NIEUWSBRIEF INTERGEMEENTELIJKE CRISISORGANISATIE I VIJFDE EDITIE I mei 2013
Beste medewerkers van Bevolkingszorg Kennemerland, Hierbij ontvangen jullie een nieuwe editie van de nieuwsbrief van Bevolkingszorg Kennemerland. Deze nieuwsbrief staat helemaal in het teken van Bevolkingszorg op Orde en het thema (zelf)redzaamheid.
Inleiding Zoals jullie misschien weten staan we aan de vooravond van een grote verandering binnen de gemeentelijke crisisorganisatie. Met deze nieuwsbrief willen wij, als werkgroep Bevolkingszorg op Orde Kennemerland (BOOK), jullie informeren over deze verandering, de aanleiding daartoe en de consequenties. Het klopt dat we net een grote verandering achter de rug hebben (in mei 2012: van lokaal naar intergemeentelijk). Zoals destijds aangekondigd, zijn ook de deelplannen aangepast. Dit is in twee fasen gebeurd: in de eerste fasen gingen we van 10 naar 6 deelplannen, in deze tweede fase maken we een inhoudelijk slag. Recente ontwikkelingen kunnen we daarbij niet naast ons neerleggen, maar leveren een andere kijk op bevolkingszorg op, die we gaan gebruiken om onze processen verder te verbeteren. Deze ontwikkelingen zijn: (Evaluaties van) recente incidenten en oefeningen; Een andere visie op bevolkingszorg (vanuit het rapport ‘Bevolkingszorg op orde) Een andere visie specifiek op slachtofferregistratie (vanuit het landelijke project Slachtoffer Informatie Systematiek en het interregionale project Registratie en Volgen van betrokkenen bij rampen). De nieuwe inzichten leiden ertoe dat we een paar dingen anders willen gaan doen. Het betekent dat we als gemeente van de volgende uitgangspunten uit zullen gaan: -
Reactief: Meer uitgaan van (zelf)redzaamheid en improvisatie, minder voorbereiden: o We zullen gaan anticiperen op (zelf)redzaamheid, stimuleren van zelfredzaamheid waar mogelijk, faciliteren waar nodig; o Bevolkingszorg zal zich slechts voorbereiden tot een realistisch zorgniveau; o Improvisatie is een belangrijke factor om in te kunnen spelen op elke situatie; o Professionals en bedrijven (ter plaatse) betrekken en aansluiten bij eigen (spontane) initiatieven; o Crisistaken zoveel mogelijk laten aansluiten bij dagelijkse werkzaamheden; o Afwijkende werkzaamheden laten uitvoeren door instanties die dit wel in hun reguliere pakket hebben; o De overheid is alleen een vangnet; Vraaggericht: Behoefte burgers en bedrijven staan centraal: o We zullen vraaggericht in plaats van aanbodgericht werken; Decentraal: Ter plaatse zicht krijgen op én direct leveren van wat er nodig is: o We zullen uitgaan van meer aanwezigheid in het veld in plaats van op kantoor en direct contact met de burger; o We zullen uitgaan van eenhoofdige leiding met laag mandaat.
Voorbeeld: 27 juni 2011 Brand Geinsche Hof Op 27 juni 2011 woedde er een brand bij het zorgcentrum de Geinsche Hof in Nieuwegein. Door de brand moesten alle 138 bewoners en medewerkers het pand verlaten. Dertig bewoners en zes medewerkers zijn naar het ziekenhuis overgebracht vanwege ademhalingsproblemen. Zelfredzaamheid speelde bij dit incident een grote rol: ‘Juist door de grote, niet aflatende inzet en de getoonde doorzettingskracht van al het personeel, de bouwvakkers en derden is de snelle ontruiming mogelijk gemaakt.’ (COT, 2012)
Tijdens de eerste persconferentie om half 11 sprak de directrice van het Geinsche Hof waarderend over de hulp van omstanders. De pers stelde daarop zeer kritische vragen: ‘kon u het zelf dan niet aan?’ Wat is het juiste antwoord op kritische vragen van de pers over de ontoereikendheid van hulpverleningscapaciteiten? o "We gaan uit van de goede intenties in de samenleving en laten de uitvoeringsverantwoordelijkheid graag in handen van de samenleving als deze het zelf (beter) kan."
o “Wij hebben alle hulp die we kregen geaccepteerd. Anders was het een stuk minder goed afgelopen.” o “Voor dit soort calamiteiten zijn nooit voldoende hulpverleners beschikbaar. Dit gebeurt zo weinig dat je je hier niet op kunt voorbereiden. Als we dat wel zouden doen, dan kost dat zo veel, dat er niet genoeg geld overblijft voor het echte werk. Dit is de realiteit.”
Consequenties voor de deelprocessen bevolkingszorg De nieuwe visie heeft consequenties voor de deelprocessen van de bevolkingszorg, die per proces zullen worden uitgewerkt. Hieronder een paar voorbeelden van veranderingen binnen bepaalde deelprocessen. Publieke zorg -
De meeste zelfredzamen regelen zelf opvang en verzorging: stimuleer dit en faciliteer waar nodig; Sluit aan bij spontane opvang en hulp/ondersteuning vanuit de samenleving; Situaties waarbij grootschalige opvang en verzorging nodig is komen zelden voor: bereid slechts voor tot een realistische grens. Ga daarbij meer uit van improvisatie.
Informeren van verwanten De meeste betrokkenen informeren zelf hun verwanten: stimuleer dit en faciliteer eventueel bij het zelf actief contact zoeken en vinden van betrokkenen; - Een beperkt deel van de betrokkenen vraagt om verdere (individuele) begeleiding: o Laat deze mensen zoveel mogelijk zichzelf registreren; o Blijf verwanten die na bepaalde tijd nog onzeker zijn actief informeren; o Geef verwanten die na 24 uur nog onzeker zijn een individuele begeleider (casemanager); - Beleg waar mogelijk taken bij derden (bijvoorbeeld ambassades/consulaten, luchthaven, vliegmaatschappijen). Het doel van dit deel proces is dus niet meer dat iedereen die bij een incident betrokken is, geregistreerd wordt. Het doel is dus verwanten van niet-zelfredzame slachtoffers zo goed mogelijk informeren. Vandaar dat het deelproces in de nieuwe organisatie ‘Informeren van verwanten’ wordt genoemd. -
Registratie schade -
-
De meeste betrokkenen regelen hun schadeafhandeling zelf met onder andere hun verzekeringsmaatschappij. Overige mensen dienen zoveel mogelijk gestimuleerd te worden om dit alsnog zelf te doen (door informeren of doorverwijzen); Op zeer uitzonderlijke situaties, waarbij de Wet Tegemoetkoming Schade van toepassing is (bijvoorbeeld bij overstromingen en aardbevingen), bereidt de overheid zich niet voor middels een deelproces, maar geldt improvisatie.
Nafase -
-
-
De meeste betrokkenen zijn zelf in staat om hun ‘dagelijkse leven’ weer op te pakken (zelf woonruimte regelen, zelf met klachten naar de huisarts gaan, zelf verwerken binnen hun eigen sociale netwerk, etc.): stimuleer dit als overheid en verstrek informatie over wat betrokkenen zelf kunnen doen; Een beperkte groep meldt zich toch bij de overheid. Deze groep kan gefaciliteerd worden door bijvoorbeeld doorverwijzen naar de juiste hulpverleningsinstanties of experts; Daarnaast zijn er vaak specifieke (collectieve) behoeften, waarin de overheid kan voorzien, zoals collectieve rouwverwerking (herdenkingsbijeenkomsten of een stille tocht) en nazorg binnen de eigen organisatie. Zelfregistratie kan worden toegepast, wanneer betrokkenen op de hoogte gehouden willen worden van de afhandeling van de crisis; Het deelproces nafase zal meer als een project met een projectteam worden opgepakt. Samenstelling van het projectteam verschilt per situatie.
Organisatiestructuur Ook de organisatiestructuur zal op bovenstaande visie en uitganspunten moeten worden afgestemd. Aangezien meer uitgegaan zal worden van de behoeften bij de burger en dus van meer aanwezigheid in het veld, zal veel meer de nadruk op de Offcier van Dienst – Bevolkingszorg komen te liggen. De OvD-Bz zal meer verantwoordelijkheden krijgen en de acute activiteiten in het veld zelf aansturen. Daarnaast gaan we uit van het feit dat een groot deel van de betrokkenen bij een incident of crisis (zelf)redzaam is en er dus realistisch gezien minder (voorbereiding van) zorg nodig is. Het aantal medewerkers dat in de crisisorganisatie nodig is zal dus ook minder zijn. Het aantal medewerkers en de taken die zij zullen uitvoeren zal beter op het incident worden toegespitst. De medewerkers die nodig zijn, zullen in hogere mate gebruik moeten maken van improvisatievermogen en flexibiliteit. De zorg die geleverd wordt zal immers meer afgestemd moeten worden op de specifieke situatie en slechts gedeeltelijk voorbereid zijn.
Proces We maken een verandering door, als bevolkingszorg Kennemerland. Dit hebben we vorig jaar al gedaan, en nu weer, in deze tweede fase van de aanpassing van het deelplan Bevolkingszorg. We willen graag wat doen met de inzichten en ervaringen die we opdoen. Ons doel is om de bevolkingszorg te verbeteren. En hopelijk kunnen we hier een tijdje mee vooruit! Ter afsluiting van deze nieuwsbrief noemen we een paar punten waar we de komende maanden mee verder gaan. De deelplannen Bevolkingszorg worden aangepast. Deze zijn vorig jaar besproken met de hoofden van de verschillende processen. Bovenstaande visie en uitgangspunten leveren echter nog enkele veranderingen op die opgenomen zullen moeten worden, zoals de taken van de Officier van Dienst Bevolkingszorg. De deelplannen worden naar verwachting dit najaar vastgesteld door het
Bestuur van de Veiligheidsregio Kennemerland. De structuur van de crisisorganisatie zal wijzigen. We zijn bezig om dit in detail verder uit te werken, zo bekijken we welke functies er zijn, hoe deze worden ingevuld, etc. Deze wijziging zal personele gevolgen kunnen hebben. Bij de start van de nieuwe crisisorganisatie 2012 is er al kritisch gekeken naar het aantal medewerkers dat voor de 10 betrokken gemeenten op de alarmeringslijsten stond. Nu zal dat wederom gebeuren; met de ervaring vanuit crises en oefeningen en gezien de conclusies uit het rapport ‘Bevolkingszorg op orde’ en de mede daarop gebaseerde nieuwe crisisstructuur, is het raadzaam om nu een aanpassing te doen. Dit betekent niet dat bij een calamiteit deze mensen per definitie allemaal niet meer nodig zullen blijken (bijvoorbeeld in de Nafase), maar deze hoeven niet op voorhand op alarmeringslijsten en dus ook uitgebreid opgeleid te worden. Met name omdat zij, wanneer zij nodig zijn, ingezet zullen worden om taken uit te voeren die aansluiten bij hun dagelijkse werkzaamheden. Eén van de uitgangspunten bij de start van de Crisisorganisatie 2012 was dat minder mensen beter en gerichter opgeleid kunnen worden om bij een werkelijke calamiteit krachtdadig op te kunnen treden. Daarnaast kunnen minder mensen meer ervaring opdoen, doordat zij vaker dan nu ingezet zullen worden. Met het nu verder aanpassen van het aantal medewerkers aan de actualiteit in de crisisbeheersing wordt het ook mogelijk om deze selectie nog gerichter op te leiden en ook meer praktijkoefeningen te bieden. De voorlopige planning is om in het najaar van 2013 te starten met de eerste opleidingen nieuwe stijl.
Tot slot Wil je meer weten over de uitwerking van de organisatiestructuur? Neem contact op met de AOV’er van je eigen gemeente of met een van de leden van de werkgroep BOOK. De werkgroep bestaat uit: Geert Velzel (gemeente Heemskerk),
[email protected] Saskia de Groot (gemeente Uitgeest),
[email protected] Neil Jordan (gemeente Haarlemmermeer,
[email protected] Irene Mokkink (bureau Bevolkingszorg),
[email protected] We zullen jullie de komende tijd geregeld op de hoogte blijven houden middels deze nieuwsbrief.
