en de daarbij gebruikte materialen. c. Onder geen beding mag op of in vloeren, muren, plafonds, kolommen e.d. worden geplakt, gehakt, gebroken, geboord en/of gespijkerd. d. Expo Haarlemmermeer heeft het recht om dwingende aanwijzingen te geven met betrekking tot de uitvoering van werkzaamheden in Expo Haarlemmermeer of op het parkeer- en/of buitenterrein. e. Aansluitpunten voor elektra, water, telefoon, verwarming en ventilatie of brandbeveiligingsapparatuur moeten te allen tijde gemakkelijk bereikbaar en vrij blijven. f. De maximale bouwhoogte van standbouw etc. is 4 meter. Bij hoge uitzondering mag een bouwhoogte van 6 meter aangehouden worden, mits de standindeling voldoet aan het rapport C981-4A-NO d.d. 22 juni 2009, opgesteld door Peutz. Dit rapport en toelichting is op te vragen bij Expo Haarlemmermeer. g. De maximale hoogte voor hef- en hijsmateriaal is 8 meter. h. Plafonds in stands mogen in verband met de brandmeldinstallatie in de hal uitsluitend in overleg met de Expo Haarlemmermeer en de Brandweer worden toegepast. i. Het is niet toegestaan eigen drink- en etenswaren mee te nemen op het terrein van de Expo Haarlemmermeer. j. Maximale vloerbelasting: 2.000 kg/m2. k. Het is niet toegestaan om op de kale vloer te stempelen. Indien er voor demonstratieve doeleinden toch gestempeld moet worden is het verplicht om stempelplaten te gebruiken. l. Onder voertuigen en/of apparatuur die in de hal worden geplaatst waarbij de kans bestaat dat zij enige vorm van vloeistof lekken moeten preventief lekbakken of lekdoeken worden geplaatst. m. Het dak van de Expo Haarlemmermeer bestaat uit zonnepanelen en heeft daardoor een beperkte dakbelasting. In voorkomende gevallen moet een plan van bevestiging en ophangpunten worden opgesteld en dient de daadwerkelijke ‘rigging’ door de Expo Haarlemmermeer verzorgd te worden. 3. Promotionele uitingen a. Zonder nadrukkelijke toestemming van de organisatie is het de exposant niet toegestaan om buiten de eigen stand op of in vloeren, muren, plafonds, kolommen, hekwerken of masten reclame te maken, of anderszins promotionele activiteiten te ontplooien. b. De exposant dient de instructies van de organisatie ten aanzien van promotionele uitingen nauwgezet op te volgen. c. Het maken van reclame / commerciële uitingen voor niet aan de beurs deelnemende partijen is nadrukkelijk verboden op straffe van verwijdering dan wel het alsnog betalen van de kosten voor een beursdeelname. 4. Afbouw

16

Exposantenhandboek NSTT No Dig Event 3 & 4 oktober 2013 a. b.

Aan het einde van het evenement moet de stand worden opgeleverd in dezelfde staat als waarin deze aan de exposant is opgeleverd, te weten in goede staat, geheel ontruimd en bezemschoon. Indien de stand niet tijdig en/of niet correct wordt opgeleverd, behoudt de organisatie zich het recht voor eventuele daaraan verbonden kosten door te berekenen aan de exposant.

5. Ontruiming a. De nooduitgangen aan de buitenzijde van de hallen moeten vrij blijven van goederen en voertuigen. (Nood)Uitgangen die niet gebruikt kunnen worden, dienen te worden ‘afgeblend’. De nooduitgangen aan de kant van de houten kernen mogen onder geen voorwaarden gebruikt worden ten behoeve van het laden en lossen voor, tijdens of na het evenement. b. Ingangen, doorgangen, uitgangen, gangpaden, trappen en vluchtwegen moeten te allen tijde over de volle breedte vrijgehouden worden van obstakels en door eenieder zonder gebruikmaking van losse voorwerpen kunnen worden geopend. c. Rondom het gehele complex van de Expo Haarlemmermeer dient te allen tijden een rijbreedte van tenminste 3,5 meter en een doorrijhoogte van 4,20 meter vrijgehouden te worden. d. De doorgang tussen de standrijen (5 meter breed) op het buitenterrein moet te allen tijde vrij worden gehouden voor calamiteitenvoertuigen. e. Het is niet toegestaan voertuigen (niet bestemd voor de expositie) te parkeren op het expositieterrein of in de expositieruimte. Buiten de aangegeven parkeerplaatsen geldt een wegsleepregeling. 6. Brandweervoorschriften Expo Haarlemmermeer Aanduidingen van uitgangen en nooduitgangen die NIET gebruikt worden, moeten worden afgeblind. 6.3. Vrijhouden brandpreventieve voorzieningen De brandslanghaspels, blusapparaten, handbrandmelders en brandmeldpaneel moeten voor onmiddellijk gebruik gereed, makkelijk bereikbaar en voor een ieder goed zichtbaar zijn. Bij tentoonstellingen en dergelijke moeten genoemde voorzieningen vanuit de looppaden zichtbaar zijn. 6.4. Bereikbaarheid Tijdens het gebruik van Expo Haarlemmermeer dient de toetreding van het overdekte gedeelte (de ruimte onder de overkapping vanaf het toegangshek tot aan het einde van de overkapping) over een minimale breedte van 10 meter te allen tijde vrij te zijn. Dit in verband met de passeerbaarheid van twee voertuigen. Het plaatsen van sluizen dient schriftelijk door de brandweer per evenement te worden goedgekeurd. Rondom het gehele complex Expo Haarlemmermeer dient te allen tijde een rijbreedte van tenminste 3,5 meter en een doorrijhoogte van 4,2 meter vrijgehouden te worden. Extra aandacht dient er te zijn voor de draaicirkels van de brandweervoertuigen. 6.5. Vrijhouden doorgangen Ingangen, doorgangen, uitgangen, gangpaden, trappen en vluchtwegen moeten te allen tijde over de volle breedte vrijgehouden worden van obstakels en door een ieder zonder gebruikmaking van losse voorwerpen kunnen worden geopend. De nooduitgangen aan de buitenzijde van de hallen moeten eveneens vrij blijven van goederen en voertuigen. Uitgangen en nooduitgangen die niet gebruikt worden, dienen te worden afgeblind. De nooduitgangen aan de kant van de houten kernen mogen onder geen voorwaarden gebruikt worden t.b.v. het laden en lossen voor, tijdens en na een evenement. De eerste 3 meter vanaf de gevel (aan de kopse kanten bij entree en opslag) dienen te allen tijde vrij gehouden te worden i.v.m. brandoverslag.

17

Exposantenhandboek NSTT No Dig Event 3 & 4 oktober 2013 6.6. Stoffering en versiering Decors, rekwisieten en dergelijke mogen niet gemakkelijk ontvlambaar zijn en mogen bij brand geen grote rookontwikkeling geven. Een en ander volgens ‘Besluit brandveilig gebruik bouwwerken’. Stoffering en versiering worden vrijgehouden en spots en andere warm wordende apparatuur. De temperatuur ter plaatse van de versiering is niet hoger dan 90 graden. Tussen het vloeroppervlak van een ruimte en de aangebrachte versiering blijft een vrije ruimte over van minimaal 2,50 meter. De versiering is in geval van brand niet gemakkelijk ontvlambaar. In geval van brand vindt geen druppelvorming plaats. Met brandbaar gas gevulde ballonnen zijn binnen een bouwwerk niet aanwezig. De toe te passen materialen en aankledingproducten hebben in vluchtroutes een navlamduur van ten hoogste 15 seconden en een nagloeiduur van ten hoogste 60 seconden. 6.7. Drukhouders Gebruik van en het aanwezig hebben van drukhouders, ontvlambare vloeistoffen, gassen of ontplofbare stoffen is verboden. Afwijkingen dienen schriftelijk door de brandweer per evenement te zijn goedgekeurd. Brandstoftanks en eventueel tentoongestelde voertuigen mogen maximaal 5 liter brandstof bevatten. Eventuele aanwezige accupolen dienen te zijn losgekoppeld. 6.8. Standbouw, podia, kramen en dergelijke Voor standbouw, podia, kramen en dergelijke mogen uitsluitend onbrandbare materialen en/of de stoffen worden toegepast onder de voorwaarde dat deze stoffen voldoen aan veiligheidseisen waarvan de specificaties zijn op te vragen bij de locatie Expo Haarlemmermeer. De maximale bouwhoogte van standbouw etcetera is 4 meter. Bij hoge uitzondering mag een bouwhoogte van 6 meter aangehouden worden, mits de standindeling voldoet aan het rapport C9814A-NO d.d. 22 juni 2009, opgesteld door Peutz. Dit rapport en toelichting is op te vragen bij Expo Haarlemmermeer. Plafonds in de stand uitsluitend in overleg met locatie en Brandweer i.v.m. brandmeldinstallatie in de hal. 6.9. Kabels en snoeren Aanwezige kabels en snoeren die in gangpaden en vluchtwegen worden gelegd, moeten met goede plakstrips of rubberen matten worden afgedekt en wel zodanig dat struikelen en/of vallen wordt voorkomen. 6.10. Gordijnen etcetera Gordijnen en andere voorwerpen mogen slechts op zodanige wijze zijn aangebracht, dat voorgeschreven opschriften en richtingspijlen duidelijk zichtbaar blijven en op generlei wijze het openen van vluchtdeuren belemmeren en/of hinderen. 6.11. Brandbare producten Het gebruik van hooi, stro en brandbare emballage zijn in Expo Haarlemmermeer niet toegestaan. Eventueel onvermijdelijke opslag dient buiten de locatie op een daarvoor goedgekeurde plaats te geschieden. 6.12. Open vuur Het gebruik van open vuur is in Expo Haarlemmermeer verboden. 6.13. Opstelling van inventaris 1. De inrichting van een ruimte is zodanig dat: a. voor elke persoon zonder zitplaats ten minste 0,25 m2 vloeroppervlakte beschikbaar is;

18

Exposantenhandboek NSTT No Dig Event 3 & 4 oktober 2013 b.

2.

3. 4. 5. 6.

voor elke persoon met zitplaats ten minste 0,3 m2 vloeroppervlakte beschikbaar is, indien geen inventaris kan verschuiven of omvallen als gevolg van gedrang; c. voor elke persoon met zitplaats ten minste 0,5 m2 vloeroppervlakte beschikbaar is, indien inventaris kan verschuiven of omvallen als gevolg van gedrang. Bij de berekening van de per persoon beschikbare vloeroppervlakte wordt uitgegaan van de vloeroppervlakte aan verblijfsruimte na aftrek van de oppervlakte van de inventaris. In een ruimte met meer dan 100 zitplaatsen zijn de zitplaatsen gekoppeld of aan de vloer bevestigd, zodanig dat deze niet kunnen verschuiven of omvallen als gevolg van gedrang, voor zover die zitplaatsen in meer dan 4 rijen van meer dan 4 stoelen zijn opgesteld. Bij in rijen opgestelde zitplaatsen is tussen de rijen een vrije ruimte aanwezig met een breedte van ten minste 0,4 m, gemeten tussen de loodlijnen op de elkaar dichtst naderende gedeelten van de rijen. Indien in een rij als bedoeld in het derde lid tussen de zitplaatsen een tafel is geplaatst, bevindt deze zich niet in de vrije ruimte, bedoeld in dat lid. Een rij zitplaatsen die slechts aan een einde op een gangpad of uitgang uitkomt, heeft niet meer dan 8 zitplaatsen. Een rij zitplaatsen die aan beide einden op een gangpad of uitgang uitkomt, heeft ten hoogste: a. 16 zitplaatsen indien de vrije ruimte, bedoeld in het derde lid, niet groter is dan 0,45 m en de breedte van de vrije doorgang van het gangpad of van de uitgang ten minste 0,6 m is; b. 32 zitplaatsen indien de vrije ruimte, bedoeld in het derde lid, groter is dan 0,45 m en de breedte van de vrije doorgang van het gangpad of van de uitgang ten minste 0,6 m is; c. 50 zitplaatsen indien de vrije ruimte, bedoeld in het derde lid, groter is dan 0,45 m en de breedte van de vrije doorgang van het gangpad of de uitgang ten minste 1,1 m is.

6.14. Overige gebruiksvoorschriften Tussen 23:00 en 07:00 uur mag er geen activiteit in, op en om Expo Haarlemmermeer zijn, tevens geen open afbouwwerkzaamheden. Aangezien het dak van Expo Haarlemmermeer bestaat uit zonnepanelen, heeft het dak een beperkte dakbelasting. Hierdoor zal te allen tijde een plan van bevestiging en ophangpunten opgesteld moeten worden. Expo Haarlemmermeer zal de daadwerkelijke rigging uit laten voeren en dit kan dus niet door een organisatie zelf geregeld worden. Doordat er in Expo Haarlemmermeer een aspiratiesysteem (met betrekking tot rookmelders en ontruimingsinstallatie) aanwezig is, wordt er continue lucht aangezogen. Het is dus van belang dat hierbij wordt stilgestaan als het gaat om horeca-aangelegenheden en overige activiteiten waarbij rook, stoom of stof veroorzaakt kan worden. De organisatie is verantwoordelijk voor het veroorzaken van een loos alarm ingeval van bovenstaande activiteiten. De boete, opgelegd door Brandweer Haarlemmermeer, zal doorbelast worden. 6.15. Opvolgen voorschriften brandveiligheid Bevelen of aanwijzigingen die met betrekking tot de (brand)veiligheid door of namens de Brandweer Haarlemmermeer worden gegeven, moeten direct worden opgevolgd. Alle van overheidswege geldende brandvoorschriften zijn onverminderd van kracht. Indien er niet voldaan wordt aan de voorschriften, zoals genoemd in bovenstaand document, kan de locatie in overleg met Brandweer Haarlemmermeer besluiten de deuren van het evenement gesloten te houden. 6.16 Calamiteiten U wordt geacht zelf voorzorgsmaatregelen te nemen in het kader van calamiteiten. 6.17 Verzekering

19

Exposantenhandboek NSTT No Dig Event 3 & 4 oktober 2013 Het NSTT No Dig Event voorziet niet in enige vorm van verzekering, tegen welk risico dan ook. Wij adviseren u een zogenaamd transport- & verblijfsverzekering voor uw eigendommen af te sluiten. 7. Prijzen Genoemde prijzen zijn excl. BTW, tenzij anders vermeld. 8. Betalingsconditie a. De standprijs wordt bij aanmelding gefactureerd. b. Er geldt een betalingstermijn van 30 dagen. c. De factuur voor uw stand dient echter uiterlijk op 15 september 2013 voldaan te zijn voor het behoud van uw reservering. d. Bij overschrijding van de betalingstermijn behouden wij ons het recht voor de wettelijke rente bij betalingsachterstand te belasten. 9. Annulering a. Annulering kan uitsluitend schriftelijk: i. Voor exposanten: - tot 1 september 2013: onder vergoeding van 50% van het in de exposantenovereenkomst genoemde bedrag - na 1 september onder vergoeding van het volledige in de exposantenovereenkomst genoemde bedrag ii. Op last van de brandweer en/of Expo Haarlemmermeer en/of de organisatie: Indien niet wordt voldaan aan de voorschriften in dit handboek. 10. Overmacht Onder overmacht wordt verstaan iedere omstandigheid die buiten de directe invloedsfeer van de organisatie ligt en die de normale uitvoering van de overeenkomst verhindert of bemoeilijkt, zoals onder meer: staking, overheidsmaatregelen, de niet (tijdige of volledige) nakoming door derden, etc. 11. Aansprakelijkheid a. De NSTT noch de organisatie kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor welke schade of verlies dan ook. b. Alle schade aan de expositieruimte dan wel de daarin tentoongestelde materialen alsmede aan personen toegebracht door personen die onder verantwoordelijkheid van de exposant vallen, wordt voor rekening en risico van de exposant hersteld dan wel vergoed. c. De exposant vrijwaart de organisatie en Expo Haarlemmermeer voor mogelijke aanspraken van derden die verband houden met de overeenkomst. 12. Toepasselijk recht a. Op de overeenkomst tussen exposant en organisatie is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. b. Tenzij dwingend rechtelijk een andere rechter bevoegd is, is de rechter te ’s-Gravenhage bij uitsluiting bevoegd over geschillen tussen partijen te oordelen. c. Indien een voorwaarde uit het exposantenhandboek wordt vernietigd of nietig blijkt te zijn, blijven de overige voorwaarden in stand.

20

No Dig Event Exposantenhandboek

Recommend Documents